2010
INFORMATICA APLICADA AUDIMSS, S.C. AUDIMSS WIN
[MANUAL: COMO PREPARAR ARCHIVOS E IMPORTAR A FORMATO EXCEL DESDE EL
NOI]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 2
INDICE Páginas
Capitulo 1. Introducción………………………………………………………………………………………………………..4
Capitulo 2. Catálogos a Importar…………………………………………………………………………………………..4
Capitulo 3. Descripción de cada Catálogo………………………………………………………………………………4
1º Catálogo de: Ocupaciones y Oficios……………………………………………………………….4
2º Catálogo de: Departamentos………………………………………………………………………….5
3º Catálogo de: Trabajadores……………………………………………………………………………..6
4º Catálogo de: Incidencias o Movimientos………………………………………………………..10
5º Catálogo de: Percepciones Fijas y Variables……………………………………………………13
Capitulo 4. Recomendaciones……………………………………………………………………………………………….16
Capitulo 5. Catálogos de Ayuda……………………………………………………………………………………………..17
Catálogos AUD#..........................................................................................................18
Catálogos SUA#..........................................................................................................21
Capitulo 6. Características Generales del NOI………………………………………………………………………24
Elegir una Empresa……………………………………………………………………………………………...24
Ubicación de los Datos y Fecha del ejercicio que se va a auditar………………………..25
Aspectos Generales para trabajar con el NOI………………………………………………………27
Personalizar Consultas………………………………………………………………………………………..28
Exportación a Excel de Personalizar Consultas…………………………………………………….31
Ubicación de los Archivos Exportados del NOI a Excel………………………………………….34
Capitulo 7. Exportar los Archivos a Excel………………………………………………………………………………...37
Catálogo Puestos (Oficios)……………………………………………………………………………………39
Catálogo Departamentos………………………………………………………………………………………48
Catálogo Trabajadores…………………………………………………………………………………………..57
Catálogo Movimientos o Incidencias……………………………………………………………………69
Acumulado de Nomina (Percepciones Variables)…………………………………………………..89
Capitulo 8. Construir los Archivos de Excel para AUDIMSS………………………………………………………99
Archivo de Oficios…………………………………………………………………………………………………99
Archivo de Departamentos……………………………………………………………………………………101
Archivo de Trabajadores………………………………………………………………………………………102
Archivo de Incidencias………………………………………………………………………………………….103
Archivo de Percepciones Variables y Fijas……………………………………………………………..112
Capitulo 9. Problemas a Resolver en Excel……………………………………………………………………………….121
Tipo de Formato de las celdas de Excel………………………………………………………………….121
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Capitulo 10. Como Importar los Archivos a AUDIMSS………………………………………………………….124
Paso 1. Seleccionar la Empresa y el Periodo en el que se va a trabajar…………………………124
Paso 2. Retroalimentar a AUDIMSS……………………………………………………………………………….124
1) Catálogo de Ocupaciones u Oficios……………………………………………………………………….124
Importar el Catálogo que es propio de la compañía
(muchas Ocupaciones u Oficios registrados)………………………………………………………………124
Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS
(pocas Ocupaciones u Oficios registrados…………………………………………………………………..127
2) Catálogo de Departamentos………………………………………………………………………………….128
Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS
(pocos Departamentos registrados)……………………………………………………………………………128
Importar el Catálogo que es propio de la compañía
(muchos Departamentos registrados)……………………………………………………………………….129
3) Catálogo de Ayuda de Percepciones…………………………………………………………………...132
4) Los demás Catálogos de Ayuda……………………………………………………………………….……133
Paso 3. Importar Catálogo de Trabajadores……………………………………………………………………134
Paso 4. Movimiento de Inicio……………………………………………………………………………………..….138
Paso 5. Importar Catálogo de Incidencias o Movimientos……………………………………………….140
Paso 6. Importar los Catálogos de Percepciones Fijas y Variables……………………………………..145
Una sola columna……………………………………………………………………………………………………..…152
Capitulo 11. Problemas a Resolver al Importar los Archivos a AUDIMSS………………………………….152
El archivo que se importo tiene encabezados:……………………………………………………………….152
Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es porque su archivo esta en formato
Office 2007………………………………………………………………………………………………………………….153
Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:……………………….154
Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la
columna:…………………………………………………………………………………………………………………….…154
Si la columna fecha se muestra con formato de
texto:…………………………………………………………………………………………………………………………….156
Solo se importan algunos trabajadores:……………………………………………………………………….156
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Capitulo 1. Introducción
Para bríndale un mejor servicio al usuario hemos creado este anual con la finalidad, de que los
usuarios de AUDIMSS, puedan importar sus archivos de forma guiada y sencilla, donde estos archivos
serán Exportados del NOI, explicando como exportar de forma guiada dichos archivos.
Capitulo 2. Catálogos a Importar
Los siguientes puntos son los Catálogos que se podrán importar a AUDIMSS y el orden de la
importación:
1. Ocupaciones u Oficios
2. Departamentos
3. Trabajadores
4. Incidencias o Movimientos
5. Percepciones Fijas y Variables
Capitulo 3. Descripción de cada Catálogo
A continuación se describirá cada Catálogo, con sus columnas correspondientes y además una breve
descripción para que el usuario identifique cada columna.
1º Catálogo de: Ocupaciones u Oficios
Tabla Ocupaciones
No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda
1 Clave de la Ocupación u Oficio Texto 4
AUD2 2 Nombre de la Ocupación u O. Texto 40
*Nota: Hay dos tipos de Catálogos de Ayuda SUA# y AUD#
SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso Obligatorio
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el
usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes.
Columna 1. Clave de la Ocupación u Oficio : Estas es la clave de identificación de cada
ocupación u oficio, siendo esta columna reportada opcionalmente mediante las claves del
catálogo AUD2
Columna 2. Nombre de la Ocupación u Oficio: Este dato es para poder identificar cada una
de las tareas de cada trabajador en los diferentes departamentos en que se puede
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clasificar la empresa, siendo esta columna descrita opcionalmente mediante el catálogo
AUD2.
Ejemplo:
Clave de la Ocupación u Oficio Nombre de la Ocupación u Oficio
A Vendedor
B Administrador
C Corredor
D Diseñador
2º Catálogo de: Departamentos
Tabla Departamentos
No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda
1 Clave del Departamento Texto 4
AUD1 2 Nombre del Departamento Texto 40
*Nota: Hay dos tipos de Catálogos de Ayuda SUA# y AUD#
SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso Obligatorio
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el usuario
podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para poder hacer
uso de los mismos.
Columna 1. Clave del Departamento: Estas es la clave de identificación de cada
departamento, siendo esta columna reportada opcionalmente mediante las claves del
catálogo AUD1.
Columna 2. Nombre del Departamento: Este dato es para poder separar las áreas de trabajo
en las que se puede clasificar la empresa, siendo esta columna descrita opcionalmente
mediante el catálogo AUD1.
Ejemplo:
Clave del Departamento Nombre del Departamento
1 Ventas
2 Administración
3 Desarrollo
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3º Catálogo de: Trabajadores
Tabla Trabajadores
No. Columna Columna Formato Longitud de la
Columna No. De Catálogo de
Ayuda
1 Numero de Trabajador Texto 8
2 Apellido Paterno Texto 20
3 Apellido Materno Texto 20
4 Nombre Texto 20
5 Fecha de Alta Fecha
(dd/mm/aaaa) 10
6 Cuota Diaria Texto 10
7 NSS Texto 11
8 RFC Texto 13
*9 CURP Texto 18
10 Clave del Sexo Texto 1 SUA1
11 Clave del Tipo de Nomina Texto 1 SUA2
12 Clave del Tipo de Trabajador Texto 1 SUA3
13 Calve del Tipo de Categoría Texto 4 AUD3
14 Clave del Tipo de Salario Texto 1 SUA4
15 Clave del Tipo de Jornada Texto 1 SUA5
16 Calve del Tipo de Ocupaciones Texto 4 Tabla de Ocupaciones /
AUD2
17 Calve del Departamento Texto 4 Tabla Departamento /
AUD1
18 Crédito INF Texto 10
19 Inicio de Descuento (Inicio del Crédito)
Fecha (dd/mm/aaaa) 10
20 Clave del Tipo de Descuento (Tipo de Crédito) Texto 1 SUA6
21 Valor (Valor del Crédito) Texto 10
22 Calve de Pensionados Texto 1 SUA7
*29 Clave del Turno Texto 1 AUD4
*Nota: En Formato Fecha (dd/mm/aaaa) es igual a (día/mes/año) ejemplo 31/12/2010
*Nota: Hay dos tipos de Catálogos de Ayuda SUA# y AUD#
SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso Obligatorio
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el
usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes.
Columna 1. Número de trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que
se identifica al trabajador.
Columna 2. Apellido paterno: Esta columna se captura el apellido paterno del trabajador.
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Columna 3. Apellido materno: Esta columna se captura el apellido paterno del trabajador
Columna 4. Nombre (s): Esta columna se captura el o los nombre (s) del trabajador.
Columna 5. Fecha de Alta: Fecha en que se registro el trabajador en la empresa, este dato es
muy importante para determinar la antigüedad del trabajador año con año y para hacer el
comparativo con la información de las liquidaciones del SUA del año que se está
dictaminando.
Columna 6. Cuota Diaria: Salario Diario del trabajador y este se toma de la primera nómina del
ejercicio a dictaminar, para los trabajadores que se dan de alta, el dato se toma de la
primera nomina donde está el trabajador, este dato NO se modificará cuando el trabajador
tenga un incremento al salario ya que estos cambios se reflejan en las nominas por medio
de Modificación de Salarios. En esta columna se permitirán 7 enteros con 2 decimales
Ejemplo: 1234567.12
Columna 7. NSS: Número de Seguridad Social de cada Trabajador, pueden traer guiones o no,
lo importante es que tenga el mismo formato , pueden traer guiones o no, lo importante
es que tenga el mismo formato
Columna 8. RFC: Registro Federal de Contribuyentes de cada trabajador
Columna 9. *CURP: Clave Única de Registro de Población de cada trabajador (esta columna por
el momento es optativa)
Columna 10. Clave del Sexo: Se identificará el sexo del trabajador a quien corresponda el
registro, siendo este registro reportado mediante las claves del catálogo SUA1.
Columna 11. Clave del Tipo de Nomina: Esta columna se refiere a los procesos de las nominas,
siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo SUA2.
Columna 12. Clave del Tipo de Trabajador: Esta columna se refiere a como se clasifican los
trabajadores para el SUA, reportada mediante las claves del catálogo SUA3.
Columna 13. Clave del Tipo de Categoría: Esta columna se refiere a como se clasifican los
trabajadores internamente en la empresa, siendo esta columna reportada mediante las
claves del catálogo AUD3.
Columna 14. Clave del Tipo de Salario: Esta columna se refiere al tipo de montos que se le
pagan al trabajador, siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo
SUA4.
Columna 15. Clave del Tipo de Jornada: Esta columna se refiere a las horas laboradas o días de
la semana laboradas por el trabajador, siendo esta columna reportada mediante las
claves del catálogo SUA5.
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Columna 16. Clave del Tipo de Ocupaciones: Estas es la clave de identificación de cada
ocupación u oficio, siendo esta columna reportada mediante las claves de la tabla de
“Ocupaciones u Oficios” mencionada con anterioridad o mediante las claves del catálogo
AUD2.
Columna 17. Clave del Departamento: Estas es la clave de identificación de cada
departamento, siendo esta columna reportada mediante las claves de la tabla de
“Departamentos” mencionada con anterioridad o mediante las claves del catálogo AUD1.
