• La gestión de los proyectos,
programas y portfolio de proyectos,
desde el punto de vista de los ciclos de vida
• La gestión del cambio en un proyecto
Jornada «La gestión de proyectos en las empresas. Una visión global»
(Parc Tecnològic del Vallés, 14 d’octubre de 2010)
Ramon Costa i Pujol Business Productivity Advisor. Microsoft Innovation Center - Productivity Center
[email protected] | www.pgpsi.com | www.twitter.com/ramoncostapgpsi
PMI Member 813576
CompTIA Project+ Certified
MCTS: Manag. Projects with Ms. Office Project 2007
Agenda Jornada
Material disponible en
http://www.iproductividad.com
Objetivos y características del CIP
Ayudar a mejorar la productividad
de las organizaciones mejorando
la productividad de las personas
que la integran a partir de un uso
eficiente de la TI y la aplicación
de buenas prácticas en diferentes
escenarios de trabajo.
• El Centro de Innovación en Productividad (CIP)
es un centro de negocio, no de tecnología.
• Se ha especializado en ayudar a incrementar
la productividad de las personas
• Es el único centro de estas características que
Microsoft tiene en Europa
New World of the Work
La productividad de las personas
El trabajador de la información y el conocimiento
Nuevos modelos de trabajo - Oficina flexible - Escenarios
Espacios de
colaboración Productividad
móvil Productividad
Individual
Búsqueda
Nuevas
Interfaces
Análisis de la
Información
Gestión de
Procesos /Proyectos
Comunicaciones
eficientes
Redes
Sociales
Gestión de
Contenidos
Herramientas y tecnologías
Mostrar • Eventos/Jornadas
• Seminarios
• Innova/Inspira/EMO
• Noticias
• Web/Blog
• eBoletín
• Casos de éxito
• Pilotos funcionales
Medir • BPIO
• Factor4Index
• BVPS
• Perfil IW
• Mapa comunicaciones
• Estudios de ROI
• Estudios de mercado
Maximizar • Productivity Review
• Consultoria Producti.
• Programas Mejora Productividad
• Aceleradores
• Proyectos con partners
• Proyectos I+D+i
• Formación
• Gestión de Proyectos
Servicios
• Asesoramiento en la mejora de la eficiencia y productividad de la
Gestión de Proyectos
• Seminarios y actividades de formación (a medida)
• “Planificación y Gestión de Proyectos”
• “Gestión de Proyectos con Microsoft Project”
• “Las claves de la Planificación de Proyectos”
• “Herramientas de comunicación y colaboración en un proyecto”
• Postgrado “Gestión de Proyectos TIC“ (coorganizado con EU Gimbernat)
• Servicios de apoyo a la Gestión de Proyecto
• Análisis y elaboración del Pre-Proyecto
• Gestión del Cambio en Proyectos de TI
• Tutorización (acompañamiento y seguimiento) de proyectos de TI
• Puesta en marcha de sistemas de gestión de proyectos y de la cartera
de proyectos (portfolio)
Servicios CIP: Gestión de Proyectos
Bienvenidos
al complejo mundo
de los proyectos
Un proyecto se puede definir como un conjunto de esfuerzos, temporales y delimitados por unos costes, unos plazos y unos objetivos finales, dedicados a crear un servicio o
producto único.
