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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha de Aprobación: 20 de marzo de 2018
Participantes:
Lic. Henry Iván Pérez - Director Ejecutivo
Lic. German Waldemar Del Cid Director Administrativo Financiero
Licda. Gloria Esperanza Coyote Directora de Proyectos
Empresa Asesora: Say & Asociados, Auditores y Consultores, S.A.
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
INDICE
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................... 4
INTERPRETACIÓN DE FLUJOGRAMAS....................................................................................................................... 5
ABREVIATURAS E INTERPRETACIÓN DE CÓDIGOS ................................................................................................... 6
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA ............................................................................................................. 7
Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA. ........................................................................... 8
Título del Procedimiento: Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal. ..................................... 8
Título del Procedimiento: Elaboración de contratos administrativos. ......................................................... 14
Título del Procedimiento: Despido de Personal. ........................................................................................... 18
Título del Procedimiento: Solicitud y trámite de permisos laborales. ......................................................... 21
Título del Procedimiento: Control de entradas, salidas y ausencias del personal. ................................... 24
Título del Procedimiento: Elaboración de nómina mensual. ....................................................................... 27
Título del Procedimiento: Expediente Laboral .............................................................................................. 31
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD. ................................................................................................................... 32
Título del Procedimiento: Reposición de Caja Chica. .................................................................................. 32
Título del Procedimiento: Revisión de Conciliaciones Bancarias. .............................................................. 36
Título del Procedimiento: Autorización de CUR de devengado. ................................................................. 39
Título del Procedimiento: Atención de requerimientos de información. ..................................................... 43
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. .................................................................................................................. 46
Título del Procedimiento: Formulación Presupuestaria del Anteproyecto del Presupuesto. ................... 46
Título del Procedimiento: Informe de ejecución presupuestaria mensual.................................................. 49
Título del Procedimiento: Informe de ejecución presupuestaria Cuatrimestral. ........................................ 51
Título del Procedimiento: Programación de cuotas cuatrimestrales........................................................... 54
Título del Procedimiento: Programación de metas físicas cuatrimestrales de productos y subproductos.
........................................................................................................................................................................... 58
Título del Procedimiento: Modificación Presupuestaria. ............................................................................. 61
Título del Procedimiento: Reprogramación de metas de productos y subproductos................................ 66
Título del Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios. ..................................................................... 69
Título del Procedimiento: Ingreso de Bienes y Suministros a Almacén. .................................................... 78
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. ......................................................................................................................... 84
Título del Procedimiento: Pago de Honorarios. ............................................................................................ 84
Título del Procedimiento: Pago de Dietas. .................................................................................................... 87
Título del Procedimiento: Elaboración de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos. ......................................... 91
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Título del Procedimiento: Emisión de cheques para pago de proveedores............................................... 95
Título del Procedimiento: Solicitud de Chequeras. ....................................................................................... 99
Título del Procedimiento: Solicitud de reposición de fondo rotativo. ........................................................ 103
Título del Procedimiento: Liquidación Anual de Fondo Rotativo. ............................................................. 107
Título del Procedimiento: Pago de anticipo de viáticos por Comisiones de Proyectos. ......................... 111
Título del Procedimiento: Liquidación de viáticos por Comisiones realizadas al interior del país, del
personal encargado de Proyectos. .............................................................................................................. 114
Título del Procedimiento: Retención de Impuestos. ................................................................................... 118
Título del Procedimiento: Elaboración y solicitud de CUR de Compromiso y Devengado (CyD). ........ 121
Título del Procedimiento: Registro de Bienes Inventario Físico................................................................ 124
Título del Procedimiento: Manejo y control de combustible. ..................................................................... 130
DIRECCIÓN DE PROYECTOS .................................................................................................................................. 134
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS. ..................................................................................... 138
Título del Procedimiento: Selección, calificación, aprobación y supervisión de proyectos. ................... 138
Título del Procedimiento: Autorización de uso de vehículos. .................................................................... 154
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE RECURSOS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL ................... 157
Título del Procedimiento: Gestión de recursos con la Cooperación Nacional e Internacional .............. 157
Título del Procedimiento: Gestión de recursos con la Cooperación Nacional e Internacional a trávez de
alianzas estratégicas ..................................................................................................................................... 161
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CULTURAL..................................................................... 165
Título del Procedimiento: Inscripción de Gestores Culturales ................................................................... 165
Título del Procedimiento: Creación de Redes de Gestores Culturales .................................................... 168
ANEXOS................................................................................................................................................................ 172
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
INTRODUCCIÓN
TRODUCCIÓN En el marco del fortalecimiento y modernización del Aporte para la Descentralización Cultural –ADESCA-, a continuación se presenta el manual de procedimientos, el cual es un documento administrativo que orienta la operación de la estructura organizacional del ADESCA. La finalidad de este manual es lograr mayor eficiencia, optimización de los recursos, coordinación de acciones y esfuerzos para el logro de los objetivos y metas culturales establecidas por el Estado. El Manual de Procedimientos constituye una herramienta que permite conocer el desarrollo de las actividades que se realizan en un determinado departamento, sección y/o unidad. En este documento se describen las actividades que desarrollan cada uno de los órganos administrativos que integran el ADESCA; las cuales se complementan con los diagramas de organización que se describen en forma esquemática su estructura. Está orientado a los servidores públicos del ADESCA, además de aquellos ajenos a la misma con interés de conocer su funcionamiento organizacional; por tratarse de un documento normativo y de consulta, deberá permanecer en los centros de trabajo; por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización periódica.
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
INTERPRETACIÓN DE FLUJOGRAMAS
SÍMBOLO REPRESENTA SÍMBOLO REPRESENTA
Terminal: Indica el incio o la
terminación del flujo del
proceso.
Actividad: Respresenta una
actividad llevada a cabo en el
proceso.
Decisión: Indica un punto en
el flujo en que se produce una
bifurcación del tipo "SI" - "NO".
Documento: Se refiere a un
documento utilizado en el
proceso, se utilice, se genere o
salga del proceso.
Multidocumento: Refiere a un
conjunto de documentos. Un
Ejemplo es un expediente, que
agrupa a distintos
documentos.
Inspección / Firma: Empleado
para aquellas acciones que
requieren una supervisión (como
una firma o "visto bueno".
Conector de proceso:
Conexión o enlace con otro
proceso diferente, en la que
continúa el diagrama de flujo.
Archivo Manual: Se utiliza para
reflejar la acción de archivo de un
documento y/o expediente.
Base de datos / aplicación:
Empleado para representar la
grabación de datos.
Linea de Flujo: Proporcina
indicación sobre el sentido de flujo
del proceso.
Conector fuera de
página: Se utiliza para
conectar secciones de
flujograma que se
encuentran en páginas
diferentes.
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ABREVIATURAS E INTERPRETACIÓN DE CÓDIGOS
Los procesos están identificados con un código alfanumérico para identificar cada proceso en el Manual. El código está impreso dentro del cuadro de identificación. La estructura del código es la siguiente: Número Alfabeto Número xxx xx xx El primer grupo de la sección numérica contiene tres números que representan el área a la que pertenece el proceso, puede ser 011 y 012, la sección alfabética representa la inicial o iniciales del departamento o área a la que pertenece y el segundo grupo numérico identifica el número del proceso. Ejemplo: 1101 - DC - 01 Código de Área – Iniciales del departamento - Número de Proceso
Inicial Significado Inicial Significado
DAF Dirección Administrativa Financiera DP Departamento de Proyectos
DC Departamento de Contabilidad GRDI Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional
P Presupuestos GC Gestión Cultural
T Tesorería
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
La Dirección Administrativa Financiera, es el órgano responsable de velar por la correcta utilización de los recursos financieros asignados a la institución y de proporcionar apoyo al Director Ejecutivo en las actividades que se realicen para el cumplimiento de las obligaciones y compromisos del ADESCA. A continuación se presentan los procesos claves del Área Administrativa Financiera, la cual está integrada por las siguientes unidades o departamentos:
• Departamento de Contabilidad o Encargado(a) de Presupuesto o Encargado(a) de Tesorería
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Anual.
Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA.
Título del Procedimiento: Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal.
Objetivo: Contar con un procedimiento, que establezca pasos específicos a seguir para identificar a los candidatos idóneos y, que puedan ser seleccionados/reclutables para las plazas vacantes.
Hoja No. 1/3
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-RH-01
Inicia: Jefe(a) inmediato de la plaza vacante.
Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Jefe(a) inmediato de la plaza vacante.
1 Elabora requisición para contratación de personal por plaza vacante.
Dirección de Proyectos, Dirección
Administrativa Financiera.
Director Administrativo
Financiero. 2
Reclutamiento interno: Contando con la requisición de personal, se procede como primer paso, a ver si se cuenta con candidatos internos que se ajusten al perfil del puesto.
Director
Administrativo Financiero.
3
Reclutamiento externo: Si la vacante no pudiera ser llenada con personal interno se procederá de la siguiente manera: se identifican los medios o fuentes a las que se va a recurrir para atraer candidatos externos, por Ejemplo Banco de Datos, Periódicos, o medios electrónicos (internet). Y se publica el perfil de la plaza
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA.
Hoja 2 de 3
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Director(a)
Administrativo Financiero.
4 Recepción de documentos: Posterior a la publicación, se recibirán las hojas de vida, y se analizará cada una de ellas.
Dirección de Proyectos, Dirección
Administrativa Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero 5
Verificación del perfil: Al terminar el análisis de los documentos se debe determinar quiénes serán llamados para llenar solicitud de empleo así como para la celebración de una entrevista preliminar.
Director(a)
Administrativo Financiero
6
Concertar citas: Luego del análisis de las hojas de vida, se llamará a los candidatos que cumplan con las necesidades del puesto.
Solicitante y/o Candidato
Solicitante y/o Candidato
7 Solicitud de empleo: Debe completar el formato de solicitud de empleo
Solicitante y/o Candidato.
Director(a) Administrativo
Financiero 8
Entrevista preliminar: A través de esta entrevista se verifica que los candidatos se ajusten al perfil del puesto. Además, se establecen aspectos personales de los candidatos, experiencia laboral, conocimientos generales sobre el puesto, así como aspectos relacionados con estudios.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero. 9
Traslada los expedientes de los candidatos evaluados y entrevistados de la plaza vacante, con el visto bueno y traslada al Director(a) Ejecutivo.
Dirección Ejecutiva.
Director(a) Ejecutivo. 10 Recibe los expedientes, evalúa, autoriza y traslada para elaboración de Contrato.
Consejo de Administración.
Director(a) Administrativo
Financiero. 11
Elabora contrato, solicita la firma del nuevo empleado y lo traslada al Director(a) Ejecutivo.
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA.
Hoja 3 de 3
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Dirección Ejecutiva.
Director(a) Ejecutivo. 12 Recibe el expediente firma y autoriza el contrato y elabora Acuerdo de Aprobación de Contrato y lo Traslada.
Dirección Administrativa
Financiera.
Consejo de Administración
13 Autorizan y firman el acuerdo de nombramiento y lo traslada al Director Ejecutivo
Dirección Ejecutiva.
Director(a) Ejecutivo. 14
Traslada el acuerdo firmado al Director Administrativo Financiero para elaboración de Acta de Toma de Posesión.
Director(a)
Administrativo Financiero.
15 Traslada al Jefe(a) de Contabilidad para elaboración de acta de toma de posesión.
Consejo de Administración
16
Redacta Acta de Toma de Posesión en el libro de Actas autorizados por la Contraloría General de Cuentas, firman el nuevo empleado, Director(a) Administrativo Financiero, Secretaria y Director Ejecutivo
Director Ejecutivo 17 Fin del Proceso
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
JEFE INMEDIATO DE PLAZA VACANTE SOLICITANTE Y/O CANDIDATODIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO JEFE DE CONTABILIDAD CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Inicio
Elabora requisición para contratación de personal por plaza vacante
Recepción de hojas de vida para su análisis
Al terminar el análisis se determina quienes serán l lamados para llenar solicitud de empleo y entrevista preeliminar
Se llaman a los candidatos que cumplan con el perfi l y necesidades del puesto.
Contando con la requisición de personal se procede a la busqueda de candidatos interno.
Si la vacante no puede ser l lenada con personal interno se procede a rea lizar la convocatoria externa.
Código de Procedimiento: 1101-RH-01 (1/3)
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
SOLICITANTE Y/O CANDIDATODIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO JEFE DE CONTABILIDAD CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Recibe expedientes, evalua y autoriza.
Traslada para elaboración de
Contrato
Suscribe contrato, solicita la firma del nuevo empleado y traslada al Director Ejecutivo
Viene de la página anterior
Completa el formato de solicitud de empleo
Realiza el proceso de entrevista y verifica el perfil del puesto y aspectos personales, laborales y de experiencia del candidato.
Traslada expedientes de los candidatos evaluados y entrevistados
Código de Procedimiento: 1101-RH-01 (2/3)
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
JEFE INMEDIATO DE PLAZA VACANTE SOLICITANTE Y/O CANDIDATODIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO JEFE DE CONTABILIDAD CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Firma el acuerdo de nombramiento y lo traslada
al Director Ejecutivo.
Traslada el acuerdo firmado al Director Administrativo Financiero para elaboración de acta de toma de posesión
Recibe y traslada a la Jefe(a) de Contabilidad para elaboración de acta de toma de posesión
Redacta Acta de toma de posesión en el libro de Actas autorizados por la Contraloría General de Cuentas, firmando el nuevo empleado y Director Ejecutivo.
Fin
Viene de la página anterior
Recibe expediente, firma y autoriza el contrato. Elabora Acuerdo de aprobación y lo traslada
Código de Procedimiento: 1101-RH-01 (3/3)
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Anual o Mensual.
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD.
Título del Procedimiento: Elaboración de contratos administrativos.
Objetivo: Elaborar contratos administrativos para la contratación de personal a laborar en las áreas administrativas y de proyectos, cargados a los diferentes renglones presupuestarios.
Hoja No. 1/1
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-RH-02
Inicia: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
1 Recibe el expediente con la autorización para elaborar el contrato.
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 2
Elabora el contrato, que contiene su número correspondiente, plazo, identificación del contratado, montos, atribuciones, aspectos legales, condiciones, entre otros, revisa que todo este conforme lo solicitado, lo imprime y traslada al Director(a) Administrativo Financiero
Director(a)
Administrativo Financiero
3
Recibe y revisa el contrato, si está todo bien lo remite al Director Ejecutivo si no lo devuelve al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Director Ejecutivo 4 Recibe y lo traslada al Consejo de Administración.
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Consejo de Administración.
4 Aprueban el contrato y lo trasladan al Director Ejecutivo, para su firma.
Director(a) Ejecutivo 5 Firma el contrato y lo traslada al Director Administrativo Financiero para continuar con el proceso.
Director(a)
Administrativo Financiero
6 Recibe y traslada al Jefe(a) del Departamento de contabilidad para continuar con el proceso
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
7
Vía telefónica solicita a la persona interesada se presente a las oficinas del ADESCA. La persona interesada lee y firma el contrato, seguidamente le indica el trámite de pago de fianza y seguro (cuando proceda).
Dirección Administrativa
Financiera.
El Contratado o interesado.
8
El contratado realiza el pago de la fianza en la institución bancaria o su representante, de acuerdo al monto del contrato y lo indicado en la normativa.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
9
Recibe la fianza y seguro (cuando proceda) incluyen en el expediente, y lo traslada al Encargado(a) de Presupuestos.
Encargado(a) de Presupuesto
10
Recibe y revisa el expediente, si está todo bien, efectúa el compromiso presupuestario. Traslada el expediente al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
11 Ingresa y envía el contrato al sistema de la Contraloría General de Cuentas. Y Archiva el expediente.
12 Fin del Proceso
16
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-RH-02 (1/2)
JEFE DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CONTRATADO O INTERESADO ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO
Inicio
Recibe el expediente con la autorización para firmar contrato.
Elabora el contrato y traslada al Director Administrativo
Si el contrato está bien, continua, si no lo devuelve a Contabilidad
Aprueba el contrato y lo traslada al Director Ejecutivo para firma.
Recibe y traslada al Consejo de Administración para aprobación del Contrato.
SI
NO
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
JEFE DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CONTRATADO O INTERESADO ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO
Firma el contrato
y lo traslada al
Director Administrativo
Financiero
Se notifica a la persona interesada para firma del contrato
El contratado realiza el pago de la fianza
Recibe la fianza y lo traslada al Encargo(a) de presupuesto
Recibe y realiza el compromiso presupuestario.
Ingresa al sistema de CGC
Archiva el expediente
Fin
Recibe y Traslada a Contabilidad pra continuar con el proceso
Viene de la página anterior
Código de Procedimiento: 1101-RH-02 (2(2)
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Indefinida / En cualquier momento
Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA.
Título del Procedimiento: Despido de Personal.
Objetivo: Cancelar la relación laboral con personal permanente de la institución y hacer efectivo el pago de prestaciones laborales.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-RH-03
Inicia: Director(a) Administrativo Financiero.
Termina: Encargado(a) de Tesorería.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Director(a)
Administrativo Financiero.
1 Notifica al empleado por escrito cuál es la causa de despido que se le imputan.
Dirección Administrativa
Financiera.
