CMO EJERCER CONTROL SOBRE LA GESTIN CONTRACTUAL DEL ESTADO? 2015
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HACIENDO
PREGUNTAS
INTELIGENTES
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AGRADECIMIENTOS
La gratitud siempre es la misma, debo todo a Dios, a mi esposo, a mi familia y amigos, a esta Procuradura de
rostros amables y comprometidos que me ha forjado con el reto y el ejemplo, pero hoy quiero dedicar este
libro a mi padre PEDRO ALONSO CULLAR, que me dio grandes lecciones y me hered una familia
maravillosa.
Pap espero siempre ser motivo de unin y orgullo para mis hermanos, mis sobrinos y mi hija adorada.
Debo efectuar un reconocimiento especial a las doctoras Fanny Gonzlez, Diana Marcela Bravo, Diana Paola
Gmez y Sandra Paola Zaldua, quienes hicieron importantes aportes a esta publicacin.
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PRESENTACIN
El tiempo de la prevencin ha llegado, trabajamos en fortalecer esta funcin misional, convencidos de que
slo a travs de una cultura de gestin pblica nueva, fundamentada en el anlisis de riesgos, en la
planeacin estratgica y en el autocontrol puede construirse una nueva institucionalidad que relegitime el
Estado Social de Derecho.
Prevenir es un ejercicio muy exigente porque requiere mayores niveles de conocimiento y anlisis de la
informacin que se produce en el Estado, de monitorear permanente las realidades sociales y polticas y
porque demanda una planeacin y seguimiento de lo proyectado apuntando a alcanzar verdaderos
resultados que impacten el contexto en el que se cumple una funcin pblica, se presta un servicio pblico o
se administran recursos de la nacin.
La contratacin estatal y el sistema de compras pblico son la mxima herramienta de concrecin de los
derechos humanos; por la relevancia de esta actividad, el control y la vigilancia de los organismos
competentes debe dar un viraje para precisamente PREVENIR la ocurrencia de hechos que menoscaben la
gestin pblica involucrada. Est tercera edicin de la GUA DE CONTROL A LA CONTRATACIN ESTATAL, es
un esfuerzo hacia ese objetivo, un instrumento para hacer mejor nuestro trabajo, que no es otro que ser
GARANTE DE LAS GARANTAS CONSTITUCIONALES.
Alejandro Ordez Maldonado
Procurador General de la Nacin
La prevencin en estricto sentido implica anticipar la ocurrencia de hechos que afecten la adecuada gestin
pblica pero tambin mitigar los efectos de un hecho ya ocurrido y restituir los derechos afectados. En tal
sentido, se acta en varios escenarios y niveles, atendiendo al ciudadano de forma inmediata para absolver
sus dudas frente a la administracin, se controla la gestin del sector pblico, exigiendo el cumplimiento
normativo, la concrecin de los principios que rigen la funcin administrativa y la restitucin de los derechos
humanos que se hayan afectado y se desarrolla un control preventivo orientado a evitar la ocurrencia de
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hechos en la gestin estatal que vulneren derechos, afecten el inters general o el patrimonio pblico y
desconozcan el marco constitucional y legal que los gobierna.
La funcin preventiva de la PGN es relativamente joven en su conceptualizacin. En el ao 2008, en
ejecucin de la primera fase del programa de modernizacin de la entidad, desarrollado con recursos
provenientes de un crdito concedido por el Banco Interamericano de Desarrollo, se efecto un primer
ejercicio de conceptualizacin que se dej plasmado en la expedicin de la Resolucin 490 de 2008, a travs
de la cual se cre el Sistema Integral de Prevencin. En la actualidad se cuenta con la Resolucin No. 132 de
2014, por medio de la cual se estableci un nuevo enfoque, principios, lineamientos para el ejercicio de la
funcin preventiva a cargo de la Procuradura General de la Nacin y se modific y fortaleci el Sistema
Integral de Prevencin.
Este acto administrativo se expidi en ejecucin de un nuevo prstamo otorgado por el Banco
Interamericano de Desarrollo para el Programa de fortalecimiento de la funcin preventiva de la
Procuradura General de la Nacin, a travs de proyectos tendientes a fortalecer el sistema integral de
prevencin y la vigilancia al cumplimiento normativo de la gestin estatal. A la fecha se ejecutan varios
contratos de consultora cuyos resultados permitirn seguir avanzando en la construccin de un modelo de
gestin preventiva que permita identificar y administrar de forma ms eficientes los riesgos de la gestin
pblica, con un enfoque de derechos y priorizando las actividades de anticipacin.
Para el ejercicio de esta funcin preventiva, la Procuradura General de la Nacin ha desarrollado polticas
en temas especficos de su competencia, que son relevantes para la gestin pblica, como es el caso de la
contratacin estatal. Es as como en el ao 2010 se expidi la Resolucin No. 456 de 2010, estableciendo el
alcance de la actuacin en esta materia, los lmites y lineamientos de accin. En este momento se trabaja en
la expedicin de una nueva regulacin en la materia, ajustada al modelo actual.
Bajo los parmetros trazados por la resolucin mencionada, la Procuradura Delegada para la Vigilancia
Preventiva de la Funcin Pblica, ha evidenciado que los operadores de la gestin contractual de las
entidades pblicas o particulares que ejercen funciones pblicas o administran recursos del Estado
desconocen la integralidad de la normatividad que rige el cumplimiento de sus funciones o tienen dudas
frente a su alcance, que pueden generar falencias en la actividad que realizan, que a su vez se traducen en
la comisin de faltas disciplinarias por vulneracin de los principios y normas que rigen la materia y la
prdida de recursos del erario pblico.
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As mismo, ha comprobado la importancia de promover y difundir buenas prcticas en la gestin
contractual, que permitan alcanzar mejores resultados, prevenir daos antijurdicos y la inadecuada
inversin de los recursos pblicos.
Esto le ha permitido a los operadores preventivos de la entidad construir un conocimiento conjunto que
resulta indispensable compartir con los ordenadores del gasto y dems responsables de la gestin
contractual, buscando generar prcticas positivas, que prevengan problemas comunes y recurrentes en la
materia.
En tal sentido, la capacitacin se convierte en una herramienta eficaz en la lucha contra la corrupcin y en la
prevencin de la vulneracin de derechos, del ordenamiento jurdico y de la afectacin del patrimonio del
Estado.
Con este propsito, y buscando una forma prctica de exponer la naturaleza, lmites y polticas de la
actuacin preventiva integral en materia de contratacin estatal se ha venido publicando y socializando a los
operadores preventivos y a los partcipes de la Gestin contractual del Estado, la Gua de Control a la
Contratacin Estatal de la cual hoy se presentar su tercera edicin.
Fanny Mara Gonzlez Velasco
Procuradora Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Funcin Pblica
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CONTENIDO
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LOS INVISIBLES
Por Mara Lorena Cullar Cruz
Cerr los ojos y sinti como se mova la criatura
en su vientre, su barriga haba crecido sin que
ella supiera con certeza lo que haba pasado.
Slo recordaba los ojos de Elas y los gritos
desgarrados de su madre, observando el
cadver de su hermano.
Elas era un muchacho de ojos grandes y
expresivos, con un fusil al hombro, que andaba
cargando el radio y la agenda al comandante del
Frente. Lo nico feo que tena eran sus manos,
grandes y toscas, buenas para el machete y el
azadn pero torpes para disparar armas.
Lo conoci en el censo que hicieron los
guerrilleros a principios de ao. Cmo era de los
pocos que lea y escriba, llevaba las cuentas y
anotaba nombres, edades y direccin de todos
los habitantes del pueblo.
Ella saba con certeza que l se fijara en su
cuerpo delgado y moreno, se crea bonita pues
haba sido reina de las ferias municipales.
Desde nia haba soado con ser famosa y viva
obsesionada con la imagen de la princesa de los
cuentos de hadas, que vestida con lujos,
esperaba el beso de su prncipe encantado; sin
embargo, comprenda con abrumadora certeza
que a lo mximo que poda aspirar era a ser la
amante de uno de los personajes importantes
del pueblo.
Se citaron en varias ocasiones, a escondidas de
todos, del comandante y del pueblo y tambin
de su familia, y entre visitas y regalos, se fue
enamorando de esas manos de campesino.
Por eso cuando lo vio llegar, con sus botas de
caucho y con las armas por delante, sinti que el
miedo se apoderaba de su alma. Ella saba que
buscaban a Nelson, su hermano mayor, porque
al pelado le gustaba la milicia y se iba a
presentar al ejrcito apenas cumpliera los 18.
Su madre comenz a rezar bajito, mientras
armaba los tamales que venda el domingo en el
mercado.
Nelson sali y atendi al comandante. Ella poda
or su respiracin entrecortada, las
explicaciones, el miedo de sus palabras, pero de
pronto slo escuch una rfaga de metralla y el
escndalo de las gallinas.
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Su madre sali de la casa gritando improperios y
llorando, golpeando con los puos cerrados al
comandante, que de un culatazo la dej tirada
en el suelo.
Ella se qued inmvil, sentada en un taburete
de cuero, viendo fijamente a Elas, que no poda
mirarla a los ojos y que segua sosteniendo el
radio y la agenda del comandante.
Despus del entierro se fue para un pueblo
vecino, a vivir con la familia materna.
Con el paso de los das perdi mucho peso y su
estado anmico decay, nada la entusiasmaba,
ni siquiera la cercana de su familia.
No haba derramado ni una sola lgrima, ni en el
entierro ni cuando vendi las cinco vacas que
tenan y tuvo que regalar al perro. Nada, no
senta nada; tena que estar muerta, pensaba,
era la nica explicacin posible.
Un da, cargando el canasto del mercado sinti
que el mundo se desvaneca y cay al suelo. Su
ta la llev al dispensario de las monjitas de
Santa Teresa de la Sierra.
La hermana enfermera, curtida por la vida y el
tiempo, cuando la revis supo de inmediato
que estaba preada, y orden que se practicara
una prueba.
