Sistema de Control de Activo Fijo
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1
INTRODUCCIÓN
El presente manual contiene los pasos para tener acceso al Sistema de Control de
Activo Fijo (SAF) y dar de alta los activos, el objetivo es tener los datos necesarios para
la captura que se realizará en el Sistema, se estructura de una manera sencilla, sin
dejar de ser una herramienta de conocimientos técnicos y administrativos.
En este manual muestra paso a paso cada uno de los procedimientos que se realizan
en cada una de las pantallas del Módulo de Áreas.
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ACCESO AL SISTEMA SAF
El acceso al sistema de Control de Activo fijo se llevará mediante el servicio de
internet desde el explorador con el que cuente su equipo.
En la barra de dirección de su explorador de Internet tecleara la siguiente dirección:
http://activofijo.educacionchiapas.gob.mx
Una vez que se acceso a la página de internet del SAF, proporcionará la siguiente
información:
Teclear la información:
Dar Clic INGRESAR
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MODULO DE ÁREAS
Cuando se tiene el acceso al SAF-Modulo de Áreas deberá dar clic en la opción ÁREAS (
) la cual desplegará en pantalla un listado de las siguientes pantallas.
ALTA DE ACTIVO
CAMBIO O MODIFICACIÓN DE BIENES POR ÁREA
IMPRESIÓN DEL INVENTARIO
CONFIRMACIÓN DE BIENES RECIBIDOS
CONSULTA DE BIENES PENDIENTES POR RECIBIR
SOLICITUD DE CAMBIO DE RESGUARDANTE
(TRANSFERENCIA BIENES)
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CAMBIO DE CONTRASEÑA
Como usuario del sistema puede cambiar su contraseña que le fue proporcionada por el
administrador inicialmente, está acción la realizará en la opción CAMBIO DE PASSWORD (
) que se localiza en la parte inferior del lado izquierdo de la pantalla o en
la sección del menú.
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Dar clic en CAMBIO DE PASSWORD
En esta pantalla se realizará el cambio de contraseña, donde se le solicitara su contraseña
actual y una nueva.
El periodo de la contraseña es de un año a partir de la asignación por parte del
administrador del sistema o del cambio realizado por parte del usuario, garantizando la
seguridad, Integridad y confidencialidad de la información registrada.
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Teclear la información:
(Con el que cuenta actualmente)
(Su nueva contraseña que elija)
(Confirmar su nueva contraseña)
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Dar clic en GUARDAR ( )
Con los pasos anteriores se ha realizado el cambio de contraseña y el sistema le mostrara
el mensaje siguiente:
Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
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MENÚ E INICIO
Posteriormente se muestra la pantalla siguiente donde se listara el menú con las pantallas
del módulo de Áreas y al ingresar a cada una de ellas presentará la información que se
requiera capturar, seleccionar de los datos correspondientes.
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1. LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIO
El encargado del Área llevará a cabo el levantamiento físico de inventario, verificando los
activos con que cuenta el centro de trabajo.
Ejemplo Bienes Inventariables:
Escritorios
Ventiladores
Anaqueles
Lokers
Archiveros
C.P.U
Mouse
Teclado
Scanner
Monitor
Regulador
No break
Sillas de Oficina (Secretarial Giratoria y Apilable)
Proyectores
Horno Industrial
Equipo para
Pruebas
Divisor de
Muestras
Placa de
Calentamiento
Banco Giratorio
Banco Fijo
Mesa
Sofá
Proyector de
Diapositivas
Proyector de
Acetatos
Proyector de
Cuerpos Opacos
Proyector de
Transparencia
Proyector para
Computadora
Kit Pizarrón
Educativo
Multimedia
Pizarrón rota folio
Pizarrón blanco
Extinguidores
Pantalla
Televisor
Telescopio
Tripie
Libreros
Laptop
Caja Fuerte
Unidad
Odontológica
Teléfono (Solo
inalámbrico)
Fax
Unidad
Productora de
Frutas Confitadas
Workstation
Video Vigilancia.