Empleado. 2
Si así lo desea puede manifestarse por escrito dentro de los tres días hábiles siguientes para que se aporten las pruebas de descargo que se consideren convenientes, debiéndose levantar acta con la participación del Jefe superior inmediato.
Director(a)
Administrativo Financiero.
3
Decidirán en coordinación sobre la procedencia o improcedencia del despido emitiendo para el efecto la resolución correspondiente.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
4
Notifica al trabajador sobre la decisión tomada, si es positiva se concluye con el proceso y si es negativa continúa al siguiente paso
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA.
Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
5
Prepara la papelería correspondiente al despido y realiza los cálculos de indemnización, para la emisión del cheque.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
6
Recibe y coordina con el área encargada de inventarios, tarjeta de responsabilidad para coordinar el descargo de bienes al empleado y procede a emitir el cheque para pago de prestaciones correspondientes.
Empleado. 7 Entrega los bienes a su cargo y procede a recoger el pago de prestaciones.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
8 Entrega al empleado el finiquito laboral y la constancia laboral.
9 Fin del Proceso
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIEROEMPLEADO JEFE(A) DE CONTABILIDAD ENCARGADO (A) DE TESORERÍA
Inicio
Notifica al empleado por escrito la causa de despido
Recibe manifestación y deciden sobre la procedencia o improcedencia del despido
Recibe y si lo desea se manifiesta por escrito, si no continua trámite
Prepara papelería y realiza los cálculos de indemnización para emisión de cheque
Recibe y coordina el descargo de bienes asignados para proceder al pago de
prestaciones
Entrega los bienes asignados y procede a recoger el pago de prestaciones
Entrega al empleado finiquito laboral y constancia laboral
Fin
Notifia al trabajador la decisión tomada si es positiva se finaliza el proceso, si es negativa sigue al paso siguiente
SI
NO
SINO
Código de Procedimiento: 1101-RH-03
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diaria.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Solicitud y trámite de permisos laborales.
Objetivo: Dar trámite a las solicitudes de los permisos laborales de asistencia al IGSS, asuntos personales, reposición de tiempo, comisión oficial y vacaciones.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-RH-04
Inicia: Personal del ADESCA. Termina: Encargado(a) de Tesorería.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Dirección Administrativa
Financiera.
Solicitante 1
Llena la solicitud de permiso laboral correspondiente: a) Solicitud a cuenta de reposición de tiempo, b) Solicitud de permiso para asistir al IGSS c) Solicitud de permiso por asuntos personales d) Solicitud de permiso a cuenta de vacaciones y e) Solicitud de permiso por comisión oficial (Formulario de Comisión Oficial), que traslada a su director. Si la solicitud de permiso es a cuenta de vacaciones.
Jefe(a) Superior Inmediato.
2
Recibe y revisa la solicitud de permiso laboral, si está de acuerdo y no afecta las actividades de la unidad, aprueba, firma y sella la solicitud, luego la remite al solicitante para su entrega a la Encargada de Tesorería. En caso de no ser aprobado aquí finaliza el procedimiento
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Solicitante. 3 Recibe y traslada solicitud al Encargado(a) de Tesorería.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
4
Recibe y elabora la constancia de vacaciones, luego la imprime, si está todo bien, remite la constancia al Director(a) Administrativo Financiero para su aprobación final.
Director(a)
Administrativo Financiero.
5
Recibe y aprueba la constancia de vacaciones, la traslada al Encargado(a) de Tesorería para que continúe el trámite.
Encargada de Tesorería.
6
Recibe la constancia de vacaciones y hace entrega del original al interesado, una copia al jefe inmediato de la persona, y una copia para el archivo en el expediente laboral.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
7
Actualiza datos en formato Excel, donde se lleva el registro y control de los días pendientes de cada trabajador a cuenta de vacaciones.
Encargada de
Tesorería. 8
Archiva la copia de la constancia de vacaciones en el expediente laboral del solicitante.
9 Fin del Proceso
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PERSONAL DEL ADESCA JEFE SUPERIOR INMEDIATO ENCARGADO(A) DE TESORERÍADIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIEROJEFE (A) DE CONTABILIDAD
Inicio
Realiza la solicitud de permiso laboral
Revisa, si está de acuerdo autoriza, sino aquí finaliza el procedimiento
Recibe y traslada la autorización al Encargado (a) de Tesorería
Recibe y autoriza la constancia de vacaciones y traslada al Direcor
Administrativo Financiero
Aprueba la
constancia y tras lada
Recibe la constancia y entrega copia al interesado, copia al jefe inmediato y original para el archivo en el expediente laboral
Actual iza los datos en el registro de vacaciones
Archiva copia de la
constancia
Fin
SI
NO
Código de Procedimiento: 1101-RH-04
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diaria.
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD.
Título del Procedimiento: Control de entradas, salidas y ausencias del personal.
Objetivo: Llevar control y registro diario de las entradas, salidas y ausencias del personal del ADESCA, así como del periodo de almuerzo.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-RH-05
Inicia: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Termina: Encargado(a) de Tesorería.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Tesorería.
1
Ingresa al Sistema de Registro de Entradas y Salidas, este programa informático registra las entradas y salidas del personal, al cual accede ingresando “usuario” y “contraseña”.
Dirección
Administrativa Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
2 Genera el reporte del personal. Y Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
3 Elabora informe de entradas y salidas del personal, y lo traslada al Director(a) Administrativo Financiero.
Director(a)
Administrativo Financiero.
4
Aprueba el reporte de entradas y salidas del personal, informando al jefe inmediato para que realice las respectivas llamadas de atención cuando procedan.
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
5
Archiva los permisos recibidos de la siguiente manera: los permisos a cuenta de vacaciones y de reposición de tiempo, se archivan en el expediente de la persona, luego de realizar la actualización de días en los respectivos formatos; los otros permisos se archivan de manera separada en un fólder destinado a cada tipo de permiso.
6 Fin del Proceso
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-RH-05
ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Inicio
Ingresa al sistema de Registro de Entradas y Salidas
Genera el reporte de personal y traslada al Jefe (a) de Contabilidad
Elabora informe y lo traslada al Director(a) Administrativo Financiero
Aprueba el informe y lo traslada
Archiva
Fin
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Mensual.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Elaboración de nómina mensual.
Objetivo: Contar con los mecanismos sistematizados para la elaboración de la nómina y pago de remuneraciones, de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos por las autoridades competentes.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-RH-06
Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Tesorería.
1
Elabora la nóminas de sueldos de empleados y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para su revisión.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
2
Revisa la nómina de sueldos de empleados y traslada al Director(a) Administrativo Financiero para su aprobación.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero. 3
Aprueba la nómina de sueldo de empleados.
Encargado(a) de Tesorería.
4 Solicita el traslado de fondos al Banco de Guatemala a la cuenta de nóminas.
Encargado(a) de Tesorería.
5 Realiza el CUR de regularización para afectar el presupuesto.
Encargado(a) de Tesorería.
6 Realiza la carga en la banca virtual.
Encargado(a) de Tesorería.
7 Trasladan al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para revisión.
28
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
8 Habilita en el sistema la acreditación.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
9 Traslada al Director Administrativo Financiero la constancia de acreditamiento.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director Administrativo
Financiero. 10 Aprueba y acredita los salarios.
Director
Administrativo Financiero.
11 Traslada el expediente al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para su archivo correspondiente.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
12 Archiva el expediente de nóminas con sus documentos de respaldo.
13 Fin del Proceso
29
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-RH-06 (1/1)
ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDAD
DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Inicio
Elabora las nóminas de sueldos y traslada al Jefe del Departamento
Contable
Aprueba las nóminas de
sueldos y firma. Traslada a Tesorería
Solicita el traslado de fondos al Banco de Guatemala a la cuenta de nóminas .
Realiza el CUR de regularización para afectar el presupuesto.
Realiza la carga en la banca virtual y traslada a Contabilidad para revisión
Revisa, firma y traslada al Director Administrativo si todo está bien, si no lo devuelve para correcciones
30
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-RH-06 (2/2)
ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDAD
DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Habilita en el sistema de acreditamiento
Traslada a la Dirección Financiera la constancia de acreditamiento
Aprueba y acredita los
salarios
Traslada al Jefe(a) del Departamento Contable para su archivo
Recibe y archiva los
documentos
Viene de la Página anterior
Fin
31
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Anual
Nombre de la Unidad: TESORERIA.
Título del Procedimiento: Expediente Laboral
Objetivo: Establecer los requerimientos necesarios que cada expediente debe contener, para determinar que el nuevo empleado cumpla con el perfil del puesto, así como identificar y validar que la información que nos proveerá es verdadera, mediante documentos que avalen su información personal.
CANTIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE
CANDIDATO RRHH
1 Hoja de vida X
2 Fotografía tamaño cédula X
1 Fotocopia títulos (ambos lados) / Confrontado por Recursos Humanos
X
1 Original antecedentes Penales X
1 Copia antecedentes Penales X
1 Original Antecedentes Policiácos X
1 Copia antecedentes Policiácos X
1 Fotocopia DPI X
1 Fotocopia IGSS X
1 Fotocopia NIT X
3 Cartas de Recomendación Laboral y personales
X
1 Originales de Colegiado Activo X
1 Fotocopia de cheque (Banco de Desarrollo Rural, S.A).
X
1 Copias de licencia (en el caso de pilotos) / Confrontado por Recursos Humanos
X
1 Solicitud de empleo X
32
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Al haber utilizado el 60% del fondo.
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD.
Título del Procedimiento: Reposición de Caja Chica.
Objetivo: Reponer los fondos de caja chica, para mantener una disponibilidad de efectivo considerable para cubrir gastos menores y urgentes a través de vales de caja chica.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-DC-01
Inicia: Encargado(a) de Caja Chica. Termina: Encargado(a) de caja chica.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Caja Chica
1 Elabora FR-3 y traslada el expediente a la Encargado(a) de Tesorería.
Encargado(a) de
Tesorería 2
Revisa el expediente y si cumple con la normativa emite el cheque y lo traslada a la Jefe(a) del Departamento de Contabilidad, si no se devuelve al Encargado(a) de Caja Chica para correcciones.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad
3 Elabora el FR-2 y aprueba revisa y traslada el expediente al Director(a) Administrativo y Financiero.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero. 4
Procede a firmar el cheque y CUR y traslada el expediente al Director(a) Ejecutivo.
Director(a) Ejecutivo 5 Procede a firmar el cheque y traslada el expediente al Director(a) Administrativo Financiero.
Director(a) Administrativo
Financiero. 6
Recibe y traslada el expediente a la Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
33
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad 7
Recibe y traslada el expediente a la Encargado(a) de Tesorería.
Encargado(a) de Tesorería
8 Recibe y traslada el expediente al Encargado(a) de Caja Chica.
Encargado(a) de caja Chica
9 Recibe el expediente y procede a depositar el cheque.
10 Fin del Proceso
34
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-DC-01 (1/2)
ENCARGADO DE CAJA CHICA JEFE (A DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO ENCARGADO (A) DE TESORERÍA
Inicio
Elabora FR-3
Elabora el CUR, revisa la información
Se firma el cheque y CUR
Revisaexpediente, si cumplecon la normativa emite cheque, si no lo devuelve para
NO
SI
35
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ENCARGADO DE CAJA CHICA JEFE (A DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO ENCARGADO (A) DE TESORERÍA
Firma el cheque
Recibe y revisa
Recibe y revisa
Recibe y revisa
Recibe el expediente y deposita el cheque
Fin
Viene de la página anterior
Código de Procedimiento: 1101-DC-01 (2/2)
36
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Mensual.
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD.
Título del Procedimiento: Revisión de Conciliaciones Bancarias.
Objetivo: Cotejar los registros bancarios con el libro de bancos contable, detectar diferencias y conciliar las mismas.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-DC-02
Inicia: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
1 Recibe del Encargado(a) de Tesorería el libro de bancos y documentación de soporte.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
2
Coteja que cada registro del libro de bancos tenga documentación de soporte sin excepción, si cumple continúa con el proceso si no se devuelve al Encargado(a) de Tesorería.
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 3
Compara saldos iniciales y finales del libro de bancos con el estado de cuenta.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 4
Establece y solventa diferencias o movimientos sin documentación de soporte, así como los cheques en circulación.
37
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 5
Cuadra saldos del libro de bancos con el de los estados de cuenta.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 6
Imprime la conciliación bancaria en hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, y traslada el expediente al Director(a) Administrativo Financiero.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero. 7
Firma la conciliación bancaria, y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
8 Archiva documentación para su resguardo respectivo.
9 Fin del Proceso
38
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-DC-02
ENCARGADO(A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Inicio
Compara saldos iniciales y finales del libro de bancos con el estado de cuenta.
Establece y solventa diferencias o movimientos sin documentación de soporte, así como los cheques en circulación
Cuadra saldos del libro de bancos con el de los estados de cuenta
Imprime la conciliación bancaria en hojas autorizadas por la Contraloria General de Cuentas, y traslada el expediente al Director Administrativo
Firma la conciliación
bancaria
Recibe y archiva los
documentos
Fin
Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad el libro de bancos y documentos de soporte Recibe y coteja
libro de bancos y documentos, si cumple continua con el proceso, si no lo devuelve al
39
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diaria.
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD.
Título del Procedimiento: Autorización de CUR de devengado.
Objetivo: Autorizar el comprobante único de registro CUR en el sistema de contabilidad integrada SICOIN.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-DC-03
Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Encargado(a) de Tesorería.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Tesorería
1 Traslada expedientes con documentos requeridos y CUR de devengado solicitado.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad
2 Recibe el expediente y verifica la documentación de respaldo.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad
3 Revisa, aprueba o rechaza.
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad 4
Traslada expediente al Encargado(a) de Tesorería para continuar con la emisión del cheque.
Encargado(a) de Tesorería
5 Recibe el expediente y procede a emitir el cheque.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad
6
Solicita el CUR en el sistema de contabilidad integrada y traslada al Director Administrativo Financiero para aprobación y firma de CUR y cheque.
40
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Director(a)
Administrativo Financiero.
7 Recibe el expediente para aprobación y firma de CUR y cheque y traslada al Director(a) Ejecutivo, para firma.
Director Ejecutivo 8 Firma el cheque y lo traslada al Director Administrativo
Dirección Administrativa
Financiera.
Director Administrativo
9 Recibe el expediente y el cheque y traslada al Encargado(a) de Tesorería.
Encargado(a) de
Tesorería. 10
Procede a la entrega de cheques a proveedores.
Encargada de Tesorería.
11 Recibe el expediente y procede a archivar la documentación.
11 Fin del Proceso
41
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-DC-03 (1/2)
ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO
Inicio
Traslada expedientes con documentos requeridos y CUR de devengado
solicitado.
Recibe documentos
Traslada expedientes para emisión de cheque
Recibe expediente y emite el cheque
Revisa si el expediente está
completo y cumple lo traslada para emisión de cheque
si no lo devuelve para correcciones.
NO
SI
42
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-DC-03 (2/2)
ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO
Solicita el CUR en el SICOIN y traslada para aprobación
Recibe expediente revisa, aprueba y traslada para firma de cheque y
traslada al Director (a) Ejecutivo para la segunda firma.
Firma el cheque
Fin
Recibe expediente y lo traslada al Encargado(a) de Tesorería
Entrega cheques a proveedores
Recibe y archiva los
documentos
Viene de la página anterior
43
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diario.
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD.
Título del Procedimiento: Atención de requerimientos de información.
Objetivo: Dar cumplimiento a solicitudes recibidas de entes fiscalizadores o atención a requerimientos de información pública.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-DC-04
Inicia: Director(a) Ejecutivo. Termina: Persona Interesada.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Dirección Ejecutiva.
Director(a) Ejecutivo. 1
Recibe solicitud de información requerida, traslada al Director(a) Administrativo Financiero y Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
2 Localiza la información en archivos documental o digitales, según lo requerido por el interesado.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
3
Conforma el expediente de respuesta con la documentación de respaldo solicitada, traslada a Director Administrativo Financiero para firma.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero. 4
Firma y sella oficio de respuesta con el expediente y documentación adjunta traslada al Jefe(a) de Contabilidad para su entrega y conocimiento del interesado.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
5
Registra en el control auxiliar conocimiento de entrega y notifica al interesado para la entrega de los documentos respectivos, (fotocopias, CD´s, expedientes originales según corresponda).
44
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Persona Interesada. 6 Recibe los documentos o información requerida firma y sella.
7 Fin del Proceso
45
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-DC-04
DIRECTOR (A) EJECUTIVODIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIEROJEFE (A) DE CONTABILIDAD PERSONA INTERESADA
Inicio
Recibe solicitud de información requerida
Local iza la información en archivos documental o digitales, según lo
requerido por el interesado
Conforma el expediente de respuesta con la documentación de respaldo solictada
Firma y Sella oficio de
respuesta
Registra en el control auxiliar conocimiento de entrega y notifica al interesado para la entrega de los documentos respectivos
Recibe la información solicitada
Fin
46
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento.
Periodicidad: Anual.
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS.
Título del Procedimiento: Formulación Presupuestaria del Anteproyecto del Presupuesto.
Objetivo: Planificar adecuadamente las actividades de la institución para el siguiente ejercicio fiscal.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-P-01
Inicia: Encargado(a) de Presupuesto. Termina: Encargado(a) de Presupuesto.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Presupuesto.
