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INFORME PRÁCTICA UNIVERSITATRIA - BANCO WWB COLOMBIA
AJUSTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONTABLE
VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINACIERA GERENCIA DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS
FUNDACION UNIVERSITARIA PANAMERICANA TECNOLOGÍA EN GESTION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SANTIAGO DE CALI – COLOMBIA 2015
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Santiago de Cali. Febrero 2015
Señores: Banco WWB.- Colombia Vicepresidencia Administrativa y Financiera Gerencia de Contabilidad e Impuestos
Ref.: Informe practica Universitaria, Fundación Universitaria Panamericana Comfenalco
Valle Periodo 2014-5
Cordial saludo;
Respetuosamente me permito presentarle los resultados realizados en la práctica
universitaria realizada en el banco WWB en el siguiente informe: AJUSTE AL SISTEMA
DE GESTION DOCUMENTAL BANCO WWB GERENCIA DE CONTABILIDAD E
IMPUESTOS. Teniendo en cuenta el contrato suscrito entre LA FUNDACIÓN
UNIVERSITARIA PANAMERICANA COMFENALCO VALLE y el Banco WWB Colombia
el día 19 de agosto de 2014 donde consta como relación entre esta y el estudiante es
exclusivamente académica como estrategia de complementación formativa y
cumplimiento para obtención del título de TECNOLOGIA EN GESTION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS su marco normativo es el contrato aprendiz y su legislación vigente
su duración es de seis meses cuya disponibilidad de tiempo completo.
Inicio: Agosto 19 De 2014 – hasta 19 / febrero / 2015 Estudiante: Edier Jhain Valencia Quintero Carrera Académica PROFESIONAL ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS VII SEMETRE Ciclo: Tecnología en Gestión de Procesos Administrativos Horario de práctica: 8:00 am A 5:00 pm Objetivo: Ajuste al sistema de gestión documental banco WWB gerencia de contabilidad e impuestos Teniendo En Cuenta La Normativa De Gestión Documental Vigente. (C.S.J)1 y Consejo Internacional de Archivos (CIA) 2 1 Consejo superior de la judicatura 2 Guide for Managing Electronic Records from an Archival
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CONTENIDO
Que es la gestión documental ....................................................................................................................................... 4
Importancia del sistema de gestión documental ........................................................................................................... 4
Ciclo vital de un documento .......................................................................................................................................... 5
Fases documentales ..................................................................................................................................................... 5
Sistema de gestión documental & gestión ambiental .................................................................................................... 6
Plan de desarrollo ......................................................................................................................................................... 7
Fase 1: situación inicial ................................................................................................................................................. 8
Fase 2: plan de acción ................................................................................................................................................ 8
Fase 3: resultados y recomendaciones ................................................................................................................... 10
Bibliografía .................................................................................................................................................................. 14
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QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL
La gestión documental comprende el conjunto de actividades tanto
administrativas como técnicas, orientadas al eficiente, eficaz y efectivo manejo y
organización de la documentación que la entidad genera o recibe3
IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Teniendo como referencia los estudios que se han realizado con el sistema de gestión
documental, se presentan los siguientes beneficios:
Mejoramiento en un 30% de la eficacia en búsqueda de información
Mejoramiento en un 40% para dar respuesta apropiadas a los clientes y funcionarios
internos como externos de la organización
Reducción de tiempo de un 86 a 16 minutos aproximados en tiempo para archivar
documentos
• 3 51 Reglamento General de Archivos de Colombia, Parte II, Capítulo I y Parte III, Artículo 67..
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CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO
FASES DOCUMENTALES
Los procesos de gestión documental están establecidos desde la
producción de un documento seguido de su distribución y/o tramite que
posteriormente puede ser consultado paso siguiente es organizado
en diferentes métodos a utilizar según la necesidad quedando el
documento según su fechas indícales de producción estos se
clasificarán en archivos activos archivos en gestión y archivo histórico
el proceso de recuperación es establecido cuando por cualquier motivo
es requerido para cualquier proceso adicional una vez terminado este
proceso el documento regresa a su lugar de origen siendo esta una
disposición final que deja firme la disposición del documento.
Producción o
recepción
Distribución
Consulta
Disposición final
Recuperación
Organización
El eje principal de este proceso se fundamenta en el documento en el la recopilación de documentos generados o recibidos una vez realizado su trámite para el cual fue elaborado es de suprema importancia que sea entregado al área de archivo para dar sus trámites finales en la organización.
