www.bizagi.com Confidential | 2
Tabla de Contenidos
GESTIÓN DE CONTRATOS .................................................................................................................................................... 1 BIZAGI MODELER ....................................................................................................................................................................... 1
1 DESCRIPCIÓN ................................................................................................................................................................... 6
2 STAKEHOLDERS (DOCUMENTACIÓN DEL STAKEHOLDER) ........................................................................... 7
2.1 TRABAJADOR DEL ÁREA LEGAL ........................................................................................................................... 8
2.2 DUEÑO DEL CONTRATO ...................................................................................................................................... 8
2.3 OTORGANTE DEL CONSENTIMIENTO ................................................................................................................. 8
3 OTORGANTE DEL CONOCIMIENTO (DOCUMENTACIÓN DEL STAKEHOLDER) ..................................... 9
3.1 AUDITAR CONTRATO........................................................................................................................................ 10
3.1.1.1 Buscar contratos ........................................................................................................................ 11
4 DUEÑO DEL CONTRATO (DOCUMENTACIÓN DEL STAKEHOLDER) ....................................................... 12
4.1 ADJUNTAR UNA ALERTA .................................................................................................................................. 13
4.2 SOLICITAR UNA EVALUACIÓN DEL BORRADOR DEL CONTRATO ................................................................... 13
4.3 AUDITAR UN CONTRATO ................................................................................................................................. 14
4.4 BUSCAR CONTRATOS ....................................................................................................................................... 15
5 TRABAJADOR DEL ÁREA LEGAL (STAKEHOLDER DOCUMENTACIÓN) ................................................... 16
5.1 ADJUNTAR UNA ALERTA .................................................................................................................................. 17
5.2 AUDITAR CONTRATO........................................................................................................................................ 18
5.3 ACTUALIZAR EL ESTADO DEL BORRADOR ....................................................................................................... 19
5.4 ACTUALIZAR EL ESTADO DE LA RENOVACIÓN ................................................................................................ 19
5.5 ACTUALIZAR EL ESTADO DE NEGOCIACIÓN.................................................................................................... 20
5.6 ACTUALIZAR EL ESTADO EN EJECUCIÓN ......................................................................................................... 20
5.7 ACTUALIZAR ESTADO BLOQUEADO................................................................................................................. 21
5.8 BUSCAR CONTRATOS ....................................................................................................................................... 22
6 GESTIÓN DE CONTRATOS ........................................................................................................................................ 23 6.1 GESTIÓN DE CONTRATOS ........................................................................................................................................ 24
6.1.1 Elementos del proceso.......................................................................................................................... 24
6.1.1.1 Almacenar la copia digital del contrato firmado .......................................................... 24
6.1.1.2 Gateway ......................................................................................................................................... 25
6.1.1.3 Solicitar aprobación y recibir retroalimentación ........................................................... 25
www.bizagi.com Confidential | 3
6.1.1.4 ¿Se aprueba? ............................................................................................................................... 26
6.1.1.5 Notificar rechazo del borrador............................................................................................. 26
6.1.1.6 Notificar aceptación del contrato ....................................................................................... 27
6.1.1.7 Notificar cancelación ................................................................................................................ 27
6.1.1.8 Inicio ............................................................................................................................................... 27
6.1.1.9 Registrar cancelación ............................................................................................................... 27
6.1.1.10 Cancelar solicitud ...................................................................................................................... 28
6.1.1.11 Habilitar ejecución del contrato .......................................................................................... 28
6.1.1.12 Crear borrador del contrato .................................................................................................. 29
6.2 CREACIÓN DEL BORRADOR ...................................................................................................................................... 30 6.2.1 Elementos del Proceso.......................................................................................................................... 30
6.2.1.1 Editar borrador ........................................................................................................................... 30
6.2.1.2 ¿Se aprueba? ............................................................................................................................... 31
6.2.1.3 Aprobación Solicitante del Contrato ................................................................................. 31
6.2.1.4 Gateway ......................................................................................................................................... 32
6.2.1.5 Aprobaciones Terminadas ..................................................................................................... 32
6.2.1.6 Aprobación Representante Legal ........................................................................................ 32
6.2.1.7 Gateway ......................................................................................................................................... 33
