UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO
Y SERVICIO QUE BRINDA LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA, EN EL
PERIODO COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
AUTORA:
NANCY PATRICIA YAUCÀN GUAMAN
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
DRA. VERONICA YOLANDA ESPINOZA BELTRAN
QUITO, D.M. JULIO 2015
Yaucán Guamán Nancy Patricia (2015). Auditoria de gestión aplicada a la
unidad de talento humano y servicio que brinda la empresa Segdefensa Cía.
Ltda., en el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2013,
Trabajo de investigación para optar por el Título de Ingeniera en
Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada Facultad de
Ciencias Administrativas. Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito:
UCE. 212 p.
iii
DEDICATORIA
Con el paso del tiempo de una u otra forma nos damos cuenta que cada meta cumplida nos llena de
satisfacción, y saber que cada logro es compartido con la familia, me llena de aliento para seguir adelante
por el apoyo y amor que me dan día a día.
A Dios por darme vida, salud y fuerza para no rendirme y culminar este sueño.
A mi esposo y mis hijos que con su amor, paciencia, comprensión y sacrificio supieron apoyarme
constantemente en cada etapa por más difícil que esta sea, para poder llegar a este momento.
Patricio, Oscar, y Génesis
Con mucho amor…
A mis padres, por ser el pilar fundamental en mi vida, que a pesar de todo estuvieron apoyándome, por
sus sabios consejos, por confiar en mí y grabar en mi mente que no debo rendirme que debo luchar siempre.
Pablin y Josefa
Y para ti angelito mío que desde el cielo me cuidas chiquito MOISES ISAIAS
Mi triunfo es de ustedes, ¡los amo!...
Nancy Patricia Yaucán Guamán
iv
AGRADECIMIENTO
A Dios por darme salud y vida para continuar con mi camino y alcanzar esta meta, gracias por
bendecirme.
A la Majestuosa Universidad Central del Ecuador, a los docentes quienes supieron impartir su
conocimiento, para forjar este camino.
A la Doctora Verónica Espinoza Beltrán, quien supo guiarme para poder concluir este trabajo, gracias
por su valioso tiempo, paciencia y por estar dispuesta a ayudarme.
Un sincero agradecimiento a la Empresa de seguridad “SEGDEFENSA” CIA LTDA., por brindarme
todas las facilidades para realizar la presente Tesis.
A todas las personas que de una u otra forma aportaron y participaron para lograr el sueño más
importante de mi vida, Lili, Gaby. Ligia. Amanda, Mabe, Marty, Lucho, Moni…
Quito, 10 de julio de 2015
Atentamente,
Nancy Patricia Yaucán Guamán.
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, YAUCÀN GUAMAN NANCY PATRICIA, en calidad de autora del trabajo de investigación
o tesis realizada sobre “AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA UNIDAD DE
TALENTO HUMANO Y SERVICIO QUE BRINDA LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA.
LTDA, EN EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE
DEL 2013”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer
uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines
estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 10 de julio de 2015
Nancy Yaucán
C.C.1723554463
vi
APROBACIÓN DEL TUTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por el / la
Señor(ita) Nancy Patricia Yaucán Guamán para optar por el título profesional cuyo tema es:
“AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO Y
SERVICIO QUE BRINDA LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA, EN EL PERIODO
COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013”, la misma que reúne
los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal
calificador.
vii
CERTIFICADO
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v
APROBACIÓN DEL TUTOR .......................................................................................................... vi
CERTIFICADO ............................................................................................................................... vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................................... xi
ANEXOS.......................................................................................................................................... xii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiii
ABSTRACT .................................................................................................................................... xiv
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 1
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2
1. GENERALIDADES................................................................................................................... 2
1.1. Reseña Histórica ..................................................................................................................... 2
1.2. Base Legal .............................................................................................................................. 7
1.2.1. Constitución ....................................................................................................................... 7
1.2.2. Ley de vigilancia y seguridad privada ................................................................................ 8
1.2.3. Reglamento a la ley de vigilancia y seguridad privada ...................................................... 9
1.2.4. Permiso de funcionamiento .............................................................................................. 11
1.2.5. Permiso de operaciones .................................................................................................... 11
1.2.6. Permiso de uniformes ....................................................................................................... 11
1.2.7. Dirección de logística para tenencia de armas ................................................................. 12
1.2.8. Reglamento Interno de trabajo ......................................................................................... 13
1.2.9. Dirección del Trabajo y Servicio Público de Quito ......................................................... 13
1.2.10. Contratación de Frecuencias ............................................................................................ 14
1.2.11. Comandancia General de Policía .................................................................................... 14
1.3. Direccionamiento Estratégico .............................................................................................. 15
1.3.1. Misión .............................................................................................................................. 15
ix
1.3.2. Visión ............................................................................................................................... 16
1.3.3. Objetivos .......................................................................................................................... 16
1.3.4. Políticas ............................................................................................................................ 18
1.3.5. Principios .......................................................................................................................... 19
1.3.6. Valores ............................................................................................................................. 20
1.4. Estructura Organizacional .................................................................................................... 23
1.4.1. Organigrama Estructural .................................................................................................. 23
1.4.2. Organigrama Funcional .................................................................................................... 24
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 44
2. MARCO TEÓRICO DE AUDITORIA ................................................................................... 44
2.1. Concepto de Auditoria ......................................................................................................... 44
2.2. Importancia de Auditoria ..................................................................................................... 45
2.3. Clases de Auditoria .............................................................................................................. 46
2.3.1. Auditoría Financiera ......................................................................................................... 47
2.3.2. Auditoria de Control interno. ........................................................................................... 51
2.3.3. Auditoria de cumplimiento ............................................................................................... 52
2.3.4. Otras Auditorias ............................................................................................................... 55
2.3.4.1. Auditoría Operativa ...................................................................................................... 55
2.3.4.2. Auditoría Forense ......................................................................................................... 58
2.3.4.3. Auditoría de Sistemas ................................................................................................... 60
2.3.4.4. Auditoría Ambiental ..................................................................................................... 63
2.3.5. Auditoría Gestión ............................................................................................................. 65
Concepto .......................................................................................................................................... 65
Flujograma de procedimientos ......................................................................................................... 66
Importancia ...................................................................................................................................... 67
Objetivos .......................................................................................................................................... 67
Alcance. ............................................................................................................................................ 69
2.3.5.1. Fases ............................................................................................................................. 70
FASE I: Planificación ...................................................................................................................... 70
x
FASE II: Ejecución .......................................................................................................................... 74
FASE III: Comunicación de resultados ............................................................................................ 90
2.4. Control interno ..................................................................................................................... 92
CAPÍTULO III ............................................................................................................................... 101
3. APLICACIÓN PRÀCTICA ................................................................................................... 101
3.1. FASE I Planificación .......................................................................................................... 101
3.1.1. Planificación Preliminar ................................................................................................. 101
3.1.2. Planificación estratégica de la auditoría de gestión ........................................................ 109
3.2. FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO ............................................................................ 119
3.2.1. Programación ................................................................................................................. 119
3.2.2. Control interno administrativo ....................................................................................... 124
3.1.1. Evaluación de Riesgo ..................................................................................................... 133
3.1.2. Papeles de trabajo ........................................................................................................... 136
3.1.3. Hallazgos de Auditoria ................................................................................................... 146
3.2. FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ........................................................... 152
3.2.1. Informe de Auditoría ...................................................................................................... 152
CAPÍTULO IV ............................................................................................................................... 164
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 164
4.1. Conclusiones ...................................................................................................................... 164
4.2. Recomendaciones. .............................................................................................................. 166
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 171
ANEXOS........................................................................................................................................ 175
xi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Logotipo de la Empresa de Seguridad Segdefensa. Cía. Ltda. ................................... 2
Figura 1.2 Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones ...................................................... 4
Figura 1.3 Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones ...................................................... 4
Figura 1.4 Protección para Ejecutivos V.I.P. ............................................................................... 5
Figura 1.5 Escolta y Seguridad de Carga Crítica ......................................................................... 5
Figura 1.6 Control y Supervisión ................................................................................................. 6
Figura 1.7 Seguridad Canina ....................................................................................................... 6
Figura 1.8 Organigrama Estructural Empresa Segdefensa. Cía. Ltda. ...................................... 24
Figura 1.9 Organigrama Funcional Empresa Segdefensa. Cía. Ltda. ........................................ 25
Figura 2.1 Clases de Auditoria .................................................................................................. 46
Figura 2.2 Auditoria Financiera ................................................................................................. 47
Figura 2.3 Flujograma Auditoria Financiera ............................................................................. 50
Figura 2.4 Diferencias entre Tipo de Auditores. ....................................................................... 56
Figura 2.5 Auditoria Forense. .................................................................................................... 58
Figura 2.6 Auditoria de Sistemas ............................................................................................... 61
Figura 2.7 Auditoria de Ambiental ............................................................................................ 63
Figura 2.8 Auditoria de Gestión ................................................................................................ 65
Figura 2.9 Flujograma de Auditoria de Gestión ........................................................................ 66
Figura 2.10 Personal de la empresa que interviene en la auditoria .............................................. 72
Figura 2.11 Personal de la empresa Auditora. ............................................................................. 73
Figura 2.11 Formato de Programa de Auditoría. ......................................................................... 77
Figura 2.10 Formato de cuestionario de Control Interno. ............................................................ 89
xii
ANEXOS
ANEXO A. Escritura de Constitución Segur limpia. ................................................................. 175
ANEXO B. Escritura de Constitución (Segdefensa) ................................................................. 178
ANEXO C. Actividades Complementarias ................................................................................ 183
ANEXO D. Indicadores de gestión de Satisfacción de Clientes ................................................ 184
ANEXO E. Registro Único del Contribuyente .......................................................................... 186
ANEXO F. Indicadores de gestión Terminación de contratos. ................................................. 187
ANEXO G. Indicadores de Gestión de cumplimiento Proceso de Gestión nómina. ................. 187
ANEXO H. Muestra de Contratos Debidamente legalizados .................................................... 188
ANEXO I. Consolidado A portes IESS 2013 ........................................................................... 189
ANEXO J. Flujograma de firma de Roles ................................................................................ 190
ANEXO K. Indicadores de gestión proceso selección, inducción y contratación del personal . 190
ANEXO L. Roles de Pago como evidencia ............................................................................... 191
ANEXO M. Inducción Administrativa y técnica. ....................................................................... 192
ANEXO N. Evaluación del período de Prueba .......................................................................... 193
ANEXO O. Requerimiento de Personal ..................................................................................... 194
ANEXO P. Encuesta de Satisfacción de Clientes ..................................................................... 195
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
TEMA: “AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO Y
SERVICIO QUE BRINDA LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA, EN EL PERIODO
COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013”
RESUMEN
Segdefensa Cía. Ltda. es una Empresa, que brinda el servicio de seguridad Privada durante 25 años,
rigiéndose siempre a la normativa vigente del país.
La realización de esta auditoría de gestión es con el fin de proporcionar una evaluación
independiente sobre el desempeño y cumplimiento de los procesos y normativa de la unidad de
talento humano y servicio que brinda la empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA, en el periodo
comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013, para facilitar la toma de decisiones por
quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el
público. La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de los procesos
de la unidad de talento humano y de los servicios que brinda la empresa. El presente trabajo de
investigación contiene antecedentes de la organización, el direccionamiento estratégico, los
productos y servicios que ofrece, marco teórico que sustenta la investigación, el proceso de
auditoría de gestión, características, objetivos, alcance, importancia, control interno, la Ejecución
de la Auditora de Gestión por el periodo 2013 aplicada específicamente al AREA DE TALENTO
HUMANO y SERVICIO DE LA EMPRESA, e donde se evaluó el desarrollo de los procesos de
Reclutamiento, Selección, Inducción y Contratación, Gestión de Nomina y Servicio que se lleva
dentro de esta área, se aplicó cuestionarios de control interno así como indicadores de gestión los
cuales miden el cumplimiento de los objetivos planteados y resultados y por último se determinó
Conclusiones y Recomendaciones encontradas durante el desarrollo de la Auditoria de Gestión.
PALABRAS CLAVES
AUDITORIA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORIA
CONTROL INTERNO
INDICADORES DE GESTIÓN
HALLAZGOS DE AUDITORIA
INFORME
xiv
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
La empresa desde que se constituyó; ha implementado los procesos dentro del Departamento de
talento humano pero no ha tenido buenos resultados por la falta de direccionamiento, el objeto de
minimizar sus esfuerzos y alcanzar las metas empresariales, utilizando las experiencias
particulares de otras empresas similares, las expectativas y la tecnología disponible, sean estas
empresas grandes, medianas o pequeñas.
Mediante la presente investigación se realizará una auditoria de gestión para lograr detectar
deficiencias y poder dar un direccionamiento con el cual se podrá establecer correctivos para el
mejoramiento en la eficiencia y efectividad de sus procesos que permitan el cumplimiento de los
objetivos de la Compañía.
Se propone realizar una auditoría de gestión para la empresa "SEGDEFENSA CIA. LTDA”, como
una herramienta que pueda evaluar, verificar, controlar, organizar y establecer criterios, a fin de
emitir un informe que permita una toma de decisiones adecuada sobre posibles errores a futuro y
poder dar soluciones a los problemas que se presentan actualmente.
El presente trabajo de investigación está desarrollado en cuatro capítulos,
En el Capítulo I, se desarrolló las generalidades como es los antecedentes históricos, la descripción
general de la empresa, la base legal, los servicios que presta y el direccionamiento estratégico de
la misma.
En el Capítulo II, estableció el marco teórico en el cual se determinó temas específicos como es la
auditoria para la elaboración del trabajo de investigación.
En el Capítulo IV, se presenta la Ejecución de la Auditora de Gestión por el periodo 2013 aplicada
específicamente al AREA DE TALENTO HUMANO y SERVICIO DE LA EMPRESA, examen
en el que se evaluó el desarrollo de los procesos de Reclutamiento, Selección, Inducción y
Contratación, Gestión de Nomina y Servicio que se lleva dentro de esta área, se aplicó
cuestionarios de control interno así como indicadores de gestión los cuales miden el cumplimiento
de los objetivos planteados y resultados.
En el Capítulo V, se plantea las conclusiones y recomendaciones obtenidas del trabajo de
investigación realizado.
2
Figura 1.1 Logotipo de la Empresa de Seguridad Segdefensa. Cía. Ltda.
En: (Empresa de Seguridad Sgdefensa, 2012)
CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES
1.1. Reseña Histórica
Mediante Ley No. 012, publicada en el Registro Oficial No. 130 de 14 de julio del 2003, se
expidió la Ley de Vigilancia y Seguridad Privada; en donde al Art. 1 dice:
Son compañías de vigilancia y seguridad privada aquellas sociedades, que tengan como objeto
social proporcionar servicios de seguridad y vigilancia en las modalidades de vigilancia fija,
móvil e investigación privada; y, que estén legalmente constituidas y reconocidas de
conformidad con lo dispuesto en la Ley de Vigilancia y Seguridad Privada. (Cámara de
Comercio de Quito, 2003)
SEGDEFENSA CIA. LTDA., es una empresa constituida hace 25 años cumpliendo con las
regulaciones legales vigentes y cuyo objetivo principal es proporcionar servicios y soluciones
integrales de seguridad, física proveyendo un servicio de Protección Privada y Vigilancia
Armada con elementos altamente capacitados, combinando los mejores recursos humanos,
tecnológicos, materiales y económicos con el objetivo principal de satisfacer y superar las
expectativas de sus clientes.
Se constituye como una compañía de apoyo a las actividades de seguridad privada y limpieza
del Grupo El Comercio C. A. el 3 de Octubre del año 1989, bajo la denominación de
SEGURLIMPIA S. A. fue inscrita en el registro mercantil el 25 de octubre del mismo año, a
partir de esa fecha proporciona servicios de seguridad física; así como, mantenimiento y
limpieza para todas las empresas del Grupo.
3
En el año de 1995 por disposición de las autoridades militares se regula las actividades de
seguridad privada, estableciéndose como requisito para las compañías que proporcionan este
tipo de servicio, que éste sea exclusivo, por tal razón el 23 de febrero del año 1996, mediante
escritura pública se procede a cambiar la denominación de SEGURLIMPIA S. A. por la de
SEGDEFENSA S. A., modificando simultáneamente su objeto social con el fin de que cumpla
con la normativa vigente en esa época.
Durante el mismo año 1996, SEGDEFENSA S. A. amplía sus servicios para brindar seguridad
personal a ejecutivos y funcionarios del más alto nivel del Grupo. En este período se inicia un
proceso para el reclutamiento mucho más riguroso y selectivo tanto para el personal de
seguridad uniformada (guardias y supervisores), como también para el nuevo contingente que
conforma el grupo de seguridad personal (guardaespaldas- protectores ), todo esto con el fin de
capacitarlos adecuadamente y contar con un grupo de protección general confiable, en esta
actividad tiene un alto grado de participación la empresa INTERNATIONAL SECURITY
CONSUTNACY (I. S. C.) de Israel, quienes con equipo e instructores de gran nivel asesoran y
re estructuran la compañía hasta lograr el objetivo planteado.
En el año 2004 se emite la Ley de Seguridad Privada en el Ecuador, razón por la que la
compañía se ve nuevamente en la necesidad de modificar su denominación, para lo cual, el 03
de enero del año 2005, SEGDEFENSA S. A., modifica sus estatutos y mediante escritura
pública cambia su nombre por el de: SEGDEFENSA CIA. LTDA.
Durante el año 2008, se emite el Mandato Constituyente No. 8, en el cual se prohíbe la
tercerización e intermediación laboral, se constituyen las compañías de Servicios
Complementarios y se prohíbe que los grupos empresariales y clientes en general sean socios o
tengan algún tipo de participación en las compañías que proporcionan este tipo de servicio,
razón por la que el Grupo El Comercio C. A. decide vender la compañía. A partir de ese periodo
SEGDEFENSA CIA. LTDA., bajo la nueva administración amplía sus operaciones y servicios a
diferentes clientes a nivel nacional. Sin embargo, que las actividades operativas se han
incrementado, la compañía ha mantenido una estructura administrativa deficiente, debido
principalmente a que en el pasado sus actividades y procesos administrativos dependían en gran
medida del grupo al que pertenecía.
Conscientes de estas falencias los directivos de la compañía han emprendido la tarea de
actualizar y modernizar sus procesos y métodos de administración entre los cuales se encuentra
obviamente los del área financiera y administrativa, con el objetivo principal de llevar a la
compañía a niveles de gestión eficientes (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)
4
Figura 1.3 Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones
En: (Empresa de Seguridad Sgdefensa, 2012)
Figura 1.2 Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones
En: (Empresa de Seguridad Sgdefensa, 2012)
Los servicios que brinda son los siguientes:
a) Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones
Servicio proporcionado con guardias fijos y móviles, personal capacitado y equipado de
acuerdo con las necesidades y requerimientos particulares de cada cliente.
b) Guardias Recepcionistas
Servicio proporcionado por personal masculino o femenino para atender al público en
áreas de información, recepción control de visitas y correspondencia.
5
Figura 1.4 Protección para Ejecutivos V.I.P.
En: (Empresa de Seguridad Sgdefensa, 2012)
Figura 1.5 Escolta y Seguridad de Carga Crítica
En: (Empresa de Seguridad Sgdefensa, 2012)
c) Protección para Ejecutivos
Servicio especial permanente o eventual ejecutado por personal altamente calificado
integrando recurso variados y competencias con el fin de proveer soluciones exclusivas
para cada cliente.
d) Escolta y Seguridad de Carga Crítica
Servicio especializado para la protección de mercancías durante los desplazamientos de
punto a punto.
6
Figura 1.6 Control y Supervisión
En: (Empresa de Seguridad Sgdefensa, 2012)
Figura 1.7 Seguridad Canina
En: (Empresa de Seguridad Sgdefensa, 2012)
e) Control y Supervisión
Servicio especializado para la protección de mercancías durante los desplazamientos de
punto a punto.
f) Seguridad Canina
Servicio complementario de seguridad física para instalaciones con canes adiestrados y
guiados.
7
1.2. Base Legal
La base legal, son los cimientos de la estructura organizacional, en ella se fundamentan todas las
leyes, normas y reglamentos que la rigen de acuerdo a la actividad que realicen, tomando en
cuenta los diferentes aspectos de aplicación.
1.2.1. Constitución
La Superintendencia de Compañías, habla acerca de la constitución de empresas dependiendo
del número de individuos que la van a conformar, o del capital que van a invertir, y afirma que
una compañía de responsabilidad limitada, conformada por 3 personas, sus socios responden
únicamente por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales, y
hacen el comercio bajo su razón social o nombre de la empresa acompañado siempre de una
expresión peculiar para que no pueda confundiese con otra compañía.
La Empresa para el normal funcionamiento de sus actividades económicas posee una base legal
interna que se detalla a continuación:
Está Constituida el: 25 de octubre de 1989
Domicilio.- La compañía es de nacionalidad ecuatoriana y su domicilio principal es el Distrito
Metropolitano de Quito, Pasaje Orbigny N32-11 y Av. Atahualpa, Sector Rumipamba.
Duración.- 50 años desde 25/10/89 hasta 25/10/2039
Sus actividades son, prestar servicios complementarios de prevención del delito, seguridad -
vigilancia fija y móvil a favor de personas naturales y jurídicas, instalaciones y bienes, depósito,
custodia y transporte de valores.
ACCIONISTAS
CAPITAL
SUSCRTO Y
PAGADO
NUMERO DE
PARTICIPACIONES
CARLOS GALARZA RAAD 10500 10500
MARIA DE LOURDES IGLESIAS 3750 3750
JORGE LUIS GALARZA RAAD 750 750
TOTAL 15000 15000
8
Se entenderá por vigilancia-seguridad fija, la que se presta a través de un puesto de seguridad
fijo o por cualquier otro medio similar, con el objeto de brindar protección permanente a las
personas naturales y jurídicas, bienes muebles e inmuebles y valores en un lugar o área
determinados; y, por vigilancia-seguridad móvil, la que se presta a través de puestos de
seguridad móviles o guardias, con el objeto de brindar protección a personas, bienes y valores
en sus desplazamientos.
Segdefensa, es una empresa legalmente constituida, así como las demás debe cumplir con
requisitos legales en las diferentes entidades controladoras del país como son:
Superintendencia de compañías.
Municipio de Quito.
Cámara de Comercio de Quito.
Servicio de Rentas Internas.
Instituto ecuatoriano de Seguridad Social (IESS);y,
Ministerio de Relaciones Laborales.
Cabe recalcar que cumple con requisitos legales específicos, o, especiales, por ser una empresas
que presta servicios complementarios de prevención del delito, seguridad y vigilancia a favor de
personas naturales y jurídicas, instalaciones y bienes, depósito, custodia y transporte de valores.
Normativa de una empresa de servicios de seguridad Privada:
1.2.2. Ley de vigilancia y seguridad privada
El Congreso Nacional, mediante Oficio N° 0598-PCN, certifica que el Proyecto de LEY DE
VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, fue discutido, aprobado y ratificado en su texto
original, en la ciudad de Quito, el 14 de julio de 2003.en donde habla sobre la regulación y
control de las compañías de vigilancia y seguridad privada y menciona:
Que la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada debe orientarse a disminuir
las amenazas que puedan afectar la vida, la integridad personal y el pleno ejercicio de los
legítimos derechos sobre la propiedad y bienes de las personas que reciban tales servicios, sin
9
invadir la órbita de competencia privativa reservada a la fuerza pública; y, expide la siguiente:
Ley de Vigilancia y Seguridad Privada.
Esta ley, regula las actividades relacionadas con la prestación de servicios de vigilancia y
seguridad a favor de personas naturales y jurídicas, bienes muebles e inmuebles y valores, por
parte de compañías de vigilancia y seguridad privada, legalmente reconocidas. Se entiende por
prestación de dichos servicios la que sea proporcionada, dentro del marco de libre competencia
y concurrencia, a cambio de una remuneración.
La empresa cumple formalmente con lo establecido en el art. 15 de la Ley de Vigilancia y
Seguridad privada que dice:
Art. 15.- Reportes periódicos.- Los representantes legales de las compañías de vigilancia y
seguridad privada, entregarán periódicamente la siguiente información:
Un reporte anual acerca del armamento disponible, con la determinación de sus características y
estado de funcionamiento, que será entregado al Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas; y,
Un reporte semestral acerca de los socios y del personal que se encuentre prestando sus servicios,
así como de las separaciones producidas con sus respectivas causas, que será entregado a
Comandancia General de la Policía Nacional (comunicación dirigida al Jefe del C.O.S.P., control,
orden y seguridad privada) (Anesi, 2003)
Según las normativas establecidas la empresa Segdefensa, deben regirse a esta ley, por la
naturaleza de sus servicios prestados, todo esto es, para disminuir las amenazas que pueden
afectar la vida, y la integridad del personal operativo.
1.2.3. Reglamento a la ley de vigilancia y seguridad privada
Este reglamento establece procedimientos para la creación, funcionamiento, control y
supervisión de las compañías que se dedican a la prestación de servicios de vigilancia y
seguridad privada; y, Responsabilidad Civil y Solidaridad Patronal
Art. 26.- Póliza de Responsabilidad Civil - Al momento de suscribir un contrato de prestación de
servicios de vigilancia y seguridad privada, la compañía deberá justificar que cuenta con un póliza
de responsabilidad civil contra daños a terceros y/o usuarios, para garantizar a quienes puedan
resultar perjudicados en el proceso de la prestación de servicios, con un valor asegurado mínimo
de cien mil dólares de los Estados Unidos de América.
Art. 27.- Póliza de Seguros de Vida y Accidentes.- Para salvaguardar la integridad física del
personal operativo, que se deriven de su actividad de vigilancia, las empresas de seguridad privada
contratarán una póliza de seguro de vida y accidentes que tenga una cobertura por muerte
accidental, incapacidad total y permanente, con un valor asegurado mínimo de cincuenta mil
dólares de los Estados Unidos de América; y, gastos médicos, con un valor asegurado mínimo de
veinte mil dólares de los Estados Unidos de América por evento. (Cámara de Comercio de Quito,
2003)
10
La empresa cumple con este reglamento, ya que va en beneficio del personal, por cualquier
percance que suceda en las instalaciones, o, en algún proyecto en donde brindamos nuestros
servicios de protección y seguridad.
Del personal de vigilancia, seguridad e investigación privada:
En este reglamento, se podrá encontrar las disposiciones para el personal de seguridad como es
la capacitación y formación, esta lo realizan, mediante la aprobación de un pensum y
certificación de funcionamiento extendidos por el Ministerio de Gobierno y Policía, previo
informe del Departamento de Control y Supervisión de las Compañías de Seguridad Privada y
posterior registro en el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas.
El personal de seguridad, tendrá la obligación de portar su credencial de identificación personal
otorgada por la respectiva compañía, durante su jornada de trabajo, la misma que será
intransferible y deberá contener los siguientes datos:
a) Nombre y logotipo de la organización a la que pertenece;
b) Nombres y apellidos completos del portador;
c) Número de cédula del portador;
d) El número de registro del centro de capacitación correspondiente;
e) Tipo de sangre del portador;
f) Lugar y fecha de emisión y caducidad (validez, mientras esté activo en la compañía);
g) Fotografía de frente a color del portador;
h) Firmas del representante legal y del portador; e,
i) En el reverso de la tarjeta en letras destacadas contendrá la siguiente leyenda:
ESTA TARJETA ES PROPIEDAD DE LA COMPAÑÍA;............. CON NUMERO DE
PERMISO DE FUNCIONAMIENTO;..........
11
1.2.4. Permiso de funcionamiento
Es necesario establecer procedimientos para la creación, funcionamiento, control y supervisión
de las compañías que se dedican a la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada,
este permiso es fundamental para que la empresa cumpla sus funciones, ya que por brindar
servicios de seguridad necesita el permiso, para complementar otras autorizaciones como el
permiso de manejo de armas, para autorización de uniformes, y demás leyes que hay que
cumplir como empresa de seguridad.
La empresa posee el permiso de funcionamiento emitido por el Ministerio de Gobierno y Policía
mediante decreto No. 0288 del 19 de Febrero de 1990.
1.2.5. Permiso de operaciones
SEGDEFENSA CIA LTDA, posee este acuerdo otorgado por el Ministerio de Gobierno que
habilita a las empresas de vigilancia y seguridad privada, legalmente constituidas, ejercer las
actividades de vigilancia y seguridad, renovado al 13 de junio del 2014 hasta 13 de junio del
2015, mediante Acuerdo Ministerial No. 4437. (Segdefensa, 2000)
Este permiso deben tener las compañías de responsabilidad limitada, cuyo objeto social sea la
prestación de servicios de prevención del delito, vigilancia y seguridad a favor de personas
naturales y jurídicas, instalaciones y bienes; depósito, custodia y transporte de valores;
investigación; seguridad en medios de transporte privado de personas naturales, personas
jurídicas y bienes; instalación, mantenimiento y reparación de aparatos, dispositivos y sistemas
de seguridad; y, el uso y monitoreo de centrales para recepción, de verificación y transmisión de
señales de alarma.
1.2.6. Permiso de uniformes
Las compañías de seguridad privada, deben utilizar uniformes, logotipos y distintivos que las
identifiquen, y dentro del Reglamento a la ley de Vigilancia y Seguridad Privada, publicado en
el Registro Oficial No. 383 de 17 de julio de 2008, señala que el personal operativo de las
compañías de vigilancia y seguridad privada, utilizara correctamente el uniforme; así como los
distintivos de cada organización, debidamente autorizados y registrados.
12
Este permiso es otorgado por la Policía Nacional del Ecuador, Departamento de organizaciones
de Seguridad Privada (COSP), con fecha 13 de junio de 2012 documento No. 0000818, se
realizó la actualización de este permiso el cual será válido hasta el 13 de junio del 2015, es decir
se renueva cada 3 años. (Segdefensa, 2000)
Los uniformes del personal operativo de la empresa, están confeccionados de acuerdo a las
características emitidas en este permiso: el logotipo de la empresa, el diseño de las prendas,
color, simbologías y demás características que la diferenciarían de otras empresas.
1.2.7. Dirección de logística para tenencia de armas
El Ministerio de Defensa Nacional, a través de la Dirección de Control de Armas del Comando
Conjunto de las Fuerzas Armadas, vigila la Importación, Exportación, Comercialización,
Almacenamiento y Tenencia de Armas de fuego, municiones, fuegos de artificio, pólvoras o
toda clase de explosivos, así como las materias primas para su fabricación. Además, controla
los medios de inflamación como: guías para minas fulminantes y detonadores; productos y
elementos de uso en guerras químicas o adaptables a las mismas. (Nacional, 2014)
El arma deberá portarse única y exclusivamente en los lugares y horas de prestación de servicios
establecidos en los respectivos contratos, caso contrario reposarán en los depósitos especiales,
rastrillos, bóvedas o cajas fuertes que, obligatoriamente, deberá disponer cada compañía de
vigilancia y seguridad privada, pudiendo ser sometidos en cualquier momento a un proceso de
inspección por parte del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas.
La empresa cumple con la actualización de inscripción en la Dirección de Logística del
Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, hasta el 14 de febrero del 2016, de acuerdo con lo
previsto en los Artículos 7 y 11 de la Ley de Vigilancia y Seguridad Privada y el Artículo 7 del
Reglamento a esta Ley.
