UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...

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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS DE SERVICIOS Y RECURSOS HUMANOS

TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS DE SERVICIOS Y RECURSOS HUMANOS

TEMA: PROPUESTA DE MANUAL DE POLÍTICAS INTERNAS Y FUNCIONES DE LOS SERVICIOS DE LA EMPRESA

NEWVALOREM CIA. LTDA.

AUTORA: SANDRA LUCIA VINUEZA CALISTO

DIRECTORA: DRA. LUCY ROSERO PEÑA

QUITO – ECUADOR

2012

1

CERTIFICACIÓN

Certifico que bajo mi dirección la presente tesis ha sido

realizada en su totalidad por la SEÑORA SANDRA LUCIA

VINUEZA CALISTO

----------------------------------

Dra. Lucy Rosero Peña

Directora de Tesis

2

AUTORÍA

Del contenido de la presente tesis se responsabiliza la autora

………………………………………………………..

SANDRA LUCIA VINUEZA CALISTO

C.I. No: 1709756025

3

DEDICATORIA

Dedico esta tesis a toda mi familia, a mis hijos Raúl Andrés mi

caballero, mi compañero y Rafaela mi dulce princesa, mi

compañera, que me regalaron sin egoísmos el tiempo para cumplir

este sueño y que me dieron fuerzas para seguir adelante; a mi

esposo Raúl que ha sido siempre mi apoyo incondicional, la

persona que ha esperado más de mi, gracias por estar ahí en las

buenas y malas, a mis padres Patricio y Grace por ser mis pilares,

mis amigos y mi ayuda en tantas cosas, gracias por aceptarme

como soy; a mi hermana Leeta a la que admiro mucho por su

responsabilidad, por su confianza en mí, por ser emprendedora; a

mi sobrino Nicholas, que ha sido una nueva alegría a nuestras

vidas y a quién quiero como a otro hijo, también me gustaría

dedicar mi tesis a mis suegros Eduardo y Nancy que me han

ayudado siempre, ellos también han sido parte muy importante en

la culminación de esta etapa en mi vida.

A todos muchas gracias!!!

4

AGRADECIMIENTO

Agradezco a toda mi familia, también a muchos amigos que fueron

importantes en el desarrollo de este proyecto llamado “Tesis para obtener

la Ingeniería en Administración de Empresas de Servicios y Recursos

Humanos”, ha sido un largo camino y realmente pensé varias veces en

que no iba a ser posible realizar este sueño.

Considero que este será el comienzo de una nueva vida, en la que ya soy

Ingeniera, que bien suena!!!

5

PRESENTACIÓN SINTÉTICA DEL TRABAJO DE

INVESTIGACIÓN

La presente investigación tiene como objetivo la elaboración de un Manual de

Políticas Internas y Funciones de los servicios de la empresa NEWVALOREM

CIA. LTDA., el mismo que contribuirá en la normalización y procedimientos de los

servicios, es decir en la solución de problemas visiblemente observados, y para el

cumplimiento del objetivo y la demostración de la hipótesis el documento se

encuentra estructurado de la siguiente manera.

Capítulo 1 – Planteamiento del problema

En este capítulo se realiza un resumen de los servicios que provee la empresa

Newvalorem Cia. Ltda.:

Detalle de servicios: tributarios, recursos humanos, legales, planificación

estratégica y capacitaciones tanto en desarrollo del talento humano como

tributario.

Posteriormente se describen los errores vistos en la elaboración de propuestas,

manejo de precios, en el tiempo ofrecido para completar un proyecto, en cartas de

presentación, etc.

También se detallan las estandarizaciones en los procesos, propuestas, servicios

ofrecidos, delimitación de funciones por cada área administrativa, que se deben

realizar en el Manual de Políticas Internas y Funciones de los servicios de la

empresa NEWVALOREM CIA. LTDA. a realizar.

Se formula el problema y se establecen los objetivos generales y específicos del

manual, motivo de esta investigación.

Capítulo 2 - Marco Teórico

En este capítulo se expone toda la base teórica que fundamente la propuesta de

la investigación.

6

El tema a tratar está directamente relacionado con el Proceso Administrativo, por

ésta razón se conceptualiza dicho proceso y se centra en el tema principal de la

investigación que es Organización (conceptos, clasificación, su representación

gráfica).

Y por último se detalla información referente a los Manuales Administrativos que

son la base para elaborar el manual requerido, así como la conceptualización de

Políticas.

Capítulo 3 – Marco Referencial

Este capítulo trata de los antecedentes de Newvalorem Cia. Ltda., el porqué de su

existencia, su lema, misión, visión, logo, organigrama estructural y funcional de la

empresa, su ubicación, presupuesto, el análisis externo a través del Modelo de las

5 fuerzas de Porter y el Análisis FODA, que permite elaborar los propósitos

estratégicos de la empresa los cuáles se detalla a continuación:

Proveer servicios administrativos

Abrir nuevos mercados especialmente en el Sector Público

Elaborar un Manual de Políticas Internas y Funciones de los servicios de la

empresa NEWVALOREM CIA. LTDA.

Capítulo 4 – Marco Conceptual

En este capítulo se incluyen conceptos de los términos técnicos más utilizados en

esta investigación, está ordenado alfabéticamente para que sea utilizado con

facilidad.

Capítulo 5 – Marco Metodológico

Detalla métodos de investigación que se usaron para esta investigación, tales

como:

Observación

Revisión documental

Encuesta: que fue aplicado a clientes como al personal de la empresa.

7

Se describe el formato utilizado para cada una de las encuestas y su tabulación.

Capítulo 6 – Propuesta de Manual

Este capítulo desarrolla el producto de la investigación el cual describe de

manera lógica el Manual de Políticas Internas y Funciones de los servicios de la

empresa NEWVALOREM CIA. LTDA., que detalla la estructura orgánica,

organigramas, sus funciones, formatos y los procesos que deberán ser

implementados por el personal de la empresa.

Capítulo 7 – Conclusiones y Recomendaciones

Se detallan los resultados de la investigación y las recomendaciones para su

desarrollo e implementación.

8

TABLA DE ÍNDICE DE CONTENIDOS

CAPÍTULO I ........................................................................................................ 14

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................... 14

1.2 TEMA: PROPUESTA DE MANUAL DE POLÍTICAS INTERNAS Y

FUNCIONES DE LOS SERVICIOS DE LA EMPRESA NEWVALOREM CIA.

LTDA. ............................................................................................................... 14

1.2.1 Planteamiento del Problema ............................................................ 14

1.3 Formulación del problema ...................................................................... 17

1.4 Sistematización del problema ................................................................ 17

1.5 Objetivos: ............................................................................................... 18

1.5.1 Objetivo General: ............................................................................. 18

1.5.2 Objetivos específicos: ...................................................................... 18

1.6 Justificación: ........................................................................................... 18

1.7 Limitaciones ........................................................................................... 19

1.8 Hipótesis ................................................................................................ 19

CAPÍTULO II ....................................................................................................... 21

2 MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 21

2.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO ......................................................... 21

2.1.1 La Planificación ............................................................................... 22

2.1.2 La Organización ............................................................................... 23

2.1.3 La Dirección ..................................................................................... 25

2.1.4 El Control ........................................................................................ 25

2.2 La Organización en Acción .................................................................... 27

2.3 Tipos de Organización ........................................................................... 27

2.3.1 Organizaciones según sus objetivos ............................................... 28

2.3.2 Organizaciones según su formalidad ............................................... 28

2.3.3 Organizaciones según su estructura ............................................... 28

9

2.3.4 Organizaciones según su Autoridad ............................................. 29

2.3.5 Organizaciones desde el punto de vista de Sistema ....................... 30

2.3.6 Organizaciones según su Complejidad ........................................... 31

2.3.7 Tipos de Estructuras Organizacionales ........................................... 33

Microadministrativos ..................................................................................... 33

Macroadministrativos .................................................................................... 33

Mesoadministrativos ..................................................................................... 33

Generales ..................................................................................................... 33

2.4 La Diagramación ................................................................................... 42

2.5 Los Manuales Administrativos ................................................................ 46

2.5.1 Objetivos .......................................................................................... 46

2.5.2 Clasificación Básica ......................................................................... 47

2.5.2.2 Por su contenido .............................................................................. 48

2.6 Las Políticas ........................................................................................... 53

2.6.1 Definición de Manual de Políticas .................................................... 53

2.6.2 Objetivo del Manual de Políticas: ..................................................... 54

2.6.3 Importancia del Manual de Políticas ................................................ 54

2.6.4 Ventajas de los Manuales de Políticas ............................................ 54

CAPÍTULO III ...................................................................................................... 57

3. MARCO REFERENCIAL ........................................................................ 57

ANÁLISIS SITUACIONAL ................................................................................ 57

3.1 Análisis Interno ....................................................................................... 57

3.1.1 Antecedentes de la empresa ........................................................... 57

3.1.2 Servicios que presta ........................................................................ 60

3.1.2 Organigramas de la empresa .......................................................... 61

3.1.4 Mapa de ubicación de la empresa ................................................... 64

3.1.5 Cuadro Clientes Newvalorem .......................................................... 65

10

3.1.7 Presupuesto año 2011 ..................................................................... 67

3.2 Análisis Externo ..................................................................................... 68

3.2.1 Competitivo ...................................................................................... 68

3.2.1 Amenazas de Posibles entrantes o competidores ........................... 69

3.2.2 Rivalidad entre competidores existentes ......................................... 70

3.2.3 Amenaza de productos y servicios sustitutos .................................. 71

3.2.4 Poder de negociación de los compradores o clientes ...................... 72

3.2.5 Poder de negociación de los vendedores o proveedores ................ 73

3.2.6 Evaluación global de la industria ..................................................... 74

3.2.2 ANÁLISIS FODA .............................................................................. 75

CAPITULO IV ...................................................................................................... 80

4. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................... 80

CAPITULO V ....................................................................................................... 88

5. MARCO METODOLÓGICO .......................................................................... 88

5.1 Metodología de la investigación ............................................................. 88

5.1.1 Técnicas de Investigación ............................................................... 88

CAPITULO VI ...................................................................................................... 97

PROPUESTA DE MANUAL ................................................................................ 97

6.1 Manual de Políticas Internas y Funciones de NEWVALOREM CIA. LTDA. 97

PROPUESTA CONSTITUCIÓN ........................................................................ 130

COMPAÑÍA LIMITADA ...................................................................................... 130

Nombre del Prospecto ....................................................................................... 133

PROPUESTA DE SERVICIOS TRIBUTARIOS ................................................. 133

DEVOLUCIÓN DE IVA ...................................................................................... 133

NOMBRE DEL PROSPECTO ........................................................................... 140

7. CAPÍTULO VII ............................................................................................ 150

7.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................... 150

11

7.1.1 Conclusiones: ................................................................................ 150

7.1.2 Recomendaciones: ........................................................................ 151

12

INDICE DE GRÀFICOS

Gráfico 1 El Proceso Administrativo ..................................................................... 22

Gráfico 2 Tipos de Organizaciones ...................................................................... 32

Gráfico 3 Organigrama General ........................................................................... 34

Gráfico 4 Organigrama Específico ....................................................................... 34

Gráfico 5 Organigrama Integral ........................................................................... 35

Gráfico 6 Organigrama Funcional ........................................................................ 36

Gráfico 7 Organigrama de Puestos, Plazas y Unidades ...................................... 36

Gráfico 8 Organigrama Vertical ............................................................................ 38

Gráfico 9 Organigrama Horizontal ........................................................................ 39

Gráfico 10 Organigrama Mixto ............................................................................ 40

Gráfico 11 Tipos de Estructuras Organizacionales .............................................. 41

Gráfico 12 Tipos de Diagramas ............................................................................ 45

Gráfico 13Tipos de Manuales Administrativos ..................................................... 52

Gráfico 14 Organigrama Estructural ..................................................................... 61

Gráfico 15 Organigrama Funcional ...................................................................... 62

Gráfico 16 Organigrama de Posición ................................................................... 63

Gráfico 17 Matriz FODA ....................................................................................... 76

13

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL

PROBLEMA

14

CAPÍTULO I

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2 TEMA: PROPUESTA DE MANUAL DE POLÍTICAS INTERNAS

Y FUNCIONES DE LOS SERVICIOS DE LA EMPRESA


1.2.1 Planteamiento del Problema

Newvalorem Cia. Ltda., fue constituida el 13 de enero del año 2010, con el

objetivo de crear una empresa que provea servicios de consultoría y asesoría en

temas: administrativos, tributarios, contables y financieros, de capacitación de

personal y legales.

Los servicios que presta bajo esta razón social son los siguientes:

1.2.1.1 TRIBUTARIO:

Declaraciones de impuestos

Anexos transaccionales y de gastos personales

Simulación de auditoria tributaria

Ingeniería tributaria

Contabilidad tributaria

Conciliaciones tributarias

Declaraciones patrimoniales

15

1.2.1.2 RECURSOS HUMANOS:

Selección de Talento Humano

Gestión por competencias

Evaluación de desempeño

Evaluación del clima organizacional

Terminación y Mediación laboral

Obligaciones laborales

1.2.1.3 LEGAL:

Constitución de empresas

Contratos y terminación

Recursos administrativos

Devoluciones de impuestos

Poderes notariales

Trámites varios

1.2.1.4 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:

Elaboración de Planes Estratégicos

Elaboración de Planes de Negocios

Diseño y evaluación de proyectos

Asesoría para financiamientos

16

1.2.1.5 CAPACITACIÓN TRIBUTARIA:

Se ofrece capacitación actualizada de los temas tributarios más

relevantes y actuales que son de conocimiento indispensable en la

organización.