Una vez confirmada la noticia, su ta la envi a
una finca ganadera, a servirles a los
trabajadores.
Con su barriga grande, cri pollos, sirvi mesas,
lav ropa y se aguant el burdo coqueteo de los
jornaleros, que siempre se ofrecan a ser el
padre del muchachito que esperaba.
Ante las burlas y los desprecios, ella solo guard
silencio y en su corazn fue creciendo un odio
incontenible hacia Elas.
Y as entre servir y odiar se le pasaron los nueve
meses. Su patrona la mando al pueblo,
faltndole pocos das para el alumbramiento.
La ta se compadeci de su situacin y
presintiendo las complicaciones del parto la
llev al nico hospital disponible, el de su
pueblo natal.
No quera regresar, los recuerdos le taladraban
el alma. Estaba asustada y, aunque no le
importaba que la criatura se muriera, tena
miedo de morir tambin. Solo rezaba para que
Elas no se enterara de su regreso.
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Pero en un pueblo todo se sabe y cuando estaba
ya en las labores del parto, Elas apareci con
unas flores del parque.
Entre una contraccin y otra, lo mir a los ojos y
sinti por primera vez la criatura en su vientre,
toda la rabia y todo el miedo se concentraron en
dar a luz a su hijo. En ese instante, con el dolor
agudo del parto y la rabia inmensa que senta
por l, volvi a vivir, a sentir la sangre correr por
sus venas, a recordar el corazn que le lata
rpidamente.
El parto se complic y al nio lo sacaron con
frceps, dejndola muy maltratada. En su
cansancio no quiso cargarlo.
Al da siguiente la enfermera lo puso a su lado y
le dijo que deba amamantarlo. Entonces las
lgrimas brotaron. Se produjo una explosin de
sentimientos y quiso tirar al muchachito de la
cama.
Pero la naturaleza es sabia y mientras ella arda
de rabia, la leche comenz a brotar por sus
pezones, con una fuerza incontenible. No tuvo
ms remedio que pegar el nio a la teta.
Y en ese instante de intimidad, eterno y
silencioso, la ternura surgi. Sus manitas, tan
grandes y toscas como las de Elas, su nariz
ancha como la de su madre. Un bostezo del
pequeo y el corazn le qued en blanco; la
pizarra de los malos recuerdos se borr, como si
un mago, salido de uno de los cuentos de hadas
que la hacan soar, la hubiese tocado con su
barita, convirtiendo el sapo en un prncipe
maravilloso.
El da que la sacaron del hospital Elas la estaba
esperando, sin fusil, radio o uniforme. Se vea
nervioso y desesperado; sin prembulos le
cont que se haba volado con una plata del
comandante, que todava no se haban dado
cuenta pero que dentro de poco empezaran a
buscarlo para matarlo. Le suplic que huyeran,
ya tena todo arreglado en la frontera, all, lejos
de la guerra, podran comenzar una nueva vida.
Ella lo dudo por un instante, pero el amor por
aquel hombre y el miedo por la vida de su hijo
eran ms fuertes que la rabia. Empac unas
cuantas cosas para el nio y se despidi de su
ta que solo tuvo tiempo para advertirle que se
estaba marchando a vivir como forajida.
Se fueron al anochecer y se los trag la selva,
jams se supo que haba sucedido con ellos.
Algunos decan que la guerrilla los haba
encontrado y los haba matado; otros con
certeza afirmaban que el ejrcito los haba
dado de baja en uno de sus operativos; los ms
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osados contaban que los paramilitares haban
hecho justicia por mano propia.
Pero ellos slo desaparecieron, como
desaparecen quienes son secuestrados, quienes
son asesinados y enterrados lejos de los suyos,
quienes mueren en los combates.
Ella, que siempre quiso ser una princesa con
zapatillas de cristal, cuando sali corriendo con
su hijo en brazos solo dese ser invisible y al
parecer lo logr.
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INTRODUCCIN
Cuando escrib la primera edicin del presente documento pretenda resolver una problemtica de
gestin institucional relacionada con el cumplimiento de una de las funciones misionales de la
Procuradura General de la Nacin, la preventiva, en un tema trascendental, la contratacin del
Estado. Esta funcin preventiva que se hizo patente en la Constitucin de 1991, ha implicado
revisar la razn misma de la Procuradura para evidenciar que la ms importante tarea asignada es
la de proteger y promover los derechos humanos.
De all que se hayan contratado consultoras y se hayan efectuado esfuerzos ingentes por
conceptualizar de forma apropiada el alcance y los objetivos de la funcin.
Pero hoy quiero ir ms all de la necesidad de seguir formando a los operadores de la PGN; en la
actualidad soy la Secretaria General de esta entidad y luego de 4 aos en la satisfactoria tarea de
vigilancia preventiva deb pasar de la observacin a la prctica; he tratado de que sea a la mejor
prctica posible, pero he entendido con mayor profundidad las dificultades que se le presentan a
diario a quienes deben ordenar el gasto y participar en la gestin contractual de las entidades
pblicas.
Por eso hoy la intencin desborda el deseo de orientar a los operadores del Ministerio Pblico y
busca compartir experiencias alrededor de lo mejor que podemos hacer frente a las distintas
situaciones que enfrentamos en nuestro trabajo.
Creo que slo una fe ciega en la verdad, en la justicia y en la utopa de una sociedad ms
equitativa permiten que uno sobreviva la difcil pero satisfactoria tarea de un ordenador del gasto.
El cuento que inicia esta publicacin pretender reflejar esa fe profunda que tengo en el ser
humano, en su capacidad de enfrentarlo y superarlo todo, de seguir amando pese a la guerra, a la
desidia de la inequidad y al olvido, condena eterna de este pueblo.
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Slo tengo un sueo para mi vida, que mi hija se sienta orgullosa de su padre y de su madre,
porque han sido servidores de la patria, honrados y dispuestos a ser coherentes y sudar cada peso
de su salario.
Mara Lorena Cullar Cruz
Secretaria General
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QUE ES LA FUNCIN PREVENTIVA?
El artculo 277 de la Constitucin Poltica de Colombia seala como
funciones del Procurador General de la Nacin, que sern ejercidas
por s o por medio de sus delegados y agentes, las siguientes:
1. Vigilar el cumplimiento de la Constitucin, las leyes, las decisiones
judiciales y los actos administrativos.
() 3. Defender los intereses de la sociedad.
4. Defender los intereses colectivos, en especial el ambiente.
5. Velar por el ejercicio diligente y eficiente de las funciones
administrativas
() 7. Intervenir en los procesos y ante las autoridades judiciales o administrativas, cuando sea
necesario en defensa del orden jurdico, del patrimonio pblico, o de los derechos y garantas
fundamentales. ()
Todas estas tareas se reflejan en las funciones misionales de la PGN, as por ejemplo vigilar el
cumplimiento de la normatividad vigente es la base de la investigacin disciplinaria pero tambin
una herramienta en la labor preventiva.
Sin embargo, se ha ido comprendiendo con el tiempo que la funcin preventiva es la mejor opcin,
pues pese a las mltiples y severas sanciones disciplinarias impuestas en las ltimas dcadas, la
corrupcin parece no ceder, y la situacin de los derechos humanos mejora exiguamente. El
mismo anlisis puede efectuarse frente a las condenas penales y a las sanciones fiscales que
hemos conocido y pese a las cuales los recursos pblicos siguen siendo en extremo vulnerables
frente a las mafias.
Entonces, en ese marco amplio que esboz la Constitucin Poltica de 1991, aparece una luz, la
prevencin, como estrategia misma de gestin pblica, que busca EVITAR la comisin de faltas
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disciplinarias, delitos y actos indebidos frente al patrimonio pblico, pero que, por sobre todos los
objetivos y metas, se concentra en evitar que se vulneren los derechos humanos, de cualquier tipo
y generacin.
Y esta labor preventiva es un lujo de pocos, la Contralora y la Fiscala actan bajo la premisa de un
control posterior y reactivo, pese a que sus funciones tengan una finalidad preventiva.
Por ello, y muy a pesar de las voces que hoy claman reforma para eliminar o modificar
considerablemente la estructura y funciones de la Procuradura General de la Nacin, esta
institucin no slo es necesaria para el equilibrio de poderes en el pas, sino para la supervivencia
y calidad de vida de los ciudadanos; porque su competencia se circunscribe a toda GESTIN
PBLICA, en general, lo que implica no slo el cumplimiento de funciones pblicas sino la
prestacin de servicios pblicos y la administracin de recursos del Estado.
Es decir, la PGN hace presencia en todos los mbitos pblicos del pas, con unos derroteros claros,
verificar que la normatividad se cumpla, que los recursos se inviertan adecuadamente, pero sobre
todo, QUE LOS DERECHOS SE GARANTICEN. Con esa intencin de que vigilar y acompaar lo
pblico y a sus actores, en la Constitucin de 1830, artculo 100, se cre el Ministerio Pblico como
Agente del Poder Ejecutivo, con atribuciones para defender a la nacin ante los Tribunales y
Juzgados, velar por la observancia de las leyes y promover ante cualquier autoridad civil, militar y
eclesistica los intereses nacionales y el orden pblico.
Hoy, bajo la concepcin del Estado Social de Derecho, ese papel del MINISTERIO PBLICO, de
representante de la sociedad frente a la gestin pblica, es ms necesario que nunca; en los
trminos de Forsthoff, en la teora del La procura existencial" tambin llamada por la doctrina
alemana como deseinvorsorge, el Estado debe proporcionar el mayor grado de bienestar posible
respecto a aquellas necesidades que el individuo no pueda proporcionarse por s mismo y
precisamente la PGN est llamada a intermediar en esas necesidades para que el Estado se las
garantice a todas las personas, especialmente a las ms vulnerables.
Esta funcin preventiva ha sido recientemente re conceptualizada, en el marco de la segunda
etapa del Programa de Fortalecimiento de la Procuradura General de La Nacin, a travs del
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contrato de crdito 2249 OC-CA, celebrado con el Banco Interamericano de Desarrollo, cuyo
objetivo general ha sido contribuir al mejoramiento de la gestin pblica a travs del
fortalecimiento de la funcin de prevencin que ejerce la Procuradura General de la Nacin.