Quedan sometidos a este control:
a) Las armas de fuego de todo calibre;
b) Las municiones de todo tipo;
c) Los explosivos y las materias primas para su fabricación;
d) Las substancias químicas inflamables, asfixiantes, tóxicas o corrosivas; y
e) Las instalaciones destinadas a la fabricación, almacenamiento y
comercialización de estos elementos.
13
La empresa posee armamento debidamente legalizado, para esto tiene como respaldo el permiso
de armas correspondiente, el mismo que es actualizado de forma anual, ante el Comando
Conjunto de las Fuerzas Armadas.
1.2.8. Reglamento Interno de trabajo
La compañía cuenta con un Reglamento Interno aprobado por la Dirección General de Trabajo.
El Reglamento de la Compañía SEGDEFENSA CIA LTDA. con domicilio en el Cantón Quito,
Provincia de Pichincha, fue aprobado mediante Acuerdo Ministerial N ° 0474-DRTQ, está
inscrito en la categoría Tabulación K, con el número 7499, en la Unidad de Registro de la
Cartera de Estado, el mismo que fue certificado ante el Ministerio de Relaciones Laborales el 29
de julio del 2010. (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)
En este constan:
Selección del personal;
Lugar, jornadas y horarios de trabajo;
Remuneraciones;
Obligaciones y prohibiciones del empleador;
Derechos, obligaciones y prohibiciones a los trabajadores;
Capacitaciones;
Sanciones e infracciones, y Generalidades.
Este Reglamento, es una herramienta indispensable para resolver los conflictos que se llegaren a
presentar dentro de la empresa, y es tan importante que si no existiera, sería muy difícil
sancionar a un trabajador por algún acto impropio, puesto que no habría ninguna sustentación
normativa o regulatoria que ampare una decisión sancionatoria.
1.2.9. Dirección del Trabajo y Servicio Público de Quito
Mediante Memorando N° MRL – DRTSPQ-2013-2066 del 26 de marzo de 201, la analista
Laboral de la Dirección Regional del Trabajo y Servicio Público de Quito, considero procedente
la aprobación de los horarios de trabajo, de SEGDEFENSA CIA LTDA.
14
Horarios de jornadas especiales:
TURNO HORARIOS
Primer Turno 07H00 a 15H00 (40 min. Almuerzo de 12:00 a 12:40) (periodo de descanso semanal
de dos días lunes y martes).
Segundo Turno 15H00 A 23H00(40 min. cena de 19:00 a 19:40) (periodo de descanso semanal de
dos días miércoles y jueves).
Tercer Turno 23H00 a 07H00 (40 min. lunch de 21:00 a 21:40) (periodo de descanso semanal de
dos días viernes y sábado).
Para la aprobación de estos horarios la empresa debe realizar un Informe Técnico en donde se
evalúan los riesgos, necesidades y justificar la petición de la Jornada Especial de trabajo con
horarios de trabajo y especificar los nombres de los funcionarios que van aplicar.
De acuerdo a este horario aprobado, se establecen los turnos que deben cumplir los señores
guardias, protectores, inspectores y supervisores de seguridad, mes a mes.
1.2.10. Contratación de Frecuencias
La Secretaría Nacional de Telecomunicaciones es el organismo competente que autoriza el uso
de frecuencias y de comunicaciones por parte de las compañías de vigilancia y seguridad
privada, de conformidad con la Constitución Política de la República, leyes y reglamentos
pertinentes.
Mediante Resolución SNT 2008-046 del 20 de marzo de 2008, la Secretaria Nacional de
Telecomunicaciones emiten el contrato obligatorio de concesión para uso Privado de
Frecuencias, este contrato será renovado cada 5 años a partir de la fecha de suscripción y
registro.
El pago de frecuencias se hace, de forma mensual a la SENATEL, para que el servicio no sea
cancelado.
1.2.11. Comandancia General de Policía
Es obligación de las empresas de seguridad registrarse en la Comandancia General ya que es, el
órgano máximo de comando y administración de la Policía Nacional, y esto permite obtener los
demás permisos.
Se encuentra inscrita en los registros especiales de la Comandancia General de Policía
(Dirección Nacional de Asesoría Jurídica), de conformidad a lo que establece el Art, 11 de la ley
de Vigilancia y Seguridad, mediante oficio N° 2013-0690-CG-DNAJ-PN, de fecha 06 de
febrero 2013. (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)
15
1.3. Direccionamiento Estratégico
De acuerdo a los estatutos de la empresa dentro del direccionamiento estratégico, se encuentra
la misión, que justifica la existencia de la empresa, y; la visión, es a donde deseamos llegar.
1.3.1. Misión
La Misión en términos generales se la concibe como:
Lo que una compañía trata de hacer en la actualidad por sus clientes a menudo se califica como
la misión de la compañía. Una exposición de la misma a menudo es útil para ponderar el
negocio en el cual se encuentra la compañía y las necesidades de los clientes a quienes trata de
servir. (Thompson, 2011)
Así, la empresa de seguridad Segdefensa se expresa de la siguiente manera:
“Brindar servicios de alta calidad en protección física y seguridad privada para grupos
empresariales, con el profesionalismo y calidad que nos identifiquen, mediante el empleo
eficiente de personal seleccionado, calificado y capacitado, dotándolo con medios y
herramientas modernos con el fin de satisfacer y sobrepasar las expectativas de sus clientes”.
(Segdefensa Cía.Ltda., 2000)
La empresa está comprometida al servicio con la comunidad, está cumpliendo con los objetivos
trazados y pero no está desempeñándose como una empresa líder para las demás empresa de
seguridad, sino que sigue manteniéndose en el grupo de empresas no tan cocidas.
16
1.3.2. Visión
La visión en términos generales se la concibe como:
Una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se
deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y
expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc.
(Thompson, 2011)
Así, la empresa de seguridad Segdefensa se expresa de la siguiente manera:
“Ser líderes en servicios de seguridad integral, incrementando nuestra participación de mercado,
sin descuidar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo, basados siempre en todos los
valores agregados que puede proporcionar una empresa de seguridad privada”. (Segdefensa
Cía.Ltda., 2000)
Segdefensa, en la actualidad no está cumpliendo con su visión, se compromete a seguir
luchando para incrementar su participación en el mercado, sin descuidar la calidad del servicio
y el mejorando continuamente.
1.3.3. Objetivos
“Son los resultados globales que involucran a toda la organización y que espera alcanzar en el
desarrollo de su visión y misión”. (Stoner, 2012)
Objetivo General.
La empresa tendrá como objetivo brindar servicios de protección y seguridad, manteniendo
altos estándares de calidad a través de un óptimo servicio y/o sistema de seguridad, cumpliendo
con las necesidades y consignas de nuestros clientes; de este modo lograr salvaguardar su
integridad y brindar tranquilidad a todos nuestros clientes, como una empresa seria, competente
y con buena imagen para atraer nuevos clientes y por ende incrementar sus ventas y utilidades.
(Segdefensa Cía.Ltda., 2000)
17
Objetivos específicos.-
Disponer de personal administrativo, contable, técnico y operativo competente para
mantener unidad de doctrina en el perfil y en los objetivos de nuestra empresa.
Que nuestro personal se distinga por su lealtad, profesionalismo, disciplina, honradez,
discreción y servicio de calidad, para cubrir con eficiencia y seguridad las necesidades
de nuestros clientes.
Capacitar y adoptar medidas preventivas para evitar hechos que puedan afectar la
seguridad de nuestros clientes, o reducir sus efectos negativos.
Proteger y resguardar los bienes y personas puestos a nuestro cuidado con la mayor
eficiencia en la relación costos-resultado.
Generar una percepción de seguridad y confianza que favorezca la actividad productiva,
comercial, de servicios o el bienestar de nuestros clientes.
Dar cumplimiento a todas las normas jurídicas, impositivas, laborales y otras que rigen
la actividad.
La empresa, en la actualidad está cumpliendo con parte de sus objetivos, debido a que tiene
altos estándares de calidad a través de un óptimo servicio y/o sistema de seguridad, cumple con
las necesidades, consignas de sus clientes, lograr salvaguardar la integridad y brinda
tranquilidad, cumple con disposiciones legales, pero los costos son superiores al resto de
empresas, por esta razón no atrae nuevos clientes y no logra incrementar sus ventas y utilidades.
18
1.3.4. Políticas
Las políticas son un recurso muy útil, ya que permiten comunicar de forma explícita, los
principios básicos de la compañía para la toma de decisiones, debe ser coherente con los
objetivos globales de la empresa, es decir, las decisiones que se tomen deben ir orientadas a la
consecución de las metas propuestas, de lo contrario, se habrá perdido todo el esfuerzo.
(Empresamia., 2013)
La calidad es la política principal de esta empresa la misma que se manifiesta mediante el
firme compromiso con los Clientes de satisfacer plenamente sus requerimientos y expectativas,
para ello garantizamos impulsar una cultura de calidad basada en los principios de honestidad,
liderazgo y desarrollo del recurso humano, solidaridad, compromiso de mejora y seguridad en
nuestras operaciones.
Política de calidad
La Calidad es prioritaria para satisfacer todos los requisitos (de calidad, servicio y
precio) de nuestros clientes.
Existe calidad de servicio pero a un alto costo.
Conocer las expectativas de nuestros clientes, internos y externos y nuestros grupos de
interés, para entregar servicios de su completa satisfacción.
Se conoce las expectativas de los clientes, se basa en la frase en cliente siempre tiene la razón.
Impulsar las actividades de innovación y desarrollo para satisfacer o, incluso, superar
las expectativas de nuestros clientes, trabajadores y otros grupos de interés.
Satisfacen las necesidades de los clientes y trabajadores.
Promover la implicación de los trabajadores de Segdefensa Cía. Ltda., por la vía de la
fluidez informativa, la comunicación interna, la formación, el reconocimiento de los
frutos y la promoción permanente.
Existe buena comunicación con los trabajadores de todos los aspectos administrativos y
operativos.
19
Fomentar el trabajo en equipo como patrón de comportamiento en todos los niveles
organizativos.
Se fomenta esta política, pero cierto personal participa porque es su trabajo, más no porque en
realidad le gusta.
Velar por la mejora de los indicadores de crecimiento, rentabilidad, liderazgo,
responsabilidad social, seguridad y costes, para asegurar el éxito continuo de la
empresa.
Existe mejora, pero en experiencia y calidad de servicio; pero no lo la suficiente rentabilidad y
captación de clientes.
Impulsar el desarrollo de la capacidad y personalidad de los recursos humanos mediante
acciones sistemáticas de formación.
Sí, realizan capacitaciones, pero son más de técnicas de tiro de armas, y de conducción,
necesitan enfocarse en aplicar capacitaciones de superación personal o de relaciones laborales.
1.3.5. Principios
Los principios son el conjunto de valores, creencias, normas, que orientan y regulan la vida de
la organización. Son el soporte de la visión, la misión, la estrategia y los objetivos estratégicos.
Estos principios se manifiestan y se hacen realidad en nuestra cultura, en nuestra forma de ser,
pensar y conducirnos. (Democratica, 2009)
La empresa se basa en los siguientes principios:
Prevención: esta empresa posee este principio para garantizar que dentro de los puestos
de trabajo y el establecimiento estén en condiciones adecuadas que protejan la vida, la
salud y el bienestar de los trabajadores.
Responsabilidad: con este principio el empleador se hace responsable de las
implicaciones económicas, legales y de cualquiera otra índole, como consecuencia de
un accidente o enfermedad del personal perteneciente a la empresa.
La prevención y la responsabilidad como principios fundamentales, son cumplidos dentro de la
empresa, para esto poseen seguros de accidentes personales (QBE Seguros), y seguro médico
(Humana, Medicina para el Ecuador).
20
1.3.6. Valores
Los valores de la empresa son los pilares más importantes de cualquier organización. Con ellos
en realidad se define a sí misma, porque los valores de una organización son los valores de sus
miembros, y especialmente los de sus dirigentes. (Gestión, 2011)
SEGDEFENSA CIA. LTDA., es una empresa que se esfuerza día a día, para ofrecer un mejor
servicio a sus clientes con un servicio de alta calidad y confiable, con el paso del tiempo la
empresa se ha ido formando bajo los valores que a continuación se presentan:
o Calidad: En todos los ámbitos de cada uno de los proyectos que realizamos.
Este valor esta, presente en cada uno de los servicios prestados.
o Justicia: Hacia nuestro personal, tanto en el trato como en la asignación de actividades
a realizar, dependiendo éstas de la capacidad de cada uno de ellos.
Los turnos de trabajo son elaborados de forma equitativa, en casos especiales en donde se
trabajen turnos adicionales, se les cancela con un recargo.
o Innovación: Continua de nuestras estrategias y de nuestros métodos de trabajo.
Los métodos de trabajo no son los adecuados ya que no existen manuales bien establecidos de
los procesos, que debe realizar la empresa.
o Puntualidad: En el servicio de la seguridad solicitados por nuestros clientes.
Existen reportes de faltas y atrasos mes a mes, pero esto no afecta a los clientes, ya que estos
puestos son cubiertos de forma inmediata.
o Pulcritud: En nuestra presentación personal y de las instalaciones físicas.
Se entrega dotación cada año, para que el personal este presentable, y las instalaciones físicas se
mantienen en orden y limpieza.
21
o Coherencia: Entre lo que nos comprometemos con nuestro cliente y lo que efectuamos
como trabajo.
El servicio de protección y seguridad, se da sin ningún problema.
o Comunicación: Constante y efectiva, entre todos los miembros que formamos parte de
la empresa, así como con nuestros proveedores y clientes.
Existe comunicación entre jefes de departamentos y trabajadores, pero falta comunicación entre
el gerente y los clientes directamente.
o Confianza: En que realizaremos nuestras labores de la mejor manera, con la finalidad
de satisfacer a cada uno de nuestros clientes.
Si satisface las necesidades de los clientes, pero como en todo servicio siempre hay quejas.
o Compromiso: Con nuestro clientes, al brindarles un servicios de calidad; con la
sociedad, al brindar estabilidad a las familias de nuestro personal, y con el medio
ambiente, al respetar y cumplir todas las normas establecidas para el cuidado de éste.
(Segdefensa Cía.Ltda., 2000)
Estos valores establecidos a nivel general, tienen cierto grado de cumplimiento, por parte del
personal operativo, administrativo y los directivos.
También es necesario mencionar los valores de la Política de Calidad
o Confidencialidad.- con esto se garantiza que la información sea accesible sólo para
aquellos autorizados a tener acceso, y para guardar toda información del personal que
labora en la empresa así como de nuestros clientes.
La confidencialidad es un valor que todas las personas deben tener, no solo porque está escrito
en un documento, sino que es por ética personal, la empresa dentro de los requisitos para la
contratación del personal tiene un formato en donde se refleja el acuerdo de confidencialidad
entre la empresa y el trabajador.
22
o Honestidad.- ayuda a determinar que nuestros trabajadores elijan actuar siempre con
base en la verdad y en la auténtica justicia, es decir ser genuinos, auténticos y objetivos.
Valor indispensable, que en ocasiones no se refleja en la actitud de los empleados, porque en
algunos casos no reportan ciertas novedades a los supervisores.
o Trabajo en equipo.- se hace con el objetivo de influir en los trabajadores de forma
positiva porque permite que haya compañerismo, y fomentar entre ellos un ambiente de
armonía para obtener resultados beneficiosos para la empresa
Este valor si se ve reflejado en los trabajadores de la empresa, pero siempre va a ver algunos
que no son sociables y muestran actitudes de egoísmo, esto provoca desunión entre ellos.
o Respeto.- valor principal que no debe faltar dentro de la compañía ya se lo aplica para
poder valorar los intereses y necesidades de los trabajadores, respetando su integridad
sin discriminación alguna.
Empezando con el respeto hacia uno mismo, y luego con los demás, por el momento no se ha
reflejado dentro de los trabajadores el irrespeto a sus compañeros, ya sea por etnia, costumbre o
preferencia.
o Proactividad.- para la empresa es importante contar con personal comprometido con
ella, con actitud y aptitudes especiales es decir, ser optimistas, creativos, abiertos a las
ideas nuevas y los desafíos, capaces de anticiparse a problemas, tomar buenas
decisiones y tener criterio propio.
En este caso cierto personal hace referencia a este valor, ya que la mayoría de trabajadores se
acata a las disposiciones, y no quieren ver más allá.
o Puntualidad. - En el servicio de seguridad que se brinda a los clientes para
garantizando la calidad del mismo.
La empresa en vista de que este valor no es cumplido por ciertas circunstancias ha planteado
sanciones para los atrasos y faltas, al puesto de trabajo.
23
o Lealtad.- la lealtad en la empresa para con los jefes; con los objetivos y la misión de la
organización, con clientes y proveedores responsables, con la comunidad y con los
valores y principios.
Es parte de la confidencialidad ya que si los trabajadores no delatan información de la empresa,
o de sus superiores demostrarían este valor de lealtad y respeto, este valor se ve manchado en
ciertos casos cuando el personal sale en malos términos de la empresa.
o Profesionalismo.- actuar en todo momento con ética, en el cumplimiento del deber en
cualquier situación y realidad. (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)
Existe profesionalismo en las distintas funciones que ejerce el personal dentro de la empresa,
guardando reservas y entregando buenos resultados de las actividades realizadas
1.4. Estructura Organizacional
La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organización, es un concepto
fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y
contribuyen a servir a un objetivo común.
Una organización puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, dependiendo de sus
objetivos, el entorno y los medios disponibles. La estructura de una organización determinará
los modos en los que opera en el mercado y los objetivos que podrá alcanzar. (Enciclopedia
Financiera.com, 2014)
1.4.1. Organigrama Estructural
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u
organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran. Similar
a esta definición se debe señalar que se considera como una representación esquemática de la
estructura formal de la empresa, donde se destaca jerarquías, cargos y líneas de comunicación y
presenta una visión inmediata y resumida de la forma de distribución de la misma.
24
Figura 1.8 Organigrama Estructural Empresa Segdefensa. Cía. Ltda.
En: (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)
En este organigrama se ven reflejados los diferentes departamentos que conforman la empresa, la jerarquía, de cada
una de ellas, tomando en cuenta que este representa a simple vista la forma como está estructurada, en pocas palabras
este es como el esqueleto que la sostiene y, en donde se desarrollar todas las actividades que permiten cumplir con
los objetivos empresariales.
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
GERENTE GENERAL
ASISTENTE DE GERENCIA
DEPARTAMENTOOPERACIONES
ASISTENTE 1
DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ASISTENTE 2COORDINADOR DE
PROYECTO ASISTENTE ADMINISTRATIVO DISPENSARIO MEDICO
SUPERVISION
INSPECCION
SERVICIO DE SEGURIDAD
MENSAJERIA Y ARCHIVO
Organigrama Estructural Empresa Segdefensa. Cía. Ltda.
1.4.2. Organigrama Funcional
Se define como una representación gráfica que incluye las principales funciones que tienen
asignadas cada jerarquía, además de las unidades y sus interrelaciones. (Enriquez, 2004)
Parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad administrativa se detalla las
funciones principales básicas. Al detallar las funciones se inicia por las más importantes y
luego se registran aquellas de menor transcendencia. En este tipo de organigrama se determina
que es lo que se hace, pero no como se hace. (Vasquez, 2006)
25
Figura 1.9 Organigrama Funcional Empresa Segdefensa. Cía. Ltda.
En: (Segdefensa Cía.Ltda., 2000)
Las funciones que realizan los responsables y asistentes de cada departamento es
fundamental para el desempeño empresarial, porqu estos son quienes dan vida y
funcionalidad a la empresa, tomando en cuenta los diferentes aspectos que se deben cumplir
para el logro delos objetivos planteados.
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
1.4.2.1
GERENTE GENERAL Representante legal
1.4.2.2
ASISTENTE DE GERENCIA
1.4.2.3
JEFE DE OPERACIONES 1.4.2.7
ASISTENTE 1 1.4.2.5
JEFE ADMINISTRATIVO/ RR- HH
1.4.2.14
JEFE FINANCIEROCONTADORA
1.4.2.4
ASISTENTE 2 1.4.2.6
COORDINADOR DE PROYECTO
1.4.2.8
ASISTENTEADMINISTRATIVO
1.4.2.14
MEDICO 1.4.2.15
SUPERVISORES1.4.2.9
INSPECTORESVARIOS1.4.2.10
OPERADOR DE CONSOLAGUARDIAS
PROTECTORES VIP1.4.2.111.4.2.12
MENSAJERIA1.4.2.16
Organigrama Funcional Empresa Segdefensa. Cía. Ltda.
26
A continuacion describiremos de forma mas detallada las funciones delos departamentos que
integran esta empresa de seguridad.
1.4.2.1. Junta de Socios
La junta general de accionistas tiene que cumplir con las siguientes funciones:
Realizar y verificar la lista de socios presentes y representados.
Designar presidente y secretario de la junta de socios, y demás miembros a la vez
fijar sus retribuciones.
Conocer y aprobar el balance general, que irá acompañado del estado de pérdidas y
ganancias que sean presentados por la Contadora General.
Determinar la forma de reparto de los beneficios sociales.
Toma de decisiones en cuanto a prórroga del contrato social, de la disolución
anticipada, del aumento o disminución de capital suscrito o autorizado y de
cualquier reforma de los estatutos de la empresa.
Ejercer las demás funciones que estén establecidas en la ley y en los estatutos de la
empresa.
Velar por la presentación y (en su caso) aprobación de los balances y cuentas
anuales y cualesquiera otros documentos presentados por los administradores.
Velar por la transparencia y cumplimiento de los derechos de información de todos
los socios, comprobando y ratificando en el acta que se puso a disposición de todos
los socios al menos 10 días antes de la celebración de la junta. (Castillo, 2013)
27
1.4.2.2. Gerente General
Liderar la gestión estratégica, dirigiendo y coordinando a las distintas áreas para asegurar la
rentabilidad, competitividad, continuidad y sustentabilidad de la empresa, cumpliendo con los
lineamientos estratégicos, las normativas y reglamentos vigentes.
Reporta a: Junta General de Socios
Personal bajo su autoridad:
Jefe Administrativo,
Contador General,
Gerente de Operaciones
Funciones:
Planificación de Objetivos de la compañía
Designar todas las posiciones gerenciales.
Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los
diferentes departamentos.
Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y
entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes.
Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus
análisis se están ejecutando correctamente.
Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y
proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.
Encaminar a la empresa hacia la misión y visión establecida.
Buscar medios para captación de nuevos clientes.
Establecer direcciones claras y fijar objetivos desafiantes.
Mostrar alto nivel de participación para alinear y energizar a los colaboradores en
torno a objetivos de la organización
Defender y reflejar los valores y comportamientos de la empresa.
Recompensar y alentar los comportamientos correctos y corregir a los otros.
Coordinar con las Jefaturas el cumplimiento de objetivos (Castillo, 2013)
28
1.4.2.3. ASISTENTE DE GERENCIA
Reporta a: Gerente General
Personal bajo su autoridad: Mensajero
Funciones:
Auxiliar en las labores administrativas para el buen desempeño de las
funciones encomendadas por la Gerencia General.
Elaborar oficios y memorándums.
Elaboración de reportes para fines de nómina.
Realizar actividades de archivo de documentación manteniéndolo depurado y
actualizado.
Realizar operaciones aritméticas para los registros y controles administrativos.
Mecanografiado de formatos administrativos.
Reportar fallas o desperfectos de equipo o instalaciones de su área de trabajo
ante su jefe inmediato.
Solicitar oportunamente el mantenimiento de su equipo de trabajo ante su jefe
inmediato.
Efectuar actividades afines o similares a las anteriores derivadas de su puesto
que le sean encomendadas por su jefe inmediato.
Verificar el comportamiento de los clientes de Segdefensa mediante el proceso
de Satisfacción y Reclamos al cliente y realizar encuestas sobre satisfacción
una vez al año. (Castillo, 2013)
Departamento contable financiero
El Departamento de Contabilidad se encarga de fomentar y aplicar las políticas, normas,
sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y
registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad,
a efecto de suministrar información que ayude a la toma de decisiones, a promover la eficiencia
y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades que faciliten la fiscalización
de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos
comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes,
normas y reglamentos aplicables vigentes.
29
1.4.2.4. CONTADORA
Reporta a: Gerente General
Personal bajo su autoridad: Asistentes Contables 1 y 2
Funciones:
Coordinar y supervisar las acciones del Departamento Financiero – Contable
Elaboración de Estados Financieros con los anexos mensualmente y anualmente
para que prepare el Informe a la Junta General de Socios.
Preparación del Impuesto a la Renta de la compañía cada año que termina y
presentarlo al S.R.I (Servicio de Rentas Internas)
Preparación de los Balances de situación y de pérdidas y ganancias para presentar a
la Superintendencia de compañías.
Elaboración del 1.5 por mil al Tesorero Municipal y pago oportuno de la Patente,
contribución a la Superintendencia de Compañías, contribución a la Cámara de
Comercio.
Preparación de Impuestos mensuales IVA, Retenciones en la Fuente y Anexo
Transaccional de la empresa.
Implementación de los sistemas y programas contables de la empresa.
Optimización de las políticas y procedimientos internos de la empresa en caso de
ser necesario.
Elaboración de diarios de roles de pago, liquidación de haberes de empleados,
provisiones sociales de los empleados, diario de Inversiones, diarios de
amortizaciones de seguros, depreciaciones de activos fijos, gastos diferidos, gastos
anticipados y otros ajustes que surgen luego del análisis, conciliación, depuración
de las cuentas contables que conforman los Estados Financieros.
Conciliaciones bancarias y contabilización de notas de débito y crédito bancarias.
Preparación de presupuesto de gastos y flujos de caja para bancos.
La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.
Mantener actualizado el sistema integrado Efysis; es decir, el ingreso de las cuentas
creadas. (Castillo, 2013)
30
1.4.2.5. ASISTENTE CONTABLE 1
Reporta a: Contador General
Funciones:
Nóminas: Grupo el Comercio, Azulec, Madevall, Maxipan- Carbonel, Centro
Comercial El Recreo, Remodularsa, Ibersur, Fundación Alternativa
Elaboración de roles de pago arriba mencionados.
o Calculo de horas extras y suplementarias.
o Registro de los descuentos del mes.
Ingreso de novedades al IESS, sobre las horas extras, faltas, etc. (todo lo que modifique
el ingreso).
Cuadre de planillas de aportes al IESS, préstamos quirografarios e hipotecarios y fondos
de reserva con los roles de pago.
Preparación de los décimos tercero, cuarto y utilidades del personal de nómina a su
cargo.
Presentar la información del personal saliente y preparar las actas de finiquito.
Manejo de Plataforma del Ministerio de Trabajo, vía internet las actas de finiquito,
planillas de utilidades, décimo tercero y decimocuarto sueldo de los empleados.
Preparar RDEP para presentar cada año.
Manejar el archivo de horas extras, descuento de roles en carpetas ubicadas en sitios
donde pueda tener acceso el contador para su validación.
Impresión de roles de pago.
Actualización mensual del reporte de vacaciones del personal de nóminas a su cargo y
verificar en la carpeta personal que esté archivada la solicitud de vacaciones o falta con
cargo de vacaciones.
Actualizar mensualmente el reporte del personal que ha ingresado y salido de la
empresa, (avisos de entrada y avisos de salida del IESS). (Castillo, 2013)
La asistente contable 1, si cumple mes a mes con las funciones encomendadas, ya que de eso
depende el pago de todo los beneficios del personal, desde el momento en que es contratado,
hasta el momento en el cual sale de la empresa.
31
1.4.2.6. ASISTENTE CONTABLE 2
Reporta a: Contador General
Funciones:
Facturación, depósitos y tesorería.
Registro e impresión de facturas y retenciones en la fuente de los clientes.
Elaboración de cheques por el módulo movimiento caja/bancos que tenga que ver con
anticipo de empleados, alimentación, transporte, prestamos, sueldos de empleados de
los que no poseen cuenta corriente o de ahorros y cheques de liquidación de haberes de
empleados.
Manejo de caja chica.
Elaboración de cheques por el módulo de pagos, es decir todo lo que este respaldado
con facturas, liquidación de compras y servicios u otro documento.
Elaboración del archivo de transferencias para el pago de sueldos de todo el personal.
Realizar la conciliación bancaria.
Hacer cruces de compras y gastos pagados con tarjeta de crédito.
Registros de ingresos, provenientes por cobros de servicios brindados a nuestros
clientes.
Entrega y recepción de facturas y cheque de proveedores y clientes en los días
establecidos para los pagos.
Realizar liquidaciones de viáticos y reposiciones de cajas chicas de los diferentes
puestos que poseen este beneficio, (caja chica el recreo, el comercio y administración).
Reposiciones de cajas chicas de los diferentes puestos que poseen este beneficio, (caja
chica el recreo, el comercio y administración). (Castillo, 2013)
La asistente contable 2, también cumple con sus funciones para estar al día en el pago a los
proveedores, y también está pendiente de facturar a los clientes a tiempo, para que con estos
ingresos se cubra los sueldos y demás beneficios del personal que labora en la empresa.
32
Departamento de Operaciones.
1.4.2.7. JEFE DE OPERACIONES
Reporta a: Gerente General
Personal bajo su autoridad:
Supervisores
Inspectores
Operador de consola
Protectores Vip
Guardias
Funciones:
Cumplir y hacer cumplir por parte de los señores supervisores y guardias en forma
eficiente, todos los procedimientos, normas y consignas en los puestos de servicio que
la empresa mantiene con el cliente, tomando en cuenta que este departamento, es el
pilar fundamental para la buena marcha y éxito de la compañía.
Elaborar y controlar los horarios y turnos.
Controlar el reporte diario de novedades.
Elaborar los partes e informes escritos de novedades en los puestos de trabajo.
Controlar el cumplimiento de las rutas de supervisión.
Controlar la presentación y uniformes de todo el personal a su cargo en los puestos de
servicio.
Realizar inspecciones, en los puestos de servicio, con el propósito de detectar puntos
débiles, peligrosos o de riesgo, amenazas reales, a fin de dar al cliente sugerencias que
permitan mejorar el servicio.
Realizar investigaciones e informes sobre pérdidas, robos, violaciones a la seguridad
que se produjeran en los puestos de servicio.
Manejo y reportes de gastos de caja chica.
Controlar que se dé un buen uso del vehículo de la empresa, así como realizar los
chequeos periódicos de cambios de aceite y filtros.
Controlar y dirigir que la central de comunicaciones (centralistas) operen en forma
eficaz en los turnos asignados.
Mantener un archivo sobre toda la documentación de su departamento.
Conocer y realizar perfectamente las consignas de cada uno de los puestos de servicio
para transmitirle a los señores supervisores y éstos a su vez a cada uno de los guardias.
33
Cuando se realice la apertura de algún puesto de servicio, es Obligación del jefe de
operaciones, retirar el servicio y al guardia, e indicar al cliente las condiciones en las
que quedan las instalaciones.
Controlar y revisar las cintas de marcación de los diferentes puestos de servicio.
Capacitar periódicamente al personal operativo realizando charlas y cursos con temas
inherentes a seguridad.
