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JOHNSON CADENAS ROJAS C.C 7182963 de Tunja

Segundo Semestre

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ARCHIVO

Estudiantes: María Victoria Higuita

María Alejandra Herrera Johnson O. Cárdenas Rojas

II- 2012 G-5

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO Facultad De Ciencias Humanas Y Bellas Artes

Programa Ciencia De La Información Y La Documentación, Bibliotecología Y Archivística.

2012


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TEORIA ARCHIVISTICA G-5 31

Estudiantes: María Victoria Higuita

María Alejandra Herrera Johnson O. Cárdenas Rojas

II- 2012 G-5

Tutor:

MARIA NANCY URIBE CUELLAR PROFESIONAL CIDBA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO Facultad De Ciencias Humanas Y Bellas Artes

Programa Ciencia De La Información Y La Documentación, Bibliotecología Y Archivística.

2012


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INTRODUCCION

Esta actividad se realizo teniendo en cuenta las especificaciones y recomendaciones requeridas para el desarrollo de este trabajo. En esta ocasión se visito el archivo central de la gobernación de Antioquia. Parte del contenido que se plasma en este trabajo es de acuerdo a la información suministrada en una entrevista realizada a la Doctora GEMMA, Directora de dicho archivo. Se establecen las diferencias entre el Archivo visitado y una Biblioteca Universitaria, esta información gracias al conocimiento adquirido en la formación CIDBA y también a la investigación realizada en contenidos bibliográficos dedicada al tema. Es importante resaltar el compromiso y desempeño de cada uno de los autores de este trabajo ya que con sus conocimientos y aportes fue posible la realización del mismo.


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OBJETIVOS

Reconocer las características, procesos, servicios y los diferentes manejos que se realizan en un archivo.

Determinar diferencias que se puedan presentar entre un archivo determinado y una biblioteca.

Inspeccionar y conocer los diferentes conceptos que se presentan el Código de Comercio y el Código Penal.


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ACTIVIDAD ARCHIVO

Teniendo en cuenta los temas tratados en este curso y en las investigaciones realizadas por usted realice la siguiente actividad, el cual consta de consta de 2 puntos, así: 1. Realice una visita a un archivo: A. Identifique: A qué clase de archivo pertenece, Tipología documental, Clasificación documental, Tipos de Instrumentos de descripción documental y Servicios que ofrece.

1. Realice una visita a un archivo:

ARCHIVO DE LA GOBERNACION DE ANTIOQUIA.

ENTREVISTA A LA DOCTORA GEMA BOTERO.

Archivo central de la gobernación de Antioquia es el archivo donde llegan el

segundo paso del archivos de gestión, los archivos de gestión o satélites están en

todas las direcciones en todas las dependencias y son los archivo q las personas

están consultando constantemente por eso se llaman archivos de gestión, cuando

ya esos archivos esa papelería esa documentación se han cerrado los contratos

la frecuencia de consulta es baja, media baja ellos la organizan y con unas

normas que tiene el archivo general de la nación y que deben ponerse para todo

el país ellos ya organizan la carpeta con sus rótulos con los números de folio

folian la información le quitan todos los ganchos metálicos, la folian de uno a

doscientos que es más o menos la cantidad de folios que debe tener cada

carpeta.

Llenan un formato único de inventario que es donde pasan toda la información y

fuera de eso un medio magnético con esta información ellos bajan aquí al archivo

central esa cantidad y eso se llama una trasferencia, traen de allá hasta acá, este

es el archivo que recoge toda la información de todas las dependencias por eso

se llama el archivo central y es el archivo donde tenemos una consulta media baja

ósea ya no es el que están todo el tiempo consultando pero aquí se custodian

todos los documentos de una frecuencia de vez en cuando necesitan algo

entonces bajan y están aquí.


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ESTO ES UN MODULO

Un estante consta de dos bandejas, esta es la bandeja y se enumera en este

sentido 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8. 9. 10, 11, 12 etc.


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Esta es la caja, la caja debe tener a través de la numeración un rotulo, y en el

rotulo esta la información el numero de la caja y la carpeta.

