Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 1
Crear un proyecto
1. INFORMACIÓN BÁSICA
na vez hemos estudiado las fases de un proyecto y conocemos
un poco mejor el entorno de trabajo de Project, es el momento
de empezar a trabajar con proyectos.
Para ello, lo primero es saber cómo crear un nuevo proyecto.
Podemos utilizar el proyecto que se crea automáticamente al iniciar
Project o crear uno distinto a través del comando Nuevo de la vista
Backstage a la que se accede a través de la ficha Archivo.
Bien, una vez tenemos el proyecto, lo primero es definir su
información básica. Para ello, acceda a la ficha Proyecto y utilice el
comando Información del proyecto del grupo Propiedades. Se
mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
Project se encarga de generar la programación del proyecto a partir
de una determinada fecha: la fecha de inicio o la fecha de fin.
Dependiendo de lo que usted conozca, deberá introducir una u otra
fecha en este cuadro de diálogo.
Si la fecha introducida es la de inicio, entonces la programación
empezará a partir de ella y se extenderá hacia delante. En este caso,
Project calculará la fecha final.
Si, por otra parte, la fecha introducida es la fecha en la que tiene
que estar finalizado el proyecto, entonces Project realizará la
programación hacia atrás a partir de esa fecha y le indicará cuándo
debería empezar el proyecto (puede que reciba la sorpresa de que el
proyecto ya debería haberse iniciado).
U
Crear un proyecto
2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Tenga en cuenta que solo puede indicar una de estas dos fechas.
En la lista Programar a partir de indicará a partir de cuándo se
realizará la programación. De esta forma, Project le permitirá bien
introducir la fecha de comienzo o bien introducir la fecha de
finalización del proyecto.
Este es el dato fundamental a la hora de crear el proyecto: la fecha
de comienzo o la fecha de fin, dependiendo de lo que conozcamos.
Pero existen otros detalles en este cuadro de diálogo que debe
conocer:
Fecha de hoy: Project utiliza el reloj del equipo para obtener este
valor, pero usted puede establecerlo explícitamente. Por ejemplo,
podría hacerlo para volver atrás y realizar el seguimiento del
proyecto en una fecha pasada.
Fecha de estado: Project utiliza esta fecha para mostrar la
información de progreso del proyecto. Así, mostrará el porcentaje
de tareas completadas, de consumo de recursos, etc. respecto de la
fecha de estado. El valor NOD implica la fecha actual.
Puede seleccionar el calendario en el que se basará la
programación. Por defecto se trata del calendario Estándar, en el
que se tienen jornadas laborales de 8 horas semanales y 5 días a la
semana.
Prioridad: determina un valor que da la prioridad de este
proyecto. Este valor tiene su importancia cuando está
programando varios proyectos que comparten recursos.
En resumen, normalmente solo tendrá que establecer la fecha de
inicio o de fin del proyecto cuando lo cree. Más tarde, podría ser
interesante modificar las fechas de hoy o la de estado para realizar el
seguimiento del proyecto.
2. ESTABLECER EL CALENDARIO
l siguiente paso en la definición del proyecto suele ser
establecer el calendario laboral.
Puede establecer los días y horas laborables del calendario del
proyecto, así como especificar los períodos no laborables normales
(como los fines de semana) y los excepcionales (días festivos,
vacaciones, etc.).
E
Crear un proyecto
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 3
Para ello, pulse en Cambiar tiempo de trabajo en el grupo de
comandos Propiedades de la ficha Proyecto.
En este cuadro de diálogo vamos a poder modificar el calendario
del proyecto para que se ajuste a la jornada laboral de la empresa. Por
defecto, Project programa una jornada laboral de 8 horas diarias y 5 días
a la semana.
Pulsando en el botón Opciones, accederemos a otro cuadro de
diálogo, donde se establecen las opciones generales respecto del
calendario del proyecto. Sin embargo, tenga en cuenta que estas
opciones no afectarán a la programación ya realizada, sino que son los
valores que utiliza Project para calcular las duraciones de las tareas. Por
ejemplo, si indica la duración de una tarea como 1 día, entonces se
reservarán 8 horas para la tarea, ya que este es el valor de la opción
Jornada laboral.
Por otra parte, si cambia la hora predeterminada de entrada, Project
introducirá esa hora cuando se establezca el inicio de una tarea sin
indicar expresamente su hora.
