CURSO AUDITORIAS INTERNAS DEL
SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
OBJETIVOS del CURSO
El Participante al finalizar el curso ser
capaz de:
Planificar una auditoria Contar con los criterios para Ejecutaruna auditoria
Elaborar un Informe de una auditoriarealizada
Ejecutar actividades de seguimiento deauditorias realizadas
TEMARIOIntroduccin a las auditorias Clasificacin
Trminos y Definiciones
Procedimientos de Auditoria
Gua 19011
Etapas de la auditoria
Auditoria Planificacin
Enfoque de la auditoria
Auditoria - Ejecucin
Rol del Auditor
Reporte de NC
Auditoria - El Reporte
Auditoria - Seguimiento
Introduccin a lasauditorias Clasificacin
Proceso de verificacin sistemtico,independiente y documentado para obtener
y evaluar objetivamente las evidencias de
auditoria ...
Evidencias de Auditoria: informacin
verificable, registros o declaraciones de
hechos.
Definicin (ISO 9000)
... con el fin de determinar la extensin con que se cumplen los criterios de
auditoria
Criterios de Auditora: polticas,
procedimientos, estndares, buenas
prcticas o requisitos con los que el
auditor compara la evidencia reunida
durante la auditoria.
Definicin (cont.)
Proceso de verificacin sistemtico,
independiente y documentado
para obtener y evaluar objetivamente las
evidencias de auditoria con el fin de
determinar la extensin con que se
cumplen los criterios de auditoria del
sistema de gestin fijado por la
organizacin
DEFINICION
CLASIFICACIN DE LAS
AUDITORAS
AUDITORASINTERNAS
AUDITORASEXTERNAS
SEGUNDA PARTE
El SGC de la organizacin
es auditado por auditores
externos de partes
interesadasEj.: cliente audita proveedor
TERCERA PARTE
El SGC de la organizacin
es auditado por auditores
externos independientesEj.: auditoria de certificacin
PRIMERA PARTE
La organizacin audita su
propio SGCEj.: auditoria interna
Trminos y Definiciones
auditoriaProceso sistemtico,
independiente y documentado
para obtener evidencias de la
auditoria y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumplen los
criterios de auditoria
Equipo auditor
Uno o ms auditores que
llevan a cabo una auditora
auditor
Persona con la competencia
para llevar a cabo una auditora
Experto tcnico
Persona que aporta
experiencia o conocimientos
especficos al equipo auditor
Cliente de la
auditoria
Organizacin o persona
que solicita una auditora
auditado
Organizacin que es
auditada
Uno de los
auditores es
designado como
lder
Puede incluir
auditores en
entrenamiento
Puede ser el
auditado u
otra
organizacin
No participa
como auditor
ISO 9000:2005
ISO 19011:2002
programa de auditoria
Conjunto de uno o ms
auditorias planificadas para un
perodo de tiempo determinado
y dirigidas hacia un propsito
especfico
hallazgos de la auditora
resultados de la evaluacin
de la evidencia de la
auditoria recopilada frente
a los criterios de auditoria
evidencia de la auditora
registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes
para los criterios de auditoria y
que son verificables
conclusin de la auditoria
resultado de una auditoria
que proporciona el equipo
auditor tras considerar los
objetivos y todos los
hallazgos de la auditoria
plan de auditoria
descripcin de las
actividades y de los detalles
de una auditoria
alcance de la auditoria
extensin y lmites de una
auditoria
criterio de auditoria
conjunto de polticas,
procedimientos o requisitos
utilizados como referencias
ISO 9000:2005
ISO 19011:2011
conformidad
cumplimiento de un requisito
no conformidad
incumplimiento de un requisito
requisito
necesidad o expectativa
establecida generalmente
implcita u obligatoria
ISO 9000:2005
ISO 19011:2011
Principios de auditoria
relacionados con los auditores
Conducta ticaEl fundamento del
profesionalismo
Cuidado profesionalLa aplicacin de esmero y criterio en
la auditora
Presentacin justaLa obligacin de reportar