Aquí hay que empezar hacer un trabajo y es aplicar las tablas de valoración y

retención que son estudios de cuánto tiempo debe quedar cada documento

según su importancia debe permanecer entonces se empieza a aplicar, hay

muchísima documentación que ya cumplió su vida útil, su ciclo, entonces por

medio de un exsocis ósea por un contrato que se hace con compañías

especialistas se entrega esa documentación lo meten a una maquina y sale en

pelitos delgaditos el papel para que no haya ningún riesgo y eso se elimina,

entonces se aplican tablas de valoración para poder saber según las tablas de

retención, retención es cuando tiempo hay que retener los documentos en este

sitio, entonces los que ya cumplieron su vida útil se desechan los que deben

continuar aquí por otro tiempo se dejan el tiempo que las tablas de retención le

digan a uno que eso ya está establecido por el AGN. Archivo general de la nación

y las que ya cumplieron un siglo con nosotros y que es una consulta

prácticamente en cero pero que son documentos muy valioso que se deben

conservar, se pasan al archivo histórico es el tercer paso y ultimo de la

Gobernación de Antioquia que queda en la plaza de botero ese es el paso de los


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tres el archivo de gestión donde usted está todo el tiempo trabajando mirando y

haciendo, el archivo central que es el intermedio o el semí donde es mediana la

consulta es dónde estamos y el histórico que es una consulta para estudios

científicos, estudios históricos ya es un tipo diferente de información.

Esto es una transferencia como bajan las cajas de arriba, no tiene rotulo, no tiene

nada, ellos les pegan alguna información.

Aquí todo se baja con un oficio remisorio, ¿Qué es un oficio remisorio? Para

nosotros eso es muy importante es el oficio con que se dice lo que se va ha

mandar.


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Y esto es muy importante es el formato único de inventario documental

Este es el formato donde dice el nombre de la entidad, gobernación secretaria

seccional de salud, gestión documental, dirección de atención a las persona, es

una trasferencia primaria el año, el mes todo, entonces esto es un orden de la

cantidad de carpetas que mandan un consecutivo el nombre de la series las

fechas iniciales y finales el numero de la caja, la carpeta, el numero de folios en


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que soporte viene y la frecuencia de consulta, mire que estamos en un archivo

donde la frecuencia de consulta es media, en el archivo de gestión es alta y en el

archivo histórico es baja muy baja.

Transferencia es mandar con este oficio remisorio diciéndole aquí va una

trasferencia primaria esto lo obliga la ley 594 del 2000 y con todos los acuerdos

de la AGN nosotros nos regimos siempre en Colombia por todas las normas del

AGN (archivo general de la nación).

Este es el modulo, el modulo tiene estantes, el estante tiene doce bandejas ya

sabe que las cajas tienen rótulos, las cajas normalmente vienen para cinco

carpetas y cada carpeta para doscientos folios o sea una caja está programada

más o menos para mil folios.

Qué clase de tipología documental, nosotros manejamos todos los

documentos, las series documentales que se manejan en la gobernación

entonces contratos, todo lo que la gobernación produce es lo que nosotros vamos

a manejar, informes, contratos etc.

Los servicios que nosotros prestamos son primero la custodia, la organización

ósea se reciben los documentos y se organizan, por ejemplo mi compañerita aquí

está haciendo un proceso, la gobernación tiene tres tipos de documentos, el

documento interno que es el que se genera dentro de la gobernación y va para

alguien dentro de la gobernación que en este momento el compañero Octavio el

que hace, lo recibe mira que tenga todas las cosas, que tenga la firma, que el


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consecutivo que cuantos documentos faltaron, que porque falto, que este porque

no es, lo organiza, lo archiva por organexo, le hace la carpeta le pone

absolutamente todo la caja lo rotula y lo guarda y tiene todos los reportes en el

sistema para que cuando alguien venga a buscar un documento interno ahí está.

El segundo documento es el externo, el externo es el que se genera dentro de la

gobernación para alguien de afuera, todo se tiene que radicar tiene un

consecutivo, ella está haciendo el proceso del documento externo. Entonces ella

hace lo mismo revisa los consecutivos, por ejemplo como no puede llevar

ganchos para poderlo organizar lo que ella está haciendo en este momento es

que le pone el mismo número del radicado a la hoja siguiente para poder que no

se pierda el consecutivo y no se desorganice; entonces hace lo mismo hace un

reporte los organiza, los revisa los pone todos en consecutivos los reparte en

carpetas, marca las carpetas y las guarda, esto se hace todos los días.


