TEMA 6
DOCUMENTOS ESCRITOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
Fernando Pérez González
ÍNDICE
1.- CORRESPONDENCIA COMERCIAL
2.- TEXTOS DE ORGANIZACIÓN INTERNA
3.- TEXTOS PROTOCOLARIOS
4.- TEXTOS DE RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
1. CORRESPONDENCIA COMERCIAL
Consta de varias partes:
* La carta comercial
* Características de la correspondencia comercial* Estructura formal de la carta comercial
* Contenido de la carta
* Consejos prácticos sobre la presentación formal
* Cómo redactar una carta comercial
1.1 La carta comercial
La carta comercial se utiliza como un medio de comunicación y un intercambio de información y
consulta entre empresas y particularesDeben escribirse de manera profesional y adecuada, sabiendo que se quiere comunicar
1.2 Características de la correspondencia comercialLa correspondencia comercial debe:Tono del escritoLos textos cortos y el lenguaje claro favorece la comprensión del mensaje
Trato respetuosoEs importante mantener una buena relación comunicativa para evitar juicios personales
1.3 Estructura formal de la carta comercial
1.4 Contenido de la carta
La distribución de las partes de la carta en el papel puede variar según las empresa, pero normalmente se siguen
unas reglas fijas de presentación: encabezamiento, cuerpo y cierre, pie o conclusión
Encabezamiento
Es la parte más formal del documento
Membrete
Contiene los datos que
identifican al remitente
Referencia
Son abreviaturas compuestas que sirven para
realizar ciertas identificaciones
Destinatario
Nombre o razón social de la empresa a la que se
dirige la carta, junto con su dirección completa
Asunto Descripción breve del motivo
de la carta
FechaSe coloca la fecha correspondiente al
día en que se escribe la carta
1.5 Consejos prácticos sobre la presentación formal
* Márgenes y espacios en blanco * Subdivisión de los párrafos de un texto
* Justificación
* Separación interlineal* Clase y tamaño de letra
* Subrayado de palabras o frases
1.6 Cómo redactar una carta comercial1º Analizar la situación2º Generar ideas
3º Seleccionar la información4º Establecer un orden
5º Redactar6º Revisar7º Valorar8º Pulir
2. TEXTOS DE ORGANIZACIÓN INTERNA
Todos los textos que se utilizan en las comunicaciones interna tienen como objetivo garantizar la coordinación y el buen
funcionamiento de la empresaEste tipo de textos se utilizan varias veces al día, por lo que si las
empresa disponen de formatos preestablecidos se agiliza el trabajo y la función de la comunicación
Aviso y anuncioComunicación interno o memorándum
Informe
Convocatoria
Acta
Certificado
Notas de recepción de llamadas telefónicas y visitas
Portada de fax o carátula
2.1 Aviso o anuncio
Los avisos o anuncios son mensajes dirigidos a un colectivo, que se envían por correo electrónicos o se exponen en el tablón de anuncios de la empresa, para anunciar algo o
avisar de algún hecho de interés para todos
2.2 Informe
El informe es un documento que recoge datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto
Sirve para transmitir información y puede incluir gráficos, fotografías, organigramas o anexos
2.3 Convocatoria
Escrito que se hace a determinadas personas para que
asistan a una reuniónEl documento ha de ser
funcional y no debe lugar a interpretaciones por parte de
las personas interesadas.Se utiliza un lenguaje neutro y conciso, informando del motivo de la reunión, lugar, día y hora
2.4 Acta
Es la relación escrita de los sucedido, tratado y acordado
durante una reunión o asamblea
El acta es necesaria para que recoja todas las decisiones
acordadas
En la reunión uno de los participantes actuará como secretario y normalmente será él el encargado de
elaborar el acta
3. TEXTOS PROTOCOLARIOS
Son textos formales que se envían por cortesía o deferencia a una persona o un grupo de personas
Además, son textos respetuosos y siempre motivados por una especial relación mantenida entre los emisores y los
destinatarios de los mensajes
Saluda Tarjeta de invitación
FelicitacionesNota de regaloPésameEsquelaTelegrama
3.1 Saluda
Es un documento externo para comunicar alguna información breve, de manera cortés, a personas con quien
se mantiene o se quiere mantener una relación
3.2 Tarjeta de invitación
Es un documento breve que utiliza la empresa para invitar al destinatario a un acto o
celebración
La redacción será sobria y formal y el estilo elegante
3.3 Felicitaciones diversas
Las felicitaciones son escritos dirigidos a
personas por motivos diversosHay que comunicar
alegría por el hecho o acontecimiento
3.4 Nota de regalo
Es una nota, escrita a mano, generalmente en una tarjeta, que acompaña a un regalo que no se entrega
personalmente
3.5 Pésame
Es un texto utilizado para expresar el sentimiento que produce el fallecimiento de alguna persona relacionada
directa o indirectamente con la empresa
Según la relación que mantuviera con el fallecido, el tono será protocolario y solemne o personal y próximo
3.6 Esquela
Es un mensaje publicado en la
prensa para comunicar el
fallecimiento de alguien y manifestar
el pésame, en nombre de la
empresa
4. TEXTOS DE RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Las personas físicas y jurídicas pueden relacionarse con la Administración Pública a través de los llamados “documentos
de los ciudadanos”El lenguaje que se utiliza no debe ser complicado ni excesivamente formal
La redacción de estos escritos debe ser clara para evitar cualquier equívoco
* Solicitud * Denuncia * Alegaciones * Recurso
4.1 Solicitud
Contiene una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige, para
satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o interés legítimo
4.2 Denuncia
Documento que utiliza para poner en conocimiento de la Administración la existencia de un
determinado hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo
4.3 Alegaciones
En el documento de alegaciones, el interesado aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones para su consideración presentándose de manera objetiva, clara y
sencilla
Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución
con la que el interesado firmante no está de acuerdo y, por medio de éste, solicita a la autoridad
correspondiente que modifique el acto o resolución inicial
4.4 Recurso