acertada y precisamente
ISO 19011:2011
ISO 19011:2011Independencia
La base para la
imparcialidad de la
auditora y la objetividad
de las conclusiones
Enfoque basado en evidenciasEl mtodo racional para lograr
conclusiones de la auditora confiables y
reproducibles en un proceso sistemtico
Principios de auditoria
relacionados con los auditores
Procedimientos deAuditoria
PROPSITO DE UNAAUDITORIA
Es Conforme a las disposiciones
planificadas, los estndares y los
requisitos de las normas aplicables
Est funcionando / implementado
Es efectivo y produce los resultadosprevistos
Determinar si el Sistema de Gestin
Proveer informacin para la Revisinpor la Direccin
Razones para realizar una
auditoria
Est programada
Nuevos proveedores
Revisin peridica de proveedores
Requisito contractual
Cambios en el sistema
Problemas de calidad
Beneficios
Dar confianza a la direccin
Dar confianza al cliente
Observar problemas operacionales
Proveer oportunidades de mejoramiento
Proveer retroalimentacin para acciones
correctivas y preventivas
EL PROGRAMA DE AUDITORIASConsiderar
Importancia de los procesos y reas a
auditar
Estado de la actividad
Resultados de auditoras previas
Minimizar alteraciones en la Empresa
Disponibilidad de los auditados y auditores
El programa suele ser anual o semestral
1. Incluir todos los sectores/areas y procesos
dentro del alcance del SGC
2. Cubrir todos los requisitos de la norma
aplicable
3. Definir frecuencia de auditoras segn
importancia de la actividad
4. Considerar tiempo de realizacin de cada
auditora
EL PROGRAMA DE AUDITORIASPAUTAS
alcance
frecuencia
metodologa de auditorias
responsabilidades y requisitos para
conducirlas
comunicar sus resultados
Debe comprender:
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Gua 19011
ISO 19011:2011
Guas para auditar sistemas de
calidad y ambiental
1 Alcance
2 Referencia Normativa
3 Trminos y definiciones
4 Principios de auditoria
5 Gestin de programas de auditoria
6 Actividades de auditoria
7 Competencia y evaluacin de auditores
Calificaciones del auditor
Atributos personales
Educacin,
entrenamiento,
trabajo y experiencia
en auditorias
Competencia
Lder del equipo
Calificaciones duales
Proceso de evaluacin
Desarrollo profesional
continuo DPC
Cuidado profesional
Seleccin del equipo
auditor
LenguajeISO 19011:2011
Revisin documental inicial
u otros
criterios de
auditora
ISO
9001:2008
(Adecuacin, de escritorio, de intencin)
Utilizar listas de chequeo
En muchos casos no es posible
asegurar si los requisitos de
ISO 9001 se cumplen, solamente
revisando el manual de calidad Los auditores tendrn que desarrollar
un enfoque global para asegurar la
adecuacin de la documentacin del
SGC (no slo procedimientos) y pueden
desarrollar una parte o el total de esa
actividad en sitio
Beneficios de la revisin
documental inicial
Entender el sistema
Ayuda a la planificacin
Identifica necesidad de especialista
Identifica problemas
Provee oportunidad para llenarinsuficiencias
Evala si es entendible
Auditoria de conformidad
o de implementacin
Prcticas de trabajoy el resto de
la documentacin
del SGC
Las prcticas de trabajo pueden
no estar documentadas en
procedimientos o instructivos
Etapas de la auditoria
1 PREPARACIN
2 EJECUCIN
3 INFORME
4 SEGUIMIENTO
ETAPAS DE UNA AUDITORA
Distribucin tpica de tiempos
1.- Preparacin 40%
2.- Ejecucin 40%
3.- Informe 10%
4.- Seguimiento 10%
Auditoria Planificacin
PAUTAS PARA LA PREPARACIN DE LA AUDITORA
Las auditoras son costosas
Las auditoras deben ser bien planeadas y
conducidas
Las auditoras no deben ser realizadas por
sorpresa
Acordar siempre con el auditado fechas
convenientes por adelantado (ver Programa de
Auditoria)
INFORMACIN PREVIA Informes de Auditorias anteriores y
Revisiones de la Direccin
Documentos del SGC: Fichas de
procesos, procedimientos, mtodos,
manuales, etc.
