Dirección General de Desarrollo DelegacionalDirección de Planeación Estratégica
Coordinación de Modernización Administrativa
Dirección General de Desarrollo DelegacionalDirección de Planeación Estratégica
Coordinación de Modernización Administrativa
Reunión informativa para la actualización del Manual Administrativo en su parte de Organización 2012
Reunión informativa para la actualización del Manual Administrativo en su parte de Organización 2012
Coordinación de Modernización Administrativa
IntroducciónIntroducciónCoordinación de Modernización Administrativa
Introducción Introducción
El Manual de Organización (MO) es el instrumento normativo que tiene el propósito de describir de manera clara y precisa las características organizacionales de la Delegación.
En el se presentan los fundamentos legales y administrativos, los instrumentos de planeación como misión, visión y objetivos de la estructura orgánica; así como las atribuciones y funciones de cada puesto.
El MO debe utilizarse como facilitador del aprendizaje organizacional en general, y de la curva de aprendizaje individual en lo particular, por lo que es indispensable su actualización ya que estos se derivan de la aplicación de un proceso rediseñado, de procedimientos simplificados y de la supresión o creación de leyes y normas.
Es por ello que la Coordinación de Modernización Administrativa tiene como objetivo el informar a ustedes los procesos de actualización con el fin de dar cumplimiento a la “Circular para el control y evaluación de la gestión pública; el desarrollo, modernización, innovación y simplificación administrativa, y la atención ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal” y lograr una imagen de organización que refleje la realidad.
Coordinación de Modernización Administrativa
MetodologíaMetodología
Coordinación de Modernización Administrativa
Metodología Metodología
Coordinación de Modernización Administrativa
Metodología para la Elaboración de Manuales de Organización de acuerdo a la Guía para la Elaboración de
Manuales de Organización del Gobierno del Distrito Federal.
La elaboración del Manual de Organización consta de un análisis en dos etapas:
1 era Etapa:Se revisan las atribuciones a partir de una estructura dictaminada generando una imagen preliminar que deberá tomar la delegación
Metodología Metodología
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Descripción de los pasos a seguir con la intención de no perder la lógica secuencial.
1.-Realizar un estudio minucioso del Marco Jurídico que da forma a la esfera de atribuciones de este Órgano Político Administrativo.
• Identificar las atribuciones y/u obligaciones del mismo.
• Obtener una imagen general del número de unidades administrativas con las que cuenta la Dirección.
Lo anterior, bajo la lógica preliminar de una unidad administrativa por cada atribución asignada.
Metodología Metodología
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2.- Agrupar las atribuciones de la Dirección de acuerdo con su afinidad y/o complementariedad.
Ejemplo:Agrupar las atribuciones de autorización de diferentes tipos de permisos en una misma Unidad Administrativa.
Este proceso de agrupamiento definirá el grado de control que podrá alcanzar la Dirección General.
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Metodología Metodología
3.- Misión.
Debe de estar redactada de tal manera que construya un vinculo entre la misión del Jefe inmediato y del personal que tiene adscrito.
I.Producto que elabora.
¿Qué?
Producto que elabora
Elaborar, integrar y gestionar el registro y publicación del Manual de Organización y de procedimientos.
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Metodología Metodología
II.- Necesidad organizacional que atiende.
¿Para qué?
Necesidad organizacional que atiende
Para contar con un instrumento dinámico, accesible y eficaz que permita establecer las formas básicas de organización y funcionamiento
Metodología Metodología
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III.- Cliente principal.
¿Para quién?
Cliente principal
de las unidades administrativas de esta delegación.
Metodología Metodología
Coordinación de Modernización Administrativa
Elaborar, integrar y gestionar el registro y publicación del Manual de Organización y de procedimientos para contar con un instrumento dinámico, accesible y eficaz que permita establecer las formas básicas de organización y funcionamiento de las unidades administrativas de esta delegación.
Misión
Metodología Metodología
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4.- Objetivos.
Los objetivos del puesto deben estar elaborados con base a la misión del mismo puesto así como la misión y objetivos del ente público.
“Las causas se pueden convertir en objetivos”
Los objetivos nos dicen como llegar a la misión
Metodología Metodología
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Claridad.- Deben estar definidos de tal forma que no quede duda de que es lo que se debe lograr.
Motivación.- deben plantear un reto para el ocupante del puesto.
Cuantificables.-Deben permitir su control y evaluación en un horizonte de tiempo para poder determinar su cumplimiento con precisión y objetividad.
Coherencia.-
Deben estar alineados con la misión del mismo puesto, con la descripción de su jefe inmediato y con los objetivos de la institución.
Realistas.- Deben ser factibles.
Metodología Metodología
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I.-MetaDeberá describir explícitamente la cantidad y la calidad del producto.
