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Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega
de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
Control de Cambios
Versión Fecha Descripción de la Modificación
1 12/06/2008
Emisión del documento – Resolución 107 del 12 de junio del 2008 “Por lo
cual se adopta el procedimiento de aprovisionamiento y distribución
para el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias FOPAE”.
2 05/06/2011 Actualización por cambios en las actividades
3 05/12/2013 Modificaciones de acuerdo a ajuste institucional
4 23/07/2015
Revisión y ajuste a las actividades operacionales del procedimiento por
cambios institucionales y acciones propuestas en el plan de
mejoramiento.
5 15/02/2018 Actualización por cambios en las actividades y ajuste institucional.
6 27/08/2018 Actualización por cambios en las actividades y ajuste institucional.
7 25/09/2020 Actualización por cambios en las actividades y ajuste institucional.
8 27/04/2021
Ajuste de la política de operación 4.1, ajuste de la actividad 15 en
articulación con el Almacén, Ajuste de la actividad 36 de la versión 7 (35-
V8) incluyendo el valor y unidad del suministro entregado. Inclusión de la
Nota en la actividad 28.
Elaboró Revisó Aprobó
OLGA LUCIA TIBADUIZA OJEDA
Profesional Especializado – Logística
Subdirección para el Manejo de
Emergencias y Desastres
EDUARDO SANTOS URIBE
Contratista - Subdirección para el
Manejo de Emergencias y
Desastres
JORGE ANDRÉS FIERRO SÁNCHEZ
Subdirector para el Manejo de
Emergencias y Desastres
MARÍA EUGENIA TOVAR ROJAS
Jefe Oficina Asesora de Planeación
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Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega
de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
1. OBJETIVO
Administrar de manera eficiente los suministros de emergencia, haciendo que el requerimiento
solicitado sea el adecuado para el tipo de evento o emergencia y que lleguen a las entidades
del Sistema Distrital de Gestión de Gestión de Riesgos y cambio climático – SDGR-CC y a la
comunidad, en las cantidades requeridas, con las condiciones adecuadas, al costo necesario
y en el lugar y tiempo precisos.
2. ALCANCE
Desde el momento en que se define una necesidad de suministros para el Centro Distrital
Logístico y de Reserva, hasta que éstos son recibidos por la comunidad o entidades del SDGR-
CC que los requieren.
3. DEFINICIONES
• CLIENTE INTERNO: Personal de las entidades del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos,
usuarios de los bienes o servicios que se entregan desde el Centro Distrital Logístico y de
Reserva del IDIGER.
• CLIENTE EXTERNO: Población o comunidad que por resultar afectada en una situación
de emergencia, calamidad o desastre es usuarios de los bienes o servicios que se
entregan desde el Centro Distrital Logístico y de Reserva del IDIGER.
• EMERGENCIA: Situación caracterizada por la alteración o interrupción intensa y grave
de las condiciones normales de funcionamiento u operación de una comunidad,
causada por un evento adverso o por la inminencia del mismo, que obliga a una
reacción inmediata y que requiere la respuesta de las instituciones del Estado, los medios
de comunicación y de la comunidad en general. (Ley 1523 de 2012).
• DESASTRE: Es el resultado que se desencadena de la manifestación de uno o varios
eventos naturales o antropogénicos no intencionales que al encontrar condiciones
propicias de vulnerabilidad en las personas, los bienes, la infraestructura, los medios de
subsistencia, la prestación de servicios o los recursos ambientales, causa daños o
pérdidas humanas, materiales, económicas o ambientales, generando una alteración
intensa, grave y extendida en las condiciones normales de funcionamiento de la
sociedad, que exige del Estado y del sistema nacional ejecutar acciones de respuesta
a la emergencia, rehabilitación y reconstrucción. (Ley 1523 de 2012).
• GESTIÓN DEL RIESGO: Es el proceso social de planeación, ejecución, seguimiento y
evaluación de políticas y acciones permanentes para el conocimiento del riesgo y
promoción de una mayor conciencia del mismo, impedir o evitar que se genere,
reducirlo o controlarlo cuando ya existe y para prepararse y manejar las situaciones de
desastre, así como para la posterior recuperación, entiéndase: rehabilitación y
reconstrucción. Estas acciones tienen el propósito explícito de contribuir a la seguridad,
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Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega
de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
el bienestar y calidad de vida de las personas y al desarrollo
sostenible. (Ley 1523 de 2012).
