VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE
CALDAS
NATALIA AVELLANEDA MARTÍNEZ
JOSÉ FABIÁN CASTRO
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGNIERÍA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C.
2016
VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE
CALDAS
NATALIA AVELLANEDA MARTÍNEZ
CÓD. 20111015056
JOSÉ FABIÁN CASTRO
CÓD. 20081015100
PROYECTO DE GRADO EN LA MODALIDAD DE PASANTÍA PARA OPTAR POR EL
TÍTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL
DIRECTOR
GIOVANNY MAURICIO TARAZONA BERMÚDEZ Ph.D
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGNIERÍA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C.
2016
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................... 2
2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 3
3. OBJETIVOS .............................................................................................................................. 4
3.1. OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................... 4
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................... 4
4. ALCANCE Y LIMITACIONES ................................................................................................. 5
4.1. ALCANCE .......................................................................................................................... 5
4.2. LIMITACIONES ................................................................................................................. 5
5. MARCO TEÓRICO ................................................................................................................... 6
5.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS ......... 6
5.2. MARCO CONCEPTUAL .................................................................................................. 6
5.3. MARCO HISTÓRICO ....................................................................................................... 7
5.4. MARCO LEGAL ................................................................................................................ 7
5.5. MARCO NORMATIVO ..................................................................................................... 8
5.6. BUSSINES PROCESS MANAGEMENT (BPM) ........................................................ 12
5.7. ESTADO DEL ARTE - SIGUD (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL) ..................................................................................................... 13
6. METODOLOGÍA ..................................................................................................................... 14
6.1. POBLACIÓN ................................................................................................................... 14
6.2. FUENTES DE INFORMACIÓN .................................................................................... 15
6.2.1. Fuentes de información primaria .......................................................................... 15
6.2.2. Fuentes de información secundaria ..................................................................... 15
6.3. DISEÑO METODOLÓGICO ......................................................................................... 15
6.3.1. FLUJOGRAMAS ..................................................................................................... 16
6.3.1.1. REZAGOS DOCUMENTALES ......................................................................... 17
6.3.1.2. INDICADORES ................................................................................................... 19
6.3.1.3. MAPAS DE RIESGO .......................................................................................... 21
RESULTADOS ................................................................................................................................ 23
6.4. REZAGOS DOCUMENTALES ..................................................................................... 23
6.4.1. PROCESO DE COMUNICACIONES .................................................................. 23
6.4.1.1. USO Y ADMINISTRACIÓN DE CARTELERAS INSTITUCIONALES ........ 23
6.4.1.1.1. DISEÑO POR PARTE DEL PROCESO...................................................... 25
6.4.1.1.2. DISEÑO DE LA SECCIÓN DE PUBLICACIONES .................................... 25
6.4.1.1.3. CONTRATACIÓN PROVEEDOR EXTERNO ............................................ 26
6.4.2. PROCESO DE GESTIÓN DOCENCIA ............................................................... 26
6.4.2.1. GESTIÓN DE MONITORES ACADÉMICOS ................................................. 26
6.4.2.1.1. APROBACIÓN DE MONITORES ................................................................ 27
6.4.2.1.2. CONVOCATORIA DE MONITORÍA ............................................................ 28
6.4.2.1.3. SELECCIÓN DE MONITORES .................................................................... 28
6.4.2.1.4. EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES DE LOS
MONITORES ........................................................................................................................... 29
6.5. INDICADORES ............................................................................................................... 29
6.5.1. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................ 29
6.5.1.1. EFICIENCIA ........................................................................................................ 30
6.5.1.2. EFICACIA ............................................................................................................ 31
6.5.1.3. EFECTIVIDAD .................................................................................................... 32
6.5.2. PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA ........... 33
6.5.2.1. EFICIENCIA ........................................................................................................ 34
6.5.2.2. EFICACIA ............................................................................................................ 36
6.5.2.3. EFECTIVIDAD .................................................................................................... 37
6.6. MAPAS DE RIESGO...................................................................................................... 39
6.6.1. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................ 39
6.6.2. PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA ........... 42
6.7. ESTRATEGIAS DE SOCIALIZACIÓN ........................................................................ 47
6.7.1. PRIMERA PROPUESTA ....................................................................................... 47
6.7.2. SEGUNDA PROPUESTA ..................................................................................... 48
6.7.3. PROPUESTA DE BOLETÍN VIRTUAL ............................................................... 48
7. ANÁLISIS DE RESULTADOS .............................................................................................. 51
8. CONTRASTACIÓN DE OBJETIVOS .................................................................................. 52
9. RECOMENDACIONES .......................................................................................................... 53
10. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 54
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................... 55
ANEXOS .......................................................................................................................................... 57
ANEXO N°1 - FORMATO DE CONVOCATORIA DE MONITORES ACADÉMICOS ...... 58
ANEXO N°2 - FORMATO DE REQUERIMIENTO DE MONITORES ACADÉMICOS .... 60
ANEXO N°3 - FORMATO DE CONTROL DE ASISTENCIA DE MONITOR .................... 61
ANEXO N°4 - FORMATO DE INSCRIPCIÓN DE MONITORES ACADÉMICO .............. 62
1
INTRODUCCIÓN
En el contexto actual de las organizaciones para el cumplimiento de los objetivos
estratégicos e institucionales es necesaria la existencia de una interacción sinérgica entre
todos los actores, directos e indirectos, que intervienen en las actividades desarrolladas
por la organización; las cuales se desarrollan empleando herramientas de planeación,
operación y control entre las que se encuentra el Sistema Integrado de Gestión. El
Sistema Integrado de Gestión es una herramienta productiva, un conjunto de acciones e
instrumentos que permite la cohesión sistemática e inteligente de las partes de la
organización, con el objeto de generar resultados favorables y beneficios como la
utilización óptima de recursos, la protección ambiental, lograr la satisfacción del usuario y
los interesados.[1]
El Sistema Integrado de Gestión se implementa mediante directrices, reglas y
características que están descritas en las Normas Técnicas Colombianas (NTC), Norma
Técnica de Calidad (NTC), y Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Laboral (OSHAS).
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas como institución autónoma de
educación superior, de carácter público, constituida esencialmente por procesos y
relaciones que generan estudiantes, profesores, un equipo administrativo e investigativo,
quienes buscan garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que permita
el cumplimiento de su misión y plan estratégico valiéndose de un conjunto de
orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que generaran
satisfacción de la Comunidad Universitaria y las partes interesadas, a través del Sistema
Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas (SIGUD)
El SIGUD está compuesto por siete subsistemas, cada uno se rige bajo la siguiente
normatividad; subsistema de seguridad y salud en el trabajo (S&SO) NTC-OSHAS
18001:2007; subsistema de control interno (SCI) Modelo Estándar de Control Interno
MECI 1000: 2014; subsistema de gestión ambiental (SGA) NTC ISO 14001: 2004;
subsistema de gestión seguridad de la información (SGCI) NTC ISO 27001: 2006;
Subsistema de responsabilidad Social (SRS) NTC- ISO 26000 Guía de Responsabilidad
Social; subsistema de gestión de calidad (SGC) NTC GP:1000 2009 e ISO 9001: 2009;
subsistema de acreditación institucional (SAI) y subsistema interno de gestión documental
y archivo (SIGA) Decreto 514 del 2006 y Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos.
La Universidad Distrital establece y ejecuta la Resolución 215 del 24 de Julio del 2014
“Por la cual se ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión y se establecen las
funciones de los equipos del SIGUD, en los niveles Ejecutivo, Técnico, Operativo y
Evaluador y se establecen otras disposiciones”, haciendo partícipe a la comunidad
estudiantil del proyecto Curricular de Ingeniería Industrial.
Este proyecto consta del desarrollo de diferentes actividades, tales como: actualizar y/o
construir indicadores, mapas de riesgos y documentos asociados a procesos específicos
del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital.[2]
2
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
A partir de la entrada en rigor de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de
Gestión para las entidades y organismos distritales NTD-SIG 001: 2011, La Universidad
Distrital Francisco José de Caldas (UDFJC), mediante la oficina de Planeación y Control
comienza la estructuración del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital
(SIGUD), siendo éste el conjunto de acciones e instrumentos que funcionan como
herramienta para el cumplimiento de los objetivos misionales y expectativas de la
comunidad universitaria, mediante la implementación y mejora continua de la gestión de
procesos. El SIGUD se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:
* Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).
* Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
* Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
* Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
* Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
* Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
* Subsistema de Control Interno (SCI).
Adicionalmente se cuenta en la institución el Subsistema de Acreditación Institucional
(SAI), con el fin de cumplir la visión de la misma de ser reconocida nacional e
internacionalmente por su excelencia en la construcción de saberes, conocimientos e
investigación de alto impacto para la solución de los problemas del desarrollo humano y
transformación sociocultural.
Con el fin de cumplir con los principios del Sistema Integrado de Gestión en las entidades
y organismos distritales nombrados en la NTD-SIG 001: 2011 y dando consecución al
hecho de que la UDFJC es una institución de educación superior comprometida en
brindar calidad en la formación de sus estudiantes, consciente de la responsabilidad que
tiene ante la sociedad, la coherencia con sus principios y valores institucionales, se debe
garantizar la introducción de contenidos actualizados a través de:
La documentación de los respectivos procedimientos y formatos asociados a
cada proceso que componen el SIGUD después del ajuste y estandarización de
los mismos.
La construcción y ajuste de indicadores para realizar un seguimiento, análisis y
buena toma de decisiones.
Validación de mapas de riesgos con los que cuenta la Universidad y el apoyo a la
aplicación y desarrollo de la Metodología para la Administración de Riesgos y
Generación de Acciones de Mejora.
3
2. JUSTIFICACIÓN
La gestión está asociada a las acciones que deben ser desarrolladas para que los
objetivos planeados se cumplan, esta actividad busca el mejoramiento continuo de
cualquier sistema, con el cumplimiento de algunas fases previamente planificadas que
permitan conseguir las metas propuestas, teniendo en cuenta los recursos disponibles;
por ello la Universidad Distrital Francisco José de Caldas al igual que cualquier otra
entidad necesita un Sistema de Gestión.
La entidad cuenta con el Sistema Integrado de Gestión, sin embargo año tras año se
evidencia la necesidad de actualizarlo y ajustarlo, por esta razón la universidad se
encuentra desarrollando el proyecto de “Actualización y Ajuste del Sistema Integrado de
Gestión de la Universidad Distrital, SIGUD” por medio de actividades que permitan
realizar un diagnóstico actual de los procesos, y así llevar a cabo la caracterización y
rediseño de estos, generar indicadores, elaborar mapas de riesgo, documentar la
información pertinente y por último realizar la implementación y socialización del mismo.
El presente proyecto se desarrollará con el fin de actualizar y ajustar procesos específicos
que componen el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas.
4
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Actualizar y/o construir indicadores, mapas de riesgos y documentos asociados a
procesos específicos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Construir, documentar y validar los indicadores de procesos específicos del
Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas.
Construir y/o validar Mapas de Riesgo para procesos específicos del Sistema
Integrado de Gestión de la Universidad Distrital, para generar propuestas de
mejora dentro de la Institución.
Diseñar, validar y documentar los procedimientos y formatos de procesos
específicos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital.
Proponer actividades para la socialización del sistema Integrado de Gestión de la
Universidad Distrital a toda la comunidad Universitaria.
5
4. ALCANCE Y LIMITACIONES
4.1. ALCANCE
Este proyecto se implementará en toda la Universidad Distrital Francisco José de Caldas;
tiene como meta la actualización y ajuste del Sistema Integrado de Gestión de la
Universidad Distrital (SIGUD) por medio de la construcción, documentación y/o validación
de procedimientos, formatos, indicadores y mapas de riesgo de procesos específicos del
Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital. Adicionalmente se generarán
propuestas de socialización que logren dar a conocer éste a toda la comunidad
universitaria.
4.2. LIMITACIONES
A continuación se nombraran las limitaciones encontradas:
El proyecto debe desarrollarse en un plazo no mayor a 6 meses.
Parte de la información está basada en la observación de sus realizadores.
El proyecto abarca los procesos de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas y se limita a la forma en la que los funcionarios ejecutan las actividades
involucradas en éstos.
Los recursos dispuestos para la ejecución del proyecto.
6
5. MARCO TEÓRICO
A continuación se dará a conocer los aspectos generales enmarcados en el desarrollo del
presente trabajo, para ello, se presenta una revisión conceptual y teórica que permite
enmarcar el desarrollo del tema.
5.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS
En el desarrollo de las gestiones administrativas en las entidades públicas, se ha
involucrado el concepto de la calidad con el fin de lograr procesos armónicos y
estructurados; pretendiendo generar cambios organizacionales y transformaciones en los
procesos gubernamentales y el desempeño institucional.
Implementar un sistema de gestión de la calidad implica identificar y manejar las
actividades necesarias para lograr los objetivos impulsados por los clientes de la
organización, al igual que integrar un conjunto de elementos mutuamente relacionados
para emprender actividades tendientes a la mejora de la calidad, en el que se incluya a
personas, equipos, proveedores, materiales y procedimientos.[3]
El sistema de gestión de la calidad para entidades está definido como la herramienta de
gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional,
en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de
las entidades.[4]
Los resultados obtenidos de la evaluación de aplicaciones realizadas en entidades
privadas de sistemas de gestión de la calidad, las cuales se orientaban a través de la
norma ISO, y de los principios establecidos por autores relacionados con el tema de la
calidad fueron congregados en normas aplicables y adaptadas a la función pública.
