MANUAL DE CARGOS Y PERFILES PARA XXX-XXXX-XXXX S.A.
CON BASE EN LA NORMA ISO 9000:2008
LILIANA MARCELA CARDONA NARANJOMARTA NELLY ESCOBAR MUÑOZANDERSON MONTOYA RAMIREZ
SANDRA MILENA TORRES MURIEL
MÓDULO I
LEIDY MUÑOZCoordinadora de Módulo I
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJESENA
ITAGUÍ2010
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TABLA DE CONTENIDO
Justificación 3
Tema 4
Problema 4
Problemática 4
Breve descripción del problema 5
Objetivos 6
Delimitación 7
Marco referencial 8
Diseño metodológico 19
Fases del proyecto 21
Diagnóstico 123
Conclusiones 124
Bibliografía 125
Anexos 126
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JUSTIFICACIÓN
Con el siguiente proyecto se pretende desarrollar una guía para un mejor desempeño en los procesos de selección de personal, capacitación y conocimiento de los procesos, tareas y procedimientos de cada uno de los cargos que existen dentro de la compañía. Este manual es desarrollado con el fin de que a futuro la organización pueda certificar sus procesos, para de esta forma lograr ser más competitivo en el mercado; por tal razón se busca estandarizar y documentar las tareas para evitar pérdidas de clientes por retrasos en la entrega de los servicios que se ofrecen.
Se realizará a través de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad definido por ISO 9001:2008 relacionadas con el levantamiento de procesos, cargos y perfiles y la documentación de los mismos.
Este análisis de cargos y funciones contribuirá a reducir sustancialmente tiempos y costos en la realización de las tareas, además de aumentar la eficiencia; pues el personal a través de esto se fortalecerá y estará más capacitado a nivel de la empresa y de la competencia.
Podemos asegurar que con una buena aplicación del presente manual se tendrá la persona adecuada en el puesto adecuado, haciendo su trabajo más efectivamente.
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TEMA
¿Qué procedimientos, actividades y tareas se deben seguir para la realización y ejecución de los procesos de la empresa, que conlleven a que tenga una mayor agilidad y calidad en los servicios que ofrece?
PROBLEMA
En Xxx-xxxx-xxxx la mayoría de los empleados son multifuncionales, es por ello que desempeñan tareas de varios cargos simultáneamente; lo cual conlleva a deficiencia en los procesos, perdida de capacidad de respuesta y oportunidad ante el cliente.
PROBLEMÁTICA
Diseñar un manual que contenga perfiles del personal para cada cargo, detalle de las actividades que se deben hacer, como realizarlas, quien las deberá ejecutar y los recursos necesarios para llevarlas a cabo, todo con base en las normas internacionales de gestión de la calidad ISO 9001:2008.
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BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
La empresa Xxx-xxxx-xxxx actualmente no cuenta con una documentación donde se especifique:
Las funciones de cada cargo. Los procesos, actividades, tareas de cada uno de los servicios
ofrecidos y su respectiva interrelación. Los tipos de formato, sus funciones, requisitos, cómo llenarlos y bajo
que parámetros se usan. Los perfiles de cada cargo.
La falta de estas especificaciones aumenta la carga laboral en algunos de los departamentos de la organización. Es por ello que se genera interés para elaborar un manual que soporte las actividades que se deben llevar a cabo, el cómo y cuándo hacerlo, y el personal responsable para cada actividad.
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OBJETIVOS
GENERAL
Desarrollar una guía escrita donde se esquematicen y estandaricen las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, donde se especifique la manera en que se deben realizar cada una de las actividades, los recursos financieros y humanos necesarios y todo lo relacionado con los procesos, con lo cual se busca reducir el tiempo ocioso y aumentar la calidad del servicio.
ESPECÍFICOS
Identificar los procesos que conllevan a la prestación del servicio.
Determinar las actividades, recursos, normas y políticas que se necesitan y sustentan cada uno de los procesos.
Establecer una interrelación lógica entre las actividades y la forma de desarrollarlas.
Asignar funciones a cada cargo.
Elaborar los perfiles necesarios para cada cargo.
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DELIMITACIÓN
DELIMITACIÓN ESPACIAL
El manual de cargos y perfiles se realizará en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, ubicada en la Ciudad de Medellín; en la Carrera 46 Nº 52 140 of 810 NIT: 890930022-1.
DELIMITACIÓN TEMPORAL
El proyecto se llevará a cabo desde el 9 de Diciembre de 2009 hasta el 12 de Febrero de 2010, día en el cual se presentará el informe final. DELIMITACIÓN CONCEPTUAL
La empresa actualmente ofrece los siguientes servicios:
• Administración• Selección• Asesoría en procesos humanos
Para la elaboración del manual se tendrán en cuenta los conceptos teóricos y administrativos tratados en el libro de Idalberto Chiavenato.
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MARCO REFERENCIAL
En el entorno tan competido en el que nos desenvolvemos actualmente se requiere por parte de cada uno esfuerzos altos que cooperen con el mejoramiento continuo y con la excelencia en la calidad de los distintos productos y/o servicios que se ofrecen al mercado. Xxx-xxxx-xxxx, teniendo presente la perspectiva que se requiere para continuar con sus puertas abiertas a sus consumidores ha decidido replantear la estructura que posee para de esta forma acercarse un poco más a las exigencias del entorno, es por ello que con base en las políticas de calidad desea realizar una guía de los cargos y perfiles, para avanzar hacia la excelencia, evitando de esta forma pérdidas de tiempo.
El reconocimiento de muchas organizaciones se debe a la excelencia en la calidad de los productos y/o servicios que ofrecen al mercado y prueba de ello para el consumidor es la certificación ISO, es por ello que en éste momento muchas de nuestras empresas están en la tarea de levantar procesos, cargos y definir perfiles para dichos cargos, lo cual no lo exige la norma pero ayuda a acercarse a los propósitos de ISO; Xxx-xxxx-xxxx no es la excepción, es por ello que ha iniciado su proceso de planificación de la calidad es decir: “aquella parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de calidad (ISO 9000:2000)”.
Se trata entonces de desarrollar productos y/o servicios que satisfagan las necesidades de los clientes teniendo como soporte la metodología de Walter Sheward (ciclo PHVA: Planear-Hacer-Verificar-Actuar), puesto que ésta es de gran utilidad a la hora de mejorar los procesos internos de las organizaciones ya que ofrece a los clientes internos claridad para la realización de sus tareas. 1
De acuerdo a la necesidad que tiene la empresa se debe realizar un documento el cual sirva de guía para el buen desempeño en la misma contribuyendo de ésta manera al mejoramiento continuo, para ello se debe entonces tener en cuenta las etapas de la planificación del sistema general de gestión de calidad:
1 LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá
DC: ICONTEC, 2004. P. 31.
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Identificar los procesos del sistema de gestión de calidad
Determinar la secuencia de los procesos
Definir el propósito de los procesos y asignar un dueño del
proceso
Definir las interacciones de los procesos
Establecer las mediciones de desempeño de los procesos
Identificar las etapas de los procesos
Establecer los controles para los procesos
Definir los métodos para operar los procesos
1- Identificación del sistema de gestión de la calidad
2- Descripción de los procesos del sistema de gestión de calidad
3- Definir y documentar métodos para la gestión de los procesos del sistema de gestión de la calidad
Tabla 1 .Tomado de de: LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31.
La importancia de una buena planificación en los procesos genera un incremento en la eficiencia, en la productividad y calidad haciendo más flexible el uso de los recursos acortando tiempos en entregas y reduciendo costos; mejorando la satisfacción del equipo de trabajo a través de un mejor ambiente con tecnologías
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nuevas que no afecten la operación. Ello se ve traducido en altos beneficios económicos por el incremento del rendimiento en los procesos ya que el cliente va a estar más satisfecho puesto que la entrega del producto será en menor tiempo pero con mayor calidad.
Algunos conceptos a tener en cuenta para una buena aplicación de una gestión por procesos son:
“EMPRESA: Organización que aplica unas capacidades y recursos para satisfacer determinadas necesidades de sus clientes.
COMPETITIVIDAD: Capacidad de la empresa para suministrar productos o prestar servicios con la calidad deseada y exigida por sus clientes al coste más bajo posible.”2
PROCESO: Conjunto de operaciones, recursos y actividades interrelacionadas que se transforman para la entrega de información, productos, servicios y estrategias.
ACTIVIDAD: Es la más pequeña acción ejecutada por una persona que suele terminarse en un plazo determinado.
PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad. MACROPROCESO: Conjunto estructurado de procesos, establecidos para
facilitar a los clientes externos los productos y servicios que ofrece al organización.
Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como integrantes de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente solicita un servicio, un contrato o genera un reclamo, se están activando procesos cuyos resultados deberán ir encaminados a satisfacer una demanda.
Para Xxx-xxxx-xxxx es muy importante tener en claro cada uno de sus procesos clarificando cada actividad para de ésta forma aumentar su competitividad dado el medio actual en el cual la calidad equivale a: “satisfacer las necesidades y expectativas razonables de los clientes a un precio igual o inferior al que ellos asignan al producto o servicio, en función del “valor” que han recibido y percibido”3
En el proceso de planificación para gestionar la calidad hay que tener muy en cuenta:
2 PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 30-313 IBÍD. P. 28.
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TIPO DE FORMACIÓN NIVELDE RESPONSABILIDAD
INFORMACIÓNSENSIBILIZACIÓNMOTIVACIÓN POR EL CAMBIO
DESARROLLOHABILIDADES PERSONALES
DESARROLLO DE CAPACIDADES TÉCNICAS Y OPERATIVAS
ALTA DIRECCIÓNEstrategiasResultadosAutodiagnóstico
LiderazgoCulturaGestión del cambio
Informarse sobre metodologías sistema de control de gestión y apoyo
MANDOS Y DIRECCIÓN INTERMEDIA
ProcesosPapel del mando Autodiagnóstico
LiderazgoComunicación Trabajo en equipo
Canalizar la participaciónHerramientas de mejora
EMPLEADOS Y OPERARIOS
Alcance de la calidadMotivaciónParticipación
ActitudRelaciónInterpersonal
PrevenciónResolución de problemas
Tabla 2 .Tomado de : PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 110
En el proceso de adaptación a una nueva consecución y actuación para realizar las distintas actividades que se llevan a cabo en una organización se requiere un cambio en la cultura y tradición, es por ello, que la parte directiva requiere gestionar muy bien cada proceso esto se manifiesta a través de una adopción de la calidad “como un elemento estratégico a gestionar, esto requiere un liderazgo directivo orientado y que se manifiesta externamente mediante:
Comunicación oportuna sobre su visión de la contribución de la calidad. Elabora y comunica una misión/estrategia/política de calidad orientada
hacia el cliente. La modificación de los sistemas administrativos de control para que apoyen
la nueva orientación de la empresa. El contenido de la comunicación con el personal ha de ser coherente con
los principios de la calidad. Toma de decisiones con base en datos y hechos. Un comportamiento que busque y anime la critica interna. Participación en las sesiones de evaluación y revisión de los programas de
calidad. El despliegue de los objetivos estratégicos y tácticos de calidad. Su orientación de los esfuerzos de mejora.
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La organización de la participación del personal. Potenciación del trabajo en equipo, en buena parte autodirigido. La consideración de elementos cualitativos en la evaluación del personal. Aceptación por sus colaboradores de la evaluación sobre la coherencia de
su liderazgo. El fomento de las acciones de formación. La practica habitual del reconocimiento. Contacto directo y fomento del trabajo en equipo con clientes y
proveedores. Inspirar la satisfacción del cliente, externo o interno como primer objetivo. Reforzar la iniciativa del personal, así como su flexibilidad y agilidad de
reacción. Participación en foros regionales o sectoriales relacionados con la calidad. Animar a que las soluciones se tomen donde se producen los problemas o
las incidencias. Y ante todo, ¡predicar con el ejemplo! Y ética en su comportamiento”4
En este proceso de cambio se toma como referencia distintos conceptos que nos guíen hacia el mejoramiento, la reingeniería de procesos supone un cambio radical en la forma de operar de la empresa.
Se puede definir como:”la reconsideración fundamental y el rediseño radical de los procesos de la empresa para conseguir mejoras espectaculares en medidas críticas, actuales, de resultados o rendimientos como pueden ser los costos, la calidad, el servicio y la rapidez” (Mike Hammer).
Para tomar acciones sobre el direccionamiento que actualmente sigue Xxx-xxxx-xxxx; tomamos como base el método sistemático de mejora de procesos:
ETAPA ACCIONES
Detectar lo que deseen y necesiten los clientes Describir el proceso con el nivel de detalle
necesario Incluir las medidas adecuadas
Estudiar los resultados de las medidas Detectar áreas potenciales de mejora Elegir las mejoras mas prometedoras
Diseñar y aplicar los cambios para la mejora Medir los resultados para comprobar que los
4 IBÍD. P. 82
Identificación, definición del proceso real
Medición y análisis del proceso
Identificación de oportunidades de mejora
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VisiónY
Estrategia
Formación y crecimiento
Finanzas
Clientes
Procesos internos
cambios son positivos
Afinar las mejoras introducidas hasta conseguir un nivel estable de resultados
Documentar las mejoras para normalizarlas
Diseñar medidas de seguimiento dentro del proceso
Realizar las medidas Analizar los resultados Tomar acciones para mejorar los resultados
Enfocándonos en el cuadro de mando integral y reforzando sobretodo los procesos internos pues de ellos se desprenden muchas acciones que generan pérdidas de tiempo y capital y sobre las cuales deben hacerse los correctivos necesarios y establecer medidas preventivas, podemos decir que Xxx-xxxx-xxxx debe tener presente dicho cuadro puesto que si se tiene claridad en él es mucho más fácil controlar las actividades y alcanzar los objetivos propuestos.
Para levantar los procesos primero se debe conocer como cada empleado realiza sus labores pues de esta forma el personal se sentirá importante para la organización y más motivado durante el proceso de transformación, luego se analizarán los tiempos y las tareas que se realizan; por último se presentará una guía en la cual se pueda visualizar como se debe realizar cada actividad, ésta guía será susceptible de mejoras puesto que sólo será un soporte para mejorar el actuar diario.
