Definicin
Metodologa
Organigrama
Actores de Negocio
Trabajadores de Negocio
Inventario de Procesos
Infraestructura Tecnolgica
Conclusiones y Recomendaciones
Contenido
Encargado de llevar a cabo los distintos procesos en la realizacin de la matrcula en la institucin.
Realiza la matrcula presencial con registro en counter y pago en caja, anulacin de inscripcin, cambio de turno, cambio de sede, anulacin de cambio de sede, retiro voluntario, retiro acadmico, retiro tico entre otros.
Definicin
Reuniones de trabajo con el personal de la institucin.
Revisin de toda la documentacin acadmica.
Revisin de los sistemas de informacin existentes.
Revisin de documentacin organizacional.
Revisin y anlisis de los procesos actuales.
Identificar los procesos que no brindan valor agregado.
Rediseo de los procesos existentes.
Aplicar la tecnologa de informacin para automatizar los procesos.
Identificar las actividades de los procesos a ser automatizadas.
Presentacin de los procesos rediseados al personal de la institucin para su aprobacin.
Metodologa
Organigrama
Ministerio Profesor
Alumno
Contacto
Cliente
Empresa
Egresado
Ex Alumno
Graduado
Entidad Pblica
Representan a todas aquellas personas o instituciones que interactan con la institucin.
Actores del Negocio
Representan a todos aquellos trabajadores de la institucin.
Trabajadores del Negocio
Cdigo Proceso
MAT-01 Registrar Inscripcin
- Captacin / secuencial
- Empresa / Cursos externos
- Web secuencial
- Examen de Clasificacin
- Anulacin de Inscripcin
- Emisin y entrega de carnet
MAT-02 Registrar Traslado
- Cambio de sede
- Cambio de seccin
MAT-03 Registrar Retiro
- Voluntario
- tico
- Acadmico
MAT-04 Registrar Descuento
- Becas
- Convenios
Inventario de Procesos
MAT-01 Registrar Inscripcin
Captacin / Secuencial - Diagrama Conceptual Propuesto
2. Atiende solicitud y verifica el monto del voucher.
Counter
1. Solicita la Inscripcin (captacin).
Contacto
4. Define la seccin y/o documentos requisitos.
Counter
5. Define el plan de pagos e identifica sus descuentos (becas, convenios).
Counter
6. Registra inscripcin .Counter
[Polticas de vacantes]
[Polticas de vacantes]
3. Registra datos del alumno.
Counter
1. Solicita la inscripcin (secuencial).
Alumno
Cajero7. Registra pago con voucher.
7. Notifica a programacin aumentar numero de vacantes..
Counter
Programacion
0.1. Registra seccin
8. Imprime boleta/factura
MAT-01 Registrar Inscripcin
Empresas / Cursos externos - Diagrama Conceptual Propuesto
2. Atiende solicitud y/o verifica el monto del voucher.
Counter
1. Solicita la Inscripcin (Curso externo).
Cliente
4. Define la seccin y/o documentos requisitos.
Counter
5. Define el plan de pagos e identifica sus descuentos (becas, convenios).
Counter
6. Registra participantes.
Counter
[Polticas de vacantes]
[Polticas de vacantes]
3. Registra empresa o cliente.
Counter
1. Solicita la inscripcin (Empresa).
Empresa
Cajero7. Registra pago con voucher.
7. Notifica a programacin aumentar numero de vacantes..
Counter
Programacion
0.1. Registra seccin
6. Registra inscripcin .Counter
8. Imprime boleta/factura
MAT-01 Registrar Inscripcin
Web secuencial - Diagrama Conceptual Propuesto
Intranet
2. Verifica datos de conexin.
1. Conecta a la intranet desde el link de autorizacin o accediendo con usuario y clave(secuencial).
Alumno Proceso
0.2. Genera autorizaciones de inscripcin y enva correo.
Programacin
0.1. Promueve seccin
3. Selecciona sede y seccin(turno, horario, ritmo, profesor y aula) segn el curso que esta autorizado.
Alumno
4. Proporciona informacin para el pago por Visa.Net.
Alumno
5. Registra inscripcin.Alumno
6. Genera inscripcin.
Proceso
7. Genera orden venta .
Proceso
8. Genera boleta y cancelacin con tarjeta de crdito .
Proceso
Reporte
Imprime, horario de clases.Tesoreria
0.3. Imprime boleta / factura
MAT-01 Generar archivo de cobranza (CXC-10) Diagrama Conceptual
MAT-01 Proceso de conciliacin parcial (CXC-10) Diagrama Conceptual
MAT-01 Reproceso de conciliacin total (CXC-10) Diagrama Conceptual
MAT-01 Proceso de conciliacin total (CXC-10) Diagrama Conceptual
MAT-01 Reproceso de conciliacin total (CXC-10) Diagrama Conceptual
MAT-01 Registrar Inscripcin
Examen de clasificacin- Diagrama Conceptual Propuesto
2. Atiende solicitud y verifica la cancelacin de boleta por el concepto de categorizacin.
1. Solicita la Inscripcin al examen de categorizacin .
Contacto
1. Solicita examen de categorizacin(dejo de estudiar 4 meses).
Alumno
3. Coordina con programacin la asignacin de aula y profesor.
Unidad AcadmicaUnidad Acadmica
4. Registrar autorizacin segn calificacin.
Unidad Acadmica
Profesor
0.2. Calificar examen.Programacin
0.1. Programar aula y profesor
5. Recepcin de voucher y verifica el monto del voucher.
Counter6. Define la seccin y/o documentos requisitos.
