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MANUAL DE PROCESOS AREA LOGISTICA
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
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1 INFORMACIÓN GENERAL
La gestión logística, es actualmente una gestión estratégica de apoyo directo de las
operaciones de producción y/o de ventas, que regula todo el flujo de materiales y
servicios para el usuario solicitante, desde el punto inicial (proveedores) hasta el punto
final de consumo del material o servicio (clientes).
Permite reducir tiempos en la respuesta al cliente o usuario sea este intermedio o final en
la cadena de abastecimiento, así como permite reducir costos y elevar el nivel de servicio
integral al cliente.
2 OBJETIVO
Proporcionar un flujo continuo en la cadena de abastecimiento, manteniendo las
normas de calidad adecuadas (estándares)
Trabajo con sistemas integrados de información con ventas, producción, finanzas y
todas las áreas, disminuyendo el tiempo de espera en la atención de los pedidos.
Orientada al cliente. Debemos mantener un cliente satisfecho.
Alta flexibilidad ante cambios.
Lograr confiabilidad absoluta en las fuentes de abastecimientos
Brindar información rápida, precisa y confiable para toma de decisiones logísticas
Comprar al precio más conveniente para la empresa.
Mínima inversión en Stock y Alta rotación de inventarios.
Alianzas estratégicas con proveedores competentes (confiables)
Reducir significativamente los niveles de stock inmovilizados
Contribuir a la posición competitiva de la organización.
INFORMACION GENERAL Y OBJETIVO
SELECCION DEL PROVEEDOR
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1.1 REQUISITOS
1.1.1 Elaborado por personal capacitado
El departamento encargado de evaluar y seleccionar los proveedores es la Oficina de
Logística, si el producto/servicio es estándar, caso contrario será el área solicitante que
hará este proceso en conjunto con la Oficina de Logística y posteriormente enviará el
requerimiento debidamente sustentado para la emisión de la Orden de Compra.
1.1.2 Criterios de Evaluación y Selección
La organización toma en cuenta principalmente tres factores fundamentales: plazo de
pago, calidad de mercadería y costos.
1.2 DESCRIPCIÓN
Búsqueda de proveedores potenciales y determinar la probabilidad de que se
conviertan en buenos proveedores. La selección de proveedores competentes es
crítica, ya que de lo contrario todos los demás esfuerzos de compra se desperdiciarían.
Compras debe asegurarse de que el proveedor tenga una apreciación de los
requerimientos de calidad, los programas y las entregas, el sistema de pagos y las
políticas de adquisición.
1.3 NEGOCIACION
La Negociación es una actividad en la primera fase del ciclo logístico del pedido
(logística de entrada) que permite aplicar técnicas para alcanzar un punto de equilibrio
en la defensa de los intereses institucionales (empresa), dejando de lado posiciones o
intereses personales que entorpezcan la negociación.
Es importante buscar un acuerdo a largo plazo, que derive en una “Alianza estratégica
con proveedores”, que finalmente serán vistos como “socios”.
¿Qué negociamos?
Condiciones de pago
Calidad
Precio
Disponibilidad de stock
Tiempo de entrega
Descuentos por volumen
Lotes, presentación y embalaje
Forma de transporte
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Lugar de entrega
1.4 PROCESO DE EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
El proceso de compras está conformado por 5 sub-procesos
Investigación del mercado de proveedores.
Evaluación de posibles proveedores por tipo de mercadería que ofrece
Desde la óptica de Precios Ofertados
Alta a proveedores
Relaciones con proveedores.
1.4.1 Investigación del mercado de proveedores.
Implica la localización y puesta en contacto con las fuentes de suministro, Incluyendo
nuevos, sustitutos y actuales productos. Existen tres situaciones:
Cuando son productos específicos solicitados por el área de Obras,
Proyectos y ventas se consultará para saber si ellos tienen o conocen un
proveedor de ese producto / servicio (referencias). De ser necesario
recurrirán a la página web.
Si el producto se compra frecuentemente se acudirá a solicitar el Pedido
de Material por el sistema CASTOR.
Si el producto es nuevo y estandarizado, investigar las posibles fuentes en
las páginas amarillas.
1.4.2 Evaluación de posibles proveedores
Verificar sus datos en los Registros de la SUNAT
Revisar en la web de la SUNAT si el posible proveedor esta inscrito y habilitado. En
caso de estar considerado como un buen contribuyente tendrá un excelente respaldo
para trabajar con ellos. (www.sunat.gob.pe)
Luego, asegurar una rápida referencia a los catálogos y listas de precios que nos dan
información adecuada sobre lo que cada proveedor puede ofrecer, basándonos en un
mínimo de cotizaciones y/o propuesta de tres (3).
1.4.3 Analizar propuestas de los posibles proveedores
Para la selección del proveedor deben ser decisivos tres factores importantes:
La calidad del producto / servicio.