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Los documentos recibidos son los documentos que vienen de la calle para alguien

de acá, ósea es al revés del externo y son los que se reciben en la taquilla y ya

nosotros aquí en el archivo central como tal no tenemos que manejarlos, porque

esos son los que se suben directamente al interesado para que hagan los

procesos, ya cuando han cumplido todo su proceso entonces en los archivos de

gestión deliberan si sirven o no sirven si los archivan o los guardan. Nos llegan a

nosotros dentro de las carpetas en todo el proceso normal nosotros no tenemos

que hacer absolutamente nada en función directa con lo recibidos, entonces la

tarea es el proceso de recibir, organizar, el revisar y el custodiar y prestar cuando

lo solicite alguien los documentos internos y los documentos externos, la otra

tarea es custodiar y prestar las carpetas cuando las solicitan. Entonces esas

carpetas cuando alguien viene que vea necesito este contrato, para poderla

prestar llena una hoja que se llama el afuera.

¿Qué es un afuera?

Es un formato donde usted llena la información de la capeta que va a entregar

estamos hablando ya de carpetas que es el otro servicio que prestamos, la

carpeta que usted presta usted llena la información y que la persona le firme le

pone de donde es, si es un usuario de aquí dentro de la gobernación ósea si es

un compañero nuestro si es para alguien de la misma organización y llenamos un

duplicado igual una tarjeta igual un afuera y vamos y lo ponemos dentro de la caja

que quede a la vista, y la otra se guarda en una AZ por dependencias. Aquí se

tiene todos los registros de todos los documentos que faltan que están prestados

dentro de la gobernación.

Si la persona que viene a solicitar es una persona externa el procedimiento es

diferente a la persona se le pide un documento de identificación se revisa bien la

carpeta se le presta pero no la puede sacar debe ir aquí mismo dentro de la

gobernación le saca copia de lo que necesite la vuelve a traer y le devolvemos su

documento de identificación ese es el otro proceso.

El cuarto servicio que nosotros prestamos es el servicio de microfilmación


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Esto es un microfilmador entonces el proceso que nosotros llevamos es que hay

unas empresas que tienen, aquí por ejemplo el SENA también lo hacen todos los

equipos para coger los documentos y microfilmar es un tipo de fotografía especial.

Entonces se guarda el rollo, el rollo tiene una cantidad grandísima de fotografías,

estos son todas las fotografías que tiene el rollito microfilmado, entonces este rollo

se mete en este sitio (fotografía), se prende, aquí se organiza y se busca la

imagen que se necesita todo está organizado, codificado con toda la información

suficiente; para encontrarlo fácil se pasa al computador se escanea y ahí se

imprime entonces se entrega a la persona el documento.

Aquí hay muchísima información y tiene unas ventajas grandísimas es una

conservación mucho mayor, ahorra espacio que es otra garantía que tiene, deben

tener una temperatura entre 17 y 20 grados, debe ser estable para evitar hongos.

Es una forma excelente de guardar, desafortunadamente son aparatos muy

costosos y ha ido de alguna manera desapareciendo yo creo que básicamente

por el costo.

Estos todos son royos de microfilmación, este es el otro servicio que nosotros

prestamos entonces todos los colegios que tienen sus actas de grados de los

bachilleres, usted se graduó en 1972 y ni idea donde está su acta o el colegio

desapareció aquí esta microfilmado su acta de grado entonces nosotros se la

buscamos se la escaneamos la imprimimos y se la entregamos obviamente con

unos sellos que dice que es una copia del original.


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Los servicios que nosotros prestamos que obviamente eso va dependiendo de las

necesidades que se vayan prestando en el momento. La ley 14 – 98 de victimas,

para resarcir a las victimas está obligando a todas las gobernaciones a pasar la

información que tengan desde 1980 de todas las quejas, tutelas, derechos de

petición y todo lo demás que se tengan los archivos, todo lo que tenga que ver

con derechos humanos, ellos acuden a los archivos que existan.