Es as como, a travs de la Resolucin No. 132 de 2014, se estableci un nuevo enfoque, principios
y lineamientos para el ejercicio de la funcin preventiva a cargo de la Procuradura General de la
Nacin.
En este acto administrativo se defini la funcin preventiva como aquella a travs de la cual la
entidad busca anticiparse y evitar la ocurrencia de hechos que afecten los derechos de las
personas, mediante la deteccin y advertencia temprana de riesgos en la gestin pblica. De igual
manera, se determin que es la funcin que promueve el respeto de las garantas de los derechos
constitucionales. La funcin preventiva comprende las actuaciones que se realizan con fines
preventivos y de control de gestin.
Es decir, la funcin preventiva ocurre en tres mbitos, en uno en el que el objetivo principal es
EVITAR o ANTICIPARSE a una afectacin de la gestin pblica que pueda conllevar la vulneracin
de algn derecho; en el otro, impedir su continuacin o agravamiento; y, en el tercero, la meta es
PROMOVER aquella informacin relevante para el mejor desarrollo de esta gestin que se vigila.
Resulta indispensable revisar el alcance de la funcin preventiva de la PGN a la luz de los principios
que la rigen, consagrados en el artculo 9 de la aludida resolucin.
1. PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD. Los operadores preventivos ejercen la funcin preventiva orientada
por su juicio y discrecionalidad para elegir los medios de actuacin preventiva y los instrumentos
jurdicos mediante los cuales desplegarn su accin.
Es decir, a diferencia de las dems funciones misionales de la PGN, como la intervencin, la
conciliacin y la disciplinaria, que obedecen unos procedimientos e instancias de gestin legales, la
preventiva si bien debe alimentarse de lo ordenado por la normatividad vigente, no tiene una
metodologa nica ni instancias o herramientas obligadas en su trmite, salvo aquellas
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estipulaciones internas adoptadas en el marco del sistema de gestin de calidad. Ello quiere decir
que la prevencin se alcanza con muchos tipos de actividades, mecanismos e instrumentos; esta
flexibilidad enriquece sobremanera la tarea, de mi experiencia personal puedo destacar la
capacitacin, con ejemplos prcticos, como un camino sencillo para abordar temas, compartir
buenas prcticas y resolver dudas frecuentes en los operadores de la gestin contractual; desde
luego, toda herramienta debe ser estudiada y diseada pensando en llegar a un pblico tipo, un
lenguaje sencillo, plagado de recomendaciones prcticas.
2. PRINCIPIO DE RACIONALIDAD. Los operadores preventivos verificarn en sus actuaciones
preventivas si las medidas a adoptar resultan proporcionales en trminos fcticos y normativos,
respecto a los hechos objeto de anlisis, debiendo evitarse, en todos los casos, la adopcin de
opciones desproporcionadas por defecto, es decir, insuficientes para alcanzar el fin preventivo en
cada actuacin, o por exceso, es decir, que desbordan la competencia del operador preventivo y
que generan extralimitacin de funciones.
En muchas ocasiones, como asesora de la Procuradura Delegada para la Vigilancia Preventiva,
abocada por este tipo de acompaamiento, sent deseos de elevar solicitudes impropias frente a la
etapa en la que se encontraba el proceso de seleccin a las entidades objeto de control, al
evidenciar que los recursos pblicos se encontraban en riesgo, con todas las graves implicaciones
que ello tiene en los derechos de los ciudadanos; pero mi pasin por la defensa de lo pblico no
poda desbordar la competencia de la PGN; otras muchas veces los medios de comunicacin
presionaban a la PGN para que pidiera suspensiones y revocatorias, sin importar el estado de la
contratacin y la pertinencia legal de estas peticiones. La tentacin es grande, pero conservar la
serenidad y recordar siempre que nos debemos al servicio pblico, hacen parte de una buena
actuacin preventiva en materia de contratacin estatal.
3. PRINCIPIO DE AUTONOMA. La actuacin preventiva se desarrollar en forma independiente de
las dems funciones misionales de la PGN y bajo los preceptos establecidos en la presente
resolucin.
Si por ejemplo, la PGN se encuentra vigilando las dificultades presentadas en la ejecucin de un
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contrato, en medio de un procedimiento sancionatorio y al revisar los informes rendidos por los
supervisores o interventores, evidencia que se han presentado una serie de irregularidades hacia
el pasado que han desembocado en el estado actual del negocio jurdico debe, a la par que inicia
su actuacin preventiva, dar traslado a la instancia disciplinaria correspondiente. O, tambin,
verificar si en el marco de la gestin de la entidad objeto de control puede proponer un escenario
de conciliacin o debe interponerse algn tipo de accin judicial como Ministerio Pblico.
4. PRINCIPIO DE OPORTUNIDAD. Los operadores preventivos para anticiparse a la ocurrencia de
hechos que impliquen la potencial o concreta vulneracin de los derechos debern iniciar el
correspondiente procedimiento de prevencin con la mayor celeridad.
Iniciar una actuacin preventiva en materia de contratacin estatal implica situarse ante las
circunstancias que rodean cada caso, verificar la pertinencia del control, la gravedad de los hechos,
la inminencia de un dao a la gestin pblica y su consecuente vulneracin de derechos y, en tal
medida, planear las actividades con un cronograma de accin, cuya premura depender del tipo
de proceso, procedimiento o actuacin que se vigila. As por ejemplo, si se trata del
acompaamiento del trmite de algn proceso de seleccin contractual se deber intentar
empezarlo cuando se publican el proyecto de pliegos de condiciones y los estudios previos
correspondientes, tratando de presentar a la entidad vigilada las observaciones, inquietudes,
sugerencias y recomendaciones antes de que abra el proceso oficialmente o por lo menos antes
de que venza el trmino que sta ha dispuesto para efectuar aclaraciones o modificaciones al
pliego de condiciones. La oportunidad en la accin del operador preventiva es en la contratacin
estatal la clave del xito.
5. PRINCIPIO DE PRIORIZACIN. El ejercicio de la funcin preventiva tendr lugar previa
consideracin de las polticas generales y especficas trazadas por el Procurador General de la
Nacin, el Plan Estratgico Institucional, el Plan Preventivo de la PGN, as como la magnitud de los
riesgos detectados y su potencialidad en la vulneracin de derechos, entre otros.
No podemos desconocer una realidad indiscutible, nuestros operadores preventivos no alcanzan a
responder a la necesidad de vigilancia y control de la gestin contractual del Estado, como
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tampoco los servidores del Ministerio Pblico son suficientes para vigilar, controlar y encauzar el
comportamiento de los funcionarios hacia el mejoramiento continuo de la funcin pblica. Por
ello, nuestra tarea debe responder a un plan estratgico, a unas metas y objetivos producto del
anlisis de la informacin que recauden los sistemas misionales, debidamente analizada a la luz de
la visin institucional.
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QU REPERCUSIONES TIENE EL NUEVO MODELO DE LA ACTUACIN
PREVENTIVA DE LA PGN?
Modelo de la Funcin Preventiva
Lineamientos de la funcin preventiva
CIUDADANA
SolidaCapacidad
Anticipatoria
nfasis en la vigilancia y control del cumplimiento de las polticas
pblicas
Generacinde valor enel sectorpblico e
FOCALIZACIN EN LA GARANTIA DE LOS DERECHOS
Gestin y anlisis de la informacin
Imagen tomada de la Presentacin del Nuevo Modelo de Gestin Preventiva, de la Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Funcin
Pblica.
El nuevo modelo de gestin preventiva de la entidad busca esencialmente ir ms all de una tarea
reactiva, que se concentra en apagar los incendios de la corrupcin, la negligencia y la ignorancia.
Se pretende ahora prevenir en estricto sentido, es decir, evitar O ANTICIPARSE al dao mismo que
causa un riesgo ocurrido en la gestin del Estado. Pensemos por un momento, qu pasara si en
lugar del tpico titular de prensa que anuncia la existencia de un cartel de contratacin, de
pensiones, de medicamentos y que enumera las graves consecuencias que han generado para la
sociedad, encontrramos la noticia de que el actuar preventivo de las autoridades pblicas pudo
dar lugar a la detencin de unos individuos y la salvaguarda de unos recursos pblicos y, en
ltimas, de la fe de las personas en las instituciones mismas.
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Esa es la gran diferencia que la PGN persigue en su cumplimiento misional, desde luego, deber
continuar sancionando el actuar indebido de los servidores pblicos, de quienes cumplan
funciones pblicas o administren recursos del Estado, pero buscar a toda costa no llegar a esa
sancin, evitando el mal comportamiento de los sujetos vigilados.
LINEAMIENTOS DE LA FUNCIN PREVENTIVA
En tal sentido, el nuevo modelo de gestin preventiva ha trazado unos lineamientos claros, que se
sintetizan en la Resolucin No. 132 de 2014, as:
FOCALIZACIN EN GARANTA DE LOS DERECHOS:
La funcin preventiva de la PGN concentrar sus esfuerzos en entender las dinmicas asociadas al
ejercicio de los derechos (v.gr. sociales, institucionales, econmicas, culturales, etc.) con el fin de
contribuir a que el bienestar de las personas sea el objetivo central de las polticas pblicas.
En ese sentido, promover la defensa y proteccin efectiva de los derechos consagrados en la
Constitucin Poltica mediante la advertencia de riesgos cuya ocurrencia pueda afectar su ejercicio.
Siempre inicio mis conferencias y clases con un argumento que a m me parece obvio y sencillo
pero que causa rostros sorprendidos; los derechos en este pas se concretan en la gestin
contractual del estado, ah, en la obra multimillonaria para una carretera, en la compra de
medicamentos de una empresa social del Estado; en la contratacin de personal por parte de una
universidad pblica.