Crear un proyecto
4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Si modifica alguno de estos valores en el cuadro de opciones, es
conveniente que haga lo mismo ajustando el calendario del proyecto en
el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.
En el calendario del proyecto se distingue entre los días laborables
y los que no lo son. Cada uno de estos períodos se muestra de forma
diferente, como puede ver en la leyenda de la parte izquierda.
Además, en la parte derecha vemos la jornada laboral, indicando
los turnos que se efectúan.
Crear un proyecto
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 5
Para modificar esta jornada en alguno de los días, selecciónelo en
el calendario y establezca los nuevos valores.
Por ejemplo, vamos a indicar que la jornada laboral de nuestra
empresa es:
De lunes a jueves: 8:00 a 13:30 y 15:30 a 19:00
Viernes: 9:00 a 13:00
Para ello, seleccionamos la ficha Semanas laborales y después
pulsamos en Detalles. Accederemos al siguiente cuadro de diálogo
donde podemos modificar el horario para cada uno de los días de la
semana.
En la figura anterior vemos que se ha establecido el horario de
lunes a jueves. De la misma forma actuaría para establecer el horario del
viernes. Finalmente, aceptaría el cuadro de diálogo.
También podría especificar otras fechas concretas en las que no se
trabaja (fiestas, vacaciones, etc.) y aquellas en las que tal vez se tenga
que trabajar durante un período que está establecido como no laborable.
Para ello, utilice la ficha Excepciones en el cuadro de diálogo Cambiar
calendario laboral.
En la figura de la página siguiente puede ver que se ha establecido
como festivo el día 6 de diciembre, ya que se trata del “día de la
Constitución española”.
Para ello, se ha introducido el nombre de la excepción y después se
ha pulsado en el botón Detalles, indicando que se trata de un período no
laborable.
También puede indicar que se repita dicha excepción en cada
período establecido o un número determinado de veces, como puede ver
en la segunda figura.
Crear un proyecto
6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Project no dispone de un calendario con los días festivos, por lo
que deberá ser usted el que los establezca uno a uno. Por eso es una
buena idea utilizar un proyecto en el que ha introducido los festivos y
las vacaciones como plantilla para crear otros proyectos.
Crear un proyecto
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 7
Project también permite crear calendarios particulares para
determinados recursos o tareas que no se ajusten al calendario del
proyecto.
Por ejemplo, si un empleado tiene una jornada laboral distinta a la
establecida en el calendario del proyecto, podrá crear un calendario
específico para él.
3. INTRODUCCIÓN DE TAREAS
n este momento ya puede empezar a introducir las tareas que
ha identificado durante la planificación del proyecto.
Lo mejor es ir introduciendo las tareas más generales y después
refinar la programación con tareas concretas en las que decide
dividirlas.
Vamos a introducir los detalles del proyecto que a continuación se
describe:
Objetivo: Crear el manual de usuario de una aplicación de
software desarrollada.
Ámbito: El manual se imprimirá en blanco y negro, excepto las
tapas que serán a color. Se presupone que el usuario tiene
conocimientos de Windows y es importante destacar las
diferencias de la nueva versión con las versiones anteriores.
La duración del proyecto no debe exceder de dos meses y medio
ni costar más de 18.000 euros.
La vista Diagrama de Gantt puede ser utilizada para introducir la
información esencial sobre las tareas, aunque la vista Hoja de tareas
puede ser más adecuada para introducir otros detalles: duración, coste,
etc.
La introducción de información en una tabla es muy parecida a
hacerlo en una hoja de cálculo.
Estudie la figura de la página siguiente. Observe que aparece este
icono en la columna Modo de. Está representando que se trata de una
tarea programada automáticamente, por lo que Project ha establecido la
fecha de inicio y de fin a partir de la duración predeterminada; esto es, 1
día.
E
Crear un proyecto
8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Existe la posibilidad de programar manualmente la tarea. Esto
quiere decir que seremos nosotros los que establezcamos la fecha de
inicio (o de fin) de la misma, sin que Project pueda cambiarla cuando
realice el cálculo para las otras tareas programadas automáticamente.
Para ello, indíquelo en la columna Modo de y establezca dicha fecha.
Más tarde veremos cómo completar toda la información. Por ahora
nos limitaremos a introducir los nombres de las tareas.
La programación manual de tareas es una de las novedades de
Project 2010. Permite que el administrador del proyecto tenga
un mayor control sobre las fechas de inicio y fin de las tareas,
ya que es él quien las determina.