Mapa de procesos
Legislacin, otros requisitos aplicables
y Documentos Institucionales
Reclamos de partes interesadas
Necesidades de la Gerencia
Qu hacen en el Area / sector?
Cun grande es cada proceso?
Qu procesos operan?
Qu criterios se deben cumplir?
Complejidad de las operaciones
INFORMACION DEL AREA AAUDITAR
PREPARACION DEL AUDITOR
ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...
Mapear el sistema
Procesos
Entradas & salidas
Controles
Secuencia de procesos
Interacciones
Elaborar el Plan de Auditoria!
PREPARACION DEL AUDITOREl auditor debe prepararse para...
Seguir el proceso de un extremo hasta el otro,verificando la eficacia del control
No limitarse solo a determinar la conformidad de lasactividades con lo establecido en los procedimientos
Evaluar tambin, y sobre todo, si el proceso escapaz y produce los resultados intentados
El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad
de los procesos y del sistema para alcanzar los
objetivos establecidos !
Objetivo y alcance
Lugares, fechas y recursos
Criterio: Documentos o requisitos
aplicables
Integrantes del Equipo de
Auditoria
Cronograma de actividades, con tareas
asignadas a los auditores
Debe ser acordado con el auditado
AGENDA DE AUDITORA
AGENDA DE AUDITORA
AGENDA DE LA AUDITORIA
1. Informacin General de Auditoria Interna
Procesos / Sector Auditado:
VENTAS ADMINISTRACION
Cdigo de Auditora:
2008 / 04
Fecha de Auditoria: 11 de Junio de 2008
Auditor Lder: Sr. Au.
Auditor Asistente: Sr. Ditor
Objetivo de la Auditoria: : Evaluar el grado de implementacin del Sistema Integrado
de Gestin
Alcance de la Auditoria:
Todos los procesos comerciales y Administrativos. Todos los requisitos aplicables
1.1 Agenda
Hora Auditor Lder Auditor Asistente
9:00 Reunin Inicial
9:15 Seguimiento de NC y AC (8.5.2, 8.5.3)
9:45 Procesos comerciales (7.2., 8.2.1)
Mercado externo (7.2., 8.2.1)
10:30 Logstica (7.4) Exportaciones (7.2, 8.2.1)
12:00
13:00 Reunin de enlace del equipo auditor
14:00 Reunin Final
REFRIGERIO
Criterio: ISO9001:2000
El Equipo de Auditoria debe ser informado de:
Objetivos, Alcance y Criterio de la auditoria
Detalles de los sectores y actividades a auditar
El Equipo de Auditoria debe:
Recopilar la informacin previa necesaria
Elaborar la agenda de Auditoria
Preparar los documentos de trabajo:
Listas de verificacin
Formatos
PREPARACIN DE LA AUDITORIA
TEMAS A INVESTIGAR YSECUENCIA
2.- El SGC est implementado y
funciona segn la planificacin?
3.- El SGC es eficaz?
Es capaz para lograr los objetivos
y alcanzar la satisfaccin de las
partes interesadas?
Secuenciatradicional
Secuenciasugerida
1.- El SGC est diseado conforme a
las normas aplicables?
DebilidadesEn requisitosespecficos
PAUTAS PARA LA AGENDA DE
AUDITORIA
Se recomienda realizar la primera entrevista alresponsable del Sistema de gestin de calidad para
tener una visin global del mismo.
La penltima entrevista debe hacerse a RecursosHumanos para cruzar informacin recogida en
campo sobre competencias y responsabilidades del
personal.
La ltima entrevista es a la Alta Direccin ya que esimportante preguntarle aspectos de gestin una vez
que se ha auditado todos los procesos planificados.
PAUTAS PARA LA AGENDA DE
AUDITORIA
Siempre debe auditarse al Representante de laDireccin y a la Alta Direccin an cuando elalcance de la auditoria fuese bien reducido.
Respetar los horarios de entrada/salida,tiempos de descanso y otros.
Incluir en la Agenda los tiempos de trasladocuando las sedes son distantes entre s.