Sin contratacin no hay desarrollo. Tarde nos hemos dado cuenta. Por eso, tras los escndalos
mediticos comprendimos que la corrupcin estaba frenando el
desarrollo del pas, impidiendo que creciramos, que avanzramos. De
all que la gestin preventiva en materia de contratacin estatal encarne
el reto de hacer valer TODOS LOS DERECHOS, desde el derecho a la vida,
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al prevenir que se adquieran medicamentos con sobrecostos, vencidos o adulterados; pasando por
el derecho a la educacin, al evitar la indebida contratacin de la infraestructura de una escuela;
hasta por el derecho al medio ambiente, al anticiparse a las irregularidades en la firma de un
contrato de explotacin minera.
SLIDA CAPACIDAD ANTICIPATORIA Y GESTIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN:
La Procuradura General de la Nacin fundamentar su accionar en el desarrollo y fortalecimiento
de su capacidad para identificar y valorar los riesgos en la gestin pblica asociados a la potencial
vulneracin de los derechos y as gestionar el riesgo con fines preventivos. Esto supone la
consolidacin de instrumentos de gestin del riesgo que permitan a las entidades y organismos del
estado mantener y aumentar progresivamente sus capacidades para promover y garantizar el
goce efectivo de los derechos de las personas, incluyendo la capacidad para mitigar el impacto de
los riesgos en caso de su materializacin ()
La continua generacin y uso de informacin sobre el cumplimiento de las funciones pblicas
encaminadas a la satisfaccin de los derechos y sobre los factores y riesgos que pueden afectar tal
cumplimiento, constituyen un prerrequisito del ejercicio de la funcin preventiva de la PGN.
Sin duda alguna la informacin hoy es poder, quien no sabe se encuentra
al margen de la realidad, no puede controlarla o afectarla para que se
modifique y mejore; por ello, resulta trascendental que los operadores
preventivos se encuentren informados respecto de los riesgos de la
gestin que vigilan, ello implica dos tareas esenciales, una, alimentar los
sistemas de informacin institucionales (SIM y ESTRATEGOS, entre otros),
de forma diligente y veraz, y, dos, analizar la informacin que se produce para establecer las
problemticas de la contratacin, en el territorio o tema de su competencia.
Por ejemplo, cuando trabaje en la Procuradura Delegada Preventiva para la Funcin pblica,
pude evidenciar que la etapa ms vulnerable en la gestin contractual del Estado es la de la
planeacin. As descubr con asombro al revisar el SECOP, que una zona del pas, constituida por
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algunos municipios, cometa los mismos errores bsicos de gestin; luego comprend, al revisar la
documentacin que publicaban que haban contratado el mismo asesor. La observacin detallada
y cuidadosa nos lleva a descubrir las causas de los problemas.
La idea es que ese anlisis bsico al que hice referencia, en el futuro, est mediado por sistemas
de informacin que se comuniquen entre s; as como por la existencia de herramientas que
faciliten la lectura y anlisis de la informacin que recauda la PGN en todas sus funciones. Cul es
la conducta ms sancionada en materia de contratacin estatal? Qu tema recurrente genera
solicitudes de conciliacin?
NFASIS EN LA VIGILANCIA Y CONTROL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS POLTICAS PBLICAS:
Toda vez que la garanta de los derechos se materializa a travs de la ejecucin de las polticas
pblicas que el Estado pone en marcha, stas constituyen un campo de accin prioritario para
ejercer la funcin preventiva.
Para llevar a cabo este lineamiento, la funcin preventiva de la Procuradura General de la Nacin
centrar su accionar en dos aspectos:
(i) La vigilancia permanente sobre las diferentes etapas del ciclo de las polticas pblicas donde se
observe de manera general la forma en cmo stas se planean, ejecutan y evalan, y,
(ii) El control de gestin sobre las polticas pblicas donde de manera especfica y selectiva se
realice el anlisis de sus resultados y la identificacin de posibles riesgos asociados al cumplimiento
de sus objetivos. Lo anterior, implica la recoleccin de informacin para retroalimentar la gestin
en materia de planeacin, ejecucin, y evaluacin de las polticas pblicas encaminadas a
satisfacer derechos ciudadanos.
De igual manera, el ejercicio de la prevencin se concentrar en la identificacin y anlisis de los
factores determinantes del mejoramiento continuo de la administracin pblica, en trminos de la
pertinencia, economa, eficiencia, y eficacia de las polticas pblicas para la garanta de los
derechos.
Resulta fundamental proteger a las personas, verificar los casos que
exponen para la vigilancia de la Procuradura, pero ms all de evitar
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una afectacin de sus derechos, de restablecerlos y gestionar la reparacin de los perjuicios que se
les causan, el Ministerio Pblico debe propender por impactar las polticas gubernamentales que
inciden en el individuo porque as se ataca el problema de raz y se logra mayor cubrimiento de la
actuacin. Por ejemplo, la mala interpretacin de una norma, dentro del complejo sistema legal
que rige las compras pblicas, puede conllevar a prcticas inadecuadas; de all que, pese a que en
un caso especfico se logre evitar el dao, se apoye a la entidad contratante en el anlisis de la
interpretacin ms adecuada, el problema persistir y desbordar la capacidad de accin del
operador. En esa impotencia manifiesta, radica la necesidad de participar en el ciclo de las
polticas pblicas, gestando una reforma legal o reglamentaria o promoviendo una accin judicial
que desencadene en jurisprudencia unificada sobre un tema especfico.
Con esta necesidad en mente, la PGN contrat una consultora con el objeto de disear una
metodologa para la vigilancia de las polticas pblicas. Producto de esta contratacin, se public el
documento METODOLOGA PARA LA ACTUACIN PREVENTIVA DE LA PROCURADURA GENERAL DE
LA NACIN, EN LAS DIFERENTES ETAPAS DEL CICLO DE LAS POLTICAS PBLICAS, dentro de la Serie
de Documentos para el Fortalecimiento del Sistema Integral de Prevencin No. 2. Metodologa. Se
invita a su consulta en el link
http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/pi%20Metodologia_preventiva_PGN-
final%20impresion(1).pdf
Con la expedicin del Decreto 4170 de 2011 se cre la Agencia Nacional de Contratacin,
Colombia Compra Eficiente, como una entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden
nacional, con personera jurdica, patrimonio propio y autonoma administrativa y financiera,
adscrita al Departamento Nacional de Planeacin.
Dentro de las funciones de la Agencia est la de proponer al Gobierno Nacional las polticas
pblicas, planes, programas y normas en materia de compras y contratacin pblica, as como la
de desarrollar, implementar y difundir dichas polticas pblicas, planes, programas, normas,
instrumentos y herramientas, buscando promover las mejores prcticas, la eficiencia,
transparencia y competitividad.
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Resulta trascendental que la Procuradura trabaje de la mano de esta Agencia, buscando incidir en
el ciclo de la poltica pblica de gestin contractual, enriqueciendo las valoraciones que se
efecten respecto a las normas adoptadas. As lo ha venido haciendo la Procuradura Delegada
para la Vigilancia Preventiva de la Funcin Pblica, que coordina su gestin con las instancias
gubernamentales competentes para regular los sectores que participan en la actividad contractual
del Estado.
GENERACIN DE VALOR EN EL SECTOR PBLICO: La conceptualizacin y operacin de la funcin
preventiva de la Procuradura General de la Nacin prev que sta cumpla un rol determinante en
la generacin de valor pblico toda vez que contribuir al xito de las funciones pblicas que
ejercen distintas entidades a travs de su interaccin con los ciudadanos, garantizando sus
derechos, satisfaciendo sus demandas y, prestndoles servicios de calidad.
() La funcin preventiva que despliega la Procuradura General de la Nacin busca apoyar a la
administracin pblica a travs de actuaciones, promocin de buenas prcticas y aplicacin de
mecanismos e instrumentos que contribuyan a mejorar los resultados de la gestin pblica. De
igual manera, busca hacer de la prevencin un modelo para el desarrollo de la funcin
administrativa.
Generar valor en lo pblico es el objetivo ms ambicioso de la funcin preventiva de la PGN,
porque busca trascender la propia institucionalidad para convertir la
prevencin en un derrotero de gestin en el sector estatal; los colombianos
solemos actuar en la urgencia, con la inmediatez que exige la supervivencia, es
una conducta reactiva propia de vivir un conflicto armado largo y costoso en
vidas humanas, tranquilidad y legitimidad. Pero debemos y podemos cambiar
esa mentalidad y comenzar a planear el pas; esa planeacin implica unos
esfuerzos descomunales, combatir la indiferencia, la dinmica legislativa y judicial y enfrentar la
realidad cambiante. Slo cuando planeamos podemos anticiparnos a los riesgos y obtener los
mejores resultados.
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As mismo, dentro de este nuevo modelo de gestin preventiva se han identificado unos
escenarios de actuacin preventiva que debemos analizar a la luz de la gestin contractual del
Estado como materia de control y vigilancia permanente.
ESCENARIOS DE LA FUNCIN PREVENTIVA
ESCENARIO DE ANTICIPACIN: mbito de la gestin preventiva en el que de oficio y producto del
anlisis situacional o mediante peticin priorizada, la PGN identifica riesgos de vulneracin de los
derechos de las personas o que amenacen el adecuado ejercicio de la gestin pblica y acta
preventivamente con el fin de evitar su posible ocurrencia.
Este escenario es el de la PREVENCIN en estricto sentido porque pretende EVITAR o anticiparse a
la generacin de un dao por la ocurrencia de uno de los riesgos de la gestin pblica, que no es
otra cosa que la afectacin de un derecho humano, cualquiera sea su alcance o categorizacin.
Esa prevencin slo se alcanza cuando se acta de forma oportuna y eficaz frente al riesgo
inminente de la afectacin del derecho y exige, por tanto, una fuerte capacidad anticipatoria que
deviene necesariamente de haber efectuado un anlisis de informacin que permita proyectar la
situacin y los posibles escenarios para evitar la afectacin del
derecho. Es decir, la PGN trabaja en la actualidad, en ejecucin del
contrato de crdito 2249 OC-CA, celebrado con el Banco
Interamericano de Desarrollo, en construir esas herramientas que
fortalezcan su anlisis y prediccin de la realidad, para adelantarse a
los acontecimientos y precaverlos.