II.-Producto
Deberá coincidir, por lo menos parcialmente con la descripción del producto planteado en la misión.De tal manera que sea clara la forma en que la consecución de los objetivos garantizara el alcance de la misión del puesto.
III.-TemporalidadDeberá especificar el periodo en el que se deberá alcanzar el monto requerido del producto que elabora.
Metodología Metodología
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Elaborar, integrar y gestionar el registro y publicación oportunamente de el Manual de Organización y Procedimientos en un tiempo no mayor de 60 días naturales.
Calidad y cantidad
Meta
Elaborar, integrar, gestionar el registro y
publicación oportunamente
¿Qué?
Producto
el Manual de Organización y Procedimientos
¿Cuánto tiempo?
Temporalidad
en un tiempo no mayor de 60 días
naturales
Objetivo:
Metodología Metodología
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5.- Funciones.
Las funciones son el conjunto de actividades y tareas realizadas por una persona para alcanzar los objetivos y la misión del puesto que ocupa. Así mismo las funciones se deberán derivar de las atribuciones del ente público y estar de acuerdo con la misión y los objetivos del mismo.
Las atribuciones del titular
Se desagregan en funciones para los puestos directivos.
Funciones de directivos
Se desagregan en funciones para sus subalternos de mandos medios.
Funciones de subalternos de mandos medios
Se desagregan en actividades para el personal operativo; que se deberán considerar como funciones.
Metodología Metodología
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II.-Actividad específica
Es la descripción explícita de la actividad que se realiza, seguir con el mismo ejemplo “Las reuniones de trabajo con las unidades administrativos de la demarcación”, que podría complementarse con los verbos Coordinar, Programar, y Realizar, el primero de ellos se refiere a un puesto directivo, el segundo y tercero a mandos medios e inferiores respectivamente.
I.Verbo activo
Deberán redactarse en tiempo infinitivo y expresar la función que realiza el puesto en términos de una actividad especifica (Planear).
Metodología Metodología
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III.-Propósito
Deberán especificar el motivo final por el cual se realiza la función. Este propósito deberá crear un vínculo claro entre las funciones y los objetivos del puesto.
I.-Verbo activo II.- Act. Especifica
III.- ¿Para qué?
Planear
Las reuniones de trabajo con las
unidades administrativas de la demarcación.
“Con la finalidad de integrar el manual
administrativo en los tiempos establecidos”
“Planear las reuniones de trabajo con las unidades administrativas de la demarcación con la finalidad de integrar el manual administrativo en los tiempos establecidos”
Función:
Metodología Metodología
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Directivos
AdministrarAsegurarAutorizarControlarCoordinarDeterminarDirigirEstablecerExpedirEvaluarPlanear
Mandos Medios
AdministrarAprobarAsegurarAsesorarAsignarAnalizarAuditarAutorizarComunicarConsolidarControlarCoordinarDesarrollarDeterminarDiseñarDistribuirElaborarEstudiar
EvaluarExaminarExpedirFacilitarFirmarFormularInspeccionarInstalarInterpretarPlanearProgramarProporcionarRecomendarRepresentarRevisarSupervisarVerificar
Mandos Inferiores
AcumularAlmacenarAnalizarAsegurarCalcularCalificarCompilarComprobarComunicarConsolidarEjecutarEntrevistarEstudiarGestionarInformar
InstalarObtenerOperarPresentarProducirProgramarProporcionarRealizarRecabarRegistrarSeguir
Metodología Metodología
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Verbo Activo Actividad Específica Propósito Nivel
Coordinar
Las reuniones de trabajo con las unidades administrativas de la demarcación.
Con la finalidad de integrar el manual administrativo en los tiempos establecidos
Directivo
Programar
Las reuniones de trabajo con las unidades administrativas de la demarcación.
Con la finalidad de integrar el manual administrativo en los tiempos establecidos
Mando Medio
RealizarLas reuniones de trabajo con las unidades administrativas de la demarcación.
Para facilitar la integración del Manual Administrativo en los tiempos establecidos
Operativo
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Esperamos que halla sido de su agradoagradeciendo su presencia y atención
GRACIAS
DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO DELEGACIONAL
ALFONSO A. ZÚÑIGA JIMÉNEZ
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA
ANDRÉS MARTÍN GUZMÁN CASTILLO
COORDINACIÓN DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
FRIDA MÉNDEZ FERNÁNDEZ
REALIZADORES
ZULEMA CISNEROS CORTESDANIEL HERNANDEZ DE LA CRUZ
MARTHA PATRICIA CORIA VAZQUEZJOSE ANTONIO SANTOS RIVIELLOJORGE ALBERTO MUÑOZ CEPEDA
FELIPE FABELA ALVAREZ