El plazo de pago.
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El costo que se paga por el producto.
Además se debe considerar los siguientes aspectos:
Línea de Crédito. Tener preferencia en la compra en los proveedores que den
mayor línea de crédito, siempre y cuando los valores sean similares.
Tener un proveedor principal pero a la vez tener alternativas por si en algún
momento llegara a fallar.
Considerar su reputación de servicio y honradez con sus clientes.
Tener en cuenta la calidad y el costo del bien / servicio solicitado.
Ingresar al sistema Castor al Kardex para ver los movimientos de cada artículo
y a su vez se registran las compras valorizadas con precios actualizados e
históricos.
1.4.4 Desarollo del proveedor
Tener presente que los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre nueva
tecnología, materiales que sustituyan a los que nosotros conocemos. Las compras son
un modo de transmitir esta información a la gente apropiada en la organización.
Además, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador está
comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en las
características del producto/servicio solicitado, en el programa de adquisición (de ser
un producto de compra frecuente), plazos de entrega, el sistema de pagos y otros que
fueran necesarios para mantener las buenas relaciones.
1. PROCEDIMIENTO
1.1 ÁREAS INVOLUCRADAS
Área solicitante / encargado
Gerencia General : Gerente General
Ingeniero Asistente : Ing. Responsable de generar el pedido
Obras y Proyectos : Ing. de Obras / Jefe de Obras - Proyectos
Adm. y Finanzas : Gerente de Administración y Finanzas
PROCESO DE COMPRAS LOCALES
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Logística : Jefe de Logística
Comercial : Gerente Comercial
Secretaria de Gerencia : Asistente responsable de generar el pedido
Área responsable
Oficina : Logística
Responsable : Compras
Personas responsables
Obras y Proyectos : Gerencia Obras y Proyectos
Administración : Gerencia de Administración y Finanzas
Comercial : Gerencia Comercial
1.2 PROCESO DE COMPRA LOCAL
El proceso de compras está conformado por 8 sub-procesos
A. Solicitud Pedido de Material
B. Autorización de Pedido de Material
C. Revisión de stock del almacén
D. Solicitud de Compra
E. Emisión de Orden de Compra
F. Aceptación Orden de Compra
G. Seguimiento de la Orden de Compra
H. Entrega del producto / servicio
Solicitud de Pedido de Material
Autorización del Pedido de Material
n de compra validada
Mercadería lista para la venta/entrega al cliente
Coordinación con obras y/o ventas para establecer destino de
mercadería
Emisión de Orden de Compra
Aceptación de Orden de Compra
Seguimiento de Orden de Compra
Revisión del Stock del Almacén
Solicitud de Compra
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1.2.1 Requerimiento de Compra
Todo proceso de compra local se inicia con la elaboración del Pedido de Material
por medio del sistema Castor; este pedido de Material es solicitado por el Area de
Obras por intermedio de Claudia Alarcón, luego es revisado y aprobado por el Jefe
del área quien es el Ing. Antony Suazo, al aprobarse este Pedido, el almacén
verifica el stock mediante el sistema y físicamente. Después de esta verificación
el almacenero elabora la Solicitud de Compra de los artículos que no se tiene en
stock; en base a esta solicitud, el Area de Logística procederá a elaborar la ó las
ordenes de compra según el tipo de mercadería requerida.
Entrega Producto / Servicios
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TERMOREP S.A.
R.U.C. Nº 20305541240
PEDIDO DE MATERIALESAv. Guillermo Prescott 476 - San Isidro - Lima 27 PerúTelfs.: (511) 472-2002, (511) 472-2003 Fax: (511) 470-0070 Nº PM-081433www.termorep.com.pe
Solicitante: RAFAEL GUARDAMINO Fecha Emisión:
22/07/2008
Cargo: RESIDENTE DE OBRA Fecha Requerida:
22/07/2008Referencia: C.Costo: 003003847 SUMIN. E INST. DE EQUIPOS CANTA CALLAO TOTTUS
Itm Código Cantidad Descripción
1 MT3106 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG AMARILLO
2 MT0176 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG BLANCO
3 MT3107 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG NEGRO
4 MT1611 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG ROJO
5 MT2494 200.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AMARILLO
6 MT1886 200.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AZUL
7 MT1885 200.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG ROJO
8 MT1371 65.000 m TUBERIA CONDUIT FE.GALV. FLEX. C/FORRO PVC 1/2"
9 MT1370 12.000 m TUBERIA CONDUIT FE.GALV. FLEX. C/FORRO PVC 1"
10 MT1400 1.000 m TUBERIA PVC FLEXIBLE 1/2" CORRUGADA
11 MT1401 1.000 m TUBERIA PVC FLEXIBLE 3/4" CORRUGADA
12 MT1936 80.000 m TUBERIA CONDUIT FE.GALV. FLEX. C/FORRO PVC 3/4"
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8 de 28Rev. 01 18/04/2023Aprobado 18/04/2023