Incluir en la Agenda los tiempos de refrigerio delos auditores pero no contabilizarlos en elnumero de das/ horas auditor.
TALLER 1 AGENDA DEAUDITORIA
INSTRUCCIONES
Para la DGA, elabore un Plan de auditoriainterna para el alcance INDICADO EN EL
MANUAL de Calidad y utilizando la
informacin del mismo.
Tiempo estimado 8 das auditor.
TALLER 1- AGENDA DE
AUDITORIA
MATERIALES A UTILIZAR:
Manual de gestin de Calidad de DGA
Formato de Plan de Auditoria de DGA
Norma ISO 9001, 14001, OHSAS 18001
Gua para asegurar la continuidad de laAuditoria
LISTA DE VERIFICACIN
Mantiene claros los objetivos
Ayuda a administrar el tiempo
Define el camino de la
investigacin
Organiza la toma de notas
-UPCH
SISTEMAS INTEGRADOS
AUDITORIA INTERNA
LISTA DE VERIFICACION
FECHA:.............
AUDITORIA:......
SECTOR/PROCESO:. ..............................
ALCANCE:. ................................................
AUDITADO:...........................
AUDITOR:. ................................. .
REQUISITOS PUNTOS A VERIFICAR Doc HALLAZGOS
CONTROL
DEL
PROCESO
MEJORA
DEL
PROCESO
PLAN&
IMPLEMENT,
PROCESO
NC
TOTAL AUDITORIA
SIG
Resp.
Recursos
Disear una muestra
sistmica y registrarla
en la
Lista de Verificacin
Reg
.
Mal uso de la Lista de Verificacin:
Omisin de temas importantes por no estarincluidos
Realizar un ejercicio de preguntas y
respuestas (obstruccin de la comunicacin)
Tener una perspectiva estrecha del sistema deCalidad
TALLER 2 LISTA DEVERIFICACION
INSTRUCCIONES;
Para un proceso a auditar que est
incluido en el Plan de la Auditoria, elabore
una lista de verificacin, considerando
como potenciales preguntas los puntos de
las normas a auditar, los documentos
Institucionales y el marco legal
relacionado.
TALLER 2 LISTA DEVERIFICACION
MATERIALES A UTILIZAR:
Plan de la auditoria (Taller 1)
Ficha de proceso asignada
Formato Lista de Verificacin de DGA
Papel en blanco
Norma ISO 9001
Enfoque de la auditoria
Las relaciones entre auditor y
auditado son crticas para una
auditora exitosa
Relaciones auditor - auditado
Informacin
Ideas
Actitudes
Comunicacin
Emisor
codifica
Receptor
decodifica e
interpreta
Mensaje
Retroalimentacin
Proceso comunicativo
Fsicas
Intelectuales
Fisiolgicas
Barreras para una
comunicacin efectiva
Creando un clima para la comunicacin:
Tranquilice al auditado
Explique el propsito
Explique acerca de las notas
Mantenga al auditado informado de susobservaciones
Establecer un climaapropiado
Tranquilice alauditado
Utilice la tcnicapara preguntarapropiada
Haga preguntasaclaratorias
Observe ellenguaje corporal
Observe ellenguaje paralelo
Sea amigable ydiplomtico
Enfoque exitoso para la auditoria
Auditoria - Ejecucin
EJECUCIN DE LA AUDITORA
ETAPAS
Reunin inicial
Recopilacin de evi dencias
Reunin final
Se establecen las reglas generalespara la realizacin de la Auditoria
Contenidos:
Presentaciones
Exponer cul es el objetivo, alcance y criterio de la
Auditoria, siempre enfocando el propsito de mejora
Metodologa a emplear para entrevistas y reporte
Definicin de No Conformidad, Observacin, etc
Revisin de la agenda de Auditoria
Identificar los responsables de las reas a ser
auditadas (interlocutores vlidos)
REUNION DE APERTURA
Aclarar que la Auditoria es
una muestra
Declaracin de confidencialidad
Arreglos logsticos, traslados, seguridad,
pasaportes mdicos, etc
Aclaracin de dudas
Confirmar horario de la
reunin final
Confirmar visitas guiadas a las instalaciones (si es
necesario)
La reunin inicial no se debe suprimir!