Realizar un control, mantenimiento y limpieza de las armas y equipos de
comunicación entregados en dotación al personal operativo.
Realizar el inventario respectivo de armas, municiones, equipos de comunicación,
chalecos antibalas y demás dotación entregado al, personal operativo en los
diferentes puestos de trabajo.
Visitas periódicas a clientes, con el propósito de recabar información sobre el
servicio que realiza la empresa.
Control de armas Permisos
Vigilancia del cumplimiento de requisitos del cliente personal operativo (Castillo,
2013)
El jefe operativo, tiene la función principal de elaborar los horarios de los turnos que serán
entregados a los supervisores para que pongan en conocimiento del personal, de esto depende el
pago de horas extras con sus respectivos recargos, no siempre se cumple el horario que realizan
al principio del mes, ya que en el transcurso del mismo, surgen novedades (permisos,
vacaciones, faltas), y esto altera los horarios preestablecidos y deben ser modificados.
A esto también se agrega que el jefe de operaciones cada año realizara la actualización de los
permisos de armas, y semestralmente envía el informe C.O.S.P, todo esto en cumplimiento con
la ley vigente en el Ecuador.
34
1.4.2.8. COORDINADOR DE OPERACIONES DE LOS PROYECTOS
Reporta a: Jefe de Operaciones
Personal bajo su autoridad:
Supervisores
Inspectores
Guardias
Funciones:
Control de Informes de Novedades nocturnos y diurnos de la central.
Elaboración y Control de Informes de personal a cargo Liderar y organizar el
recurso humano, físico y logístico de las cuentas a su cargo.
Atender solicitudes y citaciones de los vigilantes a las oficinas Asistir a reuniones
de trabajo y citas con el cliente
Estar informado permanentemente;
Implementar las rutinas de prevención de acontecimientos no deseados, conocidos;
Actuar criteriosamente en las aplicaciones de tareas de logística con estrategia, en
los temas que se devenguen en la “Sala de Situación”;
Ordenar los movimientos de personal y equipo necesario para la conjura de
contingencias;
Evaluar los daños causados y los por ocurrir, ordenando los desplazamientos y las
acciones defensivas y de implementación del orden;
Tomar decisiones evaluando el costo de las mismas; evaluar posteriormente los
operativos y elevar un reporte con el relato exacto del suceso, y la situación
emergente que queda después de que las operaciones han concluido.
Realizar una supervisión ejecutiva.
Coordinar la entrega de facturación de la empresa. (Castillo, 2013)
El coordinador de operaciones, ayuda al jefe de operaciones, informándole sobre las novedades
de cada puesto, y coordinando las actividades a realizarse en estos. Cumple las funciones con la
ayuda de jefe de operaciones.
35
1.4.2.9. SUPERVISOR DE SEGURIDAD
Reporta a: Jefe de operaciones
Personal bajo su autoridad:
Inspectores
Guardias de Seguridad
Funciones:
Verificar y estar pendiente del cumplimiento eficiente, de todas las funciones que
realiza el vigilante o guardia de seguridad en los puestos de servicio.
Puntual en su horario de trabajo, con 15 minutos de anticipación, con el propósito
de entregar y recibir las novedades del supervisor saliente.
Relevarse ante el jefe de operaciones.
Asistir al relevo correctamente uniformado.
Revisar que el vehículo se encuentre en perfectas condiciones de operación.
Revisar que la dotación de la empresa, como arma, municiones, etc. Se encuentre en
buen estado.
Verificar los relevos en los diferentes puestos de servicio.
Verificar y controlar la presentación de los señores guardias en los puestos de
servicio.
Verificar la dotación, prendas, armas, municiones, equipos de comunicación, libros
de novedades, relojes de marcación de la empresa que poseen los guardias en los
puestos de servicios.
Realizar una inspección de los puestos de trabajo, verificando zonas de peligro,
vulnerabilidades y seguridades para emitir un informe al jefe de operaciones.
Instruir al personal de guardias sobre las consignas y procedimientos de los puestos
de servicio.
Realizar consignas especiales en los puestos de servicio tales como: cacheos de
personal, activar o desactivar los sistemas de alarma, asistencia inmediata a las
emergencias que se produjeren.
Llevar un reporte diario en el libro de novedades. y reportar a la central de radio
sobre novedades que se produzcan en los puestos de servicio.
Reportar al jefe de operaciones en forma escrita (informe) sobre novedades que se
produzcan en los puestos de servicio.
Conducir el vehículo de la empresa teniendo en cuenta las normas de tránsito.
Mantener siempre limpio el vehículo de la empresa.
36
En caso de accidentes, informar de inmediato a la empresa y a las autoridades de
tránsito.
Mantener un contacto parcial con el cliente sobre el desempeño de los guardias o
vigilantes.
Verificar el cumplimiento de los horarios del personal de guardias.
Tener al día la carpeta de horarios y turnos del personal operativo.
Comunicar al guardia en forma oportuna, sobre faltas o infracciones cometidas.
Ser un enlace directo entre el personal de guardias y el jefe de operaciones sobre
necesidades o inquietudes de los mismos.
Mantener un contacto parcial con el cliente sobre el desempeño de los guardias o
vigilantes. (Castillo, 2013)
1.4.2.10. INSPECTOR DE SEGURIDAD
Reporta a: Supervisores
Personal bajo su autoridad: Guardias de Seguridad
Funciones:
Conocer perfectamente su actividad, buscando el perfeccionamiento constante y la
actualización técnica. Tener en mente que su actividad profesional exige una gama de
conocimientos que no se agotan, por lo que deber estar en constante aprendizaje.
Mantener a sus empleados bien informados, dentro de lo que permite el principio de
compartimentación de la información.
Verificar siempre si las directivas han sido bien comprendidas, ejecutadas y
fiscalizadas.
Inspirar el profesionalismo y el espíritu de equipo en su gente.
Asumir total responsabilidad por sus actos (Castillo, 2013)
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1.4.2.11. OPERADOR DE CONSOLA
Reporta a: Inspectores
Funciones:
Coordinar y supervisar las acciones de la oficina de la Rectoría
Organiza la audiencia en combinación con la agenda del rector
Coordinar y supervisar las actividades administrativas de la rectoría
Integrar, programar y coordinar las actividades de la agenda del rector.
Atender y programar las solicitudes de acuerdos y audiencias
Supervisar y coordinar el seguimiento de las acciones administrativas de los acuerdos y
de la correspondencia.
Coordinar y supervisar las actividades para la atención a la audiencia.
Desarrollar estrategias y acciones para fortalecer la imagen del rector.
En general, todas aquellas que estipule la normatividad universitaria vigente.
Coordinar acciones relativas a la elaboración del informe del rector los cuales se hacen
en forma anual en conjunto con las demás dependencias universitarias. (Castillo, 2013)
1.4.2.12. GUARDIA DE SEGURIDAD
Reporta a: Inspectores
Funciones:
Mantener el orden
Consignas asignadas por el cliente
Mantener el orden y seguridad en los puestos asignados
Controlar el cumplimiento del protocolo del acceso y salida de personas, materiales y
vehículos.
Comunicar de acciones sospechosas o novedades en forma inmediata a la central de
comunicaciones.
Asumir acción inmediata en los casos de emergencias, siniestros, conmoción civil,
huelgas, tumultos, daños maliciosos o vandalismo y en general, en cualquier disturbio
que pudiera afectar el normal desenvolvimiento de las labores de la empresa, conforme
las políticas y procedimientos por ésta establecidos.
Cumplir con el servicio de acuerdo a lo establecido en las consignas generales y
específicas. (Castillo, 2013)
38
1.4.2.13. PROTECTOR VIP
Reporta a: Supervisor
Funciones:
Son funciones de los escoltas privados, con carácter exclusivo y excluyente, el
acompañamiento, defensa y protección de personas determinadas que no tengan la
condición de autoridades públicas, impidiendo que sean objeto de agresiones o actos
delictivos.
Excepcionalmente y cuando las circunstancias así lo determinen, el cliente para la
Seguridad podrá autorizar que escoltas privados acompañen, defiendan y protejan a
personas que tengan la consideración de autoridades públicas.
La defensa y protección a prestar ha de estar referida únicamente a la vida e integridad
física y a la libertad de las personas objeto de protección.
En el desempeño de sus funciones, los escoltas no podrán realizar identificaciones o
detenciones, ni impedir o restringir la libre circulación, salvo que resultase
imprescindible como consecuencia de una agresión o de un intento manifiesto de
agresión a la persona protegida o a los propios escoltas, debiendo, en tal caso, poner
inmediatamente al detenido o detenidos a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de
Seguridad, sin proceder a ninguna suerte de interrogatorio. (Castillo, 2013)
Los operadores de consola, los guardias y lo protectores, son quienes desempeñan las funciones
directamente en las instalaciones de los cliente, de ellos depende la imagen de la empresa.
Cierto número de personal no cumple con estas funciones, por tal razón mes a mes existen los
reportes que emiten los supervisores, para proceder con las sanciones, siempre y cuando sean
respaldadas por el reglamento interno.
39
Departamento Administrativo
1.4.2.14. JEFE ADMINISTRATIVO
Reporta a: Gerente General
Personal bajo su autoridad:
Mensajero
Asistente Administrativo
Médico General
Funciones:
Es responsable de representar a Segdefensa cuando el gerente no esté disponible.
Solucionar problemas que se presenten en el departamento administrativo.
Dirigir, controlar, y delegar dentro del departamento de administración, el cual está
compuesto por el área de recursos humanos, y de logística.
Supervisar que todos los procesos de la empresa se hagan a tiempo con el fin de
cumplir los objetivos previamente establecidos por el gerente.
Mantener al día la información de la página Web de Segdefensa.
Mostrar alto nivel de participación para alinear y energizar a los colaboradores en
torno a objetivos de la organización
Defender y reflejar los valores y comportamientos de la empresa.
Recompensar y alentar los comportamientos correctos y corregir a los otros.
Coordinar acciones relativas a la elaboración del informe del rector los cuales se
hacen en forma periódica en conjunto con las demás jefaturas. (Castillo, 2013)
El jefe de administración, cumple con sus responsabilidades, ya que el gerente muestra su
autoridad y le exige resultados, como jefe del área de trabajo más grande de la empresa, debe
estar pendiente de todo los requerimientos de los demás departamento, tanto en solicitud de
personal, materiales de trabajo, plan de evaluaciones y plan de capacitaciones.
40
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Reporta a: Jefe Administrativo
Personal bajo su autoridad: mensajero/ archivo
Funciones:
Recibir y pasar llamadas telefónicas.
Vigilar el ingreso de las personas a través del portero eléctrico cuando no se encuentre
el guardia.
Citar al personal aspirante a puestos de trabajo.
Llevar un registro de teléfonos de los empleados, empresas, y personas que trabajan con
SEGDEFENSA CIA LTDA.
Atender al personal de seguridad en cuanto a entrega de roles de pago, uniformes y otra
información que se requiera que se aclare o despejar dudas.
Recibir al personal aspirantes a los puestos de trabajo y coordinar con el jefe de
recursos humanos la entrevista.
Luego de ser aceptado el aspirante, proceder a ejecutar las instrucciones impartidas por
el jefe de recursos humanos en cuanto a:
o Recopilar los datos personales del contratado, pedir copias de todos los
documentos personales y proceder a abrir una carpeta personal.
o Entregar el uniforme, implementos de trabajo, credencial, reglamento interno,
políticas de calidad y de seguridad BASC.(hacerle firmar como constancia de lo
recibido).
o Elaborar el contrato de trabajo.
o Informar vía mail a los departamentos involucrados para que procedan a
ejecutar sus acciones en lo que concierna a cada uno (aviso de entrada al IESS,
apertura cuenta de ahorros, ingreso a roles de pago, etc.)
Manejo del archivo del personal activo y cesantes.
Elaboración de certificados de ingresos y de trabajo de los empleados.
Manejo del sistema de empleados en el A.C.E.
Todo lo demás concerniente a su puestos (Castillo, 2013)
La asistente, le ayuda al jefe de administración a cumplir los requerimientos de los demás
departamentos, con esto fortalece al área, y permite un buen manejo de la información del
personal de la empresa.
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MEDICO GENERAL
Reporta a: Jefe Administrativo
Funciones:
Abrir ficha medica del personal nuevo que forma parte de la empresa;
Revisión general para determinar las condiciones de salud del trabajador, para esto
realiza exámenes preocupacionales;
Preparación del plan de salud, es decir cada año se realizan campañas de prevención de
enfermedades de transmisión sexual, para todo el personal;
Vigilar por la salud de los trabajadores, facilitando citas para ser atendidos por cualquier
circunstancia que se presente.
Colaboración en el control médico del personal que sale de la empresa, realización del
examen post ocupacional, para determinar en que condiciones de salud deja la empresa.
Presentación de la información periódica de las actividades realizadas. (Castillo, 2013)
El departamento médico está cumpliendo con sus funciones establecidas, tomando en cuenta la
responsabilidad de la empresa ante sus empleados.
MENSAJERO / ARCHIVADOR
Reporta a: Departamento Financiero, Departamento Operaciones y Departamento
Administrativo.
Funciones:
Manejo de archivo del personal de la empresa.
Recepción de documentos de personal y archivar en cada carpeta de acuerdo al proyecto
que pertenezca
Todo trámite de la compañía es entregado a la Asistente contable 2, para que coordine
la ruta diaria del mensajero en relación a:
o Bancos:
Realizar cobros a clientes
Depositar los valores recaudados.
Certificar cheques
Dejar y retirar todo tipo de documentos en bancos de la compañía.
42
o Entidades Públicas:
Dejar y retirar documentos.
Realizar trámites en ventanillas o departamentos (pago de luz , agua, contribuciones,
trámites legales en el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, policía, trámites
administrativos en el SRI, Superintendencias, Municipio, etc.).
o Clientes y proveedores:
Dejar y retirar documentos, como facturas, retenciones, etc.
Todo lo demás inherente a su función que no esté descrito. (Castillo, 2013)
El mensajero, cumple con todas las disposiciones que le compete, tomando en cuenta la
importancia que acarea cada una de ellas.
Este departamento está dirigido por el jefe de talento humano, el cual tiene a su cargo varios
procesos, a este departamento llega un requerimiento de necesidad de personal para cubrir los
puestos, en los diferentes proyectos de la empresa: Grupo el Comercio, Azulec, Madevall,
Maxipan- Carbonel, Centro Comercial El Recreo, Remodularsa, Ibersur, Fundación Alternativa.
Se precede con el:
Reclutamiento.- surge la necesidad de cubrir un puesto de trabajo, por ende se solicita
mediante un requerimiento, al nuevo personal, se procede a recibir prospectos de personal
que quiera pertenecer a la empresa.
Selección.- el personal que ingresa a prestar servicios en la empresa, está sujeto a una serie
de procedimientos, se analiza diferentes currículos vitae, tomando en cuenta que posean
experiencia en servicios de seguridad.
Inducción.- indicaciones generales y específicas de la forma como se debe proceder en cada
puesto de trabajo, la normativa interna y el comportamiento con los clientes
Contratación.- el personal seleccionado debe presentar cierta documentación con la cual
acredite la veracidad de la información dada a la empresa:
Croquis de la ubicación domiciliaria
Documentos que prueben su estado civil, cargas familiares y otros.
43
Certificados de experiencia laboral, caso contrario documento que pruebe
que ha estado en el servicio militar.
Certificado medico
Certificado de cursos y capacitación recibidas entre ellas la más importante
el curso de Gypasec dado por el Gobierno,
Certificados de preparación académica
Luego de esto se procede a suscribir un contrato a plazo fijo con periodo de prueba, aviso de
entrada de afiliación al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, y demás afiliaciones a
seguros privados que posee la empresa, todo esto por beneficio del personal.
Pero sus labores no terminan ahí:
El jefe de recursos Humanos debe preparar de forma anual el plan de capacitaciones y de
avaluaciones de desempeño.
44
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO DE AUDITORIA
Antes de ingresar a dar un concepto de Auditoría de Gestión, se hablara de los antecedentes
históricos, desde los tiempos medievales hasta la Revolución Industrial ,en el desarrollo de la
Auditoría, el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas por compra y venta,
cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir operaciones
fraudulentas, la contabilidad se modifica el avance de la tecnología hace que las empresas
crezcan en tamaño, y se realizaba una declaración del auditor. La Auditoría amplía su estudio y
motivado por las exigencias sociales y de la tecnología pasa a ser un elemento vital para la
gerencia a través de la cual puede medir la eficacia, eficiencia y economía con lo que se
proyectan los ejecutivos.
La Auditoría de Gestión aplicada al talento humano surgió de la necesidad para medir y
cuantificar los logros alcanzados por la empresa SEGDEFENSA CIA LTDA, en un período de
tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la
Institución para lograr un mejor desempeño y productividad.
2.1. Concepto de Auditoria
Auditoría es sinónimo de “examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y
obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, entre otros, aunque todos ellos
tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, se diferencian en función
de su finalidad económica inmediata. (Blanco Luna, 2003)
En si la auditoria, significa verificar que la información financiera, operacional y administrativa
que se presenta es confiable, veraz y oportuna, para obtener y evaluar de manera objetiva las
evidencias mediante un proceso sistemático, con el objeto de emitir un informe que pueda servir
a terceros para tomar decisiones, para realizarla se utilizan técnicas de revisión y verificación
idóneas; con ellas se planifica el trabajo de auditoría y se establecen programas y
procedimientos documentados en los Papeles de Trabajo.
45
2.2. Importancia de Auditoria
La auditoría es una técnica fundamental para el desarrollo y crecimiento de cualquier empresa,
ya que permite evaluar, verificar, controlar, organizar y establecer criterios, a fin de emitir un
informe que permita una toma de decisiones adecuada sobre posibles errores a futuro y poder
dar soluciones a los problemas que se presentan actualmente, mediante la formulación de
conclusiones y recomendaciones, se lograra un perfeccionamiento y desarrollo ordenado para
las empresas y organizaciones. Gracias a las auditorías se puede identificar los errores existentes
y se puede enmendar a tiempo cualquier falla en la ejecución de la estrategia, para tomar
medidas que permitan retomar el camino correcto en la empresa. (Cook, 2000)
Es muy beneficioso para las empresas realizar una Auditoría ya que le permite:
- Identificar los riesgos que posee la empresa.
- Detectar amenazas y debilidades.
- Otorgar confianza a los directivos, integrantes y clientes.
- Prevenir errores y fraudes dentro de la empresa.
- Proporcionar una mejora continua a la empresa.
Los dueños de una empresa se verán obligados a realizar una auditoría, cuando dentro de ella
existan:
- Resultados que no coinciden con los objetivos de la compañía.
- Gastos excesivos
- Incumplimiento de proyectos
- Disconformidad de los clientes
- Alta rotación de recursos humanos
Por eso, es recomendable realizar una auditoria por año a fin de mantener un control regular
sobre los procesos de gestión en la empresa, permitiendo un crecimiento ordenado que garantice
la estabilidad de la organización a largo plazo.
46
Figura 2.1 Clases de Auditoria
En: (Yaucán, 2015)
2.3. Clases de Auditoria
CLASES DE
AUDITORIA
CONTROL INTERNO
2.3.2
FINANCIERA
2.3.1
GESTIÒN
2.3.5
CUMPLIMIENTO
2.3.3
OPERATIVA
AMBIENTAL SISTEMAS
FORENSE
OTRAS
2.3.4
47
Figura 2.2 Auditoria Financiera
En : (Financiera, 2011)
2.3.1. Auditoría Financiera
2.3.1.1. Concepto
Es un examen objetivo total o parcial de la información financiera, utiliza diferentes medios
para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.
La Auditoría Financiera informará respecto a un período determinado, sobre la razonabilidad de
las cifras presentadas en los estados financieros de una empresa, ente contable, programa o
proyecto; concluirá con la elaboración de un informe profesional de auditoría, en el que se
incluirán las opiniones y recomendaciones correspondientes. (Alvin A, 2007)
Por eso se podrá definir que la información confiable, veraz, oportuna y completa; adquiere
poder, para cambiar cosas y situaciones; para tomar mejores y bien soportadas decisiones, ayuda
en la obtención y proporcionamiento de información contable-financiera, como base para
conocer la marcha y evolución de la organización como punto de referencia para guiar su
destino y para cumplir los objetivos a largo plazo.
2.3.1.2. Importancia
Esta auditoria es importante ya que hace posible que el auditor exprese una opinión sobre si los
estados financieros están preparados, de acuerdo con un marco de referencia de información
financiera aplicable.
48
2.3.1.3. Fases de auditoría Financiera
Las fases para realizar una auditoría financiera son las siguientes:
Fase 1.- Planificación Inicial
En esta etapa obtenemos o actualizamos nuestros conocimientos sobre el cliente y su entorno
económico y de control, que finaliza con la elaboración de un plan de trabajo basado en este
conocimiento del cliente y su negocio, y por tanto en el conocimiento del nivel de riesgo
existente, de forma que el trabajo se centrara en aquellas áreas de los estados financieros
auditados donde la posibilidad de que exista un error importante sea mayor.
La planificación inicial está compuesta de las siguientes subfases:
- Carta de encargo.
- Aprendizaje o actualización de las particularidades del cliente y su entorno económico.
- Revisión analítica general de los estados financieros y otra información financiera de
interés.
- Determinación de cifras de importancia relativa.
- Memorándum de planificación de la auditoría.
Fase 2.- Análisis del riesgo
En esta fase se identifica el riesgo de que se produzcan errores en las distintas áreas de los
Estados financieros a auditar, de modo que podamos concentrar nuestro trabajo en aquellas
áreas que, además de ser la más significativa, sean las que mayor riesgo tengan.
Las comprobaciones que el auditor va a realizar sobre los estados financieros van a cubrir un
porcentaje de la totalidad de documentos, transacciones, hechos económicos, etc., en los que la
empresa se ha desenvuelto durante el ejercicio económico; no analizamos, por tanto, la totalidad
de la información económica sobre la empresa, es decir, debemos diseñar un plan de trabajo
basado en comprobaciones parciales que nos permita asegurar que los estados financieros están
de acuerdo con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados. Si
concentramos nuestro trabajo en las áreas más importantes, y dentro de estas áreas en las más
conflictivas, el conocimiento final que obtendremos de los estados financieros será mejor y
razonable.
49
Esta fase se divide en las siguientes subfases:
- Identificación de los epígrafes de los estados financieros más importantes.
- Identificación de los sistemas que afectan a las áreas más significativas de los estados
financieros.
- Evaluación preliminar del riesgo.
Fase 3.- Ejecución del trabajo
En esta etapa se pueden realizar diferentes actividades, aquí empieza ya el análisis la
investigación y sobre todo la obtención de la información para sustento del criterio del auditor.
- Elaboración de los programas de trabajo.- Estas pruebas serán recogidas en un
programa de trabajo independiente para cada área de los estados financieros.
- Ejecución de los programas de trabajo.- con una clara evidencia en nuestros
papeles de trabajo, la opinión que vayamos a emitir en nuestro informe.
Fase 4.- Resultado Final
Una vez finalizados todos los procedimientos de auditoría, vamos a realizar un papel de trabajo
donde resumiremos todos los aspectos más significativos surgidos en la auditoría.
El contenido mínimo de este memorándum debe ser el siguiente:
- Antecedentes con la descripción del trabajo realizado.
- Comentarios generales sobre la devolución de la cuenta de pérdidas y
ganancias.
- Temas importantes de auditoría
- Resumen de los ajustes detectados que no son significativos individualmente
- Conclusión.
Ya solo nos queda emitir nuestro informe, que acompañara a los estados financieros auditados.
50
Figura 2.3 Flujograma Auditoria Financiera
En: (Yaucán, 2015)
Este Flujograma representa gráficamente procesos de la a auditoría financiera, es la forma o
el orden cono va irse realizando.
2.3.1.4. Flujograma de Procedimientos
51
2.3.2. Auditoria de Control interno.
2.3.2.1. Concepto
Es la valoración de los controles internos realizada por la administración y la obligación de esta
de hacer una declaración explícita respecto de la misma
La auditoría del Control Interno surge desde la necesidad de evaluar el proceso de la
administración en controlar las actividades pues es fundamental para el logro de objetivos
propuestos, por ende es la base para que la empresa alcance en forma ascendente los procesos y
procedimientos productivos para la toma de decisiones.
2.3.2.2. Importancia
La auditoría del Control Interno tiene una gran importancia ya que permite valorar las fortalezas
y debilidades encontradas en el sistema, el auditor puede determinar las pruebas a realizar, la
extensión de las mismas y la oportunidad en que estas deban ser practicadas. A través de esta el
auditor podrá definir el grado de confianza del control interno.
2.3.2.3. Fases
Existen cinco fases principales qué completar. Cada fase está diseñada para asegurar que el
sistema establecido está funcionando de la manera que debería.
Analizar
La primera fase de evaluación de los controles internos es analizar el ambiente de control dentro
de la organización. El ambiente de control de una compañía se define como aquello que fija el
tono de una compañía. Es el primer paso de cada sistema de control interno e incluye la filosofía
y las actitudes del gerenciamiento así como también cómo opera la organización. También
incluye cómo conduce una compañía la delegación de tareas y autoridad y sus valores éticos.
Riesgos
La segunda fase es evaluar los riesgos de la organización. En esta fase, una compañía evalúa
cada actividad y proceso buscando riesgos potenciales. La compañía luego prioriza estos riesgos
listándolos en orden, comenzando con actividades que tienen mayores riesgos a actividades que
contienen pequeños riesgos. Un riesgo común normalmente descubierto trata con la separación
de tareas. Este es un concepto importante que ayuda a las compañías a evitar el fraude
separando tareas de contabilidad entre varios empleados.
52
Salvaguardas
La tercera fase está diseñada para crear e implementar maneras de evitar los riesgos
descubiertos. Para hacer esto, las compañías toman cada riesgo e implementan actividades y
procedimientos diseñados para ayudar a minimizar los riesgos. Durante esta fase, las compañías
también revisan todas las actividades de control dentro de la compañía. Las compañías
determinan si existen actividades que pueden eliminar, modificar o crear.
Comunicación
La comunicación es la cuarta fase en la evaluación de un sistema de control interno. Esta fase
consiste en comunicar la nueva información como corresponde y apropiadamente. Las
compañías deben tener buena comunicación entre la gerencia, los empleados y los dueños. La
compañía debe comunicar los cambios efectuados de modo que los empleados y gerencia se
adhieran a las nuevas políticas y procedimientos diseñados.
Monitoreo
La fase final de un sistema de control interno es monitoreo periódico. Esto debe conducirse al
menos una vez por año para asegurar que el sistema esté operando eficientemente y que los
riesgos estén siendo evitados mediante las actividades y procedimientos implementados.
Muchas compañías contratan un auditor anualmente para verificar sus sistemas de control
interno por esta razón. (Jennifer, 2010)
2.3.3. Auditoria de cumplimiento
2.3.3.1. Concepto
La Auditoría de Cumplimiento es la comprobación o examen de las operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado
conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son
aplicables. Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos que soportan legal,
técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos
utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables
y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de
los objetivos de la entidad.
53
2.3.3.2. Importancia.
La importancia de esta auditoria es para asegurar que las operaciones de la entidad se conducen
de acuerdo con las leyes y reglamentos., para controlar sus responsabilidades de la prevención y
detección de incumplimiento:
Vigilar las regulaciones legales y asegurar que los procedimientos de operación estén
diseñados para cumplir estas regulaciones.
Instituir y operar sistemas apropiados de control interno.
Desarrollar, hacer público, y seguir un código de conducta empresarial.
Asegurar que los empleados están apropiadamente entrenados y comprenden el código de
conducta empresarial.
Vigilar el cumplimiento del código de conducta y actuar apropiadamente para disciplinar a
los empleados que dejan de cumplir con él,
Contratar asesores legales parar auxiliar en la vigilancia de los requisitos legales.
Mantener un compendio de las leyes importantes que la entidad tiene que cumplir dentro de
su industria particular.
2.3.3.3. fases
Planeación de la auditoria
Identificación de las leyes y regulaciones que debe cumplir la entidad:
Factores económicos generales, condiciones importantes que afectan las actividades del
cliente y de la entidad.
El negocio de la entidad - productos, mercados, proveedores, gastos, operaciones
Desempeño financiero - factores concernientes a la condición financiera de la
Entorno para informes - influencias externas que afectan a la administración en
la preparación de los estados financieros.
Legislación
54
Procedimientos de auditoria
Después de obtener la comprensión general, el auditor deberá desarrollar procedimientos para
ayudar a identificar casos de incumplimiento con aquellas leyes y reglamentos aplicables a la
entidad.
El auditor deberá obtener evidencia suficiente y apropiada sobre el cumplimiento con aquellas
leyes y reglamentos que el auditor generalmente reconoce que le son aplicables a la entidad.
Cuando el auditor considera que la información concerniente a un posible caso de
incumplimiento, debería obtener una comprensión de la naturaleza del acto y las circunstancias
en las que ha ocurrido, y otra información suficiente para evaluar el posible efecto sobre la
entidad.
Cuando se considere la existencia de haber incumplimiento, se tendrá que documentar los
resultados y discutirlos con la administración. En dichos resultados incluye copias de registros
de información y la elaboración de minutas de las conversaciones, si fuera apropiado.
Informe sobre incumplimientos
El auditor debe elaborar un borrador, tan pronto sea factible, y debe comunicar al comité de
auditoría, al consejo de directores y ejecutivos, u obtener evidencia de que están
apropiadamente informados, respecto del incumplimiento que llame su atención. Sin embargo,
no necesita hacerlo así para asuntos que son claramente sin consecuencia o triviales que puedan
llegar a un acuerdo por adelantado sobre la naturaleza de los asuntos que deberán comunicarse.
Si el auditor concluye que el incumplimiento tiene un efecto sustancial sobre los estados
financieros u otros aspectos importantes de la auditoría integral, y no ha sido apropiadamente
reflejado en los estados financieros, deberá expresar una opinión con salvedad o una opinión
adversa, bien sea sobre los estados financieros o exclusivamente sobre el cumplimiento de leyes
y regulaciones importantes.
55
Retiro del trabajo
El auditor establece que el retiro del trabajo es necesario cuando la entidad no toma acción para
el remedio que este, considere necesario en las circunstancias, aun cuando el incumplimiento no
sea de importancia relativa para los estados financieros o para la marcha de la sociedad.
2.3.4. Otras Auditorias
2.3.4.1.Auditoría Operativa
Concepto
Consiste en el examen de los métodos, los procedimientos y los sistemas de control interno de
una empresa u organismo, público o privado; es decir se fundamenta en analizar la gestión.
A la auditoría operativa la podemos definir también, como la revisión sistemática de las
actividades de una entidad, efectuada por personal cualificado con el propósito de valorar la
eficiencia, eficacia y economía, en el cumplimiento de los objetivos, no está regulada por la ley,
ya que su objetivo es verificar la eficiencia de la gestión empresarial; su examen va más allá de
los estados financieros, y los resultados de la actuación del auditor son para uso interno y
privado.
56
Figura 2.4 Diferencias entre Tipo de Auditores.
En: (Yaucán, 2015)
Auditor externo o legal Auditor interno Auditor operativo
Es un profesional
independiente y
reconocido, con
formación solvente y
probada.
Mantiene relación laboral
dependiente de la
empresa.