Video cámara
Video Grabadora
Video Casetera
Video-Phone
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2. ALTA DE ACTIVO
Para entrar a la pantalla de Alta de Activo ir a las opciones del menú que se encuentra en
la parte Izquierda de la pantalla:
1. Dar Clic ALTA DE ACTIVO
En esta pantalla se genera una captura previa a ingresarla al inventario del área
que se hizo físicamente por el Encargado, permitiendo ingresar activos o en su
momento eliminarlos sin afectar el inventario siempre y cuando no se haya
autorizado dicha Pre Captura.
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Para utilizar la pantalla, en la sección de datos se mostrará los datos principales del área:
2. Para llevar a cabo el registro de los Activos Inventariables, se seguirán los
siguientes pasos:
3.1 . En la sección de Datos del activo se ingresara la información que
pertenece a las secciones que se desglosan en pantalla.
a. Se tiene seleccionada la opción Con No. Patrimonio (
)
b. Se ingresa el Número de Patrimonio si se conoce, dar clic en el
botón de BUSCAR ( ), si el Activo a registrar cuenta con
información, llenarán los campos:
Clave del artículo
Descripción
Marca
Modelo
N° Serie
Material
Unidad de Medida
Estado del Activo
Activo Donado
N° Factura
Costo
Observación
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c. Si no cuenta con el número de patrimonio, seleccionar la opción
Sin No. Patrimonio ( ) y seleccionar el artículo
dando clic al botón de ARTICULOS ( )
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Muestra una ventana emergente donde se realizará la búsqueda del Artículo por alguna
de las siguientes opciones de búsqueda:
a) Partida
b) Familia
c) Clave
d) Descripción
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Si el artículo seleccionado no es el que requiere, al dar clic en el botón LIMPIAR (
), la pantalla de Búsqueda de artículos quedara en limpio para volver a hacer
una nueva búsqueda BUSCAR ( ).
Nota: Es entendible que como usuario no puede conocer todas las familias y partidas para
localizar el artículo, por lo que puede hacer la búsqueda de una manera mas accesible de
la siguiente forma:
a) Teclear en el campo de descripción el nombre del artículo
Ejemplo: Silla
b) Dar clic en Buscar y se mostrara en pantalla una rejilla con las coincidencias de
silla, donde buscaremos la que se asemeje a la descripción del listado que se
muestra o en alguna de las paginas.
Si desconoce que tipo de silla es, elegir la descripción genérica de SILLA.
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c) Seleccionar el registro dando clic sobre la imagen ubicado del lado izquierdo
de la misma, finalmente dar clic en el botón ACEPTAR ( ).
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Una vez dado clic regresa de manera automática a la pantalla de Pre captura de Activo.
El registro seleccionado llenara los campos Clave del Artículo y Descripción en la pantalla
principal.
Seguirá con el llenado de los campos de la sección Datos del Activo que se mencionan a
continuación:
Capturar Marca (Opcional)
Capturar Modelo (Opcional)
Capturar No. Serie (Opcional)
Seleccionar Material
Seleccionar Unidad de Medida
Seleccionar Estado del Activo
Capturar Activo Donado SI/NO (Opcional)
Capturar No. de Factura (Opcional)
Capturar Costo.
Capturar Observaciones (Opcional)
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3. Capturar los datos del Resguardante
Nombre del Empleado
Puesto
RFC
Una vez terminada la captura y selección de los campos, dar clic en el botón AGREGAR (
), en caso que no se cuente con los campos necesarios el sistema nos
mostrará en pantalla alguno de los siguientes mensajes que indicarán el motivo por el cual
no se puede realizar el agregado.
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Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
Si los datos son correctos mostrará un mensaje indicando el éxito del procedimiento.
Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
Y desplegará los artículos en la tabla de datos:
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3. CAMBIO O MODIFICACIÓN DE BIENES POR ÁREA
Para actualizar un artículo
1. Dar Clic CAMBIO O MODIFICACIÓN DE BIENES POR ÁREA
En esta pantalla se pueden modificar los bienes que se tiene registrado en la base de
datos y que pertenecen al área con la que acceso al sistema.
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1. Podrá hacer la Búsqueda ingresando el Núm. Inventario Interno o
Articulo, una vez que se tecleo información en uno de los campos
mencionados dar clic en el botón de BUSCAR ( ) y mostrará
el resultado de los datos correspondientes en una rejilla.
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2. Seleccionar un registro al dar clic sobre la imagen ubicado dentro
de la rejilla de datos del lado izquierdo.
2.1 Una vez que selecciono el registro se llenara la sección Datos del
Bien con la información siguiente:
Articulo
Número de Inventario (No todos los artículos tienen este
dato)
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Número de Inventario Interno
Origen del Activo
Marca
Modelo
Material
Unidad de Medida
N° de Factura
N° de Serie
Costo
Estado del Activo
Observaciones
3. En esta sección de Datos del Bien se podrá actualizar el artículo actual
por otro si fuese el caso de cambiarlo y el número de inventario
(Número de Patrimonio) el cual si se teclea deberá considerar que es de
13 caracteres numéricos solamente.
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3.1 Si se va cambia el artículo al seleccionar uno en la ventana de
búsqueda que se muestra al dar clic ARTÍCULOS ( ),
donde se seleccionará el nuevo bien al que actualizará.
3.1.1 Se regresa a la pantalla principal donde tecleara y
seleccionará la información requerida para el nuevo artículo,
se debe tener en cuenta que en pantalla se le mostrara el
nombre del artículo anterior y actual.
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4.1.2 Los datos a considerar para guardar son:
Artículo (El nuevo que se seleccionó o el actual
seleccionado de la rejilla de datos)
Número de Inventario (No todos los artículos tienen
este dato, Opcional y solo si se tiene el número a
ingresar)
Número de Inventario Interno
Origen del Activo
Marcan (Opcional)
Modelo (Opcional)
Material
Unidad de Medida
N° de Factura (Opcional)
N° de Serie (Opcional)
Costo
Estado del Activo
Observaciones (Opcional)
3.2 Si durante el Cambio o Modificación del bien se tecleo un Número de Inventario o se cambió este, se validara que el número no exista o esté siendo utilizado para otro bien.
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Al dar clic en el botón de validará el número de inventario por actualizar.
4. Se actualiza la sección de Bien Informático si el registro seleccionado pertenece a
este tipo.
Se visualiza en pantalla una sección llamada Datos del Bien Informático con los
campos que se listan a continuación de acuerdo al tipo de bien informático.
a) Si el activo seleccionado es un C.P.U.
Tipo
Procesador
Velocidad del Procesador
Memoria RAM
Disco Duro
Conectado en Red
Monitor
b) Si el activo seleccionado es un Monitor o una Impresora o un Mouse o un Teclado, se pedirá seleccionar un Tipo
Tipo
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Impresora
Mouse
Teclado
c) Si el activo seleccionado es un Bien Informático de Software se visualizara en pantalla
Nombre del Producto
Objetivo
Tipo de Software
Versión
Licencia (Mono usuario, Multiusuario)
Tipo (Original, Copia)
Medio de Almacenamiento
Cantidad
Reales
En uso
Plataforma
Datos Adicionales:
Prestado
Manual de Usuario
Completo Código Fuente
Manual Técnico
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5. Antes de actualizar se valida que no se haya omitido algún dato, de lo contrario se
mostrara en pantalla alguno de los siguientes mensajes:
Datos del Bien
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Para cerrar cada uno de los posibles mensaje anteriores de la sección Datos del Bien dar clic en
ACEPTAR ( ).