En Colombia, con la expedición del Decreto 4110 de 2004, reglamentario de la Ley 872 de
2003, se estableció la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP
1000:2004, con el fin de dirigir y evaluar su desempeño en términos de satisfacción social
en la prestación de los servicios, la cual fue actualizada por la Norma Técnica de Calidad
de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
Esta norma se generó con el fin de llevar a cabo una aplicación genérica y no con el
propósito de establecer uniformidad en la estructura y documentación del sistema de
gestión de la calidad de las entidades, ya que reconoce que se encuentran influenciadas
por diferentes marcos legales, objetivos, estructuras, tamaños, necesidades, procesos y
productos y/o servicios que suministran y cuya importancia es el aumento de la
satisfacción de los clientes y la mejora del desempeño de las entidades como motivación
para su implementación.
5.2. MARCO CONCEPTUAL
Durante el desarrollo del proyecto evidenciamos la necesidad de contextualización para
la completa comprensión del mismo. Por tal motivo para un mejor entendimiento nos
enfocamos en los principales términos, como lo son; indicadores que la define como una
expresión cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado del objeto a evaluar
7
en un momento determinado, con relación a rangos establecidos según la Guía para la
construcción de Indicadores del Sistema Integrado de Gestión que a su vez define
indicadores de gestión como un tipo de Indicadores que también son denominados
Indicadores Internos, y su función principal es medir el primer eslabón de la cadena lógica
de intervención, es decir, la relación entre los insumos y los Procesos. Además se hace
pertinente la aclaración de mapas de riesgo para el levantamiento de los mismos, que
según la Guía para la Administración del Riesgo del Departamento Administrativo de la
Función Pública (DAFP) los define como una representación final de la probabilidad e
impacto de uno o más riesgos27 frente a un proceso, proyecto o programa. Un mapa de
riesgos puede adoptar la forma de un cuadro resumen que muestre cada uno de los
pasos llevados a cabo para su levantamiento.
5.3. MARCO HISTÓRICO
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas fue fundada en el año de 1948, por el
presbítero Daniel de Caicedo quien fue a la vez su primer rector. En el acta de fundación
de la Universidad Municipal de Bogotá, como fue llamada inicialmente se dice que fue
creada por el Concejo de Bogotá, con el objetivo de que los jóvenes más pobres de la
ciudad de Bogotá pudieran acceder a la educación.
La primera carrera creada en la Universidad fue radiotécnica, que con el tiempo se
convirtió en la carrera de ingeniería electrónica. Desde este momento la Universidad
empezó a ampliar su cobertura y la variedad de proyectos curriculares, incrementando
notablemente la población estudiantil, lo cual hizo que en los años 70 se tuviera que
invertir en la adquisición de nuevos predios que dan sobre la carrera séptima dentro de la
misma nomenclatura de la calle 40 y en los que hoy en día se encuentra la nueva Torre
Administrativa y la Sede Central (de Ingenierías).
En los años 1993 y 1994 se crea la Facultad Tecnológica, se fortalece la Facultad de
Ingeniería y se crea la Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales, lo que ha
hecho que la Universidad sea reconocida por la sociedad y el resto del mundo
académico.[5]
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD se hizo vigente desde
el 2008, es el conjunto de acciones y herramientas que sirven para dar cumplimiento a los
objetivos misionales, garantizar la satisfacción de las necesidades y expectativas de la
comunidad universitaria y la sociedad en general, mediante la implementación y mejora
continua de la gestión de procesos.[6]
5.4. MARCO LEGAL
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital se respalda en la legislación
del Estado Colombiano. A continuación se resume la normatividad relativa al control
interno y el sistema de gestión de la calidad para entidades públicas:
8
Ley 87 de 1993: “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.”
Ley 489 de 1998: “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de
las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”
Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.” La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado.
Ley 872 de 2003: “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.” Su objetivo es
mejorar los índices de efectividad, eficiencia y eficacia del estado, así como cada una de
sus entidades; además de permitirle evaluar el desempeño institucional, en términos de
calidad y satisfacción social.
Decreto 4110 de 2004: “Por la cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la
norma técnica de la calidad en la gestión pública, la cual determina las generalidades, y
los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema
de gestión de la calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme a la
ley 872 de 2003”[7]
Decreto 1599 de 2005: “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para
el Estado Colombiano.” Su objetivo es fortalecer los procesos institucionales y el
desarrollo de una función administrativa pública, íntegra, eficiente, visible ante la sociedad
y de gran responsabilidad frente al cumplimiento de su finalidad social.[8]
Decreto 514 de 2006: "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital
debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte
del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."
Decreto 2913 de 2007: En donde se considera que el Modelo Estándar de Control Interno
y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como
propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones
públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la
responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo
tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario.
5.5. MARCO NORMATIVO
NTCGP 1000:2009:
NTCGP significa Norma Técnica Colombiana en la Gestión Pública, la cual permite a las
entidades del estado de la rama ejecutiva del poder público evaluar y dirigir el desempeño
institucional en términos de calidad y de satisfacción social, de manera sistemática y
9
transparente, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 2 de la Ley 872/2003. Con su
expedición se estableció la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP
1000:2004, la cual fue actualizada por la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública
NTCGP 1000:2009
La norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, el cual consiste en
identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí; lo
cual es complementario con el sistema de control interno y de desarrollo administrativo,
para lograr una verdadera eficiencia administrativa. La articulación entre estos tres
sistemas está caracterizada por la adopción de un modelo basado en la gestión por
procesos.[4]
Figura 1.Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos
Fuente: NTCGP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Pg. 2
La implementación como un modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en
procesos, se muestra en la Figura 1, el cual de acuerdo a lo descrito en la norma técnica,
enfatiza la importancia en 4 aspectos:
a) La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.
b) La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor
c) La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso
d) la mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas.
La aplicación permite gestionar la calidad de los procesos, identificar los lineamientos
requeridos, integrar al personal con los lineamientos de la organización, mejorar la gestión
y aplicar acciones correctivas, preventivas o de mejora, siguiendo un enfoque de
evaluación y retroalimentación continuo.
10
Los requisitos que son aplicados al proceso de gestión de recursos financieros son el 4.1
Requisitos Generales; 4.2.4 Control de Registros; 5.1 Compromiso Dirección; 5.6 Revisión
Dirección; 6.1 Provisión de Recursos; 6.3 Infraestructura; 8.2.3 Seguimiento y medición de
procesos; 8.4 Análisis de Datos y 8.5 Mejora.
MECI 2014:
Desde la entrada en vigencia del Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se dispone la
implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI el cual tiene como
propósito proporcionar una serie de pautas o directrices dirigidas a controlar la
planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las entidades de la administración
pública, facilitando el desarrollo del Sistema de Control Interno. Es concebido como un
modelo de gestión que proporciona a los gerentes públicos las herramientas para llevar a
cabo su trabajo de manera idónea, transparente y ágil, generado con base el artículo 1°
de la Ley 87 de 1993, el cual se encuentra compuesto por dos (2) Módulos, seis (6)
componentes y trece (13) elementos de Control, como se puede ver en la Figura 2, que
promueve la adopción de un enfoque de operación basado en procesos y cuyos principios
son autocontrol, autorregulación y autogestión.[9]
Figura 2.Modelo estándar de control interno
NTD-SIG 001:2011
NTD-SIG es la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las
entidades y organismos distritales. Esta norma específica los requisitos para estructurar
un Sistema Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales, y se
constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño
COMPONENTES ELEMENTOS
11
institucional en términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno
(SCI), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información
(SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS) y la
Gestión Ambiental (SGA).[10]
Los elementos de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia
definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con base en el cual han sido establecidos los
elementos comunes de cada uno de los subsistemas. Figura 3.
Figura 3.Modelo del sistema integrado de gestión
Fuente: NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión.
Pg.15
NTC-ISO 31000:2011:
La ISO 31000 tiene como objetivo “ayudar a generar un enfoque para mejorar la gestión
del riesgo, de manera sistemática” y brindar diversidad de posibilidades para que de
manera integral haya una gestión que permita lograr a cabalidad los objetivos de las
compañías. El documento normativo establece procesos y principios para la gestión de
riesgo, en la que recomienda a las organizaciones el desarrollo, la implementación y el
mejoramiento continuo, como un importante componente de los Sistemas de Gestión.
Esta norma establece un número de principios que es necesario satisfacer para hacer que
la gestión del riesgo sea eficaz. Esta norma recomienda que las organizaciones
desarrollen, implementen y mejoren continuamente un marco de referencia cuyo propósito
12
sea integrar el proceso para la gestión del riesgo en los procesos globales de gobierno,
estrategia y planificación, gestión, procesos de presentación de informes, políticas,
valores y cultura de la organización.[11]
Está constituida por la NTC 5254 que se conocía en Colombia para la Gestión de riesgo y
que tenía como referente la norma australiana AS 4360, la cual fue anulada con la llegada
de la ISO 31000. Además, fue trabajada con la guía ISO 73 (en Colombia la GTC 137),
que reúne un vocabulario de gestión de riesgo, lo que permite una colección de términos y
definiciones relativas al tema.
5.6. BUSSINES PROCESS MANAGEMENT (BPM)
Como lo indica la definición de la ABPMB (Asociación internacional de profesionales de
BPM) el “Bussines Process Management es un enfoque sistemático para identificar,
levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y controlar tano los procesos manuales
como automatizados, con la finalidad de lograr a través de sus resultados en forma
consistente los objetivos de negocio que se encuentran alineados con la estrategia de la
organización.”
El BPM es una disciplina integradora que engloba técnicas y disciplinas parciales que
abarca las capas de negocio y tecnología, que se comprenden como un todo integrado en
gestión a través de los procesos. Se basa en muchos principios o consideraciones que
atacan a problemas típicos del día a día en empresas y el desarrollo de sistemas de
información dentro de las mismas. Todas estas consideraciones llevadas a la práctica
efectiva mitigan estos problemas diarios.[12]
El BPM considera fundamental el monitoreo del proceso para estar midiendo su
performance y detectar posibles falencias. Mediante el monitoreo se puede determinar si
el proceso genera los resultados esperados en función de los objetivos del negocio. La
creación y uso de métricas, es clave para realizar un control detallado de cada proceso.
Dado el dinamismo externo al cual están expuestas las empresas, es necesario tener una
documentación detallada de cada actividad organizacional. BPM impulsa el entendimiento
y modelado de todos los procesos por medio de la documentación. Apoyándose en
herramientas de software de modelado de procesos, este punto puede ser alcanzado
eficientemente.
Algo importante para tener presente es que BPM no es una tecnología de software, pero
se apoya y hace uso de las mismas para su implementación efectiva. En la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas se utiliza el software Bizagi Modeler como la
herramienta que permite modelar los procesos, este permite una configuración fácil de
propiedades para el proceso en general, así como para cada uno de los elementos que lo
componen. Estas propiedades pueden ser compartidas por diferentes usuarios e
instalaciones del Modelador, permitiendo generar documentación estándar para un grupo
de trabajo. El modelador de procesos está en capacidad de generar automáticamente
documentos MS Word o PDF.[13]
13
5.7. ESTADO DEL ARTE - SIGUD (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL)
AÑO EVENTO RESULTADO
2008 SIGUD integrado por tres equipos de trabajo. El grupo directivo, el grupo operativo y el grupo evaluador.[6]
Integración del SIGUD por grupos de trabajo
2009 Ajuste del modelo de operaciones y de caracterizaciones, procedimientos, guías, instructivos y formatos del Sistema de Gestión
• Modelo de operación por procesos. Versión dos y 17 procesos identificados. Ver Figura 4. • Caracterizaciones de los 23 subprocesos. • Caracterizaciones de 136 Procedimientos. • 26 Formatos. • Tres Instructivos. • Tres Manuales.
2011
Informe de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Se hace referencia al Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD sobre el proceso de mejoramiento continuo que ha estado muy ligado a los procesos de Gestión Contractual, Gestión de Recursos Financieros, Internacionalización e Inter-institucionalización y Servicio al Ciudadano.[14]
Avance en el proyecto de la Bodega de Datos, con la participación del Centro de Investigaciones y Desarrollo Científico (CIDC), y Autoevaluación y Acreditación de Calidad
Análisis los requerimientos de información, necesarios para la construcción de indicadores pertenecientes a los diferentes modelos de medición de la Universidad. Identificación de la prioridad de integrar los diferentes subsistemas de información de la Universidad.[13]
2012
Grupo de estudiantes de la Facultad de Ingeniería del Proyecto curricular de Ingeniería Industrial desarrolló su trabajo de grado encaminado al ajuste y mejoramiento de los procedimientos del Proceso de Gestión Contractual
Ajuste y mejoramiento de los procedimientos del Proceso de Gestión Contractual que fue avalado por la Oficina Asesora de Planeación y Control.
2013
el Grupo Operativo SIGUD realizó un análisis de la situación en la que se encuentra el Sistema respecto a: La infraestructura, el soporte tecnológico, el archivo de gestión propio del Proyecto, la documentación formal, papeles de trabajo y la herramienta (Visión GTC) que actualmente consigna la información general del Sistema y el estado de Implementación
Formulación de un Plan de Acción Institucional 2013-2015 el cual fue aprobado por el Comité Ejecutivo SIGUD y que se viene ejecutando
Se estructuró un nuevo Modelo de Operación por Procesos y sus respectivas Caracterizaciones
Dar cumplimiento a la Misión, los Objetivos Institucionales y la Generación de Valor de las líneas de ofertas y servicios de la Universidad.
2014
Se formuló la Política y Objetivos del SIGUD
Son aprobados y se adoptan, mediante la Resolución N° 227 del 8 de agosto de 2014,”Por la cual se realiza el Mejoramiento Continuo a la Política, Objetivos, y Modelo de Operación por Procesos del Sistema Integrado de Gestión, de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, SIGUD y se dictan otras disposiciones”.[15]
Se establecen las Responsabilidades y Funcionamiento del Comité Ejecutivo del SIGUD y demás niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión SIGUD
La Resolución N° 215 del 24 de julio de 2014.