7 EVALUACIÓN DEL BORRADOR ............................................................................................................................... 34 7.1 EVALUACIÓN DEL BORRADOR ................................................................................................................................. 35
7.1.1 Elementos del proceso.......................................................................................................................... 35
7.1.1.1 Inicio ............................................................................................................................................... 35
7.1.1.2 Evaluar el borrador ................................................................................................................... 35
8 SOLICITAR APROBACIÓN Y RECIBIR RETROALIMENTACIÓN..................................................................... 37 8.1 SOLICITAR APROBACIÓN Y RECIBIR RETROALIMENTACIÓN ................................................................................... 38
8.1.1 Elementos del proceso.......................................................................................................................... 38
www.bizagi.com Confidential | 4
8.1.1.1 Inicio ............................................................................................................................................... 38
8.1.1.2 Recibir retroalimentación ....................................................................................................... 38
8.1.1.3 Enviar borrador para la aprobación ................................................................................... 39
8.1.1.4 Dueño del contrato................................................................................................................... 39
9 SEGUIMIENTO DEL CONTRATO ............................................................................................................................. 40 9.1 SEGUIMIENTO AL CONTRATO .................................................................................................................................. 41
9.1.1 Elementos del proceso.......................................................................................................................... 41
9.1.1.1 Registrar retroalimentación de la auditoría .................................................................... 41
9.1.1.2 Convergencia .............................................................................................................................. 41
9.1.1.3 Inicio ............................................................................................................................................... 42
9.1.1.4 Programar una alerta ............................................................................................................... 42
9.1.1.5 ¿Se aproximan más alertas? .................................................................................................. 42
9.1.1.6 Informar a los participantes .................................................................................................. 43
9.1.1.7 ¿Es una reunión? ........................................................................................................................ 43
9.1.1.8 Gateway ......................................................................................................................................... 43
9.1.1.9 Convergencia .............................................................................................................................. 44
9.1.1.10 Enviar el mensaje del estado a los participantes .......................................................... 44
9.1.1.11 Alarma de fecha ......................................................................................................................... 44
9.1.1.12 ¿Es una reunión de auditoría? .............................................................................................. 45
9.1.1.13 Guardar retroalimentación externamente ....................................................................... 45
10 ACTUALIZAR ESTADO DEL CONTRATO .......................................................................................................... 46 10.1 ACTUALIZAR ESTADO DEL CONTRATO .................................................................................................................... 47
10.1.1 Elementos del proceso.......................................................................................................................... 47
10.1.1.1 Gestionar los cambios del estado ....................................................................................... 47
10.1.1.2 Notificar a los participantes .................................................................................................. 47
www.bizagi.com Confidential | 5
10.1.1.3 Inicio ............................................................................................................................................... 47
11 RECURSOS .................................................................................................................................................................. 48 11.1 DUEÑO DEL CONTRATO (ENTIDAD) ........................................................................................................................ 48 11.2 OTORGANTE DEL CONSENTIMIENTO (ENTIDAD) ................................................................................................... 48 11.3 EMPLEADO DEL ÁREA LEGAL (ENTIDAD) ................................................................................................................ 48 11.4 EVALUADOR (ROL) ................................................................................................................................................... 48
www.bizagi.com Confidential | 6
1 Descripción El ejemplo expuesto en este documento es una representación de un proceso no estructurado de
Gestión de Contratos, en el cual, cualquier clase de contrato puede ser administrado, desde su
solicitud hasta su expiración. Este acercamiento se realiza de forma general, debido a que un
proceso que pueda manejar cualquier tipo de contratos detalladamente debe considerar una gran
cantidad de situaciones distintas.
Gestión de Contratos se apoya en las herramientas que ofrece Bizagi para manipular cada caso y
cada actividad de manera diferente.
Alcance: el proceso inicia cuando se requiere un contrato y su dueño crea una solicitud que será
evaluada por empleados internos y participantes previamente definidos (quienes actúan como
representantes de las partes externas del contrato) y que, como resultado, se obtendrá un contrato
en ejecución. Cualquier modificación del estado del contrato, alarmas de las reuniones programadas
y seguimiento al mismo son soportadas, sin embargo, este proceso no soporta la gestión directa del
documento en sí, su nombre, términos, condiciones, políticas, restricciones, etc.
Como se mencionó anteriormente, este proceso se apoya en el uso de las funcionalidades de la
versión 11 de Bizagi, tomando ventaja del concepto Diseño de Experiencia para representar un
proceso no estructurado.