Ejemplos
-La construcción de un local, edificio,…
-El lanzamiento de un nuevo producto
-El desarrollo de un nuevo producto
-La organización de desarrollos deportivos o culturales
-El desarrollo de una aplicación informática
-La instalación de un sistema informático
Proyectos
Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un
producto o servicio único el cual posee una elaboración progresiva
• Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado
• Único significa que el producto o servicio es diferente en algunas
características a otros similares que pudieran o no existir anteriormente
• Elaboración progresiva se aplica a las características del servicio o
producto y significa que dichas características serán llevadas a cabo paso a
paso, a través de incrementos
“Un proyecto tiene un objetivo específico, un presupuesto
establecido y una organización (quizá temporal y que puede ser
desmantelada al término del proyecto)”
Proyectos
Actividades
Hitos
Entregables
Responsables
Producto o Servicio
Ciclo de vida de un proyecto
Gestión Cartera Proyectos
Gestión de Proyectos
Proyecto
Gestión del cambio
Sistemas de Gestión de la Información
Pre-Proyecto Proyecto Operaciones
Visión global (ciclos de vida)
Gestión Programas
Existen diferentes metodologías de trabajo para sistematizar ciclos de vida de proyectos. Algunas han sido desarrolladas por terceros, convirtiéndose en “estándares de facto”.
En otros casos, las empresas utilizan las suyas propias
“Estándares”
Propias
Metodologías desarrolladas
por organizaciones oficiales
o fabricantes y adaptadas
para la casuística de la
empresa.
Metodologías de trabajo
desarrolladas por la propia
organización para la
consecución de sus
proyectos.
• Desarrollo de Sistemas de Información: Metrica
• Proyectes de T.I.: Microsoft Solutions
Framework.
• Gestión de los procesos de venta: Enterprise
Selling Process, Target Account Selling
(SIEBEL).
• ....
• Elaboración de un Plan Director para la
Sociedad de la Información (ICT).
• Gestión de los procesos de innovación a la
compañía (CIDEM).
• ...
Ejemplos Definición
Metodologías
Manten.
de SSII
Planificación
de SSII
Análisis
Sistema
Diseño
Sistema
Construc.
Sistema
Implantación
y aceptación
Estudio de
Viabilidad
ACTIVIDADES Analizar un conjunto concreto de necesidades para proponer una solución a corto plazo. Los criterios utilizados son tácticos y relacionados con aspectos económicos, técnicos, legales y operativos.
ENTREGABLES • Contexto del sistema • Impacto en la organización • Coste/beneficio • Enfoque y planificación • Solución propuesta • ....
HERRAMIENTAS / TÉCNICAS
• Análisis Coste / Beneficio
• Modelos de procesos de la organización
• ...
“Técnicas de Gestión de Proyectos” (Estimación y Planificación)
Desarrollo
de SSII
Metrica
http://www.csi.map.es/csi/metrica3/index.html
Metrica
MSF Process Model MSF Team Model
Risk Management Discipline
ENTREGABLES
• Visión y ámbito
• Asunción riesgo
• Estructura proyecto
Project Management Discipline
Readiness Management Discipline
Microsoft Solutions Framework
Microsoft Solutions Framework
Microsoft Solutions Framework
Se utilizan
técnicas de
creatividad
para proponer
proyectos
Se seleccionan
los proyectos
más adecuados
a la estrategia
de la empresa
Se planifican
las fases para
ejecutar cada
proyecto
Se analizan las
desviaciones
de la ejecución
respecto al
plan inicial
Se definen con
detalle los
requisitos de
los proyectos
seleccionados
Se monitoriza
y se controla
la ejecución
del plan inicial
Gestión de la innovación
http://www.anella.cat/c/document_library/get_file?folderId=587504&name=DLFE-2314.pdf
http://www.anella.cat/c/document_library/get_file?folderId=587504&name=DLFE-10230.pdf
Gestión de proyectos europeos (I+D)
http://www.acc10.cat/ACC1O/cat/talent-coneixement/publicacions/guies-innovacio-internacionalitzacio/index.jsp
http://www.anella.cat/c/document_library/get_file?folderId=587504&name=DLFE-18335.pdf