14
Figura 4. Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José
de caldas
Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Oficina asesora de planeación y
control. Informe OAPC 2012-2014. Pg.13
6. METODOLOGÍA
La primera fase de la metodología utilizada para dar cumplimiento a los objetivos
planteados en el presente trabajo fue la exploratoria, en la cual se recolectó información
primaria y secundaria con las que se realizó un acercamiento al estado actual del Sistema
Integrado de Gestión y los procesos que lo conforman. En una fase final se desarrolló una
metodología descriptiva que corresponde a la construcción, ajuste, documentación y
validación de indicadores, mapas de riesgo, los procedimientos y formatos asociados a
dicho proceso y generar propuestas de socialización del SIGUD.
6.1. POBLACIÓN
El trabajo fue realizado con ocho promotores y cuatro gestores de procesos específicos
que conforman el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas, ya que son quienes tienen el mayor conocimiento y experiencia en el
desarrollo de los procedimientos y las actividades de cada uno de éstos.
15
6.2. FUENTES DE INFORMACIÓN
Para llevar a cabo el trabajo fue necesario realizar recolección de datos tanto cualitativos
y cuantitativos provenientes de fuentes de información primaria y secundaria
6.2.1. Fuentes de información primaria
Documentación existente en el SIGUD acerca de los procedimientos de cada
proceso, tales como caracterizaciones y diagramas de flujo.
Entrevistas a promotores y gestores de cada uno de procesos específicos, con el
fin de recolectar la información necesaria para llevar a cabo la construcción y/o
validación de los indicadores y mapas de riesgo.
Capacitaciones realizadas por funcionarios de la Oficina Asesora de Planeación y
Control sobre la construcción de indicadores y mapas de riesgo.
Reglamentación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas que rige la
ejecución de los procedimientos pertenecientes a procesos específicos del SIGUD.
6.2.2. Fuentes de información secundaria
Instructivo para la elaboración de procedimientos en la herramienta Bizagi
elaborado por la Oficina Asesora de Planeación y Control de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas.
Guía para la Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión
elaborada por la Oficina Asesora de Planeación y Control de la Universidad
Distrital francisco José de Caldas.
Guía para la Construcción de Indicadores elaborada por la Oficina Asesora de
Planeación y Control de la Universidad Distrital francisco José de Caldas.
Manual para la Administración de Riesgo elaborado por la Oficina Asesora de
Planeación y Control de la Universidad Distrital francisco José de Caldas.
Normas técnicas que orientan y fundamentan las bases para los sistemas de
calidad de procesos y procedimientos.
Leyes distritales y gubernamentales que establezcan parámetros para la gestión y
evaluación de los procesos y procedimientos de la entidad, que como universidad
y ente público debe cumplir.
Indicadores y mapas de riesgo de procesos específicos elaborados por otras
universidades que tengan implementado un Sistema Integrado de Gestión.
6.3. DISEÑO METODOLÓGICO
El diseño, construcción, documentación y/o validación de procedimientos, indicadores y
mapas de riesgo de procesos específicos en los que se centra el desarrollo de este
trabajo permite actualizar y ajustar el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas, de tal manera que se fortalezcan y consoliden los
procesos de planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de la gestión, además de
garantizar la satisfacción de la comunidad universitaria y sociedad en general en términos
de servicio.
16
El primer paso para el desarrollo del trabajo fue revisar y analizar el estado actual de la
información suministrada por el equipo SIGUD de la Oficina Asesora de Planeación y
Control acerca de procesos específicos; teniendo en cuenta procedimientos, indicadores y
formatos preestablecidos. Un pilar fundamental en este paso fue el objetivo que se
encuentra en la caracterización de cada uno de los procesos, ya que toda la elaboración
del proyecto debe ser enfocada a dar cumplimiento a éste.
Luego se dio inicio a las entrevistas con los gestores y los promotores de cada uno de los
procesos con el fin de tener una visión más clara del funcionamiento real de estos para
así lograr presentar propuestas de procedimientos, indicadores y mapas de riesgo que se
ajustaran al cumplimiento del objetivo de los procesos, siguiendo los lineamientos dados
por el Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi Process
Modeler, Guía para la Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de
Gestión, Guía para la Construcción de Indicadores y Manual para la Administración de
Riesgo elaborador por el equipo SIGUD.
Después de recibir la retroalimentación y hacer las correcciones respectivas de cada una
de las propuestas, se presentaron al gestor del proceso para su verificación y aprobación.
6.3.1. FLUJOGRAMAS
A continuación se presentan los flujogramas de las actividades que se llevaron a cabo
para el desarrollo del trabajo.
17
6.3.1.1. REZAGOS DOCUMENTALES
C
OL
UM
NA
ACTIVIDAD DESCRIPCION
1
La Oficina Asesora de Planeación y Control (OAPC), presentó a grandes rasgos los procesos a intervenir y explicó de forma clara los objetivos y alcances de los mismo
2
De la totalidad de procedimientos se distribuyeron de forma aleatoria entre los grupos conformados por los pasantes.
3
Se realizó una sesión en la que se dió a conocer el Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi (GI-GUI-001-IN-001, y se desarrollaron ejemplos para su mayor comprensión.
4
Se investigó de manera autónoma la normatividad asociada a cada procedimiento asignado por parte de la OAPC.
5
El borrador se realizó con base en los diagramas que exponen otras entidades, especialmente se tuvieron en cuenta los de otras universidades
Presentación de los
procesos de Gestión
de Docencia y
Comunicaciones
Distribución de los
procedimientos con
rezago documental
Capacitación para la
utilización de la
herramienta
Modeladora Bizagi
Revisión de la
normatividad asociada
a cada procedimiento
Realización de un
borrador del
procedimiento con base
en el de otras entidades
INICIO
A
18
6
Se desarrollaron propuestas teniendo en cuenta el Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi (GI-GUI-001-IN-001), y se desarrollo propuestas de formatos los cuales se ciñen según la Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión (GI-GUI-001).
7
Se verificó la veracidad del diagrama, en el Proceso de Comunicaciones con el promotor del proceso y con Gestión de Monitores se verificó con los Secretarios Académicos de las Facultades de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Verificación de la normatividad utilizada para cada procedimiento.
8
Con base en las correcciones propuestas en la actividad anterior, se rediseño el procedimiento para su posterior validación por parte de los gestores de cada proceso.
9
Una vez aprobado por el promotor del proceso se valida el diagrama del procedimiento con los Gestores de cada proceso.
10
Si hay ajustes del procedimiento se tendrá que rediseñar y volver a validar el procedimiento con los Gestores de cada proceso. Se entregara el diagrama a la OAPC para su aprobación por parte del líder del proceso, y su publicación.
Presentación de
propuesta inicial.
Verificación de la
propuesta del diagrama
del proceso.
A
Rediseñar el diagrama
teniendo en cuenta las
correcciones y sugerencias
Validación del
procedimiento con los
Gestores del Proceso.
¿Hay ajustes?
Si
Entrega del diagrama
a la OAPC
Fin.
No
19
6.3.1.2. INDICADORES
CO
LU
MN A
ACTIVIDAD DESCRIPCION
1
La Oficina Asesora de Planeación y Control (OAPC), presentó a grandes rasgos los procesos a intervenir y explicó de forma clara los objetivos y alcances de los mismos.
2
Se realizó una sesión en la que se dió a conocer la Guía para la Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión SIGUD (GI-GUI-003), y se desarrollaron ejemplos para la familiarización con el formato de hoja de vida del indicador para su mayor comprensión.
3
El nombre del indicador debe ser claro, corto, verbal ,preciso, único y no debe llevar verbos
4
Para determinar el nombre y objetivo se tiene en cuenta el objetivo y los lineamientos principales del proceso. Cabe resaltar que el objetivo del indicador debe ser medible.
5
La identificación de variables se estableció los principales factores medibles que influyen en la prestación del servicio del proceso. Se determino la mejor forma de medir el objetivo del indicador utilizando la correlación de las variables
6
Según la elección de las variables la unidad de medida cambia y pueden ser; Meses, días, años, numero, promedio, porcentajes, etc. La tendencia puede ser creciente, decreciente o estable y su fin es evaluar el comportamiento del indicador. El valor esperado se puede determinar a partir de normatividad, no obstante ya que todos los procesos no lo especifican deberá ser determinada por los promotores y gestores del proceso.
INICIO
Presentación del proceso
de Gestión de la
Información Bibliográfica y
Gestión Documental
Capacitación para la
construcción de
indicadores de los
procesos.
Determinar el Nombre
del Indicador
Determinar el Objetivo
del indicador
Identificación de
variables de medición y
elaboración de la
fórmula del indicador.
A
Establecer la unidad de
medida, tendencia y la
meta o valor esperado
del indicador
20
7
Se elaboró un borrador de la hoja de vida del indicador a partir de la información recolectada del proceso. Para esta tarea se tuvieron en cuenta principalmente indicadores internos, y a su vez informes de gestión del proceso elaborados en periodos anteriores.
8
Se verificó la viabilidad de la propuesta inicial de las hojas de vida de los indicadores con ayuda del promotor del proceso, además se realizaron observaciones para la mejora de las mismas.
9
Con base en las correcciones propuestas en la actividad anterior, se rediseño las hojas de vida de los indicadores para su posterior validación por parte de los gestores de cada proceso.
10
Una vez aprobado por el promotor del proceso se validan las hojas de vida de los indicadores con los Gestores de cada proceso.
11
Si hay ajustes en las hojas de vida se tendrá que modificar y volver a validar el procedimiento con los Gestores de cada proceso. Se entregan las hojas de vida de los indicadores a la OAPC para su aprobación por parte del líder del proceso, y su publicación.
A
Presentación de
propuesta inicial.
Verificación de la
propuesta de los
indicadores del
proceso.
Rediseñar los indicadores
teniendo en cuenta las
correcciones y sugerencias
Validación de los
indicadores con el Gestor
de los Procesos. Si
Entrega la Hoja de Vida
de los indicadores a la
OAPC
¿Hay ajustes?
Fin.
No
21
6.3.1.3. MAPAS DE RIESGO
C
OL
UM
NA
ACTIVIDAD DESCRIPCION
1
La Oficina Asesora de Planeación y Control (OAPC), presentó a grandes rasgos los procesos a intervenir y explicó de forma clara los objetivos y alcances de los mismo
2
Se realizó una sesión en la que se dió a conocer el Manual de gestión para la administración de riesgo (GI-MG-001). Se presentó la metodología a trabajar para el desarrollo de los mapas de riesgos.
3
Para la identificación del riesgo se establecieron factores internos y externos de los procedimientos. La definición de las causas se realiza a partir del contexto interno y externo, las cuales permiten la identificación de los riesgos y debe ser realizada de manera sistemática y con la participación del mayor número de personal involucrado.
4
Las consecuencias deben ser evaluadas y en lo posible contar con bases teóricas o de la experiencia que permitan determinar su magnitud.
5
Se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que pueda causar la materialización del riesgo.
6
El propósito de esta etapa, es la toma decisiones basados en los resultados del análisis acerca de cuáles riesgos necesitan tratamiento y la prioridad para su implementación.
Presentación del proceso
de Gestión de la
Información Bibliográfica y
Gestión Documental
Contextualización de
la Administración del
riesgo.
Evaluación del Riesgo
INICIO
Consecuencias de los
riesgos.
Calificación del Riesgo.
Establecimiento del
contexto estratégico
para la identificación
del riesgo.
A
22
7
Los controles actuales su calificación se determina como Bajo Trivial o Bajo Moderado. Este riesgo residual se determina como el riesgo que permanece después del análisis, valoración y determinación de los controles de riesgos.
Se determina las medidas a utilizar para el manejo de los riesgos residuales, las cuales dependen directamente de su valoración.
8
Culminada la elaboración del mapa de riesgo, con ayuda del promotor del proceso se determinaron observaciones y mejoras del mismo.
9
Con base en las correcciones propuestas en la actividad anterior, se rediseño los Mapas de Riesgos para su posterior validación por parte de los gestores de cada proceso.
10
Una vez aprobado por el promotor del proceso se validan los Mapas de Riesgo con los Gestores de cada proceso.
11
Si hay ajustes en los Mapas de Riesgo se tendrá que modificar y volver a validar el procedimiento con los Gestores de cada proceso. Se entrega los Mapas de Riesgo a la OAPC para su aprobación por parte del líder del proceso, y su publicación.
Valoración de
Riesgo Residual.
Verificación de la propuesta
de los mapas de riesgo de
los procesos.
A
Rediseñar los mapas de
riesgo teniendo en cuenta las
correcciones y sugerencias
Validación de los Mapas
de Riesgo con Gestor de
los Procesos.
¿Hay ajustes?
Si
Entrega del Mapa de
Riesgos a la OAPC
Fin
.
Tratamiento del
Riesgo
No
23
RESULTADOS
A partir del trabajo de campo realizado durante seis meses con el apoyo de los gestores y
promotores de procesos específicos con el fin de dar cumplimiento a los objetivos
planteados en este trabajo, se lograron los resultados que se muestran a continuación.
6.4. REZAGOS DOCUMENTALES
El resultado del diseño, validación y documentación de los procedimientos y formatos que
aún no estaban estandarizados ni documentados del Proceso de Comunicaciones y del
Proceso de Gestión Docencia se logró en trabajo conjunto con los promotores y gestores
de éstos y con ayuda de la herramienta Bizagi Process Modeler.
6.4.1. PROCESO DE COMUNICACIONES
Del Proceso de Comunicaciones se asignó el procedimiento de Uso y Administración de
Carteleras Institucionales para realizar la estandarización de éste.
6.4.1.1. USO Y ADMINISTRACIÓN DE CARTELERAS INSTITUCIONALES
El levantamiento de este procedimiento se llevó a cabo en la Sección de Publicaciones en
conjunto con los promotores, fue revisado por Rubén Eliecer Carvajalino Carvajalino –
Jefe de la Sección de Publicaciones y aprobado por el Vicerrector Académico.