Columna 18. Crédito INF: Se refiere al número que le proporciono el INFONAVIT al otorgarle el
crédito.
Columna 19. Inicio de Descuento (Inicio del Crédito): En el ejercicio dictaminado; esto dato es
el día que inicia el descuento en la empresa que se está dictaminando y por el periodo
dictaminado, para los trabajadores que traen el crédito de ejercicios anteriores al
dictaminado, le fecha deberá ser 01/01/xxxx del año que se está dictaminando.
Ejemplo: si se dictamina 2010 y es un trabajador que esta dado de alta en la empresa a
partir de 2009 y ya trae su crédito del INFONAVIT, la fecha que va en este campo es
01/01/2010. Si se dictamina 2010 y es un trabajador que se da de alta el 10/01/2010 y le
otorgan su crédito el 01/03/2010 esta será la fecha que va en este campo.
Columna 20. Clave del Tipo de Descuento (Tipo de Crédito): Siendo esta columna reportada
mediante las claves del catálogo SUA6.
Columna 21. Valor (Valor del Crédito): Esta columna depende del Tipo de Crédito con el que
cuenta el trabajador.
Ejemplo: si es (1), ejemplo 25%, opción (2) ejemplo 100.00, opción (3) ejemplo 18.50,
opción (4) no aplica valor.
Columna 22. Clave de los Pensionados: Se refiere a la situación de los trabajadores, ya que si
tienen algún tipo de pensión esta puede ser; Pensionado en Invalidez y vida, Pensionado
en Cesantía y vejez. Este dato es muy importante ya que nos afectara en el cálculo de cada
una de las ramas del IMSS, siendo esta columna reportada mediante las claves del
catálogo SUA7
Columna 23. * Clave del Turno: Es el horario en el que el trabajador labora, Siendo esta
columna reportada mediante las claves del catálogo AUD4.
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Ejemplo:
NUM.TRAB Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres(s) F.ALTA C.DIARIA NSS RFC SEXO NOMINA
60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 28/03/2005 170.89 11856707887 AUAV670521JT7 M Q
60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 17/10/2005 170.89 43816320717 AASA631219KW2 M Q
60437 ALCALA VAZQUEZ GUADALUPE 05/04/2004 109.27 06845501557 AAVG551106PJ1 F Q 60514 ALVARADO CORONA ARTURO 25/10/2004 170.89 01786042802 AACA6003211SUA9 M Q
60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 17/07/2006 177.73 14927652017 AAASUA760512MX8 M Q
60540 ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 03/01/2005 170.89 24725319362 AAGG530510Q18 M Q
60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25/08/2003 191.44 25927466786 AAVJ740924D30 M Q
60579 ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 02/05/2005 170.89 53917566639 AAOM6505054SUA9 M Q
60826 ARROYO SANCHEZ ISMAEL 08/05/2006 177.73 42007602255 AOSI7602022D8 M Q
60628 AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO
26/09/2005 170.89 06796254131 AIGR620106L46 M Q
T.TRABAJADOR CATEGORIA T.SALARIO T.JORNADA OCUPACION DEPTOS TURNO CREDITO INF.
INICIO DESTO.
TIPO VALOR
1 CON 2 0 ASIS 32 1 1702025255 28/03/2005 1 25
1 CON 2 0 ASIS 31 2
1 CON 2 0 ASIS 38 1
1 CON 2 0 ASIS 31 2 1406075441 25/10/2004 2 20.25
1 CON 2 0 ASIS 29 1
1 CON 2 0 ASIS 33 2
1 CON 2 0 ASIS 31 4
1 CON 2 0 ASIS 31 4
1 CON 2 0 ASIS 10 3
1 CON 2 0 ASIS 22 3 9300724652 26/09/2005 3 200
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4º Catálogo de: Incidencias o Movimientos
Tabla Incidencias o Movimientos
No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda
1 Numero de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11 4 Clave del Movimiento Texto 3 SUA8
5 Fecha (Fecha de la Incidencia)
Fecha (dd/mm/aaaa) 10
6 Cuota Diaria Texto 10 7 Días de Ausentismos Texto 2 8 Días de Incapacidad Texto 2 9 Folio de Incapacidad Texto 8 10 Clave de la Causas de Baja Texto 1 SUA9
Columna 1. Numero de Trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que
se identifica al trabajador.
Columna 2. Nombre: En esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.
Nota: Estas dos primeras columnas son informativas, ya que no se importaran a AUDIMSS, pero es para
poder hacer una correcta referencia al trabajador
Columna 3. NSS: Número de Seguridad Social de cada Trabajador, pueden traer guiones o no,
lo importante es que tenga el mismo formato
Columna 4. Clave del Movimiento: Son las claves de los Movimientos Afiliatorios e Incidencias
declaradas como en el SUA , siendo esta columna reportada mediante las claves del
catálogo SUA8
Columna 5. Fecha (Fecha de la Incidencia): Fecha de inicio de la incidencia, como lo reporta las
nominas.
Columna 6. Cuota Diaria: Este campo se refiere al sueldo por día que tiene el trabajador y es
diferente al del Catálogo de trabajadores. Esta columna solo aplica cuando el trabajador
tiene un incremento en el sueldo diario (no se consideran las prestaciones variables). Esta
columna se llena cuando es una clave de MS (modificación de salario) y también cuando
hay una clave de R (reingreso).
Columna 7. Días de Ausentismos: Se refiere a la cantidad de días para aplicar el ausentismo,
este puede ser uno por día o bien el total de ausentismos del mes (máximo 7 ausentismos
al mes).
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Columna 8. Días de Incapacidad: Se refiere a la cantidad de días que ampara la incapacidad,
estas no deberán ser mayores a los días del período laborados por el trabajador, si hay una
incapacidad por 35 días, en enero solo se pueden aplicar 31 (si el trabajador esta activo
todo el periodo) y para el archivo de febrero deberán agregar los días que se exceden y
solo se cambia el último dígito del folio ya que no se deberán repetir.
Columna 9. Folio de Incapacidad: Se refiere al documento que ampara cada incapacidad, son
dos letras y seis dígitos. Ejemplo AA123456 y este no se debe repetir en ninguna
incapacidad del ejercicio, en caso de ser incapacidad que afecte a dos periodos, deberán
cambiar el último digito de dicho folio.
Columna 10. Clave de las Causas de Baja: Motivo por el cual el trabajador se da de baja en la
empresa, siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo SUA8
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Ejemplo:
N.TRABAJADOR NOMBRE NSS CLAVE MVTO.
FECHA CUOTA DIARIA
DIAS AUS
DIAS INC
FOLIO INC.
CAUSA BAJA
60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 MS 01/01/2007 500.00
60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 AUS 10/01/2007 5
60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 B 01/01/2007 1
60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 R 02/01/2007 250.00
60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 AUS 10/01/2007 0.00 3
60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 AUS 17/01/2007 0.00 4
60437 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 06845501557 MS 25/01/2007 500.00
60514 ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 INC 01/01/2007 5 AH585858
60514 ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 AUS 10/01/2007 7
60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 MS 01/01/2007 500.00
60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 INC 01/01/2007 2 AH123455
60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 INC 10/01/2007 5 AH123456
60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 INC 15/01/2007 15 AH123457
60540 ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 24725319362 MS 10/01/2007 500.00
60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 MS 10/01/2007 500.00
60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 MS 20/01/2007 600.00
60579 ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 53917566639 MS 10/01/2007 500.00
60826 ARROYO SANCHEZ ISMAEL 42007602255 MS 01/01/2007 500.00
60628 AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO 06796254131 MS 01/01/2007 500.00
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5º Catálogo de: Percepciones Fijas y Variables Catálogo de Percepciones Fijas
Tabla Percepciones Fijas
No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda
1 Numero de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11
4 Fecha (Fecha de la Percepción)
Fecha (dd/mm/aaaa) 10
5 Percepciones Fijas AUD5
Columna 1. Numero de Trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que
se identifica al trabajador.
Columna 2. Nombre: Esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.
Nota: Estas dos primeras columnas son informativas, ya que no se importaran a AUDIMSS, pero es para
poder hacer una correcta referencia al trabajador
Columna 3. NSS: Número de Seguridad Social de cada Trabajador, pueden traer guiones o no,
lo importante es que tenga el mismo formato
Columna 4. Fecha (Fecha de la Percepción): Debe ser el primer día del mes que se está
acumulando, ejemplo si es la información de las nominas de Enero del año a dictaminar, la
fecha debe ser 01/01/xxxx.
Columna 5. Percepciones Fijas: para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la
suma de las percepciones del Mes, se refieren al mes que se está trabajando
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Catálogo de Percepciones Variables
Tabla Percepciones Variables
No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda
1 Numero de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11
4 Fecha (Fecha de la Percepción)
Fecha (dd/mm/aaaa) 10
5 Días para Variables Texto 6 Percepciones Variables AUD5
Columna 1. Numero de Trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que
se identifica al trabajador.
Columna 2. Nombre: Esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.
Nota: Estas dos primeras columnas son informativas, ya que no se importaran a AUDIMSS, pero es para
poder hacer una correcta referencia al trabajador
Columna 3. NSS: Número de Seguridad Social de cada Trabajador, pueden traer guiones o no,
lo importante es que tenga el mismo formato
Columna 4. Fecha (Fecha de la Percepción): Debe ser el primer día del bimestre que se está
acumulando, ejemplo si es la información de las nominas de Noviembre y Diciembre del
año anterior al dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx.
Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables, se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este segundo archivo (si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA.
Columna 5. Días para Variables: Este dato es opcional, en caso de no importarlo el sistema lo
calcula automáticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y
AUDIMSS no lo modifica. Este campo puede ser días completos o medios días .50
Columna 6. Percepciones Variables: para esta columna la información es “Acumulada” es decir
es la suma de las percepciones del bimestre anterior al que se está trabajando, siendo esta
columna reportada mediante las claves del catálogo SUA10, en el cual se podrán anexar
mas percepciones si es que la empresa maneja otras.
