AUDITORÍAS INTERNAS A SISTEMAS DE GESTIÓN
Ximena Galvis OrdoñezMartha Cecilia Orobio F.
Febrero 22 de 2013
OBJETIVO
Dar a conocer las directrices para la auditoría de los sistemas de
gestión.
ACTIVIDAD: AUDITORÍAS
Relacionar cada descripción con un concepto.
DEFINICIONES PARA AUDITORÍAS
1. Auditoría
6. Competencia
5. Conclusión de la Auditoría
3. Evidencia de la Auditoría
4. Hallazgos de Auditoría
2. Criterios
7. Auditor Líder
8. Auditor Acompañante
9. Observador
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
ESTRUCTURA GENERAL DE LA NORMA ISO 9001:2008
ESTRUCTURA GENERAL P Capítulos: 4 5 6
H Capítulo: 7
A Capítulo: 8
V Capítulo: 8
ESTRUCTURA GENERAL DE LA NORMA ISO 9001:2008
0. Introducción
1. Objeto y campo de aplicación (Para qué y a quién aplica)
2. Referencias Normativas (Remite al lector a otras normas)
3. Términos y Definiciones (Vocabulario)
4. Sistema de Gestión de Calidad
5. Responsabilidad de la Dirección
6. Gestión de los Recursos
7. Realización del Producto
8. Medición, Análisis y Mejora
4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
4.1RequisitosGenerales
4.2Requisitos
de laDocumentación
4.2.1Generalidades
4.2.2Manual de la
Calidad
4.2.3Control de losDocumentos
4.2.4Control de los
Registros
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 Compromiso
de la Dirección
5.2
Enfoque alCliente
5.3 Políticade la
Calidad
5.4Planificación
5.5 Responsabilidad
Autoridad ycomunicación
5.6 Revisión
por la Dirección
5.4.1Objetivos de Calidad
5.4.2Planificación
Del SGC
5.5.1 Responsabilidad
y autoridad
5.5.2 Representantede la Dirección
5.5.3 Comunicación
Interna
5.6.1 Generalidades
5.6.2Información p/ la Revisión
5.6.3Resultado dela Revisión
6.1Provisión de
Recursos
6.2Recursos Humanos
6.3Infraestructura
6.4Ambiente de
Trabajo
6.2.1Generalidades
6.2.2Competencia,
formación y tomaconciencia
6. GESTIÓN DE RECURSOS
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.1Planificación
de la realizacióndel producto
7.2Procesos
relacionados conel Cliente
7.2.1Determinación de
los requisitos relacionados con
el producto
7.2.2Revisión de los
requisitos relacionados con el
producto
7.2.3Comunicacióncon el cliente
7.3Diseño
yDesarrollo
7.3.1Planificación del
diseño y desarrollo
7.3.2Entrada
7.3.3Resultados
7.3.4Revisión
7.3.5Verificación
7.3.6Validación
7.3.7Control de Cambios
7.4Compras
7.5Producción yprestación del
Servicio
7.6Control de losdispositivos deseguimiento y
medición7.4.1
Proceso de Compras
7.4.2Información
de las compras
7.4.3Verificación delos productoscomprados
7.5.1Control
7.5.2Validación
7.5.3Identificación y trazabilidad
7.5.4Propiedad del
cliente
7.5.5Preservación del Producto
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1Generalidades
8.2Seguimiento y
Medición
8.3Control del producto
No Conforme
8.4Análisis de
Datos
8.5Mejora
8.2.1Satisfaccióndel Cliente
8.2.2AuditoríaInterna
8.2.3Seguimiento y
Medición de losProcesos
8.2.4Seguimiento yMedición del
Producto
8.5.1Mejora
Continua
8.5.2Acción
Correctiva
8.5.2Acción
Preventiva
ACTIVIDAD: HALLAZGOS
Definir:
Hallazgos
No conformidad
RiesgoFortaleza
Oportunidad de mejora
SEGUNDA PARTE: DIRECTRICES PARA AUDITAR
SISTEMAS DE GESTIÓN
NORMA ISO 19011:2011
1. PASOS PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA
2. COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR
3. PRINCIPALES CAMBIOS DE LA ISO 19011:2011
DESARROLLO DE UNA AUDITORÍA
PASOS RESPONSABLE
Establecimiento del programa de auditorías: definir procedimientos, funciones y responsabilidades, competencias, recursos, objetivos, alcance, criterios, entre otros.
Director General
Realización de la auditoría: establecer contacto inicial, verificar la viabilidad, realizar la revisión documental, el plan de auditoría, preparar las listas de verificación.
Auditor LíderAuditor Acompañante
Realizar la auditoría siguiendo la planeación: hacer la reunión de apertura, recopilar y verificar la información, generar los hallazgos, preparar conclusiones, hacer la reunión de cierre.
Auditor LíderAuditor Acompañante
Preparar y entregar el informe de auditoría al auditado. Auditor LíderAuditor Acompañante
Entregar la documentación a Mejoramiento continuo. Auditor LíderAuditor Acompañante
Realizar la evaluación de los auditores incluyendo sus competencias.
Auditor LíderAuditor Acompañante
COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR
Educación: Tener título profesional o tecnológico en carreras administrativas o afines (Preferible pero no indispensable y puede convalidarse con experiencia en auditorías internas).
Experiencia: Mínimo dos años laborando en la institución (preferible pero no indispensable y puede convalidarse con la experiencia adquirida durante las auditorías) y 10 horas de experiencia en auditorías internas (como auditores observadores y auditores acompañantes).
Formación: Fundamentos en sistema de gestión de calidad, Conocimiento normas ISO 9001:2008, ISO 19011:2011, NTC 5580:2011
COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR
Relaciones Interpersonales: Establecer relaciones basadas en la cordialidad y el respeto con el fin de lograr un ambiente propicio para el desarrollo de las auditorías. Escucha, hace preguntas, expresa conceptos e ideas de forma efectiva y honesta.Negocia y resuelve desacuerdos orientándose a mejorar el desempeño organizacional.Es prudente, reservado y concentra los hallazgos de la auditoría en los aspectos organizacionales en pro de la mejora de los procesos.
Habilidades Organizacionales
Servicio al Cliente: Demostrar empatía y disposición a la solución de las inquietudes del cliente de la auditoría.Es cordial en el trato con los clientes de la auditoría y el personal entrevistado durante la misma.
COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR
Habilidades de Rol
Facilidad y destreza en comunicación: Expresar con claridad, y en forma apropiada al contexto, los hallazgos detectados y las inquietudes que resulten durante las actividades de la auditoría.Brinda informaciones claras al líder del proceso auditado, sobre las fortalezas, no conformidades, riesgos y oportunidades de mejora encontradas en la auditoría.
Facilidad y destreza en redacción de informes: Enunciar claramente de forma escrita los hallazgos que resulten de comparar la evidencia detectada durante la auditoría vs. los criterios establecidos.Escribe de forma clara y precisa los hallazgos de la auditoría.
Capacidad de integrar información para llegar a un resultado: Realizar un profundo análisis de la información obtenida durante la auditoría.Consolida la información obtenida de diferentes fuentes para definir los hallazgos de la auditoría.Realiza una revisión profunda a los documentos e información relacionada con el proceso asignado.
PRINCIPALES CAMBIOS NTC ISO 19011:2011
1. Se definió la diferencia entre la norma ISO 19011 e ISO 17021.2. Se introdujo a la auditoría el concepto de gestión de riesgo.3. Se hace referencia a la utilización de diferentes métodos para realizar las
auditorías.4. Se agregó la confidencialidad como un nuevo principio y se sustituyó el
principio de conducta ética por la integridad.5. Se reorganizaron las secciones 5, 6 y 7 del documento. El principal
cambio es la mejora de la redacción y la inclusión de referencias al Anexo B (orientación adicional destinada para auditores para planificar y realizar las auditorías).
6. Se reforzó el tema de competencias y el proceso de su evaluación. Se da un perfil más alto a las funciones del administrador del Programa de Auditorías.
7. En el Anexo A se presentan ejemplos ilustrativos de conocimientos y habilidades específicos para un mayor rango de disciplinas.
¡¡¡MUCHAS GRACIAS!!!