El levantamiento de procesos le permitirá a la empresa producir más con sus recursos actuales al mejorar y modernizar sus procesos de trabajo (eficiencia), y hacer bien desde el comienzo lo que se debe hacer, gracias a un mayor
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conocimiento de las necesidades del cliente interno y externo (efectividad), con ello se produce un impacto positivo integral en la organización, no en forma inmediata sino a largo plazo. Este se reflejará en una mayor rentabilidad y competitividad corporativa.
“El planeamiento de recursos humanos es un proceso de decisión respecto de los recursos humanos necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales, dentro de un periodo determinado. “5 Para continuar con en el camino de reestructuración, se hace necesario determinar el tipo de empleados que la organización necesita. Cada puesto de trabajo tiene sus propias características, responsabilidades y condiciones, que a veces lo hacen distinto de la generalidad, pero que tienen aspectos de complejidad en sus tareas, conocimientos que se requieren y otras circunstancias que son comunes en el cargo sin diferenciar donde se lleven a cabo.
Las distintas categorías no se basan en la enumeración de tareas, sino especialmente en la complejidad de las labores que se deben desarrollar, en la experiencia requerida, consecuencias del error, estudios y otros requisitos necesarios o no para desempeñar el puesto.
Luego de desarrollar los perfiles, se implementa un sistema de alimentación del recurso humano para reclutar el personal. Definimos reclutar como los procedimientos que la organización lleva a cabo para atraer candidatos calificados para ocupar cargos en la empresa, se hace a través de un sistema de información y comunicación.
El primer paso es identificar, seleccionar y mantener las fuentes que se puedan utilizar para atraer al personal, que se hará a través de investigaciones externas e internas; el siguiente paso es seleccionar el personal más idóneo para el cargo teniendo en cuenta los perfiles antes especificados y tratando de aumentar la eficiencia y el rendimiento de la empresa. El objetivo de planear la selección del personal permite una mejor adecuación de la persona al cargo y aumento de la eficiencia de la persona en el cargo. Como se muestra a continuación:
5 CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 143
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Reclutamiento
Selección
Des
crip
ción
y
espe
cifi
caci
ones
de
l car
go
Dem
anda
de
pers
onal
Necesidad de mano de obra
Divulgación
Recepción de candidatos
Entrevista final
Aplicación de pruebas
Entrevista inicial
Entrega de formulario de “solicitud de empleo
Selección inicial
Solicitud de documentos e información sobre el candidato
Selección final
Examen medico
Admisión
Supuestos
No cumple el patrón
Impresión general desfavorable o no cumple con los requisitos
Resultados desfavorables
Resultados desfavorables
Decisión negativa
Información desacreditadora
Rechazo
No apto
Tabla 3 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190
El tercer paso es evaluar esa labor de reclutamiento y selección del personal, lo cual se puede hacer fundamentado en el concepto de rotación del personal.
La rotación del personal pretende evaluar cuan eficiente ha sido dicha labor, mediante una relación porcentual entre las personas que entran a formar parte de
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Entrevistas de retiro Otras fuentes de información
Análisis de la información obtenida
ORGANIZACIÓN
Fenómenos internos
Política salarialPolítica de beneficiosOportunidades de progresoCondiciones ambientales de trabajoPolítica de reclutamiento y selecciónPolítica disciplinariaCriterio de evaluación del desempeño
MERCADO
Fenómenos externos
Comportamiento del mercado de trabajoComportamiento del mercado de recursos humanosSituación económica
¿Informaciones suficientes? ¿Informaciones suficientes?
Si
Análisis situacional
Verificación de la política re recursos humanos
Determinación de nuevas estrategias
Necesidades de mayor volumen de informaciónSi
una empresa y las personas que salen de ella. No solo se refiere a cuantificar ese número de personas, también se preocupa por el tiempo transcurrido entre el ingreso y la salida de la organización. Este tema es fundamental para detectar problemas, generar ajustes en las políticas de recursos humanos y tener un mejor control de ellos, y se puede hacer en base en:
No No
Tabla 4 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190
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En el momento que se tienen definidos los procesos y los perfiles se procede a documentarlos; considerando que el Sistema de Gestión de la Calidad es un sistema mejora continua se elaboran instructivos y los procedimientos de cada actividad. Se comienza con “la recolección de los planes, instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la documentación. Posteriormente, se determino la información especificada sobre los procedimientos de cada área de la Gerencia: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2do. Nivel), esto con el fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada área. ”6
El sistema de mejora continua implica que después de recolectada la información, se prosiga con una transformación hacia lo que deben ser los instructivos y los procedimientos de acuerdo a la empresa, el entorno y las normas internacionales de estandarización. Es decir, confrontar lo que se esta haciendo con el como se debe hacer, para así generar unos procedimientos que estén acordes a las normas y por ende aumentar la eficiencia de los empleados.
6 www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad-iso.shtml
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DISEÑO METODOLÓGICO
El proyecto es de carácter descriptivo, pues se pretende desarrollar un Manual de Cargos y perfiles de la empresa Xxx-xxxx-xxxx S.A
Fases del proyecto:1. Recolección de información: fase en la cual requiere más compromiso de la
gerencia debido al tiempo necesario para llevar a cabo: Cuestionarios: para hacer una aproximación a la problemática Entrevistas personales: Para observar cada uno de los procesos y
contrastarlo con los cuestionarios realizados. Se hacen varias observaciones
2. Delimitar cargos y perfiles ocupacionales
3. Diseño del Manual de Actividades: Se trata de desarrollar una guía donde se describirán las tareas y actividades, tomando como fuente principal de información, el conocimiento y la experiencia del personal.
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XXX-XXXX-XXXX
MISIÓN
Xxx-xxxx-xxxx S.A. es una Compañía especializada en la prestación del servicio de selección y administración de personal temporal, conformada por un equipo humano competente y comprometido con la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes y de nuestros trabajadores de planta y en misión.
VISIÓN
Ser para el 2010 la Empresa de servicios temporales preferida por las Empresas usuarias; diferenciados por:
• La confiabilidad• El cumplimiento de los requisitos legales• La calidad humana.
Aumentando en forma gradual nuestra participación en el mercado nacional.
VALORES CORPORATIVOS
• ETICA: Basamos nuestras actividades en el respeto de los derechos individuales y sociales
• COMPROMISO: Orientamos todos nuestros esfuerzos al cumplimiento de los requisitos de los clientes y de nuestros trabajadores
• RESPONSABILIDAD: Trabajamos con eficacia y eficiencia en nuestras funciones, para cumplir con nuestras obligaciones
• LIDERAZGO: Es un reto que asume la organización, en busca de ser siempre los primeros en innovación y competitividad
POLITICA DE CALIDAD
Xxx-xxxx-xxxx S.A. desarrollará los procesos que le permitan brindar un servicio de Selección y Administración De Personal Temporal, que satisfaga las necesidades y expectativas de sus clientes, gestionando sus recursos con criterios de eficiencia y eficacia, apoyado en un equipo humano competente y comprometido con la mejora continua y la productividad que permita mantener un negocio competitivo en el largo plazo e inspirados en los principios y valores de sus fundadores.
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ORGANIGRAMA
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FASES DEL PROYECTO
LEVANTAMIENTO DE CARGOS Y PERFILES
Instrumento de recolección de información: contiene preguntas relativas a la labor desempeñada por cada uno de los integrantes de Xxx-xxxx-xxxx, a las normas legales que rigen dicha labor y, a través de ellos hicimos una aproximación a la problemática. Ver Anexo 1
Definición de Cargos:
AUXILIAR DE MENSAJERÍA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa y Financiera
Título del cargo: Auxiliar de Mensajería
Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero
Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal/ Auxiliar de CAD.
Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde? Sobre qué¿Dónde? Sobre qué proceso?proceso?
¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Entregar y recoger documentación, recaudos de dineros y correspondencia de la empresa a las instalaciones de los clientes y proveedores y ejecutar las operaciones de consignación en entidades financieras, que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos de acuerdo con los requerimientos de la empresa en el marco de las normas, políticas, procedimientos y plazos establecidos con el fin de garantizar que la información,
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registros y pagos o recaudos, se gestionen de manera oportuna y eficaz para satisfacer la necesidad de los empleados en misión y clientes internos y externos.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Presupuesto de gastos Administrativos Recursos físicos y económicos Dineros o títulos valores que custodia Dotación asignada
Entorno
Intensivo trabajo de campo en motocicleta con recorrido por toda la ciudad.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Revisar, organizar, clasificar y planear
La entrega y recibo de correspondencia, cheques, consignaciones, nóminas, compras y demás diligencias que se deriven de la empresa y para la empresa.
Dar cumplimiento y oportunidad en la entrega diaria definida con el área administrativa y de acuerdo al formato de control de programación de mensajería establecido para garantizar la satisfacción de los clientes internos y externos y empleados en misión.
AA
Coordinar, revisar e informar
La entrega de cheques, títulos valores, documentos contables, correspondencia y registros de control
Para garantizar la ejecución y cumplimiento de la programación y que se efectúen los registros contables y acciones requeridas dentro de la empresa de acuerdo a los procedimientos establecidos.
AA
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diario.Conocer, ejecutar y planear
Las responsabilidades del Auxiliar del CAD para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
BB
Garantizar El uso, conservación y disposición y operatividad de la dotación física y equipo de comunicación
Para dar cumplimiento a las normas de seguridad y para garantizar la adecuada comunicación interna. Garantizar el bienestar y seguridad en la labor.
MM
Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar
Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo
Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.
MM
Conocer y entender detalladamente
El cargo del Auxiliar del CAD para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
B
Problemática del cargo
Variables externas de planeación de otras áreas para la entrega oportuna de la correspondencia, liquidaciones de nómina, facturas y cheques.
Obstrucción en las vías. Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Planeación de actividades del
área. Acciones de mejora en Planeación para la
entrega de correspondencia oportuna.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Dirección de Operaciones Clientes y empleados en misión.Dirección Administrativa Entidades públicas y privadas.Dirección financiera
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Perfil del cargo
Formación básica: BachillerDeseable: cursos afines a archivo o auxiliar de oficina
Formación complementaria: Mensajería: Nomenclatura, Manejo Preventivo, Sistemas básicos y Conocimientos básicos de archivo.
Experiencia previa: Mínimo 1 año en el cargo. Preferiblemente en empresas similares.
Periodo de adaptación: 2 meses
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Orientación ética Atención Memoria Concentración Orientación espacio-temporal Habilidades comunicativas
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Público Ergonómico Psicolaboral Tránsito
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
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AUXILIAR CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa y Financiera
Título del cargo: Auxiliar del CAD - Centro de Administración Documental
Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero
Reemplazo del cargo: Aprendíz Sena, Mensajero.
Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Recibir, organizar, radicar, verificar y controlar el ciclo vital de la documentación que se genera o se recibe al interior de la organización de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos por la empresa y las normas legales que rigen el negocio.Coordinar, planear y ejecutar el recibo y entrega de la mensajería cuando se requiera.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Presupuesto, suministro y control del gasto de papelería e insumos de oficina Equipos de comunicación Dineros y títulos valores que custodia
Entorno
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Intensivo trabajo de oficina
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Recibir, clasificar, radicar, ordenar, verificar, distribuir internamente, archivar y conservar
La documentación interna o externa en expedientes de Historias laborales y administrativos que se tramitan y regresan al CAD
Con el fin de garantizar la actualización, oportunidad, y veracidad de la información de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos en la organización y al Sistema de Gestión de la Calidad.
AA
Informar, consultar y solucionar
Las consultas internas y externas sobre la información contenida en el CAD
Con el fin de brindar información exacta, veraz, clara y oportuna a los usuarios de acuerdo al grado de confidencialidad y acceso de los documentos.
AA
Recibir solicitudes, entregar, registrar y controlar
El inventario de insumos de oficina en el Kardex
Para determinar la disponibilidad de recursos internos al personal de planta para la ejecución de sus labores y efectuar los pedidos cuando se requiera.
MM
Separar, organizar, coordinar con el mensajero, recibir y entregar
Las liquidaciones de nómina, cheques, cuotas monetarias, facturas, correspondencia y diligencias en las empresas usuarias o entidades financieras y/o proveedores
Para garantizar la satisfacción oportuna de las necesidades de los clientes y empleados en misión de acuerdo al pacto de especificaciones y los procedimientos internos especialmente en los días de mayor movimiento.
AA
Registrar y presentar
Los reportes de su gestión de acuerdo al procedimiento y en los
Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que permite formular
MM
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formatos establecidos acciones preventivas, correctivas o de mejora de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.
Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar
Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo
Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.
MM
Problemática del cargo
Cumplimiento en la entrega de la información de otras áreas para la oportunidad de respuesta en la entrega de correspondencia y nóminas.
Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación y normas o políticas internas.
Imprevistos en el plan de trabajo del mensajería que afectan la gestión o el plan de trabajo del CAD.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Planeación y control de
actividades del área. Acciones de mejora que favorezcan la
preservación y optimicen la administración de documentos y gestión general de archivo.
Acciones de mejora en Planeación para la entrega de correspondencia oportuna.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Director de Operaciones Clientes, empleados en misión y personal
retirado.Director Administrativo Entidades públicas y privadas.Director financieroCoordinador de CarteraCoordinador de Tesorería MensajeroAprendiz SenaAuxiliar de Servicios generalesDirección de Gestión Humana y Selección
Perfil del cargo
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Formación básica: Técnico en administración documental o archivística.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, conocimientos básicos de Oficce.