En materia de contratacin estatal, y para iniciar esa difcil tarea de la anticipacin, se requiere
que se alimenten de forma responsable y veraz los sistemas de informacin institucional, con el fin
de contar con bases de datos que permitan avizorar cules son las problemticas de la poltica
pblica de gestin contractual del Estado y cmo, en el caso a caso, de las miles de solicitudes de
actuacin que se reciben en las diferentes dependencias, se patentizan y concretan esas
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dificultades, para resolver individualmente las peticiones pero tambin para ir ms all de ellas y
atender lo fundamental, la raz de las dificultades del servicio que se observan.
Por ejemplo, frente a la poltica pblica de contratacin es indiscutible que existe una incoherencia
entre los tiempos que demanda el desarrollo de cada etapa de una modalidad de seleccin y las
normas presupuestales, especialmente en lo atinente al principio de anualidadi. Entonces si se
requiere superar esta dificultad se precisa modificar la normatividad vigente. La PGN debe analizar
esta necesidad sentida de los servidores pblicos y trabajar con diferentes instancias para influir
directamente en la presentacin de un proyecto de ley en tal sentido. De esta manera, se anticipa
a la posible elusin de procesos de contratacin o a la probable vulneracin de los principios de la
funcin administrativa o de la gestin fiscal en los que puede incurrir una entidad pblica por
tratar de cumplir este principio de anualidad.
Por otro lado, cuando el operador preventivo observa casos similares, que han exigido su
actuacin, puede determinar la necesidad de gestionar proyectos estratgicos que puedan
atender las circunstancias similares que acompaaron dichas actuaciones. Es as como, por
ejemplo, se puede tratar de superar una mala prctica en materia de compras pblicas en el nivel
municipal o departamental a travs del diseo y ejecucin de un programa de capacitacin que se
imparta a los servidores pblicos involucrados.
ESCENARIO MITIGACIN O RESTITUCIN: mbito de gestin que se presenta cuando, de oficio o a
peticin del interesado, la PGN conoce de hechos que ya implicaron la vulneracin o
desconocimiento de un derecho. Frente a lo ocurrido, la PGN acta preventivamente a fin de evitar
que se propaguen o profundicen los efectos adversos para los afectados, impedir la reiteracin de
la ocurrencia del hecho, mitigar los efectos del mismo y/o restituir el derecho conculcado.
La prevencin no se agota con evitar la afectacin de un derecho, tambin se alcanza cuando se
trata de mitigar los efectos de dicha afectacin, cuando se impide que contine o que se agrave o
cuando se intenta que el derecho sea restituido.
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En materia de contratacin esto se da especialmente en situaciones relativas a la ejecucin de los
contratos, as por ejemplo, en un cambio de administracin en un municipio, el alcalde entrante
constata que un contrato de obra que encuentra vigente pero a pocos das del vencimiento de su
plazo de ejecucin existe un retraso en la realizacin de los trabajos que no se superar en la
vigencia fiscal correspondiente. As que decide, sin mayor anlisis o verificacin, y afectando
posiblemente el derecho de defensa y contradiccin del contratista, declarar la caducidad del
contrato. Un veedor ciudadano advierte las graves consecuencias que esto tendr para la
infraestructura del su municipio y solicita la actuacin preventiva de la Procuradura Provincial. El
Procurador inicia su gestin, define que ya hay unos derechos afectados y presupuesto pblico en
riesgo, por ello, tras examinar el expediente contractual y escuchar al Alcalde y al contratista,
invita a desarrollar mesas de trabajo para dialogar sobre el futuro de la ejecucin contractual,
sugiere se suspenda la ejecucin de trabajos para debatir los temas en conflicto y establece que no
se ha contado con interventora del contrato, pese a la obligatoriedad de tal figura por la cuanta
de la contratacin. Suscita dicha contratacin por parte de la administracin municipal e insta a
que se continu la ejecucin, previa modificacin del contrato. Tras tres meses de trabajo el
objetivo se alcanza y el contrato se reinicia, contando con el interventor idneo para el
seguimiento y control y con modificaciones pactadas entre las partes, de forma autnoma, se
evita la declaratoria de caducidad y en la siguiente anualidad el contrato finaliza de forma
satisfactoria pese a que se perdieron recursos por los retrasos generados.
Un control de gestin y una intervencin oportuna del operador preventivo evitaron que un
contrato fuese terminado de forma anticipada sin haberse concluido exitosamente el objetivo
perseguido. El dao ya se haba generado en materia presupuestal pero se EVIT que el impacto
de este fuera mayor. El derecho de la ciudadana a una gestin pblica eficiente que se haba
afectado con los retrasos y sobrecostos derivados, se restableci al obtener una obra pblica
debidamente ejecutada.
ESCENARIO DE ORIENTACIN: mbito de gestin preventiva en donde el pblico acude a la
Procuradura General de la Nacin de forma personal, o por otros canales de atencin dispuestos
por la entidad (v.gr. electrnicos o telefnicos) en busca de orientacin para el goce efectivo de sus
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derechos ante entidades o particulares que ejercen funciones pblicas o administran recursos
pblicos.
Nuestras institucionalidad es amplia y dispersa, tenemos todo tipo de entidades con funciones
diversas y complejas, esto puede representar una dificultad mayor para la poblacin ms
vulnerable a la hora de ejercer sus derechos, pues no saben a quin deben acudir, cules son las
leyes que los amparan y los procedimientos que deben seguir para ejercer sus derechos. Por ello,
el contacto directo con el ciudadano es una exigencia innegociable para el operador preventivo.
Escuchar y orientar al ciudadano son actividades imprescindibles para cumplir el objetivo
perseguido que es el de promover y proteger los derechos humanos.
De all que, ese primer contacto, deba ser en el mejor ambiente posible y con la mayor
disposicin, los operadores preventivos debemos tener claro el mapa de lo pblico, conocer con
certeza las competencias de los entes del Estado, los procedimientos que se deben aplicar as
como la normatividad que los regula los diferentes asuntos de nuestra competencia.
En materia de contratacin esta orientacin cobra la mayor importancia; ejercer control requiere
un conocimiento pleno de la materia que se est vigilando; por el diseo de la legislacin que rige
esta gestin, su estudio y comprensin se ha vuelto excluyente, para expertos. Por ello, exponer
de forma sencilla su funcionamiento, los deberes de los servidores pblicos y las implicaciones de
los principios que la rigen, es facilitar y promover el control ciudadano.
Ahora bien, el nuevo modelo de gestin preventiva no slo se enfoc en describir y limitar estos
escenarios de la accin del Ministerio Pblico, tambin fortaleci el SISTEMA INTEGRAL
PREVENTIVO - SIP, creado mediante la Resolucin 490 de 2008.
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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIN - SIP
La adopcin de un nuevo modelo de gestin preventiva trajo aparejado el fortalecimiento del SIP,
concebido ahora como el conjunto de titulares, operadores preventivos, normas, lineamientos,
principios, mecanismos y herramientas organizacionales, en torno a los cuales se planea, coordina,
organiza y ejerce la funcin preventiva de la Procuradura General de la Nacin.
En tal sentido, se crearon y modificaron las instancias de planeacin, apoyo, seguimiento,
coordinacin y decisin.
1. PARTICIPES DE LA FUNCIN.
INSTANCIAS DE PLANEACIN,
APOYO Y SEGUIMIENTO
USUARIOS DE LA FP
TITULARES DE LA FUNCIN PREVENTIVA
COORDINAC
IN -
PDPVPFP
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TITULARES DE LA FUNCIN PREVENTIVA. El Procurador General de la Nacin es el titular de la
funcin preventiva. En tal virtud, podr ejercerla directamente o por intermedio de sus delegados o
agentes, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 277 de la Constitucin y las dems normas
vigentes sobre la materia.
El cumplimiento de las funciones preventivas en el nivel territorial est a cargo de los Procuradores
Regionales, Distritales y Provinciales respectivos.
USUARIOS DE LA FUNCIN PREVENTIVA. Son todas las personas, naturales o jurdicas, nacionales
o extranjeras, que buscan ejercer, de forma individual o colectiva, sus derechos y que encuentran
en la Procuradura General de la Nacin una Entidad con capacidad para ejercer vigilancia y
control a las instituciones pblicas o las entidades privadas que cumplen funciones pblicas o
administren recursos del Estado, a travs del control y seguimiento a la gestin que desempean.
OPERADOR PREVENTIVO. Se entender por operador preventivo el servidor pblico de la
Procuradura General de la Nacin que en el ejercicio de sus funciones le sean asignadas
responsabilidades en materia preventiva.
2. INSTANCIAS DE COORDINACIN, APOYO, SEGUIMIENTO Y APROBACIN
2.1 COORDINACIN DE LA FUNCIN PREVENTIVA. Con el fin de coordinar la gestin de la funcin
preventiva se designar en principio a la Procuradura Delegada para la Vigilancia Preventiva de la
Funcin Pblica, salvo que el Procurador General de la Nacin designe una diferente.
FUNCIONES DE LA COORDINACIN DE LA FUNCIN PREVENTIVA:
Proponer los objetivos, polticas, estrategias, lineamientos, perspectivas, criterios del plan
estratgico institucional en materia preventiva, asegurando su articulacin con otros
planes, programas, proyectos e iniciativas institucionales.
CMO EJERCER CONTROL SOBRE LA GESTIN CONTRACTUAL DEL ESTADO? 2015
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Proponer el Plan preventivo de la Procuradura General de la Nacin, cada cuatro aos o
antes si se requiere modificar las prioridades de la funcin.
Disear los mecanismos internos y externos de coordinacin y articulacin que garanticen
mayor cobertura e impacto en el ejercicio de la funcin preventiva.
Proponer los lineamientos y criterios para la priorizacin de proyectos preventivos.
Apoyar al Instituto de Estudios del Ministerio Pblico en la elaboracin del plan de
capacitacin, induccin y re induccin de la funcin preventiva, garantizando la
articulacin con los objetivos y estrategias de la funcin preventiva.