13 MT2612 150.000 m CABLE TELEFONICO XPT 4 X 22 AWG
14 MT1889 100.000 m CABLE VULCANIZADO 3 X 10 AWG
15 MT1880 100.000 m CABLE VULCANIZADO 3 X 12
16 MT1927 400.000 m CABLE VULCANIZADO 3 X 14 AWG
17 MT1854 100.000 m CABLE VULCANIZADO 4 X 14
18 MT0222 15.000 rll CINTA AISLANTE NEGRA 3/4" x 10 Mts.
19 MT1750 2.000 rll CINTA AUTOFUNDENTE DE 3/4 " X 9.14 MTS X 0.76 MM 3M
20 MT1983 10.000 u CONECTOR CURVO CONDUIT HERMETICO 3/4"
21 MT0324 10.000 u CONECTOR CURVO CONDUIT HERMETICO 1/2"
22 MT1986 10.000 u CONECTOR RECTO CONDUIT HERMETICO 1/2"
23 MT0345 50.000 u CONECTOR RECTO CONDUIT HERMETICO 3/4"
24 MT0389 60.000 pza CURVA PVC SAP 3/4"
25 MT1160 50.000 var SOLDADURA DE PLATA AL 0%
26 MT1624 120.000 m TUBERIA PVC SAP 3/4" X 3 MTS
27 MT0268 60.000 u CODO COBRE 90º X 1/2" SOLD.
Gerente de Obras Gerente de ObrasGerente de Obra Gerente de Obra
Ok
Recepción de Requerimiento de
Compra
Almacén verifica Stock
Formula Solicitud de Compra
Atiende al Area solicitante
Si
No
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TERMOREP S.A.
R.U.C. Nº 20305541240
SOLICITUD DE COMPRAAv. Guillermo Prescott 476 - San Isidro - Lima 27 PerúTelfs.: (511) 472-2002, (511) 472-2003 Fax: (511) 470-0070 Nº SC-081009www.termorep.com.pe
Solicitante: RAFAEL GUARDAMINO Fecha Emisión: 23/07/2008
Cargo: RESIDENTE DE OBRA Fecha Requerida: 23/07/2008Referencia: C.Costo: 003003847 SUMIN. E INST. DE EQUIPOS CANTA CALLAO TOTTUS
Itm Código Cantidad Descripción
1 MT3106 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG AMARILLO
2 MT0176 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG BLANCO
3 MT3107 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG NEGRO
4 MT1611 300.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG ROJO
5 MT2494 200.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AMARILLO
6 MT1886 200.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AZUL
7 MT1885 200.000 m CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG ROJO
8 MT1936 80.000 m TUBERIA CONDUIT FE.GALV. FLEX. C/FORRO PVC 3/4"
9 MT2612 150.000 m CABLE TELEFONICO XPT 4 X 22 AWG
10 MT1889 100.000 m CABLE VULCANIZADO 3 X 10 AWG
11 MT1880 100.000 m CABLE VULCANIZADO 3 X 12
12 MT1927 400.000 m CABLE VULCANIZADO 3 X 14 AWG
13 MT1854 100.000 m CABLE VULCANIZADO 4 X 14
14 MT0222 15.000 rll CINTA AISLANTE NEGRA 3/4" x 10 Mts.
15 MT1750 2.000 rll CINTA AUTOFUNDENTE DE 3/4 " X 9.14 MTS X 0.76 MM 3M
16 MT1983 10.000 u CONECTOR CURVO CONDUIT HERMETICO 3/4"
17 MT0324 10.000 u CONECTOR CURVO CONDUIT HERMETICO 1/2"
18 MT1986 10.000 u CONECTOR RECTO CONDUIT HERMETICO 1/2"
19 MT0345 50.000 u CONECTOR RECTO CONDUIT HERMETICO 3/4"
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20 MT0389 60.000 pza CURVA PVC SAP 3/4"
