REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS
DE CERTICOM S.A.S.
Código: PC-CE-O-02
Revisión: Cinco
Fecha: 2016-09-15
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ÍNDICE
1. OBJETIVO ........................................................................................................................ 3
2. ALCANCE Y RESPONSABLES .......................................................................................... 3
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES............................................................................................ 3
4. GENERALIDADES ............................................................................................................ 3
4.1 RESPONSABILIDADES .................................................................................................. 4
4.1.1 Del Organismo de Certificación: ....................................................................................... 4
4.1.2 Del Comité del Esquema ................................................................................................. 4
4.1.3 De los Examinador Autorizados ....................................................................................... 5
4.1.4 Del Solicitante ................................................................................................................ 5
4.1.5 Condiciones generales para la utilización del Certificado de Conformidad ........................... 6
4.1.6 Limitaciones o Restricciones de Certificados de Competencia ............................................ 6
4.1.7 Sanciones y Descargos ................................................................................................... 7
4.1.7.1 Sanciones ...................................................................................................................... 7
4.1.7.2 DESCARGOS ................................................................................................................ 8
4.1.7.3 GENERALIDADES ......................................................................................................... 8
4.1.8 Vigilancia ....................................................................................................................... 9
4.1.9 Renovación .................................................................................................................... 9
4.1.10 Confidencialidad ............................................................................................................. 9
4.1.11 Quejas y Apelaciones ................................................................................................... 10
5 REGISTROS ....................................................................................................................... 11
6 CONTROL DE REVISIONES ................................................................................................ 11
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1. OBJETIVO
Definir las bases mediante las cuales el Organismo de Certificación CERTICOM S.A.S., opera como tercera parte independiente, para otorgar la certificación de competencias a personas de acuerdo a normativas nacionales, internacionales, protocolos específicos y requisitos legales u otros que apliquen al esquema de certificación. 2. ALCANCE Y RESPONSABLES Este reglamento aplica para todos las personas pertenecientes al Organismo de Certificación de Personas, personas en proceso certificación y personas certificadas por CERTICOM S.A.S. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Los términos y definiciones que aplican para la adecuada interpretación de este procedimiento se encuentran incluidos en el Glosario Organismo de Certificación de Personas PC-CE-G-01, norma NTC-ISO/IEC 17000:2004 Evaluación de la conformidad. Vocabulario y principios generales, norma 17027:2014 Evaluación de la conformidad. Vocabulario relativo a la competencia de las personas utilizado en la certificación de personas y norma NTC-ISO/IEC 17024:2013 Evaluación de la conformidad. Requisitos generales para los organismos que realizan certificación de personas. 4. GENERALIDADES El Organismo de Certificación de Personas CERTICOM S.A.S., realiza la gestión para otorgar el Certificado de Competencia, bajo Titulaciones, Normas de Competencia Laboral NCL o Normas Legales Obligatorias NLO a nivel nacional (Resoluciones y Reglamentos Técnicos), normas técnicas colombianas e internaciones o un Procedimiento específico de Certificación, con el objeto de brindar el aval de CERTICOM S.A.S. como tercera parte independiente. Por lo anterior, y dando cumplimiento al Esquema de Certificación definido para CERTICOM S.A.S, se estructuró el presente Reglamento de la siguiente manera:
• Parte General, donde se describen las pautas generales del proceso de Certificación de
Personas.
• Anexos a los cuales se detallan para cada uno de los procesos de Certificación de Personas:
La normativa específica aplicable, la conformación del Comité Técnico Asesor y la modalidad
de funcionamiento del mismo.
De la misma forma, en búsqueda de facilitar a nuestros solicitantes, candidatos o personas certificadas la consulta del presente Reglamento de Certificación de Personas de CERTICOM S.A.S., se hará a través de la página web: www.certicom.co, en donde se encuentra disponible.
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El Organismo de Certificación cuenta con un procedimiento general e instructivos específicos para cada una de las competencias acreditadas, los cuales incluyen todos los prerrequisitos y requisitos necesarios para demostrar que una persona es competente o no, proceso apoyado con la asistencia de Examinadores calificados y competentes, debidamente autorizados por CERTICOM SAS. El Organismo de Certificación en cabeza del Coordinador Técnico evalúa la documentación e informes emitidos por el candidato y el Examinador que realiza la calificación del mismo y éste a su vez aporta las evidencias finales para conformar el Portafolio de Evidencias para que el Director de Certificaciones convoque a reunión al Comité de Decisión de Certificación y se revisen las evidencias frente al cumplimiento de los requisitos y tomen la decisión y/o atestación de certificación correspondiente. El Organismo de Certificación no realiza tareas de formación que tengan que ver directamente con las competencias contenidas en el alcance de la acreditación. 4.1 RESPONSABILIDADES 4.1.1 Del Organismo de Certificación:
• Promover y mantener el Esquema de Certificación de Personas, según lo establecido en las
normas aplicables u otros documentos normativos. • Administrar los procedimientos, instructivos y actividades propios de cada Esquema de
Certificación incluido el Código de Ética y el Reglamento de Certificación, que reúnan los requisitos establecidos.
• Establecer las sanciones aplicables que correspondan, tanto al personal perteneciente a CERTICOM SAS, como así también a las Personas Certificadas por este Organismo.
• Delegar, bajo su directa responsabilidad, la administración de los procedimientos de Evaluación y calificación a otras personas, las que actuarán como Examinadores.
• Implementar las decisiones tomadas por el Comité del Esquema y Comité de Decisión de Certificación, incluyendo requisitos técnicos y administrativos.
• Evaluar y aprobar, ya sea en forma directa o a través de terceros, los Examinadores, a los que debe controlar periódicamente.
• Realizar la emisión, mantenimiento, ampliación, reducción, renovación, suspensión o retiro de los Certificados, y mantener actualizados los registros de las personas Certificadas.
• Notificar al Comité del Esquema de cualquier cambio en los requisitos para la Certificación. Una vez aprobados por el Comité del Esquema, el OC deberá informar a las partes interesadas y a las personas certificadas.
4.1.2 Del Comité del Esquema
• Definir y establecer las políticas y procedimientos para desarrollar y mantener los procesos de Certificación de Personas y constituirse como expertos técnicos del Organismo de Certificación.
• Respaldar las actividades de renovación de la Certificación, proponiendo la frecuencia y el contenido de las mismas.