En la prestación y desarrollo de los servicios antes mencionados se han

evidenciado problemas en los siguientes aspectos:

Elaboración de propuestas incompletas

Mal manejo en los precios ofrecidos a prospectos

Establecimiento incorrecto en el tiempo para completar un proyecto

Errores en los formatos utilizados para preparación de: propuestas,

cartas de presentación, presentaciones powerpoint.

Cuando se preparan diferentes propuestas para clientes no existe un programa

estándar para los servicios tales como:

Estandarización de precios en: contabilidad y administración de

empresas, asesoría legal, asesoría tributaria y financiera, capacitación

profesional.

Estandarización en la preparación de propuestas a clientes sector

privado y público.

Estandarización del servicio ofrecido: contabilidad y administración de

empresas, asesoría legal, asesoría tributaria y financiera, capacitación

profesional.

Delimitación de funciones por cada departamento:

- Legal

- Tributario

- Contable y Financiero

- Recursos Humanos y Administración

17

Considerando los problemas antes citados se determina la necesidad de contar

con un Manual de Políticas Internas de los servicios y delimitación de funciones

en sus diferentes unidades, para de esta manera con la existencia de un

documento que servirá como guía a cada uno de los departamentos de la

empresa, para cada producto ofrecido, de cada propuesta presentada, se podrá

hacer el seguimiento del caso y la evaluación de la misma.

1.3 Formulación del problema

¿Cuenta Newvalorem con un Manual de Políticas Internas y funciones de los

servicios que provee a sus clientes?

1.4 Sistematización del problema

¿Cuenta Newvalorem con un diagnóstico situacional de la empresa?

¿Cuenta Newvalorem con un esquema estandarizado para la elaboración

de propuestas de sus servicios?

¿Cuenta Newvalorem con un esquema estandarizado de precios de los

servicios que ofrece?

¿Cuenta Newvalorem con un programa estandarizado de servicios para

ofrecer a sus clientes?

¿Cuenta Newvalorem con funciones claras y precisas de cada

departamento?

18

1.5 Objetivos:

1.5.1 Objetivo General:

Elaborar un Manual de Políticas Internas y funciones para todos los

servicios que provee NewvaloremCia. Ltda.

1.5.2 Objetivos específicos:

Determinar el diagnóstico situacional de la empresa, para corregir

errores y afianzar fortalezas

Precisar funciones generales para llevar a cabo acciones que deben

realizarse en cada unidad administrativa

Elaborar un esquema estandarizado para la elaboración de propuestas

Diseñar flujogramas para cada uno de los servicios que provee la

empresa

Determinar funciones claras y precisas para cada departamento de la

empresa: administrativo y recursos humanos, financiero y contable,

legal y tributario.

1.6 Justificación:

La importancia de un Manual radica en que representa un recurso técnico de

cumplimiento obligatorio que ayude a la orientación del personal y declare

políticas y funciones que permitan dar solución a problemas y contribuir al

logro de los objetivos de la empresa.

Conocer el Diagnóstico Situacional de la empresa permitirá a los Directivos de

la empresa tomar decisiones que contribuyan con el cumplimiento de los

objetivos estipulados para el año 2012.

19

Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los

niveles. Este Manual de Políticas será fuente de las funciones de cada unidad

administrativa y la estandarización de los productos y servicios ofrecidos.

Para lograr el presente trabajo de investigación se cuenta con el apoyo de

tiempo y acceso a la información por parte de los Directivos de Newvalorem

Cia. Ltda.

1.7 Limitaciones

Si no se implementa, se realizarán las actividades empíricamente más no de

una manera técnica

Si no se actualiza periódicamente, perderá su efectividad.

El costo de actualización podría ser alto dependiendo del crecimiento de la

empresa.

Este Manual por ser el primero tendrá un tiempo de elaboración de tres

meses.

1.8 Hipótesis

Con la implementación del Manual de Políticas Internas y Funciones de los

servicios de la empresa NEWVALOREM CIA. LTDA., en primer lugar se conocerá

cual es el diagnóstico situacional de la empresa, y en segundo NEWVALOREM

evitará errores en sus propuestas, habrá estandarización en los documentos

presentados, optimizará recursos y de esta manera podrá obtener más clientes.

20

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

21

CAPÍTULO II

2 MARCO TEÓRICO

En este capítulo se expone la base teórica en que se fundamenta la propuesta de

la investigación, partiendo de conceptualizaciones administrativas básicas hasta

modelos de procedimientos y manuales específicos..

El tema a tratar es el Proceso Administrativo, ya que tiene relación directa con la

investigación porque es la base de una organización empresarial. Newvalorem

tiene una estructura organizacional pero le falta establecer procesos,

procedimientos y políticas.

2.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO1

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una

actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo

conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios

y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las

actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás

recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas

para la organización. Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se

habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos

los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales,

desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las

metas que desean.

Tomando en cuenta la importancia de las cuatro funciones administrativas de

Proceso Administrativo a continuación se analiza cada una de ellas.

1 STONER, FREEMAN, GILBERT JR., Administración, McGraw Hill, Sexta Edición, Pag. 11

22

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

1

2.1.1 La Planificación 2

Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y

acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en

corazonadas. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la

organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y

desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades.

Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo

debe hacerse?). La planificación define una dirección, se reduce el impacto del

cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para

controlar. Da dirección a los gerentes y a toda la organización. Cuando los

empleados saben a donde va la organización y en que deben contribuir para

alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y

trabajar en equipos. Sin la planificación, los departamentos podrían estar

trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva


Planificar

Decisión sobre los objetivos

Definición de planes para alcanzarlos

Programación de actividades

Organizar

Recursos y actividades para alcanzar objetivos

Órganos y cargos

Atribución de autoridades y responsabilidad

Dirigir

Designacion de cargos

Comunicación, liderazgo y motivación

Dirección para los objetivos

Controlar

Definición de estándares para medir desempeño

Corregir desviaciones y garantizar que se realice la planificación

23

hacía sus objetivos de manera eficiente. Los planes presentan los objetivos de la

organización y establecen los procedimientos aptos para alcanzarlos. Además

son guía para lo siguiente:

Que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para

alcanzar sus objetivos.

Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y

procedimientos escogidos.

Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y medido, para

imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.

2.1.2 La Organización3

El significado de esta función viene del uso que en la lengua sobre la palabra

"organismo". Este implica necesariamente el análisis de los siguientes aspectos,

que dan como resultado su conceptualización:

a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de

igual funcionamiento.

b) Unidad funcional: esas partes diversas, tienen un fin común o idéntico global.

c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción

distinta, pero complementaria de las demás: obran en vista del fin común y

ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a una teología

específica. Por lo expuesto a continuación se presentan algunos conceptos

sobre el término organización.

La "Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben

existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos

materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su

máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".


24

Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y

los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que

estos puedan alcanzar las metas de la organización. Diferentes metas

requieren diferentes estructuras para poder realizarlos. La organización se

refiere a estructurar quizás la parte más típica de los elementos que

corresponden a mecánica administrativa.

- Por lo mismo, se refiere "cómo deben ser las funciones, jerarquías y

actividades".

- Por idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades

que "están por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro,

inmediato o remoto.

- La organización dice en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa, en el

sentido de qué puesto y no cuál persona.

Los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y

recursos, proceso conocido como diseño organizacional. La organización produce

la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones

estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

2.1.2.1 Importancia de la Organización4

La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge

completamente y llega hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación

ha señalado respecto a cómo debe ser una empresa.

Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones

han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la

administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la

primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y

empírico. Esto es inadecuado, por todo lo que visto antes.

4 KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill, Décima Edición, Pag. 21

25

Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los

aspectos teóricos que Urwiek llama mecánica administrativa, y los

aspectos prácticos que el mismo autor conoce bajo la denominación de

dinámica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".

2.1.3 La Dirección5

Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo

planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de

decisiones. Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan

previsto y planeado. Existen dos estratos para obtener éstos resultados:

a) En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata de

hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de ser

productivas.

b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y

precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe

en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante

su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir. Dirigir implica

mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas

esenciales. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes

con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen

tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro

que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes

al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su

mejor esfuerzo.

2.1.4 El Control 6

Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se

están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación



26

significativa. Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun

cuando sus unidades estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no

pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber

evaluado qué actividades se han realizado y haber comparado el desempeño real

con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades

se terminen de manera que conduzcan a la consecución de las metas de la

organización. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es

qué tan bien facilita el logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a

alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control. El

gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la

conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta de

tres elementos primordiales:

1. Establecer las normas de desempeño.

2. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas

de desempeño.

3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

Existen tres enfoques diferentes par diseñar sistemas de control: de mercado,

burocrático y de clan.

El control de mercado es un enfoque par controlar que se centra en el empleo de

mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la

participación relativa en el mercado, para establecer las normas empleadas en el

sistema de control. Este enfoque se emplea generalmente en organizaciones

donde los productos y servicios de la firma están claramente especificados, son

distintos y donde existe una fuerte competencia de mercado.

El control burocrático se concentra en la autoridad de la organización y depende

de normas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas. El control de

clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas,

tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización

que son compartidos.

27

El control es importante, por que es el enlace final en la cadena funcional de las

actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las

metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no.

Este proceso permite que la organización vaya en la vía correcta sin permitir que

se desvíe de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de

controlar las acciones de los empleados, pero el establecimiento de normas

también es parte inherente del proceso. Y las medidas correctivas suponen un

ajuste en los planes. En la práctica, el proceso administrativo no incluye los

elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

2.2 La Organización en Acción

El tema central de la investigación, se basa en la segunda función del

Proceso Administrativo, que es la Organización, por lo que a continuación se

presenta información relevante que fundamentará la propuesta.

¿De qué manera se organiza una empresa?:

En primer lugar, mediante una Estructura Orgánica, representada

gráficamente por organigramas

En segundo lugar, mediante una Estructura por Procesos, representada

gráficamente flujos de procesos.

2.3 Tipos de Organización7

Clasificación según sus objetivos, formalidad, estructura, autoridad, complejidad y

características principales.


28

2.3.1 Organizaciones según sus objetivos

2.3.1.1 Organizaciones con fines de lucro: llamadas empresas, tienen como

uno de sus principales fines general una determinada ganancia o

utilidad para su propietario y/o accionistas

2.3.1.2 Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin

cumplir con un determinado rol o función en la sociedad sin pretender

ganancia o utilidad. Ejemplo: Organizaciones no gubernamentales

ONG.

2.3.2 Organizaciones según su formalidad

Dicho en otras palabras, si tienen o no estructura o sistemas definidos para toma

de decisiones, la comunicación y el control.

2.3.2.1 Organizaciones formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza

por tener estructura y sistemas oficiales y definidos para la toma de

decisiones, la comunicación y el control.

La organización formal comprende estructura organizacional,

directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y

procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan como la

organización pretende que sean las relaciones entre los órganos,

cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean

alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido.

2.3.2.2 Organizaciones Informales: Es la resultante de reacciones

individuales y colectivas de los individuos de manera natural y

espontánea, con relación a la organización formal.

2.3.3 Organizaciones según su estructura

2.3.3.1 Organización Lineal: Constituye la forma de estructura más simple y

antigua, lo cual significa que existen líneas directas y únicas de

29

autoridad, y responsabilidad entre superior y subordinados. Cada

gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su área.

2.3.3.2 Organización Funcional: Es el tipo de estructura de especialización

de las funciones. El principio de funcional separa, distingue y

especializa.

2.3.3.3 Organización Línea-Staff: Es el resultado de la combinación de los

tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las

ventajas de esos tipos de organización y reducir sus desventajas.

Existen características del tipo lineal y tipo funcional reunidas para

proporcionar un tipo organizacional más completo y completo. En la

organización línea-staff coexisten órganos de línea y de asesoría

manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan

por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras órganos de

staff prestan asesoría y servicios especializados.

2.3.4 Organizaciones según su Autoridad 8

Es decir, según la medida en la que la autoridad se delega. Se dividen en:

2.3.4.1 Organizaciones Centralizadas: La autoridad se concentra en la parte

superior y es poca la autoridad, en la toma de direcciones que se

delega en los niveles inferiores. Ejemplo: El Ejército, el servicio postal.

2.3.4.2 Organizaciones Descentralizadas: La autoridad de toma de

decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible.

La descentralización es característica de organizaciones que funcionan

en ambientes complejos e impredecibles. Las empresas que enfrentan

competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad

de respuesta y creatividad.


30

2.3.5 Organizaciones desde el punto de vista de Sistema

Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y

reconstruidas para lograr objetivos específicos. Existen dos tipos de sistemas:

2.3.5.1 Sistema Abierto: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados,

en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o

propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente

que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia.

Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente

externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminadas.

Un sistema consta de cuatro elementos primordiales:

- Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e

insumos necesarios para su alimentación y nutrición.

- Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados

- Salidas: Resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el

sistema envía el producto resultante al ambiente externo.

- Retroalimentación: Constituye una acción de retorno; es positiva

cuando la salida por ser mayor estimula y amplía las entradas para

incrementar el funcionamiento del sistema, es negativa cuando la

salida por ser menor restringe y reduce la entrada para disminuir la

marcha del sistema.

2.3.5.2 Sistema Cerrado. Tienen pocas entradas y salidas en relación con el

ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón

de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida

determinada (efecto). Denominado también mecánico o determinista.

No existe un sistema totalmente cerrado, ni uno totalmente abierto.

Todo sistema depende en alguna medida del ambiente.

La Organización como sistema abierto es antigua.

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/lamateri/lamateri.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/medio-ambiente-venezuela/medio-ambiente-venezuela.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml

http://www.monografias.com/Salud/Nutricion/

http://www.monografias.com/Salud/Nutricion/

http://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtml

http://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtml

31

2.3.6 Organizaciones según su Complejidad9

La sociedad moderna está conformada por organizaciones de las cuales tienen

sistemas muy complejos y diferentes. Ejemplos: industrias, empresas comerciales

y de servicios, organizaciones militares y gubernamentales, instituciones públicas

y privadas, iglesias, entre otros.

