UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
ESPECIALIZACIÓN EN TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES
DISEÑO DE UN PROTOTIPO FUNCIONAL PARA LA GESTIÓN
DOCUMENTAL DE LA UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS
EXPEDIENTES LABORALES DEL AMBULATORIO URBANO TIPO III
CARORA
Autor: Barrios Carrasco Carlos José
Tutor: Msc. Ing. Glennys del Valle Clemant Liconte
Barquisimeto, Diciembre 2012
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
ESPECIALIZACIÓN EN TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES
DISEÑO DE UN PROTOTIPO FUNCIONAL PARA LA GESTIÓN
DOCUMENTAL DE LA UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS
EXPEDIENTES LABORALES DEL AMBULATORIO URBANO TIPO III
CARORA
Trabajo presentado como requisito parcial para optar al grado de
Especialista en Tecnología de Información y Comunicaciones
Autor: Barrios Carrasco Carlos José
Tutor: Msc. Ing. Glennys del Valle Clemant Liconte
Barquisimeto, Diciembre 2012
iv
DEDICATORIA
A Dios todopoderoso,
A mis padres
A mis hermanas y
A mi amor Josefina
Gracias por su amor y constante apoyo.
v
AGRADECIMIENTOS
A Dios todopoderoso por darme salud y guiarme por el buen camino.
A mis padres Ramona Josefina y Carlos Enrique, por darme su amor y apoyo en
todo momento.
A mi amor Josefina, por el amor y apoyo incondicional que me ha brindado
siempre.
A mis hermanas por apoyarme y creer en mí.
Al Ambulatorio Urbano Tipo III Carora, especialmente a la Jefe de Personal
señora Rosa Amable, por darme la oportunidad y apoyo para realizar esta
investigación.
A mi tutora profesora Glennys Clemant, por su orientación y colaboración para
realizar este trabajo, mil gracias por su apoyo estimulo.
A mis amigos, Luis Duque y Dr. Luis Pernalete por su incondicional apoyo y
valiosa amistad a lo largo de esta etapa de mi vida.
A todas aquellas personas que de una u otra manera han brindado su apoyo y
colaboración para la realización de este trabajo.
vi
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................. ix
ÍNDICE DE FIGURAS ........................................................................................... xii
RESUMEN ............................................................................................................ xiv
INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 15
CAPÍTULO
EL PROBLEMA .............................................................................. 18
Planteamiento del Problema ......................................................... 18
Objetivos ..................................................................................... 24
Objetivo General ..................................................................... 24
Objetivos Específicos .............................................................. 25
Justificación e Importancia .......................................................... 25
Alcance y Limitaciones ............................................................... 27
MARCO TEÓRICO ......................................................................... 29
Antecedentes ............................................................................... 29
Bases Teóricas ............................................................................. 33
Sistemas de Información (SI) .................................................. 34
Preservación y conservación de documentos ........................... 35
Sistemas de Gestión Documental (SGD) ................................. 37
Análisis y diseño de sistemas orientado a objetos .................... 39
Prototipo de software .............................................................. 40
Modelo de desarrollo evolutivo ............................................... 43
Diseño Conceptual y Arquitectónico para el desarrollo
de software.............................................................................. 47
I
II
vii
Lenguaje de Modelado Unificado (UML) y sus
herramientas............................................................................ 48
Ambulatorio Urbano Tipo III Carora ....................................... 49
Bases legales ............................................................................... 52
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
(2009), con enmienda N° 1 .................................................... 53
Ley Orgánica de Administración Pública (2001) ..................... 53
Decreto con Fuerza de Ley de Mensaje de Datos y
Firmas Electrónicas (2001)...................................................... 55
Decreto N° 3.390 (2004) ......................................................... 56
Definición de Términos Básicos .................................................. 56
Operacionalización de las variables ............................................. 58
Variables Conceptuales ........................................................... 58
Variables Operacionales .......................................................... 59
MARCO METODOLÓGICO .......................................................... 61
Naturaleza del Estudio ................................................................. 61
Fases del Estudio ......................................................................... 62
Fase I: Diagnóstico ................................................................. 62
Población y Muestra ........................................................... 62
Procedimiento .................................................................... 66
Elaboración de instrumentos de recolección de datos .......... 66
Aplicación de los instrumentos elaborados.......................... 67
Realización del análisis de los datos ................................... 67
Fase II: Diseño de la Propuesta ............................................... 68
Especificación (Recolección de requisitos) ......................... 68
Desarrollo (Análisis y diseño) ............................................. 69
Validación .......................................................................... 70
III
viii
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ............. 71
Resultados de los Cuestionarios ................................................... 71
Resultados del cuestionario para usuarios internos .................. 72
Resultados del cuestionario para usuarios externos .................. 86
Resultados de la Observación Directa .......................................... 93
DISEÑO DE LA PROPUESTA ....................................................... 99
Justificación................................................................................. 99
Objetivo..................................................................................... 100
Diagnóstico ............................................................................... 100
Descripción de la Propuesta ....................................................... 103
Fase 1. Especificación ........................................................... 103
Fase 2. Desarrollo ................................................................. 112
Fase 3. Validación ................................................................. 135
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................. 137
Conclusiones ............................................................................. 137
Recomendaciones ...................................................................... 138
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................ 140
ANEXOS ....................................................................................... 144
VI
V
VI
ix
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Operacionalización de las variables estudiadas .......................................... 60
Tabla 2. Distribución de la población ...................................................................... 63
Tabla 3. Muestreo estratificado por afijación proporcional ...................................... 66
Tabla 4. Pregunta Nº 1 usuarios internos ................................................................. 72
Tabla 5. Pregunta Nº 2 usuarios internos ................................................................. 73
Tabla 6. Pregunta Nº 3 usuarios internos ................................................................. 73
Tabla 7. Pregunta Nº 4 usuarios internos ................................................................. 74
Tabla 8. Pregunta Nº 5 usuarios internos ................................................................. 75
Tabla 9. Pregunta Nº 6 usuarios internos ................................................................. 76
Tabla 10. Pregunta Nº 7 usuarios internos ............................................................... 76
Tabla 11. Pregunta Nº 8 usuarios internos ............................................................... 77
Tabla 12. Pregunta Nº 9 usuarios internos ............................................................... 78
Tabla 13. Pregunta Nº 10 usuarios internos ............................................................. 79
Tabla 14. Pregunta Nº 11 usuarios internos ............................................................. 79
Tabla 15. Pregunta Nº 12 usuarios internos ............................................................. 80
Tabla 16. Pregunta Nº 13 usuarios internos ............................................................. 81
Tabla 17. Pregunta Nº 14 usuarios internos ............................................................. 82
Tabla 18. Pregunta Nº 15 usuarios internos ............................................................. 82
Tabla 19. Pregunta Nº 16 usuarios internos ............................................................. 83
Tabla 20. Pregunta Nº 17 usuarios internos ............................................................. 84
Tabla 21. Pregunta Nº 18 usuarios internos ............................................................. 84
Tabla 22. Pregunta Nº 19 usuarios internos ............................................................. 85
Tabla 23. Pregunta Nº 1 usuarios externos .............................................................. 86
x
Tabla 24. Pregunta Nº 2 usuarios externos .............................................................. 87
Tabla 25. Pregunta Nº 3 usuarios externos .............................................................. 88
Tabla 26. Pregunta Nº 4 usuarios externos .............................................................. 88
Tabla 27. Pregunta Nº 5 usuarios externos .............................................................. 89
Tabla 28. Pregunta Nº 6 usuarios externos .............................................................. 90
Tabla 29. Pregunta Nº 7 usuarios externos .............................................................. 91
Tabla 30. Pregunta Nº 8 usuarios externos .............................................................. 92
Tabla 31. Observación directa de requisitos funcionales .......................................... 94
Tabla 32. Observación directa de requisitos no funcionales ..................................... 95
Tabla 33. Observación directa de recursos necesarios .............................................. 96
Tabla 34. Documentos mínimos requeridos ........................................................... 102
Tabla 35. Fase 1 Especificación. Requisitos funcionales ....................................... 103
Tabla 36. Requisitos funcionales ........................................................................... 104
Tabla 37. Registrar Usuario................................................................................... 106
Tabla 38. Validar usuario ...................................................................................... 106
Tabla 39. Procesar Usuarios .................................................................................. 106
Tabla 40. Procesar Requerimientos ....................................................................... 107
Tabla 41. Procesar Personal .................................................................................. 107
Tabla 42. Imprimir Reportes ................................................................................. 108
Tabla 43. Procesar Bitácora................................................................................... 108
Tabla 44. Buscar Ayuda ........................................................................................ 109
Tabla 45. Respaldar Archivos ............................................................................... 109
Tabla 46. Finalizar Sistema ................................................................................... 109
Tabla 47. Diccionario de Actores .......................................................................... 110
Tabla 48. Fase 1 Especificación. Requisitos no funcionales................................... 110
Tabla 49. Requisitos No Funcionales .................................................................... 111
xi
Tabla 50. Fase 2 Desarrollo - Diseño..................................................................... 112
Tabla 51. Fase 2 Desarrollo - Prototipo funcional .................................................. 114
Tabla 52. Base de datos “archivo” ......................................................................... 116
Tabla 53. Instrumento de validación de software ................................................... 136
xii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Clasifican los prototipos ........................................................................... 42
Figura 2: Actividades del Modelo de desarrollo evolutivo ....................................... 44
Figura 3: El proceso de pruebas .............................................................................. 46
Figura 4: Diagrama de caso de uso del Prototipo Funcional Propuesto .................. 105
Figura 5: Diagrama de clase .................................................................................. 113
Figura 6: Esquema de funcionamiento del prototipo .............................................. 120
Figura 7: Pantalla de Inicio de Sesión.................................................................... 121
Figura 8: Pantalla del Menú del Sistema ............................................................... 122
Figura 9: Pantalla Módulo Usuario ........................................................................ 122
Figura 10: Pantalla Módulo Requerimientos.......................................................... 123
Figura 11: Pantalla Módulo Personal ..................................................................... 123
Figura 12: Vincular documento digitalizado .......................................................... 124
Figura 13: Pantalla Módulo Imprimir Reportes ..................................................... 124
Figura 14: Listado de Requerimientos ................................................................... 125
Figura 15: Listado de Documento por personal ..................................................... 125
Figura 16: Listado de Personal Registrado ............................................................ 126
Figura 17: Reporte de Bitácora General ................................................................ 126
Figura 18: Reporte de Bitácora por periodo ........................................................... 127
Figura 19: Reporte de documentos faltantes por personal ...................................... 128
Figura 20: Reporte Estadístico de Acceso por Usuarios ......................................... 129
Figura 21: Reporte de Acceso de Usuarios por Módulo ......................................... 130
Figura 22: Reporte de Cargos por Departamento ................................................... 130
Figura 23: Reporte de Usuarios por Perfil ............................................................. 131
Figura 24: Reporte de Usuarios por Status Laboral Activo .................................... 131
xiii
Figura 25: Reporte de Usuarios por Status Laboral Inactivo .................................. 132
Figura 26: Pantalla Módulo Bitácora ..................................................................... 132
Figura 27: Pantalla de Menú de Ayuda .................................................................. 133
Figura 28: Opción de Realizar Respaldo ............................................................... 133
Figura 29: Opción de Restaurar Respaldo ............................................................. 134
Figura 30: Finalizar actividades del Sistema .......................................................... 134
xiv
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
ESPECIALIZACIÓN EN TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES
DISEÑO DE UN PROTOTIPO FUNCIONAL PARA LA GESTIÓN
DOCUMENTAL DE LA UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS
EXPEDIENTES LABORALES DEL AMBULATORIO URBANO TIPO III
CARORA
Autor: Barrios Carrasco Carlos José
Tutora: Msc. Ing. Glennys del Valle Clemant Liconte
Fecha: Diciembre 2012
RESUMEN
Actualmente la Unidad de Registro y Control del Ambulatorio Urbano Tipo III
Carora es la unidad responsable del manejo de los expedientes laborales, se encarga
de archivar, manipular y resguardar los expedientes laborales del personal que labora
en esta institución, lo cual genera archivos históricos. Estos documentos deben ser
utilizados para la obtención de información, situación que causa pérdida por extravío
y por el incorrecto uso que los lleva al deterioro. Además, la documentación se
encuentra expuesta a ser extraída por personal no autorizado, lo cual indica que los
mismos no se encuentran seguros en su totalidad. Por consiguiente, el propósito del
presente proyecto de investigación fue Diseñar un Prototipo Funcional para la
Gestión Documental de los expedientes laborales de la Unidad de Registro y Control
del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora que permitiera la digitalización y posterior
administración en forma automatizada de los documentos que reposan en la
institución. Dicha investigación es considerada en la modalidad de Estudio de
Proyecto apoyada en la Investigación de Campo, partiendo de una fase de diagnóstico
mediante la aplicación de cuestionarios como instrumento de recolección de datos
que deben ser procesados en cuadros y diagramas de barras para su respectivo
análisis, posteriormente la fase de diseño del prototipo funcional, basada en los
resultados que se obtengan de la aplicación de los instrumentos de recolección de
datos, cumpliendo además con las exigencias del Decreto N° 3.390 sobre uso e
implantación de tecnologías de software libre para la Administración Pública
Nacional. En conclusión, la elaboración de este prototipo funcional permite innovar y
diversificar los procesos, a través de un manejo computarizado, en sus documentos en
papel. Una vez configurado el software, la gestión del contenido es transparente para
la Gestión Documental.
Palabras Claves: Documentos, Expedientes laborales, Gestión Documental,
Prototipo Funcional, Software Libre.
15
INTRODUCCIÓN
En la actualidad las organizaciones cumplen actividades administrativas que son
necesarias para su buen funcionamiento, éstas se vienen realizando desde hace
algunos años con la colaboración de las herramientas informáticas. Las unidades
administrativas de las empresas se han visto envueltas en un proceso de
modernización que de alguna manera buscan presentar nuevas alternativas para la
resolución de problemas, además de mejorar y agilizar los procedimientos existentes
mediante la utilización de herramientas ofimáticas y los sistemas de información,
teniendo siempre como meta cumplir los propósitos de la empresa de una manera
eficiente.
Por otra parte, dichas actividades administrativas generan una gran cantidad de
documentos, que según sea el caso deben ser archivados durante diferentes períodos
de tiempo. Por lo tanto, mientras más crecen los volúmenes de documentación, más
difícil es saber dónde se encuentra un determinado informe o determinar dónde
archivar un documento con el fin de que éste se conserve de mejor manera.
Tradicionalmente un documento se ha asociado con su contenido, puesto que éste es
la información que tiene valor para las empresas.
De acuerdo con las consideraciones anteriores, se puede apuntar que las nuevas
tecnologías pueden contribuir con el manejo, control y resguardo de la información
contenida en los soportes físicos, en ese orden de ideas, se encuentran los sistemas
para la Gestión Documental, siendo esta última una herramienta que permite
compartir, distribuir y gestionar los documentos en formatos digitales, mejorando la
productividad de la organización.
Así, en busca de contribuir, constantemente, con el mejoramiento de los procesos
administrativos y mejorar las condiciones de los empleados que se encargan de
16
realizarlos, el presente proyecto de investigación tuvo como propósito fundamental
diseñar un Prototipo Funcional para la Gestión Documental que permitiera, de una
manera segura y automatizada, manipular y resguardar la información de los
Expedientes Laborales de los trabajadores del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora,
los cuales son manejados por la Unidad de Registro y Control de esta dependencia de
salud adscrita al Ministerio del poder popular para la Salud, debido a que el constante
uso de los documentos conlleva al deterioro, además de tener que dedicar largas horas
de trabajo en la búsqueda de los expedientes.
Es por ello que, se propuso diseñar una herramienta informática que permita la
administración integrada de documentos, mediante la automatización de los procesos
de gestión de documentos contribuyendo con la administración de grandes volúmenes
de documentos, evitando de esta manera la pérdida o deterioro de los mismos, además
de mejorar los tiempos de búsquedas; así que, una correcta gestión documental
apoyada en un Sistema de Gestión Documental contribuye a mejorar la eficiencia de
la organización. Sobre la base de las consideraciones anteriores, el presente proyecto
de investigación se ha estructurado en los capítulos que se exponen a continuación:
En el Capítulo I El Problema, se realiza el planteamiento de la problemática u
objeto de estudio, además también se abordan los objetivos de la investigación y la
justificación e importancia de la misma.
El Capítulo II Marco Teórico, consta de los antecedentes de investigación y las
bases teóricas que ofrecieron un marco referencial para el estudio, también son parte
de esta sección las bases legales que sustentaron jurídicamente el uso Tecnologías de
Información en la Administración Pública Nacional. Lo complementan la definición
de términos básicos y la operacionalización de las variables de estudio.
El Capítulo III Marco Metodológico, describe brevemente los aspectos
metodológicos que permitieron realizar la investigación, conteniendo la naturaleza
del estudio, las herramientas utilizadas en el proceso de recolección de datos y el
análisis de los resultados, y las fases del estudio.
17
El Capítulo IV Presentación y Análisis de los Resultados, sección que presenta
los resultados obtenidos por la aplicación de los instrumentos de recolección de la
información, para posteriormente realizar el análisis de los mismos.
El Capítulo V Diseño de la Propuesta, en este capítulo se diseña el Prototipo
Funcional, utilizando la metodología de Desarrollo Evolutivo de Sistemas.
Abarcando las fases de Especificación, Desarrollo y la Validación que se harán al
prototipo.
El Capítulo VI Conclusiones y Recomendaciones, en el cual se describen las
conclusiones generadas durante el desarrollo del trabajo de investigación, además de
las recomendaciones, donde se sugiere que se realicen varias iteraciones con el fin de
ir mejorando el sistema y agregar las funcionalidades necesarias.
Por último se encuentran las Referencias Bibliográficas, que es una reseña de
cada una de las fuentes utilizadas en el presente proyecto, tal y como son los datos de
cada libro, revista o publicación.
18
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Por muchos años las organizaciones han realizado actividades administrativas
con el fin de mantener un control permanente y ordenado de su funcionamiento, esto
genera constantemente documentos, bien sea manuscrito o impreso, los cuales poseen
un valor para el registro de las acciones realizadas, ya que son un soporte material de
un acto realizado en determinado lugar o fecha, por lo tanto suelen ser guardados
físicamente en almacenes, en algunos casos por exigencias legales y en otros por las
normativas de la institución.
Es por ello que la administración pública da gran importancia al manejo de los
documentos, en el caso de Venezuela, la Ley Orgánica de Administración Pública
(2001), en su Artículo 141 explica que “El objetivo esencial de los órganos de archivo
del Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada,
útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado…”, lo
cual obliga a los entes públicos venezolanos a archivar toda la documentación que
crea pertinente, aunque ello genere grandes espacios colmados de cajas archivadoras.
Con el fin de prestar ayuda a los trámites administrativos que requieren la
manipulación de los documentos, la gestión documental viene a proveer un conjunto
de actividades administrativas y técnicas que están destinadas a la planificación,
19
manejo y organización de los documentos que son producidos y recibidos en la
organización, al respecto Alvarado (2001) define la Gestión de Documentos como “el
proceso que abarca el ciclo vital del documento, es decir desde su producción hasta su
eliminación final o su envío a un archivo histórico para su conservación permanente”
(Pág. 106), permitiendo facilitar la utilización y conservación de la información.
En este sentido y con la intención de mejorar el buen funcionamiento, también se
emplean las Tecnologías de Información (TI), que juegan un gran papel
modernizador dentro de este contexto, aplicándose a gestión de documentos con el
propósito de generar herramientas que den a las instituciones recursos para
administrar documentos electrónicos o simplemente imágenes de documentos con
soporte en papel, que facilite la recuperación, rastreo y almacenamiento de los
documentos existentes.
Así pues, dichas herramientas son sistemas informáticos adaptados a las
necesidades reales de la organización, los mismos son llamados Sistemas de Gestión
Documental (SGD), Paniagua (2007) indica que es “el sistema encargado de
gestionar y tratar la información fijada en un soporte, dando apoyo a la creación,
manipulación, análisis y difusión del mismo” (Pág. 157), con el que puede observarse
la documentación sin la necesidad de correr riesgo de pérdida y deterioro.