Apoyar la implementacin de los diferentes mecanismos e instrumentos del modelo de
gestin de la funcin preventiva en coordinacin con las dependencias competentes.
Presentar ante el comit directivo el informe anual de la gestin y resultados de la funcin
preventiva consolidado por la Oficina de Planeacin.
Proponer e implementar acciones para el mejoramiento y fortalecimiento de la funcin
preventiva.
2.2 GRUPO DE APOYO TCNICO DE LA COORDINACIN DE LA FUNCIN PREVENTIVA. El
Coordinador de la Funcin Preventiva contar con un Grupo de Apoyo Tcnico para la realizacin
de las funciones que le son asignadas.
2.3 COMIT PREVENTIVO NACIONAL. Con el propsito de articular el nivel central y territorial para
cumplir con los lineamientos y finalidades del modelo de gestin de la funcin preventiva de la PGN
se crea el Comit Preventivo Nacional.
El comit lo preside el Viceprocurador General de la Nacin. Est conformado por los Procuradores
Delegados con competencias preventivas, dos representantes de las procuraduras del nivel
CMO EJERCER CONTROL SOBRE LA GESTIN CONTRACTUAL DEL ESTADO? 2015
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territorial y uno de las procuraduras judiciales designados por el Viceprocurador General de la
Nacin.
EI Comit Preventivo Nacional tendr las siguientes funciones:
Orientar los objetivos, polticas, estrategias, lineamientos, perspectivas, criterios del plan
estratgico institucional en materia preventiva, asegurando su articulacin con otros
planes, programas, proyectos e iniciativas institucionales.
Aprobar el Plan preventivo de la Procuradura General de la Nacin, cada cuatro aos o
antes, si se requiere modificar las prioridades de la funcin.
Aprobar los mecanismos internos y externos de coordinacin y articulacin que garanticen
mayor cobertura e impacto en el ejercicio de la funcin preventiva.
Aprobar los lineamientos y criterios para la priorizacin de proyectos preventivos.
Apoyar, asesorar al Procurador General de la Nacin en la adopcin de decisiones
relevantes sobre la funcin preventiva, cuando ste lo solicite.
Aprobar el plan de capacitacin, induccin y re induccin de la funcin preventiva,
garantizando la articulacin con los objetivos y estrategias de la funcin preventiva.
Aprobar el informe anual de la gestin y resultados de la funcin preventiva.
Proponer acciones para el mejoramiento y fortalecimiento de la funcin preventiva.
A continuacin se relacionan las normas que rigen el funcionamiento del Sistema Integral de
Prevencin de la Procuradura General de la Nacin, y que aplican a la vigilancia y control de
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gestin en materia de contratacin estatal, exhortando a su revisin y estudio permanente, con el
fin de cumplir a cabalidad las reglas y postulados all contenidos.
Tratados Internacionales ratificados por Colombia
Constitucin Poltica de Colombia Especialmente Artculo 277
Decreto Ley 262 de 2000, modifica la estructura y la organizacin de la Procuradura General dela Nacin y del Instituto de Estudios del Ministerio Pblico; el rgimen de competencias internode la Procuradura General.
Resolucin 017 de 2000, denomina a las Procuraduras Delegadas y les asigna competencias.
Resolucin 213 de 2003, define la competencia territorial de las Procuraduras Regionales,Provinciales y Distritales y establece el mapa territorial de competencias de la PGN.
Resolucin 490 de 2008, crea el Sistema Integral de Prevencin y establece los principios ycriterios correspondientes al ejercicio de la funcin preventiva a cargo de la PGN.
Resolucin 132 de 2014, Por medio de la cual se establece un nuevo enfoque, principios,lineamientos para el ejercicio de la funcin preventiva a cargo de la Procuradura General de laNacin, se modifica y fortalece el Sistema Integral de Prevencin y se dictan otras disposiciones.
Resolucin 55 de 2015, crea los diferentes tipos de actuacin preventiva.
Esta normatividad puede ser consultada en el vnculo creado dentro de la pgina web institucional
para publicar la informacin relevante de la gestin de las diferentes procuraduras delegadas, en
el link de la Procuradura Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Funcin Pblica, SIP.
http://www.procuraduria.gov.co/portal/Sistema-Integral-de-Prevencion.page
Se debe destacar que en diciembre del ao 2010 el Procurador General de la Nacin expidi la
RESOLUCIN No. 456 DE 2010, que fij las polticas y defini aspectos relevantes de la actuacin
preventiva integral que las dependencias competentes de la Procuradura General de la Nacin,
realizan sobre la gestin contractual de las entidades pblicas y de los particulares que ejercen
funciones pblicas.
Esta Resolucin se revisa en la actualidad, a la luz del nuevo modelo de gestin preventivo, pero se
encuentra vigente.
CMO EJERCER CONTROL SOBRE LA GESTIN CONTRACTUAL DEL ESTADO? 2015
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CONCEPTOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTUACIN PREVENTIVA EN
MATERIA DE CONTRATACIN ESTATAL
Para comprender el alcance de la actuacin preventiva integral en materia de contratacin estatal,
es necesario tener claridad sobre los conceptos generales que alinean la gestin de los operadores
preventivos de la PGN.
CONCEPTOS PARA EL REGISTRO DE LA INFORMACIN
SIM: Sistema de informacin misional en el que se registran todas las actuaciones de la
entidad, incluyendo aquellas preventivas, que desarrollan los operadores de la entidad.
CMO EJERCER CONTROL SOBRE LA GESTIN CONTRACTUAL DEL ESTADO? 2015
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En el vnculo http://www.procuraduria.gov.co/infosim/Guias-de-Capacitacion.page se
puede acceder a la capacitacin virtual, guas, para ingresar la informacin
correspondiente.
ESTRATEGOS: Sistema de informacin para el seguimiento y control del Plan de Desarrollo
estratgico y los Planes Operativos Anuales, POAS, de las dependencias que conforman la
Procuradura General de la Nacin, incluyendo al Instituto del Ministerio Pblico.
SIAF: Sistema de informacin administrativa y financiera, en el cual se registran las
solicitudes y comunicaciones que se remiten a la entidad que no tienen el carcter de
misionales.
El operador preventivo es responsable de registrar la gestin que realiza en los sistemas de
informacin que la PGN ha implementado para el efecto.
CONCEPTOS QUE PERMITIRN DEFINIR QU TIPO DE ACTUACIN PREVENTIVA SE REALIZAR
Una vez recibida cualquier peticin de carcter preventivo en materia de contratacin estatal, el
operador debe analizar si este asunto resultara:
EFICAZ, desde el punto de vista constitucional y legal, verificando que la actuacin pueda cumplir
el objetivo principal de la funcin preventiva como es el de defender y promover los derechos
CMO EJERCER CONTROL SOBRE LA GESTIN CONTRACTUAL DEL ESTADO? 2015
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humanos, anticipando a la ocurrencia de cualquier riesgo de la gestin que pueda implicar su
afectacin.
PRIORITARIO, desde los objetivos del plan estratgico, aplicando criterios de seleccin
fundamentados en los diferentes ejes estratgicos y atendiendo las prioridades de accin
establecidas de acuerdo con el anlisis prospectivo desarrollado.
PERTINENTE, desde las polticas institucionales adoptadas, definiendo si la cuanta, gravedad de
los hechos o el impacto en la sociedad ameritan una actuacin en asunto determinado.
Para definir el trmite del asunto el operador debe acudir a los siguientes criterios:
Gravedad de los hechos: criterio que hace relacin al tipo y alcance de la posible
vulneracin de derechos.
Cuanta del proceso de seleccin o contrato, determinada por el valor del presupuesto
oficial de la convocatoria, de la actuacin administrativa contractual o del contrato objeto
de la posible vigilancia.
Impacto en la sociedad de los fines perseguidos por la contratacin, medicin que se
realiza en trminos al alcance de la posible afectacin de derechos colectivos.
Tomada la decisin de iniciar un acompaamiento preventivo, se deber analizar el tipo de
actuacin que se desarrollar. Para ello resulta trascendental conocer los siguientes conceptos.
CMO EJERCER CONTROL SOBRE LA GESTIN CONTRACTUAL DEL ESTADO? 2015
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TIPOS DE ACTUACIN PREVENTIVA
Definidos en la Resolucin No. 55 de 2015, que adicin la 132 de 2014.
Modelo Operativo de la Gestin de la Funcin Preventiva de la PGN
Anticipacin Mitigacin/Restitucin Orientacin
Controlar los factores de riesgo.
Anticipar la materializacin, o de
contrarrestar la incidencia
Ya ha ocurrido la vulneracin.
Mitigar o minimizar los efectos de tal hecho lesivo y
procurar el restablecimiento.
Respuesta directa a las demandas de los
usuarios
Facilitar el contacto con los canales adecuados o las
entidades competentes.
Proyecto Preventivo
Caso Preventivo
Atencin de Peticiones
Asunto abreviado
Asunto Ordinario
Imagen tomada de la presentacin del Nuevo Modelo de Gestin Preventiva. Delegada para la Vigilancia Preventiva de
la Funcin Pblica. Autora DIANA MARCELA BRAVO. Asesora.
ESCENARIO DE ORIENTACIN
ATENCIN AL PBLICO
A travs de esta actuacin se pretende resolver las inquietudes del pblico o usuarios que acuden
a la PGN, personalmente o por medio de otros canales de atencin dispuestos por la entidad, en
busca de orientacin relacionada con el ejercicio y goce efectivo de los derechos y las funciones de
entidades pblicas o particulares que ejercen funciones pblicas, responsables de garantizarlos.
