Universidad Autónoma Metropolitana
Unidad Azcapotzalco Secretaria de Unidad
Coordinación de Servicios de Información Sección de Hemeroteca
Proyectos COSEI - Líneas Estratégicas 2014
Proyecto:
“Automatización del Proceso de Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas”
INTRODUCCIÓN En 1974 la Unidad Azcapotzalco de la Universidad Autónoma Metropolitana abrió sus puertas para sus funciones sustantivas de Docencia, Investigación y Preservación y Difusión de la Cultura. La Sección de Hemeroteca de la Coordinación de Servicios de Información proporciona sus servicios desde ese mismo año. El acervo de la Sección de Hemeroteca lo conforman publicaciones periódicas (revistas y periódicos), 1,200 títulos de revistas en formato impreso que equivalen a cerca de 180,000 fascículos y 8 Periódicos Nacionales y 2 Extranjeros (900 ejemplares). El servicio de Préstamo interno de publicaciones periódicas que proporciona la Sección se controla a través de un registro impreso (solicitud de préstamo). Se obtienen datos estadísticos a través de la captura de información contenida en el formato de préstamo en hoja de cálculo, que nos limita en la generación de reportes detallados. Con la automatización del servicio de “Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas”, se pretende agilizar el servicio de préstamo, además de obtener datos estadísticos del mismo y disponer de información alojada en un servidor robusto y confiable como lo es el Sistema Administrador Bibliotecario ALEPH. JUSTIFICACIÓN Garantizar a través de la automatización del servicio de “Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas” de la Sección de Hemeroteca la disponibilidad de la información relativa a este servicio, la cual estará alojada en un servidor robusto y confiable.
OBJETIVO GENERAL Implementar una interfaz para automatizar el servicio de Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas que interactué con el Sistema Administrador Bibliotecario ALEPH, con la finalidad de optimizar y agilizar este servicio que proporciona la Sección de Hemeroteca a la Comunidad Universitaria.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Realizar el préstamo y devolución de publicaciones periódicas de forma automatizada.
• Centralizar el historial de préstamo de los usuarios en un sistema robusto y confiable.
• Utilizar esta herramienta que nos permita agilizar el flujo de trabajo del personal operativo de la Sección de Hemeroteca.
• Obtener la trazabilidad y datos estadísticos del servicio para la toma de decisiones con respecto del desarrollo de la colección.
IMPACTO
Ofrecer servicios innovadores a la Comunidad Universitaria, así como obtener datos estadísticos relativos al servicio de “Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas” de la Sección de Hemeroteca para la toma de decisiones con respecto al desarrollo de la colección y al mismo tiempo dar trazabilidad de nuestro servicio.
DISEÑO
La creación de la Interfaz para la automatización del servicio de “Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas”, se empezará a trabajar a partir del mes de enero de 2014, con la finalidad de que el Administrador del Sistema ALEPH y el personal involucrado de la Sección de Hemeroteca participen en el desarrollo de los módulos de la aplicación. Así mismo se dará continuidad a través de la retroalimentación con la Jefa de Sección, se verificarán y validarán los avances en cuanto a la funcionalidad de la Interfaz hasta la conclusión del Proyecto.
ACTIVIDADES
1. Proponer proyecto y recibir la aprobación del mismo Planteamiento del proyecto y solicitar autorización al Coordinador para la realización del mismo.
2. Mapear flujo del proceso de la Interfaz de “Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas”
Entrevista con el administrador del Sistema Bibliotecario ALEPH para proporcionar la información que se requiere para la planificación del diseño y desarrollo de la Interfaz.( proponer el diagrama de flujo con las actividades para).
3. Identificación y definición de requerimientos funcionales
Verificación de los procesos y protocolos de conexión en la red interna de la UAM-A.
4. Implementación de algoritmos de consulta e inserciones de eliminación
Desarrollar el diagrama de flujo para plasmar las actividades que nos permitan el desarrollo de la interfaz.
Ingresar matrícula o No. Eco
MensajeUsuario no Existe
Inicio
ExisteZ303
Que se ve a prestar¿Revistas o Periódicos?
ExisteZ30
SI
NO
NO
MensajeNo esta Vinculada
MensajePrestado
z36
Prestar
NOSI
Revistas Periódicos
TítuloNúmeroVolumen
*SALIR
TítuloMes
*SALIR
NOSI
Código de Barras
SI
Todos los días del mes
Prestar
MensajePrestado
z36
Algoritmo depréstamo
Ingresar matrícula o No. Eco
MensajeUsuario no Existe
Inicio
ExisteZ303
SI
NO
NO
MensajeDevueltoZ36h
(Quita z36)
ListadoHemerográfico
*Salir
SalirSI
Devolver
ALGORITMO DE DEVOLUCION
Tiene M.H. Z36
SI
NO MensajeNo hay revistas
5. Desarrollo de interfaz de usuario
Diseño de la interfaz para las aplicaciones del servicio de préstamo de publicaciones periódicas, con la creación de 9 Módulos:
Opciones de préstamo y devolución
Usuario registrado en la base de datos
Consulta de títulos de revista
Informe de préstamo de revistas
Consulta de periódicos
Informe de préstamo de periódicos
Usuario con registro de préstamo
Registro de la devolución del préstamo
Detectar casos con errores
6. Diseño y implementación de prueba piloto
Seleccionar la muestra de títulos a revisar y registrar en la interfaz, para verificar y validar la funcionalidad de los módulos.