Experiencia previa: Mínimo 1 año de experiencia en cargos afines a auxiliar de archivo o documentación.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del cargo en empresas de servicios temporales.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Gestión de la información Orientación al servicio Gestión y manejo de los recursos Capacidad de análisis Solución de problemas Tolerancia al trabajo bajo presión
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Público Tránsito Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
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AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa
Título del cargo: Auxiliar de Servicios Generales
Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero
Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal
Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Ejecutar las tareas de aseo y cafetería que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos con el fin de garantizar que las instalaciones locativas de la empresa estén limpias y acondicionadas para el desempeño de las labores y atención al público.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Insumos de aseo y cafetería Electrodomésticos de la cafetería Dotación asignada
Entorno Intensivo trabajo de oficina y contacto permanente con el personal administrativo
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
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significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Brindar atención En el servicio de cafetería al personal interno y visitantes de la empresa durante la jornada de trabajo
Con el fin de ofrecer comodidad y buena atención a visitantes y empleados de la compañía.
A
Limpiar, organizar y desinfectar
Todas las instalaciones de la empresa y los implementos y electrodomésticos de cocina.
Con el fin cumplir con las normas de higiene, salud, seguridad y ambiente dentro de la empresa.
A
Inventariar, registrar y solicitar
Los insumos de aseo y cafetería que se requieran
Para garantizar la existencia de los implementos necesarios para las labores de aseo y cafetería, de acuerdo al procedimiento establecido y a las políticas de calidad definidas.
M
Clasificar, recoger y distribuir
Las basuras en las zonas dispuestas para ello
Cumplir con las normas de disposición de residuos sólidos y líquidos establecidos.
A
Garantizar El uso, conservación, disposición y operatividad de la dotación física
Para dar cumplimiento a las normas de seguridad e higiene y de imagen empresarial. Garantizar el bienestar y seguridad en la labor.
MM
Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar
Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo
Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.
MM
Problemática del cargoDefinición de prioridades en las tareas y/o asignaciones.Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas:
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Mejoras que contribuyan a la optimización del proceso de reciclaje, aseo y cafetería en general.
Uso de implementos de aseo y cafetería.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todo el personal Candidatos y empleados en misión (visitantes)
Clientes y proveedores eventualmente
Perfil del cargo
Formación básica: Bachiller
Formación complementaria: Manipulación de alimentos y atención al cliente.
Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos de oficios generales
Periodo de adaptación: 2 meses
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Inteligencia emocional Orientación al servicio Manejo de conflictos Capacidad de adaptación Gestión y manejo de los recursos Responsabilidad ambiental
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Público Ergonómico Tránsito Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
31
AUXILIAR CONTABLE
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa y Financiera
Título del cargo: Auxiliar Contable
Título del cargo superior inmediato: Contador
Reemplazo del cargo: Contador
Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo.
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Clasificar, registrar, ordenar, programar y realizar la nomina, pago a EPS, ARP y Fondos de pensiones, declaraciones tributarias y todo lo relacionado con pago a terceros de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas; con el fin de agilizar los procesos y garantizar el cumplimiento en pagos oportunos.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y montos en declaraciones y pagos )
Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la
empresa). Custodia de Libros oficiales
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Software contable : DMS e I Limitada
Entorno
Intensivo trabajo de oficina. Internamente con todos los empleados de la organización en especial con el Contador.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Recibir, analizar y contabilizar
Facturación de proveedores que generen comprobantes de egreso
Asegurar el registro de la información contable en el sistema DMS de acuerdo con las normas, plazos y procedimientos establecidos.
AA
Elaborar, ordenar, analizar, registrar, archivar , verificar y controlar
La documentación contable que genera información para los estados financieros y de los libros oficiales
Con el fin de que se disponga de la información contable de forma actualizada, clara, confiable y oportuna y que se presenten los estados financieros y demás registros contables a los organismos de control e internos de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos.
AA
Preparar, registrar y verificar
Los procesos de: conciliación de bancos, clientes, proveedores, anticipos, incapacidades o reclamaciones. Obligaciones bancarias (tales como
Para efectuar el cierre contable y presentar clara y oportunamente la información contable y financiera a la dirección administrativa y financiera, reportando las inconsistencias o novedades para la toma de decisiones, acciones preventivas, correctivas o de mejora.
AA
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créditos y leasing), tributaria y demás que se generen.
Preparar, elaborar, modificar o corregir cuando se requiera
Los registros o reportes de la información contable o financiera de inconsistencias por las conciliaciones
Con el fin de asegurar que se disponga de información confiable, actualizada, pertinente y de calidad
MM
Analizar, ordenar, y registrar
Las declaraciones tributarias y estados financieros.
Para presentarlos a los organismos de control e internos de forma oportuna de acuerdo con los plazos y la normatividad vigente.
AA
Realizar la nomina de los empleados
Acorde con los reportes realizados en cuanto a horas laboradas, recargos y ausentismos
Para facilitar el proceso de liquidación de la misma.
AA
Programar, realizar,y preparar
Los pagos a terceros (proveedores, bancos, DIAN, municipio)
Dar cumplimiento a las obligaciones financieras de la empresa.
MM
Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar
Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo
Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.
MM
Problemática del cargo
Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo Disponibilidad del software contable para operar Condiciones micro y macroeconómicas Estado económico de la empresa
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Creación de cuentas contables
( de acuerdo con el PUC) Reclasificación de cuentas Asignación de valores a cuentas Mejoras en los sistemas o proceso en
contabilidad, administración y financiero
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Relaciones esperadas:Internas: Externas:Contador Clientes y empleados en misión.Gerente General ProveedoresDirector Administrativo Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.Coordinador de CarteraCoordinador tesorería Proveedores de bienes y serviciosDirector de operaciones Proveedores FinancierosAuxiliar de NominaAuxiliar de OperacionesAuxiliar CAD
Perfil del cargo
Formación básica: Técnico en Auxiliar Contable
Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria.
Experiencia previa: Mínimo 2 años de experiencia en cargos afines a auxiliar contable.
Puede homologarse con:
Periodo de adaptación: 2 meses
Competencias Tolerancia al trabajo bajo presión Pensamiento lógico- matemático Concentración al detalle Orientación a los resultados Orientación ética Gestión y manejo del recurso
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Público Tránsito Psicolaboral
35
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
36
CONTADOR
MANUAL DE RESPONSABILIDADES
Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa y financiera
Título del cargo: Contador
Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y financiero
Reemplazo del cargo: Director administrativo y financiero Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo.
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para qué existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Verificar y controlar los documentos contables, las declaraciones tributarias y los pagos a terceros de la empresa con el fin de asegurar que se dispone de información actualizada, confiable y de calidad y que se cumplen los criterios de plazos, pertinencia, claridad y confiabilidad de la información contable, administrativa y financiera generada a los organismos de control de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y montos en declaraciones y pagos )
Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina
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Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la empresa).
Custodia de Libros oficiales Software contable : DMS e I Limitada
Entorno
Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Financiero, Director de Operaciones, Coordinador de tesorería y cartera y Auxiliar de nómina. Externamente con los proveedores y organismo de control.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Verificar y controlar
La documentación contable que genera información para los estados financieros y de los libros oficiales
Con el fin de que se disponga de la información contable de forma actualizada, clara, confiable y oportuna y que se presenten los estados financieros y demás registros contables a los organismos de control e internos de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos.
AA
Verificar y controlar
Los procesos de: conciliación de bancos, clientes, proveedores, anticipos, incapacidades o reclamaciones. Obligaciones bancarias (tales como créditos y leasing), tributaria y demás que
Para efectuar el cierre contable y presentar clara y oportunamente la información contable y financiera a la dirección administrativa y financiera, reportando las inconsistencias o novedades para la toma de decisiones, acciones preventivas, correctivas o de mejora.
AA
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se generen.Revisar y controlar
Las declaraciones tributarias y estados financieros.
Para presentarlos a los organismos de control e internos de forma oportuna de acuerdo con los plazos y la normatividad vigente.
AA
Analizar y controlar
Los pagos a terceros (proveedores, bancos, DIAN, municipio)
Dar cumplimiento a las obligaciones financieras de la empresa.
MM
Preparar, registrar y presentar cuando se le asigne
Los informes e indicadores de gestión de los procesos a su cargo
De acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos
M
Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar
Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo
Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.
MM
Conocer y entender detalladamente
El cargo del Director Financiero y del Coordinador de cartera y tesorería para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
M
Problemática del cargo
Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo Disponibilidad del software contable para operar Condiciones micro y macroeconómicas Estado económico de la empresa
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Trasmisión de informes tributarios
a entes de control en los plazos establecidos
Proveedores de mejor costo-beneficio Decisiones para disposiciones tributarias o
legales Plazos de pago Aportes o mejoras que contribuyan a
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minimizar gastos, sistemas de control.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Auxiliar ContableGerente General Proveedores de bienes y serviciosDirector Administrativo Proveedores FinancierosCoordinador de CarteraCoordinador tesorería Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.Director de operaciones Clientes (eventualmente)Auxiliar de Nomina Revisor FiscalAuxiliar de OperacionesAuxiliar CAD
Perfil del cargo
Formación básica: Contador Público Titulado con tarjeta profesional vigente.
Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria.
Experiencia previa: 2 años en cargos similares.
Puede homologarse con: Ninguno
Periodo de adaptación: 3 meses.
Competencias
Tolerancia al trabajo bajo presión Pensamiento lógico- matemático Concentración al detalle Orientación a los resultados Orientación ética Gestión y manejo del recurso
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Psicolaboral
40
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
41
COORDINADOR DE CARTERA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Financiera
Título del cargo: Coordinador de cartera
Título del cargo superior inmediato: Director Financiero
Reemplazo del cargo: Auxiliar contable/ ContadorNivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Consultar diariamente, verificar, analizar estado de cartera, preparar y contabilizar la información de cartera para la toma de decisiones o negociación con clientes de acuerdo con la información contenida en la base de datos contable del sistema DMS y con ello garantizar fluidez económica de la empresa.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.
Presupuesto de ingresos y gastos de la Dirección Equipos de Oficina
Entorno
42
Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de tesorería, Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades bancarias.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Consultar, verificar e informar diariamente
Información actualizada de movimientos bancarios que generen registros contables
Para confrontar con los movimientos de cartera y conciliar para la toma de decisiones en el área de acuerdo al flujo requerido y bajo los procedimientos establecidos.
AA
Verificar, controlar y registrar
Del estado de la cartera de la empresa
Para generar los respectivos cobros bajo los parámetros de negociación establecidos con el cliente en la oferta mercantil.
AA
Analizar, verificar y controlar
El comportamiento de la cartera y el recaudo de la misma
Para cubrir el pago de las obligaciones legales, financieras, nóminas y liquidaciones con criterios de oportunidad y confiabilidad en el proceso.
AA
Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar
Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo
Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.
MM
Conocer y entender detalladamente
El cargo de Director Financiero y Director Administrativo para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
M
43
que se le defina
Problemática del cargo
Variables externas con clientes en recuperación y negociación de cartera.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Sobre la recuperación del dinero
de la empresa. Aportes o mejoras que contribuyan al
saneamiento de cartera.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerente General Clientes y empleados en misión.Director Administrativo Entidades financieras Director financieroAuxiliar de nóminaContadorDirector de operacionesAuxiliar CADRevisor FiscalAuxiliar contableCoordinador financiero
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría.
Formación complementaria: Conocimientos básicos en Finanzas, manejo de Office, Legislación Laboral.
Experiencia previa: 2 años en cargos similares.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las funciones del cargo.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Orientación al logro
44
Gestión de la información Planeación y control Manejo de los recursos Manejo de conflicto
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
45
COORDINADOR DE TESORERÍA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Financiera
Título del cargo: Coordinador de tesorería
Título del cargo superior inmediato: Director financiero
Reemplazo del cargo: Auxiliar contable
Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Custodiar y controlar los dineros y títulos valores de la compañía bajo los procedimientos y políticas establecidas con el fin de garantizar la confiabilidad, seguridad y confidencialidad de los bienes económicos de la empresa. Realizar los desembolsos requeridos para el pago oportuno de las obligaciones financieras, tributarias, bancarias, de nomina y proveedores requeridas para facilitar el proceso de facturación.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.
Custodia de valores (efectivo, cheques y títulos valores). Custodia de facturación y comprobante de pago.
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Entorno
Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de Cartera, Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades bancarias.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Recibir, registrar y generar
Comprobantes de ingreso de los dineros a través de los recibos de caja
Para entregar a contabilidad información confiable y oportuna de acuerdo con el procedimiento contable definido.
AA
Conciliar y ajustar mensualmente
El estado de cartera y demás movimientos bancarios de acuerdo a los registros actualizados.
Para tomar los correctivos necesarios en conjunto con el contador y garantizar la confiabilidad de la información contable e informar el cumplimiento de los indicadores.
AA
“Custodiar” :Controlar y hacer seguimiento
A los dineros, títulos valores de la compañía y documentos legales de respaldo económico y financiero hasta la entrega correspondiente según el procedimiento establecido.
Para garantizar que los dineros lleguen al destino indicado según las políticas y necesidades económicas de la empresa.
AA
Organizar y archivar
Las facturas y recibos de caja.
Asegurar que la documentación requerida se encuentre disponible y actualizada para su consulta y
MM
47
toma de decisiones de acuerdo a los procedimientos y normas determinadas.
Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar
Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo
Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.
MM
Conocer y entender detalladamente
El cargo de Director Financiero para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
M
Problemática del cargo
Variables externas con clientes en recuperación y dinero disponible en caja menor para atender necesidades imprevistas.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Sobre la destinación del dinero de
la empresa. Aportes o mejoras que contribuyan al
manejo de relaciones financieras con los clientes y mejor utilización de los recursos financieros de la organización.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerente General Clientes y empleados en misión.Director Administrativo Entidades financieras Director financieroAuxiliar de nóminaContadorDirector de operacionesAuxiliar CADRevisor FiscalCoordinador de carteraAuxiliar contable
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría.
48
Formación complementaria: Conocimientos básicos en Finanzas, manejo de Office, Legislación Laboral.
Experiencia previa: 2 años en cargos similares.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las funciones del cargo.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Orientación al logro Orientación al detalle Toma de decisiones Orientación ética Gestión de la información
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA
49
DIRECTOR FINANCIERO
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Financiera
Título del cargo: Director Financiero
Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador
Nivel de mando: DirectivoPersonal a cargo:
- Coordinador Tesorería - Coordinador de Cartera- Contador- Auxiliar contable
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros, mantenimiento locativo, aseo y cafetería, proceso de documentación y archivo; de acuerdo a las políticas, normas y valores de la organización, asegurando que la empresa cuente con los recursos económicos, físicos y locativos para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y políticas internas.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.