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• Revisar, actualizar y validar los esquemas de Certificación. • Aprobar los Instrumentos y las probetas de examen (cuando corresponda) con los miembros de
las partes interesadas dispuestos para cada una de las competencias a certificar y cada vez que posteriormente se requiera, como resultado de su ampliación, modificación o reemplazo.
• Establecer la metodología para realizar la vigilancia y el mantenimiento de las Certificaciones emitidas y su frecuencia.
• Proponer la incorporación de nuevos alcances, sectores industriales, o sectores de producto para los procesos de Certificación ya en funcionamiento.
4.1.3 De los Examinador Autorizados
• Trabajar bajo los requisitos y directrices establecidas por el CERTICOM SAS. • Asegurar su imparcialidad con respecto a cada individuo que solicita la Certificación, llevando a
conocimiento de CERTICOM SAS cualquier situación o potencial amenaza a su imparcialidad. • Aplicar un sistema de gestión de la calidad documentando a todas las actividades relacionadas
con su tarea como Examinador/Evaluador, aprobado por CERTICOM SAS. • Tener los recursos y la experiencia necesaria para establecer, monitorear y controlar los
examinadores, incluyendo los exámenes. • Preparar y supervisar exámenes bajo la responsabilidad como Examinador/Evaluador autorizado
por el CERTICOM SAS. • Mantener archivos apropiados acordes a los requerimientos de CERTICOM SAS. • Mantener y tomar las medidas necesarias para garantizar si integridad y confidencialidad de los
instrumentos de evaluación. • Resguardar la integridad del Portafolio de Evidencias que contiene todos los documentos y
registros soportes, como así también la especificación técnica (descripción) de las mismas.
4.1.4 Del Solicitante
• No haber mantenido litigios con CERTICOM SAS por diferencias éticas o técnicas, por incumplimiento de contratos o prestaciones de servicios, o mantener deudas pendientes con algunos de los mencionados organismos.
• Presentar toda la documentación requerida por CERTICOM SAS, que acredite la formación recibida, experiencia laboral, requisitos específicos de cada proceso de Certificación de personas, y toda otra información que considere necesaria el Organismo, contemplada en el Procedimiento de Certificación y Esquema de Certificación específico dentro del alcance de acreditación.
• Asumir todos los gastos relacionados con el proceso de Certificación (costos administrativos, desplazamiento terrestres y aéreos, hospedaje y los viáticos de los examinadores cuando corresponda), en la forma que indique CERTICOM SAS.
• Cumplir con las disposiciones pertinentes del esquema de Certificación bajo el cual es certificado en sus competencias.
• No utilizar el certificado de forma tal que desacredite a CERTICOM SAS, o realizando alguna declaración que resulte engañosa.
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• Cumplir con el Código de Ética de CERTICOM SAS específico de su proceso de Certificación y
las condiciones de su uso del Certificado según en el presente Reglamento. • Devolver a CERTICOM SAS el Certificado original entregado por éste, en caso de suspensión
temporal o retiro y cancelación de la Certificación. • Informar a CERTICOM SAS todo tipo de quejas o denuncias que pudiere recibir en relación a su
desempeño dentro del alcance de sus competencias laborales garantizadas por el Organismo y adjuntar los soportes que sustentan las mismas.
4.1.5 Condiciones generales para la utilización del Certificado de Conformidad
• La persona certificada, titular de su Certificado, reconoce sin reservas de ningún tipo, el derecho del Organismo de Certificación CERTICOM SAS sobre el mismo, y que resulta privativo de éste la suspensión y/o cancelación de su uso, bajo las circunstancias que surgen del presente Reglamento y el Código de Ética.
• El titular de la Certificación se compromete a utilizar el Certificado sólo para el alcance indicado en el mismo.
• CERTICOM SAS será informado por el titular de la Certificación por escrito y sin demoras sobre cambios de domicilio particular y/o laboral, de lugar de trabajo cuando trabaje en relación de dependencia, de vías de comunicación, y de condiciones de salud que afecten su competencia laboral de forma permanente o semipermanente. Diligenciar el Formato de Actualización de datos que se encuentra disponible en la página web: www.certicom.co
• En caso de suspensión y/o cancelación del Certificado el titular del mismo se verá obligado a no continuar utilizándolo.
• Toda adulteración o mal uso del Certificado de Competencia conducirá a la cancelación de la Certificación.
• El titular de la Certificación podrá efectuar Quejas o Apelaciones en CERTICOM SAS que posteriormente serán tratadas y resueltas por la Dirección de Certificaciones y en última instancia en el Comité de Revisión y Atestación.
• El Organismo de Certificación podrá, de estimarlo conveniente, dar a publicidad las sanciones que se impongan a las personas certificadas.
4.1.6 Limitaciones o Restricciones de Certificados de Competencia Las limitaciones estarían alineadas y dirigidas a lo demostrado por el candidato dentro del ámbito de la competencia evaluada, teniendo en cuenta el resultado de las Evaluaciones de Conocimiento y Desempeño comprobada por el Evaluador dentro del proceso de certificación, es decir, la limitación de un Certificado de Competencia estaría encaminada a restringir a la Persona Certificada a desarrollar alguna o algunas de las actividades evaluadas, que no fueron demostradas satisfactoriamente. Estas limitaciones se encuentran determinadas en el Procedimiento de Certificación de Competencias Laborales PC-CE-P-01 y en cada uno de los Esquemas de Certificación de las competencias cubiertas por el alcance de acreditación, tal como aparece en la siguiente tabla:
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COMPETENCIA A CERTIFICAR LIMITACIONES O RESTRICCIONES POSIBLES
Instalador de sistemas para el suministro de gas combustible en edificaciones residenciales y comerciales
✓ Limitación al tipo de material para construir la instalación (Roscado, Anillo de Compresión, Abocinado, Soldado o Pe-Al-Pe por termofusión, etc.)
✓ Limitación al tipo de uso (Residencial o Comercial)
Mantenimiento y Reparación de artefactos a gas para uso residencial y comercial
✓ Limitación al tipo de artefacto a reparar (Cocina, horno, calentador de paso, calentador de acumulación, secadora, etc.)
✓ Limitación al tipo de uso (Residencial o Comercial)
Supervisor de redes e Instalaciones para suministro de gas combustible en instalaciones residenciales y comerciales.
