CONCEPTOS
BÁSICOS DE GESTION
DOCUMENTAL
Qué es un Qué es un ARCHIVOARCHIVO Qué es unQué es un Archivo Público Archivo Público Qué esQué es Archivo Total Archivo Total Qué esQué es Gestión Documental Gestión Documental Qué esQué es Soporte Documental Soporte Documental Qué esQué es Documento Original Documento Original
CONCEPTOS ARCHIVISTICOS CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS DESDE BÁSICOS DESDE
LA LEY 594 DE 2000LA LEY 594 DE 2000
ARCHIVOARCHIVO
Acumulados en Acumulados en un proceso un proceso
natural por una natural por una persona o persona o
entidad pública entidad pública o privada, en el o privada, en el
transcurso de transcurso de su gestión su gestión
Conjunto de Conjunto de DocumentosDocumentos
, sea cual , sea cual fuere su fuere su
fecha, forma fecha, forma y soporte y soporte materialmaterial
ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN DE LOS DE LOS
ARCHIVOSARCHIVOS
Base para la toma Base para la toma de decisiones en de decisiones en
lalaAdministración:Administración:
Gestión y ControlGestión y Control
Para los Para los ciudadanosciudadanos
Para la cienciaPara la cienciala investigaciónla investigación
y la culturay la cultura
ProducciónProducción RecepciónRecepción DistribuciónDistribución TramiteTramite organizaciónorganización consultaconsulta conservaciónconservación disposición final de los documentosdisposición final de los documentos
Procesos de la gestión documental, que Procesos de la gestión documental, que se desarrollan en las unidades de se desarrollan en las unidades de
correspondencia, en involucran las correspondencia, en involucran las etapas del ciclo vital del documento etapas del ciclo vital del documento
CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO
HistóricoCultural
InvestigaciónCientífico
ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN
ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL
ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO
AdministrativoLegalFiscal
ContableTécnico
Valores Primario
s
Valores secundario
s
Documentación Activa
Documentación Semi-activa
Documentación Inactiva
PRODUCCIOPRODUCCIONN
•Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones
RECEPCIONRECEPCION
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica
DISTRIBUCIODISTRIBUCIONN
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario
TRAMITETRAMITE
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación Y descripción de los documentos de institución como parte integral de los procesos archivísticos
CONSULTA CONSULTA
Acceso de un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen
CONSERVACION CONSERVACION
conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
DISPOSICION FINAL DISPOSICION FINAL
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital , con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental, y / o tablas de valoración documental
TABLAS DE VALORACIÓN TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVDDOCUMENTAL TVD
ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR DE LAS TVD SEA REAIZADO POR
EL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVO
Reglamento General de Archivos, Art. 19: Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.técnicos de los archivos.
TABLAS DE RETENCIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRDDOCUMENTAL TRD
El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación el procedimiento para la elaboración y aplicación
de Tablas de Retención y Transferencia de Tablas de Retención y Transferencia Documental.Documental.
CONCEPTO
LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES
ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
TABLAS DE RETENCIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRDDOCUMENTAL TRD
..
PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS
Consulta y Consulta y préstamo préstamo
del del Archivo de Archivo de
GestiónGestión
Consulta yConsulta y préstamo depréstamo deDocumentosDocumentosdel Archivo del Archivo SemiactivoSemiactivo
Almacenamiento,
Custodia y conservación
de la documentació
n Semi e
Inactiva
Consulta de las
Bases de datos
Custodia y conservación
de los Acervos Administrativos
en Archivo Inactivo