La programación manual también es útil si necesitamos
establecer comentarios en las fechas y duraciones en lugar de
un valor concreto. Por ejemplo, se puede utilizar algún texto
como "Lo antes posible" o "Preguntar a Carlos" y, una vez se
conoce la fecha, rellenarla adecuadamente.
Esto no se permite para una tarea programada
automáticamente, ya que es Project el que determina estos
detalles en función de la duración de una tarea, de las otras
tareas, de los recursos, etc.
Podrá comprobar que una tarea está programada manualmente
porque el icono que la representa es este . Puede cambiar el
modo de programación de manual a automático, o al revés,
utilizando los botones del grupo Tareas en la ficha Tarea o
directamente en esta columna de la tabla Diagrama de Gantt.
Crear un proyecto
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 9
Vuelva a estudiar la imagen anterior. Fíjese que Project refleja las
tareas introducidas en el gráfico de la derecha. Por ahora todas estas
tareas empiezan el día de comienzo del proyecto y tienen una duración
de 1 día.
Existen dos tipos de tareas: tareas de resumen y subtareas.
Las tareas de resumen no representan un trabajo en sí, sino más
bien el resultado de un conjunto de tareas detalladas o subtareas.
Algunas de las tareas que hemos introducido
son tareas de resumen, ya que son demasiado
generales para representar un trabajo concreto.
Por ejemplo, la tarea Obtener contenido puede dividirse en las
siguientes subtareas: Obtener texto de desarrollo, Obtener glosario y
Obtener imágenes.
Para insertar tareas en el interior del una programación,
utilice el botón Tarea en el grupo Insertar de la ficha Tarea.
Las tareas se insertan encima de la actual.
Después, para convertir una tarea en subtarea de otra, pulse en el
botón Aplicar sangría del grupo Programación en la misma ficha
de la Cinta de opciones.
De esta forma, la primera tarea (Obtener contenido en el ejemplo
anterior) se muestra en negrita y con un signo – a su izquierda; mientras
que las otras tres tareas se muestran con un nivel de sangrado mayor
(Obtener texto de desarrollo, Obtener glosario y Obtener
imágenes). En el gráfico, las tareas de resumen aparecen en negro.
La duración de una tarea de resumen es igual a la extensión de sus
subtareas.
Utilizando los botones de esquema, estableceremos el nivel de
cada tarea:
Una forma
equivalente
de insertar
una tarea es
utilizar la tecla
Ins.
Crear un proyecto
10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Con este botón disminuirá el nivel de la tarea.
Con este otro botón conseguirá justamente lo contrario,
aumentando el nivel de la tarea. Puede crear subtareas de otras
tareas.
Y en la ficha Vista también dispone de otros comandos
relacionados. Exactamente los que aparecen en la lista o menú
correspondiente al botón Esquema del grupo Datos.
Con este comando podrá mostrar las subtareas.
Con este comando ocultará las subtareas.
A medida que aumenta el detalle de la programación, necesitará
utilizar los distintos comandos de esquema para representar la jerarquía
de tareas.
Así pues, con los comandos Nivel de esquema x puede indicar el
detalle que desea mostrar respecto de las tareas de un proyecto. Esto se
aplica también a la hora de imprimir la programación, lo que puede
facilitar la obtención de un resumen de la misma.
De forma parecida podrá mover las tareas en la tabla. Lo único que
tiene que hacer es arrastrar las filas a su nueva ubicación. Para poder
mover la tarea, tiene que esperar a que el puntero del ratón cambie a uno
con cuatro puntas.
Si mueve una tarea de resumen, también se moverán sus subtareas.
Lo mismo ocurre cuando corta o copia y pega tareas utilizando los
botones disponibles en la ficha Tarea.
Crear un proyecto
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 11
Estos son los atajos de teclado para los comandos Cortar,
Copiar y Pegar:
Ctrl + C: Copiar
Ctrl + X: Cortar
Ctrl + V: Pegar
4. GUARDAR EL PROYECTO
uardar el proyecto es igual que en cualquier otra aplicación
Windows. Así, utilizaremos el comando Guardar como la
primera vez que guardemos el proyecto, dándole un nombre, o cada vez
que queramos guardarlo con un nombre distinto.
O simplemente utilizaremos el comando Guardar cuando
queramos almacenar los cambios efectuados en el proyecto.
