1
EXIT CONFERENCE
PENEMUAN AUDIT
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR
AWAM – SIRI 2/2017
2
PERGERAKAN JURU AUDIT
PASUKAN A Norbaya Binti Omar(K), Ifaniza Binti Ibrahim ZON PISANG (JMSK), ZON CERI(USKK),JK INDUK EKSA
PASUKAN B Noor Aziyah Binti Said (K), Norhafizah Binti IsmailFauziah Binti Zamhari
ZON KIWI (JP), ZON DABAI (DABAI INN)
PASUKAN C Mohd Reza Fadhlan bin Daud (K)Raja Yasmin Solihin Binti Raja Azlan Shah, Mohd Rizam Bin Ibrahim,
ZON MARKISA (JTMK), ZON MANGGA (PERPUSTAKAAN, UIDM)
PASUKAN D Mohd Azuwan Effendy bin Mail (K), Nurhazura BintiHassan, Mohd Azim Bin Kamalolzaman
ZON PULASAN (JKM), ZON DELIMA (HEPP, UPLI, UJQ, UNITTRANSFORMASI, UPIK
PASUKAN E Fatin Izati binti Mohd Taher(K), Yong Hua Ying,Raudah Binti Saibee,
ZON KERANJI (JKA), ZON EPAL ( PENTADBIRAN)
PASUKAN F Intan Noordzalika binti Azis (K), Siti Rohana Binti Kamil (K), Daisy Binti Sulee
ZON RAMBUTAN (JKE), ZON SALAK (ASRAMA)
PASUKAN G Mohd Azizee Bin Shukur (K), Mohd Fahies Bin Ismail ZON NONA (JPA), ZON BETIK
3
KOMPONEN PENILAIAN
A.Keperluan UtamaPelaksanaan
B. Ruang TempatKerja/ Pejabat
C. Tempat Umum D.KeselamatanPersekitaran
E. KawasanPersekitaranPejabat
F. Tempat Khusus
4
HASIL PENEMUAN AUDIT
5
6
77
KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
A1) Dasar EKSA
2) Carta perbatuan di Sudut EKSA
utama tidak dikemaskini
Pastikan Carta Perbatuan
dikemaskini selaras dengan aktiviti
yang di jalankan.
88
KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
A1) Sudut EKSA
4) Dokumentasi fail EKSA masih belum
lengkap lagi
6) Terdapat beberapa item sudut
EKSA yang tidak dipatuhi.
Memastikan fail dan sudut EKSA
dipatuhi dan dilengkapkan
9
AMALAN BAIK
10
Penemuan:
Inisiatif menggunakan bahan terpakai
AMALAN BAIK
11
Penemuan:
Sudut kitar semula telah disediakan.
12
HASIL PENEMUAN AUDIT
13
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
B2) DINDING DAN SILING
3) Terdapat kesan bocor pada siling.
Laporan keroskan terkini tidak
disediakan.
Memastikan siling dalam keadaan
baik dan laporan kerosakan
dikemaskini.
KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
14
15
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
B4) SUSUN ATUR PERALATAN
7) Susunan laci meja / mobile
pedestal tidak seragam.
Menyeragamkan susunan laci meja
/ mobile pedestal
KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
B5) KEADAAN PERALATAN
9) Alat tulis tidak disusun dengan
kemas dan teratur
Pastikan semua alat tulis disusun
dengan kemas dan teratur.
KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
16
17
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
B5) KEADAAN PERALATAN
12) Peralatan berada dalam keadaan
yang tidak kemas.
Memastikan peralatan berada
dalam keadaan kemas dan teratur.
18
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
B8) KEPERLUAN UMUM
23) KEWPA-7 tidak dikemaskini Pastikan semua bilik/ruang
menyediakan KEWPA-7 dan
dikemaskini
19
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
B9) MEJA KERJA WARGA/KUBIKEL KERJA
27) Terdapat makanan di atas meja
kerja. Ketuhar gelombang/rak
makanan berada bersebelahan
dengan rak dokumen
Makanan dan peralatan pemanas
elektrik sepatutnya diletakkan di
dalam ruang pantri.
KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
20
AMALAN BAIK
21
Penemuan:
Kreatif membina sendiri
sudut memo
Penemuan:
Laci meja dalam keadaan kemas dan tersusun.
22
Penemuan:
Meja kerja kemas
dan teratur
Penemuan:
Almari dilabel dengan jelas.
23
Penemuan:
Sistem indek dan penyimpanan fail yang teratur dan tersusun.
24
25
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
C7) SURAU/BILIK SOLAT
19&20) Sebahagian keperluan tidak
disediakan mengikut ketetapan EKSA.
Sediakan Telekung /Kain Pelekat,
sejadah, tempat sangkut sejadah /
telekung, tanda arah kiblat, rak
penyimpanan Al-Quran, selipar
KOMPONEN C: TEMPAT UMUM
26
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
C9) PANTRI/TEMPAT MINUM
30) Pantri berada dalam keadaan
bersih tetapi terdapat bahan cucian
disimpan dalam ruang pantri.
Perlu menyimpan bahan cucian di
ruang simpanan cucian.
KOMPONEN C: TEMPAT UMUM
27
AMALAN BAIK
28
Penemuan:
Bahan bacaan di ruang menunggu dan terkini.
29
Penemuan:Alatan pembersihan diletakkan dengan kemas, tersusun dan kreatif
30
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
D2) PENDAWAIAN/KABEL
3) Kabel dalam keadaan tidak
kemas dan tidak teratur.
Semua pendawaian perlu dalam
keadaan kemas, teratur dan selamat.
KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN
31
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
D2) PENDAWAIAN/KABEL
4) Plag tidak dilabel Plag perlulah dilabel mengikut
kesesuian peralatan elektrik yang
digunakan.
KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN
32
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
D3) PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN
6) Pemadam api rosak / hos
tertanggal
Memastikan pemadam api
menepati kriteria yang disyorkan
dan gelung hos pemadam api
disediakan dan boleh digunakan
KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN
33
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
D3) PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN
7) Gelong air pemadam api / pili
bomba terhalang dengan sisa-sisa
kayu.
Memastikan sisa-sisa kayu dikeluar
Kan dari lokasi ruang simpanan
gelung hos air.
KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN
34
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
D4) LALUAN/TANGGA KECEMASAN
8) Pintu rintangan api tidak ditutup Memastikan pintu rintangan api
sentiasa ditutup
KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN
35
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
D4) LALUAN/TANGGA KECEMASAN
10) Terdapat halangan di pintu laluan
kecemasan.
Memastikan semua halangan di
alihkan dari kedudukan pintu
keselamatan.
KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN
36
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
D5) KUNCI
12&13 )Senarai anak kunci tidak disimpan
dengan selamat oleh pegawai
bertanggungjawab. Peti kunci tidak
berkunci kerana tombol telah rosak.
Buku log tidak dikemaskini
Senarai anak kunci perlu disimpan
dengan selamat oleh pegawai
bertanggungjawab. Tombol kunci
perlu dibaiki. Buku log perlu
dikemaskini
KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN
37
38
AMALAN BAIK
39
Penemuan:
Ruangan laluan yang
bersih tanpa halangan
dan selamat
Penemuan:
Wayar peralatan elektrik dalam keadaan
kemas & selamat
40
41
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI
4) Menemui lokasi pengumpulan
barangan lupus yang tidak di
wartakan. Terdapat lokasi yang tidak
sesuai sebagai tempat pengumpulan
barangan lupus.
Peralatan perlu dialihkan dan di
tag sekiranya untuk tujuan
pelupusan dan diletakkan di
kawasan yang bersesuaian.
KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI
42
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI
4)Terdapat sampah dan peralatan
yang tidak digunakan lagi di
kawasan sekitar
Memastikan kawasan persekitaran
sentiasa bersih
KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI
43
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI
4) Kolam kotor dan tidak di
selenggara.
Memastikan kawasan persekitaran/
kolam diselenggara dan sentiasa
bersih
KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI
44
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI
7) Sebahagian peralatan permainan
rosak dan tidak selamat.
Perlu dibaiki.
KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI
45
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI
9) Sebahagian tanaman tidak dijaga
rapi dan sudah mati.
Memastikan tanaman dijaga
dengan rapi.
KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI
46
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI
13) Pondok pengawal tidak kemas
dan kotor.
Memastikan pondok pengawal
sentiasa kemas, bersih dan tidak
mendatangkan bahaya.
KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI
47
48
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
F1) BILIK KULIAH/LATIHAN/PERBINCANGAN
Keadaan bilik kuliah berada dalam
keadaan tidak kondusif. Terdapat
sampah sarap serta perabut yang rosak
tidak di tag.
Memastikan persekitaran bilik
kuliah brsih, kemas dan selamat
KOMPONEN F : UMUM
49
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
F1) BILIK KULIAH/LATIHAN/PERBINCANGAN
Maklumat yang dipaparkan di papan
notis tidak dikemaskini. Terdapat debu di
atas meja
Papan notis perlu dikemaskini
dan debu/ habuk di atas meja
perlu segera dibersihkan
KOMPONEN F : UMUM
50
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
F11) GELANGGANG
26) Dinding kawasan gelanggang
kotordengan tahi burung serta lantai
yang rosak. Laporan kerosakan tidak
dikemaskini
Memastikan kawasan gelanggang
dalam keadaan bersih. Memastikan
laporan kerosakan dikemaskini
dalam 6 bulan sekali.
KOMPONEN F : UMUM
51
52
AMALAN BAIK
53
Penemuan:
Susunan dalam
gymnasium
kemas dan teratur
Penemuan:
•Arahan pematuhan yang jelas
•Pic dinyatakan
•Tatacara penggunaan peralatan
ditunjukkan
54
55
PENEMUAN LAIN
Penemuan:Tandas dan sinki pondok pengawal
berada dalam keadaan tidak bersih
dan berkulat.
Penemuan:Tiada tindakkan pembaikan
terhadap kerosakan dengan segera
dan tiada bukti laporan kerosakan
dibuat.
56
Penemuan:
Pondok Pengawal berada dalam keadaan tidak kondusif dan tidak selamat.
PENEMUAN LAIN
57
PENCAPAIAN ZON
BIL. KOMPONEN INDUK PULASANRAMBUTANKERANJI PISANG NONA MARKISA KIWI
A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 91.1190 88 100 96 96 98 96
B. RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT82.50 82.50 88.13 93.13 91.25 92.12 90.63
C. TEMPAT UMUM83.53 97.65 97.65 95.29 92.94 92.94 92.94
D. KESELAMATAN PERSEKITARAN92.86 94.29 97.14 97.14 74.29 98.57 88.57
E. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 100 60 80 80 80 80 80
F.TEMPAT-TEMPAT KHUSUS (SESUAI MENGIKUT
KEPERLUAN AGENSI) 93.33 93.33 82.22 93.33 93.33 73.33 68.89
91.11 90.37 85.96 90.86 92.48 87.97 89.16 86.17PURATA MARKAH KESELURUHAN
PENGIRAAN PURATA MARKAH KESELURUHAN
JABATAN AKADEMIK
58
PENCAPAIAN ZON
BIL. KOMPONEN EPAL DELIMA MANGGA DABAI CERI BETIK SALAK
A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN100 86 100 94 88 88 100
B. RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT98.95 86.25 98.75 88.13 96.25 83.50 100.00
C. TEMPAT UMUM96.00 78.82 91.00 83.75 92.00 85.00 100.00
D. KESELAMATAN PERSEKITARAN100.00 77.14 100.00 85.71 91.43 82.86 94.29
E. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 80 100 60 100 80 76 100.00
F.TEMPAT-TEMPAT KHUSUS (SESUAI MENGIKUT
KEPERLUAN AGENSI) 73.33 100 100 82.86 90 90.00
91.38 85.64 91.63 91.93 88.42 84.23 97.38
JABATAN BUKAN AKADEMIK
PURATA MARKAH KESELURUHAN
PENGIRAAN PURATA MARKAH KESELURUHAN
59
MARKAH PURATA
KESELURUHAN
= 89.65%