Date post: | 23-Jan-2016 |
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AUDITORIA INTERNAS DE CALIDADAUDITORIA INTERNAS DE CALIDADSONOCO de Colombia Ltda.SONOCO de Colombia Ltda.
Curso de Curso de Entrenamiento de Entrenamiento de Auditores Internos Auditores Internos de Calidadde Calidad
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OBJETIVOSOBJETIVOS
Desarrollar habilidades de auditores para Desarrollar habilidades de auditores para la desarrollo entrevistas y preparación la desarrollo entrevistas y preparación de documentos de auditoriade documentos de auditoria
Desarrollar actividades y documentos Desarrollar actividades y documentos para la planeación, ejecución, para la planeación, ejecución, verificación y control de auditorias verificación y control de auditorias internasinternas
Conocer y manejar el proceso de Conocer y manejar el proceso de calificación de auditores internos de calificación de auditores internos de calidad.calidad.
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Conceptos y definiciones Conceptos y definiciones relativos a relativos a AUDITORIASAUDITORIAS
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Conceptos y definiciones Conceptos y definiciones relativos a AUDITORIASrelativos a AUDITORIAS
AuditoriaAuditoria
Proceso sistemático, independiente y Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener documentado para obtener evidencias evidencias de auditoriade auditoria y y evaluarlas de manera evaluarlas de manera objetivaobjetiva con el fin de con el fin de determinar la determinar la extensión en que se cumplenextensión en que se cumplen los los criterios de auditoriacriterios de auditoria..
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AUDITORIAS INTERNASAUDITORIAS INTERNAS
Programa de auditoriaPrograma de auditoria
Conjunto de una o mas de auditorias Conjunto de una o mas de auditorias planificadas para un periodo de tiempo planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un determinado y dirigidas hacia un propósito específico.propósito específico.
Criterios de AuditoriaCriterios de Auditoria
Conjunto de políticas, Conjunto de políticas, procedimientos procedimientos o o requisitos utilizados como referenciarequisitos utilizados como referencia..
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AUDITORIAS INTERNASAUDITORIAS INTERNAS
EVIDENCIAEVIDENCIA
REGISTRO, DECLARACIONES DE REGISTRO, DECLARACIONES DE HECHOS O CUALQUIER HECHOS O CUALQUIER INFORMACIONINFORMACION QUE SON QUE SON PERTINENTES PERTINENTES PARA LOS PARA LOS CRITERIOSCRITERIOS DE AUDITORIA Y QUE DE AUDITORIA Y QUE SON VERIFICABLES.SON VERIFICABLES.
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HALLAZGOS DE AUDITORIASHALLAZGOS DE AUDITORIAS
RResultadosesultados de la de la evaluación de la evaluación de la evidenciaevidencia de la auditoria recopilada de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.frente a los criterios de auditoria.
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DECLARACION HALLAZGODECLARACION HALLAZGO NO CONFORMIDADNO CONFORMIDADEl no cumplimiento de un requisito El no cumplimiento de un requisito
especifico, especifico, No conformidad mayor. No conformidad mayor. es la ausencia o la no aplicación de un es la ausencia o la no aplicación de un
elemento del sistema de calidad en toda elemento del sistema de calidad en toda la empresa. la empresa.
Suma de no conformidades menores = Suma de no conformidades menores = mayormayor
No conformidad menorNo conformidad menor Es el incumplimiento puntual de parte de Es el incumplimiento puntual de parte de
un elemento del sistema de calidadun elemento del sistema de calidad
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TRIANGULO DE TRIANGULO DE AUDITORIAAUDITORIA
LA REALIDAD--------------Procesos
Evidencias-------------
LO QUE SE HACE
OBJETIVO________
Satisfacción del clienteSelección de un PROVEEDOR
ISO 9001Mejoramiento--------------------
LO QUE SE DEBE HACER
CRITERIOS-----------------
Manual de CalidadProcedimientosInstrucciones
EspecificacionesNormas INTERNAS
----------------LO QUE SE PLANEA HACER
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REQUISITOS DE AUDITORIASREQUISITOS DE AUDITORIAS
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Justificación de Auditorias Justificación de Auditorias internasinternas
Establecer si se cumplieron los objetivos Establecer si se cumplieron los objetivos de los procesosde los procesos
Detectar oportunidades de mejoraDetectar oportunidades de mejora Asegurar la implementación efectiva de Asegurar la implementación efectiva de
los procesos de la organizaciónlos procesos de la organización Verificar la capacidad de los proceso Verificar la capacidad de los proceso
para el logro de los objetivos de calidadpara el logro de los objetivos de calidad Evaluar las fortalezas y debilidades del Evaluar las fortalezas y debilidades del
SGCSGC
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Auditoria interna: Auditoria interna: Herramienta de Gestión Herramienta de Gestión
Alta dirección Auditoria interna de Calidad
FORTALEZAS Y DEBILIDADES EFICAZ Y EFICIENTE
SGC
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PROPOSITO PROPOSITO
Herramienta confiable
APOYAR POLITICASAPOYAR CONTROLES DE
GESTION
CONCLUSIONES
PERTINENTES SUFICIENTES
FORMA DE ACTUAR PARA MEJORAR
DESEMPEÑO
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TIPOS DE AUDITORIASTIPOS DE AUDITORIAS
PRIMERA PARTEPRIMERA PARTE
OrganizaciónOrganización
SEGUNDA PARTESEGUNDA PARTE
CompradorComprador
AUDITORIA EXTERNAAUDITORIA EXTERNA
TERCERA PARTETERCERA PARTE
OrganizaciónOrganización
OBJETIVOSOBJETIVOS
Determinar si el SGC:Determinar si el SGC:
Es conforme con los requisitos Es conforme con los requisitos planificadosplanificados
Se ha implementado y se Se ha implementado y se mantiene de manera eficazmantiene de manera eficaz
OBJETIVOSOBJETIVOS
Evaluar la adecuación para Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos cumplir eficazmente los requisitos del sistema de gestión de calidad del sistema de gestión de calidad mediante desarrollo del proveedormediante desarrollo del proveedor
Verificar la aplicación de Verificar la aplicación de disposiciones contractualesdisposiciones contractuales
OBJETIVOSOBJETIVOS
Evaluar la capacidad para cumplir Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos minimos frente al los requisitos minimos frente al modelo iso 9001modelo iso 9001
Disminuir la necesidad de efectuar Disminuir la necesidad de efectuar auditoria por los clientesauditoria por los clientes
Para:Para:
Evaluar la eficacia del SGCEvaluar la eficacia del SGC
Identificar oportunidades de Identificar oportunidades de mejoramientomejoramiento
Para:Para:
Evaluar y seleccionar proveedoresEvaluar y seleccionar proveedores
Ejecutar reevaluación a Ejecutar reevaluación a proveedoresproveedores
Mantener relaciones gana-ganaMantener relaciones gana-gana
ParaPara
Certificación o Reconocimiento Certificación o Reconocimiento por un tercero.por un tercero.
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TIPOS AUDITORIATIPOS AUDITORIA
NotaNota: Las auditorias internas, : Las auditorias internas, denominadas en algunos casos denominadas en algunos casos como como auditoria de primer parteauditoria de primer parte, se , se realizan por, o en nombre de la realizan por, o en nombre de la propia organización para fines propia organización para fines internos y puede constituir la base internos y puede constituir la base para la para la auto declaración de auto declaración de conformidad de una organizaciónconformidad de una organización..
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PRINCIPIOS DE LA PRINCIPIOS DE LA AUDITORIAAUDITORIA
AUDITORES
PROCESO DE AUDITORIA
•PRESENTACION CONFIABLE
•CUIDADO PROFESIONAL •CONDUCTA ETICA
• ETICA • EVIDENCIA
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CONDUCTA ETICACONDUCTA ETICA
El Fundamento de la El Fundamento de la ProfesionalidadProfesionalidad La confianza, integridad, La confianza, integridad,
confidencialidad y discreción son confidencialidad y discreción son esenciales para auditar. El Auditor se esenciales para auditar. El Auditor se encuentra sujeto a estrictos códigos encuentra sujeto a estrictos códigos de ética.de ética.
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PRESENTACION ECUANIMEPRESENTACION ECUANIME
“ “ La obligación de informar con La obligación de informar con veracidad y exactitud”veracidad y exactitud”
Los hallazgos, conclusiones e Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria reflejan con informes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. Se informa de los de la auditoria. Se informa de los obstáculos significativos encontrados obstáculos significativos encontrados durante la auditoria y de las durante la auditoria y de las opiniones divergentes sin resolver opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.entre el equipo auditor y el auditado.
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DEBIDO CUIDADO DEBIDO CUIDADO PROFESIONALPROFESIONAL
““La aplicación de diligencia y juicio al La aplicación de diligencia y juicio al auditar”auditar”
Los auditores proceden con el debido Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoria. Un factor cliente de la auditoria. Un factor importante es tener la importante es tener la competenciacompetencia necesaria.necesaria.
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INDEPENDENCIAINDEPENDENCIA
“ “ La base para la imparcialidad de la La base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoria”conclusiones de la auditoria”
Los auditores son independientes de Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de libres de sesgo y conflicto de intereses. intereses.
