RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2017
MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE RENDICIÓN DE CUENTAS
CAPÍTULO VIII: MÓDULO CIERRE
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CAPÍTULO VIII: MÓDULO CIERRE
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Índice
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3
2. DESCRIPCIÓN Y FUNCIONALIDADES ............................................................................................ 5
2.1. Etapa 1: Selección Proceso .................................................................................................. 6
2.2. Cierre Libros ........................................................................................................................ 7
2.3. Etapa 3: Cierre RBD-Subvención ......................................................................................... 9
2.4. Etapa 4: Finalizar Rendición .............................................................................................. 16
2.5. Reapertura de la Rendición de Cuentas ............................................................................ 18
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1. INTRODUCCIÓN
En complemento a los manuales de usuarios publicados por esta Superintendencia, el presente
manual expone las funcionalidades y su forma de uso del Módulo de Cierre, del Sistema de
Rendición de Cuentas.
Para dar inicio a las etapas que comprenden el Módulo de Cierre, previamente el usuario deberá al
menos haber cargado y cerrado cada uno de los Libros Percibidos de la rendición de recursos, tales
como el Libro de Remuneraciones, Compras, Honorarios, Otros Ingresos y FICOM. El cierre de cada
uno de estos libros, particularmente en lo referido a la etapa 4 del proceso de carga, se encuentra
especificado en los respectivos manuales de usuario de cada libro, los que se encuentran disponibles
a través del Portal de Transparencia Financiera.
De este modo, el proceso de cierre de la rendición de cuentas, implica el cierre de los siguientes
subprocesos:
1. Cierre de Libros.
2. Cierre RBD-Subvención.
3. Cierre Rendición.
Asimismo, es pertinente tener presente que, al momento de cargar y cerrar un libro de gasto o
ingreso, tal como se describe en los capítulos I, III, IV, V y VI del Manual de Usuario del Sistema de
Rendición de Cuentas, éste no es un cierre definitivo del proceso, ya que se debe tener en cuenta
los siguientes elementos:
El sistema permite la opción de dar reapertura a un Libro ya cerrado, para lo cual deberá
hacer clic en el botón “Reaperturar Rendición Libro”, y de este modo, quedará habilitado
para cargar nuevos Archivos CSV o eliminar aquellos que ya se encuentran cargados, según
lo estime pertinente.
Además, es necesario tener presente que, la reapertura del o los libros será permitida
siempre y cuando no se hayan efectuado, las Etapas 2 y 3 (Cierre Libros y Cierre RBD-
Subvención, respectivamente) del Módulo de Cierre.
En la eventualidad que, el usuario decida no cargar gastos para un Libro Percibido que se
encuentra habilitado por el sistema, la etapa debe ser concluida en su totalidad. Por lo que,
para dar cumplimiento a esta obligación, deberá avanzar por cada una de las 4 etapas de
carga del libro (que corresponda) sin cargar Archivos CSV y finalmente cerrarlo, tal como se
visualiza a continuación:
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Ilustración 01
Es necesario precisar que, al momento de dar cierre a la rendición de un Libro, el sistema
desplegará el siguiente mensaje de confirmación para el cierre de un libro.
Ilustración 02
NOTA: Una vez que el sistema despliega este mensaje, cabe tener presente que éste contabiliza la
Administración Central (AC) como un RBD más, ya que también está sujeta a carga de información
en libros, específicamente gastos, por tal razón, se recomienda leer detenidamente este mensaje,
con el propósito de evitar confusiones al respecto.
Finalmente, luego de aceptar la confirmación del cierre del libro, el sistema desplegará en la parte
superior derecha de la pantalla, el siguiente mensaje de validación:
Ilustración 03
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2. DESCRIPCIÓN Y FUNCIONALIDADES Al ingresar al sistema de Rendición de Cuentas de la Superintendencia de Educación, se le solicitará
la autentificación al usuario, como se aprecia en la siguiente imagen.