Actualmente en el mundo existen una gran variedad de sistemas de este tipo que
pueden adaptarse a las necesidades requeridas, un ejemplo simple podría ser un
registro de correspondencia.
Asimismo existen sistemas de información robustos que controlan expedientes
administrativos en físico y electrónico, permitiendo realizar búsquedas de datos y
recuperar información. Martínez e Hilera (1997) explican un poco sobre la evolución
de los SGD expresando que:
Aunque tradicionalmente estos sistemas han asumido exclusivamente
funciones propias de gestión administrativa…, existe una tendencia a la
integración en los más recientes SGD de tales funciones con las de edición
que, hasta ahora, eran competencia de los populares procesadores de texto.
(Pág. 238).
20
Lo cual indica el crecimiento que existe en los SGD actuales, entregando
mayores facilidades a los usuarios mediante la incorporación de las tecnologías
informáticas modernas, elevando su utilidad dentro de los centros de información y
archivos permanentes de las organizaciones.
Sobre la base de las consideraciones anteriores, se puede decir que en el mundo
actual, al igual que en las diversas áreas de tecnología existentes como las
telecomunicaciones, la telemedicina, entre otras, los SGD han encontrado su lugar y
momento para crecer, según el artículo de la revista electrónica Gestión Documental1
(2011) “La gestión documental está en plena expansión por la gran demanda
empresarial de soluciones que permitan una gestión documental eficaz” (Pág. s/n),
esto se debe en gran medida a las necesidades de las empresas de mejorar la
administración de sus archivos para evitar pérdidas de documentos importantes, para
lo cual se han presentado soluciones de innovación tecnológica, tal como lo escribe
Jorrín (2011) en su artículo electrónico: La gestión documental, un salvavidas en
plena crisis, “La digitalización de los documentos es un gran paso que facilita los
procesos internos de las empresas y que supone un ahorro importante” (Pág. s/n),
entregando a los SGD el recurso electrónico necesario para su funcionamiento, que en
algunos casos es gestionado a través empresas especializadas subcontratadas para
administrar toda la información recabándola mediante su digitalización y
almacenamiento, lo cual es expresado por Jorrín (ob. cit.).
Esta modalidad de trabajo ha imperado en los últimos tiempos, tanto para
quienes desean resguardar datos como para aquellas organizaciones que desean
modernizar sus trámites administrativos con la gestión de documentos electrónicos,
en busca de reducir considerablemente los gastos generados por la impresión de
documentos. Es por ello que existe un crecimiento constante en materia de gestión
documental, debido a que es un mercado que aún se encuentra en expansión y que
grandes empresas como Canon han incursionado proporcionando soluciones
empresariales, España es uno de los países de Unión Europea que mayor auge ha
presentado en los últimos tiempos con respecto a la materia según el artículo “La
1 http://www.revistagestiondocumental.com/
21
gestión documental está en plena expansión por la gran demanda empresarial de
soluciones que permitan una gestión documental eficaz” de la revista electrónica
Gestión Documental (ob. cit.).
En ese mismo orden de ideas, Mendoza (2006) expresa en su ponencia La
realidad latinoamericana en gestión de documentos electrónicos, que algunos países
Latinoamericanos han estado realizando desde hace varios años legislaciones sobre
los documentos electrónicos y las firmas digitales, entregando un soporte jurídico que
de valor legal. Es así como en Colombia, existe ya desde Febrero del 2006 una Guía
para la implementación de un Programa de Gestión Documental, que fija pautas sobre
la gestión de documentos electrónicos dentro del Sistema Nacional de Archivos de
ese país, Mendoza (ob. cit.).
Entre tanto que Ecuador ha implementado un Sistema de Gestión Documental
Gubernamental llamado QUIPUX, a través del portal de la Secretaría Nacional de la
Administración Pública2 se explica que el sistema fue cambiado a partir del sistema
de gestión documental ORFEO, modificando la versión original para ser adaptada a
las necesidades de las entidades de la Administración Pública Central. Lo que es un
ejemplo firme del interés presentado en la región por avanzar constantemente en la
implementación del gobierno electrónico, para entregarle a la gerencia pública y a la
ciudadanía recursos que lo acerquen más a la resolución de sus problemáticas.
Ahora bien, se puede decir que Venezuela ha sancionado legislaciones que abren
paso a que las tecnologías de información encaren la solución de problemas
relacionados con los documentos, tal es el caso del Decreto con Fuerza de Ley de
Mensaje de Datos y Firmas Electrónicas (2001), que le entrega el Estado venezolano
valor jurídico a los mensajes de datos, firmas electrónicas, además de cualquier
información en formato electrónico.
Adicionalmente el Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e
Industrias Intermedias (MCTI)3 a través de su portal ha publicado que, en conjunto
con importantes Instituciones de la Administración Pública Nacional se encuentran
2 http://www.informatica.gob.ec/ 3 http://www.mcti.gob.ve/
22
discutiendo la propuesta de una Norma Técnica para los sistemas de Gestión
Electrónica de Documentos de los entes gubernamentales venezolanos, que permitirá
seguir un patrón al momento de desarrollar SGD que contribuyan con el
mejoramiento de los servicios públicos.
Por otra parte se encuentra la empresa venezolana MSINFO4, que se dedica al
área de información, informática y documentación desde el año 1987, el cual ha
desarrollado un SGD orientado a atender necesidades de gestión y operación en
unidades de información, este recibe el nombre de DocuManager y está basado en las
estructuras CDS/ISIS que es un conjunto de recursos diseñados por la Organización
de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) para
facilitar el manejo de bases de datos textuales. DocuManager se ha instalado en más
de 150 Empresas e instituciones para el manejo de información y documentación.
De acuerdo con los razonamientos que se han venido realizando hasta el
momento se puede plantear que la manipulación de documentos dentro de una
organización es de suma importancia, ya que provee de soportes físicos las
actividades que se han de realizar, esta realidad aplica a empresas de carácter público
y privado, quienes se ven en la obligación de mantener archivos históricos dentro de
sus planta física, o en algunos casos contratar servicios externos para mantener esta
documentación.
Así pues, la Unidad de Registro y Control del Ambulatorio Urbano Tipo III
Carora, se encarga de archivar, manipular y resguardar los expedientes laborales del
personal empleado y obrero que laboran en esta institución, lo que ha generado
aproximadamente cien cajas de archivos históricos que son considerados de gran
importancia. Además estos documentos deben ser manipulados constantemente de
acuerdo a las necesidades de obtener información solicitada por el Ministerio del
Poder Popular para la Salud (MPPS), situación que según la apreciación de Castillo y
Villegas (2007) en su resumen final de pasantías causa la pérdida de documentos por
extravío, aunado al hecho de que su incorrecta manipulación conlleva al deterioro.
También es oportuno señalar que en conversación preliminar realizada al Jefe de
4 http://www.msinfo.info/
23
Personal del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora Señora Rosa Amable Álvarez, la
misma resaltó que actualmente la documentación existente se encuentra expuesta a
ser sustraída por personal no autorizado, situación que indica que los mismos no se
encuentran seguros en su totalidad.
Por lo anterior expuesto se pudo evidenciar la necesidad de buscar herramientas
de tecnología de información que suministren recursos para resguardar de manera
segura los expedientes, a la vez que permita la revisión oportuna de estos. La Ley
Orgánica de Administración Pública establece en su Artículo 148 que “Los órganos y
entes de la Administración Pública podrán incorporar tecnologías y emplear cualquier
medio electrónico, informático, óptico o telemático para el cumplimiento de sus
fines”, así mismo, los documentos reproducidos a través de estos medios tendrían la
misma validez y eficacia de los originales.
También es importante señalar las dificultades económicas que genera la compra
de software propietario, en este caso un SGD Comercial, en parte por los altos costos
de venta y mantenimiento, Gallegos (2005) lo destaca al expresar que “se estima que
dentro de los desarrollos en tecnologías de información el 40% del costo total de las
soluciones se invierten en componentes de software” (Pág. 18) siendo estos costos
insostenibles, según el autor, por la poca disponibilidad financiera de los organismos
de la administración pública venezolana.
Por otra parte, debido a que la Administración Pública Nacional no realiza
adquisición de software propietario, esto se debe a que el Decreto N° 3.390 (2004) en
su Artículo 1 establece que se “empleará prioritariamente Software Libre desarrollado
con Estándares Abiertos en sus sistemas, proyectos y servicios informáticos”
(Pág. s/n) a excepción de que no sea posible desarrollar o adquirir sistemas de este
tipo, en cuyo caso deben ser autorizados por el MCTI.
Es por ello que se planteó la necesidad de diseñar un Prototipo Funcional para la
Gestión Documental de los expedientes laborales que permita a la organización
innovar en la manipulación de los expedientes laborales, con la finalidad de
proporcionar un medio de almacenamiento digital, y así proveer de seguridad y
capacidades de recuperación e indexación, optimizando y agilizando las actividades
24
que se realizan en la unidad de trabajo, priorizando en el resguardo de los soportes
físicos existentes.
Ante la situación expuesta se plantearon las siguientes interrogantes, a las que se
les buscó dar respuesta mediante la formulación del proyecto:
1. ¿Cuál es la situación actual en relación al manejo o gestión de los expedientes
laborales en la unidad de registro y control del Ambulatorio Urbano Tipo III
Carora?
2. ¿Cuáles son los procesos que involucra la gestión documental de la unidad de
registro y control de los expedientes laborales del Ambulatorio Urbano Tipo
III Carora?
3. ¿Cómo se formularía un diseño conceptual del prototipo funcional para la
gestión documental de la unidad de registro y control de los expedientes
laborales del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora?
4. ¿Qué contemplaría el diseño arquitectónico del prototipo funcional para la
gestión documental de la unidad de registro y control de los expedientes
laborales del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora?
Objetivos
Objetivo General
Diseñar un Prototipo Funcional para la Gestión Documental de la unidad de
registro y control de los expedientes laborales del Ambulatorio Urbano Tipo III
Carora.
25
Objetivos Específicos
1. Diagnosticar la situación actual en relación al manejo o gestión de los
expedientes laborales en la unidad de registro y control del Ambulatorio
Urbano Tipo III Carora.
2. Determinar los requisitos necesarios para el diseño de un prototipo funcional
para la gestión documental de la unidad de registro y control de los
expedientes laborales del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora.
3. Elaborar un diseño conceptual del prototipo funcional para la gestión
documental de la unidad de registro y control de los expedientes laborales del
Ambulatorio Urbano Tipo III Carora.
4. Construir el diseño arquitectónico del prototipo funcional para la gestión
documental de la unidad de registro y control de los expedientes laborales del
Ambulatorio Urbano Tipo III Carora.
Justificación e Importancia
El diseño de un Prototipo Funcional para la Gestión Documental para el manejo
de los expedientes laborales en la Unidad de Registro y Control del Ambulatorio
Urbano Tipo III Carora es una solución de tipo tecnológico que busca solventar los
problemas de acceso a la información de los trabajadores que se encuentra
almacenada en archivos físicos, proveyendo de control y seguridad para los
documentos, además de contribuir con las búsquedas de documentos con mayor
facilidad y rapidez, sin correr los riesgos de extravío de los originales y limitando el
acceso a los expedientes solamente al personal autorizado.
Con un sistema de este tipo contribuye a solucionar la problemática, además de
proveer un medio de almacenamiento adicional, presentado en el soporte digital de
acuerdo con las exigencias de la ley, de tal manera que se mejore la calidad de los
26
servicios que se prestan, dando respuestas expeditas a las tareas diarias. También es
importante señalar que se reduciría considerablemente el espacio de almacenamiento
de copias de los expedientes y el tiempo empleado en realizar búsquedas, lo que
repercute directamente en la maximización de la productividad de los trabajadores
quienes mejoran al tener un acceso eficiente y rápido a la información.
Con la finalidad de incorporar como prioridad fundamental las nuevas
tecnologías de información, adaptadas a las exigencias de la Administración Pública
Nacional, aprovisionando de recursos tecnológicos a los trabajadores de la
institución. Para permitir a los involucrados alcanzar un alto nivel de desarrollo que
permitan evolucionar categóricamente hacia una organización moderna, convirtiendo
a la Unidad de Registro y Control del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora en modelo
referencial en su tipo, con recursos tecnológicos modernos en materia de gestión de
documentos.
Cabe agregar que la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
(2009) en su Artículo 110, declara como de “interés público la ciencia, la tecnología,
el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información”
(Pág. 23) como vías para alcanzar el desarrollo económico, social y político del país,
por lo que al modernizar los servicios de documentación de este ente gubernamental,
se contribuye con el impulso tecnológico de la nación.
De igual manera se cumpliría con las exigencias del Gobierno Venezolano, como
es el Decreto N° 3.390 (2004), que promueve la Soberanía Tecnológica del Estado
mediante el uso prioritario del software libre con estándares abiertos, además con el
uso de dichas tecnologías es posible ahorrar considerablemente los excesivos costos
de las licencias de uso de los sistemas y los complementos adicionales.
De igual manera, los usuarios del sistema propuesto reducirán las horas de
dedicación internas en la búsqueda debido a que las mismas son sencillas y rápidas,
27
eliminando la manipulación de expedientes en físicos, tiempo que pueden dedicar a
realizar otras actividades, además al manejar el sistema constantemente aumentan los
niveles de satisfacción de los usuarios debido a las facilidades que tienen para la
realización de sus actividades, brindando información confiable y oportuna, lo
anterior expuesto se traduce, por lo tanto, en un mejor rendimiento laboral de los
usuarios internos.
Por otro lado, los usuarios externos, que son representados en gran medida por
los trabajadores de la institución, obtienen beneficios con el uso del sistema de
gestión documental propuesto, tales como lo es obtener información oportuna sobre
sus expedientes y los documentos contenidos en ellos, mejorar el tiempo de respuesta
a sus solicitudes de búsqueda y visualización de los documentos.
Además, al lograr la satisfacción de los trabajadores de la institución también se
beneficia la comunidad en general, ya que en la medida que los mismos tenga cierta
comodidad se logra una paz interna que es transmitida a los demás y esa actitud
positiva de cada persona de alguna manera influye en la salud y bienestar de la
comunidad en la cual se encuentran inmersos.
Alcance y Limitaciones
El alcance del presente trabajo de investigación fue diseñar un prototipo
funcional para la Gestión Documental de la Unidad de Registro y Control de los
Expedientes Laborales del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora que proporcione una
solución de tipo tecnológico para acceder a la información de los trabajadores,
utilizando un lenguaje de programación que esté basado en estándares abiertos, tal
como lo es PHP 5.1 el cual es un lenguaje de programación interpretado, apoyado en
el sistema de gestión de bases de datos MySQL y HTML para el diseño de las
pantallas.
28
En este documento de investigación se realizó un prototipo funcional dedicado a
la gestión de archivos en formato digital (.jpg) con soportes físicos, que permite
almacenar, organizar y visualizar los documentos contenidos en los expedientes
laborales. Además, es importante señalar que el presente trabajo de investigación no
se contempla la implantación del mismo.
29
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes
Los antecedentes ayudan a estudiar y definir la propuesta que permite solventar
la problemática existente, enlazando trabajos previos relacionados de manera teórica
y metodológica. Es por ello que a continuación se exponen una serie de
investigaciones que conformaron los antecedentes de la presente investigación,
siendo estas las siguientes:
Rodríguez (2011) expresa en el trabajo de investigación “Implementación de un
sistema de gestión documental en un entorno colaborativo” que el mismo tiene como
propósito principal definir el ámbito de acción del proyecto web de gestión
documental en la herramienta SharePoint permitiendo ejercer control sobre las
funcionalidades del sistema de gestión documental Gacela, lo cual se erige como el
objeto de estudio. El autor plantea un desarrollo metodológico en el cual aborda los
pasos a seguir para implementar el sistema, primero se presenta un resumen de los
conceptos y las tecnologías usadas, luego se refiere a la solución desarrollada
detallando las funcionalidades principales. Más adelante se muestra el diseño e
implementación de la solución describiendo la arquitectura del sistema, también se
entrega una estrategia de dimensionamiento enfocada en los requerimientos
tecnológicos de hardware, plataforma y las características para los servidores.
Finalmente son realizadas las recomendaciones pertinentes para la administración y
monitoreo del sistema. La solución que fue desarrollada logra cumplir con los
30
objetivos, alcanzado una aplicación que permite la integración con los servicios web
de Nomina, con la suite de Microsoft Office y otras fuentes de datos. Además la
aplicación permite aumentar sus capacidades con el desarrollo de formularios
elaborados por los usuarios finales a través de InfoPath y se realizan las publicaciones
con SharePoint sin poseer grandes conocimientos. Finalmente se concluye que la
realización de este proyecto tiene visión a presente y a futuro, también se aprovechó
las investigaciones previas para la implementación de webparts, lógica empresarial en
InfoPath forms services y workflow foundation.
De esta manera este trabajo aportó conocimientos sobre el uso, implementación e
interacción de tecnologías existentes en la organización con el SGD propuesto,
apoyándose en las herramientas ofimáticas disponibles en la organización como
generador de documentos electrónicos, permitiéndole ahorrar en nuevas aplicaciones.
De tal manera que permitió tener una visión de cómo integrar aplicaciones
tecnológicas existentes con las soluciones presentadas aprovechando al máximo las
condiciones existentes.
Mosquera (2010), “Diseño recomendado de un Modelo de Gestión Documental
para la Automatización de Expedientes de Clientes en una Institución Financiera”. En
este Trabajo Especial de Grado se tuvo como finalidad recomendar un modelo de
gestión documental para los expedientes de clientes, y se encuentra fundamentado en
las teorías de Sistemas y Sistemas de Información Documentales. Metodológicamente
se encuentra identificada como tipo de investigación de proyecto factible ubicada
dentro del diseño de investigación descriptiva de campo. Como resultado del
diagnóstico realizado es posible identificar un conjunto de factores que influyen
directa e indirectamente en la problemática planteada y proporciona una visión más
clara de la situación actual como lo es la carencia de indicadores de gestión,
herramienta automatizada, controles de solicitudes, además la búsqueda de
expedientes es lenta e inoportuna. Finalmente y a manera de conclusión se
recomienda incorporar un SGD que permita el manejo de altos volúmenes de
31
expedientes en forma de imágenes, validar los documentos contenidos en los
expedientes, además de adiestrar al personal en el uso del nuevo sistema que se
adquiera.
El trabajo de investigación de Mosquera ofreció contribuciones importantes para
determinar la operatividad de los Sistemas de Gestión Documental con respecto al
recurso humano y el almacenamiento de archivos, además de determinar las ventajas
de la utilización de medios informáticos como soporte.
Jaramillo y Verjan (2009) mediante su investigación “Sistema de gestión
documental para el departamento de prácticas profesionales de la Universidad
Católica Popular del Risaralda” propuso un proceso de desarrollo de un software que
en este caso es un SGD, el cual identifican como su objeto de estudio. El proyecto ha
utilizado en su metodología el Modelo Evolucionario, el cual es una extensión al
modelo incremental, donde los incrementos se hacen de manera secuencial (no en
paralelo), el sistema evoluciona según se van entregando los incrementos, el mismo
es conocido también como Desarrollo Rápido de Aplicaciones (RAD, Rapid
Application Development), que usualmente es aplicado al desarrollo de prototipos. El
resultado final es un SGD para el Departamento de Prácticas Profesionales de la
Universidad Católica Popular del Risaralda que permite a los usuarios el manejo de la
información de forma amigable, ágil, sencilla y rápida, ofreciendo la oportunidad de
estar disponible mediante el acceso a la Web. Como conclusión se obtiene que el
SGD sirve de apoyo para los diferentes actores que participan, contribuyendo de esta
manera a la optimización de los procesos asociados con la toma de decisiones,
eliminado las barreras geográficas, también entrega beneficios como minimizar
riesgos referentes al manejo de información confidencial, además de contribuir con el
cumplimiento de los objetivos estratégicos de una organización acelerando los
procesos y mejorando las relaciones entre actores.