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ENFOQUE BASADO EN LA ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIAEVIDENCIA
““El método racional para alcanzar El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático”auditoria sistemático”
los hallazgos y conclusiones de la los hallazgos y conclusiones de la auditoria estarán basados solo en la auditoria estarán basados solo en la evidencia de la auditoriaevidencia de la auditoria
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PROCESO DE AUDITORIA: PROCESO DE AUDITORIA: PLANEACION DE AUDITORIAPLANEACION DE AUDITORIA
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GESTION DE UN PROGRAMA GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIADE AUDITORIA
Autoridad para programar
Establecer el PROGRAMA:1. Objetivos/ Extensión2. Procedimientos3. Recursos4. Responsabilidades
Implementar el PROGRAMA:1. Calendarizar las Auditorias2. Evaluar Auditores3. Seleccionar equipo de Auditoria4. Dirigir Actividades de auditoria5. Mantener Registros
Monitoreo y Revisión del Programa
Mejora del Programa
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PROTAGONISTAS DE LA PROTAGONISTAS DE LA AUDITORIA INTERNAAUDITORIA INTERNA
AUDITOR AUDITADO
CLIENTE
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Etapas de la auditoriaEtapas de la auditoria
Seguimiento
Planeación
EjecuciónActividades posteriores
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PLANEACION Y EJECUCIONPLANEACION Y EJECUCION
AUDITORIA DE CALIDAD
PLANEACION
EJECUCION
REPORTEEJECUCION
REUNION DE APERTURA
ENTREVISTASREUNION DE CIERRE
PLANEACION
DEFINICION DEL ALCANCEDEFINICION DEL OBJETIVO
ESTUDIO DE DOCUMENTOSDEFINIR LOS RECURSOS
COMUNICAR
REPORTE
CONTENIDO DEL INFORMELISTA DE DISTRIBUCION
COMENTARIOS DE AUDITORIAANEXOS
LISTAS DE VERIFICACION
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AUDITORIA EN FUNCION DEL AUDITORIA EN FUNCION DEL OBJETOOBJETO
AUDITORIA DEL SISTEMA DE AUDITORIA DEL SISTEMA DE CALIDAD CALIDAD
AUDITORIA DE LOS PROCESOSAUDITORIA DE LOS PROCESOS AUDITORIA DE LOS SERVICIO AUDITORIA DE LOS SERVICIO
(SELLOS DE CALIDAD)(SELLOS DE CALIDAD)OTROSOTROS AUDITORIA DE PROVEEDORESAUDITORIA DE PROVEEDORES AUDITORIA DE PLANES DE CALIDADAUDITORIA DE PLANES DE CALIDAD
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OBJETIVOS DEL PROGRAMA OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIADE AUDITORIA
BASADO EN:BASADO EN: Prioridades de la GerenciaPrioridades de la Gerencia Intenciones ComercialesIntenciones Comerciales Requisitos del sistema de gestiónRequisitos del sistema de gestión Requisitos Regulatorios, contractuales y Requisitos Regulatorios, contractuales y
legales aplicables a productos, sus riesgos y legales aplicables a productos, sus riesgos y peligros.peligros.
Necesidad de Evaluación de proveedores.Necesidad de Evaluación de proveedores. Riesgos del NegocioRiesgos del Negocio Otras Partes interesadas.Otras Partes interesadas.
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OBJETIVOS DE UN PROGRAMA OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORIADE AUDITORIA
Siempre debe determinarse cual es el Siempre debe determinarse cual es el objetivo de la auditoria.objetivo de la auditoria.
Ejemplo:Ejemplo:Verificar la conformidad con los requisitos Verificar la conformidad con los requisitos
contractuales del cliente XYZcontractuales del cliente XYZObtener y mantener la confianza en la Obtener y mantener la confianza en la
capacidad del proveedor XXX.capacidad del proveedor XXX.Contribuir a la mejora continua de los Contribuir a la mejora continua de los
sistemas de gestión.sistemas de gestión.Verificar el cumplimiento de los requisitos Verificar el cumplimiento de los requisitos
de las normas NTC 23-42, ASTM 234de las normas NTC 23-42, ASTM 234
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Planeación la auditoriaPlaneación la auditoria
Objetivos y AlcanceObjetivos y Alcance Personas responsables Personas responsables Documentos de Referencia o criteriosDocumentos de Referencia o criterios Equipos AuditorEquipos Auditor Fecha y lugar donde se realizaraFecha y lugar donde se realizara Procesos a auditarProcesos a auditar Tiempo duración de cada auditoriaTiempo duración de cada auditoria Programa de reunionesPrograma de reuniones Requisitos de confidencialidadRequisitos de confidencialidad
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VIABILIDAD DE LA VIABILIDAD DE LA AUDITORIAAUDITORIA
Consideraciones a realizar:Consideraciones a realizar:Información suficiente y
apropiada para planificar la auditoria
Cooperación del Auditado
Tiempo y Recursos Adecuados
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SELECCIÓN EQUIPO SELECCIÓN EQUIPO AUDITORAUDITOR
CONSIDERACIONESCONSIDERACIONES La competencia global del equipo La competencia global del equipo
necesaria para conseguir los objetivos necesaria para conseguir los objetivos de auditoriade auditoria
Los requisitos legales, reglamentarios, Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales según sea aplicable.contractuales según sea aplicable.