✓ Limitación al tipo de instalaciones a supervisar (Redes Externas o Redes Internas)
Inspector de instalaciones para suministro de gas a usuarios residenciales y comerciales.
✓ Limitación a inspeccionar instalaciones según el Tipo (Residencial o Comercial)
Soldador de redes de distribución en tuberías de polietileno en alta y media densidad para combustibles gaseosos
✓ Limitación a solo Socket y diámetro de la tubería a soldar.
✓ Limitación a solo Tope con o sin silleta según diámetro a soldar.
✓ Limitación a solo Electrofusión según diámetro a soldar. ✓ Limitación con combinación de dos o tres de las
anteriores según diámetro a soldar.
Conversión y Mantenimiento de Vehículos Automotores a GNVC
✓ Limitación a solo 3ª Generación Carburados. ✓ Limitación a solo 3ª Generación Carburados e
Inyección. ✓ Ninguna limitación (Puede convertir hasta 5ª
Generación)
4.1.7 Sanciones y Descargos
4.1.7.1 Sanciones
Las sanciones son consecuencia del no cumplimiento del PE-DE-O-02 Código de Ética y el PC-CE-
O-02 Reglamento de Certificación de Personas, y serán aplicadas por el CERTICOM S.A.S. a quienes
se hagan merecedoras de ellas.
Las sanciones serán fijadas por el Comité de Revisión y Atestación, previo análisis del incumplimiento
o de los hechos acontecidos, con las evidencias necesarias y con el debido proceso documentado.
Las sanciones se enmarcan en los siguientes parámetros:
a) Llamado de atención escrito por CERTICOM S.A.S. en su calidad de organismo certificador.
b) Suspensión Temporal de uno (1) a seis (6) meses, por faltas cometidas durante el proceso de
evaluación y examen en los programas de otorgamiento, periodo de vigencia del certificado o
renovación, tales como fraudes, fotografías a los instrumentos de evaluación, utilización de
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equipos y medios restringidos para las evaluaciones, uso indebido del certificado y faltas o
fraudes cometidos en el desarrollo de la actividad cobijada por el certificado.
c) Pérdida de vigencia de la certificación en los casos que al término de la vigencia del certificado,
la persona no se hizo presente para el cumplimiento del programa de renovación, teniendo
que iniciar un nuevo proceso de certificación.
d) Cancelación definitiva del certificado y exclusión permanente del registro único de personas
certificadas (Ver PE-DE-O-02 Código de Ética, Segunda Parte, Numeral 10, Artículos del 1 al
3).
e) En cualquier tipo de retiro del certificado, la persona sancionada deberá hacer devolución y
entrega inmediata del certificado original y el carnet vigente entregado.
4.1.7.2 DESCARGOS
Los descargos o explicaciones son acciones a las que tiene derecho toda persona certificada o en
proceso, que se encuentre señalada ante el organismo certificador por no cumplir con el PE-DE-O-02
Código de Ética de CERTICOM SAS y/o el PC-CE-O-02 Reglamento de Certificación de Personas de
CERTICOM SAS. Para proceder a ello se debe considerar que:
a) Todo proceso que se adelante, reclamación que se curse frente a una persona certificada o
decisión que tome el Comité de Decisión de Certificación, debe ser comunicado por escrito al
interesado y al Director de Certificaciones y/o Gerente General de CERTICOM S.A.S.
b) El interesado tiene quince (15) días calendarios para hacer sus descargos, a partir del recibo
de su comunicación para los mismos. De no hacerlo se considerará aplicable la sanción que
se defina.
c) El Comité de Decisión de Certificación en sesión, y en función del informe recibido analizará
las evidencias presentadas y comunicará en el término de quince (15) días calendarios a partir
del recibo, la sanción a aplicar, si procede.
4.1.7.3 GENERALIDADES
Se hace importante traer las definiciones de la ISO/IEC 17000:2005, 17027:2004 y 17024:2013 para
que las partes procedan conforme a sus necesidades, como son:
“Apelación: Solicitud presentada por un solicitante, candidato o persona certificada, para que se
reconsidere cualquier decisión tomada por el organismo de certificación relacionada con su estado
de certificación deseado” (NTC-ISO/IEC 17000:2004).
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“Queja: Expresión de insatisfacción, distinta de una apelación, presentada por un individuo u
organización a un organismo de certificación o persona certificada para la que se espera una
respuesta” (NTC-ISO/IEC 17000:2004).
Dado que los certificados de la competencia laboral son propiedad del organismo de certificación, en
el caso de sanción definitiva de la certificación se hará necesaria la devolución de los mismos a
CERTICOM S.A.S., en un plazo de cinco (5) días hábiles después de haberse dado a conocer la
sanción.
✓ El no cumplimiento del presente Reglamento y/o el Código de Ética de CERTICOM SAS, la no devolución del certificado en el plazo establecido o la no colaboración en las actividades de renovación de la certificación, son causas directas para que CERTICOM S.A.S., se reserve el derecho de aceptar una nueva solicitud por parte de la persona certificada sancionada.
4.1.8 Vigilancia
Activar la vigilancia de las personas certificadas por CERTICOM SAS a partir del día 12 de septiembre de 2016, con base a las faltas denunciadas y comprobadas descritas en el PC-CE-O-02 Reglamento Certificación de Personas y/o PE-DE-O-02 Código de Ética y los lineamientos en éstos descritos alineados con el PC-VI-P-01 Procedimiento de Vigilancia. Periodo de Transición al Programa de Vigilancia Actual
Continuar realizando la vigilancia de las personas certificadas hasta el 11 de septiembre de 2016 con la metodología establecida en la descripción y a partir de la fecha septiembre 12 de 2016, toda persona citada al programa de vigilancia de personas certificadas antes del 12 de septiembre de 2016 (metodología anterior), se le notificará el cambio en la fecha del certificado otorgado inicialmente por tres (3) años a solo un (1) año renovable al año vencido. 4.1.9 Renovación Aplica a todas las personas certificadas dentro del esquema de certificación de competencias laborales para la Titulación o NCL otorgada de CERTICOM S.A.S. bajo la responsabilidad del Comité de Revisión y Atestación, Director de Certificaciones y el Coordinador Técnico en cumplir con las condiciones establecidas, frecuencia (Un año) y actividades previstas para la renovación del certificado. NOTA IMPORTANTE: Cuando la renovación del Certificado contenga nueva actualización normativa (TCL, NSCL, NCL, NTC o Regulación vigente), la persona certificada deberá acreditar las formaciones y experiencia en cada una de las actualizaciones a evaluar. Todo conforme lo establece el Procedimiento de Renovación del Certificado PC-VI-P-02. 4.1.10 Confidencialidad
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• El Organismo de Certificación se compromete a no publicar los exámenes de calificación, ni dar a
conocer sus resultados a terceras personas que no hayan sido autorizadas por el candidato. • Toda la documentación que contenga información técnica confidencial correspondiente al
candidato, será archivada en lugares de acceso restringido a personal no autorizado. • El personal de CERTICOM SAS, de los Examinador, los integrantes del Comité del Esquema y
los integrantes del Comité de Revisión y Atestación, se comprometen a cumplir con el Compromiso de confidencialidad en todo que respecte a los procesos de Certificación.