• LOGÍSTICA DE EMERGENCIAS: Proceso encargado del manejo de suministros y servicios
de apoyo, haciendo que el requerimiento solicitado sea el adecuado según las
necesidades para el tipo de Evento o Emergencia, en la cantidad requerida, con las
condiciones adecuadas, al costo justo y en el lugar y tiempo precisos.
• RECURSOS: Equipamiento y personal disponibles o potencialmente disponibles para su
aplicación táctica en un incidente.1
• RECURSO LOGÍSTICO: Hace referencia a las líneas de acción, procedimientos,
legislación, personal, suministros y servicios de apoyo necesarios para gestionar la
logística en la atención de emergencias.
4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
4.1. Centro Distrital Logístico y de Reserva entregará y prestará a las entidades del Sistema
Distrital de Gestión de Riesgos – SDGR-CC, los equipos, herramientas, accesorios y consumibles
varios para su disposición en procedimientos operativos, para actividades de gestión de riesgos
y atención de emergencias que se presenten en el Distrito Capital, en las cantidades
requeridas, con las condiciones adecuadas, al costo necesario y en el lugar y tiempo precisos,
de los elementos ingresados en el inventario del IDIGER y los adquiridos en el marco de la
declaración de la emergencia, calamidad o desastre.
4.2. Suministrar a los damnificados en situaciones de emergencia, las ayudas humanitarias para
responder a las necesidades básicas generadas en situaciones de emergencia, en las
cantidades requeridas de acuerdo con los registros de afectación que levante la Secretaría
Distrital de Integración Social, con las condiciones adecuadas, al costo necesario y en el lugar
y tiempo precisos.
5. DESARROLLO
Procedimiento
Predeterminado
Punto de Control
1 Tomada del Manual del Instructor - Sistema Comando Incidentes de la Oficina de Asistencia para Desastres del Gobierno de
los Estados Unidos)
Indica que el flujo continúa donde
se ha colocado un símbolo idéntico
que contiene la misma letra).
Inicio / Fin Actividad Decisión
Enlace entre
Páginas (se
identifica con
números)
Línea de flujo
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Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega
de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
1. Recibir solicitud de entidades del SDGR-CC.
Se recibe solicitud por parte de las entidades
del SDGR-CC y se registra en el sistema. Esta
solicitud se puede recibir en forma escrita,
mail, vía software, radio o teléfono. Si la
solicitud corresponde a una ayuda
humanitaria en especie, la Secretaría Distrital
de Integración Social debe allegar el
respectivo registro de afectación (Formato F-
05 ó F-06).
Área o
Coordinación de
Logística
Formato F-05 o F-
08 Secretaria
Distrital de
Integración Social
2. Verificar Información del solicitante. Se
verifica si la información que suministra el
solicitante es clara y está completa. En caso
que la información este incompleta se solicita
al peticionario que la complemente, con el fin
de tener claro el requerimiento.
Profesionales de
Servicios de
Logística
3. Definir tipo de solicitud. Se define el tipo de
solicitud, si es un suministro o un servicio. En
caso de ser un servicio se clasifica el tipo de
servicio requerido, así:
1. Instalaciones: El tipo de instalación puede
ser Centro de Operaciones de Emergencia -
COE, Puesto de Mando Unificado-PMU,
campamento, áreas de espera, bodegas y
centros de acopio, área de concentración
de víctimas, alojamiento temporal, morgues,
entre otros.
2. Transporte: Prestar el servicio de traslado al
sitio del incidente de personal, equipos y/o
elementos necesarios para apoyar las
actividades de coordinación y atención de
emergencias, calamidades y desastres, así
como de las ayudas humanitarias para la
atención a la población.
3. Informática: Servicios relacionados con
desarrollos tecnológicos, sistemas de
información, sistemas de Información
Geográfica - SIG e información digital y
análoga. Se remiten al procedimiento
Estructura de Geo-información.
4. Comunicaciones: Se define si se requiere
apoyo para garantizar y mantener las
comunicaciones entre las entidades el SDGR
en las zonas críticas o fuera de ellas. Se remite
al procedimiento Gestión de
Telecomunicaciones.