Ilustración 04
Una vez dentro del sistema, el Módulo de Cierre se encontrará en el menú principal, donde deberá
seleccionar la opción “Cierres” para visualizar la Etapa I del Módulo, tal como se muestra en la
imagen:
Ilustración 05
Módulo de Cierre
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Al ingresar se desplegará en la pantalla la interfaz del Módulo de Cierre, que se compone de 4 etapas
(Selección Proceso, Cierre Libros, Cierre RBD-Subvención, y Ver Resultados Cierre), tal como se
muestra en la siguiente ilustración:
Ilustración 06
2.1. Etapa 1: Selección Proceso En esta etapa el usuario debe seleccionar el proceso, que corresponde al proceso de Rendición de
Cuentas de Recursos 2017, y luego presionar el botón “Continuar” para proseguir con la siguiente
etapa, tal como lo visualiza la siguiente ilustración:
Ilustración 07
Seleccione proceso
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2.2. Cierre Libros
En la etapa 2 del Módulo de Cierre se visualizará un resumen de todos los Libros que el usuario se
encuentra habilitado para rendir, en el marco del proceso de Rendición de Cuentas de Recursos
2017.
No obstante, dependiendo del estado de cierre de cada Libro (el cual fue detallado en el comienzo
de este documento) el sistema visualizará el resultado de esta operación en la pestaña “Estado”, tal
como lo indica la ilustración 08. Por lo que, en el caso en que un Libro no haya sido cerrado por el
usuario en la etapa previa al Módulo de Cierre, el sistema automáticamente catalogará como
ABIERTO el estado de ese Libro.
Ilustración 08
Para mayor detalle al respecto, para los estados que pueden presentar cada uno de los Libros en
esta etapa del módulo, es pertinente tener presente el significado de cada estado:
ABIERTO: corresponde al estado en el cual el usuario NO ha dado cierre al Libro, en la etapa
de carga de Libros (archivos).
RENDIDO: corresponde al estado en el cual el usuario SÍ ha cerrado el Libro, en la etapa de
carga de Libros.
REABIERTO: corresponde al estado en el cual el usuario ha reabierto un Libro que ya se
encontraba en estado RENDIDO.
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Para avanzar con la Etapa 3 del Módulo de Cierre, el usuario deberá dar clic en el botón “Continuar”,
ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. Sin embargo, en aquellos casos en los que un
Libro habilitado para rendir (Remuneraciones, FICOM, Compras y Otros Gastos, Honorarios, y Otros
Ingresos) no se encuentra en estado “ABIERTO” o “REABIERTO”, el sistema desplegará un mensaje
de advertencia, tal como lo visualiza la siguiente ilustración:
Ilustración 09
De este modo, se les recuerda que, para avanzar con la Etapa 3 del Módulo de Cierre, el usuario
debe al menos haber cerrado todos los Libros Percibidos (ilustración 10), por lo que, en la
eventualidad que el usuario decida no cargar gastos para un Libro que se encuentra habilitado por
el sistema, la etapa debe ser concluida en su totalidad. Para dar cumplimiento a esta obligación,
deberá avanzar por cada una de las 4 etapas de carga del libro (que corresponda) sin cargar Archivos
CSV y finalmente cerrarlo.
Ilustración 10
Por su parte, para el caso de los sostenedores habilitados para rendir en la modalidad de Estados
Financieros, en el caso de no haber cargado alguno de estos reportes, se desplegará el siguiente
mensaje de advertencia:
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Ilustración 11
Cabe señalar que, para el caso de los sostenedores habilitados para rendir en la modalidad de
Estados Financieros, el usuario puede continuar con el cierre de la rendición (RBD-Subvención y
Cierre General), aun cuando no haya realizado la carga de los reportes financieros. No obstante,
para continuar con las siguientes etapas, el usuario debe al menos cerrar la totalidad de los Libros
Percibidos.
2.3. Etapa 3: Cierre RBD-Subvención
En esta etapa del Módulo de Cierre, el usuario podrá visualizar un cuadro con el detalle para cada
Subvención y RBD, con los siguientes elementos: Estado de cierre de la rendición, Saldo Inicial,
Ingresos del Período, Gasto Declarado, Saldo Final y Fecha del Estado (Ilustración 12). Toda esta
información se visualizará de manera automática a partir de la información que ha declarado en la
carga de Libros, como también con los datos precargados por esta Superintendencia, tal como lo es
el caso del Saldo Inicial.