• El personal de CERTICOM SAS, en el desempeño de sus funciones y en relación a la imparcialidad, objetividad y confidencialidad, se rige por el Reglamento Interno de Trabajo exigido por el Ministerio del Trabajo y normas concordantes.
4.1.11 Quejas y Apelaciones
La Certificación expedida por CERTICOM SAS no implicará para éste, responsabilidad de ningún tipo por reclamos referidos a pérdida, gasto o daño, incluyendo aranceles que surjan del mal uso de un Certificado o por violación de los términos y condiciones del compromiso asumido por la persona certificada con la aceptación del Código de Ética y el presente Reglamento. Para el caso en que un candidato, una persona certificada o un tercero involucrado considere necesario efectuar algún tipo de Queja ante el Organismo, lo podrá realizar verbalmente o por escrito, mediante el formato PE-MC-F-10 Registro y Seguimiento a Quejas y Apelaciones de conformidad a lo establecido en el Procedimiento para el Tratamiento de Quejas y Apelaciones PE-MC-P-01, disponible en la página web http://www.certicom.co/ En el caso que las personas que se consideren perjudicadas por los resultados o decisiones tomadas en relación a los procesos de revisión de solicitud, evaluación y decisión de la certificación en otorgamiento, vigilancia o renovación, el apelante deberá comunicarse a la Coordinación Administrativa y Financiera por medio escrito, telefónico o correo electrónico, quien procede a diligenciar el formato PE-MC-F-01 Registro y Seguimiento a Quejas y Apelaciones de conformidad a lo establecido en el Procedimiento para el Tratamiento de Quejas y Apelaciones PE-MC-P-01 y emitir confirmación de recibido de la apelación por medio físico o correo electrónico. La Coordinación Administrativa y Financiera en conjunto con la Coordinación de Calidad y
Coordinación Técnica, en un periodo máximo de quince (15) días calendario, a partir de recibida la
apelación, debe evaluar la validez reuniendo y verificando toda la información que soporte la toma de
la decisión, la cual debe ser registrada en el formato PE-MC-F-01.
La Alta Dirección de CERTICOM S.A.S. estableció que las apelaciones deben ser fundamentadas y
solo en los siguientes casos:
✓ Incumplimiento a la aplicación del Reglamento de Certificaciones, Código de Ética, Procedimiento de
Certificación, Procedimiento de Vigilancia y Procedimiento de Renovación.
✓ Desacuerdo con las decisiones que se tomen en los procesos de revisión de solicitud, evaluación y
decisión de la certificación en otorgamiento, vigilancia o renovación.
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Si la decisión tomada es que no tiene validez la apelación, se emitirá comunicación al apelante
informando sobre el resultado por medio físico o correo electrónico.
Si la apelación tiene validez el Coordinador Técnico y Coordinador de Calidad procederán a efectuar
la investigación correspondiente, el análisis y toma de correcciones y acciones, según lo descrito en
el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas PE-MC-P-02. Igualmente, se tendrá en cuenta
apelaciones similares que se hayan presentado, que contribuyan a la solución, permitiendo que las
acciones que se generen permitan tratar a todas las partes de manera justa, equitativa sin acciones
discriminatorias contra el apelante. Una vez finalizada esta etapa, se procede a emitir comunicación
al apelante informando sobre el resultado final por medio físico o correo electrónico o según lo
determine la Dirección de Certificaciones, se emitirán informes de avance y los resultados
correspondientes.
De igual forma quienes participen en la recepción, validez, investigación y comunicación al apelante de los resultados, deberá cumplir con los requisitos de confidencialidad establecidos a nivel contractual, de la misma forma la decisión que se comunicará al apelante debe tomarse, o bien revisarse y aprobarse, por personal que no haya intervenido anteriormente en el objeto de la apelación (solicitud, examinación, decisión de otorgar, mantener, renovar, suspender o retirar), caso tal en que la Dirección de Certificaciones y/o Gerencia General designarán al equipo de investigación, análisis y toma de decisión o en caso tal que la apelación sea instaurada en contra de quienes se desempeñan en los cargos relacionados anteriormente, el Comité de Certificación participará, situación que también debe quedar registrada en el formato PE-MC-F-01 Registro y Seguimiento a Quejas y Apelaciones. 5 REGISTROS
PC-CE-F-10 Acta Comité de Revisión y Atestación PE-MC-F-10 Recepción de quejas y apelaciones 6 CONTROL DE REVISIONES
Revisión Descripción Fecha
Cero Elaboración y emisión del Reglamento 2013-07-31
Uno Inclusión del Numeral 4.1.6 “Limitaciones y Restricciones de
Certificados de Competencia” Inclusión del Numeral 4.1.9 “Renovación”
2013-10-10
Dos Actualización de términos y definiciones. 2013-12-10
Tres
Eliminación del término Laborales Términos y definiciones inclusión de remisión al glosario de
términos y definiciones Numeral, 4, inclusión de Instructivos de certificación de apoyos
específico a los procedimientos
2015-01-23
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Cambio del tiempo de suspensión temporal de tres meses a un mes
Numeral 4.1.11 Quejas y Apelaciones inclusión de alineamiento con el procedimiento para tratamiento de Quejas
y Apelaciones
Cuatro
Correcciones de carácter general y de redacción en todo el documento.