Esa es una de las funciones principales que nosotros tenemos porque nosotros

vamos guardando la memoria de todos los pueblos, cada vez que alguien

necesita algo a donde acude, sin importar el tiempo transcurrido, pero vamos a

ver si esta en el archivo cierto, entonces es la función principal custodiar,

organizamos y facilitamos la consulta de todos los documentos que se generen.

ANEXO ARCHIVO


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B. Después de realizada esta visita e identificados los puntos anteriores, elija una de las bibliotecas estudiadas en la asignatura “Unidades de Información” y describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado y la Unidad elegida.

DIFERENCIAS

ARCHIVO CENTRAL GOBERNACION DE ANTIOQUIA

BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

Archivo central de la gobernación de Antioquia es el archivo donde llega el segundo paso de los archivos de gestión.

Unidad de información que recibe y suministra información.

Los archivos son información que las personas consultan con periodicidad o constante, teniendo en cuenta la fase en que se encuentra dicho archivo.

Ofrece recursos y servicios de información orientados a apoyar los programas académicos, programas de investigación y atender las demandas de información de los diferentes estamentos de la comunidad universitaria.


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El archivo se cuantifica mediante un formato único para inventarios. La cual se transfiere desde los archivos satélites

Enseñanza profesional en las distintas especialidades, en relación con la docencia.

La organización consta de dos bandejas en las cuales se acomodan las cajas enumeradas sucesivamente, cuya información del contenido se plasma en un rotulo en la parte frontal de la caja. Cada caja contiene 5 carpetas y cada carpeta 200 folios.

La formación integral del individuo en los niveles intelectual, personal y social.

Se aplican las tablas de valoración y retención en la cual se estudia el tiempo que debe permanecer el documento en el sitio y se verificar su vida útil.

Establece mecanismos que permitan la localización, recuperación y suministro de la información requerida por los usuarios en el menor tiempo posible y con el grado de pertinencia y precisión que se requiera.

Se conservan documentos valiosos que pasan al archivo histórico efectuando una serie de tres pasos siendo este el ultimo.

Promueve la difusión de los conocimientos producidos como resultados de las investigaciones y actividades de carácter cultural o científico realizado en la institución.

Se maneja una tipología documental concerniente a documentos y series documentales que maneja la gobernación (contratos)

Programa actividades de extensión cultural a la comunidad en general, incluyendo la prestación de servicios de información a científicos, profesionales o tecnólogos que los soliciten.

El servicio que se presta es la custodia de la documentación y la prestación de carpetas mediante el procedimiento denominado afuera.

La naturaleza de las bibliotecas respecto a sus propósitos, presupuesto, personal, servicios, tecnologías, son determinadas por los currículos de los programas, el número de estudiantes y profesores.

2. Consulte en los Código Penal y Código de Comercio:

¿Qué es documento para cada uno de ellos?:

En el código penal: Aquí los documentos hacen referencia a los registros

de hechos, en escrito o cualquier otro soporte material, que sirven como

prueba a favor de cualquier entidad o persona, según la ley.


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En el Código de Comercio: Registro que permite probar determinado

hecho, es utilizado como comprobante y soporte material que le da

determinados derechos referentes al comercio a una persona, según la

ley.

Cite cada uno de los artículos que tengan que ver con documento (s):

En el código Penal:

CAPÍTULO QUINTO

DE LA EXTINCIÓN DE LA ACCIÓN Y DE LA SANCIÓN PENAL

ARTÍCULO 92 - La rehabilitación. La rehabilitación de derechos afectados por una

pena privativa de los mismos, cuando se imponga como accesoria, operará

conforme a las siguientes reglas:

1.- Una vez transcurrido el término impuesto en la sentencia, la rehabilitación

operará de derecho. Para ello bastará que el interesado formule la solicitud

pertinente, acompañada de los respectivos documentos ante la autoridad

correspondiente.

CAPÍTULO TERCERO

DE LA FALSEDAD EN DOCUMENTOS

ARTÍCULO 286 - Falsedad ideológica en documento público. El servidor público

que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda

servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad,

incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio

de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años.

ARTÍCULO 287 - Falsedad material en documento público. El que falsifique

documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a

seis (6) años.