El Procedimiento de Uso y Administración de Carteleras Institucionales tiene como
objetivo difundir masivamente toda la información de interés para la comunidad
universitaria sobre el aconteces de la institución, promoción de campañas, eventos y
demás actividades que conduzcan al logro de los propósitos de la organización.
Este procedimiento aplica para todos los procesos de la universidad, el cual inicia desde
la solicitud de impresión del diseño de la cartelera y finaliza con la impresión, distribución
y socialización de la misma.
La base legal por la cual se rige el funcionamiento y operación del procedimiento es:
DOCUMENTO LEGAL
Resolución 711 de 2008 Por la cual se reglamenta el uso de los servicios de publicación en Internet y correo electrónico que se presentan en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Ley Estatutaria 1266 de 2008 Por la cual se dictan disposiciones generales Hábeas Data
Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones 2012-2018
Marco de trabajo prospectivo, estratégico y operativo que permite alinear las decisiones, la arquitectura y las inversiones en materia de Tecnología de la Información y la Comunicación con los objetivos misionales de la institución.
Manual de Imagen Institucional Explica cuales son y cómo deben ser utilizados los elementos de función institucional, elementos de identidad y los elementos de personalidad institucional.
24
El uso y Administración de Carteleras Institucionales tiene dos políticas de operación. La primera es que se debe verificar la
capacidad de selección de publicaciones para imprimir carteleras, antes de hacer contratación externa; y la segunda es que se debe
verificar la disponibilidad presupuestal a través del ordenador del gasto para la elaboración de las carteleras.
El diagrama del procedimiento es el siguiente:
25
Los subprocedimientos que componen este procedimiento se muestran a continuación.
6.4.1.1.1. DISEÑO POR PARTE DEL PROCESO
6.4.1.1.2. DISEÑO DE LA SECCIÓN DE PUBLICACIONES
26
6.4.1.1.3. CONTRATACIÓN PROVEEDOR EXTERNO
6.4.2. PROCESO DE GESTIÓN DOCENCIA
El levantamiento de este procedimiento se llevó a cabo en la Secretaría Académica de
cada una de las facultades de la universidad en conjunto con los secretarios académicos
y Vicerrector Académico-
6.4.2.1. GESTIÓN DE MONITORES ACADÉMICOS
El procedimiento de Gestión de Monitores Académicos tiene como objetivo establecer las
actividades a desarrollar en la gestión de monitores académicos.
La gestión de monitores involucra las actividades desde el momento en que se aprueba y
distribuye el presupuesto disponible para las monitorías académicas hasta el pago del
incentivo económico al monitor.
La base legal por la cual se rige el funcionamiento y operación del procedimiento es:
Acuerdo 027/1993 Por el cual se expide el estatuto estudiantil de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Acuerdo 003/1989 Por el cual se reglamentan las monitorias en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas (CSU).
Acuerdo 014/1989 Por el cual se modifica el acuerdo 003 en lo referente a las monitorias de la universidad.
Acuerdo 004/2006 Por el cual se establece y unifica el régimen de liquidación matriculas para los estudiantes de la UDFJC (CSU).
27
El diagrama del procedimiento es el siguiente:
Los subprocedimientos que componen este procedimiento se muestran a continuación.
6.4.2.1.1. APROBACIÓN DE MONITORES
28
6.4.2.1.2. CONVOCATORIA DE MONITORÍA
6.4.2.1.3. SELECCIÓN DE MONITORES
29
6.4.2.1.4. EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES DE LOS
MONITORES
6.5. INDICADORES
La construcción, documentación y validación de los indicadores cuantitativos de calidad,
los cuales son eficiencia, eficacia y efectividad, permiten comprobar en qué medida se
está dando cumplimiento al objetivo general de los procesos de Gestión Documental y de
Gestión de la Información Bibliográfica.
La hoja de vida del indicador fue el resultado final de este ítem, la cual contiene registrado
el nombre, objetivo, fórmula de cálculo, su unidad de medida, la tendencia que se espera
que tenga el resultado, el rango en el cual se debe evaluar, entre otro elementos que
permiten llevar a cabo una correcta medición y toma de decisiones.
6.5.1. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El objetivo del Proceso de Gestión Documental al cual los indicadores construidos
permiten realizarle una medición de grado de cumplimiento es garantizar la correcta
planeación, manejo, control, organización y funcionamiento de la gestión documental y la
administración de las diferentes unidades documentales de la Universidad Distrital, de
forma lógica de acuerdo con la naturaleza y fines de la Universidad, cumpliendo con los
estándares para el tratamiento de los documentos y la legislación vigente, para proteger el
patrimonio documental, preservar los archivos en las mejores condiciones de acceso y
seguridad, y asegurar la disponibilidad a la academia, la comunidad en general y del
mejoramiento institucional. Para este proceso se construyó un indicador de eficiencia, uno
de eficacia y uno de efectividad.
30
6.5.1.1. EFICIENCIA
18 9 2015
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
Denominador:
1.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Impacto
Resultados
Estrategicos
Economia
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo Gestor del Proceso
Insumo
Gestor del Proceso Gestor del ProcesoPromotor del Proceso
Archivo Central
Archivo Central
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Semestral Anual
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
Capacidad de almacenaje disponibles Metros Lineales
TIPO DE INDICADOR
Mensual Trimestral
Adecuado
Otro
Líder del Proceso
Tulio Bernardo Isaza Santamaría
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor EsperadoUnidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
Eficacia
0 - 50 % 51 % - 75 %
100%
Cuál?
PROCESO
FÓRMULA
Gestión Documental y Archivo
18/09/2015
Jefe de sección de Archivo, Microfilmación
18/09/2015
Dimensión de Evaluación
76 % - 100%
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Nombre:
Objetivo:
Código:
Fecha de Creación Fecha de Actualización
Evaluar el uso de la capacidad de almacenaje del archivo central destinados para el almacenamiento y custodia.
Utilizacion de espacio de almacenamiento y custodia
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Código:
Macroproceso: Gestion de Recursos Versión: 01
Proceso: Gestión Documental y Archivo.Fecha de Aprobación:
18/09/2015
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
X
Proceso Eficiencia
% X
Capacidad de almacenaje utilizados
Definición de Términos
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de
los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
Jerarquia
Efectividad
Capacidad de almacenaje disponibles
Nivel de Medición
Porcentaje de utilizacion de la capacidad disponible de almacenaje del archivo central
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Capacidad de almacenaje utilizados
Suma en metros lineales de la documentacion y archivos almacenadas en la bodega del Archivo Central.
Intervención Producto
Gestión
Calidad
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Equipo SIGUD y Promotor
POLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del
talento humano
Garantizar la correcta planeación, manejo, control, organización y
funcionamiento de la gestión documental y la administración de las
diferentes unidades documentales de la Universidad Distrital, de forma
logíca de acuerdo con la naturaleza y fines de la Universidad,
cumpliendo con los estándares para el tratamiento de los documentos y
la legislación vigente, para proteger el patrimonio documental, preservar
los archivos en las mejores condiciones de acceso y seguridad, y
asegurar la disponibilidad a la academia, la comunidad en general y del
mejoramiento institucional.
Capacidad disponible de almacenaje destinadas para el almacenamiento y custodias de los archivos, calculada en metros lineales y según el area de la
bodega
Responsables de la Medición
Nivel:
Cargo:
Toma de DecisionesConsolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis
Metros Lineales
OBJETIVO DEL PROCESO ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
𝐶 𝑎𝑝𝑎 𝑐 𝑖𝑑 𝑎𝑑 𝑑 𝑒 𝑎 𝑙𝑚 𝑎 𝑐𝑒𝑛 𝑎 𝑗𝑒 𝑢 𝑡 𝑖𝑙 𝑖𝑧 𝑎 𝑑 𝑜 𝑠
𝐶 𝑎𝑝𝑎 𝑐 𝑖𝑑 𝑎𝑑 𝑑 𝑒 𝑎 𝑙𝑚 𝑎 𝑐𝑒𝑛 𝑎 𝑗𝑒 𝑑 𝑖𝑠𝑝 𝑜 𝑛 𝑖𝑏 𝑙𝑒∗ 1 0 0
31
6.5.1.2. EFICACIA
18 9 2015
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
Denominador:
1.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
OBJETIVO DEL PROCESO ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
Garantizar la correcta planeación, manejo, control, organización y
funcionamiento de la gestión documental y la administración de las
diferentes unidades documentales de la Universidad Distrital, de forma
logíca de acuerdo con la naturaleza y fines de la Universidad,
cumpliendo con los estándares para el tratamiento de los documentos y
la legislación vigente, para proteger el patrimonio documental, preservar
los archivos en las mejores condiciones de acceso y seguridad, y
asegurar la disponibilidad a la academia, la comunidad en general y del
mejoramiento institucional.
Toma de Decisiones
Tulio Bernal Isaza Santamaría
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
Equipo SIGUD y Promotor
Jefe de Sección de Actas, Archivo y Microfilmación
Responsables de la Medición
Nivel:
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis
Transferencias primarias programadas
Suma de las transferencias programadas enunciadas en el cronograma interno de transferencias
Definición de Términos
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental
vigentes.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Nivel de Medición
Porcentaje de transferencias primarias ejecutadas satisfactoriamente del cronograma
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Transferencias primarias recibidas
Suma de las transferencias recibidas por parte de otras Dependencias o Unidades Academicas
Intervención
Jerarquia
Efectividad
X
Proceso Eficiencia
Producto
Gestión
X
Meta o Valor Esperado
Eficacia
Dimensión de Evaluación
61 % - 100%
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
Transferencias primarias programadas
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Código:
FORMA DE CÁLCULO
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
FÓRMULA
100%Porcentaje
Unidad de Medida
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Código:
Versión: 01
Fecha de Aprobación:
18/09/2015
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Macroproceso: Gestion de Recursos
Proceso: Gestión Documental y Archivo.
Fecha de Creación Fecha de Actualización
Nombre:
Objetivo:
Transferencias documentales primarias CPA-GD-08-XXX
Verificar la cantidad de documentacion enviada al Archivo Central que ha cumplido su periodo o tramite en los archivos de gestion de Universidad
Distrital Francisco Jose de Caldas.
Tendencia esperada del Indicador
PROCESO
Gestión Documental y ArchivoPOLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del
talento humano.
Insumo
Transferencias primarias recibidas
Transferencias primarias programadas
Numero de Transferencias
Numero de Transferencias
TIPO DE INDICADOR
Semestral Anual
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo
Trimestral
0- - 25 % 26 % - 60 %
Adecuado
Cronograma de transferencias
Archivo Central
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?
Calidad
Impacto
Resultados
Estrategicos
Economia
18/09/2015 18/09/2015
Promotor del Proceso Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Mensual
Otro
Líder del Proceso Gestor del Proceso
𝑇𝑟𝑎𝑛𝑠𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑚𝑎𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎𝑠
𝑇𝑟𝑎𝑛𝑠𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑚𝑎𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠 ∗ 100
32
6.5.1.3. EFECTIVIDAD
18 9 2015
Creciente Decreciente Estático
X
Numerador:
1.
Denominador:
1.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
OBJETIVO DEL PROCESO ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
FECHA VERSIÓN
Toma de Decisiones
CAMBIO MOTIVO
Equipo SIGUD y Promotor Tulio Bernal Isaza Santamaría
Jefe de Sección de Actas, Archivo y Microfilmación
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos
Promotor del proceso
Seguimiento y Análisis
Gestor del Proceso Gestor del ProcesoCargo:
Nº total de solicitudes de consulta y prestamo de documentos requeridas al Archivo Central
Suma de todas las solicidudes realizadas de cada Dependencia y Unidad Academica para el prestamo y consulta de documentos al Archivo Central
Definición de Términos
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de
los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Responsables de la Medición
Nivel:
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Nivel de Medición
Porcentaje de solicitudes de consulta y prestamo de documentos atendido oportunamente por el Archivo Central
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Nº de solicitudes de consulta y prestamo de documentos atendidas oportunamente por el Archivo Central
Suma de todas las solicidudes atendidas de cada Dependencia y Unidad Academica oportunamente por parte del Archivo Central.
Intervención
Jerarquia
Efectividad X
Proceso Eficiencia
Producto
Gestión
Eficacia
Dimensión de Evaluación
Estrategicos
X61 % - 100%
Anual
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
FÓRMULA
100%
(Nº de solicitudes de consulta y prestamo de documentos atendidas
oportunamente por el archivo central/Nº total de solicitudes de consulta y
prestamo de documentos requeridas al archivo central)*100
Porcentaje X
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Código:
Versión: 01
Fecha de Aprobación:
18/09/2015
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Código:
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Macroproceso: Gestion de Recursos
Proceso: Gestión Documental y Archivo.
Fecha de Creación Fecha de Actualización
Nombre:
Objetivo:
PROCESO
Gestión Documental y Archivo
Garantizar la correcta planeación, manejo, control, organización y
funcionamiento de la gestión documental y la administración de las
diferentes unidades documentales de la Universidad Distrital, de forma
logíca de acuerdo con la naturaleza y fines de la Universidad,
cumpliendo con los estándares para el tratamiento de los documentos y
la legislación vigente, para proteger el patrimonio documental, preservar
los archivos en las mejores condiciones de acceso y seguridad, y
asegurar la disponibilidad a la academia, la comunidad en general y del
mejoramiento institucional
POLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del
talento humano.
Insumo
Nº de solicitudes de consulta y prestamo de documentos atendidas
oportunamente por el Archivo Central
Nº total de solicitudes de consulta y prestamo de documentos requeridas al
Archivo Central
Número
Número
Transferencias primarias programadas
Economia
TIPO DE INDICADOR
Mensual Trimestral
0- - 25 % 26 % - 60 %
Adecuado
Otro
Semestral
18/09/2015 18/09/2015
Archivo Central
Archivo Central
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?