5. Personal: Se define si la solicitud
corresponde a la prestación de servicios al
personal de las entidades del SDGR, entre los
cuales están: apoyo psicológico, apoyo
familiar, alimentación, salud, alojamiento y
descanso.
Profesionales de
Servicios de
Logística
Correo electrónico
o comunicación
escrita
Inicio
1. Recibir las solicitudes
de las entidades del
SDGR – CC
2. Verificar Información
del solicitante
3. Definir el tipo de
solicitud (parte 1)
1
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de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
6. Suministros: Si corresponde a un suministro
se clasifica en:
6.1. Ayudas humanitarias en especie: La
entrega de ayudas humanitarias en especie,
se hace con base en la solicitud de la
Secretaría Distrital de Integración Social la
cual puede ser vía radio o con el formato F-
05 ó F-06- Registro de Afectación en digital.
Para el caso de entregas de ayudas con
afectación en gran número de familias, en las
que no se tienen los registros de afectación
de manera inmediata, las ayudas se
entregarán con base en la información que
brinde el Área de Servicios de Respuesta,
quienes posteriormente deberán allegar los
registros correspondientes.
6.2. Equipos, Herramientas, Accesorios: Se
debe contar con la información clara sobre
los equipos, herramientas y/o accesorios que
requieren las entidades del SDGR en el sitio
para atender el evento, emergencia,
calamidad y desastre para su alistamiento y
desplazamiento al sitio.
Si la solicitud es para atender una situación de
emergencia, puede realizarse vía radio,
celular, correo o cualquier medio de
información del que se disponga.
Si la solicitud es para apoyar actividades de
gestión de riesgos o de apoyo a las entidades
del sistema Distrital se debe contar con
aprobación del Subdirector (a) para el
manejo de emergencias y desastres, la cual
deberá constar en correo electrónico o
comunicación escrita.
Para estos dos casos los préstamos de los
elementos que deban ser devueltos al Centro
Distrital Logístico y de Reserva, será de
máximo treinta (30) días. Si se requiere ampliar
este tiempo, se debe enviar solicitud escrita
(correo o comunicación, indicando las
razones de dicha ampliación). En todo caso
se debe garantizar la revisión y adecuada
operación de los elementos entregados.
Para la asignación de elementos a Convenios
o Comodatos suscritos por el IDIGER, se debe
contar con solicitud escrita del supervisor del
Convenio o Comodato, donde se indica el
listado claro y preciso de los elementos que se
requieren. Estos elementos se entregarán a la
Entidad correspondiente con acta de cliente
interno, la cual de manera inmediata se
remitirá, vía correo electrónico al Área de
Almacén para el traslado de los elementos al
inventario de la Entidad que los recibe. Estos
elementos dejan de ser parte del inventario
del Centro Distrital Logístico y de Reserva y su
control pasa a ser responsabilidad de la
Entidad que los recibe y el seguimiento de los
mismos se hará por parte del Supervisor del
Convenio o Comodato.
Profesionales de
Servicios de
Logística
Correo electrónico
o comunicación
escrita
3. Definir el tipo de
solicitud (parte 2)
1
2
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Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega
de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
4. Verificar nivel de inventarios. Se revisan los
niveles de inventario, se establecen las
condiciones para su entrega o asignación y
se pasa a definir e informar condiciones de
envío.
En caso que no sean suficientes los suministros
en bodega se pasa a la etapa de
ABASTECIMIENTO N° Actividad 7.
Profesionales de
Servicios de
Logística
¿Los suministros son suficientes?
Si: Continúa en la actividad No 5.
No: En caso que no sean suficientes los
suministros en bodega se pasa a la etapa de
ABASTECIMIENTO, el cual puede ser en
primera instancia a través de los proveedores
con los cuales se tiene contrato vigente.
5. Definir e informar condiciones de envío. Una
vez se tiene la información completa de los
suministros o servicios solicitados y su
clasificación, se definen las condiciones para
su envío y/o asignación, informándole al
solicitante. Se verifica con el solicitante si
acepta las condiciones de entrega.
Si los elementos se entregan en préstamo se
informa al solicitante que el tiempo de
devolución es máximo de treinta (30) días.
