MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS INMUEBLES Y RENTAS DE
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Realizado por: La Comisión Designada:
Septiembre, 2007
SISTEMATIZACION DE LA ADMINISTRACION UNIVERSITARIA
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Autoridades Universitarias
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Léster Rodríguez Herrera RECTOR
Humberto Ruiz Calderón
VICERRECTOR ACADÉMICO
Mario Bonucci Rossini VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
Nancy Rivas de Prado
SECRETARIA
Jesús Calderón Vielma Director de la Dirección de Servicios de
Información Administrativa (DSIA)
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Autoridades Universitarias
EQUIPO DE TRABAJO
ELABORADO POR:
Comisión designada, integrada por:
Ec. Yesenia Rodríguez – Rpte de la Dirección de FOMENTO Ec. María Antonia Altuve – Rpte de la Dirección de PLANDES Lic. María Gabriela Rivas – Rpte de la Dirección de Ing. y Mto TSU. Oscar Dugarte – Rpte del Dpto de Higiene y Seguridad Laboral (Dir. Personal) Abg. Frank Solano – Rpte de la Dirección de Vigilancia Lic. Gladys Rodríguez de Lezama – Líder del Proyecto – Rpte de la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA)
COLABORADORES:
Personal Directivo, Administrativo y Obrero de las Direcciones de: Fomento, PLANDES, Ingeniería y Mantenimiento, Vigilancia, DSIA y Departamento de Higiene y Seguridad Laboral de la Dirección de Personal.
DISEÑO, COORDINACIÓN Y ASESORÍA: Ing. Elvia Abreu R., Especialista Organizacional y Líder del Área de Modelado de Sistemas y Desarrollo Organizacional de la UD-DSIA
MÉRIDA, SEPTIEMBRE 2007
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Autoridades Universitarias
MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SN
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Autoridades Universitarias
INDICE DE CONTENIDO Introducción Antecedentes Históricos Representación gráfica de los Procesos por Dependencia Modelo de Negocio (MN) del Sistema de los Inmuebles y Rentas de la ULA Modelo del Sistema de Negocio (SN)
− Diagrama de Jerarquía de Sistemas Modelo de Objetivos de Negocio del SN Modelo de Procesos de Negocio del SN
Índice de Contenido del Modelo de Procesos Diagrama de Proceso del SN Cadena de Valor del SN Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales (PF) Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo (PA) Procesos Fundamentales (PF)
PF-1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles. PF-1.2 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Donación. PF-1.3 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Permuta. PF-1.4 Recaudación de Ingresos por Operaciones Inmobiliarias. PF-1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA. PF-1.6 Servicios Complementarios. PF-1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles. PF-1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles. PF-1.9. Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles y/o Procesar Diseño
de Espacios Físicos. PF-1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos
en terrenos Universitarios. PF-1.11. Recopilación de Información para Base de Datos, Plano Teca y
Fichaje de Terrenos.
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Autoridades Universitarias
PF-2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-2.1 Asignación de Uso de los Bienes Inmuebles PF-2.2 Seguimiento y Control del uso de los Bienes Inmuebles
PF-3: Mantenimiento de los Inmuebles
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF- 3.1 Procesamiento de solicitudes de mantenimiento de los Inmuebles
PF-3.1.1 Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería PF-3.1.2 Procesamiento de solicitud de servicio de Carpintería PF-3.1.3 Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería PF-3.1.4 Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura PF-3.1.5 Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería PF-3.1.6 Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde PF-3.1.7 Solicitud de Material Servicio de Albañilería
PF-3.18 Ejecución física de trabajos de mantenimiento PF-3.1.9 Inspección de ejecución de trabajo de mantenimiento
PF- 4: Prevención de Riesgo.
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles PF-4.2 Señalización Internas y Externas de los Inmuebles
PF-4.2.1 Coordinación de Proyectos de Señalización PF-4.2.2 Recolección de Información PF-4.2.3 Tramites Administrativos
PF-4.3 Evaluación de Proyectos de Ingeniería PF-4.3.1 Remodelación de Obras PF-4.3.2 Adecuación de Nuevos Proyectos PF-4.3.3 Renovación de Tecnologías de Proyectos
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Autoridades Universitarias
PF-4.4 Audita a los arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud en
el Trabajo PF-4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a
solicitud PF- 5: Resguardo de los Inmuebles
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
Proceso Fundamental PF-5 Resguardo de los Inmuebles
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-5.1 Operación de Actividades de Seguridad.
PF-5.1.1 Prevención y Protección para nuevos inmuebles de la ULA PF-5.1.2 Registro en los libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la
ULA PF-5.1.3 Información de las eventualidades sucedidas en los bienes
inmuebles de la ULA. PF-5.1.4 Resguardo Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA PF-5.1.5 Recepción de autorizaciones para el ingreso de personas a los
Bienes Inmuebles de la ULA.
PF-5.2 Control y Procedimiento de Siniestros en la ULA
PF-5.2.1 Ejecución de planes de prevención y disminución de riesgos y siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA
PF-5.2.2 Investigación y seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Autoridades Universitarias
Procesos de Apoyo (PA) PA1: Apoyo Administrativo
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos
PA-1.1 Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo Desconcentrada
Diagrama de Actividades y Procedimientos PA- 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades
PA-1.2 Coordinación y Formulación el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-1.2.1 Elaboración Plan Operativo Anual PA-1.2.2 Elaboración el Ante Proyecto de Presupuesto PA-1.2.3 Registro Distribución Administrativa
PA-1. 3 Ejecución de la asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de
Fomento Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-1.3.1 Ejecución Física trimestral a nivel de Proyectos y acciones especificas PA-1.3.2 Registro Cuentadantes PA-1.3.3 Apertura de Cuentas Bancarias PA-1.3.4 Conciliación de Cuentas Bancarias
PA-1.4 Administración y Gestión Ingresos Propios Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-1.4.1 Apertura de Ingresos Propios PA-1.4.2 Reposición Ingresos Propios PA-1.4.3 Rendición Ingresos Propios PA-1.4.4 Cierre de Ingresos Propios
PA-1. 5 Administración y Gestión del Fondo para el Financiamiento Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-1.5.1 Ejecución de Ingresos Propios
PA-1.6 Administración y Gestión de la Caja Chica Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA- 1.6.1 Creación Caja Chica PA- 1.6.2 Reposición Caja Chica
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Autoridades Universitarias
PA- 1.6.3 Cierre Caja Chica
PA-1. 7 Tramitación de Viáticos y pasajes Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-1.7.1 Tramitación de Viáticos y Pasajes Nacionales
PA-1.8 Administración y Gestión de Bienes Muebles Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-1.8.1 Ejecución de Compras PA-1.8.2 Registro de Bienes Muebles PA-1.8.3 Traslado de Bienes Muebles
PA-2. Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-2.1 Recepción de Correspondencia PA-2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas PA-2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida PA-2.4 Recolección de basura PA-2.5 Mantenimiento de las Instalaciones
PA-3 Apoyo Informático
Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-3.1 Instalación de Equipos
PA-4. Archivo Diagrama de Jerarquía de Procesos
Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-4.1 Préstamo de Documentación del Archivo PA-4.2 Archivo de Documentos
PA-5 Asesoría Legal
Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos
Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-5.1 Elaboración del Documento Compromiso PA-5.2 definición del Marco Legal del Financiamiento PA-5.3 Visado de Documentos PA-5.4 Actualización de Documento de Cobranzas de Cuentas Morosas
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Autoridades Universitarias
PA-6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos
Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes PA-6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios PA-6.3 Evaluación de la gestión.
Modelo de Reglas de Negocio del SN
Modelo Actores y Unidades Organizacionales
Modelo Actor-Rol-Actividad
Matriz Actores Procesos
Glosario de Términos
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Introducción
Introducción
El propósito de este instrumento es establecer los criterios, definiciones y procedimientos que intervienen en las operaciones relacionadas con los inmuebles y rentas de la Universidad de Los Andes, en el marco de las autorizaciones legales correspondientes, con el objeto de identificar las acciones relacionadas con su Administración, Asignación de Uso, Mantenimiento, Prevención de Riesgo y Resguardo. Igualmente pretende implementar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de asegurar un apropiado control interno y externo por parte de las Dependencias competentes.
El cumplimiento preciso y oportuno de las normas, procesos y procedimientos, enmarcados en la política de generación de ingresos de la Universidad de Los Andes, particularmente en los bienes inmuebles y rentas, permitirá que las Dependencias involucradas, coordinen la ejecución de sus funciones, a los efectos de lograr su objetivo de salvaguarda del patrimonio inmobiliario.
La Universidad de los Andes según lo establecido en la Ley de Universidades Sección XIII artículos 130 y 131 crea la estructura para gestionar el fomento de las rentas provenientes de la administración de inmuebles y de prestación de servicios complementarios a la comunidad universitaria. El Consejo Universitario como autoridad suprema de la Universidad dictamina las políticas que regirán en materia inmobiliaria, en un todo de acuerdo al mandato de la Ley de Universidades.
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Antecedentes Históricos
Antecedentes Históricos
La Universidad de Los Andes, Universidad Nacional Autónoma con domicilio en la ciudad de Mérida capital de Estado Mérida, Venezuela, creada originalmente por decreto de la Superior Junta Gubernativa de la Provincia de Mérida, en fecha 21 de septiembre de 1810, bajo el nombre de Real Universidad de San Buenaventura de Mérida de los Caballeros, y con el nombre de Universidad de Los Andes que le fue dado en 1883, según Decreto Nº 2543, Título I, artículo 5º, publicado en la Recopilación de Leyes y Decretos de Venezuela formada por orden del Ilustre Americano, General Guzmán Blanco, Tomo X del año 1887. Como una Institución educativa acreditada, requiere disponer de una Planta Física propia, para garantizar la continuidad del desarrollo de sus funciones. Esta Planta Física ha venido creciendo a través de los años, mediante actos de adquisiciones, donaciones y comodatos. No obstante, estos actos no han sido unilaterales; por cuanto así como la Universidad ha recibidos bienes inmuebles mediante las figuras de donaciones y comodatos, otras instituciones también han sido favorecidos con inmuebles propiedad de la Universidad de Los Andes, a través de estas figuras. El patrimonio inmobiliario de la Universidad de Los Andes, a través de los años, ha sido objeto de usufructo ilícito, sin que la Institución obtenga algún beneficio, por el contrario esto ha causado daños y pérdidas en muchos de los casos irrecuperables. Es por ello que la Universidad de Los Andes ha querido implementar un Reglamento, que permita normar de manera expresa los procedimientos de administración, uso, mantenimiento, prevención de riesgo y resguardo de los bienes inmuebles y sus rentas, con la finalidad de salvaguardar el patrimonio inmobiliario de la Universidad de Los Andes.
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Materia: Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los
Andes Asunto: Representación Gráfica de los Procesos por Dependencias
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Materia: Modelo del Sistema de Negocio Asunto: Modelo del Sistema de Negocio (SN)
MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)
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Materia: Modelo del Sistema de Negocio (SN) Asunto: Diagrama de Jerarquía de Sistemas
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Materia: Modelo del Sistema de Negocio (SN) des Asunto: Modelo de Objetivos de Negocio de SN
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Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Modelo de Procesos de Negocio del SN
MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)
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Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Índice de Contenido
ÍNDICE DE CONTENIDO
1. Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio (SN) 2. Cadena de Valor del Sistema de Negocio 3. Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
PF-1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA
Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles. PF-1.2 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Donación. PF-1.3 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Permuta. PF-1.4 Recaudación de Ingresos por Operaciones Inmobiliarias. PF-1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA. PF-1.6 Servicios Complementarios. PF-1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles. PF-1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles. PF-1.9. Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles y/o Procesar Diseño
de Espacios Físicos. PF-1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos
en terrenos Universitarios. PF-1.11. Recopilación de Información para Base de Datos, Plano Teca y
Fichaje de Terrenos.
PF-2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-2.1 Asignación de Uso de los Bienes Inmuebles PF-2.2 Seguimiento y Control del uso de los Bienes Inmuebles
PF-3: Mantenimiento de los Inmuebles
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF- 3.1 Procesamiento de solicitudes de mantenimiento de los Inmuebles
PF-3.1.1 Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería
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Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Índice de Contenido
PF-3.1.2 Procesamiento de solicitud de servicio de Carpintería PF-3.1.3 Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería PF-3.1.4 Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura PF-3.1.5 Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería PF-3.1.6 Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde PF-3.1.7 Solicitud de Material Servicio de Albañilería
PF-3.18 Ejecución física de trabajos de mantenimiento PF-3.1.9 Inspección de ejecución de trabajo de mantenimiento
PF- 4: Prevención de Riesgo.
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles PF-4.2 Señalización Internas y Externas de los Inmuebles
PF-4.2.1 Coordinación de Proyectos de Señalización PF-4.2.2 Recolección de Información PF-4.2.3 Tramites Administrativos
PF-4.3 Evaluación de Proyectos de Ingeniería PF-4.3.1 Remodelación de Obras PF-4.3.2 Adecuación de Nuevos Proyectos PF-4.3.3 Renovación de Tecnologías de Proyectos
PF-4.4 Audita a los arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud en
el Trabajo PF-4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a
solicitud PF- 5: Resguardo de los Inmuebles
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
Proceso Fundamental PF-5 Resguardo de los Inmuebles
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Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Índice de Contenido
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-5.1 Operación de Actividades de Seguridad.
PF-5.1.1 Prevención y Protección para nuevos inmuebles de la ULA PF-5.1.2 Registro en los libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la
ULA PF-5.1.3 Información de las eventualidades sucedidas en los bienes
inmuebles de la ULA. PF-5.1.4 Resguardo Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA PF-5.1.5 Recepción de autorizaciones para el ingreso de personas a los
Bienes Inmuebles de la ULA.
PF-5.2 Control y Procedimiento de Siniestros en la ULA
PF-5.2.1 Ejecución de planes de prevención y disminución de riesgos y siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA
PF-5.2.2 Investigación y seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA
Procesos de Apoyo (PA) PA1: Apoyo Administrativo
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos
PA-1.1 Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo Desconcentrada
Diagrama de Actividades y Procedimientos PA- 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades
PA-1.2 Coordinación y Formulación el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-1.2.1 Elaboración Plan Operativo Anual PA-1.2.2 Elaboración el Ante Proyecto de Presupuesto PA-1.2.3 Registro Distribución Administrativa
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Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Índice de Contenido
PA-1. 3 Ejecución de la asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento
Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-1.3.1 Ejecución Física trimestral a nivel de Proyectos y acciones especificas PA-1.3.2 Registro Cuentadantes PA-1.3.3 Apertura de Cuentas Bancarias PA-1.3.4 Conciliación de Cuentas Bancarias
PA-1.4 Administración y Gestión Ingresos Propios Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-1.4.1 Apertura de Ingresos Propios PA-1.4.2 Reposición Ingresos Propios PA-1.4.3 Rendición Ingresos Propios PA-1.4.4 Cierre de Ingresos Propios
PA-1. 5 Administración y Gestión del Fondo para el Financiamiento Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-1.5.1 Ejecución de Ingresos Propios
PA-1.6 Administración y Gestión de la Caja Chica Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA- 1.6.1 Creación Caja Chica PA- 1.6.2 Reposición Caja Chica PA- 1.6.3 Cierre Caja Chica
PA-1. 7 Tramitación de Viáticos y pasajes Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-1.7.1 Tramitación de Viáticos y Pasajes Nacionales
PA-1.8 Administración y Gestión de Bienes Muebles Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-1.8.1 Ejecución de Compras PA-1.8.2 Registro de Bienes Muebles PA-1.8.3 Traslado de Bienes Muebles
PA-2. Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-2.1 Recepción de Correspondencia PA-2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas PA-2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida PA-2.4 Recolección de basura
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Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Índice de Contenido
PA-2.5 Mantenimiento de las Instalaciones PA-3 Apoyo Informático
Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PA-3.1 Instalación de Equipos
PA-4. Archivo Diagrama de Jerarquía de Procesos
Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-4.1 Préstamo de Documentación del Archivo PA-4.2 Archivo de Documentos
PA-5 Asesoría Legal
Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos
Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-5.1 Elaboración del Documento Compromiso PA-5.2 definición del Marco Legal del Financiamiento PA-5.3 Visado de Documentos PA-5.4 Actualización de Documento de Cobranzas de Cuentas Morosas
PA-6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes
Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos
Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes PA-6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios PA-6.3 Evaluación de la gestión.
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Materia: Modelo de Procesos del Negocio del SN Asunto: Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Materia: Modelo de Procesos del Negocio del SN Asunto: Cadena de Valor del Sistema de Negocio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 25
Materia: Modelo de Procesos del Negocio del SN Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Materia: Modelo de Procesos del Negocio del SN Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE LOS INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA
S I S TE M A
DE
INMUEBLES
Y
RENTAS
DE
LA
U LA
PROCESOS FUNADAMENTALES SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS
PF 3.1.1 Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería
PF 3.1.2 Procesamiento de solicitud de Servicio de Carpintería
PF-3 MANTENIMIENTO DE
LOS INMUEBLES
PF 3.1.3 Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería
PF 3.1.4 Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura
PF-3.1 PROCESAMIENTO DE
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
DELOS INMUEBLES
PF 3.1.5 Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería
PF 3.1.6 Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde
PF-3.2. SOLICITUD DE MATERIAL EN
ALMACÉN
PF-3.3. EJECUCIÓN FÍSICA DE
TRABAJOS DE MANTENIMIENTO
PF-3.4. INSPECCIÓN DE EJECUCIÓN DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE LOS INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA
S I S TE M A
DE
INMUEBLES
Y
RENTAS
DE
LA
U LA
PROCESOS FUNDAMENTALES SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS
PF 4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles
PF 4.2.1. Coordinación de Proyectos de Señalización
PF- 4 PREVENCIÓN DE
RIESGO
PF PF 4.2.2 Recolección de Información
PF 4.3.1 Remodelación de Obras
PF-4.2 SEÑALIZACIÓN
INTERNAS Y EXTERNAS DE LOS DEPENDENCIAS
PF 4.3.2 Adecuación de Nuevos Proyectos
PF 4.3.3 Renovación de Tecnologías de Proyectos
PF 4..4 Audita a los arrendatarios en el cumplimiento del Programa
de Seguridad y Salud en el Trabajo
PF 4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de
terceros, bajo programación o a solicitud,
PF-4.3 EVALUACIÓN E PROYECTOS DE
INGENIERÍA
PF PF 4.2.3 Trámites Administrativos
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Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE LOS INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA
S I S TE M A
DE
LOS
INMUEBLES
Y
RENTAS
DE
LA
U LA
Y
PROCESOS FUNADAMENTALES SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS
PF-5RESGUARDO
5.1.1 Prevención y Protección para nuevos Inmuebles de la ULA
5.1.2 Registro en los Libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la ULA
5.1.3 Información de las eventualidades sucedidas en los Bienes Inmuebles de la ULA
5.1.4 Resguardo permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA
5.1.5 Recepción deautorizaciones para el Ingreso de personas a los Bienes Inmuebles de la ULA
PF-5.1Operación de Actividades
de Seguridad
PF-5.2Control y Procedimientos de Siniestros en la ULA
5.2.1 Ejecución Planes de Prevención y Disminución de riesgos y siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA
5.2.2 Investigación y seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA
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Materia: Modelo de Procesos del Sistema de Negocio Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo
Procesos de Apoyo ProcedimientosSub-Procesos
1.21 Elaborarción del Plan Operativo Anual
1.2.2 Elaboración Ante Proyecto de Presupuesto
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE FOMENTO
1.4.1 Apertura de Ingresos Propios
1.4.2 Reposición Ingresos Propios
1.4.3 Rendición de Ingresos Propios
1.4.4 Cierre de Ingresos Propios
1.8.1 Ejecución de Compras
1.8.2 Registro de BienesMuebles
1.8.3 Traslado de Bienes Muebles
1.2.3 Registro la Distribución Administrativa
1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades
PA-1 Apoyo Administrativo
1.1 Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo Desconcentrada
1.2 Coordinación y Formulación del
Proyecto Presupuestario de la
Dirección de Fomento
1.3 Ejecución de la Asignación
Presupuestaria y Financiera de la
Dirección de Fomento .
1.3.2 RegistroCuentadantes
1.3.3 Apertura Cuentas Bancarias
1.3.1 Ejecución Física trimestral de proyectos y
acciones especificas .
1.5 Administración y Gestión del Fondo para
el Financiamiento
1.4 Administración y Gestión de Ingresos
Propios.
1.6 Administración y Gesti ón de la Caja Chica
1.7 Tramitación deViáticos y Pasajes
1.8 Administración y Gestión de Bienes
Muebles
1.5.1 Ejecutción de Ingresos Propios
1.3.4 Conciliación de Cuentas Bancarias
1.6.1 Creación Caja Chica
1.6.3 Cierre Caja Chica
1.6.2 Reposición Caja Chica
1.7.1 Tramitación deViáticos y Pasajes
Nacionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 30
Materia: Modelo de Procesos del Sistema de Negocio Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo
SISTEMA
DE
LOS
INMUEBLES
Y
RENTAS
DE
LA
ULA
Procesos de Apoyo ProcedimientosSub-Procesos
PA-3 Apoyo Informático 3.1 Instalación de Equipos
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE FOMENTO
PA-2 Servicios Secretariales y de Mantenimiento
2.1 Recepción de Correspondencia
2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas
2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida
PA-5 Asesoría Legal
5.1 Elaboración del Documento Compromiso
5.2 Definición del Marco Legal del Financiamiento
5.3 Visado de Documentos
5.4 Actualización de Documento de Cobranza de Cuentas Menores
PA-6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes
6.1 Definición de Lineamientos, Políticas y Planes
6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios
6.3 Evaluación de la Gestión
PA-4 Archivo
4.1 Préstamo de Documentación del Archivo
4.2 Archivo de Documentos
2.4 Recolección de Basura
2.5 Mantenimiento de las Instalaciones
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Materia: Modelo de Procesos del Sistema de Negocio Asunto: Proceso Fundamental
PROCESOS FUNDAMENTALES
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 32
Materia: Procesos Fundamentales
Asunto: Proceso Fundamental 1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1: ADMINISTRACIÓN DE LOS
INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 33
Materia: Procesos Fundamental1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA
Asunto: Índice de Contenido
INDICE DE CONTENIDO Proceso Fundamental. PF1. Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles. PF-1.2 Incorporación de Bienes Inmuebles por Donación. PF-1.3 Incorporación de Bienes Inmuebles por Permuta. PF-1.4 Recaudación de Ingresos por Operaciones Inmobiliarias. PF-1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA. PF-1.6 Servicios Complementarios. PF-1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles. PF-1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles. PF-1.9 Procesar Diseño de Espacios Físicos. PF-1.10 Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles. PF-1.11 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos en terrenos Universitarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Materia: Procesos Fundamental1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA
Asunto: Diagrama de Procesos
DIAGRAMA DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN
regula
<<fin>>
<<actor>>Jefe de la Unidad de
Bienes y Rentas
controlacumple
<<actor>>Personal Técnico y Obrero, de la Unidad de Bienes y Rentas<<actor>>
Personal Administrativo Profesional y Técnico de la Unidad de Bienes y
Rentas
Ejecuta
Apoya
<<información>>. WEB´s: RedULA
Sistemas: -Sistema Automatizado de
Recaudación.(SAR)-Sistema Universitario
Administración Sectorial.(SUAS)
Consulta
<<objeto>>
Director de Fomento,
requiere <<proceso>>PF-1
ADMINISTRACIÓN<<producto>>
Optimo aprovechamiento de los Bienes Inmuebles
<<reglas>>- Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999)
-Ley Orgánica de Prevención y Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo.(2005)
-Ley de Alquileres.(2005). Ley de Universidades (2/09/1970)
-Ley de Propiedad Horizontal.(2004)-Código Civil.
-Normas Venezolanas COVENIN. Normas de Higiene y Seguridad.(1988). Normas internas del Departamento
<<producto>>Orientar y Coordinar la política de
Inversiones y Generación de Rentas.
Dependencias Universitarias
<<producto>>Alquiler de Bienes que permiten
el retorno de Inversión.
Fuente: Modelo UML. Curso Ingenieria de Requisitos 2005. Jonás Montilva. CEISoft
<<información>>-Catastro actualizado de los Bienes Inmuebles
propiedad de la ULA.-Licitación de Contratos de Alquiler.
-Evaluación de las oportunidades de Inversión de los Bienes Inmuebles.
-Estudios del acondicionamiento, mejoras y mantenimiento de los Bienes Inmuebles.
-Quejas, reclamos de los administradores y usuarios de los Servicios Complementarios.
<<producto>>Alquiler de Bienes Inmuebles para
la Prestación de Servicios Complementarios
<<producto>>Regularizar el Uso
Complementario de los Espacios Universitarios
Fig. 9 Diagrama del Proceso de Bienes y Rentas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 35
Materia: Procesos Fundamental1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA
Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos
SALVAGUARDA DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO
Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA
<<proceso>>
PF-1.1Adquisición Bienes
Inmuebles
<<procso>>PF-1.2
Incorporación de Bienes Inmuebles
por Donación
<<proceso>>PF-1.3
Incorporaciónde Bienes
Inmuebles por Permuta
<<procesos>>
<<proceso>>PF-1.4
Recaudación de Ingresos Propios por Operaciones Inmobiliarias
<<proceso>>PF-1.5
Adjudicaciónde Bines
Inmuebles a Dependencias
de la ULA
<<proceso>>
PF-1.6Servicios
Complementarios
<<proceso>>
PF-1.7Arrendamie
nto de Bienes
Inmuebles
<<proceso>>
PF1.8Tramitación de Venta de
Bienes Inmuebles
PF-2 Administración de Bienes y Rentas
<<proceso>>PF-1
Administración
<<proceso>>PF-1.9
Evaluación de ofertas de Bienes
Inmuebles y/o Diseño Diseño de Espacios Físicos
<<proceso>>PF-1.11
Recopilación de información para
base de datos digital plano teca
y fichaje de terrenos
<<proceso>>PF-1.10
Evaluación de Proyectos
Habitacionales propuestos en
Terrenos Universitarios
<<proceso>>PF-3
Mantenimiento
<<proceso>>PF-4
Prevenciónde Riesgo
<<proceso>>PF-5
Resguardo
<<proceso>>PF 2
Asignación y Control del Uso
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Materia: Procesos Fundamentales Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Materia: Procesos Fundamentales 1 Administración de los Inmuebles
Asunto: Diagrama de Actividades 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles
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Materia: Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles
Responsable Actividad
Director de Fomento 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas ofertas de
Inmuebles por parte de terceros. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Unidad de Bienes y Rentas
2. Revisa y estudia las propuestas de ofertas de Bienes Inmuebles.
3. Solicita al oferente el Documento de Propiedad del Inmueble, y otros documentos requeridos.
4. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal conformación del estatus legal del inmueble.
Unidad de Asesoría Legal
5. Emite criterio Legal del Documento de propiedad del Inmueble en Informe razonado y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
6. Revisa Informe Legal del Inmueble. 7. Elabora oficio dirigido al Consejo Jurídico Asesor para
Visar Documento. 8. Entrega a la secretaria el oficio acompañado del
Documento de propiedad del Inmueble y el Informe razonado de Asesoría Legal para enviar al Consejo Jurídico Asesor.
Secretaria 9. Envía el oficio al Consejo Jurídico Asesor. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Consejo Jurídico Asesor
10. Revisa el documento: Si se ajusta a Derecho: 11. Visa el Documento y regresa a la Dirección de Fomento
en la Unidad de Bienes y Rentas. Si no se ajusta a Derecho: 12. Devuelve a la unidad de Bienes y Rentas a su corrección.
Unidad de Bienes y Rentas
13. Prepara el Informe Técnico justificado de la Adquisición del Inmueble.
14. Entrega al Director el Informe Técnico Justificado de la Adquisición del Inmueble.
Director de Fomento
15. Revisa el Informe Técnico Justificado y opina en la relación al Informe.
Si no esta conforme: 16. Devuelve a la Unidad de Bienes y Rentas y solicita
revisión del Informe de Adquisición del Inmueble. Si esta conforme:
17. Entrega al Administrador para revisar Disponibilidad Presupuestaria.
Unidad de Apoyo Administrativo
18. Revisa Informe del Inmueble y revisa Disponibilidad Presupuestaria.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Materia: Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles
Si no existe Disponibilidad Presupuestaria: 19. Estudia modificación presupuestaria (ver procedimiento
Modificación Presupuestaria) 20. Realiza modificación presupuestaria y registra en el
SUAS el compromiso presupuestario por el monto del Inmueble y emite certificación de Disponibilidad Presupuestaria.
Si existe Disponibilidad Presupuestaria: 21. Registra en el SUAS el compromiso por el monto del
Inmueble y emite Certificación de Disponibilidad Presupuestaria.
22. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas el Informe de Adquisición del Inmueble y certificación de disponibilidad presupuestaria.