Ambos comandos están disponibles en la vista Backstage, a la que
da acceso la ficha Archivo.
Debe indicar la ubicación donde desea guardar el proyecto, así
como su nombre. Los proyectos creados en Project tienen la extensión
mpp, que se añade automáticamente si usted no la introduce.
G
Crear un proyecto
12 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Esto sería, básicamente, lo que necesita para guardar el proyecto.
Sin embargo, veamos algunas opciones avanzadas, que utilizará cuando
le hagan falta.
Por ejemplo, podríamos proteger el proyecto con una contraseña.
Para ello, despliegue el menú Herramientas del cuadro de diálogo
Guardar como (este menú está situado a la izquierda del botón
Guardar) y elija Opciones generales.
Podemos establecer dos tipos de contraseñas:
Si utilizamos el campo Contraseña, entonces el usuario que
quiera abrir el proyecto deberá conocerla. En otro caso, no podrá
hacerlo.
Si utilizamos el campo Contraseña contra escritura, el usuario
que abra el proyecto podrá hacerlo aunque no la conozca, pero no
podrá realizar cambios en el contenido (el proyecto se abrirá como
solo lectura). Para poder escribir en el proyecto, necesitará
conocer la contraseña contra escritura.
Si activamos la casilla Se recomienda guardar como de sólo
lectura, entonces el usuario recibirá un aviso indicándole la
conveniencia de abrir el proyecto de este modo, pero no le
obligará a ello.
También podemos indicar que se guarde una copia de seguridad
cada vez que guardemos el proyecto. De esta forma, siempre
podrá acceder a la versión anterior, que se guarda con el mismo
nombre, pero con la extensión bak.
Por otra parte, podemos guardar la programación como una
plantilla. Si suele trabajar con un mismo tipo de proyecto a lo largo del
año, seguramente le interesará esta opción.
Dependiendo del estado del proyecto que quiera almacenar en la
plantilla, lo hará en un momento u otro.
Crear un proyecto
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 13
Por ejemplo, si solo quiere guardar la lista de tareas a realizar,
podría hacerlo tal como tenemos ahora el proyecto. Esto incluye
también el calendario del proyecto, como se ha comentado
anteriormente.
Sin embargo, tal vez le interese hacerlo cuando ya haya establecido
la duración de las tareas, cuando haya asignado recursos y establecido
las prelaciones entre tareas, etc.
En cualquier caso, lo único que tiene que hacer es guardarlo con un
determinado formato. Ejecute el comando Guardar como y elija el tipo
Plantilla de proyecto (*.mpt) en la lista Tipo del cuadro de diálogo
anterior. El archivo de plantilla se diferencia del de proyecto por su
extensión.
Una vez creada la plantilla, puede utilizarla para crear nuevos
proyectos. Para ello elija Nuevo en la ficha Archivo. Podrá encontrar la
plantilla que ha guardado en la carpeta Mis plantillas.
Además, también dispone de la plantilla Proyecto en blanco, que
es la que se utiliza por defecto, y de otras plantillas de Office.com.
El sitio web Office.com proporciona toda una serie de plantillas
adecuadas para distintos tipos de proyectos: de construcción, de
desarrollo e implantación de software, etc.
Utilizando estas plantillas, conseguirá un proyecto en el que
aparece la mayoría de tareas que se utilizan en estos tipos de proyectos.
Usted deberá personalizarlo adaptando el proyecto a sus necesidades.
Crear un proyecto
14 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Al utilizar una plantilla (ya sea una de las que usted mismo ha
creado o cualquier otra disponible a través de este cuadro de diálogo), se
crea un proyecto siguiendo las características de la misma.
No se preocupe por modificar ese proyecto como quiera, ya que va
a tener que guardarlo con un nombre distinto a la plantilla, que quedará
intacta, ya que realmente la plantilla no se abre, sino que se crea un
proyecto basándose en ella.
En esta lección hemos realizado la primera aproximación a la
programación de un proyecto: crear la lista de tareas.
En próximas lecciones aprenderemos a establecer la duración de
las tareas, a establecer sus dependencias, a asignar costes y recursos,
etc.
Paso a paso iremos creando la programación del proyecto, que
reflejará el análisis realizado durante la etapa de planificación.
Si quiere
modificar una
plantilla,
tendrá que
abrirla como
tal, indicando
el formato de
plantilla en el
cuadro de
diálogo Abrir.