Los procesos no estructurados son aquellos que se pueden catalogar como altamente
impredecibles o dinámicos, principalmente, porque pueden involucrar, en algún punto, un gran
número de posibles alternativas de flujo de trabajo.
De igual manera, representa cómo los Stakeholders (trabajadores del conocimiento) pueden tomar
decisiones que definen el flujo de cada caso, el cual no puede ser previsto con anterioridad.
El alcance de un caso perteneciente a la Gestión de contratos es la ejecución del contrato, el cual ha
sido evaluado internamente, y de manera similar, el control de sus reuniones y los cambios de su
estado.
A través del Diseño de experiencia usted podrá aprovechar el empoderamiento de los trabajadores
del conocimiento, presentando una experiencia de usuario personalizada, la cual utiliza las
capacidades de BPM, entre otros.
El alcance de un caso perteneciente a la Gestión de contratos es la ejecución del contrato, el cual ha
sido evaluado internamente, y de manera similar, el control de sus reuniones y los cambios de su
estado.
A través del Diseño de experiencia usted podrá aprovechar el empoderamiento de los trabajadores
del conocimiento, presentando una experiencia de usuario personalizada, la cual utiliza las
capacidades de BPM, entre otros.
www.bizagi.com Confidential | 7
2 Stakeholders (Documentación del Stakeholder)
www.bizagi.com Confidential | 8
2.1 Trabajador del área legal Descripción
Cada empleado perteneciente al área legal que pueda participar en la gestión de contratos.
Trabajador Área legal (Stakeholder documentación) - Main Process
2.2 Dueño del contrato Descripción
Cualquier empleado que solicite un contrato en la compañía.
Dueño del contrato (Documentación del Stakeholder) - Main Process
2.3 Otorgante del consentimiento Descripción
Es cada dueño del contrato y su representante legal. Esto se debe a la necesidad de consentimiento del titular del contrato y
el representante legal de la empresa.
Otorgante del conocimiento (Documentación del Stakeholder) - Main Process
www.bizagi.com Confidential | 9
3 Otorgante del conocimiento (Documentación del
Stakeholder)
www.bizagi.com Confidential | 10
3.1 Auditar contrato Descripción
Consulta las solicitudes de los contratos, mostrando toda la información relacionada a cada una de las versiones del
mismo.
Forma asociada
www.bizagi.com Confidential | 11
¿Aplica a todos los Stakeholders?
No
Puede ser iniciado desde
Mi Portal
Cuando es visible
Siempre
3.1.1.1 Buscar contratos Descripción
Permite a los stakeholders buscar todos los contratos que han sido guardados y filtrar los resultados de búsqueda.
Forma de Búsqueda
www.bizagi.com Confidential | 12
4 Dueño del contrato (Documentación del
Stakeholder)
www.bizagi.com Confidential | 13
4.1 Adjuntar una alerta Descripción
Inicia una nueva instancia en el proceso de seguimiento del contrato, permitiendo al usuario relacionar alertas y registrar
retroalimentación de reuniones en relación al contrato.
Seguimiento del contrato - Seguimiento al contrato
¿Es una acción en lote?
No
¿Aplica a todos los Stakeholders?
No
Puede ser iniciado desde
Mi Portal, Procesos.
Cuando es visible:
Siempre
4.2 Solicitar una evaluación del borrador del contrato Descripción
Inicia el proceso de evaluación del borrador del contrato. Esta acción permite al dueño del contrato requerir valoraciones del
contrato a cualquier usuario relacionado.
Evaluación Borrador - Evaluación Borrador
¿Es una acción en lote?
No
¿Aplica a todos los Stakeholders?
No
Puede ser iniciado desde
Mi Portal
Cuando es visible:
Siempre
www.bizagi.com Confidential | 14
4.3 Auditar un contrato Descripción
Consulta las solicitudes de contratos, mostrando toda la información relacionada a cada una de las versiones del contrato.
Forma Asociada
www.bizagi.com Confidential | 15
¿Aplica a todos los Stakeholders?
No
Puede ser iniciado desde
Mi Portal
Cuando es visible
Siempre
4.4 Buscar contratos Descripción
Permite a los stakeholders buscar todos los contratos que han sido guardados y filtrar los resultados en las búsquedas.
