INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
MODULO: SERVICIO AL CLIENTE
TECNOLOGO EN ADMINISTRACION
DOCUMENTAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
“SENA” 2011
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
TECNOLOGO EN ADMINISTRACION
DOCUMENTAL
INTEGRANTES
CLAUDIA MILENA CARVAJAL
ELISA MARIA GARCIA CARRILLO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
“SENA” 2011
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
CONTENIDO
INTRODUCCION
OBJETIVO
QUE ES LA ENTREVISTA DE TRABAJO
CLASES DE ENTREVISTA
FASES DE LA ENTREVISTA DE SELECCIÓN
ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA LA SELECCION
FORMATO DE ENTREVISTA
REFLEXION
GLOSARIO
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
INTRODUCCION
La entrevista de trabajo es el momento clave en un proceso de selección, por lo
tanto se debe preparar con anticipación, en el momento de aplicar la entrevista se
debe evitar el estrés, la inseguridad y debe de ser una persona que transmita
sencillez, tranquilidad, familiaridad, honestidad, confianza, para que el entrevistado
se sienta más tranquilo, en confianza y se pueda desenvolver de la manera más
honesta y franca frente al entrevistador.
En la entrevista todo tiene importancia desde que se llega a la empresa hasta que
se va de la misma el entrevistado y además es donde se tiene la única
oportunidad de mostrar la mejor imagen y de convertirse en el centro de atención.
La utilización de un cuestionario permite recoger información de manera
estandarizada sobre cuestiones importantes. La confiabilidad del cuestionario
depende del comportamiento de los entrevistadores. Por ello, es importante que
las preguntas se lean exactamente como están impresas para no dar otras pistas
a los entrevistados.
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
OBJETIVO
Averiguar si el entrevistado es adecuado o competente para el cargo
Descubrir si puede y quiere ocupar de verdad el puesto
Predecir el rendimiento en el mismo y cuáles son sus expectativas
Verificar sus estudios y formación
Evaluar su experiencia profesional
Conocer sus intereses actuales y su motivación
Obtener más datos sobre el entorno familiar y otros aspectos personales
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
QUE ES LA ENTREVISTA DE TRABAJO
Es la única oportunidad que se tiene de mostrar la mejor imagen, impresión y de
establecer desde el primer momento una buena relación entre el entrevistado y el
entrevistador. Se debe procurar respetar el ritmo que propone inconscientemente
el entrevistador desde el principio, recordando estar atento a las palabras y al
lenguaje no verbal. El resultado de una muy buena presentación y la forma en que
se actúa, se habla y los gestos, decidirá si finalmente son o no aptos para el
cargo.
Antes, la entrevista y la selección de las personas se basaban principalmente en
una exposición de la experiencia del candidato, con uno u otro aspecto personal
involucrado.
Actualmente, la entrevista laboral es un trámite situacional de total implicación
personal, tanto para el entrevistado como para el entrevistador. Es una evaluación
en vivo y directo (de parte y parte) con claros aspectos abstractos involucrados, de
forma que todo será muy relativo y dependerá en gran parte de lo que vean,
sientan, perciban y reciban los entrevistadores por parte del postulante.
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
Por otro lado, también se ha convertido en un acto meramente psicológico en
donde el equilibrio juega un papel tan importante y tan influyente que seguro
determinará el resultado final, ya sea a favor o en contra.
Hoy por hoy, los directivos y otros representantes de las empresas, buscan y
desean contar con personas que posean talento y capacidad para resolver
problemas y que al mismo tiempo puedan ser perfectamente autónomas, flexibles
y apropiados.
El desafío para cualquier candidato consiste entonces en demostrar, probar e
incluso hacer creer a los entrevistadores, que se poseen las habilidades para
afrontar el puesto, la capacidad para lograr los resultados esperados, la integridad
para superar los objetivos y la posibilidad de otorgar valor agregado a las tareas
que se realizan. Si logra transmitir eso, habrá conseguido su objetivo.
CLASES DE ENTREVISTAS
Aunque existen varias versiones sobre los tipos de entrevista que existen nos
podemos apoyar en la siguiente estructura:
Según el número de participantes:
1. Entrevista Individual: Es donde participa un único postulante y
entrevistador. Es la más “fácil” de controlar, pues sólo se tiene que
impresionar a una sola persona.
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
2. Entrevista de panel: Aquí intervienen varios entrevistadores, en lugar de
uno. Si es la primera, normalmente forman parte del departamento de
Recursos Humanos de la empresa y si es la segunda o tercera, serán por lo
general posibles supervisores y jefes. Son las más complicadas debido a
que se debe manejar varios frentes a la vez. Lo único bueno, es que no se
aplican más entrevistas. No existe un orden preestablecido ni unas
temáticas determinadas, éstas dependen íntegramente de los
entrevistadores. Se puede alcanzar una gran profundidad en el diálogo,
siempre que se supere la más que probable intimidación inicial que supone
enfrentarse a varios entrevistadores a la vez.