Calidad
Impacto
Resultados
En Riesgo
Oportunidad en la prestación de servicio de consulta y préstamo de documentos de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas que custodia y administra el Archivo
Central
Determinar el porcentaje de oportunidad en la prestación de servicio de consulta y préstamo de documentos de responsabilidad del Archivo Central de
la Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas.
Líder del Proceso Gestor del Proceso
Tendencia esperada del Indicador
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor EsperadoUnidad de Medida
33
6.5.2. PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA
El objetivo del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica al cual los indicadores
construidos permiten realizarle una medición de grado de cumplimiento es gestionar y
proveer el acceso a fuentes de información académicas, investigativas y culturales de la
comunidad universitaria, a través de recursos y servicios de información oportunos con el
fin de apoyar la docencia, investigación y extensión de la comunidad universitaria y
fortalecer los procesos misionales de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Para este proceso se construyeron dos indicadores de eficiencia, uno de eficacia y dos de
efectividad.
34
6.5.2.1. EFICIENCIA
25 9 2015
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
Denominador:
1.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Macroproceso: Gestion Academica
Proceso: Gestión de la información Bibliografica
Código:
Versión: 0
Crítico En Riesgo
Oficina Asesora de Sistemas
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
0,5 m2 - 0,99 m2
Impacto
Resultados
Estrategicos
Metros cuadrados
Gestor del Proceso
Cuál?
Anual
VARIABLES DEL INDICADOR
Fecha de Aprobación:
25/09/2015
Mensual Trimestral
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Insumo
Total de metros cuadrados de la Biblioteca
Numero total de usuarios
Metros cuadrados
Número
0 m2 - 0,49 m2
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información
académicas, investigativas y culturales de la comunidad
universitaria, a través de recursos y servicios de
información oportunos con el fin de apoyar la docencia,
investigación y extensión de la comunidad universitaria y
fortalecer los procesos misionales de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas.
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Objetivo:
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor Esperado
PROCESO
FUENTE DE INFORMACIÓN
Fecha de Creación Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Nombre:
Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
TIPO DE INDICADOR
Otro
Division de Recursos Físicos.
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
FÓRMULA
1 m2 por alumno
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
POLÍTICA 2. Gestión académica para el desarrollo social y cultural.
POLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano.
POLÍTICA 6. Desarrollo Físico y Tecnológico para el fortalecimiento Institucional.
OBJETIVO DEL PROCESO
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
Determinar la diponibilidad de espacio en m2 destinados para la Biblioteca a fin de dar cumplimiento a la formación, cobertura en el desarrollo de
actividades académicas de la Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas
Disponibilidad de espacio (area) asignado a los usuarios de la Biblioteca Código:
X1 m2 - 2 m2
Semestral
Líder del ProcesoAdecuado
RANGOS DE EVALUACIÓN
X
Proceso Eficiencia
Producto
Gestión
Eficacia
Dimensión de Evaluación
Calidad
Economia
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Nivel de Medición
Numero de metros cuadrados de la Biblioteca por cada usuario, disponibles para el desarrollo de las actividades académicas de la Comunidad Académica de la Universidad Distrital
Francisco Jose de Caldas
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Total de metros cuadrados de la Biblioteca
La Division de Recursos Físicos determina el area total de Biblioteca disponible.
Intervención
Jerarquia
Efectividad
Seguimiento y Análisis
Numero total de Usuarios (estudiantes)
La Oficina Asesora de Sistemas consolida el numero total de estudiantes de la Universidad Distrital Francisco Jose Caldas.
Definición de Términos
Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los documentos
para satisfacer las necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.
Usuarios: Personas que hacen uso de los servicios e instalaciones de la Biblioteca.
Recursos:Activos de la Biblioteca, materiales, equipos, espacios.
Toma de Decisiones
CAMBIO MOTIVO
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Equipo SIGUD y Norma Bernal
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ
FECHA VERSIÓN
Promotor del Proceso
Gestión de la Información
Bibliográfica
Equipo SIGUD y Promotor
Enith Mireya Zarate
Jefe Sección de Biblioteca
Responsables de la Medición
Nivel:
REVISÓ APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos
Tota l de m etros c uadrados de la B ib lio tec a
Num ero tota l de us uarios
35
25 9 2015
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
Denominador:
1.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Calidad
Impacto
Resultados
Estrategicos
Economia
Semestral Anual
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo Adecuado
Otro
Líder del Proceso Gestor del Proceso
Inventario de Recursos Tecnológicos (Biblioteca)
Biblioteca
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?
Insumo
Número de recursos tecnológicos
Número de Usuarios
Número
Número
TIPO DE INDICADOR
Mensual Trimestral
1/1000 - 1/501 1/500 - 1/351
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor EsperadoUnidad de Medida
Tendencia esperada del Indicador
PROCESO
Gestión de la Información
Bibliográfica
OBJETIVO DEL PROCESO ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
Fecha de Creación Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Nombre: Disponibilidad Recursos Tecnologico Código:
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Código:
Macroproceso: Gestion Academica Versión: 0
Proceso: Gestión de la información BibliograficaFecha de Aprobación:
00/09/2015
POLÍTICA 2. Gestión académica para el desarrollo social y cultural.
POLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano.
POLÍTICA 6. Desarrollo Físico y Tecnológico para el fortalecimiento Institucional.
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información
académicas, investigativas y culturales de la comunidad
universitaria, a través de recursos y servicios de
información oportunos con el fin de apoyar la docencia,
investigación y extensión de la comunidad universitaria y
fortalecer los procesos misionales de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas.
Objetivo: Determinar el acceso a los recursos tecnologicos y de información, que permitan la generación de conocimiento, y minimizar la brecha de ciencia y
tecnología para los miembros de la Comunidad Académica
Numero X
1/350 - 1/100
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
FÓRMULA
1 recurso tecnológico por cada
350 usuarios.
X
Proceso Eficiencia
Producto
Gestión
Eficacia
Dimensión de Evaluación
Recurso: Activos de la biblioteca, materiales, equipos, espacio.
Recurso tecnológico: Recurso que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito. Los recursos tecnológicos pueden ser tangibles (como una computadora, una impresora u
otra máquina) o intangibles (un sistema, una aplicación virtual).
Usuario: Receptor de los servicios bibiotecarios. Persona que hace uso de los servicios e instalaciones de la Biblioteca.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Nivel de Medición
Numero de recursos tecnologicos y de información disponibles por cada estudiante.
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Número de recursos tecnológicos
La biblioteca lleva un inventario completo y actualizado de todos sus recursos disponibles
Intervención
Jerarquia
Efectividad
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis
Número de Usuarios
La Biblioteca tiene un registro completo del numero de usuarios de sus servicios
Definición de Términos
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Responsables de la Medición
Nivel:
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
Equipo SIGUD y Norma Bernal
Equipo SIGUD y Promotor
Enith Mireya Zarate
Jefe Sección de Biblioteca
Toma de Decisiones
CAMBIO MOTIVO
Promotor del Proceso
FECHA VERSIÓN
𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑐𝑢𝑟𝑠𝑜𝑠 𝑡𝑒𝑐𝑛𝑜𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑜𝑠
𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑢𝑠𝑢𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠
36
6.5.2.2. EFICACIA
25 9 2015
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
2.
Denominador:
1.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Número de títulos año actual
Número de títulos año anterior
Promotor del Proceso
Indice de crecimiento en el número de títulos
4%( Número de títulos año actual - Número de títulos año anterior / Número de
títulos año anterior )*100Porcentaje X
Los números son suministrados por el Sistema de Información Bibliográfico
Nivel de Medición
Intervención
Jerarquia
EfectividadInsumo
Equipo SIGUD y Promotor
Enith Mireya Zarate
Jefe Sección de Biblioteca
Desarrollar las colecciones (libros, revistas, bases de datos, material digital) con información bibliográfica de calidad, actualizada, oportuna y pertinente
para la comunidad académica de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
El número de titulos del año anterior es suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico
Toma de Decisiones
REVISÓ
0%-1,9% 2%-3,9%
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Equipo SIGUD y Norma Bernal
Responsables de la Medición
Nivel:
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis
Definición de TérminosBiblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los documentos para satisfacer las
necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.
Colección Bibliográfica: Es el acervo bibliográfico disponible en diferentes formatos y soportes que incluye todas las áreas del conocimiento y que están debidamente organizadas para garantizar a los
usuarios su oportuno acceso a la información ya sea para préstamo externo o consulta interna en sala.
Tïtulo: Describe un documento que forma un todo separado bajo un título individual, se publique en una o varias unidades físicas, y sin tener en cuenta el número de copias del documento que posee la
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Debe restarse el número de titulos del año con actual con el número de titulos del año anterior
Porcentaje de crecimiento en el número de títulos con respecto al año anterior
X
Proceso Eficiencia
4%-100%
TIPO DE INDICADOR
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
FÓRMULA
Número
Número
Sistema de Información Bibliográfico
Sistema de Información Bibliográfico
Fecha de Creación
Meta o Valor Esperado
PROCESO
Gestión de la Información
Bibliográfica
Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
FORMA DE CÁLCULO
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
POLÍTICA 2. Gestión académica para el desarrollo social y cultural.
POLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano.
POLÍTICA 6. Desarrollo Físico y Tecnológico para el fortalecimiento Institucional.
OBJETIVO DEL PROCESO
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información
académicas, investigativas y culturales de la comunidad
universitaria, a través de recursos y servicios de
información oportunos con el fin de apoyar la docencia,
investigación y extensión de la comunidad universitaria y
fortalecer los procesos misionales de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas.
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Objetivo:
Calidad
Impacto
Resultados
Estrategicos
Producto
Gestión
Eficacia
Economia
Mensual Trimestral
Adecuado
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo Líder del Proceso Gestor del Proceso
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Macroproceso: Gestion Academica
Proceso: Gestión de la información Bibliografica
Código:
Versión: 0
Dimensión de Evaluación
Anual
Fecha de Aprobación:
25/09/2015
Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Semestral
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?Otro
Nombre: Código:
37
6.5.2.3. EFECTIVIDAD
25 9 2015
Creciente Decreciente Estático
X
Numerador:
1.
Denominador:
1.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Macroproceso: Gestion Academica
Proceso: Gestión de la información Bibliografica
Código:
Versión: 0
Satisfacción del Usuario
Fecha de Aprobación:
25/09/2015
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?Otro
Número
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Insumo
TIPO DE INDICADOR
Calidad
Impacto
Resultados
Estrategicos
Semestral Anual
Economia
Objetivo:
0%-49% 50%-69% 70%-100%
Biblioteca
N° de usuarios satisfechos
Número
Mensual Trimestral
Adecuado
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
POLÍTICA 2. Gestión académica para el desarrollo social y cultural.
POLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano.
POLÍTICA 6. Desarrollo Físico y Tecnológico para el fortalecimiento Institucional.
OBJETIVO DEL PROCESO
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información
académicas, investigativas y culturales de la comunidad
universitaria, a través de recursos y servicios de
información oportunos con el fin de apoyar la docencia,
investigación y extensión de la comunidad universitaria y
fortalecer los procesos misionales de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas.
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Código:
Porcentaje de satisfacción de los usuarios con los servicios de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en su conjunto o con los diferentes servicios especificos.
Fecha de Creación
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor Esperado
PROCESO
N° de usuarios encuestados
Biblioteca
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo
X
X
Nombre:
Gestión de la Información
Bibliográfica
Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
FÓRMULA
Líder del Proceso Gestor del Proceso
70%
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
(N° de usuarios satisfechos / N° de usuarios encuestados)*100 Porcentaje X
Eficacia
Dimensión de Evaluación
N° de usuarios encuestados
Número de usuarios de la biblioteca
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
Número de usuarios de la biblioteca
Efectividad
N° de usuarios satisfechos
Definición de Términos
Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los documentos para
satisfacer las necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.
Satisfacción: Percepción que el usuario tiene sobre el grado en que se han cumplido sus necesidades y expectativas.
Servicios: Conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Proceso Eficiencia
Producto
Gestión
Nivel:
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
Evaluar el grado de satisfacción de los usuarios con los servicios de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en su conjunto o
con los diferentes servicios especificos.
Toma de Decisiones
REVISÓ
Nivel de Medición
Intervención
Jerarquia
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Responsables de la Medición
Promotor del Proceso
Equipo SIGUD y Promotor
Enith Mireya Zarate
Jefe Sección de Biblioteca
Equipo SIGUD - Norma Bernal
38
25 9 2015
Creciente Decreciente Estático
X
Numerador:
1.
Denominador:
1.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
X
Equipo SIGUD y Promotor
Enith Mireya Zarate
Toma de Decisiones
REVISÓ
Porcentaje de utilización de la colección de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Nivel de Medición
Intervención
APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos
Efectividad
Promotor del Proceso
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
Jefe Sección de Biblioteca
Responsables de la Medición
Nivel:
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ
Número suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico
N° de préstamos registrados en las colecciones
Número suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico
N° total de documentos en las diferentes colecciones
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Equipo SIGUD y Norma Bernal
Producto
Gestión
Eficacia
Dimensión de Evaluación
Jerarquia
Seguimiento y Análisis
Definición de Términos
Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y faciliar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los documentos para
satisfacer las necesidades de información, de investigación de los usuarios.
Colección Bibliográfica: es el acervo bibliográfico disponible en diferentes en diferentes formatos y soporte que incluye todas las áreas del conocimiento y que están debidamente
organizadas para garantizar a los usuarios su oportuno acceso a la información ya sea para préstamo externo o consulta en sala.
Préstamo: Entrega de material bibliográfico a un usuario, bajo ciertas condiciones y por un tiempo determinado.
Consulta: Búsqueda de información en una fuente documental para aprender una cosa o aclarar una duda.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
X
X
Proceso Eficiencia
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor Esperado
PROCESO
Gestión de la Información
Bibliográfica
Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
FÓRMULA
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
POLÍTICA 2. Gestión académica para el desarrollo social y cultural.
POLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano.