21 MT1160 50.000 var SOLDADURA DE PLATA AL 0%
22 MT1371 45.000 m TUBERIA CONDUIT FE.GALV. FLEX. C/FORRO PVC 1/2"
23 MT0268 60.000 u CODO COBRE 90º X 1/2" SOLD.
Gerente de Obras Jefe de AlmacénGerente de Obra Jefe Almacén
Reposición de materiales de oficina (Economato)
El requerimiento es realizado por los usuarios de las diversas áreas de la
empresa, cada área tiene un representante quien se encarga de realizar la
relación y solicitar la respectiva aprobación del Jefe/o Gerente de Area, luego
canaliza el pedido enviando un correo electrónico al Sr. Leoncio Castro
(Almacén) adjuntando el Formato de Requerimiento de Utiles de Oficina (ver
líneas abajo)
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REQUERIMIENTO DE UTILES DE OFICINA
ITEM DESCRIPCIÓN DE ARTICULOS U/M CANTIDADSOLICITADA
CANTIDADVERIFICADA
1 Anillos de color azul(150-200 hojas) unidad
2 Archivadores de Palanca delgado unidad
3 Archivadores de Palanca unidad
4 Block cuadriculado T/A4 unidad
5 Block de taquigrafia unidad
6 Block rayado tamaño carta unidad
7 Bolsas colgantes para archivo unidad
8 Borrador blanco unidad
9 Borrador de lapicero unidad
10 Caja de CD grabables Sony unidad
11 Caja de CD regrabable unidad
12 Caja de Fastetner unidad
13 Caja de grapas unidad
14 Cinta masking tape unidad
15 Cinta scotch chica unidad
16 Diskettes unidad
17 Egrampador unidad
18 Fine pen negro unidad
19 Folders manila tamaño A4 unidad
20 Lapicero color rojo unidad
21 Lapicero color azul unidad
22 Lapices unidad
23 Papel craft unidad
24 Papel lustre color amarillo unidad
25 Paq de hojas bond A4 paquetes
26 Paq. De hojas Bond A3 unidad
27 Pegamento UHU en barra unidad
28 Plumón Indeleble unidad
29 Plumones de pizarra azul unidad
30 Plumones de pizarra rojo unidad
31 Resaltador amarillo unidad
32 Separadores de cartulina de color unidad
33 Sobres blanco tamaño A4 unidad
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34 Sobres blanco tamaño oficio unidad
35 Sobres manila tamaño A4 unidad
36 Sobres manila tamaño oficio unidad
37 Tajador unidad
38 Tapa azul para anillado unidad
39 Tapas transparentes unidad
40 Vinifan tamaño oficio unidad
1.2.2 Autorización de Compra
La orden de compra que elabora y emite el encargado de compras es una
autorización por escrito para que el proveedor entregue la cantidad de cada tipo de
bienes especificados de acuerdo con los términos estipulados en la fecha y lugar
acordado.
Firmas Autorizadas
Departamento/ÁreaVo Bo
Jefe Área
Primera
Autorización
Segunda
Autorización
Tercera
Autorización
Logistica Daniel Manchego Jefe de Logística
Gerencia Operaciones Carlos TejedaGerente
Operaciones
Administración y Finanzas Cecilia Navarrete
Gerente
Administracion y
Finanzas
En caso de encontrarse ausente una de las personas autorizadas, el formato de la
Orden de Compra podrá ser firmada por dos de ellas.
Ok
Solicitud de Compra
Aprobación de la Solicitud de la Compra
Devolver al área solicitante
Verificación de Firmas
Si
No
Registro de Firmas
No
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1.2.3 Emisión de Orden de Compra
Las compras deberán ser solicitadas y debidamente autorizadas por las personas
encargadas antes de ser enviadas por e-mail o fax. Cumplidos todos los requisitos
antes mencionados y seleccionado el proveedor, el Departamento de Compras
procederá a emitir la Orden de Compra.
Ok
Ir a EmisiónOrden de Compra
Si
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ORDEN DE COMPRAAv. Guillermo Prescott 476 - San Isidro - Lima 27 PerúTelfs.: (511) 472-2002, (511) 472-2003 Fax: (511) 470-0070www.termorep.com.pe Nº OC-08137024 de Julio de 2008
Señor(es): JORVEX Y COMPAÑIA S.R.L. R.U.C.: 20100073219Dirección: AV. TINGO MARIA 311, BREÑA, LIMA 05 Atención: JORGE RUIZ BARDALESTeléfonos: 4312042 Fax: 4319324 Solicitado: RAFAEL GUARDAMINOReferencia: 847, SC-081009, CCosto: 003003847 Moneda: DOLARES
Les agradeceremos se sirvan atendernos en lo siguiente:
Item Descripción Cantidad V. Unitario Total
1 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG AMARILLO 300.0 m 0.50 149.692 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG BLANCO 300.0 m 0.50
149.693 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG NEGRO 300.0 m 0.50 149.694 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG ROJO 300.0 m 0.50 149.695 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AMARILLO 200.0 m 0.33 66.066 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AZUL 200.0 m 0.33 66.067 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG ROJO 200.0 m 0.33 66.068 CABLE TELEFONICO XPT 4 X 22 AWG 150.0 m 0.31 46.279 CABLE VULCANIZADO 3 X 10 AWG 100.0 m 2.97 297.28
CANTA CALLAO TOTTUS
Sub-Total Venta Total Descuento Valor de Venta IGV 19 %
Total Venta
US$1,140.49 US$0.00 US$ 1,1,140.49 US$ 216.69 US$ 1,357.18
Condiciones de Compra:
Forma de Pago: FACTURA 60 DIAS
Recepción de Facturas: Lunes, Miércoles y Viernes de 10.00 a 12:30 y de 15:00 a 17:30 en la Av. Guillermo Prescott 476 - San Isidro (Sírvase adjuntar copia de la Guías de Remisión después de entregada la mercadería y copia de la presente Orden de Compra).