Profesionales de
Servicios de
Logística
¿Las condiciones son aceptadas?
Si: el solicitante acepta condiciones de envío
se inicia proceso de ALISTAMIENTO, continua
en la Actividad No 27.
No: las condiciones no son aceptadas se
cancela el pedido, continua en la actividad
No 6.
6. Cancelar pedido. En caso que se cancele
el pedido se notifica la cancelación del
mismo al solicitante, a través de e-mail, oficio,
por teléfono o vía radio. Si la notificación es
mediante oficio, se remite al procedimiento
“ADM-PD-02 Gestión y Seguimiento de
Comunicaciones Oficiales”, para que se
adelante el trámite de envió al solicitante. Se
da por terminado el procedimiento.
Profesionales de
Servicios de
Logística
Comunicación
Oficial o Correo
Electrónico o
Grabación
Magnetofónica
4. Verificar nivel de
inventarios
5. Definir e informar
condiciones de envío
¿Las condiciones son
aceptadas?
¿Los suministros son
suficientes?
A
2
6. Cancelar pedido
Si
No
No
Si
Fin
B
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Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega
de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
1. ETAPA DE ABASTECIMIENTO
7. Recopilar necesidades de suministro: Se
recopilan las necesidades de suministro
mediante la consolidación de las solicitudes
de elementos recibidas o con base en los
stocks mínimos detectados en la gestión de
inventarios
Profesionales de
Servicios de
Logística
8. Verificar tablas de seguimiento a
contratos. Se verifican las tablas de
seguimiento de los contratos vigentes y se
confirma si es posible atender las solicitudes.
Supervisor de los
contratos
respectivos
Tablas de
seguimiento de los
Contratos
¿La entidad cuenta con un contrato vigente
para el abastecimiento?
SI: Continua actividad N°9
NO: Continua actividad N° 10
9. Solicitar suministro. Se solicita al proveedor
el envío de los suministros requeridos a
bodega o al sitio donde se requieran. Esta
solicitud se puede hacer vía telefónica ó e-
mail y se registra en la tabla Excel -
seguimiento contratos.
Una vez los suministros son despachados por
el proveedor se pasa a la etapa de
RECEPCIÓN DE SUMINISTROS
Actividad N°14.
Supervisor de los
contratos
respectivos
Tablas de control
de niveles de
inventario y
seguimiento
contratos
10. Buscar medios de abastecimiento. Se
analizan las opciones para poder obtener los
suministros solicitados y se escoge el tipo de
abastecimiento: Compra, Préstamo o
Donación.
Profesionales de
Servicios de
Logística
7. Recopilar
necesidades de
suministro
8. Verificar tablas de
seguimiento a contratos
¿La entidad cuenta
con un contrato
vigente para el
abastecimiento?
9. Solicitar suministro
10. Buscar medios de
abastecimiento
4
A
No
Si C
D
C
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Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega
de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
11.Comprar suministros. Se definen las
especificaciones de los suministros solicitados
y se reporta al grupo encargado de realizar el
proceso precontractual para las
adquisiciones de equipos o elementos de la
Subdirección para que se inicie el proceso
(estudio de mercado, solicitud de expedición
CDP, estudios previos y demás requeridos).
Estos documentos se remiten a la Oficina
Asesora Jurídica para que se inicie el proceso
precontractual. Una vez legalizado el
contrato y realizado el recibo de los
elementos por parte del supervisor y de
Almacén, se continúa con la etapa de
RECEPCIÓN DE SUMINISTROS.
Profesionales de
Servicios de
Logística
Estudios previos
12. Solicitar Préstamo. Se define la entidad y
los suministros que abastecería. Una vez
definido esto, se adelantan las siguientes
acciones para realizar el préstamo:
1.Definir la entidad que puede realizar el
préstamo.
2. Elaborar el Acta de préstamo.
3. Revisar Acta de préstamo y documentos de
aseguramiento del bien en préstamo.
4. Solicitar el ajuste de los documentos
cuando se requiera.
5. Aprobar y legalizar documentos de
préstamo
Una vez la entidad despacha los suministros se
continúa con la etapa RECEPCIÓN DE
SUMINISTROS
Profesionales de
Servicios de
Logística
Documento de
legalización de
préstamo
13. Recibir Donación. Se remite al
procedimiento de Administración, Manejo y
Control de Bienes ADM-PD-06, en donde se
desarrolla el trámite para legalizar la
donación y gestionar el envío de los
suministros.