Inclusión en el numeral 4.1.4, inciso tercero: precisándose los
gastos asumidos por el candidato, como son: (desplazamiento terrestres y aéreos, hospedaje y los viáticos).
Inclusión en el numeral 4.1.7.1 Sanciones el literal c) c) Suspensión Temporal de tres (3) a seis (6) meses, por
faltas cometidas durante el proceso de evaluación y examen en los programas de otorgamiento, vigilancias o renovación, tales como
fraudes, fotografías a los instrumentos de evaluación, utilización de equipos y medios restringidos para las evaluaciones.
2015-11-24
Cinco
Inclusiones y correcciones de redacción en los numerales: 4, párrafos penúltimo y último; 4.1.4, 4.1.5, 4.1.6,
Inclusión en el numeral 4.1.8 de fecha del 12 de septiembre de 2016 para el cumplimiento de la nueva vigencia conforme a los
lineamientos descritos con el PC-VI-P-01 Procedimiento de Vigilancia e Inclusión del Periodo de Transición al programa
de vigilancia.
2016-09-15
Elaboró Revisó Aprobó
Alberto José Rocha Nuñez
Director de Certificaciones
Álvaro Rocha Nuñez
Gerente
Álvaro Rocha Nuñez
Gerente
2016-09-04 2016-09-08 2016-09-12
CÓDIGO DE ÉTICA DE CERTICOM S.A.S.
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Revisión: Cinco Fecha: 2016-09-15
Elaboró: Director Certf.
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CÓDIGO DE ÉTICA CERTICOM S.A.S.
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Revisión: Cinco Fecha: 2016-09-15
Elaboró: Director Certf.
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ÍNDICE
1. OBJETIVO ............................................................................................................................ 17
2. ALCANCE ............................................................................................................................. 17
3. PRINCIPIOS .......................................................................................................................... 17
4. NORMAS DE COMPORTAMIENTO ........................................................................................ 18
5. APLICACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA ................................................................................... 19
6. REFERENTE TEÓRICO Y DEFINICIONES .............................................................................. 19
6.1. REFERENTE TEÓRICO ................................................................................................ 19
6.2. DEFINICIONES ............................................................................................................ 20
7. DEBERES Y DERECHOS ...................................................................................................... 20
7.1. DEBERES DE LAS PERSONAS CERTIFICADAS O EN PROCESO DE CERTIFICACIÓN . 20
7.2. DEBERES DE CERTICOM S.A.S. Y DE LAS PERSONAS QUE TIENEN DIFERENTES ROLES EN EL SISTEMA DE CERTIFICACIÓN .................................................................................. 21
7.3. DERECHOS DE LAS PERSONAS CERTIFICADAS O EN PROCESO DE CERTIFICACIÓN22
7.4. DERECHOS DE CERTICOM S.A.S. Y DE QUIENES ESTÁN INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN .......................................................................................... 22
8. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA ......................................................... 22
9. REFERENCIAS DOCUMENTALES ......................................................................................... 22
10. FALTAS ESPECÍFICAS SECTOR GAS ................................................................................ 25
11. CONTROL DE REVISIONES ............................................................................................... 26
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PRESENTACIÓN
Todos los actores que intervienen en el Proceso de Certificación de la Competencia Laboral adelantado
por CERTICOM S.A.S. están llamados a desempeñar un rol determinado, con el cual deben contribuir al
cumplimiento de las Políticas de imparcialidad e Independencia, confidencialidad, Equidad, Seguridad,
Mantenimiento y Divulgación de la información, para suspender o retirar la certificación o reducir el alcance
de la certificación, para tratamiento de Quejas y Apelaciones i Calidad, generando confianza entre las
partes interesadas.
El presente Código de Ética consta de dos secciones, la primera presenta básicamente el objetivo, alcance,
principios, normas de comportamiento, el referente teórico, los deberes y derechos de las partes, aplicable
a todos los actores del proceso de certificación de cualquier sector económico.
La segunda sección se conforma por las situaciones propias de las posibles faltas técnicas en las que
podrían incurrir las personas certificadas.
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Código: PE-DE-O-02
Revisión: Cinco Fecha: 2016-09-15
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PRIMERA PARTE
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5. OBJETIVO
El Código de Ética tiene como objetivo promover una cultura ética en todas las personas que intervienen
y se benefician con la certificación laboral, cumpliendo las Políticas de imparcialidad e Independencia,
Confidencialidad, Equidad, Seguridad, Mantenimiento y Divulgación de la información, para suspender o
retirar la certificación o reducir el alcance de la certificación, para tratamiento de Quejas y Apelaciones i
Calidad y garantizando la confiabilidad, la transparencia y la conformidad de los procesos inherentes, el
mantenimiento de la competencia certificada, y el buen uso del certificado obtenido.
6. ALCANCE
El Código de Ética está conformado por dos componentes básicos: los principios y las reglas de
comportamiento. Está dirigido a todas las personas que directa o indirectamente se encuentran
involucradas con el proceso de certificación de competencias laborales: personas certificadas, candidatos
a obtener la certificación, examinadores/evaluadores de competencias, empresas, así como al personal
de CERTICOM S.A.S.
7. PRINCIPIOS
Los principios aquí declarados, se relacionan con las prácticas de trabajo propias de cada rol, ofrecen un
marco de comportamiento para todos los actores del proceso de certificación que si bien no pretende
establecer reglas de conducta para situaciones particulares, si requiere del juicio individual de cada uno
para su aplicación.
a) Objetividad: Los diferentes actores del proceso de certificación deben demostrar alta objetividad en el
desarrollo de los procesos y de sus diferentes actividades, en el acopio de evidencias, de información,
del uso de esa información, del certificado obtenido y de su uso, sin que intervengan influencias o
intereses propios o de otros.
b) Respeto: Reconocimiento de las diferencias individuales, sin discriminación alguna sin distingo de
nacionalidad, raza, origen étnico, religión o creencia, sexo, discapacidad o edad.
c) Confidencialidad: Todos los actores del proceso de certificación deben respetar la información
obtenida y recibida durante el desarrollo de los procesos, reconocer su valor, y nunca divulgarla si no
existe la debida autorización para ello, la cual solo se soporta en obligaciones legales o profesionales.
d) Justicia: Expresión de equidad y verdad en las interrelaciones y decisiones laborales.
e) Integridad: Los actores del proceso de certificación haciendo uso de su integridad en el quehacer
diario, generan y garantizan confianza en sus decisiones y juicios.