CMO EJERCER CONTROL SOBRE LA GESTIN CONTRACTUAL DEL ESTADO? 2015
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EJEMPLO: Una entidad pblica solicit al operador preventivo orientacin frente al alcance de la
Ley de Garantas en materia de contratacin estatal. Si bien la actuacin preventiva NO PUEDE
INVOLUCRAR LA RENDICIN DE CONCEPTOS NI PRESTAR ASESORA frente a un caso especfico,
dentro de los parmetros del artculo 209 de la Constitucin Poltica, que ordena la colaboracin
armnica de las entidades del Estado, se resolvi el asunto, informando personalmente la
normatividad que rige el tema de consulta, as como las posiciones jurisprudenciales existentes y
la doctrina de la PGN sobre el particular, sin efectuar valoraciones, ofrecer soluciones u opiniones
que sesguen a la entidad consultante o lleguen a determinar la decisin que adopte.
Para dejar constancia de lo actuado se deber diligenciar el formato que dentro del sistema de
gestin de calidad se establezca, el grupo de apoyo tcnico de la Coordinacin del SIP ha sealado
como requisitos mnimos de informacin los siguientes:
CMO EJERCER CONTROL SOBRE LA GESTIN CONTRACTUAL DEL ESTADO? 2015
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PROCESO PREVENTIVO Fecha de Revisin
N.A. Fecha de
Aprobacin
FORMATO DE ATENCIN AL PBLICO Versin 1
REG-PR-00-008 Pgina 1 de 1
PROCESO PREVENTIVO Fecha de Revisin
N.A. Fecha de
Aprobacin
FORMATO DE ATENCIN AL PBLICO Versin 1
REG-PR-00-008 Pgina 1 de 1
Datos Bsicos
1. Dependencia
2.Funcionario responsable
3.Departamento 4.Ciudad 5. Lugar
Informacin General
6.Radicado No. 7. Fecha 8. Hora
DD MM AAAA Hora Inicio Hora fin
9. Tema
10. Tipo de Usuario
11. Tipo de Atencin: Personal Telefnica Correspondencia Fax Web/Correo
12. Detalle de la orientacin
13. Datos de los Usuarios
Nombres y Apellidos Telfono/celular E-mail Firma
14. Diligencie esta informacin solamente cuando no se asumi un asunto y se da respuesta de la decisin y una orientacin en la materia al usuario para proceder al cierre y archivo del mismo.
15. Acciones a Adoptar
Remisin Resuelta Acumulado Asunto abreviado
Nombre y firma operador preventivo Cargo
Nombre Jefe de Dependencia Cargo
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ESTRATEGIA DE ATENCIN AL USUARIO
Quienes acuden a la PGN buscan una instancia imparcial, amable y seria, que les brinde
orientacin y promueva la proteccin de sus derechos.
Quienes deben atender las actuaciones preventivas requieren contar con una entidad ecunime,
diligente, idnea y cordial.
Por ello, el servicio preventivo debe caracterizarse por las tres A
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AGILIDAD: PARA GARANTIZAR LA PROTECCIN OPORTUNA DEL DERECHO EN RIESGO O MITIGAR EL IMPACTO DE LA VULNERACIN.
Para medir el nivel de satisfaccin de los usuarios aplique los instrumentos de evaluacin que se
hayan establecido en el marco del sistema de gestin de calidad.
ESCENARIO DE MITIGACIN/RESTITUCIN
ASUNTO ABREVIADO
Este tipo de actuacin exige actuar preventivamente ante la ocurrencia de
hechos que ya implicaron la vulneracin o desconocimiento de un derecho, a fin
de evitar que se propaguen o profundicen los efectos adversos para los
afectados, impedir la reiteracin de su ocurrencia, mitigar los efectos del mismo
y/o restituir el derecho violado, mediante la ejecucin de actividades preventivas
primarias en donde se obtienen resultados inmediatos o en el corto plazo.
EJEMPLO: Un veedor ciudadano solicita la intervencin preventiva de la PGN tras denunciar que
una entidad pblica no ha publicado su plan anual de adquisiciones, en los trminos legales
previstos para el efecto, y se niega a entregar informacin al ciudadano sobre el particular.
El operador preventivo, en el marco del control de gestin, da traslado de la peticin a la entidad
contratante y le recuerda los trminos y condiciones legales y reglamentarias para la publicacin
de la informacin anotada y su deber de transparencia, as como la responsabilidad de responder
oportunamente, y de fondo, las solicitudes de los particulares. La entidad vigilada da respuesta al
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peticionario y procede a publicar y entregar la informacin, rindiendo explicaciones de lo ocurrido
a la PGN.
Como se observa, con la remisin del oficio a la entidad sujeto de
control y el seguimiento a la respuesta que efectu, que es una
actividad primaria (revisar el tema, elaborar la comunicacin y hacer
seguimiento) se termina la accin de la PGN. Es evidente que esta
gestin no demanda mayor tiempo ni esfuerzo institucional. De all
que no requiera un informe de inicio, desarrollo o finalizacin, aunque
s exija diligenciar el formato de INFORME DE ASUNTO ABREVIADO, que se adopte en el marco del
sistema de gestin de calidad. El grupo de apoyo tcnico de la Coordinacin del SIP ha sealado
como requisitos mnimos de informacin los siguientes:
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PROCESO PREVENTIVO Fecha de Revisin 13-12-2011
N.A. Fecha de
Aprobacin 22-02-2012
FORMATO DE INFORME DE ASUNTO ABREVIADO Versin 1
REG-PR-00-007 Pgina 1 de 1
PROCESO PREVENTIVO Fecha de Revisin 13-12-2011
N.A. Fecha de
Aprobacin 22-02-2012
FORMATO DE INFORME DE ASUNTO ABREVIADO Versin 1
REG-PR-00-007 Pgina 1 de 1
Datos Bsicos
1. Dependencia
2. Radicado No. 3. Fecha radicado
4. Radicados Asociados 5.Radicados Anexos
6.Tema
7. Subtema
8. Entidad (es) objeto de Vigilancia
9. Tipo de Usuario
10. Detalle del Asunto
11. Actividades Preventivas Primarias
No. Actividad Fecha de realizacin
12. Resultados obtenidos, Conclusiones y Recomendaciones
13. Valor estimado del ahorro del patrimonio pblico como resultado de la actuacin Preventiva.
14. Tipos de cierre
Asunto Ordinario Remisin interna o
externa Archivo
15. Nombre y cargo del Funcionario
16. Vo.Bo. Jefe de dependencia
ASUNTO ORDINARIO
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Se entender como ASUNTO ORDINARIO aqul que se presenta ante la ocurrencia de hechos que
ya implicaron la vulneracin o desconocimiento de un derecho, a fin de evitar que se propaguen o
profundicen los efectos adversos para los afectados, impedir la reiteracin de su ocurrencia,
mitigar los efectos del mismo y/o restituir el derecho violado, mediante la ejecucin de actividades
preventivas de mayor complejidad en donde se obtienen resultados en el corto y mediano plazo.
EJEMPLO: Un ciudadano evidencia un retraso y posible malversacin de fondos en la construccin
de un puente peatonal. Por ello, solicita al operador preventivo que vigile y controle la gestin de
la entidad contratante, denunciando hechos de los que se puede deducir algunas irregularidades
en la gestin pblica.
El operador preventivo asume el asunto y verifica los hechos, elabora diligencia el informe de
inicio y planea adelantar una serie de actividades como visita a las obras, revisin de informes de
interventora, entrevistas con ciudadanos, con el contratista, mesas de trabajo con la entidad
responsable, entre otras. Tras varios meses de gestin se logra desentrabar la ejecucin del
contrato, originada en una controversia respecto al cumplimiento de una obligacin tcnica que
incida directamente en la obtencin de los permisos y autorizaciones de ley. No obstante el
asunto se resuelve, se constata que pudo existir falta de diligencia de la entidad contratante por lo
cual se elabora el informe de finalizacin y se remite copia de ste al operador disciplinario, para
lo de su competencia. Como se expone, la mitigacin de la afectacin de los derechos colectivos a
la obtencin de una obra para el servicio pblico y a la adecuada y transparente inversin de los
recursos del Estado, se alcanz con el desarrollo de un plan de actividades que dio resultados en el
mediano plazo.
Los formatos de inicio y finalizacin de los asuntos ordinarios sern aquellos que se adopten en el
marco del sistema de gestin de calidad. El grupo de apoyo tcnico de la Coordinacin del SIP ha
sealado como requisitos mnimos de informacin los siguientes
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PROCESO PREVENTIVO Fecha de Revisin
N.A. Fecha de
Aprobacin
FORMATO INICIACIN DE ASUNTO ORDINARIO Versin 1
REG-PR-00-005 Pgina 1 de 1
Datos Bsicos
1. Dependencia
2. Radicado No. 3. Fecha radicado
4. Radicados Asociados 5.Radicados Anexos
6.Tema
7 Subtema
8. Entidad (es) objeto de Vigilancia
9. Tipo de Usuario
10. Detalle del Asunto
11. Normatividad asociada a la actuacin preventiva 12. Objeto de la Actuacin Preventiva
13. Plan de accin con las actividades preventivas a desarrollar
No. Actividad Fecha Responsable
14. Nombre y firma operador preventivo Cargo
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PROCESO PREVENTIVO Fecha de Revisin
N.A. Fecha de
Aprobacin
FORMATO INFORME DE FINALIZACIN DE ASUNTO ORDINARIO
Versin 1
REG-PR-00-006 Pgina 1 de 1
Datos Bsicos
1. Dependencia
2. Radicado No. 3. Fecha radicado
4. Radicados Asociados 5.Radicados Anexos
6.Tema
7. Subtema
8. Entidad (es) objeto de Vigilancia
9. Tipo de Usuario
10. Detalle del Asunto
11. Normatividad asociada a la actuacin preventiva 12. Objeto de la Actuacin Preventiva
13. Resultados obtenidos, Conclusiones
14. Recomendaciones
15. Valor estimado del ahorro del patrimonio pblico como resultado de la actuacin Preventiva.
16. Tipos de cierre
Remisin interna o
externa Archivo
17. Nombre y cargo del Funcionario
18. Vo.Bo. Jefe de dependencia
ESCENARIO DE ANTICIPACIN
CASO PREVENTIVO
Tipo de actuacin que busca anticiparse a la ocurrencia de hechos que puedan vulnerar los
derechos de las personas o amenacen el adecuado ejercicio de la funcin pblica, partiendo de la
identificacin y de anlisis de los riesgos en la gestin pblica o como resultado de una peticin
que cumpla con un conjunto de criterios preestablecidos por la PGN. Esta actuacin est orientada
a actuar preventivamente sobre asuntos particulares en la gestin pblica.