POLÍTICA 6. Desarrollo Físico y Tecnológico para el fortalecimiento Institucional.
OBJETIVO DEL PROCESO
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información
académicas, investigativas y culturales de la comunidad
universitaria, a través de recursos y servicios de
información oportunos con el fin de apoyar la docencia,
investigación y extensión de la comunidad universitaria y
fortalecer los procesos misionales de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas.
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Fecha de Creación
Evaluar la tasa total de utilización de la colección de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Líder del Proceso Gestor del Proceso
Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Nombre: Código:
Objetivo:
Semestral
0%-49% 50%-69% 70%-100%
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Insumo
TIPO DE INDICADOR
Calidad
Impacto
Resultados
Estrategicos
Anual
Fecha de Aprobación:
25/09/2015
Economia
Mensual Trimestral
Adecuado
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo
(N° de préstamos registrados en las colecciones / N° total de documentos
en las diferentes colecciones)*10080%
Número
Número
Sistema de Información Bibliográfico
Sistema de Información Bibliográfico
N° de préstamos registrados en las colecciones
N° total de documentos en las diferentes colecciones
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
Porcentaje
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?Otro
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Macroproceso: Gestion Academica
Proceso: Gestión de la información Bibliografica
Código:
Versión: 0
Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año
39
6.6. MAPAS DE RIESGO
Con el fin de tener una herramienta que permita administrar los riesgos institucionales que
generan impacto en el cumplimiento de los objetivos del Proceso de Gestión Documental
y Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, de tal manera que se puedan
controlar éstos ya sea, reduciéndolos, evitándolos, previéndolos o mitigándolos, el equipo
SIGUD de la Oficina Asesora de Planeación y Control solicitó la construcción de Mapas
de Riesgo en los que se identificaron únicamente riesgos de calidad.
El Mapa de Riesgos fue realizado siguiendo los lineamientos del formato GI-MG-001-FR-
014 elaborado por el Equipo SIGUD.
En los siguientes ítems se mostrará un cuadro de resumen por riesgo identificado de cada
uno de los procesos.
6.6.1. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
RIESGO: Incumplientodelanormatividad
DESCRIPCIÓN: NosecumpleconlanormatividadrelacionadaconlosprocedimientosyserviciosdeGestiónDocumental
TIPODERIESGO: Decumplimiento
CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE
CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO
SEGUIMIENTO,
EVALUACIÓNY
MEJORA
TOTALNIVEL
Cambiosenlanormatividad
queregulalos
procedimientosyservicios
deGestiónDocumental
Externo
Sancionesala
Institucióny/o
Dependencia
Supervisión
periódica sobre los
procedimientos por
parte de los Entes
de Control Interno
Preventivo Alto-25 Alto-25 Alto-25 MedioAlto-20 90%
Faltadepersonal InternoAtrasoen
procedimientos
Contratación de
personal requerido y
que sea calificado
Preventivo MedioAlto-20 Alto-25 Alto-25 Medio-15 85%
Desactualizaciónenla
aplicacióndelasnormas
referentesalos
procedimientosdeGestión
Documental
Interno
Hallazgosporparte
delosEntesde
Control
Actualización de
documentacion de
la normatividad que
regula los
procedimientos y
servicios.
Preventivo Alto-25 Alto-25MedioAlto-
20MedioAlto-20 90%
PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO
CONTROLADOIMPACTO
Seguro-5 Moderado-3Catástrofico-
Inaceptable1590% Posible-3 0% Moderado-3
ALTA-
IMPORTANTE
9
Evitar
CLASIFICACIÓN
EVALUACIÓNDELRIESGO
PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE
RIESGO
RESIDUAL
MANEJODEL
RIESGO
40
RIESGO: Falloenlaprestacióndelservicio
DESCRIPCIÓN: Prestarelserviciodemanerainadecuadaolainterrupciondelaprestaciondelservicio.
TIPODERIESGO: Operativos
CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE
CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO
SEGUIMIENTO,
EVALUACIÓNY
MEJORA
TOTALNIVEL
Faltadeunsoftwareparala
prestacióndelservicioInterno
Bajaeficienciaen
laprestacióndel
servicio
Uso de un aplicativo
o software para el
manejo adecuado
de información
Preventivo Nulo-0 Nulo-0 Nulo-0 Nulo-0 0%
Incrementoenelnúmerode
usuariosdesbordandola
capacidad
Externo
Imagenafectada
porlasfallaso
interrupcionenla
prestaciondelos
servicios.
Aumento de la
capacidad del
sistema para la
prestación de los
servicios
Preventivo Bajo-5 Medio-15 MedioAlto-20 Medio-15 55%
DemorasenlaRespuestade
Comunicacionesenviadasa
otrasdependencias.
Externo
Retrasoenla
prestacióndelos
servicios
Mejora en los
canales de
comunicación
internos de la
Universidad Distrital
Francisco José de
Caldas
Correctivo Alto-25 MedioAlto-20MedioAlto-20 MedioAlto-20 85%
Inconformidaddelusuario
porerrorenelservicio
prestado
Externo
Reclamacioneso
quejasdelos
usuariosque
implican
investigaciones
disciplinariasala
dependencia.
Herramientas de
seguimiento a los
procedimientos
establecidos para el
desarrollo de los
servicios.
Preventivo Alto-25 Alto-25 MedioAlto-20 MedioAlto-20 90%
Demoraoausenciadela
prestacióndelservicioInterno
Sancionesala
Universidady/oa
laDependencia.
Mantenimiento
regular de los
elementos,
instrumentos y
capacitación de
personal necesarios
para la prestacion
de los servicios.
Preventivo Alto-25 Alto-25 Alto-25 Alto-25 100%
PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO
CONTROLADOIMPACTO
Probable-4 Menor-2 AltaImportante-8 61% Posible-3 85%Insignificante-
1Bajo-Trivial3 Asumir
EVALUACIÓNDELRIESGO
CLASIFICACIÓN PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE
RIESGO
RESIDUAL
MANEJODEL
RIESGO
41
RIESGO: Desarrolloinadecuadodeactividadesdelproceso
DESCRIPCIÓN: Desarrolloinadecuado,interrupciónoincumplimientodelasactividadesllevadasacabodentrodelProceso
TIPODERIESGO: Operativos
CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE
CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO
SEGUIMIENTO,
EVALUACIÓNY
MEJORA
TOTALNIVEL
Faltadeseguimientoenlos
procedimientosdelprocesoInterno
Ausenciade
mejoramiento
continuo
Informes de
seguimiento y
propuestas de
mejoramiento de los
procedimientos
establecidos para el
desarrollo de las
actividades del
proceso
Preventivo Medio-15 Medio-15 Medio-15 Medio-15 60%
Faltadeespaciopara
almacenajedelArchivo
CentraldelaUniversidad
DistritalFranciscoJoséde
Caldas
Interno
Acumulaciónde
Transferencias
Documentales
Primarias
Verificar en la tabla
de Retención
Documental si se
deben realizar las
Transferencias
Documentales
Primarias de
Archivo de Gestión
a Archivo Central
Preventivo Bajo-5 Medio-15 Medio-10 Medio-15 45%
Faltadeespacioparael
almacenajedelArchivode
GestióndelaUniversidad
DistritalFranciscoJoséde
Caldas
Externo
Aumentoenlas
solicitudesde
Transferencias
Documentales
Primarias
Contar con los
espacios adecuados
para la
documentación
Preventivo Medio-15 Medio-15 MedioAlto-20 Medio-15 65%
Catástrofesnaturales,que
generanalteracióndela
conservaciónydela
prestacióndelosservicios
Externo
Alteracióndela
conservacióny
organizacióndelos
documentos
Cumplir con los
protocolos de
manejo de
documentación
Preventivo Alto-25 Alto-25 MedioAlto-20 Alto-25 95%
PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO
CONTROLADOIMPACTO
Probable-4 Moderado-3AltaImportante-
1266% Posible-3 0% Moderado-3
Alta-
Importante9Reducir
EVALUACIÓNDELRIESGO
CLASIFICACIÓN PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE
RIESGO
RESIDUAL
MANEJODEL
RIESGO
RIESGO: Erroresenelregistrodeinformación
DESCRIPCIÓN: Serealizanregistrosinadecuadosdelainformaciónqueinflueyenenlaveracidadyconfiabilidaddelproceso
TIPODERIESGO: Detecnología
CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE
CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO
SEGUIMIENTO,
EVALUACIÓNY
MEJORA
TOTALNIVEL
Registromanualinadecuado
deladocumentaciónenla
BasedeDatosydelformato
deinventario
Interno
Manejode
informacióncon
contenidoerróneo
quepuede
acarrear
investigaciones
disciplinariasala
Dependencia.
Sistematizar la
información y los
procedimientos
desactualizados
Preventivo Nulo-0 Nulo-0 Nulo-0 Nulo-0 0%
Faltadesoftwarey
aplicativosparaelregistroy
manejodeinformación
Interno
Uso de software o
aplicativos para el
manejo de la
información
Preventivo Nulo-0 Nulo-0 Nulo-0 Nulo-0 0%
Fallasenlossistemas
informaticosdeotras
dependencias.
Externo
PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO
CONTROLADOIMPACTO
Probable-4 Moderado-3AltaImportante-
120% Probable-4 0% Moderado-3
Alta-
Importante
12
Reducir
EVALUACIÓNDELRIESGO
CLASIFICACIÓN PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE
RIESGO
RESIDUAL
MANEJODEL
RIESGO
Demorasenel
servicioque
puedenocasionar
reclamacioneso
quejasdelos
usuariosque
implican
investigaciones
disciplinariasala
Dependencia.
42
6.6.2. PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA
RIESGO: FaltadeMaterialBibliográficoparalaprestacióndelservicio.
DESCRIPCIÓN: Nosedisponedematerialbibliográficoquesatisfagaeldesarrollodelasactividadesacadémicas
TIPODERIESGO: Operativos
CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE
CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO
SEGUIMIENTO,
EVALUACIÓNY
MEJORA
TOTALNIVEL
DescripciónBibliográfica
inadecuadadelmaterial.Interno
No recuperación
del material
bibliográfico, por
ende el no
préstamo del
mismo y mala
imagen ante el
usuario.
Control y
verificación del
procesamiento del
material
bibliográfico.
Preventivo Medio Alto - 20 Alto - 25 Medio - 15 Medio Alto - 20 80%
Faltadepersonalrequerido
paralarecepción,
catalogaciónyentregade
materialbibliográfico.
Interno
Demoras en el
procesamiento
del material
bibliográfico
Aumento de
contratación de
personal idóneo que
cumpla con el perfil.
Correctivo Alto - 25 Bajo - 5 Bajo - 5 Medio - 10 45%
Faltadeactualizacióny
manejodelSyllabuspor
partedelosProyectos
Curriculares.
Externo
La Biblioteca no
puede adquirir el
material
bibliográfico
idóneo para las
actividades
académicas
Solicitud de
actualización de
Syllabus a los
Proyectos
Curriculares
Correctivo Medio Alto - 20 Medio - 10 Medio - 10 Medio - 10 50%
Desconocimientoporparte
delaComunidadAcadémica
delMaterialadquiridoporla
Biblioteca.
Externo
Insatisfacción del
usuario con los
servicios
prestados por
Biblioteca.
Alertas e informes
de aquisición de
material
bibliográfico a la
Comunidad
Académica
Preventivo Alto - 25 Alto - 25Medio Alto -
20Medio Alto - 20 90%
Ubicacióntopográficadel
materialbibliografico
inadecuadaporpartedel
personaldeBibliotecayde
losusuarios(colección
abierta)
Interno
No recuperación
del material
bibliográfico, por
ende el no
préstamo del
mismo y mala
imagen ante el
usuario.
Mantenimiento de la
colección
(organización del
material)
Preventivo Bajo - 5 Medio - 15 Alto - 25 Medio - 15 60%
Faltaderequerimientosde
informaciónactualizados
porpartedelacomunidad
academica
Externo
Tener las
colecciones
desactualidas
deacuerdo a las
metas de cada
proyecto
curricular.
Solicitud por parte
de la Biblioteca para
ajustar los procesos
academicos para la
actualización del
syllabus
Correctivo Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 0%
PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO
CONTROLADOIMPACTO
Posible-3 Moderado-3 Alta-importante9 77% Raro-1 32% Moderado-3 Moderado3 Reducir
CLASIFICACIÓN
EVALUACIÓNDELRIESGO
PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE
RIESGO
RESIDUAL
MANEJODEL
RIESGO
43
RIESGO: Pérdidaodeteriorodematerialbibliográfico
DESCRIPCIÓN: Daño,hurtoydeterioroporusodelmaterialbibliográfico.Afectacióneneldesarrollodelasactividadesmisionales
TIPODERIESGO: Operativos
CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE
CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO
SEGUIMIENTO,
EVALUACIÓNY
MEJORA
TOTALNIVEL
Falta de infraestructura
física en condiciones
óptimas. Adecuaciones y
mejoramientos de la
planta física.
ExternoMala prestación
del servicioInspección del estado de la infraestructura para el mejoramiento de la mismaCorrectivo Medio - 15
Medio Alto -
20
Medio Alto -
20Medio Alto - 20 75%
Deterioro físico del
material por manipulación
(factores biológicos,
humano)
Externo
Disminución del
préstamo del
material y
afectación en el
apoyo a la
Academia
Mantenimiento de
las coleccionesPreventivo Medio Alto - 20
Medio Alto -
20
Medio Alto -
20Medio Alto - 20 80%
Pérdida o hurto. Externo
El material
bibliográfico no
puede ser
prestado.
Colecciones
incompletas
Procedimiento de
sistema de
seguridad,
reglamento de
Biblioteca,
inventario, multas
Preventivo Alto - 25 Alto - 25Medio Alto -
20Alto - 25 95%
Catástrofes naturales
(inundación, incendios,
temblores,etc.), que
generen alteración del
estado de conservación y
prestación de los
servicios.