Gestión de proyectos europeos (I+D)
La Gestión de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecución de todas las actividades del mismo, siguiendo la definición del ciclo de vida, y gestionando todos los
aspectos relacionados como los hitos, entregables,…
Dirección de Proyectos
Gestión de proyectos
Asociaciones internacionales:
• PMI (Project Management Institute, 1969): www.pmi.org
• IPMA (International Project Management Association, 1965): www.ipma.ch
• IAPPM (Intern. Association of Project and Program Management, 2003): www.iappm.org
• APM (Association for Project Management): www.apm.org.uk
• AIPM (Australian Institute of Project Management, 1976): www.aipm.com.au
Metodologías:
• PRINCE2 (Projects in Controlled Env., 1989): www.prince2.com
• Scrum (Agile Project Management and Dev.): www.scrum.org
Academias:
• American Academy of Project Managers (AAPM):
www.projectmanagementcertifications.com
Otras instituciones (especializadas en TI):
• CompTIA (1982): www.comptia.org
Fabricantes de software:
• Microsoft Certified Technical Specialist: www.microsoft.com
Principales referencias en Gestión de Proyectos
Project Management Institute (PMI)
PMI Certifications
• Project Management Professional (PMP)®
• Certified Associate in Project Management (CAPM)®
• Program Management Professional (PgMP)®
• PMI Scheduling Professional (PMI-SP)®
• PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)®
Standars
• A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK® Guide)- Fourth Edition
• Practice Standard for Project Risk Management
• Practice Standard for Earned Value Management
• Practice Standard for Project Configuration
Management
• Practice Standard for Work Breakdown Structures
• Practice Standard for Scheduling
http://www.pmi.org
(March 2010) Total members: 317.962
Total active
PMPs: 375.959
Project Management Institute (PMI)
CompTIA
• CompTIA is a non-profit trade association advancing the global interests
of information technology (IT) professionals and companies including
manufacturers, distributors, resellers, and educational institutions.
• Certifications • CompTIA A+
• CompTIA Network+
• CompTIA Security+
• CompTIA Server+
• CompTIA Linux+
• CompTIA PDI+
• CompTIA RFID+
• CompTIA CTP+
• CompTIA CTT+
• CompTIA CDIA+
• CompTIA Project+
For project managers, the CompTIA Project+
certification covers the entire process of project
management, including initiation, planning,
execution, acceptance, support and closure.
http://www.comptia.org
Microsoft Project
• MCTS: Managing Projects with Microsoft Office Project 2007 (Exam: 70-
632 - TS: Microsoft Office Project 2007, Managing Projects)
• MCTS: Enterprise Project Management with Microsoft Office Project
Server 2007 (Exam 70-633: TS: Microsoft Office Project Server 2007,
Managing Projects)
• MCTS: Microsoft Office Project Server 2007, Configuration (Exam 70-639:
TS: Microsoft Office Project Server 2007, Configuring)
• MCTS Project Server 2010, Configuration (Exam 70-177: TS Microsoft
Project Server 2010, Configuring)
http://www.microsoft.com
PMI - PMBOK
Planificación
Control y Seguimiento
Ejecución
Cierre
Inicio
Gestión de proyectos: ciclo de vida
Integración
Equipo
Calidad
Costes
Tiempo
Alcance
Terceros
Comunicación
Riesgos
Ámbitos de gestión de un proyecto
Planificación
Control Ejecución
Cierre
Inicio
- Desarrollar el Project Charter
- Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
- Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
- Monitorizar y Controlar el Trabajo del Proyecto
- Gestionar el Control de Cambios Integrado
- Cerrar el proyecto
Gestión de proyectos: principales procesos
Top 10 Skills CIOs in 2008
55% 60% 65% 70% 75%
Functional Area Knowledge
Project Management
Company Knowledge
Business Process Engineering
Industry Knowledge
Project Leadership
Systems Analysis
Systems Design
Project Integration Management
Project Risk Management
Fu
en
te:
En
cu
esta
pu
blicad
a e
n P
M N
etw
ork.