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8. NORMAS DE COMPORTAMIENTO
Para el ejercicio y aplicabilidad de cada uno de los principios se hace necesario normas de
comportamiento, definidas así:
Para el ejercicio de la objetividad es indispensable que todo actor conozca y ejerza las siguientes normas
de conducta:
• Ningún actor del sistema aceptará prebendas o valores que perjudiquen su profesionalidad.
• Ningún actor del sistema participará en actividades o sostendrá relación alguna que pueda generar
conflicto con CERTICOM S.A.S. o sus interactuantes.
• Ningún actor del proceso guardará información sobre los hechos que identifiquen y que al no
comunicarlos podría deformar los procesos y sus actividades.
Para el ejercicio del respeto es indispensable que todo actor conozca y ejerza las siguientes normas de
conducta:
• La diferencia debe reconocerse y aceptarse.
• La diferencia debe permitir el tratamiento igualitario y límites individuales.
• La diferencia debe permitir desarrollar un espíritu colaborativo.
• La diferencia debe permitir interactuar con honestidad, responsabilidad y competencia.
Para el ejercicio de la confidencialidad es indispensable que todo actor conozca y ejerza las siguientes
normas de comportamiento:
• Respetar la información confidencial de los clientes.
• No divulgar información de los clientes u organizaciones fuera de su ámbito.
• No divulgar opiniones o conductas de los actores sin su aprobación.
Para el ejercicio de la justicia es indispensable que todo actor conozca y ejerza las siguientes normas
de comportamiento:
• Promover el desarrollo de los procesos en forma equitativa y ecuánime.
• Toda acción debe aportar al mejoramiento y mantenimiento de los procesos, del certificado
obtenido, de la competencia demostrada, independiente de dónde provenga, pero con moralidad
y severidad.
• Generar en toda actividad un clima de imparcialidad, equilibrio e igualdad.
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Para el ejercicio de la integridad es indispensable que todo actor conozca y ejerza las siguientes normas
de comportamiento:
• Todo posible conflicto de intereses es discutido previamente antes de que se convierta en una
dificultad en el trabajo.
• Ninguna acción debe poner en riesgo el bienestar e integridad de las personas.
• El diálogo debe permitir construir y desarrollar los procesos con autonomía y respeto, para el logro
de los objetivos de los candidatos a certificación, de las personas que ejercen los diferentes roles.
9. APLICACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA
La aplicación del Código de Ética del proceso de certificación de competencias laborales adelantado por
CERTICOM S.A.S., tiene como base el Sistema de Gestión, específicamente en los procesos de
Certificación y Vigilancia, ambos documentados, con los cuales se da respuesta a las responsabilidades y
lineamientos establecidos por la norma NTC/SO/IEC 17024 y la normatividad colombiana relacionada con
el reconocimiento y la certificación laboral.
10. REFERENTE TEÓRICO Y DEFINICIONES
10.1.6.1 REFERENTE TEÓRICO
El Código de Ética es un marco que regula las relaciones entre CERTICOM S.A.S., las personas
certificadas o en proceso, examinadores, empresas en las cuales laboren personas certificadas por
CERTICOM S.A.S. y se constituye en instrumento que abarca la cultura propia de nuestro contexto, para
lo cual declara los principios y las normas de comportamiento que se deben respetar todas en conjunto,
tanto con clientes internos como externos.
De la NTC/ISO/IEC 17024, norma internacional que establece los criterios que deben cumplir los
organismos que realizan certificación de personas, se resaltan textualmente apartes de la cláusula 4.1.
“Organismos de Certificación”:
“4.1.1. Las políticas y los procedimientos del organismo de certificación y su administración deben estar
relacionados con los criterios establecidos para la certificación pretendida, deben ser imparciales y
equitativos para todos los candidatos, y deben cumplir toda la reglamentación y los requisitos legales
aplicables. El organismo de certificación no debe utilizar procedimientos para impedir o inhibir el acceso a
aspirantes y candidatos, excepto como se indica en esta norma internacional”.
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10.1.6.1 DEFINICIONES
Las definiciones de la NTC/ ISO/IEC 17024, aplicables al sistema de certificación de competencias
laborales se encuentran en Glosario Organismo de Certificación de Personas PC-CE-G-01 de CERTICOM
S.A.S. (Norma NTC-ISO/IEC 17000:2004 Evaluación de la conformidad. Vocabulario y principios
generales, norma 17027:2014 Evaluación de la conformidad. Vocabulario relativo a la competencia de las
personas utilizado en la certificación de personas y norma NTC-ISO/IEC 17024:2013 Evaluación de la
conformidad. Requisitos generales para los organismos que realizan certificación de personas.)
11. DEBERES Y DERECHOS
A continuación, se relacionan los deberes y derechos de las partes.
11.1.6.1 DEBERES DE LAS PERSONAS CERTIFICADAS O EN PROCESO DE CERTIFICACIÓN
✓ Acoger para su aplicación el presente Código de Ética.
✓ Ejercer la honestidad y la objetividad en el desempeño de su trabajo.
✓ Mantener los estándares de competencia en los que fue certificado.
✓ Cumplir con los procedimientos asociados en las normas certificadas.
✓ Cumplir con la reglamentación establecida por CERTICOM S.A.S.
✓ Generar evidencias de las competencias que se poseen.
✓ Declarar cualquier vínculo anterior y/o presente con los examinadores/evaluadores, que pudiese
comprometer la imparcialidad del proceso.
✓ No divulgar el contenido de los materiales de los exámenes de conocimiento y desempeño,
como tampoco tomar parte en prácticas fraudulentas de los mismos ni sacarle fotos.
✓ Utilizar el certificado de la competencia para realzar a CERTICOM S.A.S. y no para menoscabar
su prestigio.
✓ No utilizar el certificado para fines engañosos personales.
✓ No participar en actividades indebidas haciendo uso del certificado.
✓ Disponibilidad para que en el momento que se active por medio de una denuncia o queja
fundamentada y soportada, presentada a CERTICOM S.A.S. el Programa de Vigilancia de la
certificación de competencia laboral otorgada y durante el año de vigencia de la misma.
