ROSA LUZ BARRERA BARRERA
Rosaluz Barrera BarreraRosaluz Barrera Barrera
1. Principios de la Estrategia1. Principios de la Estrategia
a. Orientación principal: los “Usuarios”
b. Es posible mejorar la calidad (en todas las cosas existe variación) y eficiencia simultáneamente
c. Liderazgo de la Alta e Intermedia Autoridad
d. Generar el compromiso de todos
e. Exigencia de analizar: el entorno, la competitividad, los recursos, la “participación” y comunicación
f. Debe contarse con recursos y formación
g. Estudiar los Procesos
h. Realizar Evaluación y Seguimiento
i. Generar Sist. de Información (sin olvidar la intuición)
Luis F. Hevia
PLANIFICAR ESTRATÉGICAMENTE PLANIFICAR ESTRATÉGICAMENTE ES... ES...
Es crear el porvenir.
Es un proceso de aprendizaje de todos!
... tomar decisiones HOY, a la luz de lo que ocurre en el ambiente y de lo que deseamos que ocurra en el futuro.
Ramón R. Abarca Ramón R. Abarca FernándezFernández
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICAPLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Consta de:
a. Análisis del entorno (Oportunidades y Amenazas): entorno social, necesidades y su priorización, competencia (oferta).
b. Análisis interno (Fortalezas y Debilidades): audit de la organización, recursos y capacidad, expectativas de los profesionales, estructura organizativa....
c. Estrategia: trata de adaptar las “exigencias” del entorno con la capacidad de los recursos para anticiparse a las “exigencias” con una buena capacidad de respuesta.
Tiene por objetivo elaborar un plan o una estrategia que se formaliza en orientaciones, fines, objetivos y metas a largo plazo (5 años) y de amplitud variable, en respuesta a un estudio y priorización de necesidades o problemas.
La Planificación Estratégica exige La Planificación Estratégica exige examinarexaminar
Visión/Misión/Valores
Análisis del Ambiente
Determinación de Puntos Críticos
Identificación de Objetivos y Metas
Propuestas correctivas de mejoramiento con actores claves
identificados
ExternoOportunidades
Debilidades
InternoFortalezas
Debilidades
Ramón R. Abarca Fernández
Año 2005
Año 2007
Año 2008
Año 2010Auditoría de Acreditación
CERTIFICACION ISO 9001:2000
Pre-Auditoría
2ª Auditoría Interna
1ª Auditoría Interna
Autoevaluación
Año 2006
UCSMUCSM
Enero - Diciembre 2004Plan
Estratégico 2005-2010
Año 2009Acciones Correctivas
Autoevaluación
Resolución Nº 8406-R-2003
2. ANÁLISIS FODA Y LAS 2. ANÁLISIS FODA Y LAS GRANDES ESTRATEGIASGRANDES ESTRATEGIAS
Muchas Ambiente AmenazasOportunidades Críticas
FortalezasValiosas
Posición de laUnidad Académica
DebilidadesCríticas
Estrategias de Defensa:• Reducir tamaño
Estrategias de Estabilidad:• Mismos usuarios• Mismos productos• Mantener mercados• Igual utilidad
Estrategias deCrecimiento:• Expansión• Fusión • Adquisición
Autoevaluación según el modelo EFQM
Cada criterio tiene un peso específico distinto dentro del modelo, por lo
que las puntuaciones, por criterio, deben ponderarse para alcanzar la
puntuación final:
Agentes 500 puntos (50%) Resultados 500 puntos (50%)
Liderazgo100 puntos
(10%)
Personas
90 puntos (9%)
Política y Estrategia
80 puntos (8%)
Alianzas y Recursos
90 puntos (9%)
Procesos140 puntos
(14%)
Resultados en las personas
90 puntos (9%)
Resultados en los usuarios
200 puntos(20%)
Resultados en la Sociedad
60 puntos (6%)
ResultadosClave
150 puntos(15%)
no olvidemos que lo importante no es la puntuación sino la
reflexión compartida y la identificación (entre todos) de
qué es lo que debemos hacer para mejorar.
2.1. LIDERAZGO
a. Desarrollar la misión, visión y valores actuando
como modelo de referencia dentro de una
cultura de Excelencia.
b. Garantizar el desarrollo y mejora continua del
sistema de gestión de la Unidad Académica
mediante un compromiso personal.
c. Implicarse con los usuarios, semejantes y
representantes de la sociedad
d. Motivar, apoyar y reconocer el aporte de las
personas de la Unidad Académica..
Las funciones del líder son:
Ramón R. Abarca Fernández
VISIÓN¿Hacia dónde
Vamos?:2010
2.2. LOS VALORES COMO CAUCE ESTRATÉGICO HACIA EL FUTURO
MISIÓN¿Dónde estamos
ahora? 2004
Procesoscotidianos
Procesoscotidianos
¿Qué camino seguir?
Valores como cauce estratégico
¿Cuál es la situación deseada?
¿Cuál es la situación actual?
Se hace necesario responder las Preguntas:
¿Cuál es la situación actual?
a. ¿En qué condición se encuentra el Programa
Profesional y la Unidad Académica en este momento?
b. ¿En qué medida los programas y servicios ofrecidos
se ajustan a los propósitos declarados?
c. ¿Cómo se ubica el Programa Profesional dentro del
mercado que le corresponde?
d. ¿Quiénes son la competencia, y qué están haciendo?
e. El Programa Profesional ¿Qué cosas está haciendo
bien en este momento? ¿Cuáles son las
debilidades de la carrera, y cómo podrían corregirse?
2004
Ramón R. Abarca Fernández
¿Cuál es la situación deseada?
b. ¿Los conocen y comparten todos los integrantes de la comunidad académica?
c. ¿Cuánto sabemos acerca de los cambios posibles en nuestro entorno que podrían afectar lo que hace la Unidad Académica?
d. ¿Es posible mejorar el ajuste entre los programas y servicios ofrecidos y los propósitos declarados, en el marco de los cambios en el entorno? ¿Cómo?
VISIÓN
2010a.¿Cuáles son los objetivos
del Programa Profesional?
• ¿Qué sería necesario hacer para avanzar hacia la situación deseada?
•¿Qué cursos alternativos de acción tiene la Unidad Académica o cada Programa Profesional para lograr sus objetivos?
•¿Qué recursos - humanos y financieros - se necesitan para implementar las distintas alternativas?
•¿La Unidad Académica está en condiciones de asumir esos retos? Está en condiciones de no asumirlos?
¿Qué camino se
guir?
Ramón R. Abarca Fernández
¿Cuál es la situación actual?
¿Cuál esla situación deseada?
a. Análisis institucionalb. Gestión del cambioc. Planificaciónd. Control y seguimiento
2.3. INSTRUMENTOS PARA ABORDAR EL TEMA:
a. Objetivos y Metasb. Definición de
calidad
a. Análisis de la Unidad b. Autoevaluaciónc. Evaluación externa
¿Qué camino
seguir?
Ramón R. Abarca Fernández
Para definir los objetivos es necesario:
a.Realizar un análisis interno para identificar y valorar las FORTALEZAS y DEBILIDADES de la Unidad Académica.
b.Evaluar el entorno o análisis externo para identificar las OPORTUNIDADES y AMENAZAS
2.4. ANÁLISIS INTERNO Y ANÁLISIS EXTERNO (FODA)
El análisis FODA, estratégicamente, El análisis FODA, estratégicamente, busca respuesta a cinco preguntas:busca respuesta a cinco preguntas:
a.a. ¿Quiénes somos¿Quiénes somosa.a. Examen de la misión, filosofía y valores de la Unidad. Examen de la misión, filosofía y valores de la Unidad.
¿A qué nos dedicamos?, ¿Qué clase de Unidad ¿A qué nos dedicamos?, ¿Qué clase de Unidad Académica tenemos?Académica tenemos?
b.b. ¿Dónde estamos ahora¿Dónde estamos ahoraa.a. Análisis interno: Perfil de la Unidad Académica: Análisis interno: Perfil de la Unidad Académica:
servicios y programas, recursos humanos, servicios y programas, recursos humanos, financiación, instalaciones, gestión y organización... financiación, instalaciones, gestión y organización... Identificar Fortalezas, Debilidades y AspiracionesIdentificar Fortalezas, Debilidades y Aspiraciones
c.c. ¿Hacia dónde nos dirigimos¿Hacia dónde nos dirigimosa.a. ¿Qué sucede en el mundo que nos rodea? ¿ Cómo nos ¿Qué sucede en el mundo que nos rodea? ¿ Cómo nos
afecta? Análisis del entorno: Oportunidades y afecta? Análisis del entorno: Oportunidades y Amenazas. Cambios en las expectativas de los Amenazas. Cambios en las expectativas de los usuarios, demográficos, financieros, tecnológicos....usuarios, demográficos, financieros, tecnológicos....
El análisis FODA, estratégicamente, busca respuesta a cinco reguntas: IId. ¿Qué rumbo deberíamos tomar
a) Identificar y evaluar las metas estratégicas clave y sus riesgos.
b) Crear alternativas de estrategia: ¿qué podemos hacer con el entorno?, ¿organización, competencia, recursos y cultura? ¿qué queremos hacer con nuestra misión, valores personales y aspiraciones y el staff en general? ¿qué debemos hacer con las necesidades de la comunidad, obligaciones hacia nuestros usuarios?
e. ¿Qué hacer para alcanzar la Visióna) Elaborar el plan estratégico especificando los
objetivos y metas para conseguir el cambio.
MATRIZ DE ESTRATEGIAS MATRIZ DE ESTRATEGIAS (SURGE DEL DIAGNOSTICO INTERNO Y DEL ANALISIS DEL(SURGE DEL DIAGNOSTICO INTERNO Y DEL ANALISIS DEL
ESCENARIO EXTERNO)ESCENARIO EXTERNO)
Fortalezas (F)1.-2 .- Lista de3 .- Fortalezas4.-5.-
Debilidades (D)1.-2 .- Lista de3 .- Debilidades4.-5.-
Oportunidades (O)1.-2 .- Lista de3 .- Oportunidades4.-5.-
Amenazas (A)1.-2 .- Lista de3 .- Amenazas4.-5.-
Estrategias (FO)1.- 2 .- Uso de fortalezas 3 .- para aprovechar4.- Oportunidades5.-
Estrategias (DO)1.- 2 .-Vencer debilidades3.- aprovechando4.- Oportunidades5.-
Estrategias (DA)1.- 2 .- Reducir al mínimo3 .-debilidades y evitar4.- Amenazas5.-
Estrategias (FA)1.- 2 .- Usar fortalezas para 3. evitar Amenazas4.- 5.-
3. AUTOEVALUACION, es
Un proceso de evaluación, mediante el cual un Programa, la Unidad, o la Institución:
a.Reúne y analiza información
sustantiva acerca de sí misma,
b. Contrasta sus propósitos
declarados con un conjunto de
estándares previamente definidos
y aceptados,
c. Apoya la toma de decisiones.
a. UN PROCESO CICLICO, b. INTERNAMENTE PARTICIPATIVO, c. EXTERNAMENTE VALIDADO d. DESTINADO A IDENTIFICAR Y PONER EN
PRACTICA ACCIONES ESPECIFICAS, e. RESPONDE A CRITERIOS DE EVALUACION
ADECUADOS, EXPLICITOS Y ACEPTADOS, f. PERMITE ALCANZAR, MANTENER Y MEJORAR
NIVELES DE CALIDAD NECESARIOS PARA EL PLENO DESARROLLO DEL PROYECTO INSTITUCIONAL.
Como Autorregulación, la autoevaluación debe ser:
Ramón R. Abarca Fernández
3.1. CONDICIONES FUNDAMENTALES PARA UN PROCESO
AUTOEVALUATIVO ADECUADOa) Existencia de una Comisión de
Autoevaluación que facilite y promueva, en todo momento, la participación activa de los integrantes de la Unidad.
b) Interés y participación permanente. c) Disponibilidad de información
sustantiva y válida, y capacidad de análisis de la misma.
d) Compromiso de los participantes con la búsqueda de resultados concretos de mejoramiento.
3.2. SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PLAN ESTRATÉGICO OPERATIVO 2004
Proceso dinámico y permanente, que garantiza la retroalimentación y la toma de acciones correctivas, relacionadas con el desarrollo y ejecución del Plan Estratégico Operativo.
Decano, Directores y Jefes de Departamento, Coordinadores
Comisión de Autoevaluación y Oficina de Control Interno.
Generar reportes e informes de gestión
Informe de avance del Plan Estratégico Operativo.
Tomar decisiones y acciones correctivas
Acciones Correctivas
Seguimiento y Evaluación
P
E
Ciclo Deming
PLAN ESTRATÉGICO
OPERATIVO 2004
EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓNEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN
NO... NO... SÍ... SÍ...
Dedicar mucho tiempo a la recogida de datos. Es imprescindible rellenar todas las tablas (pueden usarse nuevas tablas).
Dedicar mucho tiempo a la recogida de datos. Es imprescindible rellenar todas las tablas (pueden usarse nuevas tablas).
* Flexibilidad* Flexibilidad * Rigor* Rigor * Flexibilidad* Flexibilidad * Rigor* Rigor
Analizar los datos.Emitir juicios de valor fundados.Proponer acciones de mejora. Analizar las causas de la falta de datos y proponer soluciones.
Analizar los datos.Emitir juicios de valor fundados.Proponer acciones de mejora. Analizar las causas de la falta de datos y proponer soluciones.
* Gran dedicación* Gran dedicación * Objetividad, rigor* Objetividad, rigor * Transparencia* Transparencia * Participación* Participación * Consenso* Consenso
* Gran dedicación* Gran dedicación * Objetividad, rigor* Objetividad, rigor * Transparencia* Transparencia * Participación* Participación * Consenso* Consenso
Ramón R. Abarca Fernández
3.3. EN LA UNIVERSIDAD CATÓLICA
Cambio de actitud personal (“ver los problemasdesde la perspectiva de los usuarios”)
Labor permanente de mejora y actualización de los procedimientos y acciones que cada
uno realiza
Sondeo continuo del grado de cumplimientode los compromisos asumidos y del nivel de
satisfacción de los usuarios
Constituirán una “Fortaleza” cuando seanevaluados los servicios que se presta a cada usuario
Efectos delServicio prestado
EL CAMBIO DE ACTITUD ES UNA EXIGENCIA
Ramón R. Abarca Fernández
FACTORES QUE IMPULSARÁN LA TRANSFORMACIÓN DE LA UCSM
UCSM2010
• VISIÓN• MISIÓN
•TR
AB
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DE
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ST
IÓN
UCSM2004
•Preocupacionesestratégicas.
•Fortalezas
REINVENCIÓN DE LA UCSM
UCSM VIRTUAL
SISTEMA DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS ACADÉMICAS
GESTIÓN INSTITUCIONAL
EMPRESARISMO Y TRABAJO
INNOVACIÓN Y DESARROLLO TECNOLÓGICO
SISTEMA DE INTELIGENCIA COMPETITIVA
FORMACIÓN PROFESIONALINTEGRAL
INTERNACIONALIZACIÓN DE LA UCSM
CONSULTORIA INTEGRAL CON SENTIDO EMPRESARIAL
GerenteGerente LíderLíder
1.1. PlanificaPlanifica
2.2. OrganizaOrganiza
3.3. Nombra/despideNombra/despide
4.4. Da instruccionesDa instrucciones
5.5. Fija controlesFija controles
6.6. Dirige personasDirige personas
1.1. MotivaMotiva
2.2. Comunica Comunica correctamentecorrectamente
3.3. GuíaGuía
4.4. Da directricesDa directrices
5.5. Inspira a otrosInspira a otros
6.6. Influye en Influye en otrosotros
Antes Ahora
3.4. 3.4. OPOSICIÓN: LÍDER CONTRA GERENTE
El Paradigma: “El Paradigma: “Mi personal está mal, Mi personal está mal, Yo estoy bien”,Yo estoy bien”, debe ser desterrado.debe ser desterrado.
“¡Yo soy el jefe!”
Ramón R. Abarca Fernández
3.5. LA AUTOEVALUACIÓN BENÉFICA
Permite a la Universidad:
a. Discernir fortalezas y debilidades
b. Distinguir potencialidades
c. Desarrollar un plan de mejora
d. Efectuar un seguimiento del progreso
realizado
3.6. PLAN DE CALIDAD Y OBJETIVOS
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Unidad de Auditoría Académica
Plan de calidadde los serviciosy gestión de la
Unidad
Evaluar los niveles de calidad de los servicios y sus resultados
Racionalizar los procedimientos administrativos
Explotar los avances y tecnologías de la información y del conocimiento
Mejorar la selección y la formación continua del Profesorado
Fomentar el trabajo en equipo y participativo en red dentro de lapropia UCSM y las iniciativas conjuntas con otras universidades
Establecer públicamente compromisos de calidad con los usuarios
Integrar las demandas de los usuarios a la oferta de servicios
Mejorar la calidad y accesibilidad a la información
Diseñar y ejecutar planes de mejora continua de los servicios
OBJETIVOS
3.7. MODELO DE EXCELENCIA1. Quiero ser una Institución
excelente
Quiero tangibilizar los principios de TQM
¿qué hago?
2. Me fijo en un modelo de Excelencia que me sirva de referencia
¿Cuál?
¿cómo lo utilizo?
3. Realizo autoevaluaciones para comparar mi Unidad Académica frente
al modelo¿qué consigo?
4. Detecto Fortalezas y
áreas de mejora, es
decir, preciso lo que
“hago” y lo que “no
hago y debería hacer”
EFQM
Camino seguro