32
Esta investigación entregó aportes fundamentales sobre la metodología de
desarrollo de prototipos, Desarrollo Rápido de Aplicaciones, debido a que contribuyó
a estructurar, planificar y controlar el proceso de desarrollo del sistema, ya que la
misma plantea un rápido desarrollo de aplicaciones y entregando alta calidad con un
relativo bajo costo de inversión, siendo parte fundamental en este proceso la
participación de los usuarios.
Pérez (2007), en su informe de pasantías, “Desarrollo de un Sistema de
Información para el Registro del Personal que Labora en el Hospital General Dr.
Pastor Oropeza Riera de Carora Estado Lara”, presentado como requisito para optar
al Título de Técnico Superior Universitario en Informática. En este trabajo se
desarrolla un sistema de información (SI) que soporta la información contenida en el
archivo físico del personal, este fue realizado bajo el lenguaje de programación
Microsoft Visual Basic 6.0, con manejador de base de datos Microsoft Office Access
2003. La metodología utilizada fue el Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas de
Kendall y Kendall (2005) el cual consta de siete fases Identificación de Problemas
Oportunidades y Objetivos, Determinación de los Requerimientos de Información,
Análisis de las Necesidades del Sistema, Diseño del Sistema Recomendado,
Desarrollo y Documentación del Software, Prueba y Mantenimiento del Sistema, y
por último Implementación y Evaluación del Sistema. El resultado obtenido fue un SI
que funciona bajo ambiente Microsoft Windows que contiene la información más
relevante de los expedientes. En conclusión el autor alega que se alcanzaron los
objetivos propuestos, dejando como aporte una herramienta valiosa para el personal
que labora en la empresa, proporcionando a los empleados la oportunidad de mejorar
sus labores diarias.
El aporte del informe de Pérez a la presente investigación se fundamentó en la
información sobre el funcionamiento, manejo y contenido de los expedientes del
personal que labora instituciones dependientes del MPPS.
33
Los antecedentes presentados guardan una concordancia franca con el estudio en
cuestión, suministrando de una manera clara conocimientos de los SGD y el Manejo
de Expedientes Laborales, así como también ofrecieron experiencias que dieron
soporte para el desarrollo de la presente investigación.
Bases Teóricas
En la sección de bases teóricas se presentan una serie de conceptos, definiciones
y teorías las cuales permiten respaldar la investigación que se realizó, esto es posible
gracias a la revisión bibliográfica que se hizo para apoyar y sustentar el evidente
entendimiento e interpretación de los parámetros estudiados. En tal sentido, se
comenzó citando información referente a los sistemas de información (SI),
entregando una breve conceptualización de los mismos y de las actividades que ellos
implican, así como también sus clasificaciones.
De igual manera se abordaron los conceptos de la preservación y conservación
de documentos, resaltando su conceptualización y comparación, además de sus
beneficios y el aporte que hacen a la archivística, los procesos administrativos y a los
SGD, aclarando oportunamente los momentos de la preservación en el tiempo
describiéndoles concisamente sobre sus características e importancia. Seguidamente,
se afrontó la definición, características importantes y las potencialidades de los SGD,
que son el objeto de estudio de esta investigación, ahondando en su afinidad con los
sistemas de gestión de información de acuerdo a su funcionalidad, seguidamente se
estudió la clasificación general de los SGD aclarando sus características más
resaltantes e importantes.
Posteriormente se hace referencia al análisis y diseño de sistemas orientado a
objetos, que es un enfoque de la ingeniería de software que contribuye con el
modelado del prototipo funcional propuesto; así como también, la teoría sobre el
Prototipo de software base fundamental de la investigación. A continuación se aborda
34
la metodología de trabajo de investigación el Modelo de Desarrollo Evolutivo,
apoyado en el Diseño Conceptual y Arquitectónico para el desarrollo de software y el
Lenguaje de Modelado Unificado mejor conocido como UML.
Por último se abordó la estructura organizacional del Sistema Público Nacional
de Salud (SPNS) de la República Bolivariana de Venezuela, ámbito en el cual se
encuentra estructurada organizacionalmente el Ambulatorio Urbano Tipo III
“Carora”, área donde se realizó el presente estudio de investigación.
Sistemas de Información (SI)
Los SI deben estar definidos de manera clara y consolidada, soportadas en datos
y procedimientos de acuerdo a lineamientos establecidos por una organización
determinada, para ello los autores Laudon y Laudon (2008) se refieren a los SI desde
una perspectiva técnica como “un conjunto de componentes interrelacionados que
recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar
la toma de decisiones y el control en una organización” (Pág. 14). El ciclo de
actividades que debe realizar un SI son: entrada, procesamiento y salida de datos,
datos que son analizados como información, es por ello que la retroalimentación con
ellos benefician ampliamente el mejoramiento y control de los sistemas.
Según estos mismos escritores los Sistemas de Información Empresarial pueden
clasificarse desde la perspectiva de los usuarios en varios tipos principales:
Los Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) que asisten al nivel
operativo en el trabajo diario, a su vez se pueden identificar cinco categorías como lo
son: ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Los
sistemas de trabajo de conocimientos (KWS) que ayudan a quienes crean nueva
información, como contadores, ingenieros, entre otros. Los Sistemas de Información
Gerencial (MIS), los cuales ofrecen informes de las actividades rutinarias a quienes
35
administran una organización. También se encuentran los Sistemas de Apoyo a la
toma de Decisiones (DSS), que suministran soporte a quienes deben realizar toma
decisiones que son únicas o que suelen cambiar constantemente, son sistemas mucho
más analíticos e interactivos que otros. Y por último están los Sistemas de Apoyo a
Ejecutivos (ESS) que suelen funcionar en los niveles superiores de la administración,
brindando información del entorno.
De lo antes expuesto se puede deducir que los SI forman parte, en gran medida,
del funcionamiento de las organizaciones, otorgando herramientas para mejorar las
tareas cotidianas y excepcionales, es por ello que existen SI que pueden llevar a cabo
la labor de preservar y conservar los documentos que las instituciones consideren
pertinentes.
Preservación y conservación de documentos
Desde la llegada de la escritura a la humanidad siempre se ha utilizada como un
medio para dejar constancia de aquellos hechos que tienen importancia en la historia
y que deberían perdurar a largo plazo. Es por ello que la acción de salvaguardar se
hace imperativa al momento de cuidar el pasado, según Soler (2008) el preservar “es
la acción de proteger anticipadamente alguna cosa de un daño posible o de cualquier
hecho no deseado” (Pág. 23), mientras que conservar “es la acción de cuidar de una
cosa favoreciendo su permanencia e impidiendo su alteración o destrucción” (Pág.
23). Sin embargo aunque estos dos términos puedan parecer sinónimos, las gestiones
de preservar y conservar son dos etapas que contribuyen a un mismo fin.
También es importante resaltar el valor jurídico, legal y administrativo que
poseen los documentos de archivo, por lo tanto, su preservación y conservación
representan un ejercicio de ética, transparencia y responsabilidad democrática que
den garantías tanto para el presente como para el futuro. Por lo tanto preservar
electrónicamente la información de documentos administrativos permite que pueda
36
ser utilizada de algún modo más adelante convirtiéndose en un servicio de
información.
Cuando se manejan documentos administrativos es imprescindible hablar sobre
los tiempos que se deben manejar para su preservación, para lo cual estos se
encuentran sometidos a unas bases legales, que varían según el país donde se
encuentren, lo que establece los tiempos necesarios para realizar un procedimiento
administrativo. Para Soler (ob. cit.) “Judicialmente existen otros plazos y la legalidad
de cada ente, organización, gobierno, región o país definirá sus propios tiempos.
Podemos sintetizar, a efectos de preservación, tres momentos: preservar a corto, a
medio o a largo plazo” (Pág. 26).
Preservar a corto plazo viene a representar el acceso a documentos que se deben
mantener totalmente mientras que sean accesibles o inaccesibles tecnológicamente,
estos plazos son considerados para documentos que pueden ser accedidos durante un
periodo relativamente corto.
Para la preservación a medio plazo contempla el acceso continuo a los
documentos por un periodo transitorio previamente definido, pero que exista la
posibilidad de superar los cambios tecnológicos.
En el caso de la preservación a largo plazo implica el continuo acceso de manera
indefinida a documentos completos, o según sea el caso, al contenido textual de los
mismos. Es importante preservar la información relativa a la creación y estructura del
propio documento así como a la del medio en que se creó, debido a que explican,
complementan y dotan de valor al documento.
Significa entonces, que la información contenida en documentos puede tener un
gran valor para las empresas, determinando por lo tanto si estos deben ser
conservados y preservados en el tiempo para su futura utilización, en este sentido la
37
TI brinda recursos informáticos que sirven de apoyo en la realización de estas tareas,
este es el caso de los SGD que entregan acceso instantáneo a la documentación
necesaria para las actividades de negocio de la organización.
Sistemas de Gestión Documental (SGD)
En una definición muy sencilla se podría decir que un SGD es un sistema que es
utilizado para gestionar documentos, sin importar el formato en que se encuentren, el
autor Soler (2008) lo define como “un sistema de gestión de información encapsulada
en un producto de información que son los documentos” (Pág. 102), también
Valhondo (2003) afirma que un SGD “se ocupa del procesado, almacenamiento,
búsqueda, recuperación y distribución de documentos al conjunto de usuarios que
operan en el mismo” (Pág. 240), además se puede decir es un software de gestión de
bases de datos que disponen de la tecnología ideal para el tratamiento de documentos
de cualquier índole. Estos sistemas suelen gestionar grandes cantidades de
documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel, proporcionan a los
usuarios medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de rastreo,
recuperación e indexación.
Algunas funcionalidades básicas que los SGD suelen incluir son descritas
claramente por Valhondo (ob. cit.) de la siguiente manera:
Sistemas y procedimientos para la incorporación masiva de documentos en
diversos formatos electrónicos y procedentes de sistemas informáticos
heterogéneos.
Sistema de escaneo para la incorporación masiva o discreta de documentos que
están en formatos no electrónicos.
Gestión de documentos y sus metadatos.
Referencia a documentos externos al propio SGD como fotos, videos, radiografías,
etc.
38
Mantenimiento de histórico de los documentos.
Localización de documentos mediante técnicas de búsqueda.
Edición de archivos utilizando sus herramientas nativas de creación.
Disposición de un software para visualizar de archivos en formatos comunes.
Control de acceso a documentos según las restricciones de los usuarios.
Anotación en documentos sin modificar el contenido de los mismos.
Tomando en consideración que los SGD están asociados a los Sistemas de
Gestión de Información (SGI), Serra (2004) expresa que existen dos modelos básicos,
clasificándolos en función de sus objetivos: el sistema datacentric y el sistema
docucentric.
Los sistemas datacéntricos o identificación orientada a procesos, se encuentran
fundamentados en la explotación de datos a través de sus relaciones. En este modelo
no se realiza distinción entre la estructura tecnológica y la estructura documental, lo
que permite que todo el sistema informático sea considera un mismo documento.
Además tienen como condición importante que cada sistema automatiza una o un
grupo de funciones de la organización de forma completa, razón por la cual reciben
un trato uniforme.
Con los sistemas docucéntricos o identificación orientada objetos, se busca una
independencia del documento respecto al sistema, permitiendo emprender un mayor
esfuerzo en lograr generar objetos digitales con valor evidente orientado a permitir la
conservación e independencia de los documentos. La captura implica la conversión
del documento a un formato digital en el cual pueda ser conservado de manera fiable.
Estudiando un poco más los SGD se puede clasificar a estos de una manera más
específica, así pues, De Pablos, López, Martín-Romo y Medina (2011) los dividen en
dos tipos como los son Content Management Systems (CMS) o sistemas gestores de
contenidos y los Document Management Systems (DMS).
39
Los CMS son para De Pablos y otros “aplicaciones que permiten administrar
cualquier tipo de contenidos (texto, voz, imagen, etc.) en un medio digital”
(Pág. 173), tal como son los sistemas que sirven crear y mantener un blog, las
conocidas Wikis e incluso plataformas de aprendizaje en línea.
De segundo están los DMS que De Pablos y otros describen como “sistemas que
permiten gestionar el ciclo de vida completo de los documentos en las
organizaciones: desde que se crean, editan, distribuyen, almacenan, hasta que se
conservan o destruyen”, con ayuda de estos es posible vigilar los expedientes,
documentos y los usuarios que los generan o utilizan. Gran parte de los DMS trabajan
bajo plataformas Web. Un ejemplo de ellos pueden encontrarse en sistemas para la
solicitud de créditos, para la tramitación de reclamaciones, entre otros.
Análisis y diseño de sistemas orientado a objetos
Al estudiar el analista y diseño de sistemas se habla del proceso que implica
estudiar una situación con el fin puntual de observar su funcionamiento,
determinando, según sea el caso, las posibles fallas. La información recabada de estos
estudios da una base para realizar estrategias de diseño, involucrando las líneas
gerenciales, personal y otros usuarios finales que se familiaricen con el caso de
estudio con el fin de desarrollar el sistema. Los autores Laudon y Laudon (2008)
expresan que “los sistemas de información deben construirse con un claro
entendimiento de la organización en la cual se utilizaran” (Pág. 95), por tal motivo los
estudios deben realizar muy cuidadosamente.
Ahora bien, el paradigma de la programación orientada a objetos ha implicado la
adaptación de los modelos de análisis y diseño de sistemas, de acuerdo a las nuevas
necesidades, el Análisis y Diseño de Sistemas Orientado a Objetos, Kendall y
Kendall (2005) detallan que “los sistemas orientados a objetos describen las entidades
como objetos. Los objetos son parte de un concepto general denominado clases”
40
(Pág. 657), de tal manera que cada objeto es una representación en computadora de
alguna cosa o evento real. Así pues, se plantea que si bien el análisis determinar el
¿qué?, lo cual corresponde a entender el dominio del problema; mientras que el
diseño descubre el ¿cómo? del diseño a implementar como solución. En tal sentido la
identificación y asignación de responsabilidades del sistema se realizan al mismo
tiempo. La estrategia primaria que se utiliza para superar la complejidad es la
descomposición en sí misma. Una técnica práctica para llevarla a cabo es:
Identificar las clases: sustantivos.
Identificar responsabilidades: verbos.
Identificar colaboraciones: si necesita de otra clase para cumplir con sus
responsabilidades.
El lenguaje unificado de modelación (UML, por sus siglas en inglés), es el
estándar que en la actualidad utiliza la industria para modelar los sistemas orientados
a objetos, utiliza un grupo de herramientas UML que incluye diagramas que para la
visualización de la construcción de un sistema orientado a objetos. Con UML como
herramienta portentosa para mejorar enormemente la calidad del análisis y diseño de
sistemas, se contribuye a la creación sistemas de información de gran calidad.
Prototipo de software
Un prototipo de software es una representación con limitaciones de un producto
determinado, que le permite al desarrollador y al usuario probar su uso en situaciones
simuladas, creando de esta manera un proceso de diseño de iteración que genera
mayor calidad. En tal sentido, Sommerville (2005) lo define como una “versión
inicial de un sistema software que se utiliza para demostrar conceptos, probar
opciones de diseño y, en general informarse más del problema y sus posibles
soluciones” (Pág. 373).
41
Además Sommerville (ob. cit.) expresa que un prototipo del software se puede
utilizar en diferentes fases del proceso de desarrollo de software:
En la Recolección de requisitos, en el cual puede contribuir en la obtención y
validación de los requerimientos del sistema.
En el Desarrollo, puede ser usado con la finalidad de explorar soluciones
específicas, apoyando al diseño de interfaces de usuario.
Mientras que en la fase de Validación, se puede utilizar un prototipo para
ejecutar pruebas con el sistema que se entregará al cliente.
Los autores Kendall y Kendall (2005) clasifican los prototipos en cuatro clases
como se muestra a continuación:
Prototipos de corregido: esta clase se refiere a la construcción de un
sistema que si bien funciona, también se corrige simultáneamente. Este
enfoque también es conocido como la elaboración de una tabla
experimental.
Prototipo no funcional: este tipo es un modelo no funcional construido
a escala, con la finalidad clara de probar ciertos aspectos del diseño.
Primer prototipo de una serie: para este prototipo se realiza un primer
sistema a escala completa, el cual es nombrado comúnmente como piloto,
lo cual permite realizar una interacción real con el sistema. Con esta clase
de elaboración de prototipos se considera que es más factible planear
muchas instalaciones del mismo sistema.
Prototipo de características seleccionadas: la última variedad de
elaboración de prototipo involucra la construcción de un modelo
funcional que incluye algunas características principales, pero no todas
las que debería tener el sistema final. Al momento de desarrollar con esta
clase de prototipo, el sistema debe ser proyectado con plataforma de
módulos, de manera que, las características que se aprobaran en el
42
prototipo puedan incorporarse en el sistema final sin realizar demasiado
esfuerzo en la interacción.
Figura 1: Clasifican los prototipos
Fuente: Kendall y Kendall (2005)
Algunos beneficios de los prototipos son evidenciados por Sommerville (2005):
Mejora en la usabilidad del sistema.
Una mejor concordancia entre el sistema y las necesidades del usuario.
Mejora en la calidad del diseño.
Mejora en el mantenimiento.
Reducción en el esfuerzo de desarrollo.
Como ya se ha hecho referencia en el título y el alcance, esta investigación se
realiza hasta el desarrollo de un prototipo, y con referencia a lo anterior expuesto, se
43
caracteriza por ser un modelo de Prototipo de características seleccionadas o
prototipo funcional, aplicable dentro de la fase de desarrollo del sistema.
Modelo de desarrollo evolutivo
El autor Sommerville (ob. cit.) describe la metodología del modelo evolutivo
expresando que se entrelazan las actividades de especificación, desarrollo y
validación, de tal manera que un sistema inicialmente es desarrollado rápidamente a
partir de especificaciones o requerimientos abstractos para luego ser refinado
basándose propiamente en las peticiones del cliente con la finalidad de desarrollar un
sistema que logre satisfacer sus necesidades. Por lo tanto, el desarrollo evolutivo se
basa en la idea de desarrollar una implementación inicial, presentarla a los usuarios y
posteriormente depurar a través de las diferentes versiones hasta que se desarrolla un
software adecuado. Las actividades de especificación, desarrollo y validación se
entrelazan constantemente con una rápida retroalimentación entre estas.
Para el autor Weitzenfeld (2005) este modelo “es una extensión al modelo
incremental, donde los incrementos se hacen de manera secuencial en lugar de en
paralelo, desde el punto de vista del cliente, el sistema evoluciona según se van
entregando los incrementos” (Pág. 52), además de afirmar que éste también es
conocido como desarrollo rápido de aplicaciones (RAD, Rapid Application
Development), basándose en el uso de los prototipos.
Así pues, este modelo le permite al desarrollador entregar partes del sistema
como una herramienta para generar requisitos que puedan estar ausentes,
traduciéndose en beneficios para el proyecto mejorando las entregas iníciales. Para
que este modelo se desarrolle efectivamente se deben realizar las actividades descritas
en la Figura 2.
44
Figura 2: Actividades del Modelo de desarrollo evolutivo
Fuente: Sommerville (2005)
Especificación (Recolección de requisitos). En esta etapa se debe definir la
funcionalidad y restricciones operacionales que debe cumplir el software a
desarrollar. Desde la perspectiva de los desarrolladores, los requisitos que son
claramente identificados al principio del proyecto establecerán el incremento
inicial, mientras que los incrementos que se llevaran a cabo en los siguientes
ciclos de desarrollo deberán ser identificados mediante la experiencia de los
incrementos que se han llevado a cabo anteriormente.