1
Elabora el anteproyecto de presupuesto en el sistema de administración financiera correspondiente, de acuerdo a las normas vigentes de formulación, determinadas por el MINFIN.
Director(a)
Administrativo Financiero
2
Revisa el expediente del anteproyecto de presupuesto de acuerdo a las normas vigentes y se traslada al Director Ejecutivo.
Dirección Ejecutiva.
Director(a) Ejecutivo. 3
Presenta conjuntamente con el Director(a) Administrativo Financiero el anteproyecto de presupuesto al Consejo de Administración para su aprobación y firma.
Consejo de Administración
Consejo de Administración
4 Revisa y si es aprobado continúa con el proceso, si no lo devuelve al Director(a) Ejecutivo
Dirección Administrativa
Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero. 5
Envía el anteproyecto de presupuesto, debidamente firmado al MINFIN y Dirección Técnica del Presupuesto, así como en el SICOIN.
47
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 2 de 2
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Presupuesto.
6
Carga anteproyecto de presupuesto en el sistema de administración financiera correspondiente, de acuerdo a las normas vigentes de formulación, determinadas por el MINFIN.
7 Fin del Proceso
48
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-01
ENCARGADO DE PRESUPUESTO DIRECTOR EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓNDIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Inicio
Elabora el anteproyecto de presupuesto en el sistema de administración financiera
Presenta conjuntamente con el Director Administrativo Financiero el anteproyecto de presupuesto alConsejo
Envía el anteproyecto de presupuesto debidamente firmado al MINFIN
Carga anteproyecto de presupuesto en el sistema de administración financiera
Fin
Revisa, si no es
aprobado regresa a l Director Ejecutivo, si no continúa con el proceso
Revisa el expediente del
anteproyecto de presupuesto de acuerdo a las normas vigentes y se tras lada al Director Ejecutivo
49
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Mensual
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS.
Título del Procedimiento: Informe de ejecución presupuestaria mensual.
Objetivo: Consolidar e informar mensualmente sobre la ejecución presupuestaria de acuerdo a la carga presupuestaria asignada a la Institución.
Hoja No. 1/1
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-P-02
Inicia: Encargado(a) de Presupuesto. Termina: Encargado(a) de Presupuesto.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Presupuesto
1
Con base a los documentos recibidos elabora la apertura del presupuesto en el SICOIN para el ejercicio fiscal correspondiente.
Encargado(a) de Presupuesto
2
Mensualmente el SICOIN WEB genera los reportes por reglón, programa, grupo, analítico de gasto, grupo de gasto, fuente de financiamiento, analítico de ejecución a nivel de actividad, programa institucional, reglón de gasto, ingresos percibidos, y ubicación geográfica, los cuales se consolidan en los cuadros de ejecución presupuestaria.
Encargado(a) de Presupuesto
3 Verifica si existen cambios en el acuerdo de aprobación del presupuesto.
4 Fin del Proceso
50
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-02
ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO
Inicio
Con base a los documentos recibidos elabora la apertura del presupuesto en el SICOIN para el ejercicio fiscal correspondiente
Mensualmente el SICOIN WEB genera los reportes por reglón los cuales se consolidan en los cuadros de ejecución presupuestaria.
Verifica y firma si
existen cambios con lo publicado
acuerdo gubernativo
Fin
51
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Cuatrimestral.
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS.
Título del Procedimiento: Informe de ejecución presupuestaria Cuatrimestral.
Objetivo: Elaborar el informe de ejecución cuatrimestral para el seguimiento y control de las asignaciones presupuestarias de la Institución, así como el avance de metas.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-P-03
Inicia: Encargado(a) de Presupuesto. Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Presupuesto.
1
Al inicio de cada cuatrimestre (Enero, mayo y septiembre) se programa en el SICOIN WEB la cuota financiera por grupo de gasto y metas, ajustada a la ejecución y compromisos adquiridos.
Encargado(a) de Presupuesto.
2
En SICOIN WEB se generan los reportes de ejecución presupuestaria, de ingresos y egresos, de Tipo de Gasto, de fuente de Financiamiento, Grupo de Gasto y de reglón presupuestario, los cuales se imprimen.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
3
Recopila de la Dirección de Proyectos la información del avance físico de las metas, para consolidar el informe Cuatrimestral de metas físicas.
Encargado(a) de
Presupuesto. 4
Revisa los reportes y la programación en el SICOIN WEB, el informe cuatrimestral de avances de metas e indicadores de desempeño y calidad del gasto público.
52
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 5
Ingresa al sistema SIPLAN de la WEB de SEGEPLAN la información cuatrimestral de ejecución física y financiera de productos y subproductos.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
6 Imprime los reportes, y los traslada a firma, elabora oficio y se entrega a SEGEPLAN.
7 Fin del Proceso
53
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-03
ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO JEFE (A) DE CONTABILIDAD
Inicio
Al inicio de cada cuatrimestre (Enero, mayo y septiembre) se programa en el SICOIN WEB la cuota financiera por grupo de gasto y metas, ajustada a la ejecución y compromisos adquiridos
En SICOIN WEB se generan e imprimen los reportes
Recopila de la Dirección de Proyectos la información del avance físico de las metas, para consolidar el informe Cuatrimestral de metas físicas.
Revisa los reportes y la programación en el SICOIN WEB, el informe cuatrimestral de avances de metas e indicadores de desempeño y calidad de gasto.
Ingresa al sistema SIPLAN de la WEB de SEGEPLAN la información cuatrimestral de ejecución física y financiera de productos y subproductos.
Se firma los reportes y se
trasladan a Segeplan
Fin
54
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Cuatrimestral.
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS.
Título del Procedimiento: Programación de cuotas cuatrimestrales.
Objetivo: Programar oportunamente las cuotas cuatrimestrales para la ejecución del presupuesto asignado a la institución.
Hoja No. 1/1
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-P-04
Inicia: Encargado de Presupuesto. Termina: Encargado de Presupuestos.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado de Presupuesto.
1
Realiza comparativo del presupuesto solicitado con el asignado. Determinando variaciones. Traslada al Jefe(a) Del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
2
Recibe y revisa el comparativo del presupuesto solicitado con el asignado. Traslada al Director Administrativo Financiero.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director Administrativo
Financiero. 3
Recibe y autoriza el comparativo del presupuesto solicitado con el asignado. Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
4
Recibe comparativo del presupuesto solicitado con el asignado, si existen variaciones se notifica a la Dirección Técnica del Presupuesto. Si no existen se traslada al encargado de presupuesto.
Encargado de Presupuesto.
5
Elabora la programación cuatrimestral a nivel de registro en el sistema SICOIN. Imprime, firma, sella y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
55
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 6
Revisa la programación y la solicita en el Sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Director Administrativo Financiero.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero. 7
Recibe y autoriza la programación en el sistema SICOIN. Imprime, firma, sella y traslada al Jefe del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
8 Recibe el expediente y elabora oficio para traslado a la Dirección Técnica del Presupuesto para su información.
Ministerio de Finanzas
Dirección Técnica del Presupuesto.
Recibe el expediente, firma y sella de recibido.
Dirección
Administrativa Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 9
Recibe el expediente firmado y sellado de recibido de la Dirección Técnica del Presupuesto y traslada al Encargado de Presupuesto.
Encargado(a) de
Presupuesto. 10 Recibe y archiva el expediente.
11 Fin del Proceso
56
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-04 (1/2)
ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTO JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECCIÓN TÉCNICA DE PRESUPUESTO
Inicio
Realiza comparativo del presupuesto solicitado con el asignado.
Recibe y revisa el presupuesto comparativo con el presupuesto asignado
Recibe y autoriza el presupuesto comparativo con el presupuesto asignado
Recibe, y revisa s i hay o no variaciones
Notifica a Dirección Técnica del Presupuesto
SI
Elabora la programación cuatrimestral a nivel de registro en SICOIN, imprime, firma y sella
NO
57
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-04 (2/2)
ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTO JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECCIÓN TÉCNICA DE PRESUPUESTO
Revisa la programación y la solicita en SICOIN, imprime, firma y sella
Recibe y autoriza la programación en SICOIN,imprime, firma y sella
Recibe expediente, elabora oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupues
Recibe expediente firma y sella de recibido
Recibe el expediente firmado y sellado y traslada al Encargado(a) de Presupuesto
Recibe y
archiva
Fin
Viene de la página anterior
58
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Cuatrimestral
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS.
Título del Procedimiento: Programación de metas físicas cuatrimestrales de productos y subproductos.
Objetivo: Requerir oportunamente las programaciones de metas físicas cuatrimestrales de productos y subproductos para la ejecución del presupuesto asignado a la institución.
Hoja No. 1/1
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-P-05
Inicia: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Termina: Encargado de Presupuestos.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 1
Se solicita a la Dirección de Proyectos la programación de metas y subproductos cuatrimestral.
Dirección de Proyectos.
Dirección de Proyectos.
2 Elabora y traslada la programación de metas de productos y subproductos cuatrimestrales al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
3 Recibe la programación de metas de productos y subproductos y traslada al Encargado de Presupuestos.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado de Presupuestos.
4
Ingresa la programación de metas de productos y subproductos en el sistema SICOIN, en estado registrado, imprime, firma y sella traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
5
Recibe y revisa la programación de metas de productos y subproductos, y lo solicita en el sistema SICOIN, imprime, firma y sella traslada al Director Administrativo Financiero.
59
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Dirección Administrativa
Financiera.
Director Administrativo
Financiero. 6
Recibe y autoriza la programación de metas de productos y subproductos, en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
7
Recibe el expediente y elabora oficio para traslado a la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas para su información.
Ministerio de Finanzas.
Dirección Técnica del Presupuesto.
8 Recibe el expediente, firma y sella de recibido.
Dirección
Administrativa Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 9
Recibe el expediente firmado y sellado de recibido de la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas y traslada al Encargado de Presupuesto.
Encargado de Presupuestos.
10 Recibe y archiva el expediente.
11 Fin del Proceso
60
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
JEFE(A) DE CONTABILIDAD DIRECTOR(A) DE PROYECTOS ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTOSDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
DIRECCIÓN TÉCNICA DEL
PRESUPUESTO
Inicio
Solicita a la Dirección de Proyectos la programación de metas y subproductos
Elabora y traslada la programación de meta de productos y subproductos
Recibe la programación de metas de productos y subproductos y traslada al Encargado(a) de Presupuestos
Ingresa la programación de metas en SICOIN, imprime, firma y sella y traslada
Revisa la programación, si esta bien lo ingresa a SICOIN
NO
Autoriza la programación en SICOIN, imprime firma y sella
Recibe y elabora oficio para la
Dirección Técnica de Presupuesto del Ministerio de Finanzas
Recibe el expediente, firma y sella de recibido
Recibe el expediente firmado y
sellado por parte de la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas
Recibe y archiva
Fin
Código de Procedimiento: 1101-P-05
61
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Mensual.
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS.
Título del Procedimiento: Modificación Presupuestaria.
Objetivo: Realizar los cambios en el presupuesto aprobado de la institución, para facilitar su ejecución.
Hoja No. 1/3
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-P-06
Inicia: Director Ejecutivo y/o Director Administrativo Financiero.
Termina: Encargado de Presupuesto.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Dirección Ejecutivo y/o
Dirección Administrativa
Financiera.
Director Ejecutivo y/o Director
Administrativo Financiero.
1
Solicita la revisión de los reglones presupuestarios, al Encargado de Presupuestos, para realizar las actividades no programadas cuatrimestralmente.
Encargado de Presupuesto.
2
Revisa y determina los reglones presupuestarios que presentan economías, disminuyendo e incrementando. Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 3
Recibe y revisa cuadro de análisis de modificación presupuestaria, traslada al Director Administrativo Financiero.
Dirección
Administrativo Financiero.
4 Recibe y revisa cuadro de análisis de modificación presupuestaria, traslada al Director Ejecutivo.
62
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 2 de 3
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Dirección Ejecutiva.
Director Ejecutivo 5 Recibe y revisa cuadro de análisis de modificación presupuestaria, traslada al Director Administrativo Financiero.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director Administrativo
Financiero. 6
Recibe cuadro de análisis de modificación presupuestaria, y presenta al Consejo de Administración.
Consejo de Administración.
Consejo de Administración.
7
Autoriza o no en punto de acta las modificaciones presupuestarias. E informa al Director Ejecutivo para continuar con el proceso.
Dirección Ejecutiva.
Director Ejecutivo. 8 Recibe cuadro de análisis de modificaciones presupuestaria autorizado y traslada al Director Administrativo Financiero.
Director
Administrativo Financiero.
9 Recibe cuadro de análisis de modificaciones presupuestaria autorizado y traslada al Encargado de Presupuesto.
Encargado de Presupuesto.
10
Registra las modificaciones presupuestarias en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 11
Revisa y solicita las modificaciones presupuestarias en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Director Administrativo Financiero.
Director
Administrativo Financiero.
12
Revisa y autoriza las modificaciones presupuestarias en el Sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Encargado de Presupuesto.
Encargado de Presupuesto.
13
Recibe el expediente, y elabora oficio para informar a la Contraloría General de Cuentas, Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas, y Congreso de la Republica.
Contraloría General de Cuentas,
Ministerio de Finanzas,
Congreso de la República.
Contraloría General de Cuentas,
Dirección Técnica del Presupuesto,
Congreso de la República.
14 Recibe el expediente, firma y sella de recibido.
63
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 3 de 3
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Dirección Administrativa Financiera.
Encargado de Presupuesto.
15
Recibe el expediente, firmado y sellado de recibido de parte de la Contraloría General de Cuentas, Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas Publicas, Congreso de la República y archiva.
16 Fin del Proceso
64
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-06 (1/2)
DIRECTOR(A) EJECUTVO ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTO JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIEROCONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
/ DIRECCIÓN TÉCNICA DEL
PRESUPUESTO/CONGRESO DE LA
REPÚBLICA
Inicio
Solicita la revisión de los renglones presupuestarios
Revisa y determina los renglones presupuestarios y traslada.
Recibe y revisa cuadro de análisis de modificación presupuestaria. Traslada
Recibe y revisa cuadro de análisis de modificación presupuestaria, traslada al Director Ejecutivo.
Recibe cuadro de análisis de modificación presupuestaria y traslada al Director Administrativo
Autoriza o no en punto de
acta las modificaciones presupuestarias
Recibe cuadro de análisis de modificación presupuestaria y presenta al Consejo de Administración
65
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-06 (2/2)
DIRECTOR(A) EJECUTVO ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTO JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIEROCONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
/ DIRECCIÓN TÉCNICA DEL
PRESUPUESTO/CONGRESO DE LA
REPÚBLICA
Recibe y traslada al Director Administrativo Financiero
Recibe cuadro de análisis de modificaciones presupuestaria autorizado y traslada
Registra las modificaciones prespuestarias en el SICOIN,imprime, firma y sella.
Revisa y solicita las modificaciones presupuestarias en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada
Revisa y autoriza las
modificaciones presupuestarias en el Sistema SICOIN, imprime, fi rma, sella y traslada
Recibe el expediente, y elabora oficio para informar a dondecorresponda.
Recibe el expediente, firma y sella de recibido.
Recibe el expediente, firmado y sellado de recibido.
Fin
Viene de la página anterior
66
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Mensual.
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS.
Título del Procedimiento: Reprogramación de metas de productos y subproductos.
Objetivo: Realizar las reprogramaciones de las metas de productos y subproductos oportunamente para agilizar la ejecución del presupuesto de la institución.
Hoja No. 1/1
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-P-07
Inicia: Director Administrativo Financiero.
Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Director Administrativo Financiero.
1
Recibe solicitud de la Dirección de Proyectos para reprogramación de metas de productos y subproductos. Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Dirección Administrativa Financiera.
Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
2
Recibe y revisa solicitud para reprogramación de metas de productos y subproductos, traslada al Encargado de Presupuesto.
Encargado de Presupuesto.
3
Recibe solicitud para reprogramación de metas de productos y subproductos y registra en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
4
Recibe la reprogramación de metas de productos y subproductos en estado registrado en el sistema SICOIN, revisa y solicita en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Director Administrativo Financiero.
67
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Dirección Administrativa Financiera.
Director Administrativo Financiero.
5
Recibe la reprogramación de metas de productos y subproductos en estado solicitado en el sistema SICOIN, revisa y autoriza en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
6 Recibe expediente, y elabora oficio para informar a la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas.
Ministerio de Finanzas
Dirección Técnica del Presupuesto.
7 Recibe expediente, firma y sella de recibido.
Dirección Administrativa Financiera.
Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
8
Recibe expediente, firmado y sellado de recibido de la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas, y archiva.
9 Fin del Proceso
68
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-07
DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIEROJEFE DE CONTABILIDAD ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTO
DIRECCIÓN TÉCNICA DEL
PRESUPUESTO
Inicio
Recibe solicitud de la Dirección
de Proyectos para reprogramación de metas deproductos y subproductos
Recibe y revisa solicitud y traslada al Encargado de Presupuesto
Recibe solicitud y registra en el sistema de SICOIN, imprime, firma y sella.
Recibe la reprogramaciónen estado registrado en SICOIN
Recibe la reprogramación en estado Sol icitado en SICOIN evisa y autoriza
en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada .
Recibe expediente, y elabora oficio para la Dirección Técnia del Presupuesto
Recibe expediente, firma y sella de recibido
Recibe expediente, firmado y sellado
de recibido y archiva
Inicio
69
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diaria.