Forma de Búsqueda
www.bizagi.com Confidential | 16
5 Trabajador del Área legal (Stakeholder
documentación)
www.bizagi.com Confidential | 17
5.1 Adjuntar una alerta Descripción
Inicia una nueva instancia del proceso Seguimiento al contrato, permitiendo al usuario relacionar alertas y registrar las
retroalimentaciones de las reuniones en relación al contrato.
¿Es una acción en lote?
No
¿Aplica a todos los Stakeholders?
No
Puede ser iniciado desde
Procesos; Mi Portal
Cuando es visible:
Siempre
www.bizagi.com Confidential | 18
5.2 Auditar contrato Descripción
Consulta la solicitud de contrato, la cual muestra toda la información relacionada a cada versión del contrato.
Forma asociada
www.bizagi.com Confidential | 19
¿Aplica a todos los Stakeholders?
No
Puede ser iniciado desde
Mi Portal
Cuando es visible
Siempre
5.3 Actualizar el estado del borrador Descripción
Actualiza el estado de cada contrato seleccionado y seguidamente, notifica a cada uno de los participantes.
Actualizar estado del contrato - Actualizar estado del contrato
¿Es una acción en lote?
Si
¿Aplica a todos los Stakeholders?
No
Puede ser iniciado desde
Mi Portal
Cuando es visible:
El estado actual del contrato es un borrador.
5.4 Actualizar el estado de la renovación Descripción
Actualiza el estado de cada contrato seleccionado y seguidamente, notifica a cada uno de sus participantes.
Actualizar estado del contrato - Actualizar estado del contrato
www.bizagi.com Confidential | 20
¿Es una acción en lote?
Si
¿Aplica a todos los Stakeholders?
No
Puede ser iniciado desde
Mi Portal
Cuando es visible:
El estado actual del contrato es Renovado.
5.5 Actualizar el estado de negociación Descripción
Actualiza el estado de cada contrato seleccionado y seguidamente, notifica a cada uno de los participantes.
Actualizar estado del contrato - Actualizar estado del contrato
¿Es una acción en lote?
Si
¿Aplica a todos los Stakeholders?
No
Puede ser iniciado desde
Mi Portal
Cuando es visible:
El estado actual del contrato es En negociación.
5.6 Actualizar el estado en ejecución Descripción
Actualiza el estado de cada contrato seleccionado y seguidamente, notifica a cada uno de los participantes.
Actualizar estado del contrato - Actualizar estado del contrato
www.bizagi.com Confidential | 21
¿Es una acción en lote?
Si
¿Aplica a todos los Stakeholders?
No
Puede ser iniciado desde
Mi Portal
Cuando es visible:
El estado actual del contrato es Activo.
5.7 Actualizar estado bloqueado Descripción
Actualiza el estado de cada contrato seleccionado y seguidamente, notifica a cada uno de los participantes.
Actualizar estado del contrato - Actualizar estado del contrato
¿Es una acción en lote?
Si
¿Aplica a todos los Stakeholders?
No
Puede ser iniciado desde
Mi Portal
Cuando es visible:
El estado actual del contrato es Bloqueado.
www.bizagi.com Confidential | 22
5.8 Buscar contratos Descripción
Permite al Stakeholder buscar todos los contratos previamente guardados y filtrar los resultados en las búsquedas.
Forma de Búsqueda
www.bizagi.com Confidential | 23
6 Gestión de Contratos
www.bizagi.com Confidential | 24
Descripción
Este proceso le permite al dueño de un contrato administrar una solicitud de contrato, requiriendo
revisiones de sus colegas y participantes (terceros), controlar el estado del contrato, así como sus
versiones, y centralizar toda retroalimentación. Para alcanzar un acuerdo y habilitar un contrato con
una copia digital del documento original.
Este proceso puede ser iniciado desde:
Nuevo Caso
6.1 Gestión de Contratos
6.1.1 Elementos del proceso
6.1.1.1 Almacenar la copia digital del contrato firmado Descripción
Solicita una copia digital del contrato que ha sido firmado y aceptado.
Ejecutantes
Empleado del Área Legal
Forma:
www.bizagi.com Confidential | 25
Notificar asignación
No
6.1.1.2 Gateway Descripción
Esta compuerta permite habilitar el evento de cancelación de la solicitud, de manera que el solicitante lo ejecute en caso de
considerarlo necesario en cualquier momento.
6.1.1.3 Solicitar aprobación y recibir retroalimentación Descripción
Este proceso permite al dueño del contrato registrar todas las retroalimentaciones hechas por los participantes y sus
respectivas aprobaciones.
Tipo de ciclo
www.bizagi.com Confidential | 26
Múltiples instancias
Orden MI
Paralelo
Condición Flujo
Todo
Proceso
Solicitar aprobación y recibir retroalimentación - Solicitar aprobación y recibir retroalimentación
6.1.1.4 ¿Se aprueba? Descripción
Esta compuerta identifica si los participantes aprueban o no, la versión del contrato.
Flujos
Si
Condición
Todos los participantes aprobaron la versión del contrato.
No
Condición
Al menos un participante ha rechazado la versión del contrato.
6.1.1.5 Notificar rechazo del borrador Descripción
Notifica a todos los participantes acerca de la cancelación de la versión del contrato vía correo electrónico.
Acciones al salir
Regla para crear el correo electrónico que informará a los participartes acerca de la cancelación de la versión el contrato.
www.bizagi.com Confidential | 27
6.1.1.6 Notificar aceptación del contrato Descripción
Notifica a todos los participantes acerca de la aceptación de la versión del contrato vía correo electrónico.
Acciones al salir
Regla para crear el correo electrónico que informa a los participantes acerca de la aceptación de la versión del contrato.
6.1.1.7 Notificar cancelación Descripción
Notifica a todos los participantes acerca de la cancelación del contrato a través de un correo electrónico.
Acciones al salir
Regla para crear el correo electrónico que deberá ser enviado en esta actividad.
6.1.1.8 Inicio Descripción
Inicia una nueva solicitud de contrato, permitiendo al usuario seleccionar los participantes, la clase de contrato y un contrato
base existente en caso de ser necesario.
Acciones
Tipo Descripción
Al
salir
Ingresa automáticamente la información de atributos tales como dueño del contrato, fecha de solicitud, versión
inicial consecutiva y número de caso.
6.1.1.9 Registrar cancelación Descripción
www.bizagi.com Confidential | 28
Registra el estado de cancelación en el log y actualiza el estado actual a cancelado.
Acciones al salir
Regla para añadir un nuevo registro de estado como "Cancelado" y actualiza el estado actual del contrato a cancelado.
6.1.1.10 Cancelar solicitud
Descripción
Si el contrato está destinado a cancelarse, su dueño deberá proporcionar una explicación en relación al nuevo estado del
contrato.
6.1.1.11 Habilitar ejecución del contrato Descripción
Establece la disponibilidad del contrato para ser referido en otros procesos.
Ejecutantes
Dueño del contrato
Forma:
www.bizagi.com Confidential | 29
Notificar asignación
No
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Añadir un nuevo registro log al estatus “En ejecución” y actualizar el estado actual del contrato a“En ejecución”.
6.1.1.12 Crear borrador del contrato Ver detalles
Descripción
Este proceso asegura una versión aprobada y aceptada por el dueño del contrato y su representante legal, de manera que
pueda ser evaluada por las partes externas.
www.bizagi.com Confidential | 30
Acciones
Tipo Descripción
Al
entrar Crea un nuevo registro log con el estado "Borrador" o "Renovación", si la opción renovado es seleccionada o
no.
Al
entrar
Asigna un nuevo identificador al solicitante del contrato.
Al salir
Crea un nuevo registro log con el estado "En negociación" y configura el estado actual del contrato como "En
negociación".
6.2 Creación del borrador
6.2.1 Elementos del Proceso
6.2.1.1 Editar borrador Descripción
Configura las reglas del contrato, estableciendo los términos y las condiciones, define la estructura de pago, y añade datos
adicionales del contrato para el borrador. El contrato debe ser cargado como un documento.
Define las aprobaciones que requiere el contrato. Además, muestra el historial de modificaciones y retroalimentaciones del
caso, igual que la opción de cancelar la creación del contrato.
Ejecutantes
Dueño del contrato
www.bizagi.com Confidential | 31
Acciones
Tipo Descripción
Al
entrar
Crea una nueva versión del contrato, copiando los documentos adjuntos actuales. Añade la nueva versión a las
versiones log.
Al
entrar
Si la primera versión del contrato ha sido configurada como activa, copia el archivo que contiene la base del
contrato al nuevo contrato.
Al salir Verifica si se ha requerido al menos una evaluación. De otra manera, no permite la continuación de la actividad.
6.2.1.2 ¿Se aprueba? Descripción
Esta compuerta verifica si los resultados de las evaluaciones son revisiones positivas.
Flujos
No
Condición
Si al menos una evaluación rechaza la versión actual del contrato.
Si
Condición
Si todas las evaluaciones resultan en una aceptación de la versión actual.
6.2.1.3 Aprobación Solicitante del Contrato Descripción
Ejecuta la aprobación de la versión del contrato actual para ser presentado a las partes externas.
Ejecutantes
Otorgante del consentimiento
www.bizagi.com Confidential | 32
Notificar asignación
No
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Configura automáticamente la fecha y el dueño del contrato asignado para ejecutar la actividad.
Al salir Registra el tiempo en el cual la aprobación es dada.
6.2.1.4 Gateway Descripción
Esta compuerta es un punto convergente después del registro de la aprobación de ambos ejecutantes.
6.2.1.5 Aprobaciones Terminadas Descripción
Una vez las evaluaciones (valoraciones) se finalizan, el proceso continúa.
6.2.1.6 Aprobación Representante Legal Descripción
Ejecuta la aprobación de la versión del contrato actual para ser presentado a las partes externas.
Ejecutantes
Otorgante del consentimiento
Notificar asignación
No
www.bizagi.com Confidential | 33
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Registra el tiempo en el cual se obtuvo la aprobación del contrato.
Al entrar Configura automáticamente la fecha y el representante legal asignado para la actividad.
6.2.1.7 Gateway Descripción
Esta compuerta habilita la aprobación final de la versión del contrato al representante legal y a su dueño, de manera que sea
posible presentarlo a las partes externas relacionadas.
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Establece la versión actual como una versión que necesita aprobación.
www.bizagi.com Confidential | 34
7 Evaluación del Borrador
www.bizagi.com Confidential | 35
Descripción
Este proceso permite la evaluación de la versión del contrato antes de cualquier revisión hecha por un tercero. El evaluador
registra su retroalimentación y da su aprobación o rechazo.
Este proceso puede ser iniciado desde
Acciones
7.1 Evaluación del Borrador
7.1.1 Elementos del proceso
7.1.1.1 Inicio Descripción
Inicia el proceso cuando una solicitud de evaluación es requerida, después de realizar una modificación al borrador,
permitiendo al dueño del contrato seleccionar el evaluador.
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Asignar a la fecha actual el atributo de solicitud de evaluación.
7.1.1.2 Evaluar el borrador Descripción
Registrar todas las observaciones, recomendaciones y correcciones del borrador, al igual que la aprobación o cancelación del
borrador actual.
Ejecutantes
Evaluador
www.bizagi.com Confidential | 36
Forma:
www.bizagi.com Confidential | 37
8 Solicitar aprobación y recibir retroalimentación
www.bizagi.com Confidential | 38
Descripción
Este proceso envía el contrato y registra la retroalimentación recibida en la versión de cada uno de los participantes (Parte
externa).
8.1 Solicitar aprobación y recibir retroalimentación
8.1.1 Elementos del proceso
8.1.1.1 Inicio Descripción
Crea una instancia del proceso.
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Asignar al atributo de la versión actual del contrato al atributo del contrato a ser evaluado.
8.1.1.2 Recibir retroalimentación Descripción
Recibir y registrar la retroalimentación dada por cada participante.
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Registrar la fecha en la cual fue hecha la retroalimentación.
www.bizagi.com Confidential | 39
8.1.1.3 Enviar borrador para la aprobación Descripción
Envía la versión actual del contrato a los participantes con el fin de obtener su aprobación.
Acciones al salir
Enviar un email que contenga el borrador del contrato.
8.1.1.4 Dueño del contrato
www.bizagi.com Confidential | 40
9 Seguimiento del contrato
www.bizagi.com Confidential | 41
Descripción
Este proceso tiene como objetivo mantener un control de hitos y registrar las retroalimentaciones hechas en las reuniones
en relación con el contrato.
This process can be started from:
Actions
9.1 Seguimiento al contrato
9.1.1 Elementos del proceso
9.1.1.1 Registrar retroalimentación de la auditoría Ejecutantes
Empleado del Área Legal
Notificar asignación
No
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Crea un nueva reunión en el log.
Al salir Configura la fecha actual para ser registrada en la fecha de la reunión.