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Versión 1.0.0 15
Tipos de Archivos: Varias Columnas y Una Columna:
a) Que las Percepciones estén en varias columnas El campo de Percepciones ya sean Fijas o Variables hace referencia que en cada columna el usuario pondrá en diferentes columnas las Percepciones que se registran en las nomínas. Ejemplo:
NOMBRE NSS FEHCA DIAS PARA VARIABLES
BONO DESPENSA
ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 01/01/2008 55.50 100 1000
ALCALA VVAZQUEZ GUADALUPE 06845501557 01/01/2008 55.50 100 1000
ALCALASANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 01/01/2008 55.50 100 1000
ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 01/01/2008 55.50 100 1000
ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 01/01/2008 55.50 100 1000
ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 24725319362 01/01/2008 55.50 100 1000
ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 53917566639 01/01/2008 55.50 100 1000
AVILA LUFAN JESUS ALONSO 84876918263 01/01/2008 55.50 100 1000
AVILA MARIN CLARO MAXIMINO 21876926607 01/01/2008 55.50 100 1000
AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO 06796254131 01/01/2008 55.50 100 1000
En este ejemplo se colocaron solo dos Percepciones, los BONOS y la DESPENSA, no importa la cantidad de percepciones a importar.
b) Que las Percepciones estén en una solo columna El campo de Percepciones ya sean Fijas o Variables hace referencia que en una sola columna pondrá las percepciones que tiene cada por trabajador pero haciendo referencia a la clave proporcionada por el Catálogo de Ayuda SUA10. Ejempló
FECHA NOMBRE NSS TOTAL CLAVE DIAS PARA VARIABLES
01/01/2008 ACEDO MORENO RAFAEL 11856707887 1598.73 AGIC 55.50
01/01/2008 AGUILAR CUEVAS EDUARDO 06845501557 1000 DVAL 55.50
01/01/2008 ALPIZAR TORNERO FRANCISCA ESTHER 43816320717 850 ONOM 55.50
01/01/2008 ALTAMIRANO SANTANDER MIRIAM DOLORES 01786042802 1598.73 DESS 55.50
01/01/2008 ALVA BUCIO MAURICIO 25927466786 1598.73 ALl3 55.50
01/01/2008 ALVAREZ GARCIA ALBERTO 24725319362 1308 AGUF 55.50
01/01/2008 AMAYA MORALES JUAN DANIEL 53917566459 1060 AIND 55.50
01/01/2008 ARAIZA CARRILLO CLAUDIA GABRIELA 84876918263 1598.73 TRAE 55.50
01/01/2008 ARANA PIÑA FERMIN 21876926607 785.4 DVAL 55.50
01/01/2008 ARGUETA CONTRERAS HUGO 24725319345 1598.73 HABI 55.50
01/01/2008 ARGUETA CONTRERAS HUGO 24725319345 890 DESE 55.50
01/01/2008 ARIAS MARTINEZ RAUL 53917566639 1598.73 PRIO 55.50
01/01/2008 BAEZ CARRERA LUCIA 84876451826 1500 PRE2 55.50
01/01/2008 BAEZ MORALES ERIKA YANET 21636926607 800 COMI 55.50
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 16
Como puede observar a cada trabajador se le asigna la percepción que le corresponde por renglón, si s ele asigna otra percepción hay que volver a registrar al trabajador pero cambiando el total y la clave de la percepción que se le asigno con anterioridad. Y en la clave de la precepción es asignada mediante el Catálogo de ayuda SUA10.
Capitulo 4. Recomendaciones
En la Construcción de los Catálogos Anteriores (Departamentos, Ocupaciones u Oficios, Trabajadores, Incidencias y Percepciones Variables), NO importa el orden de cada columna, ya que al importar los catálogos a AUDIMSS, AUDIMSS te permite definir que es cada columna. Solo hacemos referencia a Número de Columna para saber cuántas columnas debe contener cada Catálogo.
Todos los datos que se ingresen a los catálogos deberán ir en Mayúsculas.
Todos los catálogos van sin encabezados o texto debajo de las tablas y con una sola hoja de cálculo
No debe tener caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre
(solo si son apellidos compuestos aplica el espacio). La Longitud de la columna se refiere al número de caracteres que puede poseer esa columna.
Como mínimo un carácter por cada columna y como máximo el número que indique en la longitud de la columna.
El nombre del archivo ustedes lo asignan
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Ejemplo:
Capitulo 5. Catálogos de Ayuda
Para una óptima creación de los Catálogos antes mencionados (as) (Departamentos, Oficios u
Ocupaciones, Trabajadores, Incidencias y Percepciones Variables), se ha separado los catálogos en dos
categorías:
SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso
Obligatorio y están en el sistema de AUDIMSS.
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para poder así hacer uso de los mismos. Estos catálogos los puede localizar el usuario en AUDIMSS en la siguiente ubicación: (Fig. 1)
Sin encabezados
Solo hoja de Cálculo Sin texto debajo de la tabla
El texto en Mayúsculas
Sin espacios, sin caracteres raros
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Fig.1 En la Barra de Menú [Catálogos] y [Tablas]
Ejemplos de los Catálogos:
Catálogos AUD#
Catálogo AUD1. Departamentos
Departamentos
Calve Descripción
1 ADMINISTRACION
2 VENTAS
3 CUENTAS POR PAGAR
4 CUENTAS POR COBRAR
5 CONTABILIDAD
6 RECURSOS HUMANOS
7 AUDITORIA
8 SUPERVISION
9 ALAMCEN
10 CONTROL DE CALIDAD
Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.
Catálogos del
Tipo “AUD#”
Catálogos del
Tipo “SUA#”
AUD5
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Catálogo AUD2. Ocupaciones u Oficios
Ocupaciones y Oficios
Calve Descripción
1 ESPECIAL UNO
10 ESPECIL DOS
1222 MENSAJERIA
1252 CASO ESPECIAL
1255 SECRETARIAS
1551 CONTADOR
1666 AYUDANTES GENERALES
1777 AYUDANTE ADMINISTRATIVOS
1888 OPERATIVOS
1999 MECANICOS
2000 VENDEDORES
2100 COMISIONISTAS
A011 ADMINISTRATIVOS
A012 EJECUTIVOS
A013 GERENTES ADMINISTRATIVOS
A014 GERENTES OPERACIONALES
A015 PILOTOS
Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.
Catálogo AUD3. Categorías
Categorías
Calve Descripción
CON CONFIANZA
ESP ESPECIALES
EVEN EVENTUALES
OBR OBRA
PLA PLANTA
SIN SINDICALIZADOS
Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.
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Catálogo AUD4. Turnos
Turno
Calve Descripción Horas
1 MATUTINO 07:30
2 MIXTO 8
3 NOCTURNO 7
4 ESP 10
Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.
Catálogo AUD5. Percepciones
Percepciones
Clave Descripción
AGIC Aguinaldo Contrato
AGUF Aguinaldo Finiquito
AGUI Aguinaldo
AIND Aguinaldo Individual
ALI1 Alimentación Gratis
ALI2 Alimentación Gratis 2
ALI3 Alimentación Gratis 3
ALIC Alimentación Cobro 20%
BONA Bono de Actuación
BONE Bonificación Especial
COMI Comisiones a Agentes Vendedores
COMM Comisiones Mercantiles
COMP Compensación Especial
COMS Compensación s/Sueldo
COMV Comisiones s/Ventas
CUOS Cuotas Sindicales
DESE Despensa en Efectivo (Fija)
DESF Despensa en Efectivo (Variable)
DESL Despensa en Vales (Variable)
DESS Despensa en Víveres
DESV Despensa en Víveres
DIAD Días Descanso Trabajados
DIAF Días Festivos
DVAL Despensa Vales (Fija)
HABG Habitación Gratis
HABI Habitación Cobro 20%
HEXD Horas Extra Dobles
HEXT Horas Extra Triples
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HORE Horas Extra
INCS Incapacidades Sub. Sid. por CIA.
ONOM Onomástico
OTRP Otras Percepciones
PFAS Premio de Asistencia
PPU Premio de Puntualidad
PRE2 Premio de Asist. 2
PERA Premio de Asistencia
PREP Premio de Productividad
PRID Prima Dominical
PRIO Prima Domi. 4 Días
PRIP Prima Vac. Pagada
PRIV Prima Vacacional Dis.
PRON Propinas No Pactadas
PROP Propinas Pactadas
PTU P.T.U.
TRAE Transporte Efectivo
TRAR Transporte (Reembolsable)
VACD Vacaciones Disfrutadas
VACP Vacaciones Pagadas
VIAR Viáticos (Reembolso)
VIAT Viáticos No Reembolsables
Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.
Catálogos SUA#
Catálogo SUA1. Sexo
Sexo
Calve Descripción
F FEMENINO
M MASCULINO
Catálogo SUA2. Tipo de Nomina
Tipo de Nomina
Clave Descripción
C CATORCENAL
D DECENAL
M MENSUAL
Q QUINCENAL
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Versión 1.0.0 22
S SEMANAL
Catálogo SUA3. Tipo de Trabajador
Tipo de Trabajador
Calve Descripción
1 PERMANENTE
2 EVENTUAL
3 EVENTUAL DE LA CONSTRUCCIÓN
Catálogo SUA4. Tipo de Salarió
Tipo de Salario
Calve Descripción
0 FIJO
1 VARIABLE
2 MIXTO
Catálogo SUA5. Tipo de Jornada
Tipo de Jornada
Calve Descripción
0 SEMANA COMPLETA
1 UN DIA QUE LABORA
2 DOS DISAS QUE LABORA
3 TRES DIAS QUE LABORA
4 CAUTRO DISAS QUE LABORA
5 CINCO DIAS QUE LABORA
6 MENOR A 8 HORAS POR JORNADA
Catálogo SUA6. Tipo de Descuento (Tipo de Crédito)
Tipo de Descuento
Clave Descripción
1 PORCENTAJE
2 CUOTA FIJA MONETARIA
3 CUOTA FIJA VSMDF
4 SUSPENSIÓN DESCEUNTO
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Catálogo SUA7. Pensionados
Tipo de Pensionados
Calve Descripción
0 SIN PENSION
1 PENSIONADO EN INVALIDEZ Y VIDA
2 PENSIONADO ENCESANTIA Y VEJEZ
3 NO DEFINIDO
Catálogo SUA8. Calves de Movimientos
Movimientos Afilia torios e Incidencias
Clave Descripción
MOVIMEINTO DE INICIO
A ALTA
AUS AUSENTISMO
B BAJA
INC INCAPACIDAD
ISM INCREMENTO AL SALARIO MINIMO
MS MODIFICACIÓN AL SALARIO
R REINGRESO
RFI RECTIFICACIÓN A LA FECHA DE INGRESO
RSD RECTIFICACIÓN AL SALARIO DIARIO
Catálogo SUA9. Causas de Baja
Causas de Baja
Calve Descripción
1 TERMINO DE CONTRATO
2 SEPARACIÓN VOLUNTARIA
3 ABANDONO DE EMPLEO
4 DEFUNCIÓN
5 CLAUSURA
6 OTRAS
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Versión 1.0.0 24
Capitulo 6. Características Generales del NOI
Este manual e basa en la versión del NOI 4.5, si usted tiene alguna versión anterior, las pantallas
algunas cambiara de ubicación o la misma pantalla cambiara, peor el principio es el mismo.
Elegir una Empresa
Para abrir el Programa NOI, daremos doble click en el Acceso Directo del NOI [ ]
Al abrir el programa nos mostrara una ventana extra, en la cual se ven reflejadas todas las empresas
registradas en el NOI, seleccionaremos la empresa de la cual necesitamos la información, que se
requerirá para AUDIMSS.
En este ejemplo se muestra la empresa demo (EMPRESA INVALIDA S.A. DE C.V.), en la cual les
mostraremos como exportar la información requerida a Excel y ordenarla para la importación de la
misma a AUDIMSS.
Al seleccionar la empresa deseada, le daremos click en [Aceptar] (Fig.1)
Fig.1
Listado de
las
empresas
registradas
en el NOI
Click en
[Aceptar]
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Versión 1.0.0 25
Ubicación de los Datos y Fecha del ejercicio que se va a auditar
A continuación aparecerá otra ventana donde nos mostrara la Dirección de Datos (la ruta donde esta
guardada su información y en la cual se van a guardar las modificaciones, los archivos de Excel, etc.) y
la Fecha de la Nómina (esta fecha se usara para poder tener los archivos de manera mensual,
quincenal, semanal como se haya manejado la Nomina de la empresa seleccionada)
Esta ruta es importante copiarla o saber ubicarla para poder extraer la información con mayor
facilidad.