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS.
Título del Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios.
Objetivo: Facilitar y asegurar la adquisición de bienes y servicios por parte de la institución y garantizar el cumplimiento de los principios de legalidad.
Hoja No. 1/4
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-P-08
Inicia: Área Solicitante. Termina: Encargado(a) de Tesorería.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Área Solicitante. Área Solicitante. 1 Elabora la solicitud de compra de bien o servicio. Y lo traslada a presupuesto.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Presupuestos /
Compras. 2
Verifica en el sistema SICOIN si cuenta con techo presupuestario, y que este programada la compra, según plan de compras, si cuenta con el presupuesto continua con el proceso, si no es devuelto al área solicitante
Área Solicitante. Área Solicitante. 3 Solicita la aprobación de la compra al Director(a) Ejecutivo y/o Director(a) Administrativo Financiero.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director(a) Administrativo Financiero y/o
Director(a) Ejecutivo.
4 Autoriza la solicitud de compra de bien o servicio.
70
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 2 de 4
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Encargado(a) de Presupuestos /
Compras. 5
Dependiendo el monto se realiza la compra directa siguiendo lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, y/o se solicitan 3 cotizaciones para realizar compras de baja cuantía.
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 6
Revisa y valida el proceso de cotización. Y traslada al Director(a) Administrativo Financiero.
Director(a)
Administrativo Financiero.
7
Recibe el expediente y traslada al Director(a) Ejecutivo para su autorización de la compra del bien o servicio.
Dirección Ejecutiva.
Director(a) Ejecutivo. 8
Recibe el expediente y autoriza la compra del bien o servicio. Traslada el expediente al Director(a) Administrativo Financiero para que siga su trámite.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero. 9
Recibe el expediente y traslada al Encargado(a) de Presupuesto para que siga su trámite.
Encargado(a) de Presupuestos /
Compras. 10
Recibe el expediente con la autorización de la compra del bien o servicio. Y le confirma al proveedor que se le realizara la compra según cotización presentada. Y solicita factura.
Encargado(a) de Presupuestos.
11 Elabora la orden de compra en el sistema SIGES.
Encargado(a) de Presupuestos.
12
Traslada la orden de compra firmada con expediente completo al Encargado(a) de Tesorería.
71
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 3 de 4
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Dirección Administrativa
Financiera
Encargado(a) de Tesorería.
13
Revisa la orden de compra y expediente. Si está completo procede a continuar con el proceso, compromiso, liquidación y devengado.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 14
Autoriza en el SICOIN los CURs de compromiso y devengado.
Encargado(a) de Tesorería.
15 Solicita pago en SICOIN, asigna cuenta bancaria a debitar, asigna cheque e imprime cheque.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
16
Revisa y firma los CURS y traslada cheque al Director Administrativo Financiero, y Director Ejecutivo para Firma.
Director
Administrativo Financiero
17 Recibe, revisa y firma cheque y CUR y lo traslada al Director Ejecutivo.
Dirección Ejecutiva
Director Ejecutivo 18
Recibe, revisa y firma cheque y lo traslada al Director(a) Administrativo Financiero para continuar con el trámite.
72
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 4 de 4
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Dirección Administrativa
Financiera.
Director Administrativo
Financiero 19
Recibe y lo traslada al Encargado de Presupuestos/Compras para continuar con el trámite
Encargado de Presupuestos /
Compras. 20
Recibe el bien comprado, verificando que la factura cumpla con las descripciones del bien adquirido. Y traslada a la Encargada de Tesorería.
Encargado(a) de Tesorería.
21 Realiza el pago al proveedor del bien adquirido.
Encargado(a) de Presupuestos /
Compras. 22
Realiza el ingreso al almacén, generando el formulario 1H (cuando corresponda) y lo traslada al Director(a) Administrativo y Financiero.
Director(a) Administrativo
Financiero. 22
Autoriza el formulario 1H, y lo traslada al almacén.
Encargada de Presupuestos /
Compras. 23
Traslada el expediente completo de la compra del bien, al área de tesorería.
Encargada de Tesorería.
24 Archiva expediente.
25 Fin del Proceso
73
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-08 (1/5)
AREA SOLICITANTEDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTOS /
COMPRASJEFE (A) DE CONTABILIDAD ENCARGADO (A) DE TESORERÍA DIRECTOR (A) EJECUTIVO
Inicio
Elabora la solicitud de compra de bien o servicio
Solicita la aprobacion de la compra al Director Ejecutivo y/o Director Administrativo Financiero.
Recibe, revisa
Autoriza y fi rma
la solicitud de compra
Dependiendo del monto se realiza la compra directa siguiendo lo
establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y/o se
sol icitan tres cotizaciones para
rea lizar compras de baja cuantía.
Revisa y valida el proceso de cotización. Y traslada al Director Administrativo Financiero.
Recibe el expediente y traslada al Director Ejecutivo para su autorización de la compra del bien o servicio
Veri fica en SICOIN
s i se cuenta con techo presupuestario para continuar
con el proceso, si no lo devuelve
NO
SI
74
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-08 (2/5)
AREA SOLICITANTEDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTOS /
COMPRASJEFE (A) DE CONTABILIDAD ENCARGADO (A) DE TESORERÍA DIRECTOR (A) EJECUTIVO
Recibe el expediente y autoriza la compra del bien o servicio. Traslada el expediente al Encargado de Presupuesto para que siga su tramite
Elabora la orden de compra en el sistema SIGES
Traslada la orden de compra firmada con expediente completo a la Encargada de Tesorería
Recibe el expediente con la
autorización de la compra del bien o servicio. Y le confirma al proveedor que se le realizara la compra
Viene de la página anterior
Recibe, autoriza y aprueba traslada el expediente de para continuar con el trámite
75
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-08 (3/5)
AREA SOLICITANTEDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTOS /
COMPRASJEFE (A) DE CONTABILIDAD ENCARGADO (A) DE TESORERÍA DIRECTOR (A) EJECUTIVO
Registra la orden de compra y expediente
contínua con el, compromiso, liquidación
y devengado
Solicita en el SICOIN los CURs de compromiso y devengado.
Solicita pago en SICOIN y todo lo relacionado con el trámite de pago.
Revisa y firma los CURS y traslada
cheque para firma
Revisa y firma los CURS y
traslada cheque para firma
Revisa y firma los cheques
Viene de la página anterior
76
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-08 (4/5)
DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTOS /
COMPRASJEFE (A) DE CONTABILIDAD ENCARGADO (A) DE TESORERÍA DIRECTOR (A) EJECUTIVO
Recibe el bien comprado, verificando que la factura cumpla con las descripciones del bien adquirido. Y traslada a la Encargada de Tesorería
Realiza el pago al proveedor del bien adquirido
Realiza el ingreso al almacen, cuando proeda generando el formulario 1H y lo traslada al Director Administrativo y Financiero
Recibe y traslada al Encargado de Presupuesto / Compras para continuar con el trámite
Viene de la página anterior
77
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-08 (5/5)
AREA SOLICITANTEDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTOS /
COMPRASJEFE (A) DE CONTABILIDAD ENCARGADO (A) DE TESORERÍA DIRECTOR (A) EJECUTIVO
Autoriza el formulario 1H cuando corresponda y lo traslada al almacén
Traslada el expediente completo de la compra del bien, al area de tesoreria
Recibe y archiva los
documentos
Fin
Viene de la página anterior
Manual de Procedimientos
78
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Semanal.
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS.
Título del Procedimiento: Ingreso de Bienes y Suministros a Almacén.
Objetivo: Registrar los bienes y suministros adquiridos por la Institución para ingresarlos al almacén y suministrar los requerimientos de las dependencias que la integran.
Hoja No. 1/3
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-P-09
Inicia: Encargado(a) de Presupuestos. Termina: Encargado(a) de Presupuestos.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Presupuestos.
1
Verifica que los bienes o suministros entregados por el proveedor coincidan con la descripción de la factura. Si, sigue pasó 2 No, rechaza la entrega y devuelve el expediente.
Encargado(a) de Presupuestos.
2
Verifica que los productos cumplan con los requisitos consignados en la solicitud. Si, recibe el producto No, rechaza la entrega.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Presupuestos.
3 Firma y sella la factura de recibido.
Encargado(a) de Presupuestos.
4
Llena la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” de acuerdo a la información de la Solicitud de Pedido y la factura.
Encargado(a) de Presupuestos.
5
Aprueba la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”. Y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
79
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTO. Hoja 2 de 3
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
6
Revisa que la información contenida en la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y o Inventario” coincida con la factura. Y traslada el expediente al Director(a) Administrativo Financiero.
Director (a)
Administrativo Financiero.
7 Firma y sella la forma. Y traslada el expedienté al Encargado(a) de Presupuestos.
Encargado(a) de Presupuestos.
8 Recibe el expediente con la forma 1H autorizado.
Encargado(a) de Presupuestos.
9
Verifica que el producto sea inventariable para la identificación del bien o suministro. Sí, es procedente traslada al encargado de inventarios y sigue paso 12. No, se acomoda el producto en Almacén.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
10 Se presenta al Almacén, asignan un número de inventario e identifican el bien o suministro.
Encargado(a) de Tesorería.
11
Llena la columna “Folio Libro Inventario” en la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y o Inventario”, para la codificación respectiva del bien, firma y sella.
Encargado(a) de Tesorería.
12 Traslada expediente al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
13
Verifica que los bienes hayan sido identificados y el formulario haya sido llenado, firmado y sellado correctamente. Y lo traslada al Encargado(a) de Presupuesto y/o Encargado(a) de Tesorería según corresponda para el archivo de los documentos.
Encargado(a) de Presupuestos.
14 Traslada la papelería al Solicitante para que realice el trámite de pago.
80
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 3 de 3
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Encargado(a) de Presupuestos.
15 Elabora un registro de control interno para el traslado del expediente.
Encargado(a) de Presupuestos.
16 Entrega los bienes y Suministros al Encargado de Almacén.
Encargado(a) de Presupuestos.
17 Archiva una fotocopia de la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” y fotocopia de factura.
18 Fin del Proceso
81
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-09 (1/3)
ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO JEFE (A) DE CONTABILIDAD DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO ENCARGADO (A) DE TESORERÍA
Inicio
Firma y sella la
factura
Llena la forma 1-H Constancia de Ingreso a Almacen e Inventario
Aprueba la Forma 1-H y traslada al Jefe del Departamento de Contabilidad
Verifica que los bienes considancon la factura, si no lo rechaza
Verifica que los productos cumplan con las característica, si no lo rechaza
82
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-09 (2/3)
ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO JEFE (A) DE CONTABILIDAD DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO ENCARGADO (A) DE TESORERÍA
Revisa que la información de la Forma 1-H coincida con la factura y traslada al Director
Administrativo Financiero
Firma y Sella y tras lada al
Encargado (a) de Presupuestos
Recibe el expediente con la forma 1H autorizado
Veri fica que el producto
sea inventariable, para
tras lado a inventario si no lo traslada a almacen
Se asigna un número de inventario e identifica el bien o suministro
Se completa la columna "Folio Libro Inventario en la forma 1-H para la codificación se firma
y sella y traslada el expediente al Jefe del Departamento de Contabilidad
Viene de la página anterior
83
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-P-09 (3/3)
ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO JEFE (A) DE CONTABILIDAD DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO ENCARGADO (A) DE TESORERÍA
Verifica identificación de bienes y que el formulario esté firmado y sellado y lo traslada
al Encargado de Presupuestoy/o Tesorería según corresponda
Traslada la papelería al solicitante para realizar el pago
Elabora un registro de Control Interno para traslado de expediente
Entrega los bienes y Suministros a Almacén
Archiva copia forma 1-H
Fin
Viene de la página anterior
84
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Mensual, Semanal o Diario.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Pago de Honorarios.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-01
Inicia: Encargado(a) de Tesorería.
Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
1
Recepción de Facturas: Recibe las facturas de honorarios por servicios prestados a la institución. Al momento de recibir las facturas se revisa preliminarmente los datos que contiene la misma.
Encargado(a) de Tesorería.
2
Revisión de Facturas: Revisa las facturas de honorarios (A nombre la institución, fecha del último día laborado, NIT del ADESCA, descripción, cancelado, total en letras y números, firma y sello de retención), y el informe de actividades debidamente autorizado por el Jefe Superior Inmediato si está todo bien, continúa con el siguiente paso; en caso contrario procede a Contactar al trabajador y se solicita reposición por corrección
Encargado(a) de
Tesorería. 3
Traslado de Planilla: Se realiza la planilla de Honorarios y se traslada al Director(a) Administrativo para su aprobación.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero. 4
Aprobación de Planilla: El Director(a) Administrativo Financiero revisa y aprueba la planilla de Honorarios, si todo está bien devuelve la solicitud a Recursos Humanos, caso contrario se anotan las observaciones.
85
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Encargado(a) de
Tesorería. 5
Solicitud de Pago: El Encargado(a) de Tesorería traslada la solicitud de pago acompañado de una planilla al Encargado(a) de Tesorería para la elaboración de cheques.
Encargado(a) de
Tesorería. 6
Recibe la planilla de honorarios y elabora los cheques.
Encargado(a) de
Tesorería. 7
Trasladan al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para revisión
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 8
Archiva el expediente de nóminas por honorarios con sus documentos de respaldo.
9 Fin del Proceso
86
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-T-01
ENCARGADO (A) DE TESORERÍADIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIEROJEFE (A) DE CONTABILIDAD
Inicio
Recibe facturas de honorarios prestados a la institución.
Realiza la planilla de honorarios y lo traslada al Director Administrativo Financiero para su aprobación
Recibe la planilla y elabora los cheques.
Tras lada la planilla de honorarios a Tesorería
Tras lada a Contabilidad para revis ión y archivo
Recibe y archiva los
documentos
Fin
Revisa facturas de honorarios, si todo está bien continua con el proceso si no, se contacta al trabajador para correciones
Revisa y aprueba la planilla, si esta bien continua con el proceso, si no la devuelve para correciones.
SI
NO
SI
87
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Semanal.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Pago de Dietas.
Objetivo: Elaborar nominas para el pago de dietas de los integrantes de Junta Directiva.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-02
Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Tesorería.
1
Recepción del Listado de Asistencia: Recibe de la Dirección Ejecutiva oficio y el listado de asistencia de los integrantes del Consejo.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
2
Elaboración e Impresión de Nómina: Elabora la nómina de dietas, con descuentos de ISR y los descuentos que apliquen.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
3
Revisión de Nómina: Revisa la nómina de dietas y sus descuentos, si está todo bien, la traslada al Director(a) Administrativo Financiero; en caso contrario se corrigen las inconsistencias. Si está todo bien da su visto bueno, firma y sella, luego la traslada al Director(a) Administrativo y Financiero.
88
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Director (a)
Administrativo Financiero.
4
Aprobación de Planilla: El Director(a) Administrativo Financiero revisa y aprueba la planilla de dietas, si todo está bien devuelve la solicitud al Jefe(a) de Contabilidad, caso contrario se anotan las observaciones.
Jefe(a) de
Contabilidad 5
Recibe y traslada al Encargado de Presupuestos.
Encargado(a) de Presupuestos.
6 Elabora orden de pago de regulación o de pago según sea el caso.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
7 Recibe la planilla de dietas y elabora los cheques.
Encargado(a) de Tesorería.
8 Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para revisión.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad
9 Revisa la planilla con cheques y pagos correspondientes y traslada al Director(a) Administrativo Financiero
Director(a)
Administrativo Financiero
10 Firma los cheques y los traslada al Director Ejecutivo para Firma
Dirección Ejecutiva
Director Ejecutivo 11 Firma los cheques y los traslada al Director Administrativo Financiero
Dirección Administrativa
Financiera.
Director Administrativo
Financiero 12
Recibe los cheques y nóminas y los traslada al Jefe(a) de Contabilidad
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 13
Recibe y traslada al Encargado de Tesorería
Encargado(a) de Tesorería.
14 Entrega los cheques y archiva
10 Fin del Proceso
89
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-T-02 (1/2)
ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIEROENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO DIRECTOR EJECUTIVO
Inicio
Recibe listado de Asistencia
Elabora la orden de pago
Revisa la nómina, si esta bien continua el proceso, si no realizan las correcciones.
Realiza la nómina y traslada para revisión
Revisa, firma y sella,traslada para Aprobación si todo está bien, si no lo devuelve para
correcciones.
NO
SI
Revisa, firma, sella y traslada para continuar con el trámite, de lo contrario realiza observaciones
Recibe y traslada al Encargado(a)
de Presupuestos para continuar con el trámite
90
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-T-02 (2/2)
ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIEROENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO DIRECTOR EJECUTIVO
Recibe la planilla y elabora los cheques
Traslada al Departamento de Contabilidad
Archiva los documentos
Fin
Revisa la planilla y cheques, si esta bien continua el proceso, si no lo devuelve para realizar las correcciones.
Revisa, firma y sella y lo
tras lada al Director
Administrativo Financiero
Recibe y Aprueba y lo traslada al Director Ejecutivo
Recibe y traslada al Encargado(a) de Tesorería para entrega de cheques
Entrega los cheques y traslada el expediente para archivo
NO
SI
Recibe y traslada al Jefe(a) de Contabilidad para continuar con el trámite
Viene de la página anterior
91
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Mensual.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Elaboración de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos.