3. Entrevista Grupal: Escasas, pues sólo algunas empresas convocan a
varios candidatos para que compitan a la vez dentro del mismo espacio
físico y de tiempo. La utilizan sólo algunos sectores comerciales muy
concretos. Lo más seguro es que casi nunca nos vayamos a ver
involucrados en una de este tipo. En general este tipo de metodología se
utiliza para observar las conductas de los postulantes y el desenvolvimiento
dentro de un grupo, ya que se les pide que resuelvan diferentes problemas
de forma individual o conjunta.
Según el procedimiento de la entrevista:
1. La entrevista estructurada: Es la más común de todas, también conocida
como entrevista preparada. Es la más estática y rígida de todas, ya que se
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
basa en una serie de preguntas predeterminadas e invariables que deben
responder todos los aspirantes a un determinado puesto.
2. No estructurada: En este tipo de reunión el entrevistador solo tiene una
idea aproximada de lo que se va a preguntar y va improvisando las
cuestiones dependiendo del tipo y las características de las respuestas.
Además, el énfasis se pone más en el análisis de las impresiones que en el
de los hechos. Son poco frecuentes.
3. La entrevista mixta o semi estructurada: Como su propio nombre lo
indica, el entrevistador despliega una estrategia mixta, alternando
preguntas estructuradas con preguntas espontáneas. Mientras la parte
preparada permite comparar entre los diferentes candidatos, la parte libre
permite profundizar en las características específicas de cada uno. Por ello,
permite una mayor libertad y flexibilidad en la obtención de información.
FASES DE LA ENTREVISTA DE SELECCIÓN
En el proceso de selección en una entrevista encontramos tres fases: La inicial, la
de desarrollo y el cierre de la misma.
1. Fase Inicial: Es de suma importancia en el proceso de la entrevista ya que
en esta fase el objetivo es incrementar la empatía y reducir la ansiedad del
entrevistado. Por ejemplo, se suele comenzar la conversación con una
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
charla sobre un tema no comprometido, que aunque no sea relevante para
el proceso selectivo nos permita reducir la ansiedad del entrevistado.
Posteriormente, de manera resumida se explica el desarrollo de la
entrevista, así como se le dirá que durante el proceso se tomaran algunas
notas.
2. Fase de Desarrollo: Tras la fase inicial, se pasara de manera natural y
espontanea a la fase de desarrollo, en la que será el candidato quien la
mayor parte de tiempo nos esté hablando. Aquí procedemos a plantear
preguntas de interés para la empresa, estas preguntas se refieren a datos
que se encuentran en su hoja de vida y son respuestas que él ya va a tener
preparadas y empezara a sentirse menos ansioso. El orden de estas
preguntas puede ser el mismo al del currículum pasando de los puntos
básicos a aspectos personales y familiares, u otros que consideremos de
interés.
Paulatinamente vamos aumentando su nivel conforme avanzamos en la
entrevista, las preguntas trataran sobre aspectos como su historial
académico, éxitos y fracasos, carencias, compatibilización de los estudios
con trabajos (remunerados o no remunerados), análisis de las empresas en
las que ha trabajado (características de la empresa, tareas que realizaba,
niveles de responsabilidad y autonomía, etc.)
Otras preguntas que se podrían formular después son, expectativas del
puesto de trabajo, motivación para presentarse a la oferta, conocimiento de
la empresa, afinaciones e intereses. Sin embargo, no existen nunca dos
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
procesos de entrevista idénticos, por lo que el entrevistador debe saber
utilizar distintas estrategias para lograr su objetivo.
3. Fase de Cierre: En esta última fase la dificultad seria es cómo podemos
cerrar la entrevista de manera no abrupta. Además se le puede ofrecer al
entrevistado la posibilidad para que pregunte aquellas dudas que tenga
sobre el proceso o el puesto a ejercer. Como en cualquier interacción
social, los últimos momentos son importantes, por lo que debemos finalizar
la entrevista de manera amable y cordial, agradeciendo al candidato el
tiempo que nos ha dedicado.
Al finalizar, es conveniente rellenar la ficha de la entrevista en la que
recojamos puntos fuertes y débiles, a favor y en contra del candidato,
señalando si es idóneo para el puesto. Hemos de ser conscientes de tener
en cuenta sólo aspectos relacionados con los criterios de selección que
emanan de la descripción y análisis del puesto, no realizando inferencias y
atribuciones sobre otras características.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA LA
SELECCIÓN
ACTIVIDAD TIEMPO PONDERACION
Entrevista personal: Se realiza cara a cara con
el aspirante, en donde se registra la información
45 minutos 50%
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
básica.