Presentar resultados de la prueba piloto.
7. Capacitación del personal
Realizar la capacitación del personal de la Sección de Hemeroteca en las habilidades necesarias, de manera presencial para la implementación del servicio.
8. Implementación
Haber cumplido con el 100% de las actividades programadas en tiempo y forma, lo que implica la instalación del archivo ejecutable en servidor local de la COSEI, conectado a través de un equipo de cómputo con lector de código de barras, ubicado en el mostrador de préstamo de la Sección de Hemeroteca.
9. Análisis de la Efectividad
La aplicación funciona en cualquier Sistema Operativo de forma interoperable en cualquier explorador de internet (sesiones).
Interfaz amigable que facilitó el trabajo del personal operativo de la Sección de Hemeroteca al proporcionar el servicio de préstamo de publicaciones periódicas de manera automatizada.
Optimización de recursos (Máquina conectada a internet, Lector de C.B., utilización de software libre).
Interactúa con el cliente gráfico ALEPH, es decir se reflejan las transacciones realizadas.
Nos permite hacer uso de la información disponible en la base de datos del Sistema ALEPH correspondiente al usuario.
Se centraliza toda la información de los usuarios en un sólo lugar (Servido confiable)
Fue una Innovación en el servicio de préstamo de publicaciones periódicas.
Permite dar seguimiento a la trazabilidad del servicio de Préstamo de material hemerográfico.
Se cuenta con el historial de préstamo de los usuarios con fines estadísticos para la toma de decisiones.
INDICADORES
1) Avance del desarrollo de los módulos del portal
(Módulos desarrollados / total de módulos) X 100
En los meses de Marzo-Julio se desarrollaron los 9 módulos de la Interfaz, se cumplió con el 100% de los módulos
Marzo: 22% (2 Mod.)
Abril: 44% (4 Mod.)
Mayo: 55% (5 Mod.)
Junio: 77% (7 Mod.)
Julio: 100% (9 Mod.)
2) Funcionalidad del 100% de la interfaz para obtener la trazabilidad del usuario, préstamo y devolución de publicaciones periódicas.
(Σ de la funcionalidad de los módulos/ total de módulos) X 100
RECURSOS:
HUMANOS
Para la realización de este Proyecto se cuenta con: 1 Jefe de Sección 5 Técnicos Bibliotecarios 1 Administrador del Sistema ALEPH (Soporte Técnico) MATERIALES
1 Equipo de cómputo conectado a internet
Sistema Administrador bibliotecario ALEPH
Base de datos de publicaciones periódicas (holdings)
Programación Java (NetBeans)
1 PC local (servidor de conexión)
1 Lector de Código de Barras
FINANCIEROS
No genera erogación presupuestal.
CRONOGRAMA 2014
Actividades
Marzo
Abril
Mayo
Julio
Noviembre Diciembre
Enero
Febrero-
Marzo Planteamiento y Autorización del Proyecto
100
Mapear flujo del proceso
Identificación y definición de requerimientos funcionales
Implementación de algoritmos de consulta e inserciones de eliminación
Desarrollo de interfaz de usuario (9 módulos)
Diseño de prueba piloto
Instalación del equipo y Capacitación del personal
Implementación del servicio
Análisis de la efectividad
ANEXOS
Etapas del diseño y desarrollo:
Planificación
Elementos de entrada
Resultados
Revisión
Verificación
Validación
Implementación
Ingreso manual diario:
• Fecha• Título• División• Carrera
Todo se obtiene a través de la papeleta de préstamo
Sistema estadístico
P.C. localPlantilla en Hoja de Cálculo
Interfaz de préstamo y devolución
La interfaz de préstamo:1.‐ Localizara al usuario que exista en la base de datos2.‐ Buscara el código de barras correspondiente de forma automática utilizando, Título, Número y Volumen si es que lo tiene.3.‐ Cargara en la Base de datos el ítem correspondiente.
La interfaz de devolución:1.‐ Localiza los préstamos hemerograficos del usuario.2.‐ Descargara de la base de datos el ítem.
Metodología de uso
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Historial de préstamos en el Web‐OPAC