Objetivo: Controlar los ingresos y egresos mensuales del fondo rotativo institucional de ADESCA, sujetos a fiscalización por parte de la Contraloría General de Cuentas.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-03
Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Tesorería.
1 Recibe información física y vía electrónica de la caja chica y copias rosadas de los formulario 1-H.
Encargado(a) de Tesorería
2 Elabora reportes de egresos realizados durante el mes.
Encargado(a) de Tesorería
3 Elabora reportes de ingresos realizados durante el mes.
Encargado(a) de Tesorería
4 Elabora la integración del fondo rotativo.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería
5 Verifica que todos los ingresos y egresos del mes estén incluidos.
Encargado(a) de Tesorería
6 Elabora integración de Caja Fiscal.
Encargado(a) de Tesorería
7
Imprime el reporte preliminar de Caja Fiscal.
Encargado(a) de Tesorería
8 Revisa reporte preliminar y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para revisión.
92
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
9 Revisa reporte preliminar y traslada a la Encargada de Tesorería para correcciones.
Encargado(a) de
Tesorería 10 Realiza las correcciones indicadas por el Jefe(a) del Departamento de Contabilidad, cuando proceda.
Encargado(a) de Tesorería 11
Cuadra caja fiscal con todos los datos correctos.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
12 Ingresa en el módulo de rendición de cuentas del SIGES la caja fiscal.
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 13 Genera las constancias de envío.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
14 Imprime los formatos de caja fiscal.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
15 Firma y Sella los formatos y los traslada al Director Administrativo Financiero.
Director(a)
Administrativo Financiero
16 Recibe y aprueba los formatos.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
17 Archiva expediente de Caja Fiscal para su resguardo.
18 Fin del Proceso
93
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-T-03 (1/2)
ENCARGADO (A) DE TESORERIA JEFE (A) DE CONTABILIDAD DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Inicio
Recibe información física y vía electronica de la caja chica y copias rosadas de los fomulario 1-H.
Elabora reportes de egresos realizados durante el mes.
Elabora reportes de ingresos realizados durante el mes.
Elabora la integración del fondo rotativo.
Verifica que todos los ingresos y egresos del mes estén incluidos.
Elabora integración de Caja Fiscal..
Imprime el reporte preliminar de Caja Fiscal.
Revisa reporte preliminar y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para revisión.
94
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-T-03 (2/2)
ENCARGADO (A) DE TESORERIA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Realiza las correcciones indicadas por el Jefe(a) del Departamento de Contabilidad, cuando proceda.
Cuadra caja fiscal con todos los datos correctos.
Ingresa en el modulo de rendición de cuentas del SIGES la caja fiscal.
Genera las constancias de envío..
Imprime los formatos de caja fiscal.
Firma y sella los formatos
Recibe y apruebalos formatos de caja fiscal.
Recibe y archiva los
documentos
Fin
Viene de la Págia anterior
Revisa reporte, si
todo está bien continua con el proceso, si no
devuelve para correcciones.
si
95
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diario.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Emisión de cheques para pago de proveedores.
Objetivo: Solventar todos los compromisos adquiridos por la institución.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-04
Inicia: Solicitante. Termina: Encargado(a) de Tesorería.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Solicitante. Solicitante. 1 Procede a la entrega del bien o servicio, con su factura correspondiente.
Encargado(a) de Tesorería.
2 Recibe y revisa el expediente para emisión de cheque, verificando que cumpla con lo establecido en la norma.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
3
Emite cheque si hay disponibilidad para cubrir su valor, posteriormente revisa los datos consignados en el cheque, si todo está correcto debe firmar y sellar en la casilla de elaborado por. Traslada el expediente al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
4 Recibe el expediente y revisa el cheque. Traslada al Director(a) Administrativo Financiero.
Director(a)
Administrativo Financiero.
5 Recibe el expediente lo revisa y procede a firmar el cheque. Traslada al Director(a) Ejecutivo.
Dirección Ejecutiva.
Director(a) Ejecutivo. 6 Recibe el expediente lo revisa y procede a firmar el cheque. Traslada al Director Administrativo Financiero
96
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
7 Recibe el expediente, y procede a entregar cheque al proveedor correspondiente.
8 Final del Proceso
Manual de Procedimientos
97
Código de Procedimiento: 1101-T-04 (1/2)
SOLICITANTE ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO
Inicio
Procede a la entrega de la orden de compra del bien o servicio, con su factura correspondiente.
Emite cheque, y revisa datos consignados.
Recibe y revisa el expediente para
emisión de cheque, si cumple con lo establecido en la
norma continua , si no lo devuelve
NO
SI
Recibe expediente y revisa, si todo está bien lo traslada, si no lo devuelve para correcciones.
NO
SI
Recibe expediente y revisa Y firma, si todo está bien lo traslada, si no lo devuelve para
NO
98
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-T-04 (2/2)
SOLICITANTE ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO
Recibe, revisa y firma el
cheque
Recibe el expediente, y procede a entregarlo al proveedor correspondiente.
Recibe el expediente, y procede a pagarlo al proveedor correspondiente.
Fin
SI
Recibe y traslada cheque ya firmado
Viene de la Págia anterior
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
99
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Trimestral.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Solicitud de Chequeras.
Objetivo: Obtener oportunamente la remesa de cheques en blanco de las instituciones bancarias, para solventar los diferentes compromisos financieros de la institución.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-05
Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Encargado(a) de Tesorería.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Tesorería.
1 Verificar la existencia de cheques o cheques vouchers disponibles para proceder con la solicitud correspondiente.
Encargado(a) de Tesorería.
2 Elabora el oficio dirigido a la entidad bancaria, para la emisión de las chequeras o cheques vouchers correspondientes.
Dirección
Administrativa y Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero. 3
Firma el oficio dirigido a la entidad bancaria, para la emisión de las chequeras o cheques vouchers correspondientes y lo traslada al Director Ejecutivo Firma
Dirección Ejecutiva
Director(a) Ejecutivo 4
Firma el oficio dirigido a la entidad bancaria, para la emisión de las chequeras o cheques vouchers correspondientes y lo traslada al Director(a) Administrativo Financiero para continuar con el proceso
Dirección Administrativa
Financiero
Director(a) Administrativo
Financiero 5
Recibe oficio y lo traslada al Encargado(a) de Tesorería para continuar con el proceso
.Encargado(a) de Tesorería
6 Recibe oficio de solicitud para dar trámite de solicitud de chequeras o cheques vouchers.
100
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Dirección Administrativa y
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
7
Se apersona a la entidad bancaria para la recepción de las chequeras solicitadas y verifica que cumpla con lo solicitado y el correlativo de las chequeras sea correcto.
Encargado(a) de Tesorería.
8 Actualiza en el control auxiliar la existencia de chequeras disponibles en el SICOIN.
Encargado(a) de Tesorería.
9 Procede al resguardo de las chequeras o cheques vouchers recibidas en caja fuerte del Jefe(a) de Contabilidad.
10 Fin del Proceso
101
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-T-05 (1/2)
ENCARGADO (A) DE TESORERÍADIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO
Inicio
Verificar la existencia de cheques o cheques vouchers disponibles para proceder con la solicitud correspondiente.
Elabora el oficio dirigido a la entidad bancaria
Recibe, revisa y aprueba si el oficio está bien, de lo contrario lo devuelve para correcciones.
Recibe, revisa y aprueba si el oficio está bien, de lo contrario lo devuelve para correcciones.
NO
SI
NO
102
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ENCARGADO (A) DE TESORERÍADIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO
Recibe oficio de solicitud para dar trámite a la emisión de las chequeras o cheques vouchers y lo traslada al Encargado(a) de Tesorería
Se apersona a la entidad bancaria para la recepción de las chequeras solicitadas
Actualiza en el control auxiliar la existencia de chequeras disponibles en el SICOIN
Resguardo de chequera o chequesvoucher
Fin
Recibe oficio de solicitud para dar trámite a la emisión de las chequeras o cheques vouchers y lo traslada a la entidad bancaria
AIViene de la Págia anterior
Código de Procedimiento: 1101-T-05 (2/2)
103
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Mensual.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Solicitud de reposición de fondo rotativo.
Objetivo: Contar con los fondos suficientes para el pago de los diferentes compromisos financieros de ADESCA, mediante la oportuna obtención de fondos.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-06
Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Director(a) Administrativo Financiero.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Tesorería.
1
Prepara expediente de gastos con la documentación de respaldo (facturas, constancia de ingreso a almacén, codificación presupuestaria, nota de conformidad, etc.) para realizar la reposición del fondo.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
2
Registra y solicita en el sistema de contabilidad integrada (SICOIN) por medio del documento Rendición de Fondo Rotativo FR3, el valor del gasto efectuado de acuerdo al detalle de facturas fiscales.
Encargado(a) de Tesorería.
3
Imprime el FR3 en SICOIN y procede a revisar los datos consignados, si todo está correcto debe firmar y sellar de revisado.
Encargado(a) de Tesorería.
4 Solicita la rendición FR3 en SICOIN.
Encargado(a) de Tesorería.
5 Traslada el expediente al departamento de contabilidad para su revisión y aprobación.
104
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
6
Revisa el expediente de gastos con toda la documentación de respaldo y consolida en el sistema SICOIN el FR-2.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
7
Emite e imprime CUR de fondo rotativo de reposición en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) para firmar y sellar de aprobado
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 8
Traslada el expediente completo al Encargado(a) de Tesorería para continuar el trámite de reposición de fondos.
Encargado(a) de Tesorería.
9
Traslada el expediente completo al Director(a) Administrativo Financiero para realizar la acción de reposición de fondos a través del SICOIN.
Director(a)
Administrativo Financiero.
10
Recibe el expediente y procede a firmar el cheque. Traslada el expediente completo Director Ejecutivo para la segunda firma de cheque.
Director(a) Ejecutivo 11 Traslada al Director(a) Administrativo Financiero expediente con cheque ya firmado
Director
Administrativo Financiero
12 Traslada expediente a Tesorería para su archivo
13 Fin del Proceso
105
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ENCARGADO (A) DE TESORERIA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO
Inicio
Prepara expediente de gastos con la documentación de respaldo
Registra y solicita en SICOIN el valor del gasto efectuado
Imprime el FR3 en SICOIN y procede a revisar los datos consignados
Solicita la rendición FR3 en SICOIN
Traslada el expediente al departamento de contabilidad para su revisión y aprobación.
Emite e imprime CUR de Fondo Rotativo de Reposición en SICOIN
Revisa Expediente y Consolida en el Sistema SICOIN, si no lo devuelve para correciones
NO
SI
Código de Procedimiento: 1101-T-06 (1/2)
106
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ENCARGADO (A) DE TESORERIA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO DIRECTOR EJECUTIVO
Traslada expediente al Encargado (a) de Tesorería
Traslada el expediente completo al Director Administrativo Financiero para realizar la acción de reposición de fondos a través del SICOIN.
Recibe, revisa y firma el
cheque
Recibe y archiva los
documentos
Fin
Recibe, revisa y firma el
cheque
Recibe y traslada a Tesorería
Viene de la Págia anterior
Código de Procedimiento: 1101-T-06 (2/2)
107
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Anual.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Liquidación Anual de Fondo Rotativo.
Objetivo: Restituir los fondo recibidos, por cierre del ejercicio fiscal.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-07
Inicia: Encargada de Tesorería. Termina: Encargada de Tesorería.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargada de Tesorería.
1 Realiza cuadre de ingresos y gastos en cuenta habilitada para el manejo de fondo rotativo institucional.
Encargada de Tesorería.
2
Elabora y solicita rendición final (FR-3) en el sistema SICOIN. Imprime y firma el documento y se traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 3
Recibe la rendición final, lo aprueba, y consolida la rendición final en el módulo de fondo rotativo en el sistema SICOIN,
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 4
Se traslada al módulo de gastos del sistema SICOIN, para solicitar el CUR de Gasto. Imprime y firma, traslada el expediente al Director Administrativo Financiero.
Director Administrativo
Financiero. 5
Recibe CUR de gasto lo aprueba y firma, traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 6
Recibe expediente y traslada a la Encargada de Tesorería.
108
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Encargada de
Tesorería. 7
Recibe el expediente con la rendición final aprobada e imprime, y se traslada al Jefe(a) Del Departamento de Contabilidad.
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 8
Recibe la rendición final aprobada y firma el documento, traslada a Encargada de Tesorería.
Encargada de
Tesorería. 9
Recibe el expediente firmado y elabora el cheque, por el monto no ejecutado.
Encargada de
Tesorería. 10
Realiza el depósito monetario correspondiente al monto no ejecutado. Y traslada el expediente al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Dirección Administrativa
Financiera.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad. 11
Elabora el registro contable de regularización del fondo rotativo. Y traslada al Encargada de Tesorería.
Encargada de
Tesorería. 12
Archiva expediente con la documentación de respaldo.
13 Fin del Proceso
109
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ENCARGADO(A) DE TESORERÍA JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Inicio
Realiza cuadre de ingresos y gastos en cuenta habilitada
Elabora y solicita redición final (FR-3) en SICOIN, imprime y firma el documento.
Traslada al módulo de gastos del SICOIN para solicitar CUR de Gasto, imprime y firma y traslada.
Recibe expediente y traslada al Encargado(a) de Tesorería.
Recibe y revisa, si aprueba consolida el fondo rotativo en Sicoin, si no lo rechaza.
NO
SI
Recibe CUR de gastos, si todo está bien, firma y continua el proceso, de lo contrario lo rechaza
SI
NO
Código de Procedimiento: 1101-T-07 (1/2)
110
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ENCARGADO(A) DE TESORERÍA JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Recibe expediente aprobado,imprime y traslada.
Recibe expediente firmado y elabora cheque por el monto no ejecutado
Recibe la rendición final aprobada y firma el documento
Realiza el depósito monetario correspondiente al monto no ejecutado
Elabora registro contable de regularización del fondo rotativo y traslada
Archiva
Fin
Viene de la Págia anterior
Código de Procedimiento: 1101-T-07 (2/2)
111
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diaria.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Pago de anticipo de viáticos por Comisiones de Proyectos.
Objetivo: Realizar pagos a los empleados que salgan de comisión al interior de la república, siempre y cuando se cuente con la documentación sellada y firmada.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-08
Inicia: Encargada de Tesorería. Termina: Encargado de Proyectos.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Personal técnico administrativo,
nombrado. 1
Traslada al Encargado(a) de Tesorería, formulario de anticipo de viáticos, con el nombramiento debidamente autorizado.
Tesorería Encargado(a) de
Tesorería. 2
Recibe expediente de anticipo de viáticos, y revisa la documentación, si no cumple se rechaza el expediente y traslada al interesado, si cumple elabora planilla de viáticos, imprime, firma.
Encargado(a) de
Tesorería. 3
Genera un archivo para carga en la banca virtual.
Encargado(a) de
Tesorería. 4
Realiza carga de archivo en la banca virtual. Generando la acreditación de los viáticos. Imprime, firma y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
112
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
5 Habilita la carga en la banca virtual, imprime, firma y traslada al Director Administrativo Financiero.
Dirección Administrativa
Financiera.
Director Administrativo
Financiero. 6
Autoriza la carga en la banca virtual, imprime, firma y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
7 Recibe el expediente y traslada al Encargado(a) de Tesorería.
Tesorería. Encargado(a) de
Tesorería. 8
Recibe el expediente, ingresa a la banca electrónica para imprimir la nota de débito. Y archiva el expediente.
9 Fin del Proceso
113
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-T-08
PERSONAL NOMBRADO ENCARGADO(A) DE TESORERÍA JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Inicio
Traslada el formulario de anticipo de viáticos, con el nombramiento debidamente autorizado
Revisa, si cumple continua el proceso, si
NO
Elabora planilla de viáticos, imprime y firma
SI
Genera archivo para carga en la banca virtual
Realiza carga de archivo en banca virtual, acreditandolos viaticos, imprime, firma y traslada
Habilita la carga en la banca virtual, imprime, firma y traslada
Autoriza la carga en la banca virtual, imprime, firma y traslada
Recibe el expediente y traslada al Encargado(a) de Tesorería
Recibe el expediente, ingresa a la banca electrónica para imprimir la nota de débito
Archiva expediente
Fin
114
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diaria.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Liquidación de viáticos por Comisiones realizadas al interior del país, del personal encargado de Proyectos.
Objetivo: Realizar la liquidación de gastos de viáticos a los empleados que fueron nombrados a una comisión al interior de la república, siempre y cuando se cuente con la documentación sellada y firmada.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-09
Inicia: Encargado(a) de Proyectos. Termina: Encargado(a) de Tesorería.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Departamento de Proyectos.
Encargado(a) de Proyectos.
1
Presenta la liquidación de viáticos con toda la documentación de respaldo al Encargado(a) de Tesorería.
Encargado(a) de Tesorería.
2 Consulta expediente de anticipo otorgado, cuando proceda.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
3
Revisa que el informe lleve los datos correctos de fecha, lugar de comisión, bitácora de recorrido del vehículo en el caso de los pilotos, y si las comisiones varían de fecha que indica el nombramiento, justificar la razón y un visto bueno del jefe inmediato.
Encargado(a) de Tesorería.
4
Revisa los datos en el viático constancia VC y que no hayan tachones borrones, ni uso de corrector.