Counter
7. Define el plan de pagos e identifica sus descuentos (becas, convenios).
Counter
8. Registra inscripcin .Counter Cajero
9. Registra pago con voucher.
Programacin
0.1. Registra seccin
8. Imprime boleta/factura
MAT-01 Registrar Inscripcin
Anulacin de inscripcin - Diagrama Conceptual Propuesto
3. Genera solicitud de anulacin a tesorera .
Proceso
Unidad Acadmica
1. Enva la relacin de inscripciones a negociar.
2. Anular la inscripcin.
Counter Tesoreria
4. Atiende solicitud de anulacin.
MAT-01 Registrar Inscripcin
3. Realiza la toma de la fotografa.
Counter
Counter Alumno
4. Imprime la ficha de inscripcin y carn.
1. Solicita Carnet.
Alumno
5. Recepcin de fichas de Inscripcin .
Unidad Acadmica
1. Solicita Carnet y enva fotografa.
Alumno
Counter
3.1. Realiza la carga de la fotografa.
Emisin y entrega de carnet - Diagrama Conceptual Propuesto
Counter
2.Consulta la situacin acadmica y financiera del alumno.
< Enva foto>
MAT-02 Registrar Traslado
Cambio de sede - Diagrama Conceptual Propuesto
Alumno
1. Solicita cambio de sede
Unidad Acadmica
5. Registra solicitud de cambio de sede.
ProcesoUnidad Acadmica
2. Verifica estado acadmico (Poltica de cambio de sede).
9. Genera orden de venta en sede destino
Unidad Acadmica
10. Imprime, horario de clases.
Unidad Acadmica
4. Selecciona seccin destino
Unidad Acadmica
3. Selecciona sede destino.
6. Anular inscripcin en la sede origen
Proceso
8. Registra inscripcin con asistencia y notas en la sede destino.
Proceso
7. Genera solicitud de anulacin a tesorera en sede origen.
Proceso
MAT-02 Registrar Traslado
Cambio de seccin- Diagrama Conceptual Propuesto
Alumno
1. Solicita cambio de seccin
Unidad Acadmica
4. Registra solicitud de cambio de seccin.
ProcesoUnidad Acadmica
2. Verifica estado acadmico (Poltica de cambio de seccin).
8. Genera orden de venta en sede destino
Unidad Acadmica
9. Imprime, horario de clases.
Unidad Acadmica
3. Selecciona seccin destino
5. Anular inscripcin en la sede origen
Proceso
7. Registra inscripcin con asistencia y notas en la sede destino.
Proceso
6. Genera solicitud de anulacin a tesorera en sede origen.
Proceso
MAT-03 Registrar Retiro
Retiro voluntario - Diagrama Conceptual Propuesto
2. Verifica boleta y estado de cuenta.
3. Verifica situacin acadmica (polticas de retiro).
Alumno
Unidad Acadmica
4. Registra la solicitud de retiro.
Unidad Acadmica
1. Solicita retiro voluntario.
Unidad Acadmica
Alumno
6. Recepciona documento.
5. Retiro de los cursos pendientes de cierre de notas.
Proceso
Tesorera
3. Negociacin de deuda o saldo a favor.
MAT-03 Registrar Retiro
Retiro tico - Diagrama Conceptual Propuesto
2. Verifica informacin de estado de cuenta.
3. Verifica situacin acadmica.
Unidad Acadmica
4. Registra la solicitud de retiro.
Unidad Acadmica
Unidad Acadmica
1. Presenta informesobre el alumno
Profesor
5. Retiro de los cursos pendientes de cierre de notas.
Proceso
MAT-03 Registrar Retiro
Retiro acadmico - Diagrama Conceptual Propuesto
2. Verifica informacin de estado de cuenta.
3. Verifica situacin acadmica.
Unidad Acadmica
4. Registra la solicitud de retiro.
Unidad Acadmica
Unidad Acadmica
1. Realiza seguimiento acadmico.
Unidad Acadmica
5. Retiro de los cursos pendientes de cierre de notas.
Proceso
MAT-04 Registrar Descuento
Becas - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Solicita Beca.
Contacto
3. Evala la solicitud de beca.
Responsable de becas
1. Solicita Beca.
Alumno
2. Recibe solicitud de beca
Unidad Acadmica
Informacin financiera
Informacin acadmica
4. Determina los porcentajes de descuento.
Responsable de becas
5. Registra la beca.
Responsable de becas
Notas
0.2. Listado de primeros puestos.
Notas
0.1. Cierre de notas
MAT-04 Registrar Descuento
Convenios - Diagrama Conceptual Propuesto
3. Evala la solicitud del convenio.
Responsable de
convenios
4. Determina los porcentajes de descuento.
Responsable de
convenios5. Registra el convenio.
Responsable de convenios
1. Gestiona un convenio.
Empresa
Infraestructura Tecnolgica
Cmara Fotogrfica:
La cmara permitir tomar la fotografa a los alumnos para la entrega de sus carns.
Conclusiones y Recomendaciones
Definir las polticas necesarias que respalden la implementacin del mdulo de matrcula para la carrera profesional y los programas.
Asignar roles especficos a los usuarios que interactan en los procesos de matrcula de la institucin.
El equipo de trabajo de Edutiva ha realizado el anlisis de los procesos actuales utilizados por la AFL identificando aquellos que pueden ser rediseados y/o automatizados.
El anlisis de cada uno de los procesos nos han permitido proponer en algunos casos el rediseo a nivel funcional y en otros casos se ha propuesto la automatizacin de algunas actividades.
Recomendamos a los Encargados de las reas pedaggicas y coordinadores de sede de la AFL puedan evaluar cada uno de las propuestas de rediseo presentadas en el procesos de matrcula.