Introducción a Expediente Electrónico-Gestión de Introducción a Expediente Electrónico-Gestión de documentación electrónica
� Atraso en tramitación y colapso de los modelos de trabajo (estructura)
�La gestión dispersa geográficamente en mas 40 edificios (más CAPS, más delegaciones)
Modernización Inevitable
edificios (más CAPS, más delegaciones)
�El personal se encuentra escondido atrás de montañas de papel( mucho dato y poca información)
� Sistema obsoleto: no es amigable No permite accesos a través de ventanas y sólo pueden utilizarse teclas ·
�Sistema estrella de traslado de expedientes: 12.000 expedientes./ 90.000 pases anuales.
� Lejos del trámite : La mayoría de los expedientes se caratulan sólo en la mesa de entradas del Palacio.
Modernización Inevitable
caratulan sólo en la mesa de entradas del Palacio.
�Duplicidad de tareas/esfuerzos: decretos (confec/imprimen/firman/guardan en papel/se vuelven a digitalizar!! /libros copiativos/se vuelven a firmar ¡!!
�Comunicación deficiente: Predomina la comunicación verbal y telefónica.
Esperamos producir el cambio administrativo más profundo que se haya
hecho en el Municipio de Pergamino:
GESTION DE DOCUMENTACION ELECTRONICA
•Cambio de paradigma: el uso de nuevas tecnologías agiliza y hace más eficiente la administración pública y genera oportunidades para que los ciudadanos se involucren más en la gestión.
Gestión de documentación
electrónica
gestión.
•Hoy en día, los documentos se producen con tecnología del siglo XX (Word) y luego se registran con tecnología del siglo XVIII (papel y libros).
•La solución: sistema de Gestión DocumentalElectrónica, el cual separa la generación deldocumento, del contenedor (expediente,legajo, carpeta).
Gestión de documentación
electrónica
•GDE está compuesto por diversos módulosque operan interactuando entre ellos,respondiendo a necesidades específicas.
Módulos Básicos del
Sistema
•Al ser todos los documentos electrónicos, sufecha es cierta (time-stamping) esto hacedesaparecer los libros de registro y por ende losnúmeros reservados. Acelera los tiempos degestión.
Gestión de documentación
electrónica
•Los Expedientes pasan a ser inmodificables, nose extravían, se pueden ver y compartir en todomomento, se conoce su ruta y su ubicación entodo momento
•Transforma completamente el sentido detransparencia en la Administración, laseguridad en sus transacciones y la capacidadde control.
•Se eliminan los tiempos muertos de traslados y
Gestión de documentación
electrónica
•Se eliminan los tiempos muertos de traslados ymesas de entradas, tanto de Documentos como enExpedientes.
•Es realmente un antes y un después en laAdministración Pública Municipal, el cambiocultural que se produce es increíble.
Nuestro CaminoCamino
Proyecto Modernización
Inevitable
Creación Subsecretaria
ModernizaciónAnálisis alternativas
Octubre 2015 Diciembre 2015 Primer semestre 2016
NuestroCamino
Compra Servidores
Disposición 7/16 DPSIT /Entrega
Token
Club de Innovación
Primer semestre 2016
Agosto 2016 Sep/ Oct/ Noviembre 2016
Noviembre 2016
Convenio con Ministerio de
Modernizacíón
Diciembre 2016
Nacional • Ley 25506
• Decreto 2628/02
Marco Normativo
Provincial
Municipal
• Ley 13666
• Decreto 305/12
• Ley 14828
• Decreto 1018/16
• Proyecto Ordenanza
• Decretos
Charla Introducción
Capacitación en EU y CCOO
Plan de Capacitación
Capacitación en GEDO
Capacitación en EE
Taller práctico sobre un trámite
Relevamiento por Secretarias
Entrevistas con usuarios lideres y encargados de los procesos
Metodología
Mapeo de Procesos, y circuitos administrativos
Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo.
Elaboración del Manual y Guías de Usuario
Flujogramas
Manuales
Procesos/ Trámites
Re categorización /Bonificaciones al Personal
Renovación contrato o no renovación
Compra Directa
Concurso de Precios
Habilitación de comercio e industria (integrado TSH)
Emisión de titulo ejecutivo
Eximición tasas (jubilados no directa)
Prescripción de tasas
Baja de titulo ejecutivo
Evaluación de árbolEvaluación de árbol
Declaración de interés municipal
Permiso de construcción obra nueva o ampliación
Final de obra
Registración de obra clandestina
Subsidios
Ayuda económica
Horas Extras
Sanciones
Descuento de tasas a empleados
Licencias
Ampliación red agua y cloaca
Toma/tenencia precaria
Habilitación de antenas
• Trámites • Tramites • Trámites• Trámites
Internos
• Tramites
Sencillos
• Trámites
Lentos
Muchas Muchas gracias!!!