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Presupuesto de gastos de la Dirección Impacto del aprovechamiento financiero Impacto en la rotación de cartera Impacto del castigo de cartera Equipos de Oficina Equipo de comunicación Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja,
facturas, garantías reales) EBITDA (Utilidad operativa de la empresa)
Entorno
Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorería, coordinador de cartera, auxiliar de documentación, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Planificar, Verificar y controlar
El cobro oportuno de la cartera a las empresas clientes
Con el fin de asegurar los recursos necesarios para desarrollo económico de la empresa de acuerdo a los plazos y parámetros legales establecidos.
A
Evaluar, Cuantificar, analizar y optimizar
La necesidad, viabilidad, funcionalidad de los recursos económicos, físicos y locativos y su mantenimiento.
Para garantizar la rentabilidad y el mínimo impacto en el gravamen a los movimientos financieros, el pago oportuno de las obligaciones financieras y pago a proveedores con criterios costo-beneficio de acuerdo a las necesidades y políticas internas.
A
Verificar y autorizar
Los pagos de la nómina de los empleados de planta y en misión
Para asegurar el cumplimiento del pacto de especificaciones con el cliente y garantizar su satisfacción con el servicio,
A
51
Controlar, hacer seguimiento y direccionar
Los dineros y títulos valores de la compañía y la caja menor
Para garantizar que lleguen al destino indicado según las políticas y necesidades económicas de la empresa.
M
Analizar, verificar y controlar
El informe de estados financieros emitido por el contador
Con el fin de garantizar la confiabilidad y seguridad de la información que se debe entregar a las entidades de control y a la gerencia para la toma de decisiones de acuerdo a los plazos, leyes y compromisos establecidos.
A
Analizar, verificar y aprobar
La viabilidad financiera de nuevos clientes o reingreso de clientes inactivos.
Para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y comerciales que permiten el pago oportuno de las obligaciones adquiridas y la buena administración y servicio de la empresa cliente.
M
Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar
Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo
Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.
MM
Conocer y entender detalladamente
El cargo del Gerente y Director de operaciones para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina
Con el fin de dar servicio permanente en el área con conocimiento actualizado y completo
M
Problemática del cargo
Condiciones macroeconómicas Definición oportuna del plan estratégico de la cadena de valor por parte de la Junta
Directiva
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Pagos de obligaciones fiscales. Pagos a proveedores. Aprobación de clientes por salud
financiera.
Mejores prácticas en procesos financieros.
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Adquisición de equipos locativos de acuerdo con parámetros establecidos.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerente General Proveedores de bienes y serviciosCoordinador tesorería Clientes (eventualmente)Coordinador de cartera Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.Contador Proveedores FinancierosAuxiliar contableAuxiliar de CAD Auxiliar administrativo de RionegroMensajeroAuxiliar Servicios GeneralesDirector Gestión Humana y SelecciónDirector ComercialDirector de Operaciones Coordinador de Informática
Perfil del cargo
Formación básica: Contador Público, Administrador de Negocios o Empresas, Ingeniero Industrial, o afines.
Formación complementaria: Especialización en alta gerencia con énfasis en finanzas, cartera, legislación laboral, derecho comercial y contabilidad básica, legislación tributaria, sistemas de información (office), negociación y conciliación, conocimientos en SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS.
Experiencia previa: 5 años en cargos similares.
Puede homologarse con:
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Pensamiento estratégico Liderazgo Orientación ética Habilidades comunicativa Toma de decisiones
53
Dominio de personal
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
54
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa
Título del cargo: Director Administrativo
Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador
Nivel de mando: DirectivoPersonal a cargo:
- Auxiliar administrativa de Rionegro- Auxiliar CAD y mensajería- Aprendíz Archivo- Auxiliar servicios generales- Mensajero
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros, mantenimiento locativo, aseo y cafetería, proceso de documentación y archivo; de acuerdo a las políticas, normas y valores de la organización, asegurando que la empresa cuente con los recursos económicos, físicos y locativos para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y políticas internas.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la
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contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa. Presupuesto de gastos de la Dirección Impacto en la rotación de cartera Impacto de la rotación del personal Impacto del castigo de cartera Equipos de Oficina Equipo de comunicación Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja,
facturas, garantías reales) EBITDA (Utilidad operativa de la empresa)
Entorno
Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorería, coordinador de cartera, auxiliar de documentación, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Coordinar, planear, verificar y controlar
El cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los procesos de documentación, servicios generales y mensajería.
Para garantizar oportunidad, calidad y confiabilidad en los procesos que se desarrollan de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.
A
Verificar y asegurar con sus colaboradores
La disposición de los recursos físicos adecuados, limpios y seguros
Con el fin de dar cumplimiento a las normas y parámetros establecidos por el Copaso y necesidades presentadas en la empresa.
B
Analizar, verificar y aprobar
La viabilidad financiera de nuevos clientes o reingreso de clientes inactivos.
Para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y comerciales que permiten el pago oportuno de las obligaciones adquiridas y la buena administración y servicio de
M
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la empresa cliente.Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar
Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo
Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.
MM
Conocer y entender detalladamente
El cargo del Gerente y Director de operaciones para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina
Con el fin de dar servicio permanente en el área con conocimiento actualizado y completo
M
Planear, hacer seguimiento, controlar y actualizar
El proceso de gestión de calidad y su implicación en los demás procesos de la empresa.
Con el fin de mantener el Sistema de Gestión de la Calidad, objetivos y políticas de calidad que permitan el mejoramiento continuo y mantener la certificación anual ISO 9000.
A
Implementar y mantener
Las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización y en el sistema integrado de gestión de la calidad,
Para ejecutar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran y dar cumplimiento a las disposición de la norma.
A
Problemática del cargo
Condiciones macroeconómicas Definición oportuna del plan estratégico de la cadena de valor por parte de la Junta
Directiva
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Retiro de personal de la compañía
dentro de su equipo de trabajo de acuerdo con los parámetros establecidos.
Procesos disciplinarios y reglamentarios laborales de acuerdo con las normas establecidas.
Mejores prácticas en procesos administrativos.
57
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerente General Proveedores de bienes y serviciosCoordinador tesorería Clientes (eventualmente)Coordinador de cartera Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.Contador Proveedores FinancierosAuxiliar contableAuxiliar de CAD Auxiliar administrativo de RionegroMensajeroAuxiliar Servicios GeneralesDirector Gestión Humana y SelecciónDirector ComercialDirector de Operaciones Coordinador de Informática
Perfil del cargo
Formación básica: Contador Público, Administrador de Negocios o Empresas, Ingeniero Industrial, o afines.
Formación complementaria: Especialización en alta gerencia con énfasis en finanzas, cartera, legislación laboral, derecho comercial y contabilidad básica, legislación tributaria, sistemas de información (office), negociación y conciliación, conocimientos en SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS.
Experiencia previa: 5 años en cargos similares.
Puede homologarse con:
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Orientación al logro Gerenciamiento estratégico Orientación ética Liderazgo Toma de decisiones Adaptabilidad al cambio
58
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
59
DIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Director de Gestión Humana
Título del cargo superior inmediato: Gerente General
Reemplazo del cargo: Coordinador de Selección.
Nivel de mando: 4 personas a cargo- Coordinador bienestar laboral- Coordinador de selección- Coordinador de desarrollo- Coordinador de Salud ocupacional
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de selección de personal temporal, el Plan de Salud Ocupacional y programación de la Caja de Compensación para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de respuesta, confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfacción de las necesidades del cliente de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.
Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de selección, desarrollo, bienestar laboral y salud ocupacional del personal de planta de acuerdo a las políticas, reglamento interno y procedimientos establecidos con el fin de contribuir al desarrollo y bienestar integral de personal competente para la organización y aportar estratégicamente al logro de los objetivos organizacionales.
60
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta) Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. Presupuesto para el proceso de selección (pruebas psicotécnicas, exámenes
médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros) Presupuesto para Plan de formación y desarrollo, Plan de Bienestar Laboral y
Plan de Salud Ocupacional.
Entorno
Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos y externos.
Eventualmente visitando clientes, entidades educativas o fuentes de reclutamiento.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Preparar, organizar, registrar, documentar el informe, verificar y controlar
El cumplimiento de las visitas para la asesoría y acompañamiento en seguridad industrial y salud ocupacional a las empresas usuarias.
Para definir el plan de acción según los procedimientos garantizando el cumplimiento de normas legales vigentes y negociación comercial.
AA
61
Planear, coordinar, ejecutar y verificar
El cumplimiento de los procesos de selección de personal en misión solicitados por las empresas usuarias
Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.
AA
Planear, coordinar, ejecutar, controlar y verificar
El cumplimiento de los procesos de Selección y Evaluación por competencias del personal administrativo
Con el fin de asegurar que el personal cumpla con los requisitos de formación, habilidades, competencias y experiencia que determina el cargo de acuerdo al procedimiento establecido.
AA
Planear y coordinar con las personas a su cargo, la ejecución y seguimiento
Los procesos de evaluación de periodo de prueba, inducción y entrenamiento, Proceso de Gestión del Desempeño, evaluación de clima organizacional y programa de salud ocupacional.
Para dar cumplimiento al desarrollo de los procedimientos que contribuyen a la planeación estratégica y políticas de la organización.
AA
Citar, ejecutar, verificar y reportar la información
Del proceso de descargos al personal administrativo cuando se requiera
Garantizar el análisis de causas para la toma las decisiones según lo determinen los jefes inmediatos (llamados de atención, suspensiones o terminación de contrato), dejando constancia en la historia laboral.
MM
Analizar y coordinar con los directores de proceso y en comité
La programación de licencias, vacaciones, sistema de pagos y compensaciones, préstamos y beneficios para el personal de planta
Para garantizar la pertinencia, eficacia de la planeación y el cumplimiento de las normas, políticas y plazos establecidos.
MM
Recopilar, registrar, analizar y presentar
La información que permite obtener los indicadores de gestión de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el
Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.
AA
62
Manual de Calidad.Recopilar, registrar, analizar y elaborar
La facturación de los procesos de selección para las empresas clientes.
Garantizando la disposición de la información para el recaudo de cartera, los plazos comerciales establecidos y la eficacia del cumplimiento de sus proveedores de servicios, contribuyendo al pago oportuno a los mismos.
MM
Implementar y mantener
Las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización y en el SGC, que aplican directamente al proceso de selección, desarrollo, bienestar y salud ocupacional
Para ejecutar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran.
MM
Recibir, analizar, direccionar y dar solución
Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias.
MM
Conocer y entender detalladamente
Las responsabilidades de la Gerencia y del Director Administrativo para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
M
Problemática del cargo
Variables externas respecto a la efectividad de las fuentes de reclutamiento y variables de los perfiles determinados por los clientes que limitan la búsqueda del personal idóneo.
Variables externas en desarrollo respecto a la asistencia a programas de formación o
63
capacitación que impiden que se cumpla con el plan y objetivo de las mismas.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas:
Aprobación de planes de formación, acciones correctivas y de mejora.
Aprobación de préstamos, licencias y beneficios de acuerdo a los parámetros establecidos.
Aprobación de cotizaciones de proveedores de servicios.
Llamados de atención del personal a cargo.
Planes de desarrollo y mejoramiento continúo al personal administrativo y a sus condiciones laborales.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todo el personal Empleados en misión
Clientes de las empresas usuariasProveedores de servicio y de candidatos potenciales
Perfil del cargo
Formación básica: Psicólogo, Administrador de Recursos Humanos o Afines al Cargo.Deseable: Diplomados o estudiante post grado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal, Selección por competencias, Atención al cliente, Office, fundamentos básicos de legislación laboral.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en Administración del recurso humano.
Periodo de adaptación: 6 meses
Competencias Pensamiento estratégico Gestión de la información Dominio personal
64
Manejo de conflictos Planeación y control Liderazgo Negociación Habilidades comunicativas
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
65
COORDINADOR DE SELECCIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Coordinador de Selección
Título del cargo superior inmediato: Directora de Gestión Humana
Reemplazo del cargo: Directora de Gestión Humana, Auxiliar de selección.
Nivel de mando: Auxiliar de selección
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Planificar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de selección de personal temporal para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de respuesta, confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfacción de las necesidades del cliente de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta) Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. Presupuesto para el proceso de selección (pruebas psicotécnicas, exámenes
médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros)
Entorno
66
Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos y externos.
Visita a clientes, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Planear, coordinar, ejecutar y verificar
El cumplimiento de los procesos de selección de personal en misión a su cargo, solicitados por las empresas usuarias.
Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes o de la organización cumpliendo con los requisitos legales, normas y políticas establecidas.
AA
Planear, coordinar, ejecutar y verificar
El cumplimiento de los procesos de selección de personal de planta requerido internamente
Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.
AA
Conocer y entender detalladamente
Las responsabilidades del Director de Gestión Humana, del Coordinador de Desarrollo y del Auxiliar de Selección para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
M
Problemática del cargo
Variables externas en el proceso de selección, como efectividad de las fuentes de reclutamiento y perfiles que limitan la búsqueda del personal idóneo.
67
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Candidatos idóneos para el perfil
solicitado por los clientes. Mejores prácticas en los procesos de
selección y en aplicación de herramientas de evaluación.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todo el personal Empleados en misión
Clientes de las empresas usuariasProveedores de servicio y de candidatos potenciales
Perfil del cargo
Formación básica: Psicólogo con énfasis en el área organizacional.Deseable: diplomados o estudiante post grado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal, Selección por competencias, Office.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Inteligencia emocional Toma de decisiones Orientación al servicio Habilidades comunicativas Orientación ética Tolerancia a la frustración
Exposición a Factores de Riesgo Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
68
COORDINADOR DE BIENESTAR LABORAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Coordinador de Bienestar Laboral
Título del cargo superior inmediato: Director de Gestión Humana
Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Desarrollo.
Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo.
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Planificar, coordinar, ejecutar y controlar el Plan de Bienestar Laboral y evaluación de clima organizacional de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos con el fin de contribuir al bienestar del personal de planta de la empresa.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta) Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. Presupuesto para el Plan de Bienestar laboral.
Entorno
69
Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos y externos.
Eventualmente visitando clientes, entidades educativas, caja de compensación, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Planear, coordinar, liderar junto con los directores y controlar
La evaluación de clima organizacional en la empresa y el Plan de acción que de ella se derive de acuerdo al procedimiento
Para generar e implementar las acciones correctivas, preventivas o de mejora que contribuyan al bienestar del personal de planta, de acuerdo con las políticas y normas del SGC de la empresa.
AA
Cotizar, coordinar, ejecutar y programar la logística
Los programas o planes de acción de bienestar laboral con la caja de compensación, entidades educativas o de recreación que se requieran
Con el fin de dar cumplimiento al plan de acción propuesto con criterios de oportunidad, confidencialidad y eficacia que permitan generar acciones de mejora en el servicio para el personal de planta y personal en misión.
MM
Canalizar y programar
La información sobre los beneficios de la caja de compensación familiar a empleados de planta y en misión y las actividades a desarrollar
Para promover los beneficios que ofrece la caja de compensación y favorecer la relación con nuestros empleados de acuerdo a las políticas internas.
MM
Recopilar, registrar, controlar periódicamente,
La información que permite obtener los indicadores de gestión de los procesos a su
Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan
AA
70
analizar y presentar
cargo de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el Manual de Calidad.
operativo y el plan estratégico de la empresa.
Recibir, analizar, direccionar y dar solución
Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias.
MM
Conocer y entender detalladamente
Las responsabilidades del Director de Gestión Humana, de la Coordinadora de Selección, Coordinadora de Desarrollo y del Auxiliar de Selección para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
M
Problemática del cargo
Variables externas en el Plan de Bienestar respecto al cumplimiento de acciones definidas de la caja de compensación u otras entidades involucradas en el mismo.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Búsqueda, cotización y análisis de
proveedores de servicios de educación y recreación.
Implementación del plan de acción de Bienestar Laboral.
Mejores prácticas de intervención en clima y/o plan de bienestar laboral.
71
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todo el personal Empleados en misión
Clientes de las empresas usuariasProveedores de servicio y de candidatos potencialesCaja de compensación familiar
Perfil del cargo
Formación básica: Psicólogo con énfasis en el área organizacional.Deseable: diplomados o estudiante post grado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal, Selección por competencias, Office.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Gestión de la información Gestión y manejo de recursos Capacidad de negociación Toma de decisiones Orientación ética Orientación al servicio Tolerancia a la frustración
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓFIRMA EMPLEADO
72
COORDINADOR DE DESARROLLO
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Coordinador de Desarrollo
Título del cargo superior inmediato: Director de Gestión Humana
Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Bienestar Laboral.
Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo.
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Planificar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de selección, gestión del desempeño, formación y desarrollo de competencias de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos con el fin de contribuir al mejoramiento continuo y desarrollo del potencial humano de la empresa.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta) Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. Presupuesto para el proceso de selección (pruebas psicotécnicas, exámenes
médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros) Presupuesto para el Plan de formación y desarrollo.
73
Entorno
Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos y externos.
Eventualmente visitando clientes, entidades educativas, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Planear, coordinar, ejecutar, controlar y verificar
El cumplimiento de los procesos de Selección y Evaluación por competencias del personal de planta.
Con el fin de asegurar que el personal cumpla con los requisitos de formación, habilidades, competencias y experiencia que determina el cargo de acuerdo al procedimiento establecido.
AA
Planear, coordinar, liderar y controlar junto con los directores
Los procesos de evaluación de periodo de prueba, inducción y entrenamiento, revisión de Responsabilidades, Gestión del Desempeño.
Para dar cumplimiento al desarrollo de los procedimientos de gestión humana que contribuyen a hacer mas competente el personal de planta, de acuerdo con la misión empresarial.
AA
Cotizar, coordinar, ejecutar y programar la logística
Los programas de formación y capacitación
Con el fin de potencializar las habilidades personales y laborales del personal de planta, siguiendo el procedimiento establecido y de acuerdo al plan estratégico de la empresa
AA
Recopilar, registrar,
La información que permite obtener los
Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la
AA
74
controlar periódicamente, analizar y presentar
indicadores de gestión de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el Manual de Calidad.
información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.
Implementar y mantener
Las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización y en el SGC, que aplican directamente al proceso de selección y desarrollo.
Para ejecutar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran.
MM
Conocer y entender detalladamente
Las responsabilidades del Director de Gestión Humana, de la Coordinadora de Selección, Coordinadora de Bienestar Laboral y del Auxiliar de Selección para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
M
Problemática del cargo
Variables externas en desarrollo respecto a la asistencia a programas de formación o capacitación que impiden que se cumpla con el plan y objetivo de las mismas.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Búsqueda, cotización y análisis de
proveedores en selección y capacitación.
Implementación de los planes de selección, evaluación, formación, acciones correctivas y de mejora.
Estrategias de desarrollo y mejoramiento continúo al personal de planta.
75
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todo el personal Empleados en misión
Clientes de las empresas usuariasProveedores de servicio y de candidatos potenciales
Perfil del cargo
Formación básica: Psicólogo con énfasis en el área organizacional.Deseable: diplomados o estudiante post grado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal, Selección por competencias, Office.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Pensamiento estratégico Toma de decisiones Solución de problemas Proactividad Gestión y manejo de recursos Habilidades comunicativas
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
76
COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Coordinador De Salud Ocupacional
Título del cargo superior inmediato: Director de Gestión Humana
Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Bienestar laboral.
Nivel de mando: Profesional no tiene personal a cargo.
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Planear, coordinar y ejecutar los subprogramas que estructuran el sistema de gestión en seguridad industrial y salud ocupacional, implementando las acciones preventivas, correctivas y de mejora de acuerdo a las normas legales vigentes, políticas de la organización y procedimientos establecidos requeridos para garantizar el bienestar físico, mental y social para los empleados en misión y de planta.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Cumplimiento de la normatividad legal en Salud Ocupacional Presupuesto del Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud
Ocupacional y presupuesto de dotaciones. Equipos de Oficina
77
Entorno
Intensivo trabajo de campo y oficina con personal en misión, de planta, clientes y proveedores.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Preparar, organizar, registrar, documentar el informe, verificar y controlar
El cumplimiento de las visitas para la asesoría y acompañamiento en seguridad industrial y salud ocupacional a las empresas usuarias.
Para definir el plan de acción según los procedimientos garantizando el cumplimiento de normas legales vigentes y negociación comercial.
AA
Analizar, preparar, solicitar y controlar
El suministro de los recursos entregados por la ARP y corredor de seguros en riesgos profesionales que sean necesarios para la ejecución del plan de acción con las empresas usuarias.
Dar cumplimiento a los objetivos propuestos e implementar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se deriven de acuerdo a la actividad económica y necesidad específica del cliente y de acuerdo al procedimiento y plazos establecidos.
AA
Planear, verificar, controlar y entregar
La compra y suministro de Dotación a los empleados en misión y de planta
Para garantizar el cumplimiento de las normas establecidas en el CST de acuerdo al procedimiento establecido.
MM
Analizar, validar, autorizar
Los resultados de los exámenes médicos ocupacionales que
Para garantizar que el candidato cumpla con las condiciones de salud de acuerdo a la exposición a
BB
78
reporten un concepto de aptitud con alteraciones.
factores de riesgo.
Recibir, analizar y dar solución
Los requerimientos y necesidades que se deriven del proceso
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los usuarios, evaluando el impacto que pueda tener en los otros procesos internos e implementar las acciones preventivas, correctivas o de mejora.
MM
Problemática del cargo
Cambio de políticas o normas que rigen el sistema general de riesgos profesionales y normas o políticas internas.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Aprobación o rechazo de ingresos
en condiciones vulnerables. Planes de desarrollo y mejoramiento
continúo a las condiciones laborales del personal en misión y de planta.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerencia General Empleados en misiónDirector Gestión Humana Empresas usuariasDirección de Operaciones ProveedoresAuxiliares Comerciales
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo en Salud Ocupacional
Formación complementaria: Planes de Emergencia, Requerimientos del Sistema General de Riesgos Profesionales, Norma ISO 9001, OSHAS 18001, Informática Básica.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines a Salud Ocupacional.Preferible: en empresas de servicio temporal
Periodo de adaptación: 3 meses
79
Competencias
Responsabilidad ambiental Adaptabilidad al cambio Proactividad Gestión y manejo de recursos
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Público Ergonómico Psicolaboral Tránsito
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
80
AUXILIAR DE SELECCIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Auxiliar de selección
Título del cargo superior inmediato: Coordinador de selección
Reemplazo del cargo: Coordinador de selección.
Nivel de mando: Personal a cargo: No tiene.
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Registrar la solicitud del cliente y ejecutar el procedimiento de selección partiendo del reclutamiento, actualización permanente de la base de datos y análisis de hojas de vida, citación del personal, aplicación de pruebas, verificación de referencias, activación de fuentes de reclutamiento y coordinación de servicio de visitas domiciliarias, estudios de seguridad y crediticios para garantizar la satisfacción del cliente con los servicios de selección con criterios de oportunidad y confiabilidad y de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.
Equipos de Oficina Equipo de comunicación Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta, evaluación
81
de riesgos) Presupuesto de Selección
Entorno
Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos y externos.
Eventualmente visitando clientes, entidades educativas o fuentes de reclutamiento.
Eventualmente realizando visitas domiciliarias.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Recibir, analizar, clasificar y actualizar
La información contenida en la base de datos de hojas de vida según el instructivo de reclutamiento establecido.
Con el fin de mantener actualizada y disponible la base de datos para las consultas requeridas y dar respuesta clara y oportuna al cliente.
AA
Activar fuentes de reclutamiento, convocar, citar a entrevista, aplicar pruebas y verificar referencias
Los posibles candidatos que se incluyen dentro de los procesos de selección de acuerdo a los requerimientos de los perfiles solicitados por los clientes internos o externos.
Para garantizar que los candidatos cumplan con los requisitos del cliente y de esta manera contribuir a satisfacerlos de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.
AA
Planear, coordinar y ejecutar
El proceso de ingreso del personal en misión con los encargados del proceso, la empresa usuaria y los candidatos
Para garantizar oportunidad y cumplimiento de los ingresos de personal a las empresas clientes de acuerdo al procedimiento, políticas, requisitos legales y plazos establecidos.
AA
82
diligenciando los debidos registros
Recopilar, registrar, verificar
La facturación de los proveedores de servicios de visitas domiciliarias, polígrafo, estudios de seguridad, crediticios y exámenes médicos.
Garantizando la disposición y veracidad de la información contribuyendo al pago oportuno a los proveedores.
BB
Recopilar, registrar, analizar y consolidar
La información que permite obtener los indicadores de gestión del proceso de selección.
Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que se le entrega al director de proceso para su revisión y aprobación.
MM
Recibir, analizar, direccionar y dar solución
Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos.
MM
Problemática del cargo
Variables externas respecto a la efectividad de las fuentes de reclutamiento y variables de los perfiles determinados por los clientes que limitan la búsqueda del personal idóneo.
Oportunidad y claridad de los clientes en el envío de la información requerida para el ingreso del personal.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Activación de fuentes de
reclutamiento que no impliquen costos internos.
Acciones de mejoramiento continuo en el proceso de selección y reclutamiento del personal.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todo el personal Posibles candidatos
83
Empleados en misiónClientes de las empresas usuariasProveedores de servicio y contactos de fuentes de reclutamiento
Perfil del cargo
Formación básica: Bachiller Deseable: Estudiante Técnico o Tecnólogo en disciplinas afines al área de Recursos Humanos
Formación complementaria: Office, Procesos de Selección (reclutamiento).
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a auxiliar de oficina (deseable en áreas de gestión humana y en EST)
Puede homologarse con: Experiencia mínima de dos años en el cargo en empresas de servicio temporal.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
Habilidades comunicativas Dedicación a la tarea Trabajo bajo presión Orientación al servicio Optimización de recursos y tiempo
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Público Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
84
AUXILIAR COMERCIAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Comercial
Título del cargo: Auxiliar Comercial
Título del cargo superior inmediato: Director Comercial
Reemplazo del cargo: Director Comercial / Auxiliar Administrativo
Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Preparar y actualizar la información comercial y bases de datos de clientes potenciales y actuales de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos a nivel comercial, programar a través del telemercadeo las visitas a clientes potenciales o mantenimiento a clientes actuales con el fin de verificar, controlar y hacer seguimiento a su satisfacción con el servicio ofrecido.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.
Presupuesto de ventas mensual / anual. Costo de rotación de cartera Equipos de oficina y comunicación
85
Entorno
Trabajo de campo y oficina alternando actividades en mantenimiento de clientes con actividades de soporte operativo del área.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Investigar, analizar, filtrar y segmentar
Bases de datos e Información comercial de empresas que permitan identificar oportunidades en el mercado
Con el fin de concretar a través del telemercadeo visitas para ofrecer el portafolio de servicios de la empresa.
Preparar, diseñar y actualizar
Portafolio de servicios Con el fin de garantizar la claridad y confiabilidad de la información que se envía a los clientes.
Analizar y verificar
La documentación legal exigida a los clientes
Para garantizar el cumplimiento de los acuerdos de la relación comercial soportado en la oferta mercantil aceptada.
Realizar seguimiento a través del telemercadeo y visitas definidas
Pacto de especificaciones y compromisos de las partes involucradas (cliente y empresa)
Con el fin de analizar la posibilidad de nuevos negocios y asegurar que la relación comercial permita mantener y fidelizar a los clientes a largo plazo. Documentando las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran para darles el respectivo trámite de acuerdo al sistema de gestión de calidad.
Ejecutar, tabular, analizar y documentar
La información obtenida de la encuesta de
Con el fin de informar e implementar las acciones preventivas, correctivas y de
86
satisfacción anual y control de producto no conforme.
mejora que de allí se deriven.
Analizar, ejecutar y verificar
El informe contable sobre el cumplimiento de ventas mensual y anual respecto al presupuesto
Con el fin de verificar el cumplimiento de las metas e implementar un plan de acción que permita el cumplimiento del mismo.
Atender y buscar solución
Las necesidades, inquietudes, sugerencias, quejas y/o reclamos de las empresas usuarias.
Para canalizar y dar respuesta oportuna y satisfactoria a las empresas usuarias.
BB
Planear y Ejecutar
Las funciones de mensajería en la sede Rionegro
Para dar cumplimiento y satisfacción a los clientes según lo establecido en la oferta mercantil y de acuerdo a los plazos y procedimientos que se hayan determinado.
A
Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar
Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo
Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.
MM
Conocer y entender detalladamente
El cargo de la Auxiliar administrativa de Rionegro para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
B
Realizar la evaluación de proveedores de su proceso e informar los resultados por escrito de acuerdo al procedimiento. (Responsabilidad asignada a la directora administrativa)
Problemática del cargo
Variable de los precios del mercado actual que limitan posibilidades de negociación. Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio.
87
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Manejo de agenda comercial. Implementación de mejores prácticas para la
gestión comercial, mercadeo, telemercadeo, generación de valor agregado.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Director Comercial Empresas usuarias o clientes potencialesDirector Administrativo y financiero ProveedoresDirector de Operaciones Empleados en misiónDirector de Gestión HumanaGerencia
Perfil del cargo
Formación básica: Estudiante de carreras técnicas en mercadeo o afines.Deseable: Técnico ó Tecnólogo en mercadeo o afines.
Formación complementaria: Atención al cliente, Telemercadeo, Office y Sistemas de Gestión de la Calidad
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines al área comercial.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las responsabilidades del cargo
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Comprensión de lectura Redacción Comprensión lógico matemática Habilidades comunicativas Capacidad de escucha Capacidad de negociación Tolerancia a la frustración y al fracaso. Inteligencia emocional
Exposición a Factores de Riesgo
Físico
88
Público Ergonómico Tránsito Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
89
DIRECTOR COMERCIAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Comercial
Título del cargo: Director Comercial
Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Gerente/Auxiliar Comercial
Nivel de mando: DirectivoPersonal a cargo:
- Ejecutivo Comercial- Auxiliar Comercial
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Investigar la actualidad del mercado, planificar, coordinar, dirigir y controlar el proceso de la gestión de la venta en sus mercados objetivo con base en la planeación estratégica de corto y mediano plazo y las metas y objetivos determinados en la Organización, con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas de ventas, la atención de sugerencias, quejas y reclamos del cliente buscando mantener y desarrollar un negocio competitivo en el largo plazo.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Presupuesto de ventas mensual/anual
90
Costo de la rotación de cartera de Medellín Total de la cartera Equipo de Oficina
Entorno
Intenso trabajo de campo visitando clientes activos y potenciales. Eventualmente en labores de oficina.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Identificar y evaluar
Las oportunidades del mercado en clientes y proveedores actuales y potenciales, la competencia y la industria
Con el fin de implementar las estrategias y tácticas requeridas dentro de los objetivos y metas de la Organización. (Matriz producto-mercado, matriz producto-clientes, matriz mercado-clientes)
AA
Elaborar, supervisar y controlar
La ejecución del presupuesto de ventas y el presupuesto de gastos anual/mensual del área.
Con el fin de establecer los indicadores de gestión y parámetros de ventas de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
AA
Recopilar, registrar, analizar y presentar
La información que permite obtener los indicadores de gestión del proceso comercial y operación de ventas de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el Manual de Calidad.
Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.
MM
Programar, El desarrollo de la Para asegurar el análisis e AA
91
coordinar, analizar y verificar
encuesta de satisfacción del cliente anual y el control de servicio no conforme, quejas y reclamos
implementación de acciones correctivas, preventivas o de mejora de los diferentes procesos que impactan directamente el resultado y eficacia en el servicio al cliente de acuerdo a las normas del SGC y a las políticas establecidas.
Conocer y entender detalladamente
Las responsabilidades del Auxiliar Comercial para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
M
Problemática del cargo
Dependencia de los precios del mercado actual que limitan las posibilidades de negociación.Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Negociación con clientes dentro
de los parámetros establecidos. Conformación de su equipo de
trabajo dentro de las políticas establecidas.
Implementación de metodologías para análisis del mercado.
Implementación de mejores prácticas para la gestión de la venta.
Diseñar e implementar acciones comerciales que permitan el logro del cumplimiento del presupuesto de ventas
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerencia General ClientesDirector Administrativo y financiero Empresas usuariasDirector Gestión Humana y Selección Clientes potencialesDirector de Operaciones ProveedoresAuxiliares Comerciales
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo en Mercadeo y Ventas, Administrador de Negocios, Ingeniería Industrial o afines.
92
Formación complementaria: Mercadeo y Ventas, Office, Costos y presupuestos, Administración de personal de ventas.
Experiencia previa: Mínimo 3 años en cargos similares.
Puede homologarse con:
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Capacidad de escucha Capacidad de negociación Habilidades comunicativas Pensamiento estratégico Inteligencia emocional Toma de decisiones Liderazgo Tolerancia a la frustración Trabajo en equipo Capacidad de análisis y recolección de datos.
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Público Ergonómico Psicolaboral Tránsito
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
93
EJECUTIVO COMERCIAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Comercial
Título del cargo: Ejecutivo Comercial
Título del cargo superior inmediato: Director Comercial
Reemplazo del cargo: Director Comercial / Auxiliar Administrativo
Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Identificar e investigar en el mercado actual o potencial y/o en la competencia local y nacional las oportunidades de negocio para la temporalidad o los servicios en gestión humana, alianzas, nichos de mercado y demás ofrecidos por Xxx-xxxx-xxxx y Servicomplementos, asegurando que la empresa dispone de información actualizada, confiable y pertinente para la toma de decisiones, acciones correctivas, preventivas o de mejora
Planear las visitas a clientes actuales o potenciales, desarrollar, registrar, documentar, verificar y controlar el proceso de la venta de servicios dando cumplimiento al presupuesto y metas de venta definidos para asegurar el logro de las metas y planes definidos en el presupuesto de ventas logrando satisfacer y fidelizar a los clientes en el largo plazo y generando e implementando ofertas de valor agregado y de mejora continua en los procesos en consonancia con la filosofía y políticas de la empresa en el marco del sistema de la gestión de calidad.
94
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.
Presupuesto de ventas mensual / anual. Costo de rotación de cartera Equipos de oficina y comunicación
Entorno
Intensivo trabajo de campo y moderado de oficina, alternando actividades en consecución de nuevos clientes y mantenimiento de los actuales con actividades de soporte administrativo del área ( documentación del proceso de venta y gestión de calidad en comercial )
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Investigar, analizar, filtrar y segmentar y proponer
Bases de datos e Información comercial de empresas actuales o potenciales
Que permitan identificar oportunidades de negocio y concretar a través del telemercadeo visitas para ofrecer el portafolio de servicios de la empresa.
A
Preparar, diseñar actualizar, documentar y divulgar
Portafolio de servicios de Complementos y Servicomplementos
Con el fin de garantizar la claridad y confiabilidad de la información que se envía a los clientes y que se disponga de la trazabilidad de las ofertas entregadas y su estado de acuerdo con los procedimientos establecidos.
A
Planear, realizar, registrar,
Las visitas de apertura,
Con el fin de lograr el cierre de negocio y cumplir el presupuesto
A
95
verificar y ejecutar
mantenimiento o recuperación realizadas a los clientes
de ventas definido de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos, retroalimentando a los procesos internos sobre las necesidades o posibilidades de recursos para atender el negocio.
Solicitar, diligenciar, analizar, registrar, verificar y controlar
La documentación legal exigida a los clientes y del perfeccionamiento del negocio (oferta mercantil y orden de servicio)
Para asegurar la claridad y confiabilidad del pacto de especificaciones con el cliente de acuerdo con los parámetros, plazos y procedimientos establecidos tanto en la apertura como en el mantenimiento del cliente.
A
Verificar y controlar personalmente, a través de correo físico, electrónico o telefónicamente
Pacto de especificaciones y compromisos de las partes involucradas (cliente y empresa)
Con el fin de analizar la posibilidad de nuevos negocios y asegurar que la relación comercial permita mantener y fidelizar a los clientes a largo plazo. Documentando las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran para darles el respectivo trámite de acuerdo al sistema de gestión de calidad.
A
Realizar, verificar y controlar conjuntamente con el Coordinador de Tesorería y Cartera
El cobro de cartera a clientes
Con el fin de asegurar que se cumplan los plazos y el recaudo de cartera de acuerdo con los procedimientos y parámetros definidos en la oferta mercantil suscrita.
A
Atender, procesar, tabular, documentar, analizar, informar, verificar y controlar
La información obtenida de la encuesta de satisfacción del cliente, sugerencias, quejas o reclamos y el control de producto no conforme.
Con el fin de que se disponga de información confiable, actualizada y pertinente que permita la toma de decisiones, las acciones preventivas, correctivas y de mejora en los plazos y parámetros definidos, dando o canalizando su respuesta al cliente.
M
Preparar, analizar, registrar y presentar conjuntamente
Los informes e indicadores de gestión solicitados por su jefe mediato o inmediato
Con el fin de dar cumplimiento a los plazos de entrega de acuerdo con los parámetros y procedimientos establecidos y que se disponga de información
A
96
con el equipo humano del área Comercial
actualizada y confiable para la toma de decisiones, acciones preventivas, correctivas o de mejora.
Planear, ejecutar, verificar y controlar conjuntamente con el equipo humano del área Comercial
Las normas y procedimientos
Establecidos en el sistema de gestión de la calidad, implementando las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran
M
Preparar, registrar y presentar
Los informes e indicadores de gestión de los procesos a su cargo
De acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos
M
Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar
Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo
Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.
MM
Conocer y entender detalladamente
El cargo del Auxiliar administrativo y el del Director Comercial para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
B
Problemática del cargo
Variable de los precios del mercado actual que limitan posibilidades de negociación. Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio. Oferta de servicios de las Cooperativas de trabajo asociado y similares
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Manejo de agenda comercial y
planificación de rutas. Negociación con clientes dentro de
los parámetros establecidos
Implementación de mejores prácticas para la gestión comercial, mercadeo, tele mercadeo y generación de valor agregado para el negocio.
97
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Director Comercial Empresas usuarias o clientes potencialesDirector Administrativo y financiero ProveedoresDirector de Operaciones Empleados en misiónDirector de Gestión HumanaGerenciaAuxiliares de OperaciónCoordinador de Salud OcupacionalAuxiliar de Información en SelecciónCoordinadoras de Selección
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo en Administración de Empresas, Mercadeo y ventas o afines.
Formación complementaria: Conocimientos básicos del proceso de la venta y mercadeo, Costos y Presupuestos, gestión de cartera, Telemercadeo, Office básico y Sistemas de Gestión de la Calidad actualizado
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares preferiblemente en la temporalidad
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las responsabilidades del cargo
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Capacidad de escucha Capacidad de negociación Habilidades comunicativas Inteligencia emocional Toma de decisiones Orientación al servicio Tolerancia a la frustración Trabajo en equipo Capacidad de análisis y recolección de datos.
Exposición a Factores de Riesgo
98
Físico Público Ergonómico Tránsito Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
99
AUXILIAR DE FACTURACION
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Operaciones
Título del cargo: Auxiliar de facturación
Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones
Reemplazo del cargo: Auxiliar
Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo.
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Elaborar las todas facturas correspondientes a las empresas usuarias según los parámetros establecidos en la oferta mercantil y en el régimen tributario con el fin de garantizar el pago oportuno de los servicios prestados.
Dimensiones
El cargo impacta directamente el logro de los objetivos económicos de la empresa.
Impacto en la cartera de la empresa Impacto en el presupuesto de operaciones Equipos de Oficina Equipo de comunicación Cumplimiento legal de las normas laborales en Colombia
Entorno
100
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias, empleados en misión y personal interno del proceso de operaciones, documentación y contabilidad.
ResponsabilidadesFacturación de todos los productos y servicios de la empresa
Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Elaborar las facturas
Informes de tiempos que genera el auxiliar nomina sobre lo reportado por las empresas
Para facturar de acuerdo a la información real de la nomina
AA
Enviar facturas a los clientes
Base de datos de clientes
Facturas sean recibidas por los clientes en los tiempos establecidos y pactados en la oferta mercantil.
AA
Problemática del cargo
Entrega oportuna de las facturas a las empresas usuarias ya que depende de factores externos al proceso tales como la entrega tarde del reporte de tiempo por parte de estas.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Planeación y control de plazos de
actividades dentro del proceso. Mejores prácticas en el manejo y proceso de
la nomina.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Comercial ClientesCartera DIANDocumentacionPerfil del cargo
101
Formación básica: Técnico Auxiliar Contable y tecnologías afines al área.
Formación complementaria: Conocimientos de Informática,
Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos afines.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 1 año
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Orientación al detalle Gestión de la información Trabajo bajo presión Pensamiento lógico matemático Solución de problemas
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
102
DIRECTOR DE OPERACIONES
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Operaciones
Título del cargo: Director de Operaciones
Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Auxiliar de nómina / Auxiliares de Operaciones / Coordinador de Sistemas / Director administrativo y financiero.
Nivel de mando: DirectivoPersonal a cargo:
- Auxiliar de nómina- Auxiliar de operaciones 1- Auxiliar de operaciones 2
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Planificar, coordinar, controlar y evaluar los diferentes procesos operativos de contratación, afiliaciones al SGSS y novedades de la nómina, conciliaciones con el área administrativa del personal en misión, de acuerdo a las normas, políticas, los requisitos legales y procedimientos establecidos para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y empleados en misión.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
103
Presupuesto de nómina Impacto en la cartera de la empresa Equipos de Oficina Equipo de comunicación Custodia de valores (dinero, cheques, efectivo, facturas, garantías reales y
transacciones electrónicas) Errores operativos que pueden llevar a re- procesos y acciones legales.
Entorno
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo, las empresas usuarias, empleados en misión y empleados de planta.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Planificar, coordinar y controlar
La ejecución de los procesos de contratación afiliación, liquidación de nómina, prestaciones, pagos de seguridad social y facturación de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.
Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes, empleados en misión, con el cumplimiento de los requisitos legales laborales y con lo anterior contribuir además al adecuado funcionamiento de los procesos internos.
AA
Procesar, transferir y controlar
El pago electrónico de la nómina y la seguridad social a través del sistema DMS contable,
Asegurar la confiabilidad de los datos bajo los requisitos exigidos por el proceso contable y garantizando el pago oportuno a los empleados en misión de acuerdo a los plazos establecidos en el pacto de especificaciones con el cliente.
AA
Analizar, Créditos a empleados Con el fin de determinar la MM
104
asesorar, aprobar y conciliar
en misión por concepto de calamidad doméstica o a través de terceros con convenios con la empresa.
viabilidad de los mismos, de acuerdo con la política y requisitos de préstamos de calamidad doméstica y/o que cumplan con las normas legales de deducción por nómina, generando valor agregado a los empleados en misión.
Citar, ejecutar, verificar la información y reportar al cliente conclusiones
El proceso de descargos al personal en misión cuando la empresa usuaria lo solicita y bajo el reglamento interno de trabajo y disposiciones legales
Garantizar el análisis de causas para la toma las decisiones según lo determine la empresa (llamados de atención, suspensiones o terminación de contrato), dejando constancia en la historia laboral.
AA
Recibir, analizar, direccionar y dar solución
Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión o entidades públicas o privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias, entidades públicas o privadas.
AA
Implementar y mantener
Las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización y en el SGC, que aplican directamente al proceso de operaciones
Para ejecutar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran.
MM
Recopilar, registrar, analizar y presentar
La información que permite obtener los indicadores de gestión de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parámetros
Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.
MM
105
establecidos en el Manual de Calidad.
Problemática del cargo
Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Procesos disciplinarios y
reglamentarios laborales del personal en misión de acuerdo con las normas establecidas.
Negociación o modificación de plazos establecidos dentro del pacto de especificaciones dentro de las políticas y normas legales establecidas
Aprobación de préstamos a empleados en misión de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.
Implementación y mantenimiento de políticas y procedimientos dentro del proceso.
Mejores prácticas en procesos operativos y administrativos.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gerente General Empleados en misiónGestión Administrativa y financiera Clientes de las empresas usuariasAuxiliar de Tesorería y Cartera Entidades públicas, privadas y financieras.ContadorGestion ComercialGestion de SelecciónAuxiliar de CAD y mensajería
Perfil del cargo
Formación básica: Administrador de Empresas, Administrador de Recursos Humanos o Afines al Cargo. (ó Contador)
106
Deseable: diplomados o estudiante de postgrado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Nómina, Legislación laboral, Seguridad Social, Administración de Personal y Office.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en administración de personal en empresas de mas de 500 empleados.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años desempeñando las responsabilidades del cargo.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Liderazgo Gerenciamiento estratégico Gerenciamiento del personal Planeación y control Gestión de la información
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
107
AUXILIAR DE OPERACIONES 2
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Identificación del cargo
Área Funcional: Dirección de operaciones
Título del cargo: AUXILIAR DE OPERACIONES 2
Título del cargo superior inmediato: Director de operaciones
Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 1 / Auxiliar de nómina.
Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Revisar, registrar y elaborar la documentación requerida para el proceso de contratación, afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar, afiliaciones al seguro de vida, realizar inducción al personal en misión y registrar en el sistema DMS los ingresos. Confirmar referencias laborales. Preparar, revisar, corregir y controlar la información de los estados de cuenta generados por EPS, ARP y AFP. Lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión bajo los procedimientos establecidos.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.
Equipos de Oficina Equipo de comunicación Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS.
Entorno
108
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo operativo, empresas usuarias, empleados en misión, Gestión de selección y entidades EPS, AFP y ARP.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Planear, coordinar, ejecutar y realizar inducción
El proceso contratación y afiliación del personal en misión al SGSS y cajas de compensación e inducción del personal en misión a la compañía.
Con el fin de asegurar la información necesaria que cumpla con los requisitos del Sistema General de Seguridad Social, cajas de compensación familiar y Sistema de Gestión de la Calidad.
AA
Registrar, ordenar y alimentar de forma permanente
Las historias laborales de los empleados en misión con la documentación requerida.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de políticas y procedimientos internos y dar cumplimiento al SGC.
AA
Recibir, verificar y registrar
Las novedades de ingresos de los empleados en misión en el sistema DMS.
Para alimentar la base de datos de los empleados en misión que permita realizar las liquidaciones o pagos de nómina y seguridad social de acuerdo a la normatividad establecida.
AA
Ejecutar, coordinar y verificar
La entrega de carnets y/o copias de las afiliaciones a EPS, AFP y ARP.
Para garantizar el cumplimiento de los requisitos contractuales con el empleado en misión y que éste pueda acceder a los servicios a que tiene derecho.
MM
Recibir, verificar y corregir
Las inconsistencias de EPS´s, AFP´s y ARP
Para garantizar oportunidad en el cumplimiento de los compromisos legales del SGSS y evitar
AA
109
inconvenientes a los usuarios en el momento de solicitar algún servicio.
Recibir, analizar, direccionar y dar solución
Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión o entidades públicas o privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias, entidades públicas o privadas.
AA
Conocer y entender detalladamente
Las responsabilidades del Auxiliar de operaciones 1 y las responsabilidades en que puede asistir eventualmente al Director de Operaciones para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
B
Problemática del cargo
Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores internos y externos para cada una de las actividades realizadas.
Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas:
110
Planeación y control de plazos de actividades dentro del proceso.
Mejores prácticas en el manejo y proceso de la contratación, afiliación y generación de reportes.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Director de Operaciones Empleados en misiónAuxiliar de nómina Asesores de las EPS, ARP o AFP.Auxiliar de Operaciones 1 ClientesAuxiliar de SelecciónRecepción
Perfil del cargo
Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo, Auxiliar de Oficina o afines al cargo.
Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad social.
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del cargo en empresas de servicios temporales.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Trabajo bajo presión Manejo de los recursos Solución de problemas Concentración
Exposición a Factores de Riesgo Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
111
AUXILIAR DE OPERACIONES 1
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Identificación del cargo
Título del cargo: Auxiliar de Operaciones 1
Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones
Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 2 / Auxiliar de nómina.
Nivel de mando: Personal a cargo: Auxiliar no tiene personal a cargo
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Revisar, registrar, elaborar la documentación requerida para el proceso de contratación, afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar, afiliaciones al seguro de vida y realizar inducción al personal en misión y controlar el recibo, verificación y entrega de las cuotas monetarias de Comfama y pólizas de vida a los empleados en misión, registro oportuno de incapacidades, elaboración de certificados y confirmación de referencias laborales. Lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión bajo los procedimientos establecidos.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.
Equipos de Oficina Equipo de comunicación Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS, caja de
compensación y seguros de vida.
112
Entorno
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias, empleados en misión, caja de compensación familiar y aseguradora de póliza, Gestión de selección, Dirección de operaciones y Centro de Administración Documental.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Planear, coordinar, ejecutar y realizar inducción
El proceso contratación y afiliación al SGSS, cajas de compensación, pólizas de vida e inducción del personal en misión a la compañía
Asegurando la información necesaria que cumpla con los requisitos del Sistema General de Seguridad Social, cajas de compensación familiar y Sistema de Gestión de la Calidad.
AA
Registrar, ordenar y alimentar de forma permanente
Las historias laborales de los empleados en misión con la documentación requerida
Con el fin de garantizar el cumplimiento de políticas y procedimientos internos y dar cumplimiento al SGC.
AA
Recibir, registrar, verificar y corregir
Las novedades de incapacidades y préstamos en el Sistema DMS y las novedades de pólizas de vida y caja de compensación en los formatos determinados para ello
Para asegurar la información confiable y oportuna que permita procesarlas y/o liquidarlas.
AA
Recibir, registrar, Afiliaciones, Asegurar que lleguen confiable y AA
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verificar, corregir y entregar
novedades, cuotas monetarias y carnets de la caja de compensación familiar
oportunamente a los afiliados según las políticas establecidas
Atender y buscar solución
Las necesidades, inquietudes, sugerencias, quejas y/o reclamos de empleados o empresas usuarias.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias.
BB
Elaborar y entregar
El informe trimestral Senalde basado el la información del sistema DMS.
Consolidar la información según los rangos requeridos por el informe y cumplir con las leyes establecidas por el Ministerio de Protección Social.
AA
Recibir, analizar y dar solución o corrección
Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión y entidades públicas y privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el procesamiento de la nómina.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias
MM
Conocer y entender detalladamente
Las responsabilidades del Auxiliar de operaciones 2 y las responsabilidades en que puede asistir eventualmente al Director de Operaciones para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
M
Problemática del cargo
114
Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores internos y externos para cada una de las actividades realizadas.
Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP´s, ARP´s y entidades públicas o privadas.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Planeación y control de plazos de
actividades dentro del proceso. Mejores prácticas en el manejo y proceso de
la contratación, afiliación y generación de reportes.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Director de Operaciones Empleados en misiónAuxiliar de nómina Asesores de caja de compensación y
asesores de póliza de vida.Auxiliar de Operaciones 2 Asesores de las EPS, ARP, AFP
(eventualmente)Auxiliar de Selección ClientesRecepciónAuxiliar de CAD
Perfil del cargo
Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo, Auxiliar de Oficina o afines al cargo.
Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad social.
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desarrollo de las funciones del cargo.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
115
Trabajo bajo presión Manejo de los recursos Solución de problemas Concentración
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
116
AUXILIAR DE NOMINA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Operaciones
Título del cargo: Auxiliar de Nómina
Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones
Reemplazo del cargo: Director de operaciones / Auxiliares de operaciones
Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo.
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Recibir, planear, analizar, ejecutar y controlar los pagos de nómina y prestaciones sociales de los empleados en misión según los parámetros establecidos en la oferta mercantil con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión y las empresas usuarias bajo las normas, políticas y los procedimientos establecidos.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la organización.
Impacto en la cartera de la empresa Impacto en el presupuesto de operaciones Equipos de Oficina Equipo de comunicación Cumplimiento legal de las normas laborales en Colombia
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Entorno
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias, empleados en misión y personal interno del proceso de operaciones, documentación y contabilidad.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Recibir, analizar, registrar, revisar y/o corregir
Las novedades de nómina generadas por las empresas usuarias en el sistema DMS.
Con el fin de generar los respectivos cheques o listados de transferencias para que se lleven a cabo los pagos de nómina al personal en misión, de acuerdo con la legislación laboral y los plazos establecidos.
AA
Seleccionar, registrar, revisar y generar
Las novedades de retiro que arrojan el informe de pago de prestaciones sociales en el sistema DMS.
Con el fin de generar los cheques respectivos de liquidación, de acuerdo a las leyes establecidas.
AA
Procesar, revisar y generar
La facturación por periodo liquidado para las empresas usuarias en el sistema DMS.
Para garantizar el procedimiento de cobro de nómina, prestaciones sociales y porcentaje de administración a las empresas usuarias de acuerdo a la oferta mercantil y las normas establecidas.
AA
Clasificar, procesar y compartir
La información acumulada de nómina y prestaciones sociales en el sistema DMS con el proceso contable
Para garantizar la seguridad y confiabilidad de la información procesada y que permite elaborar los estados financieros de la empresa.
AA
Recibir, analizar y dar solución o
Las necesidades, inquietudes, quejas o
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en
MM
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corrección reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión y entidades públicas y privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el procesamiento de la nómina.
misión y empresas usuarias
Conocer y entender detalladamente
Las responsabilidades del Director de Operaciones y de los Auxiliares de operaciones para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
M
Problemática del cargo
Calidad de reporte y envió oportuno de novedades por parte de empresas usuarias.Fallas en el sistema DMS que requieran soporte técnico o desarrollo del proveedor.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Planeación y control de plazos de
actividades dentro del proceso. Mejores prácticas en el manejo y proceso de
la nomina.
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Gestión de Operaciones Empleados en misiónGestión Administrativa y financiera Empresas usuarias
Entidades publicas y privadas (cooperativas, fondos de pensión, caja de compensación)
Perfil del cargo
Formación básica: Técnico Auxiliar Contable y tecnologías afines al área.
Formación complementaria: Legislación laboral, Seguridad social, Conocimientos de
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Informática, indispensable conocimientos en paquete DMS.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en empresas de mínimo 200 personas.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 4 años en el desempeño de las responsabilidades del cargo en Empresas de Servicios Temporales.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Trabajo bajo presión Manejo de los recursos Pensamiento lógico matemático Orientación al detalle Gestión de la información
Exposición a Factores de Riesgo Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
120
GERENTE GENERAL
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Estratégica
Título del cargo: GERENTE GENERAL
Título del cargo superior inmediato: Junta Directiva
Reemplazo del cargo: Director Administrativo y Financiero / Director de Gestión
Humana
Nivel de mando: GerencialPersonal a cargo:
- Director Comercial- Director de Gestión Humana- Director de Operaciones- Director Administrativo y Financiero- Jefe de informática- Secretaria Recepcionista
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Planificar, definir, dirigir y controlar la orientación estratégica y operativa del Negocio de acuerdo a los valores y la filosofía de los fundadores y propietarios, para lograr sostenibilidad, crecimiento rentable y ventajas competitivas en el largo plazo.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la
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contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
EBITDA E.V.A del negocio
Entorno
Intensivo trabajo que alterna entre campo y oficina con clientes, entidades reguladoras y financieras y personal del gremio.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Identificar, planear, definir y controlar
La implementación de la estrategia del Negocio y el Plan de operaciones de acuerdo con las oportunidades del mercado, necesidades y expectativas de clientes y proveedores, considerando el entorno País –Región.
Con el fin de desplegar dicha estrategia a toda la organización y alinear metas conjuntas para el logro de los resultados esperados.
A
Analizar, aprobar, y controlar
El presupuesto total de la compañía mensual/anualmente.
Con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos físicos, económicos, de formación y humanos necesarios para llevar a cabo la gestión de los procesos internos de forma eficaz, oportuna y confiable para los clientes.
AA
Analizar, verificar, aprobar
El resultados de los informes de gestión
Para la toma de decisiones y planes de acción a desarrollar que
AA
122
y controlar de los procesos mensualmente con el comité Directivo
garanticen la eficacia de la gestión medida en los indicadores de gestión.
Actuar como Representante Legal de la Compañía
Frente a las entidades comerciales, financieras…..?
Asegurar el cumplimiento de los compromisos legales y reglamentarios del negocio.
AA
Aprobar, revisar y presentar
Los Estados Financieros y de Gestión de la Compañía y los requerimientos de inversiones para la Organización de acuerdo con los Estatutos y modelos establecidos.
Para asegurar el correcto uso, manejo, funcionamiento y administración de los recursos de gestión de la empresa.
AA
Coordinar, verificar y controlar
Los planes de acción anualmente de cada proceso.
Asegurar el cumplimiento y ejecución del Sistema de Gestión de la Calidad en la Empresa.
MM
Problemática del cargo
Condiciones macroeconómicasDefinición oportuna del plan estratégico de la Cadena de Valor por parte de la Junta Directiva
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas:Condiciones macroeconómicas Definición oportuna del plan estratégico de la
Cadena de Valor por parte de la Junta DirectivaRelaciones esperadas:Internas: Externas:Directores Entidades FinancierasTodo el personal interno Proveedores
ClientesRevisoría Fiscal Junta DirectivaClientes potenciales
Perfil del cargo
Formación básica: Administrador de Negocios, Ingeniero Industrial / Administrativo,
123
Contador
Formación complementaria: Especialización y/o Formación gerencial, Sistemas de información/ Inglés, ISO 9000 versión 2000 actualizada.
Experiencia previa: 5 años en cargos similares
Periodo de adaptación: 6 meses
Competencias Pensamiento estratégico Liderazgo Orientación ética Habilidades comunicativa Toma de decisiones Dominio de personal
Exposición a Factores de Riesgo
Físico Público Ergonómico Psicolaboral Tránsito
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
124
JEFE DE INFORMÁTICA
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa general - gerencia
Título del cargo: Jefe de informática
Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Contratado temporalmente.
Nivel de mando: Personal a cargo: Profesional no tiene personal a cargo
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Diseñar, recomendar, desarrollar, adquirir, implementar, verificar y controlar los sistemas de información, los servicios de informática y los recursos o proveedores de TICS que mejor soporte los procesos de negocios de la empresa y la gestión individual de los usuarios de Informática de acuerdo con los procedimientos internos establecidos con el fin de garantizar la disponibilidad, la seguridad y la confiabilidad permanente de la plataforma de tecnología informática (equipos, aplicaciones, comunicaciones y servicios) y facilitar la labor de los usuarios y crear los planes de contingencia requeridos.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la organización.
Equipos de Oficina Equipo de comunicación
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Información confidencial contenida en el sistema
Entorno
Intensivo trabajo de oficina con los usuarios internos de toda la empresa, con proveedores y con clientes.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Investigar, evaluar, proponer, seleccionar, adquirir y ejecutar
El diseño, montaje, programación, pruebas e instalación de los proyectos de sistematización o recursos de tecnología informática y de comunicaciones en las diferentes oficinas de la empresa.
Con el fin de satisfacer las necesidades de la empresa de acuerdo a las acciones preventivas, correctivas o de mejora, en el marco de las políticas, procedimientos y normas establecidas.
A A
Investigar, documentar y controlar.
Los sistemas de información, los servicios de informática y los recursos o proveedores de TICS utilizados en la empresa
Para proveer el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos que garanticen la disponibilidad de los recursos a todo el personal.
A
Recibir, analizar, contratar y dar solución
Los requerimientos y necesidades de desarrollo de origen informático.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los usuarios, evaluando el impacto que pueda tener en los otros procesos internos e implementar las acciones preventivas, correctivas o
AA
126
de mejora.Coordinar y ejecutar
El plan de mantenimiento preventivo y correctivo de cada uno de los equipos de cómputo en cada sede.
Para garantizar el normal funcionamiento de la plataforma tecnológica de los usuarios de acuerdo a las buenas prácticas o recomendaciones de los proveedores y al procedimiento establecido.
M
Registrar y actualizar
El inventario de recursos TICS y sistemas de información por sede
Con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos, detectar la necesidad de los mismos y proveer de los mismos de acuerdo a la viabilidad del presupuesto.
M
Recopilar, registrar, analizar y presentar
La información que permite obtener los indicadores de gestión de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parámetros establecidos en el Manual de Calidad.
Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.
A
Conocer y prepararse
Detalladamente las responsabilidades del Director de Operaciones
Para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina que sean de naturaleza técnica en el manejo de informática.
B
Problemática del cargo
Variable externa respecto al presupuesto de la compañía y a los proveedores de servicios, incumplimiento por parte de los clientes al pacto de especificaciones.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Búsqueda, cotización y adquisición
de equipos informáticos de acuerdo con los parámetros establecidos.
Implementación de programas y aplicativos.
Solución de problemas del área o externos.
Mejoras y aplicaciones en cada proceso según las solicitudes del cliente interno o externo
Mejoras en los recursos de tecnología. Mejora del proceso informático y de los
demás procesos de la organización que conlleven a acciones de formación y capacitación.
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Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todo el personal Proveedores de servicios y equipos
Clientes
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo o ingeniero de sistemas.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, metodologías de administración de recursos en tecnológicos, preferible conocimientos en paquete DMS y básicos del liquidación de nómina. Conocimiento en redes Windows y Linux, comunicaciones y bases de datos SQL Server.Herramientas de usuario final.
Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos afines y en empresas temporales preferiblemente.
Puede homologarse con:
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Pensamiento estratégico Liderazgo Orientación ética Habilidades comunicativa Toma de decisiones Dominio de personal Análisis de datos e información
Exposición a Factores de Riesgo Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
128
129
SECRETARIA RECEPCIONISTA
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Estratégica
Título del cargo: Secretaria Recepcionista
Título del cargo superior inmediato: Gerencia
Reemplazo del cargo: Auxiliares de selección, operaciones, comercial, de Servicios Generales o Reemplazo temporal.
Nivel de mando: Auxiliar, No tiene personal a cargo.
Misión del cargoIndica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?qué?
¿Para qué?¿Para qué?
Ejecutar las actividades de recepción y archivo de documentos, llamadas entrantes y salientes, asegurando que sean recibidas por los usuarios internos y externos. Mantener actualizada la base de datos y/o directorio de la empresa, de acuerdo con los procedimientos, plazos y normas generales establecidas.
Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
Equipo de comunicación Equipo de computo Fax Equipos de oficina
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Entorno
Intenso trabajo de oficina con el público en general y el personal de toda la empresa.
ResponsabilidadesSon las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargoMedio (M): Para responsabilidades medianamente críticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué haceQué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de ImpactoImpacto
Recibir, canalizar y/o registrar, atender, anunciar y orientar
Las llamadas entrantes al conmutador y las personas visitantes a la empresa (clientes, candidatos, empleados en misión, proveedores, entre otros)
Asegurar que sea atendido por el personal interno competente y obtenga respuesta a sus requerimientos o necesidades de acuerdo con las normas y parámetros establecidos.
AA
Realizar, direccionar y actualizar
Las llamadas que le soliciten sus jefes mediatos o inmediatos y el directorio telefónico general de la empresa.
Asegurar que la información solicitada sea correcta, clara y oportuna y que facilite la rápida gestión de los procesos internos.
AA
Recibir, enviar, elaborar, entregar, registrar y canalizar internamente
Los faxes y la correspondencia de la empresa
Garantizar oportunidad y confidencialidad, dando cumplimiento al procedimiento, plazos y normas establecidas internamente.
AA
Recibir, registrar, clasificar por EPS, enviar a cobro y controlar
Las incapacidades del personal en misión y personal de planta
Para dar trámite y facilitar la operación de cobro de incapacidades de acuerdo a los requisitos de cada EPS en los plazos y frecuencias establecidas internamente en el proceso de
AA
131
operaciones.Recibir, registrar, codificar, proteger, archivar, entre otras
Hojas de vida, cheques, carpetas, formatos, facturas u otra información que se requiera, como asistencia y apoyo a los procesos internos de la organización en tareas puntuales que se requieran y no afecten la atención al público
Con el fin de facilitar el flujo de actividades operativas y optimizar de manera funcional los procesos internos siguiendo los procedimientos, normas y políticas establecidas internamente.
MM
Problemática del cargo
La disponibilidad de equipos La disponibilidad de información La definición de prioridades en la asignación de las tareas.
Naturaleza de la responsabilidadDecisiones esperadas: Recomendaciones esperadas:
Implementación de mejores prácticas secretariales y de archivo
Utilización de equipos de conmutador y comunicaciones
Relaciones esperadas:Internas: Externas:Todas las áreas y empleados Empleados en misión
ClientesCandidatos y público en general
Perfil del cargo
Formación básica: BachillerDeseable: Técnico en Secretariado, Recepcionista o afines al cargo.
Formación complementaria: Atención al cliente y sistemas básicos.
Experiencia previa: Mínimo un año en recepción o afines a atención al cliente.
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Puede homologarse con: Experiencia superior a 2 años en el desempeño de las responsabilidades del cargo en empresas de alto flujo de llamadas.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias Trabajo bajo presión Manejo de los recursos Pensamiento lógico matemático Orientación al detalle Gestión de la información
Exposición a Factores de Riesgo Físico Ergonómico Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
133
Definición de Perfiles
Definimos los perfiles como se muestra a continuación; es de anotar que ésta definición de perfiles no es permanente pues deberá estar constantemente en mejoramiento, para proporcionar así una herramienta valida y eficaz para tener en cuenta en la contratación del personal.
Los pasos a seguir son:i. Se define el cargo para el que se requerirá personalii. Se definen un manual de responsabilidades que debe
cumplir la persona que tenga dicho cargoiii. De acuerdo a un modelo de competencias se define cuales
competencias son las que deben tener una persona para desempeñar el cargo.
iv. Se define el perfil del empleado
134
DIAGNOSTICO
En Xxx-xxxx-xxxx S.A, encontramos que la mayoría de los empleados realizaban varios puestos de trabajo; por ello desligamos muchas áreas que aunque pueden tener interrelación entre ellas y están fusionadas debido a la naturaleza del negocio, no es conveniente que un solo individuo las realice. Considerando además que la multiplicidad de tareas puede acarrear baja motivación y retrasos en los procesos realizados decidimos ubicar cada puesto de trabajo acorde con áreas generales; es decir: Departamento Administrativo y Financiero, es un departamento que debe estar desligado en Departamento Administrativo y Departamento Financiero pues es posible que se generen malos tratos por parte de empleados inescrupulosos que acarreen una crisis dentro de la organización, pues toda la información financiera estaría contenida en unos pocos.
Se evidencia que la responsabilidad del proceso de Selección, aunque liderado por el director de Gestión Humana, se delega a dos cargos diferentes: coordinador de desarrollo y coordinador de bienestar laboral; tras el análisis de estos cargos se determina que la función no debe corresponder a estos puestos, sino que debe ser coordinada por una sola persona (con la debida dirección del jefe inmediato), por tal razón se asigna un nuevo cargo al departamento: Coordinador de selección. El nivel de mando de la persona encargada de la dirección de Gestión humana es de cuatro niveles: Coordinador de desarrollo, Coordinador de bienestar laboral, Coordinador de salud ocupacional y auxiliar de selección. Se recomienda que el auxiliar de selección esté bajo el mando del coordinador de selección.
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CONCLUSIONES
Este proyecto es una aproximación práctica y teórica de los cambios que deben introducirse en una empresa para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad normatizado y definido a través de la ISO 9000 versión 2008.
La comunicación con la empresa para efectos de información fue la esperada, pues se puso a disposición todo lo requerido para avanzar con mayor rapidez y agilidad en el proceso de levantamiento de los cargos y perfiles; dado que la gerencia conocía la importancia en la documentación y posterior aplicación del manual anteriormente señalado.
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BIBLIOGRAFÍA
HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. Mc Graw Hill Interamericana S.A. Bogotá. 1999
Norma Técnica Colombiana. ISO 9000:2008
LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31.
PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 30-31
IBÍD. P. 28.
CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 143
www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad-iso.shtml
http://www.monografias.com/trabajos17/auditoria/auditoria.shtml
http://www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad- iso.shtml
ALLES, Martha Alicia. Gestión por Competencias.
ANSORENA CAO, Álvaro. 15 Pasos para la Contratación de Personal
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ANEXOS
ANEXO 1: CUESTIONARIO
NOMBRE_______________________APELLIDOS______________________EDAD_____________TELEFONO_______________FECHA______________TITULO OBTENIDO_______________________________________________CARGO____________________________________CODIGO_____________UBICACIONDELCARGO___________________________________________DEPARTAMENTO________________________________________________QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
¿Tiene relación directa con gerentes de otras áreas de trabajo? SI__ NO__Con que áreas:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
A quien le reporta: _______________________________________________Además de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si____ No ____Cuales: ________________________________________________________
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___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Con que frecuencia reúne a su personal para planear los objetivos, estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo.__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz?a. SI b. NO
¿Su área de trabajo cuenta con algún documento o formato que contenga los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos periodos de tiempo?a. SI b. NO
Cuando se presenta algún inconveniente en su departamento. ¿La solución del mismo es rápida?a. SI b. NO
¿En su área existe algún mecanismo de evaluación que permita trabajar sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeño de los mismos?a. SI b. NO
¿Cuenta con planes de contingencia cuando algo inesperado ocurre el su departamento?a. SI b. NO
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