Plan de capacitación integral
CFIA – Régimen de Mutualidad
Excel Avanzado
Semana 2
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Prof. Rafael Mauricio Villalta Vargas
Desglose de temas a trabajar
1- Escenarios en tablas dinámicas
a. Generar tabla dinámica
b. Manejo de escenarios en el cuadrante
2- Macros a nivel general
a. Grabar una macro
b. Usar una macro
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1- Escenarios en tablas dinámicas
Las tablas dinámicas permiten generar reportes automáticos a partir de
un rango determinado de datos, permitiendo a partir de un cuadrante
personalizar informes o salidas.
a. Generar tabla dinámica
En Microsoft Excel para generar una tabla dinámica se debes
seleccionar el rango de datos y posteriormente en la parte superior
insertar y luego tabla dinámica.
Posterior a realizar esta tarea se desplegará en una nueva hoja la tabla
dinámica.
Se indica nueva hoja de
cálculo.
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2- Manejo de los escenarios
Los escenarios de las tablas dinámicas serán manejados a través de
los campos disponibles y los cuadrantes (Filtros, columnas, Filas y
valores).
Esto es relativo y personalizable con base a una necesidad específica.
Ejemplo de escenario aplicado: En este caso si se desea la
información de manera vertical use filas, de ser horizontal use
columnas, Si desea algún filtro colóquelo en filtro, el último cuadrante
es para los valores que se desean sumar o calcular.
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Práctica
1- Con base a la tabla generada a partir del ejercicio 7, realice los
siguientes escenarios de informe:
A) Total de ventas por agente.
B) Total de ventas por provincia.
C) Ventas por agente en cada provincia
D) Total de devoluciones por provincia
E) Detalle de los productos vendidos en cada provincia (Cantidad).
F) Las ventas realizadas por cada agente por cada mes.
E) Los meses y las ventas totales de cada producto.
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Macros
Una macro puede definirse como un proceso automático o programable
para lograr desencadenar un proceso. Se utilizan para facilitar procesos
repetitivos en una plantilla determinada.
1- Grabar una macro
Para grabar una macro se debe de tener claro ¿Cuál es proceso o
plantilla que queremos automatizar?
Por ejemplo, podemos usar una plantilla que reciba datos de un sistema,
la cual calcule los totales, los contar si, grafique y nos haga muchas
cosas.
Ejemplo:
Imaginemos esta plantilla, que el sistema de facturación siempre nos
tire datos iguales, pero que tengamos esta plantilla para recibir esos
datos.
Las macros básicamente nos permitiría a través de un clic realizar todos
esos procesos, de modo que cada vez que recibamos algún dato, NO
TENGAMOS QUE REPETIR LO MISMO SIEMPRE.
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Ahora entremos en contexto, ¿Cómo grabar la macro?
Para grabar una macro diríjase al menú de vista en la parte superior,
indique grabar macro. En este momento todo lo que usted haga quedará
grabado en la plantilla (SUMAS, PROMEDIOS, IF, Gráficos)
Coloque un nombre a su proceso macro y de ser el caso un método
para invocarla (NO USE LOS Métodos del sistema CTRL V, CTRL X,
CTRL Z, o CTRL Y). Describa que hará este proceso. Indiquemos la
macro sólo a este libro.
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Aquí para la macros cree todo esto, por tanto cada vez que la ejecute el
sistema tomara esos campos, (Aunque la información cambie y aplicará
mis fórmulas y gráfico).
Para detener el proceso, indicamos detener grabación.
Ejecutar la macro
Hemos realizado nuestra macro, ahora vamos a ejecutarla, lo primero
es ya tener los datos (De donde vengan) y luego sólo invocarla.
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Para abrir una macro se debe de dirigir al menú superior de vista,
macros y ver macros.
Ahí aparecerán todas las que usted tenga. Para verla en acción indique
ejecutar.
Este documento debe guardarlo como Documento de Excel habilitado
para macros.