Enterprise Content ManagementGestionando el caos de información
¿Le suena familiar?Procesar transacciones después de enviar varios
correos electrónicos entre distintas dependencias, con documentos adjuntos. Esto con una gran cantidad de correos enviados y recibidos, copiando en ocasiones a personas que no deberían recibir dichos correos.
Imprimir los correos electrónicos y documentos adjuntos para guardar constancia o posterior búsqueda, firmarlos, escanearlos de nuevo y enviar al siguiente responsible
No encontrar la cadena de correos relacionados a una transacción comercial
Mejora de procesos
Beneficios de BPMEjecución de actividades más eficientemente;
producir el mismo resultado con menos recursos como tiempo, dinero, bienes y mano de obra
Crear mayor agilidad del negocio; responder mejor a las cambiantes condiciones del mercado
Producir suficiente visibilidad; crear registros de auditoría a través de una cadena de actividades, satisfaciendo distintos requisitos de cumplimiento y normas
EficienciaEntrega de procesos integrados que alcanzan a
funcionalidades de TI distribuidas y también a los trabajadores
Incremento en nivel de automatización de ejecución de las transacciones debido a la sistematización de las actividades del proceso:Reduce el tiempo de ejecuciónOfrece mayor capacidad de volúmen transaccionalReduce errores humanos
Agilidad Responder rápidamente ante los cambios previstos y no
previstos en la ejecución del negocio
Modificar rápidamente los procesos existentes en función de lo que sea necesario según los imperativos del cambio
Reutilización de subprocesos o servicios puede reducir el tiempo de respuesta
Uso de reglas de negocio externalizadas y desplegables en caliente que pueden alterar algunos aspectos de la ejecución del proceso
Incorporar cambios en el proceso por los analistas de negocio, sin requerir de largos y costosos proyectos de desarrollo de TI
Visibilidad Monitoreo a alto nivel para obtener datos de salud general
acerca de las operaciones relacionadas con el proceso: Número de transacciones en proceso Número de transacciones finalizadas Rangos de tiempo de finalización Porcentajes de incumplimiento de niveles aceptados
Seguimiento a parámetros de desempeño asociados con actividades específicas
Una vez se vuelvan rastreables todas las actividades de una transacción basada en procesos será más fácil: Crear rastros de auditoría Generar alertas para toma de decisiones
¿Pero qué es ECM?Algunas veces confundido con Document Management o
Capture and Scanning
AIIM lo define como: … las estrategias, herramientas y métodos utilizados para
capturar, gestionar, almacenar, conservar y enviar contenido y documentos relacionados a procesos organizacionales.
Para simplificarlo, básicamente significa que ECM … abarca la tecnología que ayuda a convertir los
documentos en papel y contenido de negocios a formas digitales y las almacena para que sean fácilmente recuperados por las personas que las requieran para iniciar o completar un proceso de negocio.
Software ECM Solución que ayuda a las organizaciones en:
Capturar y digitalizar cualquier tipo de documento Fácilmente accesar el contenido desde cualquier lugar Almacenar de forma segura, retener y controlar el acceso Integrar documentos con sus sistemas de información
Mejorar los procesos Por medio de sus poderosas herramientas de flujos de trabajo que
elimina los cuellos de botella y tiempos muertos Automatiza pasos predecibles y repetitivos Coordina la ejecución ordenada de los procesos por medio de reglas
de negocio y procedimientos pre-definidos Fomenta colaboración de trabajo desde ubicaciones remotas y
usuarios móviles Medir y monitorear los procesos
Adicionalmente Reducir costos
De impresión, envío y almacenamiento de documentos ya que estos serán electrónicos
Mejora productividad al accesar el contenido de forma inmediata desde cualquier lugar
Mejora servicio al cliente Tiempo en buscar documentos físicos desde multiples localidades y su
posterior envío Herramienta para hacer solicitudes electrónicas Provee visibilidad en tiempo real de estado de requerimientos
Reduce el riesgo Aplicación simple de políticas de seguridad de información Permite continuidad de operaciones al proveer acceso a documentos
clasificados como críticos Automatiza requerimientos de retención y destrucción de documentos
Capture Procese Acceda Integre Mida Almacene
Captura
Enviar a la gente correcta
Automatizar decisiones predecibles
Revisar & firmar electronicamente
Generar documentos & distribuirlos
Procesos Estructurados
Revolucione sus procesos
Búsqueda Avanzada
Agregar notas
Colabore
Agende tareas & recordatorios
Informaciónno estructurada
Revolucione sus procesos
Fácil acceso al contenido, desde cualquier lugar
Aplicaciones Empresariales Aplicaciones de Industria
Herramientas de Productividad
Intercambio de DataIntercambi
o de Data
Monitoreo del proceso y desempeño
Reportes de tiempos, volúmen de procesos, trámites en proceso, aprobaciones y rechazos
Almacenamiento
Es un commodity si solo ofrecemos esto
Capture ProcessAccess Integrate MeasureStore
Esta funcionalidad no debería ser opcional
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