Externo
Deterioro por
condiciones
biológicas y
ambientales al
material
bibliográfico por
tener colecciones
expuestas a
agentes externos
(hongos, acaros,
polilla, bacterias).
Programa de
fumigación y control
de plagas para
material
bibliográfico
Preventivo Alto - 25 Alto - 25 Alto - 25 Alto - 25 100%
Devolución de material en
la biblioteca que no Interno
Material
bibliográfico con
Préstamo del material
fuera del sistema SIB-
ALEPH
Interno
Pérdida de
material de la
biblioteca que
puede ocasionar
investigaciones
disciplinarias.
PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO
CONTROLADOIMPACTO
Seguro-5 Menor-2AltaImportante-
1092% Posible-3 75%
Insignificante-
1Bajo-Trivial3 Asumir
EVALUACIÓNDELRIESGO
CLASIFICACIÓN PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE
RIESGO
RESIDUAL
MANEJODEL
RIESGO
44
RIESGO: PercepcióndeficientedelosusuariosconrespectoalacalidaddelosserviciosofrecidosporBiblioteca
DESCRIPCIÓN: MalapercepcióndelosusuariosalnopoderusarlosserviciosofrecidosporBibliotecadeunamaneraeficientesiemprequelorequieran
TIPODERIESGO: Imagen
CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE
CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO
SEGUIMIENTO,
EVALUACIÓNY
MEJORA
TOTALNIVEL
Carencia y/o deficiencia
de infraestructura
tecnológica, de redes de
comunicación de la
universidad
Externo
Detrimento de la
imagen de la
Biblioteca con
respecto a los
servicios que
presta.
Solicitar a las areas
tecnologicas que
revise las fallas que
se presentan la
prestacion del
servicio de la
Biblioteca
Correctivo Medio - 10 Alto - 25 Bajo - 5 Medio Alto - 20 60%
Insuficiencia de contratos
de soporte de
mantenimiento de los
equipos
Externo
Deterioro, daño
de los equipos,
sistemas de la
Biblioteca y vida
util de los
equipos
Contar con el presupuesto para hacer contratación anualmente de soporte y mantenimiento de equipos.Correctivo Alto - 25 Alto - 25 Medio - 15 Medio - 15 80%
No hay un sistema
unificado de usuarios de
la Universidad
Externo
No se atiende a
todos los
usuarios que
conforman la
Comunidad
Académica
Mantenimiento de
interfaz de usuarios
y solicitar a las
Facultades los
datos para
actualizar la
información
Correctivo Alto - 25 Alto - 25 Alto - 25 Alto - 25 100%
Obsolescencia de equipos. Interno
Mala imagen, no
uso y/o
desconocimiento
de los servicio de
la Biblioteca
Programación de
compras de equipos
teniendo en cuenta
la vida util y uso de
los mismos
Correctivo Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 0%
Carencia en la
comunicación para
adelantar protocolos de
mantenimiento de
infraestructura
tecnologicade la
Universidad
Externo
Daño en los
equipos y retraso
en las actividades
del proceso
Fortalecer lla
comunicación de los
protocolo de
mantenimiento
Preventivo Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 0%
El usuario no está
capacitado para el uso de
los servicios
Interno
No
aprovechamiento
de los servicios
prestados por
Biblioteca
Alfabetización
informacional Preventivo Medio - 10 Bajo - 5 Bajo - 5 Bajo - 5 25%
PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO
CONTROLADOIMPACTO
Seguro-5 Moderado-3Catastrófico-
inaceptable1513% Seguro-5 60% Menor-2
Alta-
Importante
10
Transferir
EVALUACIÓNDELRIESGO
CLASIFICACIÓN PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE
RIESGO
RESIDUAL
MANEJODEL
RIESGO
45
RIESGO: Desarrolloinadecuadodeactividadesdelproceso.
DESCRIPCIÓN: InadecuadaaplicaciónporpartedelPersonaldeBibliotecadelosprocedimientospropiosdelcargo.
TIPODERIESGO: Operativas
CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE
CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO
SEGUIMIENTO,
EVALUACIÓNY
MEJORA
TOTALNIVEL
Falta de seguimiento en
los procedimientos del
Proceso
Interno
Ausencia de
mejoramiento
continuo del
Proceso
Capacitación y
socialización sobre
los procedimientos
del Proceso. Control
y seguimiento a los
servicios por medio
de indicadores
Preventivo Medio Alto - 20Medio Alto -
20
Medio Alto -
20Medio Alto - 20 80%
Carencia de personal
necesario para la
prestación de los
servicios.
Interno
No cumplimiento
de las actividades
misionales del
Proceso.
Solicitud de
contratación de
personal con
antelación
Correctivo Alto - 25 Alto - 25Medio Alto -
20Alto - 25 95%
Personal no capacitado y
que no cumple con el
perfil del cargo que
desempeña
Interno
Fallas en la
ejecucion de los
procedimientos,
que acarrearian
demoras y
posibles
sanciones.
Establecer el perfil
de cada cargo y
capacitaciones al
personal
Preventivo Bajo - 5 Medio - 15 Medio - 15 Medio - 15 50%
Comunicación poco
efectiva para realizar las
labores
Interno
Demoras y
reprocesos para
el desarrollo de
las actividades.
Realizar campañas
de sensibilización,
motivación y
capacitación con el
fin de fortalecer las
competencias del
personal de
Biblioteca.
Preventivo Medio - 10 Bajo - 5 Bajo - 5 Bajo - 5 25%
Tipo de contratación del
personal de la
Universidad (CPS) y alta
rotacion del mismo.
Externo
Falencias para la
prestación del
servicio.
Generar planes de
contingencia.y
documentar
apropiadamente los
procedimientos.
Preventivo Medio - 15 Medio - 15 Medio - 10 Medio - 10 50%
PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO
CONTROLADOIMPACTO
Seguro-5 Menor-2AltaImportante-
1051% Probable-4 95%
Insignificate-
1Moderado4 Evitar
EVALUACIÓNDELRIESGO
CLASIFICACIÓN PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE
RIESGO
RESIDUAL
MANEJODEL
RIESGO
RIESGO: Demorasenlaejecuciónpresupuestal.
DESCRIPCIÓN: IncumplimientoenlaejecucióndelasmetasdelpresupuestoasignadoalaBibliotecaporlaUniversidad
TIPODERIESGO: Financieros
CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE
CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO
SEGUIMIENTO,
EVALUACIÓNY
MEJORA
TOTALNIVEL
Demora en la elaboración
de fichas técnicas por la
Biblioteca
Interno
Limites de tiempo
de ejecución
presupuestal
agotados para
radicar.
Elaboración y
entrega de
requerimientos para
contratación al
personal de la
Biblioteca
involucrado en la
ejecución
presupuestal para la
elaboración de las
fichas tecnicas.
Preventivo Nulo - 0 Medio - 10 Medio - 10 Medio Alto - 20 40%
Falta de soportes
(cotizaciones,
documentos de
proveedores) por parte de
los proveedores para los
Externo
No se puede
seguir con el
proceso de
elaboración y
aprobación de
Elaboración y
entrega de
requerimientos para
contratación al
personal de la
Preventivo Nulo - 0 Medio - 10 Medio - 10 Medio Alto - 20 40%
Variación en la TRM
haciendo menos eficiente
el presupuesto asignado.
Externo
Limita la
contratación de
algunos recursos
o productos para
la prestación de
los servicios de
Biblioteca.
No se puede
controlar son
variables externas a
la Universidad.
Realizar acuerdos
con el proveedor
para acordar o no el
valor de pago
deacuerdo al valor
de la disponibilidad.
Correctivo Nulo - 0 Medio - 10 Medio - 15 Medio - 15 40%
Ajustes posteriores a la
ficha técnica por otras
dependencias.
Externo
Límites de tiempo
de ejecución
presupuestal
gestionados por
otras instancias
Tabla de control a
través del Plan de
acción con fechas
límites de ejecución
y avance de la
ejecución por
proyecto.
Correctivo Alto - 25Medio Alto -
20Medio - 10 Medio Alto - 20 75%
PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO
CONTROLADOIMPACTO
Probable-4 Moderado-3AltaImportante-
1040% Probable-4 58% Menor-2
Alta-
importante8Asumir
EVALUACIÓNDELRIESGO
CLASIFICACIÓN PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE
RIESGO
RESIDUAL
MANEJODEL
RIESGO
46
RIESGO: BajaefectividaddelainformacióngeneradaytransmitidaporBiblioteca.
DESCRIPCIÓN: BajaefectividaddelainformacióngeneradaytransmitidaporBibliotecahacialaComunidadAcadémicaparaeldesarrolloyprestacióndesusservicios.
TIPODERIESGO: Imagen
CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE
CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO
SEGUIMIENTO,
EVALUACIÓNY
MEJORA
TOTALNIVEL
Fallas en las conexiones
de redExterno
No difusión de la
información y no
desarrollo de
actividades
propias del
Proceso.
Realizar campañas
de sensibilización,
motivación y
capacitación con el
fin de fortalecer las
competencias del
personal de
Biblioteca.
Preventivo Medio - 10 Bajo - 5 Bajo - 5 Bajo - 5 25%
Falta de equipos
adecuados para
desarrollar las tareas
InternoPérdida de
información.
Solicitud de equipos
adecuados para el
desarrollo de las
actividades (diseño,
edición de
videos,etc)
Preventivo Medio - 10 Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 10%
Tramitología para la
generación, revisión y
aprobación de
información.
Interno
Demoras en la
difusión de la
información. No
contar con el
aforo esperado
para las
actividades.
Reuniones
periódicas de
aprobación.
Correctivo Alto - 25 Alto - 25 Medio - 15 Alto - 25 90%
PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO
CONTROLADOIMPACTO
Seguro-5 Menor-2AltaImportante-
1018% Seguro-5 90%
Insignificante-
1
Alta-
importante5Reducir
EVALUACIÓNDELRIESGO
CLASIFICACIÓN PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE
RIESGO
RESIDUAL
MANEJODEL
RIESGO
RIESGO: Incumplimientodelasobligacionescontractualesdeunadelaspartes.
DESCRIPCIÓN: Algunadelaspartesinvolucradasnocumpleconlasobligacionescontractualesadquiridas
TIPODERIESGO: Decumplimiento
CAUSAOFUENTE CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA CONTROLTIPODE
CONTROLDOCUMENTADO APLICACIÓN EFECTIVO
SEGUIMIENTO,
EVALUACIÓNY
MEJORA
TOTALNIVEL
La no idoneidad de los
contratistasExterno
No se desarrolla
el objeto
contractual
adecuadamente.
Seguimiento y
control a los
contratos donde la
Dirección de
Biblioteca ejerce la
supervisión.
Preventivo Medio - 15Medio Alto -
20
Medio Alto -
20Medio Alto - 20 75%
Incumplimiento de las
condiciones previstas en
el contrato por parte de la
Universidad.
Interno
Sanciones
económicas y
desciplinarias
para la
Universidad
Incumplimiento de las
condiciones previstas en
el contrato por parte del
contratista.
Externo
No se desarrolla
el objeto
contractual
adecuadamente.
Evaluación deficiente de
las pólizas.Externo
Reproceso en el
tiempo, válidez y
cobertura de las
pólizas.
No realizar seguimiento a
los contratosInterno
No cumpliimiento
de las actividades
pactadas en el
contrato.
PROBABILIDAD IMPACTO ZONADERIESGO RIESGOCONTROLADO PROBABILIDADRIESGO
CONTROLADOIMPACTO
Posible-3 Mayor-4Catastrófico-
inacepatable1275% Raro-1 0% Mayor-4
Alta-
importante4Reducir
EVALUACIÓNDELRIESGO
CLASIFICACIÓN PROBABILIDADRESIDUAL IMPACTORESIDUAL ZONADE
RIESGO
RESIDUAL
MANEJODEL
RIESGO
47
6.7. ESTRATEGIAS DE SOCIALIZACIÓN
Se realizaron dos propuestas de estrategias de socialización cuyo objetivo era dar a
conocer el Sistema de Gestión de la Universidad Francisco José de Caldas (SIGUD), a
toda la comunidad universitaria mediante un método de divulgación, con el fin de generar
e inculcar conocimiento colectivo.
6.7.1. PRIMERA PROPUESTA
Mediante un video educativo de obligatoria observación no mayor a cinco minutos se
explicará usando lenguaje claro y simple, todas las características principales del SIGUD
como su objeto, procesos que lo componen, importancia del Sistema, entre otros. Para
generar una divulgación preliminar se puede proponer un concurso a la comunidad
estudiantil para la realización de dicho video mediante el programa PowToon, ya que es
de fácil utilización y de versión gratuita, para incentivar a los estudiantes a la participación
del concurso se remunerará a los primeros puestos, de igual manera la Universidad
cuenta con asignaturas electivas de realización audiovisual, de las cuales se podrían
sacar provecho mediante un estimulo adicional (nota) en la participación del concurso.
Por la poca interacción entre los diferentes actores de la comunidad universitaria se hace
necesario diferentes canales de promoción del video, para el mayor porcentaje de
audiencia posible, se proyecta realizar dos formas de promoción según su receptor, así:
Estudiantes: El estudiante durante el semestre consulta innumerable veces la plataforma
CÓNDOR, para la expectativa y verificación de sus notas académicas, utilizando esto a
favor se colocará una pestaña, la cual se redirija al video del SIGUD. De igual manera en
algunos espacios donde los estudiantes transitan y permanecen gran parte del día en la
Universidad se cuenta con televisores los cuales se pueden usar como ayudas
audiovisuales para una mayor difusión de la información.
Funcionarios: Este grupo de personas a diario utilizan el computador asignado para el
desarrollo de sus labores. Sin embargo estos ordenadores son supervisados por la
Oficina Asesora de Sistemas, la cual periódicamente envía mensajes y realiza ajustes
remotamente a todos los equipos de esta red. El fondo de pantalla de estos ordenadores
es elaborado y cambiado por esta oficina, prestándonos la posibilidad de llegar a los
funcionarios mediante este método. Este fondo deberá llevar un mensaje invitando a
conocer el SIGUD y un enlace que lleve al video para un total conocimiento del sistema.
Además este video se enviará al correo institucional al cual toda la comunidad
universitaria tiene acceso. Después de la reproducción del video se abrirá
automáticamente un formulario que evaluará mediante cinco preguntas información
relevante expuesta en el video. Ya que es de carácter obligatorio la observación del video
los integrantes de la comunidad universitaria no tendrán un lapso mayor a un mes para
este fin, de igual forma para desarrollar el cuestionario posterior a dicho video.
48
6.7.2. SEGUNDA PROPUESTA
Se propone que mediante un curso online obligatorio de capacitación que tendrá de tema
principal los Sistemas Integrados de Gestión y el SIGUD, el cual abarque sus principales
características que influya en la comunidad y perciban la importancia del poseer este tipo
de sistema. Esta capacitación no tendrá una duración mayor de una hora por semana
durante un mes, cabe resaltar que esta capacitación será realizada no en época de
exámenes para los estudiantes, para que haya una mayor participación de la comunidad
estudiantil, de igual manera este curso deberá ser desarrollado por la comunidad
administrativa.
Además de este curso se realizará una evaluación de los participantes sobre la temática y
la participación en el curso, con el fin de aumentar el interés de los partícipes, para
incentivar la mejor disposición por parte de los participantes se le dará un reconocimiento
o certificado a las personas que obtengan una calificación sobresaliente en el desarrollo
de la capacitación.
6.7.3. PROPUESTA DE BOLETÍN VIRTUAL
Ya que ninguna de las dos ideas de socialización fueron escogidas, el equipo SIGUD de
la Oficina Asesora de Planeación y Control pidió colaboración en el diseño de un boletín
virtual propuesto por otros pasantes.
49
50
|
51
7. ANÁLISIS DE RESULTADOS
Durante la elaboración de los diagramas de procedimientos se evidenció la poca
interacción, comunicación y apoyo entre las dependencias implicadas, ya que en la etapa
inicial de recolección de información se observó lo diferencia en la forma de realizar dicho
procedimiento. Además se manifestó resistencia al cambio por parte de los funcionarios a
la hora de normalizar el procedimiento, ya que en algunas facultades variaban el orden o
cambiaban algunas de sus principales actividades. De igual manera no se logró generar
unanimidad en las versiones entregadas por parte de los promotores con respecto a la
interpretación de los líderes.
En la normalización de los diagramas de procedimientos, las Dependencias y/o Unidades
Académicas involucradas en la utilización del mismo procedimiento defendían el orden y
la forma de realizar las actividades y actores abarcados con la premisa de que esa era la
manera adecuada de realizar el procedimiento, por tal motivo en el proceso de
construcción del diagrama la resistencia al cambio fue la principal dificultad para la
culminación del modelamiento. Por consiguiente se hace necesario enfatizar que las
personas que hacen parte de la Universidad busquen primordialmente el bien de esta, ya
que al cambiar la forma de realizar un procedimiento para el beneficio particular se deja
de lado el beneficio general, que es de mayor relevancia para el mejoramiento de la
universidad a mediano y largo plazo.
En el diseño de las hojas de vida de los indicadores se demostró lo necesarios que eran
para la medición, supervisión y control del cumplimiento del objetivo de cada proceso. En
el proceso de Gestión Documental se construyeron tres indicadores en los que la
medición de éstos se ven afectados directamente por la falta de infraestructura con lo
referente a capacidad disponible de Archivo Central actual de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas o/y por la capacidad de Archivos de Gestión con la que cuenta
cada una de las dependencias.
Dentro del proceso de Gestión de la Información Bibliográfica se identificaron cinco
indicadores en los que su medición es afectada por la falta de infraestructura física y
tecnológica de la universidad, lo cual perjudica la satisfacción de los usuarios con
respecto a los servicios ofrecidos por la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco
José de Caldas y esto a su vez causa inconformidad y desinterés por el uso de la misma
disminuyendo el nivel de consulta y utilización de sus servicios.
Con respecto a la construcción y validación de los Mapas de Riesgo se evidenció que
gran parte de los controles de los riesgos existentes no se han logrado documentar, estos
es algo primordial para llevar a cabo un mejor manejo de los riesgos existentes, e influye
directamente en la efectividad, seguimiento y control de éstos.
52
8. CONTRASTACIÓN DE OBJETIVOS
OBJETIVO CUMPLIMIENTO EVIDENCIA
Diseñar, validar y documentar los procedimientos y formatos de procesos específicos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital.
Se cumplió
Se diseñó y documentó el procedimiento de Uso y Administración de Carteleras Institucionales, el cual fue revisado por el Jefe de la Sección de Publicaciones y aprobado por el Vicerrector Académico. También se diseñó y documentó el procedimiento de Gestión de Monitores Académicos, el cual fue revisado por los decanos de las distintas facultades y aprobado por el Vicerrector Académico.
Construir, documentar y validar los indicadores de procesos específicos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Se cumplió
Construcción, documentación y validación de tres indicadores (eficiencia, eficacia y efectividad) del Proceso de Gestión Documental y cinco indicadores del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica (dos indicadores de eficiencia, uno de eficacia y dos de efectividad) aprobados por los promotores y gestores de éstos procesos.
Construir y validar Mapas de Riesgo para procesos específicos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital, para generar propuestas de mejora dentro de la Institución.
Se cumplió
Construcción y validación de los Mapas de Riesgo de los procesos de Gestión Documental y Gestión de la Información Bibliográfica aprobados por gestores. Gestión Documental, se identificaron los siguientes tipos de riesgo referentes a la calidad:
Uno de cumplimiento
Dos operativos
Uno de tecnología Gestión de la Información Bibliográfica:
Tres operativos
Dos de imagen
Uno financiero
Uno de cumplimiento
Proponer actividades para la socialización del sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital a toda la comunidad Universitaria.
Se cumplió
Se propusieron dos estrategias de socialización:
1. Video educativo en el que se explicarán todas las características principales del SIGUD promocionado por diferentes canales de comunicación de la universidad. También se aplicará una evaluación al finalizar su reproducción.
2. Curso online de capacitación sobre Sistemas Integrados de Gestión y el SIGUD, no tendrá una duración mayor de una hora por semana durante un mes y al finalizarlo se realizará una evaluación de las temáticas trabajadas.
53
9. RECOMENDACIONES
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas debe mejorar los canales de
comunicación existentes entre los diversos procesos y Dependencias que conforman
el modelo de operación de ésta con el fin de que no exista fuga de información y se
logre mejorar la efectividad en la prestación de los servicios.
Dentro del modelo de operación por procesos de la Universidad Distrital está
identificado el Proceso de Comunicaciones, sin embargo al realizar el proyecto se
evidenció que no existe una dependencia que coordine en conjunto el trabajo de cada
una de las secciones de este proceso, por esta razón se recomienda la creación de
una Dependencia de Comunicaciones.
Al diseñar, validar y documentar el procedimiento de Gestión de Monitores
Académicos se hizo necesario proponer los formatos de Convocatoria de Monitores
Académicos GD-PR-008-FR-018 (ver anexo #1), Inscripción de Monitores
Académicos GD-PR-010-FR-027 (ver anexo #4), Requerimientos de Monitores
Académicos GD-PR-010-FR-025(ver anexo #2), Control de Asistencia de Monitor
GD-PR-010-FR-026(ver anexo #1) para que sean estandarizados y así facilitar y
agilizar la ejecución de las actividades.
Para el mejoramiento continuo de cada proceso y en sí de la Universidad se propone
que junto con la medición de cada uno de los indicadores se realice el seguimiento y
control periódico de estos, para llevar a cabo una toma de decisiones efectiva.
En los mapas de riesgo, especialmente en el del proceso de Gestión Documental se
evidenció que los controles que deberían ser aplicados dependen directamente de la
culminación pertinente de los proyectos y propuestas elaborados por el mismo
proceso. Sin embargo, por diversos factores principalmente presupuestales no se ha
logrado dicho fin, por esta razón una de las recomendaciones es que se creen
herramientas de control que se documenten, apliquen, sean efectivas, y que
permitan realizar un seguimiento, evaluación y mejora con el fin de reducir el nivel del
riesgo residual.
El fin del diseño de los diagramas de procesos es la estandarización y utilización del
procedimiento diagramado, sin embargo para que sea un diagrama transversal para
la Universidad, la socialización es un factor indispensable para la aplicación. Por ello
se propone que los técnicas de socialización sea incluyentes a todo el tipo de
población y cargos asociados, que interactúen de manera directa o indirecta con los
diagramas de procedimientos
Implementar un software dentro del proceso de Gestión Documental que permita la
sistematización y facilite el manejo de información para desarrollar las diferentes
actividades del proceso mejorando la prestación de sus servicios.
54
10. CONCLUSIONES
Por medio de la construcción de las Hojas de vida de indicadores del proceso de Gestión
de la Información Bibliográfica y Gestión Documental, se determinó una forma de
evaluación periódica que no solo contribuirá en el mejoramiento del proceso para la
satisfacción del objetivo principal del mismo, sino también en el aumento de la bienestar
de los usuarios y por ende la mejora de la imagen del proceso. Además estos indicadores
desarrollados sirven como medidas de desempeño los cuales demostrarán el aumento o
detrimento en la eficiencia, eficacia y/o efectividad de cada proceso, que según sea el
caso conllevarán a una intervención.
La Universidad se encuentra en constante cambio, el cual provoca que sea afectada por
factores internos y externos. Los mapas de riesgo diseñados para los procesos de
Gestión de la Información Bibliográfica y Gestión Documental, reducirán
satisfactoriamente la incertidumbre que generan estos factores en el logro del objetivo
principal del proceso, pese a la falta de capacitación de los promotores en este tema y la
falta de experticia de los pasantes, lo cual deberán de tener en cuenta para posteriores
proyectos y evitar así el retraso en la culminación del mismo. De igual manera es
importante resaltar que el acompañamiento es fundamental por parte del personal de la
Universidad para determinar medidas correctivas, de mejora y estipular actividades para
la prevención y controles de los riesgos.
En el diseño y elaboración de los diagramas de procedimientos de Uso y Administración
de Carteleras Institucionales y Gestión de Monitores Académicos, se evidenció la
importancia de éstos, ya que sirven como guía para el mejor desarrollo de actividades por
parte de los actores que intervienen cada procedimiento, y de esta forma generar
unanimidad en la institución mediante la transversalidad de estos diagramas. Sin
embargo, cabe resaltar la necesidad de actualizar la normatividad asociada a estos
procedimientos, principalmente en el de Gestión de Monitores Académicos, ya que es
muy ambigüa y no tiene en cuenta varios factores claves que necesitan una aclaración
para la perfecta interpretación y delimitación del procedimiento. Además, es necesario
verificar la interacción con otros procesos y procedimientos, los cuales generan tardanzas
en éste por falta de cumplimiento de sus actividades misionales.
Las actividades de socialización para el Sistema Integral de Gestión de la Universidad
Distrital (SIGUD) que propusimos no fueron tenidas en cuenta por la Oficina Asesora de
Planeación y Control (OAPC), sin embargo las escogidas ayudarán en el conocimiento
del Sistema a la comunidad universitaria y de igual manera en el mejoramiento de la
Universidad, ya que son propuestas que aclaran de forma didácticas y que incorpora a
todo el tipo de población de la Institución o ajenas.
Se hace importante que a la hora de socializar y/o capacitar a los gestores y promotores,
evalúen la claridad con la que estos funcionarios han comprendido el tema para no caer
en demoras que perjudiquen futuros proyectos, ya que fue una de las principales causas
de los retrasos de la actual actualización.
55
BIBLIOGRAFIA
[1] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Circular No.1992.” 2015.
[2] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “RESOLUCIÓN N°215 (Autoridad del SIGUD).” 2014.
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[4] INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN., “NORMA TECNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000 : 2009,” 2009.
[5] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Historia.” [Online]. Available: https://www.udistrital.edu.co/universidad/quienes-somos/historia/.
[6] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “INFORME SIGUD 2008-2011,” 2011.
[7] PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA COLOMBIA, Decreto 4110. 2004.
[8] PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA COLOMBIA, Decreto 1599. 2005.
[9] DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA., Manual de Implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI. 2014, pp. 1–132.
[10] SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, “Norma técnica distrital del sistema integrado de gestión para las entidades y organismos distritales NTD-SIG 001:2011,” pp. 1–73, 2011.
[11] INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN., “NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 31000.” 2011.
[12] B. Hitpass, Business Process Management: Fundamentos y Conceptos de Implementación. .
[13] Bizagi BPM suite-2014, “Descripcion Funcional,” 2014. [Online]. Available: http://www.bizagi.com/docs/BizAgi Descripcion Funcional.pdf.
[14] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Informe de Gestion 2011,” p. 861, 2011.
[15] UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Informe de Gestión de la Oficina asesora de planeación,” no. 14, pp. 0–48, 2014.
56
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos ............. 9
Figura 2.Modelo estándar de control interno ....................................................................... 10
Figura 3.Modelo del sistema integrado de gestión ............................................................. 11
Figura 4. Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José
de caldas......................................................................................................................................... 14
57
ANEXOS
58
ANEXO N°1 - FORMATO DE CONVOCATORIA DE MONITORES
ACADÉMICOS
59
60
ANEXO N°2 - FORMATO DE REQUERIMIENTO DE MONITORES ACADÉMICOS
61
ANEXO N°3 - FORMATO DE CONTROL DE ASISTENCIA DE MONITOR
62
ANEXO N°4 - FORMATO DE INSCRIPCIÓN DE MONITORES
ACADÉMICO