Una vez los suministros son despachados por
la Entidad correspondiente, se continúa con
la etapa RECEPCIÓN DE SUMINISTROS. Si no se
pueden abastecer los suministros por este
mecanismo se da por finalizado el trámite.
Almacenista
General
Documento de
legalización de la
donación
2. ETAPA DE RECEPCIÓN DE
SUMINISTROS
14. Ubicar responsables de recepción de
pedido: Se ubican los responsables de la
recepción del pedido (Profesional de
Almacén y Supervisor del contrato)
Almacenista
General y
Supervisor del
Contrato
4
11.Comprar suministros
12.Solictar préstamo
13. Recibir donación
14. Ubicar responsables
de recepción
4
D
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Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
15. Revisar documentos. Se revisan los
suministros en zona de descargue, frente a los
documentos entrantes (remisión, ingreso de
bienes, documento de reintegro) y de
referencia (contratos, documentos de
préstamo o donación y sus soportes
correspondientes).
El supervisor recibe los elementos con la firma
de la remisión. Si existe alguna novedad con
la recepción, se hace la devolución de los
elementos hasta que el proveedor cumpla
con las especificaciones del contrato.
Si los elementos cumplen con lo establecido
en el contrato el Almacén adelanta el trámite
de legalización (ingreso al inventario de la
Entidad, asignación de placa, cuando se
requiera, y trámite para el aseguramiento del
elemento). Posteriormente Almacén elabora
el egreso o traslado respectivo para el Centro
Distrital Logístico y de Reserva.
Almacenista
General y
Supervisor del
Contrato,
Profesionales de
Servicios de
Logística
Contrato, Remisión,
Ingreso de bienes
¿Los suministros cumplen con las
especificaciones establecidas en el
contrato?
SI: Continua Actividad N° 17
NO: Continua Actividad N° 16
16. Hacer devolución de equipos o elementos
fuera de especificaciones. Se devuelven al
proveedor, hasta que los elementos cumplan
con lo establecido en los documentos
soporte.
Almacenista
General y
Supervisor del
Contrato,
Profesionales de
Servicios de
Logística
Remisión y/o
Traslado de bienes
4
15. Revisar documentos
¿Los suministros
cumplen con las
especificaciones
establecidas en el
contrato?
16. Hacer devolución de
equipos o elementos
E
Si
No
D
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Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
17. Registrar el ingreso de suministros. Se
registra en el software logístico la Información
de los suministros recibidos, indicando
placa (si es devolutivo), cantidad, tipo,
estado y características generales.
Profesionales de
Servicios de
Logística y/o
Técnico
Operativo
Software Logístico
18. Definir unidad de embalaje. Se revisa la
unidad de embalaje de los suministros frente
a la unidad de embalaje que se requiere para
manejar el almacenamiento o distribución de
los suministros.
De ser necesario se modifica la unidad de
embalaje para su almacenamiento o
distribución.
Profesionales
Técnicos
Operativos y/o
Personal Logístico
19. Almacenar suministros. Se almacena el
suministro de acuerdo con sus condiciones,
características y con base en la organización
establecida en el Centro Distrital Logístico y
de Reserva. Si no existe el espacio ya definido
se determina de acuerdo con las condiciones
específicas del suministro y con la matriz de
compatibilidad. La ubicación se registra en el
software logístico y en la base de datos Excel
Profesionales y/o
Técnicos
operativos de
Servicios de
Logística
Matriz de
compatibilidad
CAE- FT- 19
Guía
de seguridad del
CDL y R CAE- GU-
01
20. Ingresar al programa de mantenimiento.
Una vez ubicado el suministro, en el software
se indica fecha de inicio de control y tiempo
de revisión, para que se active en el módulo
de mantenimiento del software logístico y así
dar inicio al programa de mantenimiento. Se
realizan y registran los mantenimientos
preventivos y revisiones periódicas en el
módulo de mantenimiento del software
logístico. Se remite al procedimiento
“Mantenimiento preventivo y correctivo de
bienes” ADM-PD-07. Se continúa con la etapa
de GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS. El
IDIGER, a través del Área de Servicios de
Logística, prestará el apoyo para revisión y
mantenimiento de equipos y/o elementos
asignados a las entidades del Sistema Distrital
a través de Convenios o Comodatos, caso en
el cual se realizará el registro respectivo en el
formato de SOLICITUD DE
MANTENIMIENTO. Estos elementos no forman
parte el inventario del Centro Distrital Logístico
y de Reserva.