Para este ejemplo, la ruta de los archivos es:
C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Sistemas Aspel\NOI4.50\Ejemplos
Al seleccionar la fecha y ruta deseada, le daremos click en [Aceptar] (Fig.2)
Fig.2
Ruta de los
Archivos
Fecha de
trabajo a
elegir
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 26
Aquí se muestra como usted puede elegir la ruta donde esta su información, si en algún momento esta
incorrecta (Fig.3):
Fig.3
En esta ventana se muestra, el listado de las fechas de las nominas las cuales vamos a trabajar (Fig.4):
Nota: Las fechas a elegir dependerán del año a auditar, y de la información que se requerirá
Fig.4
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 27
Aspectos Generales para trabajar con el NOI
En esta sección se muestra los botones que se pueden usar para poder cambiar la fecha de trabajo o la
empresa que se está trabajando. (Fig.5)
Fig.5
Periodo en al cual
estamos trabajando
Empresa en la cual vamos a
trabajar
Cambiar periodo,
en el que estamos
trabajando (Fig.2 y
Fig.4)
Seleccionar Empresa (Fig.1)
Cerrar empresa, para poder
trabajar con otra
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 28
Personalizar Consultas
Le damos Click en el menú de [Consultas], luego en [Personalizar Consultas]. (Fig.6)
Fig.6
Se mostrara la siguiente pantalla que cuenta con diferentes pestañas, pero para poder formar los
Archivos de Excel de Departamentos, Oficios, Trabajadores e Incidencias nos fijaremos en las
siguientes pestañas: [Trabajadores], [Departamentos], [Puestos], [Movs. Faltas] e [Histórico] (Fig.7)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 29
Fig.7
Ejemplo: Queremos ver el Catálogo de Calendarios.
Abrimos la venta de Personalizar Consultas (Fig.6 y Fig.7) y con la barra de desplazamiento buscamos
la pestaña [Calendarios] y le damos click. (Fig.8)
Barra de
Desplazamiento
Pestañas:
Trabajadores, Departamentos,
Puestos, Movs. de Faltas e Histórico
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 30
Fig.8
Si queremos ver el contenido de este Catálogo, le damos doble click en [Catálogo de Calendarios] y se
mostrara la siguiente ventana (Fig.9)
Fig.9
Pestaña:
Calendarios
Listado de Catálogos y
tablas que contiene este
apartado.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 31
Exportación a Excel de Personalizar Consultas
Abrimos la venta de Personalizar Consultas (Fig.6 y Fig.7) y con la barra de desplazamiento buscamos
en las pestañas el apartado deseado para exportar su contenido a Excel.
Se puede Exportar a Excel seleccionando solo el Catálogo o Tabla que deseemos exportar, dando un
click en el botón de Exportar [ ]. (Fig.10)
Fig.10
Al dar click en el botón de Exportar aparecerá la siguiente pantalla. (Fig.11)
2°.- Seleccionamos el Catálogo o
Tabla que deseamos Exportar
3°.- Damos click en Exportar
1°.- En este ejemplo seleccionamos la pestaña de
Trabajadores, que es el apartado que deseamos
Exportar
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 32
Fig.11
Seleccionaremos el Formato de Excel y le asigna un Nombré al archivo conservando su extensión, para
el nombre máximo son 8 caracteres + .XLS (Fig.12)
Ejemplo (12345678.XLS).
Nombre
para
identificar el
archivo
Ruta donde
se guarda el
archivo. Es la
misma que se
muestra
después de
elegir la
empresa
(Fig.2 y Fig.3)
Formato en
los que
permite crear
los archivos
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 33
Fig.12
Y le damos click en *Aceptar+, aparecerá la siguiente pantalla, donde nos mostrara…. (Fig.13)
Fig.13
Formato
deseado
Nombre para el
Ejemplo
12345678.XLS
Número de
Registros que
se pasaron al
archivo de Excel
del catalogo del
NOI.
El 100% de esta
información se
ha paso
correctamente
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 34
Ubicación de los Archivos Exportados del NOI a Excel
Primero obtener la ruta o ubicación de estos archivos (Directorio de Datos) de la siguiente manera.
(Fig.14)
Fig.14
En este ejemplo, la ruta que se obtiene es:
C:\ARCHIV~1\ARCHIV~1\Aspel\SISTEM~1\NOI4.50\Ejemplos\
Vamos a hacer uso de la ruta que acabamos de copiar, abrimos [Inicio] [Mi PC]. (Fig.15)
Ver Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las Fig.2 a la Fig1.5
para confirmar como obtiene dicha ruta.
Seleccionar la ruta y copiarla con las teclas:
Ctrl + C, para poder pegarla en cualquier
ubicación
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 35
Fig.15
En la Barra de Dirección, copiaremos la ruta de la Fig. 15 (Fig.16)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 36
“C:\ARCHIV~1\ARCHIV~1\Aspel\SISTEM~1\NOI4.50\Ejemplos\”
Fig.16
C:\ARCHIV~1\ARCHIV~1\Aspel\SISTEM~1\NOI4.50\Ejemplos\
C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Sistemas Aspel\NOI4.50\Ejemplos
Esta es la carpeta donde podrás buscar los archivos que vamos a Exportar a Excel
“Barra de Dirección”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 37
Capitulo 7. Exportar los Archivos a Excel
En este apartado se hará referencia a los puntos anteriores, para poder ir construyendo una mejor
guía de cómo Exportar de manera correcta los Catálogos a Excel en la forma que los necesitara
para AUDIMSS.
Antes de empezar, necesitaremos que cree una nueva carpeta en la ubicación que usted desee,
para este Ejemplo hemos creado la carpeta en el escritorio llamada [Tablas del NOI] y dentro de
esta nueva carpeta hemos creado otras subcarpetas para poder almacenar la información que
Exportemos del NOI a Excel y poder tener un buen orden de ella
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 38
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 39
Ahora si podremos Iniciar la Exportación los Archivos necesarios para AUDIMSS y poder empezar a
trabajar.
Catálogo Puestos (Oficios)
Paso 1. Ubicáremos la Empresa en la que vamos a trabajar (Fig.1)
Fig.1
Paso 2. Elegiremos el periodo del ejerció que estamos trabajando y obtener la ruta
donde se guardaran los archivos a Exportar (Fig. 2), ejemplo:
Si vamos a subir los archivos del 2008 que es el año que se va auditar, para el
Catálogo de Puestos los queremos actualizado a la última fecha del ejercicio por lo
que tomaremos la ultima fecha de este ejercicio: para este ejemplo fue el
31/12/08. (Fig. 2)
Puede consultar el
Capitulo 6.- Características
Generales del NOI en las
Fig.1 Para confirmar como
se selecciona una Empresa
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 40
Fig. 2
Paso 3. Buscar el Catálogo de Puestos en el NOI
Abrimos la venta de Personalizar Consultas y con la barra de desplazamiento
buscamos en las pestañas el apartado de [Puestos]. (Fig. 3)
Puede Consultar el Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las
Fig.2 a la Fig.5 para confirmar como se cambia la fecha.
También vamos a requerir que confirmen que el Directorio de Datos sea el
correcto donde se ubican la información de la empresa seleccionada
Fecha correcta: 31/12/08
Confirmar que la ruta sea la
correcta
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 41
Fig. 3
Al dar doble click en El [Catálogo de Puestos], se muestra el contenido del mismo.
Paso 4. Exportaremos el Catálogo de Puestos
Daremos click en el Botón de Exportar [ ], y Nombraremos al archivo de Excel
“Oficios” (Fig. 4)
Puede consultar el Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las
Fig.6 a la Fig.9 para confirmar como se accesa a al la opción Personalizar
Consultas y poder elegir el apartado de [Puestos]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 42
Fig.4
Paso 5. Guardar el Archivo de Excel en la nueva carpeta “Tablas del NOI a Exportar a
AUDIMSS” (la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo)
Ubicaremos el archivo en la ruta que nos da el NOI (Fig. 5)
Puede consultar el
Capitulo 6.- Características
Generales del NOI en las
Fig. 10 a la Fig.13 para
confirmar como se Exporta
el archivo [Oficios] a Excel
Nombre del archivo “Oficios”,
conservando la extensión del
archivo “.XLS (Archivo en
Formato Excel)”
20 registros se pasaron al
archivo de Excel de 20
registros del NOI.
NOTA: barra de descarga
al 100% no hay ningún
inconveniente.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 43
Fig. 5
Nota: Al abrir el archivo de Excel en una versión de “Microsoft Office Excel 2007” aparecerá el siguiente
mensaje, que solo indica el transformar el archivo a una versión más antigua para poder abrirlo con
todas las propiedades correctas. (Fig..6)
Fig. 2.6
Todos los archivos se verán de la siguiente manera (Fig. 7)
Puede consultar el Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las
Fig.14 a la Fig.16 para confirmar donde se ubican los Archivos que
exportamos del Exportados del NOI a Excel
Dar doble click en el Archivo “Oficios”,
para poder abrir este archivo de Excel,
Dar click en [Si] para poder continuar
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 44
Fig. 7
Al abrir el archivo necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” y
consecuentemente lo guardamos en la ubicación de la carpeta “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS”
(la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo) (Fig. 8)
Nota: EL formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” es necesario para que AUDIMSS pueda reconocer
correctamente los archivos al importarlos a su base de Datos.
Encabezado
s
Una sola hoja de cálculo
“Catalogo de Puestos”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 45
Fig. 8
1.- Dar click
en [Inicio]
2.- Dar click en
[Guardar Como]
Nombre del archivo
“Oficios”
Barra de Desplazamiento
para buscar el formato
Guardar Como, es el formato que vamos a elegir
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 46
Dar click en la Barra de
Desplazamiento y mostrara
los diferentes formatos
Buscamos el formato “Libro
de Microsoft Excel 5.0/95”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 47
Y Finalizamos con el de Catálogo Puestos (Oficios)
Al seleccionar El formato correcto, vamos a
guardarlo en la ubicación de la carpeta “Tablas del
NOI a Exportar a AUDIMSS”, en este ejemplo está
ubicada en el “Escritorio”
Carpeta: “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS
Y lo guardamos en la Subcarpeta
Depto. y Oficios
Confirmamos que sea correcto el
Nombre del archivo “Oficios” y
Guardar como Tipo “Libro de
Microsoft Excel 5.0/95”
Damos
click en
[Guardar]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 48
Catálogo Departamentos
Paso 1. Ubicáremos la Empresa en la que vamos a trabajar (Fig.9)
Fig.9
Paso 2. Elegiremos el periodo del ejerció que estamos trabajando y obtener la ruta
donde se guardaran los archivos a Exportar (Fig. 10), ejemplo:
Si vamos a subir los archivos del 2008 que es el año que se va auditar, para el
Catálogo de Departamentos los queremos actualizado a la última fecha del ejerció
por lo que tomaremos elegiremos la ultima fecha de este ejercicio: para este
ejemplo fue el 31/12/08. (Fig. 10)
Puede consultar el
Capitulo 6.- Características
Generales del NOI en las
Fig.1 o Fig.5 para
confirmar como se
selecciona una Empresa
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 49
Fig. 10
Paso 3. Buscar el Catálogo de Departamentos en el NOI
Abrimos la venta de Personalizar Consultas y con la barra de desplazamiento
buscamos en las pestañas el apartado de [Departamentos]. (Fig.6)
Puede consultar el Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las
Fig.2 a la Fig.5 para confirmar como se cambia la fecha.
También vamos a requerir que confirmen que el Directorio de Datos sea el
correcto donde se ubican la información de la empresa seleccionada
Fecha correcta: 31/12/08
Confirmar que la ruta sea la
correcta
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 50
Fig.6
Al dar doble click en El [Catálogo de Departamentos], se muestra el contenido del mismo.