ARTÍCULO 288 - Obtención de documento público falso. El que para obtener

documento público que pueda servir de prueba, induzca en error a un servidor

público, en ejercicio de sus funciones, haciéndole consignar una manifestación

falsa o callar total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a seis

(6) años.


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ARTÍCULO 289 - Falsedad en documento privado. El que falsifique documento

privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a

seis (6) años.

ARTÍCULO 290 - Circunstancia de agravación punitiva. La pena se aumentará

hasta en la mitad para el copartícipe en la realización de cualesquiera de las

conductas descritas en los Artículos anteriores que usare el documento, salvo en

el evento del Artículo 289 de este Código.

ARTÍCULO 291 - Uso de documento falso. El que sin haber concurrido a la

falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba,

incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.

ARTÍCULO 292 - Destrucción, supresión u ocultamiento de documento público. El

que destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento público que pueda

servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.

Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus

funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años e inhabilitación para el

ejercicio de derechos y funciones públicas por el mismo término.

Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la

pena se aumentará de una tercera parte a la mitad.

ARTÍCULO 293 - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El

que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que

pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.

ARTÍCULO 294 - Documento. Para los efectos de la ley penal es documento toda

expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier

medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o

incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria.

TÍTULO XIV.

DELITOS CONTRA MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN DEMOCRÁTICA.

CAPÍTULO ÚNICO.

DE LA VIOLACIÓN AL EJERCICIO DE MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN

DEMOCRÁTICA.


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ARTÍCULO 393 - Mora en la entrega de documentos relacionados con una

votación. El servidor público que no haga entrega oportuna a la autoridad

competente de registro electoral, sellos de urna o de arca triclave, incurrirá en

prisión de uno (1) a tres (3) años.

ARTÍCULO 418 - Revelación de secreto. El servidor público que indebidamente

dé a conocer documento o noticia que deba mantener en secreto o reserva,

incurrirá en multa y pérdida del empleo o cargo público.

En el Código de Comercio:

CAPÍTULO II

Deberes de los comerciantes

Art.19:

2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto

de los cuales la ley exija esa formalidad.

4. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos

relacionados con sus negocios o actividades.

TÍTULO III

DEL REGISTRO MERCANTIL

Art. 26.- El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los

comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de

todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa

formalidad.

Art. 28.- Deberán inscribirse en el registro mercantil:

10. Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.

Art. 29.- El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas, sin

perjuicio de las especiales que establezcan la ley o decretos reglamentarios:

1. Los actos, contratos y documentos serán inscritos en la cámara de comercio

con jurisdicción en el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de

realizarse fuera de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la cámara

correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento;


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3. La inscripción se hará en libros separados, según la materia, en forma de

extracto que dé razón de lo sustancial del acto, documento o hecho que se

inscriba, salvo que la ley o los interesados exijan la inserción del texto completo, y

4. La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término

especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán

efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.

Art. 40.- Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza

ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por sus

otorgantes al secretario de la respectiva cámara.

Art. 42.- Los documentos sujetos a registro y destinados a ser devueltos al

interesado, se inscribirán mediante copia de su texto en los libros respectivos o de

fotocopias o de cualquier otro método que asegure de manera legible su

conservación y reproducción.

Art. 43.- A cada comerciante, sucursal o establecimiento de comercio matriculado,

se le abrirá un expediente en el cual se archivarán, por orden cronológico de

presentación, las copias de los documentos que se registren. Los archivos del

registro mercantil podrán conservarse por cualquier medio técnico adecuado que

garantice su reproducción exacta, siempre que el presidente y el secretario de la

respectiva cámara certifiquen sobre la exactitud de dicha reproducción

Art. 44.- En caso de pérdida o de destrucción de un documento registrado podrá

suplirse con un certificado de la cámara de comercio en donde hubiere sido

inscrito, en el que se insertará el texto que se conserve. El documento así suplido

tendrá el mismo valor probatorio del original en cuanto a las estipulaciones o

hechos que consten en el certificado. Lo dispuesto en este artículo no se aplicará

a los libros registrados.

Art. 53.- En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones

mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante,

haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. El

comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente

al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha,

origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con

el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.

Art. 60.- Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser

conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o

la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso,


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podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio

técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de

comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la

reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que

anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para

su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se

prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades

anteriores.

