Demo-presentación de la plataforma de gestión documental
Indice
• Características Adapting Document®
• Ventajas• Aplicaciones de la plataforma• Funcionalidades• Casos y ejemplos
Características
Tecnología 100% Web Identificación y caracterización de usuarios Personalización de contenidos Gestión de perfiles y permisos Capacidad de distribución y notificación Facilidad de manejo / Usabilidad Workflow colaborativo Rapidez de implantación Personalización de diseño y funciones Especialización por sector/ aplicación
Ventajas
1. Reutilización del conocimiento2. Velocidad de implantación3. Fiabilidad de resultados4. Optimización de costes5. Facilidad de mantenimiento 6. Crecimiento y mejora modular
Aplicaciones del gestor documental
Gestión de la documentación del sistema de calidad Gestión colaborativa de la documentación técnica y de
I+D Extranet de intercambio de documentación con clientes y
proveedores Gestión digitalizada del registro de entrada de
correspondencia Gestión de facturas y su flujo de aprobación Gestión digitalizada de expedientes Gestión de facturas electrónicas (Portal de e-facturas)
Aplicaciones verticales
• Empresas de digitalización y custodia• Sector inmobiliario:
▫ Registro de entrada/ salida▫ Gestión de expedientes de promoción
• Concesionarios automóvil:▫ Gestión de expedientes comerciales
• Centros de I+D+i:▫ Gestión del conocimiento▫ Observatorios tecnológicos
• Administración pública:▫ Registro de entrada/ salida▫ e-Administración
Buscador avanzado
Busca en la base de datos documental
combinando filtros acumulables para
afinar la búsqueda
Búsqueda tipo documental ‘factura’
Configurable: solicita automáticamente los datos
adicionales del tipo de documento a buscar, la
factura
Alta de nuevo documento en el gestor
Formulario de alta manual de documento,
se rellenan los datos que lo caracterizan y se
adjunta el archivo/documento
desde el disco del PC o carpeta de la red local
Estructura de carpetas
Lista de las carpetas donde se ubican los documentos, al estilo Windows.Permite varios niveles y navegar por ellas para localizar los documentos
También se navega por las
carpetas al estilo menú web
Listado de documentos
Listado de documentos resultado de una búsqueda en la carpeta de Administración. Nos muestra el tipo,
código, título, fecha y estado del documento.
Ficha de metadatos y anexo
Datos que caracterizan el documento y forman la base de datos sobre la que actúa el buscador. Adjunta el fichero o
‘documento’ listo para su descarga
Ficha de expediente con documentos
Ficha de datos del expediente con listado de
documentos que lo integran y acciones
pendientes sobre ellos
Mis tareas pendientes con alertas
Lista de documentos sobre los que el usuario tiene tareas pendientes. Con alertas de días
de retraso en su tramitación
Circuito / flujo de aprobaciones
Flujo de trabajo sobre los documentos. Aprobaciones o
cambio de estado por parte de los responsables de su
tramitación . Por ejemplo apruebo esta
factura y la dejo pendiente de contabilización por el dpto. de
contabilidad
Reconocimiento de código de barras
Generación e impresión de etiquetas con los datos del documento para reconocimiento
del código de barras y la indexación automática tras el escaneado por lotes.
Integrable con OCR de caracteres
Opcionalmente se puede integrar un software OCR o reconocimiento de caracteres durante el escaneado para indexar automáticamente . Por ejemplo puede reconocer el nº de CMR y escribirlo en la ficha anexando su correspondiente imagen escaneada
Importador de archivos digitalizados
Los documentos ya escaneados a PDF o en cualquier formato electrónico, se incorporan en lote automáticamente a sus
fichas de metadatos.
Caso gestor documental I
Fabricante de muebles a medida y tapizados, Beniparrell (Valencia).
Implantación de un gestor de expedientes integrado con ERP a medida.
4.000 expedientes/ mes50 usuarios internos
Resumen I
Necesidades I
• Control del acceso a la documentación• Mejora de la búsqueda de información• Deterioro físico del almacén documental (inundación)• Creación automática de expedientes desde el ERP + vínculo entre
ERP y Gestor documental• Cumplimentación del expediente con documentos externos
ENTORNO TECNOLÓGICO:• ERP a medida• Integración mediante webservices (SOAP)• Entorno Intranet , servidor dedicado• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
Solución técnica I
Adapting Document®:• Módulo de expedientes• Módulo de captura (reconocimiento cód.barras)
A medida:• Conector con ERP a medida
Resultados I
Caso gestor documental II
Concesionario BMW, Alpicat (Lleida).
Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos.
25 usuarios internos
Resumen II
Necesidades II
• Control de la documentación y estado de expedientes• Reducción del papeleo , tiempos de búsqueda, etc. • Mejora de la imagen frente al cliente • Mejora en transacciones con terceros (p.ej. Gestoría, Tráfico, etc)• Permitir análisis comercial
ENTORNO TECNOLÓGICO:• Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server • Escáner Fujitsu ScanSnap S500 (x puesto venta)
Solución técnica II
Adapting Document®:• Módulo de gestión de expedientes• Módulo de captura (carga multi-fuente)• Módulo de workflow (tareas pendientes y bloqueos)
A medida:• Creación automática de documentos
personalizados por tipo de expedientey tipología del cliente
Resultados II
Caso gestor documental III
Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.
Implantación de un gestor documental multi-sede.
3.000 referencias600 documentos/mes (creciendo)
40 usuarios internosAcceso clientes
Resumen III
Necesidades III
• Control del acceso a la documentación • Segmentación de información por perfiles internos y
clientes• Flujos de aprobación documental + gestión de versiones• Problemática de crecimiento y deslocalización de talleres
ENTORNO TECNOLÓGICO:• Entorno Intranet/Extranet , servidor en datacenter• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
Resultados III
Otros ejemplos gestor documental I
Otros ejemplos gestor documental II
Otros ejemplos gestor documental III
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