Disposición final
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL & GESTION AMBIENTAL
El gobierno de Colombia creo el Archivo General de la Nación - AGN, es una entidad del orden
nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema
Nacional de Archivos - SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar,
resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad4
Bajo esto paramentaros grandes empresas también se han acoplado en sus funciones
organizacionales para proteger y mejorar el funcionamiento de cada empresa existen diferentes
procesos por los cuales se presentan mejores resultados en cada proceso organización la gestión
documental permite acoplarse y mejorar el nivel de eficiencia y eficacia encada departamento y/o
área a aplicar dejando un ambiente limpio y sano aumentando su nivel de responsabilidad social
empresarial.
A estas iniciativas también se unió El Sistema de Información Ambiental de Colombia (SIAC) “Es el conjunto integrado de
actores, políticas, procesos, y tecnologías involucrados en la gestión de información ambiental 5 del país, para facilitar la
generación de conocimiento, la toma de decisiones, la educación y la participación social para el desarrollo sostenible.”6
El foque de estas organizaciones gubernamentales frente a sector primario es establecer un dinamismo ecológico que permita
mitigar el impacto que se está presentando en los bosques faunas y otros ejes que se ven afectados en el proceso de fabricación
y producción de las hojas de papel material utilizado para innumerables funciones de estudio, trabajo Etc. Como posible solución
las grandes empresas productoras de este material presentaron su nuevo producto EARTH PACT. Esta solución está al alcance
de todos con lo cual cada uno de nosotros podrá ser un héroe del cuidado del medio ambiente y preservar el planeta.
4 Archivo general de la nación http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental
5 Información ambiental definida como: “Datos, indicadores, índices sobre el Estado ambiental (Calidad, cantidad y sostenibilidad de los recursos naturales y el ambiente), la Presión antrópica sobre los
recursos naturales (Extracción de recursos y generación de contaminación), y la Información de gestión (Planeación y Políticas, Seguimiento y Evaluación de planes, Programas y Proyectos). COLOMBIA. MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL (MAVDT). Sistema de Información Ambiental de Colombia SIAC. Contexto para el proceso de formulación de lineamientos de política de información ambiental [diapositivas]. Bogotá: El Ministerio, Comité Directivo SIAC, Junio 15 y 16, 2006.
6 Definición obtenida en Taller sobre el Marco Conceptual del SIAC, realizado el 20 de marzo de 2007 en Bogotá, donde se revisa la definición vigente hasta ese momento, que decía: El SIAC es “el
conjunto integrado de actores, procesos y herramientas que articulan la información ambiental, a nivel nacional, regional y local, facilitando la construcción de conocimiento, la toma de decisiones y la participación social para el desarrollo sostenible”. COLOMBIA. MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL (MAVDT). Sistema de Información Ambiental de Colombia SIAC. Contexto para el proceso de formulación de lineamientos de política de información ambiental [diapositivas]. Bogotá: El Ministerio, Comité Directivo SIAC, Junio 15 y 16, 2006.
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PLAN DE DESARROLLO
Los procesos desarrollados en el área de contabilidad e impuestos del banco WWB se encuentran fundamentados
en las 3 fases cuyos principios reflejan la planeación estratégica que permite al área disminuir los tiempos en archivo
y consultas de los documentos, siendo este uno de los ejes trasversales para obtener un eficiente trabajo en equipo
y eficaz manejo de la información.
A continuación presentaremos las siguientes fases relacionadas y detalladas en la siguiente figura.
7
7 Imagen Google.com
SITUACIONINICIALFASE1
PLAN DEACCION
FASE 2
RESULTADO
y
RECOMENDACIONES
FASE 3
ILUSTRACIÓN 7
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FASE 1: SITUACION INICIAL
Se logra observar que al recibir el cargo se presenta una gran cantidad de documentos de años anteriores al 2014
y se logra evidenciar los diferentes procesos que el banco wwb tiene establecido una central de custodia en archivo
de documentos que le permite un fácil proceso y manejo de la información estas intervenciones de outsourcing con
un tercero lo cual le permite desarrollar un esquema documental funcional donde la empresa es beneficiaria de
este proceso al establecer una política normativa de exclusiva confidencialidad. El área de contabilidad no tiene
parametrizado los mecanismos o diseño de archivo de documentos activos lo cual dificulta la búsqueda de información
interna y prontas respuestas a los requerimientos solicitadas por las diferentes áreas, la alta aglomeración de
documentos que se presente ocupa un espacio alto en el área teniendo a confundir los documentos de cada mes con
los represados. Las bases de información de la central de custodia se encuentran erradas en gran parte las bases
inactivas y activas. No se tiene evidenciado los parámetros de préstamo de documentación.
FASE 2: PLAN DE ACCION
De acuerdo a la necesidad que se requiere en el área se procede a gestionar los documentos que aún no han sido
entregados para el proceso de archivo con la ayuda de los jefes directos al personal que no han realizado dicha labor,
Cuyo resultado es positivo permitiendo evacuar la mayor información que cumple con los requisitos de envió a
custodia.
La ejecución de un nuevo plan estratégico documental es de vital importancia en todo proceso de las organizaciones
en el banco WWB se realizaron diferentes pruebas que permitiera de una forma fácil y sencilla dicho proceso, En la
primera sub fase se analiza la posibilidad de archivar Los documentos entregados al área en AZ cuya información
fuera visible al público que deseara consultar la información este diseño en prueba fue mejorado por el manejo de
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la información Agregando el valor tecnológico TIC (Las tecnologías de la información y la comunicación) teniendo en
cuenta que el banco WWB maneja una intranet que permite agregar este componente de Windows cargando en
Un archivo de Microsoft Excel una relación de contenido de los AZ parametrizado los niveles de seguridad informática
o seguridad de tecnologías de la información donde El público en general no podrá saber fácilmente la información
que se encuentra en archivo ni la organización de los documentos en gestión. Pagina siguiente imagen.
Base de búsqueda manual
Cada AZ corresponde a un tipo de documento con un rango inicial y final de cada AZ esta a su vez permite
archivar aproximadamente dos meses la estrategia de archivo en AZ solo tendrá su correcto funcionamiento
con dos meses y la mitad de un tercer mes en total existen 40 AZ pertenecientes al área de archivo de la
gerencia de contabilidad e impuestos.
Para el mejor manejo y búsqueda de la información relacionada en la (IMAGEN 1) contiene un hipervínculo en una hoja adicional llamada resumen AZ ver (IMAGEN 2) la cual permite filtrar rápidamente el tipo de documento y Ubicarlo en el AZ correspondiente
IMAGEN 1
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Adicional a este proceso también se encuentran en un origen numérico la organización de las carpetas que se
podrán archivar una vez en AZ cumpla con su consecutivo permitiendo evacuar la mayor información sin represar
Los documentos que una vez cumplan con sus consecutivos y el tipo de documento podrán pasar al proceso de
codificación para su respectivo envió siempre y cuando ya esté completo el mes a enviar a custodia.
Relación y resumen de carpetas enviadas a custodia.
Teniendo en cuenta que la información que presenta la central de custodia en una gran mayoría presente errores se
hace una recopilación de información de envíos y se procede a agregarlos al documento de Microsoft Excel el cual
permite validar la respectiva información solo del año 2014 y alguna información 2013 que fueron enviados en
periodos anteriores.
IMAGEN 2
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FASE 3: RESULTADOS Y RECOMENDACIONES
La puesta en marcha el modelo estratégico documental permite tener como valor
agregado a las necesidades que requiere el área siendo este un sistema que
permite desarrollar e interactuar con el usuario que crea el documento o lo recibe y
de quien solicita un documento a futuro en la mayoría de los casos presentados en
el área de contabilidad se pueden prever diferentes soluciones que hagan de este
proceso un complemento mayor beneficioso en las áreas. Una mejora en los
tiempos de respuesta de solicitudes, mejor organización de los documentos y mejor
presentación son aspectos que se pueden evidenciar y plasmar como indicador de
gestión y productividad de la organización,
Intranet. (Consulta e interacción con la nueva base de datos)
Los procesos documentales siempre será indispensables en cualquier organización
en el área de contabilidad el resultado aumentar la interacción con las nuevas bases de datos creadas y a su vez
el conocimiento del proceso documental.
CONSULTA DE AZ
INTRANET
BUSQUEDA DE
DOCUMENTOS
USUARIOS O AUXILIARES
DE CONTABILIDAD
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Formato Para Préstamo De Documentos.
El registro del solicitante en la plantilla de solicitud de préstamo de documentos es un mecanismo de control y
seguimiento que el área puede manejar al tener el documento cuando este reposa en el archivo, al solicitar el
documento el usuario está obligado a devolver el documento solicitado. En la planilla se detalla, Nombre, fecha de la
solicitud, descripción del documento a prestar, (se relaciona según el nombre principal del documento), En el espacio
firma el solicitante quien deja constancia firmada al ser entregado el documento que requiere. Fecha de devolución
solamente la digita única y exclusivamente la persona encargada del área documental por último (ver imagen)
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RECOMENDACIONES.