115
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Encargado(a) de
Tesorería. 5
Revisa datos consignados en la liquidación de viáticos así como los cálculos y documentos de soporte (Planilla, facturas, Informe, objetivos, logros obtenidos, tiempo de liquidación según Ley de viáticos. .
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
6
Devuelve el expediente, si al revisar detecta que no cumple con lo establecido en la norma, y lo traslada al Encargado(a) de Proyectos para los efectos que corresponda.
Encargado(a) de Tesorería.
7
Determina si procede reintegro a la dependencia o complemento a favor del Encargado(a) de Proyectos en el caso de haberse otorgado anticipo.
Encargado(a) de
Tesorería. 8
Procede a la emisión de cheque según lo establecido en los pasos 1 al 8 del procedimiento de pago de cheque a proveedores o contratistas.
Encargado(a) de
Tesorería. 9
Traslada el expediente liquidado al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para la revisión del gasto para el caso de habérsele otorgado anticipo.
10 Final del Proceso
116
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ENCARGADO (A) DE PROYECTOS ENCARGADO (A) DE TESORERIA ENCARGADO (A) DE CONTABILIDAD
Inicio
Presenta la liquidación de viaticos
Consulta expediente de anticipo otorgado
Revisa expediente
Revisa datos consignados en el VC Viatico Constancia
Revisa datos consignados en la l iquidación de viáticos así como
los cálculos y documentos de soporte (Planilla, facturas,
Informe, objetivos, logros obtenidos, tiempo de liquidación según Ley de viaticos
Devuelve el expediente si detecta errores al Encargado de Proyectos
Código de Procedimiento: 1101-T-09 (1(2)
117
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ENCARGADO (A) DE PROYECTOS ENCARGADO (A) DE TESORERIA ENCARGADO (A) DE CONTABILIDAD
Determina si procede el reintegro o complemento
Emite el cheque según el procedimiento establecido
Traslada el expediente al Jefe de Contabilidad para la revisión del gasto
Recibe el expediente liquidado y revisa el gasto si se ha otorgado anticipo
Archiva el Expediente
Fin
Viene de la Págia anterior
Código de Procedimiento: 1101-T-09 (1(2)
118
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diaria.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Retención de Impuestos.
Objetivo: Emitir y elaborar las constancias de retenciones de impuestos, regulados por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-10
Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Proveedor o Contratista.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Tesorería.
1 Recibe solicitud por parte del proveedor o contratista para emitir la constancia de retención de impuestos.
Encargado(a) de Tesorería.
2 Verifica el tipo de impuesto a retener por medio del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN.
Dirección
Administrativa Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
3
Ingresa al sistema de RETENIVA para generar la constancia de retención de impuestos realizada al proveedor o contratista.
Encargado(a) de Tesorería.
4 Imprime la constancia de retención del IVA correspondiente realizada al proveedor.
Encargado(a) de Tesorería.
5
Genera archivo hacia Excel con todos los datos de la factura, cuando exista una retención de impuesto sobre la renta.
Encargado(a) de Tesorería.
6
Ingresa al sistema de RETENISR para registrar la información de la factura y generar la constancia de retención de ISR.
119
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Encargado(a) de Tesorería.
7 Imprime en el sistema RETENISR la constancia de retención del ISR.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
8 Entrega al proveedor o contratista las constancias de retención generadas.
Encargado(a) de Tesorería.
9 Firma de recibido la entrega de retenciones emitidas por el Encargado(a) de Tesorería.
10 Fin del Proceso
120
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-T-10
ENCARGADO (A) DE TESORERÍA
Inicio
Recibe solicitud del del proveedor para emitir la constancia de retención de impuestos
Veri fica el tipo de impuesto a retener por medio del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN
Ingresa al sistema de RETENIVA para generar la constancia de
retención de impuestos
Imprime la constancia de retención del IVA correspondiente rea lizada al proveedor.
Genera archivo hacia excel con todos los datos de la factura
Ingresa al sistema de RETENISR
para registrar la información y generar la constancia
Imprime en el sistema RETENISR la constancia de retención
Entrega al proveedor las constancias generadas
Fin
121
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diaria.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Elaboración y solicitud de CUR de Compromiso y Devengado (CyD).
Objetivo: Registrar el comprobante único de registro CUR en el sistema de contabilidad integrado SICOIN.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-11
Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
1
Recibe el expediente y verifica la documentación de respaldo, al identificar problemas rechaza y devuelve expediente a la unidad que corresponda.
Encargado(a) de Tesorería.
2
Registra el CUR en el sistema de contabilidad integrada, traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para continuar con el trámite.
Jefe(a) del Departamento de
Contabilidad 3
Recibe el expediente con el CUR de compromiso y devengado, solicitándolo, el cual fue registrado por el Encargado(a) de Tesorería y continua con el trámite.
Director(a)
Administrativo Financiero
4
Recibe el expediente con el CUR de compromiso y devengado, aprobándolo, el cual fue solicitado por el Jefe(a) de Contabilidad y continua con el trámite.
122
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Jefe(a) de Contabilidad
5 Recibe expediente con los documentos ya aprobados y continua con el trámite.
6 Fin del Proceso
124
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Trimestral
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Registro de Bienes Inventario Físico.
Objetivo: Darle seguimiento a los bienes faltantes, es decir, que sólo aparecen en el Libro de Inventarios, con el fin de iniciar el proceso administrativo para su reposición o darle de baja según corresponda.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-12
Inicia: Encargado(a) de Presupuestos. Termina: Encargado(a) de Tesorería.
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Presupuestos.
1 Recibe el bien, con copia de factura y copia de solicitud del bien.
Encargado(a) de Presupuestos.
2 Realiza el ingreso al almacén, generando el formulario 1H y lo traslada al Director(a) Administrativo Financiero.
Director(a)
Administrativo Financiero.
3 Recibe el expediente y firma el formulario 1H y traslada al Encargado(a) de Presupuestos.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Presupuestos.
4 Recibe el expediente y lo traslada al Encargado(a) de Tesorería.
Encargado(a) de Tesorería.
5
Registra en el sistema SICOIN, en el módulo de inventario de bienes de activo fijo. Y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
6
Aprueba el registro del bien en el módulo de inventarios del sistema SICOIN. Y traslada al Encargado(a) de Tesorería.
125
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
7
Imprime el número de inventario obtenido en el registro del bien en el módulo de inventarios de SICOIN, y lo coloca al bien.
8 Fin del Proceso
126
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ENCARGADO (A) DE
PRESUPUESTOSDIRECTOR ADMINISTRATIVO ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDAD
Inicio
Recepciona el bien, con copia de factura y copia de solicitud del bien
Realiza el ingreso alalmacen generando el formulario 1H
Recibe el expediente y firma el
formulario
Recibe el expediente y lo traslada al Encargado (a) de Tesorería
Registra en el sistema SICOINy lo traslada al Jefe (a) de Contabilidad
Aprueba el registro del bien en el modulo de inventarios del sistema SICOIN.
Imprime el numero de inventario obtenido en el registro del bien
en el modulo de inventarios de SICOIN, y lo coloca al bien
Fin
Código de Procedimiento: 1101-T-12
127
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Semestral.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Baja de Activo Fijos.
Objetivo: Dar cumplimiento al proceso administrativo establecido.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-13
Inicia: Encargada de Tesorería. Termina: Encargada de Tesorería.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Encargado(a) de Tesorería.
1 Solicita Dictamen del Técnico para proceder a dar de baja para el equipo de cómputo.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
2 Elabora acta administrativa en donde se solicita a la Dirección Ejecutiva que se haga el proceso.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
3 Certifica los folios del libro de inventario en donde están asentados los equipos que se quieren dar de baja.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
4 Se elabora un oficio a la contraloría y se entrega el expediente.
Encargado(a) de Tesorería.
5 Recibe la resolución por parte de Contraloría General de Cuentas.
Encargado(a) de Tesorería.
6 Se revisa el equipo.
Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
7 Coordina el traslado con el personal de la Contraloría General de Cuentas y un representante de ADESCA.
128
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
CGC
Contraloría General de Cuentas
8 Emite acta firma y sella.
Contraloría General de Cuentas.
9 Emite resolución.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
10 Realiza la baja en el SICOIN.
Encargado(a) de Tesorería.
11 Avisa a la contraloría que se dio de baja en el sistema.
12 Fin del Proceso
129
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-T-13
ENCARGADO (A) DE TESORERIA JEFE (A) DE CONTABILIDAD CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Inicio
Solicita Dictamen del Técnico para proceder a dar de baja al equipo
Elabora acta administrativa en donde se solicita a la Dirección
Ejecutiva que se haga el proceso
Certifica los folios del libro de inventario del equipo que se quiere dar de baja
Elabora un oficio a la contraloría y se entrega el expediente
Recibe la resolución por parte de la Contraloría General de Cuentas CGC.
Revisa el equipo
Coordina el traslado con el personal de la Contraloría General de Cuentas CGC
Emite acta, firma y sella
Emite Resolución
Avisa a la Contraloría que se dió de baja en el sistema.
Realiza la baja en el SICOIN
Fin
130
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Periodicidad: Diario.
Nombre de la Unidad: TESORERÍA.
Título del Procedimiento: Manejo y control de combustible.
Objetivo: Llevar el control de consumo de combustible, utilizado para realizar gestiones a las diversas actividades y proyectos ejecutados por la institución.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1101-T-14
Inicia: Jefe(a) de Proyectos / Encargado(a) de Proyectos / Gestor(a) Cultural / Piloto.
Termina: Jefe(a) de Proyectos / Encargado(a) de Proyectos / Gestor(a) Cultural / Piloto.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Dirección de Proyectos.
Jefe(a) de Proyectos / Encargado(a) de
Proyectos / Gestor(a) Cultural / Piloto.
1 Realiza la solicitud autorización de salida de combustible, y traslada al Jefe inmediato para su aprobación.
Jefe Inmediato 2 Recibe la solicitud autorización de salida de combustible, firma y sella, traslada al empleado solicitante.
Jefe(a) de Proyectos / Encargado(a) de
Proyectos / Gestor(a) Cultural / Piloto.
3
Recibe la solicitud autorización de salida de combustible, autorizada por el Jefe inmediato, y traslada a la Encargado(a) de Tesorería.
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
4 Realiza cálculos para determinar la cantidad de combustible a utilizar, según la distancia a recorrer.
Encargado(a) de Tesorería.
5 Llena el libro para manejo y control de combustible y los traslada para su autorización
Director (a) Administrativo
Financiero 6
Recibe cupones para autorizar y devuelve al Encargado(a) de Tesorería
131
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No. Actividad
Dirección Administrativa
Financiera.
Encargado(a) de Tesorería.
7 Entrega los cupones de combustible, al empleado solicitante y solicita las firmas de recibido.
Dirección de Proyectos.
Jefe(a) de Proyectos / Encargado(a) de
Proyectos / Gestor(a) Cultural / Piloto.
8 Recibe los cupones de combustible, y firma de recibido.
9 Fin del Proceso
132
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1101-T-14 (1/2)
JEFE(A) DE PROYECTOS/ENCARGADO
DE PROYECTOS/GESTOR
CULTURAL/PILOTO
JEFE INMEDIATO ENCARGADO(A) DE TESORERÍADIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERO / DIRECTOR EJECUTIVO
Inicio
Realiza la solicitud de autorización de salida de combustible
Recibe el formulario, fi rma y sella de aprobación
Recibe el formulario, fi rmado y sellado y lo tras lada a Tesorería
Recibe el formulario, hace los cáculos
133
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
JEFE(A) DE PROYECTOS/ENCARGADO
DE PROYECTOS/GESTOR
CULTURAL/PILOTO
JEFE INMEDIATO ENCARGADO(A) DE TESORERÍADIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERO / DIRECTOR EJECUTIVO
Llena el libro para manejo y control de combustible
Entrega los cupones de combustible
Recibe los cupones de combustible y fi rma de recibido
Fin
Recibe cupones y autoriza. Traslada al Encargado de Tesorería para la entrega al solicitante
Viene de la Págia anterior
Código de Procedimiento: 1101-T-14 (2/2)
134
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Objetivo: Crear mecanismos de participación para la comunidad cultural y artística, con el objeto de alcanzar el desarrollo de la cultura local, mediante el fortalecimiento de los canales de comunicación con grupos o entidades que contribuyan al acompañamiento, selección, supervisión y ejecución de proyectos culturales. (Art. 42 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). Financiamiento de Proyectos: ADESCA opera y se proyecta a la sociedad a través del financiamiento de proyectos orientados al rescate, difusión y fomento de las culturas populares, así como al estímulo y el desarrollo de sus cultores y portadores; también financia proyectos de creación y difusión artística y actividades de conservación y difusión del patrimonio cultural. (Art. 6 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). Responsable: En todo caso, el ejecutor debe dar fiel y total cumplimiento a los objetivos y fines del proyecto aprobado y al contenido del convenio suscrito con el –ADESCA-, salvo causas fortuitas o de fuerzas mayores debidamente comprobadas y aceptadas por su Consejo de Administración. (Art. 7 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). Normas: Requisitos que deben reunir los beneficiarios (Art. 9 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). a) Del solicitante: Persona individual: Nombres y apellidos completos, sexo, Código Único de Identificación (CUI), estado civil, profesión u oficio y dirección, teléfono o correo electrónico, sí lo hubiere. (Formato DP-01) Persona Jurídica: Nombre o Razón Social. Instrumento legal de creación, datos de inscripción registral número de partida, número de folio, número de libro de Personas Jurídicas del Registro Civil o del Registro que corresponda. Documento con lo que se acredite la representación legal. (Formato DP-02) Sin personalidad jurídica: Nombre del grupo (sí tuviere) y dirección de la sede. Nombre de los integrantes del grupo con sus: fotocopias del Documento Personal de Identificación (DPI) y direcciones, sexo, profesión u oficio, estado civil. En caso de grupos numerosos los comparecientes determinarán quienes firman como responsables del proyecto. (Formato DP-03)
135
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
b) Del proyecto: Tipo de proyecto que se propone realizar, tipo de organización que se propone conformar, monto requerido para el desarrollo del proyecto y localización. c) No pueden ser beneficiarios: Los miembros del Consejo de Administración de ADESCA, los miembros de Comisiones de Selección de Proyectos y el personal. (Art. 10 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). Financiamiento de Proyectos: El Consejo de Administración estudiará las posibilidades presupuestarias para emitir las convocatorias correspondientes. Si se dan las condiciones financieras adecuadas se procederá a evaluar los proyectos de acuerdo con los criterios de elegibilidad aprobados por el Consejo de Administración. (Art. 11 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). De los proyectos: (Art. 11-18 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). a) Convocatoria anual de los proyectos: El Consejo de Administración determinará las fechas de publicación de la convocatoria anual para la presentación de los proyectos. b) Del programa de inversión: El Consejo de Administración estructurará el programa de inversión conforme a las diferentes comisiones establecidas en el artículo 12 del decreto 95-96, atendiendo a criterios previamente definidos y que hará explícitos. c) Plazo para la presentación de los proyectos: Los proyectos que financia ADESCA deben presentarse conforme los procedimientos establecidos y únicamente dentro del término fijado en las convocatorias que el Consejo de Administración emita. d) Procedimiento para la selección de los proyectos: El Consejo de Administración velará porque la institución cuente con un procedimiento administrativo ágil y eficiente en cuanto a la recepción, selección, seguimiento y liquidación de los proyectos presentados. En dicho procedimiento se regularán los requisitos que deberán cumplir los interesados para ser beneficiarios de un proyecto. e) De la selección de los proyectos a financiar: Las Comisiones de Selección de Proyectos elegirán los proyectos que serán susceptibles de recibir financiamiento, pudiendo requerir a los interesados las modificaciones o ampliaciones que estimen necesarias. Si el Consejo de Administración tuviera alguna duda en relación al dictamen emitido, procederá a reunirse con la Comisión respectiva, con el fin de aclarar dicho dictamen. f) Criterios para la selección de proyectos: Las Comisiones de Selección presentarán anualmente al Consejo de Administración, para su consideración, los lineamientos y criterios que se utilizarán para la evaluación y selección de los proyectos que serán financiados.
136
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
g) Dictámenes compartidos: Cuando un proyecto sea enviado a dos o más comisiones para su evaluación, éstas deberán conocerlo en conjunto y entregar al Consejo de Administración solo un dictamen. De la Comisión de Selección de Proyectos: (Art. 44-47 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). a) Comisiones de Selección de Proyectos: Para dar cumplimiento a los fines y objetivos del ADESCA, se integrarán Comisiones de Selección de Proyectos, que serán las responsables de estudiar y seleccionar los proyectos que se presentarán al Consejo de Administración para que éste elija los que serán beneficiados por el ADESCA. Los miembros de las Comisiones de Selección de proyectos serán nombrados por el Consejo de Administración, entre personas de la comunidad artística y cultural para cada uno de los programas donde vayan a otorgarse fondos. Serán nombrados por su conocimiento y experiencia en el área de su especialidad. Los miembros de estas comisiones no podrán ser funcionarios ni empleados públicos, ni participar simultáneamente en los concursos de adjudicación de fondos y no se reputan trabajadores de ADESCA.