Para realizar la recolección de los requisitos es necesario aplicar
herramientas que contribuyan a obtener la información necesaria, para lo cual
se elige el modelo de requisitos planteado por Weitzenfeld (2005), en el que
especifica que su objetivo principal es “delimitar el sistema y capturar la
funcionalidad que ofrecerá desde la perspectiva del usuario” (Pág. 195), por lo
tanto, sirve como un acuerdo entre el desarrollador y el usuario del sistema
con la finalidad de que el desarrollador proyecte lo que el cliente desea.
Esto es posible gracias a la aplicación de casos de usos, debiéndose
realizar primero una Descripción del Problema, es un resumen previo de las
necesidades que da un inicio para entender los requisitos del sistema. Luego
45
está el Modelado de Casos de Uso, que se basa en la descripción de elementos
o usuarios externos al sistema (actores) y de la funcionalidad del sistema
(casos de uso), describiendo los requisitos funcionales de un actor (usuario,
sistema, dispositivo, etc.) en términos de las interacciones que éste ejecuta con
el sistema. El modelado de casos de uso es una técnica efectiva y a la vez
simple para modelar acertadamente los requisitos del sistema desde la
perspectiva del usuario.
Desarrollo. Se diseña y construye el software de acuerdo a la especificación.
Sommerville (2005) aclara que hay dos tipos de desarrollo evolutivo: El
Desarrollo Exploratorio; su objetivo es explorar junto al usuario los requisitos
hasta llegar a un sistema final, comenzando con las partes que están más
claras. Y el de Prototipos desechables; cuyo objetivo es comprender los
requisitos del usuario y tratar de mejorar la calidad de los requisitos.
Comenzando por definir los requisitos que no están claros para el usuario,
utilizando un prototipo para experimentar con ellos; es denominado prototipo
desechable porque el prototipo realizado no es entregado al cliente ni lo
mantiene el desarrollador. Este último es aplicado en el presente trabajo de
investigación.
Validación. El software debe validarse, para asegurar que cumpla con lo que
quiere el cliente, la misma ayuda a destapar errores en el código y el diseño.
Esta fase consiste en comprobar que el software que se ha realizado ejecute
las tareas indicadas en la especificación del diseño, de manera correcta. La
técnica de prueba más común es hacer pruebas separadas a cada uno de los
módulos del sistema, para luego realizar pruebas integrales, para llegar al
objetivo final.
Para obtener un mejor criterio en esta etapa es recomendable que las
pruebas sean llevadas a cabo por alguien distinto al desarrollador que realizó
46
la programación, con la finalidad de detectar los errores en los componentes
del programa, por lo tanto el proceso debe ser iterativo y se retroalimenta de
todas las etapas. El mismo puede o no contemplar etapas en el proceso de
pruebas son descritas por Sommerville (2005) de la siguiente manera:
Prueba de componentes (o unidades): En esta primera etapa se prueban los
componentes individualmente para asegurarse de que estén funcionando
correctamente, cada uno debe probarse independientemente. Dichos
componentes a verificar pueden ser entidades simples como funciones o
clases de objetos.
Prueba del sistema: En la segunda etapa los componentes son integrados
para formar el sistema, el proceso se realiza para detectar errores que son el
resultado de interacciones no previstas entre componentes y su interfaz.
Además, comprende se valida que el sistema cumpla los requisitos
funcionales y no funcionales.
Prueba de aceptación: Esta es la etapa culminante en el proceso de
verificación o pruebas antes de que se acepte que el sistema cumple con el
funcionamiento correcto. Se debe realizar con datos proporcionados por el
cliente preferiblemente, debido a la diferencia existente entre los datos reales
y los de prueba. En este proceso pueden identificarse errores y omisiones
definidos en los requisitos del sistema.
Figura 3: El proceso de pruebas
Fuente: Sommerville (2005)
47
Diseño Conceptual y Arquitectónico para el desarrollo de software
El Diseño Conceptual es considerado un análisis sobre las actividades, su
aplicación radica en determinar o elaborar una solución de negocios para el usuario,
para lo cual se emplean generalmente casos de uso. Por lo tanto trabajar bajo el
análisis conceptual una situación, se refiere a la abstracción de hechos reales de los
cuales se emite un concepto o realizar una idea de ello. De tal manera que mediante el
diseño conceptual se pueda describir el sistema propuesto mediante la aplicación de
un lenguaje que el cliente pueda comprender fácilmente, sin la utilización de términos
técnicos.
En ese orden de ideas, se puede considerar que un diseño conceptual ideal
debería contar con las siguientes características:
Debe estar escrito en un lenguaje de facilidad para el cliente.
No contener expresiones de lenguaje técnico.
Describir claramente las funciones del sistema.
No poseer relación con la implementación.
Estar vinculado con la documentación de los requisitos.
Por otra parte, el Diseño Arquitectónico de un software permite identificar los
elementos más importantes de un sistema, así como sus relaciones, es decir, entrega
una visión global del sistema, mientras que Alonso y otros (2005) lo describen
alegando que “Consiste en describir una estructura modular del software,
representando las relaciones de control entre los módulos y el flujo de datos entre las
interfaces de estos” (Pág. 104), constituyendo un modelo intelectualmente
comprensible de cómo está estructurado el sistema y de cómo interactúa con los sus
componentes, proporcionando una visión global del software a construir.
48
Lenguaje de Modelado Unificado (UML) y sus herramientas
El Lenguaje de Modelado Unificado (UML) es un lenguaje gráfico que es usado
con el fin de construir, visualizar, documentar y especificar un software, para lo cual
utiliza una serie de diagramas para modelar la distribución de sistemas. Los autores
Laudon y Laudon (2008) lo definen como una “Metodología estándar de la industria
para el análisis y diseño de un sistema de software orientado a objetos” (Pág. G8), se
puede decir que sirve para escribir los planos de un software. UML no se puede
considerar un método, puesto que no tiene noción de proceso, pero si es una parte
muy importante de un método.
Según Kendall y Kendall (2005) existen un conjunto estandarizado de
herramientas para el modelado con UML, las mismas son aplicaciones de software a
las que recurren los analistas y programadores para facilitar el trabajo, manejando
esquemas tales como diagramas de casos de uso, diagramas de clases o diagramas de
secuencia. A continuación se describen brevemente algunas de ellas:
Diagrama de casos de uso: es una técnica que permite capturar información
de cómo trabaja un sistema en particular, o según sea el caso de cómo se
desea que funcione, representando el comportamiento del sistema desde la
perspectiva de los usuarios. Kendall y Kendall (ob. cit.) expresan que un
diagrama de casos de uso “describe lo que hace un sistema sin describir cómo
lo hace; es decir, es un modelo lógico del sistema”, por lo tanto, cada uno
constituye un flujo completo de eventos, que especifican la interacción que
toma lugar entre un actor y su sistema.
Diagrama de clases: son utilizados para presentar los elementos más estables
del sistema, son los dispositivos de control de datos e información,
correspondientes a las clases del sistema, con sus relaciones estructurales y de
49
herencia, mediante el aporte de información que entregan los casos de uso,
para dejar establecidas las clases, objetos, atributos y operaciones.
Diagrama de secuencias: representan una interacción, que es un grupo de
mensajes entre un conjunto de instancias interactuando. Un diagrama de
secuencia ilustra una serie de interacciones entre clases o instancias de objetos
en un periodo determinado según Kendall y Kendall (ob. cit.).
Diagrama de colaboraciones: los autores Kendall y Kendall (ob. cit.)
describen las colaboraciones como “las interacciones de dos o más cosas en el
sistema, las cuales desempeñan en conjunto un comportamiento superior al
que puede realizar cualquiera de las cosas por sí sola”, modelando la
interacción entre objetos. Estos diagramas tienen la finalidad de mostrar las
interacciones organizadas entre los objetos, basándose específicamente en la
comunicación, mensajes y enlaces que los objetos comparten entre sí,
mostrando claramente las relaciones de los roles.
Diagrama de componentes con Tarjetas Clase-Responsabilidad-
Colaboración (CRC): La técnica de tarjetas CRC es usada ocasionalmente
como una extensión a UML con el fin de hacer análisis guiados por la
responsabilidad. Colaboración), permiten al diseñador visualizar las diferentes
clases de manera independiente y detallada.
Ambulatorio Urbano Tipo III Carora
El área de aplicación del estudio de investigación es el Ambulatorio Urbano Tipo
III Carora, el mismo es una institución de carácter público destinado a brindar
atención médica integral a la comunidad en general, fue inaugurado el 11 de enero de
1992 en las instalaciones donde funcionaba anteriormente el Hospital Quirúrgico de
50
la ciudad. Esta dependencia es supervisada por el Municipio Sanitario N° 2 del
Municipio Torres, que a su vez es coordinado por la Dirección Regional Sectorial de
Salud del Estado Lara, organismo que recibe directrices del MPPS, ministerio que se
encarga de ejercer la rectoría del Sistema Público Nacional de Salud.
Así mismo, este establecimiento de salud recibe asignaciones presupuestarias del
MPPS, organismo que conforma el subsistema de salud de acuerdo al Artículo 8 de la
Ley que Regula el Subsistema de Salud (2001). El MPPS es descrito por Flores
(2008) como “un organismo de naturaleza pública, integrado y descentralizado el cual
lleva a cabo una transformación política importante desde el año 1999, que tiene
como finalidad establecer la rectoría del Sistema Público Nacional de Salud”
(Pág. 60), cumpliendo los mandatos de la Constitución vigente, mediante el diseño de
políticas y estrategias que contribuyan con el fortalecimiento de los entes prestatarios
de servicio y atención en salud, buscando mejorar la calidad de vida de la población.
En este orden de ideas, Flores (ob. cit.) expone que la estructura organizativa del
SPNS es de tipo piramidal, la dirección se ejerce de forma descendente, esta se
encuentra comandada por el MPPS, seguida de la Dirección Regional Sectorial de
Salud a nivel Estadal, luego se encuentran los Municipios Sanitarios a nivel
Municipal, de aquí se divide en dos modelos, uno el Modelo de Salud Comunitario
mejor conocidos como Barrio Adentro que está conformado por los Consultorios
Populares, Clínicas Populares, Centros de Diagnóstico Integral, Salas de
Rehabilitación Integral y Hospitales del Pueblo; por otra parte se encuentra el Modelo
de Salud Tradicional que es integrado por los Hospitales, Ambulatorios Rurales y
Urbanos.
Es así como el Ambulatorio Urbano Tipo III Carora cumple función primordial
de dar calidad de atención a las personas que asisten a este centro asistencial sin
distinción alguna, prestando servicio las 24 horas del día, tal como lo establece la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2009) en su Artículo 83
51
donde establece que “La salud es un derecho social fundamental, obligación del
Estado, que lo garantizará como parte del derecho a la vida... Todas las personas
tienen derecho a la protección de la salud…” (Pág. 21).
En este sentido esta institución se encuentra enmarcado de acuerdo al Decreto Nº
1.798 (1983) publicado en Gaceta Oficial N° 32.650, donde se establece que los
servicios de atención médica del sub-sector público se clasifican según las
poblaciones atendidas (número de habitantes), la capacidad de los servicios que
presta y los niveles de especialización. En este orden de ideas el Artículo 8º describe
que los Ambulatorios Urbanos Tipo III deben tener las siguientes características:
Prestar atención médica integral de nivel primario o secundario o ambos.
Ser dirigidos por un médico con especialidad en Salud Pública.
Están organizados para prestar servicios de medicina especializada y de
emergencias.
Después de lo anterior expuesto, y considerando que en la actualidad los SI se
encuentran presentes prácticamente en todas las áreas de las organizaciones debido a
que les permite contar con medios para obtener una información oportuna y
actualizada, contribuyendo al desarrollo y mejoramiento de las actividades que se
realizan, convirtiendo a la tecnología en un pilar fundamental en las entidades,
permitiendo resolver problemas como el manejo inadecuado de la información.
Es el caso del prototipo funcional para la Gestión Documental que se propuso
para la Unidad de Registro y Control del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora, el cual
contribuirá a la preservación, conservación, resguardo y manipulación de documentos
que contienen información pertinente a sus usuarios, además se puede categorizar
dentro de los sistemas DSS debido al aporte que genera en la toma de decisiones de
directivos o jefes de unidades mediante el suministro de documentos digitalizados
para ser analizados, también permitiría cumplir funciones propias de los ESS debido a
52
que pueden ser incorporados datos sobre eventos externos como leyes, convenios
internacionales, entre otros, que deben estar incorporados al sistema en algunos casos
provenientes de fuentes externas.
De igual manera el prototipo funcional que se desarrolló bajo la metodología del
Modelo de Desarrollo Evolutivo apoyado en herramientas UML, puede cumplir
funcionalidades de sistemas gestión de información docucéntrico debido a que
posibilita la capacidad de convertir documentos a formatos digitales para
conservarlos y utilizarlos de manera confiable. Otra capacidad importante está
enmarcada dentro de los SGD, que es del tipo DMS proporcionando la gestión,
distribución y almacenamiento de documentos y usuarios, así como la posibilidad de
vigilancia para su respectivo control.
Bases legales
Las Bases Legales son de gran importancia para complementar el marco teórico
de este trabajo de investigación, de tal manera de sustentar jurídicamente el uso TI en
la Administración Pública Nacional para contribuir en la custodia, organización y
conservación de documentos oficiales. En tal sentido, la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela (2009) reconoce de interés público la tecnología, la
innovación y los servicios de información. La Ley Orgánica de Administración
Pública (2001) otorga responsabilidades del Sistema Nacional de Archivos al Estado
venezolano y le permite incorporar y emplear tecnologías que le permitan cumplir
con sus fines. Con el Decreto con Fuerza de Ley de Mensaje de Datos y Firmas
Electrónicas (2001) se incorporan valores jurídicos a cualquier información en
formato electrónico. Por último el Decreto N° 3.390 (2004) establece el empleo de
software libre con estándares abiertos en los sistemas de los organismos públicos para
promover la soberanía tecnológica, además de la posibilidad de ahorrar
considerablemente en la adquisición de software privativo.
53
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2009), con enmienda
N° 1
El Artículo 110 de la Constitución en su Capítulo VI: De los Derechos
Culturales y Educativos, dice:
El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología, el
conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de
información necesarios por ser instrumentos fundamentales para el
desarrollo económico, social y político del país, así como para la seguridad
y soberanía nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el
Estado destinará recursos suficientes y creará el sistema nacional de ciencia
y tecnología de acuerdo con la ley. El sector privado deberá aportar recursos
para las mismas. El Estado garantizará el cumplimiento de los principios
éticos y legales que deben regir las actividades de investigación científica,
humanística y tecnológica. La ley determinará los modos y medios para dar
cumplimiento a esta garantía. (Pág. 23).
En este artículo la ciencia, la tecnología y la innovación adquieren rango
constitucional, siendo reconocidas por el Estado venezolano como elementos de
interés público por ser herramientas que contribuyen al desarrollo económico, social
y político de la Nación, al igual que contribuyen con la seguridad y soberanía
nacional, colocándolos al servicio de la población para mejorar su calidad de vida. Es
así, como la constitución garantiza que organismos como el Ambulatorio Urbano
Tipo III Carora puedan innovar e implementar TI a sus actividades.
Ley Orgánica de Administración Pública (2001)
En el Título VII: De los Archivos y Registros de la Administración Pública,
Capítulo I: Del Sistema Nacional de Archivo son presentados los siguientes artículos:
54
Artículo 141: Objetivo de los archivos de la Administración Pública
El objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar
y disponer de la documentación de manera organizada, útil, confiable y
oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio
de los particulares y como fuente de la historia.
Los órganos de archivo del Estado venezolano se encuentran obligados a
conservar todos los documentos que crea pertinentes, aunque ello grandes extensiones
de archivos, para de esa manera poder dispones de los mismos de una manera segura
y en el momento en que sea solicitada, justificando el almacenamiento de documentos
históricos y de expedientes. Es el caso de la Unidad de Registro y Control del
Ambulatorio Urbano Tipo III Carora, que puede considerarse un órgano de archivo
que se encarga de resguardar y administrar los documentos contentivos en los
expedientes laborales de su personal.
Artículo 147: Naturaleza de la documentación administrativa
La documentación administrativa e histórica de la Administración Pública
es producto y propiedad del Estado, éste ejercerá el pleno control sobre los
fondos documentales existentes en los archivos, no siendo susceptibles de
enajenación. Los órganos y entes de la Administración Pública podrán
contratar servicios de custodia, organización, reprografía, digitalización y
conservación de documentos de archivos; igualmente podrá contratar la
administración de archivos y fondos documentales históricos con
universidades nacionales e instituciones de reconocida solvencia académica
e idoneidad.
Debido a que los documentos administrativos e históricos de la Administración
Pública sólo pertenecen al Estado, estos entes deben ejercer control sobre los archivos
para su custodia y respectivo resguardo, sin que estos puedan ser transferidos u
otorgado, por lo tanto las nuevas herramientas tecnológicas hacen posible resguardar
y administrar estos archivos históricos.
55
Artículo 148: Incorporación de nuevas tecnologías
Los órganos y entes de la Administración Pública podrán incorporar
tecnologías y emplear cualquier medio electrónico, informático, óptico o
telemático para el cumplimiento de sus fines. Los documentos reproducidos
por los citados medios gozarán de la misma validez y eficacia del
documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por ley
y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
De acuerdo con este artículo, los organismos o entes pertenecientes a la
Administración Pública Nacional pueden adquirir, desarrollar o implementar
tecnologías de información que contribuyan a cumplir los objetivos de los archivos y
que se encuentran contemplados en el Artículo 141, justificando y aprovechando los
beneficios que traen la aplicación de los SGD para los órganos archivísticos.
Decreto con Fuerza de Ley de Mensaje de Datos y Firmas Electrónicas (2001)
Artículo 1°
El presente Decreto-Ley tiene por objeto otorgar y reconocer eficacia y
valor jurídico a la Firma Electrónica, al Mensaje de Datos y a toda
información inteligible en formato electrónico, independientemente de su
soporte material, atribuible a personas naturales o jurídicas, públicas o
privadas, así como regular todo lo relativo a los Proveedores de Servicios de
Certificación y los Certificados Electrónicos.
Mediante la aprobación de esta ley y específicamente el Artículo primero se
reconocen los a toda información que se encuentre en formato electrónico el valor
jurídico sin importar su origen material o no, como es el caso de los documentos
digitalizados, los cuales son la base para el almacenamiento de archivos físicos en
soporte digital.
56
Decreto N° 3.390 (2004)
Artículo 1
La Administración Pública Nacional empleará prioritariamente Software
Libre desarrollado con Estándares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y
servicios informáticos. A tales fines, todos los órganos y entes de la
Administración Pública Nacional iniciarán los procesos de migración
gradual y progresiva de éstos hacia el Software Libre desarrollado con
Estándares Abiertos. (Pág. s/n).
El Decreto N° 3.390 hace referencia directa a que los organismos de la
Administración Pública de la República Bolivariana de Venezuela deben dar
prioridad al uso del software libre de manera gradual y progresiva hasta lograr el uso
total de esta tecnología. Por lo tanto todo sistema que sea desarrollado para entes
públicos deben cumplir estos estándares.
Como puede observarse, en las Bases Legales anteriores dan soporte para el
estudio de un prototipo funcional para la Gestión Documental de los Expedientes
Laborales que son resguardados por la Unidad de Registro y Control del Ambulatorio
Urbano Tipo III Carora, lo que representaría un avance importante en cuanto al uso
de TI, innovando y mejorando los servicios de información de las unidades que
requieren del uso de los documentos almacenados en esta área. Además que debería
cumplir con las exigencias del Decreto N° 3.390 que exige el uso de software libre
con estándares abiertos en entes de la Administración Pública.
Definición de Términos Básicos
Almacenamiento: en términos físicos, la mayoría de los archivos informáticos se
almacenan en discos duros, debido a que estos permiten acceso casi instantáneo a los
archivos informáticos.
57
Archivo: lugar donde se guardan documentos, datos, texto o instrucciones.
Datos: secuencias de hechos en bruto que representan eventos que ocurren en las
organizaciones o en el entorno físico antes de ser organizados y ordenados en una
forma que las personas puedan entender y utilizar.