Unidad de Bienes y Rentas
23. Verifica Informe del Inmueble y certificación de Disponibilidad Presupuestaria.
24. Prepara Informe y Expediente de Adquisición del Inmueble para el Consejo de Fomento.
25. Entrega Informe de Adquisición del Inmueble al Director de Fomento.
Director de Fomento
26. Recibe, revisa y opina con relación al Informe de Adquisición del Inmueble:
Si no esta conforme: 27. Solicita a la Unidad de Bienes y Rentas revisar el informe
y hace correcciones. Si esta conforme:
28. Presenta Informe de Adquisición del Inmueble al Consejo de Fomento
Consejo de Fomento
29. Estudia Informe de Adquisición del Inmueble y deja constancia de la decisión en Acta del Consejo.
30. Entrega Informe de Adquisición del Consejo de Fomento y Acta del Consejo a la Secretaria del Director de Fomento.
Secretaria 31. Reproduce Acta del Consejo de Fomento y entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y Rentas
Unidad de Bienes y Rentas
32. Revisa decisión del Consejo de Fomento en Acta del consejo de Fomento.
Si no fue aprobada: 33. Informa al Oferente la decisión del Consejo de Fomento
mediante oficio debidamente firmado por el Director y entrega expediente de Adquisición del Inmueble al Archivo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 40
Materia: Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles
Si fue aprobada: 34. Prepara Informe Justificado de Adquisición del Inmueble
para el Consejo Universitario y archiva temporalmente el expediente.
35. Entrega al Director el Informe de Adquisición del Inmueble acompañado de certificación de Disponibilidad Presupuestaria.
Director de Fomento 36. Firma el Informe de Adquisición del Inmueble. 37. Entrega a la Secretaria Informe de Adquisición del
Inmueble acompañado de la certificación de Disponibilidad Presupuestaria.
Secretaria 38. Entrega Informe de Adquisición del Inmueble y
certificación de Disponibilidad Presupuestaria al Consejo Universitario. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Consejo Universitario
39. Estudia Informe de Adquisición del Inmueble y deja constancia de la decisión en Acta del Consejo Universitario.
40. Entrega copia de Acta de la decisión del Consejo Universitario acompañado del Informe de Adquisición del inmueble y certificación de disponibilidad presupuestaria a la Unidad de Bienes y Rentas
Unidad de Bienes y Rentas
41. Recibe copia de Resolución del Consejo Universitario y revisa:
Si no fue aprobada: 42. Informa al oferente la decisión del Consejo Universitario
por medio de oficio firmado debidamente por el Director de Fomento y entrega al Archivo copia de la Resolución del Consejo Universitario.
Si fue aprobada: 43. Informa al oferente la decisión del Consejo Universitario
mediante oficio firmado por el Director de Fomento indicando los requerimientos para el proceso de Adquisición del Inmueble. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
44. Registra en el Sistema de Control de Gestión estatus de la negociación.
45. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal elaboración del Documento de Compra-Venta entrega Resolución del Consejo Universitario, Documento de Propiedad del Inmueble y Fotocopia del Informe del Avalúo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 41
Materia: Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles
Unidad de Asesoría Legal
46. Revisa Documento de Propiedad del Inmueble, Resolución del Consejo Universitario y el Informe del Avalúo del Inmueble.
47. Elabora Documento de compra Venta del Inmueble. 48. Entrega Documento de Compra Venta a la Unidad de
Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
49. Revisa el Documento de Compra Venta del Inmueble y entrega a la secretaria para ser enviado al Consejo Jurídico Asesor. (Ir al paso N° 9)
50. Tramita la presentación del Documento de Compra Venta del Inmueble ante el Registro Principal correspondiente.
51. Recibe el Inmueble. 52. Entrega el Inmueble al usuario o dependencia de la
Universidad. 53. Registra en el Sistema de control de Gestión fecha de
entrega del Inmueble y en el Sistema Inmobiliario Rental ubicación, dimensiones y uso del Inmueble.
54. Entrega al Archivo Original del Documento de compra Venta del Inmueble.
Archivo
55. Incluye en la carpeta de archivo en la Sección de Inmuebles, destinadas a las ofertas de terceros aprobadas: Original de Documento de Compra Venta Informe sobre el estudio de la oferta, y Resolución del Consejo Universitario y Consejo de Fomento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 42
Materia: Proceso Fundamental 1: Administración
Asunto: Diagrama de Actividades 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles por Donación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 43
Materia: Proceso Fundamental 1. Administración
Asunto: Procedimiento 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles por Donación
Responsable Actividad
Director de Fomento 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas Propuesta y
Resolución de Donación del Consejo Universitario.(ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Unidad de Bienes y Rentas
2. Registra Resolución de Donación del Consejo Universitario en el Sistema de control de Gestión de la Unidad.
3. Solicita al Donante Documento de Propiedad del Inmueble, objeto de Donación, Documentos como persona natural o jurídica que lo acrediten para la Donación, mediante comunicación firmada por el Director.
4. Analiza documentos y elabora Informe sobre la Donación del Inmueble.
5. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Informe sobre la Donación del Inmueble acompañado de la Resolución del Consejo Universitario y Documentos de Propiedad del Inmueble.
Unidad de Asesoría Legal
6. Revisa Informe sobre la Donación y Documentos de propiedad del Inmueble y emite criterio legal sobre la adquisición del Inmueble por Donación.
7. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas Estudio Legal de la Donación y Documentos de Adquisición del Inmueble.
Unidad de Bienes y Rentas
8. Revisa los aspectos legales y entrega al Director Informe sobre Donación del Inmueble conjuntamente con los aspectos legales.
Director de Fomento
9. Revisa el Informe de Donación del Inmueble y decide: Si no esta conforme: 10. Solicita a las Unidades involucradas revisión y corrección
del Informe de Donación. Si esta Conforme: 11. Firma el Informe de Donación del Inmueble y presenta al
Consejo de Fomento.
Consejo de Fomento
12. Estudia en sesión del Consejo de Fomento Informe de Donación del Inmueble, y deja constancia de decisión en el Acta de Consejo
13. Entrega Informe de Donación del Inmueble y Acta de decisión del Consejo de Fomento a la Secretaria.
Secretaria 14. Reproduce Acta del Consejo de Fomento y entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y Rentas
Unidad de Bienes y Rentas
15. Revisa decisión del Consejo de Fomento. 16. Entrega Informe de Donación del Inmueble y Resolución
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 44
Materia: Proceso Fundamental 1. Administración
Asunto: Procedimiento 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles por Donación
del Consejo de Fomento a la Unidad de Asesoría Legal. Unidad de Asesoría
Legal 17. Elabora Documento de Donación y entrega a la Unidad
de Bienes Y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
18. Revisa Documento de Donación y elabora oficio para el Consejo Jurídico Asesor para visar Documento.
19. Entrega a la Secretaria el documento de Donación y el oficio para enviar al Consejo Jurídico Asesor.
Secretaria 20. Envía el oficio acompañado del Documento de Donación. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Consejo Jurídico Asesor
21. Revisa el Documento de Donación. 22. Visa el Documento de Donación si se ajusta a derecho. 23. Devuelve el Documento de Donación a la Unidad de
Bienes y Rentas si no se ajusta a derecho a su corrección.
Unidad de Bienes y Rentas
24. Revisa el Documento y entrega a la Unidad de Asesoría Legal para corregir observaciones.
Unidad de Asesoría Legal
25. Corrige el Documento de Donación del Inmueble ajustándose a las observaciones del Consejo Jurídico Asesor y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
26. Tramita nuevamente el Visado del Documento de Donación del Inmueble. (Ir al Paso Nº 18).
27. Entregar Documento Visado de Donación del Inmueble al Director de Fomento.
Director de Fomento 28. Revisa Informe de Donación del Inmueble, Documento
Visado y Resolución del Consejo de Fomento y entrega a la Secretaria.
Secretaria
29. Elabora oficio de remisión al Consejo Universitario de la decisión del Consejo de Fomento acompañado de Informe de Donación del Inmueble. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
30. Entrega copia fotostática de la decisión del Consejo de fomento a las Unidades de Bienes y Rentas y Asesoría Legal.
Unidad de Bienes y Rentas
31. Espera de 2 a 3 días la decisión del Consejo Universitario.
Director de fomento 32. Recibe Resolución del Consejo Universitario (ver
procedimiento Recibir Correspondencia). 33. Entrega a la unidad de Bienes y Rentas copia de
Resolución del Consejo Universitario.
Unidad de Bienes y Rentas
34. Registra en el Sistema de Control de la Unidad la decisión y fecha de la Resolución del Consejo Universitario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 45
Materia: Proceso Fundamental 1. Administración
Asunto: Procedimiento 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles por Donación
35. Solicita a la unidad de Asesoría Legal incluir en el Documento de Donación del Inmueble N° de Resolución del Consejo Universitario y le entrega copia de la decisión del Consejo Universitario.
Unidad de Asesoría Legal
36. Incluir en el Documento de Donación N° de Resolución del Consejo Universitario y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
37. Elabora oficio al Consejo Jurídico Asesor para Visar Documento de Donación. (ir al paso N° 18).
38. Tramita la presentación del Documento en el Registro Principal.
39. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha y número del Documento de Donación del Inmueble, y en el Sistema Inmobiliario Rental registra la ubicación, dimensiones y uso del Inmueble.
40. Reproduce dos copias del Documento de Donación del Inmueble.
41. Elabora oficios de remisión de Donación del Inmueble a la oficina de PLANDES.
42. Entrega a la Secretaria oficios con copia del Documento de Donación del Inmueble para su respectivo envío a la Oficina de PLANDES.
43. Entrega al Archivo Resolución del Consejo Universitario, Informe de Donación y Documento Original de Donación del Inmueble.
Secretaria 44. Entrega oficios a la Oficina de PLANDES (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Archivo 45. Archiva en la carpeta correspondiente a Donaciones
Informe de Donación y Documento del Inmueble, Resolución del Consejo Universitario y Consejo de Fomento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 46
Materia: Proceso Fundamental 1: Administración
Asunto: Diagrama de Actividades 1.3 Incorporar Bienes Inmuebles por Permuta
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 47
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.3 Incorporar de Bienes Inmuebles por Permuta
Responsable Actividad
Director de Fomento 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas propuesta de
permuta para su evaluación e informe. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Unidad de Bienes y Rentas
2. Solicita a las partes interesadas condiciones de la permuta, autorización para efectuarla, y documentos de propiedad del inmueble.
3. Verifica en el Sistema Inmobiliario Rental registro del o los inmuebles por cambiar.
4. Estudia el uso de los inmuebles, ubicación, área en negociación, y condiciones del área.
5. Prepara Informe de Permuta del Inmueble y entrega a la Unidad de Asesoría Legal
Unidad de Asesoría Legal
6. Analiza aspectos legales de la permuta: Si no procede: 7. Prepara informe razonado y lo entrega con el Informe
de Permuta del Inmueble a la Unidad de Bienes y Rentas.
Si procede: 8. Redacta documento de Permuta y entrega a la Unidad
de Bienes y Rentas. Unidad de Bienes y
Rentas 9. Elabora Informe para el Consejo de Fomento y entrega
al Director.
Director de Fomento
10. Revisa el Informe de Permuta de inmuebles y opina: Si está inconforme: 11. Solicita a las Unidades emisoras de informes revisión y
corrección del estudio de Permuta del inmueble. Si está conforme: 12. Presenta el Informe de Permuta del Inmueble al
Consejo de Fomento para su consideración.
Consejo de Fomento
13. Estudia el Informe de permuta del Inmueble en sesión del Consejo de Fomento y deja constancia en Acta del Consejo.
14. Entrega Acta del Consejo de Fomento a la secretaria acompañada del Informe de permuta del inmueble.
Secretaria 15. Reproduce acta del Consejo de Fomento y entrega
copia a la Unidad de Bienes y Rentas acompañado del Informe de permuta del inmueble.
Unidad de Bienes y Rentas
16. Revisa decisión en el Acta de Consejo de Fomento No aprobada: 17. Informa al oferente mediante oficio firmado por el
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 48
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.3 Incorporar de Bienes Inmuebles por Permuta
Director (ver Procedimiento Entregar Correspondencia)18. Entrega Informe de Estudio de Permuta del Inmueble y
Resolución del Consejo de Fomento al Archivo. Aprobada: 19. Busca firma del Director de Fomento en el Informe de
Permuta del Inmueble y envía al Consejo Universitario acompañado de Resolución del Consejo de Fomento.
Consejo Universitario 20. Revisa el Informe de Permuta del Inmueble, decide y
remite Resolución del Consejo Universitario a la Dirección de Fomento.
Director de Fomento 21. Revisa la decisión del Consejo Universitario y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
22. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha y número de la Resolución del Consejo Universitario.
23. Entrega copia de Resolución del Consejo Universitario a la Unidad de Asesoría Legal.
Unidad de Asesoría Legal
24. Revisa Resolución del Consejo Universitario y elabora Contrato de Permuta.
25. Entrega a la Secretaria Contrato de Permuta.
Secretaria 26. Envía al Consejo Jurídico Asesor Contrato de permuta
para Visar Documento. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Unidad de Asesoría Legal
27. Tramita ante el Registro la firma del Rector y las partes interesadas en el Contrato de Permuta.
28. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas original del Contrato de Permuta.
Unidad de Bienes y Rentas
29. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha de entrega del Inmueble, y en el Sistema Inmobiliario Rental la ubicación y uso del inmueble.
30. Entrega al Archivo original del Contrato de Permuta, Resolución del Consejo de Fomento y del Consejo Universitario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 49
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.4 Recaudación de Ingresos Propios por Operaciones Inmobiliarias
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 50
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.4 Recaudación de Ingresos Propios por Operaciones Inmobiliarias
Responsable Actividad
Unidad de Bienes y Rentas
1. Verifica de acuerdo al Plan de pagos de Alquiler la fecha de vencimiento de cancelación de alquileres.
2. Espera cancelación del arrendamiento, mediante Depósitos Bancarios por parte del arrendatario.
3. Revisa fecha de depósito y fecha de consignación del depósito.
4. Calcula Intereses de mora si se amerita. 5. Informa al Arrendatario sobre su puntualidad en el pago. 6. Calcula intereses de mora si no fue oportuno el pago e
informa al arrendatario que debe depositarlo con el mes siguiente.
7. Registra el arrendamiento en el sistema. 8. Registra los Ingresos en el Sistema. 9. Imprime el reporte de pagos del arrendatario. 10. Elabora el reporte de los Ingresos. 11. Registra Anticipos. 12. Entera Ingresos. 13. Entrega reporte de Ingresos a la Dirección de Finanzas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 51
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 52
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA
Responsable Actividad
Director de Fomento 1. Entrega solicitud de asignación de bienes inmuebles a
la Unidad de Bienes y Rentas. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Unidad de Bienes y Rentas
2. Revisa y estudia la solicitud de asignación de Bienes Inmuebles por parte del Rector y Dependencias.
3. Evalúa la solicitud de asignación y verifica disponibilidad de uso del inmueble en Dependencias de la ULA.
Si no existe disponibilidad de uso: 4. Remite oficio firmado por el Director de Fomento
indicando la situación de no existir disponibilidad del uso del Inmueble al Solicitante.
Si existe disponibilidad de uso: 5. Revisa el inmueble para conocer en que condiciones
se encuentra. 6. Elabora Informe de Situación y Condiciones de
asignación del Inmueble. 7. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal elaborar Acta de
Entrega del Inmueble.
Unidad de Asesoría Legal
8. Revisa Informe de Situación y Condiciones de asignación del Inmueble.
9. Elabora Acta de Entrega del Inmueble. 10. Envía el Acta de Entrega del Inmueble y el Informe de
situación y condiciones de asignación del Inmueble a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
11. Revisa el Acta de entrega y envía al Director de Fomento acompañado del Informe de situación y condiciones de asignación del Inmueble.
Director de Fomento
12. Revisa el Informe de Asignación del Inmueble y el Acta de Entrega del Inmueble.
Si no está Conforme: 13. Devuelve a las Unidades encargadas para su
corrección. Si está Conforme: 14. Firma el Informe y entrega a la Unidad de Bienes y
Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
15. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha de entrega del Inmueble, y en el Sistema Inmobiliario ubicación, dimensiones y uso del Inmueble.
16. Entrega el Inmueble a la Dependencia de la ULA solicitante.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 53
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.6 Servicios Complementarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 54
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.6 Servicios Complementarios
Responsable Actividad
Unidad de Bienes y Rentas
1. Supervisa periódicamente los requerimientos para el buen funcionamiento de los servicios: cumplimiento de la oferta de licitación, higiene y seguridad y normativas internas de los Servicios Complementarios. Si esta conforme:
2. Informa al Director de Fomento del buen funcionamiento del servicio complementario Si no está conforme:
3. Espera la consignación del oficio de reclamo del servicio por parte de los involucrados(ver procedimiento Recibir Correspondencia)
4. Revisa la situación planteada. 5. Visita nuevamente el ente solicitante del servicio
complementario. 6. Entrevista a las personas involucradas en la denuncia y/o
reclamo del Servicio Complementario. 7. Evalúa la situación planteada. 8. Elabora Informe de solución de la denuncia del servicio
complementario. 9. Entrega al Director de Fomento el Informe de solución de la
Denuncia.
Director de Fomento
10. Revisa y evalúa la situación planteada. Si no está conforme:
11. Devuelve Informe a la Unidad de Bienes y Rentas con sus respectivas observaciones. Si está conforme:
12. Envía el Informe a Bienes y Rentas para su respectiva ejecución.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 55
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.6 Servicios Complementarios
Responsable Actividad
Unidad de Bienes y Rentas
13. Supervisa periódicamente los requerimientos para el buen funcionamiento de los servicios: cumplimiento de la oferta de licitación, higiene y seguridad y normativas internas de los Servicios Complementarios. Si esta conforme:
14. Informa al Director de Fomento del buen funcionamiento del servicio complementario Si no está conforme:
15. Espera la consignación del oficio de reclamo del servicio por parte de los involucrados(ver procedimiento Recibir Correspondencia)
16. Revisa la situación planteada. 17. Visita nuevamente el ente solicitante del servicio
complementario. 18. Entrevista a las personas involucradas en la denuncia y/o
reclamo del Servicio Complementario. 19. Evalúa la situación planteada. 20. Elabora Informe de solución de la denuncia del servicio
complementario. 21. Entrega al Director de Fomento el Informe de solución de la
Denuncia.
Director de Fomento
22. Revisa y evalúa la situación planteada. Si no está conforme:
23. Devuelve Informe a la Unidad de Bienes y Rentas con sus respectivas observaciones. Si está conforme:
24. Envía el Informe a Bienes y Rentas para su respectiva ejecución.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 56
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 57
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración de Bienes y Rentas Asunto: Procedimiento 1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Responsable Actividad
Director de Fomento 1. Revisa la solicitud de alquiler de inmueble y envía a la
Unidad de Bienes y Rentas. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Unidad de Bienes y Rentas
2. Verifica en el SIR requisitos a cumplir por parte del solicitante del alquiler del Inmueble, vacantes y prioridades.
3. Determina canon y condiciones de arrendamiento. 4. Realiza proceso de licitación o adjudicación directa. 5. Llena el formato de contrato de servicio y envía a la
Unidad de Asesoría Legal acompañado del Informe de licitación o adjudicación directa.
Unidad de Asesoría Legal
6. Revisa proceso de licitación o adjudicación directa y el formato de contrato de solicitud de alquiler de inmueble.
7. Elabora documento compromiso de alquiler de inmueble y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
8. Elabora solicitud de autorización de alquiler de inmueble para el Consejo Universitario
9. Entrega solicitud de autorización de alquiler y el documento compromiso de alquiler al Director para la firma.
Director de Fomento 10. Revisa y firma la solicitud de autorización de alquiler del
inmueble y entrega a la secretaria junto con el documento compromiso.
Secretaria 11. Envía la solicitud de compromiso de alquiler y el
Documento Compromiso al Consejo Universitario(ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Consejo Universitario
12. Revisa la Solicitud de Autorización de Alquiler y el Documento Compromiso.
13. Autoriza el Alquiler del Inmueble. 14. Entrega Resolución del Consejo Universitario y
Documento Compromiso a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
15. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha y número de la Resolución del Consejo Universitario.
16. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Resolución del Consejo Universitario y el Documento Compromiso.
Unidad de Asesoría Legal
17. Registra en el Documento Compromiso número de Resolución del Consejo Universitario.
18. Solicita aval del Consejo Jurídico Asesor. 19. Entrega Resolución del Consejo Universitario, Documento
Compromiso y soportes de adjudicación al Consejo Jurídico Asesor.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 58
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración de Bienes y Rentas Asunto: Procedimiento 1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Consejo Jurídico Asesor
20. Verifica cumplimiento de Normas Institucionales y Aspectos Legales en el Documento Compromiso
Consejo Jurídico Asesor
Si no se ajusta a derecho: 21. Devuelve a la Unidad de Apoyo Legal para su corrección. Si se ajusta a derecho: 22. Estampa media firma en el Contrato de Alquiler del
Inmueble en conformidad 23. Entrega Resolución del Consejo Universitario Contrato de
Alquiler Avalado y soportes de adjudicación a la Unidad de Asesoría Legal.
Unidad de Asesoría Legal
24. Entrega Resolución del Consejo Universitario, Contrato de Alquiler Avalado y soportes de Adjudicación a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
25. Entrega Contrato de Alquiler al arrendatario para las firmas ante la Notaría Pública.
26. Espera firma del Contrato de Alquiler de 2 a 3 días por parte del Rector y el arrendatario en la Notaría Pública.
27. Retira el Contrato de Alquiler de Inmueble en la Notaría Pública.
28. Actualiza en el SIR estatus de la solicitud de alquiler. 29. Imprime el reporte de los pagos del alquiler del inmueble. 30. Entrega al solicitante el Inmueble acompañado de
Contrato de Alquiler y el reporte de los pagos del alquiler
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 59
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 60
Materia:
Proceso Fundamental 1. Administración Asunto: Procedimiento 1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles
Responsable Actividad
Director de Fomento 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas solicitud por
parte de la dependencias Universitarias para la venta de un bien inmueble.
Unidad de Bienes y Rentas
2. Realiza el estudio de uso del Inmueble. 3. Formula el Proyecto de Venta del Inmueble
conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos.
Unidad de Planificación y
Proyectos
4. Formula el Proyecto de Venta del Inmueble conjuntamente con la Unidad de Bienes y Rentas en base a Proyectos de Generación de Ingresos.
5. Entrega el Proyecto de venta del Inmueble y estudio de uso del Inmueble a la Unidad de Asesoría Legal.
Unidad de Asesoría Legal
6. Revisa el Proyecto de Venta con el estudio de uso del Inmueble.
7. Emite criterio legal sobre la Venta del Inmueble. 8. Entrega Informe Legal, Proyecto de Venta del Inmueble
y Estudio de Uso del Inmueble a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
9. Verifica el Informe legal sobre la Venta del Inmueble. 10. Entrega al Director Proyecto de Venta del Inmueble,
Informe Legal, Estudio de Uso del Inmueble y el Informe de Venta del Inmueble.
Director de Fomento
11. Revisa el Informe de Venta del Inmueble junto con sus anexos.
12. Verifica que el Proyecto de Venta del Inmueble sea rentable.
13. Presenta Informe de Venta del Inmueble junto con los anexos al Consejo de Fomento.
Consejo de Fomento
14. Estudia Proyecto de Venta del Inmueble en sesión del Consejo de Fomento.
No aprobado: 15. Informa mediante oficio la decisión a las Unidades de
Bienes y Rentas y Planificación y Proyectos. Aprobado: 16. Deja constancia de la decisión en Acta y envía a la
Secretaria Acta del Consejo de Fomento, Informe de Venta del Inmueble y sus anexos.
Unidad de Bienes y Rentas
17. Reformular el Proyecto de Venta del Inmueble.
Planificación y Proyectos
18. Reformular Proyectos de Generación de Ingresos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 61
Materia:
Proceso Fundamental 1. Administración Asunto: Procedimiento 1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles
Responsable Actividad
Secretaria
19. Elabora oficio de remisión al Consejo Universitario de la decisión del Consejo de Fomento
20. Entrega oficio de la decisión, el Informe de Venta del Inmueble y los anexos al Consejo Universitario. (ver procedimiento Entregar Correspondencia)
Consejo Universitario 21. Estudia Proyecto de Venta del Inmueble. 22. Entrega al Director Resolución del Consejo Universitario,
el Informe de Venta del Inmueble y los anexos.
Director de Fomento
23. Recibe Resolución del Consejo Universitario donde autoriza la Venta del Inmueble.
24. Entrega Resolución del Consejo Universitario el Informe de Venta del Inmueble y sus anexos a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
25. Registra en el SIR Venta del Inmueble. 26. Informa mediante oficio a la Unidad de Planificación y
Proyectos la Venta del Inmueble. Unidad de
Planificación y Proyectos
27. Ejecuta Proyecto de Generación de Recursos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 62
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.9 Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles y/o Diseño de Espacio Físicos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 63
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.9 Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles
Responsable Actividad
Director de Fomento 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas las
propuestas de Ofertas de bienes Inmuebles o Diseño de Espacios Físicos.
Unidad de Bienes y Rentas
2. Analiza y verifica las propuestas de Ofertas de Bienes Inmuebles o Diseño de espacio Físico.
3. Realiza inspección al Bien Inmueble en estudio, 4. Realiza mediciones y levantamiento de información.5. Toma datos registros y fotografías del lugar. 6. Evalúa funciones, usuarios, y el, uso propuesto del
Bien Inmueble o diseño de espacio físico. 7. Procesa diseño del nuevo espacio físico o rediseño
si lo requiere. 8. Consulta con la Dirección de Ingeniería y
Mantenimiento y la Oficina de PLANDES la factibilidad del Proyecto.
9. Elabora la memoria descriptiva del Bien Inmueble y/o Proyecto.
10. Elabora Informe del Bien Inmueble y/o Proyecto de Diseño y entrega al Director de Fomento.
Director de Fomento 11. Revisa el Informe del Bien Inmueble y/o Proyecto
de Espacio Físico. 12. Entrega el Informe al Consejo de Fomento.
Consejo de Fomento 13. Estudia el Informe y deja constancia en el Acta de
la decisión. 14. Entrega el Acta y el Informe a la Secretaria.
Secretaria 15. Reproduce el Acta del Consejo de Fomento. 16. Entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y
Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
17. Revisa la Resolución del Consejo de Fomento: Si fue aprobada: 18. Envía copia a la Dirección de Ingeniería y
Mantenimiento para su conocimiento y demás fines.Si no fue aprobada: 19. Entrega oficio al solicitante firmado por el Director
informando no aprobación del Proyecto.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 64
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Diagrama de Actividades 1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos en Terrenos Universitarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 65
Materia:
Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos en Terrenos Universitarios
Responsable Actividad
Director de Fomento 1. Entrega solicitud de revisión de Proyectos
propuestos en Terrenos Universitarios a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
2. Realiza estudio de la propuesta. 3. Elabora memoria descriptiva del proyecto. 4. Tramita ante la Alcaldía del Municipio lo
relacionado a la perisología. 5. Redacta el Informe de Proyecto y Desarrollos
Habitacionales. 6. Entrega el Informe al Director
Director de Fomento 7. Revisa el Informe del Bien Inmueble y/o
Proyecto de Espacio Físico. 8. Entrega el Informe al Consejo de Fomento.
Consejo de Fomento 9. Estudia el Informe y deja constancia en el Acta
de la decisión. 10. Entrega el Acta y el Informe a la Secretaria.
Secretaria 11. Reproduce el Acta del Consejo de Fomento. 12. Entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y
Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
13. Revisa la Resolución del Consejo de Fomento: Si fue aprobada: 14. Envía copia a la Dirección de Ingeniería y
Mantenimiento para su conocimiento y demás fines.
Si no fue aprobada: 15. Entrega oficio al solicitante firmado por el
Director informando no aprobación del Proyecto.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 66
Materia:
Proceso Fundamental 1: Administración Asunto: Procedimiento 1.11 Recopilación de Información para Base de Datos Digital, Plano Teca y Fichaje de Terreno
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 67
Materia:
Proceso Fundamental 1: Administración Asunto: Procedimiento 1.11 Recopilación de Información para Base de Datos Digital, Plano Teca y Fichaje de Terreno
Responsable Actividad
Director de Fomento 1. Entrega la solicitud de información para
base de datos digital, plano teca y fichaje de terrenos a la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
2. Realiza procesamiento de la información y recopilación de datos.
3. Realiza informe fotográfico del lugar en estudio.
4. Actualiza planos del terreno y rectificación de linderos.
5. Realiza informe detallado sobre la situación del terreno.
6. Entrega informe del terreno a la Unidad de Asesoría Legal
Unidad de Asesoría Legal 7. Emite criterio legal sobre la situación del
terreno. 8. Entrega informe del terreno y estatus legal a
la Unidad de Bienes y Rentas.
Unidad de Bienes y Rentas
9. Autentica los documentos legales con los del Archivo de la Dirección de Fomento y los del Registro Principal de la Ciudad.
10. Diseña la Ficha Técnica del Terreno. 11. Realiza la Digitalización de los Datos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 68
Materia:
Proceso Fundamentales Asunto: Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los Inmueble
PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.: ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL
USO DE LOS INMUEBLES DE LA ULA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 69
Materia:
Proceso Fundamental 2 : Asignación de Uso de los Inmuebles Asunto: Contenido
ÍNDICE DE CONTENIDO
Proceso Fundamental PF-2: Asignación y Control del Uso de los Bienes Inmuebles de la ULA.