Los procesos de gestión documental se complementan en la disciplina y el orden que toda persona puede lograr
realizar al mantener este mismo diseño la ordenación de los documentos agiliza su proceso, se deja decisión de la
organización la implementación del nuevo papel ecológico EARTH PACT propuesta expuesta en el área debido al
alto número de documentación que maneja el área, el proveedor que actual mente esta prestado el servicio de
suministro ofrece este nuevo producto EARTH PACT sin químicos para lo cual se deja el mensaje de impacto de
responsabilidad social y ecológica con su enfoque organizacional al cambiar el papel blanco con químicos tradicional,
esta iniciativa la está implantando el sector empresarial teniendo en cuenta los proveedores en muchos de los casos
son fundaciones que procesan este producto y lo comercializan al sector público y privado.
Las bases de archivo en AZ y todo su completo se debe de mantener actualizado y disponible en la intranet, la
organización de rangos debe de coincidir sin importar el número de la AZ debido que al regular esta condición los
documentos en su cantidad son variables. La marcación de color de AZ es indispensable permite reconocer fácil mente
el mes a que corresponde la información.
PROCESOS DE CAUSACIÓN CON FECHA FUTURA
El mecanismo de crear documentos a futuro altera el orden en la gestión
documental debido a que al crear un documento futuro su fecha cambia mas no
afecta al consecutivo debido a que el sistema continua con su orden normal de
acuerdo con tipo de documento.
Al archivar el documento y llegar a organizar por consecutivo se presenta una
alteración en el mes y su consecutivo dejando un vacío en la fecha mensual.
Ejemplo común.
Carpeta 1 ENERO Carpeta 2 FEBRERO
RANGO INICIAL DCM 11167 Rango inicial 1176
RANGO FINAL DCM 11184 ENERO Rango final: DOC DE FEBRERO
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Como se puede detallar el consecutivo 1176 debería de estar incluido en el rango de enero.
Desde este punto nace un precedente en el área al momento de solicitar los documentos debido a que cuando se
realice a búsqueda las carpetas coincidan y no se distorsione la información
BILIOGRAFIA
Archivo general de la nación http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental
Información ambiental definida como: “Datos, indicadores, índices sobre el Estado ambiental (Calidad, cantidad y sostenibilidad de los recursos naturales y el ambiente), la Presión antrópica sobre los recursos naturales (Extracción de recursos y generación de contaminación), y la Información de gestión (Planeación y Políticas, Seguimiento y Evaluación de planes, Programas y Proyectos). COLOMBIA. MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL (MAVDT). Sistema de Información Ambiental de Colombia SIAC. Contexto para el proceso de formulación de lineamientos de política de información ambiental [diapositivas]. Bogotá: El Ministerio, Comité Directivo SIAC, Junio 15 y 16, 2006.
Definición obtenida en Taller sobre el Marco Conceptual del SIAC, realizado el 20 de marzo de 2007 en Bogotá, donde se revisa la definición vigente hasta ese momento, que decía: El SIAC es “el conjunto integrado de actores, procesos y herramientas que articulan la información ambiental, a nivel nacional, regional y local, facilitando la construcción de conocimiento, la toma de decisiones y la participación social para el desarrollo sostenible”. COLOMBIA. MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL (MAVDT). Sistema de Información Ambiental de Colombia SIAC. Contexto para el proceso de formulación de lineamientos de política de información ambiental [diapositivas]. Bogotá: El Ministerio, Comité Directivo SIAC, Junio 15 y 16, 2006.
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Manual de Archivística. Madrid: Editorial Síntesis, 1995. 343 p. MARTINEZ BERMUDEZ, Rigoberto. Manual de
procedimientos: elaboración
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La FUNDACIÓN UNIVERSITARIA PANAMERICANA Agradece al BANCO WWB - COLOMBIA por su compromiso y respaldo prestado nos despedimos
enorgullecidos en su valiosa colaboración en la práctica de aprendizaje universitaria que damos a su futura disposición, deseándoles los mayores
éxitos y logros en la organización.
"Creatividad es pensar en nuevas ideas. Innovación es hacer cosas nuevas". -Theodore Levitt
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Edier Jhain Valencia Quintero Profesional En Administración De Empresas Estudiante ciclo profesional en Formación
_______________________________________________ Dr. Claudio Yepes Salazar
Gerente & Decano Fundación Universitaria Panamericana.
Comfenalco - Sede Regional Valle.
Santiago de Cali – Colombia 2015