Paso 4. Exportaremos el Catálogo de Departamentos
Puede basarse en Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las
Fig.6 la Fig.9 para confirmar como se accesa al la opción Personalizar
Consultas y poder elegir el apartado de [Departamentos]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 51
Daremos click en el Botón de Exportar [ ], y Nombraremos al archivo de Excel
“Deptos” (Fig.7)
Fig.7
Puede consultar el
Capitulo 6.- Características
Generales en las Fig.10 a
la Fig.13 para confirmar
como se Exporta el archivo
[Deptos] a Excel
Nombre del archivo “Deptos”,
conservando la extensión del
archivo “.XLS (Archivo en
Formato Excel)”
8 registros se pasaron al
archivo de Excel de 9
registros del NOI.
NOTA: Estos sucede
cuando hay registros en
el catalogo del NOI en
blanco, pero mientras se
muestre la barra de
descarga al 100% no hay
ningún inconveniente.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 52
Paso 5. Guardar el Archivo de Excel en la nueva carpeta “Tablas del NOI a Exportar a
AUDIMSS” (la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo)
Ubicaremos el archivo en la ruta que nos da el NOI (Fig.8)
Fig.8
Nota: Al abrir el archivo de Excel en una versión de “Microsoft Office Excel 2007” aparecerá el siguiente
mensaje, que solo indica el transformar el archivo a una versión más antigua para poder abrirlo con
todas las propiedades correctas. (Fig.9)
Fig.9
Puede basarse en Capitulo 1.- Introducción en las Fig. 1.14 a la Fig. 1.16
para confirmar donde se ubican de los Archivos que exportamos del
Exportados del NOI a Excel
Dar doble click en el Archivo “Deptos”,
para poder abrir este archivo de Excel,
Dar click en [Si] para poder continuar
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 53
Todos los archivos se verán de la siguiente manera (Fig.10)
Fig.10
Al abrir el archivo necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” y lo
guardamos en la ubicación de la carpeta “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS” (la carpeta que
creamos al inicio de este Capítulo) (Fig.11)
Nota: EL formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” es necesario para que AUDIMSS pueda reconocer
correctamente los archivos al importarlos a su base de Datos.
Encabezado
s
Una sola hoja de cálculo
“Catalogo de Departamentos”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 54
Fig.11
1.- Dar click
en [Inicio]
2.- Dar click en
[Guardar Como]
Nombre del archivo
“Deptos”
Barra de Desplazamiento
para buscar el formato
Guardar Como, es el formato que vamos a elegir
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 55
Dar click en la Barra de
Desplazamiento y mostrara
los diferentes formatos
Buscamos el formato “Libro
de Microsoft Excel 5.0/95”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 56
Al seleccionar El formato correcto, vamos a
guardarlo en la ubicación de la carpeta “Tablas del
NOI a Exportar a AUDIMSS”, en este ejemplo está
ubicada en el “Escritorio”
Carpeta: “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS
Y lo guardamos en la Subcarpeta
Depto. y Oficios
Confirmamos que se correcto el
Nombre del archivo “Deptos” y
Guardar como Tipo “Libro de
Microsoft Excel 5.0/95”
Damos
click en
[Guardar]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 57
Y Finalizamos con el de Catálogo Departamentos
Catálogo Trabajadores
Paso 1. Ubicáremos la Empresa en la que vamos a trabajar (Fig.12)
Fig.12
Paso 2. Elegiremos el periodo del ejerció que estamos trabajando y obtener la ruta
donde se guardaran los archivos a Exportar (Fig.13), ejemplo:
Si vamos a subir los archivos del 2008 que es el año que se va auditar, para el
apartado de Trabajadores los que requerimos es tenerlo actualizado mes a mes
durante el ejerció (2008) por lo que elegiremos la última fecha de cada mes de este
ejercicio: para este ejemplo la primera fecha será 31/01/08. (Fig.13)
Nota: Este apartado se debe exportar por cada mes que contenga el ejercicio, es
decir: en enero fue 31/01/08 para febrero 28/02/08 y así hasta tener todos los
meses del ejercicio.
Puede consultar el
Capitulo 6.-
Características Generales
del NOI en las Fig.1 o
Fig.5 para confirmar como
se selecciona una Empresa
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 58
Fig.13
Paso 3. Buscar Apartado de Trabajadores en el NOI
Abrimos la venta de Personalizar Consultas y con la barra de desplazamiento
buscamos en las pestañas el apartado de [Trabajadores]. (Fig.14)
Puede consultar el en Capitulo 6.- Características Generales del NOI en las
Fig.1.2 a la Fig1.5 para confirmar como se cambia la fecha.
También vamos a requerir que confirmen que el Directorio de Datos sea el
correcto donde se ubican la información de la empresa seleccionada
Fecha correcta: 31/01/08
Confirmar que la ruta sea la
correcta
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 59
Fig.14
Para poder crear este archivo, seleccionaremos el botón de [Nuevo]
Y mostrara la siguiente pantalla, dond epodremos crear un archivo personalizado de trabajadores.
Puede basarse en Capitulo 6 Características Generales del NOI en las Fig.6
la Fig.9) para confirmar como se aceza al la opción Personalizar Consultas y
poder elegir el apartado de [Trabajadores]
Este apartado contiene 3 archivos, en los
cuales contiene la información que
necesitaremos por separado, por lo tanto
vamos a crear nuestro propio archivo de
Trabajadores
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 60
Catálogos que
contienen la
información de los
trabajadores
En esta fila se pondrán todos los campos deseados
para formar el Catálogo de Trabajadores, como
Nombre del Trabajador, Clave, el NSS, etc.
Aquí se reflejara lo que contiene cada campo, es
decir su formato, longitud y el titulo del campo.
Los campos que
ocuparemos, son los
que se especifican en
el Capitulo 2
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 61
Nota: Los campos obligatorios para el Catalogo de Trabajadores son:
Así es como se verá con los Campos seleccionados, con sus descripciones
Damos click en guardar ya que haya finalizado, de poner los campos que el
NOI proporciona, correspondientes a al capítulo 2.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 62
Fig.15
La Primera letra es la que reconoce el Sistema del NOI, de cómo se registro la clave y la siguiente
es la descripción que aparecerá en la columna, ejemplo: MMasculino, M de la palabra registrada,
Masculino es la descripción.
La modificamos para que aparezca de la siguiente manera y coincida con las claves de AUIDMSS
Sexo solo acepta claves de M y F
En el turno su clave es numérica del 1 al 5
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 63
Fig.16
Paso 4. Exportaremos el Catálogo de Trabajadores
Daremos click en el Botón de Exportar [ ], y Nombraremos al archivo de Excel
“01Ctrab” (Fig. 2.24)
Nota: “01” Por el mes de Enero, “Ctrab” para identificar que es el Catálogo de
Trabajadores
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 64
Fig. 2.24
Paso 5. Guardar el Archivo de Excel en la nueva carpeta “Tablas del NOI a Exportar a
AUDIMSS” (la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo)
Ubicaremos el archivo en la ruta que nos da el NOI (Fig. 2.25)
Puede consultar el
Capitulo 6- Características
Generales del NOI las
Fig. 10 a la Fig. 13 para
confirmar como se Exporta
el archivo [01Ctarb] a Excel
Nombre del archivo “01Trab”,
conservando la extensión del
archivo “.XLS (Archivo en
Formato Excel)”
20 registros se pasaron al
archivo de Excel de 20
registros del NOI.
NOTA: barra de descarga
al 100% no hay ningún
inconveniente.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 65
Fig. 2.25
Todos los archivos se verán de la siguiente manera (Fig. 2.26)
Fig. 2.26
Puede basarse en Capitulo 1.- Introducción en las Fig. 1.14 a la Fig. 1.16
para confirmar donde se ubican de los Archivos que exportamos del
Exportados del NOI a Excel
Dar doble click en el Archivo “01Trab”, para
poder abrir este archivo de Excel,
Encabezado
s
Una sola hoja de cálculo
“Catalogo de Trabajadores”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 66
Al abrir el archivo necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” y de
consecuentemente lo guardamos el la ubicación de la carpeta “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS”
(la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo) (Fig. 2.27)
Nota: EL formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” es necesario para que AUDIMSS pueda reconocer
correctamente los archivos al importarlos a su base de Datos.
Fig. 2.27
1.- Dar click
en [Inicio]
2.- Dar click en
[Guardar Como]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 67
Nombre del archivo
“01Trab”
Barra de Desplazamiento
para buscar el formato
Guardar Como, es el formato que vamos a elegir
Dar click en la Barra de
Desplazamiento y mostrara
los diferentes formatos
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 68
Buscamos el formato “Libro
de Microsoft Excel 5.0/95”
Al seleccionar El formato correcto, vamos a
guardarlo en la ubicación de la carpeta “Tablas del
NOI a Exportar a AUDIMSS”, en este ejemplo está
ubicada en el “Escritorio”
Carpeta: “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS
Y lo guardamos en la Subcarpeta
Trabajadores
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 69
Y Finalizamos con el de Catálogo Trabajadores
Movimientos de Faltas e Histórico (Catálogo Movimientos o Incidencias)
Catálogo Movs. de Faltas
Paso 1. Ubicáremos la Empresa en la que vamos a trabajar (Fig.2.34)
Fig.2.34
Confirmamos que sea correcto el
Nombre del archivo “01Ctrab” y
Guardar como Tipo “Libro de
Microsoft Excel 5.0/95”
Damos
click en
[Guardar]
Puede consultar el
Capitulo 1.- Introducción
en las Fig.1.1 o Fig1.5
para confirmar como se
selecciona una Empresa
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 70
Paso 2. Elegiremos el periodo del ejerció que estamos trabajando y obtener la ruta
donde se guardaran los archivos a Exportar (Fig. 2.35), ejemplo:
Si vamos a subir los archivos del 2008 que es el año que se va auditar, para el
Catalogo de Movimientos de Faltas los que requerimos es tenerlo actualizado mes a
mes durante el ejerció (2008) por lo que elegiremos la última fecha de cada mes de
este ejercicio: para este ejemplo la primera fecha será 31/01/08. (Fig. 2.35)
Nota: Este apartado se debe exportar por cada mes que contenga el ejercicio, es
decir: en enero fue 31/01/08 para febrero 28/02/08 y así hasta tener todos los
meses.
Fig. 2.35
Paso 3. Buscar el Catálogo de Movimientos de Faltas en el NOI
Abrimos la ventana de Personalizar Consultas y con la barra de desplazamiento
buscamos en las pestañas el apartado de [Movs. de Faltas]. (Fig. 2.36)
Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig.1.2 a la Fig1.5 para
confirmar como se cambia la fecha.
También vamos a requerir que confirmen que el Directorio de Datos sea el
correcto donde se ubican la información de la empresa seleccionada
Fecha correcta: 31/12/08
Confirmar que la ruta sea la
correcta
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 71
Fig. 2.36
Al dar doble click en El [Catálogo de Movs de faltas], se muestra el contenido del mismo.
Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig.1.6 la Fig.1.9) para
confirmar como se accesa al la opción Personalizar Consultas y poder elegir
el apartado de [Movs. de Faltas]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 72
Paso 4. Exportaremos el Catálogo de Movs y Faltas
Daremos click en el Botón de Exportar [ ], y Nombraremos al archivo de Excel
“01CMF” (Fig. 2.37)
Fig. 2.37
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 73
Solo aparecera esta pantalla para los archivos que si se guarden, es decir, el periodo que no contenga
informaciòn no lo va exportar por que es irrelevante tener un archivo en cero.