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-2.1 Asignación de Uso de los Bienes Inmuebles PF-2.2 Seguimiento y Control del uso de los Bienes Inmuebles
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 70
Materia:
Proceso Fundamental 2 : Asignación y Control de Uso de los Bienes Inmuebles
Asunto: Diagrama de Procesos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 71
Materia:
Proceso Fundamental 2 : Asignación y Control de Uso de los Bienes Inmuebles
Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 72
Materia:
Proceso Fundamental 2 : Asignación y Control del Uso de los Inmuebles
Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos
DIGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS PF-2: ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL USO DE LOS BIENES
INMUEBLES DE LA ULA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 73
Materia:
Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles
Asunto: Diagrama de Actividades 2.1 Asignación del Uso de los Bienes Inmuebles de la Universidad de Los Andes
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 74
Materia:
Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles
Asunto: Procedimiento 2.1 Asignación del Uso de los Bienes Inmuebles de la Universidad de Los Andes
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DIRECTOR (A)
1. Recibe de parte de las Autoridades
Universitarias, Decanos de Facultad,
Vicerrectores-Decanos de Núcleos y
Directores de Dependencias Centrales la
solicitud escrita motivada de la asignación
o cambio de uso del inmueble de la
Universidad de Los Andes, en caso de
no estar contemplado en el Plan de
Desarrollo y Plan Maestro de Planta
Física de la Universidad de Los Andes.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍCOS
2. Revisa y analiza, si procede o no la
solicitud de asignación o cambio de uso
del inmueble.
3. Si la situación lo amerita se verificará
en sitio las condiciones físico espaciales
del inmueble.
COORDINADOR OFICINA SECTORIAL DE PLANIFICACIÓN DE LA
FACULTAD O NÚCLEOS/ DIRECTOR DEPENDENCIA CENTRAL
4. Participa conjuntamente con el
personal profesional de la Dirección de
Planificación y desarrollo en la
verificación de las condiciones del
inmueble objeto de solicitud de
asignación o cambio del uso.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 75
Materia:
Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles
Asunto: Procedimiento 2.1 Asignación del Uso de los Bienes Inmuebles de la Universidad de Los Andes
RESPONSABLE ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍCOS
5. Elabora el informe de factibilidad
técnica de asignación o cambio de
uso del inmueble, en caso de no estar
contemplado en los planes de planta
física de la Universidad de Los Andes,
aprobados por el Consejo
Universitario.
6. Entrega al Director (a) el Informe de
Factibilidad Técnica para conocimiento y
visto bueno.
DIRECTOR (A)
7. Revisa y si está conforme envía a la
Secretaria de la Universidad para su
inclusión en la agenda del Consejo
Universitario, mediante oficio.
SECRETARIA DE LA UNIVERSIDAD
8. Recibe el Informe de Factibilidad
Técnica y lo envía al Consejo
Universitario para su consideración y
aprobación.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 76
Materia:
Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles
Asunto: Procedimiento 2.1 Asignación del Uso de los Bienes Inmuebles de la Universidad de Los Andes
RESPONSABLE ACTIVIDAD
CONSEJO UNIVERSITARIO
9. Discute y aprueba o no el informe de
factibilidad técnica que contiene la
propuesta de asignación o cambio de
uso debidamente justificada.
SECRETARIA DE LA UNIVERISDAD
10. Emite y envía a la Dirección de
Planificación y Desarrollo comunicación
o resolución, mediante la cual informa
oficialmente la Resolución de aprobación
o negación de la asignación o cambio de
uso del inmueble a los efectos de
actualizar el catastro de los bienes
inmuebles y control.
DIRECTOR (A)
11. Recibe comunicación o resolución
del Consejo Universitario y envía al
Departamento de Recursos Físicos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 77
Materia:
Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles
Asunto: Procedimiento 2.1 Asignación del Uso de los Bienes Inmuebles de la Universidad de Los Andes
RESPONSABLE ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍCOS
12. Actualiza el catastro de bienes
inmuebles con las especificaciones
pertinentes de uso, capacidad y
administración del mismo.
13. Realiza trimestralmente informe
del seguimiento y control de los
planes de recursos físicos de la
Universidad de Los Andes.
14. Elabora oficio de remisión de la
resolución del Consejo Universitario y
anexa copia de la resolución.
15. Entrega a la Secretaria oficio y
anexos.
SECRETARÍA
16. Envía oficio y resolución a las
Unidades Académicas-Administrativas
correspondientes
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 78
Materia:
Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles
Asunto: Diagrama 2.2 Seguimiento y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 79
Materia:
Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles
Asunto: Procedimiento 2.2 Seguimiento y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA
RESPONSABLE ACCIÓN
COORDINADORES DE LAS OFICINAS SECTORIALES DE PLANIFICACIÓN DE LAS FACULTADES Y NÚCLEOS Y A LOS DIRECTORES DE DEPENDENCIAS CENTRALES.
1. Al finalizar cada trimestre, envía por medio
impreso y electrónico, el formulario “Seguimiento
y Control del uso de bienes inmuebles con el
correspondiente instructivo
2. Obtiene información requerida en el formulario
“Seguimiento y Control del uso de los bienes
inmuebles” y lo completa manualmente.
3. Entrega el formulario al Decano O Director de
Dependencia para la revisión y firma.
4. Envía a PLANDES.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
5. Registra la información en la Aplicación para el
seguimiento del uso de los bienes inmuebles de
carácter académico, de apoyo docente, gestión
administrativa, cultural, bienestar estudiantil,
servicios generales y rental.
6. Genera el Reporte del trimestre para cada
conjunto universitario, discriminado por uso:
académico, extensión, gestión administrativa,
bienestar y esparcimiento, servicios generales y
rentales.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 80
Materia:
Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles
Asunto: Procedimiento 2.2 Seguimiento y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA
RESPONSABLE ACTIVDAD
7. Analiza y compara:
- El uso actual con el inventario de bienes inmuebles y de existir
modificaciones de uso del inmueble, verifica el aval de
PLANDES o del Consejo Universitario y si procede actualiza el
inventario. En caso contrario elabora informe sobre la situación
irregular y las Recomendaciones pertinentes para conocimiento
y toma de decisiones de las autoridades. Los planes formulados
y el estado de ejecución y asigna el grado de avance de
acuerdo a la escala de progresión.
8. Verifica solicitudes de asignación o cambio de uso de
recursos físicos y la disponibilidad existente.
9. Visita el inmueble objeto de asignación o Cambio de uso en
caso de ser necesario.
10. Elabora informe técnico con las observaciones o
recomendaciones.
11. Entrega al Director para revisión y firma
DIRECTOR (A)
12. Revisa y firma
13. Envía al solicitante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 81
Materia:
Proceso Fundamentales Asunto: Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los Inmuebles
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 82
Materia:
Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los Inmuebles Asunto: Índice de Contenido
ÍNDICE DE CONTENIDO
Proceso Fundamental PF-3: Mantenimiento de los Inmuebles de la ULA
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-3.1 Procesamiento de solicitudes de obras de Mantenimiento de los
inmuebles
PF-3.1.1 Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería PF-3.1.2 Procesamiento de solicitud de servicio de Carpintería PF-3.1.3 Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería PF-3.1.4 Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura PF-3.1.5 Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería PF-3.1.6 Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde PF-3.1.7 Solicitud de Material Servicio de Albañilería PF-3.1.8 Ejecución física de trabajos de mantenimiento PF-3.1.9 Inspección de ejecución de trabajo de mantenimiento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 83
Materia:
Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los Inmuebles Asunto: Diagrama de Procesos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 84
Materia:
Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los Inmuebles Asunto: Diagrama de Jerarquía de Proceso
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 85
Materia:
Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los Inmuebles Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS PF-3. MANTENIMIENTO DE LOS INMUEBLES DE LA ULA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 86
Materia:
Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Diagrama de Actividades 3.1.: Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería
Adm
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PF-3.1. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ALBAÑILERÍA
<<Información>>Oficio o Formato de Solicitud de Servicio
de Albañilería
Verificar si Solicitud corresponde a Servicio de Albañilería
Devolver Solicitud
No
Si
Numerar Solicitud por orden de llegada y Colocar Fecha
Registrar Solicitud en Computador
Visitar Sitio de Trabajo con Supervisor de Mantenimiento y Verificar la existencia de Necesidad de Trabajo
Notifica por escrito a la Dependencia Solicitante la No Ejecución del Trabajo
No
Asignar Prioridad al Trabajo con Director de la DIM
Si
Determinar Modo de Ejecución de Trabajo con Director de la DIM
Notificar a Supervisor y Albañiles el Plan de Ejecución de la Obra
Elaborar Orden de Solicitud de Material para Almacén
Con Personal Interno
Elaborar Informe con Especificaciones de Obra y Presupuesto Referencial
Con Contratación
<<Información>>Notificación de No
Ejecución del Trabajo
Determinar Recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra
<<Información>>Notificación de
Ejecución de la Obra
Solicitud de Material en Almacén
<<Información>>Orden de Solicitud de
Materiales
Elaborar Carpeta de Proyecto de Obra
Enviar Carpeta de Proyecto de Obra a Administración
<<Información>>Carpeta de
Proyecto de Obra
Contratación de Obras
Planifica la ejecución del trabajo de mantenimiento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 87
Materia:
Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Diagrama de Actividades 3.1: Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería
RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE MANTENIMIENTO
Y REPARACIONES SECCIÓN ALBAÑILERÍA
(Unidad de Mantenimiento)
1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Albañilería. En caso que no corresponda,
1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección.
En caso que si corresponda a la Sección de Albañilería realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y
le coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Realiza visita al sitio con el Supervisor de
Mantenimiento y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado. En caso que No ser precedente,
1.4.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.
En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, realiza lo siguiente.
1.5. Asigna prioridad al trabajo reunido con el Director de la DIM.
1.6. Planifica la ejecución del trabajo de mantenimiento, con el apoyo de técnicos en la elaboración de las mediciones.
1.7. Determina los recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra.
1.8. Elabora Informe con las Especificaciones de la Obra y el Presupuesto referencial.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 88
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Diagrama de Actividades 3.1: Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1.9. Determina con el Director de la DIM el modo de ejecución del trabajo, bien sea con Personal Interno de Ingeniería y Mantenimiento, o con Contratación Externa de una Empresa. Si es con Personal Interno
1.9.1. Notifica al Supervisor de Mantenimiento de la Sección y a los albañiles, el plan de ejecución de la obra.
1.9.2. Elabora Orden de solicitud de Materiales en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.
Si requiere Contratación Externa de una Empresa,
1.9.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y la envía a Administración.
(Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de Obras).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Página 89
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Diagrama de Actividades 3..2: Procesamiento de solicitud de Servicio de Carpintería
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Página: 90
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3.2: Procesamiento de solicitud de Servicio de Carpintería
RESPONSABLE ACCIÓN
JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES SECCIÓN
CARPINTERÍA (Unidad de Mantenimiento)
1.7.1 Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Carpintería.
− En caso que no corresponda, .1. Realiza la devolución inmediata a la
Secretaria de la Dirección. − En caso que si corresponda a la Sección de
Carpintería realiza los siguientes pasos. .2. Numera la Solicitud por Orden de llegada
y le coloca la fecha. .3. Registra la Solicitud en su computador. .4. Programa fecha y hora de visita al sitio de
trabajo a la cual debe asistir junto con el Supervisor de Mantenimiento de la Sección.
.5. Realiza visita al sitio con el Supervisor de Mantenimiento y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado.
− En caso que No se requiera trabajo, 1.5.1 Notifica por escrito a la Dependencia
solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.
− En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, realiza lo siguiente.
.6. Determina los recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra.
Define con el Jefe de Taller si se ejecutará con contratación o por el taller.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Página: 91
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3.2: Procesamiento de solicitud de Servicio de Carpintería
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
− Si es con Personal Interno de la DIM 1.7.1 Coordina con el Jefe de Taller y
designan la ejecución del trabajo. 1.7.2 Elabora Orden de solicitud de Materiales
en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.
− Si requiere Contratación Externa de una Empresa,
− Consigna para contratar. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de Obras).
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Página: 92
Materia: Proceso Fundamental 3.1: PROCESAMIENTO DE SOLICITUDES DE OBRAS DE MANTENIMIENTO
Asunto Diagrama de Actividades 3.1.3.: Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería
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PF-3.3. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE HERRERÍA
Si
Si
Ejecuta de Inmediato la Orden
No
No
Reporta al Jefe de Obras de la Sección
Devolver Solicitud
Verificar si Solicitud corresponde a Servicio de Herrería
<<Información>>Oficio o Formato de Solicitud de Servicio
de Herrería
Verificar Necesidad de Ejecución del Trabajo
Numerar Solicitud por orden de llegada y Colocar Fecha
Asignar Prioridad al Trabajo
Registrar Solicitud en Computador
Notificar sobre Solicitud a Supervisor de Mantenimiento
Programar con Supervisor inspección al Sitio de Trabajo si es necesario
Entrega Material al Personal
<<Información>>Notificación de
Ejecución de la Obra
Verifica y justifica la ejecución del Trabajo
Si es Necesario
Cuantifica el Material a utilizar
Entrega a Supervisor
No es Necesario
Solicita compra de Material
Cuantifica Material gastado en la Ejecución
Solicitud de Material en Almacén
Elabora Reporte de Actividades
Determina Recursos Materiales No disponibles en Almacén
Realiza visita al Sitio y verifica material requerido
Solicita Material en Almacén
Compra de Materiales No Disponibles en Almacén
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Página: 93
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3.3: Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería
RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE OBRAS
SECCIÓN HERRERÍA (Unidad de
Mantenimiento)
1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Herrería. En caso que No corresponda,
1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección.
En caso que Si corresponda a la Sección de Herrería realiza los siguientes pasos. 1.2. Asigna prioridad al trabajo 1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada
identificando claramente las prioridades. 1.4. Registra la Solicitud en el computador. 1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de
Mantenimiento. 1.6. Programa con Supervisor inspección si es
necesario al sitio de trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que Sí sea necesaria la inspección,
1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del mismo.
1.6.2. Cuantifica el material a utilizar. En caso que No sea necesaria la inspección,
1.6.3. Entrega al supervisor para la programación y ejecución de los trabajos.
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO
(Unidad de Mantenimiento)
1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo En caso que Sí hay necesidad, 1.7.1. Ejecuta de inmediato la Orden.
En caso que No hay necesidad,
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Página: 94
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3.3: Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería
1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la sección.
1.8. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requerido para la solicitud.
1.9. Solicita el material requerido existente en el almacén para la ejecución de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén).
1.10. Entrega el material al personal para la ejecución.
JEFE DE OBRAS
SECCIÓN HERRERÍA (Unidad de
Mantenimiento)
1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacén.
1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén).
1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecución.
1.14. Elabora reporte de cada actividad.
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Página: 95
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Diagrama de Actividades 3.4: Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura
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PF-3.4. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PINTURA
Si
Devolver Solicitud
Notificar a Pintores la Ejecución de la Obra
Elaborar Orden de Solicitud de Material para Almacén
No
Con Personal Interno
Si
Con Contratación
Numerar por orden de llegada y Colocar Fecha
Visitar Sitio y Verificar la existencia de Necesidad de Trabajo
Avisar por Vía Telefónica a la Dependencia Solicitante la No Ejecución del Trabajo
No
Asignar Prioridad al Trabajo con director de la DIM
Determinar Modo de Ejecución de Trabajo con Director de la DIM
Registrar Solicitud en Computador
Verificar si Solicitud corresponde a Servicio de Pintura
<<Información>>Oficio o Formato de Solicitud de Servicio
de Pintura
Elaborar Informe con Especificaciones de Obra y prepara Presupuesto Referencial
<<Información>>Notificación de No
Ejecución del Trabajo
<<Información>>Notificación de
Ejecución de la Obra
Programar fecha y hora de visita al Sitio de Trabajo
Determinar Recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra
Solicitud de Material en Almacén
Elaborar Carpeta de Proyecto de Obra
Enviar Carpeta de Proyecto de Obra a Administración
Contratación de Obras
<<Información>>Orden de Solicitud de
Materiales
<<Información>>Carpeta de
Proyecto de Obra
Planifica la ejecución del trabajo de mantenimiento
Efectúa mediciones con el personal auxiliar
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Página: 96
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3.4: Procesamiento Solicitud de Servicio de Pintura
RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE MANTENIMIENTO
Y REPARACIONES SECCIÓN PINTURA
(Unidad de Mantenimiento)
1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Pintura.
En caso que no corresponda, 1.1. Realiza la devolución inmediata a la
Secretaria de la Dirección. En caso que si corresponda a la Sección
de Pintura realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de
llegada y le coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su
computador. 1.4. Programa fecha y hora de visita al
sitio de trabajo. 1.5. Realiza visita al sitio y verifica la
existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado.
En caso que No se requiera trabajo, 1.5.1. Notifica por escrito a la
Dependencia solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.
En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, realiza lo siguiente. 1.6. Planifica la ejecución del trabajo de
mantenimiento. 1.7. Asigna prioridad al trabajo reunido
con el Director de la DIM. 1.8. Determina los recursos Materiales y
de Personal requeridos para la Obra.
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Página: 97
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3.4: Procesamiento Solicitud de Servicio de Pintura
1.9. Efectúa mediciones con el personal auxiliar.
1.10. Elabora Informe con las Especificaciones de la Obra y prepara el Presupuesto Referencial.
1.11. Determina con el Director de la
DIM el modo de ejecución del trabajo, bien sea con Personal Interno de Ingeniería y Mantenimiento, o con Contratación Externa de una Empresa.
Si es con Personal Interno 1.11.1. Notifica al Supervisor de
Mantenimiento de la Sección y a los pintores, el plan de ejecución de la obra.
1.11.2. Elabora Orden de solicitud de Materiales en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.
Si requiere Contratación Externa de una Empresa,
1.11.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y la envía a Administración.
(Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de
Obras).
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 98
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Diagrama de Actividades 3.5: Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería
PF-3.5. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PLOMERÍA
<<Información>>Oficio o Formato de Solicitud de Servicio
de Plomería
Si
Determina Recursos Materiales No disponibles en Almacén
Cuantifica el Material a utilizar
Verificar si Solicitud corresponde a Servicio de Plomería
Solicita Material en Almacén
Si es Necesario
Cuantifica Material gastado en la Ejecución
No
Verifica y justifica la ejecución del Trabajo
Entrega Material al Personal
Si
Devolver SolicitudNo
<<Información>>Notificación de
Ejecución de la Obra
Asignar Prioridad al Trabajo
Entrega a Supervisor
Solicitud de Material en Almacén
Notificar sobre Solicitud a Supervisor de Mantenimiento
Compra de Materiales No Disponibles en Almacén
Reporta al Jefe de Obras de la Sección
Programar con Supervisor inspección al Sitio de Trabajo si es necesario
Numerar Solicitud por orden de llegada y Colocar Fecha
Solicita compra de Material
No es Necesario
Registrar Solicitud en Computador
Realiza visita al Sitio y verifica material requerido
Verificar Necesidad de Ejecución del Trabajo
Elabora Reporte de Actividades
Ejecuta de Inmediato la Orden
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Página: 99
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3..5: Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería
RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE OBRAS
SECCIÓN PLOMERÍA (Unidad de
Mantenimiento)
1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Plomería. En caso que no corresponda,
1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección.
En caso que si corresponda a la Sección de Plomería realiza los siguientes pasos. 1.2. Asigna prioridad al trabajo 1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada
identificando claramente las prioridades. 1.4. Registra la Solicitud en el computador. 1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de
Mantenimiento. 1.6. Programa con Supervisor inspección si es
necesario al sitio de trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que Sí sea necesaria la inspección,
1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del mismo.
1.6.2. Cuantifica el material a utilizar. En caso que No sea necesaria la inspección,
1.6.3. Entrega al supervisor para la programación y ejecución de los trabajos.
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO
(Unidad de Mantenimiento)
1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo En caso que Sí hay necesidad, 1.7.1. Ejecuta de inmediato la orden.
En caso que No hay necesidad,
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 100
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3..5: Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería
1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la sección.
1.9. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requerido para la solicitud.
1.9. Solicita el material requerido existente en el almacén para la ejecución de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén).
1.10. Entrega el material al personal para la ejecución.
JEFE DE OBRAS
SECCIÓN PLOMERÍA (Unidad de
Mantenimiento)
1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacén.
1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén).
1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecución.
1.14. Elabora reporte de cada actividad.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 101
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Diagrama de Actividades 3..6 Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona Verde
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Página: 102
Materia Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3..6 Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona Verde
RESPONSABLE ACCIÓN
JEFE DE OBRAS SECCIÓN DE ZONA
VERDE (Unidad de
Mantenimiento)
1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Zona Verde. En caso que no corresponda,
1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección.
En caso que si corresponda a la Sección de Zona Verde realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le
coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de
Mantenimiento. 1.5. Programa con Supervisor de Mantenimiento
fecha y hora de visita al sitio de trabajo.
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO
(Unidad de Mantenimiento)
1.6. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado En caso que No se requiera trabajo,
1.6.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.
En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo,
1.6.2. Informa a Jefe de Sección sobre trabajo requerido.
JEFE DE OBRAS SECCIÓN ZONA
1.7. Define tipo de ejecución del trabajo, Si es ejecución directa por la sección,
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 103
Materia Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3..6 Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona Verde
VERDE (Unidad de
Mantenimiento)
1.7.1. Asigna prioridad al trabajo dependiendo de la gravedad o urgencia del daño.
1.7.2. Determina recursos materiales y de personal requeridos para el trabajo.
1.7.3. Elaborar Presupuesto Referencial del trabajo.
1.7.4. Asignar a Jardinero(s) ejecución del trabajo.
1.7.5. Elaborar Lista de Materiales requeridos.
1.7.6. Elabora Orden de solicitud de Material para Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PA-3.7 de Solicitud de Material en almacén).
Si es por contratación, 1.7.7. Consigna en Administración para
contratar. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de Obras).
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Página: 104
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Diagrama de Actividades 3.7. Solicitud de Material en Almacén
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PF-3.7. SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACÉN
<<Información>>Orden de Solicitud de
Material
Chequear en Inventario existencia del Material
No
Si
Elaborar Solicitud de Materiales Preparar Material
Imprimir Nota de Entrega de Material Numerada
Registrar Entrega de Materiales en Sistema de Inventario y Control
Entregar Material a Supervisor de Mantenimiento
Firmar Nota de Entrega de Material
Notificar Existencia de Material a Supervisor de Mantenimiento
Archivar Solicitud de Material y Nota de Entrega de Material
Firmar Nota de Entrega de Material
Entregar copia de Nota de Entrega de Material a Supervisor de Mantenimiento
<<Información>>Copia de Nota de
Entrega de Material
Compra de Materiales No Disponibles en Almacén
Ejecución Física de Trabajos de Mantenimiento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 105
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3.7 Solicitud de Material en Almacén
RESPONSABLE ACCIÓN ALMACENISTA
(Almacén) 1. Recibe Orden de Solicitud de Material emitida por le
Jefe de Mantenimiento y Reparaciones de la Sección correspondiente al trabajo solicitado.
2. Chequea en Inventario la existencia del material especificado en la Orden de Solicitud de Material.
En caso que no existan en su totalidad, Elabora Solicitud de Materiales. (Se ejecuta
el Procedimiento PA-2.1. de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén).
En caso que si se encuentren en existencia los materiales solicitados realiza lo siguiente, 2.2. Notifica la existencia del material al Supervisor
de Mantenimiento. 2.3. Prepara el Material solicitado en Almacén. 2.4. Registra Entrega del Material en el Sistema
Automatizado de Inventario y Control de Almacén.
2.5. Numera e Imprime Nota de Entrega del Material.
2.6. Entrega Material a Supervisor de Mantenimiento.
2.7. Firma Nota de Entrega del Material.
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO
2.8. Firma Nota de Entrega del Material.
ALMACENISTA (Almacén)
2.9. Entrega copia de Nota de Entrega del Material al Supervisor de Mantenimiento.
2.10. Archiva la Solicitud de Material y la Nota de Entrega. (Se ejecuta el Procedimiento P-3.5 de Ejecución Física de Trabajos de Servicio de Mantenimiento).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 106
Materia Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Diagrama de Actividades 3.8 Ejecución Física de Trabajos de Servicio de Mantenimiento
PF-3.8. EJECUCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO
<<Información>>Especificaciones de
Trabajo y Autorización para ejecutarlo
Ir a Sitio de Trabajo
Verificar daño a reparar
Notificar a Dependencia Solicitante y Jefe de Reparaciones la No necesidad
de ejecutar trabajo
No Hay Daño
Si Hay Daño
<<Información>>Notificación de No
necesidad de ejecución de trabajo
<<Información>>Notificación de No
necesidad de ejecución de trabajo
Tomar Herramientas y Materiales de trabajo
Ejecutar Trabajo de Reparación o Mantenimiento
Ubicar material y herramientas de trabajo de acuerdo a la especificaciones
Inspección de Ejecución Trabajos de Servicio de Mantenimiento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 107
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3.8 Ejecución Física de Trabajos de Servicio de Mantenimiento
RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA
CORRESPONDIENTE (Unidad de Mantenimiento)
1. Entrega las especificaciones de trabajo al obrero encargado de ejecutarlo y autoriza su la ejecución del mismo.
OBRERO EJECUTOR DEL TRABAJO
(Unidad de Mantenimiento)
2. Ubica material y herramientas de trabajo de acuerdo a las especificaciones.
3. Se dirige al sitio donde fue solicitado el trabajo.
4. Verifica el daño por el cual se solicitó el servicio.
Si no hay daño que reparar, Notifica a la Dependencia Solicitante y al Jefe
de la Sección la No necesidad de ejecución del trabajo.
En caso que si haya daño que reparar, 4.2. Toma las herramientas y los
materiales requeridos y ejecuta el trabajo respectivo. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.9 de Inspección de Ejecución de Trabajos de Servicio de Mantenimiento).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 108
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3.8 Ejecución Física de Trabajos de Servicio de Mantenimiento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 109
Materia: Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Asunto: Procedimiento 3.9: Inspección de Trabajo de Mantenimiento
RESPONSABLE ACCIÓN SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO / JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA
CORRESPONDIENTE (Unidad de Mantenimiento)
1. Se dirige al sitio donde se ejecuta el trabajo con las especificaciones del mismo.
2. Verifica que el trabajo se esté ejecutando correctamente según las especificaciones.
En caso que No se esté ejecutando el trabajo correctamente, Pide al obrero que realice
la corrección del trabajo. En caso que se esté ejecutando
el trabajo correctamente, Notifica verbalmente al
obrero la correcta ejecución de mismo.
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 110
Proceso: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo de los Inmuebles
Asunto: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo de los Inmuebles
PROCESO FUNDAMENTAL PF-4.: PREVENCION DE RIESGO DE
LOS INMUEBLES DE LA ULA
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 111
Proceso: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo de los Inmuebles
Asunto: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo de los Inmuebles
ÍNDICE DE CONTENIDO
Proceso Fundamental PF4. Prevención de Riesgo
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF -4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles PF- 4.2 Señalización Internas y Externas de los Inmuebles
PF-4.2.1 Coordinación de Proyectos de Señalización PF-4.2.2 Recolección de Información PF-4.2.3 Trámites Administrativos
PF 4.3 Evaluación de Proyectos de Ingeniería PF-4.3.1 Remodelación de Obras PF-4.3.2 Adecuación de Nuevos Proyectos PF-4.3.3 Renovación de Tecnologías de Proyectos
PF 4.4 Audita a los Arrendatarios en el Cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
PF 4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a solicitud.
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 112
Proceso: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo de los Inmuebles
Asunto: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo de los Inmuebles
<<información>>.Oficio de solicitud de
inspección e ingeniería de seguridad industrial
.Planos del área a inspeccionar.Planillas de información del
área
<<reglas>>.Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Convenios Internacionales.Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo, LOPCYMAT..Reglamento de las Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajo..Norma Venezolana CONVENIN . Programa de higiene y Seguridad Industrial. Aspectos Generales. Guía de los aspectos generales a ser considerados en la inspección de las condiciones de higiene y seguridad en el trabajo. .Guías Técnicas de Prevención Generada por el Instituto Nacional de Prevención, Salud y Seguridad Laborales, INPSASEL. GTP-01.Normas Internacionales.Convenios Colectivos de trabajo entre la Universidad de los Andes y las distintas asociaciones gremiales que hacen vida en la Institución. .Ley Orgánica del Trabajo, Titulo VIII
regula
<<fin>>Establecer y hacer cumplir políticas, objetivos,
proyectos y estrategias generales en cuanto a higiene y seguridad laboral en la Institución. <<actor>>
DirectorDe Personal
controlacumple
<<actor>>Apoyo Secretarial
Apoyo administrativoApoyo Informático
ArchivoDesarrollo de Personal
<<actor>>Ingenieros del Dpto.
de Higiene y Seguridad laboral
Ejecuta
Apoya
<<información>>. WEB´s: Dirección de
PersonalManual de Procedimientos
Del 01//12/2002
Consulta
<<objeto negocio>>Solicitud en inducción y
adiestramiento en materia de seguridad en el trabajo; inspecciones generales
programadas, estudiar de manera objetiva objetiva los agentes de riesgos capaces de ocasionar enfermedades ocupacionales,
adaptación tecnológica en materia de seguridad, higiene y ambiente
acorde con los avances tecnológicos, legislaciones y necesidades de la Institución,
supervisión y evaluación de diseño de planos de ingeniería y obras civiles, estructurar y asesorar el comité de seguridad, higiene y
ambiente de la ULA
Analistas de personal requiere
<<producto>>.Certificado de asistencia al curso. Certificado de aprobación del curso
Analistas de personal
Entes Regulatorios
Dependenciay/o facultad
afectada
<<información>>.Sistema ULA -RH.Planos des área
.Expediente del trabajador
.Bibliografías referentes al caso
.Convenios Colectivos.Internet
.