Contenidos (cont.) :
REUNION DE APERTURA
Informacin verificable
Se basan en:
- entrevistas
- examen de documentos
- observacin de actividades y condiciones
- resultados de mediciones y ensayo
- registros
EVIDENCIAS OBJETIVAS
Tcnicas de preguntas: Abiertas
qu
porqu
cundo
cmo
dnde
quin
Usar prudentemente las preguntas:
Cerradas
Aclaratorias
Mustreme!
ENTREVISTAS
El auditor mantiene el control
Lista de participantes
Auditar dentro de la actividadplaneada
Tomar notas
Recabar evidencias objetivas entodas sus formas
RECOPILACION DEEVIDENCIAS
Investigar todo lo necesario
Seguir la pista de auditoria
Tomar muestras representativas Verificar la coincidencia entre
procedimientos escritos y la
realidad
RECOPILACION DEEVIDENCIAS
Verificar lo expuesto durantelas entrevistas
Comunicar al auditado las NoConformidades
Determinar si las No Conformidadesconstituyen casos aislados o si son
generalizadas
Registrar las No Conformidades
RECOPILACION DEEVIDENCIAS
Rol del Auditor
El rol del auditor es establecer para el clientede la auditoria la informacin basada en
hechos de hasta qu grado los requisitos del
criterio de auditoria se cumplen
Todas las conclusiones deben basarsefirmemente en evidencia objetiva
El auditor lder debe estar completamente acargo de la auditoria.
Rol del Auditor
RESPONSABILIDADES DEL
AUDITOR
Cumplir con los requisitos
Seguir plan y procedimientos
Permanecer dentro del alcance
Comunicar y aclarar requisitos de auditora
Planear y realizar tareas individuales, acertada yresponsablemente
Recolectar y analizar evidencia
RESPONSABILIDADES DEL
AUDITOR
Permanecer alerta
Reportar las observaciones
Verificar acciones correctivas
Cooperar con el auditor lder
Retener y proteger documentos de la auditora
Mantener confidencialidad
Actuar de manera tica
Responsabilidades del
Auditor Lder
Obtener toda la informacin requerida para laplanificacin
Asistir en la seleccin del equipo
Preparar el plan general
Asignar tareas individuales
Asegurar que los documentos de trabajo estnpreparados
Auditar suficiencia
Representar al equipo auditor
Responsabilidades del
Auditor Lder
Presidir las reuniones de apertura y cierre
Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdoal plan
Asegurar que las reuniones de enlace se llevan acabo regularmente
Asegurar que los resultados de auditoria seanreportados de una forma clara, concluyente y sindemoras
Reporte de NC
Qu es una No Conformidad?...
No cumplimiento de un requisito del cliente o
de otras
partes interesadas
Requisito: necesidad o expectativa establecida
o implcita
Requisito legal o regulatorio
Una Oportunidad para mejorar el desempeo, los
resultados y la satisfaccin de partes interesadas
HALLAZGO
DE LA
AUDITORA
Documentar las Fortalezas encontradas
Las Debilidades pueden darse a travs de:
a. No conformidades: generadas por el incumplimiento de
requisitos establecidos
b. Potenciales No conformidades (Observaciones): se
generan a raz de hallazgos donde an no se ha
incumplido requisitos pero se tienen evidencias que en
cualquier momento se presentarn las mismas.
DEBILIDADESFORTA
LEZAS
DEBILIDADES
Para que un Hallazgo se defina como NC se
requieren 2 condiciones mnimas:
Debe estar basado en evidencias objetivas Debe demostrarse incumplimiento derequisitos:
De la norma ISO 9001 y otros estndares
aplicables
Procedimientos, planes u objetivos/metas
Requisitos legales o regulatorios
NC
INFORME DE NO CONFORMIDAD
CONTENIDOS
Area/Proceso
Hallazgo(evidencia objetiva)
Requisito Incumplido
Firma
Para el proceso Bienestar de Personal, se tiene comoobjetivo Cumplir oportunamente con el trmite de pagos de subsidios, cuyo Indicador es Porcentaje deexpedientes tramitados oportunamente para el pago desubsidios teniendo como meta 90% de cumplimientomensual, la cual no se ha logrado para los ltimos 4meses, en los que los resultados estn por debajo del85%. El jefe de la Divisin de RR.HH dice que an no sehan identificado las causas de los problemas ni tomadolas acciones correspondientes.
EJEMPLO 1
Para el Proceso Bienestar de Personal, NO se evidencia la
toma de acciones relacionadas con el incumplimiento del Objetivo Cumplir oportunamente con el trmite de pagos desubsidios, cuyo Indicador es Porcentaje de expedientestramitados oportunamente para el pago de subsidios teniendocomo meta 90% de cumplimiento mensual, la cual no se halogrado para los ltimos 4 meses, en los que los resultadosestn por debajo del 85%. La Norma ISO 9001:2008 requiere,en el punto 8.2.3 lo siguiente:Cuando no se alcancen losresultados planificados , deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, segn sea conveniente. La Ficha de procesos Bienestar del Personal establece la meta referida.
REDACCIN DEL EJEMPLO 1EVIDENCIA
REQUISITOINCUMPLIDO
Durante la auditoria a NIT se ha evidenciado que las personas auditadasen los procesos de: Servicios Generales,Gestin de Compras, Almacenes,Egresos- Pago manifestaron que no leshaban comunicado susresponsabilidades.
EJEMPLO 2
Se ha evidenciado la No comunicacin de susresponsabilidades a los auditados de los procesossiguientes: Servicios Generales, Gestin de Compras,Almacenes, Egresos- Pago.
La Norma ISO 9001:2008 requiere, en el punto 5.5.1 lo siguiente: La Alta Direccin debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades estn definidas y son comunicadas dentro de la Organizacin.
REDACCIN DEL EJEMPLO 2EVIDENCIA
REQUISITOINCUMPLIDO
NO CONFORMIDADES
Auditor Auditado
NOCONFORMIDAD
ACEPTA LA NOCONFORMIDAD
INVESTIGARCAUSA
DETERMINAR ACCIN
CORRECTIVA
VERIFICACINIMPLEMENTACIN
VERIFICACINEFICACIA
REUNIN DE CIERRE Agradecimientos
Objetivos y alcance de la Auditora
Aclarar que la Auditora fue una muestra
Conclusiones: - existe un SGC?
- est implementado?
- es eficaz?
En relacin al objetivo de la auditora,
cul es la conclusin?
Acordar fechas de verificacin deacciones correctivas
Aclaracin de dudas
No conformidadespresentadas por cada auditor
REUNIN DE CIERRE
TALLER 3- REPORTES DE NO
CONFORMIDAD
INSTRUCCIONES
Los participantes resolvern los casospresentados por el Expositor.
TALLER 3- REPORTES DE NO
CONFORMIDAD
MATERIALES A UTILIZAR:
Separata de Reporte de Noconformidades
Formato de Solicitud de Accin correctiva/preventiva de la DGA
Norma: ISO 9001
Auditoria Integrada -El Reporte final
El Reporte es un procesocontinuo!!!
El informe escrito
rea auditada
Lugar y Fecha
Equipo de Auditoria
Participantes
Documentacin aplicable
Objetivo , Alcance y Conclusiones
Resumen de los resultados, fortalezas y debilidadesdel SGC
No conformidades y observaciones
Auditoria Integrada -Seguimiento
SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIN
EVIDENCIAS DE:
CAPACITACINNUEVOS PROCEDIMIENTOSCAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURANUEVOS REGISTROS
SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
NO HAY RECURRENCIA DE LA NC
TALLER 4 - ENTREVISTAS
INSTRUCCIONES:
En base a la Lista de verificacin del
Taller 2, realice una entrevista a su
auditado de acuerdo a lo desarrollado en
el taller mencionado.
TALLER 4 - ENTREVISTAS
MATERIALES A UTILIZAR:
Lista de verificacin del Taller 2
FIN DEL CURSO
GRACIAS POR SU ATENCIN