Por ejemplo en este jemplo solo se puedo exportar el mes de Julio
Paso 5. Guardar el Archivo de Excel en la nueva carpeta “Tablas del NOI a Exportar a
AUDIMSS” (la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo
Puede consultar el
Capitulo 1.- Introducción
en las Fig. 1.10 a la Fig.
1.13 para confirmar como
se Exporta el archivo
[01CMF] a Excel
Nombre del archivo “01CMF”,
conservando la extensión del
archivo “.XLS (Archivo en
Formato Excel)”
NOTA: Ests sucede
cuando hay registros en
el catalogo del NOI en
blanco, pero mientras se
muestre la barra de
descarga al 100% no hay
ningún inconveniente.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 74
Ubicaremos el archivo en la ruta que nos da el NOI (Fig. 2.38)
Fig. 2.38
Nota: Al abrir el archivo de Excel en una versión de “Microsoft Office Excel 2007” aparecerá el siguiente
mensaje, que solo indica el transformar el archivo a una versión más antigua para poder abrirlo con
todas las propiedades correctas. (Fig. 2.39)
Fig. 2.39
Todos los archivos se verán de la siguiente manera (Fig. 2.40)
Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig. 1.14 a la Fig. 1.16
para confirmar donde se ubican de los Archivos que exportamos del
Exportados del NOI a Excel
Dar doble click en el Archivo “07CMF”,
para poder abrir este archivo de Excel,
Dar click en [Si] para poder continuar
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 75
Fig. 2.40
Al abrir el archivo necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” y lo
guardamos en la ubicación de la carpeta “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS” (la carpeta que
creamos al inicio de este Capítulo) (Fig. 2.41)
Nota: EL formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” es necesario para que AUDIMSS pueda reconocer
correctamente los archivos al importarlos a su base de Datos.
Encabezado
s
Una sola hoja de cálculo
“Catalogo de Departamentos”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 76
Fig. 2.41
1.- Dar click
en [Inicio]
2.- Dar click en
[Guardar Como]
Nombre del archivo
“07CMF”
Barra de Desplazamiento
para buscar el formato
Guardar Como, es el formato que vamos a elegir
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 77
Dar click en la Barra de
Desplazamiento y mostrara
los diferentes formatos
Buscamos el formato “Libro
de Microsoft Excel 5.0/95”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 78
Y Finalizamos con el de Catálogo de Movimientos de Faltas
Al seleccionar El formato correcto, vamos a
guardarlo en la ubicación de la carpeta “Tablas del
NOI a Exportar a AUDIMSS”, en este ejemplo está
ubicada en el “Escritorio”
Carpeta: “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS
Y lo guardamos en la Subcarpeta
Incidencias
Confirmamos que sea correcto el
Nombre del archivo “07CMF” y
Guardar como Tipo “Libro de
Microsoft Excel 5.0/95” Damos
click en
[Guardar]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 79
Histórico
Paso 1. Ubicáremos la Empresa en la que vamos a trabajar (Fig.2.42)
Fig.2.42
Paso 2. Elegiremos el periodo del ejerció que estamos trabajando y obtener la ruta
donde se guardaran los archivos a Exportar (Fig. 2.43), ejemplo:
Si vamos a subir los archivos del 2008 que es el año que se va auditar, para el
apartado de Históricos los que requerimos es tenerlo actualizado mes a mes
durante el ejerció (2008) por lo que elegiremos la última fecha de cada mes de este
ejercicio: para este ejemplo la primera fecha será 31/01/08. (Fig. 2.43)
Nota: Este apartado se debe exportar por cada mes que contenga el ejercicio, es
decir: en enero fue 31/01/08 para febrero 28/02/08 y así hasta tener todos los
meses.
Puede consultar el
Capitulo 1.- Introducción
en las Fig.1.1 o Fig1.5
para confirmar como se
selecciona una Empresa
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 80
Fig. 2.43
Paso 3. Buscar el Histórico de Salarios en el NOI
Abrimos la venta de Personalizar Consultas y con la barra de desplazamiento
buscamos en las pestañas el apartado de [Históricos]. (Fig. 2.44)
Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig.1.2 a la Fig1.5 para
confirmar como se cambia la fecha.
También vamos a requerir que confirmen que el Directorio de Datos sea el
correcto donde se ubican la información de la empresa seleccionada
Fecha correcta: 31/01/08
Confirmar que la ruta sea la
correcta
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 81
Fig. 2.44
Al dar doble click en El [Histórico de Salarios], se muestra el contenido del mismo.
Paso 4. Exportaremos el Catálogo de Departamentos
Daremos click en el Botón de Exportar [ ], y Nombraremos al archivo de Excel
“07H” (Fig. 2.45)
Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig.1.6 la Fig.1.9) para
confirmar como se accesa a la opción Personalizar Consultas y poder elegir
el apartado de [Histórico de salarios]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 82
Fig. 2.45
Puede consultar el
Capitulo 1.- Introducción
en las Fig. 1.10 a la Fig.
1.13 para confirmar como
se Exporta el archivo [07H]
a Excel
Nombre del archivo “07H”,
conservando la extensión del
archivo “.XLS (Archivo en
Formato Excel)”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 83
Solo aparecera esta pantalla para los archivos que si se guarden, es decir, el periodo que no contenga
informaciòn no lo va exportar por que es irrelevante tener un archivo en creo.
Por ejemplo en este jemplo solo se puedo exportar el mes de Julio
Paso 5. Guardar el Archivo de Excel en la nueva carpeta “Tablas del NOI a Exportar a
AUDIMSS” (la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo
Ubicaremos el archivo en la ruta que nos da el NOI (Fig. 2.46)
Fig. 2.46
Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig. 1.14 a la Fig. 1.16
para confirmar donde se ubican los Archivos que exportamos del NOI a
Excel
Dar doble click en el Archivo “07H”,
para poder abrir este archivo de Excel,
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 84
Nota: Al abrir el archivo de Excel en una versión de “Microsoft Office Excel 2007” aparecerá el siguiente
mensaje, que solo indica el transformar el archivo a una versión más antigua para poder abrirlo con
todas las propiedades correctas. (Fig. 2.47)
Fig. 2.47
Todos los archivos se verán de la siguiente manera (Fig. 2.48)
Dar click en [Si] para poder continuar
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 85
Fig. 2.48
Al abrir el archivo necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” y lo
guardamos en la ubicación de la carpeta “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS” (la carpeta que
creamos al inicio de este Capítulo) (Fig. 2.49)
Nota: EL formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” es necesario para que AUDIMSS pueda reconocer
correctamente los archivos al importarlos a su base de Datos.
Encabezado
s
Una sola hoja de cálculo “Consulta de
Histórico de Salarios”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 86
Fig. 2.49
1.- Dar click
en [Inicio]
2.- Dar click en
[Guardar Como]
Nombre del archivo
“07H”
Barra de Desplazamiento
para buscar el formato
Guardar Como, es el formato que vamos a elegir
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 87
Dar click en la Barra de
Desplazamiento y mostrara
los diferentes formatos
Buscamos el formato “Libro
de Microsoft Excel 5.0/95”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 88
Y Finalizamos con el Historico
Al seleccionar El formato correcto, vamos a
guardarlo en la ubicación de la carpeta “Tablas del
NOI a Exportar a AUDIMSS”, este ejemplo está
ubicada en el “Escritorio”
Carpeta: “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS
Y lo guardamos en la Subcarpeta
Incidencias
Confirmamos que sea correcto el
Nombre del archivo “07H” y
Guardar como Tipo “Libro de
Microsoft Excel 5.0/95” Damos
click en
[Guardar]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 89
Acumulado de Nomina (Percepciones Variables)
Paso 1. Ubicáremos la Empresa en la que vamos a trabajar (Fig.2.50)
Fig.2.50
Paso 2. Abrir “Acumulado de Nominas”
En la barra de menú seleccionáremos [Procesos] y luego [Acumulado de Nóminas] (Fig.51)
Puede consultar el
Capitulo 1.-
Introducción en las
Fig.1 o Fig1.5 para
confirmar como se
selecciona una Empresa
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 90
Fig. 51
Se abrirá la siguiente pantalla donde podremos escoger las percepciones variables que proporciona la
empresa. (Fig. 52)
Fig. 52
Para poder formar el archivo de Percepciones Variables para AUDIMSS, haremos lo siguiente: (Fig. 53)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 91
Periodos: bimestral
Conceptos a consolidar: percepciones variables que tiene el NOI
Tipo de reporte: Base GRAV. IMSS??
Detalle por trabajador:
Fig. 53
AL terminar el proceso de análisis o carga de información aparecerá la información obtenida y
desglosada como la hemos pedido (Fig. 54)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 92
Fig. 54
Paso 3. Exportaremos el Catálogo de Departamentos
Daremos click en el Botón de Exportar [ ], y Nombraremos al archivo de Excel
“02CAN” (Fig. 2.55)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 93
Fig. 2.55
Paso 4. Guardar el Archivo de Excel en la nueva carpeta “Tablas del NOI a Exportar a
AUDIMSS” (la carpeta que creamos al inicio de este Capítulo)
Ubicaremos el archivo en la ruta que nos da el NOI (Fig. 56)
Puede consultar el
Capitulo 1.- Introducción
en las Fig. 1.10 a la Fig.
1.13 para confirmar como
se Exporta el archivo
[02CAN] a Excel
Nombre del archivo “02CAN”,
conservando la extensión del
archivo “.XLS (Archivo en
Formato Excel)”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 94
Fig. 2.56
Nota: Al abrir el archivo de Excel en una versión de “Microsoft Office Excel 2007” aparecerá el siguiente
mensaje, que solo indica el transformar el archivo a una versión más antigua para poder abrirlo con
todas las propiedades correctas. (Fig. 2.57)
Fig. 2.57
Todos los archivos se verán de la siguiente manera (Fig. 2.58)
Puede consultar el Capitulo 1.- Introducción en las Fig. 1.14 a la Fig. 1.16
para confirmar donde se ubican de los Archivos que exportamos del
Exportados del NOI a Excel
Dar doble click en el Archivo “02CAN”,
para poder abrir este archivo de Excel,
Dar click en [Si] para poder continuar
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 95
Fig. 2.58
Al abrir el archivo necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” y lo
guardamos en la ubicación de la carpeta “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS” (la carpeta que
creamos al inicio de este Capítulo) (Fig. 2.59)
Nota: EL formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” es necesario para que AUDIMSS pueda reconocer
correctamente los archivos al importarlos a sus base de Datos.
Encabezado
s
Una sola hoja de cálculo
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 96
Fig. 2.59
1.- Dar click
en [Inicio]
2.- Dar click en
[Guardar Como]
Nombre del archivo
“02CAN”
Barra de Desplazamiento
para buscar el formato
Guardar Como, es el formato que vamos a elegir
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 97
Dar click en la Barra de
Desplazamiento y mostrara
los diferentes formatos
Buscamos el formato “Libro
de Microsoft Excel 5.0/95”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 98
Y Finalizamos con el de Catálogo Departamentos
Al seleccionar El formato correcto, vamos a
guardarlo en la ubicación de la carpeta “Tablas del
NOI a Exportar a AUDIMSS”, en este ejemplo está
ubicada en el “Escritorio”
Carpeta: “Tablas del NOI a Exportar a AUDIMSS
Y lo guardamos en la Subcarpeta
Variables
Confirmamos que sea correcto el
Nombre del archivo “02CAN” y
Guardar como Tipo “Libro de
Microsoft Excel 5.0/95”
Damos
click en
[Guardar]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 99
Capitulo 8. Construir los Archivos de Excel para AUDIMSS
Archivo de Oficios
Archivo de Oficios Exportado del NOI a Excel (Fig.3.1)
Fig.3.1
Se recomienda conservar el archivo original, por lo tanto cuando se realicen los cambios del archivo,
estos cambios se guardarán en otro archivo, guardándolo en la misma ubicación pero con el siguiente
nombre “Oficios_sin_encabezado” (Fig.3.2)
Esta columna señalada, la podemos
eliminar porque es un dato que no
necesita el sistema de AUDIMSS
Estas columnas son las
nos pide el sistema
Este archivó ya solo contiene una única hoja de cálculo
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 100
Fig.3.