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En este tipo de actuaciones se ubican los acompaamientos preventivos a convocatorias pblicas,
de rgimen especial o regidas por el Estatuto de Contratacin para la Administracin Pblica.
EJEMPLO: Un interesado en una contratacin solicita acompaamiento preventivo al trmite de
una licitacin pblica, cuyos estudios previos y proyecto de pliego de condiciones acaban de ser
publicados en el SECOP. El operador preventivo analiza la solicitud a la luz de las polticas y
parmetros generales y encuentra que por la cuanta e impacto social de la contratacin, que
tiene por objeto contratar una consultora para el diseo del terminal de transportes municipal,
debe efectuar el acompaamiento requerido. En tal sentido, elabora el informe de iniciacin de la
actuacin, examinando los documentos del proceso y presentando observaciones a la entidad
contratante, con el fin de evitar que se vulneren derechos colectivos, se desconozcan las normas
vigentes, se pierdan recursos pblicos o se cometan faltas disciplinarias. Acompaa el trmite de
toda la convocatoria que termina con la adjudicacin del proceso sin que se presenten quejas
sobre el actuar de la entidad vigilada. Finalizada la actuacin elabora el informe correspondiente.
Los formatos de informe de inicio y finalizacin de los casos preventivos sern aquellos adoptados
en el marco del sistema de gestin de calidad. El grupo de apoyo tcnico de la Coordinacin del SIP
ha sealado como requisitos mnimos de informacin los siguientes:
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PROCESO PREVENTIVO Fecha de Revisin
N.A. Fecha de Aprobacin
FORMATO INFORME DE INICIACIN DE CASO PREVENTIVO
Versin
REG-PR-00-003 Pgina 1 de 1
Datos Bsicos
1. Dependencia
2. Radicado No. 3. Fecha radicado
4. Radicados Asociados 5.Radicados Anexos
6. Perspectiva 7. Objetivo Estratgico 8. Criterio de logro
.
9.Tema 10.Subtema
11. Entidad (es) Involucrada (s) 12. Tipo de Poblacin
Formulacin del Caso
13. Descripcin y Diagnstico del Caso
14. Marco Normativo Aplicable y Otras Fuentes de Informacin
15. Problema central 16. Objetivo General
17. Plan de accin con las actividades preventivas a desarrollar
No. Actividad Fecha Responsable
18. Nombre y cargo del Funcionario
19. Vo.Bo. Jefe de dependencia
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PROCESO PREVENTIVO Fecha de Revisin
N.A. Fecha de Aprobacin
FORMATO INFORME DE FINALIZACIN DE CASO PREVENTIVO
Versin
REG-PR-00-004 Pgina 1 de 1
PROCESO PREVENTIVO Fecha de Revisin
N.A. Fecha de Aprobacin
FORMATO INFORME DE FINALIZACIN DE CASO PREVENTIVO
Versin
REG-PR-00-004 Pgina 1 de 1
Datos Bsicos
1. Dependencia
2. Radicado No. 3. Fecha radicado
4. Radicados Asociados 5.Radicados Anexos
6. Perspectiva 7. Objetivo Estratgico 8. Criterio de logro
.
9.Tema 10.Subtema
11. Entidad (es) Involucrada (s) 12. Tipo de Poblacin
Formulacin del Caso
13. Descripcin y Diagnstico del Caso
14. Marco Normativo Aplicable y Otras fuentes de Informacin
15. Problema central 16. Objetivo General
17. Resultados obtenidos y Conclusiones
18. Recomendaciones
19. Valor estimado del ahorro del patrimonio pblico como resultado de la actuacin Preventiva.
20. Cierre
Remisin interna Archivo
21. Nombre y cargo del Funcionario
22. Vo.Bo. Jefe de dependencia
PROYECTOS. Tipo de actuacin que busca anticiparse a la ocurrencia de hechos que
puedan vulnerar los derechos de las personas o amenacen el adecuado ejercicio de la funcin
pblica, partiendo del anlisis de la informacin de diversas fuentes a las que pueda acceder la
PGN (sistema de alertas tempranas) y la identificacin de riesgos en la gestin pblica. Esta
actuacin est orientada a actuar preventivamente sobre problemticas generalizadas en la
gestin pblica.
De acuerdo con la Circular 43 de 2009, firmada por el Procurador General de la Nacin, la
formulacin de proyectos deber efectuarse dentro de los parmetros contemplados en el Plan
Estratgico institucional Preventivo. Se entiende por PROYECTO el conjunto de actividades
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interrelacionadas, con un inicio y una finalizacin definida, que utiliza recursos limitados para
lograr un objetivo deseado. Un proyecto se plantea para resolver un problema o necesidad, o
aprovechar una oportunidad cuyos efectos beneficiarn a un grupo o a la comunidad.
LOS PROYECTOS constituyen esfuerzos adicionales a la gestin del da a da y contribuyen
principalmente a mejorar o transformar productos o servicios institucionales. Tienen un plazo de
ejecucin definido y se realizan una sola vez, no son repetitivos. Los proyectos no son casos por
tanto se formulan y reportan avances en instrumentos definidos para tal fin (ficha de
formulacin de proyectos y formato de informe de gestin); se registran en Strategos.
Las condiciones para la formulacin de proyectos en la PGN dentro del mbito preventivo son las
siguientes:
o Deben estar alineados con el plan estratgico institucional, es decir, enmarcarse
dentro de un criterio de logro y/o lnea de accin.
o Los resultados deben contribuir a mejorar la gestin de la entidad ya sea a su
interior o hacia la ciudadana en general e impactar en alguna medida la
correspondiente poltica pblica.
o Si requiere presupuesto, este debe estar asegurado para el inicio del proyecto.
o Debe formularse de manera clara, concreta, con objetivos realizables y medibles.
o Las actividades planteadas deben ser suficientes para cumplir con los objetivos
del proyecto, factibles (dentro de las competencias del rea), pertinentes, lgicas,
concretas y medibles.
Cuando se formulen proyectos estos deben dirigir sus esfuerzos al componente estratgico del
plan operativo de la dependencia.
EJEMPLOS:
1. La Procuradura Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Funcin Pblica verific que
se presentan de forma reiterada quejas sobre la gestin contractual de las entidades
pblicas NO SOMETIDAS AL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIN DE LA
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ADMINISTRACIN PBLICA. Al vigilar el trabajo de estos sujetos de control, encontr
falencias en los manuales o reglamentos que han expedidos, as como en los
procedimientos de seleccin que desarrollan.
Por lo expuesto, con el fin de estudiar la normatividad general que rige la actividad
contractual de estas entidades y disear estrategias de promocin de su cumplimiento,
elabora un proyecto, establece el alcance, objetivos, recursos y el plan de ejecucin y
gestiona la firma, por parte del seor Procurador General de la Nacin, de un convenio
interadministrativo que tuvo por objeto aunar esfuerzos encaminados al desarrollo de
labores conjuntas preventivas, en el tema especfico de la Contratacin Estatal de las
entidades pblicas no sometidas al Estatuto General de Contratacin Estatal. En ejecucin
del proyecto aludido se desarroll una investigacin orientada a conocer las debilidades y
fortalezas de su gestin y se expidi una circular conjunta de recomendaciones y buenas
prcticas para el proceso de contratacin de estos sujetos de control.
2. Un operador preventivo del nivel territorial, que ha desplegado varias actuaciones
preventivas integrales en materia de contratacin estatal, encuentra falencias recurrentes
en la gestin contractual de las entidades adscritas a una gobernacin. Evidencia entonces
un sinnmero de riesgos en la gestin contractual del departamento que pueden
amenazar el cumplimiento de los fines perseguidos con las diferentes contrataciones,
violar los derechos de los ciudadanos, exponer los recursos pblicos y comprometer la
responsabilidad de los servidores involucrados.
En consecuencia, decide iniciar un PROYECTO, determinando que es necesario disear e
implementar un programa de capacitacin en contratacin estatal para los servidores de
la gobernacin y de las entidades adscritas. Elabora la ficha correspondiente y establece
las actividades que desarrollar, los objetivos, la poblacin objetivo, las directrices
generales que sobre pedagoga y formacin ha dictado el INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL
MINISTERIO PBLICO1 y coordina con esta instancia, la realizacin de las jornadas
1 INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PBLICO. Un Compromiso Permanente Hacia la Excelencia, 15 Aos, 1995-2010. Bogot D. C. IEMP. 2010. El IEMP es una Unidad Administrativa Especial de carcter Acadmico que goza de
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previstas. Finalmente, compila las memorias de los eventos y elabora un documento de
preguntas frecuentes que luego se publica electrnicamente.
Los proyectos deben formularse en el formato que se determine dentro del sistema de gestin de
calidad. El grupo de apoyo tcnico de la Coordinacin del SIP ha sealado como requisitos
mnimos de informacin los siguientes
(3)NOMBRE DEL PROYECTO:
(4)PERSPECTIVA:
(7) TEMTICA:
(18) PRODUCTO/ HITO (SUBPRODUCTO)
(19)
PONDERACIN
DD MM AAAA DD MM AAAA 1 2 3 4 DEPENDENCIA
0,00%
(9) DEFINICIN DEL PROBLEMA O NECESIDAD
(10)SITUACIN ACTUAL
(1) DEPENDENCIA:(2) LDER DEL PROYECTO :
NOMBRE CARGO
FECHA INICIO FECHA FINALIZACIN (22) RESPONSABLES(21) AVANCE PROGRAMADO
PLAN DE EJECUCIN
FUENTE
(15) OBJETIVOS ESPECFICOS
NOMBRE
(14) INDICADOR DE RESULTADO
DATOS BSICOS
(12) TIPO DE POBLACIN BENEF