Profesionales y/o
Técnicos
operativos de
Servicios de
Logística
Formato solicitud
de mantenimiento
CAE- FT- 18
17. Registrar el ingreso
de suministros
18. Definir unidad de
embalaje
19. Almacenar
suministros
20. Ingresar al programa
de mantenimiento
6
E
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Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
3. ETAPA DE GESTIÓN Y CONTROL DE
INVENTARIOS
21. Revisión de Inventarios. Se realizan las
revisiones periódicas del inventario con base
en la programación establecida en el
software logístico.
Profesionales de
Servicios de
Logística y/o
Técnicos
Operativos –
Personal Logístico
22. Verificar inventarios. Si se presenta
alguna diferencia entre la revisión física
realizada y los archivos digitales del
inventario, se define un segundo conteo por
otro grupo del personal logístico.
Profesional de
Servicios de
Logística y
Técnico
Operativo
Formato de
revisiones
23. Realizar conteo de verificación. Se asigna
un nuevo grupo de personas para que
realicen un segundo conteo, constatando
que coincidan el inventario físico y el
inventario digital. Si persisten las diferencias se
pasa a la revisión de movimientos.
Profesionales de
Servicios de
Logística y/o
Técnicos
Operativos/
Personal Logístico
24. Revisar movimientos de suministros. Se
revisan los movimientos de suministros
(entradas y salidas) para detectar el origen
de la diferencia encontrada.
Profesionales de
Servicios
Logísticos y
Técnicos
Operativos
25. Informar las diferencias encontradas. Si
persisten las diferencias se informa a la
Subdirección Corporativa y Asuntos
Disciplinario para que se tomen las medidas
correspondientes disciplinarias y se tramite la
reposición con la Aseguradora o la Empresa
de Vigilancia, según corresponda. Se anexa
informe donde se describe como se realizó el
conteo, se consignan las diferencias
encontradas, las posibles causas de esas
diferencias. Igualmente se realiza el denuncio
ante Policía o Fiscalía y se remite junto con el
Informe.
Profesionales de
Servicios
Logísticos y
Técnicos
Operativos
Comunicación
interna
6
21. Revisión de
Inventarios
22. Verificar inventarios
23. Realizar conteo de
verificación
24. Revisar movimientos
de suministros
25. Informar las
diferencias encontradas
7
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de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
26. Ajustar inventario digital. Se revisa y ajusta
el inventario digital para que corresponda al
inventario físico, con base en las medidas
tomadas por las áreas competentes en caso
de existir diferencias (Procesos de baja,
reposición, etc.)
Profesionales de
Servicios de
Logística y
Técnico
Operativo
4. ETAPA DE ALISTAMIENTO
27. Recibir el listado de suministros. Se recibe
el listado de suministros para alistamiento
Personal de
Logística
Vía radio, correo
institucional, entre
otros.
28. Verificar características de los
suministros. Se analizan tanto las
características internas (peso, forma,
volumen, dureza, peligrosidad), como
características externas (Condiciones
climáticas, vías de acceso, tipo y magnitud
del evento y/o emergencia).
Para el caso de la entrega de ayudas
humanitarias masivas se alistan las cantidades
solicitadas por el Comandante de
Incidentes de turno.
Nota: Adicionalmente se debe verificar si los
elementos solicitados se pueden utilizar para
estas actividades, de acuerdo con la
destinación para la que fueron adquiridos.
Profesionales de
Servicios de
Logística
Acta de cliente
interno o Acta de
cliente externo
29. Contactar al solicitante. Se hace contacto
telefónico, verbal, correo o soporte escrito
con el solicitante (Entidades SDGR - Cliente
Interno o Cliente externo) para confirmar
fecha, hora de entrega, condiciones de
seguridad y la persona que hará el recibo de
los suministros.