✓ Si se acoge al Programa de Renovación los costos de la renovación serían el setenta por
ciento (70%) del valor de la certificación del año en que se haga el proceso de renovación,
los cuales serán asumidos por la persona certificada.
✓ Mantener informado y actualizado a CERTICOM S.A.S. en lo concerniente a cualquier cambio en
la dirección particular y sitio de trabajo reportado en la solicitud de certificación inicial. En caso que
para efectos del Programa de Renovación, la persona certificada no se logre contactar en la
dirección o correo electrónico reportada a CERTICOM S.A.S o no se presente a cumplir con la
citación programada ni aporte la documentación requerida, el certificado automáticamente
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perderá su vigencia y no podrá desarrollar la actividad que cubre dicha certificación (Ver
Numeral 4.1.5, inciso tres del PC-CE-O-02 Reglamento de Certificación de personas de
CERTICOM S.A.S.). Esta información podrá realizarse por medio de correo electrónico,
comunicación escrita, vía telefónica o página web (Formato disponible en la página web).
✓ Pérdida de vigencia de la certificación cuando la persona no se hizo presente para el cumplimiento
del programa de renovación, teniendo que cesar las actividades cobijadas por la certificación e
iniciar un nuevo proceso de certificación.
✓ Custodiar el certificado obtenido y cuidar porque esté vigente en la ejecución de trabajos propios
de la competencia certificada.
✓ Devolver el certificado en caso de sanción de retiro definitivo de éste.
11.1.6.1 DEBERES DE CERTICOM S.A.S. Y DE LAS PERSONAS QUE TIENEN DIFERENTES ROLES
EN EL SISTEMA DE CERTIFICACIÓN
✓ Satisfacer las necesidades de los clientes en materia de certificación laboral.
✓ Documentar y poner a disposición de todas las partes interesadas sus políticas, procesos y
procedimientos propios de la certificación laboral.
✓ No discriminar a los interesados en la certificación por razones de nacionalidad, sexo, raza, origen
étnico, religión o creencia, discapacidad física, edad.
✓ Disponer de personal competente para atender solicitudes de personas a certificar, reconocer,
preparar y aplicar pruebas (instrumentos de evaluación), tratar las apelaciones y/o quejas, y decidir
sobre la certificación.
✓ Documentar los procesos de certificación y de vigilancia y ser revisados y actualizados motivado
por solicitud expresa sustentada de las partes, evidenciando las modificaciones.
✓ Mantener confidencialidad en la información obtenida en los procesos de certificación y de
vigilancia.
✓ Definir los requisitos que deben cumplir las personas empleadas por CERTICOM S.A.S. o en
alianza, que adelanten procesos de certificación.
✓ Conservar y alimentar el Banco de Pruebas, con instrumentos libres de sesgo y estructurados de
modo que garanticen el acopio de evidencias de forma objetiva y sistemática.
✓ Brindar seguridad a las pruebas de evaluación (instrumentos), para protegerlos a lo largo de su
vida útil.
✓ Proteger datos electrónicos propios del proceso de certificación y de vigilancia.
✓ Documentar la información de las personas que en el sistema de certificación son proveedoras de
cualquier servicio.
✓ Monitorear y controlar a los examinadores/evaluadores reconocidos, y retirar su reconocimiento
cuando éste sea motivado por falta de competencia, y/o irregularidades en su ejercicio.
✓ Definir los procedimientos y las condiciones para conceder, mantener, renovar, ampliar y reducir
la certificación otorgada, respaldado con suficiente evidencia documentada, para suspender o
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retirar la certificación, informando al interesado para que tenga la oportunidad de analizar esta
decisión.
✓ Proporcionar el certificado de competencia laboral con una vigencia de UN (1) año a todas las
personas que demuestran la competencia, con su renovación al finalizar su vigencia.
✓ Renovar la vigencia del certificado proporcionado, asegurando mantenimiento de la competencia,
siempre y cuando la normativa de referencia no haya cambiado, pues sería la expedición con base
a una nueva evaluación con respecto a los cambios que haya surtido la misma.
✓ Definir un proceso de monitoreo o vigilancia para hacer seguimiento del cumplimiento de la
competencia certificada.
✓ Resolver la queja y/o apelación presentada por el candidato o por la empresa donde éste trabaja.
✓ Fijar las sanciones pertinentes a través del Comité de Certificación para quienes se hagan
merecedoras de ellas.
11.1.6.1 DERECHOS DE LAS PERSONAS CERTIFICADAS O EN PROCESO DE CERTIFICACIÓN
✓ Acceder ante CERTICOM S.A.S. a los servicios de la certificación laboral sin discriminación
alguna.
✓ Exponer queja y/o apelación con las evidencias propias del suceso, primero ante su evaluador,
luego ante el Comité de Certificación si fuese necesario, y requerir la resolución en un término de
quince (15) días hábiles a partir de su petición escrita.
✓ Exigir la certificación laboral oportuna, frente al estándar en el que demostró competencia.
✓ Acceder a su Portafolio de Evidencias durante el proceso, y a recibirlo cuando el proceso haya
finalizado, sin la inclusión de los cuestionarios y pruebas realizadas.
11.1.6.1 DERECHOS DE CERTICOM S.A.S. Y DE QUIENES ESTÁN INVOLUCRADOS EN EL
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
✓ Exigir el cumplimiento del Reglamento de Certificaciones de Personas de CERTICOM SAS.
✓ Exigir la aplicación del presente Código de Ética en todas sus partes.
✓ Exigir la aplicación del procedimiento para certificar competencias laborales y el uso de los
registros establecidos dentro del Sistema de Gestión para el mismo.
✓ Aplicar las sanciones correspondientes según falta al Código de Ética.
12. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA
Es responsabilidad del Gerente General de CERTICOM S.A.S. y/o Director de Certificaciones la revisión y
actualización del Código de Ética, previo aval del Comité del Esquema.
13. REFERENCIAS DOCUMENTALES
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• ISO/IEC 17024 “Evaluación de la conformidad. Requisitos generales para los organismos que realizan
la certificación de personas.”
• NTC ISO 9000:20015. Bogotá D. C., Colombia.
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SEGUNDA PARTE
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14. FALTAS ESPECÍFICAS SECTOR GAS
Las siguientes son consideradas faltas en las que podrían incurrir las personas certificadas en el sector de
gas y las sanciones frente a ellas.