Dependencia central
O facultades
Dpto. de Registro, Control y Archivo
Entes RegulatoriosTRABAJDOR
TRABAJDOR
<<producto>>.Oficio de Notificación de riesgo.Oficio de análisis de riegos en los puestos de trabajo
<<producto>>.Informe de inspección de seguridad laboral.Informe de medición de acuerdo al agente.Proyecto de acondicionamiento de medidas de control.Formato de notificación de accidentes de trabajo de Ente regulatorio respectivo.Informe de investigación de accidente.Acta de acuerdo a lo establecido en reunión ante obra de remodelación
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Proceso: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo de los Inmuebles
Asunto: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo de los Inmuebles
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AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 114
Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO FUNDAMENTAL PF-4.: DIAGRAMA DE
ACTIVIDADES
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AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 115
Proceso Fundamental 4: Prevención de los Inmuebles Asunto: Diagrama de Actividades 4.1 INSPECCION DE SEGURIDAD DE LOS INMUEBLES
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AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 116
Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Asunto: Procedimiento 4.1: INSPECCION DE SEGURIDAD DE LOS INMUEBLES
RESPONSABLE ACCION
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS, DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADORES, GREMIOS.
1. Solicita, mediante oficio, Inspección de Seguridad y Salud Laboral del inmueble, a la Dirección de Personal, Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.
RECEPCION DE LA DIRECCION DE PERSONAL.
2. Recibe de las Autoridades Universitarias, Dependencia, Comité, Trabajadores, Gremios, solicitud de Inspección de Seguridad y Salud Laboral del inmueble.
3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble.
SECRETARIA EJECUTIVA DE LA DIRECCION DE PERSONAL.
4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble.
5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble.
JEFE DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
6. Recibe y revisa, solicitud de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal.
7. Asigna la actividad, mediante correo electrónico, al Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional.
ANALISTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL/ INSPECTOR DE SEGURIDAD INDUSTRIAL E HIGIENE OCUPACIONAL DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
8. Recibe asignación de la actividad. 9. Formula Programa de Inspección en función al área a
inspeccionar. 10. Verifica si existe formato dependiendo del área a
Inspeccionar: 10.1 Si existe formato, (va al paso 11).
10.2 En caso contrario, realiza inspección ocular y elabora formato de acuerdo al área a inspeccionar.
11. Realiza revisión bibliográfica de acuerdo a la inspección solicitada.
12. Solicita planos del área a Inspeccionar a la Dirección de PLANDES.
13. Entrevista a la Máxima Autoridad de la Dependencia a
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Página: 117
Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Asunto: Procedimiento 4.1: INSPECCION DE SEGURIDAD DE LOS INMUEBLES
inspeccionar. 14. Inspecciona el inmueble junto a Máxima Autoridad de la
Dependencia o con quien éste haya asignado. 15. Llena formato de inspección del inmueble con sus
respectivas recomendaciones en campo y entrega a la Máxima Autoridad para su respectivo aval.
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS, DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADOR Y/O GREMIOS.
16. Recibe del Analista de Higiene y Seguridad Laboral o del Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional, del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, formato de inspección del inmueble lleno con sus respectivas recomendaciones en campo.
17. Avala Inspección de Seguridad Laboral realizada. 18. Firma y sella formato como aprobación de Inspección de
Seguridad Laboral del inmueble realizada y entrega al Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.
ANALISTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL/ INSPECTOR DE SEGURIDAD INDUSTRIAL E HIGIENE OCUPACIONAL DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
19. Recibe de las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios, formato de Inspección de Seguridad Laboral firmado y sellado.
20. Realiza el primer informe. 21. Verifica si necesita mayor información:
21.1 Si necesita, ubica experto en el área para nueva inspección, realiza segunda experticia, (regresa al paso 13).
21.2 Realiza informe complemento del primer informe, para el informe final.
22. Elabora oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios donde se llevó a cabo la Inspección de Seguridad Laboral del Inmueble.
23. Presenta oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios el informe final de Inspección al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.
JEFE DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
24. Recibe oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios del informe final.
25. Revisa el contenido de ambos documentos. 26. Firma en señal de conformidad el oficio de entrega a las
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AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 118
Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Asunto: Procedimiento 4.1: INSPECCION DE SEGURIDAD DE LOS INMUEBLES
Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios.
27. Remite al Director de Personal para la firma del oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.
DIRECTOR DE LA DIRECCION DE PERSONAL.
28. Recibe del Jefe del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, oficio de entrega a las Autoridades Universitarias Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.
29. Firma oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios.
30. Entrega a la Unidad de Apoyo Secretarial y a Servicios de la Dirección de Personal, oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.
UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y SERVICIOS DE LA DIRECCION DE PERSONAL.
31. Recibe del Director de la Dirección de Personal, oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.
32. Saca copia del oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.
33. Envía original y una copia al Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.
ANALISTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL/ INSPECTOR DE SEGURIDAD INDUSTRIAL E HIGIENE OCUPACIONAL DEL DPTO. DE
34. Recibe de la Unidad de Apoyo Secretarial y Servicios de la Dirección de Personal, original y copia del oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.
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Página: 119
Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Asunto: Procedimiento 4.1: INSPECCION DE SEGURIDAD DE LOS INMUEBLES
HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
35. Archiva copia del informe firmado de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble.
36. Entrega, mediante oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios y expone el informe de Inspección Seguridad Laboral a los entes involucrados.
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS, MAXIMA AUTORIDAD DE LA DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADOR Y/O GREMIOS.
37. Recibe, del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, oficio original de entrega con el informe original de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 120 Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Sub-proceso: 4.2: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE LOS INMUEBLES
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.1: COORDINACIÓN DE PROYECTOS DE SEÑALIZACIÓN
Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA
<<proceso>>PF-4.1
Inspección de Seguridad de los Inmuebles
<<proceso>>PF-4.2
Señalización Internas y Externas de los
Inmuebles
<<proceso>>PF-4.3
Evaluación De Proyectos de
Ingeniería
<<proceso>>PF-.4.4
Audita los Arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y salud en el Trabajo
<<proceso>>PF-4.2.1
Coordinación de Proyectos de Señalización
<<proceso>>PF-4.2.2
Recolección de Información
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 121 Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Sub-proceso: 4.2: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE LOS INMUEBLES
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.1: COORDINACIÓN DE PROYECTOS DE SEÑALIZACIÓN
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 122 Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Sub-proceso: 4.2: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE LOS INMUEBLES
Asunto: PROCEDIMIENTO 4.2.1: COORDINACION DE PROYECTO DE SEÑALIZACION
RESPONSABLE ACCION
MAXIMA AUTORIDAD DE LA DEPENDENCIA, COMITÉ Y/O GREMIOS.
1. Solicita, mediante oficio solicitud de Señalización a la Dirección de Personal, Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.
RECEPCION DE LA DIRECCION DE PERSONAL.
2. Recibe de Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité y/o Gremios solicitud de Señalización.
3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de Señalización.
SECRETARIA EJECUTIVA DE LA DIRECCION DE PERSONAL.
4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de señalización
5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de señalización.
JEFE DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
6. Recibe y revisa de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, la solicitud de señalización
7. Asigna a Analista/Inspector del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, mediante correo electrónico, la solicitud de señalización.
ANALISTA/INSPECTOR DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
8. Recibe, mediante correo electrónico, la solicitud de señalización.
9. Realiza reunión con la Máxima Autoridad o persona asignada, explica el proyecto, sus etapas y describe tipo de información a recolectar.
10. Establece criterios para tener el mismo orden cronológico. 11. Solicita los planos de la Dependencia en estudio. 12. Suministra formato a la Dependencia para levantar
información. Se establece orden cronológico. 13. Activa el procedimiento 4.2.2 “Recolección de Información”
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 123 Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Sub-proceso: 4.2: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE LOS INMUEBLES
Asunto: PROCEDIMIENTO 4.2.1: COORDINACION DE PROYECTO DE SEÑALIZACION
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 124 Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Sub-proceso: 4..2.: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE LOS INMUEBLES
Asunto: PROCEDIMIENT: 4.2.2 RECOLECCION DE INFORMACIÓN
RESPONSABLE ACCION
ANALISTA/INSPECTOR DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
1. Realiza el procedimiento 4.2.1. “Coordinación del Proyecto de Señalización”.
NOTA: Las actividades de este procedimiento se realizan en paralelo. 2. Identifica las áreas dentro del plano teniendo correlación
con el orden cronológico definido. 3. Realiza recorrido recogiendo información relacionada a
Seguridad Laboral. 4. Asesora respecto a obstáculos que se le presenten a la
Máxima Autoridad o Persona asignada de la Dependencia, Comité y/o Gremios.
5. Remite a Imagen Institucional requerimiento de señales de Seguridad Laboral, (va al paso 10).
MAXIMA AUTORIDAD O PERSONA ASIGNADA DE LA DEPENDENCIA, COMITÉ Y/O GREMIOS.
6. Realiza recorrido recogiendo información mediante formato. 7. Determina señales de estructura e información general en el
plano, siguiendo el orden cronológico definido, mediante formato.
8. Valida información con Coordinador de cada área o Administrador según el caso.
9. Solicita a Imagen Institucional, formalmente la realización del diseño de las señales de estructura e información general.
IMAGEN INSTITUCIONAL
10. Recibe requerimiento de diseño de señales de Seguridad del Analista/Inspector del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral y solicitud de realización de diseño de señales de estructura e información general de la Máxima Autoridad o persona Asignada de la Dependencia, Comité y/o Gremios.
11. Establece los diseños. 12. Ejecuta Procedimiento 4.2.3 “Tramites Administrativos”.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 125 Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Sub-proceso: 4..2.: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE LOS INMUEBLES
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.3: TRÁMITES ADMINISTRATIVOS
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 126 Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Sub-proceso: 4..2.: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE LOS INMUEBLES
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.3: TRÁMITES ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLE ACCION
ANALISTA/INSPECTOR DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
1. Realiza el procedimiento 4.2.2. “Recolección de Información”.
IMAGEN INSTITUCIONAL.
2. Recibe diseño. 3. Establece materiales a utilizar. 4. Establece por oficio condiciones de Licitación a empresas
licitantes.
EMPRESA LICITANTE. 5. Acepta condiciones de licitación establecidas por Imagen Institucional.
6. Recoge requisitos de licitación. 7. Al pasar el tiempo establecido, consigna cotización y
requisitos requeridos a la Unidad de Apoyo Administrativo de la Dependencia a señalizar.
UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA DE LA DEPENDENCIA A SEÑALIZAR.
8. Recibe y revisa la cotización y requisitos requeridos de licitación de empresas licitantes.
9. Escoge empresa licitante ganadora. 10. Notifica Empresa ganadora al Analista/Inspector del Dpto.
de Higiene y Seguridad Laboral (va al paso 18). 11. Notifica Empresa ganadora a Imagen Institucional, (va al
paso15). 12. Da la buena pro a Empresa ganadora y genera orden de
servicio.
EMPRESA GANADORA DE LICITACION.
13. Recibe de Unidad de Apoyo Administrativo de la Dependencia a señalizar la orden de servicio.
14. Inicia Obra de Señalización.
IMAGEN INSTITUCIONAL.
15. Recibe de Unidad de Apoyo Administrativo de la Dependencia a señalizar la notificación de nombre de empresa ganadora de Licitación.
16. Realiza supervisión a empresa licitante ganadora. 17. Intercambia opiniones a cerca de supervisión con el
Analista/Inspector del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, (va al paso 20).
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 127 Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Sub-proceso: 4..2.: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE LOS INMUEBLES
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.3: TRÁMITES ADMINISTRATIVOS
ANALISTA/INSPECTOR DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
18. Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo de la Dependencia a señalizar la notificación de nombre de empresa ganadora de Licitación.
19. Realiza supervisión de obra a empresa licitante ganadora 20. Intercambia opiniones acerca de supervisión con Imagen
Institucional. 21. Genera documento de visto bueno de la obra concluida. 22. Envía a Unidad de Apoyo Administrativo, documento de
visto bueno de la obra concluida.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LA DEPENDENCIA A SEÑALIZAR.
23. Recibe del Analista/Inspector del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral documento de visto bueno de la obra concluida.
24. Realiza la orden de pago a la Empresa que ejecutó la obra.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 128 Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESOS
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 129 Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA
Asunto: Diagrama de Actividades 4.3.1: Remodelación de Obras
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 130 Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA
Asunto: Procedimiento: 4.3.1 Remodelación de Obras
RESPONSABLE ACCION MAXIMA AUTORIDAD, TRABAJADOR, GREMIOS Y/O COMITÉ DE LA DEPENDENCIA EN REMODELACION.
1. Solicitan por escrito, a la Dirección de Personal, la intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.
RECEPCION DE LA DIRECCION DE PERSONAL
2. Recibe de Máxima Autoridad, Trabajador, Gremios y/o Comité de la Dependencia en remodelación, solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.
3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.
SECRETARIA EJECUTIVA DE LA DIRECCION DE PERSONAL
4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.
5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.
JEFE DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
6 Recibe de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.
7 Asigna solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra, mediante correo electrónico, a Analista/Inspector del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.
ANALISTA/INSPECTOR DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
8. Recibe solicitud de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona la obra.
9. Acuerda reunión con la Máxima Autoridad de la Dependencia, para recabar información (quien ejecuta la obra, quien es el ente responsable, cuantos trabajadores y Dependencias se ven afectadas, condiciones inseguras provocadas por
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 131 Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA
Asunto: Procedimiento: 4.3.1 Remodelación de Obras
la Obra, tipo de trabajo que realizan, entre otros). 10. Elaborar formato Atención al Público, dejando constancia del
inicio de la actividad. 11. Inspecciona la Obra comparando los aspectos fundamentales
de Normas de Seguridad y Salud en el Trabajo. 12. Levanta y firma Acta emitiendo las Medidas para el control de
la situación y remite a la Máxima Autoridad de la Edificación.
MAXIMA AUTORIDAD DE LA EDIFICACION EN REMODELACION
13. Recibe del Analista/Inspector del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, acta de las Medidas emitidas para el control de la situación.
14. Firma y sella Acta de las Medidas emitidas para el control de la situación.
15. Verifica si puede controlar la situación. 15.1 Si puede, ejecuta acciones para controlar la
situación y envía notificación al Analista/Inspector del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral indicando medidas a tomar.
15.2 En caso contrario, notifica al Analista/Inspector del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral de no poseer las medidas para controlar la situación, (va al paso 16).
ANALISTA/INSPECTOR DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
16. Recibe notificación de la Máxima Autoridad de la Edificación, para ejecutar acciones de medidas de control de Seguridad y Salud en el trabajo.
17. Realiza inspecciones periódicas para verificar el cumplimiento de acuerdo a las actas, (regresa al paso 10).
18. Recibe notificación de la Máxima Autoridad de la Edificación, donde se le indica que no posee las medidas para controlar la situación.
19. Convoca reunión con la Máxima Autoridad de la Edificación, Asesor Legal y Empresa ejecutora de la Obra, para solventar la situación.
20. Redacta Acta de acuerdo a lo establecido para solventar la situación.
21. Firma y sella Acta de acuerdo a lo establecido por cada uno de los presentes, (regresa al paso 15.1).
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 132 Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.3.2: ADECUACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 133 Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA
Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.2: ADECUACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS
RESPONSABLE ACCION DIRECCIÓN DE PLANDES Y/O INGENIERIA Y MANTENIMIENTO
1. Solicita a la Dirección de Personal la intervención del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral para Evaluación del Proyecto Civil.
RECEPCION DE LA DIRECCION DE PERSONAL
2. Recibe de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil.
3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil.
SECRETARIA EJECUTIVA DE LA DIRECCION DE PERSONAL
4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil.
5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil.
JEFE DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
6. Recibe de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil.
7. Asigna solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, Evaluación del Proyecto Civil, mediante correo electrónico, a Analista del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.
ANALISTA DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
8. Recibe del Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, Evaluación del Proyecto Civil.
9. Solicita Planos y Memoria Descriptiva del Proyecto a la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento.
DIRECCIÓN DE PLANDES Y/O INGENIERIA Y MANTENIMIENTO
10. Recibe solicitud de Planos y Memoria Descriptiva del Proyecto del Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.
11. Facilita al Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, los planos y Memoria Descriptiva del Proyecto.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 134 Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA
Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.2: ADECUACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
ANALISTA DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
12. Recibe de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento, los planos y Memoria Descriptiva del Proyecto.
13. Busca referencias, normativas y reglamentos que definan los parámetros de evaluación.
14. Compara normativas y reglamentos con los plasmados en planos.
14.1 De estar conforme con normativas y reglamentos, (va al paso 20.1).
14.2 De lo contrario, genera un informe con los aspectos no contemplados en el Proyecto.
15 Discute cada uno de los aspectos no reflejados en el Proyecto de acuerdo a la normativa y/o reglamentos vigentes con el Proyectista.
16 Entrega informe al Proyectista de Observaciones reflejadas en el Proyecto, de acuerdo a la normativa y/o reglamentos vigentes.
PROYECTISTA
17 Recibe del Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral el Informe de Observaciones reflejadas en el Proyecto, de acuerdo a la normativa y/o reglamentos vigentes.
18 Modifica el Proyecto de acuerdo a las observaciones emitidas por el Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.
19 Envía a Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, el proyecto civil y/o de remodelación final.
ANALISTA DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
20. Recibe y revisa el proyecto civil y/o de remodelación final, enviado por el proyectista.
20.1 De estar conforme, el proyecto final con normativas y reglamentos vigentes emite oficio de conformidad del proyecto. 20.2 En caso contrario, (regresa al paso 15).
135
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 135 Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.3.3: RENOVACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE PROYECTOS
Renovación de Tecnologías de Procesos PF 4.3.3
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 136 Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA
Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.3: RENOVACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE PROYECTOS
RESPONSABLE ACCION MAXIMA AUTORIDAD DE LA EDIFICACION EN RENOVACION DE TECNOLOGIA DE PROCESOS
1. Solicita a la Dirección de Personal la intervención del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral para el Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.
RECEPCION DE LA DIRECCION DE PERSONAL
2. Recibe de Máxima Autoridad de la Edificación en Renovación de Tecnología de Procesos, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.
3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.
SECRETARIA EJECUTIVA DE LA DIRECCION DE PERSONAL
4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.
5. Entrega al Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.
JEFE DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
6. Recibe de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.
7. Asigna, mediante correo electrónico, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías a Analista del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.
ANALISTA DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
8. Recibe del Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías.
9. Acuerda reunión con la Máxima Autoridad de la edificación en renovación de Tecnología de Procesos para recabar información respecto a las necesidades.
10. Solicita y analiza planos, manuales, insumos para emitir recomendación.
11. Recaba información especializada y normativas vigentes respecto al tema.
12. Realiza informe por escrito de requerimientos de equipos de seguridad de acuerdo al análisis.
13. Entrega informe y explica, mediante presentación, los requerimientos necesarios para la instalación de la Nueva
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 137 Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA
Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.3: RENOVACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE PROYECTOS
Tecnología. 14. Efectúa, una vez realizados los cambios, estudios de Higiene
Ocupacional, Seguridad y Salud en el Trabajo y/o Protección al Medio Ambiente.
15. Verifica la incorporación de nuevas condiciones inseguras o
agentes de riesgos. 15.1 De incorporarse nuevas condiciones inseguras o
agentes de riesgos, “Análisis de riesgo en los puestos de Trabajo” “Elaboración o modificación de la Notificación de las condiciones inseguras y riesgos inherentes o asociados al trabajo”.
En caso contrario, finaliza el procedimiento.
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 138 PROCESO 4.4: AUDITARIA DE LOS ARRENDAMIENTOS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESOS
Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA
<<proceso>>PF-4.1
Inspección de Seguridad de los
Inmuebles
<<proceso>>PF-4.2
Señalización Internas y Externas
de los Inmuebles
<<proceso>>PF-4.3
Evaluación de Proyectos de
Ingeniería
<<proceso>>PF-.4.4
Audita los Arrendatarios en el cumplimiento del
Programa de Seguridad y salud en el Trabajo
PF-4 PREVENCIÓN DE RIESGO
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 139
Proceso: 4.4: Auditaría de los arrendamientos en el cumplimiento del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo
Asunto: Diagrama de Actividades 4..4: AUDITARIA DE LOS ARRENDATARIOS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE SEGURIDAD LABORAL
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 140
Proceso: 4.4: Auditaría de los arrendamientos en el cumplimiento del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo
Asunto: Procedimiento 4.4: AUDITARIA DE LOS ARRENDATARIOS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE SEGURIDAD LABORAL
RESPONSABLE ACCION
DEPARTAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
1. Audita, de acuerdo a la fecha programada anualmente, la aplicación del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, por parte de los arrendatarios, en los espacios físicos sujetos a arrendamiento (cafetín, fotocopiadoras, entre otras).
DEPARTAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
2. Notifica, a través de oficio al arrendatario la fecha para realizar la auditoria.
3. Entrega oficio sellado y firmado por el jefe del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal para la firma respectiva del Director de Personal.
SECRETARIA EJECUTIVA
4. Recibe y entrega oficio del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral al Director de Personal para su respectiva firma.
DIRECTOR
5. Recibe, Firma oficio y entrega a la Secretaria Ejecutiva
SECRETARIA EJECUTIVA
6. Recibe y Entrega oficio firmado al Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.
DEPARTAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
7 Recibe de la Secretaria Ejecutiva oficio firmado por el Director de Personal.
8. Entrega oficio al mensajero
MENSAJERO 9. Recibe oficio del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral y hace entrega del mismo al arrendatario.
ARRENDATARIO.
10. Recibe oficio y firma acuse de recibo 11. Realiza inspección de Seguridad y Salud del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 141 Proceso: 4.4: Auditaría de los arrendamientos en el cumplimiento del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS
Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA
<<proceso>>PF-4.1
Inspección de Seguridad de los
Inmuebles
<<proceso>>PF-4.2
Señalización Internas y Externas
de los Inmuebles
<<proceso>>PF-4.3
Evaluación de Proyectos de
Ingeniería
<<proceso>>PF-.4.4
Audita los Arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y salud en el
Trabajo
PF-4 PREVENCIÓN DE RIESGO
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 142
Proceso: 4.4: Auditaría de los arrendamientos en el cumplimiento del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES. 4.5. Inspección de Inmuebles sujetos a Uso por parte de terceros, bajo Programación o a Solicitud
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 143
Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgos
Asunto: Procedimiento 4.5: Inspeccionar los inmuebles sujetos a arrendamientos
RESPONSABLE ACCION
MAXIMA AUTORIDAD DE LA DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADORES, GREMIOS.
1. Solicita, mediante oficio, Inspección de Seguridad del inmueble sujeto arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros), a la Dirección de Personal, Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.
RECEPCION DE LA DIRECCION DE PERSONAL.
2. Recibe de la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajadores y/o Gremios, solicitud de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).
3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, solicitud de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).
SECRETARIA EJECUTIVA
4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).
5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, solicitud de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).
JEFE DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
6. Recibe y revisa, solicitud de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros) de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal.
7. Asigna la actividad, mediante correo electrónico, al Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional.
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 144
Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgos
Asunto: Procedimiento 4.5: Inspeccionar los inmuebles sujetos a arrendamientos
RESPONSABLE
ACCIÓN
ANALISTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL/ INSPECTOR DE SEGURIDAD INDUSTRIAL E HIGIENE OCUPACIONAL DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
8. Recibe asignación de la actividad. 9. Formula Programa de Inspección en Función al área a
inspeccionar. 10. Verifica si existe formato dependiendo del área a
Inspeccionar: 10.1 Si existe formato, (va al paso 11).
10.2 En caso contrario, realiza Inspección ocular y elabora formato de acuerdo al área a inspeccionar.
11. Realiza revisión bibliográfica de acuerdo a la Inspección solicitada.
12. Solicita planos del área a Inspeccionar. 13. Entrevista a la Máxima Autoridad de la Dependencia a
inspeccionar. 14. Inspecciona el inmueble sujeto a arrendamiento junto a
Máxima Autoridad de la Dependencia o con quien éste haya designado.
15. Llena formato de Inspección del inmueble sujeto a arrendamiento con sus respectivas recomendaciones en campo y entrega a la Máxima Autoridad para su respectivo aval.
MAXIMA AUTORIDAD DE LA DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADOR Y/O GREMIOS.
16. Recibe del Analista de Higiene y Seguridad Laboral o del Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional, del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, formato de Inspección del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros) lleno con sus respectivas recomendaciones en campo.
17. Avala Inspección de Seguridad realizada. 18. Firma formato como aprobación de Inspección de
Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros) realizada y entrega al Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 145
Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgos
Asunto: Procedimiento 4.5: Inspeccionar los inmuebles sujetos a arrendamientos
RESPONSABLE ACCIÓN ANALISTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL/ INSPECTOR DE SEGURIDAD INDUSTRIAL E HIGIENE OCUPACIONAL DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
19. Recibe de la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios, formato de Inspección firmado.
20. Realiza el primer informe. 21. Verifica si necesita mayor información:
21.3 Si necesita, ubica experto en el área para nueva inspección, realiza segunda experticia, (regresa al paso 13).
21.4 Realiza informe complemento del primer informe, para el informe final.
22. Elabora oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios donde se llevó a cabo la Inspección de Seguridad del Inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).
23. Presenta oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios el informe final de Inspección al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral.
JEFE DEL DPTO. DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL.
24. Recibe oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios del informe final.
25. Revisa el contenido de ambos documentos. 26. Firma en señal de conformidad el oficio de entrega a la
Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios.
27. Remite al Director de Personal para la firma del oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento anexo.
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 146
Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgos
Asunto: Procedimiento 4.5: Inspeccionar los inmuebles sujetos a arrendamientos
RESPONSABLE ACCIÓN
DIRECTOR
28. Recibe del Jefe del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto arrendamiento anexo.
29. Firma oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios.
30. Entrega a la Unidad de Apoyo Secretarial y a Servicios de la Dirección de Personal, oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto arrendamiento anexo.
UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y
SERVICIOS
31. Recibe del Director oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento anexo.
32. Saca copia del oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento anexo.
33. Envía original y una copia al Departamento ANALISTA/ INSPECTOR
34. Recibe de la Unidad de Apoyo Secretarial y Servicios de la Dirección de Personal, original y copia del oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento en anexo.
35. Archiva copia del informe firmado de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento.
36. Entrega, mediante oficio a la Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios y expone el informe de inspección a los entes involucrados.
MAXIMA AUTORIDAD DEPENDENCIA, COMITÉ, TRABAJADOR / GREMIOS
37. Recibe del Departamento oficio de entrega con el informe original de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento, en anexo.
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 147
Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgos
Asunto: Proceso Fundamental 5: Resguardo
PROCESO FUNDAMENTAL PF-5: RESGUARDO DE LOS
INMUEBLES DE LA ULA
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 148
Materia: Procesos Fundamentales Asunto: Índice de Contenido
ÍNDICE DE CONTENIDO
Proceso Fundamental PF-5 Resguardo de los Inmuebles
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos
PF-5.1 Operación de Actividades de Seguridad.
PF-5.1.1 Prevención y Protección para nuevos inmuebles de la ULA PF-5.1.2 Registro en los libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la
ULA PF-5.1.3 Información de las eventualidades sucedidas en los bienes
inmuebles de la ULA. PF-5.1.4 Resguardo Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA PF-5.1.5 Recepción de autorizaciones para el ingreso de personas a los
Bienes Inmuebles de la ULA.
PF-5.2 Control y Procedimiento de Siniestros en la ULA
PF-5.2.1 Ejecución de planes de prevención y disminución de riesgos y siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA
PF-5.2.2 Investigación y seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 149
Materia: Procesos Fundamentales Asunto: Índice de Contenido
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
AREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 150
Materia: Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos
151
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA
ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 151 Proceso Fundamental 5: Resguardo
Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 152
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de Seguridad
Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.1: Prevención y Protección Para Nuevos Inmuebles de la ULA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 153
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de Seguridad
Asunto: Procedimiento 5.1.1: Prevención y Protección al Patrimonio Inmobiliario de la ULA
RESPONSABLE ACCION
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
1. Solicita por escrito a la Dirección de Vigilancia Prevención y Protección para nuevos Bienes Inmuebles donde funcionaran Dependencias Universitarias de la ULA.
CENTRAL DE VIGILANCIA
2. Recibe de Autoridades oficio de solicitud de Prevención y Protección para nuevos Bienes Inmuebles donde funcionaran Dependencias Universitarias de la ULA y Entrega oficio al Apoyo Secretarial.
APOYO SECRETARIAL
3. Recibe de la Central de la Dirección de Vigilancia, Solicitud de Prevención y Protección para nuevos Bienes Inmuebles donde funcionaran Dependencias Universitarias de la ULA. Y Entrega a la Dirección de Vigilancia.
DIRECCIÓN DE VIGILANCIA
4. Revisa y Remite a la Unidad Administrativa Desconcentrada, para que verifique el presupuesto, (para el personal Eventual).
UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA
5. Recibe y verifica disponibilidad presupuestaria para el ingreso del personal eventual y remite a la Dirección.
DIRECCIÓN DE VIGILANCIA
6. Recibe disponibilidad presupuestaria • Si es SI. Solicita a la Dirección de Personal
reclutamiento y selección de personal • Si es NO. Espera disponibilidad presupuestaria
DIRECCIÓN DE PERSONAL
7. Recibe de la Dirección de Personal solicitud de reclutamiento y selección de personal
8. Realiza reclutamiento y selección de personal y remite a la Dirección de Vigilancia
DIRECCIÓN DE VIGILANCIA
9. Recibe listado y personal seleccionado 10. Remite listado de personal seleccionado a la Unidad
Administrativa Desconcentrada. 11. Remite listado y personal seleccionado al Departamento de
Operaciones UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA
12. Recibe listado de personal seleccionado e incluye en la nómina
DEPARATMENTO DE OPERACIONES
13. Recibe listado y personal seleccionado 14. Ordena cubrir con las solicitudes de prevención y protección
de los nuevos Inmuebles. 15. Supervisa las actividades asignadas al nuevo personal
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: IINMUEBLES Y RENTAS Página: 154
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de Seguridad
Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.2: Registro en los Libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la ULA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: IINMUEBLES Y RENTAS Página: 155
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de Seguridad
Asunto: Procedimiento 5.1.2: Registro en los Libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la ULA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
1. Solicita a la Unidad Administrativa Desconcentrada el libro
de novedades foliado y sellado, para el control en los
inmuebles de la ULA.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DESCONCENTRADA
2. Recibe solicitud y entrega Libro de Novedades foliado y
sellado al Departamento de Operaciones
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
3. Recibe Libro de Novedades foliado y sellado y entrega a la
Dirección con Memorandum de Apertura para la Firma del
Director (a)
DIRECCIÓN DE VIGILANCIA
4. Recibe y firma Memorandum de Apertura de Libro de
Novedades y remite al Departamento de Operaciones
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
5. Recibe y distribuye Libro de Novedades en las
Dependencias Universitarias.
VIGILANTE
6. Recibe y registra en el libro de novedades los sucesos
ocurridos en las Dependencias Universitarias
7. Termina el libro de novedades y entrega al Departamento
de Operaciones.
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
8. Recibe y cierra Libro de Novedades
9. Archiva Libro de Novedades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: IINMUEBLES Y RENTAS Página: 156
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de Seguridad
Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.3: Información de Eventualidades Sucedidas en los Bienes Inmuebles de la ULA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 157
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de Seguridad
Asunto: Procedimiento 5.1.3: Información de Eventualidades Sucedidas en los Bienes Inmuebles de la ULA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
VIGILANTE 1.- Recibe o detecta cualquier novedad ocurrida en Dependencias Universitarias.
CENTRAL DE VIGILANCIA
2.-Informa al director y al Departamento de la novedad ocurrida en la Dependencia Universitaria.
DIRECTOR
3. Ordena investigación del siniestro al Departamento respectivo, de acuerdo a la novedad
DEPARTAMENTO
4. Selecciona personal para que se presente en el lugar del siniestro a objeto de realizar investigación
5. Elabora Informe del siniestro ocurrido y entrega al Director
APOYO
SECRETARIAL
6. Redacta oficios, anexa informe y entrega al mensajero.
MENSAJERO
7. Entrega oficio a las Autoridades Universitarias y a las Dependencias correspondientes.
AUTORIDADES/ DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS
8. Recibe y conoce del informe del siniestro ocurrido
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 158
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de Seguridad
Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.4: Resguardo Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA
DE
PA
RTA
ME
NTO
VIG
ILA
NTE
DIR
EC
TOR
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: FOMENTO DE RENTAS Página: 159
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de Seguridad
Asunto: Procedimientos 5.1.4 Resguardo Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DIRECTOR DE VIGILANCIA
1. Ordena asignación del personal para resguardar las instalaciones universitarias.
DEPARTAMENTO
2. Coordina con los Supervisores de Vigilancia la distribución del personal en las dependencias universitarias.
3. Coordina con los vigilantes las labores de resguardo de los
inmuebles universitarios.
VIGILANTE
4. Cumple con las labores diarias de resguardo e informan de cualquier eventualidad al Departamento Respectivo
DEPARTAMENTO
5. Recibe información de las eventualidades y remite al Director
DIRECTOR 6. Recibe y conoce información de las eventualidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: FOMENTO DE RENTAS Página: 160
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de Seguridad
Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.5: Recepción de autorizaciones para el ingreso de personas a los Bienes Inmuebles de la ULA
DIR
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PF 5.1.5 RECEPCIÓN DE AUTORIZACIONES PARA EL INGRESO DEPERSONAS A LOS BIENES INMUEBLES DE LA ULA
Recibir las autorizaciones con Visto Bueno del Director y entrega a los
vigilantes
Controla acceso del personal a las instalaciones universitarias, previa
verificación de la autorización otorgada
Recibir de las Autoridades y Dependencias Universitarias copia de las Autorizaciones
otorgadas y remite al Director y alDepartamento de Operaciones
<<Información>>Emitir autorizaciones para ingreso de personas a las
instalaciones universitarias, en horas y días no laborables
Recibe y firma para el visto bueno de las autorizaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: FOMENTO DE RENTAS Página: 161
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de Seguridad
Asunto: Procedimientos 5.1.5: Recepción de autorizaciones para el ingreso de personas a los Bienes Inmuebles de la ULA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
AUTORIDADES
Y DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS
1.- Emite autorizaciones para el ingreso de personas a las
instalaciones universitarias, en horas y días no laborables.
CENTRAL DE VIGILANCIA
2.-Recibe de las Autoridades y Dependencias Universitarias copias de las autorizaciones otorgadas. 3.-Remite al Director y al Departamento de Operaciones las copias de las autorizaciones para el acceso a las instalaciones universitarias
DEPARTAMENTO DE
OPERACIONES
4.- Recibe las autorizaciones con Visto Bueno del Director y entrega a los Vigilantes, para controlar el acceso a las instalaciones universitarias.
VIGILANTE
5.- Controla acceso de personal a las instalaciones universitarias, previa verificación de la autorización otorgada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: FOMENTO DE RENTAS Página: 162
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.2 Control y Procedimiento de Siniestros en la ULA
Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 163
Materia:
Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles
Sub-Proceso: 5.2 Control y Procedimientos de Siniestro en la ULA
Asunto: Diagrama de Actividades 5.2.1: Ejecución de planes de prevención y disminución de riesgos y siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA
DE
PA
RTA
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PF 5.2.1 EJECUCIÓN DE PLANES DE PREVENCIÓN Y DISMINUCIÓN DE RIESGOS Y SINIESTROS QUE AFECTEN LOS BIENES INMUEBLES DE LA ULA
Realizar estudios de los sitios críticos, donde se necesita mayor resguardo.
Desarrollar propuesta de Planes de Prevención y Disminución de Riesgo
Remitir al Director propuesta de Planes de Prevención y Disminución de Riesgo
Recibir y evalúa
propuesta.
<<Información>>Nombrar Comisión, mediante oficio, para estudios críticos,
planes de prevención y disminución de siniestros en los
recintos universitarios
Recibir y Ejecuta Planes de Prevención y Disminución de
Riesgo
Remite a losDptos.
Devuelve a la Comisión
Si
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA Página: 164
Materia: Proceso Fundamental 5: Resguardo de Los Inmuebles
Sub-Proceso 5.2: Control y Procedimiento de Siniestro en la ULA
Asunto: Procedimiento 5.2.1: Ejecución de Planes de Prevención y Disminución de Riesgos y Siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DIRECTOR DE VIGILANCIA
1. Nombra Comisión mediante oficio, para realizar estudios de los sitios críticos, planes de prevención y disminución de siniestro en los recintos universitarios.
COMISIÓN
2. Realiza estudios de los sitios críticos donde se necesita
mayor resguardo. 3. Desarrolla propuesta de planes de prevención y
disminución de riesgo 4. Remite al Director Propuesta de Planes de Prevención y
Disminución de Riesgo
DIRECTOR
5. Recibe y evalúa propuesta
Si procede a. Remite a los Departamentos Si no procede b. Devuelve a la Comisión Multidisciplinaria, para
nueva evaluación
DEPARTAMENTO
6. Recibe y Ejecuta Planes de Prevención y Disminución
de Riesgo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA Página: 165
Materia: Proceso Fundamental 5: Resguardo de Los Inmuebles
Sub-Proceso 5.2: Control y Procedimiento de Siniestro en la ULA
Asunto: Diagrama de Actividades 5.2.2: Investigación y Seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA Página: 166
Materia: Proceso Fundamental 5: Resguardo de Los Inmuebles
Sub-Proceso 5.2: Control y Procedimiento de Siniestro en la ULA
Asunto: Procedimiento 5.2.2: Investigación y Seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
CENTRAL
1.- Recibe novedad de siniestro de la dependencia universitaria e informa al Director y al Departamento respectivo.
DIRECTOR 2.-Recibe novedad y ordena investigación al Departamento respectivo
DEPARTAMENTO
3.- Recibe solicitud de investigación de novedad 4.- Investiga y solicita al ente competente para que actúe de acuerdo a la novedad
ENTE
COMPETENTE
5. Actúa de acuerdo a la novedad y da respuesta sobre el procedimiento realizado, y remite al Departamento respectivo
DIRECTOR
6. Recibe informe con los resultados del siniestro y remite Apoyo Secretarial, para elaborar oficio.
APOYO
SECRETARIAL
7.- Recibe informe y elabora oficio para firma del Director y entrega al mensajero, para su distribución
MENSAJERO
8.- Recibe y entrega correspondencia a las Dependencias correspondientes
AUTORIDADES/ DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS
9.- Recibe y conoce del informe final del siniestro
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 167
Materia: Modelo de Procesos del Negocio del SN Asunto: Cadena de Valor del Sistema de Negocio
PRO
CES
OS
D
E
APO
YO
Fuente: Cadena de Valor. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA
PA-5 ASESORÍA LEGAL
PA-4 ARCHIVO
PA-6 DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS Y PLANES
PA-2 SERVICIOS SECRETARIALES Y DE MANTENIMIENTO
PA-3 APOYO INFORMÁTICO
PA-1 APOYO ADMINISTRATIVO
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Materia: Modelo de Procesos del Negocio del SN Asunto: Cadena de Valor del Sistema de Negocio
Procesos de Apoyo ProcedimientosSub-Procesos
1.21 Elaborar Plan Operativo Anual
1.2.2 Elaborar Ante Proyecto de Presupuesto
ÁRBOL TENTATIVO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE FOMENTO
1.4.1 Aperturar Ingresos Propios
1.4.2 Reponer Ingresos Propios
1.4.3 Rendir Ingresos Propios
1.4.4 Cerrar Ingresos Propios
1.8.1 Ejecutar Compras
1.8.2 Registrar activos en el Departamento de Control de Bienes
1.8.3 Traslado de Bienes Muebles
1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa
1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades
PA-1 Apoyo Administrativo
1.1 Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Desconcentrada
1.2 Coordinar y Formular el Proyecto Presupuestario de la
Dirección de Fomento
1.3 Ejecutar la asignación Presupuestaria y Financiera de
la Dirección de Fomento.1.3.2 Registrar Cuentadantes
1.3.3 Aperturar Cuentas Bancarias
1.3.1 Ejecución Física trimestral de proyectos y acciones especificas .
1.5 Administrar y Gestionar el Fondo para el Financiamiento
1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios.
1.6 Administrar y Gestionar Caja Chica
1.7 Tramitar Viáticos y Pasajes
1.8 Administrar y Gestionar Caja Bienes Muebles
1.5.1 Ejecutar Ingresos Propios
1.3.4 Registrar la Distribución Administrativa
1.6.1 Crear Caja Chica
1.6.3 Cerrar Caja Chica
1.6.2 Reponer Caja Chica
1.7.1 Tramitar Viáticos y Pasajes Nacionales
S I S TE M A
DE
LOS
INMUEBLES
Y
RENTAS
DE
LA
U LA
Y
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Materia: Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Procesos de Apoyo
PROCESOS DE APOYO
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Materia: Procesos de Apoyo Asunto: Índice de Contenido
ÍNDICE DE CONTENIDO Procesos de Apoyo Índice de Contenido
Proceso de Apoyo 1. Apoyo Administrativo
Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos
Sub Proceso 1.1 Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Desconcentrada
o Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades
Sub Proceso 1.2 Coordinar y Formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección
de Fomento o Diagrama de Actividades y Procedimientos
1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual 1.2.2 Elaborar el Ante Proyecto de Presupuesto 1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa
Sub Proceso 1. 3 Ejecutar la asignación Presupuestaria y Financiera de la
Dirección de fomento
o Diagrama de Actividades y Procedimientos
1.3.1 Ejecución Física trimestral a nivel de Proyectos y acciones especificas 1.3.2 Registrar Cuentadantes 1.3.3 Aperturar Cuentas Bancarias 1.3.4 Conciliar Cuentas Bancarias
Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios
o Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.4.1 Aperturar Ingresos Propios 1.4.2 Reponer Ingresos Propios 1.4.3 Rendir Ingresos Propios 1.4.4 Cerrar Ingresos Propios
Sub Proceso 1. 5 Administrar y Gestionar el Fondo para el
Financiamiento o Diagrama de Actividades y Procedimientos
1.5.1 Ejecutar Ingresos Propios
Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja Chica o Diagrama de Actividades y Procedimientos
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Materia: Procesos de Apoyo Asunto: Índice de Contenido
1.6.1 Crear Caja Chica 1.6.2 Reponer Caja Chica 1.6.3 Cerrar Caja Chica
Sub Proceso 1. 7 Tramitar Viáticos y pasajes
o Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.7.1 Tramitar Viáticos y Pasajes Nacionales
Sub Proceso 1.8 Administrar y Gestionar Bienes Muebles
o Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.8.1 Ejecutar Compras 1.8.2 Registrar Bienes Muebles 1.8.3 Traslado de Bienes Muebles
Proceso de Apoyo 2. Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Diagrama de Jerarquía de Procesos o Diagrama de Actividades y Procedimientos
2.1 Recibir Correspondencia 2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas 2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida 2.4 Recoger y Embolsar la basura 2.5 Mantenimiento de las Instalaciones
Proceso de Apoyo 3 Apoyo Informático
Diagrama de Jerarquía de Procesos o Diagrama de Actividades y Procedimientos
3.1 Instalación de Equipos
Proceso de Apoyo 4. Archivo Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagrama de Actividades y Procedimientos 4.1 Préstamo de Documentación del Archivo 4.2 Archivo de Documentos
Proceso de Apoyo 5 Asesoría Legal
Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagrama de Actividades y Procedimientos 5.1 Elaboración del Documento Compromiso 5.2 definición del Marco Legal del Financiamiento 5.3 Visar Documentos 5.4 Actualización de Documento de Cobranzas de Cuentas Morosas
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Materia: Procesos de Apoyo Asunto: Índice de Contenido
Proceso de Apoyo 6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes
Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagrama de Actividades y Procedimientos 6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes 6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios 6.3 Evaluación de la gestión.
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Materia: Procesos de Apoyo Asunto: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo
PROCESO DE APOYO 1 APOYO ADMINISTRATIVO
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Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo
Asunto: Diagrama de Proceso
<<reglas>>- Constitución Nacional de la República de Venezuela. (1999)
-Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema de Control Fiscal.
-Ley contra la Corrupción-Ley de Presupuesto.2006
-Ley de Salvaguarda del Patrimonio Público..Ley de Licitaciones.(13/11/2001)
-Ley del Impuesto al Valor Agregado.-Ley del Impuesto sobre la Renta.
- Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. -Reglamento del Consejo de Fomento.
-Reglamento de Traslados Presupuestarios.-Reglamento de Compras y Contratación de Servicios.
-Reglamentos de Viáticos y Gastos de Viaje.-Reglamento del Sistema de Inventario.-Convenio Colectivo ACULA y SIPRULA
. Resoluciones de Consejos: Universitario, Facultad, Escuela y Departamento.
. Normas internas de la Dirección.
regula
<<fin>>Administrar los recursos económico-
financieros de la Dirección de Fomento mediante el registro y
control de las operaciones presupuestario-financieras, bienes muebles e inmuebles, equipos y
material fungible; y la tramitación de los movimientos del personal
adscrito a la Dirección.
<<actor>>Administrador Jefe
<<actor>>Personal Técnico y Obrero de la Unidad
de Apoyo Administrativo y de
Servicios
<<actor>>- Personal Administrativo y
Técnico de la Unidad de Apoyo Administrativo y de
Servicios.
<<información>>WEB’s: RedULA
Consulta
<<objeto>>Solicitudes:
- Ejecución y Control del Fondo para el Financiamiento del Consejo de Fomento.
- Elaboración y Ejecución del presupuesto Anual.- Elaboración de la Ejecución Física Trimestral.
-Control y Trámites de Bienes y Servicios.-Coordinar y Supervisar las Rendiciones de
Cuentas pago del I.S.L.R e I.V.A.requiere
<<producto>>Administración del Fondo de
Financiamiento.
<<producto>>Ante Proyecto del Presupuesto
de la Dirección de Fomento.
<<producto>>Plan Operativo Anual- (POA)
<<producto>>Ejecución Física de la Dirección
de Fomento.
<<producto>>Inventario de Bienes Muebles,
Equipos y Materiales de oficina.
<<producto>>Rendiciones de Cuentas.
DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS
Fuente: Modelo UML. Curso Ingenieria de Requisitos 2005. Jonás Montilva. CEISoft
Director de Fomento y
Departamentos
<<información>>-Información de Ingresos enviada
por la Dirección de Finanzas.-Requerimientos para la Elaboración
y Ejecución del Presupuesto.-Plan Estratégico de las diferentes
Unidades.-Reporte de la Ejecución Financiera
presupuestaria.
controla
Ejecuta
Director de Fomento
Apoya
<<proceso>>PA-1
Apoyo Administrativo
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Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo
Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos
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Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo
Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos
Fomento de Generación de Ingresos
PA-1 Administrativo <<proceso>>
PA-1.1Definir Planes y
Evaluar la Unidad de
Apoyo Administrativa
Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA
<<proceso>>PA-1
Apoyo Administrativo
<<procesos>>
<<proceso>>PA-1.3
Ejecutar la asignación
Presupuestaria y Financiera
<<proceso>>PA-1.2
Coordinar y Formular el Proyecto de Presupuesto
<<proceso>>PA-1.4
Administrar y Gestionar Ingresos Propios
<<proceso>>PA-1.5
Administrar y Gestionar el
Fondo para el Financiamiento
<<proceso>>PA-2
Servicios Secretariales
y de Mantenimiento
<<proceso>>PA-4
Archivo
<<proceso>>PA- 6
Desarrollo y Evaluación de
Políticas y Planes
<<proceso>>PA-3
Apoyo Informático
<<proceso>>PA-5
Asesoría Legal
<<proceso>>PA-1.6
Administrar y Gestionar Caja
Chica
<<proceso>>PA-1.7
Tramitar Viáticos y Pasajes
<<proceso>>PA-1.8
Administrar y Gestionar
Bienes Muebles
<<proceso>>PA-1.7.1
Tramitar Viáticos y Pasajes
Nacionales
<<proceso>>PA-1.5.1Ejecutar
Ingresos Propios
<<proceso>>PA-1.6.1
Crear Caja Chica
<<proceso>>PA-1.6.2
Repones Caja Chica<<proceso>>
PA-1.6.3Cerrar Caja
Chica
<<proceso>>PA-1.8.1Ejecutar Compras
<<proceso>>PA-1.8.3
Traslado de Bienes Muebles
<<proceso>>PA-1.8.2Registrar
Activos en el Dpto de Control
de Bienes
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Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo
Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
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Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.1 Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Desconcentrada
Asunto: Diagrama de Actividades 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades
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Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.1 Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Desconcentrada
Asunto: Procedimiento 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades
Responsable Actividad
Director de Fomento
1. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto políticas y planes en materia administrativa definidas por las Autoridades Rectorales.
2. Define los objetivos de acuerdo a la política administrativa definida.
3. Envía oficio a la Unidad de Apoyo Desconcentrada (UAD) informando sobres los objetivos definidos.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
4. Evalúa y supervisa los objetivos definidos en materia administrativa en función de las necesidades de la Dirección de Fomento y de la misión de la Universidad de Los Andes.
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Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento.
Asunto: Diagrama de Actividades 1.2.1 Elaborar el Plan Operativo Anual
Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto de Presupuesto de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual
Unidad de Apoyo DesconcentradaDirector de Fomento
Inicio
Recibe de la Oficina de PLANDES formularios, instructivos y disco magnético, que contiene la información para descargar en el Sistema Universitario Administrativo
Sectorial (SUAS)
Elabora oficio para responsabilizar a la UADde la elaboración del plan operativo..
Realiza verificación y aprobación del Plan Operativo Anual.
Recibe los documentos y disco magnético.
Descarga la información y estadísticas enviadas por PLANDES.
Solicita a cada una de las unidades las actividades programadas
Organiza la información recibida por cada unidad
Elabora Plan Operativo Anual (POA) mediante objetivos y metas para cada una de las actividades
que se desarrollan.
Consolida el plan operativo.
Registra los datos en los formularios del Plan Operativo Anual de acuerdo al instructivo enviado por
PLANDES
Envía al Director de Fomento
Guarda en Disco magnético y en carpeta física el Plan Operativo Anual y lo remite a PLANDES.
Archiva en la UAD la información enviada a PLANDES
Fin
Firma el Plan Operativo Anual y entrega a la unidad de Apoyo desconcentrada.
Envía oficio de responsabilidad, copia del oficio enviado por PLANDES, formularios, instructivos y disco magnético a la UAD.
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Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento.
Asunto: Procedimiento 1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual
Responsable Actividad
Director de Fomento
1. Recibe de la Oficina de PLANDES formularios, instructivos y disco magnético, que contiene la información para descargar en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS)
2. Elabora oficio para responsabilizar a la UAD de la elaboración del plan operativo.
3. Envía a la Unidad de Apoyo Desconcentrada oficio de responsabilidad, copia del oficio enviado por PLANDES, formularios, instructivos y disco magnético.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
4. Recibe los documentos y disco magnético. 5. Descarga la información y estadísticas enviadas por PLANDES. 6. Solicita a cada una de las unidades las actividades programadas. 7. Organiza la información recibida por cada unidad. 8. Elabora Plan Operativo Anual (POA) mediante objetivos y metas
para cada una de las actividades que se desarrollan. 9. Consolida el plan operativo. 10. Registra los datos en los formularios del Plan Operativo Anual de
acuerdo al instructivo enviado por PLANDES 11. Envía al Director de Fomento.
Director de Fomento 12. Realiza verificación y aprobación del Plan Operativo Anual. 13. Firma el Plan Operativo Anual y entrega a la unidad de Apoyo
Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada.
14. Guarda en Disco magnético y en carpeta física el Plan Operativo Anual y lo remite a PLANDES.
15. Archiva en la UAD la información enviada a PLANDES.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 182
Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento.
Asunto: Procedimiento 1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual
*
* Diskette contentivo de:
Gastos de funcionamiento Ingresos Propios Nuevos Proyectos Gastos Operativos
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Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento
Asunto: Procedimiento 1.2.2 Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto.
Responsable Actividad
Director de Fomento
1. Recibe de Dirección de Programación y Presupuesto: • Oficio solicitando formulación del Anteproyecto de Presupuesto • Formato impreso de estimación de Ingresos Propios • Diskette contentivo de:
Gastos de funcionamiento Ingresos Propios Nuevos Proyectos Gastos Operativos
2. Envía copia del oficio y Diskette a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
3. Recibe los documentos y disco magnético. 4. Descarga la información enviada por la Dirección de Programación
y Presupuesto 5. Evalúa Créditos Presupuestarios para el año venidero partiendo
del comportamiento del gasto presupuestario del corriente año. 6. Distribuye de acuerdo al saldo inicial de caja, los montos indicados
entre las partidas, proyectos y acciones centralizadas en los archivos de su competencia, según sus previsiones de ejecución para el próximo año.
7. Incluye las estimaciones de gastos por nuevos proyectos con su debida justificación.
8. Registra los Ingresos Propios en el formato diseñado para tal fin codificado de acuerdo a la tabla de cuentas contables enviadas a las Unidades ejecutoras por la Dirección de Finanzas.
9. Distribuye en el archivo de Ingresos Propios los montos estimados entre las partidas de gastos, proyecciones y acciones centralizadas según sus previsiones de ejecución para el próximo ejercicio económico financiero.
10. Consolida el Anteproyecto de Presupuesto de la Dirección de Fomento.
11. Envía al Director Anteproyecto de presupuesto junto con la planilla de estimación de Ingresos Propios.
Director de Fomento 12. Revisa y verifica el anteproyecto de Presupuesto. 13. Aprueba y Firma el Anteproyecto de Presupuesto y devuelve a la
Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada.
14. Guarda en disco magnético y en carpeta física el Anteproyecto de presupuesto.
15. Envía el Anteproyecto de Presupuesto a la Dirección de Programación de Presupuesto.
16. Archiva en la UAD la información enviada a la Dirección de Programación de Presupuesto.
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Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento
Asunto: Diagrama de Actividades 1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa.
Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto de Presupuesto de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa
Unidad de Apoyo Desconcentrada
Inicio
Recibe de la Dirección de Presupuesto convocatoria para retirar material de la
Distribución Administrativa.
Retira de la Coordinación de Formulación de la Dirección de Presupuesto el disco magnético*(ver nota al diagrama) y el
material de soporte para la ejecución del presupuesto.
Descarga en el SUAS la Distribución Administrativa del año a ejecutar que
contiene el disco magnético.
Carga el SUAS con los datos de la Distribución Administrativa.
Organiza el material de apoyo para la ejecución.
Fin
Organiza el material de apoyo para la ejecución.
Archiva el material de apoyo para la ejecución.
*
• Circular Nº 001-08 material presupuesto. • Decreto de aprobación del presupuesto. • Política presupuestaria • Presupuesto aprobado • Aspectos generales de política presupuestaria de la ULA • Relación codificada de partidas centralizadas • Estructura organizativa • Estructura por proyectos • Tabla de sueldos y de cuantificación económica del personal de la Dirección de Fomento. • Relación de cargos del personal activo, pensionado y jubilado. • Versiones 00 (fondo en Anticipo) y 09 (Ingresos Propios) de la Distribución Administrativa. • Clasificador presupuestario de egresos.
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Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento
Asunto: Procedimiento 1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa.
Responsable Actividad
Viene del Procedimiento 1.2.2: “Elaborar AnteProyecto de Presupuesto”
Unidad de Apoyo Desconcentrada
1. Recibe de la Dirección de Presupuesto convocatoria para retirar material de la Distribución Administrativa.
2. Retira de la Coordinación de Formulación de la Dirección de Presupuesto el disco magnético y el material de soporte para la ejecución del presupuesto:
• Circular Nº 001-08 material presupuesto. • Decreto de aprobación del presupuesto. • Política presupuestaria • Presupuesto aprobado • Aspectos generales de política presupuestaria de
la ULA • Relación codificada de partidas centralizadas • Estructura organizativa • Estructura por proyectos • Tabla de sueldos y de cuantificación económica
del personal de la Dirección de Fomento. • Relación de cargos del personal activo,
pensionado y jubilado. • Versiones 00 (fondo en Anticipo) y 09 (Ingresos
Propios) de la Distribución Administrativa. • Clasificador presupuestario de egresos.
3. Descarga en el SUAS la Distribución Administrativa del año a ejecutar que contiene el disco magnético.
4. Carga en el SUAS los datos de la Distribución Administrativa 5. Organiza el material de apoyo para la ejecución. 6. Archiva el material de apoyo para la ejecución.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 186
Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento
Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.1 Ejecución Física trimestral a nivel de proyectos y acciones especificas.
Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.3.1 Ejecución Física trimestral de proyectos y acciones especificas
Director de Fomento Unidad de Apoyo Desconcentrada
Recibe de la Dirección general de Planificación y Desarrollo oficio solicitando la ejecución física del Plan Operativo (forma 0708) una vez finalizado el trimestre,
acompañado de los comentarios de la situación general de la UAD (forma 0701-A)
Inicio
Revisa el oficio y envía copia del mismo a la Unidad de Apoyo Ddesconcentrada de la Dirección
Recibe del Director de Fomento oficio y material proveniente de PLANDES.
Revisa material de PLANDES
Elabora oficio de solicitud de llenado de la forma 0708 y envía junto con la copia del oficio enviado por
PLANDES a cada una de las unidades de la Dirección de Fomento.
Solicita a todas las unidades resumen de las actividades realizadas en el trimestre.
Recibe de cada una de las unidades de la Dirección de Fomento el resumen de las actividades.
Organiza la información recibida de cada una de las unidades de la Dirección de Fomento.
Consolida la información de las actividades ejecutadas por las unidades.
Registra en la forma F0708 la información y acciones especificas que conforman cada proyecto.
Envía al Director de Fomento Verifica la ejecución física trimestral
Firma la ejecución física y entrega a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Guarda en Disco magnético y en carpeta física la Ejecución física trimestral.
Envía a PLANDES la ejecución física trismetral
Archiva en la Unidad de apoyo Desconcentrado la información enviada a PLANDES
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 187
Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento
Asunto: Procedimiento 1.3.1 Ejecución Física trimestral de proyectos y acciones especificas
Responsable Actividad
Director de Fomento
1. Recibe de la Dirección general de Planificación y Desarrollo oficio solicitando la ejecución física del Plan Operativo (forma 0708) una vez finalizado el trimestre, acompañado de los comentarios de la situación general de la UAD (forma 0701-A)
2. Revisa el oficio y envía copia del mismo a la Unidad de Apoyo Desconcentrada de la Dirección
Unidad de Apoyo Desconcentrada
3. Recibe del Director de Fomento oficio y material proveniente de PLANDES.
4. Revisa material de PLANDES 5. Elabora oficio de solicitud de llenado de la forma 0708 y envía
junto con la copia del oficio enviado por PLANDES a cada una de las unidades de la Dirección de Fomento.