Bienes Informáticos
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Para cerrar cada uno de los posibles mensaje anteriores de la sección de Bienes
Informáticos dar clic en ACEPTAR ( ).
6. Estando todo correcto dar clic en el botón GUARDAR ( ) y se mostrara
en pantalla el siguiente mensaje:
Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
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4. IMPRESIÓN DEL INVENTARIO
1. Dar Clic IMPRESIÓN DEL INVENTARIO
En esta pantalla podrá consultar los registros que conforman el Inventario actual del área
y poder tenerlo en un reporte PDF o su impresión si así lo requiere.
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2. Dar clic en el botón de BUSCAR ( ) se mostrarán los artículos en la
rejilla de datos correspondientes al área con la que se ingresó al sistema, una vez
que se tiene la información dar clic en el botón de IMPRIMIR ( ).
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Los activos cuentan con un No. Inventario Interno y/o No. Patrimonio, esto indica que es
el inventario actual, que si se detectará un error para eliminar el error tendrá que Solicitar
una Baja de Bienes de Patrimonio o de Inventario Interno dependiendo del activo.
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5.- CONFIRMACIÓN DE BIENES RECIBIDOS
1. Dar clic en CONFIRMACIÓN DE BIENES RECIBIDOS
En esta pantalla se mostraran los Activos que ya fueron designados a un Área pero que no ha sido
recibido físicamente.
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2. Dar clic en el botón de BUSCAR ( ), el cual muestra los bienes próximos
de ser entregados.
3. Recibir Activo(s).
a) Si no hay Activos que hayan sido designados para el Área le mostrará el mensaje
siguiente:
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Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
b) Si no se ha seleccionado ningún Activo para recibir y se da directamente clic en el
botón RECIBIR ( ), mostrará el siguiente mensaje:
Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
Para recibir uno o varios Activos dar clic sobre la imagen ubicada dentro de la tabla de datos
del lado izquierdo;
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O bien dar clic sobre el link SELECCIONAR TODOS LOS ACTIVOS ( ) O en
su defecto si se quiere deseleccionar todos dar clic sobre el link DESMARCAR TODOS LOS
ACTIVOS ( )
Ya seleccionado los Activos en la casilla, dar clic sobre el botón RECIBIR ( ) para
confirmar que el Activo ha sido recibido físicamente.
El sistema mostrará en pantalla el siguiente mensaje:
Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
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6. CONSULTA DE BIENES PENDIENTES POR RECIBIR
1. En el menú dar clic CONSULTA DE BIENES PENDIENTES POR RECIBIR
En esta Opción podemos consultar e imprimir un listado de los Activos que están próximos
a ser entregados aun Área. Pero que aún no se bien reflejados en el inventario de estas
hasta que se confirme que han sido entregados.
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Nota: Una vez entregado los Activos físicamente confirmar que Activos fueron recibidos
para ello usar la pantalla de (CONFIRMACIÓN DE ACTIVO ENTREGADO) del menú.
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2. CONSULTAR ACTIVO(S).
Si no hay Activos que hayan sido designados para el Área mostrará el mensaje siguiente:
Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
Si no se muestran los Activos, Dar clic en el botón de BUSCAR ( ), el cual
muestra los bienes próximos a ser entregados y poder consultar o imprimir un listado de
estos. O en su defecto saldrá el mensaje anterior.
Para poder visualizar el reporte de los activos próximos a recibir dar clic sobre el botón
IMPRIMIR ( ).
a) Si el usuario que entra al SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVO FIJO pertenece a un
ÁREA se mostrará el siguiente reporte.
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7. SOLICITUD DE CAMBIO DE RESGUARDANTE (TRANSFERENCIA DE
BIENES)
1. Seleccionar SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES
En esta pantalla podrá realizar la transferencia de bienes que ya tienen el resguardo y se
puede hacer entre el personal del área para asignar un nuevo resguardante.