Artículo 1°.- Son causales de llamado de atención del personal certificado en sus competencias laborales
por CERTICOM S.A.S. del sector de gas, las siguientes:
Si incurre por primera vez en las siguientes faltas:
✓ Conectar artefactos a gas sin el cumplimiento de los requisitos técnicos descritos en la norma o
recomendado por los fabricantes.
✓ Dejar instalaciones inconclusas en cuanto a las redes de gas u otros acabados inherentes a las
mismas.
✓ Abandonar los proyectos o las obras sin justa causa.
✓ Hacer modificaciones sin consultas al diseño de la instalación interna.
✓ Utilizar reiteradamente equipos descalibrados.
✓ Iniciar la construcción de redes de gas sin tener diseños aprobados, en aquellos casos en que sea
necesario atender este paso, en forma previa.
✓ Agraviar de palabra o de hecho a clientes, colegas y funcionarios de las empresas distribuidoras de
gas o que actúen en representación de ésta.
✓ Recibir quejas justificadas de los clientes y funcionarios de la empresa prestadora del servicio.
✓ Iniciar trámites de diseño sin estar autorizado por el propietario o el constructor.
✓ Mostrar fallas continuas o reiteradas en el diseño o instalación de las redes de gas.
✓ Violar las normas de construcción o instalación.
✓ Dar falsos testimonios en la información entregada a los usuarios y a la empresa prestadora del
servicio.
✓ Realizar trabajos de redes de gas, utilizando en forma fraudulenta otros servicios públicos.
Artículo 2°.- Son causales de suspensión de seis (6) meses, del personal del sector del gas certificado en
sus competencias laborales por CERTICOM S.A.S., las siguientes:
Si incurre por primera vez en las siguientes faltas:
✓ Cambiar o reemplazar material suministrado, por otro de especificaciones menores a las estipuladas
y que posea certificado de calidad o de conformidad.
✓ Utilizar materiales que no cumplan con la normatividad técnica nacional o internacional y las
recomendaciones del fabricante.
✓ Alterar los equipos de medida, regulación y artefactos a gas.
✓ Alterar o incluir datos falsos en los registros producto de su actividad como persona certificada.
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✓ Efectuar, sin autorización previa de la empresa prestadora del servicio, una suspensión, reconexión,
corte o reinstalación de clientes del servicio de gas o hacerlo en forma fraudulenta.
✓ Entregar reportes de prueba de hermeticidad para una instalación, sin haberlas ejecutado o ejecutar
dicha prueba en forma fraudulenta.
✓ Falsificar la firma de un tercero en el proceso de instalación de redes de gas, sea aquél, funcionario
de la empresa prestadora del servicio u otro instalador inscrito en el registro de personas certificadas
por competencias laborales de CERTICOM S.A.S., o un cliente.
✓ Falsificar o adulterar catálogos o manuales de fabricantes.
✓ Cobrar por firmar planos isométricos de terceros.
✓ Firmar documentos que no correspondan a actividad realizada por la persona certificada.
✓ Manipular, obstaculizar, intervenir, romper y utilizar sin autorización las redes y demás elementos del
sistema de distribución del gas.
✓ Solicitar dinero a los clientes por los trabajos ejecutados, en aquellos casos en que la empresa
distribuidora y/o la empresa contratante asume directamente el cobro al cliente.
✓ No marcar las pegas realizadas en polietileno (Electrofusión – Termofusión).
✓ Efectuar fusiones en una subcategoría diferente para la cual está autorizado. Para soldadores: exceder
el alcance autorizado de los trabajos, dar mala información sobre tiempos de ejecución de fusiones,
no comprobar en campo de las observaciones que eventualmente acompañan la autorización de
trabajos y que pueden afectar al sistema o a los usuarios.
✓ Avalar trabajos de terceros con su firma como persona certificada.
✓ Intervenir las redes y acometidas en servicio sin autorización de la empresa prestadora del servicio.
Artículo 3°.- Son causales de Suspensión Temporal por el término de Un (01) mes del Certificado del
personal del sector del gas certificado en sus competencias laborales por CERTICOM S.A.S., por parte
del Comité de Certificación las siguientes:
Si incurre en las siguientes faltas:
✓ No mantener actualizados sus datos personales y laborales establecidos por CERTICOM S.A.S. para
su contacto e información por parte del Organismo de Certificación.
Artículo 4°.- Si la persona certificada incurre por segunda vez en las faltas previstas en los artículos 1° y
2° del presente código de ética, será sancionada con el retiro del certificado por doce (12) meses.
15. CONTROL DE REVISIONES
Revisión Descripción Fecha
Uno Inclusión del capítulo de alturas, fallas y sanciones. Numeral
11.2. 2012-01-30
CÓDIGO DE ÉTICA DE CERTICOM S.A.S.
Código: PE-DE-O-02
Revisión: Cinco Fecha: 2016-09-15
Elaboró: Director Certf.
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Dos
Inclusión y revisión de algunos deberes del numeral 7.1.
Inclusión de: literal a) numeral 8.1; inciso cuarto del Artículo
2° y Artículo 4°.
Eliminación del capítulo de Trabajo en alturas, fallas y
sanciones del numeral 11.2
2013-05-24
Tres
Inclusión del término de suspensión temporal y revisión de
redacción en el numeral 7.1
Inclusión numeral 7.3 contenido a entregar del portafolio de
evidencias al candidato
Revisión e inclusión al numeral 8 “Sanciones y Descargos” los
parámetros que enmarcan las sanciones
Modificación del título del numeral 11
Fijación del término de suspensión temporal Artículo 3° y
precisión para el retiro en el Artículo 4°
2013-07-31
Cuatro
Cambio de “Comité de Revisión y Atestación” por “Comité de
Certificación”
Cambio del Tiempo de Suspensión Temporal del Certificado
de tres meses a un mes.
2015-01-23
Cinco
Se eliminó todo lo concerniente al Programa de Vigilancia
para el seguimiento anual y las suspensiones temporales que
se desprendían de esta vigilancia.
Se realizaron correcciones de redacción en algunos apartes
del documento.
2015-09-12
Elaboró Revisó Aprobó
María Isabel Muñoz González
Coordinadora de Calidad
Alberto José Rocha Nuñez
Director de Certificaciones
Álvaro Rocha Nuñez
Gerente
2016-09-04 2016-09-08 2016-09-12