Ilustración 12
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Por su parte, en el caso que un usuario tenga más de una subvención por cerrar, para visualizar el
detalle deberá seleccionar en el banner superior del cuadro, la subvención particular que desea
cerrar, tal como se indica en la siguiente ilustración:
Ilustración 13
Una vez seleccionada la subvención que desea cerrar, el usuario deberá validar los montos que ha
declarado para cada combinación de RBD-Subvención, por lo que, en el caso de estar de acuerdo
con los montos declarados, deberá dar clic en “Cerrar RBD Subvención” lo que tendrá como
resultado la confirmación del cierre de los gastos declarados.
Ilustración 14
En esta etapa del proceso, es importante tener presente que, al momento de dar clic en el botón
“Cierre RBD-Subvención”, el sistema realizará automáticamente el cierre para todos los RBD
asociados a la subvención, por lo que el usuario no deberá dar clic en el botón “Cierre RBD-
Subvención” por cada RBD, sino por cada subvención habilitada para rendir.
Seleccionar subvención
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Ilustración 15
Por su parte, para aquellos casos en los que el usuario realice un cierre RBD-Subvención, en el cual
posea uno o varios RBD con gastos declarados igual a 0, el sistema desplegará el siguiente mensaje
de advertencia, tal como lo visualiza la siguiente ilustración:
Ilustración 16
De este modo, en el caso de continuar con la operación, el usuario deberá aceptar la declaración
desplegada para continuar con la etapa de “Cierre RBD-Subvención”, para lo cual el sistema
desplegará el siguiente mensaje de validación para cada una de las subvenciones que esté
declarando:
Ilustración 17
Por su parte, previo a realizar el cierre para la combinación de RBD-Subvención, es importante
recordar los elementos relativos al proceso de cierre de la rendición de cuentas, los cuales se
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encuentran indicados en la versión 02 del Manual de Rendición de Cuentas para la rendición de
recursos 2017 – 2018.
Al respecto, en el proceso de Rendición de Cuentas 2017 - 2018, por regla general se impedirá la declaración de saldos negativos en todas las subvenciones y, por lo tanto, el resultado del saldo deberá mostrar valor positivo o igual a cero para los recursos entregados en ese mismo periodo, considerando el total por sostenedor en cada subvención. En base a lo anterior, se han definido los siguientes casos de limitación de saldo, los cuales operarán de la forma que se señala a continuación:
- Saldo final1 mayor o igual a cero (0): En este caso, la suma de los ingresos y gastos del año más el saldo inicial no podrá ser negativo. Esto aplica para las Subvenciones de Mantenimiento, Pro retención, Refuerzo Educativo, Internado y FAEP.
Respecto de la regla general señalada en el párrafo anterior respecto al saldo final, existen excepciones que se pueden presentar en las subvenciones General, SEP y PIE, en las que, dependiendo de su saldo inicial, se han definido reglas de limitación de saldos en aquellos casos que presenten un saldo inicial negativo. Lo anterior, para efectos de continuar con el proceso de corrección y reducción de este saldo negativo:
- Subvención General:
i. Si el saldo inicial es negativo, entonces la suma de los ingresos y gastos de la anualidad respectiva, sin incluir el saldo inicial, debe ser mayor o igual a cero (0). Lo anterior, con el objetivo de que el saldo final presente una reducción del saldo inicial negativo o a lo menos no lo incremente.
ii. Si el saldo inicial es positivo, entonces la suma de los ingresos y gastos de la anualidad respectiva, sin incluir el saldo inicial, podría ser menor a cero (0), siempre y cuando, el saldo final de la subvención para el período de rendición sea mayor o igual a cero (0).
- Subvención SEP y PIE:
Para el caso de las subvenciones SEP y PIE, que tengan un saldo inicial negativo, se deberá disminuir dicho saldo en al menos un 50%. No obstante, en el caso de los sostenedores cuyos ingresos percibidos en el año por estas subvenciones sea inferior al 50% del saldo inicial negativo, podrán reducir dicho saldo en menor porcentaje que el exigido, siempre y cuando no imputen gastos a estas subvenciones.