Personal de
Logística
30. Asignar responsables para alistamiento de
suministros. Se asignan las personas que
realizarán el alistamiento de los suministros
solicitados, de acuerdo con los turnos y
personal disponible.
Profesional de
Servicios de
Logística
7
26. Ajustar inventario
digital
27. Recibir el listado de
suministros
28. Verificar
características de los
suministros
29. Contactar al
solicitante.
30. Asignar responsables
para alistamiento de
suministros
8
B
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Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega
de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
31. Alistar Pedidos. Se disponen los medios
para el alistamiento de los suministros. Estos
medios dependerán de las características del
suministro, su posición en la bodega,
condiciones de seguridad, etc.
Personal de
Logística
32. Verificar cantidades y características
de elementos a suministrar. Se verifica que las
cantidades y características de los elementos
que se alistaron correspondan a lo solicitado
y a lo consignado en las actas de entrega
Profesional de
Servicios de
Logística y/o
Técnico
Operativo.
Personal de
Logística
Acta de cliente
interno o Acta de
cliente externo
33. Registrar suministros asignados. Se registra
en el software logístico que los suministros han
sido asignados.
Profesionales y
Técnicos
Operativos
Software logístico
34. Empacar suministros. Se revisa si el tipo de
empaque se ajusta a las necesidades de
transporte y entrega al solicitante. En caso de
no ajustarse a los requerimientos se re
empacar.
Personal de
Logística
35. Diligenciar acta de entrega. Se imprime el
acta de entrega directamente del software
logístico, SIRE y/o se elabora de manera
manual, donde se describen uno a uno los
elementos que se alistan, indicando
cantidades, placa, valor, unidad y
características especiales, cuando sea
necesario.
Personal de
Logística
Acta de cliente
interno
Acta de cliente
externo
entrega individual
Acta
de cliente externo
entrega masiva
5. ETAPA DE TRANSPORTE Y ENTREGA
36. Verificar el medio de transporte. Se verifica
si los elementos serán transportados por
personal de la Entidad o si serán entregados
directamente al solicitante, quien se encarga
del transporte de los mismos.
Profesional de
Servicios de
Logística y/o
Técnico
Operativo
8
31. Alistar Pedidos
32. Verificar cantidades
y características de
elementos a suministrar
33. Registrar suministros
asignados
34. Empacar suministros
35. Diligenciar acta de
entrega
36. Verificar el medio de
transporte
9
H
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Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
37. Cargar suministros para transporte. Si los
suministros deben ser entregados en sitio
diferente al CDLyR, se cargan los suministros
en el vehículo que se hará el transporte. Para
la carga se pueden utilizar medios
mecánicos, dependiendo de las
características de los suministros, tamaño y
cantidades. Si el solicitante transporta
directamente los elementos, se hace entrega
y se exige la firma el Acta de Entrega (cliente
interno) y se le informa a quién recibe que a
partir de ese momento asume la
responsabilidad de los elementos hasta el
momento de su devolución al CDLyR, plazo
no mayor a treinta (30) días.
Personal de
Logística
Acta de entrega
de cliente interno,
Guía de seguridad
del CDLyR CAE-
GU- 01
38. Transportar de suministros. En caso de
transportarse algún elemento clasificado con
material peligroso, se diligencia la lista de
chequeo para transporte de materiales
peligrosos, se verifica la marcación del
vehículo (de acuerdo con el tipo de material),
se verifica que se cuente con la tarjeta de
emergencia, hojas de seguridad y kit para
control de derrames. Se despacha el pedido
hacia el sitio de destino. Se analiza la
información sobre prioridades para la
entrega de los suministros, ruta óptima y
condiciones de seguridad.
Personal de
Logística
Lista de chequeo
para transporte de
materiales
peligrosos CAE- FT-
21
39. Entregar pedido a responsable. En el lugar
de entrega se contacta a la persona
autorizada para recibir el pedido.
Personal de
Logística
¿Se encuentra la persona de contacto?
SI: Continuar actividad N° 41
NO: Continuar actividad N° 40
9
37. Cargar suministros
para transporte
38. Transportar de
suministros
¿Se encuentra la
persona de contacto?
