Organización de Archivo
de Trámite de la UTZMGÁrea Coordinadora de Archivo
Índice
Administración de documentos
Administración de correspondencia
Documento
Expediente
Clasificación de la información
Formato portada de expedientes
Administración de documentos
Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de
un Sistema Institucional de Archivos
Art. 11 Ley General de Archivos
“II. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión
documental;
Metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de los documentos, a lo
largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos
operativos y las estructuras archivísticas.
Administración de documentos Archivación de documentos
Clasificar
Ordenar
Describir
… la
documentación
Gestión de la información
Producción
Ciclo vitalGestión de la
Información
Integración
Clasificación y
ordenación
Descripción
Acceso
Valoración
Conservación
Difusión
Administración de documentos
Ciclo Vital
Fase del Ciclo Vital Usos de la Información Sistema Institucional
de Archivos
Activa Uso frecuente para la
atención de trámites y
asuntos
Archivo de Trámite
Semiactiva Uso de referencia,
conservación precautoria
Archivo de
Concentración
Histórica Uso
Testimonial/investigación
Archivo Histórico
Administración de correspondencia
Correspondencia de Entrada
A. Revisión de contexto y contenido
B. Recepción (acuse de recibo)
C. Registro (en formatos o sistemas oficiales y estandarizados)
D. Turno al área que atenderá el asunto
Administración de correspondencia
Control de Gestión
-Seguimiento (mediante papeleta de control o sistema automatizado)
-Nombre y logotipo de la UTZMG
-Fecha
-Nombre del área generadora
-Nombre del remitente
-No. De referencia del documento
-Indicaciones
-Firma de recibido
Administración de correspondencia
Correspondencia de salida
a. Revisión
b. Registro (en formato oficial o sistema)
c. Despacho
d. Control y seguimiento de envío
Integración de la Información
Archivística
Serie documental
ExpedienteDocumento
Documento de archivo
Definición
A aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal ocontable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos
obligados, con independencia de su soporte documental;
Art. 4 fracción XXIV (Ley General de Archivo)
Documento de archivo Definición
A los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,
correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares,
contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o
bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las
facultades o la actividad de las dependencias o entidades y sus
servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración.
Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito,
impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico
Documento de archivo
Características
1. Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo
2. Posee valores administrativos, legales, fiscales
3. Con frecuencia es exclusivo y único
4. Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas
5. Es referencia y testimonio de la acción gubernamental
6. Debe estar plenamente identificado con datos que permitan
su agrupación archivística, esto es, deben contener datos de
contexto y contenido
Documento de archivo
Varios formatos, en un solo concepto archivístico
Multisoporte en papel
OficioMemorándum
Circular o atenta nota
Documento de Archivo
Documento de Archivo
Contexto y contenido del documento de
archivo
1. Logotipo institucional2. Unidad Administrativa
Productora3. No. de identificación asignado
al documento4. Breve extracto del asunto que
trata5. Fecha del documento6. Destinatario7. Contenido8. Emisor9. Copias marcadas10. Siglas del funcionario que
elabora el documento y de quien lo elaboró
Documento electrónico 1.Considerar como documentos de archivo electrónicos para su registro y, en su caso
incorporación al sistema de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo, aquéllos que sirvan de sustento a los actos de autoridad derivados de las atribuciones y funciones de las unidades administrativas, y que cumplan con las características siguientes:
a) Los documentos electrónicos y los digitalizados
relacionados con la gestión de asuntos y trámites:
b) Las bases de datos o reportes propios o que
provengan de otros sistemas de información distintos a
los utilizados por las unidades administrativas, y
c) Los que propicien la trazabilidad de metadatos que
sean creados para el sistema o herramienta, a fin de
mantenerlos o preservarlos en el tiempo.
Documento electrónico
Clasificar los documentos de archivo electrónicos, con plena equivalencia a los
expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de
clasificación archivística.
Utilizar como soporte de almacenamiento para los documentos de archivos
electrónicos, equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC
que cumplan con las características de seguridad de la información establecidas en las
disposiciones aplicables en la materia.
Identificarlos utilizando información que comprenda los datos de identificación
establecidos para soporte papel, a fin de mantener los documentos de archivo
electrónicos a través del tiempo con base en su vigencia documental.
Documento electrónico
Información requerida para la identificación de los documentos de archivo electrónico.
I. Vinculo a anexos, cuando existan;
II. Nombre y versión del sistema o formato en que se captura, yIII. Plantillas requeridas para interpretar la estructura del documento.
archivo electrónicos en el tiempo.
I. Software: fecha, nombre y versión del nuevo software;
II. Hardware: fecha, nombre y características del nuevo servidor o equipo institucional de almacenamiento
III. Reporte de eventos: cambio de la función a otro departamento, subdirección o dirección en la unidad administrativa.
IV. Reporte de anomalías en formatos y contenido de los documentos de archivos electrónicos, y
V. Reporte de siniestros o daños al material digital.
VI. Mantener accesible a su lectura los documentos de archivo electrónicos, en los términos y por el plazo que se establezca en el catálogo de disposición documental
VII. Preservar los documentos de archivo electrónicos con valor histórico en los equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC
Expediente
A la unidad documental compuesta por documentos de archivo,
ordenados y relacionados por un mismo asunto,
actividad o trámite de los sujetos obligados;
Art. 4 fracción XXIX(Ley General de Archivo)
Expediente
1. Documento con el que inicia el proceso de gestión o tramitación
regulado por una norma o procedimiento o una disposición jurídica
específica.
2. Documentos asociado al primer documento y que trata del mismo
asunto.
3. Expediente resultado del proceso de gestión.
Características del Expediente Se integra en forma lógica y cronológica
Debe estar integrado con documentos originales y/o copias que obren
como originales
Debe foliarse para asegurar la integridad de los documentos que lo constituyen; lo
cual debe ser en forma consecutiva y continua de una carpeta a otra (carpeta 2 de
3), el número de folios que corresponde se coloca en el margen superior derecho,
como se indica en la figura (máximo de 200 a 250 folios)
Debe ser manejable (espesor máximo 10 cm.)
Se identifica con una portada estandarizada
Formato carátula del expediente
CARÁTULA ÚNICA DE EXPEDIENTE
Fondo:
Sección:
Serie: Código:
Subserie: Código:
Unidad Administrativa
Nombre del Expediente
Descripción:
Fecha apertura del expediente
Fecha cierre del expediente
Valor documental: Administrativo Legal Contable/fiscal
Plazo de conservación:
AT AC Total
Conservación Histórica:
SI NO
Condiciones de acceso a la información:
P R C
Periodo de reserva:
Localización topográfica
No. Estante No. Entrepaño
Archivo de trámite
Archivo de concentración
EjemploFondo
Sección
Sub_fondo
Utzmg
UTI
Serie
Transparencia y Acceso a la Información
Solicitudes de transparencia
Expedientes
Documentos
Conjunto de documentos
producidos orgánicamente por un
sujeto obligado, que se identifica
con el nombre de éste último
Cada una de las divisiones del fondo,
basada en las atribuciones de cada
sujeto obligado de conformidad con las
disposiciones legales aplicadas
División de una sección que
corresponde al conjunto de
documentos producidos en el
desarrollo de una misma
atribución general y que versan
sobre una materia o asunto
específico