Para la recepción de la factura es requisito indispensable adjuntar la Nota de Ingreso del
material a nuestro almacén. Asimismo toda Factura debe ser emitida y entregada dentro del
mes de realizada la compra, caso contrario no será aceptada.
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Pago de Facturas: Viernes de 16:00 a 18:00 horas
Fecha de entrega: 31/07/2008
Lugar de entrega: Av. La Paz 981 San Miguel.
Daniel Manchego Carlos Tejeda Cecilia Navarrete Jefe Logística Gerente de Operaciones Gerente Administracion
Y Finanzas
A. En el caso de la contratación de un servicio recurrente, Administración deberá
revisar la formalidad legal del contrato a firmar con el apoyo del Asesor Legal, por lo
cual se solicitará entregar una copia con la debida anticipación. Una vez firmado el
contrato, el original del mismo quedará en poder del Departamento de Compras,
procediendo a emitir una Orden de Compra abierta. La administración de dichos
contratos será detallada en el “Proceso de Manejo de Contratos”.
B. En caso de contratos por servicios recurrentes o situaciones que así lo ameriten, el
Departamento de Compras podrá emitir Ordenes de Compra Abiertas por un período
no mayor a seis (6) meses.
C. De existir una O.C. que se encuentre pendiente de ejecución por más de 30 días
posteriores a la fecha de emisión, queda automáticamente anulada, informando de
esta acción al área solicitante y al proveedor.
D. De existir una OC atendida que se encuentre pendiente de facturar a partir de la
fecha de ejecución, el Departamento de Compras será responsable de hacer el
reclamo y obtener la factura en un plazo máximo de 2 días.
Toda Orden de compra se realizará con las siguientes condiciones de compra:
Documento : Factura
A nombre de : TERMOREP S.A.C.
RUC : 20....................
Términos de crédito : Factura y/o letra a 30, 60, 75 y 90 días
Recepción de Facturas : Días .......... de hora ..... a ......
Medio de Pago : Cheque, Letras.
Días de Pago : Viernes
Horario de Pagos : 16:00 a 18:00 horas
Lugar de pago : Av. Guillermo Prescott 476 San Isidro
No se deberá negociar ni aceptar condiciones de compra diferentes a las
indicadas. De requerir el proveedor una condición distinta a las estipuladas, éstas
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deberán ser evaluadas y aceptadas previamente por Logística y en algunos casos por
Administración. De ser necesario se buscarán cotizaciones adicionales.
1.2.4 Aceptación de Orden de Compra
Se coordinará por correo electrónico con el proveedor local para la conformidad de la
recepción de la Orden de Compra y la aceptación de la misma, en tal sentido deberá
enviar un e-mail o enviarlo por fax.
1.2.5 Seguimiento de la Orden de Compra
Seguimiento de las órdenes de compra es el control sistemático de los pedidos
mediante Hojas de control (Anexo N°....), en la cual las órdenes de compra son
controladas tres días antes de la fecha establecida para su recepción. Al consultar
como va nuestro pedido la respuesta posible que el proveedor dará:
a. Las mercancías han sido enviadas y están en camino
b. La entrega será efectuada a su debido tiempo o antes incluso
c. La entrega será efectuada en fecha posterior a la convenida inicialmente
d. La fecha de la entrega queda indeterminada debido a ciertas razones.
Si la casa proveedora contesta que el pedido se entregará en la fecha prometida o
antes no se hace ninguna marca en la hoja de control. En el caso de que la fecha de
la entrega haya sido retrasada, se hace una marca de control en rojo en la columna
correspondiente a la nueva fecha de entrega. Cuando al fin, llega el pedido, se hace
una marca azul en la fechas de entrega. Esto quiere decir que el pedido ha sido
completado y no hay necesidad de control posterior.
En el control la marca en rojo tiende a un doble objetivo, ya que no sólo nos muestra
que la entrega se retrasa, sino también nos dice cual es el proveedor que no hace las
entregas en el día prometido. Esta información puede ser muy útil cuando la calidad
de los pedidos haga necesaria forzosamente una entrega rápida de los mismos.
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1.2.6 Entrega del Bien / Servicio y Recepción de la Factura
Una vez entregado el bien en nuestro Almacén, el área de Recepción (Sra. Giannina
Urbina) recibe la Factura del Proveedor, conjuntamente con la Guía de Remisión y el
Formato de “Nota de Ingreso Almacén TERMOREP”, la cual es registrada en su
cuaderno de control y entregada al Area de Contabilidad luego de la coordinación y
conformidad que realiza con el Area de Logística, en simultáneo registra el número
de la factura en el reverso de la Orden de Compra, Logística verifica la entrega
parcial o total a través de la Guía de Remisión y del Formato “Nota de Ingreso al
Almacén”.