1 Saldo Final de Subvención = Saldo Inicial + Ingresos del año – Gastos del año.
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Por su parte, en caso de existir un saldo final positivo para la Administración Central (AC) de las
subvenciones General y SEP, se deberá proceder a ajustar la centralización de gastos hasta alcanzar
la paridad entre los recursos centralizados y los gastos de la Administración Central de cada
subvención, para lo cual el usuario deberá dirigirse al Módulo Administración Central y realizar los
ajustes pertinentes. En concreto, el saldo final del periodo que se rinde debe ser igual a $02.
Finalmente, para avanzar en la Etapa 4: Finalizar Rendición, usuario deberá dar clic en el botón
continuar.
Ilustración 18
Sin embargo, en el caso que el usuario desee continuar con la Etapa 4, y que además posea subvenciones no rendidas, es decir, yo haya realizado el Cierre RBD-Subvención, el sistema desplegará el siguiente mensaje de advertencia:
Ilustración 19
En el caso de estar de acuerdo con esta situación, deberá dar clic en el botón “Sí” y el sistema automáticamente dirigirá al usuario a la Etapa 4 del Módulo de Cierre.
2.3.1. Cierre Subvención Escolar Preferencial (SEP)
En el caso particular del cierre de la Subvención Escolar Preferencial (SEP), cabe tener presente que,
de acuerdo al art. 8° de la Ley N° 20.248, el sostenedor deberá elaborar un Plan de Mejoramiento
2 Saldo Final de Administración Central: Ingresos por recursos centralizados – Gastos de Administración Central debe ser igual a cero (0).
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Educativo, por tanto, para dar cumplimiento a las acciones mencionadas en este plan y de acuerdo
al 8° bis de la citada ley, el sostenedor podrá contratar docentes y asistentes de la educación a los
que se refiere el artículo 2° de la Ley N° 19.464, y el personal necesario para mejorar las capacidades
técnico pedagógicas del establecimiento y para la elaboración, desarrollo, seguimiento y evaluación
del Plan de Mejoramiento Educativo. En este contexto, las contrataciones, incrementos y aumentos
de horas deberán estar vinculados a las acciones y metas específicas del Plan de Mejoramiento y no
podrán superar el 50% de los recursos que obtenga por aplicación de esta ley, a menos que en el
Plan de Mejoramiento Educativo se fundamente un porcentaje mayor.
De este modo, y para efectos de dar cierre a la rendición de cuentas SEP a través del Módulo de
Cierre, en el caso de que el monto rendido para un RBD excede el 50% en gastos remuneracionales
del monto total asignado por esa subvención, el sistema desplegará el siguiente mensaje de alerta
detallado por establecimiento, cuyo detalle lo podrá obtener seleccionando el botón “visualizar
excesos”:
Ilustración 20
Ilustración 21
Luego de visualizar el detalle de los excesos, el usuario debe declarar y confirmar que esta situación se encuentra plenamente justificada en el Plan de Mejoramiento Educativo (PME) del establecimiento, tal como lo detalla la siguiente ilustración:
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Ilustración 22
En complemento a lo anterior, el sistema considerará para el cálculo del 50% en gastos remuneracionales, las siguientes cuentas habilitadas en el Plan de Cuentas:
Cuentas de Ingreso Cuentas de gasto (Libro de
Remuneraciones).
Cuentas de gasto (Libro de
Honorarios).