Éstos reflejan diversas actividades susceptibles de realizar y varios niveles:

personajes, pequeños grupos, intergrupos, normas, valores, actitudes. Éstos

existen bajo un patrón muy complejo y multidimensional. La complejidad permite

comprender los fenómenos organizacionales que dificulta las actividades. A

medida que las organizaciones crecen y prosperan, aumenta la persona, esto

conlleva a un enfrentamiento entre los miembros y los objetivos, por lo tanto el

crecimiento conduce hacia la complejidad.

2.3.6.1 Complejidad. Le da importancia al trabajo u operación que se realice,

sin tomar en cuenta quién lo ejecuta.

2.3.6.2 Anonimato. Son procesos y canales de comunicación que existe en un

ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones

tienden a formar subcolectividades o grupos informales, manteniendo

una acción personalizada dentro de ellas.

2.3.6.3 Rutina estandarizada. Configuran una organización informal cuyo

poder, en algunos casos, son más eficaz que las estructuras formales.


http://www.monografias.com/trabajos35/sociedad/sociedad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/induemp/induemp.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/trainsti/trainsti.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/psicoso/psicoso.shtml#acti

http://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

http://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTRO

32

TIPOS DE ORGANIZACIONES10

Gráfico 2

10

Elaboración propia Basado KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill, Décima Edición.

33

2.3.7 Tipos de Estructuras Organizacionales11

Como parte básica de la investigación realiza es eminente revisar todos

los tipos de estructuras organizacionales, para poder conocer en qué

categoría se encuentra NEWVALOREM, así como para poder establecer

en que campos de acción debe ser mejorada.

2.3.7.1 Por su naturaleza

Microadministrativos

Corresponden a una sola organización y pueden referirse a ella en forma

general o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos

Contienen información de más de una organización.

Mesoadministrativos

Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o

ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo

corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector

público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

2.3.7.2 Por su ámbito

Generales

Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.

11

BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 125

34

Organigrama General

Gráfico 3

Específicos

Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización12

Organigrama Específico

Gráfico 4

12


Dirección General

Dirección

Depto.

Depto.

Dirección

Depto.

Depto.

Dirección

Depto.

Depto.

Gerencia

Depto.

Oficina

Oficina

Depto.

Oficina

Oficina

Depto.

Oficina

Oficina

35

2.3.7.3 Por su contenido

Integrales13

Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de

una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Es

conveniente anotar que los organigramas generales e integrales son

equivalentes.

Organigrama Integral

Gráfico 5

Funcionales14

Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las

unidades y sus interrelaciones.

Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y

presentar a la organización en forma general.

13

BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 126 14


Dirección General 1

Dirección 1.1

Depto. 1.1.1

Depto. 1.1.2

Dirección 1.2

Depto. 1.2.1

Depto. 1.2.2

Depto. 1.2.3

Dirección 1.3

Depto. 1.3.1

Depto. 1.3.2

36

Organigrama Funcional

Gráfico 6

De puestos, plazas y unidades15

Indican las necesidades de puestos y el número de plazas existentes o

necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen los nombres

de las personas que ocupan las plazas.

Organigrama de puestos, plazas y unidades

Gráfico 7

15


Dirección General

-Cumplir los acuerdos de la junta administrativa

-Vigilar el cumplimiento de los prrogramas

-Coordinar las direcciones

- Formular el proyecto del programa general

Dirección Técnica

-Evaluar y controlar la aplicación y desarrollo de los progrmas

- Formular el programa anual de labores

-Dirigir las labores administrativas de su área

Dirección Financiera

- Obtener los resultados necesarios

- Formular el programa anual de financiamiento

-Dirigir las labores administrativas de su área

Dirección de promoción y coordinación

Establecer relaciones de asistencia promocional

Establecer relaciones de cooperación y apoyo

- Supervisar el Departamento de Compras

-Formular el programa de trabajo

-Proponer modelos de autoabastecimiento parcial

-Organizar y coordinar seminarios

Dirección General 4 4

Director * 1 1

Auxiliar * 1 1

Secretarias * 2 2

Dirección "A" 5 5

Director * 1 1

Analistas * 2 2

Secretarias * 2 2

Dirección "B" 5 7

Director * 1 1

Analistas * 2 4

Secretarias * 2 2

E = Existentes

R = Requeridos

* ¡ Nombre de la person

37

2.3.7.4 Por su presentación16

Verticales

Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular,

en la parte superior y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en

forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración,

por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de organización.

16


38

Organigrama Vertical

Gráfico 8

39

Horizontales17

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el

extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de

columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por

líneas dispuestas horizontalmente.

Organigrama Horizontal

Gráfico 9

2.3.7.5 Por su diseño18

Por su forma

Como regla general debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar

cada elemento integrante del organigrama. Para facilitar su lectura se

recomienda que los textos aparezcan horizontalmente y representar con

rectángulos las unidades

17



Gerencia General

Gerencia Legal

Gerencia Financiera

Gerencia Administrativa

Asistente de Gerencia

40

Organigrama Mixto

Gráfico 10

Dirección General

Dirección B

Dirección C

Dirección A

Dpto. A

Nombre

Puesto

Dpto. B

Dpto. A

Oficina A

Oficina B

Oficina A

Oficina B

Dpto. A

Oficina A

Oficina B

Oficina A

Oficina B

Dpto. A

Dpto. B

Oficina A

Oficina B

Oficina A

Sección A

41

Tipos de Estructuras Organizacionales

Gráfico 11

Elaboración Propia

Fuente: KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill, Décima Edición.

TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

POR SU NATURALEZA

•Microadministrativ

•Macroadministrativos

•Mesoadministrativos

POR SU ÁMBITO

•Generales

•Específicos

POR SU CONTENIDO

•Integrales

•Funcionales

•De puestos, plazas y unidades

POR SU PRESENTACIÓN

•Verticales

•Horizontales

•De bloque

POR SU DISEÑO

•Forma

•Organigrama Mixto

42

Como parte integral del proceso de organización a continuación se desarrolla la

base teórica de la técnica de la diagramación, que es parte vital de esta

investigación.

2.4 La Diagramación 19

Es representar gráficamente los hechos, situaciones, movimientos, relaciones o

fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifiquen la interrelación

entre diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-

efecto que prevalece entre ellos.

2.4.1 ¿Qué es un diagrama?

Es la representación gráfica, de una relación funcional o lógica como hay entre las

partes de un conjunto o elementos de un proceso.

2.4.2 Tipos de Diagramas

2.4.2.1 Diagrama de Flujo. Representación gráfica de la secuencia de todas

las operaciones, los transportes, las inspecciones, las esperas y los

almacenamientos que ocurren durante un proceso Objetivo de

proporcionar una imagen clara de toda secuencia de acontecimientos

del proceso.

19

http://www.slideshare.net/Michellahada/tipos-de-diagramas

43

2.4.2.2 Diagrama de Procesos20

Representación gráfica de los puntos en los que se introducen materiales

en el proceso y del orden de las inspecciones y otras operaciones.

Objetivo dar una imagen clara de toda la secuencia de acontecimientos del

proceso, estudiar las fases del proceso en forma sistemática.

2.4.2.3 Diagrama de Tarta

En los diagramas de tarta un objeto visual que representa la totalidad del

universo explorado es dividido en partes, la superficie de cada una

representa el valor de la variable de estudio seleccionada. La idea de este

tipo de trabajo es la de que sus partes se conviertan en un tipo de

representación casi específica para la representación de porcentajes.

20


44

45

TIPOS DE DIAGRAMAS21

Gráfico 12

21

Elaboración propia Fuente: http://www.slideshare.net/Michellahada/tipos-de-diagramas

Diagramas de flujo

Diagrama de procesos

Diagrama de tarta

46

2.5 Los Manuales Administrativos

Para ésta investigación es necesario abordar la parte teórica del tema “Manuales

Administrativos”, porque es la base para la elaboración del Manual de Políticas

Internas y Funciones de los servicios que se desea para Newvalorem Cia. Ltda.

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para

registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una

organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,

procedimientos, elementos de calidad, etc) como las instrucciones y lineamientos

necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

2.5.1 Objetivos22

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o

sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos

niveles jerárquicos que la componen.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evita la

repetición de instrucciones y criterios de actuación.

Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de

negocio.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,

materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

22


47

Facilitar la cadena de valor de la organización.

Servir como fuente de información para conocer la organización.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras

organizaciones.

Constituir un vehículo de orientación e información a los proveedores de

bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los interactúa la

organización.

2.5.2 Clasificación Básica

2.5.2.1 Por su naturaleza o área de aplicación23

Microadministrativos

Son los manuales que corresponden a una sola organización, que se

refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas

en forma específica.

Macroadministrativos

Son los documentos que contienen información de más de una

organización.

Mesoadministrativos

Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o

ramo específico. El término mesoadministrativo se una normalmente en el

sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

23


48

2.5.2.2 Por su contenido24

De organización

Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes,

legislación, atribuciones, estructura orgánica, misión y funciones

organizacionales. Cuando corresponden a un área específica comprenden

la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el

directorio de la organización.

De procedimientos 25

Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la

sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí,

que se constituyen en una unidad para la realización de una función,

actividad, o tarea específicas en una organización.

Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución, el

uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de

métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo

oportuno y eficiente.

La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el

desarrollo de las actividades de rutina de todos los niveles jerárquicos, lo

que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la

productividad.

De gestión de calidad

Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de

gestión de la calidad, el cual influye sobre el alcance, exclusiones,

directrices de calidad (objetivos y políticas de calidad); responsabilidad y

autoridad del sistema de gestión de la calidad; mapas de procesos,

24



49

sistemas de gestión de la calidad; responsabilidades de la alta dirección;

gestión de recursos; realización del servicio o producto; medición, análisis y

mejora, y referencias normativas.

De historia de la organización26

Estos manuales son documentos que refieren a la historia de la

organización, es decir, su creación, crecimiento, logros, evolución,

situación y composición.

De políticas

También conocidos como de normas, estos manuales incluyen guías

básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones,

diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización.

De Contenido múltiple

Estos manuales concentran información relativa a diferentes tópicos o

aspectos de una organización. El objetivo de agruparla en un solo

documento obedece básicamente a las razones siguientes:

Que sea más accesible para su consulta

Que resulte más viable económicamente

Qué técnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de

información.

Qué sea una instrucción de nivel directivo

De puestos

Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa

la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los

puestos de una organización.

26


50

De técnicas

Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear

las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o

funciones.

De ventas

Es un compendio de información específica para apoyar la función de

ventas; puede incluir:

Definición de estrategias de comercialización

Descripción de productos o ambos servicios

Mecanismos de negociación

Políticas de funcionamiento

De producción

Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de producción en

todas sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios

y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.

De finanzas

Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos

económicos de una organización en todos sus niveles, en particular en las

áreas responsables de su capacitación, aplicación, resguardo y control.

De personal

Identificados también como manuales de relaciones industriales de las

reglas del empleado o de empleo.

51

2.5.2.3 Por su ámbito27

Manuales Generales

Son documentos que contienen información general de una organización,

según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de

operación y tipo de personal.

Manuales Específicos

Estos manuales concentran información de un área o unidad administrativa

de una organización; por convención, incluyen la descripción de puestos.

En el caso objeto del estudio el manual a desarrollar se enmarca en la

siguiente clasificación:

Macroadministrativo, por su naturaleza

De políticas, por su contenido

General, por su ámbito

27

BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009. Pag. 247-248

52

TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS28

Gráfico 13

28

Elaboración propia Fuente BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición. México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009.

POR SU NATURALEZA

• Microadministrativos

• Macroadministrativos

• Meso administrativos

POR SU CONTENIDO

• De organización

• De procedimientos

• De gestión de calidad

• De historia de la organización

• De políticas

• De contenido múltiple

• De puestos

• De técnicas

• De ventas

• De producción

• De finanzas

• De personal

POR SU ÁMBITO

• Generales

• Específicos

53

2.6 Las Políticas

Este tema se toma en cuenta para la investigación, porque el objetivo central es el

diseño de un manual de políticas, siendo necesario tomar como base la teoría

para la elaboración de la misma.

Constituyen un plan general de acción que guía a los miembros de una

organización en la conducta de su operación, esta actividad debe conducir al

logro de los objetivos fijados de la empresa.

2.6.1 Definición de Manual de Políticas29

Documento elaborado sistemáticamente en el cual de detallan las actividades a

ser cumplidas por todo el personal de un organismo y en la forma en la que deben

ser desarrolladas.

Para poder dar una definición, se cita algunos conceptos de diferentes autores:

DuhatKizatus Miguel A. Lo define “ Un documento que contiene, en forma

ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia,

organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran

necesarios para la menor ejecución del trabajo”.

Para Terry G.R.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que

conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos

de un empleado en una empresa”.

Continolo G. Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado

sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los

esfuerzos del personal operativo”.

29

RODRIGUEZ VALENCIA, Como elaborar y usar los manuales administrativos, Editorial Thompson, 2002 Pag. 25-28

54

2.6.2 Objetivo del Manual de Políticas:

Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuado

funcionamiento.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben

realizarse en cada unidad administrativa.

Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios

lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

2.6.3 Importancia del Manual de Políticas30

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a

la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y

procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos

entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de

los objetivos del organismo.

También ayuda a los administradores a no repetir la información o

instrucciones.

2.6.4 Ventajas de los Manuales de Políticas31

Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través

de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo

diversas circunstancias.