(
Ok
Comunicarse con el proveedor
Consultar fecha de entrega
Entrega del bien / servicioa tiempo
Controlar demoraen Hoja de Control
Ir a Recepción de bienes / Servicios
Si
No
NETCORPERU S.A.C.TERMOREP S.A.EBB PERU S.A.C.
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TERMOREP S.A. R.U.C. Nº 20305541240
Av. Guillermo Prescott 476 - San Isidro - Lima 27 Perú NI-COMPRAS
LOCALES
Telfs.: (511) 472-2002, (511) 472-2003 Fax: (511) 470-0070 E002-3183
Cta.Cte. : JORVEX Y COMPAÑIA S.R.L. Fecha Emisión : 25/07/2008
Dirección : AV. TINGO MARIA 311, BREÑA, LIMA 05 RUC : 20100073219
Referencia : OC-081370 C.Costo-Alm.: 002001-001
Item Código Descripción Cantidad V. Unitario V. Total
1 MT3106 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG AMARILLO 300m 0.50 149.69 2 MT0176 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG BLANCO 300m 0.50 149.69
3 MT3107 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG NEGRO 300m 0.50 149.69
4 MT1611 CABLE ELECTRICO GPT Nº 12 AWG ROJO 300m 0.50 149.69
5 MT2494 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AMARILLO 200m 0.33 66.06 6 MT1886 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG AZUL 200m 0.33 66.06 7 MT1885 CABLE ELECTRICO GPT Nº 14 AWG ROJO 200m 0.33 66.06 8 MT2612 CABLE TELEFONICO XPT 4X22AWG 150m 0.31 46.27 9 MT1889 CABLE VULCANIZADO 3X10 AWG 100m 2.97
297.28 Total Transacción : US$
1,140.49
MATERIAL SOLICITADO POR ING: RAFAEL GUARDAMINOOBRA 847 TOTTUS CANTA CALLAO.
Recibí Conforme TERMOREP S.A. Sello y Firma
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En el caso de Servicios, Logística verificará la entrega a través de la Orden de Servicio
respectiva o la confirmación del área solicitante que el servicio ha sido prestado y concluido
satisfactoriamente.
En ambos casos Logística verificará cantidad, especificaciones del bien / servicio,
precio, tiempo de entrega y condiciones de pago.
1.2.7 Supervisión Factura del Proveedor
Ok
Area de Recepción
recibe la Factura, Guía
Remisión y Formato
de Ingreso al Almacén.
Logística verifica la mercadería v.s. solicitado en la Orden de
compra
Pedir rectificación al proveedor
Ir a Supervisiónde Factura
Dpto. Recepción
Si
No
Avisa al Area de Logística
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Recepción, en coordinación con Logística, validará la factura y entregará la factura
adjuntando la guía de remisión, Nota de Ingreso del Almacén y la orden de compra
original al Area de Contabilidad – Finanzas para su registro en obligaciones por
pagar.
1.2.8 Preparación Pago de Factura
Al emitir la orden de compra se debe solicitar al proveedor el envío por fax de la
factura para programar el pago (cuando se trate de casos por pago al contado)
Finalmente la factura será enviada con un V°B° de Compras a Finanzas –
Contabilidad, junto con la copia de la OC respectiva.
Cuentas por Pagar procederá con la cancelación de la factura según las condiciones
de pago acordadas en la Orden de Compra.
***IMPORTANTE***
Ok
Recepción recibe la Factura,
junto con la Nota de Ingreso,
Guía de Remisión y O/Compra
Valida la factura
Pedir rectificación al proveedor por medio de Logística.
Factura pasa a RegistroArea Contabilidad-
Finanzas
Si
No
Avisa al Proveedor
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NO SE EFECTUARÁ NINGUNA ORDEN DE COMPRA Y/O PAGOS SI NO SE
HUBIERA CUMPLIDO CON EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
DESCRITO.
PROCESO DE IMPORTACIONES
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1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1OBJETIVO
Establecer procedimientos para toda compra del exterior, permitiendo realizar los procesos
de una manera eficaz y rápida.
1.2REQUISITOS
Los requisitos principales para la realización de este proceso son:
1.2.1 Elaborado por personal calificado
El personal a realizar este proceso debe tener conocimiento de importación, el
encargado es el Area de Logística.
1.2.2 Manejo del idioma Inglés
El personal a cargo de este proceso por las constantes coordinaciones vía email o
telefónicas con los proveedores del exterior, debe tener un buen conocimiento del
idioma Ingles.
1.2.3 Coordinación
Este proceso se debe coordinar con las áreas respectivas con la finalidad tener la
mercadería en el almacén y cumplir con los plazos programados para su distribución o
entrega.
En la oficina: con el área solicitante y finanzas.