310301 Subvención Escolar
Preferencial
310302 Subvención por
Concentración
310303 Aporte Adicional
SEP
310304 Aporte
Extraordinario SEP
310406 Ajustes por Pago
Rezagado SEP
410101 Sueldo Base
410102 Horas Extras
410104 Incremento % Zona
410116 Asignaciones
410119 Colación y
Movilización
410124 Bono Incentivo al
Desempeño Ley N° 20.248,
Art. 8° N°4
410128 Asignación por
Tramo de Desarrollo
Profesional
410129 Planilla
Suplementaria Art. 64 DFL
N° 1°/98
410401 Seguro de
Accidente Del Trabajo
410402 Seguro de Cesantía
410403 Seguro de Invalidez
Y Sobrevivencia (SIS)
410304 Otros gastos en
personal
410309 Sala Cuna
410501 Asesoría Técnica y
Capacitación de Empresas
(Registro ATE)
410607 Eventos educativos
y culturales
410608 Instrumentos de
Evaluación Diagnóstica
410801 Uniforme y
vestuario
410802 Otros gastos
bienestar alumnos
410803 Talleres deportivos
410901 Transporte Escolar
410903 Reproducción de
documentos
410904 Alimentación
410910 Otros gastos de
operación
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410404 Otros Aportes
Previsionales del
Sostenedor
411103 Contratación otros
servicios externos
Cuadro 01
2.4. Etapa 4: Finalizar Rendición
En la etapa final del Módulo de Cierre, el usuario podrá visualizar un cuadro con el resumen de la
información declarada en la Etapa 3 del Módulo de Cierre. Por su parte, el usuario podrá chequear
el monto total a acreditar por subvención cerrada, y el monto total de aquellas subvenciones que
se encuentren en estado abierto o reabiertas, tal como se visualiza a modo de ejemplo, a
continuación:
Ilustración 23
Asimismo, en esta etapa el usuario deberá confirmar esta información para dar cierre general a la
rendición de cuentas, oprimiendo el botón “Cerrar Rendición”, y el sistema desplegará el siguiente
mensaje de validación.
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Ilustración 24
Ilustración 25
Es importante tener presente que, los respectivos saldos a acreditar resultantes del último paso del
proceso de cierres corresponderán a los montos que el Sistema de Acreditación de Saldos habilitará
para efectos que sean acreditados con los saldos disponibles de las cuentas bancarias que el
sostenedor presente y que cumplan con los requisitos de registro del Sistema de Registro de Cuentas
Bancarias (RCB).
Ilustración 26
En este sentido, el Módulo de Acreditación de Saldos será habilitado posterior al término del plazo
de habilitación del sistema de rendición, lo cual será comunicado oportunamente, a través de los
canales existentes para estos efectos.
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2.5. Reapertura de la Rendición de Cuentas
Es importante recordar que, una vez realizado el cierre general de la rendición de cuentas, el usuario
no podrá cargar nuevos archivos .CSV, como tampoco centralizar recursos para el caso de las
subvenciones General y SEP, para la imputación de nuevos gastos. Por lo tanto, si el usuario desea
modificar la rendición que ya cerró en el sistema, tendrá la posibilidad de reaperturar el proceso,
para lo cual deberá oprimir el botón “Reabrir Rendición”, tal como se aprecia en la siguiente
ilustración:
Ilustración 27
Asimismo, deberá reaperturar los pares RBD - Subvención que desee modificar, es decir, deshacer
el paso 3 del Módulo de Cierre para aquellos pares RBD – Subvención involucrados, oprimiendo el
botón de reapertura, tal como se visualiza en la ilustración 28.
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Ilustración 28
Posteriormente, el usuario deberá dirigirse al Módulo de Procesos del sistema de Rendición de
Cuentas, y proceder a la reapertura del Libro que desea cargar o agregar información que estime
pertinente (ilustración 28 – 30).
Ilustración 29
Por su parte, en el caso que el usuario haya centralizado recursos en la Administración Central (AC),
y desee modificarlos luego del cierre general de la rendición, deberá reaperturar el cierre general
de la rendición (Etapa 4 del Módulo de Cierre), como así también el sistema exige la reapertura de
Clic!
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TODAS las subvenciones que el usuario tiene habilitadas, y no sólo aquellas correspondientes a las
subvenciones GENERAL y SEP.
Ilustración 30
De este modo, el sistema habilitará al usuario la posibilidad de cargar y/o modificar archivos .CSV
según la especificidad de cada gasto. No obstante, al realizar esta operación el usuario deberá
realizar cada una de las etapas del Módulo de Cierre, ya descritas en el presente documento.