Art. 212.- El revisor fiscal que, a sabiendas, autorice balances con inexactitudes

graves, o rinda a la asamblea o a la junta de socios informes con tales

inexactitudes, incurrirá en las sanciones previstas en el Código Penal para la

falsedad en documentos privados, más la interdicción temporal o definitiva para

ejercer el cargo de revisor fiscal.

Art. 226.- Los liquidadores presentarán en las reuniones ordinarias de la

asamblea o de la junta de socios estados de liquidación, con un informe

razonado sobre su desarrollo, un balance general y un inventario detallado. Estos

documentos estarán a disposición de los asociados durante el término de la

convocatoria.

Art. 263.- Son sucursales los establecimientos de comercio abierto por una

sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios

sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para

representar a la sociedad. Cuando en los estatutos no se determine las facultades

de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por

escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribirá en el

registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrán las mismas

atribuciones de los administradores de la principal.

Art. 328.- El comanditario tendrá la facultad de inspeccionar en cualquier tiempo,

por sí o por medio de un representante, los libros y documentos de la sociedad.

Art. 369.- Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por

medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro

de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía.

Art. 395.- Los administradores de la sociedad y sus revisores fiscales incurrirán en

las sanciones previstas en el Código Penal para la falsedad en documentos

privados, cuando para provocar la suscripción de acciones se den a conocer

como accionistas o como administradores de la sociedad a personas que no


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tengan tales calidades o cuando a sabiendas se publiquen inexactitudes graves

en los anexos a los correspondientes prospectos. La misma sanción se impondrá

a los contadores que autoricen los balances que adolezcan de las inexactitudes

indicadas en el inciso anterior.

Art. 411.- La prenda no conferirá al acreedor los derechos inherentes a la calidad

de accionistas sino en virtud de estipulación o pacto expreso. El escrito o

documento en que conste el correspondiente pacto será suficiente para ejercer

ante la sociedad los derechos que se confieran al acreedor; y cuando se trata de

acciones al portador, dicho documento será suficiente para que el deudor ejerza

los derechos de accionista no conferidos al acreedor.

Art. 412.- Salvo estipulación expresa en contrario, el usufructo conferirá todos los

derechos inherentes a la calidad de accionista, excepto el de enajenarlas o

gravarlas y el de su rembolso al tiempo de la liquidación. Para el ejercicio de los

derechos que se reserve el nudo propietario bastará el escrito o documento en

que se hagan tales reservas, conforme a lo previsto en el artículo anterior.

Explique de forma breve el archivista qué papel juega dentro de esta norma:

El archivista tiene el trabajo de recuperar y conservar esos documentos para que,

luego, éstos puedan cumplir sus funciones y los requerimientos de la ley.


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CONCLUSIONES Al realizar el presente trabajo nos damos cuenta de la importancia de los archivos

especialmente en nuestro país, gracias ellos se pueden preservar documentos de

gran valor histórico y de gestión; podemos hacer uso investigativo y requerir de

tan importante información, de manera rápida y eficaz.

Tanto las bibliotecas como el archivo son indispensables para cualquier la

sociedad, son inherentes al proceso de investigación técnica, científica generando

conocimiento y desarrollo cultural e intelectual de una sociedad.

Los documentos que se lleva al archivo Central de la Gobernación de Antioquia

tienen una vida útil, dándole la importancia requerida a ciertos documentos los

que se llevan al archivo histórico y los demás los destruyen lo cual se hace por

medio de un contrato con una Empresa especializada que los convierte en papel

reciclable.

La labor del archivista es trascendental en estos procesos legales, pues acá, los documentos pueden ser la prueba definitiva en favor de alguien o una entidad.


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BIBLIOGRAFIA

La biblioteca pública: organización, procesos y servicios. / Plan nacional de lectura y bibliotecas/ modulo 2. Guía y material de apoyo/ unidades de la información. Archivo central, / Gobernación de Antioquia.

http://www.colombiaya.com/Documentos-legislatura/Codigo-de-Comercio.pdf

http://www.colombiaya.com/Documentos-legislatura/Codigo-Penal-Colombiano.pdf

http://www.colombiaya.com/Documentos-legislatura/Codigo-de-Comercio.pdf



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