En el exterior, con el proveedor y
Localmente con la Agencia de Carga, Agencia de Aduana, Compañía de
Seguro e Instituciones que emitan los permisos correspondientes.
1.2.4 Requisitos legales de importación
Documentos necesarios para el proceso en Aduanas:
o Traducción de la factura
o Declaración Jurada de Valor
o Declaración Jurada de Especificaciones Técnicas
o Póliza de Seguro
o Factura Comercial
o Conocimiento de Embarque / Guía Aérea ( ABW )
o Permiso y autorización de Instituciones pertinentes.
Requisitos exigidos por otras Instituciones ( permisos, autorizaciones, otros)
Documentos necesarios de ser el caso:
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1.3DESCRIPCIÓN
Este proceso comprende todas las actividades que se deben realizar para importar la
mercancía de la empresa con la cual se tiene un contrato o de otro origen dependiendo del
caso y dejarlo en los almacenes, listo para la venta o entrega al cliente.
Incluye los sub-procesos de aceptación de orden de compra, trámite documentario y
trámite aduanero para la respectiva nacionalización.
1.4ALCANCES
Si la importación es menor a US$2,000.00 ( Valor FOB) se manejará con un agente de
courier ( Declaración Simplificada )
Si la importación se superior a los US$2,000.00 se manejará con la Agencia de
Aduanas que nos otorgue buenas condiciones de crédito en lo que respecta a los
gastos y derechos en Aduanas y su comisión se encuentre en lo permitido.
2. PROCEDIMIENTO
2.1.1 AREAS INVOLUCRADAS
2.1.1 Área solicitante / usuaria
Gerencia de Obras
Gerencia Comercial
2.1.2 Área responsable
Oficina : Logística
Responsable : Compras Internacionales
2.2 PROCESO DE COMPRA INTERNACIONAL
El proceso de importación esta conformado por 7 subprocesos
a. Requerimiento de Compra
b. Evaluación y selección de proveedores
c. Autorización de Compra
d. Emisión de Orden de Compra
e. Aceptación de la orden de compra
f. Trámite documentario
g. Trámite aduanero y nacionalización.
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2.2.1 REQUERIMIENTO DE COMPRA
El Área de Obras o Comercial enviará su requerimiento de compra por correo
electrónico con copia al Gerente de Obras y Proyectos en el Formato de Requisición
de Compra (Anexo N°...). Adicionalmente el área solicitante enviará el Margen de
utilidad de la propuesta (Estructura de Costos)
Con el requerimiento se procede a emitir la Orden de Compra.
2.2.2 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Requerimiento de compra
Evaluación y Selección de Proveedores
Orden de compra validada
Recepción del“Aviso de Envío”
Mercadería lista para la venta/entrega al cliente
Coordinación con ventas y/o operaciones para establecer destino
de mercadería
Aceptación de la orden de compra
Trámite Documentario
Trámite aduaneroy Nacionalización
Autorización de Compra
Emisión de Orden de Compra
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El área de obras y comercial tienen sus proveedores principales, caso contrario son
ellos los encargados de evaluar y seleccionar al proveedor idóneo según el Proceso
de Evaluación y Selección de Proveedores (Anexo N°..... ), una vez elegido deberán
consignar en el Formato de Requisición de Compra los datos del proveedor, el cual
deberá ser debidamente autorizado por el encargado del área.
2.2.3 AUTORIZACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
La orden deberá adjuntar el requerimiento del área solicitante, la Estructura de Costos,
la Orden de Venta y la Orden de Compra del Cliente.
Esta orden deberá ser verificada por el área solicitante, confirmando las características
y cantidades del producto a comprar.
Verificada esta información se procederá a obtener las firmas de autorización
correspondientes.
2.2.4 EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
Autorizada la adquisición se procederá a enviar la orden de compra vía correo
electrónico “scaneada” o por fax.
2.2.5 ACEPTACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
Se coordinará por correo electrónico con el proveedor extranjero para la conformidad
de la recepción de la Orden de Compra y la aceptación de la misma. Para lo cual
deberá enviar un e-mail de “Aviso de Envio” adjuntando la Factura o Pro forma
Factura en archivo PDF indicando la cantidad, producto, precios, especificaciones, N°
de factura, fecha de factura, y N° de orden de compra del producto que ya está listo
para ser embarcado, así como la fecha y el número de la guía de embarque.
La mercadería embarcada tiene que estar acompañada de la factura original y del
“packing list”.
El flujo grama de este sub proceso es:
2.2.6 TRÁMITE DOCUMENTARIO Ok
Recepción del requerimiento
aprobado por el responsable del
área solicitante
Firmas de Autorización
Ir a compras
Pasa a trámite documentario
Si
No
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Con los datos de la orden de Compra se preparan y solicitan los pre requisitos los
cuales son presentados para la importación, los mismos que deben ser obtenidos
10 días útiles antes de la salida del barco y 3 días si es por avión, del lugar de
origen. Una vez recibidos los pre requisitos, estos son entregados a la Agencia de
Aduana.