9.1.1.2 Convergencia Descripción
Esta compuerta es un punto convergente.
Flujos
Alarma de fecha
www.bizagi.com Confidential | 42
9.1.1.3 Inicio Descripción
Cuando comienza el proceso, debe seleccionar el momento en el cual la alerta será iniciada, si hay una reunión programada y
su respectiva descripción.
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Configurar la creación de la alarma como ahora.
9.1.1.4 Programar una alerta Descripción
Permite al usuario seleccionar cuándo la alarma será iniciada, si habrá una reunión y su correspondiente descripción.
Ejecutantes
Empleado del Área Legal
9.1.1.5 ¿Se aproximan más alertas?
Descripción
Si un nuevo hito es requerido, proceda a registrar sus detalles. De otra manera, finalice el proceso.
Flujos
No
Condición
Si cualquier tipo de alerta es requerido.
www.bizagi.com Confidential | 43
Si
Condición
Si se requiere una nueva alerta
9.1.1.6 Informar a los participantes
9.1.1.7 ¿Es una reunión? Descripción
Esta compuerta evalúa si la nueva alarma se creó debido a una reunión.
Flujos
No
Condición
No alertar a ningún participante si el siguiente hito no es una reunión.
Informar a los participantes
Condición
Informar a los participantes en caso de que se aproxime una reunión
9.1.1.8 Gateway
Descripción
Esta compuerta es un punto convergente.
Flujos
¿Se aproximan más alertas?
www.bizagi.com Confidential | 44
9.1.1.9 Convergencia Descripción
Esta compuerta es un punto convergente.
Flujos
Convergencia
9.1.1.10 Enviar el mensaje del estado a los participantes Descripción
Envía un correo electrónico a los participantes para que estén al tanto de la nueva etapa.
Acciones al salir
Envía un correo electrónico definido para dar a conocer el nuevo hito.
9.1.1.11 Alarma de fecha Descripción
Este evento espera el tiempo indicado en la alarma con el fin de permitir la continuación del flujo del proceso.
Fecha
2016-08-03T00:00:00
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Configura el tiempo de ejecución del evento previamente en el proceso.
www.bizagi.com Confidential | 45
9.1.1.12 ¿Es una reunión de auditoría? Descripción
Esta compuerta decide si el hito requiere registrar algún tipo de retroalimentación de una reunión con base en las
especificaciones previas hechas por el dueño del proceso.
Flujos
No
Condición
Si no es una reunión, no registre la retroalimentación.
Si
Condición
Si es una reunión, registre su retroalimentación.
9.1.1.13 Guardar retroalimentación externamente Descripción
Usa un conector para guardar la retroalimentación de la reunión usando Evernote.
www.bizagi.com Confidential | 46
10 Actualizar estado del contrato
www.bizagi.com Confidential | 47
Descripción
Este proceso administra los cambios de estado de varios procesos.
Este proceso puede ser iniciado desde
Acciones
10.1 Actualizar estado del contrato
10.1.1 Elementos del proceso
10.1.1.1 Gestionar los cambios del estado
Descripción
Actualizar el estado de los contratos seleccionados.
Acciones al salir
Para cada contrato, añada un nuevo registro de estado para su log, y configure el estado actual seleccionado en el inicio del
proceso.
10.1.1.2 Notificar a los participantes Descripción
Notificar a todos los participantes relacionados acerca del nuevo estado del contrato a través de un correo electrónico.
Acciones al salir
Enviar un correo electrónico a todos los participantes involucrados, dando a conocer el estado del contrato.
10.1.1.3 Inicio Descripción
Una vez los contratos han sido elegidos, seleccione un nuevo estado y la descripción del cambio del mismo.
www.bizagi.com Confidential | 48
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Registrar el usuario y el tiempo de la solicitud de actualización.
11 Recursos
11.1 Dueño del contrato (Entidad) Descripción
Este es el Stakeholder designado como Dueño del contrato.
11.2 Otorgante del consentimiento (Entidad) Descripción
Este es el Stakeholder designado como otorgante del consentimiento.
11.3 Empleado del Área Legal (Entidad) Descripción
Este es el Stakeholder designado como Empleado del Área Legal.
11.4 Evaluador (Rol) Descripción
Un evaluador es básicamente cualquier usuario que tenga activada la propiedad personalizada
"Permitir evaluar contratos".