Es un profesional no
sometido a norma legal.
Emite dictamen.
Competencia profesional
atestiguada con titulación
académica.
Profesional con
experiencia en
organización.
Tiene responsabilidad
frente a terceros: civil,
penal y profesional.
Informa y recomienda. Propone modificaciones.
Analiza los estados
contables y emite opinión
sobre su razonabilidad.
Responde, frente a la
organización de que
depende, del trabajo
realizado.
Responde frente al que le
contrató.
Aplica normas y principios
generalmente aceptados.
Evalúa el sistema de
control interno y propone
mejoras para la
consecución de los
objetivos.
Analiza la organización y
establece mejoras
eficientes.
Se acoge y lo ampara el
secreto profesional.
Carece de normas
generalmente aceptadas;
las establecen las
organizaciones en función
de los objetivos.
Aplica técnicas de
organización y su
experiencia.
Emite un informe breve y
sintético, según modelos
preestablecidos.
Sólo depende de su propia
ética profesional.
Depende de su propia
ética profesional y del
acuerdo firmado.
El informe tiene efectos
frente a terceros.
Emite informes extensos y
descriptivos del control
interno, con propuestas de
mejora.
Emite informes a la
Dirección con las
acciones a llevar a cabo.
Realiza su actividad
puntualmente y en cortos
periodos de tiempo dentro
del ejercicio contable.
El informe es de utilidad
interna.
El informe es de uso
exclusivo de la Dirección.
Realiza su actividad de
forma continuada durante
todo el ejercicio contable
Realiza su actividad
puntualmente y en un
periodo de tiempo
adecuado.
57
Importancia
Esta auditoria es importante por aquí se investigan, revisan y se evalúan todas las áreas
funcionales de la empresa, para poder determinar la existencia de controles adecuados, y si estos
permiten operar con eficiencia, sobre todo para poder disminuir costos e incrementar la
productividad de la empresa
La auditoria operativa necesita determinar la eficiencia en el logro de los objetivos pre-
establecidos y busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.
Fases
Fase I.-Etapa preliminar o de planteamiento
En esta etapa se identifican las áreas críticas, se evalúa el nivel riesgo, programaos la obtención
de la evidencia necesaria para sustentar el criterio del auditor, esta planeación puede varias de
acuerdo al tamaño de la entidad.
En esta fase se toma en cuenta:
El conocimiento del ente contable
Las fuentes de información
Los componentes del control de interno
Establecimiento de objetivos
Fase II.- Etapa de ejecución.
En esta etapa se obtiene la evidencia, se formulan las observaciones y recomendaciones, se dan
soluciones y alternativas sobre áreas y procesos auditados, todo esto es para la obtención de
evidencia suficiente, competente y pertinente que demuestra la relevancia de los criterios del
auditor.
58
Figura 2.5 Auditoria Forense.
En: (LLC, 2012)
Fase III.- etapa de elaboración y presentación del informe
El informe final de auditoria es un documento en el cual se exponen las observaciones,
conclusiones y recomendaciones, basándose en la evidencia obtenida, a lo largo del examen de
auditoria con el objetivo de brindar suficiente información acerca de los desvíos o
deficiencias relevantes, así como recomendar mejorar el manejo de las actividades y como
ejecutar las operaciones dentro de la empresa.
2.3.4.2.Auditoría Forense
Concepto
Cuando en la ejecución de labores de auditoría (financiera, de gestión, informática, tributaria,
ambiental, gubernamental) se detecten fraudes financieros significativos; y, se deba
(obligatorio) o desee (opcional) profundizar sobre ellos, se está incursionando en la denominada
auditoría forense.
Esta auditoria también evalúa los estados financieros de las empresas, igual que la auditoría
financiera detecta errores significativos, que pueden ser determinados como fraudes
financieros dentro de la organización, esta hace un análisis más profundo para detectar las
causas en donde se originaron, dichas malversaciones.
59
Importancia
La auditoría forense surge como alternativa para combatir la corrupción y particularmente para
atacar uno de los elementos que más la favorecen: La impunidad.
En nuestro medio son comunes los fraudes y/o siniestros estatales y corporativos, robos,
desfalcos y otros conflictos donde se requiere la ayuda de un auditor forense, para contribuir a la
resolución de estos litigios.
Esta auditoria es importante aplicarla después de realizar una auditoría financiera, ya que esta
solo arroja la evidencia de que se hizo un fraude, pero la auditoria forense podría determinar
quién hizo el fraude.
Fases
La planeación.- en esta etapa se desarrollan las estrategias para la ejecución de la auditoria,
por ende se la debe realizar de manera adecuada y exhaustiva.
Se debe considerar:
El conocimiento de la entidad.- actividad principal, estructura, ambiente ético, y otros
aspectos generales de la empresa, esto permite identificar y evaluar el riesgo.
Trabajo de campo.- en esta etapa así como en las otras auditorias es la ejecución de la
auditoria es decir, aquí se elabora los papeles de trabajo con todas las técnicas y
procedimientos adecuados, para ir determinando hallazgos, cuyas evidencias ayuden a
fortalecer el criterio u opinión del auditor.
Comunicación de resultados.- esta se hace es a través del informe de hallazgos el cual
debe contener las siguientes características:
- Objetividad.- los comentarios se presentarán de manera veraz, objetiva, imparcial y
clara e incluirá información precisa sobre el asunto principal, de manera que
proporcione a los usuarios del informe una perspectiva apropiada.
60
- Precisión.- En la presentación de sus hallazgos, el auditor debe adoptar una posición
equitativa e imparcial, puesto que un solo desacierto puede poner en tela de juicio su
total validez.
- Respaldo adecuado.- Los resultados presentados en los informes, estarán totalmente
respaldados con la suficiente evidencia obtenida.
- Claridad.- Para que se comunique con efectividad, los resultados del informe se
presentarán en forma clara y simple de manera que todos los que requieran de este
documento puedan entender. (LLC, 2012)
2.3.4.3.Auditoría de Sistemas
Concepto
En esta modalidad podemos incluir lo que se conoce por auditorías especiales, como la auditoría
medioambiental, auditoría informática y otras formas que empiezan a tomar nombre
(económico-social, ética y otras). Especial relevancia ocupa la auditoría medioambiental, debido
a la creciente conciencia social sobre asuntos relativos a la conservación y preservación de la
calidad medioambiental ya que se trata de uno de los condicionantes actuales de la actividad
humana que no había en épocas pasadas. (Muñoz, 2002)
En este sentido, una de las contingencias que ocupa un lugar más significativo en las empresas
es, precisamente, la de tipo medioambiental, debido a las presiones sociales, a las propias
administraciones con legislaciones cada vez más rígidas, a los consumidores que exigen mayor
calidad y al personal de las empresas por motivos de seguridad.
61
Figura 2.6 Auditoria de Sistemas
En: (Yaucán, 2015)
Figura 2.12 Diferencias entre Tipo de Auditores.
Adaptado:
La auditoría de sistemas, nos ayuda a mantener un control especializado, de las normas, técnicas
y procedimientos, para lograr una confiabilidad, seguridad y confidencialidad de la información
existente en los sistemas de las empresas, ya que esta es muy delicada e importante para el
desempeño empresarial.
Dado que el proceso de información de una entidad está condicionado a los sistemas
informáticos, se hace necesario el análisis de los mismos mediante lo que se conoce como
auditoría informática, que es la revisión técnica, especializada y exhaustiva que se realiza a los
sistemas computacionales, software e información utilizados en una empresa, sean individuales,
compartidos y/o redes, así como sus instalaciones, telecomunicaciones, mobiliario, equipos
periféricos y demás componentes, todo esto se hace para evaluar el uso adecuado de los
sistemas para el correcto ingreso de los datos, el procesamiento adecuado de la información y la
emisión oportuna de sus resultados en la institución, incluyendo la evaluación en el
cumplimiento de las funciones, actividades y operaciones de funcionarios, empleados y usuarios
involucrados con los servicios que proporcionan los sistemas a la empresa.
Auditoria de
Sistemas Evalúa
Normas.
Controles, técnicas
y procedimientos
Para lograr
Confiabilidad,
Seguridad,
Confidencialidad
de la información
y oportunidad
Es una rama
especializada de
la auditoria
62
Objetivos
- Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o computarizados
diseñados e implantados.
- Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados
- Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información
mediante la recomendación de seguridades y controles.
- Conocer la situación actual del área informática y las actividades y esfuerzos necesarios
para lograr los objetivos propuestos.
- Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones.
- Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización.
- Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informático.
- Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de información.
- Decisiones de inversión y gastos innecesarios.
- Capacitación y educación sobre controles en los Sistemas de Información
Fases.
Alcance:
Apoyo al revisor fiscal en la elaboración de la propuesta, identificando los procesos de
TI y SI relevantes. Determinar el nivel de complejidad de los sistemas
Identificar y evaluar el riesgo de TI :
En empresas con sistemas complejos:
o Evaluar y documentar la efectividad de los sistemas.
Diseño de la respuesta de auditoría:
o Apoyar la discusión del equipo de auditoría •
o Establecer conjuntamente objetivos, alcances, estrategias y enfoques de la
Auditoria de Sistemas.
63
Figura 2.7 Auditoria de Ambiental
En : (Ambiental, 2000)
Obtener evidencia de auditoría:
o Diseñar y ejecutar los procedimientos de auditoría que resulten aplicables.
Validar resultados.
Formar una opinión:
o Evaluar con el equipo de auditoría los resultados de auditoría (efecto sobre la
opinión)
Informe: Preparar el informe
2.3.4.4.Auditoría Ambiental
Concepto
La auditoría ambiental como herramienta de gestión comprende una evaluación sistemática,
documentada, periódica y objetiva de la eficacia de la organización del sistema de gestión y de
los procedimientos destinados a la protección del medio ambiente, que tiene por objeto facilitar
el control ambiental y la adecuación de las políticas ambientales de la empresa con la finalidad
de minimizar los efectos ambientales, así como la minimización de recursos y energía, con
criterios de desarrollo sostenible.
64
La Ley de Gestión Ambiental en el Ecuador define a la Auditoría Ambiental como el conjunto
de métodos y procedimientos de carácter técnico que tienen por objeto verificar el cumplimiento
de las normas de protección del medio ambiente en obras y proyectos de desarrollo y en el
manejo sustentable de los recursos naturales. Forma parte de la auditoría gubernamental.
(Didáctica, 2009)
El medio ambiente merece ser protegido, ahí radica la importancia de la auditoría ambiental,
con esto podemos determinar cuánto afecta el crecimiento empresarial a la naturaleza, mediante
esto nos permite definir normar y procedimientos que regulen esta afectación.
Importancia
La importancia de Auditoría Ambiental radica en la ejecución de programas ambientales que
permitan contribuir a la mejora y conservación del entorno, mejorar las relaciones ecológicas
del hombre y el medio ambiente, pues permite identificar situaciones que son posibles de
mejorar.
El uso de esta herramienta permite aumentar el conocimiento ambiental de los operadores sobre
los impactos que podría generar su actividad, le permite evaluar la efectividad de las medidas de
control y mitigación y en definitiva minimizar los riesgos ambientales y las contingencias
legales.
El proceso de auditoría ambiental
Consta de tres etapas generales:
Pre-auditoria.-etapa en la cual se planea la realización de la auditoria en todas sus partes;
a) Auditoria.- etapa que consta de la ejecución de acuerdo al plan realizado y
b) Post-auditoria.- etapa de realización de los compromisos contraídos por la empresa
auditada y el cierre de los trabajos de auditoria.
65
Figura 2.8 Auditoria de Gestión
En : (Virtuales, 1999)
2.3.5. Auditoría Gestión
Concepto
La Auditoría de gestión, es el examen sistemático y profesional que lo realiza un equipo
multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los
objetivos y metas , programas, proyectos u operaciones, para poder determinar el grado de
economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los
servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socioeconómico derivado de sus actividades,
con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la
dirección.
El maestro Joaquín Rodríguez Valencia señala, que "El padre de la administración, Henry
Fayol, mencionó que "el mejor método para examinar una organización y determinar las
mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la
organización, el mando, la coordinación y el control están siendo atendidos", o sea, si la
empresa está bien administrada.
66
Figura 2.9 Flujograma de Auditoria de Gestión
En: (Yaucán, 2015)
Flujograma de procedimientos
67
En este flujograma se detalla paso a paso los procedimientos que se van a realizar en esta
auditoría de gestión, tomando en cuenta todos los aspectos fundamentales para su aplicación.
Importancia
Es importante porque constituye una herramienta para impulsar el crecimiento de las
organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere de un estudio más
profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos,
como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo, realizar un
análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.
Para esto se plantean objetivos congruentes cuya cobertura encamine las tareas hacia resultados
específicos.
Objetivos
La auditoría de gestión formula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos,
gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han
utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas, controles
operativos y acción correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y
posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración.
Para esto se aplican ciertos criterios:
- De control.- destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y evaluar
el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
- De productividad.- encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida
por la administración.
- De organización.- determinan que el curso de auditoria apoye la definición de la
estructura, competencia funciones y proceso a través de manejo eficaz de la delegación
de autoridad y el trabajo en equipo.
68
- De servicio.- representan la manera en la que la auditoria puede constatar que la
organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente
con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
- De calidad.- dispone que la auditoria tienda a elevar los noveles de actuación de la
organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios
altamente competitivos.
- De cambio.- transforman la auditoria en un instrumento que hace más permeable y
receptiva a la organización.
- De aprendizaje.- permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus expectativas y las
capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
- De toma de decisiones.- traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoria
en un solo instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización. (Franklin
F, 2007)
En si podemos decir que la Auditoría de Gestión ayuda a la administración a:
Reducir los costos.
Aumentar utilidades.
Aprovechar mejor los recursos humanos y materiales.
Mejorar la calidad del servicio
Acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia.
Buscando siempre un perfeccionamiento continúo de los planes de acción y procedimientos,
para lograr los objetivos para los que fue creada la empresa.
69
Alcance.
En la Auditoría de Gestión “puede alcanzar un sector de la economía, todas las operaciones de
la entidad inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operación, programa, sistema o
actividad específica” (Maldonado M. , 2006)
“AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO Y
SERVICIO QUE BRINDA LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA, EN EL PERIODO
COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013”
Tanto en la administración como el personal que lleva a cabo la auditoría deben estar de
acuerdo en cuanto al alcance en general, si la auditoría incluye una evaluación detallada de cada
aspecto operativo de la organización, es decir que el alcance debe tener presente:
Satisfacción de los objetivos institucionales.
Nivel jerárquico de la empresa.
La participación individual de los integrantes de la institución.
De la misma forma sería oportuno considerar en la Auditoría de Gestión, por la amplitud del
objetivo de esta revisión:
Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislación, política y procedimientos
establecidos por los órganos y organismos del país.
Eficiencia y Economía: Involucra la utilización del personal, instalaciones, suministros,
tiempos y recursos financieros para obtener máximos resultados con los recursos
proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible.
Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se
proporcionan los recursos.
Salvaguarda de Activos: Contempla la protección contra sustracciones, obsolescencia y
uso indebido.
Calidad de la Información: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la
suficiencia y la credibilidad de la información, tanto operativa como financiera.
70
El alcance de la auditoría de gestión alcanza a validar todas las operaciones y procedimientos de
la entidad y su oportunidad de mejora enfocándose en la eficiencia, eficacia, economía, calidad
de la información, y cumplimiento de leyes, procedimientos y políticas. (Gonzalez, 2006)
2.3.5.1.Fases
FASE I: Planificación
Consiste en obtener un conocimiento integral de la entidad, dando mayor importancia a su
actividad principal, esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de
resultados de auditoría a un costo y tiempo razonable.
La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo
por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la
entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes
determinados, los procedimientos de auditoría, los responsables y las fechas de ejecución del
examen, también debe preverse la determinación de recursos necesarios tanto en número como
en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial
énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados, finalmente los resultados de la auditoría
esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de las oportunidades de mejora de la entidad
cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados.
Actividades
Las tareas típicas son:
a. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y
visualizar el funcionamiento en conjunto.
Se ingresa a las instalaciones de Segdefensa, se observa el modo de funcionamiento, y las
personas que la integran, solicitamos una reunión con gerencia, para que pueda tener
constancia de lo que se va a realizar dentro de la empresa, para que ordene al personal
facilitar toda la información, que se necesite por motivos de este examen de auditoria,
específicamente al departamento de Talento Humano y Servicio de la entidad.
71
b. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditorías
anteriores; y/o recopilación de informaciones y documentación básica para
actualizarlos.
No poseen archivos de auditorías anteriores.
c. Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen puntos de
referencia que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus
operaciones, y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las
expectativas.
Se determinó aplicar indicadores de cumplimiento, para las actividades que componen los
procesos del área, evaluada.
d. La revisión de legislación y normativa de la empresa es muy breve y no debe tomar más
de dos días.
Se procede a solicitar la información, a primera instancia todo lo que corresponde a la base legal
de la empresa, se revisa con cautela, y se podrá determinar el grado de cumplimiento legal, en
este caso cumplen con todas las disposiciones legales que rigen a las empresa de seguridad.
e. Evaluación de Control Interno relacionada con el área o componente objeto del estudio
que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes,
y después dela evaluación tendrá información suficiente sobre el ambiente de control,
los sistemas de registro e información y los procedimientos de control.
Se va estructurando los cuestionarios de control interno, los mismos que serán aplicados a los
responsables de los procesos del Área de Recursos Humanos y Servicio de la Empresa.
72
Figura 2.10 Personal de la empresa que interviene en la auditoria
En: (Yaucán, 2015)
f. En base a la información obtenida en la fase anterior, el auditor preparará un
Memorando de Planificación.
Este documento contendrá información de la base legal, direccionamiento estratégico, el alcance
de auditoria, objetivos, etc.
g. Elaboración de programas detallados y flexibles, realizados específicamente de acuerdo
con los objetivos trazados, por cada proyecto a actividad a examinarse. (Maldonado M.
K., 2011)
Se tomó en cuenta formatos preestablecidos
Como en toda actividad los mejores resultados los obtiene el que se sabe que es lo que va a
hacer y cómo ha de hacerlo, es decir quien planea su trabajo.
Planear el trabajo de auditoría es, decidir previamente cuales son los procedimientos de
auditoría que se van a emplear, cual es la extensión que va a darse a esas pruebas, en qué
oportunidad se van a aplicar y cuáles son los papeles de trabajo en que van a registrarse sus
resultados. (I.M.C.P Comision de normas y procedimientos de Auditoría., 2013)
En esta etapa se define en algunos casos el personal que va a intervenir en el trabajo de
auditoría.
PERSONAL DE LA EMPRESA
GERENTE
JEFE ADMINISTRATIVO
JEFE DE OPERACIONES
ASISTENTE DE NOMINA ASISTENTE RECURSOS
HUMANOS
73
Importancia de la Planificación:
La planeación tiene una importancia fundamental en una auditoría específica, ya que es
necesario, aunque resulte obvio, fijar claramente dos situaciones: que el servicio quede
claramente contratado y que se tenga conciencia plena de que se está en actitud de prestarse.
La contratación del servicio implica fundamentalmente la aceptación por parte del
auditor, de la responsabilidad total del trabajo y el conocimiento, por parte del cliente,
del servicio que espera recibir; esto último es particularmente importante ya que no
todas las personas saben ciertamente qué es la auditoría ni qué beneficios reporta.
• Elaboración de la propuesta de auditoria.- donde definirán los objetivos, el precio, el
producto,
• Aceptación del cliente,
• Se elabora el contrato de Auditoria.
PERSONAL DE LA FIRMA AUDITORA
SOCIO DE
AUDITORIA
SUPERVISOR
JEFE DE EQUIPO DE
AUDITORIA
ASISTENTE DE AUDITORIA
AUXILIAR DE AUDITORIA
Figura 2.11 Personal de la empresa Auditora.
En: (Yaucán, 2015)
74
La aceptación del trabajo significa la aceptación de la responsabilidad de desarrollarlo,
es decir, que se está en actitud de llevarlo a cabo tomando en cuenta su independencia
mental frente al cliente en particular y capacidad para resolver el problema específico
que representara la empresa por sus características específicas.
• Se elabora un programa de trabajo preliminar,
• Elaborar el memorando de planificación,
• Carta de requerimientos; y,
• Carta compromiso.
El auditor verificara que tiene independencia mental cuando se cerciore que dentro de la
empresa, o en el grupo de propietarios o administradores no existen, personas con las
que lo una cualquier relación de parentesco o económica, como lo fija el código de ética
profesional, que posea parcialidad en su juicio, y juzgue su capacidad cuando después
de conocer y estudiar las características operativas, mercantiles y jurídicas de la
empresa no las encuentre extrañas por sus conocimientos y practicas anteriores.
FASE II: Ejecución
Objetivo:
En esta etapa es donde se ejecuta la auditoría, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y
se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente
y relevante) basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada programa,
para sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes.
Actividades:
Las tareas típicas de esta fase son:
1. Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente
significativo y escogido para examinarse, comprende la aplicación de las técnicas de
auditoría tradicionales, tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación,
análisis, etc.
75
Programación:
Programas de auditoria para los procesos del Departamento de Recursos Humanos.
• Reclutamiento
• Selección, Inducción y Contratación
• Evaluación de desempeño y Capacitación.
• Gestión a Nomina.
• Servicio que presta la Empresa
2. Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la
planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente,
competente y relevante.
De cada proceso:
• Reclutamiento
• Selección, Inducción y Contratación
• Evaluación de desempeño y Capacitación.
• Gestión a Nomina.
• Servicio que presta la Empresa
3. Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente
examinado, expresados en los comentarios.
Hallazgos de cada proceso:
• Reclutamiento
• Selección, Inducción y Contratación
• Evaluación de desempeño y Capacitación.
• Gestión a Nomina.
• Servicio que presta la Empresa
76
4. Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los papeles
de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Informe de auditoría y carta a gerencia.
Con conclusiones y recomendaciones por procesos, de acuerdo a los hallazgos
encontrados, direccionados a cada departamento o persona responsable.
En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores,
debe realizarse conforme a los objetivos de la planeación; además, es necesario, que el auditor
que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el trabajo para asegurar el
cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados: igualmente se requiere que el
trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor más experimentado.
Elementos fundamentales para realizar la ejecución de auditoria:
Programas de Trabajo.
Es la presentación física y formal de la planeación, porque es una relación estricta y ordenada
de los procedimientos de auditoria.
Según la NIA 1998 dice: El auditor deberá desarrollar y documentar un programa de auditoría
que exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planeados
que se requieren para implementar el plan de auditoría global. El programa de auditoría sirve
como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la auditoría y como medio
para el control y registro de la ejecución apropiada del trabajo. El programa de auditoría puede
también contener los objetivos de la auditoría para cada área y un presupuesto de tiempos en el
que son presupuestadas las horas para las diversas áreas o procedimientos de auditoría. (Cauca,
2012)
77
PROGRAMA DE TRABAJO No 1 REF.
PROCESO:
PERÍODO:
N° PROCEDIMIENTOS
A REALIZARSE
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Figura 2.12 Formato de Programa de Auditoría.
En: (Yaucán, 2015)
Contenido
- Procedimiento.- para describir los más claro y breves posibles.
- Extensión.- que puede incluirse a lo largo del procedimiento.
- Auditor.- asigna el responsable de resolver el punto en particular.
- Tiempo estimado.- donde se anota el tiempo (en horas), que se espera tome la
ejecución.
- Tiempo real.- para anotar el tiempo realmente empleado.
- Variación.- para anotar las desviaciones de los tiempos reales respecto de los estimados
y hacer las explicaciones pertinentes.
Observaciones.- para aclarar aspectos especiales en relación con el trabajo o la cuenta a revisar.
(Mendivil V. M., 1985)
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Evidencia.
La evidencia de auditoria se refiere a la información obtenida de diferentes fuentes, que sirven
de respaldo de las actividades operativas, administrativas, financieras y de apoyo desarrolladas
en la empresa auditada.
Característica
- Suficiente.- Cuando los resultados de una o varias pruebas proporcionan una seguridad
razonable para proyectarlos con un mínimo riesgo, se requiere aplicar el criterio
profesional, ya que esta evidencia es necesaria para sustentar los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones del auditor.
- Competente.- Para ser competente, la evidencia debe ser consistente, convincente,
válida y confiable, indagándose cuidadosamente si existen circunstancias que puedan
afectar estas cualidades, esta se obtiene, de fuentes independientes.
- Relevante.- debe aportar elementos de juicio para demostrar o impugnar un hecho en
forma lógica y convincente.
- Pertinente.- Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. Es decir
debe existir lógica entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de
auditoria.
El auditor necesita apoyarse en evidencias que sean más convincentes que concluyentes; y, con
frecuencia, busca evidencias de diferentes fuentes y de distinta naturaleza para sustentar una
misma aseveración. (De la Peña G., 2009)
La evidencia se va encontrando a los largo de la auditoria, conforme se va analizando y
avaluando cada proceso del área de Recursos humanos.
Clasificación
- Evidencia Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de actividades,
bienes o sucesos se presentan en forma de notas, fotografías, graficas, cuadros, muestras
materiales o mapas.
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- Evidencia Documental: Consiste en información documentada, como la contenida en
cartas, contratos, minutas, registros, facturas y toda clase de comunicación de la
administración relacionados con el trabajo y el desempeño de la empresa.
- Evidencia Testimonial: Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas
durante la aplicación de investigaciones o entrevistas.
- Evidencia Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y separación
de la información en sus componentes; cuyas bases deben ser sustentadas
documentadamente, en caso necesario y especialmente en el deslinde de
responsabilidades administrativas, civiles o penales. (Santillana Gonzales, 2000)
Hallazgos.
Se refieren a posibles deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la
aplicación de procedimientos de auditoría, son los resultados de las actividades de control
realizadas, serán analizados únicamente con las personas involucradas en los hechos
examinados y con las autoridades de la entidad.
Categorización.
- No Conformidad: Incumplimiento de un requisito, este tipo de desviación afecta a
la conformidad del producto o servicio y deben ser resueltas de manera inmediata.
- Desviación: Son incumplimientos como los anteriores pero que no afectan a la
calidad del producto o servicio. Se trata de fallos no sistemáticos
- Observación: Se trata de un hallazgo que no incumple ningún requisito de la
norma, o del que no se tiene una evidencia objetiva.
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Atributos
- Criterio.- Es el estándar (o norma) con que el auditor mide o compara las cifras, las
actividades o el desempeño del ente auditado. El criterio se puede establecer con base
en las leyes y reglamentos, los Principios de Contabilidad Gubernamental o la
normatividad interna del ente auditado (manuales de procedimientos, políticos,
descriptivos, etc.).
- Condición.- Es la determinación objetiva de un hallazgo, como consecuencia de la
aplicación de procedimientos de auditoría; se identifica en la práctica de la revisión y
responde a los objetivos específicos de ésta, en sentido positivo o negativo, según los
estándares establecidos en el criterio. Este atributo está constituido por la observación o
resultado, que puede derivarse de deficiencias de control interno, inobservancia de
normas aplicables, etc., y deberá documentarse con evidencia suficiente y competente.
La evidencia consiste en información y documentación que el auditor fundamenta en la
razonabilidad y confiabilidad de las operaciones financieras y presupuestales del ente
auditado, así como en el grado de cumplimiento de los Principios de Contabilidad
Gubernamental y demás normatividad aplicable.
- Causa.- Es el hecho que origina la observación o resultado; por tanto, el auditor deberá
tener conocimiento del porqué de una condición, a fin de entender la causa del hallazgo
y estar en posibilidad de formular recomendaciones que la administración del ente
auditado pueda atender para prevenir el problema en lo sucesivo. Con base en la
identificación de las causas, se establecerán los lineamientos para formular las
recomendaciones.
- Efecto.- Es la diferencia entre lo que es (condición) y lo que debería ser (criterio). El
auditor deberá determinar el impacto que esa discrepancia tiene en el rubro, programa,
actividad o función auditados. (Bojaca, 2010)
A lo largo del análisis de la base legal, constitución, cumplimiento de leyes, reglamentos, el
direccionamiento estratégico, visión, misión, políticas, principios, valores y la estructura
organizacional, se fueron encontrando varios hallazgos que se irá relacionando con los procesos
evaluados.
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Papeles de trabajo.
El trabajo del Auditor queda anotado en una serie de papeles que constituyen en principio la
prueba material del trabajo realizado; además en ellos se deja constancia de la profundidad de
las pruebas y de la suficiencia de los elementos en que se apoya la opinión, es decir, son
evidencia de la calidad profesional del trabajo.
Estos documentos son de propiedad del auditor, contienen información confidencial, por ende
está obligado a mantener discreción, y no puede revelar dicha información a menos que lo
autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes
respectivas.
Clasificación
- Por su uso.- contienen información útil para varios ejercicios (actas constitutivas,
contratos anuales o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas,
manuales de procedimientos etc.), por su utilidad más o menos permanente a estos
papeles se los conserva en expedientes especiales, siempre y cuando los servicios del
auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
Contienen información útil que va a servir solamente para un ejercicio determinado
(confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo o menores de un año,
conciliaciones bancarias entre otros.) en este caso estos se adjunta al expediente de la
auditoria del ejercicio a que se refieran.
- Por su contenido.- el diseño y contenido de los papeles de trabajo son variados, pero
existen a lo largo del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido está más o
menos definido y que los diferencia de otros. (Mendivil V. M., 1985)
Objetivo de la preparación de los papeles de trabajo.
- Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas.
- Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeño técnico de los
auditores y que otros puedan revisar la calidad de la auditoría.
- Facilitar y servir como evidencia de la supervisión y revisión del trabajo de
auditoría.
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Características de los papeles de trabajo.
- Claros, de forma que no necesiten aclaraciones adicionales, que cualquiera pueda
entender su finalidad, sus fuentes, la naturaleza, alcance del trabajo y las
conclusiones alcanzadas por quien los preparó.
- Completos y exactos, documentan los hechos comprobados, los juicios y
conclusiones y mostrar la naturaleza y alcance de la auditoría.
- Relevantes y pertinentes, incluyen asuntos de importancia para el objetivo que se
pretende alcanzar y deben proveer soporte suficiente y competente para la
formación de una opinión.
- Objetivos, reflejan las actividades, operaciones y los hechos como han sucedido,
siguiendo el criterio de imparcialidad del auditor.
- Ordenados, debe ser archivados bajo un sistema de ordenamiento que reúna las
siguientes características:
o Uniforme
o Coherente
o Lógico
Contenido mínimo de los papeles de trabajo
- Encabezamiento incluirá el nombre de la entidad, ejercicio económico, tipo de
auditoría y área o componente específico, objeto de la auditoría.
- Referencias cada papel de trabajo tendrá su propia referencia, y deberá indicar las
hojas de trabajo relacionadas de acuerdo con un sistema de referencias cruzadas o
correferencias que permita la revisión.
- Identificación de quién preparó el papel de trabajo mediante rúbrica de la persona
que ha contribuido a su elaboración.
- Fuente de donde se obtuvieron los datos.
- Descripción concisa del trabajo.
- Conclusión.
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Índices de referencias (ordenamiento y archivo)
Para facilitar la localización de los papeles de trabajos se marcan con índices que indiquen
claramente la sección de expediente donde debe ser archivado, estos son ordenados de acuerdo
como se presentan, se puede usar números, letras o la combinación de ambos. (Jorge, 2001)
Los índices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este objeto,
números, letras o la combinación de ambos.
La letra o numero Para hojas
PT Papeles de Trabajo
AGP Programa Preliminar
ER Evaluación de Riesgo
HA Hoja de Hallazgos
Marcas de trabajo realizado
Estas se usan para facilitar la transcripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria
de una manera práctica y segura, estas nos ayudan para que ciertos trabajos repetitivos más o
menos constantes y por los cuales se decide, frecuentemente, establecer una marca estándar, es
decir una marca que signifique siempre lo mismo aunque se usen en distintos papeles de trabajo.
Estas aceleran grandemente el proceso de ejecución del trabajo, el de revisión y supervisión el
mismo.
La forma de las marcas deben ser lo más sencilla posible pero a la vez distintiva, de manera que
no haya confusión entre las diferentes marcas que se utilicen en el trabajo, normalmente se
transcriben utilizando color rojo o azul, con el color se logra una identificación inmediata de las
partidas que hubieren sido anotadas.
Técnicas de auditoria
Las técnicas de auditoria son “los métodos prácticos de investigación u prueba que el contador
público utiliza para lograr la información y comprobación necesarias para poder emitir su
opinión profesional” (I.M.C.P Comision de normas y procedimientos de Auditoría., 2013)
Entonces podemos deducir que las técnicas de auditoria son herramientas para realizar el trabajo
del auditor, mediante la aplicación de procedimientos adecuados.
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Clasificación
La Comision de normas y procedimientos de Auditoría propone la siguiente clasificacion:
Estudio General
Análisis
Inspección
Confirmación
Investigación
Declaración y certificación
Observación
Calculo.
- Estudio General.- apreciación y juicio de las características generales de la empresa, a
través de sus elementos más significativos, profundiza en su estudio y la forma en la
que se ha de hacer.
- Análisis.- estudio de los componentes de un todo, para poder determinar conclusiones
respecto de este. Esta técnica se aplica concretamente al estudio de las cuentas o rubros
genéricos de los Estados Financieros.
- Inspección.- es la verificación física de las cosas materiales con las que se generaron las
operaciones. Se aplican al estudio de las cuentas cuyos saldos tienen una representación
material (efectivo, mercancías, bienes, entre otros).
- Confirmación.- es la ratificación por parte de una persona ajena a la empresa, de la
autenticidad de un saldo, hecho u operación, en la que participo y por la cual está en
condiciones de informar válidamente sobre ella.
- Investigación.- es la recopilación de la información mediante pláticas con los
funcionarios y empleados de la empresa. Generalmente se aplica al estudio del control
interno en su fase inicial y de las operaciones que no aparecen muy claras en los
registros.
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- Declaraciones o certificaciones.- es la formalización de la técnica anterior, cuando, por
su importancia, resulta conveniente que las afirmaciones recibidas deban quedar escritas
(declaraciones) y las algunas ocasiones certificadas por una autoridad (certificaciones).
- Observación.- es una manera de inspección, menos formal, y se aplica generalmente a
operaciones para verificar como se realiza en la práctica (como se paga la nómina,
como se efectúa el recuento de los inventarios, entre otros).
- Calculo.- es la verificación aritmética de aquellas cuentas u operaciones que se
determinan fundamentalmente por cálculos sobre bases precisas. (I.M.C.P Comision de
normas y procedimientos de Auditoría., 2013)
Aplicación de Pruebas de la Auditoría de Gestión
Cumplimiento
Las pruebas de control son procedimientos de auditoría para probar la efectividad de las
políticas y actividades de control interno, se aplican para fundamentar el riesgo, de que el
sistema de control interno no evitará que ocurran errores importantes, ni detectará, ni los
corregirá si han ocurrido.
Generalmente, las pruebas de control consisten en la combinación de técnicas de obtención de
evidencia tales como:
- Entrevistas,
- Encuestas,
- Cuestionarios,
- Indagación,
- Observación,
- Rastreo
- Inspección documental,
Puede involucrar otras técnicas de auditoría
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Sustantivas
Las pruebas Sustantivas Son la aplicación de una o más técnicas de auditoría a las actividades,
sistemas o procesos individuales o grupales de control interno, relacionados con el logro de los
objetivos y metas, así como la preservación de los procesos y sistemas que constituyen el objeto
de la auditoría.
Procedimientos de Auditoria.
Conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o
circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen mediante los cuales el
Contador Público obtiene las bases para fundamentar su opinión. (Cook, 2000)
Clasificación
Existen inconvenientes al querer clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio
del auditor definen las técnicas que integran el procedimiento según sea el caso, para obtener
una certeza razonable.
Extensión o alcance de los procedimientos
La extensión se refiere a la amplitud que se da a los procedimientos, es decir la intensidad y
profundidad con que se aplican prácticamente dentro de una auditoria.
El alcance lo determina varios elementos, pero el más importante es el grado de eficacia del
control interno de la empresa. Otros factores que lo determinan son:
El total de partidas individuales que forman la partida total a examinar,
La cantidad de errores localizados al efectuar el examen entre otros.
Oportunidad de los procedimientos
Se refiere al tiempo de aplicación de los procedimientos al estudio de partidas específicas, por
ejemplo la fecha de arqueo de los activos, de solicitud de confirmaciones de adeudos, la fecha
en la que se han de presenciar los inventarios de mercaderías, entre otros.
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Cedulas de auditoria
Analíticas
En las cédulas analíticas, además de incluirse la desagregación o análisis de un saldo, concepto,
cifra, o documento, por revisar, mediante la aplicación de uno o varios procedimientos de
auditoría, se detallan la información con la que se contó, las pruebas realizadas y las
observaciones formuladas, es conveniente que la información y documentación recabada se
clasifique de tal forma que permitan detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes
de las operaciones, y que en ellas se incluyan los comentarios o aclaraciones que se requieran
para su debida interpretación. (Blanco, 2000)
En las cédulas analíticas se incluye, además, el razonamiento de cifras específicas o la
verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas específicas
de detalle o de análisis. Su aplicación parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico;
algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, producción per
cápita, determinación del costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto
autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cédulas se incluyen las observaciones o
irregularidades.
Narrativas
En esta se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (capítulo, concepto o
partida) sujeto a examen; visitas técnicas, preliminares entre otras.
Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores de la operación, así
como su comparación con los estándares del período anterior, con el propósito de que se
detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran de explicación, aclaración
o ampliación de algún procedimiento de auditoría, antes de concluir la revisión. En estas
cedulas se detallan todos los procedimientos que se realizados, es un papel de trabajo que
contiene parte de evidencia encontrada, durante el examen de auditoria.
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Medición de Riesgos de Auditoria
Nivel de
riesgo
Significación
Factores de Riesgo
Probabilidades de
ocurrencia de
errores
Mínimo
No significativo
No existen
Remota
Bajo
Significativo
Existen algunos pero
de menor importancia
Improbable
Medio
Muy
significativo
Existen algunos
Posible
Alto
Muy
significativo
Existen varios y son
importantes
Probable
“El riesgo de Auditoria puede definirse como la posibilidad de emitir un informe de auditoría
incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades significativas que modificarían el
sentido de la opinión vertida en el informe” (Clavijo, 2010)
La realización de una auditoría de gestión siempre estará expuesta a presentar errores y
omisiones que según su importancia podrían llegar a afectar los resultados presentados en el
informe de auditoría, es por esto que en la planificación debe considerarse maneras razonables
para poder identificar errores de importancia relativa, los mismos que pueden ser de tres clases:
Riesgo Inherente
Riesgo de Control
Riesgo de detección
Riesgo inherente
Es el riesgo que se encuentra presente durante todo el desarrollo de la auditoria, se refiere a la
posibilidad de que ocurran errores significativos derivados de las características de la entidad
“El riesgo de auditoría está totalmente fuera de control del auditor, difícilmente se pueden tomar
acciones que tiendan a eliminarlo porque es propio de la operación del ente.”
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
REF. PROCESO:
RESPONSABLE:
AUDITOR:
Período:
No. PREGUNTA RESPUESTA PUNTAJE
OBSERVACIONES SI NO OBTENIDO OPTIMO
TOTALES
Figura 2.13 Formato de cuestionario de Control Interno.
En: (Yaucán, 2015)
Riesgo de Control
La evaluación preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad de control
interno de una entidad para prevenir o detectar y corregir representaciones erróneas de
importancia relativa. Siempre habrá algún riesgo de control a causa de las limitaciones
inherentes de cualquier sistema de control interno.
El auditor es quien determina el riesgo de control para precisar el grado en que los controles
internos permiten evitar o detectar errores importantes, para determinar el riesgo de control el
auditor debe evaluar el diseño de los controles y la efectividad con que estos operan
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Riesgo de detección
El nivel de riesgo de detección se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del
auditor. La evaluación del auditor del riesgo de control, junto con la evaluación del riesgo
inherente, influye en la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos que
deben desarrollarse para reducir el riesgo de detección, y por tanto el riesgo de auditoría, a un
nivel aceptablemente bajo. Algún riesgo de detección estaría siempre presente aún si un auditor
examinara 100 por ciento del saldo de una cuenta o clase de transacciones porque, por ejemplo,
la mayor parte de la evidencia de auditoría es persuasiva y no concluyente. (Cauca, 2012)
El riesgo de control es totalmente controlable por la labor del auditor y depende exclusivamente
de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los procedimientos de auditoría.
FASE III: Comunicación de resultados
Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno,
se prepara un informe final, el mismo que en la Auditoría de Gestión difiere, pues no sólo que
revelará las deficiencias existentes como se lo hace en las otras auditorías, sino que también,
contendrá los hallazgos positivos, pero también se diferencia porque en el informe de auditoría
de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el
precio del incumplimiento con su efecto económico, las causas y condiciones para el
cumplimento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de los recursos de la
entidad auditada.
Actividades
En esta fase, las tareas que se llevan a cabo son las siguientes:
Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los auditores con funciones
de jefe de grupo y supervisor, con la participación de los especialistas no auditores en la
parte que se considere necesario.
Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la
auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es
necesario que el borrador del informe antes de su emisión, deba ser discutido en una
Conferencia Final con los responsables de la Gestión y los funcionarios de más alto
nivel relacionados con el examen; esto le permitirá por una parte reforzar y perfeccionar
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sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que
expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa. (Bojaca, 2010)
Informe
“El informe de auditoría es el producto final del lector”
El informe es un documento escrito realizado por un profesional, ya sea este independiente o un
auditor interno, en donde expresa su opinión, exponiendo los resultados finales de su trabajo,
basándose en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución, con el objetivo de brindar
información necesaria y suficiente a los directivos de la entidad auditada, sobre las deficiencias
o desviaciones más significativas que se presentan el proceso de auditoría, e incluir las
recomendaciones que permitan promover mejoras en la conducción de las actividades u
operaciones del área o áreas examinadas, además el informe de auditoría debe poseer
propiedades adicionales de relevancia, consistencia y comparabilidad.
Cada auditoria obtiene información durante su proceso, todo esto ayuda como evidencia para
elaborar el informe, una vez reunida toda esta evidencia el auditor debe depurar y clasificarla
con profesionalismo, con el fin de obtener las adecuadas conclusiones, con un criterio limitado y
claro tomando en cuenta su experiencia y profesionalismo, ya que al emitir su opinión depositan
su confianza, para que otras personas usen esa información y puedan legalmente exigirle
responsabilidades por esas opiniones.
El Formato general de los informes de auditoría y criterios generales de contenido, debe
ser uniforme, y cumplirse en todas las Auditorías que se realicen.
El informe no debe ser muy corto ni muy largo, debe mantener una descripción lógica y
clara de los temas que han sido auditados, sin embargo se lo puede presentar con unas
síntesis del informe, la cual debe ir en otro color de papel y pueden prepararse dos
juegos; la que consta como parte propia del informe y otra que se anexa a las hojas
sueltas para que el usuario la lleve en forma separada y la lea el momento más propicio.
(Maldonado M. K., 2011)
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Contenido Básico
o Título, destinatario y fecha del informe
o Identificación del tema
o Identificación de la base jurídica para la conducción de la auditoría
o Declaración que la auditoría se ha realizado de acuerdo a estándares y/o la legislación
nacionales o internacional de normas de auditoría
o Descripción de los objetivos y alcance de la auditoría, incluyendo cualquier limitación
sobre estos.
El alcance de la Auditoría es descrito identificando el sujeto examinado, los aspectos
evaluados y describiendo el período cubierto por la auditoría.
o Identificación de los estándares o criterios, en relación con la opinión que ha formulado
el auditor;
o Descripción de los hallazgos y de los resultados que forman la base de la opinión del
auditor; Una discusión de los hechos subyacentes, de las comparaciones con criterios
convenientes y el análisis de diferencias entre lo qué se observa y los estándares de la
auditoría.
o Expresión de la conclusión del auditor relacionada con los criterios sobre los cuales se
basa; y;
o Descripción de las recomendaciones a la entidad auditada.
2.4. Control interno
2.4.1. Concepto
“El Control Interno comprende el plan de organización, métodos y medidas coordinadas que se
llevan a cabo dentro de un negocio con el fin de comprobar la exactitud y confiabilidad de los
datos contables, está formado por todas las medidas que se toman para suministrar a la
administración, la seguridad de que todo está funcionando como debe, de esta manera, podrá
delegar autoridad y responsabilidad para diversas funciones, el “Control Interno” protege a la
empresa contra el fraude, robo, errores e ineficiencias en el proceso administrativo incluye
programas para preparar, verificar y distribuir a los diversos niveles que suministran aquellos
informes y análisis que ayudan al ejecutivo a mantener un mejor control sobre las diversas
actividades y funciones que conforman su empresa” (Mendivil E. V., 2002)
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El control interno es un proceso efectuado por la administración, la dirección y el resto del
personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar seguridad razonable en la
consecución de los objetivos de la entidad.
2.4.2. Clases
Control Interno Previo.- Es el conjunto de procedimientos que se aplican cuando la actividad
aún no ha ocurrido permitiendo establecer una acción correctiva de manera oportuna
anticipándose al problema.
Lo realizan las empresas para analizar las operaciones que hayan proyectado realizar, antes de
su autorización; o de que este surta sus efectos con el propósito de determinar la propiedad de
dichas operaciones su legalidad y veracidad.
Control Interno Concurrente.- El control concurrente está inmerso en el proceso de las
operaciones se aplica simultáneamente a su ejecución, el desempeño de los empleados se debe
concentrar en la obtención de los mejores resultados, con los menores esfuerzos y recursos, es la
responsabilidad de verificar la corrección del trabajo que cada funcionario dentro de la
institución.
Control Interno Posterior.- El control posterior se lleva a cabo mediante una auditoria interna
o externa actividad profesional sujeta a normas de aceptación general que mide la efectividad de
los demás controles y contribuye al desarrollo de la gestión empresarial al emitir
recomendaciones. (Estupiñan Gaitán, 2011)
2.4.3. Objetivos del control interno
El control interno busca en forma general los siguientes objetivos:
a) Entender mejor el desempeño pasado en la empresa
b) Evaluar mejor los riesgos y resultados de la empresa: y
c) Hacer juicios más fundamentados acerca de la empresa o de un área específico.
d) Salvaguardar los activos.
e) Verificar la exactitud y confiabilidad de la información que posee la empresa.
f) Promover la eficiencia de las operaciones.
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2.4.4. Características del control interno
Es un proceso. Es decir los controles internos no deben ser hechos o mecanismos
aislados decretados por la dirección, sino un sistema integrado de materiales, equipos,
procedimientos y personas.
Lo realizan las personas.- Ya que las personas que componen la entidad deben tener
conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos y aplicar controles y deben estar en
condiciones de responder adecuadamente a ello.
Aportar un grado razonable de seguridad.- Es importante conocer las limitaciones de
todo sistema operativo de control. No se puede esperar que los controles eviten todos
los problemas y cubran todos los riesgos. Los fallos humanos, la colusión o el hacer
caso omiso de los controles son ejemplos de limitaciones inherentes a todo proceso de
control.
Facilitar la consecución de objetivos.- Se trata de un aporte trascendental: los
controles internos no son elementos restrictivos sino que posibilitan los procesos,
permitiendo y promoviendo la consecución de los objetivos porque se refiere a riesgos a
superar para alcanzarlos. (Auditool.org, 2014)
2.4.5. Estructura y Evaluación
La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos
establecidos para proporcionar una seguridad razonable.
La evaluación al sistema de control interno en auditoría de gestión está dirigida:
Los sistemas y procedimientos vigentes para que la entidad ejecute sus actividades en
forma eficiente, efectiva y económica, tomando en consideración los componentes del
control interno: ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control,
información, comunicación y seguimiento.
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Proporcione al auditor una base para:
Determinar el nivel de confianza en relación a las actividades de control establecidas, lo
cual permitirá determinar la naturaleza, alcance y oportunidad para la aplicación de
pruebas y procedimientos de auditoría.
Identificar el riesgos y áreas críticas,
Garantiza la independencia de la acción de auditoría.
Para evaluar el control interno existen métodos como: el método descriptivo o narrativo,
flujogramas y cuestionarios.
El método Narrativo consiste en describir de forma escrita los procedimientos que se
han observado, sus características y aspectos más importantes, por lo general estas
descripciones se refieren a funciones, procedimientos, registros, archivo y procesos; ser
realizan a través de entrevistas a los responsables de las actividades, por observación
directa o mediante el análisis de documentos.
El método de Cuestionario consiste en realizar una serie de preguntas a los encargados
de la realización de las actividades correspondientes de las áreas identificadas, se aplica
mediante el empleo de cuestionarios previamente elaborados, los cuales incluyen
preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quien tiene a su
cargo las funciones. (De Gerencia.Com, 2013)
2.4.6. Sistemas de Control Interno
Informe COSO, Comité de la Organización de Patrocinio de la Comisión de Marcas.
En el año de 1992, como respuesta a la incertidumbre conceptual y de la aplicación del control
interno, se publica el Informe “COSO” definiendo un nuevo marco conceptual del control
interno, capaz de integrar los diferentes conceptos logrando así que se cuente con un marco
conceptual común.
El método COSO se puede definir como: un proceso ejecutado por la administración u otro
personal de la entidad diseñado para proporcionar seguridad razonable en cuanto a la
consecución de los objetivos en cuanto a efectividad y eficiencia de las operaciones así como al
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cumplimiento de las leyes aplicables y la confiabilidad de la información financiera.
(Auditool.org, 2014)
El control interno que plantea el informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados
entre sí e integrados al proceso de gestión:
Ambiente de Control:
Este primer componente refleja la ética de una entidad respecto al comportamiento de sus
miembros, la responsabilidad con la que realizan sus actividades y la importancia que le
proporcionan al control interno.
Los principales factores del ambiente de control son:
- La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y manuales de procedimientos.
- La filosofía y estilo de la dirección
- La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de cada
uno de los integrantes de la entidad.
- La manera de asignar responsabilidades.
Evaluación de Riesgos:
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las
actividades de las entidades, a través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el
punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema.
Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera
de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización como de
la actividad.
Antes de realizar la evaluación de riesgos es necesario establecer objetivos, aunque si bien ellos
no son un componente de control interno, constituyen un requisito previo para el
funcionamiento del mismo.
Los objetivos por lo general se relacionan con las operaciones, información financiera y con su
cumplimiento.
Al establecer objetivos, una entidad puede identificar factores críticos de éxito y determinar los
criterios para medir el rendimiento, por lo tanto los objetivos de control deben ser adecuados,
completos, razonables y deben integrarse a los globales de la institución.
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Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
- Una estimación de su importancia
- Una evaluación de la probabilidad
- Una definición del modo en que habrán de manejarse.
Actividades de Control:
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de
las etapas de la gestión, partiendo del conocimiento de los riesgos, se establecen los controles
destinados a evitarlos o minimizarlos.
Existen diversos tipos de control los cuales pueden ser preventivos o correctivos, manuales o
automatizados, gerenciales o directivos
Información y Comunicación:
La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo adecuado para
permitir al personal afrontar sus responsabilidades, una comunicación efectiva debe producirse
en un sentido amplio, fluyendo hasta abajo, a través y hacia arriba de la entidad.
Es imprescindible que todos los miembros de la organización cuenten con información
periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en coordinación con los
demás, orientadas hacia el logro de los objetivos.
Marco Integrado- CORRE Control de los Recursos y los Riesgos Ecuador.
Con pequeñas modificaciones al concepto general del informe COSO al control interno se lo
define como : un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del
personal de una entidad diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable
en cuanto a la consecución de objetivos dentro de:
- La honestidad y responsabilidad
- Eficacia y eficiencia en las operaciones
- Fiabilidad de la información
- Cumplimiento de leyes y normas.
98
Componentes de CORRE
Ambiente Interno de Control:
El entorno de control marca las pautas de comportamiento de una organización y tiene una
influencia directa en el nivel de compromiso del personal respecto al control. La base del
CORRE son los valores, la conducta la ética, la integridad.
Algunos de los factores que integran el ambiente interno de control son:
a) Integridad y valores éticos.
b) Filosofía y estilo de la alta dirección
c) Estructura organizativa
d) Autoridad asignada y responsabilidad
e) Gestión de capital humano
Establecimiento de Objetivos
Los objetivos deben establecerse antes que la dirección pueda identificar potenciales eventos
que afecten a su consecución, se debe tomar en consideración que la dirección debe establecer
un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados estén en línea con la misión y
visión de la entidad, además de ser consecuente con el riesgo aceptado.
Los factores que integran este componente son:
1. Objetivos estratégicos
2. Objetivos específicos
3. Relación entre objetivos y componentes
4. Consecución de objetivos
5. Riesgo aceptado y niveles de tolerancia
99
Identificación de Eventos
Se entiende por riesgo a la probabilidad de que un evento ocurra y afecte severamente el
cumplimiento de los objetivos. Los riesgos también se pueden clasificar de una manera general
en cuatro grandes tipos:
a) Riesgo de mercado
b) Riesgo de crédito
c) Riesgo operacional
d) Riesgo de reputación
Los siguientes elementos integran este componente:
Factores internos y externos
Identificación de eventos
Categoría de eventos
Evaluación del Riesgo
La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la forma en que los eventos
potenciales impactan en la consecución de objetivos, la dirección evalúa estos acontecimientos
desde una doble perspectiva, probabilidad e impacto y normalmente usa una combinación de
métodos cualitativos y cuantitativos.
Riesgo Inherente.- es aquel que se enfrenta a una entidad en ausencia de acciones de la
dirección para modificar su probabilidad o impacto; es decir; siempre existirán haya o no
controles, debido a la naturaleza de las operaciones.
Riesgo Residual.- es aquel que permanece después de que la dirección desarrolle sus respuesta
a los riesgos.
Los siguientes factores se incluyen en este componente:
Estimación de probabilidad o impacto
Evaluación de riesgos
Riesgos originados por los cambios
100
Respuesta al Riesgo
Para decidir una respuesta a los riesgos, la dirección debe evaluar su efecto sobre la
probabilidad e impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, seleccionando aquella que
situé el riesgo residual dentro de la tolerancia del riesgo establecido.
Actividades de Control
Las actividades de control son las políticas y procedimientos establecidos por la dirección y
otros miembros de la organización con autoridad para emitirlos, como respuesta a los riesgos
que podrían afectar el logro de los objetivos.
Las actividades de control no pueden generalizarse y deberán ser la respuesta a la medida de la
necesidad de los objetivos y los riesgos de cada organización.
Este componente tiene los siguientes factores:
Integridad de las decisiones sobre riesgos.
Principales actividades de control
Controles sobre los sistemas de información
Información y Comunicación
El componente dinámico del CORRE es la información y comunicación, que por su ubicación
en la pirámide comunica el ambiente de control interno.
Es importante el establecimiento de una comunicación eficaz en un sentido amplio, que facilite
una circulación de la información en varias direcciones, es decir ascendente, transversal,
horizontal y descendente. La dirección superior debe transmitir un mensaje claro a todo el
personal sobre la importancia de las responsabilidades de cada uno en materia de compartir la
información con fines de gestión y control.
Supervisión y Monitoreo
Se vuelve necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno, evaluando la
calidad de su rendimiento, dicho seguimiento tomara la forma de actividades de supervisión
continua, de evaluaciones periódicas o una combinación de las anteriores.
101
CAPÍTULO III
3. APLICACIÓN PRÀCTICA
3.1. FASE I Planificación
3.1.1. Planificación Preliminar
3.1.1.1. Carta de Propuesta
Quito, 15 de febrero de 2015
Señores:
SEGDEFENSA CIA. LTDA
Pasaje Orbigny N 32-11 y Av. Atahualpa
Quito - Ecuador
Atención:
Ing. Carlos Galarza
GERENTE GENERAL
Ciudad
Señor Gerente:
En mi carácter de auditor independiente, tengo el agrado de poner a su disposición el servicio
profesional para satisfacer sus necesidades mediante la realización de una Auditoria de Gestión
que será aplicada en la empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA específicamente al
Departamento de Talento Humano y Servicio, al 31 de diciembre de 2013.
El objetivo principal del trabajo consistirá en la emisión de un informe profesional, este examen
será realizado de acuerdo con las normas profesionales de auditoria vigentes en el país, las
cuales requieren que la auditoria sea planeada y ejecutada para obtener una seguridad razonable
sobre los procesos realizados en el departamento a examinar.
102
Esta auditoria consiste en determinar el riesgo y error tolerable, y en el examen en base a
pruebas selectivas de la evidencia pertinente, valida y suficiente, que respaldaran el informe.
Para determinar el alcance de los procedimientos de auditoria, se dará una consideración
especial a la efectividad de los sistemas de control interno y de información existente en la
empresa.
El informe que emitiré como resultados del examen al Departamento de Talento Humano y
Servicio al 31 de diciembre de 2013 será el siguiente:
Informe de auditoría de gestión
Carta de conclusiones y recomendaciones.
El presente trabajo se lo va a realizar de acuerdo al siguiente orden:
PRIMERA ETAPA: planeamiento preliminar de auditoria y análisis del riesgo.
Desarrollo:
Determinar los objetivos de auditoria.
Establecer y describir los procedimientos y pruebas sobre el sistema de control
interno.
Realizar revisiones analíticas para detectar errores significativos.
Considerar los papeles de trabajo que pueden ser elaborados por la empresa.
SEGUNDA ETAPA: pruebas de auditoria y preparar informe.
Llevar a cabo procedimientos de auditoria en base a la naturaleza, alcance y
oportunidad, determinados sobre el resultado del análisis y evaluación del riesgo de
auditoria.
Preparar el informe de Auditoria y carta de conclusiones recomendaciones, el mismo
que contendrá el informe profesional conforme lo exigen las Normas Técnicas de una
auditoría profesional. Previamente a su emisión, se comentará personalmente las
observaciones en los niveles de dirección adecuados, para de esta manera establecer los
correctivos que el caso amerite.
Considerando la importancia de las declaraciones e información de la empresa para el
desempeño del servicio de auditoria se me libera de cualquier demanda, responsabilidad y
103
costos relacionados con el servicio profesional cubierto por esta carta de convenio, debido a
cualquier mala interpretación en la carta de representación de la administración de la empresa.
Para realizar este trabajo de auditoria, contare con el siguiente equipo de profesionales:
Socio de Auditoria
Supervisor
Jefe de Equipo de Auditoria
Asistente de Auditoria
Auxiliar de Auditoria
La facturación de honorarios se basará, en el tiempo empleado (90 días) por el personal
asignado a la tarea considerando el pago de $3000 (TRES MIL DOLARES DE LOS ESTADOS
UNIDOS DE AMERICA), que serán cancelados en dos cuotas 50% en la suscripción del
contrato y la diferencia cuando se emita en informe de auditoría. Dentro de este valor no
constan los gastos por viáticos y movilidad, estos serán facturados a ustedes conforme se
incurran.
La presentación de los servicios de auditoria objeto del presente acuerdo se regirá en todo caso
por las disposiciones legales vigentes en cada momento. En caso de estar conforme con los
términos aquí expuestos, les agradecemos que nos envíen su confirmación junto con la copia
adjuntada.
Estamos encantados de tener la oportunidad de poner nuestros servicios profesionales a
disposición de su empresa, aseguramos que dedicaremos a este trabajo nuestra mayor atención.
Atentamente.
Srta. Nancy Yaucán
AUDITORA
N.Y. AUDITORES ASOCIADOS
104
3.1.1.2. Aceptación de la Propuesta
ot
Oficio GER-096-2015
Quito, 01 de abril del 2015
Srta.
Nancy Yaucán
NY Auditores Asociados
Presente.-
De mi consideración:
Por medio del presente comunico a Usted SEGDEFENSA CIA. LTDA. Resolvió
aprobar la contratación de Auditoría de Gestión al Área de Talento Humano de la
Compañía a la que represento, para su conocimiento y a fin de que se inicie el trabajo
correspondiente, cumplo en notificarle que su oferta profesional fue aceptada en el
trabajo de Auditoría de Gestión por lo cual le solicitamos lo más pronto posible la
oferta de sus servicios.
Atentamente,
105
3.1.1.3. Contrato de Auditoria
Celebran el presente contrato por una parte el Ing. Carlos Galarza, representante legal de la
Empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA, persona jurídica a quien en adelante se la denominará
“Contratante”, y por otra parte la Srta. Nancy Yaucán representante de N.Y Auditores
Asociados, a quien se le denominará “Auditora”, celebran el presente contrato de Servicios de
Auditoría de Gestión al Departamento de Talento Humano y Servicio de la Empresa
SEGDEFENSA CIA. LTDA.
ANTECEDENTES
1. La Srta. Nancy Yaucán, profesional calificado para ejercer la profesión de Auditora,
acepta celebrar este contrato con el objeto de cumplir con los requerimientos de la
Superintendencia de Compañías, y a través de la implantación de las recomendaciones de
Auditoria fortalecer los controles y aprovechar eficientemente los recursos.
2. Las partes, libre y voluntariamente, han acordado celebrar el presente contrato al tenor de
las siguientes cláusulas.
PRIMERA.- OBJETO: El Auditor se obliga en favor de NY AUDITORES ASOCIADOS a
elaborar y ejecutar una Auditoría de Gestión al Departamento de Talento Humano y Servicio de
la empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA.
SEGUNDA.- COMUNICACION DE RESULTADOS: La comunicación parcial de
resultados se mantendrá en todo el proceso de la Auditoría.
TERCERA.- INFORMES DEFINITIVOS: El Auditor presentará a la Gerencia General de
SEGDEFENSA CIA. LTDA el informe de Auditoria y carta de conclusiones recomendaciones,
el mismo que contendrá el informe profesional conforme lo exigen las Normas Técnicas de una
auditoría profesional.
CUARTA.- HONORARIOS: Por el fiel cumplimiento de las obligaciones que el Auditor
contrae en virtud de este contrato, SEGDEFENSA CIA. LTDA pagará al Auditor, en concepto
de honorarios profesionales, la cantidad de TRES MIL DOLARES ($3.000,00); que serán
pagados el 50% a la suscripción del Contrato y la diferencia cuando se entregue el Informe de
Auditoría de Gestión.
106
QUINTA.- PLAZO: A partir de la fecha de firma del contrato, se entregara el informe de
auditoría en un plazo de 90 días laborables.
SEXTA.- FASES Y PROCEDIMIENTO: El Auditor se obliga a elaborar y ejecutar la
Auditoría de Gestión en las fases determinadas en la propuesta de servicios profesionales:
SEPTIMA.- PERSONAL: Para ejecutar la auditoría, El auditor se obliga, bajo su exclusiva
cuenta, responsabilidad y riesgo, a mantener profesionales idóneos, laborando, mientras duren
los procedimientos de control en el campo.
OCTAVA.- RESPONSABILIDAD: Expresamente el auditor se obliga a satisfacer en favor de
los profesionales que laboren en SEGDEFENSA CIA. LTDA por motivo de la auditoría, todas
las obligaciones que pudieren derivarse de la labor que aquellos desempeñen en virtud de la
cláusula que precede. Consecuentemente, el auditor se obliga a asumir y a responder por
cualquier tipo de reclamación de dichos profesionales.
NOVENA.- PRESTAMO DE DOCUMENTOS: El auditor podrá recibir de SEGDEFENSA
CIA. LTDA en calidad de préstamo, la documentación que necesite para la elaboración de la
auditoría de gestión, objeto de este contrato. El Auditor a través de su respectivo profesional
autorizado extenderá el correspondiente recibo y restituirá la documentación a la empresa, tan
pronto como hubiere terminado de usarla.
Cabe mencionar que toda documentación, bajo ningún punto de vista, podrá salir de las oficinas
de la Empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA.
DECIMA.- OFICINA, MOBILIARIO Y EQUIPO: El Contratante se compromete a
proporcionar a la Auditora una oficina independiente con el mobiliario necesario, acceso de
consulta al sistema informático que mantiene la empresa para el proceso de la Auditoría de
Gestión, y a proporcionar los materiales de oficina necesarios para el desarrollo de la misma.
DECIMA PRIMERA.- CONFIDENCIALIDAD: El Auditor, y sus funcionarios autorizados
bajo este contrato, reconoce que durante el término de este contrato, el Auditor tendrá acceso a,
y se familiarizará con cierta información de carácter confidencial acerca de programas,
proyectos, métodos, técnicas y procedimientos, relativos a la operación y administración de la
empresa, incluyendo pero no limitándose a los planes de estratégicos de la CONTRATANTE y
a la información contenida en los datos que se manejan en el Departamento de Talento Humano
y Servicio (Información Confidencial), etc.
107
El Auditor se compromete y acuerda, para el beneficio de la Empresa SEGDEFENSA CIA.
LTDA, en tomar todas las medidas necesarias para preservar y proteger la Información
Confidencial de toda publicación, comunicación o exhibición no autorizada. Además, se
compromete y acuerda a no exhibir la Información Confidencial, ni la utilizará de manera
alguna, o ayudará a cualquier otra persona o empresa a utilizarla ya sea durante el término de
este contrato o en cualquier momento posterior, sin prescripción de tiempo. Información así
como la documentación que repose en los archivos del Departamento de Talento Humano se
devolverán inmediatamente a la terminación de este contrato.
DECIMA SEGUNDA.- LIMITE DE RESPONSABILIDAD: En caso de incumplimiento
parcial o total del parte de la Auditora respecto de las obligaciones asumidas en el presente
contrato, la Auditora responderá solo hasta el monto de los honorarios que haya cobrado en
relación al servicio.
DECIMA TERCERA.- CONTROVERSIA: Las partes dejan constancia que el presente
contrato es de estricta naturaleza civil, consecuentemente, cualesquier controversia que pudiera
derivarse del mismo se tramitará en juicio verbal sumario o ejecutivo, a elección del actor, ante
un juez de lo civil de Pichincha; sin perjuicio de que las partes solucionen la controversia
amigablemente, o la sometan ante uno de los tribunales de conciliación o arbitraje constituidos
en la ciudad de Quito.
Para constancia, las partes firman este documente en Quito a, los ocho días del mes de abril del
2015, en tres ejemplares de igual tenor y valor.
Ing. Carlos Galarza Nancy Yaucán
Gerente General AUDITORA
SEGDEFENSA CIA. LTDA N.Y AUDITORES ASOCIADOS
Elaborado por: Srta. Nancy Yaucán
Revisado por: Dra. Verónica Espinoza
108
3.1.1.4. Programa de trabajo Preliminar
Srta. Nancy Yaucán
AUDITORA
N.Y. AUDITORES ASOCIADOS
Elaborado por: Srta. Nancy Yaucán
Revisado por: Dra. Verónica Espinoza
PASOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA H.P. H.R.
DI
F ELAB. POR OBSERV.
1
Realice un recorrido por las instalaciones
para observar el desarrollo de las
actividades y operaciones de la entidad.
2 3 0 NY
2
Prepare y coordine una entrevista con el
Gerente General con el fin de obtener
informacion de aspectos importantes sobre
el area a analizar.
2 1 0 NY
3
Elabore la carta de Requerimientos de la
informacion necesaria para realizar la
auditoria.
1 1 0 NY
4Solicite la base legal de la empresa con el fin
de conocer el marco legal y normativo.1 1 0 NY
5 Obtenga los organigramas de la empresa. 1 1 0 NY
6
Solicite al Departamento de RRHH La
informacion correspondiente al ingreso y
salida del personal a la empresa durante el
año 2015.
1 1 0 NY
TOTAL HORAS 8 8
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
A. Conocer y Familiarizarse con la entidad
VER
HOJA DE
ANEXOS
PROGRAMA DE TRABAJO FASE 1
EMPRESA: SEGDEFENSA CIA. LTDA.AGP-01
109
3.1.2. Planificación estratégica de la auditoría de gestión
3.1.2.1. Memorando de Planificación de Auditoría.
Quito, 09 de abril de 2015
PARA: GERENTE GENERAL DE SEGDEFENSA CIA. LTDA
DE: N.Y AUDITORES ASOCIADOS
EMPRESA: SEGDEFENSA CIA. LTDA
ACTIVIDAD: Vigilancia y Seguridad
DIRECCION: Pasaje Orbigny N 32-11 y Av. Atahualpa.
TELEFONOS: 02-2547-448 Apartado 17-07-8775
PERÌODO: Del 1 al 31 de Diciembre del 2015
REALIZADO POR: Nancy Yaucán
SUPERVISADO POR: Dra. Verónica Espinoza
1. OBJETIVOS DE AUDITORIA:
1.1. OBJETIVO GENERAL
El objetivo general de Auditoría de Gestión consiste en recopilar suficiente evidencia de
auditoria sobre el desarrollo y cumplimiento de los procesos que se realizan dentro del
Departamento de Talento Humano y Servicio de la empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA, con
el fin de formular nuestra opinión en un informe donde se establecen las principales
recomendaciones de control interno.
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Elaborar el Memorándum de planificación del trabajo de auditoría para asegurar que se
presta atención adecuada a áreas importantes de la auditoría,
Identificar los problemas potenciales.
110
Realizar una apropiada asignación de trabajo a los auxiliares y para la coordinación del
trabajo, realizado por otros auditores y expertos de ser necesario.
Verificar que la entidad cumpla con normas y demás disposiciones legales y técnicas.
2. ALCANCE
Realizar la Auditoría de Gestión año 2013 aplicado al DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUMANO y SERVICIO, de acuerdo a las Normas de Auditoria
Generalmente Aceptados, Normas Internacionales de auditoria, y demás normas
vigentes.
Revisión de la veracidad e integridad de la información y los medios otorgada por el
respectivo departamento, para poder identificar, medir, clasificar y reportar esa
información del periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2013.
3. ACTIVIDADES E INFORMACION DE LA ENTIDAD
3.1. DATOS GENERALES
3.1.1. DENOMINACION
La denominación social de la empresa es SEFDEFENSA CIA LTDA.
3.1.2. DOMICILIO
“SEGDEFENSA CIA. LTDA”, tiene su domicilio principal en la ciudad de Quito, el
objeto de la compañía es ser una empresa de seguridad. Adicionalmente, podrá realizar toda
clase de actos, contratos, operaciones, inversiones acordes con su objeto y demás permitidas
por las leyes ecuatorianas o convenientes para el giro del negocio. Está ubicada en el Pasaje
Orbigny N 32-11 y Av. Atahualpa.
3.1.3. CONSTITUCION
Se constituye como una compañía de apoyo a las actividades de seguridad privada y
limpieza del Grupo El Comercio C. A. el 3 de Octubre del año 1989, bajo el nombre de
SEGURLIMPIA S.A, pero por disposición de las autoridades militares se regula las
actividades de seguridad privada, estableciéndose como requisito para las compañías que
111
proporcionan este tipo de servicio, que éste sea exclusivo, por tal razón el 23 de febrero del
año 1996, mediante escritura pública se procede a cambiar la denominación por la de
SEGDEFENSA S. A., modificando simultáneamente su objeto social con el fin de que
cumpla con la normativa vigente en esa época. En el año 2004 se emite la Ley de Seguridad
Privada en el Ecuador, razón por la que la compañía se ve nuevamente en la necesidad de
modificar su denominación, para lo cual, el 03 de enero del año 2005, SEGDEFENSA S.
A., modifica sus estatutos y mediante escritura pública cambia su nombre por el de:
SEGDEFENSA CIA. LTDA.
3.1.4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Misión: Brindar servicios de alta calidad en protección física y seguridad privada para
grupos empresariales , con el profesionalismo y calidad que nos identifiquen, mediante el
empleo eficiente de personal seleccionado, calificado y capacitado, dotándolo con medios y
herramientas modernos con el fin de satisfacer y sobrepasar las expectativas de sus clientes.
Visión: Ser líderes en servicios de seguridad integral, incrementando nuestra participación
de mercado, sin descuidar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo, basados
siempre en todos los valores agregados que puede proporcionar una empresa de seguridad
privada.
3.1.5. LOS SERVICIOS QUE BRINDA SON LOS SIGUIENTES:
g) Vigilancia y Seguridad Física de la Instalaciones
Servicio proporcionado con guardias fijos y móviles, personal capacitado y equipado de
acuerdo con las necesidades y requerimientos particulares de cada cliente.
h) Guardias Recepcionistas
Servicio proporcionado por personal masculino o femenino para atender al público en
áreas de información, recepción control de visitas y correspondencia.
i) Protección para Ejecutivos
Servicio especial permanente o eventual ejecutado por personal altamente calificado
integrando recurso variados y competencias con el fin de proveer soluciones exclusivas
para cada cliente.
112
j) Escolta y Seguridad de Carga Crítica
Servicio especializado para la protección de mercancías durante los desplazamientos de
punto a punto.
k) Control y Supervisión
Servicio especializado para la protección de mercancías durante los desplazamientos de
punto a punto.
l) Seguridad Canina
Servicio complementario de seguridad física para instalaciones con canes adiestrados y
guiados.
CLIENTES CLAVES:
La empresa de Seguridad Segdefensa Brinda Servicio de seguridad y protección a:
- Remodularsa- Madevall
- Grupo el Comercio
- Centro Comercial El Recreo
- Empresa Azulec
- Maxipan- Sr Carbonell
- Fundación Alternativa
- Promocaledonia
ÁREA SIGNIFICATIVA DE RECURSOS HUMANOS
Implementar programas de capacitación y actualización para el personal, estableciendo
los recursos materiales, humanos, financieros así como el tiempo necesario para su
desarrollo.
Realizar una correcta aplicación de las disposiciones referentes al proceso de
contratación de personal.
Remitir al departamento financiero de manera oportuna la información referente a los
conceptos de ingresos y deducciones.
113
Incentivar el aprendizaje constante creando condiciones de crecimiento personal,
profesional y social.
Fortalecer el trabajo en equipo.
4. ALCANCE DE AUDITORIA
Se aplicará una auditoría de Gestión al área de Recursos Humanos a diciembre 31 de
2013.
5. PROCEDIMIENTOS y TECNICAS
El enfoque del trabajo de la AUDITORA pone énfasis en el conocimiento de las operaciones de
“SEGDEFENSA CIA. LTDA” y se basa en métodos que van de lo general a lo particular. La
idea central es identificar aquellos aspectos que son importantes en el desarrollo de los
procedimientos que se realizan en el Departamento de Talento Humano y Servicio, bajo examen
y concentrar en ello la mayor atención. El propósito del enfoque mencionado es usar los
procedimientos de auditoría que conduzcan de la manera más eficaz y eficiente a la formación
de una opinión profesional.
Por supuesto hay ciertos factores claves involucrados en la consecución de ese gran objetivo:
Participación activa del socio y del gerente a cargo en la planificación, ejecución y control de
los trabajos, utilizándose así el mayor potencial de experiencia de la firma;
Definición clara de objetivos específicos e identificación de los riesgos inherentes del área;
Programas de trabajo a la medida para “LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA”,
diseñados siguiendo el mejor camino para alcanzar los objetivos específicos determinados, al
mismo tiempo que se minimizan los riesgos detectados.
La obtención de los elementos de prueba se ejecuta mediante la aplicación en forma selectiva, es
decir en base a muestras de procedimientos de auditoría y se realizará la evaluación de los
procesos mencionados con la aplicación del Cuestionarios al personal del Departamento.
114
Procedimientos y técnicas a utilizar:
Para el desarrollo de la auditoria se llevara a cabo los siguientes procedimientos y técnicas:
Procedimientos:
Realizar un recorrido por las instalaciones para observar el desarrollo de las actividades
y operaciones de la entidad.
Evaluación y estudio del sistema de control interno.
Realización de investigaciones y verificación de las operaciones administrativas del
personal de la empresa.
Técnicas:
Inspección
Observación
Indagación
Rastreo
Comparación
Para cumplir con estos procedimientos se realizara visita preliminar, visita durante el desarrollo
del trabajo y la visita final.
6. PERSONAL INVOLUCRADO EN LA AUDITORIA
DE LA EMPRESA:
NOMBRES CARGO FIRMA
Ing. Carlos Galarza Gerente
Ing. José Luis
Castillo Jefe RRHH
Lcda. Martha Endara Asis. Administrativo
Srta. Lorena Freire Nomina
Tnt. Juan Silva Jefe de operaciones
115
FIRMA AUDITORA:
NOMBRES CARGO FIRMA
Dra. Verónica Espinoza Supervisor
Dr. Alejandro Arias Socio de Auditoria
Srta. Nancy Yaucán Jefe de Equipo de Auditoria
Srta. Carmen Carrera Asistente de Auditoria
Sr. Luis castro Auxiliar de Auditoria
7. FECHAS DE LAS REUNIONES
ACTIVIDAD
PERSONAL
RESPONSABLE FECHA
Conclusiones de la visita preliminar Dra. Verónica Espinoza 14/04/2015
Planificación de Trabajo Srta. Nancy Yaucán 17/04/2015
Ejecución de la Auditoria Srta. Carmen Carrera 21/04/2015
Programa de Auditoría Dra. Verónica Espinoza 05/05/2015
Discutir el informe Final Srta. Nancy Yaucán 05/06/2015
Entrega de informe de auditoria Dr. Alejandro Arias 05/07/2015
Atentamente,
Srta. Nancy Yaucán
AUDITORA
N.Y. AUDITORES ASOCIADOS
Elaborado por: Srta. Nancy Yaucán
Revisado por: Dra. Verónica Espinoza
116
3.1.2.2. Carta de Requerimientos
Quito, 09 de Mayo 2015
Señores
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
SEGDEFENSA CIA. LTDA.
Presente.-
De conformidad a la aceptación de nuestra propuesta en días pasados, comunico a usted el
inicio del trabajo de Auditoría de Gestión a SEGDEFENSA CIA. LTDA. Al área de Talento
Humano y Servicio, mediante nuestro entendimiento de los términos, objetivos del trabajo,
naturaleza y limitación de los servicios que proporcionaremos.
La Auditoria de Gestión a realizarse a partir del 5 de abril al 5 de julio de 2015, con una
duración estimada de 90 días.
Para el desarrollo de la Auditoria de Gestión es fundamental nos brinden todo el apoyo,
disposición necesaria y acceso al área, de modo que nuestro trabajo pueda ser realizado en
condiciones favorables para las partes.
Requerimientos:
Listado en medio magnético del personal que labora en la empresa:
Manual de procedimientos aplicados por el departamento (selección, contratación,
inducción y capacitación).
Equipos de computación
Acceso a Internet
Suministros de Oficina
117
Acceso a Impresora, fax.
Espacio físico suficiente (oficinas)
Por la atención anticipamos nuestros agradecimientos por la colaboración prestada para el
ejercicio de nuestro trabajo de auditoría.
Atentamente.
Srta. Nancy Yaucán
AUDITORA
N.Y. AUDITORES ASOCIADOS
Elaborado por: Srta. Nancy Yaucán
Revisado por: Dra. Verónica Espinoza
118
3.1.2.3. Carta compromiso
Quito, 22 de abril de 2015
Señor
Ing. Carlos Galarza
GERENTE GENERAL - SEGDEFENSA CIA. LTDA
Ciudad
Señor Gerente:
Por medio de la presente tengo el agrado de confirmar la aceptación y entendimiento de este
compromiso. La auditoría de gestión será realizada con el propósito de conocer la efectividad de
los procesos del Departamento de Talento Humano y Servicio, entre el 1 de Enero al 31 de
Diciembre de 2013, la misma servirá de guía para el logro de las expectativas a corto y largo
plazo.
La auditoría se efectuará de acuerdo a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
Dichas normas requieren que una auditoria sea diseñada y realizada para obtener certeza
razonable mediante la observación, preguntas y evaluación acerca de la efectividad de los
procesos. No obstante, cualquier asunto significativo relacionado con los procesos a ser
evaluados que surja durante la auditoria, será comunicado en las conclusiones y
recomendaciones del informe.
Espero una colaboración total con su personal y confiamos en que ellos pondrán a disposición la
documentación e información que se requiera en relación con la auditoria, esta información
Atentamente.
Srta. Nancy Yaucán
AUDITORA
N.Y. AUDITORES ASOCIADOS
Elaborado por: Srta. Nancy Yaucán
Revisado por: Dra. Verónica Espinoza
119
3.2. FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO
3.2.1. Programación
3.2.1.1. Programas de Trabajo
SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PROGRAMA DE TRABAJO No 1 PT-01
PROCESO: DE GESTIÓN AL ÁREA DE TALENTO HUMANO
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 1/5
N° PROCEDIMIENTOS A
REALIZARSE
HO
RA
S /
PL
AN
IF.
HO
RA
S /
RE
AL
ES
DIF
.
RE
F P
/T
EL
AB
OR
AD
O P
OR
OB
SE
RV
AC
ION
ES
Planificación de la Auditoria de
Gestión 7 6 1 AGP-01
Programación de la Auditoria de
Gestión 14 13 1 PT-01
Aplicación de técnicas y
procedimientos, elaboración de
papeles de trabajo, hallazgos de
auditoria
PROCESO 1RH
RECLUTAMIENTO
La necesidad de cubrir uno o más
puestos de trabajo, solicitaran al
Departamento de Talento Humano que
proceda al reclutamiento de aspirantes,
con el fin de conseguir un número
adecuado de candidatos que reúnan las
condiciones establecidas revisara las
hojas de vida que tenga en sus manos.
1
Solicitar el instructivo o manual que se
aplique para el reclutamiento del
personal, verificar su cumplimiento.
5 6 0 PT -02 NY
2
Evaluar los métodos de reclutamiento
y si las necesidades de personal
reportados son reales y que tan urgente
es la necesidad.
5 6 1 PT -02 NY
120
SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PROGRAMA DE TRABAJO No 1 PT-01
PROCESO: DE GESTIÓN AL ÁREA DE TALENTO HUMANO
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 2/5
N° PROCEDIMIENTOS A
REALIZARSE
HO
RA
S /
PL
AN
IF.
HO
RA
S /
RE
AL
ES
DIF
.
RE
F P
/T
EL
AB
OR
AD
O
PO
R
OB
SE
RV
AC
IO
NE
S
3
Elabore y Aplique un Cuestionario de
Control Interno para este proceso de
reclutamiento.
5 4 1 CI-01 NY
4
Evalué el riesgo de Control Interno
con los resultados obtenidos en la
aplicación del cuestionario.
2 2 0 ER-01 NY
PROCESO 2RH
SELECCIÓN, INDUCCION Y
CONTRATACIÓN
1
Solicitar el instructivo o manual que se
aplique para la selección, inducción y
contratación del personal, verificar su
cumplimiento.
5 6 1 PT -03 NY
2
Elaborar y aplicar un cuestionario a la
persona responsable del proceso de
selección, inducción y contratación del
personal.
5 4 1 CI-02 NY
3
Medir el riesgo dentro de este proceso
con los resultados que arroje el
cuestionario.
2 2 0 ER-01 NY
4
Tomar una muestra de las hojas de
vida receptadas durante el año 2013. 3 3 0 PT -03 NY
5
Verificar el cumplimiento de perfil
requerido de los aspirantes. 2 2 0 PT -03 NY
6
Tomar una muestra de los contratos de
trabajo legalizados que fueron
realizados durante el año 2013.
1 1 0 PT -03 NY
121
SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PROGRAMA DE TRABAJO No 1 PT-01
PROCESO: DE GESTIÓN AL ÁREA DE TALENTO HUMANO
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 3/5
N° PROCEDIMIENTOS A
REALIZARSE
HO
RA
S /
PL
AN
IF.
HO
RA
S /
RE
AL
ES
DIF
.
RE
F P
/T
EL
AB
OR
AD
O P
OR
OB
SE
RV
AC
I
ON
ES
7
Solicitar los extractos de la
legalización de los contratos de
trabajo antes el MRL de la
muestra tomada, y verifique la
fecha de ingreso del personal.
5 5 0 PT -03 NY
8
Solicitar Planillas generadas e
impresas del Instituto de
Seguridad Social, verificar los
ingresos ante este organismo de
control del personal de la
muestra tomada.
6 6 0 PT -03 NY
9
Verificar la clase de inducción
que recibe el aspirante. 2 2 0 PT -03 NY
PROCESO 3RH
EVALUACION DE
DESEMPEÑO Y
CAPACITACION
1
Solicitar el plan o manual que se
aplique para la capacitación y
evaluación de desempeño,
verificar su cumplimiento.
5 6 1 PT -04 NY
2
Elaborar y aplicar un
cuestionario a la persona
responsable del proceso de la
capacitación del personal.
5 4 1 CI-03 NY
3
Medir el riesgo dentro de este
proceso con los resultados que
arroje el cuestionario.
2 2 0 ER-01 NY
122
SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PROGRAMA DE TRABAJO No 1 PT-01
PROCESO: DE GESTIÓN AL ÁREA DE TALENTO HUMANO
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 4/5
N° PROCEDIMIENTOS A
REALIZARSE
HO
RA
S /
PL
AN
IF.
HO
RA
S /
RE
AL
ES
DIF
.
RE
F P
/T
EL
AB
OR
A
DO
PO
R
OB
SE
RV
AC
ION
ES
4
Revisar si existe evidencia sobre
cursos de capacitación
impartidos a los empleados y si
se han aplicado programas de
ascensos
3 2 1 PT -04 NY
5
Verificar si la capacitación se ha
orientado a mejorar el
desempeño de las actividades del
personal, así como, a desarrollar
sus destrezas y habilidades
5 4 1 PT -04 NY
6
Verificar la existencia de
evaluación al desempeño
realizada en cada una de las
unidades que conforman la
entidad y determinar la utilidad
de los parámetros empleados
para medir la eficiencia de cada
uno de los integrantes de Área.
8 8 0 PT -04 NY
7
Verificar si se realizan
evaluaciones al terminar el
periodo de prueba, para poder
continuar con el contrato.
2 3 1 PT -04 NY
PROCESO 4RH
MANEJO DE NOMINA
1
Solicitar un instructivo o
indague sobre cómo se lleva el
proceso de nómina del personal
para verificar su cumplimiento.
2 2 0 PT -05 NY
2
Elaborar y aplicar un
Cuestionario de Control interno
para el proceso de nómina del
personal.
5 4 0 CI-04 NY
3
Evaluar el riesgo dentro de este
proceso.
2 2 0 ER-01 NY
123
SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PROGRAMA DE TRABAJO No 1 PT-01
PROCESO: DE GESTIÓN AL ÁREA DE TALENTO HUMANO
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 5/5
N° PROCEDIMIENTOS A
REALIZARSE
HO
RA
S /
PL
AN
IF.
HO
RA
S /
RE
AL
ES
DIF
.
RE
F P
/T
EL
AB
OR
A
DO
PO
R
OB
SE
RV
A
CIO
NE
S
4
Tomar una muestra de los roles
de pago, verificar si los ingresos
y descuentos al personal se
encuentran debidamente
respaldados.
8 8 0 PT -05 NY
5
Aplique Indicadores de Gestión
y emita su respectiva
explicación.
2 2 0 PT -05 NY
6
Verificar de qué forma Realizan
la terminación de contrato,
forma de pago y legalización.
6 7 1 PT-05 NY
PROCESO 5RH
SERVICIO QUE PRESTA LA
EMPRESA
1
Elaborar y aplicar un
Cuestionario de Control interno
para el proceso de satisfacción al
cliente.
1 1 0 CI-05 NY
2 Evaluar el riesgo dentro de este
proceso. 3 3 0 ER--01 NY
3
¿Determine la satisfacción de los
clientes a los cuales brinde el
servicio de seguridad y
protección?
2 2 0 PT -06 NY
4
Elabore y aplique una encuesta a
una muestra de los clientes de
SEGDEFENSA CIA LTDA.
4 3 0 CI-06 NY
5
Procese los resultados de las
encuestas y califique la
satisfacción del servicio que
presta la empresa.
8 8 0 PT -06 NY
6
Aplique Indicadores de Gestión
y emita su respectiva
explicación.
3 2 0 PT -06 NY
TOTAL 145 141
124
3.2.2. Control interno administrativo
SEGDEFENSA CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE TALENTO
HUMANO
CI-01
PROCESO: RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
RESPONSABLE: Lcda. Martha Endara (Asistente Administrativo) 1/1
AUDITOR: Nancy Yaucán
Período: 01 enero al 31 de diciembre del 2013.
No
. PREGUNTA
RESPUESTA PUNTAJE OBSERVACIO
NES SI NO OBTENI
DO
OPTI
MO
1
¿Existe un manual de procedimientos
en donde contemple este proceso de
reclutamiento de personal?
X
10 10
En el manual
están unificados
los procesos.
2
¿Para cubrir una vacante o falta de
personal son informadas por escrito
al Jefe de Recursos Humanos?
X
10 10
3
¿Para dar inicio al reclutamiento se
cuenta con la aprobación dentro de
Gerencia?
X
9 10
Si, en función al
presupuesto
establecido.
4 ¿Reclutan al personal por categorías? X
7 10
Si, guardias,
protectores VIP,
supervisores.
5 ¿Poseen tiempos estipulados para
cubrir el puesto requerido?
X 0 10
personal no tiene
disponibilidad
inmediata de
trabajo
6 ¿Existen puestos con mayor
dificultad para cubrir? X
5 10
en el caso de
protectores VIP
7 ¿Implementan nuevas estrategias
para cubrir los puestos más difíciles? X 0 10
Pero no da
resultados
esperados
8
¿Utilizan métodos para convocar
personal idóneo y apto para el puesto
requerido?
X 0 10
El personal activo
de la empresa
envía
recomendados.
9
¿Revisan los perfiles de los
aspirantes para proceder con el
reclutamiento?
X
10 10
10 ¿Hacen reingresos de personal
antiguo para evitar este proceso? X
8 10
No, por evitar el
proceso, sino que
la persona que
reingresa salió en
buenos términos
TOTALES 59 100
125
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE TALENTO
HUMANO
CI-02
PROCESO: SELECCIÓN, INDUCCION Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
RESPONSABLE: Lcda. Martha Endara (Asistente Administrativo) 1/2
AUDITOR: Nancy Yaucán
Período: 01 enero al 31 de diciembre del 2013.
No. PREGUNTA RESPUESTA PUNTAJE
OBSERVACIONES SI NO OBTENIDO OPTIMO
1
¿Se cumple en su totalidad el
Instructivo establecido para
este proceso?
X 10 10
Si, se cumple en ciertos
aspectos no en su
totalidad.
2
¿Toda selección y reemplazo
de vacantes cuentan con la
aprobación de Gerencia?
X 8 10
Cuando está de viaje el
gerente, lo aprueba el
jefe de talento humano
3
¿La descripción y requisitos
del puesto de trabajo se
encuentran actualizados?
X 9 10
4
¿Se contempla el periodo a
prueba de 3 meses dentro de
los contratos?
X 10 10 Contrato fijo, con
periodo de prueba
5
¿El Ingreso al IESS o el aviso
de entrada se los realiza desde
el primer día de trabajo?
X 10 10 Si, después de cumplir
los 2 días de inducción.
6
¿El personal aspirante al
puesto de trabajo recibe algún
tipo de orientación general
sobre las funciones que va a
realizar antes de ser
contratado?
X 10 10
Si, reciben la inducción
técnica, y la inducción
administrativa
7
¿Al personal que ha sido
transferido a otros puestos de
trabajo o quienes ascienden se
le ha ofrecido inducción
también?
X 6 10
Reciben solo la
inducción técnica, a
veces les cambian de
puesto sin previo aviso
y no reciben la
inducción como debe
ser.
8
¿Se realizan verificaciones de
referencias laborales del
personal aspirante al puesto
de trabajo?
X 6 10
SI, en ciertos casos en
donde la información
brindada parezca falsa.
126
SEGDEFENSA CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE TALENTO
HUMANO
CI-02
PROCESO: SELECCIÓN, INDUCCION Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
RESPONSABLE: Lcda. Martha Endara (Asistente Administrativo) 2/2
AUDITOR: Nancy Yaucán
Período: 01 enero al 31 de diciembre del 2013.
No. PREGUNTA RESPUESTA PUNTAJE
OBSERVACIONES SI NO OBTENIDO OPTIMO
10
¿Se lleva un control
adecuado en la entrega de
dotación al personal
contratado?
X 10 10
En formatos
preestablecidos
individuales y de forma
general en kárdex.
9
¿Los contratos, han sido
oportunamente formalizados
y legalizados?
X 10 10
Se demora un poco ya
que los trabajadores por
sus horarios de trabajo no
se pueden acerca a firmar
cuando se les llama.
TOTALES 89 100
127
SEGDEFENSA CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUMANO
CI-03
PROCESO: EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION
RESPONSABLE: Ing. José Luis Castillo 1/2
AUDITOR: Nancy Yaucán
Período: 01 enero al 31 de diciembre del 2013.
No. PREGUNTA RESPUESTA PUNTAJE
OBSERVACIONES SI NO OBTENIDO OPTIMO
1
¿Se cumple con el plan
establecido para estos
procesos?
X 10 10
2
¿Se realizan actividades
de motivación dirigidas
al personal?
X 0 10
3
¿Se capacita al nuevo
personal sobre las
funciones que
contemplan su cargo?
X 8 10
Capacitarles en la totalidad
no, sino solo las disposiciones
que reciben en la inducción
4
¿Se lleva un tiempo
considerable para
capacitar al nuevo
personal?
X 8 10 No siempre, se les capacita
del todo antes de ingresar.
5
¿Se incorporan
programas de formación
para el personal, en el
caso de ascensos?
X 0 10
Esto no sucede, se basan en la
antigüedad y experiencia
adquirida.
6
¿Se realiza
periódicamente una
evaluación de desempeño
al personal de los
diferentes puestos de
trabajo?
X 10 10
Se realiza al personal del
puesto en donde surgen
deficiencias o quejas por parte
de los clientes.
7
¿El personal cumple de
forma adecuada las
funciones de acuerdo a
su cargo?
X 7 10 A pesar de tener el reglamento
no lo cumplen en su totalidad
8
¿El nivel de rotación del
personal es bajo o
moderado?
X 0 10
El nivel de rotación es alto,
principalmente en el periodo
de prueba, y más en el
proyecto del Recreo.
128
SEGDEFENSA CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE TALENTO
HUMANO
CI-03
PROCESO: EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION
RESPONSABLE: Lcda. Martha Endara (Asistente Administrativo) 2/2
AUDITOR: Nancy Yaucán
Período: 01 enero al 31 de diciembre del 2013.
No. PREGUNTA RESPUESTA PUNTAJE
OBSERVACIONES SI NO OBTENIDO OPTIMO
9
¿Existen formularios para
aplicar la evaluación del
desempeño para los diferentes
puestos de trabajo?
X 10 10 Les evalúan
periódicamente.
10
¿Se realizan evaluaciones al
personal que va a cumplir los
3 meses de prueba?
X 10 10
TOTALES 63 100
129
SEGDEFENSA CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE TALENTO
HUMANO
CI-04 PROCESO: MANEJO DE
NÓMINA
RESPONSABLE: Srta. Lorena Freire 1/2
AUDITOR: Nancy Yaucán
Período: 01 enero al 31 de diciembre del 2013.
No. PREGUNTA RESPUESTA PUNTAJE
OBSERVACIONES SI NO OBTENIDO OPTIMO
1 ¿Poseen un manual sobre la
elaboración de la nómina? X 5 10
Poseen un manual de
firma de roles mas no
de su elaboración.
2 ¿Existe un sistema en donde
se elaboran el rol de pago? X 7 10
Los roles de pago son
elaborados en un
formato de Excel, el
mismo que es copiado
mes a mes y alguna
información se puede
duplicar
3
¿Se solicita de manera
mensual a los Jefes de cada
Área las novedades de
ingresos y descuentos al
personal?
X 7 10
Si se solicita pero a
veces se olvidan de
entregar a tiempo dicha
información
4
¿Existen respaldos
suficientes sobre los
descuentos que se realizan al
personal?
X 10 10 Todo está debidamente
sustentado
5
¿El rol antes de ser ejecutado
su pago tiene el aprobado y
autorizado de las máximas
autoridades?
X 10 10
Cuando están listos los
roles y sus valores a
recibir, la contadora es
quien autoriza el pago y
realiza la transferencia.
6 ¿El pago de sueldos se
cumple de manera oportuna? X 8 10
El fin de mes se cancela
a algunos puestos, y
hasta el 10 del siguiente
mes se les cancela al
personal del recreo.
130
SEGDEFENSA CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUMANO
CI-04 PROCESO: MANEJO DE
NÓMINA
RESPONSABLE: Srta. Lorena
Freire 2/2
AUDITOR: Nancy Yaucán
Período: 01 enero al 31 de diciembre del 2013.
No. PREGUNTA RESPUESTA PUNTAJE
OBSERVACIONES SI NO OBTENIDO OPTIMO
7
¿Se reportan las
novedades presentadas,
al IESS de manera
oportuna?
X 8 10
El fin de mes se
reportan las
novedades de
algunos puestos, pero
las novedades del
personal del recreo
se reportan hasta el 5
del siguiente.
8
¿Las planillas del IESS
son canceladas y pagadas
a tiempo?
X 10 10
Estas son pagadas a
tiempo, pero con
ajustes, por las
novedades reportadas
fuera de mes
9
¿El pago de las
liquidaciones de haberes
son cumplidos de manera
oportuna de acuerdo a lo
establecido en las leyes
vigentes?
X 10 10
Si, se cancelan a
tiempo, pero hay
ocasiones en las que
el trabajador no
asiste a recibirla y
ahí surge una demora
en el pago y
legalización.
10
¿Existen muchas salidas
del personal de la
empresa?
X 10 10
La mayoría de gente
sale de la empresa
poniendo una
renuncia Voluntaria.
TOTALES 85 100
131
SEGDEFENSA CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUMANO
CI-05
PROCESO: SERVICIO QUE PRESTA LA EMPRESA
RESPONSABLE: Ing. José Luis Castillo 1/2
AUDITOR: Nancy Yaucán
Período: 01 enero al 31 de diciembre del 2013.
No. PREGUNTA RESPUESTA PUNTAJE
OBSERVACIONES SI NO OBTENIDO OPTIMO
1
¿Mantiene un manual de
políticas y
procedimientos para este
proceso?
x
10 10
2 ¿Existen supervisores que
reportan el trabajo del
personal a su cargo?
x 8 10 Sí, hay supervisores pero no
reportan como es debido
3
¿Las novedades
presentadas por los
clientes son atendidas de
manera oportuna?
x 10 10
4
¿De manera mensual se
solicita al cliente las
novedades presentadas
por la Guardianía?
x 0 10 No, reporta el cliente sino
que los supervisores.
5
¿Gerencia mantiene
reuniones con los clientes
para conocer la
satisfacción del servicio
o sugerencias?
x 7 10 Cuando surgen
inconvenientes en los
puestos.
6 ¿Se realizan encuestas de
satisfacción al cliente? x 10 10 Si, de forma anual
7
¿Cumplen con los
requerimientos de
personal que necesitan los
clientes?
x 10 10
Todo depende de los
puestos, algunos solicitan
personal menor de 35 años,
de acuerdo al signo
zodiacal, altos, o de acuerdo
al lugar donde vivan.
8
¿Se maneja la frase "El
cliente siempre tiene la
razón"?
x 10 10
132
SEGDEFENSA CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUMANO
CI-05
PROCESO: SERVICIO QUE PRESTA LA EMPRESA
RESPONSABLE: Ing. José Luis
Castillo 2/2
AUDITOR: Nancy Yaucán
Período: 01 enero al 31 de diciembre del 2013.
No. PREGUNTA RESPUESTA PUNTAJE
OBSERVACIONES SI NO OBTENIDO OPTIMO
9
¿El Cliente solicita
incentivos extras al
personal por desempeñar
bien su trabajo?
x 8 10
Sí, pero esto nos da
como resultado
inconformidad entre los
trabajadores ya que se
da a mal entendidos.
10
¿El cliente Solicita
información acerca de
los ingresos y egresos
del personal?
x 7 10
Si, en ciertos puestos
esto más se da en el
Proyecto de Azules.
TOTALES 80 100
133
3.1.1. Evaluación de Riesgo
DETERMINACION DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
PONDERACION 10%-
50%
51%-
75%
76%-
95% OBSERVACIONES CALIFICACION
BAJA MEDIA ALTA CUESTIONARIO
CI-01 RECLUTAMIENTO 59%
El puntaje obtenido se basa en la estimación
otorgada a cada pregunta, en este caso las
repuestas negativas y menores, indican
deficiencias relacionadas con la falta de
cumplimiento de los manuales de funciones,
y la falta de métodos para reclutar
candidatos y poder cubrir los puestos con
mayor eficiencia.
CI-02 SELECCIÓN,
INDUCCION Y
CONTRATACION
89%
El puntaje obtenido se basa en la estimación
otorgada a cada pregunta, en este caso las
repuestas positivas indican eficiencias
relacionadas con el cumplimiento de los
manuales de funciones.
CI-03 CAPACITACION Y
EVALUACION DE
DESEMPEÑO
63%
El puntaje obtenido se basa en la estimación
otorgada a cada pregunta, en este caso las
repuestas negativas y menores, indican
deficiencias relacionadas con la falta de
formación para ascensos de personal, y la
alta rotación del personal.
CI-04 MANEJO DE
NOMINA 85%
El puntaje obtenido se basa en la estimación
otorgada a cada pregunta, en este caso las
repuestas positivas indican eficiencias
relacionadas con el reporte de novedades,
aunque no todas las respuestas tengan un 10
estas de una u otra forma se las están
llevando a cabo.
CI-05 SERVICIO QUE
PRESTA LA EMPRESA
80%
El puntaje obtenido se basa en la estimación
otorgada a cada pregunta, en este caso las
repuestas positivas indican que se está
tomando en cuenta los requerimientos de los
clientes pero, falta comunicación con los
clientes por parte de la gerencia.
ER-01
1/3
134
EMPRESA: SEGDEFENSA CIA. LTDA.
EVALUACION DEL RIESGO ER-01
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 2/3
RIESGO EXPLICACION
RIESGO DE CONTROL
Al evaluar la Gestión dentro del Proceso de
Selección y Contratación Departamento de Talento
Humano de SEGDEFENSA CIA. LTDA, se
determina que existe una confianza del 59%
(CONFIANZA MEDIA); y un riesgo de 41%
(RIESGO BAJO), según la matriz de evaluación de
confianza y riesgo.
RECLUTAMIENTO
Medido en base a la ponderación obtenida al
evaluar el control interno, el cual muestra el
porcentaje de probabilidad de que los sistemas de
control no detecten o eviten errores:
RC: 100 - 59 = 41
RC: 100% - 59% = 41%
RIESGO DE CONTROL
Al evaluar la Gestión dentro del Proceso de
Selección y Contratación Departamento de Talento
Humano de SEGDEFENSA CIA. LTDA, se
determina que existe una confianza del 89%
(CONFIANZA ALTA); y un riesgo de 11%
(RIESGO BAJO), según la matriz de evaluación de
confianza y riesgo.
SELECCIÓN, INDUCCION Y
CONTRATACION
Medido en base a la ponderación obtenida al
evaluar el control interno, el cual muestra el
porcentaje de probabilidad de que los sistemas de
control no detecten o eviten errores
RC: 100 - 89 = 11
RC: 100% - 89% = 11%
135
EMPRESA: SEGDEFENSA CIA. LTDA.
EVALUACION DEL RIESGO
ER-01
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 3/3
RIESGO DE CONTROL
Al evaluar la Gestión dentro del Proceso de
Selección y Contratación Departamento de Talento
Humano de SEGDEFENSA CIA. LTDA, se determina
que existe una confianza del 63% (CONFIANZA
MEDIA); y un riesgo de 37% (RIESGO MADIO),
según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.
EVALUACION DE DESEMPEÑO Y
CAPACITACION
Medido en base a la ponderación obtenida al
evaluar el control interno, el cual muestra el
porcentaje de probabilidad de que los sistemas de
control no detecten o eviten errores
RC: 100 - 63 = 37
RC: 100% - 63% = 37%
RIESGO DE CONTROL
Al evaluar la Gestión dentro del Proceso de
Selección y Contratación Departamento de Talento
Humano de SEGDEFENSA CIA. LTDA, se determina
que existe una confianza del 85% (CONFIANZA
ALTA); y un riesgo de 15% (RIESGO BAJO), según
la matriz de evaluación de confianza y riesgo.
MANEJO DE NOMINA
Medido en base a la ponderación obtenida al
evaluar el control interno, el cual muestra el
porcentaje de probabilidad de que los sistemas de
control no detecten o eviten errores
RC: 100 - 85 = 15
RC: 100% - 85% = 15%
RIESGO DE CONTROL Al evaluar la Gestión dentro del Proceso de
Selección y Contratación Departamento de Talento
Humano de SEGDEFENSA CIA. LTDA, se
determina que existe una confianza del 80%
(CONFIANZA ALTA); y un riesgo de 20%
(RIESGO BAJO), según la matriz de evaluación de
confianza y riesgo.
SERVICIO QUE PRESTA LA EMPRESA
Medido en base a la ponderación obtenida al
evaluar el control interno, el cual muestra el
porcentaje de probabilidad de que los sistemas de
control no detecten o eviten errores
RC: 100 - 80 = 20
RC: 100% - 80% = 20%
136
3.1.2. Papeles de trabajo
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PT-02
CEDULA NARRATIVA
PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
1/2
DEPARTAMENTO: Talento Humano
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Procede. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones
1
Solicitar el instructivo o
manual que se aplique
para el reclutamiento del
personal, verificar su
cumplimiento.
Se solicitó al jefe de Recursos
Humano el Manual de procesos
del departamento de Recursos
Humanos, se revisó y se constató
que cumplen con los
procedimientos, para lo cual
tienen formatos predeterminados
para su realización.
Los procesos de
reclutamiento, selección,
inducción y contratación,
están Unificados.
2
Evaluar los métodos de
reclutamiento y si las
necesidades de personal
reportados son reales y
que tan urgente es la
necesidad.
Para cubrir un puesto dentro de
cualquier proyecto, se hace
mediante una solicitud de
requerimiento de personal, el
mismo que fue analizado y se
pudo verificar que en las
solicitudes remitidas, se
especifica de forma detallada el
perfil, la experiencia, y demás
aspectos necesarios para proceder
al reclutamiento.
El principal medio a través del
cual se realiza este proceso, es a
través de recomendaciones de los
trabajadores de la empresa.
En cuanto a las recomendaciones
de empleados de la entidad, las
opciones presentadas no siempre
son adecuadas.
Se da el trámite de inmediato ya
que por el servicio que presta la
empresa es importante que el
cliente cuente con personal a su
disposición
Métodos no adecuados para
reclutamiento de personal.
137
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PT-02
CEDULA NARRATIVA
PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
2/2
DEPARTAMENTO: Talento Humano
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Proced. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones
3
Elabore y Aplique un
Cuestionario de Control
Interno para este proceso
de reclutamiento. Se elaboró y aplico el cuestionario
de control interno a la Lcda. Martha
Endara (Asist. Administrativo),
quien es encargada del proceso, que
dio una calificación sobre 10, luego
se procedió a evaluar el riesgo.
• Existe dificultad
para cubrir el
puesto de
protectores VIP.
• No implementan
estrategias para
cubrir los
puestos.
Ref.: CI-01
ER-01
4
Evalué el riesgo de
Control Interno con los
resultados obtenidos en la
aplicación del
cuestionario.
138
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PT-03
CEDULA NARRATIVA
PROCESO DE SELECCIÓN, INDUCCION Y CONTRATACIÓN DEL
PERSONAL 1/5
DEPARTAMENTO: Talento Humano
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Proced. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones
1
Solicitar el instructivo o
manual que se aplique
para la selección,
inducción y contratación
del personal, verificar su
cumplimiento.
Se solicitó al jefe de Recursos
Humano el Manual de procesos del
departamento de Recursos
Humanos, se revisó y se constató
que cumplen con los
procedimientos, para lo cual tienen
formatos predeterminados para su
realización.
Los procesos de
reclutamiento, selección,
inducción y contratación,
están Unificados.
2
Elaborar y aplicar un
cuestionario a la persona
responsable del proceso de
selección, inducción y
contratación del personal.
Se aplicó elaboro el cuestionario de
control interno a la Licenciada
Martha Endara, Asistente
Administrativo quien está a cargo de
estos procesos, con los resultados se
procedió a realizar la valoración
según las respuestas obtenidas,
seguidamente se procedió a evaluar
el riesgo.
• Transfieren personal
de un puesto a otro,
y no dan inducción
del nuevo puesto.
• No verifican las
referencias laborales.
Ref.: CI-02
ER-01
3
Medir el riesgo dentro de
este proceso con los
resultados que arroje el
cuestionario.
139
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PT-03
CEDULA NARRATIVA
PROCESO DE SELECCIÓN, INDUCCION Y CONTRATACIÓN DEL
PERSONAL 2/5
DEPARTAMENTO: Talento Humano
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Proced. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones
4
Tomar una muestra de las
hojas de vida receptadas
durante el año 2013.
Se tomó como muestra una parte de
las hojas de vida, se analizó
especialmente el perfil que requieren
al momento de solicitar un
candidato, notamos que en una hoja
de vida no tiene experiencias
laborales, ya que en la hoja de
requerimiento de personal solicita
como mínimo 1 año de experiencia
en seguridad, pero nos supo
comentar la Lcda. Endara Martha,
que también se toma como
experiencia las personas que pasaron
la conscripción entonces con esta
explicación no hay novedad alguna.
En la experiencia no
necesariamente debe ser
en una empresa de
seguridad, ellos toman
como experiencia la
conscripción.
5
Verificar el cumplimiento
de perfil requerido de los
aspirantes.
6
Tomar una muestra de los
contratos de trabajo
legalizados que fueron
realizados durante el año
2013.
Del listado entregado por parte de la
empresa, se solicitó 5 contratos, los
cuales se encontraban debidamente
legalizados en el Ministerio de
Relaciones Laborales, dentro del
tiempo que estipula la ley, no se
encontró novedad alguna.
Todo en regla
7
Solicitar los extractos de
la legalización de los
contratos de trabajo ante el
MRL de la muestra
tomada, y verifique la
fecha de ingreso del
personal.
140
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PT-03
CEDULA NARRATIVA
PROCESO DE SELECCIÓN, INDUCCION Y CONTRATACIÓN DEL
PERSONAL 3/5
DEPARTAMENTO: Talento Humano
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Proced. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones
8
Solicitar Planillas
generadas e impresas del
Instituto de Seguridad
Social, verificar los
ingresos ante este
organismo de control del
personal de la muestra
tomada.
Se solicitó las planillas canceladas y
lo avisos de entrada de las 5
personas tomadas como muestra y se
confirmó que todo está en regla y
que las fechas de ingreso coinciden
con las del contrato.
Coincidencia de
información.
ANEXO G
9
Verificar la clase de
inducción que recibe el
aspirante.
La clase de inducción que recibe el
personal nuevo es la inducción
técnica por parte del Jefe de
Operaciones, y la inducción
administrativa por parte del Jefe de
Talento Humano, en la muestra que
se tomó se verifico su cumplimiento.
El personal recibe la
inducción antes de
firmar el contrato, la
inducción técnica los
2 días en los puestos
de trabajo.
ANEXO M
141
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA. PT-04
CEDULA NARRATIVA
PROCESO EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION DEL
PERSONAL 1/3
DEPARTAMENTO: Talento Humano
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Proced. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones
1
Solicitar el plan o manual
que se aplique para la
capacitación y evaluación
de desempeño y verificar
su cumplimiento.
Se solicitó al jefe de Recursos
Humano el Manual de procesos del
departamento de Recursos
Humanos, se revisó y se constató
que cumplen con los
procedimientos, para lo cual tienen
formatos predeterminados para su
realización.
Los procesos de
evaluación lo realizan al
terminar el año.
Dependiendo de los
resultados de la
evaluación consideran
realizar capacitaciones.
2
Elaborar y aplicar un
cuestionario a la persona
responsable del proceso de
capacitación y evaluación
de desempeño del
personal.
Se aplicó elaboro el cuestionario de
control interno al Jefe de recursos
Humanos, quien está a cargo de
estos procesos, con los resultados se
procedió a realizar la valoración
según las respuestas obtenidas,
seguidamente se procedió a evaluar
el riesgo.
• Personal no cumple
con el reglamento
interno de trabajo.
Ref.: CI-03
ER-01
3
Medir el riesgo dentro de
este proceso con los
resultados que arroje el
cuestionario.
142
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PT-04
CEDULA NARRATIVA
PROCESO EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION DEL
PERSONAL 2/3
DEPARTAMENTO: Talento Humano
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Proced. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones
4
Revisar si existe evidencia
sobre cursos de
capacitación impartidos a
los empleados y si se han
aplicado programas de
ascensos
En los archivos poseen un programa de
capacitaciones al personal, se pudo
observar que los contenidos son de gran
utilidad para el desarrollo de las
capacidades técnicas de los trabajadores
y el mejoramiento de desempeño, se
confirmó que los cursos realizados está
orientado al personal operativo, por lo
que el número de trabajadores
capacitados es alta.
Se ha realizado
capacitaciones, pero
no para ascender al
personal, ellos toman
en cuenta la
antigüedad y la por
ende la experiencia
adquirida.
5
Verificar si la capacitación
se ha orientado a mejorar
el desempeño de las
actividades del personal,
así como, a desarrollar sus
destrezas y habilidades
Se ha verificado que las capacitaciones
dadas al personal sirven para mejorar las
técnicas y procedimientos, también para
que ellos desarrollen más sus habilidades
y destrezas en conducción y tiro.
Capacitaciones
cumplidas, alto
número de personas
capacitadas.
6
Verificar la existencia de
evaluación al desempeño
realizada en cada una de
las unidades que
conforman la entidad y
determinar la utilidad de
los parámetros empleados
para medir la eficiencia de
cada uno de los
integrantes de Área.
Se verifico la existencia de evidencia
acerca de las evaluaciones efectuadas a
cada departamento de la empresa, se
constata que si se hacen evaluaciones
anuales.
Falta de
cumplimiento de
reglamento interno.
143
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PT-04
CEDULA NARRATIVA
PROCESO EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION DEL
PERSONAL 3/3
DEPARTAMENTO: Talento Humano
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Proced. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones
7
Verificar si se realizan
evaluaciones al terminar el
periodo de prueba, para
poder continuar con el
contrato.
Se verifico las evaluaciones al personal
nuevo antes de finalizar el periodo de
prueba, para determinar si continua con
el contrato o se le notificara su
terminación, en donde se evalúa :
Eficiencia en tareas en comendadas
Conocimiento del trabajo
Organización
Puntualidad
Cumplimiento de políticas y normas
Capacidad de adaptación
Liderazgo
Trabajo en equipo
Valor agregado
Si se realizan las
evaluaciones, para
determinar en grado
de cumplimiento de
disposiciones del
personal a prueba,
con los resultados
se define si continua
o se le termina el
contrato.
144
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PT-05
CEDULA NARRATIVA
PROCESO GESTION DE NOMINA 1/4
DEPARTAMENTO: Talento Humano
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Proced. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones
1
Solicitar un instructivo o
indague sobre cómo se
lleva el proceso de nómina
del personal para verificar
su cumplimiento.
No, poseen un manual de elaboración
de rol de pagos, el jefe administrativo
nos presentó el manual de firma de
roles.
Los roles de pago lo
realizan a través de un
formato de Excel que
por costumbre se
utilizó.
2
Elaborar y aplicar un
Cuestionario de Control
interno para el proceso de
nómina del personal.
Se aplicó el cuestionario de control
interno a la asistente contable, quien
está a cargo de estos procesos, con los
resultados se procedió a realizar la
valoración según las respuestas
obtenidas, seguidamente se procedió a
evaluar el riesgo.
• Duplicación de
información mes a
mes por copiar
formatos de roles.
• Información no
entregada a tiempo.
Ref.: CI-04
ER-01
3 Evaluar el riesgo dentro de
este proceso.
4
Tomar una muestra de los
roles de pago, verificar si
los ingresos y descuentos
al personal se encuentran
debidamente respaldados.
Se analizó la muestra tomada y se
constató que todos los ingresos y
gastos están debidamente respaldados.
La impresión de los
roles la realizan
cambiados los meses al
que corresponden. Y se
realizan tachones
ANEXO L
5
Aplique Indicadores de
Gestión y emita su
respectiva explicación.
Dentro del análisis de auditoria y la
verificación de que la elaboración de
Nomina se encuentre debidamente
respaldada con respecto a los ingresos
y descuentos a empleados.
ANEXO G
6
Verificar de qué forma
Realizan la terminación de
contrato, forma de pago y
legalización.
Se tomó una muestra (9), de las actas
de finiquito del año 2013, y se
constató que la mayoría de actas de
Finiquito, Se realizaron por salidas
voluntarias o acuerdo de las partes.
ANEXO F
145
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
PT-06
CEDULA NARRATIVA
PROCESO SERVICIO QUE PRESTA LA EMPRESA 1/3
DEPARTAMENTO: Talento Humano
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Proced. Descripción Descripción de Hallazgos Observaciones
1
Elaborar y aplicar un
Cuestionario de Control
interno para el proceso de
satisfacción al cliente.
Se aplicó el cuestionario de control
interno al Ing. José Luis Castillo
Jefe Administrativo quien está a
cargo de estos procesos, con los
resultados se procedió a realizar la
valoración según las respuestas
obtenidas, seguidamente se procedió
a evaluar el riesgo.
• Falta de
comunicación
por parte de
gerencia hacia
los clientes.
Ref.: CI-05
ER-01
2
Evaluar el riesgo dentro de
este proceso.
3
Elabore y aplique una
encuesta a una muestra de
los clientes de
SEGDEFENSA CIA
LTDA.
Se realizó la encuesta a los clientes,
se procesa los datos y se aplican
indicadores de gestión.
ANEXO D
ANEXO P 4
Procese los resultados de
las encuestas y califique la
satisfacción del servicio
que presta la empresa.
5
Aplique Indicadores de
Gestión y emita su
respectiva explicación.
3.1.3. Hallazgos de Auditoria
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
HA-01 HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
NOMBRE: INEXISTENCIA DE METODOS DE RECLUTAMIENTO DE
PERSONAL,
ATRIBUTOS
CONCLUSIONES
CONDICIÓN: El medio empleado para la realización del
proceso de reclutamiento de personal, no
es el más adecuado y suficiente, debido a
que no se ha podido convocar al personal
más idóneo.
CRITERIO: Los manuales existen pero los métodos de
procedimientos, de reclutamiento de
personal, no, por ende se deben contemplar
la utilización de diversos medios, que
actualmente no han sido considerados.
CAUSA: Debido a los altos costos en los que se
incurre al convocar personal a través de
medios como anuncios de prensa o
agencias de colocación de empleo, no ha
sido posible reclutar a un número
considerable de personas, para de éstas
poder escoger a las más idóneas.
EFECTO: No siempre ha sido posible convocar a un
número adecuado de personas, a través de
los medios utilizados actualmente, por lo
que el reclutamiento del personal se ha
dificultado, debido a que varias de las
personas no cumplen con los requisitos
establecidos, presentando información que
no corresponde a la realidad y por lo tanto,
no se han desempeñado de la mejor
manera.
Los medios empleados para reclutar personal no
son adecuados; no se ha considerado la aplicación
de otras alternativas, debido a los altos costos que
éstos implican.
RECOMENDACIONES
Al Jefe de Recursos Humanos:
Utilizar diversos medios para solicitar personal; es
necesario verificar otras opciones como bolsas de
empleo, agencias de colocación, así como revisar
otras bases de datos existentes en internet y
anuncios en medios de comunicación masivos.
147
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
HA-02 HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
NOMBRE: FALTA DE ESTRATEGIAS PARA CUBRIR PUESTOS DE
PROTECTORES VIP
ATRIBUTOS
CONCLUSIONES
CONDICIÓN: El medio empleado para la realización del
reclutamiento de personal que labore como
protectores VIP, no da resultados ya que
por ser funciones con alto riesgo y mayor
experiencia. .
CRITERIO: Los manuales existen pero los métodos de
procedimientos, de reclutamiento de este
personal en especial, no, por ende se deben
contemplar nuevas estrategias para
lograrlo.
CAUSA: Existen personas que quieren trabajar
como protectores pero no tienen la
suficiente experiencia, algunos no se
acoplan a la forma de trabajo de la
empresa.
EFECTO: No siempre ha sido posible reclutar a un
número adecuado de este personal, porque
no siempre cumplen con los
requerimientos, esto provoca que se retrase
la contratación.
No tienen facilidad de contratar personal como
protectores VIP, porque no cumplen con el perfil.
Al contratar un protector que cumple con el perfil
empresarial, se lo debe desvincular porque, el
cliente no está satisfecho o cómodo con esa
persona.
RECOMENDACIONES
Al Jefe de Recursos Humanos:
Realizar una valoración de las actitudes del
personal que va ingresar a la empresa como
protector VIP.
Supervisar en comportamiento de los protectores
VIP, ante los clientes, para que no surjan
inconvenientes.
148
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
HA-03 HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DE SELECCIÓN, INDUCCION Y CONTRATACIÓN DEL
PERSONAL
NOMBRE: FALTA DE INDUCCION Y VERIFICACION DE REFERENCIAS
ATRIBUTOS
CONCLUSIONES
CONDICIÓN: Cuando una persona es transferida de un
puesto a otro sin previo aviso, no recibe la
inducción correspondiente de acuerdo al
nuevo puesto que va a cubrir.
Cuando ingresa una persona no verifican
las referencias laborales solo se fijan en el
tiempo de trabajo y los cursos recibidos.
CRITERIO: Existe la inducción técnica y
administrativa, pero cuando se cambian de
puesto, no tiene la oportunidad de recibirla
porque esto se da de acuerdo a las
disposiciones de jefe de operaciones.
Existen procedimientos de contratación
pero no los están cumpliendo, al no
verificar las referencias laborales
CAUSA: Estos cambios se producen
repentinamente, para no dejar al cliente sin
servicio de seguridad, y no da oportunidad
para la inducción.
La necesidad de cubrir un puesto con
rapidez, evita la confirmación de
referencias laborales.
EFECTO: los guardias van sin conocimientos de lo
que deben hacer en ese nuevo puesto, ya
que cada proyectos tiene diferentes
disposiciones y formas de manejo de
seguridad.
La falta de verificación de referencial
personales puede traer a futuro
inconvenientes, ya que puede haber
personal que invente esta información.
El personal que va a otros puestos, no tiene
conocimiento de las disposiciones que se realizan
el ese proyecto.
No se verifican las referencias laborales de los
aspirantes, debido a la necesidad de cubrir los
puestos.
RECOMENDACIONES
A la Asistente de Recursos Humanos:
Ordenar la realización de una inducción rápida,
sobre las disposiciones del nuevo puesto de trabajo,
a los supervisores, para que no se presenten
inconvenientes con el cliente.
Verificar las referencias laborales de todo el
personal, no importa que tan urgente sea cubrir el
puesto, esto les brindara seguridad del personal que
están contratando.
149
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
HA-05 HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION
NOMBRE: INCUMPLIMIENTO DE REGLAMENTO INTERNO
ATRIBUTOS
CONCLUSIONES
CONDICIÓN:
El personal de seguridad pese a que se le
entrego un reglamento Interno, al iniciar la
relación laboral, no lo cumple.
CRITERIO:
Existe un Reglamento Interno, pero no es
acatado por el personal tal vez sea por falta
de explicación o lo tienen pero no lo
revisan.
CAUSA:
Este desconocimiento o mala aplicación
del reglamento, se da por falta capacitación
y explicación del documento. Ya que solo
se le entrega y ellos no son capaces de leer
y preguntar de qué se trata, algo, que ellos
no entiendan.
EFECTO:
Este desconocimiento puede ocasionar
problemas en los puestos de trabajo, ya que
pueden incurrir en faltas que afecten el
buen nombre de la empresa.
El personal de seguridad tiene el reglamento pero
no lo revisa, y después se queja cuando lo llaman
para hacerle firmar la sanción.
No hay explicación, del contenido del Reglamento,
al momento de entregarlo.
RECOMENDACIONES
Al Jefe de Recursos Humanos
Incentivar al personal, para que revisen el
Reglamento Interno de Trabajo, y sepan que
derecho y obligaciones tienen, y las sanciones que
pueden recibir en caso de incurrir en alguna falta.
Realizar capacitaciones para el personal, en donde
se vaya despejando todas las dudas con relación al
reglamento interno.
150
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
HA-05 HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO GESTION DE NOMINA
NOMBRE: INEXISTENCIA DE MANUAL DE ELABORACION DE ROLES
ATRIBUTOS
CONCLUSIONES
CONDICIÓN:
La realización de los roles de pagos, se
hace en base a formatos de Excel
preestablecidos y se ha venido manejando
así por costumbre.
CRITERIO:
Existe un manual de firma de roles, pero
sería excelente poseer un manual de cómo
se elaboran los roles para no cometer
errores, ni perjudicar al personal.
CAUSA:
Falta de un manual de elaboración de roles,
permite que se sigan elaborando por
costumbre en el formato de Excel.
EFECTO:
Duplicidad de la información ya que se
copian mes a mes, alteración de fórmulas
en caso de ingresar otra información.
No tienen un manual de la forma como deben
elaborarse los roles de pago.
Poseen un sistema de rol de pagos, pero no lo
utilizan, se siguen basando en los formatos
predeterminados, para la su elaboración.
RECOMENDACIONES
A la Contadora, en calidad de jefe financiero:
Diseñar un manual de procedimientos, en donde se
disponga la forma como deben elaborarse los roles
de pago, su diseño, el contenido, y la forma como
deben ser impresos.
Realizar capacitaciones para el personal encargado
de nómina, para que ponga en práctica la
utilización del sistema que posee la empresa y dejar
de utilizar los formatos de Excel.
151
EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA.
HA-06 HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO GESTION DE NOMINA
NOMBRE: FALTA DE COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES
ATRIBUTOS
CONCLUSIONES
CONDICIÓN:
Los cliente son importantes para la
empresa, y la comunicación entre gerente y
clientes, deben ser a menudo y no cuando
se presentan quejas.
CRITERIO:
Gerencia no mantiene reuniones constantes
con los Clientes por lo que no conoce en su
totalidad la satisfacción del servicio
brindado.
CAUSA:
Gerencia mantiene poca comunicación con
los clientes de SEGDEFENSA CIA.
LTDA.
EFECTO:
Existe un 26% de INSATISFACCIÓN
DEL SERVICIO.
La falta de comunicación con los clientes por parte
de Gerencia ha producido que no conozca al 100%
la satisfacción de los mismos.
RECOMENDACIONES
Al Gerente General:
Mantener reuniones constantes con los clientes y
así conocer la satisfacción del servicio, como
quejas y sugerencias o en su defecto felicitaciones
por parte de los mismos.
152
3.2. FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
3.2.1. Informe de Auditoría
Quito. 05 de julio de 2015
Sr. Ingeniero
Carlos Alberto Galarza Raad
GERENTE GENERAL SEGDEFENSA. CIA LTDA.
De mi consideración:
Hemos efectuado la Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos y servicio, por el periodo
comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010, de conformidad a lo acordado en el
contrato de servicios suscrito anteriormente, la ejecución de esta auditoría se realizó durante los
días del 09 abril del 2015 al 05 de julio de 2015.
Nuestra Auditoría de Gestión fue realizada para determinar el cumplimiento de la normativa
vigente, eficacia en el logro de los objetivos planteados; la eficiencia y economía en el uso de
recursos utilizados y que las operaciones a las que corresponden se hayan efectuado de
conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias, políticas y demás normas aplicables.
3.2.1.1. MOTIVO DE LA AUDITORÍA
La Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos y servicio, se realizó en cumplimiento al
contrato de servicios profesionales suscrito entre la firma Auditora NY AUDITORES
ASOCIADOS Cía. Ltda. Y la Empresa de Seguridad SEGDEFENSA CIA. LTDA.
Entre los motivos de esta auditoría de gestión mencionamos los siguientes:
IAG-01
153
Orientar a la organización hacia una adecuada planificación.
Interés por los directivos por alcanzar un ambiente laboral que privilegie la participación
de todo el personal.
Deseo de los directivos de medir y evaluar la eficiencia del personal para incrementar el
nivel de competitividad de la empresa.
Evaluar con indicadores de gestión los procesos de la organización
Evaluar los procesos para un mejoramiento continuo, para asegurar la entrega del servicio
de manera que satisfaga a los clientes.
3.2.1.2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
Los objetivos de esta auditoría de gestión son los siguientes:
Verificar el manejo eficiente de los recursos.
Aplicar índices de gestión.
Velar por el desarrollo óptimo de manuales de funciones y así encaminar de mejor manera
el cumplimiento de normativas, políticas, tanto externas como internas aplicables al Área
de Recursos Humanos y servicio.
Determinar la eficiencia, efectividad y economía de las operaciones realizadas en el Área
de Recursos Humanos.
3.2.1.3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos y servicio, se realizó período comprendido
entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2013. Se evaluaron los procedimientos aplicados en las
actividades realizadas, el uso adecuado de recursos y manejo de la documentación de soporte de las
operaciones.
154
3.2.1.4. EQUIPO DE AUDITORÍA
El equipo de trabajo que participó durante el desarrollo de la Auditoría de Gestión se conformó de
la siguiente manera:
Socio de Auditoria
Supervisor
Jefe de Equipo de Auditoria
Asistente de Auditoria
Auxiliar de Auditoria
3.2.1.5. INDICADORES UTILIZADOS
Para verificar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas se aplicó indicadores de gestión.
3.2.1.6. RESULTADOS GENERALES
En base a indicadores de gestión y haciendo énfasis en el área de Talento Humano de la empresa de
Seguridad SEGDEFENSA CIA. LTDA., se procedió a la presentación de los mismos, tomando
como referencia para cada uno, los procesos que conllevan a la contratación de nuevo personal.
Gestión Administrativa.
Resumen de las principales Deficiencias encontradas en el Área de Talento Humano y
Servicio dela Empresa de que brinda servicios de seguridad privada: SEGDEFENSA CIA. LTDA
155
Resumen de Hallazgos
HALLAZGOS DE AUDITORIA
NOMBRE
INEXISTENCIA DE METODOS DE RECLUTAMIENTO DE
PERSONAL
CRITERIO
REF
HA-01
Los manuales existen pero los métodos de procedimientos, de reclutamiento de personal, no,
por ende se deben contemplar la utilización de diversos medios, que actualmente no han sido
considerados, inobservancia al manual de procedimientos.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Los medios empleados para reclutar personal
no son adecuados; no se ha considerado la
aplicación de otras alternativas, debido a los
altos costos que éstos implican.
Al Jefe de Recursos Humanos:
Utilizar diversos medios para solicitar
personal; es necesario verificar otras opciones
como bolsas de empleo, agencias de
colocación, así como revisar otras bases de
datos existentes en internet y anuncios en
medios de comunicación masivos.
156
NOMBRE FALTA DE ESTRATEGIAS PARA CUBRIR PUESTOS DE
PROTECTORES VIP
CRITERIO
REF
HA-02
Los manuales existen pero los métodos de procedimientos, de reclutamiento de este personal
en especial no, por ende se deben contemplar nuevas estrategias para lograrlo, inobservancia
al manual de procedimientos establecido.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
No tienen facilidad de contratar personal
como protectores VIP, porque no cumplen
con el perfil.
Al contratar un protector que cumple con el
perfil empresarial, se lo debe desvincular
porque, el cliente no está satisfecho o cómodo
con esa persona.
Al Jefe de Recursos Humanos:
Realizar una valoración de las actitudes del
personal que va ingresar a la empresa como
protector VIP.
Supervisar en comportamiento de los
protectores VIP, ante los clientes, para que no
surjan inconvenientes.
157
NOMBRE
FALTA DE INDUCCION Y VERIFICACION
DE REFERENCIAS
CRITERIO
REF
HA-03
Existe la inducción técnica y administrativa, pero cuando se cambian de puesto, no tiene la
oportunidad de recibirla porque esto se da de acuerdo a las disposiciones de jefe de operaciones.
Existen procedimientos de contratación pero no los están cumpliendo, al no verificar las
referencias laborales
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
El personal que va a otros puestos, no tiene
conocimiento de las disposiciones que se
realizan el ese proyecto.
No se verifican las referencias laborales de
los aspirantes, debido a la necesidad de
cubrir los puestos.
A la Asistente de Recursos Humanos:
Ordenar la realización de una inducción rápida,
sobre las disposiciones del nuevo puesto de
trabajo, a los supervisores, para que no se
presenten inconvenientes con el cliente.
Verificar las referencias laborales de todo el
personal, no importa que tan urgente sea cubrir el
puesto, esto les brindara seguridad del personal que
están contratando.
158
NOMBRE INCUMPLIMIENTO DE REGLAMENTO
INTERNO
CRITERIO
REF
HA-04
Existe un Reglamento Interno, pero no es acatado por el personal tal vez sea por falta de
explicación o lo tienen pero no lo revisan.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
El personal de seguridad tiene el reglamento
pero no lo revisa, y después se queja cuando
lo llaman para hacerle firmar la sanción.
No hay explicación, del contenido del
Reglamento, al momento de entregarlo.
Al Jefe de Recursos Humanos
Incentivar al personal, para que revisen el
Reglamento Interno de Trabajo, y sepan que
derecho y obligaciones tienen, y las sanciones
que pueden recibir en caso de incurrir en alguna
falta.
Realizar capacitaciones para el personal, en
donde se vaya despejando todas las dudas con
relación al reglamento interno.
159
NOMBRE
INEXISTENCIA DE MANUAL DE
ELABORACION DE ROLES
CRITERIO
REF
HA-05
Existe un manual de firma de roles, pero sería excelente poseer un manual de cómo se elaboran
los roles para no cometer errores, ni perjudicar al personal.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
No tienen un manual de la forma como deben
elaborarse los roles de pago.
Poseen un sistema de rol de pagos, pero no lo
utilizan, se siguen basando en los formatos
predeterminados, para la su elaboración.
A la Contadora, en calidad de jefe financiero:
Diseñar un manual de procedimientos, en donde
se disponga la forma como deben elaborarse los
roles de pago, su diseño, el contenido, y la forma
como deben ser impresos.
Realizar capacitaciones para el personal
encargado de nómina, para que ponga en práctica
la utilización del sistema que posee la empresa y
dejar de utilizar los formatos de Excel.
160
NOMBRE FALTA DE COMUNICACION DE GERENCIA
CON LOS CLIENTES
CRITERIO
REF
HA-06
Gerencia no mantiene reuniones constantes con los Clientes por lo que no conoce en su totalidad la
satisfacción del servicio brindado.
CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
La falta de comunicación con los clientes por parte
de Gerencia ha producido que no conozca al 100%
la satisfacción de los mismos
Al Gerente General:
Mantener reuniones constantes con los
clientes y así conocer la satisfacción del
servicio, como quejas y sugerencias o en su
defecto felicitaciones por parte de los mismos.
161
Matriz de hallazgos de auditoría
MATRIZ DE HALLAZGOS DE AUDITORIA DE GESTIÓN
AUDITORIA HALLAZGOS P/T TECNICAS PROGRAMAS PROCEDIMIENTO
S
GESTION
INEXISTENCIA DE
METODOS DE
RECLUTAMIENTO
DE PERSONAL
PT-02; 1/2
Observación, Inspección e Indagación
Proceso de Reclutamiento.
Evaluación y
estudio del
sistema de control
interno
FALTA DE
ESTRATEGIAS
PARA CUBRIR
PUESTOS DE
PROTECTORES
VIP
PT-02; 2/2
Observación, Inspección e Indagación
Proceso de Reclutamiento.
Evaluación y
estudio del
sistema de control
interno
FALTA DE
INDUCCION Y
VERIFICACION DE
REFERENCIAS
PT-03; 1/5
Observación, Inspección e Indagación
Proceso de selección, inducción y capacitación.
Evaluación y
estudio del
sistema de control
interno
INCUMPLIMIENT
O DE
REGLAMENTO
INTERNO
PT-04; 1/3
Observación, Inspección e Indagación
Proceso de selección, inducción y capacitación.
Evaluación y
estudio del
sistema de control
interno
INEXISTENCIA DE
MANUAL DE
ELABORACION DE
ROLES
PT-05; 1/4
Inspección e Indagación
Proceso de gestión de nómina.
Evaluación y
estudio del
sistema de control
interno
FALTA DE
COMUNICACIÓN
CON LOS
CLIENTES
PT-06; 1/3
Inspección e Indagación
Proceso de servicio que presta la empresa.
Evaluación y
estudio del
sistema de control
interno,
realización de
investigaciones y
verificación del
servicio que
brinda la empresa.
162
La auditoría de gestión desarrollada comprende una evaluación de pruebas selectivas, se obtienen
evidencias que respaldan la información revelada en los papeles de trabajo, Consideramos que la
auditoria que hemos desarrollado proporciona el fundamento de nuestra opinión como
profesionales auditores.
Atentamente.
Nancy Yaucán
NY& AUDITORIA & ASOCIADOS
CARTA A LA GERENCIA DE SEGDEFENSA CIA. LTDA
Quito, 05 de Julio del 2015
Ingeniero.
GERENTE GENERAL DE SEGDEFENSA CIA. LTDA
Presente.-
De mi consideración:
INFORME CONFIDENCIAL PARA LA ADMINISTRACIÓN SOBRE LA AUDITORÍA
DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA SEGDEFENSA CIA. LTDA CIA LTDA. AL
31 DE DICIEMBRE DE 2013
Como es de su conocimiento NY Auditores Asociados ha realizado la auditoría de gestión en la
empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA. Aprobada por la Gerencia de las misma, esta Auditoria fue
aplicada específicamente la gestión desarrollo de procedimientos dentro del área de Talento
Humano y servicio de la empresa, análisis realizado para el periodo 2013, le comunico que hemos
realizamos evaluación del control interno de la compañía con criterios que los auditores operativos
han considerado pertinentes, con el propósito de evaluar el control interno de acuerdo a las Normas
de Auditoría Generalmente Aceptadas NAGAs.
163
La evaluación profesional realizada examinó las políticas, normas, procedimientos y objetivos
internos para cada área en análisis y para expresar una opinión sobre la gestión de la administración
y la estructura organizativa.
La administración de la compañía es la única responsable del sistema de control interno y de su
gestión interna empresarial.
Respondiendo a la responsabilidad contraída, indicamos que el sistema de control interno de la
gestión tiene como objetivo dar a la administración seguridad razonable del cumplimiento de las
funciones, normas internas y de la realización eficiente y eficaz del trabajo encomendado.
Como consecuencia de las limitaciones inherentes a un sistema de control interno de la gestión, es
probable que existan errores e irregularidades no detectados por el equipo auditor.
La evaluación realizada revelará todas las debilidades de la gestión. Como resultado no se expresa
ninguna opinión sobre el sistema de control interno a la gestión.
En base a nuestra revisión dentro del área de Talento Humano hemos preparado una serie de
recomendaciones tendientes a mejorar el sistema de control interno y de los procedimientos para
una eficiente y eficaz gestión. Las recomendaciones tienen las mejoras al control interno.
Este informe se preparó con el objetivo de proporcionar a la administración de la empresa
SEGDEFENSA CIA. LTDA, sobre la gestión para lo cual presentamos las evidencias del caso de
los procedimientos a corregir.
Los comentarios y recomendaciones las daremos en el plazo señalado y esperamos dialogar de la
auditoría realizada con la administración.
Atentamente.
Nancy Yaucán
NY& AUDITORIA & ASOCIADOS
CAPÍTULO IV
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. Conclusiones
1 SEGDEFENSA CIA. LTDA., es una empresa constituida hace 25 años cumpliendo con
las regulaciones legales vigentes y cuyo objetivo principal es proporcionar servicios y
soluciones integrales de seguridad, física proveyendo un servicio de Protección Privada y
Vigilancia Armada con elementos altamente capacitados, combinando los mejores recursos
humanos, tecnológicos, materiales y económicos con el objetivo principal de satisfacer y
superar las expectativas de sus clientes
2 La base legal de la empresa SEGDEFENSA CIA. LTDA, está al día, de acuerdo a la
normativa vigente, poseen todos los permisos correspondientes, y se actualizan mes a mes
o año a año.
3 Se analizó el direccionamiento estratégico de la empresa tienen gran seguridad hacia donde
quieren llegar, pero la gran debilidad es el personal que no le ayuda a cumplirlos en su
totalidad con los valore institucionales.
4 La información requerida como consulta para respaldar el marco teórico, estaba disponible
en los libros que posee la Biblioteca de la facultad de Ciencias Administrativas, y en
internet.
5 Toda información que se recopilo, fue analizada y digitada para que forme parte de marco
teórico de la presente tesis, se utilizaron citas bibliográficas en los casos que ameritaba, o
se escribida resúmenes de lo leído.
6 El marco teórico de esta tesis contiene información de libros, páginas web y pequeños
criterios del autor, tomando en cuenta varios aspectos importantes de distintos autores con
relación al tema de trabajo.
7 La elaboración de la auditoria de gestión al Área de recursos humanos y servicio de la
empresa Segdefensa, fue una experiencia nueva, ya que no se tenía conocimientos claros
de cómo realizar dicha auditoria.
165
8 Toda información la información de la empresa que fue solicitada a los responsables, fue
entregada dentro de los parámetros de tiempo, alguna información no pudo ser entregada
ya que ellos al cambiarse de establecimiento se había extraviado, otras se habían mezclado.
9 Para la elaboración de los papeles de trabajo, programas de auditoria, hoja de hallazgo,
evaluación de riesgo, se manejó un formato similar a los que se consultaron en los libros o
en internet, tomando en cuenta nuestro criterio de diseño se mejoraron, o, en otros casos se
mantuvieron por el orden que estos se presentaban.
10 Los resultados que surgieron de esta auditoría de gestión fueron plasmados en el informe,
acompañados con sus respectivas conclusiones y recomendaciones.
En la evaluación para desarrollar la Auditoría de Gestión se pudo determinar las siguientes
conclusiones:
ENEXISTENCIA DE METODOS DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
11 Los medios empleados para reclutar personal no son adecuados; no se ha considerado la
aplicación de otras alternativas, debido a los altos costos que éstos implican.
FALTA DE ESTRATEGIAS PARA CUBRIR PUESTOS DE PROTECTORES VIP
12 No tienen facilidad de contratar personal como protectores VIP, porque no cumplen con el
perfil.
13 Al contratar un protector que cumple con el perfil empresarial, se lo debe desvincular
porque, el cliente no está satisfecho o cómodo con esa persona.
FALTA DE INDUCCION Y VERIFICACION DE REFERENCIAS
14 El personal que va a otros puestos, no tiene conocimiento de las disposiciones que se
realizan el ese proyecto.
15 No se verifican las referencias laborales de los aspirantes, debido a la necesidad de cubrir
los puestos.
166
INCUMPLIMIENTO DE REGLAMENTO INTERNO
16 El personal de seguridad tiene el reglamento pero no lo revisa, y después se queja cuando
lo llaman para hacerle firmar la sanción.
17 No hay explicación, del contenido del Reglamento, al momento de entregarlo.
INEXISTENCIA DE MANUAL DE ELABORACION DE ROLES
18 No tienen un manual de la forma como deben elaborarse los roles de pago.
19 Poseen un sistema de rol de pagos, pero no lo utilizan, se siguen basando en los formatos
predeterminados, para la su elaboración.
FALTA DE COMUNICACION DE GERENCIA CON LOS CLIENTES
20 La falta de comunicación con los clientes por parte de Gerencia ha producido que no
conozca al 100% la satisfacción de los mismos.
4.2. Recomendaciones.
1. Aplicar el análisis de este documento como una herramienta de apoyo que le ayudará a
desarrollar adecuadamente los procesos administrativos, que son el pilar de una empresa,
ya que involucra a todas las instancias de la organización.
2. Mantener la costumbre de estar al día con todos los permisos obligatorios que rigen a la
empresa, y continuar con su perspectiva establecida en el direccionamiento estratégico
3. Fortalecer el cumplimiento de valores por parte del personal, brindando charlas,
capacitaciones y fomentar el compañerismo desinteresado.
4. Continuar, actualizar y adquirir nuevos textos, para la biblioteca de la Faculta de Ciencias
Administrativas, para que siga brindando la facilidad de obtener información, para
sustentar las tesis de los egresados o estudiantes.
167
5. Fomentar la costumbre de leer los libros analizar la información y digitar resúmenes o
emitir criterios de lo leído, no copiar y pegar del internet. Continuar con el respaldo de la
información que integra el cuerpo de una tesis, tomando en cuenta las citas bibliográficas,
y la netgrafía.
6. Instruir al estudiante en clases sobre su carrera y realizar simulacros de auditorías
completas para poder aplicar esos conocimientos al momento de realizar la tesis.
7. Continuar manteniendo la información a disposición de quienes vayan a realizar auditorías,
no solo de recursos humanos, si no de todas las áreas, y tomar medidas de prevención y
cuidado de información en caso de traslados a otros lugares.
8. Diseñar las herramientas de trabajo de acuerdo a las normas establecidas o al criterio
personal de cada uno.
9. Realizar un informe concreto, claro, sobre los resultados generados en el presente trabajo.
En la evaluación para desarrollar la Auditoría de Gestión se pudo determinar las siguientes
recomendaciones:
ENEXISTENCIA DE METODOS DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Al Jefe de Recursos Humanos:
10. Utilizar diversos medios para solicitar personal; es necesario verificar otras opciones como
bolsas de empleo, agencias de colocación, así como revisar otras bases de datos existentes
en internet y anuncios en medios de comunicación masivos.
FALTA DE ESTRATEGIAS PARA CUBRIR PUESTOS DE PROTECTORES VIP
Al Jefe de Recursos Humanos:
11. Realizar una valoración de las actitudes del personal que va ingresar a la empresa como
protector VIP.
12. Supervisar en comportamiento de los protectores VIP, ante los clientes, para que no surjan
inconvenientes.
168
FALTA DE INDUCCION Y VERIFICACION DE REFERENCIAS
A la Asistente de Recursos Humanos:
13. Ordenar la realización de una inducción rápida, sobre las disposiciones del nuevo puesto de
trabajo, a los supervisores, para que no se presenten inconvenientes con el cliente.
14. Verificar las referencias laborales de todo el personal, no importa que tan urgente sea
cubrir el puesto, esto les brindara seguridad del personal que están contratando.
INCUMPLIMIENTO DE REGLAMENTO INTERNO
Al Jefe de Recursos Humanos
15. Incentivar al personal, para que revisen el Reglamento Interno de Trabajo, y sepan que
derecho y obligaciones tienen, y las sanciones que pueden recibir en caso de incurrir en
alguna falta.
16. Realizar capacitaciones para el personal, en donde se vaya despejando todas las dudas con
relación al reglamento interno.
INEXISTENCIA DE MANUAL DE ELABORACION DE ROLES
A la Contadora, en calidad de jefe financiero:
17. Diseñar un manual de procedimientos, en donde se disponga la forma como deben
elaborarse los roles de pago, su diseño, el contenido, y la forma como deben ser impresos.
18. Realizar capacitaciones para el personal encargado de nómina, para que ponga en práctica
la utilización del sistema que posee la empresa y dejar de utilizar los formatos de Excel.
FALTA DE COMUNICACION DE GERENCIA CON LOS CLIENTES
Al Gerente General:
19. Mantener reuniones constantes con los clientes y así conocer la satisfacción del servicio,
como quejas y sugerencias o en su defecto felicitaciones por parte de los mismos.
MATRIZ DE SEGUIMIENTO
MATRIZ DE HALLAZGOS DE AUDITORIA DE GESTIÓN
AUDITORIA HALLAZGOS P/T TECNICAS PROGRAMAS PROCEDIMIENTOS RECOMENDACIONES RESPONSABLE TIEMPO
GESTIÓN
INEXISTENCIA DE
METODOS DE
RECLUTAMIENTO
DE PERSONAL
PT-02; 1/2 Inspección
e Indagación
Proceso de Reclutamiento
Evaluación y
estudio del sistema
de control interno
Utilizar diversos medios para
solicitar personal; es necesario
verificar otras opciones como
bolsas de empleo, agencias de
colocación, así como revisar otras
bases de datos existentes en
internet y anuncios en medios de
comunicación masivos.
Al Jefe de
Recursos
Humanos:
3 MESES
FALTA DE
ESTRATEGIAS
PARA CUBRIR
PUESTOS DE
PROTECTORES VIP
PT-02;2/2 Inspección
e Indagación
Proceso de Reclutamiento
Evaluación y
estudio del sistema
de control interno
Realizar una valoración de las
actitudes del personal que va
ingresar a la empresa como
protector VIP. Al Jefe de
Recursos
Humanos:
3 MESES Supervisar en comportamiento de
los protectores VIP, ante los
clientes, para que no surjan
inconvenientes
FALTA DE
INDUCCION Y
VERIFICACION DE
REFERENCIAS
PT-03; 1/5 Inspección
e Indagación
proceso de selección, inducción y capacitación
Evaluación y
estudio del sistema
de control interno
Ordenar la realización de una
inducción rápida, sobre las
disposiciones del nuevo puesto de
trabajo, a los supervisores, para que
no se presenten inconvenientes con
el cliente. A la Asistente
de Recursos
Humanos:
3 MESES
Verificar las referencias laborales
de todo el personal, no importa que
tan urgente sea cubrir el puesto,
esto les brindara seguridad del
personal que están contratando.
170
AUDITORIA HALLAZGOS P/T TECNICAS PROGRAMAS PROCEDIMIENTOS RECOMENDACIONES RESPONSABLE TIEMPO
GESTION
INCUMPLIMIENTO
DE REGLAMENTO
INTERNO
PT-04;1/3
Observación, Inspección e Indagación
proceso de selección, inducción y capacitación
Evaluación y estudio
del sistema de control
interno
Incentivar al personal, para que
revisen el Reglamento Interno de
Trabajo, y sepan que derecho y
obligaciones tienen, y las
sanciones que pueden recibir en
caso de incurrir en alguna falta.
Al Jefe de
Recursos
Humanos
3 MESES
Realizar capacitaciones para el
personal, en donde se vaya
despejando todas las dudas con
relación al reglamento interno.
INEXISTENCIA DE
MANUAL DE
ELABORACION DE
ROLES
PT-05; 1/4
Inspección e Indagación
Proceso de gestión de nomina
Evaluación y estudio
del sistema de control
interno
Diseñar un manual de
procedimientos, en donde se
disponga la forma como deben
elaborarse los roles de pago, su
diseño, el contenido, y la forma
como deben ser impresos. A la Contadora,
en calidad de
jefe financiero:
3 MESES Realizar capacitaciones para el
personal encargado de nómina,
para que ponga en práctica la
utilización del sistema que posee
la empresa y dejar de utilizar los
formatos de Excel.
FALTA DE
COMUNICACIÓN
CON LOS
CLIENTES
PT-06;1/3
Inspección e Indagación
Proceso de servicio que presta la empresa
Evaluación y estudio
del sistema de control
interno, Realización de
investigaciones y
verificación de las
operaciones
administrativas del
personal de la empresa
Mantener reuniones constantes
con los clientes y así conocer la
satisfacción del servicio, como
quejas y sugerencias o en su
defecto felicitaciones por parte
de los mismos.
Al Gerente
General:
3 MESES
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ANEXOS
ANEXO A. Escritura de Constitución Segur limpia.
ANEXO B. Escritura de Constitución (Segdefensa)
ANEXO C. Actividades Complementarias
ANEXO D. Indicadores de gestión de Satisfacción de Clientes
SEGDEFENSA CIA. LTDA
PROCESO SATISFACCIÓN AL CLIENTE
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
La encuesta aplicada a una muestra tomada de 5 clientes arrojo como resultados lo siguiente:
Comentario de Auditoria: El análisis realizado arrojo como resultado que los clientes de
SEGEFENSA CIA LTDA tienen como satisfacción del servicio prestado por el personal de la
empresa en un 74%.
185
INDICADORES DE GESTIÓN
Condición
Indicador Aplicado
Datos
Resultado
Satisfacción al Cliente
Clientes que presentan
satisfacción en el servicio
3
60% de
satisfacción Total clientes encuestados 5
Satisfacción General
Puntaje alcanzado
74
74% de
satisfacción
Puntaje máximo 100
Satisfacción de atributos
Puntaje alcanzado
184
73,60 % de
satisfacción Puntaje máximo 250
Valoración del Servicio
Puntaje alcanzado
252
84 % de
valoración Puntaje máximo 300
Recomendaciones y Sugerencias
Puntaje alcanzado
82
82 % de atención
a recomendaciones
y sugerencias. Puntaje máximo 100
Nota de Auditoria: Dentro del análisis de auditoria se determinó que existe una satisfacción de
servicio de la empresa alcanzado en un 74%, se pudo evidenciar que las recomendaciones y
sugerencias presentadas por los clientes han sido atendidas en un 82%.
ANEXO E. Registro Único del Contribuyente
ANEXO F. Indicadores de gestión Terminación de contratos.
No Indicador Formula Objeto Valor Recomendación
1 Salida de
Personal
SP =
Salidas Periodo
2013 Medir el
porcentaje de
personal que
salieron de la
empresa en
periodo de
prueba
47,92%
El 48 % del personal
abandono la empresa, Es
importante y necesario
brindar al trabajador un
ambiente agradable, la
mayoría sale por
renuncias voluntarias.
Total trabajadores
SP = 92
192
ANEXO G. Indicadores de Gestión de cumplimiento Proceso de Gestión nómina.
Condición
FORMULA
Datos
Resultado
Cumplimiento con la entrega del
Rol de pagos a empleados
Personal que recibió y firmo
su Rol de conformidad
192
100% de cumplimiento Total personal que laboro en
la empresa durante el año
2013
192
Respaldos autorizados y
firmados por la máxima
autoridad
Roles que no presentan en su
totalidad documentos de
respaldo y autorización
192
100% se encuentran
debidamente respaldados Total personal que laboro en
la empresa durante el año
2013
192
Nota de Auditoria: Dentro del análisis de auditoria y la verificación de que la elaboración de
Nomina, se encuentre debidamente respaldada con respecto a los ingresos y descuentos a
empleados así como firmar de aprobación y autorización se determinó que el 100% mantienen
rubros cancelados con autorizaciones por escrito.
ANEXO H. Muestra de Contratos Debidamente legalizados
ANEXO I. Consolidado A portes IESS 2013
ANEXO J. Flujograma de firma de Roles
ANEXO K. Indicadores de gestión proceso selección, inducción y contratación del personal
Condición
Indicador Aplicado
Datos
Resultado
Cumplimiento
Personal seleccionado y que cumplió con
el proceso de selección, inducción y
contratación del personal durante el año
2013
40
100% de cumplimiento
Total personal seleccionado, inducido y
contratado durante el año 2013
40
Legalización de
contratos ante el
MRL
Ingreso Oportuno del personal ante el
MRL
5 100% de cumplimiento
oportuno
Total de muestra tomada para la revisión 5
Ingreso de avisos
de entrada al
IESS
Ingreso Oportuno del personal ante el
IESS
5 100% de cumplimiento
oportuno
Total de muestra tomada para la revisión 5
ANEXO L. Roles de Pago como evidencia
ANEXO M. Inducción Administrativa y técnica.
ANEXO N. Evaluación del período de Prueba
ANEXO O. Requerimiento de Personal
ANEXO P. Encuesta de Satisfacción de Clientes