Jesús Fernández

Fuente: Clases de Periodismo

Es gratis.La versión reforzada de Google Docs, con mayores funciones y másalmacenamiento, cuesta solo 50 dólares anuales por usuario y ofreceasistencia.

Es fácil.Si sabes cómo tipear, podrás usar Google Docs sin problemas.

Es colaborativo.Cuando se trabaja en equipo, no es necesario hacer una decena decopias locales de una presentación. Una copia se coloca en la nube yes suficiente.

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Fuente: Clases de Periodismo

No necesitas las características que Google Docs no tiene.Word, Excel, PowerPoint son programas maduros con miles defunciones avanzadas. Google Docs no es tan rico en funciones, perolas que tiene son casi siempre suficientes.

Ayuda en el trabajo,lo que permite que el personal pueda dedicarse a otras actividades.

Es seguro.El historial de seguridad de Google es bueno. Los datos almacenadosen Google tienen, probablemente, la misma seguridad como siestuvieran en bases de datos corporativas.

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Fuente: Clases de Periodismo

Disponible en cualquier dispositivo, en cualquier lugar.Permite a los usuarios acceder a archivos a través de teléfonosmóviles, incluyendo el iPad y, por supuesto, las computadoras deescritorio, así como las portátiles.

Copia de seguridad.Una característica de Google Docs es que ofrece copia de seguridadautomática para los documentos que se editan. Perder el trabajo sevuelve casi imposible cuando se usa Google Docs.

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Se pueden resumir todas estas razones en 4 pilares que hacen de laherramienta una apuesta ganadora:

• La capacidad de editar un documento desde cualquierordenador con un navegador relativamente moderno y conconexión a Internet.

• El soporte para almacenar documentos en línea y poderacceder a ellos en las condiciones anteriores.

• La posibilidad de trabajar en equipo y compartir documentos.

• El hecho de que puede importar y exportar archivos desde yhacia las principales suites ofimáticas.

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Google Docs es un conjunto de aplicaciones de oficina que se puedenusar desde la red. La puesta en marcha del servicio se realiza entre2005 y 2007.

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• En 2005, Google adquirió el servicio on-line de edición de textos Writely.

• En 2006, desarrolló la hoja de cálculo.

• En 2007, completó la suite con el software para crear presentaciones.

Desde entonces, sigue añadiendo funciones y mejoras a todas lasherramientas.

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Lo único que hace falta para trabajar con esta

herramienta es una cuenta de Google.

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Lo primero que aparece cuando se accede a Google Docs es elescritorio, que es el punto de partida para las operaciones básicascon esta aplicación, aquí se pueden:

Crear documentos (usando el botón Crear nuevo que hay en la zonasuperior izquierda de la pantalla),

Crear carpetas (hay que usar el mismo botón que en la opciónanterior, Crear nuevo), y

subir elementos, que pueden provenir del disco duro local o dedocumentos ofimáticos que se hayan abierto desde el correoelectrónico.

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El orden de aparición de los documentos es similar al de lasentradas en los blogs, es decir, que aparecen más arriba losdocumentos que se han modificado más recientemente.

En cuanto a la organización de los documentos, existe una doblevía de organización. En primer lugar, cada documento se puedealmacenar en una carpeta en concreto, algo muy habitual de lasaplicaciones de escritorio.

Se permiten carpetas anidadas y, para identificarlas mejor, sepuede también asignar un color a cada carpeta.

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El verdadero salto de calidad de Docs es la posibilidad de trabajarrealmente en equipo, de un modo sencillo y poderoso.

Para compartir se puede hacer clic en el botón Compartir que estátanto en el escritorio como en la vista de edición de cualquierdocumento.

El proceso para compartir comienza invitando a los usuarios a losque se quiera dar acceso. Para ello, se elige "Invitar a usuarios" y serellena un formulario.

Lo que tiene que hacer el usuario es visitar el enlace que acompañaa este mensaje y desde ese momento ya tiene acceso al documento.

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Aunque la gestión de permisos puede llegar a ser complejas(incluso hay una pestaña específica para eso: Permisos avanzados),en esencia hay dos niveles para compartir el documento:

• Para ver sólo permite acceder al documento en modo lectura;

• Para editar permite consultar y modificar el documento.

A partir de ese momento, si hay más de una persona editandosimultáneamente aparecerá en la zona superior de la pantalla.

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Esta característica viene del sistema de control de versiones que se usaen la gestión de proyectos informáticos colaborativos y posteriormentedio el salto a la web con la puesta en marcha de los Wikis. Se trata deuna recopilación de todas las revisiones que se han ido haciendo de undocumento, pudiendo comprobar los cambios que se han hecho encada una de ellas y permitiendo también restaurar cualquiera de ellas.

Esto supone una enorme tranquilidad, ya que se puede estudiar quécambios se han introducido y corregir los intentos de vandalismo que seproduzcan.

Se pueden también comparar versiones para saber qué ha cambiadoexactamente de una edición a otra y, quizás el punto más destacado deesta opción, recuperar en cualquier momento cualquier versióndisponible en el sistema.

Jesús Fernández

Google Docs es una potentísima herramienta, con un tremendopotencial para su uso en educación, que como cualquier herramienta dela web 2.0 produce un cambio de rol para el alumnado, que adopta unaactitud activa y participativa (investigación).

Con la misma finalidad se puede utilizar la herramienta depresentaciones para crear en grupo una secuencia de diapositivas comoresultado final de un proyecto de investigación.

No es de esperar que Google Docs desbanque a soluciones de ofimáticapero en breve, y como ha pasado con muchas otras herramientas, serátan habitual usar un entorno on-line para las tareas de oficina como loes hoy el uso de una aplicación de escritorio.

Conviene, por tanto, ir tomando contacto con Docs, e integrarlo anuestro trabajo diario.