Prueba de conocimiento: Taller practico para
reconocer las habilidades relacionadas al cargo30 minutos 25%
Prueba/Test Psicológico: Se determina el perfil
psicosocial y personal del aspirante30 minutos 25%
FORMATO DE PREGUNTAS PARA SELECCIÓN
PERSONAL AUXILIAR DE ARCHIVO
NOMBRE DEL ENTREVISTADO: ______________________________________
DOCUMENTO DE IDENTIFICACION: ___________________________________
SEXO: ______ EDAD: ________
VACANTE SOLICITADA: _____________________________________________
HORA DE INICO: ___________ HORA DE FINALIZACION: ___________
ENTREVISTA PERSONAL RESPUESTAS
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
1. ¿Hábleme acerca de usted mismo?
2. ¿Se considera usted una persona exitoso(a)?
3. ¿Qué sabe acerca de nuestra empresa?
4. ¿Por qué quiere trabajar para nosotros?
5. ¿Por quién o porque se enteró de la vacante?
6. ¿Por qué cree que lo debemos contratar?
7. ¿Cuál es su mayor fortaleza y cuál es su mayor debilidad?
8. ¿Tiene disponibilidad de tiempo completo, incluso los fines de semana en caso de que nuestra empresa lo necesitara?
9. ¿Cómo prefiere trabajar en grupo o individualmente?
10.¿Ha llegado a supervisar el trabajo de alguien?
CONOCIMIENTO RESPUESTAS
1. ¿Qué experiencia tiene usted en este campo?
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
2. ¿Qué ha hecho para mejorar sus
conocimientos en el último año?
3. ¿Sabe cómo se debe Clasificar, ordenar,
organizar y foliar?
4. ¿Sabe o conoce de las TRD y la TVD?
¿Cómo aplicarlas en la entidad?
5. ¿Sabe cómo se hacen las Transferencias
Documentales? ¿Explique?
SPICOLOGICO RESPUESTAS
1. ¿La relación con su familia es?
2. ¿Cómo es la relación con sus jefes?
3. ¿Se relaciona fácilmente con sus
compañeros de trabajo?
4. ¿Ha tenido o tuvo algún problema con
sus superiores?
5. ¿En alguna oportunidad a sentido ganas
de golpear a alguien sin motivo?
6. ¿Realiza las tareas que se le asignan o
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
las pospone porque no le agradan?
7. ¿Cuándo se le encomienda dos o tres
tareas al tiempo las soluciona con
facilidad o dificultad?
8. ¿Es una persona abierta o tímida en
cuestión de sentimientos?
REFLEXION
Se debe ser consciente de que una entrevista es una situación única y totalmente
diferente a cualquier otra que se haya vivido, así que se debe actuar de forma
diferente a la que comúnmente se actúa en situaciones normales.
Hay algo muy importante relájese y sobre todo siéntanse seguros de sí mismo.
Pues ya se cumplió un gran objetivo al impresionar el entrevistador y todo esto un
gran logro solo el hecho de que lo llamen para esa primera entrevista.
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
Superarla ya depende de otros factores relacionados con situaciones que no se
podrán anticipar y con información que no se posee sobre la empresa, el puesto
de trabajo y el propio proceso de selección (incluyendo al entrevistador) y que no
será fácil de conseguir; incluso en caso de conseguirse, se será difícil de utilizar;
porque no existe una fórmula mágica que nos llegue ayudar a superar la prueba.
GLOSARIO
Actitud: Es la forma de actuar de cada persona, el comportamiento que emplea
un individuo para hacer las cosas.
Aptitud: Capacidad de una persona para hacer correctamente una labor o
actividad; Don natural para aprender cierta disciplina, materia o arte, y
desempeñarse en ella con habilidad; Idoneidad para asumir cierta función o
empleo.
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1
AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011
GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01
Entrevista: Es un dialogo en el que la persona (entrevistador), hace una serie de
preguntas a otra persona (entrevistado), con el fin de conocer mejor sus ideas, su
forma de actuar.
Entrevistado: Es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia
importante que transmitir para la vacante.
Entrevistador: Es el que dirige la entrevista y quien debe dominar el dialogo, hace
preguntas adecuadas y cierra la entrevista.
Honesto: Es una cualidad de calidad humana que consiste en comportarse y
expresarse con coherencia y sinceridad, y de acuerdo con los valores de verdad y
justicia.
Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84