39. Entregar pedido a
responsable
10
F
Si
No
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Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
40. Solicitar autorización para entrega a
encargado. Se solicita al Profesional de
Servicios de Logística de turno, autorización
vía radio, celular o el medio de comunicación
con el que se cuente en el momento, para
hacer entrega de los suministros a la persona
que se encuentre en condiciones de recibirlo.
Para el caso de la entrega de ayudas
humanitarias masivas se alistan las cantidades
solicitadas por el Comandante de Incidente,
previa información sobre población
afectada recibida de la Secretaría Distrital de
Integración Social-SDIS a través de los
formatos destinados para el registro de dicha
población (F-05 o F-06, entre otros que
disponga la SDIS)
Personal de
Logística
Formato F- 05 y F-
06
41. Verificar pedido contra acta de
entrega. Se verifica el pedido frente al Acta
de Entrega de los mismos y se entrega el
pedido a la persona autorizada, verificando
la identificación y haciendo firmar el recibido
en el Acta respectiva. Para el caso de la
entrega de ayudas humanitarias se verifica
que los elementos entregados correspondan
a lo indicado en los respectivos registros de
afectación – Formato F05 o F-06)
Personal de
Logística
Acta de entrega
de cliente interno
Acta de entrega
de cliente externo
Formato F- 05 y F-
06
¿Se realizó la respectiva entrega?
SI: Continua actividad N° 43
NO: Continua actividad N° 42
42. Programar nueva fecha de entrega de
suministros. Se programa con el solicitante
nueva fecha de entrega de los suministros.
Profesionales
Técnicos
Operativos y/o
Personal de
Logística
40. Solicitar autorización
para entrega a
encargado
41. Verificar pedido
contra acta de entrega
¿Se realizó la respectiva
entrega?
42. Programar nueva
fecha de entrega de
suministros
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F
Si
No
G
H
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de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
43. Hacer seguimiento a bienes
devolutivos. Con base en las actas de
entrega que reposan en la carpeta de
elementos de transición, se realiza el
seguimiento a los elementos devolutivos y de
consumo controlado, de acuerdo con los
tiempos definidos por la duración de la
emergencia y la desmovilización de recursos.
En caso de préstamo de elementos para
actividades de gestión de riesgo o apoyo a
entidades del Sistema Distrital, se realiza
seguimiento para que el elemento sea
devuelto antes de cumplir treinta (30) días de
préstamo. De no ser devuelto la Entidad a
cargo del mismo, deberá informar por escrito
las razones por las que necesita mantener el
equipo en su poder.
Nota 1: Si son elementos que se encontraban
en préstamo, se recibe con el acta de cliente
interno, donde se consignan las novedades
que registran los equipos al momento de la
devolución al Centro Logístico.
Nota 2: Para el caso de equipos y/o
elementos que fueron prestados con acta de
cliente interno, se reciben así se encuentren
en mal estado y se deja constancia dicha
situación en el acta de cliente interno.
Profesional de
Logística y/o
Técnicos
Operativos
Acta de cliente
interno
Software Logístico
¿El elemento es devuelto al terminar la
emergencia?
SI: Termina el procedimiento
NO: Continuar actividad N°45
43. Hacer seguimiento a
bienes devolutivos
¿Se realizó la respectiva
entrega?
G
No
Si
I
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Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada. La versión vigente está publicada en el sitio web del IDIGER
Código: ME-PD-03
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Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega
de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital
Logístico y de Reserva
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
45. Continuar con el procedimiento Manejo y
Control de Bienes. Si la entidad requiere
contar con el suministro por más tiempo,
luego de la desmovilización de recursos al
terminar una emergencia, calamidad o
desastre, o si el elemento no es devuelto por
pérdida se remite al procedimiento
Administración, Manejo y Control de Bienes
ADM-PD-06 para que se adelante el trámite a
que haya lugar.
Para la formalización del préstamo por más
de treinta (30) días se puede realizar a través
de convenio o comodato, caso este en el
que se adelantarán las acciones necesarias
para la suscripción de los mismos.
Profesional y/o
Técnico
Operativo
6. DOCUMENTOS EXTERNOS
Nombre Fecha de Publicación o
Versión Entidad que lo Emite Medio de Consulta
N/A N/A N/A N/A
Fin
45. Continuar con el
procedimiento: Manejo
y Control de Bienes
I
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