Digitalización de documentos: es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable
para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma
de imágenes digitales.
Documento manuscrito: se trata de un documento que contiene información
escrita a mano sobre un soporte flexible y manejable (por ejemplo: el papiro, el
pergamino o el papel), con materias como la tinta de una pluma, de un bolígrafo o
simplemente el grafito de un lápiz. El manuscrito no tiene que ser necesariamente
antiguo; una carta es un ejemplo de manuscrito moderno.
Documento impreso: son similares a los documentos manuscritos con la
diferencia que su información ha sido escrita mediante máquinas como las impresoras
o imprentas.
Expediente: es el conjunto de los papeles y documentos que corresponden a un
determinado asunto o negocio.
Expediente laboral: instrumento para comprobar las condiciones generales de
trabajo y antigüedad de los trabajadores.
Información: datos que se han moldeado en una forma significativa y útil para
los seres humanos.
Plataforma web: es cualquier aplicación que es accedida vía web por una red
como internet o una intranet. También se utiliza para designar aquellos programas
informáticos que son ejecutados en el entorno del navegador o codificado con algún
lenguaje soportado por el navegador; confiándose en el navegador web para que
reproduzca la aplicación.
Procesador de texto: aplicación de computadora empleada para la producción
(redacción, edición, formato e impresión) de cualquier documento imprimible. Son
uno de los primeros tipos de aplicaciones que se crearon para las computadoras
58
personales, originalmente sólo producían texto, actualmente los formatos que
emplean (DOC, RTF, etc.) permiten incorporar imágenes, sonidos, videos, etc.
Prototipo: es un modelo (representación, demostración o simulación) fácilmente
ampliable y modificable de un sistema planificado, generalmente incluyendo interfaz
y funcionalidad de entradas y salidas.
Software libre: programa de computación cuya licencia garantiza al usuario
acceso al código fuente del programa y lo autoriza a ejecutarlo con cualquier
propósito, modificarlo y redistribuir tanto el programa original como sus
modificaciones en las mismas condiciones de licenciamiento acordadas al programa
original, sin tener que pagar regalías a los desarrolladores previos.
Software privativo: programa de computación cuya licencia establece
restricciones de uso, redistribución o modificación por parte de los usuarios, o
requiere de autorización expresa del Licenciador.
Tecnología: es un concepto amplio que abarca un conjunto de técnicas,
conocimientos y procesos, que sirven para el diseño y construcción de objetos para
satisfacer necesidades humanas.
Tecnología de Información (TI): todas las tecnologías de hardware y software
que requiere una empresa para lograr sus metas de negocios.
Operacionalización de las variables
En busca de fundamentar los aspectos evaluados en esta investigación se
identificaron las variables de acuerdo al criterio que se presenta a continuación:
Variables Conceptuales
Prototipo funcional para la gestión documental de los expedientes laborales: es el
instrumento que permite a la organización manejar la gestión documental de los
expedientes laborales.
59
Variables Operacionales
Con la finalidad de llevar a cabo la operacionalización de las variables
conceptuales se procedió de la siguiente manera:
La variable “Prototipo funcional para la gestión documental de los expedientes
laborales” se operacionalizó tomando en cuenta dos dimensiones: Procesos de gestión
documental, Requisitos del sistema, Recursos necesarios y Diseño de prototipo
funcional.
Con la dimensión “Procesos de gestión documental” se establecieron los
parámetros de funcionamientos de la gestión de documentos para el manejo de los
expedientes. En la dimensión “Requisitos del sistema” se plantearon los requisitos
necesarios para llevar a cabo la gestión de documentos. Para el caso de la dimensión
“Recursos necesarios” se hizo referencia a los recursos humanos, materiales y
financieros requeridos para realizar el proyecto. Y la dimensión “Diseño prototipo
funcional” contempla el diseño conceptual y arquitectónico del prototipo funcional
para la gestión documental.
La operacionalización de las variables en estudio del presente proyecto se
resume brevemente en la Tabla 1 que a continuación se presenta.
60
Tabla 1. Operacionalización de las variables estudiadas
Variable Dimensión Sub – Dimensión Instrumento Ítem
Anexo
Prototipo
Funcional
para la
Gestión
Documental
de los
expedientes
laborales
Procesos de
gestión
documental
Incorporación masiva de
documentos
Cuestionario A y B
Sistema de escaneo de
documentos
Gestión de documentos
Localización de
documentos
Visualización de archivos
Control de acceso a
documentos
Requisitos del
sistema
Funcionales Observación
Directa
C
No Funcionales D
Recursos
necesarios
Recursos humanos
Observación
Directa E Recursos materiales
Recursos financieros
Diseño prototipo
funcional
Diseño conceptual - -
Diseño arquitectónico - -
Fuente: Elaboración propia
61
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza del Estudio
En todo trabajo de investigación científica es necesario soportar los hechos que
se estudian mediante comparación y análisis de la recopilación bibliográfica con los
resultados que se obtienen del trabajo de exploración, apoyado en procedimientos con
orden metodológico que permita dar respuesta a las interrogantes de la investigación.
En ese orden de ideas, se plantea que la realización del presente trabajo de
investigación se encuentra enmarcada en la modalidad de Estudio de Proyecto
apoyado en la Investigación de Campo, esto de acuerdo con lo especificado en el
Manual para la Elaboración del Trabajo Conducente a Grado Académico de
Especialización, Maestría y Doctorado, aprobado por UCLA (2002).
Ya que, el Manual antes mencionado define al Estudio de Proyecto como “una
proposición sustentada en una modelo viable para resolver un problema práctico
planteado, tendente a satisfacer necesidades institucionales o sociales” (Pág. 63),
sustentando la búsqueda de soluciones factibles a las dificultades existentes.
Además, en el mismo texto se expresa que por medio de la Investigación de
Campo es aplicado el “método científico en el tratamiento de un sistema de variables
y sus relaciones” (Pág. 63), permitiendo estudiar la situación en el propio sitio donde
62
se encuentra el objeto de estudio, para luego diagnosticar de manera efectiva
necesidades y problemas.
Fases del Estudio
Fase I: Diagnóstico
De acuerdo con la modalidad de investigación que se presenta en este proyecto,
en este punto se planteó la realización de instrumentos de recolección de datos con el
fin de identificar y vislumbrar claramente la problemática existente, permitiendo de
esta manera reforzar y mejorar la presente propuesta, los cuales fueron aplicados a los
miembros actores de la Unidad de Registro y Control del Ambulatorio Urbano Tipo
III Carora y del departamento encargado de coordinar esta unidad como lo es la
Oficina de Personal de esta institución, así como también, la observación directa.
Población y Muestra
Al momento de realizar una investigación de campo es importante establecer la
población a estudiar, para de esa manera tomar una muestra, esto sucede cuando se
trata de seres vivos, en caso de ser así se debe establecer cuál será el objeto, evento o
fenómeno a estudiar. Al respecto, podemos citar a Tamayo (2004), quien expresa que
la población es:
Totalidad de un fenómeno de estudio, incluye la totalidad de unidades de
análisis o entidades de población que integran dicho fenómeno y que debe
cuantificarse para un determinado estudio integrando un conjunto N de
entidades que participan de una determinada característica, y se le denomina
población por constituir la totalidad del fenómeno adscrito a un estudio o
investigación. (Pág. 176).
63
Por lo que al emplear dicho concepto al presente trabajo de investigación que se
consideró como población a todos aquellos sujetos que laboran en la Unidad de
Registro y Control y la Oficina de Personal del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora
que se consideran los usuarios internos, además del personal obrero y empleado que
hacen uso de los servicios que presta la mencionada unidad de trabajo los cuales son
los usuarios externos, quedando conformada de esta manera la población de estudio,
por noventa y cuatro (94) personas. En la Tabla 2 se presenta la Distribución de la
población en estudio.
Tabla 2. Distribución de la población
Tipo de
Usuario Distribución de la población Nº de individuos
Total
Estratos
Interno Unidad de Registro y Control 2
7 Jefatura de Personal 5
Externo Personal empleado 40
87 Personal obrero 47
Total 94
Fuente: Elaboración propia
Por lo que, para hacer uso de la población se hizo necesario escoger una muestra,
con el fin de hacer una representación de la misma, haciendo referencia a ello
Tamayo (ob. cit.) explica que “a partir de la población cuantificada para una
investigación se determina la muestra, que se considera, es representativa de la
población” (Pág. 176).
En tal sentido, se eligió el método de muestreo aleatorio planteado por Martínez
(2006), que es una técnica de muestreo en la cual todas las unidades observadas
tienen la misma probabilidad de ser elegidos y tomados como parte de la muestra,
además en éste método no son considerados los diferentes grupos homogéneos que
existan en la población. Por lo cual se utilizó la fórmula propuesta por Martínez (ob.
64
cit.), cabe destacar que en esta fórmula el error y el nivel de confianza son indicados
por el investigador. La misma se presenta a continuación:
En donde:
n: Tamaño de la muestra a estudiar
z: Nivel de confianza
E: Error máximo permitido
p: Probabilidad de éxito
q: Probabilidad de fracaso
N: Población en estudio
Entonces, el nivel de confianza fue establecido por el investigador en un 90%, de
tal manera que exista una probabilidad del 90% de certeza, por lo que existe una
razonable probabilidad de ser acertado, por lo tanto z = 1,65. El error máximo
permitido se estableció en 10 %, E = 0,10. La probabilidad de éxito fue determinada
en 50% con la finalidad de obtener el tamaño de la muestra más grande posible, por
consiguiente p = 0,50. En tal sentido, la probabilidad de fracaso quedó en q = 0,50 y
la población en estudio es N = 94.
Cálculos
n = (z)2 / (( (E)
2 / (p . q)) + ((z)
2 / N ))
n = (1,65)2 / (( (0,10)
2 / (0,50 . 0,50)) + ((1,65)
2 / 94 ))
n = 39,48 ≈ 39
El resultado de la aplicación de la fórmula arrojó una muestra de 39 personas,
que hacen uso de los documentos archivados en la Unidad de Registro y Control,
65
representando un 41 % de la población de estudio, los cuales serán seleccionados del
Ambulatorio Urbano Tipo III Carora.
A la muestras se le dividió de acuerdo al Muestreo Estratificado, que consiste en
dividir a la población en subconjuntos o estratos, cuyos elementos poseen
características comunes. Por lo tanto, para determinar el tamaño de cada estrato
muestral se utilizó el tipo de estrato llamado Afijación Proporcional, que consiste en
distribuir los individuos que conforman la muestra proporcionalmente al número de
individuos de cada estrato. En este caso, el criterio de estratificación seguido es por
tipo de usuario: interno y externo. La Afijación Proporcional se obtiene de la
aplicación de la siguiente formula:
En donde:
fh: Afijación Proporcional
n: Tamaño de la muestra a estudiar
N: Población en estudio
M: Tamaño subpoblación o estratos
Cálculos estratos usuarios internos
fh = (n / N) . M
fh = 39 / 94 . 7
fh = 0,41 . 7
fh = 2,87 ≈ 3
Cálculos estratos usuarios externos
fh = (n / N) . M
fh = 39 / 94 . 87
fh = 0,41 . 87
fh = 35,67 ≈ 36
66
Tabla 3. Muestreo estratificado por afijación proporcional
Tipo de usuario Interno Externo Totales
Población 7 87 94
Tamaño muestral 3 36 39
Fuente: Elaboración propia
Procedimiento
Para lograr realizar el diagnóstico se realizaron una serie de pasos que
contribuyeron con la presente investigación, los cuales se detallan a continuación:
Paso 1. Elaboración de instrumentos de recolección de datos.
Paso 2. Aplicación de los instrumentos elaborados.
Paso 3. Realizar análisis de los datos recolectados mediante los instrumentos.
Paso 4. Redactar las conclusiones del diagnóstico.
Paso 5. Presentar las recomendaciones del diagnóstico realizado.
Elaboración de instrumentos de recolección de datos
Las técnicas de recolección de datos son un conjunto organizado de rutinas que
son utilizadas con el fin de recabar información pertinente a la investigación, en ese
sentido Yuni y Urbano (2006) lo describen como “un procedimiento amplio que se
especifica en ciertas técnicas de alcance general” (Pág. 31), para lo cual se deben
elegir, construir y validar los instrumentos de recolección de datos que permitan
aprovechar al máximo la recolección de información, con la finalidad de contribuir
con la toma de decisiones del investigador. En el presente trabajo de investigación se
planteó la aplicación de técnicas de recolección de datos como lo son la observación
directa y el cuestionario.
67
La observación directa según Yuni y Urbano (ob. cit.) puede definirse como
“aquella situación de observación en la cual apelamos directamente a nuestros
sentidos como instrumento de registro de la información” (Pág. 44), de tal manera
que el investigador pueda captar atributos o características accesibles mediante los
sentidos.
Por otro lado, el cuestionario es definido por Arias (1999) como un “formato que
contiene una serie de preguntas en función de la información que se desea obtener, y
que se responde por escrito”, siendo una técnica para la recolección de información
que requiere un interrogatorio con preguntas que son construidas previamente, las
mismas se plantean ordenadamente siguiendo un guión y formuladas en los mismos
términos para todos los encuestados.
Aplicación de los instrumentos elaborados
Para llevar a cabo este diagnóstico, se aplicaron dos cuestionarios, uno al
personal interno de la unidad y otro al personal externo.
Realización del análisis de los datos
Luego de haberse aplicado las técnicas de recolección de datos se procedió a
emplear técnicas que permitieron analizar y clasificar la información recabada, por lo
que, la presentación de estos datos son realizados en cuadros y diagramas de barras,
según Arias (1999), "en este punto se describen las distintas operaciones a las que
serán sometidos los datos que se obtengan: clasificación, registro, tabulación y
codificación si fuere el caso" (Pág. 25), además de comentar que para el análisis de
datos se deben definir las técnicas lógicas, como el análisis o la síntesis.
68
Es por ello que, para el análisis de los datos recolectados se empleó la técnica de
análisis cuantitativo, del cual Sabino (1992) plantea lo siguiente:
Este tipo de operación se efectúa, naturalmente, con toda la información
numérica resultante de la investigación. Esta, luego del procesamiento que
ya se le habrá hecho, se nos presentará como un conjunto de cuadros, tablas
y medidas, a las cuales se les han calculado sus porcentajes y presentado
convenientemente. (Pág. 151)
Así pues, se pudo confrontar estos resultados con los planteamientos expuestos
en el marco teórico, determinando su veracidad, lo que permitió ratificar la
interpretación de la información obtenida de la realidad existente del objeto de
estudio, obteniendo como resultado un análisis de forma descriptiva o de texto.
Fase II: Diseño de la Propuesta
En la presente fase se plantea el diseño de un prototipo funcional para la Gestión
Documental que permita el manejo de los expedientes laborales de la Unidad de
Registro y Control del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora, basándose en los
resultados que se obtuvieron de la aplicación de los instrumentos de recolección de
datos y aplicando el diseño metodológico del Modelo de Desarrollo Evolutivo.
Para llevar a cabo el Modelo de Desarrollo Evolutivo se realizaron las siguientes
fases con el fin de lograr alcanzar un prototipo funcional acorde a las necesidades de
la institución:
Especificación (Recolección de requisitos)
En esta primera etapa se emplearon técnicas de recolección de datos, donde la
población de estudio se encuentra en las instalaciones del Ambulatorio Urbano Tipo
III Carora, tanto de la Unidad de registro y control como del personal que labora en la
69
institución. Para tal fin, mediante la observación directa se estudiaron los documentos
informativos de los procedimientos que describen las tareas diarias de la unidad de
trabajo y a través de la aplicación de cuestionarios, con los cuales se recabó
información específica de las personas que laboran en esta unidad, además en base a
los hallazgos que fueron encontrados y de la opinión del encuestado se plantearon
nuevos temas que se consideraron pertinentes, esto permitió al investigador conocer
la información directamente de las fuentes originales de dichos documentos y
procesos, para garantizar su autenticidad y veracidad.
Desarrollo (Análisis y diseño)
Para realizar el análisis y diseño del software se empleó una metodología de
ingeniería de software orientada a objetos y basada en el Lenguaje de Modelado
Unificado (UML, por sus siglas en inglés), definida por Weitzenfeld (2005) en su
libro Ingeniería de Software Orientado a Objetos con UML, JAVA e Internet. Las
herramientas para el modelado en UML aplicadas fueron:
Diagrama de casos de uso
Diagrama de clase
Diagrama de secuencia
El siguiente paso luego de realizar el análisis y diseño fue el desarrollo o
codificación del prototipo inicial en base a los requisitos obtenidos, para ello se
implementaron las funcionalidades básicas del sistema en PHP 5.1, el cual es un
lenguaje de programación orientado a objetos he interpretado, y para el manejo de la
base de datos se usó MySQL, que es un sistema de gestión de bases de datos
relacional, multihilo y multiusuario.
70
Se escogieron PHP 5.1 como lenguaje de desarrollo y MySQL como manejador
de Base de Datos por ser software libre y de esa manera poder cumplir con el Decreto
N° 3.390 (2004) de la República Bolivariana de Venezuela, que exige la
implementación de tecnologías de software libre para la Administración Pública
Nacional.
Validación
La presente fase contribuyó con la verificación de la calidad del prototipo,
realizando validaciones del sistema observándose los resultados obtenidos. En este
proceso se analizó en compañía de los usuarios la interfaz gráfica del sistema
propuesto corresponde con las especificaciones del cliente, con lo cual se comprobó
que el sistema fue construido de acuerdo a las necesidades de los usuarios.
71
CAPITULO IV
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Para la recolección de la información se usaron dos (2) tipos de instrumentos, tal
como se mencionó en el capítulo anterior, estos son: dos cuestionarios, uno con
diecinueve (19) preguntas cerradas (Anexo A) y otro con ocho (8) preguntas cerradas
(Anexo B). Además de la Observación Directa, la cual se aplica mediante tres (3)
Guías de Observación (Anexos C, D y E). En dichos instrumentos se colocaron
preguntas orientadas a la gestión de documentos y a la situación actual en relación al
manejo de los expedientes laborales de la Unidad de Registro y Control del
Ambulatorio Urbano Tipo III Carora.
El uso tanto del cuestionario como de la observación directa, permitió recabar la
información de gran importancia en la realización de este proyecto de estudio,
obteniendo la opinión de los involucrados directa e indirectamente, respecto a la
realización del prototipo funcional para la gestión de documentos en la Unidad de
Registro y Control del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora.
Resultados de los Cuestionarios
En esta sección se presenta mediante tablas y gráficas los resultados obtenidos de
la aplicación de los cuestionarios dirigidos al personal del Ambulatorio Urbano Tipo
III Carora seleccionado en base a la muestra estratificada calculada anteriormente en
el Capítulo III del presente trabajo de investigación. A continuación se presentan los
72
análisis realizados individualmente, correspondientes a los resultados obtenidos por la
aplicación del cuestionario antes mencionado:
Resultados del cuestionario para usuarios internos
Tabla 4. Pregunta Nº 1 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
1 ¿Todo el personal de la unidad de trabajo
accede a los expedientes laborales? 2 67 -- -- 1 33
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 1. Pregunta Nº 1 usuarios internos
Se observa en el gráfico 1, que ninguno de los encuestados opina que no acceden
a los expedientes laborales, más de la mitad (67%) dice que si accede, mientras que
un 33% de los encuestados no tiene conocimiento del caso, lo cual podría
considerarse como que en algún momento pueden llegar a necesitar acceder a dichos
expedientes laborales.
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
67
0
33
%
73
Tabla 5. Pregunta Nº 2 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
2 ¿Cuándo los expedientes los requiere otra
unidad de trabajo, son enviados en físico? 3 100 0 0 0 0
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 2. Pregunta Nº 2 usuarios internos
Luego de someter a criterio de los encuestados la pregunta Nº 2, se observa en el
gráfico 2 que los expedientes laborales si son extraídos físicamente para ser llevados
a otras unidades de trabajo. Esto es evidenciado al obtener que un 100% de los
encuestados respondieron que sí.