Dec 2
00
6
Dirección SSII y Gestión Proyectos
Gestión Cartera Proyectos
Gestión de Proyectos
Proyecto
Gestión del cambio
Sistemas de Gestión de la Información
Pre-Proyecto Proyecto Operaciones
Visión global (ciclos de vida)
Gestión Programas
PMI - PMBOK
The Standard for Portfolio Management
PPS EPM EPM EPM PPS/EPM PPS PPS PPS PPS
Cost
Time
ROI
Quality
Success
% Comp
Approval
Final Docs
Historicals
Baseline
Actuals
Variances
EVM
Reporting
Utilization
Work Auth
Issues
Risks
Tasks
Milestones
Schedule
Leveling
Resources
Budget
Risks
Sequence
Capacity
Max ROI
Baseline
Optimization
Constraint
Force I/O
Risk
Strategic Value
Financial Value
Risk Value
Criteria
Weighting
Mapping
Benefits
Strategic
Alignment
Resources
Budget
Ownership
Dependencies
New ideas
Initiatives
Enhancements
Regulation
Mandates
Measure Close Execute/
Track
Plan Stage Select Prioritize Define Identify
Ciclo de vida gestión cartera de proyectos
Gestión Cartera Proyectos
Gestión de Proyectos
Proyecto
Gestión del cambio
Sistemas de Gestión de la Información
Pre-Proyecto Proyecto Operaciones
Visión global (ciclos de vida)
Gestión Programas
Sistemas de Gestión
Gestión Cartera Proyectos
Gestión de Proyectos
Proyecto
Gestión del cambio
Sistemas de Gestión de la Información
Pre-Proyecto Proyecto Operaciones
Otros ciclos de vida a considerar
Gestión Programas
Crecimiento Organización
Creatividad Dirección Delegación Coordinación Colaboración
Joven EDAD DE LA ORGANIZACIÓN Madura
P
eq
ue
ña
T
AM
AÑ
O D
E L
A O
RG
AN
IZA
CIÓ
N
Gra
nd
e
Crisis de
censura
Crisis de
liderazgo
Crisis de
autonomía
Crisis de
control
La situación actual de la organización (evolución y madurez)
condicionará el desarrollo del proyecto, los proyectos y la
cartera de proyectos (portfolio management).
Madurez Tecnología / Producto
Ciclo de Vida Ejemplo
En todo proyecto de tecnología es necesario tener en cuenta
la situación de la misma dentro de su ciclo de vida.
El ciclo de vida de un equipo
Formación Confrontación Regulación Rendimiento
Todo equipo (incluidos los equipos de proyectos, siguen un
ciclo de vida igual. El Director de Proyectos tiene que ser
consciente del punto en que se encuentra su equipo para la
correcta dirección y liderazgo del mismo.
Gestión Cartera Proyectos
Gestión de Proyectos
Proyecto
Gestión del cambio
Sistemas de Gestión de la Información
Pre-Proyecto Proyecto Operaciones
Visión global (ciclos de vida)
Gestión Programas
• La gestión de los proyectos,
programas y portfolio de proyectos,
desde el punto de vista de los ciclos de vida
• La gestión del cambio en un proyecto
Jornada «La gestión de proyectos en las empresas. Una visión global»
(Parc Tecnològic del Vallés, 14 d’octubre de 2010)
Ramon Costa i Pujol Business Productivity Advisor. Microsoft Innovation Center - Productivity Center
[email protected] | www.pgpsi.com | www.twitter.com/ramoncostapgpsi
PMI Member 813576
CompTIA Project+ Certified
MCTS: Manag. Projects with Ms. Office Project 2007
Gestión del Cambio: Justificación
• La puesta en marcha de un nuevo SI conllevará la adopción de unas
nuevas maneras de trabajar por los usuarios del mismo, cambios en los
procesos organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de nuevas
tecnologías de apoyo.
• Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción, por parte de los
usuarios, del nuevo SI y de todos los cambios asociados (manera de
trabajar,…), para poder asegurar los objetivos de negocio perseguidos por
el proyecto.