6. Solicita a todas las unidades resumen de las actividades realizadas en el trimestre.
7. Recibe de cada una de las unidades de la Dirección de Fomento el resumen de las actividades.
8. Organiza la información recibida de cada una de las unidades de la Dirección de Fomento.
9. Consolida la información de las actividades ejecutadas por las unidades.
10. Registra en la forma F0708 la información y acciones especificas que conforman cada proyecto.
11. Envía al Director de Fomento
Director de Fomento 12. Verifica la ejecución física trimestral 13. Firma la ejecución física y entrega a la Unidad de Apoyo
Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
14. Guarda en Disco magnético y en carpeta física la Ejecución física trimestral.
15. Envía a PLANDES la ejecución física trismetral 16. Archiva en la Unidad de apoyo Desconcentrado la información
enviada a PLANDES
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 188
Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento
Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.2 Registrar Cuentadantes
Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.3.2 Registrar cuentadantes
Unidad de Apoyo DesconcentradaDirector de Fomento
Recibe del Rector decreto de nombramiento y remite a la UAD
copia del decreto.
Inicio Recibe copia del decreto de nombramiento
Recauda fotocopia de la C.I del cuentadante y datos personales. (Nombre, Apellido, Dirección, Teléfono).
Solicita a la Dirección de Finanzas Departamento de tesorería, sección caja la planilla de Registro de funcionarios sujeto a caución.
Solicita por medio de oficio con las firmas autorizadas, ante la entidad bancaria las tarjetas para el Registro de las firmas.
Solicita en la Unidad Auditora Interna la tarjeta de registro de firmas autorizadas.
Recibe de la Dirección de Finanzas (original y tres copias) de Planilla de Registro de Funcionarios sujetos a caución
Recibe de la Institución Bancaria (original y tres copias) de tarjeta de registro de firma de Institución Bancaria
Recibe de Auditoria Interna tarjeta de firma Autorizada (original y tres copias)
Llena los formularios con los Datos de decreto de nombramiento y Nº de cuenta Bancaria que contenga todos los dígitos.
Verifica los datos del cuentadante en todos los formularios
Se desechan los formularios y realiza la solicitud nuevamente del formulario desechado (Ir al paso Nº
4, 5 o 6)
Si están incorrectos
Se procede a la firma de los formularios.
Si están correctos
Envía a la Dirección de Finanzas las planillas de Registro de funcionario sujeto a caución, tarjeta de registro de la Institución Bancaria y la tarjeta de registro de firma, acompañado de dos copias
de C.I y Nombramiento por cada cuenta bancaria.
Recibe de la Dirección de Finanzas y de Presupuesto formularios aprobados.
Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante
Distribuye formularios: (Original) a la Dirección de Fomento y al cuentadante (Copia).
Archiva formulario en la UAD.
Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio del cuentadante con los anexos respectivos
Fin
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 189
Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento
Asunto: Procedimiento 1.3.2 Registrar Cuentadantes
Responsable Actividad
Director de Fomento 1. Recibe del Rector decreto de nombramiento y remite a la UAD copia del decreto.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
2. Recibe copia del decreto de nombramiento 3. Recauda fotocopia de la C.I del cuentadante y datos
personales. (Nombre, Apellido, Dirección, Teléfono). 4. Solicita a la Dirección de Finanzas Departamento de tesorería,
sección caja la planilla de Registro de funcionarios sujeto a caución.
5. Solicita por medio de oficio con las firmas autorizadas, ante la entidad bancaria las tarjetas para el Registro de las firmas.
6. Solicita en la Unidad Auditora Interna la tarjeta de registro de firmas autorizadas.
7. Recibe de la Dirección de Finanzas (original y tres copias) de Planilla de Registro de Funcionarios sujetos a caución
8. Recibe de la Institución Bancaria (original y tres copias) de tarjeta de registro de firma de Institución Bancaria
9. Recibe de Auditoria Interna tarjeta de firma Autorizada (original y tres copias)
10. Llena los formularios con los Datos de decreto de nombramiento y Nº de cuenta Bancaria que contenga todos los dígitos.
11. Verifica los datos del cuentadante en todos los formularios: • Si están incorrectos:
12. Se desechan los formularios y realiza la solicitud nuevamente del formulario desechado (Ir al paso Nº 4, 5 o 6) • Si están correctos:
13. Se procede a la firma de los formularios. 14. Envía a la Dirección de Finanzas las planillas de Registro de
funcionario sujeto a caución, tarjeta de registro de la Institución Bancaria y la tarjeta de registro de firma, acompañado de dos copias de C.I y Nombramiento por cada cuenta bancaria.
15. Recibe de la Dirección de Finanzas y de Presupuesto formularios aprobados.
16. Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante 17. Distribuye formularios: (Original) a la Dirección de Fomento y al
cuentadante (Copia). 18. Archiva formulario en la UAD. 19. Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio del
cuentadante con los anexos respectivos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 190
Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento
Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.3 Aperturar Cuentas Bancarias
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 191
Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento
Asunto: Procedimiento 1.3.3 Aperturar Cuentas Bancarias
Responsable Actividad Viene del Procedimiento 1.3.2 “Registrar Cuentadantes”
Unidad de Apoyo Desconcentrada
1. Elabora comunicación de apertura de cuenta bancaria por ingresos propios y envía a la Dirección de Finanzas para autorización de la entidad bancaria de la apertura.
2. Recibe de la Dirección de Finanzas oficio de aceptación de la apertura de la cuenta y tres (03) juegos de formato para registros de firmas.
3. Llena formato de registro de firmas y remite al Cuentadante.
Cuentadante 4. Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada de la Dirección de Fomento.
Unidad de Apoyo Desconcentrada 5. Elaborar oficio de verificación, firma formatos y envía a la Dirección de Finanzas y a la Institución Bancaria.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 192
Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento
Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.4 Conciliar Cuentas Bancarias
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 193
Materia: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento
Asunto: Procedimiento 1.3.4 Conciliar Cuentas Bancarias
Responsable Actividad
Unidad de Apoyo Desconcentrada
1. Registra mensualmente Notas de debito que aparezca en el estado de cuenta.
2. Registra Notas de créditos o depósito en el módulo de Banco en el SUAS.
3. Prepara en el SUAS conciliación bancaria del mes a conciliar. 4. Imprime reporte de la Conciliación manual “Punteo de
Cuentas”. 5. Coteja o Compara la información reflejada en el reporte con el
Estado de Cuenta Bancario. • Si no es correcto
6. Revisa la información transcrita en el SUAS y continua procedimiento normal
• Si es correcto 7. Transcribe el saldo final del estado de cuenta bancario. 8. Imprime reporte de conciliación.
• Si no está conciliado 9. Vuelve nuevamente a cotejar la información (Ir a la actividad
Nº 5) • Si está conciliado
10. Ejecuta la conciliación 11. Imprime movimiento bancario ya conciliado
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 194
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios
Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.1 Aperturar Ingresos Propios
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios. Diagrama de Actividades 1.4.1 Aperturar Ingresos Propios
Director de Fomento Unidad de Apoyo Desconcentrada
Inicio
Crea el fondo en anticipo en el SUAS con el cuentadante, una vez que este cargada la Distribución
Administrativa (ver procedimiento 1.2.2).
Elabora a través del modulo “Movimiento de Ingreso Propio” la apertura mediante planilla CP OP.
Imprime original y 3 copias de CP-OP (orden de pago) movimiento tipo 5.
Carga la información en el disco magnético.
Entrega copia de la planilla CP-OP al Director de Fomento
Firma planillas y devuelve a la Unidad de Apoyo
Desconcentrada
Envía a la Dirección de Programación y Presupuesto
Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto copia de planilla CP-OP firmada y sellada
Archiva temporalmente copia de planilla CP-OP
Solicita información a la Dirección de Finanzas sobre la fecha del depósito de la CP-OP en la entidad bancaria
Recibe de la Dirección de Finanzas constancia de depósito de ingreso propio
Compara el Nº de depósito, fecha y monto con el estado de cuenta de la Dirección de Fomento emitido por la
entidad bancaria.
Notifica mediante oficio a la Dirección de Finanzas y a la entidad bancaria
Si no coincide
Registra en el SUAS, en movimiento bancario la fecha del depósito bancario y monto depositado.
Archiva deposito bancario, documentos y soporte para la ejecución presupuestaria y financiera
Si coincide
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 195
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios
Asunto: Procedimiento 1.4.1 Aperturar Ingresos Propios
Responsable Actividad
Viene de los Procedimientos: 1.2.2 Registrar la Distribución Administrativa y 1.3.2: “Aperturar Cuentas Bancarias”
Unidad de Apoyo Desconcentrada
1. Crea el fondo en anticipo en el SUAS con el cuentadante, una vez que este cargada la Distribución Administrativa (ver procedimiento 1.2.2).
2. Elabora a través del modulo “Movimiento de Ingreso Propio” la apertura mediante planilla CP OP.
3. Imprime original y 3 copias de CP-OP (orden de pago) movimiento tipo 5.
4. Carga la información en el disco magnético. 5. Entrega copia de la planilla CP-OP al Director de Fomento.
Director de Fomento 6. Firma planillas y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
7. Envía a la Dirección de Programación y Presupuesto 8. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto copia de
planilla CP-OP firmada y sellada. 9. Archiva temporalmente copia de planilla CP-OP. 10. Solicita información a la Dirección de Finanzas sobre la fecha del
depósito de la CP-OP en la entidad bancaria. 11. Recibe de la Dirección de Finanzas constancia de depósito de
ingreso propio 12. Compara el Nº de depósito, fecha y monto con el estado de
cuenta de la Dirección de Fomento emitido por la entidad bancaria.
• Si no coincide 13. Notifica mediante oficio a la Dirección de Finanzas y a la entidad
bancaria • Si coincide
14. Registra en el SUAS, en movimiento bancario la fecha del depósito bancario y monto depositado.
15. Archiva deposito bancario, documentos y soporte para la ejecución presupuestaria y financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 196
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios
Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.2 Reponer Ingresos Propios.
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios Diagrama de Actividades 1.4.2 Reponer Ingresos Propios
Director de FomentoUnidad de Apoyo Desconcentrada
Inicio
Elabora orden de pago en el Sistema automatizado SUAS, respetando la
distribución presupuestaria asignado por proyectos y partidas.
Procede a solicitar reposición de Anticipo.
Imprime original y tres (03) copias de la CP-OP, firma, sella y remite al Director.
Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Recibe órdenes de pago y anexa estado de ingresos propios.
Guarda en diskette la información y envía a la Dirección de Programación y Presupuesto
para el sello y firma.
Recibe de la Dirección de Presupuesto copia de la orden de pago firmada y sellada.
Archiva copia de la orden de pago.
Llama a la Dirección de Finanzas para verificar si el depósito bancario fue realizado en la
cuenta bancaria de la Dirección de Fomento
Llama nuevamente a la Dirección de Finanzas
Si el depósito no fue efectuado
Registra en Banco el depósito.
Si el depósito fue efectuado
Ejecuta los recursos financieros.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 197
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios
Asunto: Procedimiento 1.4.2 Reponer Ingresos Propios.
Responsable Actividad
Unidad de Apoyo Desconcentrada
1. Procede a solicitar reposición de Anticipo. 2. Elabora orden de pago en el Sistema automatizado SUAS,
respetando la distribución presupuestaria asignado por proyectos y partidas.
3. Imprime original y tres (03) copias de la CP-OP, firma, sella y remite al Director.
Director de Fomento 4. Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
5. Recibe órdenes de pago y anexa estado de ingresos propios. 6. Guarda en diskette la información y envía a la Dirección de
Programación y Presupuesto para el sello y firma. 7. Recibe de la Dirección de Presupuesto copia de la orden de
pago firmada y sellada. 8. Archiva copia de la orden de pago. 9. Llama a la Dirección de Finanzas para verificar si el depósito
bancario fue realizado en la cuenta bancaria de la Dirección de Fomento. • Si el depósito no fue efectuado.
10. (Ir a la actividad 9). • Si el deposito fue efectuado:
11. Registra en Banco el depósito. 12. Ejecuta los recursos financieros.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 198
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios
Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.3 Rendir Ingresos Propios
* * Paso Nº 8. Carpetas contentivas de gastos de rendición de gastos:
• Formulario impreso CP-P02 movimiento tipo A con Rendición de Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo) • Formulario impreso CP-P03 movimiento tipo D si requiere traslado presupuestario. • Formulario de Consulta detallada. • Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida Específica. • Formulario del Estado de Ingreso Propio. • Facturas, comprobantes de cheques y otros soportes del gasto codificados.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 199
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios
Asunto: Procedimiento 1.4.3 Rendir Ingresos Propios
Responsable Actividad
Unidad de Apoyo Desconcentrada
Una vez agotado al menos el 75% de los créditos presupuestarios asignados a la(s) partida(s) en el fondo de ingresos propios: (Art. Nº 73 del Reg. Nº 1 LOAFSP) 1. Verifica disponibilidad presupuestaria en las partidas 2. Organiza facturas y soportes por concepto del gasto según el
Plan Único de Cuentas. 3. Prepara rendición de cuentas CP-P02 y CP-P03 4. Imprime consulta detallada de Rendición, detalle del gasto,
estado de ingresos propios y resumen por cuenta. 5. Firma la Administradora y entrega al Director de la Dirección de
Fomento.
Director de Fomento 6. Firma Rendición de gastos Cp-P02 y Cp-P03 y devuelve a la UAD.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
7. Recibe rendición de gastos firmada. 8. Graba información en Disquete y entrega a la Unidad de
Control Presupuestario de la Dirección de Presupuesto en carpetas contentiva de gastos de rendición de gastos: • Formulario impreso CP-P02 movimiento tipo A con Rendición
de Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo) • Formulario impreso CP-P03 movimiento tipo D si requiere
traslado presupuestario. • Formulario de Consulta detallada. • Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida
Específica. • Formulario del Estado de Ingreso Propio. • Facturas, comprobantes de cheques y otros soportes del
gasto codificados. 9. Recibe de la Dirección de Presupuesto carpetas de Rendiciones
de Gastos con los reportes aprobados por presupuesto. 10. Verifica estado de la rendición:
• Si fue rechazada 11. Verifica los motivos del rechazo, regresa a la actividad Nº3.
• Si fue aprobada 12. Envía al Departamento de contabilidad carpeta contentiva de la
documentación, vaucher, facturas, soportes y reportes aprobados.
13. Recibe del departamento de Contabilidad carpeta de rendición firmada y sellada por el Departamento de Contabilidad.
14. Archiva rendición aprobada, firmada y sellada por el Departamento de Contabilidad.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 200
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingreso Propio
Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.4 Cerrar Ingreso Propio.
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios Diagrama de Actividades 1.4.3 Cerrar Ingresos Propios
Unidad de Apoyo Desconcentrada
Inicio
Prepara rendición de cierre presupuestario, tomando en cuenta las fechas establecidas
por la Dirección de Presupuesto.
Verifica en el sistema automatizado SUAS el Estado del Ingreso Propio y las
Conciliaciones Bancarias de la Dirección de Fomento.
Realiza el cierre del ejercicio en el SUAS.
Realiza reintegro a la Tesorería de la Universidad de Los Andes los saldos para llevar el Anticipo a “Cero” y deposita en el
Banco que indique el Vicerrectorado administrativo en el programa de cierre.
Elabora rendición de reintegro con el depósito bancario y los recibos de ingreso y codifica según la Tabla de Concepto de
Ingresos.
Envía a la Dirección de Finanzas y a la Dirección de Presupuesto Recibo de Ingreso en original y
cinco (05) copias, depósito bancario, y justificación para que los recursos sean incorporados en el
presupuesto del año siguiente.
Recibe de la Dirección de Finanzas copias del Recibo de Ingreso y
deposito bancario
Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto programación de cierre
presupuestario.
Entrega diskette a la Dirección de Presupuesto Rendición.
Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto copia de la rendición y reporte firmado y
entrega al Asistente Administrativo.
Archiva recaudos.
Fin
2
2
Anexa rendición emitida por el sistema automatizado SUAS (rendición por
reintegro).
Elabora rendición de cierre sólo con el reintegro, y anexos *(ver nota al
diagrama.
*
* • Recibo de Ingreso. • Justificación para solicitar incremento para el año siguiente, de ser necesario. • Copia del deposito bancario • Diskette con la información gravada de la rendición.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 201
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos propios
Asunto: Procedimiento 1.4.4 Cerrar ingresos Propios
Responsable Actividad
Unidad de Apoyo Desconcentrada
1. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto programación de cierre presupuestario.
2. Prepara rendición de cierre presupuestario, tomando en cuenta las fechas establecidas por la Dirección de Presupuesto.
3. Verifica en el sistema automatizado SUAS el Estado del Ingreso Propio y las Conciliaciones Bancarias de la Dirección de Fomento.
4. Realiza el cierre del ejercicio en el SUAS. 5. Realiza reintegro a la Tesorería de la Universidad de Los
Andes los saldos para llevar el Anticipo a “Cero” y deposita en el Banco que indique el Vicerrectorado administrativo en el programa de cierre.
6. Elabora rendición de reintegro con el depósito bancario y los recibos de ingreso y codifica según la Tabla de Concepto de Ingresos.
7. Anexa rendición emitida por el sistema automatizado SUAS (rendición por reintegro).
8. Envía a la Dirección de Finanzas y a la Dirección de Presupuesto Recibo de Ingreso en original y cinco (05) copias, depósito bancario, y justificación para que los recursos sean incorporados en el presupuesto del año siguiente.
9. Recibe de la Dirección de Finanzas copias del Recibo de Ingreso y deposito bancario.
10. Elabora rendición de cierre sólo con el reintegro, anexando: • Recibo de Ingreso. • Justificación para solicitar incremento para el año siguiente, de ser necesario. • Copia del deposito bancario • Diskette con la información gravada de la rendición.
11. Entrega diskette a la Dirección de Presupuesto Rendición. 12. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto copia
de la rendición y reporte firmado y entrega al Asistente Administrativo.
13. Archiva recaudos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 202
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.5 Administrar y Gestionar el Fondo para el Financiamiento
Asunto: Diagrama de Actividades 1.5.1 Ejecutar Ingresos Propios
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.5 Administrar y Gestionar el Fondo para el Financiamiento Diagrama de Actividades 1.5.1 Ejecutas Ingresos Propios
Director de FomentoUnidad de Apoyo Desconcentrada
Inicio
Verifica la información suministrada por la Dirección de Finanzas y coteja con el banco al
momento de la apertura de los ingresos propios.
Recibe facturas y/o solicitudes de gastos con sus respectivas autorizaciones firmadas por el
Director.
Verifica en los comprobantes presentados el cumplimiento de las normas establecidas.
Entrega al asistente Administrativo información del monto para elaborar cheques.
Verifica en el portal del Servicio Nacional de contratistas condición del proveedor
Coteja factura presentada por el proveedor con el portal SENIAT identificando que cumpla con
requisitos legales
Llama al proveedor o beneficiario para exigirle que cumpla con los
requisitos ley y continúa el proceso.
Si no cumplecon los requisitos
Elabora cheque y registra en el sistema automatizado SUAS datos de las facturas, nombre del beneficiario y datos del cheque.
Si cumple con los requisitos
Imprime cheque en el sistema automatizado SUAS y entrega al Administrador(a) para la firma.
Verifica y firma el cheque y entrega al Director de Fomento
Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada
Entrega cheque al Beneficiario generador de Ingresos Propios.
Archiva voucher y recaudos.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 203
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.5 Administrar y Gestionar el Fondo para el Financiamiento
Asunto: Procedimiento 1.5.1 Ejecutar Ingresos Propios
Responsable Actividad
Unidad de Apoyo Desconcentrada
1. Verifica la información suministrada por la Dirección de Finanzas y coteja con el banco al momento de la apertura de los ingresos propios.
2. Recibe facturas y/o solicitudes de gastos con sus respectivas autorizaciones firmadas por el Director.
3. Verifica en los comprobantes presentados el cumplimiento de las normas establecidas.
4. Entrega al asistente Administrativo información del monto para elaborar cheques.
5. Verifica en el portal del Servicio Nacional de contratistas condición del proveedor.
6. Coteja factura presentada por el proveedor con el portal SENIAT identificando que cumpla con requisitos legales.
• Si no cumple con los requisitos 7. Llama al proveedor o beneficiario para exigirle que cumpla
con los requisitos ley y continúa el proceso. • Si cumple con los requisitos
8. Elabora cheque y registra en el sistema automatizado SUAS datos de las facturas, nombre del beneficiario y datos del cheque.
9. Imprime cheque en el sistema automatizado SUAS y entrega al Administrador(a) para la firma.
10. Verifica y firma el cheque y entrega al Director de Fomento. Director de Fomento 11. Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada
Unidad de Apoyo Desconcentrada 12. Entrega cheque al Beneficiario generador de Ingresos
Propios. 13. Archiva voucher y recaudos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 204
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica
Asunto: Diagrama de Actividades 1.6.1 Crear Caja Chica
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica. Diagrama de Actividades 1.6.1 Crear Caja Chica
SecretariaDirector de FomentoUnidad de Apoyo Desconcentrada
Inicio
Recibe de la Dirección de Finanzas al inicio del año fiscal:
Monto de las Unidades Tributarias.
Fija monto de apertura de caja chica el Administrador
conjuntamente con el director de Fomento.
Accesa en el SUAS al Módulo de Caja Chica y registra los datos de
Apertura.
Elabora cheque de apertura y verifica número de Unidades
tributarias.
Llena solicitudes de apertura, anexa cheque y envía al Director
Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Confirma como recibido el cheque.
Realiza cuadres de Caja Chica.
Entrega el efectivo a la Secretaria para su ejecución.
Custodia el efectivo para posteriores pagos
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 205
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica
Asunto: Procedimiento 1.6.1 Crear Caja Chica
Responsable Actividad
Unidad de Apoyo Desconcentrada
1. Recibe de la Dirección de Finanzas al inicio del año fiscal: • Monto de las Unidades Tributarias.
2. Fija monto de apertura de caja chica el Administrador conjuntamente con el director de Fomento.
3. Accesa en el SUAS al Módulo de Caja Chica y registra los datos de Apertura.
4. Elabora cheque de apertura y verifica número de Unidades tributarias.
5. Llena solicitudes de apertura, anexa cheque y envía al Director.
Director de Fomento 6. Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada 7. Confirma como recibido el cheque. 8. Realiza cuadres de Caja Chica. 9. Entrega el efectivo a la Secretaria para su ejecución.
Secretaria 10. Custodia el efectivo para posteriores pagos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 206
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica
Asunto: Diagrama de Actividades 1.6.2 Reponer Caja Chica
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica. Diagrama de Actividades 1.6.2 Reponer Caja Chica
Director de FomentoUnidad de Apoyo Desconcentrada
Inicio
Verifica al momento del pago facturas que cumplan con lo establecido en el Reglamento
Interno del manejo de caja chica y las exigencias del SENIAT.
Elabora la reposición de caja chica acompañada de todos los comprobantes o
facturas objeto de reposición.
Elabora Cheque de Reposición en el SUAS, una vez ejecutado al menos sesenta por
ciento (60 %) del Fondo en ejecución (creado o por reposición).
Firma el Administrador y entrega al Director de Fomento.
Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Confirma como recibido el cheque firmado.
Archiva vauchers con anexos:El original en la carpeta de rendición.Copia en la carpeta de archivo interno.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 207
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica
Asunto: Procedimiento 1.6.2 Reponer Caja Chica
Responsable Actividad
Unidad de Apoyo Desconcentrada
1. Verifica al momento del pago facturas que cumplan con lo
establecido en el Reglamento Interno del manejo de caja chica y las exigencias del SENIAT.
2. Elabora la reposición de caja chica acompañada de todos los comprobantes o facturas objeto de reposición.
3. Elabora Cheque de Reposición en el SUAS, una vez ejecutado al menos sesenta por ciento (60 %) del Fondo en ejecución (creado o por reposición).
4. Firma el Administrador y entrega al Director de Fomento.
Director de Fomento 5. Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
6. Confirma como recibido el cheque firmado. 7. Archiva vauchers con anexos:
• El original en la carpeta de rendición.
• Copia en la carpeta de archivo interno.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 208
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica
Asunto: Diagrama de Actividades 1.6.3 Cerrar Caja Chica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 209
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica
Asunto: Procedimiento1.6.3 Cerrar Caja Chica
Responsable Actividad
Unidad de Apoyo Desconcentrada
1. Verifica facturas que cumplan con lo establecido en el Reglamento Interno del manejo de Caja Chica y las exigencias del SENIAT.
2. Recibe de secretaria depósito de reintegro no utilizado. 3. Realiza depósito bancario para reintegro de caja chica y anexa
vauchers. 4. Realiza en el SUAS cierre de caja chica con reintegro de depósito.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 210
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.7: Tramitar Viáticos y Pasajes
Asunto: Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y Pasajes Nacionales
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.7: Tramitar Viáticos y Pasajes. Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y pasajes Nacionales
Personal de la Dirección de Fomento o Beneficiario Director de FomentoSecretaria Unidad de Apoyo Desconcentrada
Inicio
Solicita a la secretaria planilla de solicitud de financiamiento de
viáticos y pasajes, mediante oficio indicando motivo e invitación, según
el caso.
Accesa al sistema y en la aplicación REG Gastos Tablas y Planillas, imprime planilla de solicitud de
financiamiento.
Recibe planilla e Ingresa datos al SUAS.
Firma planilla el Administrador(a).
Entrega planilla al Director de Fomento.
Verifica que la solicitud se corresponda con
requerimientos de la Dirección.
Explica el motivo y envía planilla a la
UAD
Si no está conforme
Firma y devuelve planilla a la UAD.
Si está conforme
Notifica al solicitante negación de solicitud
Recibe planilla firmada y aprobada por el Director.
Fin
Tramita boleto de transporte, reservando por
vía telefónica.
Accesa al SUAS y elabora orden de pedido
Firma orden de pedido el Administrador(a).
Envía orden de pedido al Director.
Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada
Entrega el pedido al Proveedor
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 211
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.7: Tramitar Viáticos y Pasajes
Asunto: Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y Pasajes Nacionales
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.7: Tramitar Viáticos y Pasajes. Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y pasajes Nacionales
Director de FomentoUnidad de Apoyo DesconcentradaSecretariaPersonal de la Dirección de Fomento o Beneficiario
Recibe pasajes y factura del Proveedor
Elabora cheque al proveedor por el monto de la factura
Entrega cheque al proveedor
Elabora cheque de viáticos
Firma el Administrador(a) cheque y entrega al Beneficiario en
conjunto con el pasaje.
Archiva temporalmente comprobante del cheque de viáticos, factura de pedido y
cheque de cancelación.
Recibe cheque y pasajes
Al retornar, solicita a la Unidad de Apoyo Desconcentrada la planilla
de resumen de actividades.
Llena la planilla de resumen de actividades.
Entrega a la UAD planilla con copia de constancia del evento y
comprobante del boleto de transporte.
Firma el formulario de resumen de actividades y la entrega al
Director.
Archiva todos los documentos para futuras rendiciones (Ir al
procedimiento Rendir Fondos en Anticipos)
Fin
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 212
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.7: Tramitar Viáticos y Pasajes
Asunto: Procedimiento 1.7.1 Tramitar Viáticos y pasajes Nacionales
Responsable Actividad
Personal de la Dirección de Fomento o Beneficiario
1. Solicita a la secretaria planilla de solicitud de financiamiento de viáticos y pasajes, mediante oficio indicando motivo e invitación, según el caso.
Secretaria 2. Accesa al sistema y en la aplicación REG Gastos Tablas y
Planillas, imprime planilla de solicitud de financiamiento. 3. Entrega planilla a la Unidad de Apoyo Desconcentrada
Unidad de Apoyo Desconcentrada 4. Recibe planilla e Ingresa datos al SUAS. 5. Firma planilla el administrador(a). 6. Entrega planilla al Director de Fomento.
Director de Fomento
7. Verifica que la solicitud se corresponda con requerimientos de la Dirección. • Si no está conforme
8. Explica el motivo y envía planilla a la UAD (continua paso Nº 10) • Si está conforme
9. Firma y devuelve planilla a la UAD (Ir al paso Nº 11)
Unidad de Apoyo Desconcentrada
10. Notifica al solicitante negación de solicitud 11. Recibe planilla firmada y aprobada por el Director. 12. Tramita boleto de transporte, reservando por vía telefónica. 13. Accesa al SUAS y elabora orden de pedido 14. Firma orden de pedido el Administrador(a). 15. Envía orden de pedido al Director.
Director de Fomento 16. Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
17. Entrega el pedido al Proveedor 18. Recibe pasajes y factura del Proveedor 19. Elabora cheque al proveedor por el monto de la factura 20. Entrega cheque al proveedor 21. Elabora cheque de viáticos 22. Firma el Administrador(a) cheque y entrega al Beneficiario en
conjunto con el pasaje. 23. Archiva temporalmente comprobante del cheque de viáticos,
factura de pedido y cheque de cancelación.