Seleccionamos la
primera fila y le damos
click Derecho, para que
despliegue las
siguientes opciones.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 101
Archivo de Departamentos
Archivo de Departamentos Exportado del NOI a Excel (Fig.3.1)
Fig.3.1
Se recomienda conservar el archivo original, por lo tanto cuando se realicen los cambios del archivo,
estos cambios se guardarán en otro archivo, guardándolo en la misma ubicación pero con el siguiente
nombre “Deptos_sin_encabezado” (Fig.3.2)
Fig.3.2
Esta columna
señalada, la
podemos eliminar
porque es un
dato que no
necesita el
sistema de
AUDIMSS
Estas columnas son las
que nos pide el
sistema
Este archivó ya solo contiene una única hoja de cálculo
Seleccionamos la
primera fila y le damos
click Derecho, para que
despliegue las
siguientes opciones.
Y Seleccionamos
[Eliminar]
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Versión 1.0.0 102
Archivo de Trabajadores
Archivo de Trabajadores Exportado del NOI a Excel (Fig.3.1)
Fig.3.1
Se recomienda conservar el archivo original, por lo tanto cuando se realicen los cambios del archivo,
estos cambios se guardarán en otro archivo, guardándolo en la misma ubicación pero con el siguiente
nombre “01Trab_sin_encabezados” (Fig.3.2)
Estas columnas son las
nos pide el sistema Este archivó ya solo contiene
una única hoja de cálculo
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Versión 1.0.0 103
Fig.3.2
Archivo de Incidencias
Este archivo se conforma de los Archivos que Exportamos “Movs. De faltas” e “Histórico”
Fig.3.1
Seleccionamos la
primera fila y le damos
click Derecho, para que
despliegue las
siguientes opciones.
Y Seleccionamos
[Eliminar]
Este archivó ya solo contiene una única hoja de cálculo
Esta columna señalada, la podemos eliminar
porque es un dato que no necesita el sistema de
AUDIMSS
Estas columnas son las
que nos pide el sistema
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Versión 1.0.0 104
Se recomienda conservar el archivo original, por lo tanto cuando se realicen los cambios del archivo,
estos cambios se guardarán en otro archivo, guardándolo en la misma ubicación pero con el siguiente
nombre “Incidencias_sin_encabezado” (Fig.3.2)
Fig.3.2
Seleccionamos las
columnas donde estén
estos campos “Num.” Y
“A pagar Empresa” y le
damos click Derecho,
para que despliegue las
siguientes opciones.
Y
Seleccionamos
[Eliminar]
Seleccionamos la
columna donde este la
“Descripción”
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Creamos otra columna de Días de INC y en esta solo pegamos los días de las personas que tiene
Incapacidad.
Realizaremos este proceso para generar las claves de los movimientos como los considera el SUA en
este caso Incapacidad se sustituye por INC y Ausentismos por AUS
Haciendo lo siguiente:
Seleccionar la Columna “Descripción”, teclear [Ctrl] + [B]
Creamos la nueva
columna,
colocando los días
de Incapacidad
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Remplazaremos
Todos:
Ausentismos por AUS
Incapacidad por INC
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Versión 1.0.0 107
Terminamos de remplazar y ahora depuraremos el archivo de Históricos, para poder juntar
movimientos con el Histórico.
Ahora abrimos el Archivo de Históricos y realizaremos lo siguiente:
Eliminamos la
columna de salario
IMSS
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Primero Filtramos.
Segundo, en la columna
de Movimiento, solo
seleccionamos las Altas
(A)
Seleccionamos
los renglones y
con [Alt] +[ ,],
después click
secundario,
Eliminamos las
Filas
(Renglones)
Seleccionadas
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Versión 1.0.0 109
Realizaremos el siguiente proceso para generar las claves de los movimientos como los considera el
SUA en este caso M se sustituye por MS (Modificación de Salario
Haciendo lo siguiente:
Seleccionar la Columna “Descripción”, teclear [Ctrl] + [B]
Al finalizar seleccionáremos todo lo que tenga este archivo y lo copiáremos debajo de Movs. de
Faltas
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El Salario diario solo lo
lleva los Reingresos y
las Modificaciones de
Salario
El Titulo lo movemos de esta columna lo
movemos con los demás encabezados
Ahora eliminamos los encabezados que están
demás, es decir, los que pegamos al colar el
archivó de Histórico
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Versión 1.0.0 111
Abrimos el archivo de Trabajadores para tenerlo como referencia, para poder realizar lo siguiente
Usáremos la siguiente formula de Excel, para extraer el NSS de cada trabajar del Archivo de
Trabajadores al Archivó de Movimientos y Faltas (Incidencias)
=BUSCARV(Valor buscado, matriz , indicador de columnas, Exactitud con al que se busca el valor)
Valor buscado =Valor con el que hare referencia para buscar otro valor
Matriz = Tabla o pedazo de la tabla en la que va a buscar el valor del NSS
Indicador de columnas = Numero de Columna en la que se encuentra el valor que de seo extraer,
en este caso el NSS
Exactitud con la que buscamos el valor =Falso o Verdadero, en este caso pondremos Falso porque,
queremos que extraiga el valor del NSS exacto
Este es el archivo de Movimientos, donde se coloca la formula.
=BUSCARV(A2,[01Trab.xls]Trabajadores!$A:$H,8,FALSO)
Seleccionamos todas los registros de la
columna menos el encabezado, para
que se nos muerte ese [Icono
Amarillo], para que podamos cambiar
el Formato de la fecha 18/02/08 a
18/02/2008
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Versión 1.0.0 112
Archivo de Percepciones Variables y Fijas
Ahora le damos el mismo formato
a todas las demás celdas y
copiamos oda la columna y le
damos pegado especial para copiar
solamente los valores.
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Versión 1.0.0 113
Primero filtraremos el archivo,
para poder colocar los nombres
en las celdas faltantes y eliminar
los renglones en importes en
cero
Filtramos en la
columna Nombre,
por las celdas vacías,
para poder colocar
los nombres
faltantes
De la siguiente
manera
EnlLa columna clave escribiremos =A2 y en la
columna Nombre escribiremos =B2
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Ahora seleccionaremos todas las celdas para poder copiarlas y luego con click secundario Pegado
Especial, seleccionaremos los puros valores para poder quitar las formulas con la que obtuvimos las
claves y los nombres y así poder tener solo el texto
Seleccionaremos las dos celdas
y solo damos doble click en la
esquina que sobresale, y
después lo filtrmaos por todo
para obtener todos los valores
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Ahora que solo tenemos el texto en
las columnas decalve y Nombre,
filtraremos ahora por la Columna de
Total y solos los importes en cero,
para poder eliminar dichos renglones,
ya que estos son innecesarios para
AUDIMSS.
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Seleccionamos todos los
renglones y teclearemos lo
siguiente:
[Alt] + [,] Para poder
seleccionar solo las celdas
visibles y las eliminamos con
click secundario, [Eliminar]
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Ya se eliminaron los registros
que no deseamos y ahora
filtramos por todos para
volver a visualizar los
registros que me sobran con
sus importes
correspondientes.
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Versión 1.0.0 119
Abrimos el archivo de Trabajadores para tenerlo como referencia, para poder realizar lo siguiente
Usáremos la siguiente formula de Excel, para extraer el NSS de cada trabajar del Archivo de
Trabajadores al Archivó de Percepciones
=BUSCARV(Valor buscado, matriz , indicador de columnas, Exactitud con al que se busca el valor)
Valor buscado =Valor con el que hare referencia para buscar otro valor
Matriz = Tabla o pedazo de la tabla en la que va a buscar el valor del NSS
Indicador de columnas = Numero de Columna en la que se encuentra el valor que deseo extraer,
en este caso el NSS
Exactitud con la que buscamos el valor =Falso o Verdadero, en este caso pondremos Falso porque,
queremos que extraiga el valor del NSS exacto
Este es el archivo de Movimientos, donde se coloca la formula.
=BUSCARV(A2,[01Trab.xls]Trabajadores!$A:$H,7,FALSO)
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Versión 1.0.0 120
=BUSCARV(A2,'[01DGT.xls]Datos generales de trabajadores'!$A:$G,7,FALSO)
Ahora le damos el mismo formato
a todas las demás celdas y
copiamos oda la columna y le
damos pegado especial para copiar
solamente los valores.
Y por ultimo solo faltaría
remplazar el nombre de la
percepción, por su clave
Lo realizaremos con:
[Ctrl] + [B]
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Versión 1.0.0 121
Capitulo 9. Problemas a Resolver en Excel
Tipo de Formato de las celdas de Excel
Suponiendo que este archivo de Excel puede ser cualquiera de nuestros catálogos a importar
(Departamentos, Ocupaciones su Oficios, Trabajadores, Incidencias, Percepciones Fijas o Variables)
(Fig.1)
Fig.1
Seleccionaremos todo el Archivo, damos click derecho y seleccionamos [Formato de Celdas] (Fig.2)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 122
Fig.2
En la ventana de “Formato de Celdas”, seleccionamos la pestaña de *Número+ y seleccionamos el
Formato de [Texto] y damos click en [Aceptar] (Fig.3)
Damos click en esta parte del archivo
para poder seleccionar todo el
documento
Damos click derecho y seleccionamos
“Formato de Celdas”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 123
Fig.3
El Archivo quedara de la siguiente manera (Fig.4)
Fig.4
Esta columna es la fecha, ahora se encuentra en
formato texto, pero no hay ningún inconveniente,
al importar el Catálogo a AUDIMSS, este lo
transforma a formato tipo fecha.
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Versión 1.0.0 124
Capitulo 10. Como Importar los Archivos a AUDIMSS
Paso 1. Seleccionar la Empresa y el Periodo en el que se va a trabajar
Fig.1
Paso 2. Retroalimentar a AUDIMSS
1) Catálogo de Ocupaciones u Oficios
AUDIMSS le da la facilidad al usuario de poder importar su propio Catálogo de Ocupaciones u Oficios que se maneja en la empresa o crear dicho Catálogo directamente en AUDIMSS, por lo tanto se les mostrar las dos formas:
Importar el Catálogo que es propio de la compañía (muchas Ocupaciones u Oficios
registrados)
Ingresamos a AUDIMSS, y
seleccionaremos la empresa en la que
vamos a trabajar, dando doble click en
el icono de la empresa a seleccionar
Seleccionaremos el año
y el periodo (mes), en el
que vamos a trabajar
Y damos click en aceptar (la palomita)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 125
Fig.1
En el Acceso directo a la
[Nómina], seleccionaremos
[Importación de la Nómina]
Este botón es el que usaremos
para importar nuestro catalogó
de Ocupaciones u Oficios
Al dar click al botón elegimos
la opción [Ocupaciones y
Oficios]
Abrirá la ventana para
elegir la ubicación del
archivo Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Aparecerá la siguiente
Pantalla, que sirve al
usuario para importar
todos sus Catálogos
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 126
Al localizar el archivo,
recordemos que AUDIMSS
requiere el archivo en formato
“Libro de Microsoft Excel
5.0/95” y sin Encabezados.