Las actividades de gestión del cambio en proyectos de TI, persiguen,
conseguir el compromiso de la organización en el uso de las nuevas
tecnologías y aplicaciones de trabajo.
Gestión Cartera Proyectos
Gestión de Proyectos
Proyecto
Gestión del cambio
Sistemas de Gestión de la Información
Gestión del Cambio: Justificación
• La gestión del cambio tiene como principal objetivo el identificar los riesgos
que puedan dificultar la adopción del nuevo SSII y planificar y ejecutar un
conjunto de actividades que suavicen/mitiguen/eliminen/reduzcan esos
riesgos (comunicando, demostrando valor, alineando las personas con los
nuevos SSII y los objetivos estratégicos y formándoles).
• Para ello, hay que planificar y ejecutar un conjunto de actividades
orientadas tanto a reforzar la aptitud (formación en el uso de la nueva
aplicación) como, sobretodo, a promover la actitud de los futuros usuarios
(motivación para la aceptación de la misma).
• Posteriormente a la puesta en producción, tendremos que evaluar y medir
los resultados del proceso de adopción
Gestión del Cambio: Elementos del Plan
• Para poder elaborar este plan de Gestión del Cambio
es necesario e imprescindible poder identificar
los siguientes aspectos:
• objetivos de negocio y organizacionales del
proyecto tecnológico
• los destinatarios y usuarios afectados por la
nueva plataforma tecnológica y el grado de
impacto
• las necesidades y expectativas de todos los stakeholders del proyecto
y su posicionamiento ante el nuevo entorno
• los escenarios y procesos de aplicación de la herramienta
• los riesgos derivados de la puesta en marcha de la nueva solución
tecnológica.
La elaboración del un plan de gestión del cambio tiene que considerar la
planificación, diseño y ejecución de las actividades de participación,
comunicación, formación, soporte, valor y alineación, junto con la
definición y posterior seguimiento, de un conjunto de métricas.
Gestión del Cambio: Plan de Trabajo CIP
• El plan de trabajo, propuesto por el CIP, para implementar la Gestión del
Cambio en un proyecto, contempla un conjunto de actividades, agrupadas
en 3 estadios (definición y planificación, ejecución y evaluación del
proceso de gestión del cambio), durante la planificación, ejecución y
puesta en marcha del nuevo entorno de trabajo.
• Para ello, habrá que definir y elaborar un conjunto de materiales:
• Comunicación (web, intranet, folletos, correos, reuniones,
presentaciones,…)
• Formación (cursos, seminarios, talleres, guías, manuales…)
• Apoyo a los usuarios (guias de ayuda, FAQs,…)
Definición y
Planificación Proyecto
Ejecución Proyecto
Control y Seguimiento
del Proyecto
Puesta
prod. Operaciones
Cierre
Definición y
Planificación
Gestión Cambio
Ejecución
del Plan de Gestión del Cambio Evaluación
Proyecto
Gestión del Proyecto
Gestión del Cambio
John Kotter: Leading Change
http://www.kotterinternational.com
www.ouricebergismelting.com
Change Management Learning Center
http://www.change-management.com/ http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm
Gestión del Cambio: Metodología CIP
Definición y
Planificación
Gestión Cambio
Ejecución
del Plan de Gestión del Cambio Evaluación
• Identif, análisis y
segmentación stakeholders
• Identifi. y análisis
escenarios
• Identif. barreras / riesgos /
inhibidores / obstáculos
• Revisión objetivos negocio
del proyecto e Identif.
métricas
• Elaboración plan gestión
cambio:
• Participación
• Comunicación
• Formación
• Soporte
• Valor
• Alineación
• Ejecución plan gestión cambio:
• Participación (dirección y mandos intermedios,
reuniones,…)
• Comunicación (mailings, presentaciones, memorándums,…)
• Formación (acciones formativas, materiales, guías
online,…)
• Soporte (FAQs, guías usuario, atención usuarios, gest.
conoc.…)
• Valor (beneficios para todos los stakeholders, necesidad del
cambio, riesgos si no hay cambio,…)
• Alineación (apoyo a los objetivos estratégicos, depart,…)
• IW Profile, Factor 4 Index
• Reuniones y entrevistas
• ROI / BV
• Medición resultados
sobre métricas y
objetivos
• Definición de
acciones correctiva
y/o de refuerzo
Activid.