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2. Para generar la solicitud de transferencia de clic en BUSCAR ( ) una vez
que se está en pantalla para consultar los resguardantes relacionados al área con la que se
ingreso.
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2.1 Una vez que se realiza la búsqueda se muestra en pantalla un campo que indica
[Seleccione un Resguardante].
a) Si no fuese el resguardante deseado, puede dar clic en CANCELAR ( ) y
esta acción regresara la pantalla a su estado inicial para que elija otro resguardante.
2.2 Al dar clic en se desplegara el listado de los resguardantes que se tienen al
momento en el área, del cual seleccionara uno de ellos, esta acción despliega en pantalla la
sección de Resguardos Activos que contiene una rejilla de datos con el resultado de la
búsqueda y quedando bloqueado el campo de Resguardante.
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1. Teniendo en pantalla los bienes relacionados seleccionara de la rejilla de uno a algunos de
los bienes que hay en cada página. Se puede auxiliar haciendo uso de las opciones
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,
SELECCIONAR TODOS QUITAR SELECIÓN , la de
Seleccionar todos es marcar los datos que se muestran en la rejilla de datos.
Nota: Los bienes que se listan en la rejilla son aquellos que solo tienen ya resguardos.
3.1 Quitar las selecciones de todo es cuando se tienen algunas selecciones y ya no
deseamos tener ninguna marcada
a) Si se selecciona en la primer pagina, una intermedia o de la última por ejemplo, los
bienes seleccionados se mantienen mientras se hagan más selecciones y se da clic en
guardar.
b) Si se da clic directamente en GUARDAR ( ) el sistema genera el
mensaje:
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c) Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
2. Una vez que se ha seleccionado de la rejilla del listado Activo se pasa a la sección Datos
Solicitud Transferencia.
En esta sección elegir un nuevo resguardante al que se le transferirá los bienes que tiene el
resguardante inicial que selecciono al inicio de la pantalla.
4.1 Seleccione del campo resguardante
uno de los que se listan, de lo contrario si no existe en esa lista podrá teclear uno
nuevo marcando la opción y se deshabilitara el campo que lista los
resguardantes .
Con marcar , estará habilitando la captura para el nombre del nuevo
Resguardante.
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Continuara con la captura en los campos:
Puesto
RFC
Observaciones
3. Dará clic en AGREGAR ( ), se muestra en pantalla la sección Detalles
Solicitud Transferencia, donde la rejilla muestra uno o los bienes que se seleccionaron
previamente
a) Si se diera clic directamente en AGREGAR( ), se mostrara en
pantalla alguno de los siguientes mensajes:
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Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
Si se seleccionó el mensaje es:
Los siguientes mensajes a mostrarse si se omite algún dato son:
b) Parar cerrar cada uno de los mensajes anteriores dar clic en el botón ACEPTAR (
)
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4. De clic en GUARDAR ( ) y el sistema realizara el guardado de la solicitud
de transferencia.
a) Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
b) A su vez el sistema despliega un reporte en PDF
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c) Una vez que se da clic en Aceptar al mensaje que confirma el guardado de la solicitud se
muestra en pantalla la sección Solicitudes de Transferencias con una rejilla que contiene el
resultado de la búsqueda de la solicitud guardada
5. Si se necesitara actualizar la solicitud de transferencia, de la rejilla que contiene listadas las solicitudes de transferencia hechas se seleccionara una de ellas, seguido de marcar los activos a agregar seguir del punto 5 al punto 6.
5.1 Si se selecciona una solicitud que esta cancelada para imprimir, el sistema ,muestra en pantalla el mensaje:
a) Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )
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5.1.1 Al dar clic en IMPRIMIR ( ) después de haber seleccionado una solicitud se despliega en pantalla el reporte en .pdf
5.2 Si se selecciona una solicitud que está Autorizada para imprimir, el sistema muestra en pantalla el mensaje: