www.uexternado.edu.co 1
Módulo Tecnología
Jornada: Mejores prácticas para adelantar proyectos cero papel en la administración pública
Septiembre 20 y 21 de 2012
www.uexternado.edu.co 2
Características y requisitos de las plataformas
tecnológicas que soportan la política cero papel
www.uexternado.edu.co 3
Características y requisitos de las plataformas
tecnológicas que soportan la política cero papel
agenda
QUÉ HACE POSIBLE REALIZAR UNA INICIATIVA CERO PAPEL?
CÓMO ENCAJAR EN TODA LA POLÍTICA PÚBLICA?
ALGUIEN YA LO HIZO O LO ESTÁ HACIENDO?
4
Conceptualización
5
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
6
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
http://www.dropbox.com
7
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
8
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
http://www.adobe.com/adobeconnect
9
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
10
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
11
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
12
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
VERIFICACIÓN DE INTEGRIDAD
FIRMA DIGITAL
CONTEXTO (METADATA)
www.fileformat.info/tool/hash.htm
www.igolder.com/PGP
http://webposible.com/utilidades/dublincore-
metadata-gen/
13
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
IMPORTANTE
MUY
IMPORTANTE
ALGO
IMPORTANTE
NO ES
IMPORTANTE
¿Qué tanto considera usted que es importante para el medio ambiente
minimizar el uso del papel?
14
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
¿Cuánto papel menos piensa usted que usará dentro de los próximos 5 a
10 años?
LA MITAD DE LO
ACTUAL
UN CUARTO
DE LO ACTUAL
ALGO DE PAPEL
NADA DE PAPEL
15
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Antes se pensaba en reducir el papel. Ahora se tiene claro dónde se
puede reducir con un alto impacto.
Reducción del correo
físico
Reducción de uso de periódico
Reducción de las
impresiones
Reducción de uso de revistas
Reducción de bolsas de papel
Reducción de formatos, contratos,
documentos
Reducción de uso de
libros
Reducciones por reciclaje
Reducción en papel higiénico
16
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
SINTAXIS SEMÁNTICA
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semántica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
17
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semántica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
Internet tiene una forma estándar para que dos puntos de la red se comuniquen e intercambien información y datos
RETORNAR: CONEJO_
PANCAKE.JPG
18
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semántica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
El código hace una descripción del documento y de las relaciones con otros documentos, mientras la web semántica entiende y describe todas las relaciones
POR QUÉ LE INTERESA EL
CONEJO CON EL
PANCAKE?
19
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Un esquema estándar de usabilidad y accesibilidad para la consulta de
información desde cualquier punto de la red
http://www.tawdis.net
(DEA)
Conceptualización
¿Que hace posible ahora reducir el uso del papel?
Mu
nd
o t
rad
icio
na
l (A
na
lóg
ico
) M
un
do
ele
ctró
nic
o (D
igita
l)
Mu
nd
o t
rad
icio
na
l (A
na
lóg
ico
) M
un
do
ele
ctró
nic
o (D
igita
l)
Metadatos descriptivos y orientados al
contenido. C. Clasificación
Registro/archivo de metadatos Sistemas de consulta y
recuperación de información
Record (DEA)
Descripción bibliográfica
Clasificación. TR
Registro bibliográfico
Archivo Catálogo
OBJETO
PROCESO
PRODUCTO
BD SI/NO
E-MAIL BD
Metadatos descriptivos y orientados al
contenido
BD SGER
DIGITALIZACION
BDD BDI
SGED
Metadatos descriptivos y orientados a la imagen
Mu
nd
o t
rad
icio
na
l (A
na
lóg
ico
)
Descripción bibliográfica Clasificación
Registro bibliográfico
Archivo Catálogo
Mu
nd
o e
lec
trón
ico
(Dig
ital)
Cómo encajar en toda la política pública?
Fotocopiar e imprimir a doble cara.
Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o
fotocopiar Elegir el tamaño y fuente pequeños
Configuración correcta de las páginas
Revisar y ajustar los formatos
Lectura y corrección en pantalla
Evitar copias e impresiones innecesarias
Guardar archivos no impresos en el computador (O en la nube!
Y la versión final final)
Uso de la Intranet
Uso del correo electrónico
Herramientas de colaboración
SO
BR
E L
AS
GU
ÍAS
SELECCIONE UN LÍDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS
FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD
IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS DIGITALES
IMPLEMENTE LA AUTOMATIZACIÓN DE COMIENZO A FIN EN UN PROCEDIMIENTO INTERNO LIBRE DE RIESGOS
IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO EN PROCESOS DE ALTO VALOR.
SO
BR
E L
AS
GU
ÍAS
SO
BR
E L
A D
IRE
CT
IVA
04
SO
BR
E L
A C
IRC
UL
AR
00
5
INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
Aplicaciones
Repositorio
SO
BR
E L
A C
IRC
UL
AR
00
5
Repositorio
INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
Aplicaciones
Repositorio
DATA
SO
BR
E L
A C
IRC
UL
AR
00
5
SO
BR
E L
A C
IRC
UL
AR
00
5
GESTOR DE IMÁGENES
REPOSITORIO
DE
CONTENIDOS
GESTOR DE DOCUMENTOS
GESTOR DE RECORDS
GESTOR DE CONTENIDO WEB
OTROS SISTEMAS
Conceptualización
SO
BR
E L
A C
IRC
UL
AR
00
5
Alguien ya lo hizo?
Rotonda
DOCUMENTOS DIGITALES
DOCUMENTOS FÍSICOS
Gestor Documental FileNet Digitalización
Radicación a través de Bizagi
Operador logístico Flujos
Bizagi
Courrier imprime y entrega
Documento generado en
PDF/A, con firma digital y mecánica
Consultas al gestor
Cierre de oficina – Conciliación
imágenes contra documentos físicos
Generación de tulas para envío de
documentos Centralización
Bogotá
Bodegas Tercero
Ordenación según AGN y aplicación
de TRD
Consultas electrónicas
Alguien ya lo hizo?
Módulo Tecnología
JOSÉ DAVID RODRÍGUEZ ROJAS
www.uexternado.edu.co 35
Características y requisitos de las plataformas
tecnológicas que soportan la política cero papel