Herram.
• Procesos y matriz de
implicados e impacto
• Escenarios de trabajo
• Caracterización trabajador
información y cultura org.
• Plan de Gestión del
Cambio (actividades y
calendario)
• Métricas
Entreg..
• Materiales de comunicación (web, intranet, folletos,…)
• Materiales de formación
• Materiales de apoyo a los usuarios
• Guías de usuario, canales de apoyo,
• Según cada ámbito (comunicación, formación,…)
• Medidas correctivas
y plan de gestión
del cambio actualizado
Gestión del Cambio: Escenarios (ej Intranet)
Búsqueda y compartición de
información
Trabajo colaborativo
Mejora de la colaboración entre
agentes
Uso de redes sociales (blogs, wikis,
RSS,…) y canales 2.0
Organización y gestión de
documentos
Mejora de la productividad personal
Simplificación de las
comunicaciones en la organización
Uso de formularios electrónicos y
flujos de información
Mejora en la toma de decisiones
Reuniones más ágiles
Gestión más eficiente de reuniones
Situaciones de movilidad
Espacios remotos de trabajo
(workspaces)
Formación a empleados dispersos
geográficamente
Teletrabajo
Proceso de incorporación de
nuevos empelados
Gestión del tiempo y organización
personal de tareas
Utilización del correo electrónico
…
• El enfoque de trabajo del CIP se basa en la identificación de los
escenarios en los que se mueven los stakeholders de la organización y el
análisis de mejora en los mismos e impacto del proyecto en los mismos
Anexo Metodologías - Herramientas: BPIO
BASICO ESTANDAR RACIONAL DINAMICO
Colaboración & Comunicación
Espacios Colaborativos & Portales
Mensajería
Mensajería Instantánea / Voz
Web Conferencing
Gestión del Contenido & Informes
Documentos & Gestión Documental
Informes
Búsqueda
Gestión del Contenido Web
Inteligencia de Negocio
Reporting & Analisis
Performance Measurement
Data Warehousing
Anexo Metodologías - Herramientas: BVPS
Anexo Metodologías - Herramientas: Factor4Index
Anexo Metodologías - Herramientas:
Information Worker Profile
Resumen
• La gestión de proyectos en las organizaciones va más allá
de la „simple‟ gestión de un proyecto, a nivel individual.
• Es necesario que la organización considere, también, la
gestión de los programas y su cartera de proyectos.
• Existen diferentes metodologías a implantar en la gestión
de proyectos, en función de la naturaleza del mismo.
• La adopción de un sistema de gestión es imprescindible
para facilitar su planificación, gestión, seguimiento y control,
así como para el trabajo en equipo de los miembros y apoyar
su comunicación y colaboración.
• Ningún proyecto de tecnología podrá considerarse un éxito si
los usuarios del mismo no lo utilizan y la organización saca
provecho de su explotación.
• La gestión del cambio, pues, es imprescindible, para
conseguir este éxito.
Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2010
Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa
Telf: 93 877 21 00. www.centreproductivitat.cat @: [email protected]
Blog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity
Gracias
“Avís Legal: Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement - NoComercial -
CompartirIgual (by-nc-sa) de Creative Commons:
No es permet un ús comercial de l'obra original ni de les possibles obres derivades, la
distribució de les quals s'ha de fer amb una llicència igual a la que regula l'obra original.
La llicència es pot consultar a www.creativecommons.org/licenses ”