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Se abrirá la pantalla de la Importación de las Ocupaciones u Oficios del documento
seleccionado
Se mostraran las dos
columnas del documento de
Ocupaciones u Oficios
Este apartado es para asignar
a cada que columna a que
concepto pertenece
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 127
Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS (pocas Ocupaciones u Oficios registrados)
Fig.1
Para visualizar el Catálogo
de Ocupaciones y Oficios:
Seleccionaremos de la
barra de menú la opción
[Catálogos] siguiendo con
el apartado de [Tablas] y
ubicamos el Catálogo
[Ocupaciones y Oficios]
Después de haber asignado el
concepto a cada columna
podremos importar el archivo
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 128
2) Catálogo de Departamentos
AUDIMSS le da la facilidad al usuario de poder importar su propio Catálogo de Departamentos que se maneja en la empresa o crear dicho Catálogo directamente en AUDIMSS, por lo tanto se les mostrar las dos formas:
Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS (pocos Departamentos registrados)
Fig.1
En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunas
Ocupaciones y Oficios con sus claves.
Estos botones sirven para
Colocar una Nueva Ocupación u
Oficio
Borrar Ocupaciones u Oficios ya
existentes
Modificar alguna Ocupación u
Oficio ya existente
Revisar la información que se
importo
Para visualizar el Catálogo
de Departamentos:
Seleccionaremos de la
barra de menú la opción
[Catálogos] siguiendo con
el apartado de [Tablas] y
ubicamos el Catálogo
[Departamentos]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 129
Importar el Catálogo que es propio de la compañía (muchos Departamentos registrados)
Fig.1
En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunos
departamentos y sus claves.
Estos botones sirven para
Colocar una Nuevo Departamento
Borrar Departamentos ya
existentes
Modificar algún Departamento ya
existente
Revisar la información que se
importo
En el Acceso directo a la
[Nómina], seleccionaremos
[Importación de la Nómina]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 130
Aparecerá la siguiente
Pantalla, que sirve al
usuario para importar
todos sus Catálogos Este botón es el que usaremos
para importar nuestro catálogos
de Departamentos.
Al dar click al botón elegimos
la opción [Departamentos]
Abrirá la ventana para
elegir la ubicación del
archivo Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 131
Al localizar el archivo,
recordemos que AUDIMSS
requiere el archivo en formato
“Libro de Microsoft Excel
5.0/95” y sin Encabezados.
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Se mostraran las dos
columnas de documento de
Departamentos
Este apartado es para asignar
a cada que columna a que
concepto pertenece
Se abrirá la pantalla de la Importación de los Departamentos del documento seleccionado
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 132
3) Catálogo de Ayuda de Percepciones
Fig.1
Después de haber asignado el
concepto a cada columna
podremos importar el archivo
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
Para visualizar el Catálogo
de Percepciones:
Seleccionaremos de la
barra de menú la opción
[Catálogos] siguiendo con
el apartado de [Tablas] y
ubicamos el Catálogo
[Percepciones]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 133
4) Los demás Catálogos de Ayuda
Fig.1 En la Barra de Menú [Catálogos] y [Tablas]
En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunas
Percepciones con sus claves.
Estos botones
sirven para
Colocar una Nueva
Percepción
Borrar
Percepciones ya
existentes
Modificar alguna
Percepción ya
existente
Este apartado es para la asignación del tipo de variable, y las fórmulas con la cual se
calcula para la AUDITORIA y si esta percepción integra o no integra
Catálogos del
Tipo “AUD#”
Catálogos del
Tipo “SUA#”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 134
Paso 3. Importar Catálogo de Trabajadores
Fig.1
Fig.2
En el Acceso directo a la
[Nómina], seleccionaremos
[Importación de la Nómina]
Aparecerá la siguiente
Pantalla, que sirve al
usuario para importar
todos sus Catálogos
Estamos Seleccionando
los Bonotes y el
Apartado que usaremos
para el Catalogó de
Trabajadores
Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 135
Al localizar el archivo,
recordemos que AUDIMSS
requiere el archivo en formato
“Libro de Microsoft Excel
5.0/95” y sin Encabezados.
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Se mostraran las dos
columnas del
documento
Este apartado es para asignar
a cada que columna a que
concepto pertenece
Se abrirá la pantalla de la Importación de los Trabajadores del documento seleccionado
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 136
Fig.3
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
Después de haber asignado el
concepto a cada columna
podremos importar el archivo
Se mostrara el Catálogo de
Trabajares
Validaremos que la información
que importamos, correspondan
las claves con los catálogos
anteriores, que el NSS este
correcto, etc.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 137
Si al terminar el proceso de validación hay errores, estos se podrán corregir en esta misma pantalla o bien corregir el archivo de Excel y volver a Importarlo.
Fig.4
Ahora verificaremos el estatus de cada registro, en el estatus se nos mostrara si hay
algún error en el archivo.
Si el estatus
refleja
“Pendiente de
Aplicar a
AUDIMSS”, esto
indica que la
información es
correcta y solo
faltaría
Guardarla en el
sistema
Guardaremos la información dando
click en el botón de [Aplicar
Trabajadores a AUDIMSS]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 138
Paso 4. Movimiento de Inicio
Para poder importar el “Catálogo de Incidencias” antes debemos generar los movimientos de inicio. El cual se genera al ingresar al modulo [Auditoria], [Nomina], [IMSS] como se muestra a continuación
Fig.1
Se mostraran la siguientes pantallas, en las cuales les indicáremos que [NO] cuando sea la primeras
que importan información a AUDIMSS, y [SI] cuando con anterioridad se haya importado información a AUDIMSS
Se mostrara la siguiente pantalla, donde generaremos los Movimientos de inicio
Cuando la información se guardo
correctamente en el estatus
aparecerá [Aplicado a AUDIMSS]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 139
Fig.2
Las siguientes pantallas se muestra al dar click en el Generador del Movimiento de inicio, solo para
confirmar el procedimiento que se va a realizar
Dar click en este
icono para poder
generar el
movimiento de
inicio
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 140
Paso 5. Importar Catálogo de Incidencias o Movimientos
Fig.1
Se mostrara el siguiente registro que indica el
Movimiento realizado, por lo tanto ya podemos
subir el Catálogo de Incidencias o Movimientos
En el Acceso directo a la
[Nómina], seleccionaremos
[Importación de la Nómina]
Aparecerá la siguiente
Pantalla, que sirve al
usuario para importar
todos sus Catálogos
Estamos Seleccionando
los Bonotes y el Apartado
que usaremos para el
Catalogó de Incidencias o
Movimientos
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 141
Fig.2
Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Al localizar el archivo,
recordemos que AUDIMSS
requiere el archivo en formato
“Libro de Microsoft Excel
5.0/95” y sin Encabezados.
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 142
Se abrirá la pantalla de la Importación de las Incidencias y Movimientos del documento
seleccionado
Se mostraran las dos columnas del
documento
Este apartado es
para asignar a
cada que
columna a que
concepto
pertenece
Después de haber asignado el
concepto a cada columna
podremos importar el archivo
Estas dos columnas no se
asignan
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 143
Fig.3
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
Se mostrara el Catálogo de
Movimientos Hará falta el número
y el nombre del
trabajador, los cuales
ya se importaron con
anterioridad, lo cual
esto permite a
AUDIMSS verificar
que cada NSS le
corresponda un
trabajador ya
registrado
Dar doble click
Izquierdo en
Número, para
poder generar
los datos
faltantes con
los registros ya
existentes
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 144
Fig.5
Validaremos que la
información que importamos,
correspondan las claves con
los catálogos anteriores, que
el NSS este correcto, etc.
Se completan
los datos
faltantes
Registrar todos los
Movimientos en el sistema de
AUDIMSS
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 145
Paso 6. Importar los Catálogos de Percepciones Fijas y Variables
Fig.1
Cuando la información se guardo
correctamente en el estatus
aparecerá [Aplicado a AUDIMSS]
En el Acceso directo a la
[Nómina], seleccionaremos
[Importación de la Nómina]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 146
Fig.2
Aparecerá la siguiente
Pantalla, que sirve al
usuario para importar
todos sus Catálogos
Estamos Seleccionando
los Bonotes y el Apartado
que usaremos para el
Catalogó de Percepciones
Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 147
Una sola columna
Fig.7
Al localizar el archivo,
recordemos que AUDIMSS
requiere el archivo en formato
“Libro de Microsoft Excel
5.0/95” y sin Encabezados.
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 148
Fig.8
Se mostraran las
columnas del
documento
Este
apartado es
para asignar
a cada que
columna a
que concepto
pertenece
Después de haber
asignado el
concepto a cada
columna podremos
importar el archivo
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
Estas dos columnas no se asignan
Se abrirá la pantalla de la Importación de las Incidencias y Movimientos del documento
seleccionado
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 149
Se mostrara el Catálogo de
Percepciones
Hará falta el
número y el
nombre del
trabajador, los
cuales ya se
importaron con
anterioridad, lo
cual esto permite
a AUDIMSS
verificar que cada
NSS le
corresponda un
trabajador ya
registrado
Dar doble click
Izquierdo en
Número, para
poder generar
los datos
faltantes con
los registros ya
existentes
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 150
Se completan
los datos
faltantes
Checando el
Status de cada
Registro
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 151
Fig.8
Fig.9
Validaremos que la información
que importamos, correspondan
las claves con los catálogos
anteriores, que el NSS este
correcto, etc.
Validaremos que la información
que importamos, correspondan
las claves con los catálogos
anteriores, que el NSS este
correcto, etc.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 152
Capitulo 11. Problemas a Resolver al Importar los Archivos a AUDIMSS
El archivo que se importo tiene encabezados:
Solución:
hay que eliminar esa línea, ya que al momento de “Aplicar Trabajadores a Audimss” la información no
se aplica.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 153
Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en formato
Office 2007.
Solución:
Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.
Seleccionar la opción “Guardar como”, seleccionar la primera opción “Libro de Excel” y se muestra la
pantalla para indicar el nombre y “Tipo de archivo”, seleccionar la opción “Excel 5.0/95”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 154
Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:
Solución:
En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja)
seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción “Pegado
especial”, seleccionar la opción “Valores” y aceptar. Guardar el archivo con el formato como se indica
en el punto anterior.
Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la
columna:
Solución:
En el archivo de Excel que está importando, seleccionar la última columna y teclear la función
=concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y teclear la
columna donde está el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo indica la pantalla:
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 155
Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de Número de
seguro social y con clic derecho seleccionar la opción “copiar”, seleccionar nuevamente esta nueva
columna y con clic derecho seleccionar la opción “Pegado especial” seleccionar la opción valores y dar
clic en aceptar. Con este último paso la información queda correcta.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel desde el NOI
Versión 1.0.0 156
Si la columna fecha se muestra con formato de texto:
Solución:
No hay ningún problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a formato
de fecha.
Solo se importan algunos trabajadores:
Solución
La fecha de alta es muy importante, si está trabajando en Enero de 2010, los trabajadores que se
podrán importar son aquellos que se dieron de alta con fecha anterior y hasta el 31 de enero de
2010, para poder importar todos los trabajadores, deberán estar en el mes de Diciembre del año a
dictaminar y el este archivo que es el Catálogo de Trabajadores deberá ser acumulado.