30

RODRIGUEZ VALENCIA, Como elaborar y usar los manuales administrativos, Editorial Thompson, 2002 Pag. 25-28 31

RODRIGUEZ VALENCIA, Como elaborar y usar los manuales administrativos, Editorial Thompson, 2002 Pag. 25-28

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/debu/debu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/soluciones/soluciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtml

55

Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y

solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos

directivos.

Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede

operar libremente.

Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los

empleados.

Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos

los niveles.

El Manual de Políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro,

para ubicar en su puesto nuevos empleados.

http://www.monografias.com/trabajos14/deficitsuperavit/deficitsuperavit.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/habi/habi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtml

56

CAPITULO III

MARCO REFERENCIAL

57

CAPÍTULO III

3. MARCO REFERENCIAL

ANÁLISIS SITUACIONAL

3.1 Análisis Interno

3.1.1 Antecedentes de la empresa

Newvalorem es una Compañía Limitada, constituida en enero del año 2010, fue

creada por cuatro socios con el fin de proveer servicios de consultoría y asesoría.

Newvalorem formada por un grupo de profesionales de probada trayectoria,

multidisciplinario en los sectores público y privado, conformado para generar

soluciones efectivas en los ámbitos tributario, administrativo, financiero, legal y de

recursos humanos.

El objetivo de la empresa es satisfacer las necesidades de sus clientes

agregándole valor a su negocio de manera simple y rápida.

Newvalorem desde el principio, ha sido muy claro con sus clientes que operará

bajo un código de ética profesional muy alto, con pautas de conducta cuyas bases

son la honestidad, la calidad de sus servicios y el compromiso de obtener con

eficacia y eficiencia resultados óptimos.

La información recibida de sus clientes también es tratada con las más altas

normas de confidencialidad.

Los socios fundadores, cuentan con una amplia experiencia de más de 10 años

en la administración pública y privada, asistidos por un amplio staff de

profesionales en los distintos sectores de la economía y la jurisprudencia.

Newvalorem ofrece asesoría a un rango muy amplio de servicios para que sus

clientes tengan mayores utilidades, garantizando el manejo adecuado de sus

obligaciones tributarias y de esta manera optimizar su carga impositiva.

58

Durante los primeros meses de funcionamiento de la empresa, se produjeron

errores en el establecimiento de precios, formatos presentados, documentos sin

todos los requisitos, entre otros.

Para implementar este Manual, se realizará una revisión completa de todos los

servicios que la compañía ofrece y se hará una descripción detallada de lo que se

puede y no se puede hacer, se establecerán formatos estandarizados para cada

uno de los servicios.

Se realizará también una encuesta a los empleados, para que sean parte de este

proceso y para que sus ideas y sugerencias estén incluidas en este documento.

Se desarrollará una encuesta para los clientes que la empresa actualmente

posee, para conocer la calidad de los servicios prestados.

Las empresas grandes así como las multinacionales poseen Manuales de

Políticas Internas porque simplemente funcionan. Tener reglas claras ayudan a

toda la organización a saber cuál es el límite en diferentes aspectos como:

Códigos de conducta, políticas de compras, reglamentos internos y otros.

59

a)

LEMA DE NEWVALOREM

“Agregamos Valor a su Empresa”

b)

MISIÓN

Agregar valor a las mejores empresas del país brindando soluciones

efectivas en asesoría tributaria, financiera, legal y desarrollo de talento

humano.

c)

VISIÓN

En el 2014 ser la mejor empresa nacional y un referente a nivel internacional,

por ofrecer servicios que generan valor para nuestros clientes en asesoría

tributaria, financiera, legal y desarrollo de talento humano.

LOGO

60

3.1.2 Servicios que presta

TRIBUTARIO:








RECURSOS HUMANOS:







LEGAL:




Devoluciones de impuestos

Poderes notariales

Trámites varios

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:




61

3.1.2 Organigramas de la empresa

3.1.3.1 Organigrama estructural


Organigrama Estructural

Gráfico 14

Accionistas

Gerencia General

Gerencia

Financiera y

Contable

Gerencia

Tributaria y Legal

Gerencia

Administrativa y

RRHH

Gerencia de

Capacitación

Administración de

RRHH

Materiales y

Logística

Finanzas

Contabilidad

Legal

Tributario

Capacitación

Sector Privado

62

3.1.3.2 Organigrama Funcional de la Empresa a Nivel Gerencial


Organigrama Funcional (A nivel gerencial)

Gráfico 15

Gerencia Financiera y

Contable

1. Manejo Servicios

Contables

2. Preparación

documentos para

instituciones

Gubernamentales

3. Relaciones con

cliente

4. Manejo de Servicios

5. Preparación

propuestas

Gerencia de

Capacitación

1. Preparación

propuestas de

capacitación

2. Preparación

Materiales para los

talleres a realizarse

3. Coordinación de

Logística como: hoteles,

alimentación, transporte

cuando es requerido,

acuerdos

capacitadores, control

de costos.

Gerencia Legal y

Tributario

1. Asesoría Legal

2. Constituciones de

Empresas

3. Asesoría Tributario

4. Preparación

propuestas asesoría

legal y tributario

5. Reclamos del IVA

Gerencia Administrativa

y RRHH

1. Manejo Administrativo

2. Manejo del Personal

3. Elaboración y

coordinación de

contratos

4. Implementación de

normas y políticas

5. Coordinación de

Proyectos

6. Preparación de

propuestas

Gerencia General

1. Cumplir con los objetivos propuestos

2. Vigilar el cumplimiento de los proyectos a

cargo de las distintas gerencias

3. Mantener excelentes relaciones con los

clientes

4. Obtener más clientes

63

3.1.3.3 Organigrama de Posición de la empresa a Nivel Gerencial

Gráfico 16


Organigrama de Posición (A nivel gerencial)

Accionistas

2 socios

Gerencia General

1 Gerente General

1 Asistente Administrativo


Contable

1 Gerente Financiero y

Contable

2 Auxiliares Contables

Gerencia Tributaria y

Legal

1 Gerente Tributario y

Legal

Gerencia

Administrativa y RRHH

1 Gerente

Administrativo y RRHH

1 Asistente

Administratvio

Gerencia de

Capacitación

1 Gerente de

CapacitacIón

Total Empleados: 10

64

3.1.4 Mapa de ubicación de la empresa

Oficinas:

Av. 6 de Diciembre N33-32 e Ignacio Bossano

Edificio "Torres Bossano" 7mo. Piso Of 703

Mail: [email protected]

(593) 2 3825307

(593) 9 9828292

65

3.1.5 Cuadro Clientes Newvalorem

3.1.5.1 Servicios contables

Nombre de la Empresa Objeto de la Empresa

Utag Ecuador Cia. Ltda. Dispositivos electrónicos

Equatrekking Cia. Ltda. Turismo receptivo

Industrias Wayne Comp. Venta de productos

Nolimit C.A. Venta de productos farmacéuticos

RTG C.A. Venta de productos farmacéuticos

MG Electricidad Venta de material eléctrico

W Terán Servicios de obras civiles

E. Martínez Arquitecto

Imagine Store Venta de Material didáctico educativo

Crecer Seguros Broker de Seguros

Personas naturales

66

3.1.5.2 Servicios de Capacitación


CONELEC Distribuidora de Electricidad

Hospital José María Velasco Ibarra-Tena Servicios Médicos

3.1.5.3 Servicios Legales y Tributarios


Utag Ecuador Cia. Ltda. Dispositivos electrónicos

Equatrekking Cia. Ltda. Turismo receptivo

Industrias Wayne Comp. Venta de productos

Ecuaempaques Venta suministros de oficina

Nolimit C.A. Venta de productos farmacéuticos

RTG C.A. Venta de productos farmacéuticos

MG Electricidad Venta de material eléctrico

3.1.5.4 Cuadro resumen de proveedores

Nombre de la empresa Servicio o producto que provee

Grupo Omega Computadoras, impresoras, equipo de

oficina

Grupo FENIX Sistema contable

Hotel Sheraton Servicios de Alimentación

Lombeida Grafic Servicios de Imprenta

Hostería El Paraíso de las Orquídeas

Tena

Servicios de Alimentación y Hospedaje

Paco Suministros de oficina

Sumipal Impresiones de facturas, tarjetas,

diplomas

67

3.1.7 Presupuesto año 2011

Presupuesto año 2011Año fiscal: 2011

Enero-2011Febrero-

2011Marzo-2011 Abril-2011 Mayo-201 Junio-2011 Julio-2011

Agosto-

2011

Septiembr

e-2011

Octubre-

2011

Noviembre-

2011

Diciembre-

2011Total

ENTRADAS DE EFECTIVO Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Ventas Contabilidad

Capacitaciones 21000,00 21000,00

Contabilidades 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 3200,00 38400,00

TOTAL COBROS EFECTIVO 6970,10 5082,00 5648,82 4665,27 6417,00 6106,00 6351,00 5851,00 7051,00 8205,00 27205,00 7405,00 96957,19

SALIDAS DE EFECTIVO

Sueldos 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 48000,00

Capacitador 7000,00 7000,00

Cafetería 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 300,00

Suministros oficina 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 600,00

Publicidad (Arreglo oficina) 500,00 50,00 50,00 50,00 50,00 0,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 500,00 1450,00

Transporte 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 2400,00

Renta y Condominio 336,00 336,00 336,00 336,00 408,00 408,00 408,00 408,00 408,00 408,00 408,00 408,00 4608,00

Teléfono 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 1200,00

Internet & dominio 259,00 35,00 35,00 35,00 35,00 70,00 100,00 100,00 100,00 70,00 70,00 70,00 979,00

Limpieza Oficina 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 480,00

Seguros 208,00 208,00 208,00 208,00 208,00 208,00 208,00 230,00 230,00 232,00 232,00 232,00 2612,00

Impuestos (inmuebles, etc.) 150,00 0,00 0,00 0,00 150,00

Personal Temporal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Costos Proyecto 0,00 15000,00 15000,00

Cambio Oficina 500,00 500,00 500,00 0,00 1000,00 2500,00

SUBTOTAL 5718,00 5044,00 5194,00 5044,00 5616,00 5601,00 5681,00 5203,00 5203,00 6175,00 27175,00 5625,00 87279,00

Otros gastos iniciales

Total Ingresos - Gastos 1252,10 38,00 454,82 -378,73 801,00 505,00 670,00 648,00 1848,00 2030,00 30,00 1780,00 9678,19


68

3.2 Análisis Externo

Para facilitar este análisis se aplica el modelo de las 5 fuerzas de Porter32

3.2.1 Competitivo

32

es.wikipedia.org/wiki/Análisis_Porter_de_las_cinco_fuerzas

Rivalidad entre

competidores existentes

Amenaza de los nuevos

competidoes

Poder de negociación

de los clientes

Amenaza de productos y

servicios sustitutivos

Poder de negociacióon

de los proveedores

69

3.2.1 Amenazas de Posibles entrantes o competidores

Preguntas Si Medio No Notas

Los clientes incurren en costos

significativos al cambiar

proveedores?

X Es este mercado

Es necesario mucho capital para

entrar al sector?

X

Hay dificultad en el acceso a los

canales de distribución?

X

El servicio tiene características

únicas a costos más bajos

X

Hay licencias, seguros o

estándares difíciles de obtener?

X Documentación que abalice

la experiencia y trayectoria

Hay dificultad en acceder a

gente, materiales e insumos

X Se requiere un

Fuente: THOMPSON y STRICKLAND, Administración Estratégica, McGrawHill 13ª edición, Pag.

147

Barreras de entradas altas= + favorables atractividad de la industria

Barreras de entradas bajas=- desfavorables a la atractividad de la industria

70

3.2.2 Rivalidad entre competidores existentes


La industria está creciendo

rápidamente?

X

Los costos fijos son un porción

relativamente baja del costo

total?

X

Los clientes incurren en un costo

al cambiar a un competidor

X

El servicio es complejo y

requiere una comprensión

detallada por parte de mi cliente

X

Todos los competidores son de

aproximadamente el mismo

tamaño de mi empresa

X


147



71

3.2.3 Amenaza de productos y servicios sustitutos


El cliente incurre en costo al

intercambiarse a un servicio

sustituto?

X

El cliente no tiene un sustituto

verdadero?

X

No es probable que un cliente

cambie a un sustituto?

X No es probable porque

cada uno de mis productos

son servicios de consultoría

y no lo puede cambiar por

otro tipo de servicio.


147

Barreras de entradas altas = + favorables a la atractividad de la industria

Barreras de entradas bajas= - desfavorables a la atractividad de la industria

72

3.2.4 Poder de negociación de los compradores o clientes


Hay una cantidad de

compradores relativo al número

de firmas en su negocio?

X

Tiene una gran cantidad de

clientes con compras

relativamente pequeñas?

X

El cliente hace un costo

significativo si hace un cambio

de proveedor?

X

Los clientes no son muy

sensibles al precio?

X

El producto es único en cierto

grado o tiene una marca

reconocida?

X

Son lucrativos los negocios de

sus clientes?

X


147



73

3.2.5 Poder de negociación de los vendedores o proveedores


Los insumos (materiales de

trabajo, insumos) son estándares

más que únicos o diferenciados

X

Es barato y rápido cambiar entre

proveedores?

X El sistema contable sería el

único que podría en un

momento causar un

problema

Los proveedores encuentran

difícil entrar a mi negocio?

X

Se puede cambiar mis insumos

realmente?

X

Tiene la empresa muchos

proveedores potenciales?

X

Es este negocio es importante

para mis proveedores

X


147



74

3.2.6 Evaluación global de la industria

Favorable Moderado Desfavorable

Amenaza de

entrantes

potenciales

X

Poder de

negociación de

los compradores

X

Amenaza de

sustitutos

X

Poder de

negociación de

los proveedores

X

Intensidad de la

revalidad de los

competidores

establecidos

X

Elaboración propia. Fuente: THOMPSON y STRICKLAND, Administración Estratégica,

McGrawHill 13ª edición, Pag. 147

75

3.2.2 ANÁLISIS FODA33

33

Fuente: MONCAYO, Módulo de Planificación Estratégica 2010, Universidad Tecnológica Equinoccial

FORTALEZAS

1. Personal capacitado y con amplia experiencia

2. Servicio personalizado

3. Gama amplia de servicios para satisfacer necesidades del cliente

4. Soluciones ágiles y correctas

5. Habilidades comprobadas para mejorar los procesos de calidad en los servicios que brindamos

DEBILIDADES

1. Flujo de caja

2. Altos costos fijos

3. Falencias en la comercialización

4. No contar con procesos y funciones denifidas

5. Relativamente nueva en el mercado

OPORTUNIDADES

1. Empresas clausuradas por errores de los contadores

2. Tendencia de tercerizar servicios contables y administrativos

3. Calificaciones para prover diferentes servicios en el sector público

4. Ser recomendado por clientes nuestros

5. Alianzas estratégicas

AMENAZAS

1. Precios más competitivos

2. Inseguridad jurídica

3. Cierre de empresas

4. Empresas similares en el mercado, con costos inferiores

5. Nuevos requerimientos costosos

76

3.3.1 MATRIZ FODA34

Gráfico 17

34


1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1 1 3 1 2 3 0 2 0 3 1 16

2 3 3 3 1 3 3 2 0 3 3 24

3 3 1 3 1 2 3 2 3 3 3 24

4 1 3 1 2 0 1 0 3 1 3 15

5 2 0 1 1 2 3 2 3 2 3 19

1 1 2 2 2 2 2 3 2 3 3 22

2 2 0 0 0 2 0 0 0 1 0 5

3 2 1 0 0 0 2 1 0 1 0 7

4 2 3 2 2 3 2 2 2 3 2 23

5 2 0 0 0 0 3 3 2 1 0 11

TOTAL 19 16 13 11 17 19 17 15 21 18 166

ESCALA

ALTO = 3

MEDIO = 2

BAJO = 1

NINGUNO = 0

FORTALEZAS DEBILIDADESO

P

O

R

T

U

N

I

D

A

D

E

S

A

M

E

N

A

Z

A

S

77

3.3.1.1 PROPOSITOS ESTRATÉGICOS35

35


La fortaleza de contar con personal capacitado con amplia eperiencia

La oportunidad de tendencias a tercerizar servicios contables y administrativos

Evitará que la amenaza empresas similares en el

mercado con costos inferiores

Propósito Estratégico Proveer servicios administrativos personalizados

La debilidad

de fa lencias en la comercialización

La oportunidad de calificarse para el sector público y participar en diferentes proyectos

Eliminará la amenaza de que los requerimientos costosos sean un impedimento para crecer.

Propósito Estratégico Abrir nuevos mercados, púbilco y privado con nuevos productos

78

3.3.1.2 Análisis FODA:

De acuerdo con el análisis realizado utilizando la matriz FODA y el análisis

competitivo de las 5 Fuerzas de Porter la empresa requiere cumplir con tres

propósitos estratégicos:

Proveer servicios administrativos

Abrir nuevos mercados especialmente en el sector público

Elaborar un manual de políticas internas y funciones de los servicios de la

empresa

La debilidad No contar con procesos y funciones definidos

Oportunidad Permitirá que nuestros clientes nos recomienden

Eliminará la amenaza De perder clientes por haber empresas similares en el mercado con precios más bajos

Propósito Estrategico Elaborar Manual de políticas internas y

funciones

79

CAPITULO IV

MARCO CONCEPTUAL

80

CAPITULO IV

4. MARCO CONCEPTUAL

Acción. Efecto de hacer. Hecho en que se materializa una iniciativa, un

proyecto o las actividades de una organización:

Ámbito. Alcance de una acción. Área de influencia o cobertura de las

acciones de una unidad administrativa, programa, función, proceso o

proyecto.

Análisis. Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos

constitutivos, sus características representativas, sus interrelaciones, así

como la relación de cada elemento con el todo.

Autoridad. Facultad conferida a un órgano o persona para actuar y resolver

acerca de una materia o campo específico.

Autoridad funcional. Representa la relación de mando especializado con

base en el conocimiento y dominio de un campo específico, independiente

de la dependencia jerárquica.

Autoridad staff. Es la autoridad que tienen los órganos o unidades de

apoyo que brindan asistencia técnica a los órganos o unidades de línea.

Base jurídica: Se refiere a la Ley, Orden Ejecutiva o Resoluciones que

dispongan la creación de un organismo, programa o la asignación de

recursos.

81

Cadena de mando. Canal formal que distribuye la autoridad de una

organización a través de su estructura organizacional.

Calidad. Totalidad de los rasgos y características de un producto o servicio

que se relacionan con su capacidad para satisfacer determinadas

necesidades.

Coordinación. Logro de la unidad y orden de las acciones para desarrollar

una actividad o alcanzar un objetivo.

Cronograma. Instrumento de medición que expresa las relaciones de una

actividad con el tiempo en que deben ser ejecutada.

Delegación de autoridad. Acto de facultar y responsabilizar a un

subordinado para tomar decisiones, emitir instrucciones y hacer que se

cumplan.

Diagnóstico Situacional: En el planeamiento estratégico se identifican las

orientaciones fundamentales que guiarán en el mediano y largo plazo el

funcionamiento de una institución; en tal sentido, cobra importancia poder

dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿Quiénes somos?, ¿Por qué

existimos? y ¿Hacia dónde vamos?

Diagnóstico. Proceso de acercamiento, gradual al conocimiento analítico de

un hecho o problema, que permite destacar los elementos más significativos

de su composición y funcionamiento, para derivar acciones de ajustes y o

desarrollo orientadas a optimizarlo.

82

Diseño de estructuras. Descripción o representación gráfica del perfil de

una estructura organizacional.

Diagrama de flujo. Son diagramas que emplean símbolos gráficos para

representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la

secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción.

Eficacia. Capacidad de alcanzar los objetivos propuestos.

Eficiencia. Uso adecuado de los medios disponibles para alcanzar un

objetivo.

Empresa. Organización de una actividad económica que reúne los

elementos de capital y trabajo para orientar sus relaciones hacia la

producción de bienes y o servicios para el mercado.

Equipo de trabajo. Conjunto de personas que interactúan entre sí con la

finalidad de cumplir con una función, encontrar soluciones a problemas

concretos o desarrollar ideas para mejorar el desempeño de una

organización.

Estrategia. Principios y rutas fundamentales que orientan una proceso para

alcanzar los objetivos propuestos. Definición de los objetivos de una

empresa, y la adopción de los cursos de acción y asignación de los recursos

necesarios para alcanzarlos.

Estructura Orgánica. Disposición en que se ordenan las unidades

administrativas de una organización conforme a criterios de jerarquía y

especialización. Sistema formal en que se plasma la división del trabajo

83

precisando la interrelación y coordinación de las funciones con la misión y

objetivos.

Ética. Sistema de normas que define y ordena los valores de una persona u

organización.

Función. Conjunto de actividades asignadas a cada una de las unidades

administrativas que integran una institución, que se definan a partir del

ordenamiento que la crea un grupo de actividades afines necesarias para

alcanzar los objetivos de una institución.

Habilidad conceptual. Capacidad para imaginar o desarrollar ideas en

torno a un propósito.

Indicador. Dimensión utilizada para medir los resultados obtenidos en la

ejecución de un programa, proyecto o actividad. Unidad de medida que se

establece para precisar el avance del desarrollo de una función.

Jerarquía: orden de precedencia establecido entre los integrantes de una

organización, derivado de la distribución de autoridad y responsabilidad.

Lineamiento. Directriz que establece los límites para que lleven a cabo las

actividades.

Método. Modo prescrito de la realizar un trabajo para alcanzar resultados

mediante el uso racional de los recursos.

Manual de Políticas internas: Documento que contiene información válida y

clasificada sobre las políticas, normas e instrucciones que rigen el quehacer

84

de corto, mediano y largo plazo de los funcionarios de una organización. Su

contenido son políticas, normas e instrucciones.

Manual de funciones: Documento similar al Manual de Organización.

Contiene información válida y clasificada sobre las funciones y productos

departamentales de una organización. Su contenido son y descripción

departamental, de funciones y de productos.

Nivel jerárquico. Elemento de una estructura que comprende todas las

unidades que tienen un rango o autoridad y responsabilidad análogos

independiente de su función.

Objetivo. Propósito o fin que se pretende alcanzar con la realización de una

operación, actividad, procedimiento o función.

Organización. Unidad social constituida en forma deliberada con fines y

objetivos predeterminados sobre una base de actuación de cierta

permanencia que se rige por un orden normativo y se estructura alrededor de

centros de poder y de decisión internos y externos, que regulan y controlan

su operación para encaminarla al cumplimiento de sus objetivos.

Planeación estratégica. Esfuerzo sistemático formal para establecer una

misión, definir metas, analizar el ambiente externo para identificar

oportunidades y amenazas, así como estudiar el ambiente interno para

precisar fortalezas y debilidades a fin de formular e implementar las

estrategias para que en una organización alcance sus objetivos en forma

óptima.

85

Política. Norma general conformada por declaraciones e interpretaciones

que guían o encauzan la conducta y el pensamiento para la toma de

decisiones.

Presupuesto. Estimación programada en forma sistemática de los ingresos

y egresos que maneja una organización en un período determinado.

Procedimiento. Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre

sí, que constituyen una unidad dentro de un ámbito predeterminado de

aplicación.

Proceso. Conjunto de actividades interrelacionadas con insumos y

rendimientos prescritos, que atraviesan los límites funcionales de una

organización.

Programación. Fijación de metas y asignación de recursos humanos,

financieros y materiales para alcanzar dichas metras dentro de un período

determinado.

Reglamento. Disposición expedida para hace cumplir los fines de una

organización. Traducción funcional de una ley para efectos prácticos.

Responsabilidad. Asignación de una tarea a una persona o unidad

administrativa que, indefectiblemente deben realizar.

Sector privado. Constituye el ente económico que desarrolla actividades

productivas como la venta de bienes y servicios orientados hacia la

percepción de utilidades.

86

Sector público. Conjunto organizado de instituciones o instancias de

gobierno que por mandato constitucional realizan funciones legislativas,

acciones jurídicas-administrativas, de regulación, de producción, de

acumulación y financiamiento a fin de satisfacer las necesidades de la

población.

Unidad administrativa. Órgano que tiene funciones propias derivadas de su

ubicación en la estructura de una organización.

Ventaja competitiva. Rentabilidad mayor que una empresa tiene respecto

de la rentabilidad promedio de todas las empresas de su industria.

Visión. Percepción de la realidad y de las oportunidades a las que puede

acceder una persona o una empresa. Capacidad de detectar o inferir

información del ambiente para ubicar un nicho o posición de mercado

factible de desarrollar.

87

CAPITULO V

MARCO METODOLÓGICO

88

CAPITULO V

5. MARCO METODOLÓGICO

5.1 Metodología de la investigación

Para la elaboración de este Manual se utilizarán los siguientes métodos de

investigación:

5.1.1 Técnicas de Investigación

En función del logro de los objetivos de este estudio, se emplearon instrumentos y

técnicas orientadas a obtener información o datos a través de las siguientes

técnicas:

• Observación

• Revisión Documental

• Encuesta: En la presente investigación se aplicó una encuesta a cada una de las

muestras objeto de estudio, con el propósito de obtener sus opiniones acerca de

la temática planteada.

El instrumento aplicado a los clientes de Newvalorem se denominó “ENCUESTA

SATISFACCIÓN CLIENTES”.

El instrumento aplicado al personal de Newvalorem se denominó “ENCUESTA

MEJORAMIENTO CONTÍNUO”.

Ambos instrumentos fueron sometidos a criterios de validez y confiabilidad que

precisaron la pertinencia, exactitud y suficiencia del mismo.

89

Buenos días:

Newvalorem está trabajando en un estudio que servirá para elaborar un Manual

de Políticas Internas y Funciones de la empresa.

Por esta razón quisiéramos pedir su ayuda contestando a las preguntas

detalladas a continuación, no demorará más de 10 minutos.

Favor contestar a este cuestionario con la mayor sinceridad posible.

Muchas gracias por su colaboración!!!

ENCUESTA SATISFACCIÓN CLIENTE

Nombre:________________________________________________

Cargo que ocupa:_____________________ Fecha:______________

Favor poner una X en el casillero que Usted considere, siendo el 1 el más bajo y 5

el más alto.

Pregunta 1 2 3 4 5

La comunicación que tiene

con Newvalorem es

Newvalorem le provee un

servicio

Cuando requiere información

o reportes por parte de

Newvalorem, tiene una

respuesta

Considera que Usted requiere

que Newvalorem le

proporcione de recordatorios

de las fechas límites que

tiene para la presentación de

los documentos al SRI

90

Tiene inconvenientes entregando los documentos mensualmente a Newvalorem

SI NO

Si su respuesta es afirmativa favor explique:

_______________________________________________________________

Piensa que Newvalorem podría mejorar el servicio que le está brindando

SI NO


_______________________________________________________________

En algún momento por culpa de Newvalorem ha estado Usted incumpliendo con

alguna entidad de regulación ej. SRI, Super de Cías, Municipio.

SI NO


_______________________________________________________________

Recomendaría Usted a otra persona a Newvalorem

SI NO

Nombre del referido________________________________

Teléfono del referido_______________________________

91

TABULACIÓN DE DATOS (TOTAL DE 10 CLIENTES)

Pregunta 3 4 5

La comunicación que tiene

con Newvalorem es

2 5 3

Newvalorem le provee un

servicio

1 5 1

Cuando requiere información

o reportes por parte de

Newvalorem, tiene una

respuesta

3 3 4

Considera que Usted requiere

que Newvalorem le

proporcione de recordatorios

de las fechas límites que

tiene para la presentación de

los documentos al SRI

8 1 1

Preguntas:

Tiene inconvenientes entregando los documentos mensualmente a Newvalorem

SI 4 NO 6

Piensa que Newvalorem podría mejorar el servicio que le está brindando

SI 7 NO 3

En algún momento por culpa de Newvalorem ha estado Usted incumpliendo con

alguna entidad de regulación ej. SRI, Superintendencia de Compañías, Municipio.

SI 2 NO 8

Recomendaría Usted a otra persona a Newvalorem

SI 10 NO 0

92

Análisis encuesta “ENCUESTA SATISFACCIÓN CLIENTES”

Mandar información actualizada a través del mail, para dejar una

constancia de que el trabajo está actualizada aunque no exista reunión.

Que nuestros clientes reciban información permanente y siempre

considerando las fechas de presentación a las diferentes entidades de

regulación

Hacer un seguimiento de cada uno de nuestros clientes a través del uso de

los procesos de cada uno de nuestros servicios

Que todos los meses se emita un recordatorio de lo que deben entregar y

la fecha tope al SRI y a otras instituciones del estado

93

Buenos días:

Newvalorem desea implementar un Manual de Políticas Internas y Funciones de

la empresa.

Por esta razón quisiera contar con la mayor información posible, favor contestar

este cuestionario con la mayor sinceridad posible.

Muchas gracias por su colaboración!!!

ENCUESTA MEJORAMIENTO CONTINUO

Nombre:________________________________________________

Cargo que ocupa:_____________________ Fecha:______________

Favor poner una X en el casillero que Usted considere, siendo el 1 el más bajo y 5

el más alto.

Pregunta 1 2 3 4 5

Piensa Usted que

Newvalorem tiene

comunicación con sus

clientes.

Piensa Usted que la empresa

tiene políticas claras en cada

uno de los procesos para el

cumplimiento de los servicios

De acuerdo a la estructura

hay una fuente de distribución

de funciones

94

Tiene Newvalorem políticas y funciones establecidas

SI NO

Internamente, existen errores por no haber procesos establecidos

SI NO

De su opinión:

_______________________________________________________________

Tiene Newvalorem formatos estandarizados para todos los documentos salientes

de la empresa

SI NO

De su opinión:

_______________________________________________________________

Por culpa de Newvalorem algún cliente no ha cumplido con sus obligaciones ante

entidades de regulación ej. SRI, Super de Cías, Municipio.

SI NO


_______________________________________________________________

Que recomendaría Usted para que Newvalorem tenga cero errores

________________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

95

TABULACIÓN DE DATOS: 9 personas

Pregunta 3 4 5

Piensa Usted que

Newvalorem tiene

comunicación con sus

clientes.

1 6 2

Piensa Usted que la empresa

tiene políticas claras en cada

uno de los procesos para el

cumplimiento de los servicios

9

De acuerdo a la estructura

hay una fuente de distribución

de funciones

8 1

Tiene Newvalorem políticas y funciones establecidas

SI NO 9

Internamente, existen errores por no haber procesos establecidos

SI 9 NO 0

Tiene Newvalorem formatos estandarizados para todos los documentos salientes

de la empresa

SI 2 NO 7

Por culpa de Newvalorem algún cliente no ha cumplido con sus obligaciones ante

entidades de regulación ej. SRI, Super de Cías, Municipio.

SI 2 NO 7

Análisis de la ENCUESTA MEJORAMIENTO CONTINUO

Hace un Manual de Políticas Internas y Funciones para la empresa, con el fin de

que todo el personal conozca lo que debe hacer para evitar errores y que

realmente exista un mejoramiento continuo.

96

CAPITULO VI

PROPUESTA DE MANUAL

97

CAPITULO VI

PROPUESTA DE MANUAL

6.1 Manual de Políticas Internas y Funciones de NEWVALOREM

CIA. LTDA.

98

Manual de Políticas

Internas y

Funciones de los

servicios de


Elaborado en Quito, al 31 de Diciembre de 2011

Unidad Responsable: Gerencia Administrativa

Número de Páginas

99

Índice

Descripción Página

Introducción 3

Objetivos 3

Antecedentes Históricos 3

Legislación o base legal 4

Estructura orgánica 5

Organigrama estructural 6

Organigrama funcional 7

Organigrama de posición 8

Información Newvalorem 9

Descripción de puestos y funciones por área administrativa y posición

Procesos a utilizar

Formatos estandarizados

Políticas para cada área administrativa 10

Gerencia General 11

Gerencia Administrativa y RRHH 18

Gerencia Tributaria y Legal

Gerencia Financiera y contable

Gerencia de Capacitación

100

Introducción

Los manuales administrativos son indispensables en cualquier organización,

porque representa un elemento crucial para el proceso de toma de

decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por encima del

estándar regular.

Newvalorem desea implementar su manual de políticas internas y

funciones completamente adaptado a su realidad, al volumen de sus

operaciones y los recursos que dispone.

Objetivos

Que todo el personal de NEWVALOREM CIA. LTDA., utilice este manual

como una guía clara para:

Presentar una visión de conjunto y estandarizada de la organización

para su adecuada utilización.

Precisar expresiones y formatos generales para llevar a cabo

acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.

Proporcionar formatos estandarizados para agilizar los diferentes

procesos que maneja la empresa como: preparación de

presentación de propuestas, informes a clientes, documentos a

presentar a las instituciones de regulación y reportes.

Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios

lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Antecedentes Históricos

Newvalorem Cia. Ltda., creada en Quito el 13 de Enero del 2010, para

satisfacer un nicho importante del mercado en el sector contable,

financiero, legal y tributario.

Durante este tiempo ha ido incrementando su clientela fija a través de los

servicios contables, pero con una proyección mayor en otras áreas como

en capacitación en desarrollo del talento humano así como en la

provisión de servicios administrativos.

101

Legislación o base legal de los Servicios que provee NEWVALOREM

MINISTERIOO DE TRABAJO

Descripción Nombre de la Ley

o Reglamento

Artículo Responsabilidad de

Newvalorem Cia. Ltda.

Fecha de entrega

del formulario al

cliente

Fecha de

entrega al

Ministerio de

Trabajo

Décima tercera

remuneración

CODIGO DE

TRABAJO

Parágrafo 3ro. De las

remuneraciones

adicionales. Arts.111 al 112

Preparación y entrega al

cliente del formulario del

décimo tercer sueldo y su

presentación hasta la

fecha indicada en el

Ministerio de Trabajo, (No

es responsable del pago

ni de la fecha de pago).

Hasta el 10 de

diciembre de

cada año

Hasta el 15 de

Enero

Décima Cuarta

remuneración

CODIGO DE

TRABAJO

Parágrafo 3ro. De las

remuneraciones

adicionales. Arts. 113 al 114









Hasta el 10 de

agosto de cada

año

Hasta el 15 de

septiembre

Pago de utilidades CODIGO DE

TRABAJO

Capítulo IV De las

obligaciones del empleador

y del trabajador Parágrafo

2do. De las utilidades.

Arts.97 al 110









Hasta el 1ro. de

Abril de cada año

(si la empres tiene

utilidades a

repartir)

Hasta el 30 de

Abril

102

Contratos, Actas de

finiquito e ingresos al

Iess

CODIGO DE

TRABAJO

Capítulo IX De la

terminación del contrato de

trabajo Arts.169 al 195

Preparación de cálculo y

de los formularios

respectivos

Dentro del mes

de la fecha

solicitada

Dentro del

mes solicitado

Ingresos/Egresos al IESS LEY DE

SEGURIDAD

SOCIAL DEL

ECUADOR –

CONSITUCIÓN DEL

ECUADOR

Art. 34 Los derechos de los

empleados son

irrenunciables.

Ingresar cada vez que

sea necesario. Egresos

cada vez que sea

necesario

Desde el primer

día de trabajo

Dentro del

mes solicitado

ILUSTRE MUNICIPIO DE QUITO


o Reglamento


Newvalorem Cia.

Ltda.

Fecha de entrega

del formulario al

cliente

Fecha de entrega

al Municipio de

Quito

Patente Ley de control

tributario

financiero

Art. 1 de la Ordenanza

0135, R.O. 524, 15-II-2005

Entrega formulario

lleno para la

presentación al

Municipio de Quito.

Durante el mes de

Mayo

Responsabilidad

del Cliente.

Si administramos

(hasta el 15 de

Junio)

Impuesto del 1.5 por mil Ley de control

Tributario

Financiero

Registro Oficial No.97 Ley

No. 006

Entrega formulario

lleno para la

presentación al

Municipio de Quito.

Durante el mes de

Mayo

Responsabilidad

del Cliente.

Si administramos

(hasta el 15 de

Junio)

103

SERVICIO DE RENTAS INTERNAS


o Reglamento


Newvalorem Cia.

Ltda

Fecha de entrega

del formulario al

cliente

Fecha de entrega

al Servicio de

Rentas Internas

Declaraciones Mensuales Ley de Régimen

tributario interno

Capítulo III (Art. 63, 64,

65), Capítulo IV (Art. 66)

Ingresar

documentos al

sistema, subirlos al

portal del SRI y

entregar formulario

al cliente de IVA y

retenciones

Dependiendo de

la fecha de cada

cliente, siempre se

entregará por lo

menos 48 horas

antes de la fecha

límite de pago.

La información

debe ser

preparada y

subida al portal

hasta 48 horas

antes de su límite

de declaración.

Impuesto a la Renta Ley de Régimen

tributario interno

Capítulo I (Art. 71) Con la información

anual, preparar el

formulario del

impuesto a la renta

en el Portal del SRI.

Dependiendo de

la fecha de cada

cliente, siempre se

entregará por lo

menos 72 horas

antes de la fecha

límite de pago.

Dependiendo de

la fecha de cada

cliente, siempre se

entregará por lo

menos 72 horas

antes de la fecha

límite de pago.

104

Estructura orgánica

I. Nivel Institucional

1 Nivel directivo

1.1 Accionistas

1.2 Gerencia General

II. Nivel Intermedio

2 Nivel Gerencial

2.1 Gerencia Administrativa y RRHH

2.2 Gerencia Financiera y Contable

2.3 Gerencia Tributario y Legal

2.4 Gerencia de capacitación

III. Nivel Operativo

3 Nivel de Supervisión

3.1 Administración de RRHH

3.2 Materiales y Logística

3.3 Finanzas

3.4 Contabilidad

3.5 Legal

3.6 Tributario

3.7 Capacitación Sector Público

3.8 Capacitación Sector Privado

105

Organigramas


ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

106


ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Gerencia General

1. Cumplir con los objetivos propuestos

2. Vigilar el cumplimiento de los proyectos a cargo

de las distintas gerencias

3. Mantener excelentes relaciones con los clientes

4. Obtener más clientes

Gerencia Legal y

Tributario

1. Asesoría Legal

2. Constitución de empresas

3. Asesoría Tributario

4. Preparación de Propuestas asesoría legal y

tributario

5. Reclamos IVA

Gerencia Financiera y Contable

1. Manejo Servicios Contables

2. Preparación documentos para instituciones

Gubernamentales

3. Relaciones con clientes

4. Manejo de Servicios

5. Preparación de propuestas

Gerencia Administrativa y RRHH

1. Manejo administrativo

2. Manejo del personal

3. Elaboración y coordinación de contratos

4. Implementación de normas y políticas

5. Coordinación de Proyectos

6. Preparación de propuestas

7. Manejo servicio administrativo clientes

Gerencia de Capacitación

1. Preparación de propuestas de

capacitación sector pública y privado

2. Preparación de materiales para los talleres

a realizarse

3. Coordinación de logística como: hoteles,

alimentación, transporte, capacitadores,

control de costos

107


ORGANIGRAMA DE POSICIÓN

Accionistas

2 socios

Gerencia General

1 Gerente General

1 Asistente Administrativo


Contable

1 Gerente Financiero y

Contable

2 Auxiliares Contables

Gerencia Tributaria y

Legal

1 Gerente Tributario y

Legal

Gerencia

Administrativa y RRHH

1 Gerente

Administrativo y RRHH

1 Asistente

Administratvio

Gerencia de

Capacitación

1 Gerente de

CapacitacIón

1 Asistente

Total Empleados: 10

108

Información NEWVALOREM CIA. LTDA.

LEMA DE NEWVALOREM

“Agregamos Valor a su Empresa”

MISIÓN

Agregar valor a las mejores empresas del país brindando soluciones

efectivas.

VISIÓN

En el 2014 ser la mejor empresa nacional y un referente a nivel

internacional, por ofrecer servicios que generan valor para nuestros

clientes.

LOGO

109

1. Descripción de puestos

y funciones por área

administrativa

2. Procesos a utilizar

3. Formatos

estandarizados

4. Políticas para cada

área administrativa

110


Fecha:

Al 31 de

Diciembre de

2011

Manual de Políticas Internas y

Funciones de los Servicios de

NEWVALOREM

Página

ÁREA ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL

POLÍTICAS

Una vez a la semana se coordinará que se realice la reunión de staff con

cada una de las gerencias para conocer:

Prospectos de nuevos negocios de cada área administrativa

Se revisará la situación actual de cada cliente

Procesos y actividades pendientes

Cumplimiento del presupuesto

Revisión de costos de los proyectos

Las propuestas presentadas por las distintas áreas con su respectivos

costos, serán aprobados por la Gerencia General antes de ser enviados

al cliente.

Los costos y gastos de la empresa serán aprobados previamente por la

Gerencia General, de acuerdo con el presupuesto anual o con el

presupuesto del proyecto.

Trimestralmente un reporte con toda la información del status de la

empresa será entregada a los accionistas y este incluirá:

Estados financieros

Reporte de los proyectos existentes

Cumplimiento de objetivos

Reporte relación con clientes

PROCESOS DEL ÁREA

Entrega de propuestas

Negociación con clientes

Formatos estandarizados a utilizar

Cartas de presentación – Formato 1

Propuestas clientes en conjunto con Gerente de Área

111

INSTRUCCIONES PARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS

Utilizar los formatos preestablecidos

Presupuestar correctamente, utilizando la tabla de precios

Siempre utilizar hojas membretadas y letra century gothic 11

Abrir un archivo por cada prospecto/cliente en el servidor/prospectos

Si la propuesta es aceptada abrir una carpeta en el servidor con el

nombre del cliente, incluir el archivo de la propuesta presentada

Entregar en carpeta de Newvalorem en sobre cerrado con nombre

impreso en el sobre a entregar

PUESTOS DEL ÁREA:

Gerente General 1

Asistente de Gerencia 1

DESCRIPCIÓN DE PUESTO: GERENTE GENERAL

A) Identificación

Número de plazas: 1

Ámbito de operación: Toda la empresa

B) Relaciones de autoridad

Jefe inmediato: Accionistas empresa

Subordinados directos: Gerente Administrativo y RRHH

Gerente Legal y tributario

Gerente Financiero y Contable

Gerente Capacitación

C) Propósito del puesto

Ser el líder de la organización

Formular estrategias de negocio de la organización

Planear, organizar, dirigir y controlar que los objetivos de la empresa sean

cumplidos

Manejar la imagen y los negocios de la organización

Manejo de relación con clientes

D) Funciones

Establecer políticas para la toma de decisiones en todos los niveles de la

organización

Definir prioridades de la organización a corto, mediano y largo plazo

Mantener el rumbo de la organización de acuerdo con los objetivos de la

organización

Fomentar el espíritu de equipo y el respeto a los valores de la

112

organización

Definir el marco de actuación de la organización.

E) Comunicación

Ascendente Accionistas empresa

Horizontal n/a

Descendente Gerentes Unidades

Externa Clientes y proveedores

F) Especificaciones

Conocimientos Título de Cuarto Nivel en Administración de

Empresas o Finanzas

Experiencia Más de 5 años en cargos similares

Iniciativa Autónoma

Personalidad

1. Sociable y desenvuelta

2. Ético

3. Que pueda mantener relación con clientes importantes

4. Que sepa manejar situaciones de presión y estrés

DESCRIPCIÓN DE PUESTO: ASISTENTE DE GERENCIA

A) Identificación


Ámbito de operación: Departamento Asignado


Jefe inmediato: Gerente Asignado

Subordinados directos: Mensajero


Asistir al Gerente Asignado en las distintas actividades a su cargo

D) Funciones

Alcanzar las metas de trabajo en su área

Organizar y coordinar las actividades bajo su responsabilidad

Aplicar los sistemas, procesos, funciones procedimientos establecidos por

la empresa

Atender el desarrollo del trabajo según los criterio establecidos

113

E) Comunicación

Ascendente Gerente asignado

Horizontal Otras Asistentes

Descendente Mensajero


F) Especificaciones

Conocimientos 3er. Año de Universidad – Escuela de Administración

de Empresas/Finanzas/Economía


Iniciativa Políticas y procedimientos de la empresa

Personalidad

1. Desenvuelta, sociable y bien comportada

2. Buena actitud

Elaborado por: Sandra Vinueza – Gerente Administrativo y RRHH

Fecha: 31 de Diciembre, 2011

114

115

FORMATOS PREESTABLECIDOS

1) CARTA DE PRESENTACIÓN Ubicación (Servidor/Prospectos/Nuestros Servicios)

Quito, fecha actual

Señor (Título Prospecto)

(Nombre del Prospecto)

(Nombre de la Empresa de ser el caso)

Ciudad.-

De nuestras consideraciones:

En este mundo globalizado, donde las empresas tienen que considerar

estrategias innovadoras y de amplio impacto para mantener y generar un

crecimiento sostenido en sus negocios y en sus resultados, presentamos a

ustedes la posibilidad de compartir este reto en nuestras ramas de

especialización con el objeto de que generemos valor agregado a su

negocio y en conjunto logremos los resultados esperados por su

organización.

NEWVALOREM es un equipo de profesionales de probada trayectoria, en

los sectores público y privado, que genera soluciones efectivas en los

ámbitos contable, tributario, administrativo, financiero, legal y de talento

humano.

Nuestro objetivo es el de satisfacer las necesidades de nuestros clientes

agregándole valor a su negocio de manera segura y rápida.

La información recibida de nuestros clientes, es manejada con los más

altos estándares de confidencialidad.

Para nuestra empresa lo primordial es prestarle un buen servicio, otorgar el

mejor asesoramiento y ofrecerle soluciones efectivas.

NEWVALOREM, pone a su disposición todos los servicios detallados a

continuación, no dude en contactarse con nosotros.

Atentamente,

NEW VALOREM CIA. LTDA.

XXXXXXXXXXXXXX

Gerente General

Tel: 382-5307 / 0998282929

Mail: [email protected]

Página web: www.newvalorem.com

http://www.newvalorem.com/

116

NUESTROS SERVICIOS

TRIBUTARIO:








GERENCIA ADMINISTRATIVA

Administración de los recursos de la compañía, manejo de bancos,

proveedores, cuentas por cobrar e inventarios.

RRHH RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE TALENTO HUMANO







LEGAL




Devoluciones

Poderes notariales

Trámites varios

PLANIFICACION ESTRATÈGICA




Asesoría para financiamientos

CAPACITACIÓN

Ofrecemos capacitación mensual actualizada de los temas más

relevantes y actuales que son de conocimiento indispensable en la

organización.

117


Fecha:

31 de

Diciembre

2011



NEWVALOREM

Página 21

ÁREA ADMINISTRATIVA: GERENCIA ADMINISTRATIVA Y RRHH

POLÍTICAS

Los servicios administrativos, serán manejados por esta gerencia y serán

coordinados utilizando el proceso preestablecido.

Cada viernes se entregará un reporte a la Gerencia General, informando

todos los procesos, proyectos y actividades realizadas durante esa

semana y las que serán por realizar la siguiente.

Los costos de cada proyecto, serán aplicados contra el presupuesto

preparada durante la propuesta

Servicios Administrativos (Para nuestros clientes)

Las compras realizadas superiores a USD$200, siempre requerirán

de 3 cotizaciones y la aprobación de nuestro cliente por escrito

Todas las solicitudes realizadas como: compras y gasto deberán

ser realizadas por escrito (email) y posteriormente aprobadas por

escrito

El ingreso de personal, las terminaciones, los incrementos salariales

del personal de nuestro cliente deberán ser realizadas por escrito

PROCESOS DEL ÁREA

Servicios Administrativos

Negociación con proveedores

FORMATOS A UTILIZAR

Carta de presentación – Formato 1

Propuestas clientes Servicios Administrativos – Formato 2

INSTRUCCIONES


Incluir carta de presentación antes de propuesta a preparar






118



PUESTOS DEL ÁREA:

Gerente Administrativo y RRHH 1


DESCRIPCIÓN DE PUESTO: GERENTE ADMINISTRATIVO Y RRHH

A) Identificación


Ámbito de operación: Administración y RRHH


Jefe inmediato: Gerente General

Subordinados directos: Asistente de Gerencia Administración y RRHH

Propósito del puesto

Definir las estrategias funcionales de la organización

Elaborar y ejecutar programas del departamento

Implementar políticas

C) Funciones

Coordinar a su personal para que todas las demás áreas puedan

funcionar normalmente

Interpretar y aplicar estrategias establecidas

Orientar, controlar y aplicar los recursos necesarios para el cumplimiento

de los objetivos de la organización.

Cumplir con las políticas establecidas para el buen funcionamiento de la

empresa.

Orientar sus actividades para el logro de los objetivos de la empresa

D) Comunicación

1) Ascendente Gerente General

2) Horizontal Otras Gerencias

3) Descendente Personal Departamento Administrativo y RRHH

4) Externa Proveedores y clientes

E) Especificaciones

Conocimiento Ingeniero en Administración de Empresas/ o

Recursos Humanos



119

Personalidad

1. Sociable y desenvuelto

2. Ético

3. Que pueda mantener negociar con proveedores


DESCRIPCIÓN DE PUESTO: ASISTENTE DE GERENCIA ADMINISTRATIVO Y RRHH

A) Identificación


Ámbito de operación: Departamento Asignado (Adm y RRHH)




G) Propósito del puesto


H) Funciones



Aplicar los sistemas, procesos, funciones procedimientos establecidos por

la empresa


I) Comunicación





J) Especificaciones

Conocimientos Medios de administración y secretariado



120

Personalidad

Desenvuelta, sociable y bien comportada

Buena actitud



121

122


2) Propuesta Servicios de Gerencia

Ubicación (Servidor/Prospectos/Servicios Gerencia Administrativa)

PROPUESTA DE SERVICIOS

DE GERENCIA

ADMINISTRATIVA Y

CONTABLE

PREPARADO PARA:

NOMBRE DE PROSPECTO

(LOGO SI ES POSIBLE)

123

NOMBRE PROSPECTO

SERVICIO DE GERENCIA

ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

GERENCIA ADMINISTRATIVA:

Egresos / pagos/proveedores:

Manejo y coordinación de Pagos (aprobados previamente)

Elaboración de cheques (cuando se requiera)

Registro en el sistema del banco las transferencias

Reportes Mensuales de Saldos y Movimientos

Manejo de relación con proveedores

Elaboración de Comprobantes de Egreso

Elaboración de comprobantes de retención en la fuente

Pagos al personal (Roles de pago mensual, décimos, beneficios sociales)

Pagos de obligaciones laborales, tributarias y de instituciones de control

(Superintendencia de Compañías, Municipio de Quito)

Ingresos / facturación/Clientes:

Emisión de facturas a clientes

Retiro de cheques y depósito en el banco

Retiro de comprobantes de retención

Servicio de Mensajería:

Coordinación de trámites requeridos como:

Certificados de Instituciones Gubernamentales requeridos en

licitaciones como: Superintendencia de Compañías, Municipio de

Quito, Iess, Ministerio de Trabajo, INCOP

CONTABILIDAD MENSUAL:

-Obligaciones tributarias

Declaraciones retenciones en la fuente

Declaraciones del IVA

Anexos

-Reportes Financieros

Balance General

Estado de Resultados

Costo por proyecto

124

-RRHH y Nómina

Contratos del personal/Liquidaciones/Actas de finiquito

Planillas al Iess

Rol de pagos general e individuales

Rol de provisiones

REUNIÓN MENSUAL:

Se realizará una reunión mensual para coordinar las actividades a realizarse y

para dar información acerca de los Estados Financieros.

PROPUESTA ECONÓMICA

Fee mensual : USD$XXXXXX(más IVA)

125


Fecha:

31 de

Diciembre de

2011



NEWVALOREM

Página

ÁREA ADMINISTRATIVA: GERENCIA TRIBUTARIA Y LEGAL

POLÍTICAS

Los servicios legales y tributarios, serán manejados por esta gerencia y

serán coordinados utilizando el proceso preestablecido.





preparado durante la propuesta.

Los documentos que tengan relación con temas jurídicos y legales, serán

revisados por esta gerencia antes de llegar a la aprobación de la

Gerencia General y al Cliente de ser el caso.

Deberá estar actualizado con los temas normativos, legales, jurídicos y

tributarios.

PROCESOS A MANEJAR



FORMATOS ESTANDARIZADOS A UTILIZAR


Propuestas clientes servicios legales y tributarios – Formatos 3 y 4

INSTRUCCIONES










126

PUESTOS DEL ÁREA:

Gerente Tributario y Legal 1

DESCRIPCIÓN DE PUESTO: GERENTE TRIBUTARIO Y LEGAL

A) Identificación




Jefe inmediato: Gerencia General

Subordinados directos: Asesor Legal


Definir las estrategias funcionales para su departamento.

Elaborar propuestas para clientes

Coordinar los proyectos de su departamento

D) Funciones

Coordinar el personal a su cargo.

Interpretar y aplicar estrategias establecidas

Orientar, controlar y aplicar los recursos necesarios para el cumplimiento

de los objetivos de la organización.

Cumplir con las políticas establecidas para el buen funcionamiento de la

empresa.

Orientar a sus actividades para cumplir con los objetivos establecidos

para la empresa

E) Comunicación

Ascendente Gerente General

Horizontal Otras Gerencias

Descendente Asesor Legal


F) Especificaciones

Conocimientos Doctor en Leyes con Experiencia Tributaria



Personalidad


2. Ético



127


Fecha: Diciembre 31, 2011

128

Duración: 1 mes

Proceso: Constitución de EmpresasA

uxili

ar

1G

ere

nte

Le

ga

l y

Trib

uta

rio

Recibir pedido por

parte del cliente

Recopilar los

documentos

necesarios

1

Preparar

documentos para

las instituciones

gubernamentales

Registrar los

documentos en

las instituciones

requeridas

Preparar la

carpeta con los

documentos

requeridos

Emitir copias de

los documentos

elaborados

Entregar al cliente

la carpeta con los

documentos

obtenidos

Inicio

Fin

2 3

Carpeta con los siguientes documentos:

Constitución

Nombramiento del Gerente y Presidente

RUC

Número Patronal (si es requerido)

Patente Municipal

Registro de los documentos en las instituciones como:

Superintendencia de Compañías

Registro Mercantil

SRI

Notarias

Cinco posibles nombres

Dos o tres accionistas (dependiendo del tipo de empresa)

Capital inicial: $ 400

Anticipo para gastos

Servicios Legales y Tributarios

1

2

3

129


3) Propuesta Servicios Legales – Constitución Empresa Ubicación (Servidor/Prospectos/Servicios Legales)

PROPUESTA

CONSTITUCIÓN

COMPAÑÍA LIMITADA

NOMBRE DEL PROSPECTO (LOGO SI ES POSIBLE)

130

Nombre del Prospecto

PROPUESTA CONSTITUCIÓN

COMPAÑÍA LIMITADA

Incluye:

Elaboración de minuta

Registro de nombramientos

Obtención Patente Municipal

Registros varios en la Superintendencia de compañías y en el Registro

Mercantil

Obtención de Registro único de contribuyentes RUC

Nota: Nuestra propuesta incluye 2 meses de servicios contables

Tiempo Requerido:

30 días a partir de la reserva del nombre

Costo:

USD$XXXXX honorarios (más IVA)

USD$ XXXX gastos de constitución vía reembolso (aproximados)

USD$ XXXX capital Inicial (el mismo que es luego devuelto a los accionistas)

Forma de Pago:

Al Inicio:

30% de anticipo de los honorarios

100% de los gastos y del capital inicial

A la entrega de la compañía constituida:

70% restante de los honorarios

Requerimos de:

2 Socios de la compañía (mínimo)

5 Posibilidades de nombres para ser registrados

3 Copias de cédulas y papeletas de votación de los socios a color

131

El listado con nombres de:

Presidente, Gerente y en caso de haberlo Vicepresidente

Beneficios de Constituir una Compañía:

Opción participar con mayor presencia en los diferentes concursos del

Instituto Nacional de Contratación Pública e Instituciones

Gubernamentales autónomas.

Beneficios Contables:

Al constituir con NEWVALOREM su empresa, tendrá 3 meses sin costo de

servicios contables.

132


4) Propuesta Servicios Tributarios – Reclamo IVA

Ubicación (Servidor/Prospectos/Servicios Tributarios/Reclamo IVA)

PROPUESTA

RECLAMO IVA

PREPARADO PARA

NOMBRE DEL PROSPECTO


133

Nombre del Prospecto

PROPUESTA DE SERVICIOS TRIBUTARIOS

DEVOLUCIÓN DE IVA

Detalle de Servicios

Parte 1

Verificación de Documentos

Cuadro mensual de compras y ventas

Cruce de información con SRI

Nota:

Dependiendo del movimiento que tenga cada año de reclamo de IVA, se

acordará el tiempo que se requiere para la verificación de los documentos.

Parte 2

Elaboración de Documentos Requeridos

Preparación y entrega de formularios, cartas y documentos.

Nota:

Dependiendo de la cantidad de meses de reclamo, se indicará cuanto tiempo

se requiere para presentar los documentos en el SRI.


El valor es el XXXX% de comisión sobre el total reembolsado por el SRI (más IVA).

El valor de la Verificación de documentos (Parte 1) se cobrará por anticipado

USD$XXXXXX más IVA.

Nota: El valor del anticipo para la verificación de documentos no es

reembolsable.

134


Fecha:

Al 31 de

Diciembre de

2011


Funciones de servicios de

NEWVALOREM

Página

ÁREA ADMINISTRATIVA: GERENCIA FINANCIERA Y CONTABLE

POLÍTICAS

Los servicios financieros y contables, serán manejados por esta gerencia

y serán coordinados utilizando el proceso preestablecido.






Los documentos que tengan relación con temas financieros y contables,

serán revisados por esta gerencia antes de llegar a la aprobación de la

Gerencia General y al Cliente de ser el caso.

Deberán estar actualizados con los temas relacionados con el SRI.

Todos los documentos de respaldo requeridos para la preparación de las

declaraciones, anexos y estados financieros deberán ser receptadas por

parte de nuestros clientes 10 días antes de entrega al SRI y de acuerdo

con el calendario de entrega.

Trimestralmente se entregarán en medios magnéticos los estados

financieros a cada uno de los clientes.

Durante Febrero y Marzo (dependiendo de la fecha de entrega), el

Gerente Financiero y Contable, entregará a través de una reunión los

estados financieros a cada cliente y para esto se preparará un

cronograma de entrega que será aprobado por la Gerencia.

PROCESOS A MANEJAR





Propuestas clientes servicios Contables – Formato 5

INSTRUCCIONES




135







PUESTOS DEL ÁREA:

Gerente Financiero y Contable 1

Auxiliares Contables 2

DESCRIPCIÓN DE PUESTO:GERENTE FINANCIERO Y CONTABLE

Identificación



Relaciones de autoridad


Subordinados directos: Auxiliar contable 1

Auxiliar contable 2


Estar a cargo del servicio contable y financiero que provee la empresa

Funciones

Definir las estrategias funcionales de su departamento

Organizar, coordinar y dirigir el desarrollo de las actividades bajo su

responsabilidad

Atender el desarrollo del trabajo según los criterios y procedimientos

establecidos

Impulsar la productividad y promover la calidad en el trabajo

Coordinar, verificar y controlar que los nuestros clientes estén cumpliendo

con todos los requisitos.

Comunicación



Descendente Auxiliar 1 y Auxiliar 2


Especificaciones

Conocimientos Ingeniero en Finanzas/Auditoría/Contador CPA

136



Personalidad

Sociable y desenvuelta

Ético

Que pueda mantener relación con clientes importantes

Que sepa manejar situaciones de presión y estrés

DESCRIPCIÓN DE PUESTO: AUXILIAR CONTABLE

Identificación


Ámbito de operación: Departamento Financiero y Contable

Relaciones de autoridad

Jefe inmediato: Gerente Financiero y Contable

Subordinados directos: n/a


Ingresar, verificar y organizar la información contable financiera recibida

por nuestros clientes.

Funciones

Ingresar, verificar y organizar la información de cada uno de los clientes

al sistema contable y al sistema del Servicio de Rentas Internas

Llevar el archivo correctamente y actualizado

Preparación de documentos requeridos por las distintas entidades

reguladoras

Cruce de cuentas, Conciliaciones bancarias, cierre mensual

Comunicación

Ascendente Gerente Financiero y Contable

Horizontal Auxiliar y Asistentes

Descendente n/a

Externa Clientes y proveedores cuando requerido

Especificaciones

137

Conocimientos 7mo. Semestre de Contabilidad y Auditoría


Iniciativa Políticas establecidas por la empresa

Personalidad

Ordenado y sistemático

Concentrado

Apertura al aprendizaje



138

Duración: 1 día por cliente

Proceso: Gestión de Contabilidad

Con

tado

rAu

xilia

r Con

tabl

e

Servicios Contables

Inicio

Ingresar la

información del

cliente de acuerdo

al número de RUC

Ingresar

documentos al

sistema contable

1

Verificar cuadre

de reportes en el

sistema contable

Ingresar al

sistema DIMM los

formularios de

impuestos

2

Se completan los formularios 103 y 104

y se genera el comprobante

Ingresar la

declaración y

liquidar cuentas

Generar chequeValor a pagar? SI

NO

Acumular en la

cuenta

correspondiente el

crédito tributario

Cerrar las

cuentas: IVA

ventas, IVA

compras y

retenciones

Corregir errores

Generar Balance

Fin

3

Cheque

4

Balance

Ingresar las facturas de:

Compras

Ventas

Gastos

Retenciones

1

2

3

4

139


5) Servicios Contables

Ubicación (Servidor/Prospectos/Contables)

PROPUESTA

SERVICIO CONTABLE

PREPARADO PARA



140


SERVICIO CONTABLE MENSUAL

Incluye:

-Obligaciones tributarias

Declaraciones retenciones en la fuente

Declaraciones del IVA

Anexos

-Reportes Financieros

Balance General

Estado de Resultados

Costo por proyectos

-Nómina

Planillas al Iess

Rol de pagos general e individuales

Rol de provisiones

Costo mensual: USD$XXX (más IVA)

Nota:

- Se entregarán balances mensuales hasta e 15 del siguiente

mes.

141


Fecha:

Al 31 de

Diciembre de

2011


Funciones de los servicios de

NEWVALOREM

Página

ÁREA ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE CAPACITACIÓN

POLÍTICAS

Los servicios de capacitación tanto del sector privado como para el

sector público, serán manejados por esta gerencia y serán coordinados

utilizando el proceso preestablecido.






Para la preparación de la propuesta, se revisará el listado de

capacitadores y su disponibilidad para proporcionar fechas a los clientes.

Los costos de logística, capacitadores, materiales, deberán ser

considerados cuidadosamente para la preparación de la propuesta.

Las propuestas a presentar serán aprobadas previamente por la

Gerencia General serán aprobados por la Gerencia General.

PROCESOS




Cartas de presentación

Propuestas clientes servicios de Capacitación – cualquier área

INSTRUCCIONES GENERALES










142

PUESTOS DEL ÁREA:

Gerente de Capacitación 1


DESCRIPCIÓN DE PUESTO: GERENTE DE CAPACITACIÓN

A) Identificación





Subordinados directos: Asistente de Gerencia


Estar a cargo del servicio de capacitación para el sector privado y el

público.

C) Funciones

Definir las estrategias funcionales de su departamento

Organizar, coordinar y dirigir el desarrollo de las actividades bajo su

responsabilidad

Atender el desarrollo del trabajo según los criterios y procedimientos

establecidos

Impulsar la productividad y promover la calidad en el trabajo

Coordinar, verificar y controlar que los proyectos de capacitación sean

ejecutados cumpliendo con los altos estándares de la empresa.

D) Comunicación



Descendente Asistente de Gerencia


E) Especificaciones

Conocimientos Ingeniería en RRHH /Administración de Personal



143

Personalidad


2. Ético



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ASISTENTE DE GERENCIA

A) Identificación


Ámbito de operación: Departamento Asignado






D) Funciones



Aplicar los sistemas, procesos, funciones procedimientos

establecidos por la empresa


E) Comunicación





F) Especificaciones

Conocimientos 2do. Año de Ingeniería en RRHH/Administración



Personalidad

Desenvuelta, sociable y bien comportada

Buena actitud

144


Fecha: Diciembre 31, 2011

145

Proceso: Gestión de CapacitaciónA

sis

ten

teC

lien

teG

ere

nte

de

Ca

pa

cita

ció

n

Servicios de Capacitación

Preparar la

propuestaVisitar al clienteInicio

Conocer las

necesidades del

cliente

Coordinar la

logística del

servicio

Acepta

propuesta?

Fin

NO

SI

1

Emitir copias de

documentos

elaborados

Fin

Se coordina la logística como:

Transporte

Hotel u Hostería

Fechas

Capacitador

Materiales a utilizar

1

146


6) Servicios Contables

Ubicación (Servidor/Prospectos/Capacitación)

PROPUESTA DE

CAPACITACIÓN

NOMBRE DE LA

CAPACITACIÓN

PREPARADO PARA:


147

PROPUESTA TÉCNICA


Detallar la propuesta técnica

INCLUIR FOTOS

PLANTAMIENTO

Describir las necesidades que tiene el cliente.

ENFOQUE METOLOGÓGICO

Metodología a utilizar.

LOGROS A OBTENER:

Detallar los logros

EQUIPO DE ENTRENADORES Y FACILITADORES:

Detallar el equipo que se utilizará

QUIENES SOMOS

Descripción de nuestra firma y de cómo se aplicarán a los grupos.

RUTA FORMATIVA

Se describirán las actividades a realizar

148

AGENDA DE ACTIVIDADES

Día 1

Detalle del horario para cada día

Día 2

Detalle del horario para cada día

DINÁMICAS GRUPALES:

Se detalla el nombre de cada actividad y una pequeña descripción de cada

una.


Descripción del precio

149

CAPÍTULO VII

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

150

7. CAPÍTULO VII

7.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

7.1.1 Conclusiones:

Después de la investigación realizada con relación a la etapa de organización

dentro del proceso administrativo y diagnosticada la situación existente a través

de las encuestas realizadas tanto a los clientes como a su personal, se originaron

las siguientes conclusiones:

La empresa Newvalorem Cia. Ltda., no cuenta con un Manual de Políticas

Internas y Funciones que sirva al personal como guía y que por no

normarlos se convierten en debilidades de control interno que podrían

significar el no cumplimiento de lo ofrecido, así como pérdidas importantes

para la empresa.

La empresa actualmente tiene la capacidad para proveer servicios

administrativos a empresas pequeñas y medianas, así como a personas

naturales.

La empresa ha obtenido durante estos dos años la posibilidad de acumular

un currículo interesante, para poder calificarse en el sector público y

ofrecer servicios adicionales a los contables-administrativos como son:

capacitaciones en desarrollo del talento humano así como en la parte

tributaria.

151

7.1.2 Recomendaciones:

Implementar lo antes posible el Manual de Políticas Internas y Funciones

de los Servicios de Newvalorem Cia. Ltda, preparado en esta investigación,

que permitirá:

Utilizar los formatos estandarizados, con las políticas establecidas

para cada unidad administrativa.

Aplicar para cada uno de los servicios que ofrece la empresa los

flujogramas, que permiten claramente establecer los pasos a seguir

y así evitar posibles errores.

Actualizar el Manual permanentemente.

152

BIBLIOGRAFÍA

153

BIBLIOGRAFÍA

STONER, FREEMAN, GILBERT JR., Administración, McGraw Hill, Sexta Edición

KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill,

Décima Edición

BENJAMÍN y FINCOWSKY, Organización de Empresas – Tercera Edición.

México DF. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Editores, 2009

KOONTZ y WEIHRICH Administración una perspectiva global, McGraw Hill,

Décima Edición


RODRIGUEZ VALENCIA, Como elaborar y usar los manuales administrativos,

Editorial Thompson, 2002

Fuente: MONCAYO, Módulo de Planificación Estratégica 2010, Universidad

Tecnológica Equinoccial

Date post:	14-May-2020
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