Capacidad de miembros del equipo para Capacidad de miembros del equipo para interactuar eficazmente con el auditado.interactuar eficazmente con el auditado.
Idioma y comprensión de características Idioma y comprensión de características sociales y culturares del auditado.sociales y culturares del auditado.
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COMPETENCIA GLOBALCOMPETENCIA GLOBAL
Identificación de conocimientos y Identificación de conocimientos y habilidades necesarias para habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la alcanzar los objetivos de la auditoria.auditoria.
Si no es posible cubrir las Si no es posible cubrir las competencias se debe incluir a un competencias se debe incluir a un Experto Técnico.Experto Técnico.
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REVISION DOCUMENTALREVISION DOCUMENTAL
Familiarizar a los auditores con los Familiarizar a los auditores con los procesos a ser auditados.procesos a ser auditados.
Trazar un plan de auditoriaTrazar un plan de auditoria Desarrollar una lista de verificaciónDesarrollar una lista de verificación
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LIDER DEL EQUIPO LIDER DEL EQUIPO AUDITORAUDITOR
Establecerlo en cada auditoriaEstablecerlo en cada auditoria
Canal de comunicación de los Canal de comunicación de los auditadosauditados
Tiene la máxima autoridad entre los Tiene la máxima autoridad entre los miembros de la auditoria.miembros de la auditoria.
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REQUISITOS DE AUDITORIA INTERNA REQUISITOS DE AUDITORIA INTERNA 8.2.2 ISO 90018.2.2 ISO 9001
EL SGC es•Conforme a disposiciones •Eficaz
Registrar resultados de
Auditorias
Actividad por auditar
Registro
Criterio y Método
SelecciónOBJETIVIDADIMPARCIALIDAD
EstadoImportanciaOtras Auditorías
Plan
Acciones correctivas
Aplicación y eficacia de acciones
correctivas
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LISTAS DE VERIFICACIONLISTAS DE VERIFICACION
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LISTAS DE VERIFICACIONLISTAS DE VERIFICACION
VENTAJASVENTAJAS Ayuda a la PreparaciónAyuda a la Preparación Indica la duración de la auditoriaIndica la duración de la auditoria Controla la profundidad y ritmo de la Controla la profundidad y ritmo de la
auditoriaauditoria Ayuda a asegurar que todos los puntos Ayuda a asegurar que todos los puntos
planeados son cubiertosplaneados son cubiertos Medio para registrar las respuestas de Medio para registrar las respuestas de
auditados.auditados.
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LISTA DE VERIFICACIONLISTA DE VERIFICACION
Puede limitar la iniciativa y análisisPuede limitar la iniciativa y análisis Areas importantes pueden ser Areas importantes pueden ser
omitidasomitidas
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AUDITORIA proceso PHVAAUDITORIA proceso PHVA
Identificar los procesos Identificar las
interrelaciones de procesos
Planear actividades siguiendo
PHVA
Ejecutar auditoria
siguiendo el ciclo phva
Verificar Procesos
Auditados (reunionesAuditores)
Ajustar Agenda
Auditoria
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ASPECTOS POR VERIFICARASPECTOS POR VERIFICAR
Adecuación de la documentación que describe la
operación de los procesos
Disponibilidad documental y de registros
Aplicación de las acciones correctivas y preventivas
Indicadores de control
de procesos
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ASPECTOS POR VERIFICARASPECTOS POR VERIFICAR
Seguimiento del desempeño del proceso
y control de no conformidades
Identificación y comunicación de los requisitos del
cliente interno
Satisfacción del cliente interno y mejoramiento
continuo
Suficiencia del personal
competente
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ASPECTOS POR VERIFICARASPECTOS POR VERIFICAR
Identificación de los objetivos del
proceso
Despliegue de directrices y
objetivos
Evidencia de planificación del
procesoSuficiencia de los
recursos y ambiente de
trabajo
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TAREAS TAREAS
1.1. Realización plan de Auditoria Realización plan de Auditoria SONOCO 2008.SONOCO 2008.
2.2. Elaboración de listas de Elaboración de listas de verificación (chequeo) de cada verificación (chequeo) de cada proceso a auditar x equipo proceso a auditar x equipo auditor.auditor.
3.3. Repasar conceptos sistema de Repasar conceptos sistema de gestión de calidad.gestión de calidad.