• Las Comisiones de Selección de Proyectos que podrán operar son las
siguientes: (Decreto 95-96, Art. 12)
a) Literatura.
b) Artes Visuales.
c) Música.
d) Teatro.
e) Danza.
f) Artes Populares.
g) Humanidades.
h) Programas Internacionales.
i) Arte y Cultura en Medios de Comunicación.
j) Preservación del Patrimonio.
k) Educación por el Arte.
b) Confidencialidad: Los miembros de las Comisiones de Selección de Proyectos deben observar la confidencialidad del caso en el desempeño de las actividades de selección, considerando que la resolución final recae en el Consejo de Administración. c) Atribuciones de las Comisiones de Selección: Conforme al artículo 12 de la Ley de creación de ADESCA, corresponde a los integrantes de las Comisiones de Selección estudiar los proyectos que les sean asignados por la Dirección Ejecutiva y someter al Consejo de Administración el dictamen correspondiente. Para el efecto, se observan las siguientes atribuciones:
• Dar cumplimiento al Manual de las Comisiones de Selección de Proyectos.
• Recibir y registrar los proyectos presentados por el Director Ejecutivo en
las diferentes disciplinas.
137
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
• Estudiar cada proyecto y emitir dictamen.
• Efectuar las observaciones que considere convenientes para el mejor
desempeño de su función.
d) Dietas: Los miembros de las Comisiones de Selección de Proyectos recibirán una dieta por cada sesión celebrada de conformidad al Manual y Presupuesto correspondiente, aprobado por el Consejo de Administración. Para el efecto deberá llevar el registro debido. A continuación, se presentan los procesos claves del área.
138
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Anual.
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS.
Título del Procedimiento: Selección, calificación, aprobación y supervisión de proyectos.
Objetivo: Identificar los principales pasos para llevar a cabo la recepción, selección, calificación y supervisión de los proyectos culturales del ADESCA.
Hoja No. 1/7
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código del Procedimiento: 1102-DP-01
Inicia: Departamento de Proyectos Termina: Departamento de Proyectos
Unidad Tipo de Puesto
Responsable
Paso Actividad
Proceso No.
Departamento de Proyectos.
Proceso Administrativo.
Jefe(a) del Departamento de
Proyectos. 1
Elaborar la metodología de las actividades de la convocatoria pública del período que corresponde.
Departamento de Proyectos.
Proceso Administrativo.
Jefe(a) del Departamento de
Proyectos 2
Revisión y evaluación de los antecedentes del proceso de la convocatoria pública del año anterior.
Jefe(a) del Departamento de
Proyectos / Comisión de Selección de Proyectos.
3
Se coordina con las comisiones de selección de proyectos para la revisión de los lineamientos y criterios, para elaborar las bases generales de la convocatoria.
Comisiones de Selección de Proyectos.
Comisión de Selección de Proyectos.
4 Trasladan los lineamientos y criterios de cada comisión al Jefe del Departamento de Proyectos.
Departamento de Proyectos.
Jefe(a) del Departamento de
Proyectos / Director(a) de
Proyectos.
5
El Jefe del Departamento de Proyectos, elabora las bases generales de la convocatoria del período, las cuales se revisan por el Director(a) de Proyectos.
139
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS.
Hoja 2 de 7
Dirección de Proyectos.
Proceso Administrativo.
Director(a) Ejecutivo/
Director(a) de Proyectos.
6 Revisar, evaluar y actualizar las herramientas de la convocatoria pública del periodo.
Consejo de Administración.
Consejo de Administración.
7 Aprueba las bases generales de la convocatoria del período.
Consejo de Administración.
Consejo de Administración.
8 Aprueba la convocatoria pública del periodo.
Departamento de Proyectos.
Departamento de Proyectos.
9 Impresión de las herramientas.
Departamento de Gestión
Cultural.
Talleres de capacitación
para presentación
de los proyectos culturales.
Gestor(a) Cultural.
10
Se gestiona apoyo administrativo y logístico para desarrollar talleres de capacitación para presentación de proyectos, con Municipalidades e instituciones o contactos en los departamentos seleccionados.
Gestor(a) Cultural.
11
Promoción y divulgación de los talleres de capacitación para presentación de proyectos culturales en los departamentos seleccionados.
Departamento de Proyectos.
Jefe(a) del Departamento de
Proyectos. 12
Elaborar metodología y logística de los talleres de capacitación para presentación de proyectos culturales.
Director(a) de Proyectos.
13 Revisar la metodología y logística de talleres de capacitación (presentación, herramientas y otros).
Encargados de Proyectos.
14 Se llevan a cabo los talleres de capacitación para presentación de proyectos culturales.
Publicación de la
Convocatoria.
Departamento de Proyectos.
15 Elaboración de boletín de prensa de la convocatoria del periodo, para publicación en medio escrito.
Dirección
Administrativa Financiera
16
Publicación en medio impreso la convocatoria pública abierta a la comunidad artística y cultural para que presente sus proyectos.
Departamento de Gestión
Cultural.
Gestor(a) Cultural.
17
Promover y divulgar la convocatoria en diversos medios de comunicación. (página institucional, redes sociales, red de gestores u otros)
140
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS.
Hoja 3 de 7
Departamento de Proyectos.
Publicación de la
Convocatoria.
Encargado(a) de Proyectos.
18
Informar sobre el período de recepción de proyectos a Fundaciones, Asociaciones, Institutos de Cultura, Cofradías, grupos de creadores, artistas, artesanos, organizaciones, o personas individuales y jurídicas y personas que se registraron en ADESCA
Asesoramiento y orientación.
. Director(a) de
Proyectos/ Jefe(a) de Proyectos/
Encargados de Proyectos.
19
Proporciona información y orientación de forma personalizada a postulantes de proyectos, entregando, bases generales de convocatoria, formularios, instructivo y otros, se revisan propuestas de proyectos previo a la recepción de ADESCA, vía electrónica o física, llenando en su momento una boleta de control de personas asistidas (Formato DP-04)
Recepción.
Recepción de Proyectos.
Secretaria Ejecutiva.
20 Recepción y registro de expedientes de proyectos y traslada a Dirección de Proyectos.
Director(a) de Proyectos
21 Recibe expedientes y listados, trasladándolos al Departamento de Proyectos.
Departamento de Proyectos
22 Recibe expedientes y listados, realizando análisis de los proyectos.
Departamento de Proyectos.
Proceso administrativo de revisión y
orden de expedientes
recibidos.
Encargado(a) de Proyectos.
23 Al cierre de la convocatoria, se hace la revisión de todos los proyectos, con la hoja de chequeo (Formato DP-05).
24 Se clasifican los proyectos, verificando que cumplan con el marco de la convocatoria.
25
Si los proyectos cumplen con el marco de la convocatoria se continua el proceso, si no cumplen se registran para informe al Consejo de Administración y se devuelve el expediente al ponente mediante nota.
141
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS.
Hoja 4 de 7
Departamento de Proyectos
Proceso administrativo de revisión y
orden de expedientes
recibidos.
Encargado(a) de Proyectos
26 Se realiza la clasificación de los proyectos por disciplina.
27 Se realiza la reformulación y se complementa la información necesaria.
28 Se incluye la ficha técnica del proyecto (Formato DP-06), se colocan separaciones y se folía el expediente.
Departamentos involucrados.
Análisis y Aprobación de financiamiento de proyectos.
Director(a) Ejecutivo/
Director(a) de Proyectos /
Jefe de Proyectos.
29 Se convoca a Comisiones de Selección de Proyectos a reunión de trabajo.
Comisión de Selección de Proyectos.
Comisión de Selección de Proyectos.
30
Reciben, estudian y seleccionan los proyectos de la convocatoria y emiten el dictamen (Formato DP-07) en donde la Comisión recomienda o no el proyecto, con el apoyo logístico y administrativo del Encargado(a) de Proyectos.
Departamento de Proyectos.
Director(a) Ejecutivo.
31 Recibe los dictámenes Comisiones de Selección de Proyectos y traslada a Dirección de Proyectos.
Director(a) de Proyectos
32 Recibe y traslada al Departamento de Proyectos los dictámenes y expedientes respectivos.
Departamento de Proyectos.
33
Reciben dictámenes y expedientes, preprando presentación en Power Point de los proyectos recomendados por las Comisiones para aprobación de financiamiento por el Consejo de Administración.
Consejo de Administración.
Consejo de Administración
. 34
Los proyectos recomendados por las Comisiones de Selección de Proyectos se trasladan al Consejo de Administración para el análisis respectivo. Los proyectos aprobados se registran mediante actas y acuerdos del Consejo de Administración y se trasladan al Departamento de Proyectos para la programación de visitas de reconocimiento de área. Los proyectos no aprobados por el Consejo de Administración por falta de presupuesto quedan en cartera para la próxima convocatoria.
142
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS.
Hoja 5 de 7
Consejo de Administración/ Encargado(a) de Proyectos/ Director(a)de
Proyectos.
35
Los proyectos no recomendados por las Comisiones de Selección de proyectos se trasladan al Consejo de Administración para denegarlos, levantando acta y se elabora nota al ponente para informarle que su proyecto fue denegado.
Dependencias involucradas.
Análisis y Aprobación de financiamiento de proyectos.
Consejo de Administración / Encargado(a) de Proyectos/ Director(a) de
Proyectos.
36
Los proyectos recomendados por las Comisiones, pero denegados por el consejo se devuelven al ponente con una nota.
Encargado(a) de Proyectos / Director(a) de
proyectos/ Jefe(a) del
Departamento de Proyectos.
37
El Encargado(a) de Proyectos realiza una visita de reconocimiento de área de los proyectos aprobados por el Consejo de Administración, elaborando una ficha (Formato DP-08) y un informe de evaluación de la visita de reconocimiento de área (Formato DP-09) en donde se indica si el proyecto es factible o no factible, avalados por el Jefe(a) y Director(a) de Proyectos.
Consejo de Administración
.
Encargado(a) de Proyectos/ Consejo de
Administración.
38
Si no es factible, el informe se le presenta al Consejo de Administración para que este cancele la aprobación del proyecto.
Departamento de Proyectos.
Análisis y Aprobación de financiamiento de proyectos.
Encargado(a) de Proyectos.
39
A todos los proyectos avalados por los encargados de proyectos, se les notifica al ponente indicándole que su proyecto está aprobado y se elabora el convenio respectivo (Formato DP-10).
Ejecución del Proyecto.
Encargado(a) de Proyectos / Departamento
Administrativo y Financiero.
40
Capacitación de cómo elaborar el informe narrativo y financiero (verificación de requisitos mínimos de facturas, llenado de formato de liquidación financiera).
Dirección Ejecutiva.
Director(a) Ejecutivo /
Beneficiario del proyecto.
41 Firma de convenio
143
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS.
Hoja 6 de 7
Dirección Administrativa y
Financiera.
Director(a) Administrativo
Financiero. 42
Posterior a la firma del convenio se entrega del primer desembolso dependiendo de la modalidad descrita en el mismo.
Departamento de Proyectos.
Ejecución del Proyecto.
Jefe(a) del Departamento de Proyectos / Encargado(a) de Proyectos.
43
El Jefe del Departamento de Proyectos planifica la primera visita de seguimiento y evaluación del proyecto de conformidad con el convenio, la cual la lleva a cabo el Encargado de Proyectos, generando para el efecto un informe de visita de seguimiento y evaluación del proyecto (Formato DP-11)
Beneficiario Beneficiario
del Proyecto. 44
El beneficiario del proyecto, presenta un informe narrativo (Formato DP-12) e informe financiero (Formato DP-13) para poder liquidar los desembolsos.
Departamento de Proyectos
Encargado de Proyectos
45
Reciben y revisan los informes narrativos y liquidaciones financieras, en visita de seguimiento verifican lo indicado en el informe narrativo y elaboran el informe de seguimiento respectivo
Departamento de Contabilidad
Jefe(a) del Departamento
de Contabilidad
46 Recibe y revisa la liquidación financiera del desembolso recibido.
144
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS.
Hoja 7 de 7
Departamento de Proyectos.
Liquidación del Proyecto.
Beneficiario del Proyecto /
Encargado(a) de proyectos.
47
Se realiza la entrega de resultados por el beneficiario del proyecto, participando Jefe(a) de Proyectos, Director(a) de Proyectos, Director(a) Ejecutiva, miembros del Consejo de Administración o de la Comisión de Selección, dependiendo del tipo de proyecto. El Encargado de Proyectos apoya en la logística de la presentación.
Beneficiario del Proyecto /
Encargado(a) de Proyecto /
Jefe(a) del Departamento de Proyectos / Director(a) de
Proyectos.
48
El beneficiario del proyecto, presenta un informe final (Formado DP-14) para la liquidación del proyecto, el cual debe de ir firmado por el Encargado de Proyecto, Vo.Bo., del Jefe del Departamento de Proyectos y Directora de Proyectos.
Dependencias involucradas.
Liquidación del Proyecto.
Encargado(a) de Proyectos / Beneficiario del
Proyecto / Jefe(a) del
Departamento de Proyectos / Director(a) de
Proyectos / Jefe(a) del
Departamento de Contabilidad.
49
El Encargado(a) de Proyectos elabora Acta Administrativa para recepción y cierre del proyecto, firmada por el beneficiario y Representante Legal del ADESCA
50 Fin del Proceso
146
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1102-DP-01 (2/9)
GESTOR (A) CULTURALJEFE (A) DEL DEPARTAMENTO DE
PROYECTOSDIRECTOR (A) DE PROYECTOS ENCARGADO (A) DE PROYECTOS
Gestiona apoyo administrativo y
logístico para desarrollar ta lleres
de capacitación
Promociona y divulga talleres de
capacitación
Elabora metodología y logística
de los talleres de capacitación
Revisa metodología y logística de ta l leres de capacitación
Lleva a cabo los talleres de capacitación para presentación de
proyectos culturales.
Viene de la página anterior
Continua en la siguiente página
147
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1102-DP-01 (3/9)
GESTOR (A) CULTURALDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERAENCARGADO DE PROYECTOS DIRECTOR DE PROYECTOS JEFE DE PROYECTOS
Promueve y divulga la
convocatoriaen medios de comunicación
Informan de la convocatoria a
personas interesadas.
Publ ica en medio impreso la
convocatoria pública abierta a la
comunidad artística y cul tural para presentación de proyectos
Informa de la convocatoria a personas interesadas sobre el
perído de recepción de proyectos.
Informan y orientan en forma personalizada a postulantes de
proyectos.
Informa de la convocatoria a personas interesadas sobre el
perído de recepción de proyectos.
Informa y orienta en forma personalizada a postulantes de
proyectos.
Informa de la convocatoria a personas interesadas sobre el
perído de recepción de proyectos.
Informa y orienta en forma personalizada a postulantes de
proyectos.
Continua en la siguiente página
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
148
Código de Procedimiento: 1102-DP-01 (4/9) )
SECRETARIA EJECUTIVA DIRECTOR DE PROYECTOS DEPARTAMENTO DE PROYECTOS
Recibe y registra expedientes de proyectos y los traslada al Director de Proyectos
Viene de la página anterior
Recibe l istado y expedientes de los proyectos y los traslada a l Departamento de Proyectos.
Recibe l istado y expedientes de los proyectos para el análisis respectivo.
Continua en la siguiente página
149
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1102-DP-01 (5/9)
ENCARGADO DE PROYECTOS
Revisan los proyectos con la hoja de chequeo Formato DP-05
Realizan la clasificación de proyectos que cumplan con el marco de la convocatoria
Viene de la página anterior
No
Se rea liza un registro para informe al Consejo de Administración y se devuelve mediante nota el expediente al
ponente.
Realiza la clasificación de proyectos por disciplina
Si
Realiza la reformulación y complementa la informacion necesaria
Se incluye la Ficha Técnica (DP-06), rea lizan las separaciones y se folea el expediente
Continua en la siguiente
150
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1102-DP-01 (6/9)
DIRECTOR (A) EJECUTIVOCOMISIÓN DE SELECCIÓN DE
PROYECTOSENCARGADO(A) DE PROYECTOS DIRECTOR(A) DE PROYECTOS
Convoca a las Comisiones de Selección de proyectos a reunión
para entrega de expedientes
Recibe expedientes, estudia y selecciona los proyectos. Emite el dictamen correspondiente
Recibe dictámenes de las Comis iones de Selección de Proyectos y traslada a la Dirección de Proyectos
Viene de la página anterior
Recibe los dictámenes y expedientes respectivos y traslada al Departamento de Proyectos
Continua en la siguiente
151
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1102-DP-01 (7/9)
DEPARTAMENTO DE PROYECTOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ENCARGADO(A) DE PROYECTOS
Prepara documentos y presentación de proyectos para
aprobación del Consejo de Administración
Devuelve al ponente con una nota los proyectos que no fueron aprobados
Realiza visitas reconocimiento del área de los proyectos Formato DP-08 y rea l iza un informe de la vs i ta
Se evalúa la factibil idad
Cancela la aprobación del proyecto que no es factible mediante acta
Noti fica al ponente sobre la aprobación y se elabora convenio Formato DP-10
Viene de la página anterior
Continua en la siguiente página
Anal iza y aprueba los proyectos y deniega los no recomendados por las Comisiones
NO
SI
SI
NO
152
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ENCARGADO DE PROYECTOS DIRECTOR (A) EJECUTIVO DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVOJEFE(A) DEPARTAMENTO DE
PROYECTOSPONENTE DEL PROYECTO DIRECTOR(A) DE PROYECTOS
Elabora convenio
Revisa y Firma el
convenio
Entrega el desembolso
Planifica la primera visita de seguimiento y eva luación del proyecto
Presente un informe narrativo e informe financiero Formatos DP-12 y DP-13
Viene de la página anterior
Continua en la siguiente página
Revisa convenio y traslada
Revisa convenio y devuelve
Recibe convenio y traslada
Solicita desembolso
Realiza visita de seguimientoy elabora informe
Desembolso
SI
NO
Código de Procedimiento: 1102-DP-01 (8/9)
153
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PONENTE DEL PROYECTO ENCARGADO DE PROYECTO JEFE(A) DE PROYECTOS DIRECTOR(A) DE PROYECTOS
Realiza presentación pública de resultados
finales ante personal y autoridades del ADESCA
Presenta un informe final Formato DP-14
fi rmado por el Encargado de Proyectos
Y Vo.Bo. del Departamento y Directora de Proyectos
Fin
Viene de la página anterior
Elabora acta administrativa de recepción de Proyectos
Revisa acta y traslada
Revisa acta y devuelve
Firma acta administrativa de manera conjunta con el personal de ADESCA correspondiente.