Cuando se reciben los documentos originales en el mismo embarque, es decir, la
Factura Comercial y el Paking list, se procede a solicitar un “previo” para ser
revisados con la Agencia de Aduanas y observar que todo está conforme, de lo
contrario se podrá informar al proveedor para que realice la corrección. El “previo”
es opcional y se solicita a criterio del importador.
En resumen, a la Agencia de Aduana se le entrega los siguientes
documentos originales:
o Factura Comercial
o Traducción de la factura
o Declaración Jurada de Valor
o Declaración Jurada de Especificaciones Técnicas
o Póliza o Certificado de Seguro
o Conocimiento de Embarque / Guía Aérea ( ABW ) endosada
o Permiso y autorización de Instituciones pertinentes.
2.2.7 TRÁMITE ADUANERO Y NACIONALIZACIÓN
Previa a la llegada del barco o avión debemos coordinar con la Agencia de
Aduanas el crédito a 15 ó 30 días respecto al pago de los gastos y derechos
calculados en la cotización o liquidación presentada por ellos.
Se procede a dar la documentación correspondiente al Agente de Aduana sobre la
mercadería a nacionalizar a efectos de presentar y numerar la póliza (DUA) y
obtengamos el canal de salida:
Canal verde – La mercadería está a disposición en 1 día
Canal naranja – La mercadería está a disposición en 2 días, pasa a verificación de
documentos.
Canal rojo – La mercadería está a disposición en 3 días, pasa a aforo físico y a
verificación de documentos.
Entrega de pre requisitos al
Agente de Aduana
Elaboración de solicitud de pre requisitos para la
importación del MTC
Recepción de documentos de
importación
Revisión de documentos
Comunicación al proveedor para
corrección
OK
Entrega originales Agencia Aduanas
Ir a trámite aduanero y nacionalización
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La naturaleza del trámite requerirá en algún momento que el personal de logística
con el personal técnico se movilicen conjuntamente a la zona de aduanas para
responder ante eventualidades y dudas técnicas que tenga el inspector de
aduanas, de tal forma que se obtenga el levante de la documentación y autorice la
salida de la mercadería del almacén.
IMPORTACIÓN TEMPORAL PARA REEXPORTACIÓN EN EL MISMO ESTADOEs el régimen aduanero, que permite recibir en el territorio nacional con suspensión de los derechos arancelarios y demás impuestos aplicables a la importación, debidamente garantizados, las mercancías extranjeras que se señalen por resolución del Ministerio de Economía destinadas a cumplir un fin determinado en un lugar específico y ser reexportadas en el mismo plazo establecido sin haber experimentado modificación alguna, con la excepción de la depreciación normal como consecuencia del uso.
NETCORPERU S.A.C.TERMOREP S.A.EBB PERU S.A.C.
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EL SEGUROCálculo de la suma aseguradaS.A. (suma asegurada) = CFR + DeducibleS.A. (suma asegurada) = CFR + 20% S.A.
Desembolso a la compañía de segurosPrima Neta = % de la suma Asegurada =
DERECHOS E IMPUESTOSDe acuerdo a nuestras leyeas vigentes, podemos establecer el cuadro para la determinación de los derechos e impuestos:
TRIBUTO BASE IMPONIBLE TASAAd valorem CIF Aduanero 4%, 7%, 12% ó 20%IGV CIF + ADV + ISC 17%Imp. De Prom. Munic. CIF + ADV + ISC 2%
GASTOS DE IMPORTACIÓNDerecho de emisión (del seguro)Informe de Verfciación (si lo requiere) : pagado a la empresa supervisora a que se desee, tomando en cuenta lo siguiente:Para productos nuevos:
- de US$5000,00 a US$5000 se deberá pagar US$250,00- de US$50001 a más se deberá pagar el 0.5% del FOB
Descarga INAFECTO AL PAGO DEL IGVHandling (manipuleo d edocuemtnos) INAFECTO AL PAGO DEL IGVTracción INAFECTO AL PAGO DEL IGVMovilización de carga INAFECTO AL PAGO DEL IGVConducciónGastos OperativosAlmacenajeServicio al clienteUso de equipoServicios administrativosLavado del contenedorComisión del agente de AduanasOtros gastos (dependerán del producto importado)
GASTOS ADMINISTRATIVOS Y FNANCIEROSComisiones por apertura y confirmación de la Carta de CréditoComisiones por transferenciaIntereses de letras en descuentosIntereses de Pagaré (ejm. Garantía Warrant)Intereses del Advance AccountOtros intereses y comisionesGastos administrativos
COSTO TOTAL DE IMPORTACIÓN esta formado por: CIF + Derechos + Gastos de importación + Gastos administrativos y financieros