Tabla 6. Pregunta Nº 3 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
3 ¿Existen procesos de control y seguimiento
para el manejo de expedientes? 1 33 2 67 0 0
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
SíNo
No sabe
100
0 0
%
74
Gráfico 3. Pregunta Nº 3 usuarios internos
El gráfico anterior muestra que un 67% respondieron que no existen procesos de
control y seguimiento para el manejo de expedientes laborales, lo cual se puede
considerar problemático, debido a que toda unidad de trabajo debe poseer procesos de
trabajo establecidos para una mejor manipulación de los documentos existentes.
Tabla 7. Pregunta Nº 4 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
4 ¿Cree Usted que es beneficioso contar con
procesos de control de expedientes? 2 67 0 0 1 33
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 4. Pregunta Nº 4 usuarios internos
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
33
67
0
%
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
67
0
33
%
75
En el gráfico 4 se observa que el 67% de los encuestados indica que si es
beneficio contar con procesos de control en los expedientes, mientras que solo el 33%
opina que contar con esos procesos no es beneficio. Por lo cual, se observa la
necesidad de contar con procesos de control y seguimiento de expedientes.
Tabla 8. Pregunta Nº 5 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
5 ¿Se encuentran bien resguardados los
expedientes? 0 0 3 100 0 0
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 5. Pregunta Nº 5 usuarios internos
Observando el gráfico 5 se puede observar claramente que no se encuentran bien
resguardados los expedientes laborales en las condiciones actuales de los mismos,
según lo evidenció un contundente 100%.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
SíNo
No sabe
0
100
0
%
76
Tabla 9. Pregunta Nº 6 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
6 ¿Los expedientes son trasladados a otras
unidades? 3 100 0 0 0 0
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 6. Pregunta Nº 6 usuarios internos
El resultado del gráfico 6 muestra como la totalidad del personal encuestado
muestran que los expedientes laborales son trasladados a otras unidades, lo cual
guarda relación con la pregunta N° 2.
Tabla 10. Pregunta Nº 7 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
7 ¿Existe algún estándar para catalogar los
expedientes? 1 33 0 0 2 67
Fuente: Elaboración propia
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
SíNo
No sabe
100
0 0
%
77
Gráfico 7. Pregunta Nº 7 usuarios internos
El gráfico 7 muestra que un 67% respondió que “No sabe”. Por lo cual, se
observa el poco conocimiento con respecto a los procesos para el manejo de
documentación o al igual que en la pregunta anterior no quieren emitir opinión al
respecto.
Tabla 11. Pregunta Nº 8 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
8 ¿Existen normas para la gestión de
documentos en la institución? 0 0 3 100 0 0
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 8. Pregunta Nº 8 usuarios internos
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
33
0
67 %
0
20
40
60
80
100
SíNo
No sabe
0
100
0
%
78
Se observa en el gráfico 8, que un 100% de los encuestados alegan que no
existen normas para la gestión de documentos en la institución, lo cual es realmente
un problema ya que deben existir normas para el manejo de los documentos, en
especial con los expedientes laborales, por su valor para la institución.
Tabla 12. Pregunta Nº 9 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
9 ¿Es necesario realizar copias de los
expedientes laborales? 2 67 0 0 1 33
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 9. Pregunta Nº 9 usuarios internos
El resultado de la aplicación de la pregunta Nº 9 es representado en el gráfico 9,
arrojando como resultado que un 67% de las personas encuestadas afirman que se
realizan copias de los expedientes laborales constantemente, lo cual puede repercutir
en maltrato a los mismos y por consiguiente su deterioro.
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
67
0
33
%
79
Tabla 13. Pregunta Nº 10 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
10 ¿Existe un criterio o justificación para la
extracción de los expedientes? 3 100 0 0 0 0
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 10. Pregunta Nº 10 usuarios internos
Según se demuestra en el gráfico 10 la totalidad de los encuestados (100%)
considera que existen criterios o justificación para la extracción de los expedientes
laborales de su área de resguardo. Esto coincide en cierto modo con las preguntas 2 y
6, en las cuales todos los encuestados afirmaron que de alguna manera los
expedientes pueden ser extraídos en físico, evidentemente bajo la exigencia de un
criterio en específico.
Tabla 14. Pregunta Nº 11 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
11 ¿Son frecuentes las consultas a los
expedientes laborales? 3 100 0 0 0 0
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
SíNo
No sabe
100
0 0
%
80
Gráfico 11. Pregunta Nº 11 usuarios internos
En el gráfico 11 se evidencia que las consultas realizadas a los expedientes
laborales son frecuentes, ya que todas las personas consultadas optaron por la primera
opción.
Tabla 15. Pregunta Nº 12 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
12 ¿Se lleva el control por escrito de entrada y
salida expedientes laborales? 0 0 3 100 0 0
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 12. Pregunta Nº 12 usuarios internos
0
20
40
60
80
100
SíNo
No sabe
100
0 0
%
0
20
40
60
80
100
SíNo
No sabe
0
100
0
%
81
Se observa en el gráfico 12, que un tajante 100% de los encuestados opinan que
no se llevan registros por escrito de la entrada y salida de los expedientes laborales de
la unidad de registro y control. Según estos resultados se puede deducir que los
usuarios de los expedientes pueden entregar los expedientes sin existir
responsabilidad sobre la entrega de los mismos, lo cual no es positivo para el manejo
de los mismos.
Tabla 16. Pregunta Nº 13 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
13 ¿Son realizados informes sobre la frecuencia
de acceso a los expedientes? -- -- 3 100 0 0
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 13. Pregunta Nº 13 usuarios internos
Al analizar el gráfico 13 se puede observar que existe un 100% de los
encuestados que observan que no existen informes sobre el acceso a los expedientes
laborales resguardados en la unidad de registro y control. Lo que evidencia que esta
unidad no presenta la información de del movimiento de los expedientes laborales.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
SíNo
No sabe
0
100
0
%
82
Tabla 17. Pregunta Nº 14 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
14 ¿Se lleva a cabo un control para el tiempo de
vida de los expedientes laborales? 0 0 2 67 1 33
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 14. Pregunta Nº 14 usuarios internos
Mediante la observación del gráfico 14 se puede evidenciar que en la institución
no se tiene conocimiento sobre los tiempos de vida de los expedientes laborales, esto
se observa en el 67% de los encuestados que afirmaron que se realizan controles para
el tiempo de vida de los documentos, aunado al 33% que afirma no tener
conocimiento del mismo.
Tabla 18. Pregunta Nº 15 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
15 ¿Toma mucho tiempo la búsqueda de los
expedientes laborales? 3 100 0 0 0 0
Fuente: Elaboración propia
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
0
67
33
%
83
Gráfico 15. Pregunta Nº 15 usuarios internos
Se observa en el gráfico 15, que el 100% de los encuestados afirma que los
tiempos de búsqueda en los expedientes laborales son altos. De los presentes
resultados se puede inferir, que las búsquedas manuales se hacen muy complicadas
para tener que realizarlas frecuentemente.
Tabla 19. Pregunta Nº 16 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
16 ¿Personal externo a esta unidad de trabajo
solicita ver los expedientes laborales? 3 100 0 0 0 0
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 16. Pregunta Nº 16 usuarios internos
0
20
40
60
80
100
SíNo
No sabe
100
0 0
%
0
20
40
60
80
100
SíNo
No sabe
100
0 0
%
84
El gráfico 16 demuestra que todos los encuestados aseguran que los expedientes
laborales son solicitados por entes externos, lo cual evidencia la necesidad de tener un
mayor control sobre el manejo de éstos.
Tabla 20. Pregunta Nº 17 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
17 ¿Cuenta con herramientas de control para el
manejo de los expedientes? 0 0 3 100 0 0
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 17. Pregunta Nº 17 usuarios internos
Se puede observar en el gráfico 17, que el 100% del personal encuestado en la
Unidad de Registro y Control del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora concuerda en
que no existen herramientas de control para el manejo de los expedientes. Lo cual
evidencia el mal manejo de los expedientes por parte de la institución.
Tabla 21. Pregunta Nº 18 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
18 ¿Cree que una herramienta informática para
manipular los expedientes es una alternativa? 2 67 0 0 1 33
Fuente: Elaboración propia
0
20
40
60
80
100
SíNo
No sabe
0
100
0
%
85
Gráfico 18. Pregunta Nº 18 usuarios internos
Se observa en el gráfico 18, un porcentaje de 67%, por encima de la mitad para
la primera opción con respecto a la pregunta sobre la alternativa de uso de una
herramienta informática para la manipulación de los expedientes laborales, mientras
que un 33% ignora los beneficios que pueda traer. Esto demuestra que existe una
mayoría importante que demuestra interés por el uso de nuevas tecnologías.
Tabla 22. Pregunta Nº 19 usuarios internos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
19
¿Cree que utilizar herramientas informáticas
contribuya a agilizar la localización de
expedientes?
2 67 0 0 1 33
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 19. Pregunta Nº 19 usuarios internos
0
20
40
60
80
SíNo
No sabe
67
0
33
%
0
20
40
60
80
SíNo
No sabe
67
0 33
%
86
Nuevamente en el gráfico de la pregunta 19, al igual que en de la pregunta 18 se
muestra un importante interés de los encuestados por el uso de tecnología para el
manejo de los expedientes laborales contenidos en la unidad de registro y control,
mostrando un porcentaje de 67% para el uso de herramientas informáticas, esta vez
con el fin de contribuir a la localización eficiente y eficaz de los documento.
Resultados del cuestionario para usuarios externos
Tabla 23. Pregunta Nº 1 usuarios externos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
1 ¿Tiene acceso a los expedientes laborales? 25 69 0 0 11 31
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 20. Pregunta Nº 1 usuarios externos
Al observar en el gráfico 20, se puede notar claramente que el 69% respondió
que si tiene acceso a los expedientes laborales, mientras que un 31% de los
encuestados no tiene conocimiento sobre el acceso a estos. A lo cual se puede indagar
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
69
0
31
%
87
que un porcentaje relativamente bajo, puede no haber necesitado acceder a los
expedientes.
Tabla 24. Pregunta Nº 2 usuarios externos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
2 ¿Puede Usted extraer los expedientes
laborales? 10 28 1 3 25 69
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 21. Pregunta Nº 2 usuarios externos
Luego de ver el gráfico 21, se puede observar cómo un 28% de los encuestados
afirma que puede extraer los expedientes laborales sin problemas, mientras que un
alto porcentaje, 69% del personal expresó no saber si puede extraer los expedientes
laborales. Por lo tanto, existe una impresión de que el personal externo no utiliza los
expedientes laborales, aun cuando en la pregunta Nº 1 expresaron un alto índice de
acceso a los expedientes.
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
28
3
69 %
88
Tabla 25. Pregunta Nº 3 usuarios externos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
3 ¿Necesita realizar copias de los documentos
contenidos en los expedientes laborales? 18 50 2 6 16 44
Fuente: Elaboración propia
Gráfico 22. Pregunta Nº 3 usuarios externos
Con el gráfico 22, se puede observar que un 50% de las personas consultadas
requiere realizar copias de los documentos contenidos en los expedientes laborales,
aunque contrasta con el 44% de los personas que expresan que “No sabe” si puede
necesitar copias de los documentos. En tal sentido, se puede intuir que este último
porcentaje no conoce que tienen la posibilidad de realizar copias de los documentos.
Tabla 26. Pregunta Nº 4 usuarios externos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
4 ¿Es frecuente que realice consultas a los
expedientes laborales? 17 47 13 36 6 17
Fuente: Elaboración propia
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
SíNo
No sabe
50
6
44 %
89
Gráfico 23. Pregunta Nº 4 usuarios externos
Observando el gráfico Nº 23, se puede observar que un 47% del personal
consultado realiza a menudo consultas a los expedientes laborales, mientras que un
36% opina que no realiza consultas a los expedientes, y un 17% expresó no saber de
lo consultado. Al analizar la situación se puede observar que un gran porcentaje
requiere de realizar consultas periódicas.
Tabla 27. Pregunta Nº 5 usuarios externos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
5 ¿Se lleva un registro para acceder a los
expedientes laborales? 0 0 24 67 12 33
Fuente: Elaboración propia
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
SíNo
No sabe
47
36
17
%
90
Gráfico 24. Pregunta Nº 5 usuarios externos
En el gráfico 24, se observa que un contundente 67% de las personas
encuestadas expresan que en la Unidad de Registro y Control no se lleva registros
para acceder a los expedientes laborales. Por lo tanto, se infiere que no existe un buen
control de acceso a los expedientes.
Tabla 28. Pregunta Nº 6 usuarios externos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
6 ¿Toma mucho tiempo la búsqueda de los
expedientes laborales? 25 0 0 11
Fuente: Elaboración propia
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
0
67
33
%
91
Gráfico 25. Pregunta Nº 6 usuarios externos
En el gráfico 25, se puede ver un porcentaje de 69% de acuerdo en que toma
mucho tiempo la búsqueda de los expedientes laborales. Lo cual da a entender que los
tiempos de búsqueda se extienden por periodos largos, causando malestar por los
retardos.
Tabla 29. Pregunta Nº 7 usuarios externos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
7 ¿Considera eficiente el sistema de búsqueda y
manejo de los expedientes laborales? 0 0 25 69 11 31
Fuente: Elaboración propia
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
69
0
31
%
92
Gráfico 26. Pregunta Nº 7 usuarios externos
Se observa en el gráfico 26, la opinión de los encuestados relacionada con la
eficiencia del sistema de búsqueda y manejo de los expedientes laborales, la misma se
encuentra parcializada en gran medida (69%) a la opción del “No” es eficiente el
sistema de trabajo actual. Este resultado indica las restricciones existentes al
momento de buscar los expedientes solicitados.
Tabla 30. Pregunta Nº 8 usuarios externos
Nº Ítem Sí No No sabe
Frec. % Frec. % Frec. %
8
¿Cree que utilizar herramientas informáticas
contribuya a agilizar la localización de
expedientes?
25 69 1 3 10 28
Fuente: Elaboración propia
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
0
69
31
%
93
Gráfico 27. Pregunta Nº 8 usuarios externos
En el gráfico 27 es evidente el contundente 69% a favor de la primera opción,
mediante la cual se observa la preferencia de los encuestados en aceptar que las
herramientas informáticas contribuirían en agilizar la localización de los expedientes
contenidos por la Unidad de Registro y Control del Ambulatorio Urbano Tipo III
Carora.
Resultados de la Observación Directa
Se empleó la observación directa como técnica de recolección de datos mediante
el uso de una guía de observación, lo que le permitió al autor observar y recoger datos
de importancia mediante su propia óptica, obteniendo una visión más clara de las
necesidades para el manejo de los expedientes laborales y determinar una mejor
solución tecnológica para mejorar su manipulación. A continuación se presentan los
análisis de las observaciones realizadas:
0
10
20
30
40
50
60
70
SíNo
No sabe
69
3
28
%
94
Tabla 31. Observación directa de requisitos funcionales
Nº Ítem Observación
1
Realizar registro de los
usuarios que acceden a los
expedientes
Es necesario agregar un módulo de registro de
usuarios, de modo de tener la opción de crear
usuarios y mantener cuentas de usuarios.
2 Manejar control de acceso a
los expedientes
Sí, es necesario crear una ventana de control de
acceso a los usuarios, como manera de
restringir el acceso.
3 Digitalizar documentos
Es importante la existencia de un módulo de
digitalización de documentos, para cargar los
documentos digitalmente a los expedientes,
aunque no prioritario debido a que los
documentos pueden ser digitalizados por medio
del software del Escáner óptico
4 Encriptación de información Es innecesario cifrar la información
5 Registrar los documentos que
entran a los expedientes
Si es necesario como proceso de gestión
documental registrar los documentos que
ingresan.
6 Clasificar los documentos
De acuerdo con el los documentos físicos se
debe asignar un número al documento subido
al expediente laboral (Combinando número de
cédula del trabajador con número del
documento).
7 Búsqueda avanzada de
documentos
Es de gran importan realizar búsquedas agiles e
inteligentes, por tal motivo es necesario
integrar sistemas de búsquedas
8 Muestra de documentos
según árbol jerárquico Es una opción aunque no es prioritario
9 Visualización imágenes de
documentos digitalizados
Es efecto es importante, es el recurso que
permitirá a los usuarios poder ver los
expedientes sin necesidad de ir al archivo físico
10 Permitir consultas por
expedientes
Necesario, viene a ser un recurso relacionado
con el último punto
11
Permitir actualización de los
expedientes (agregar,
modificar los expedientes)
Importante para el mantenimiento de los
expedientes
12 Realizar reportes Sí, los reportes son importantes para mostrar la
información existente
Fuente: Elaboración propia
95
Tabla 32. Observación directa de requisitos no funcionales
Nº Ítem Observación
1 Interfaz de usuario
La interfaz de usuario es
recomendable que sea en ambiente
Web para posibilitar el acceso desde
cualquier computadora
indiferentemente del sistema operativo
2 Funcionamiento bajo el sistema
operativo Windows
No es necesario debido a que las
instituciones públicas deben utilizar
sistemas de código abierto, pero es
opcional en busca de aprovechar otros
recursos existentes
3 Funcionamiento bajo el sistema
operativo GNU/LINUX
Es una opción correcta debido a que la
unidad cuenta con un computador con
sistema operativo GNU/LINUX, el
cual cumple con la ley
4 Soportar infraestructura de PC actual
El diseño debe soportar la
infraestructura actual, de tal modo que
pueda ser utilizado sin hacer nuevas
inversiones en equipos
5 Preparado para soportar sólo
infraestructura moderna de PC
No es necesario debido a las pocas
posibilidades de inversión
6 Bloqueo de usuarios
No es necesario, con la eliminación de
usuarios se solventa la posible
necesidad de no dar acceso a usuarios
7 Desarrollo basado en estándares
abiertos
Es imperativo cumplir con el estándar
abierto establecidos por la ley
8 Uso de herramientas privativas No debe ser utilizado dentro del
sistema a desarrollar
9 Alto rendimiento en almacenamiento Recomendado debido a que la
digitalización requiere mucho recurso
10 Interconexión con otros sistemas No es posible, los sistemas actuales se
encuentran obsoletos
11 Generar copias certificadas Recomendable, aunque no es
imprescindible
Fuente: Elaboración propia
96
Tabla 33. Observación directa de recursos necesarios
Nº Ítem Observación
1 Desarrolladores en la institución
Actualmente no existen
desarrolladores al servicio de la
institución
2 Contratación de desarrolladores
externos
No existen recursos disponibles para
realizar contrataciones
3 Expertos en gestión documental No hay en la institución personal
preparado en gestión documental
4 Equipo de computación Existe actualmente un computador con
características actualizadas
5 Sistema Operativo
Existe computador disponible con
sistema operativo GNU/LINUX y
Windows
6 Impresora Existe una impresora láser
7 Escáner óptico Hay un escáner óptico aceptable
8 Conexión a internet Disponible
9 Software de desarrollo No existe
10 Manejador de Bases de Datos No existe
11 Papelería en General y suministros de
oficina Existen buenos suministros
Fuente: Elaboración propia
En base a lo obtenido en los cuestionarios y la observación directa, se puede
considerar que el manejo de los expedientes actualmente no funciona de manera
óptima, no contempla controles de acceso a los expedientes y de extracción de los
mismos; también, se pudo constatar el maltrato que se les da a los documentos por las
largas búsquedas que se realizan para ubicar un expediente, así como por la
manipulación de los mismos; la información de acceso no es llevada correctamente,
ni se presentan reportes; no poseen ninguna herramienta informática que permita el
97
control de los usuarios para acceder a los documentos de los trabajadores contenidos
en los archivos, además, es importante resaltar que no existen normas ni procesos
actualizados para la manipulación de documentos.
Por otro lado, es prudente comentar que un alto porcentaje de los encuestados no
tienen conocimiento sobre el manejo y control de los documentos contenidos en los
expedientes laborales, por lo cual no es conveniente darles acceso directo a éstos.
Para finalizar, de acuerdo a lo soportado y observado en los datos recogidos luego de
la aplicación de los instrumentos de recolección de información, se aprecia la
situación actual y disposición de los recursos existentes, por lo que se plantea la
necesidad del diseño de un prototipo funcional para la gestión documental de los
expedientes laborales contenidos en la Unidad de Registro y Control del Ambulatorio
Urbano Tipo III Carora. El diseño de esta propuesta se presenta en el siguiente
capítulo y busca solventar los problemas planteados.
De acuerdo al análisis aplicado a los resultados obtenidos de la recolección de
datos se realizó una serie de conclusiones con respecto a problemática:
El manejo del acceso a los documentos contenidos en los expedientes
laborales es un punto muy inconsistente, debido a que no existen controles de
acceso definidos, además de no existir un registro físico de las veces que se
acceden a los expedientes.
Los documentos que deben ser asignados a los expedientes laborales de los
trabajadores se encuentran claramente establecidos por lo que es fácil
llevarlos ordenados, además de existir una codificación definida para ellos.
La Unidad de registro y control del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora debe
manejar información personal de los trabajadores vinculados laboralmente
con la institución, de tal manera que se pueda tener registros de información
completa y disponible permanentemente.
98
Los documentos de los trabajadores son asociados con sus expedientes al ser
archivados en las carpetas, para poder ubicarlos al momento de que requieran
ser examinados por los usuarios.
Los expedientes de los trabajadores son solicitados de acuerdo a un criterio de
búsqueda, bien sea por su número de cédula como por el nombre del
trabajador.
En la actualidad no se realizan reportes de los movimientos o de inventario de
expedientes existentes, aun cuando debería ser una norma de control, la
realización periódica de reportes tales como: Listados de documentos
requeridos, Listados de documentos vinculados a los trabajadores, Listados
del personal con expedientes creados o Listados de accesos a los expedientes,
entre otros.
Se pudo observar que la información y documentos contenidos dentro de la
Unidad de registro y control son de gran importancia para la institución, por lo
que es importante poseer un mecanismo de respaldo de información.
99
CAPITULO V
DISEÑO DE LA PROPUESTA
Justificación
Es frecuente que se presenten problemas de diferentes tipos en las instituciones
organizacionales, dichos problemas requieren comúnmente que sean solucionados por
medio de la realización de propuestas que luego pueden hacerse operativas, mediante
la implementación de tecnologías en la organización, aplicando de esta manera
conocimientos para lograr los fines de modo práctico, incluyendo manifestaciones
físicas como los equipos o herramientas, además de técnicas intelectuales y procesos
usados para resolver los problemas y obtener así los resultados que se desean.
En el caso del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora, la propuesta surge debido a
la necesidad de realizar un Prototipo Funcional para la Gestión Documental de los
Expedientes en la Unidad de Registro y Control que permita archivar, manipular y
resguardar digitalmente los expedientes laborales del personal empleado y obrero que
laboran en esta institución pública, cumpliendo además con las exigencias del
Decreto N° 3.390 sobre uso e implantación de tecnologías de software libre
desarrollado con Estándares Abiertos para la Administración Pública Nacional.
Seguidamente se presenta el objetivo del presente trabajo de investigación
realizado.
100
Objetivo
La actual propuesta Diseño de un Prototipo Funcional para la Gestión
Documental de la unidad de registro y control de los expedientes laborales del
Ambulatorio Urbano Tipo III Carora tiene como objetivo primordial contribuir en el
manejo y control de los documentos contenidos en los expedientes laborales del área
mencionada, con la finalidad de ofrecer una mayor atención a los usuarios de los
expedientes laborales, además de mejorar las condiciones de trabajo del personal que
allí labora.
Diagnóstico
Después de haberse recogido los datos luego de la aplicación de los instrumentos
de recolección de datos, se procedió a realizar su análisis, para así poder determinar
los problemas y los requerimientos de la Unidad de Registro y Control, enfocándolos
principalmente en el manejo de los datos del personal y de documentos requeridos
para conformar los expedientes laborales del personal, para lo cual primero se planteó
la realidad o situación actual de las mismas.
A continuación se describe brevemente la información recaudada el estado actual
y funcional del manejo de los documentos contenidos en los expedientes laborales
enfocado en los siguientes aspectos: manejo de información, acceso a los documentos
en físico, registro de documentos y gestión del documento físico.
Manejo de información en la Unidad de registro y control
Actualmente la Unidad de registro y control del Ambulatorio Urbano Tipo III
Carora se encuentra instalada en una sola oficina, donde se encuentran los archivos de
los expedientes laborales, los que contienen los documentos mínimos requeridos para
101
realizar la vinculación del trabajador con la institución. Esta unidad de trabajo maneja
información referente al personal empleado y obrero que labora en la institución,
conformada por los datos personales, importantes y confidenciales, tales como:
Cédula de Identidad
Nombre y Apellido
Sexo
Fecha de Nacimiento
Estado Civil
Estatus Laboral
Fecha de Ingreso
Número Telefónico Local
Número Telefónico Celular
Correo Electrónico
Dirección
Acceso a los documentos en físico en la Unidad de registro y control
En la actualidad el usuario que tiene acceso al material físico es aquel que
pertenece a la oficina de la Unidad de Registro y Control, encontrándose estos
documentos en archivos cerrados, necesitando los usuarios externos un intermediario
para poder acceder a los expedientes, mientras que los usuarios internos acceden
directamente a los mismos. Cabe destacar que debido a los bajos controles de acceso
existentes en la unidad de trabajo se pueden presentar episodios de acceso al área por
parte de personal no autorizado. Además, es importante resaltar, que el personal
externo que podría llegar a acceder a los expedientes no tiene conocimientos sobre el
manejo y cuidado de los documentos resguardados en dicha unidad.
102
Registro y gestión de documentos físicos
Los documentos físicos se encuentran asignados en los expedientes laborales de
los trabajadores del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora, están registrados bajo un
código de dos dígitos para cada tipo de documentos requerido, lo cual permite que los
mismos sean gestionados de manera ordenada dentro de las carpetas contenedoras,
además, existe una lista de documentos mínimos requeridos para la apertura del
expediente que vincula al personal con la institución. En la tabla 34 se listan los
documentos mencionados, con sus respectivos códigos:
Tabla 34. Documentos mínimos requeridos
Código Requerimiento Descripción
01 OFERTA DE SERVICIO
02 FOTO TIPO CARNET
03 CURRÍCULO
04 FOTOCOPIA DE LA CEDULA
05 COPIA DE LA ACTA DE MATRIMONIO (SI ES
CASADO)
06 COPIA DE PARTIDA DE NACIMIENTO
07 DECLARACIÓN JURADA DE BIENES
08 CERTIFICADO DE SALUD
09 NOMBRAMIENTO O DESIGNACIÓN DE CARGO
10 RIF
Fuente: Elaboración propia
Dichos documentos deben permanecer en los archivos de personal activo hasta
que se desvincule el trabajador de la institución, momento en el cual son
desincorporados de dichos archivos.
103
Descripción de la Propuesta
Fase 1. Especificación
Para esta primera fase se procedió a revisar lo obtenido de la realización del
diagnóstico de la situación actual, el cual es el resultado de la aplicación de los
instrumentos de recolección de datos a los usuarios y el área de funcionamiento,
apoyado en la investigación documental realizada, con el objeto de describir el
sistema deseado por los usuarios de la institución, en términos de requerimientos y
tareas.
Tabla 35. Fase 1 Especificación. Requisitos funcionales
Fase Especificación
Actividad Requisitos
Vista Vista de casos de uso
Productos Generados
Requisitos funcionales
Diagrama de casos de uso
Diccionario de actores
Fuente: Elaboración propia
Los productos generados tienen su origen en los requisitos funcionales
identificados durante la aplicación de los instrumentos de recolección de datos
realizados a la muestra. A continuación se presenta el cuadro de los requisitos
funcionales del Prototipo Funcional para la Gestión Documental de la Unidad de
Registro y Control de los Expedientes Laborales.
104
Tabla 36. Requisitos funcionales
Código
Requisito
Nombre
Requisito Descripción Usuario
RF-01
Control de
Acceso de
Usuarios
El usuario puede registrarse en el
sistema para acceder, mediante el
campo usuario y la contraseña.
Administrador
Usuario
RF-02
Módulo
Administración
de Usuarios
Permitir el registro de usuarios
mediante los Datos de Acceso:
nombre de usuario y clave.
Administrador
RF-03 Módulo de
Requerimientos
Permite cargar o modificar la
información de los documentos
requeridos en el expediente
laboral
Administrador
Usuario
RF-04 Módulo de
Personal
Permite ingresar o modificar la
información del personal
existente
Administrador
Usuario
RF-05 Módulo de
Personal
Permite asignar los documentos
aportados al expediente laboral
del personal
Administrador
Usuario
RF-06 Módulo de
Personal
Permitir visualizar los
documentos asignados al personal
Administrador
Usuario
RF-07 Búsqueda por
parámetros
Se permite al usuario la búsqueda
insertando un parámetro, en la
información guardada en los
Módulos de Administración de
Usuarios, de Requerimientos y de
Personal
Administrador
Usuario
RF-08
Módulo de
Impresión de
Reportes
Permitir la emisión de reportes de
Listados de Documentos
Requeridos, Documentos por
Personal, Personal Registrado y
Bitácora de usuarios general y por
periodo.
Administrador
RF-09 Módulo de
Respaldo
Permite realizar respaldo de la
información existente Administrador
Fuente: Elaboración propia
105
Diagrama de Casos de Uso
El prototipo funcional propuesto se define en base al siguiente caso de uso
presentado, el cual es una especie de diagrama de comportamiento que permite
describir o recrear los pasos o actividades que lleva a cabo el sistema, además de su
representación lógica expresada en su respectiva plantilla:
Figura 4: Diagrama de caso de uso del Prototipo Funcional Propuesto
Fuente: Elaboración propia
106
Tabla 37. Registrar Usuario
Nombre Caso de Uso Registrar Usuario
Actores Administrador
Entrada Datos de usuario
Descripción Registra a los usuarios
Salida 1. Usuario registrado
Fuente: Elaboración propia
Tabla 38. Validar usuario
Nombre Caso de Uso Validar usuario
Actores Administrador, Usuario
Entrada Nombre de usuario y clave de usuario
Descripción
Acceso a los módulos del sistema, si es Administrador se
le permitirá acceder a todos los módulos, de ser un Usuario
sólo tendrá acceso a los módulos de Personal y a la Ayuda
Salida 1. Acceso al sistema
Fuente: Elaboración propia
Tabla 39. Procesar Usuarios
Nombre Caso de Uso Procesar Usuarios
Actores Administrador
Entrada Datos de usuarios
Descripción Permite al administrador agregar, ver, modificar y borrar
las cuentas de usuarios
Salida
1. Nuevas cuentas de usuario
2. Usuario eliminado
3. Usuario actualizados
Fuente: Elaboración propia
107
Tabla 40. Procesar Requerimientos
Nombre Caso de Uso Procesar Requerimientos
Actores Administrador, Usuario
Entrada Información de documentos requeridos para el expediente
Descripción
Permite al Administrador agregar, ver, borrar o modificar
los datos de los documentos requeridos para el expediente
laboral. Además de permitir al Administrador y los
usuarios vincular o desvincular requerimientos a los
trabajadores.
Salida 1. Requerimientos actualizados
Fuente: Elaboración propia
Tabla 41. Procesar Personal
Nombre Caso de Uso Procesar Personal
Actores Administrador, Usuario
Entrada Datos del personal
Descripción
Permite al usuario agregar, eliminar o mostrar personal con
expediente laboral. Modificar al personal buscándolo de
acuerdo a un criterio, como nombre o cédula. Agregar
requisitos recibidos.
Salida 1. Datos del personal
2. Documentos recibidos
Fuente: Elaboración propia
108
Tabla 42. Imprimir Reportes
Nombre Caso de Uso Imprimir Reportes
Actores Administrador
Entrada Elegir tipo de reporte
Descripción Permite la emisión e imprimir reportes
Salida
1. Listados de Documentos Requeridos
2. Listados de Documentos por Personal
3. Reporte de Documentos Faltantes por Personal
4. Listados de Personal
5. Reporte Estadístico de Acceso por Usuarios
6. Reporte de Acceso de Usuarios por Módulo
7. Reporte de usuarios por perfil
8. Reporte de usuarios por Status Laboral Activo
9. Reporte de usuarios por Status Laboral Inactivo
10. Reporte de Bitácora de usuarios general
11. Reporte de Bitácora de usuarios por periodo
12. Reporte de Personal parametrizable por Departamento,
sexo, estado civil
13. Listado de Cargos por Departamento
Fuente: Elaboración propia
Tabla 43. Procesar Bitácora
Nombre Caso de Uso Procesar Bitácora
Actores Administrador
Entrada Seleccionar bitácora
Descripción Permite examinar o mostrar las actividades realizadas por
los usuarios registrados en el sistema, agregar la bitácora.
Salida 1. Agregar bitácora
2. Visualización de las actividades de los usuarios
Fuente: Elaboración propia
109
Tabla 44. Buscar Ayuda
Nombre Caso de Uso Buscar Ayuda
Actores Administrador, Usuario
Entrada Selección de Opción de Ayuda
Descripción Permite acceder a la ayuda del sistema.
Salida 1. Acceso a la ayuda del sistema
Fuente: Elaboración propia
Tabla 45. Respaldar Archivos
Nombre Caso de Uso Respaldar Archivos
Actores Administrador
Entrada Seleccionar opciones de respaldo
Descripción Permite realizar y restaurar los respaldos de la información
existente
Salida 1. Respaldo realizado
2. Respaldo restaurado
Fuente: Elaboración propia
Tabla 46. Finalizar Sistema
Nombre Caso de Uso Finalizar Sistema
Actores Administrador, Usuario
Entrada Seleccionar Finalizar
Descripción Permite salir del sistema
Salida 1. Culminación de las actividades del sistema
Fuente: Elaboración propia
110
Tabla 47. Diccionario de Actores
Actor Descripción
Administrador
Es el responsable exclusivo de administrar las cuentas de
usuarios, encargándose de crear nuevas cuentas,
actualización de las cuentas existentes y eliminación de
cuentas de usuario, realizar los reportes y respaldos del
sistema. Además de poder ingresar a los módulos de
Requerimientos, Personal, Impresión y Respaldo.
Usuario
Es el usuario que labora en la unidad de registro y control,
encargado del manejo y mantenimientos de los expedientes
laborales, tiene como función el registro de nuevos
expedientes del Personal, la actualización de expedientes
existentes y agregar requerimientos de los expedientes.
Mostrar a los usuarios externos los datos y documentos
vinculados a los trabajadores.
Fuente: Elaboración propia
Tabla 48. Fase 1 Especificación. Requisitos no funcionales
Fase Especificación
Actividad Requisitos
Vista Comportamiento
Productos Generados Requisitos no funcionales
Fuente: Elaboración propia
Los productos generados a continuación tienen su origen en los requisitos no
funcionales identificados mediante la aplicación de los instrumentos de recolección
de datos, que para este caso fue la observación directa. A continuación se presenta el
cuadro de los requisitos no funcionales del Prototipo Funcional para la Gestión
Documental de la Unidad de Registro y Control de los Expedientes Laborales.
111
Tabla 49. Requisitos No Funcionales
Código
Requisito Criterio Requisitos Mínimos Técnicos
RNF-01 Atributos de calidad Debe estar en disposición de dar acceso
de todos los usuarios.
RNF-02 Atributos de calidad
El prototipo debe estar en capacidad de
permitir a futuro agregar nuevas
funcionalidades.
RNF-03 Arquitectura Estar basado bajo ambiente Web.
RNF-04 Arquitectura Debe operar bajo sistema operativo
GNU/LINUX
RNF-05 Estándares
Es imperativo que el prototipo
funcional cumplir con los estándares
abiertos como lo exige la ley vigente.
RNF-06 Almacenamiento
Poseer un alto rendimiento en
almacenamiento debido a que los
documentos digitalizados consumen
espacio de disco duro. Manejando
formatos de imágenes ligeros.
Fuente: Elaboración propia
112
Fase 2. Desarrollo
Para esta fase se elige tomar el tipo de desarrollo de prototipo funcional. Esta
fase del proceso de desarrollo evolutivo tiene como objetivo comprender los
requisitos del cliente o usuario y de esta manera desarrollar una definición mejorada
de los requisitos para el sistema. En tal sentido, se propone realizar un prototipo
funcional que se beneficia de la experimentación con los usuarios.
Tabla 50. Fase 2 Desarrollo - Diseño
Fase Desarrollo
Actividad Diseño
Vista Implementación
Productos Generados Diagrama de clase
Fuente: Elaboración propia
113
Diagrama de clase
Figura 5: Diagrama de clase
Fuente: Elaboración propia
114
Tabla 51. Fase 2 Desarrollo - Prototipo funcional
Fase Desarrollo
Actividad Prototipo funcional
Vista Vista del Prototipo
Productos Generados Esquema de funcionamiento
Prototipo funcional
Fuente: Elaboración propia
Descripción del Sistema
El Prototipo Funcional para la gestión documental de la Unidad de Registro y
Control de los expedientes laborales, el cual se denominó “SISTEMA INTEGRAL
DE ARCHIVOS”, es una aplicación web que permitirá manejar información y
documentos contenidos en los expedientes laborales del Personal de la institución en
un navegador Web, a través de un proceso sencillo y concreto.
El mismo está desarrollado con una tecnología que permite su utilidad en
distintas plataformas, especialmente en sistemas operativos libres y aun así no existen
restricciones sobre su uso en sistemas operativos privativos, con el objeto de que no
se limite al usuario sobre su uso. El sistema puede emplear servidores web tanto
libres, por ejemplo APACHE como privativos como Servicios de Internet
Information Server (IIS), apoyado en un sistema gestor de bases de datos MySQL
3.6.5.1. El prototipo fue diseñado en PHP 5.1 incrustado dentro de código HTML
(páginas web), por lo que para funcionar necesita su motor de scripting (script
engine) y un navegador.
Para poder obtener los datos desde la base de datos MySQL se necesitó una
conexión (enlazar), la cual permite extraer datos de la misma. Para ello PHP tiene una
serie de funciones exclusivas para interactuar con MySQL. Por lo tanto, para la
conexión se utilizó la función mysql_connect y luego mysql_selectdb el cual permite
definir cuál base de datos del servidor local se desea conectar.
115
El sistema puede funcionar en un entorno multiusuario, aunque para los efectos
de su funcionalidad dentro de la Unidad de registro y control, actualmente, sólo es
necesario en entorno monousuario. Esta configuración se caracteriza por la existencia
de un servidor local (localhost), en el que se almacenan los datos que son accesibles a
los usuarios.
El acceso al sistema requiere de una cuenta de usuario, a la cual se le establecen
privilegios, que establecen las actividades que puede realizar. Este es un método que
garantiza la confidencialidad de los datos y los documentos digitalizados del
personal.
Grupo de usuarios
El sistema está diseñado para que el usuario pueda agregar datos del personal,
además vincular al personal los documentos digitalizados previamente, sin ser
limitativo el conocimiento de la tecnología Web, debido a facilidad de manejo. Para
el prototipo se estableció la creación de dos niveles de acceso para usuarios, a saber,
Nivel 1 Administrador con acceso a todos los módulos del sistema. Un Nivel 2
Usuario con acceso a los módulos de Personal y Ayuda.
Estructura de la base de datos y Directorios significativos
Un elemento importante a considerar en el prototipo funcional es la base de
datos, debido a que su comportamiento y representación está determinado por éstas.
Mediante la especificación de una serie de tablas de la base de datos se puede
almacenar los datos indispensables para el manejo de los documentos resguardados
en la Unidad de registro y control. Además se requieren una serie de directorios en
los que se almacena información necesaria para el funcionamiento del sistema en
general.
116
La estructura de la base de datos que se le asignó como nombre archivo, está
conformada por cinco (5) tablas: usuario, trabajador, requerimiento, documento y
bitácora.