Código de Procedimiento: 1102-DP-01 (9/9)
154
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diario.
Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN DE PROYECTOS.
Título del Procedimiento: Autorización de uso de vehículos.
Objetivo: Disponer de lineamientos aplicables al uso y control de los vehículos, con el propósito de resguardar los activos propiedad de la institución.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código de Procedimiento: 1102-DP-02
Inicia: Directora de Proyectos / Jefe(a) de Proyectos.
Termina: Jefe(a) de Proyectos / Encargado de Proyectos / Gestor Cultural / Piloto.
Área de Desempeño
Puesto Responsable
Paso Actividad
No.
Dirección de Proyectos.
Jefe(a) de Proyectos. 1
Realiza programación de visitas de proyectos en ejecución y/o gestión cultural a realizar durante el mes y traslada al Director(a) de Proyectos y Director(a) Ejecutivo para el Vo.Bo.
Director(a) de Proyectos /
Director(a) Ejecutivo 2
Reciben, firman y trasladan con Vo.Bo. la programación, para que sea distribuida una copia a las dependencia relacionadas.
Jefe(a) de Proyectos. 3
Recibe y traslada copia de la programación a la Dirección Administrativa Financiera, Encargados(as) de Proyectos y Gestor(a) Cultural.
Jefe(a) de Proyectos / Encargado(a) de
Proyectos / Gestor(a) Cultural / Piloto.
4
Realiza la solicitud de vehículo, y traslada al Director Ejecutivo y/o Jefe(a) de Proyectos quienes tienen asignados los vehículos de la institución.
155
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS
Hoja 2 de 2
Dirección de Proyectos
Director Ejecutivo / Jefe(a) de Proyectos.
4
Recibe el formulario de solicitud y autorización de uso de vehículos, para su aprobación, firma y sello. Devuelve al empleado solicitante.
Jefe(a) de Proyectos / Encargado(a) de
Proyectos / Gestor(a) Cultural / Piloto.
4 Recibe el formulario de solicitud y autorización de uso de vehículos debidamente autorizado.
5 Fin del Proceso
156
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1102-DP-02
DIRECTOR(A) DE PROYECTO/JEFE(A)
DE PROYECTOS
JEFE DE PROYECTOS/ENCARGADO DE
PROYECTOS/GESTOR
CULTURAL/PILOTO
DIRECTOR EJECUTIVO/ DIRECTORA DE
PROYECTOS
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Inicio
Realiza la programación
de vis itas durante el mes y tras lada para autorización
Recibe el formulario, debidamente autorizado
Fin
Realiza la programación de
vis i tas durante el mes y tras lada para autorización y tras lada al Director Ejecutivo par Vo. Bo.
Aprueba y continua con
el proceso
Revisa y arpueba la programación
NO
SI
157
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Anual
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE RECURSOS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Título del Procedimiento: Gestión de recursos con la Cooperación Nacional e Internacional
Objetivo: Identificar los principales pasos para llevar a cabo la formulación, ejecución y liquidación de los proyectos negociados con la Cooperación Nacional e Internacional.
Hoja No. 1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código del Procedimiento: 1102-GRDI-01
Inicia: Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional
Termina: Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional
Gestor(a) de Recursos y Desarrollo
Institucional
1
Se elabora un perfil de proyecto con base a los objetivos estratégicos institucionales, conteniendo objetivo general, objetivos específicos, actividades principales, indicadores, metas y presupuesto.
Dirección de Proyectos Director(a) de
proyectos 2
Formulados los proyectos, se presentan al Director(a) de proyectos, para su revisión
Dirección Ejecutiva Director(a) Ejecutivo 3 Entra a conocer el proyecto formulado.
Consejo de Administración
Consejo de Administración
4 Se presenta al Consejo de Administración, aprobando o no la cartera de proyectos que se negociarán con la cooperación.
Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional
Gestor(a) de Recursos y Desarrollo
Institucional
5
Socializa con la cooperación nacional e internacional para la gestión de recursos técnicos y financieros. Sujeto a los ejes estratégicos de cada cooperante.
6 En caso el cooperante aprobara el proyecto, se reformula el proyecto con base a las políticas y términos de cooperante.
158
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTION DE RECURSOS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Hoja 2 de 2
Departamento de Gestión de Recursos
y Desarrollo Institucional
Director(a) de Proyectos/ Gestor(a)
de Recursos y Desarrollo
Institucional
7
El fondo que aprueba el cooperante, entra a las arcas del Estado, siguiendo el proceso de aprobaciones y recepciones de los fondos por parte de la SEGEPLAN.
Gestor(a) de Recursos y Desarrollo
Institucional
8 Ejecución técnica del proyecto.
Dirección de Proyectos
Director(a) de proyectos
9 Supervisa y monitorea la ejecución
Departamento de Gestión de Recursos
y Desarrollo Institucional
Gestor(a) de Recursos y Desarrollo
Institucional
10 Cierre del proyecto, entregando reportes financieros, narrativos y liquidaciones del proyecto.
11 Fin del Proceso
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
159
Código de Procedimiento: 1102-GRDI-01 (1/2)
GESTOR (A) DE RECURSOS Y
DESARROLLO INSTITUCIONALDIRECTOR (A) DE PROYECTOS DIRECTOR (A) EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Inicio
Elabora un perfil de proyecto
Revisa el perfil de los
proyectos
Conoce el proyecto formulado y lo presenta ante El Consejo de Administración
Socializa con la cooperación nacional e internacional para la gestión de recursos
ArchivoConoce la cartera de proyectos que
se negociarán con la cooperación
SI
160
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GESTOR (A) DE RECURSOS Y
DESARROLLO INSTITUCIONALDIRECTOR (A) DE PROYECTOS DIRECTOR (A) EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Reformula el proyecto
que el copperante aprueba con base a las pol íticas del donante
Dan seguimiento a l
proceso de aprobación y
recepción de los fondos
Realizan la ejecución técnica del proyecto
Supervisa y monitorea la
ejecuión
Cierra el proyecto con la
presentación de los
respectivos informes
Fin
Viene de la página anterior
Código de Procedimiento: 1102-GRDI-01 (2/2)
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
161
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Anual
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE RECURSOS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Título del Procedimiento: Gestión de recursos con la Cooperación Nacional e Internacional a trávez de alianzas estratégicas
Objetivo: Identificar los principales pasos para llevar a cabo la formulación, ejecución y liquidación de los proyectos negociados con la cooperación nacional e internacional, mediante alianzas estratégicas.
Hoja No.1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código del Procedimiento: 1102-GRDI-02
Inicia: Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional
Termina: Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional
Gestor(a) de Recursos y Desarrollo
Institucional / Socio Estratégico
1
Coformulación de un perfil de proyecto en base a los objetivos estratégicos institucionales. Conteniendo objetivo general, objetivos específicos, actividades principales, indicadores, metas y presupuesto.
Dirección de Proyectos Director(a) de
proyectos 2
Formulados los proyectos, se presentan al Director(a) de proyectos, para su revisión.
Dirección Ejecutiva Director(a) Ejecutivo 3 Entra a conocer el proyecto formulado.
Consejo de Administración
Consejo de Administración
4 Se presenta al Consejo de Administración, aprobando o no el o los proyectos que se negociarán con la cooperación.
Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional
Gestor(a) de Recursos y Desarrollo
Institucional / Socio Estratégico
5
Socializa con la cooperación nacional e internacional para la gestión de recursos técnicos y financieros. Sujeto a los ejes estratégicos de cada cooperante.
162
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE RECURSOS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Hoja 2 de 2
Departamento de Gestión de Recursos
y Desarrollo Institucional
Gestor(a) de Recursos y Desarrollo
Institucional
6
En caso el cooperante aprobara el proyecto, se reformula el proyecto con base a las políticas y términos de cooperante.
Socio Estratégico Socio Estratégico 7
El fondo que aprueba el cooperante, entra a las arcas del Socio Estratégico, quien fungiría como ejecutor financiero, no entran directamente a las cuentas del ADESCA.
Departamento de Gestión de Recursos
y Desarrollo Institucional
Gestor(a) de Recursos y Desarrollo
Institucional
8 Ejecución técnica del proyecto.
Dirección de Proyectos
Director(a) de proyectos
9 Supervisa y monitorea la ejecución
Departamento de Gestión de Recursos
y Desarrollo Institucional
Gestor(a) de Recursos y Desarrollo
Institucional
10 Cierre del proyecto, entregando reportes financieros, narrativos y liquidaciones del proyecto.
11 Fin del Proceso
163
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1102-GRDI-02 (1/2)
GESTOR (A) DE RECURSOS Y
DESARROLLO INSTITUCIONALDIRECTOR DE PROYECTOS DIRECTOR (A) EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Inicio
Coformula un perfil de proyecto
Revisa el perfil de los
proyectos
Conoce el proyecto formulado y lo presenta ante El Consejo de Administración
Socializa con la cooperación nacional e internacional para la gestión de recursos
Conoce la cartera de proyectos que se negociarán con la cooperación
SI
Archivo
164
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GESTOR (A) DE RECURSOS Y
DESARROLLO INSTITUCIONALDIRECTOR DE PROYECTOS DIRECTOR (A) EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Reformula el proyecto que el copperante
aprueba con base a las pol íticas del donante
El fondo aprobado
ingresa a las arcas del Socio Estratégico
Realizan la ejecución técnica del proyecto
Supervisa y monitorea la ejecución
Cierra el proyecto con la presentación de los respectivos informes
Fin
Viene de la página anterior
Código de Procedimiento: 1102-GRDI-02 (2/2)
165
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Periodicidad: Diario
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CULTURAL
Título del Procedimiento: Inscripción de Gestores Culturales
Objetivo: Identificar los principales pasos para llevar a cabo la inscripción de Gestores Culturales, para ser adheridos a la base de datos del ADESCA, dichos Gestores Culturales desde sus espacios generan acciones que contribuyen a la preservación de las manifestaciones culturales, o que proponen innovaciones al accionar dinámico de dicha cultura.
Hoja No.1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código del Procedimiento: 1102-GC-01
Inicia: Departamento de Gestión Cultural Termina: Departamento de Gestión Cultural
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Departamento de Gestión Cultural
Gestor(a) Cultural
1
Se realiza el contacto con las personas interesadas, ya sea por medio directo (teniendo contacto con el Gestor(a) Cultural del ADESCA), o por referencia de algún Gestor Cultural ya inscrito.
2
Se le entrega al interesado una boleta de registro (Formato DGC-01) para su inscripción, de forma personal o por correo electrónico.
Interesado Persona interesada 3 Llena la boleta con la información solicitada y remite de forma física o electrónica.
Departamento de Gestión Cultural
Gestor(a) Cultural
4
Recibe la boleta de inscripción, le asigna un código, el cual se compone de un número de correlativo general y un número de correlativo del año en curso.
5 Archiva de forma digital y física las boletas de inscripción.
6 Digita la información de la boleta en una hoja electrónica de Excel, lo cual se
convierte en una base de datos.
166
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CULTURAL
Hoja 2 de 2
Departamento de Gestión de Cultural
Gestor(a) Cultural 7
Realiza una carga de la ficha al directorio nacional de Gestores Culturales del sitio web del ADESCA (https://adesca.org.gt/directorio/).
8 Fin del Proceso
167
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1102-GC-01
GESTOR(A) CULTURAL PERSONA INTERESADA
Inicio
Realiza contacto con personas interesadas
Se le entrega a l intersado boleta de
registro Formato DGC-01
Llena la boleta con la información solicitada y la remite al Gestor Cultural
Recibe la boleta de inscripción para as ignación de código
Realiza la carga de la boleta al Directorio Nacional de Gestores Culturales
Fin
168
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CULTURAL
Título del Procedimiento: Creación de Redes de Gestores Culturales
Periodicidad: Diario
Objetivo: La Red Nacional de Gestores Culturales, es el resultado de un proceso de socialización del Plan Nacional de Desarrollo Cultural a Largo Plazo, iniciado en el Ministerio de Cultura y Deportes, con un seguimiento desde el ADESCA hacia los protagonistas del quehacer cultural de todo el país.
Hoja No.1/2
Vigencia: 20 de marzo de 2018
Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA
Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018
Código del Procedimiento: 1102-GC-02
Inicia: Departamento de Gestión Cultural Termina: Departamento de Gestión Cultural
Unidad Puesto
Responsable
Paso Actividad
No.
Departamento de Gestión Cultural
Gestor(a) Cultural
1 Elabora propuesta para creación de redes departamentales.
Director(a) de Proyectos
2 Traslada a Dirección de Proyectos para revisión y Vo.Bo.
3
Dirección de Proyectos presenta propuesta a Dirección Ejecutiva y solicita por esa instancia audiencia al Consejo de Administración
4
Se presenta propuesta al Consejo de Administración para su aprobación, mediante un acuerdo en acta respectiva.
5 Si no se aprueba se archiva la propuesta, por el contrario continua el proceso
169
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CULTURAL
Hoja 2 de 2
Departamento de Gestión Cultural
Director(a) de Proyectos
6 El Consejo de Administración regresa la propuesta.
Gestor(a) Cultural
7
Realiza una convocatoria de forma virtual, personal y telefónica, para personal que trabaja en el ámbito de la cultura, en disposición de generar y crear Redes de Gestores Culturales.
8
Se realiza capacitación a los interesados, sobre la importancia de la Red de Gestores Culturales, planificación estratégica, creación de directiva de la Red.
9
Se realiza acompañamiento en: -Propuesta de políticas municipal cultural. -Plan Operativo Anual. -Empoderamientos culturales. -Formación de personería jurídica.
10 Fin del Proceso
170
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código de Procedimiento: 1102-GC-02 (1/2)
GESTOR CULTURAL DIRECTOR DE PROYECTOS DIRECTOR(A) EJECUTIVA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Inicio
Elabora propuesta paracreación de redes departamentales
Tras lada a Dirección de Proyectos para revisión
y Vo. Bo.
Revisa y presenta propuesta a
Dirección Ejecutiva
Revisa propuesta y solicita audiencia al Consjo de Administración
171
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GESTOR CULTURAL DIRECTOR DE PROYECTOS DIRECTOR(A) EJECUTIVA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Presenta al Consejo de
Administración para su aprobación mediante Acuerdoen acta respectiva
El Consejo Conoce lapropuesta
Recibe y traslada al Gestor Cultural para continuar con el proceso
SI
NOArchivo
Recibe y realiza una convocatoria vi rtual, personal y
telefónica
Capacita a los interesados sobre
la importancia de la Red de Gestores Culturales creación de red y elección de Junta
Directiva
Acompañamiento a redes creadas
Fin
Viene de la página anterior
Código de Procedimiento: 1102-GC-02 (2/2)
239
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Revisado por:
Nombre: Henry Iván Pérez Castellanos.
Cargo:
Director Ejecutivo. Fecha de Revisión:
Firma:_________________________________
______________________ Sello:
Revisado por:
Nombre: German Waldemar del Cid Reyes.
Cargo:
Director Administrativo Financiero.
Fecha de Revisión:
Firma:_________________________________
______________________ Sello:
Revisado por:
Nombre: Gloria Esperanza Coyote Olcot.
Cargo:
Director(a) de Proyectos. Fecha de Revisión:
Firma:_________________________________
______________________ Sello:
240
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Aprobado por:
Nombre: Berta Beatriz Quevedo Mejicanos.
Cargo:
Vicepresidenta del Consejo de Administración.
Fecha de Aprobación:20 de marzo de 2018
Firma:_________________________________
______________________ Sello:
Aprobado por:
Nombre: Delia Quiñonez Castillo de Tock
Cargo:
Secretaria del Consejo de Administración.
Fecha de Aprobación: 20 de marzo de 2018
Firma:_________________________________
______________________ Sello:
Aprobado por:
Nombre: Ethel Marina Batres Moreno.
Cargo:
Vocal Segunda del Consejo de Administración.
Fecha de Aprobación: 20 de marzo de 2018
Firma:_________________________________
Sello:
Aprobado por:
Nombre: Carlos Humberto Morales Cornejo
Cargo:
Vocal Tercero del Consejo de Administración.
Fecha de Aprobación: 20 de marzo de 2018
Firma:_________________________________
______________________ Sello: