Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mejoramientode
Procesos
MBA Caniggia, Norberto
Presentador: Errecalde, Esteban
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
Definición Conceptual del Mejoramiento de Procesos.
Factores del Mejoramiento de Procesos. Fases del Mejoramiento.
Consecuencias.
Conclusiones.
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Mejoramiento de Procesos.
Un proceso es una secuencia repetitiva de actividades que los miembros de una Organización realizan a diario para generar una “salida” en base a una entrada de información, insumos, conocimiento, etc.
¿A qué llamamos “Proceso”?
Entrada SalidaProceso
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Mejoramiento de Procesos.
Generación de un producto Semi-elaborado
Ejemplos de Procesos:
Tomar una llamada telefónica
Definir un plan
Asignar los recursos a un proyecto
Tomar un créditoValidar la viabilidad de una alternativa
Contactarse con un cliente.
Abastecimiento de materias primas.Abastecimiento de materias primas.
Llevar a cabo una reunión de status.
Llevar a cabo una reunión de status.
Cargar un dato en un sistema integral
Realizar un pedido a un proveedor
Contratar a un empleado
Pagar los impuestos
Definir la periodicidad de las cobranzas de una empresa
Realizar una carga batch
La Seguridad de una Organización
Presupuestar un proyecto.
Pasos de implementación de un sistema en producción.
Definir el ascenso de un empleado
Dar Feedback a un empleadoCoordinar la entrega de
un producto a un cliente.
Llevar a cabo una reunión de status.
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Mejoramiento de Procesos.
Mejoramiento de Procesos
Llamamos “Mejoramiento de procesos” al método sistemático que tiene como finalidad realizar avances significativos en la manera en que los procesos de una Organización se ejecutan actualmente.Objetivos Finales
Eficiencia Reducción de Costos.
Potenciar las Ventas.
Política Organizacional
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Índice
Definición Conceptual del Mejoramiento de Procesos.
Factores del Mejoramiento de Procesos. Fases del Mejoramiento.
Consecuencias.
Conclusiones.
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Mejoramiento de Procesos.
Factores que llevan al Mejoramiento de ProcesosExisten dos factores principales involucrados en el mejoramiento de los procesos:
El Cliente: A través del reclamo de precios bajos
A través de una rápida entrega
A través de una mejor atención
Solicitando un mayor nivel de calidad
Otros…
Políticas Legales y del Medio Ambiente
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Mejoramiento de Procesos.
¿Cómo sabe una empresa que tiene que “Mejorar”?La palabra clave para responder esta pregunta es DIAGNÓSTICO.
El diagnóstico es el momento cero de un proceso de mejora. Permite identificar cuáles son los procesos que generan productos cuyo cumplimiento presenta una brecha con las expectativas del cliente (interno y externo).
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Índice
Definición Conceptual del Mejoramiento de Procesos.
Factores del Mejoramiento de Procesos. Fases del Mejoramiento.
Consecuencias.
Conclusiones.
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Mejoramiento de Procesos.
Diagnóstico y Análisis
Relevamiento y Diagnóstico de las tareas que se ejecutan en un proceso a través del análisis de las entradas y las salidas del mismo.
Comparación entre Expectativas de los clientes (internos o externos) con la salida generada en el proceso.
Análisis del comportamiento de las entadas del proceso, tales como los recursos asignados y su comportamiento a lo largo de los últimos meses.
Relevamiento de las tareas que se efectúan para ejecutar el proceso. Permite obtener un estimado de potenciales mejoras y rendimientos.
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Mejoramiento de Procesos.
Diagnóstico y Análisis: Fedex
Se relevó el tiempo de cumplimiento de entrega de paquetes a destinos que se encuentran entre 400 y 600 kilómetros de distancia.
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Mejoramiento de Procesos.
Diagnóstico y Análisis: Fedex
Relevamiento de expectativas de los clientes: 3 días, 2 horas en promedio.
Brecha existente: 8 horas.
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Mejoramiento de Procesos.
Organización
Se detectó el proceso a mejorar y se comienzan a definir los parámetros de trabajo en el marco de un proyecto.
Asignación de Responsables y tareas a cumplir por cada uno de los miembros.
Determinar los parámetros de control a ser aplicados una vez que la mejora se haya implementado.
Definición del alcance de la mejora.
Cálculo de ROI
Metas de mejora fijadas en tiempo y con valores reales Reportes a generar
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Mejoramiento de Procesos.
Organización
Responsable de área de logística como líder del proyecto.
Metas fijadas:
Reducción del tiempo de entrega en un 5% para los primeros 6 meses.
Reducción del tiempo de entrega en un 15% para los primeros 12 meses.
Reducción a 3 horas promedio para Diciembre 2014.
ROI: 14% Para los primeros 4 años.
Reportes a Generar:
Matriz de costos e ingresos / ahorros estimados.
Gráfica de cumplimiento promedio desde 2008 a la fecha de 5 meses posteriores a la implementación.
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Mejoramiento de Procesos.
Interiorización del Proceso
Las tareas de Organización ya se encuentran definidas, al igual que los parámetros de control a ejecutarse luego de la implementación.
Se efectúa un relevamiento detallado de las tareas coordinadas que conforman el proceso a mejorar.
Se efectúa la documentación de las tareas actuales, determinando los resultados obtenidos y los recursos utilizados (entradas del proceso).
Requiere el involucramiento de todas las personas que realizan las tareas diarias y que tienen conocimiento sobre su ejecución.
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Mejoramiento de Procesos.
Interiorización del Proceso
Especificar las etapas del proceso.
Etiquetado y despacho de productos: 15 personas involucradas. Tiempo promedio por paquete, 3 horas.
Transporte hacia Empresas Tercerizadas para recorridas entre 400 y 600 kilómetros:
Proveedor PLUSMAR: Tiempo de entrega 2 días y 3 horas.
Proveedor VIA BARILOCHE: Tiempo de entrega 2 días y 5 horas.
Proveedor ÑANDÚ: Tiempo de entrega 2 días y 1 hora.
Logística desde la casa central de Fedex hacia los destinos particulares: 1 día y 2 horas.
Etiquetado y Distrib.
Transporte Tercerizado
Entrega a Domicilio.
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Mejoramiento de Procesos.
Interiorización del Proceso
Especificar las etapas del proceso.
Etiquetado y despacho de productos: 15 personas involucradas. Tiempo promedio por paquete, 3 horas.
Transporte hacia Empresas Tercerizadas para recorridas entre 400 y 600 kilómetros:
Proveedor PLUSMAR: Tiempo de entrega 2 días y 3 horas.
Proveedor VIA BARILOCHE: Tiempo de entrega 2 días y 5 horas.
Proveedor ÑANDÚ: Tiempo de entrega 2 días y 1 hora.
Logística desde la casa central de Fedex hacia los destinos particulares: 1 día y 2 horas. 8 personas involucradas
Etiquetado y Distrib.
Transporte Tercerizado
Entrega a Domicilio.
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Mejoramiento de Procesos.
Modernización
Tiene lugar una vez que se detectan las tareas a mejorar o reemplazar.
Abarca todos aquellos cambios que se llevan a cabo para reemplazar una tarea considerada como “No Eficiente” por la o las tareas que permitirán reducir los tiempos o los costos de un procesamiento.
Es en esta etapa cuando se presentan los casos con mayor resistencia ya que se vuelve realidad el hecho de que la Organización se encuentra en un proceso de cambio.
Requiere el compromiso de las personas involucradas para llevar adelante los cambios y cambiar las costumbres y comportamientos vigentes.
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Mejoramiento de Procesos.
Modernización
Etiquetado y Distrib.
Transporte Tercerizado
Entrega a Domicilio.
Recepción y validación de
productos
Repartición de productos para los
destinos de la ciudad
Diagrama de mapas de entregas
Logística de entrega de productos
3 horas 3 horas 2 horas 18 horas
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mejoramiento de Procesos.
Modernización
Recepción y validación de
productos
Repartición de productos para los
destinos de la ciudad
Diagrama de mapas de entregas
Logística de entrega de productos
3 horas 3 horas 2 horas 18 horas
Implementación de Sistema
de código de Barras
1 horaPersonal: Reducción de 4 a 2 personas
Estandarización de Diagramas y Mapas
de Distribución
1 horaPersonal: Reducción de 2 a 1 persona
Estrategia de Premios por
Cumplimiento
11 horas
Personal: 2 personas
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Mejoramiento de Procesos.
Medición y Control de la Mejora
Esta etapa tiene lugar cuando ya el proceso de ha implementado y se encuentra “Productivo”.
Durante este proceso, se analizan los resultados obtenidos a través de la generación de reportes y de medidores que relevan la performance del proceso con las modernizaciones implementadas.
Se pueden tomar medidas correctivas en el caso de que los resultados no reflejen los productos de salida esperados.
Se analiza la viabilidad del proyecto a través de la comparación entre lo planificado y lo efectivamente logrado.
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Mejoramiento de Procesos.
Medición y Control de la Mejora
Resultados luego de la implementación
Reducción del tiempo de entrega: 1 hora, 15 minutos (4%), Mayo 2013
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Mejoramiento de Procesos.
Medición y Control de la Mejora
Resultados luego de la implementación
Resultados de reducción esperados para Junio, 2013: 5,00%.
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Mejoramiento de Procesos.
Medición y Control de la Mejora
Concepto Costos Concepto Ingresos / AhorroPersonal de Análisis U$S 500,000 Ahorro anual en concepto de sueldos U$S 200,000Mejoras de Re-diseño U$S 733,000 Reducción de costos por no entregar U$S 150,000
Despidos de personal U$S 320,000incremento estimado de ganancias por mayor cumplimiento U$S 450,000
Gastos de mantenimiento anual de nuevas maquinarias U$S 70,000 Reducción de mermas y re-procesos U$S 30,000TOTAL U$S 1,123,000 TOTAL U$S 630,000
ROI obtenido en el primer año de trabajo: -43,00% aproximadamente.
ROI esperado: 14% en los primeros 5 años.
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Mejoramiento de Procesos.
Medición y Control de la Mejora
¿FUE EL PROYECTO UN ÉXITO DE ACUERDO A LO PLANIFICADO?
NO SÉ
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Mejoramiento de Procesos.
Mejora Continua
Esta etapa consiste en continuar el desarrollo permanente de los procesos internos.
Se hace uso del Benchmarking, en donde la empresa toma del mercado las mejores prácticas existentes y las implementa en sus procesos internos.
Se vuelve una filosofía organizacional con el objetivo de cumplir las crecientes demandas de los clientes y mantener la competitividad en el mercado..