Tabla 52. Base de datos “archivo”
Tabla Campo Descripción
usuario cod_usuario VARCHAR(10) Código de usuario
cod_perf INT(11) Código de perfil
cod_trab VARCHAR(10) Código de trabajador
Nombre_Usuario VARCHAR(25) Nombres de usuarios
Clave_Usuario VARCHAR(10) Claves de los usuarios
perfil cod_perf INT(11) Código de perfil
nom_perf VARCHAR(25) Nombre de perfil
trabajador cod_trab VARCHAR(10) Código de trabajador
Ced VARCHAR(10) número de cédula de trabajador cod_dep VARCHAR(10) Código de departamento
cod_cargo VARCHAR(10) Código de cargo
Nom_Ape VARCHAR(80) nombre y apellido del trabajador sexo SET('Masculino','Femenino') Sexo del trabajador fec_naci VARCHAR(10) fecha de nacimiento Edo_Civil SET ('Casado(a)',
'Soltero(a)', 'Concubinato') estado civil del trabajador Estatus_Laboral
SET('Fijo','Contratado','Suplente',
'Jubilado',Inactivo') Condición laboral del trabajador,
Fec_Ingreso VARCHAR(10) fecha de ingresó laboral telf_local VARCHAR(15) teléfono local del trabajador telf_Cel VARCHAR(15) teléfono celular del trabajador correo_electronico VARCHAR(50) correo electrónico direccion VARCHAR(255) dirección del trabajador Nacionalidad
SET('Venezolano','Extranjero') nacionalidad del trabajado
Fuente: Elaboración propia
117
Continuación del cuadro 52
requerimiento Cod_Req VARCHAR(2) Código de requerimiento
Desc_Req VARCHAR(50) Descripción del requerimiento
documen ced VARCHAR(10) Nº de cedula del trabajador
cod_req VARCHAR(2) Código del documento requerido
dirección_doc VARCHAR(40) Dirección guardado documento
bitacora cod_bit VARCHAR(10) Código de bitácora
cod_usuario VARCHAR(10) Código de usuario
cod_menu VARCHAR(10) Código de menú
fecha DATE fecha de actividad hora TIME hora de la actividad usuario VARCHAR(30) nombre de usuario
modulo VARCHAR(30) nombre del módulo al cual
accedió el usuario actividad VARCHAR(50) actividad realizada
departamento cod_dep VARCHAR(10) Código de departamento
nom_dep VARCHAR(25) Nombre de departamento
cargo cod_cargo VARCHAR(10) Código de cargo
nom_ cargo VARCHAR(25) Nombre de cargo
cargo_dep cod_dep VARCHAR(10) Código de departamento
cod_cargo VARCHAR(10) Código de cargo
cod_trab VARCHAR(10) Código de trabajador
opcion_menu cod_menu VARCHAR(10) Código de menú
nom_ menu VARCHAR(25) Nombre de menú
Fuente: Elaboración propia
El prototipo funcional posee una serie de directorios que conforman la estructura
del sistema. El directorio documento permite colocar los documentos de los
trabajadores habiéndose digitalizados previamente desde el scanner, el archivo
digitalizado debe ser guardado en formato .jpg y lleva por nombre la unión del
número de cédula del trabajador y el código del documento requerido, mientras que
archivo físico es archivado en el expediente del trabajador. El directorio font contiene
los tipos de fuentes (letras) que son utilizados por las páginas del sistema. En el
directorio html se guardan las páginas de web realizadas en código html y que
conforman las pantallas del sistema. El directorio img es el contenedor de las
imágenes usadas por las páginas web que conforman las pantallas. manualArchivo
es el directorio que contiene la ayuda o manual de usuario. Por último, la carpeta
118
php que contiene un conjunto de archivos de extensión .php y contiene la
codificación del sistema.
Lista de Tareas
A partir de la descripción del sistema se puede extraer una lista de tareas, lo cual
representa los módulos del prototipo funcional, permitiendo establecer los alcances
del sistema, dichas tareas son:
o Administración de Usuarios
Agregar usuarios
Ver usuarios
Buscar usuarios
Modificar usuarios
Borrar usuarios
o Registro de Requerimientos
Agregar requerimientos
Ver requerimientos
Buscar requerimientos
Modificar requerimientos
Borrar requerimientos
o Registro de Personal
Agregar personal
Ver personal
Buscar personal
Modificar personal
Borrar personal
Agregar o vincular requisito
119
o Emisión de Reportes
Listados de Documentos Requeridos
Listados de Documentos por Personal
Reporte de Documentos Faltantes por Personal
Listados de Personal
Reporte Estadístico de Acceso por Usuarios
Reporte de Acceso de Usuarios por Módulo
Reporte de usuarios por perfil
Reporte de usuarios por Status Laboral Activo
Reporte de usuarios por Status Laboral Inactivo
Reporte de Bitácora de usuarios general
Reporte de Bitácora de usuarios por periodo
Reporte de Personal parametrizable por Departamento, sexo, estado
civil
Listado de Cargos por Departamento
o Registro de Bitácora
Ver bitácora
Buscar bitácora
o Opción de Ayuda
Mostrar ayuda
o Respaldar
Realizar respaldo
Restaurar respaldo
o Finalizar
Salir del sistema
120
Figura 6: Esquema de funcionamiento del prototipo
Fuente: Elaboración propia
Los Usuarios Internos podrán conectarse al servidor Web desde una red o monousuario
Los Usuarios Externos podrán conectarse
al servidor Web a través de un navegador
mediante Internet
Servidor Web
Servidor de
Base de Datos
MySQL
Proceso de
Digitalización
Forma de
Entrada de los
Documentos
Usuarios
Requerimientos
Personal
Bitácora
Reportes
Respaldo
Ayuda
Personal
Ayuda
Módulos por tipo
de usuario
Unidad de Registro y Control
de los expedientes laborales
PHP
APACHE
121
Prototipo Funcional
Figura 7: Pantalla de Inicio de Sesión
Fuente: Elaboración propia
122
Figura 8: Pantalla del Menú del Sistema
Fuente: Elaboración propia
Figura 9: Pantalla Módulo Usuario
Fuente: Elaboración propia
123
Figura 10: Pantalla Módulo Requerimientos
Fuente: Elaboración propia
Figura 11: Pantalla Módulo Personal
Fuente: Elaboración propia
124
Figura 12: Vincular documento digitalizado
Fuente: Elaboración propia
Figura 13: Pantalla Módulo Imprimir Reportes
Fuente: Elaboración propia
125
Figura 14: Listado de Requerimientos
Fuente: Elaboración propia
Figura 15: Listado de Documento por personal
Fuente: Elaboración propia
126
Figura 16: Listado de Personal Registrado
Fuente: Elaboración propia
Figura 17: Reporte de Bitácora General
Fuente: Elaboración propia
127
Figura 18: Reporte de Bitácora por periodo
Fuente: Elaboración propia
128
Figura 19: Reporte de documentos faltantes por personal
Fuente: Elaboración propia
129
Figura 20: Reporte Estadístico de Acceso por Usuarios
Fuente: Elaboración propia
130
Figura 21: Reporte de Acceso de Usuarios por Módulo
Fuente: Elaboración propia
Figura 22: Reporte de Cargos por Departamento
Fuente: Elaboración propia
131
Figura 23: Reporte de Usuarios por Perfil
Fuente: Elaboración propia
Figura 24: Reporte de Usuarios por Status Laboral Activo
Fuente: Elaboración propia
132
Figura 25: Reporte de Usuarios por Status Laboral Inactivo
Fuente: Elaboración propia
Figura 26: Pantalla Módulo Bitácora
Fuente: Elaboración propia
133
Figura 27: Pantalla de Menú de Ayuda
Fuente: Elaboración propia
Figura 28: Opción de Realizar Respaldo
Fuente: Elaboración propia
134
Figura 29: Opción de Restaurar Respaldo
Fuente: Elaboración propia
Figura 30: Finalizar actividades del Sistema
Fuente: Elaboración propia
135
Fase 3. Validación
Una vez configurado el prototipo funcional para la gestión documental, fueron
realizadas las validaciones de las entradas por parte del autor del presente proyecto en
compañía del usuario de la Unidad de Registro y Control que se encarga del manejo
de los expedientes laborales, las cuales determinaron el funcionamiento adecuado en
función de los requerimientos planteados por la mencionada unidad, aplicando un
instrumento de validación de software (Anexo D). En la siguiente página se muestra
en la tabla 53, la aplicación de dicho instrumento de validación.
136
Tabla 53. Instrumento de validación de software
Instrumento: Validación de software
Empresa: Ambulatorio Urbano Tipo III Carora
Nº Ítem Bien Regular Mal
1 ¿Por tratarse de manejos de datos importantes cómo
calificaría actualmente la seguridad del sistema? X
2 ¿El nivel de manejo que posee sobre la información
es correcto? X
3 ¿Cómo le parece la navegación dentro del prototipo? X
4 ¿Cómo considera la distribución de los colores en la
interfaz gráfica? X
5 ¿Cómo le parece la distribución de la información en
la interfaz? X
6
¿A qué nivel considera que solventan las necesidades
de los usuarios las funcionalidades añadidas al
administrador?
X
7 Eficiencia en la búsqueda de documentos requeridos X
8 ¿Cómo le parece la distribución de las opciones de
los usuarios? X
9 ¿Qué nivel de dificultad se le presenta al usar las
opciones presentes en el prototipo? X
10 ¿En cuánto a rapidez, como califica al prototipo
diseñado? X
11 ¿Cómo califica las instrucciones e indicaciones en el
prototipo, con respecto a su utilidad? X
12 ¿Cómo define Usted el uso del prototipo por parte
del administrador? X
13 ¿A modo general como aprecia el prototipo
funcional? X
14 ¿Cómo considera las funcionalidades presentes en el
prototipo? X
Fuente: Elaboración propia
137
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Luego del desarrollo de la presente investigación, en función de los objetivos
planteados se llegó a las siguientes conclusiones:
Mediante la aplicación de los instrumentos de recolección de datos, para
diagnosticar la situación actual de la Unidad de Registro y Control del
Ambulatorio Urbano Tipo III Carora en cuanto al manejo de los expedientes
laborales de los trabajadores, se determinó que no existe un control adecuado de
los documentos que en la unidad se resguardan y en consecuencia un mal manejo
de los mismos que se evidencia con extravíos, deterioro y falta de información
necesaria tanto para los empleados como para la gerencia de personal del
ambulatorio.
Empleando la metodología del Modelo de Desarrollo Evolutivo se logró
determinar los requisitos funcionales y no funcionales necesarios para el diseño
del prototipo funcional para la gestión documental de la unidad de registro y
control de los expedientes laborales del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora,
identificándose los tipos de documentos y las actividades que se realizan,
precisándose las entradas, los procesos, las salidas y los usuarios, así como los
requerimientos técnicos del prototipo desarrollado.
138
El uso de la metodología del Modelo de Desarrollo Evolutivo y UML permitió la
elaboración del diseño conceptual del prototipo funcional para la gestión
documental de la unidad de registro y control de los expedientes laborales
precisando los requerimientos técnicos y de funcionamiento, emitiéndose como
resultado el diagrama de casos de uso y el diagrama de clase.
Tomando en consideración los requisitos y el diseño conceptual se logró construir
el diseño arquitectónico del prototipo funcional para la gestión documental de la
unidad de registro y control de los expedientes laborales mediante la utilización
PHP 5.1 como herramienta de desarrollo, siendo codificado e incrustado en
código HTML y el uso de MySQL como manejador de base de datos.
Por último, la elaboración de un prototipo funcional para gestión documental en
la unidad de registro y control de los expedientes laborales del Ambulatorio
Urbano Tipo III Carora, permite innovar y controlar los procesos, a través de un
manejo computarizado, tanto de sus documentos ofimáticos como en papel. Una
vez configurado el software, la gestión del contenido es transparente para la
Gestión Documental, ya que el mismo indexa el contenido, facilitando las
consultas y recuperación de información. Permitiendo así, una mayor capacidad
de respuesta a los requerimientos de la unidad de trabajo, a través de una
arquitectura de información estable.
Recomendaciones
Al finalizar el presente trabajo de investigación y en base a la experiencia
obtenida, se realizaron las siguientes recomendaciones:
Se recomienda someter a consideración la propuesta en función de implementar el
Prototipo Funcional, para que apoye en los procesos críticos del manejo de los
expedientes laborales en la Unidad de Registro y Control del Ambulatorio Urbano
Tipo III Carora, para aportarle valor agregado a los usuarios.
139
Con la finalidad de consolidar el empleo adecuado del sistema es conveniente que
el proceso de implantación del prototipo funcional se realice acompañado de una
serie de políticas, normas y procedimientos y una evaluación continua del mismo.
Se recomienda la utilización de un gestor de digitalización, ya que facilitaría
implementar distintos flujos de trabajo “workflows”, el cual permitirá a los
distintos informantes acceder a través de una interfaz gráfica la captura digital de
los documentos para los expedientes.
Por último, es recomendable que en futuras investigaciones relacionadas con este
trabajo de investigación, expandir las potencialidades de la herramienta para que
esta pueda ser más versátil y adaptarse a otros medios diferentes.
140
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144
ANEXOS
145
Anexo A. Cuestionario usuarios internos
Instrumento: Cuestionario Dimensión: Procesos de gestión documental
Empresa: Ambulatorio Urbano Tipo III Carora
Observación: Para cada ítem marque una “X” en la opción de su preferencia.
Nº Ítem Sí No No
sabe
1 ¿Todo el personal de la unidad de trabajo accede a los
expedientes laborales?
2 ¿Cuándo los expedientes los requiere otra unidad de
trabajo, son enviados en físico?
3 ¿Existen procesos de control y seguimiento para el
manejo de expedientes?
4 ¿Cree Usted que es beneficioso contar con procesos de
control de expedientes?
5 ¿Se encuentran bien resguardados los expedientes?
6 ¿Los expedientes son trasladados a otras unidades?
7 ¿Existe algún estándar para catalogar los expedientes?
8 ¿Existen normas para la gestión de documentos en la
institución?
9 ¿Es necesario realizar copias de los expedientes
laborales?
10 ¿Existe un criterio o justificación para la extracción de
los expedientes?
11 ¿Son frecuentes las consultas a los expedientes
laborales?
12 ¿Se lleva el control por escrito de entrada y salida
expedientes laborales?
13 ¿Son realizados informes sobre la frecuencia de acceso
a los expedientes?
14 ¿Se lleva a cabo un control para el tiempo de vida de
los expedientes laborales?
15 ¿Toma mucho tiempo la búsqueda de los expedientes
laborales?
16 ¿Personal externo a esta unidad de trabajo solicita ver
los expedientes laborales?
17 ¿Cuenta con herramientas de control para el manejo de
los expedientes?
18 ¿Cree que una herramienta informática para manipular
los expedientes es una alternativa?
19 ¿Cree que utilizar herramientas informáticas
contribuya a agilizar la localización de expedientes?
146
Anexo B. Cuestionario usuarios externos
Instrumento: Cuestionario Dimensión: Procesos de gestión documental
Empresa: Ambulatorio Urbano Tipo III Carora
Observación: Para cada ítem marque una “X” en la opción de su preferencia.
Nº Ítem Sí No No
sabe
1 ¿Tiene acceso a los expedientes laborales?
2 ¿Puede Usted extraer los expedientes laborales?
3 ¿Necesita realizar copias de los documentos
contenidos en los expedientes laborales?
4 ¿Es frecuente que realice consultas a los expedientes
laborales?
5 ¿Se lleva un registro para acceder a los expedientes
laborales?
6 ¿Toma mucho tiempo la búsqueda de los expedientes
laborales?
7 ¿Considera eficiente el sistema de búsqueda y manejo
de los expedientes laborales?
8 ¿Cree que utilizar herramientas informáticas
contribuya a agilizar la localización de expedientes?
147
Anexo C. Guía de Observación Directa
Instrumento: Observación Directa Sub - Dimensión: Requisitos Funcionales
Empresa: Ambulatorio Urbano Tipo III Carora
Observación: Para cada ítem describa las observaciones correspondientes.
Nº Ítem Observación
1 Realizar registro de los usuarios que
acceden a los expedientes
2 Manejar control de acceso a los
expedientes
3 Digitalizar documentos
4 Encriptación de información
5 Registrar los documentos que entran a
los expedientes
6 Clasificar los documentos
7 Búsqueda avanzada de documentos
8 Muestra de documentos según árbol
jerárquico
9 Visualización imágenes de
documentos digitalizados
10 Permitir consultas por expedientes
11
Permitir actualización de los
expedientes (agregar, modificar los
expedientes)
12 Realizar reportes
148
Anexo D. Guía de Observación Directa
Instrumento: Observación Directa Sub - Dimensión: Requisitos No Funcionales
Empresa: Ambulatorio Urbano Tipo III Carora
Observación: Para cada ítem describa las observaciones correspondientes.
Nº Ítem Observación
1 Interfaz de usuario
2 Funcionamiento bajo el sistema
operativo Windows
3 Funcionamiento bajo el sistema
operativo LINUX
4 Soportar infraestructura de PC actual
5 Preparado para soportar solo
infraestructura moderna de PC
6 Bloqueo de usuarios
7 Desarrollo basada en estándares
abiertos
8 Uso de herramientas privativas
9 Alto rendimiento en almacenamiento
10 Interconexión con otros sistemas
11 Generar copias certificadas
149
Anexo E. Guía de Observación Directa
Instrumento: Observación Directa Dimensión: Recursos Necesarios
Empresa: Ambulatorio Urbano Tipo III Carora
Observación: Para cada ítem describa las observaciones correspondientes.
Nº Ítem Observación
1 Desarrolladores en la institución
2 Contratación de desarrolladores
externos
3 Expertos en gestión documental
4 Equipo de computación
5 Sistema Operativo
6 Impresora
7 Escáner óptico
8 Conexión a Internet
9 Software de desarrollo
10 Manejador de Bases de Datos
11 Papelería en General y suministros de
oficina
150
Anexo F. Instrumento de validación de software
Instrumento: Validación de software
Empresa: Ambulatorio Urbano Tipo III Carora
Observación: Para cada ítem marque una “X” en la opción de su preferencia.
Nº Ítem Bien Regular Mal
1 ¿Por tratarse de manejos de datos importantes cómo
calificaría actualmente la seguridad del sistema?
2 ¿El nivel de manejo que posee sobre la información
es correcto?
3 ¿Cómo le parece la navegación dentro del prototipo?
4 ¿Cómo considera la distribución de los colores en la
interfaz gráfica?
5 ¿Cómo le parece la distribución de la información en
la interfaz?
6
¿A qué nivel considera que solventan las necesidades
de los usuarios las funcionalidades añadidas al
administrador?
7 Eficiente la búsqueda de documentos requeridos
8 ¿Cómo le parece la distribución de las opciones de
los usuarios?
9 ¿Qué nivel de dificultad se le presenta al usar las
opciones presentes en el prototipo?
10 ¿En cuánto a rapidez, como califica al prototipo
diseñado?
11 ¿Cómo califica las instrucciones e indicaciones en el
prototipo, con respecto a su utilidad?
12 ¿Cómo define Usted el uso del prototipo por parte
del administrador?
13 ¿A modo general como aprecia el prototipo
funcional?
14 ¿Cómo considera las funcionalidades presentes en el
prototipo?
151
Anexo G. Organigrama Estructural del Ambulatorio Urbano Tipo III Carora
Anexo H. Organigrama Estructural Oficina de Personal
152
Anexo I. Listado de documentos mínimos para apertura de expediente
153
Anexo J. Currículum del Autor
![UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL Decanato de …bibcyt.ucla.edu.ve/Edocs_Bciucla/Repositorio/TEGQA402.37C672012.pdf · et. al [6] en el cual se construye una metodología de máquinas](https://static.documentos.tech/doc/80x56/5bb0723d09d3f2830e8bf290/universidad-centroccidental-decanato-de-et-al-6-en-el-cual-se-construye-una.jpg)