Personal de la Dirección de Fomento o Beneficiario
24. Recibe cheque y pasajes 25. Al retornar, solicita a la Unidad de Apoyo Desconcentrada la
planilla de resumen de actividades. 26. Llena la planilla de resumen de actividades. 27. Entrega a la UAD planilla con copia de constancia del evento
y comprobante del boleto de transporte.
Unidad de Apoyo Desconcentrada 28. Firma el formulario de resumen de actividades y la entrega al
Director. 29. Archiva todos los documentos para futuras rendiciones (Ir al
procedimiento Rendir Fondos en Anticipos).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 213
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble
Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras
Director de Fomento Unidad de Apoyo Desconcentrada
Solicita a la Unidad de Apoyo Desconcentrada a través de nota de pedido los requerimientos de
materiales y equipos para la Dirección.
Inicio Analiza cumpliendo con la ley de licitaciones y contratación de
servicios el monto de la compra requerida y la comisión encargada
de ejecutarla.
Mayor 1100 UT
La compra es competencia de la Comisión de Licitaciones
Requiere de la justificación de la adquisición, análisis de 3 ó más
cotizaciones, emisión de dictamen consiguiente, acta
firmada por los miembros de la Comisión de Compras y emisión
de orden de Compras.
Modalidad compra directa por la comisión de Compras requiere al menos 3 cotizaciones y el pago
se realiza contra orden de compra u orden de pedido
Entre 0 y 20 UTEntre 20 y 1100 UT
Fin
Consulta en el SUAS previo análisis de disponibilidad Presupuestaria y Financiera
Selecciona en el registro de Proveedores de bienes y servicios al proveedor indicado
Elabora la orden de compra o nota de pedido de los bienes y/o servicios al
proveedor indicado
Recibe mercancía bienes y/o servicios, acompañado de factura original y nota de
entrega
Confirma que los bienes hayan sido recibidos y/o los servicios hayan sido
ejecutados
Recibe y codifica factura de acuerdo al Plan Único de Cuentas.
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 214
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble
Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras
Unidad de Apoyo DesconcentradaDirector de Fomento
Si es contribuyenteformal
Si es contribuyente ordinario
Verifica que la factura no refleje IVA
Verifica cálculos y datos de la factura, según lo establecido por el SENIAT a los
contribuyentes, consulado en Página Web del SENIAT categoría del contribuyente
La factura debe reflejar IVA y si no aparece reflejado debe exigirle al proveedor
presentar documentación que justifique exoneración
Verifica si el gasto está sujeto a retención del IVA o ISLR, según la tabal emitida por la
Dirección de finanzas
Elabora planilla de retención que posee un número correlativo de acuerdo a instructivo y formato remitido por la Dirección de Finanzas
Sujeto a Retención
No sujeto a Retención
Verifica nota de entrega, firma y sella factura
Procesa los datos de la factura en el SUAS.
Controla la numeración de comprobantes para los dos tipos de retenciones, a fines de
evitar duplicidad
Llena formato de autorización de gastos
Emite cheque por el monto total de la factura menos la retención
Firma cheque el administrador(a) y entrega al Director de Fomento
Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Informa al Proveedor la entrega del cheque.
Archiva recaudos de cancelación por concepto de compra para rendición de
ingresos propios.
Fin
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 215
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble
Asunto: Procedimiento 1.8.1 Ejecutar Compras
Responsable Actividad
Director de Fomento 1. Solicita a la Unidad de Apoyo Desconcentrada a través de
nota de pedido los requerimientos de materiales y equipos para la Dirección.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
2. Analiza cumpliendo con la ley de licitaciones y contratación de servicios el monto de la compra requerida y la comisión encargada de ejecutarla:
• Mayor de 1100 UT 3. La compra es competencia de la Comisión de Licitaciones,
termina el procedimiento. • Entre 0 y 20 UT.
4. Modalidad compra directa por la comisión de Compras requiere al menos 3 cotizaciones y el pago se realiza contra orden de compra u orden de pedido (Ir a la actividad Nº 6)
• Entre 20 y 1100 UT 5. Requiere de la justificación de la adquisición, análisis de 3 ó
más cotizaciones, emisión de dictamen consiguiente, acta firmada por los miembros de la Comisión de Compras y emisión de orden de Compras.
6. Consulta en el SUAS previo análisis de disponibilidad Presupuestaria y Financiera.
7. Selecciona en el registro de Proveedores de bienes y servicios al proveedor indicado
8. Elabora la orden de compra o nota de pedido de los bienes y/o servicios al proveedor indicado.
9. Recibe mercancía bienes y/o servicios, acompañado de factura original y nota de entrega.
10. Confirma que los bienes hayan sido recibidos y/o los servicios hayan sido ejecutados.
11. Recibe y codifica factura de acuerdo al Plan Único de Cuentas.
12. Verifica cálculos y datos de la factura, según lo establecido por el SENIAT a los contribuyentes, consulado en Página Web del SENIAT categoría del contribuyente:
• Si es contribuyente formal:_ 13. Verifica que la factura no refleje IVA (Ir a la actividad Nº15)
• Si es contribuyente ordinario 14. La factura debe reflejar IVA y si no aparece reflejado debe
exigirle al proveedor presentar documentación que justifique exoneración. (Ir a la actividad Nº 15)
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 216
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble
Asunto: Procedimiento 1.8.1 Ejecutar Compras
Responsable Actividad
Unidad de Apoyo Desconcentrada
15. Verifica si el gasto está sujeto a retención del IVA o ISLR, según la tabal emitida por la Dirección de finanzas:
• Sujeto a retención 16. Elabora planilla de retención que posee un número correlativo
de acuerdo a instructivo y formato remitido por la Dirección de Finanzas.(Ir a la actividad Nº 17)
• No sujeto a retención 17. Verifica nota de entrega, firma y sella factura. 18. Procesa los datos de la factura en el SUAS. 19. Controla la numeración de comprobantes para los dos tipos
de retenciones, a fines de evitar duplicidad. 20. Llena formato de autorización de gastos. 21. Emite cheque por el monto total de la factura menos la
retención 22. Firma cheque el administrador(a) y entrega al Director de
Fomento.
Director de Fomento 23. Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada 24. Informa al Proveedor la entrega del cheque. 25. Archiva recaudos de cancelación por concepto de compra
para rendición de ingresos propios.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 217
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble
Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.2 Registrar Activos Reales en el Departamento de Control de Bienes.
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.2 Registrar Activos en el Departamento de Control de Bienes
Unidad de Apoyo Desconcentrada
Coloca en el reverso de la factura original los datos personales del trabajador responsable del bien mueble, ubicación, imputación
presupuestaria, montos desglosados por partidas, sello de la dependencia y firma del administrador(a).
Inicio
Elabora oficio con los datos de identificación del bien mueble y lo envía a control de Bienes en la Dirección de Finanzas.
Recibe de la Dirección de Finanzas: oficio de relación de bienes y factura original.
Anota los datos del Bien en el formato de Registro de Control de Bienes.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 218
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble
Asunto: Procedimiento 1.8.2 Registrar Activos en el Departamento de control de Bienes.
Responsable Actividad
Unidad de Apoyo desconcentrada
1. Coloca en el reverso de la factura original los datos personales del trabajador responsable del bien mueble, ubicación, imputación presupuestaria, montos desglosados por partidas, sello de la dependencia y firma del administrador(a).
2. Elabora oficio con los datos de identificación del bien mueble y lo envía a control de Bienes en la Dirección de Finanzas.
3. Recibe de la Dirección de Finanzas: oficio de relación de bienes y factura original.
4. Anota los datos del Bien en el formato de Registro de Control de Bienes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 219
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble
Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.3 Traslado de Bienes Muebles
Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.3 Traslado de Bienes Muebles
Secretaria Director de Fomento Unidad de Apoyo Desconcentrada
Llena formato de Control de Equipo y/o mobiliario: fecha, cantidad, descripción, Recibo por: traslado a: y observaciones.
Inicio
Elabora oficio y nota de entrega y entrega a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Revisa oficio de traslado de equipo y entrega al Director.
Firma oficio y nota de entrega y entrega el bien mueble al
beneficiario.
Entrega a la secretaria nota de entrega y formato de control de
equipo.
Archiva oficio, nota de entrega y formato de Control de Equipo y/
o mobiliario
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 220
Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble
Asunto: Procedimiento 1.8.3 Traslado de Bienes Muebles
Responsable Actividad
Secretaria
1. Llena formato de Control de Equipo y/o mobiliario: fecha, cantidad, descripción, Recibo por: traslado a: y observaciones.
2. Elabora oficio y nota de entrega y entrega a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada 3. Revisa oficio de traslado de equipo y entrega al Director.
Director de Fomento 4. Firma oficio y nota de entrega y entrega el bien mueble al
beneficiario. 5. Entrega a la secretaria nota de entrega y formato de control
de equipo.
Secretaria 6. Archiva oficio, nota de entrega y formato de Control de Equipo y/o mobiliario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 221
Materia: Procesos de Apoyo
Asunto: Proceso de Apoyo 2 Servicios Secretariales y de Mantenimiento
PROCESO DE APOYO 2: SERVICIOS SECRETARIALES Y
DE MANTENIMIENTO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 222
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos
Fomento de Generación de Ingresos
<<proceso>>PA.2 Servicios Secretariales y de Mantenimiento
<<proceso>>PA-2.1Recibir
Correspondencia
Jerarquía de Procesos de Apoyo del Sistema de Fomento
Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof.
Isabel Besembel. ULA
<<proceso>>PA-2.3
Preparación y Entrega de la
Correspondencia de Salida
<<proceso>>PA-2.2
Recepción de Comunicación de
Llamadas
<<proceso>>PA-2.4
Recoger y Embolsar la
Basura
<<proceso>>PA-2.5
Mantenimiento de las
Instalaciones
<<proceso>>PA-1
Apoyo Administrativo
<<procesos>><<proceso>>
PA-2 Servicios
Secretariales y de Mantenimiento
<<proceso>>PA-4
Archivo
<<proceso>>PA- 6
Desarrollo y Evaluación de
Políticas y Planes
<<proceso>>PA-3
Apoyo Informático
<<proceso>>PA-5
Asesoría Legal
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 223
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 224
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Diagrama de Actividades 2.1 Recibir Correspondencia
Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento Diagrama de Actividades: 2.1 Recibir Correspondencia
Secretaria Director de FomentoRecepcionista
Inicio
Recibe Correspondencia, Solicitudes, Documentos que se originan de Personas, Dependencias u Organizaciones internas o externas a la ULA.
Verifica que el destinatario de la Correspondencia sea para la Dirección de Fomento
Devuelve CorrespondenciaSi no es
Verifica si la correspondencia contiene anexos si es el caso
Si es
Devuelve Correspondencia
Si no tiene
Revisa sellos en el sobre.
Si tiene
Firma el libro de correspondencia como recibida.
Coloca el sello con fecha, hora, firma y numeración correlativa como éste haya sido recibida.
Ingresa en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) y registra en el icono de
agregar un nuevo registro Nº correlativo de correspondencia, fecha de recibida, Nº de
correspondencia que trae, Dependencia o nombre del remitente.
Realiza un pequeño resumen de lo escrito en la correspondencia y guarda en el sistema SAC en su
campo correspondiente.
Entrega a la Secretaria del Director.
Revisa toda la Correspondencia.
Transcribe manualmente en el libro de Control de Correspondencia número y fecha de oficio, fecha de recibido en la
Recepción, procedencia, asunto resumido y anexos si los tiene.
Entrega toda la Correspondencia Recibida al Director de Fomento.
Revisa toda la Correspondencia.
Analiza la Correspondencia.
Clasifica la correspondencia de acuerdo al tipo de solicitud planteada.
Distribuye la Correspondencia de acuerdo a la clasificación realizada por
el Director.
Entrega toda la Correspondencia a la Secretaria para que la distribuya a los
Jefes de las diferentes Unidades
Fin
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 225
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Procedimiento 2.1 Recibir Correspondencia
Responsable Actividad
Recepcionista
1. Recibe Correspondencia, Solicitudes, Documentos que se originan de Personas, Dependencias u Organizaciones internas o externas a la ULA.
2. Verifica que el destinatario de la Correspondencia sea para la Dirección de Fomento
• Si no es 3. Devuelve Correspondencia. • Si es 4. Verifica si la correspondencia contiene anexos si es el caso: • Si no tiene 5. Devuelve la Correspondencia. • Si tiene 6. Revisa sellos en el sobre. 7. Firma el libro de correspondencia como recibida. 8. Coloca el sello con fecha, hora, firma y numeración correlativa como
éste haya sido recibida. 9. Ingresa en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) y
registra en el icono de agregar un nuevo registro Nº correlativo de correspondencia, fecha de recibida, Nº de correspondencia que trae, Dependencia o nombre del remitente.
10. Realiza un pequeño resumen de lo escrito en la correspondencia y guarda en el sistema SAC en su campo correspondiente.
11. Entrega a la Secretaria del Director.
Secretaria del Director de Fomento
12. Revisa toda la Correspondencia. 13. Transcribe manualmente en el libro de Control de Correspondencia
número y fecha de oficio, fecha de recibido en la Recepción, procedencia, asunto resumido y anexos si los tiene.
14. Entrega toda la Correspondencia Recibida al Director de Fomento.
Director de Fomento
15. Revisa toda la Correspondencia. 16. Analiza la Correspondencia. 17. Clasifica la correspondencia de acuerdo al tipo de solicitud
planteada. 18. Entrega toda la Correspondencia a la Secretaria para que la
distribuya a los Jefes de las diferentes Unidades. Secretaria del Director de
Fomento 19. Distribuye la Correspondencia de acuerdo a la clasificación
realizada por el Director.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 226
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Diagrama de Actividad 2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 227
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Procedimiento 2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas
Responsable Actividad
Recepción
1. Atiende la Comunicación Telefónica. 2. Pregunta con quien desea comunicarse. 3. Verifica que por la persona que pregunta pertenece a la Dirección
de Fomento. • Si no pertenece:
4. Informa que esta equivocado y rechaza la llamada. • Si pertenece:
5. Verifica si es para el Director de Fomento. • Si es:
6. Comunica la llamada a la Secretaria del Director. (Ir a la actividad 15) • Si no es:
7. Comunica la llamada al personal de la Dirección de Fomento solicitado.
8. Verifica que la persona solicitada no este ausente: • Si está ausente
9. Toma nota del mensaje de la llamada recibida si la persona solicitada esta ausente.
10. Transmite el mensaje de acuerdo a instrucciones previamente recibidas con la solicitud. • Si está presente:
11. Realiza llamada al cubículo hasta obtener comunicación. 12. Ubica a través de la llamada a la persona que están solicitando. 13. Informa que tiene una llamada en línea. 14. Comunica la llamada telefónica.
Secretaria
15. Verifica que el Director este presente: • Si está ausente
16. Toma nota del mensaje de la llamada recibida y lo transmite al Director. • Si está presente
17. Pasa la Llamada al Director
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 228
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Diagrama de Actividades 2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida
Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento Diagrama de Actividades: 2.3 Preparación y Entrega de la correspondencia de Salida
Secretaria Recepcionista
Inicio
Acudir a primera hora de la mañana y de la tarde a la Oficina del Director.
Verifica si hay correspondencias firmadas por el Director de Fomento para darle salida,
o correspondencia por procesar
Clasifica la correspondencia de acuerdo a las instrucciones del Director de Fomento.
Verifica si hay correspondencia para el personal de la Dirección de Fomento o fuera
de la Dirección.
Elabora memorando para el personal de la Dirección de Fomento
Dentro de la Dirección
Distribuye la Correspondencia a través del memorando por las oficinas
del Personal de Fomento, dependiendo de la información
solicitada.
Elabora Correspondencia de Salida de acuerdo a las instrucciones del Director
Fuera de la Dirección
Coloca nº de correlativo de la Correspondencia de Salida.
Busca la firma del Director de Fomento.
Saca una (1) copia a la Correspondencia de Salida.
Coloca en un sobre original de correspondencia de salida y escribe la
Dirección del Destinatario.
Entrega el sobre a la Recepcionista.Archiva la copia de correspondencia de
salida.
Recibe el sobre de la Secretaria del Director.
Verifica que el sobre esté numerado que contenga escrito el nombre, dirección del
Destinatario y esté cerrado.
Registra manualmente en el Libro Control de Correspondencia de Salida fecha de entrega, nº de correspondencia, destinatario, fecha de
salida y firma de quien lo recibe.
Llama al Correo de la ULAEntrega a través del mensajero del correo de
la ULA el sobre y cuaderno de Control de Correspondencia de Salida
Fin
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 229
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Procedimiento 2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida
Responsable Actividad
Recepción 1. Entrega Correspondencias, Solicitudes, Oficios y Documentación en General a la Secretaria del Director de Fomento.
Secretaria
2. Acudir a primera hora de la mañana y de la tarde a la Oficina del Director.
3. Verifica si hay correspondencias firmadas por el Director de Fomento para darle salida, o correspondencia por procesar.
4. Clasifica la correspondencia de acuerdo a las instrucciones del Director de Fomento.
5. Verifica si hay correspondencia para el personal de la Dirección de Fomento o fuera de la Dirección. • Si es dentro de la Dirección:
6. Elabora memorando para el personal de la Dirección de Fomento. 7. Distribuye la Correspondencia a través del memorando por las
oficinas del Personal de Fomento, dependiendo de la información solicitada. • Si es fuera de la Dirección.
8. Elabora Correspondencia de Salida de acuerdo a las instrucciones del Director
9. Coloca nº de correlativo de la Correspondencia de Salida. 10. Busca la firma del Director de Fomento. 11. Saca una (1) copia a la Correspondencia de Salida. 12. Coloca en un sobre original de correspondencia de salida y escribe
la Dirección del Destinatario. 13. Entrega el sobre a la Recepcionista. 14. Archiva la copia de correspondencia de salida.
Recepción
15. Recibe el sobre de la Secretaria del Director. 16. Verifica que el sobre esté numerado que contenga escrito el
nombre, dirección del Destinatario y esté cerrado. 17. Registra manualmente en el Libro Control de Correspondencia de
Salida fecha de entrega, nº de correspondencia, destinatario, fecha de salida y firma de quien lo recibe.
18. Llama al Correo de la ULA 19. Entrega a través del mensajero del correo de la ULA el sobre y
cuaderno de Control de Correspondencia de Salida
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 230
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Diagrama de Actividades 2.4 Recoger y Embolsar Basura
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 231
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Procedimiento 2.4 Recoger y Embolsar Basura
Responsable Actividad
Aseador
1. Hace una lista de los implementos a utilizar. 2. Busca los implementos necesarios en el cuarto de
mantenimiento. 3. Va a todas las oficinas de la Dirección de Fomento para
cambiar cada recolector de basura. 4. Coloca la basura recolectada en una bolsa grande negra. 5. Lleva la basura recolectada al basurero. 6. Recoge todo el material utilizado. 7. Limpia o lava muy bien el material utilizado. 8. Guarda el material utilizado en el cuarto de mantenimiento
en orden y en su lugar.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 232
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Diagrama de Actividades 2.5 Mantenimiento de las Instalaciones
Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento Diagrama de Actividades: 2.5 Mantenimiento de las Instalaciones
Aseador
Inicio
Busca en el cuarto de mantenimiento el material necesario para la limpieza diaria.
Va al sitio donde se va a comenzar la limpieza.
Sacude el polvo de escritorios, computadoras, puertas, ventanas, sillas.
Barre las oficinas, baños, el espacio físico de la Dirección de Fomento.
Lava los Baños.
Limpia y desinfecta todo el espacio físico de la Dirección de Fomento.
Verifica que las oficinas estén limpias.
Limpia y organiza el área de la cocina.
Limpia y lava el material utilizado para la limpieza.
Traslada todo el material utilizado al cuarto de mantenimiento.
Deja el material en orden y en su lugar.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 233
Materia: Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento
Asunto: Procedimiento 2.5 Mantenimiento de las Instalaciones
Responsable Actividad
Aseador
1. Busca en el cuarto de mantenimiento el material necesario para la limpieza diaria.
2. Va al sitio donde se va a comenzar la limpieza. 3. Sacude el polvo de escritorios, computadoras, puertas, ventanas,
sillas. 4. Barre las oficinas, baños, el espacio físico de la Dirección de
Fomento. 5. Lava los Baños. 6. Limpia y desinfecta todo el espacio físico de la Dirección de
Fomento. 7. Verifica que las oficinas estén limpias. 8. Limpia y organiza el área de la cocina. 9. Limpia y lava el material utilizado para la limpieza. 10. Traslada todo el material utilizado al cuarto de mantenimiento. 11. Deja el material en orden y en su lugar.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 234
Materia: Procesos de Apoyo
Asunto: Proceso de Apoyo 3: Apoyo Informático
PROCESO DE APOYO 3: APOYO INFORMÁTICO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 235
Materia: Proceso de Apoyo 3: Apoyo Informático
Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos
<<proceso>>PA-3 Apoyo Informático
Fomento de Generación de Ingresos
Jerarquía de Procesos de Apoyo del Sistema de FomentoJerarquía de Procesos de Apoyo del Sistema de Fomento
Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA
Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA
<<proceso>>PA-3.1
Instalación de Equipos
<<proceso>>PA-1
Apoyo Administrativo
<<procesos>>
<<proceso>>PA-2
Servicios Secretariales
y de Mantenimiento
<<proceso>>PA-4
Archivo
<<proceso>>PA- 6
Desarrollo y Evaluación de
Políticas y Planes
<<proceso>>PA-3
Apoyo Informático
<<proceso>>PA-5
Asesoría Legal
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 236
Materia: Proceso de Apoyo 3: Apoyo Informático
Asunto: Diagrama de Actividades y procedimientos
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 237
Materia: Proceso de Apoyo 3: Apoyo Informático
Asunto: Diagrama de Actividad 3.1 Instalación de Equipos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 238
Materia: Proceso de Apoyo 3: Apoyo Informático
Asunto: Procedimiento 3.1 Instalación de Equipos
Responsable Actividad
Apoyo Informático
1. Instala nuevos equipos de computación en la dependencia. 2. Realiza configuración de los equipos instalados en la dependencia
relativos a Red-ULA 3. Asigna puntos de red según solicitudes de los usuarios internos de la
Dirección de Fomento. 4. Realiza mantenimiento de los equipos de cada una de las unidades
de la Dirección de Fomento. 5. Asigna cuenta a los usuarios. 6. Diseña base de datos según las necesidades de cada unidad de la
Dirección de Fomento 7. Presta apoyo a la unidad de Apoyo desconcentrada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 239
Materia: Procesos de Apoyo
Asunto: Proceso de Apoyo 4: Archivo
PROCESO DE APOYO 4: ARCHIVO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 240
Materia: Proceso de Apoyo 4 : Archivo
Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos
<<proceso>>PA-4 Archivo
<<proceso>>PA-4.2
Archivo de Documentos
Fomento de Generación de Ingresos
Jerarquía de Procesos de Apoyo del Sistema de Fomento
Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA
<<proceso>>PA-4-1
Préstamo de Documentación
del Archivo
<<proceso>>PA-1
Apoyo Administrativo
<<procesos>><<proceso>>
PA-2 Servicios
Secretariales y de Mantenimiento
<<proceso>>PA-4
Archivo
<<proceso>>PA- 6
Desarrollo y Evaluación de
Políticas y Planes
<<proceso>>PA-3
Apoyo Informático
<<proceso>>PA-5
Asesoría Legal
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 241
Materia: Proceso de Apoyo 4 : Archivo
Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 242
Materia: Proceso de Apoyo 4 : Archivo
Asunto: Diagrama de Actividades 4.1 Préstamo de Documentación del Archivo
Proceso de Apoyo 4: Archivo Diagrama de Actividades: 4.1 Préstamo de Documentos
Archivista
Inicio
Busca en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) por el código establecido para cada Unidad que
conforma la Dirección de Fomento, el Documento requerido.
Recibe Solicitud de Documentación por parte de las Unidades de la Dirección de Fomento.
Busca en el Archivo la carpeta que suministra el Sistema Actualizado de Correspondencia de acuerdo al
número establecido.
Ubica la carpeta en su respectivo archivador y obtiene la Documentación solicitada.
Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) la Documentación de Salida.
Hace firmar el libro de Control de Préstamo del Documento por parte del solicitante.
Entrega la Documentación solicitada
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 243
Materia: Proceso de Apoyo 4 : Archivo
Asunto: Procedimiento 4.1 Préstamo de Documentación del Archivo
Responsable Actividad
Archivista
1. Recibe Solicitud de Documentación por parte de las Unidades de la Dirección de Fomento.
2. Busca en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) por el código establecido para cada Unidad que conforma la Dirección de Fomento, el Documento requerido.
3. Busca en el Archivo la carpeta que suministra el Sistema Actualizado de Correspondencia de acuerdo al número establecido.
4. Ubica la carpeta en su respectivo archivador y obtiene la Documentación solicitada.
5. Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) la Documentación de Salida.
6. Hace firmar el libro de Control de Préstamo del Documento por parte del solicitante.
7. Entrega la Documentación solicitada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 244
Materia: Proceso de Apoyo 4 : Archivo
Asunto: Diagrama de Actividades 4.2 Archivo de Documentos
Proceso de Apoyo 4: Archivo Diagrama de Actividades: 4.2 Archivo de Documentos
Archivista
Recibe las Correspondencias, Solicitudes, Oficios, Documentos en general con sus respectivos soportes.
Inicio
Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) el número de carpeta según dependencia que remite la documentación, fecha de ser
archivada, y estado actual de la documentación.
Clasifica el material para archivar y efectúa lectura del documento a archivar y soportes si los tiene.
Codifica el material para archivar de acuerdo al código establecido por Unidades que integran la Dirección de Fomento.
Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
Archiva las Correspondencias, Solicitudes, Documentos en general y sus respectivos soportes si los tiene.
Realiza en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) un resumen del Documento por archivar.
Guarda dentro del Archivo la carpeta contentiva de correspondencias, solicitudes, documentos en general con sus respectivos soportes si es el caso.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 245
Materia: Proceso de Apoyo 4 : Archivo
Asunto: Procedimiento 4.2 Archivo de Documentos
Responsable Actividad
Archivista
1. Recibe las Correspondencias, Solicitudes, Oficios, Documentos en general con sus respectivos soportes.
2. Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) el número de carpeta según dependencia que remite la documentación, fecha de ser archivada, y estado actual de la documentación.
3. Clasifica el material para archivar y efectúa lectura del documento a archivar y soportes si los tiene.
4. Codifica el material para archivar de acuerdo al código establecido por Unidades que integran la Dirección de Fomento.
5. Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. 6. Archiva las Correspondencias, Solicitudes, Documentos en general
y sus respectivos soportes si los tiene. 7. Realiza en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) un
resumen del Documento por archivar. 8. Guarda dentro del Archivo la carpeta contentiva de
correspondencias, solicitudes, documentos en general con sus respectivos soportes si es el caso.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 246
Materia: Procesos de Apoyo Asunto:
Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal
PROCESO DE APOYO 5: ASESORÍA LEGAL
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 247
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Asunto:
Diagrama de Procesos
DIAGRAMA DEL PROCESO DE ASESORÍA LEGAL
<<información>>-Informe de Matriz de Comparación del Plan de
Aporte Institucional.-Presupuestos aprobados.
-Aprobación del Consejo de Fomento.-Informes de Planificación y Proyectos.
-Cálculo de Servicio de la Deuda.
regula
<<fin>><<actor>>
Jefe de la Unidad de Asesoría Legal
controla cumple
<<actor>>Personal AO: Administrativo
Técnico y Obrero, adscrito a la Dirección de Fomento
<<actor>>Personal de la Unidad de
Asesoría Legal
Ejecuta
Apoya
<<información>>Sistema Automatizado de
Recaudación (SAR)Sistema Universitario
administración Sectorial(SUAS)
Consulta
<<objeto>>-Solicitud de Contratos de Arrendamiento, Servicios y
Trabajo.-Solicitud de Documentos
Compromiso de Préstamo, -Refinanciamiento y Aporte
Institucional.-Solicitud de asesoría Legal a
las Unidades y al Sector Productivo
Director de Dirección de
Fomento y Jefe de Unidades
Director de Servicios Generales
requiere<<PROCESO>>
PA-5ASESORÍA LEGAL
<<reglas>>-Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999)
. Ley Orgánica del Trabajo (1997) . Ley orgánica de Administración Pública (17/10/2001)
-Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.. Ley del Estatuto de la Función Pública (06/09/2002)
. Ley de Universidades (2/09/1970). Ley de Licitaciones (13/11/2001)
-Ley de Alquileres.(2000)-Ley de Régimen Laboral.(1998)
-Ley de Propiedad Horizontal.(1998)-Código de Comercio.(1955)
-Código Civil.(1986). Resoluciones de Consejos: Universitario, Facultad, Escuela y
Departamento.-Reglamento Interno del Consejo Jurídico Asesor.(1995)
. Reglamento de Compras y contratación de servicios ULA (10/02/2003). Reglamento de Contraloría Interna de la ULA (13/05/1998)
Fuente: Modelo UML. Curso Ingenieria de Requisitos 2005. Jonás Montilva. CEISoft
<<producto>>Asesoría Legal y Jurídica
<<producto>>Contratos de Trabajo,
Honorarios Profesionales, Arrendamientos y de
Servicio<<producto>>
Documentos Compromiso de Préstamo,
Refinanciamiento y Aporte Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 248
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Asunto:
Diagrama de jerarquía de Procesos
Jerarquía de Procesos de Apoyo del Sistema de Fomento
Fomento de Generación de Ingresos
<<proceso>>PA-5.1
Elaboración del Documento
Compromiso
<<proceso>>PA-5 Asesoría Legal
<<proceso>>PA-5.2
Definición del Marco Legal del Financiamiento
<<proceso>>PA-5.3Visar
Documentos
<<proceso><PA-5.4
Actualización de Documento de Cobranzas de
Cuentas Menores
Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof.
Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA
<<proceso>>PA-1
Apoyo Administrativo
<<procesos>>
<<proceso>>PA-2
Servicios Secretariales
y de Mantenimiento
<<proceso>>PA-4
Archivo
<<proceso>>PA- 6
Desarrollo y Evaluación de
Políticas y Planes
<<proceso>>PA-3
Apoyo Informático
<<proceso>>PA-5
Asesoría Legal
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 249
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Asunto:
Diagrama de Actividades y Procedimientos
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 250
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal
Asunto: Diagrama de Actividades 5.1 Elaboración del Documento Compromiso
Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Diagrama de Actividades: 5.1 Elaboración del Documento Compromiso
Unidad de Planificación y Proyectos Unidad de Apoyo Desconcentrada Secretaria Unidad de Asesoría Legal
Inicio
Entregar Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento a la Unidad de Asesoría
Legal
Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y de ser el caso a la Unidad Autónoma seleccionada para su administración.
Establece condiciones de la Transacción del Documento Compromiso.
Elabora el Documento Compromiso atendiendo al Informe de Evaluación del Solicitante.
Analiza conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos el Documento Compromiso.
Obtiene firma aval del Consejo Jurídico Asesor en el Documento Compromiso.
Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar Proyectos Universitarios del Presidente del Consejo de
Fomento, Director de Fomento, y Responsable de la Unidad Académica o Administrativa.
Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar Empresas Universitarias del Rector, Presidente de
CORFOULA, y Presidente de la Empresa.
Obtiene firma en el Documento Compromiso para transferir la administración a CORFOULA del Presidente del Consejo de
Fomento, de la Unidad Académica solicitante y del Presidente de la Corporación.
Registra el Documento Compromiso en el Sistema de Control de Proyectos.
Emite original y dos (2) copias del Documento Compromiso y original y copia de Notificación del Financiamiento del Consejo
de Fomento y distribuye.
Entrega un juego de copias de Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento y Documento
Compromiso a la Unidad de Planificación y Proyectos y un juego de copias a la Unidad de Apoyo Desconcentrada
Entrega copia del Documento Compromiso a Secretaria para enviar al Beneficiario del Financiamiento.
Registra en el Sistema de Control de Proyectos: Fecha del Documento,
Compromiso, Condiciones del Financiamiento.
Archiva Notificación del Financiamiento del Consejo de
Fomento y copia del Documento Compromiso
Fin
Entrega Recursos Aprobados
Fin
Entregar oficio al Beneficiario del Financiamiento con copia del
Documento Compromiso.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 251
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Asunto:
Procedimiento 5.1 Elaboración del Documento Compromiso
Responsable Actividad
Unidad de Planificación y Proyectos
1. Entregar Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento a la Unidad de Asesoría Legal.
Unidad de Asesoría Legal
2. Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y de ser el caso a la Unidad Autónoma seleccionada para su administración.
3. Establece condiciones de la Transacción del Documento Compromiso. 4. Elabora el Documento Compromiso atendiendo al Informe de
Evaluación del Solicitante. 5. Analiza conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos el
Documento Compromiso. 6. Obtiene firma aval del Consejo Jurídico Asesor en el Documento
Compromiso. 7. Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar Proyectos
Universitarios del Presidente del Consejo de Fomento, Director de Fomento, y Responsable de la Unidad Académica o Administrativa.
8. Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar Empresas Universitarias del Rector, Presidente de CORFOULA, y Presidente de la Empresa.
9. Obtiene firma en el Documento Compromiso para transferir la administración a CORFOULA del Presidente del Consejo de Fomento, de la Unidad Académica solicitante y del Presidente de la Corporación.
10. Registra el Documento Compromiso en el Sistema de Control de Proyectos.
11. Emite original y dos (2) copias del Documento Compromiso y original y copia de Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento y distribuye.
12. Entrega un juego de copias de Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento y Documento Compromiso a la Unidad de Planificación y Proyectos y un juego de copias a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
13. Entrega copia del Documento Compromiso a Secretaria para enviar al Beneficiario del Financiamiento. (Ir a la actividad 17)
Unidad de Planificación y Proyectos
14. Registra en el Sistema de Control de Proyectos: Fecha del Documento, Compromiso, Condiciones del Financiamiento.
15. Archiva Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento y copia del Documento Compromiso
Unidad de Apoyo Desconcentrada
16. Entrega Recursos Aprobados. (ver procedimiento Entregar Recursos Aprobados).
Secretaria 17. Entregar oficio al Beneficiario del Financiamiento con copia del Documento Compromiso.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 252
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal
Asunto: Diagrama de Actividades 5.2 Definición del Marco Legal del Financiamiento
Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Diagrama de Actividades: 5.2 Definición del Marco legal del Financiamiento
Secretaria Unidad de Apoyo DesconcentradaUnidad de Asesoría LegalUnidad de Planificación y Proyectos
Inicio
Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Notificación de Aprobación del Financiamiento por el Consejo de Fomento, conjuntamente con
el Informe de Evaluación del solicitante
Revisa Notificación de Aprobación del Financiamiento por el Consejo de Fomento y el
Informe de Evaluación.
Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y de ser el caso a la Unidad autónoma del
Consejo de Fomento seleccionada para su administración.
Establece condiciones de la transacción del Documento Compromiso.
Elabora Documento Compromiso atendiendo al Informe de Evaluación del solicitante.
Analiza conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos el Documento
Compromiso.
Obtiene visado del Documento Compromiso por parte del Consejo Jurídico Asesor
Obtiene firma del Documento compromiso dependiendo del tipo de Financiamiento
Para Financiamiento de Proyectos Universitarios:
Del Presidente del Consejo de Fomento,
Director de Fomento, y responsable de la Unidad
Académica o Administrativa
Para Financiamiento de Empresas
Universitarias: Del Rector, Presidente de CORFOULA, Presidente de la
Empresa.
Para transferir la Administración a CORFOULA: Del
Presidente del Consejo de Fomento, de la
Unidad Académica o Administrativa y del
Presidente de la Corporación.
Registra el Documento Compromiso en el Sistema de Control de Proyectos.
Emite Original y dos copias del Documento Compromiso, original y copia de Notificación de Aprobación del
Financiamiento del Consejo de Fomento y Distribuye a:
La Unidad de Apoyo Desconcentrada original
del Documento Compromiso y copia de
Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento
A Secretaria para enviar al Beneficiario del Financiamiento
copia del Documento Compromiso.
Registra en el Sistema de Control de Proyectos Fecha del Documento Compromiso y Condiciones del
Financiamiento.
Archiva original de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento y copia del
Documento Compromiso.
Fin
Verifica Documento Compromiso y copia de
Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento.
Fin
Entrega al Beneficiario el oficio con copia del
Documento Compromiso
Elabora oficio de entrega del Documento Compromiso al
Beneficiario
FinFin
Distribuye
Distribuye
Unidad de Planificación y Proyectos copia del
Documento Compromiso y original de Notificación
de Aprobación del Financiamiento del
Consejo de Fomento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 253
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal
Asunto: Procedimiento 5.2 Definición del Marco Legal del Financiamiento
Responsable Actividad
Unidad de Planificación y Proyectos
1. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Notificación de Aprobación del Financiamiento por el Consejo de Fomento, conjuntamente con el Informe de Evaluación del solicitante.
Unidad de Asesoría Legal
2. Revisa Notificación de Aprobación del Financiamiento por el Consejo de Fomento y el Informe de Evaluación.
3. Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y de ser el caso a la Unidad autónoma del Consejo de Fomento seleccionada para su administración.
4. Establece condiciones de la transacción del Documento Compromiso. 5. Elabora Documento Compromiso atendiendo al Informe de Evaluación
del solicitante. 6. Analiza conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos el
Documento Compromiso. 7. Obtiene visado del Documento Compromiso por parte del Consejo
Jurídico Asesor 8. Obtiene firma del Documento Compromiso dependiendo del tipo de
Financiamiento: • Para Financiamiento de Proyectos Universitarios: Del Presidente del
Consejo de Fomento, Director de Fomento, y responsable de la Unidad Académica o Administrativa.
• Para Financiamiento de Empresas Universitarias: Del Rector, Presidente de CORFOULA, Presidente de la Empresa.
• Para transferir la Administración a CORFOULA: Del Presidente del Consejo de Fomento, de la Unidad Académica o Administrativa y del Presidente de la Corporación.
9. Registra el Documento Compromiso en el Sistema de Control de Proyectos.
10. Emite Original y dos copias del Documento Compromiso, original y copia de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento y distribuye a:
• La Unidad de Planificación y Proyectos copia del Documento Compromiso y original de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento.
• La Unidad de Apoyo Administrativo original del Documento Compromiso y copia de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento.
• A Secretaria para enviar al Beneficiario del Financiamiento copia del Documento Compromiso.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 254
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal
Asunto: Procedimiento 5.2 Definición del Marco Legal del Financiamiento
Responsable Actividad
Unidad de Planificación y Proyectos
11. Registra en el Sistema de Control de Proyectos Fecha del Documento Compromiso y Condiciones del Financiamiento.
12. Archiva original de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento y copia del Documento Compromiso.
Unidad de Apoyo Desconcentrada
13. Verifica Documento Compromiso y copia de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de Fomento.
14. Entrega Recursos Aprobados
Secretaria 15. Elabora oficio de entrega del Documento Compromiso al Beneficiario 16. Entrega al Beneficiario el oficio con copia del Documento Compromiso
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 255
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Asunto: Diagrama de Actividades 5.3 Visar Documentos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 256
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Asunto: Procedimiento 5.3 Visar Documentos
Responsable Actividad
Unidad de Asesoría Legal
1. Analiza los aspectos legales de: Operaciones Inmobiliarias, Aspectos laborales de las Empresas o Unidades de Producción, Trámites Administrativos del Consejo de Fomento, u otra operación y opinión solicitada por el Director.
2. Prepara Informe y/o Documento Legal o Contractual de lo solicitado. 3. Registra en la aplicación del Control de Gestión el status del
Documento. 4. Elabora oficio de remisión al Consejo Jurídico Asesor. 5. Entrega oficio de remisión a la Secretaria para su envío al Consejo
Jurídico Asesor.
Secretaria 6. Envía oficio al Consejo Jurídico Asesor. 7. Espera resolución del consejo Jurídico Asesor y entrega al Director de
Fomento.
Director de Fomento 8. Recibe del Consejo Jurídico Asesor Documento Visado y entrega a la Unidad de Asesoría Legal.
Unidad de Asesoría Legal 9. Presenta en el Registro Principal el Documento Visado. 10. Acuerda fecha y hora para la firma de la máxima Autoridad de la
Universidad y la parte interesada. 11. Retira el Documento Compromiso una vez firmado.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 257
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal
Asunto: Diagrama de Actividades 5.4 Actualización de Documento de cobranzas de Cuentas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 258
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal
Asunto: Procedimiento 5.4 Actualización de Documento de cobranzas de Cuentas
Responsable Actividad
Unidad de Planificación y Proyectos
1. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Documento de Compromiso Original y Oficio de Cobro.
Unidad de Asesoría Legal
2. Verifica que los datos del deudor correspondan con los datos del Documento Original, el monto de la deuda y el porcentaje cancelado.
3. Establece las condiciones de pago con el deudor: • Si es de inmediato
4. Informa a la Unidad de Planificación y Proyectos. (Ir a la actividad 9) • Si no es de inmediato:
5. Se acuerda refinanciamiento de la deuda y establece las condiciones de redacción del nuevo contrato.
• Si el refinanciamiento es parcial 6. No incluye intereses de mora establece el tiempo de refinanciamiento
hasta dos años a la tasa vigente, mas intereses de mora a partir del tercer año, hasta un máximo de cinco años. Se incluye cláusula de fiel cumplimiento.
• Si el refinanciamiento es por el total de la deuda. 7. Incluye los intereses de mora establece el tiempo de refinanciamiento
hasta tres años a la tasa del Consejo de Fomento. Se incluye cláusula de fiel cumplimiento.
8. Entrega el nuevo contrato a la Unidad de Planificación y Proyectos.(Ir a la actividad 10)
Unidad de Planificación y Proyectos
9. Recauda ingresos propios (ver procedimiento Recaudar Ingresos Propios).
10. Estudia y analiza las condiciones acordadas de refinanciamiento en el nuevo contrato.
11. Entrega al Director el nuevo contrato de refinanciamiento para su revisión.
Director de Fomento 12. Revisa el nuevo contrato y lo somete a consideración del Consejo de Fomento.
Consejo de Fomento 13. Estudia el nuevo contrato de refinanciamiento y deja constancia en Acta. 14. Entrega Resolución del Consejo de Fomento a la Secretaria
Secretaria 15. Reproduce Acta del Consejo de Fomento y entrega copia a la Unidad de Planificación y Proyectos.
Unidad de Planificación y Proyectos
16. Registra en la aplicación de Control de Proyectos lo acordado en la sesión del Consejo de Fomento.
17. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal el Contrato de Refinanciamiento.
Unidad de Asesoría Legal
18. Obtiene en el documento la firma del Director de Fomento y del Beneficiario del préstamo por novación.
19. Elabora dos originales del Contrato de Refinanciamiento. 20. Entrega originales de Contrato de Refinanciamiento a la unidad de
Planificación Proyectos.
Unidad de Planificación y Proyectos
21. Reproduce copia fotostática del Contrato de Refinanciamiento y distribuye: original para el Director de Fomento, original a la Secretaria para el Beneficiario y copia a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Director de Fomento 22. Entrega a la Secretaria Contrato de Refinanciamiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 259
Materia: Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal
Asunto: Procedimiento 5.4 Actualización de Documento de cobranzas de Cuentas
Responsable Actividad
Secretaria 23. Entrega Contrato de Refinanciamiento al Beneficiario (ver procedimiento
Entregar Correspondencia) 24. Archiva el Contrato de Refinanciamiento que envió el Director de
Fomento. Unidad de Apoyo Desconcentrada
25. Espera cancelación de las cuotas por parte del Beneficiario. (ver procedimiento Recaudar Ingresos Propios)
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 260
Materia: Procesos de Apoyo
Asunto: Proceso de Apoyo 6: Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes
PROCESO DE APOYO 6: DESARROLLO Y EVALUACIÓN
DE POLÍTICAS Y PLANES
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 261
Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes
Asunto: Diagrama de Procesos
<<información>>-Circulares y Resoluciones del Consejo
Universitario.-Plan Estratégico Institucional.
-Fijación de Metas.-Informe de Gestión aprobado.
-Plan Operativo y Proyecto de Presupuesto
<<reglas>>- Constitución Nacional de la República (1999)
. Ley Orgánica del Trabajo (1997) . Ley de Universidades (2/09/1970)
. Resoluciones de Consejos: Universitario,Facultad, Escuela y Departamento
. Políticas de la Dirección . Normas internas de la Dirección.
regula
Diseñar y aplicar estrategias para el desarrollo de líneas de acción operativas y
la distribución eficiente de los recursos, mediante la definición del plan de gestión y el establecimiento de metas e indicadores
que permitan una eficiente toma de decisiones para el cumplimiento de los
objetivos del Consejo de Fomento
<<actor>>Director de laDirección de
Fomento
controla
cumple
<<actor>>Personal Técnico y
Obrero de la Dirección de Fomento
<<actor>>Personal Administrativo
Profesional y Técnico de la Dirección de Fomento
EjecutaApoya
Consulta
<<objeto>>- Solicitudes
-Resoluciones del Consejo Universitario sobre lineamientos y políticas del Consejo de Fomento.
- Resolución de informe de Gestión de la Dirección de Presupuesto y
PLANDES.-Plan Estratégico Institucional.
-Propuestas de Cambio requiere
<<proceso>>PA-6
DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE
POLÍTICAS Y PLANES
<<producto>>Políticas y Planes del Consejo
de Fomento
DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS Y PLANES
Fuente: Modelo UML. Curso Ingenieria de Requisitos 2005. Jonás Montilva. CEISoft
<<información>>. WEB´s: RedULA
-Sistema Automatizado de Recaudación. (SAR)
-Sistema Universitario Administración Sectorial.(SUAS)
Equipo Rectoral Consejo Universitario
OCEPREOCEPLANComunidad Universitaria
Equipo Rectoral Consejo Universitario
OCEPREOCEPLANComunidad Universitaria
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 262
Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes
Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 263
Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes
Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 264
Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes
Asunto: Diagrama de actividades 6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes.
Proceso de Apoyo 6: Desarrollo y Evaluación de políticas y planes Diagrama de actividades 6.1 Definición de Lineamientos, Políticas y Planes
Unidad de Apoyo DesconcentradaSecretariaRecepción Director de Fomento
Inicio
Recibe de PLANDES los lineamientos del Plan Estratégico
Institucional.
Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) los Lineamientos del Plan Estratégico Institucional y envía a
la Secretaria del Director.
Registra manualmente Lineamientos del Plan Estratégico
Institucional y envía al Director
Define los Objetivos Estratégicos en función de los resultados que espera obtener en el nuevo Ejercicio Fiscal.
Determina Áreas, Procesos y Proyectos por activar, fortalecer o perfeccionar.
Actualiza las Normas de Funcionamiento de la Dirección.
Determina recursos necesarios para mantener o activar Proyectos y Procesos.
Define Lineamientos para el próximo Ejercicio Fiscal de acuerdo con el Plan
Estratégico Institucional.
Entrega el Plan Estratégico Institucional a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Revisa Lineamientos del Plan Estratégico Institucional.
Convoca a reunión a todas las Unidades de la Dirección de Fomento
Determina Proyectos, Acciones Centralizadas, los Productos, Medios de Verificación, Distribución de Metas
de cada Unidad.
Envía al Director Análisis de las Unidades.
Revisa Análisis propuesto de las actividades de cada unidad
Espera instrucciones de la Dirección de Programación y Presupuesto, y la oficina de PLANDES para la formulación del Plan
Operativo Anual y Anteproyecto de Presupuesto.
Recibe Instrucciones la Oficina de P.L.A.N.D.E.S y de la Dirección de Formulación y Presupuesto para la
Formulación del Plan Operativo Anual y Anteproyecto de Presupuesto.
Convoca a reunión a los jefes de las Unidades.
Entrega en reunión, instructivos y Lineamientos para la Formulación del
anteproyecto de presupuesto y el POA.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 265
Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes
Asunto: Procedimiento 6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes.
Responsable Actividad
Recepción
1. Recibe de PLANDES los lineamientos del Plan Estratégico Institucional.
2. Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) los Lineamientos del Plan Estratégico Institucional y envía a la Secretaria del Director.
Secretaria 3. Registra manualmente Lineamientos del Plan Estratégico
Institucional y envía al Director. (ver procedimientos Secretaria).
Director de Fomento
4. Define los Objetivos Estratégicos en función de los resultados que espera obtener en el nuevo Ejercicio Fiscal.
5. Determina Áreas, Procesos y Proyectos por activar, fortalecer o perfeccionar.
6. Actualiza las Normas de Funcionamiento de la Dirección. 7. Determina recursos necesarios para mantener o activar
Proyectos y Procesos. 8. Define Lineamientos para el próximo Ejercicio Fiscal de
acuerdo con el Plan Estratégico Institucional. 9. Entrega el Plan Estratégico Institucional a la Unidad de Apoyo
Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada.
10. Revisa Lineamientos del Plan Estratégico Institucional. 11. Convoca a reunión a todas las Unidades de la Dirección de
Fomento 12. Determina Proyectos, Acciones Centralizadas, los Productos,
Medios de Verificación, Distribución de Metas de cada Unidad.
13. Envía al Director Análisis de las Unidades.
Director de Fomento
14. Revisa Análisis propuesto de las actividades de cada unidad 15. Espera instrucciones de la Dirección de Programación y
Presupuesto, y la oficina de PLANDES para la formulación del Plan Operativo Anual y Anteproyecto de Presupuesto.
16. Recibe Instrucciones la Oficina de P.L.A.N.D.E.S y de la Dirección de Formulación y Presupuesto para la Formulación del Plan Operativo Anual y Anteproyecto de Presupuesto.
17. Convoca a reunión a los jefes de las Unidades. 18. Entrega en reunión, instructivos y Lineamientos para la
Formulación del anteproyecto de presupuesto y el POA.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 266
Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes
Asunto: Diagrama de actividades 6.2 Desarrollar el Plan Económico de Ingresos Propios
Proceso de Apoyo 6: Desarrollo y Evaluación de políticas y planes Diagrama de actividades 6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios
Unidad de Planificación y Proyectos Director de Fomento
Inicio
Recibe Lineamientos y Objetivos Estratégicos.
Analiza Lineamientos y Objetivos Estratégicos.
Establece los mecanismos para la aplicación de los Lineamientos.
Evalúa el comportamiento del crecimiento de Ingresos Propios.
Estudia necesidades económicas futuras de la Institución conjuntamente con la Oficina de
P.L.A.N.D.E.S y la Dirección de Programación y Presupuesto.
Estima y proyecta costos de las Inversiones requeridas.
Elabora el Plan de Inversiones a Largo Plazo conjuntamente con la Unidad de Bienes y rentas y la
Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Envía el Plan de Inversiones a Largo Plazo al Director.
Evalúa el Plan de Inversiones y de ser el caso hace los ajustes pertinentes.
Establece directrices.
Analiza el Plan de Inversiones a Largo Plazo y si esta conforme lo discute con el Vicerrector
Administrativo.
Envía al Vicerrector Administrativo.
Recibe del Vicerrector Administrativo el Plan de Inversiones a Largo Plazo con los Ajustes,
Directrices y Proyectos.
Envía a la Unidad de Planificación y Proyectos el Plan de Inversiones a Largo Plazo.
Elabora el Plan Económico: estudiando y analizando Fuentes de Ingresos, Inversiones, Previsión de Cobros y Pagos, de Beneficios o Pérdidas, Estado concreto de
los Ingresos Propios y Aporte a la Sustentabilidad Financiera de la Institución.
Entrega al Director el Plan Económico de Ingresos Propios.
Analiza el Plan Económico de Ingresos Propios
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 267
Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes
Asunto: Procedimiento 6.2 Desarrollar el Plan Económico de Ingresos Propios
Responsable Actividad
Unidad de Planificación y Proyectos
1. Recibe Lineamientos y Objetivos Estratégicos. 2. Analiza Lineamientos y Objetivos Estratégicos. 3. Establece los mecanismos para la aplicación de los
Lineamientos. 4. Evalúa el comportamiento del crecimiento de Ingresos Propios. 5. Estudia necesidades económicas futuras de la Institución
conjuntamente con la Oficina de P.L.A.N.D.E.S y la Dirección de Programación y Presupuesto.
6. Estima y proyecta costos de las Inversiones requeridas. 7. Elabora el Plan de Inversiones a Largo Plazo conjuntamente
con la Unidad de Bienes y rentas y la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
8. Envía el Plan de Inversiones a Largo Plazo al Director.
Director de Fomento
9. Evalúa el Plan de Inversiones y de ser el caso hace los ajustes pertinentes.
10. Establece directrices. 11. Analiza el Plan de Inversiones a Largo Plazo y si esta conforme
lo discute con el Vicerrector Administrativo. 12. Envía al Vicerrector Administrativo. 13. Recibe del Vicerrector Administrativo el Plan de Inversiones a
Largo Plazo con los Ajustes, Directrices y Proyectos. 14. Envía a la Unidad de Planificación y Proyectos el Plan de
Inversiones a Largo Plazo.
Unidad de Planificación y Proyectos
15. Elabora el Plan Económico: estudiando y analizando Fuentes de Ingresos, Inversiones, Previsión de Cobros y Pagos, de Beneficios o Pérdidas, Estado concreto de los Ingresos Propios y Aporte a la Sustentabilidad Financiera de la Institución.
16. Entrega al Director el Plan Económico de Ingresos Propios. Director de Fomento 17. Analiza el Plan Económico de Ingresos Propios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 268
Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes
Asunto: Diagrama de actividades 6.3 Evaluación de la Gestión
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 269
Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes
Asunto: Procedimiento 6.3 Evaluación de la Gestión
Responsable Actividad
Secretaria 1. Envía el Libro de Control de Recepción de Correspondencia
semanalmente a la Unidad de Planificación y Proyectos (Ir al paso Nº4)
Unidad de Bienes y Rentas 2. Envía Evaluación y Ejecución de Proyectos y Actividades de
Generación de Ingresos quincenalmente a la Unidad de Planificación y Proyectos. (Ir a la actividad Nº 5.)
Unidad de Apoyo Desconcentrada 3. Envía Estado de Ejecución Presupuestaria quincenalmente a la Unidad de Planificación y Proyectos (Ir a la actividad Nº 6)
Unidad de Planificación y Proyectos
4. Verifica información de evaluación de Proyectos y Actividades de Ingresos Propios del Libro de Correspondencia.
5. Registra en el Sistema de Proyectos cambios en la Evaluación y Ejecución de Proyectos y Actividades de Generación de Ingresos quincenalmente.
6. Analiza ejecución y modificaciones en el Estado de Ejecución Presupuestaria de la Unidad de Apoyo Desconcentrada quincenalmente.
7. Transcribe electrónicamente la información en la aplicación para el Control de Gestión.
8. Emite Reporte de de Indicadores de Gestión por Unidad y por área estratégica de evaluación.
9. Valora el Grado de Avance Físico y Financiero, Desviaciones de las Metas Físicas y Financieras Programadas, Modificaciones Presupuestarias, Normas que han incidido en el Desempeño, Cambios en la Estructura Organizativa, Avances en la Implementación de las Políticas, Resultados de los Indicadores de Medición del Desempeño.
10. Propone acciones para corregir desviaciones o modificar estrategias.
11. Elabora Informe de Seguimiento de los Planes Estratégicos y Operativos y entrega al Director.
Director de Fomento
12. Revisa Productividad-Rentabilidad de las Unidades Generadoras de Ingreso (UGI), Empresas, Proyectos, Comportamiento de los Indicadores Financieros, Incremento de Actividades, Proyectos, Indicadores de Desempeño del Personal.
13. Ajusta de ser el caso las Acciones y corrige desviaciones y modifica estrategias.
14. Registra su opinión en la Planilla de Informe de Gestión, por Área y por Empleado.
15. Llama a Reunión al Personal de la Dirección. 16. Hace saber al personal Resultados del Informe de Gestión. 17. Envía al Unidad de Planificación y Proyectos el Informe de
Gestión
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 270
Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes
Asunto: Procedimiento 6.3 Evaluación de la Gestión
Responsable Actividad
Unidad de Panificación y Proyectos
18. Actualiza en el Sistema las Metas de acuerdo a las Acciones definidas por el Director.
19. Imprime el Reporte de Modificación de Estrategias. 20. Entrega el Reporte a la Unidad de Apoyo Desconcentrada.
Unidad de Apoyo Desconcentrada.
21. Analiza el Informe de Gestión 22. Revisa las Metas y si tiene Incidencias Presupuestarias realiza
la Modificación. (ir al proceso Modificar el Presupuesto) 23. Consolida la Información Trimestralmente y con la Unidad de
Planificación y Proyectos elabora el Informe Trimestral de Metas.
24. Envía a la Unidad de Planificación y Proyectos el Informe. Unidad de Panificación y
Proyectos 25. Consolida la Información de los cuatro trimestres y elabora el
Informe de Gestión. 26. Propone al Director Planes de Mejoramiento. 27. Envía al Director Informe de Gestión.
Director de Fomento 28. Evalúa y hace ajustes si es el caso. 29. Envía Informe de Gestión para el Consejo de Fomento para su
conocimiento y aprobación, y al Consejo Universitario para su Consideración.
Consejo de Fomento 30. Recibe Informe de Gestión y Planes de Mejoramiento. 31. Conoce y Aprueba.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA AREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 271
Materia: Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y Planes
Asunto: Procedimiento 6.3 Evaluación de la Gestión
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 272
Materia:
Modelo de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
MODELO DE ACTORES
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 273
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
DIRECCIÓN DE FOMENTO ACTOR ROLES ACTIVIDADES
DIRECTOR
− Dirigir − Supervisar − Controlador − Coordinador − Planificar
• Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y técnicos en consecuencia.
• Materializar las políticas emanadas de los órganos de gobierno universitario. • Rendir cuenta de las actividades de la Dirección al Vicerrectorado Administrativo y demás
integrantes del Equipo Rectoral, Consejo Universitario y dependencias usuarias. • Presidir las los sesiones del Consejo Asesor en Planificación y Control de Proyectos. • Decidir sobre la implantación de las recomendaciones emanadas del Consejo Asesor. • Presidir del comité de adquisiciones, Materializar las decisiones o recomendaciones emanadas
del comité. • Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades • Establecer programas de capacitación y adiestramiento al personal de la Dirección. • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o
realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o
realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, conjuntamente con los Jefes de las Unidades.
• Establecer programas periódicos de evaluación al personal de la Dirección. • Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misión enmendada a la Dirección.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 274
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES
JEFE DE PLANES OPERATIVO Y
ESTRATEGICOS
• Coordina el proceso de seguimiento y control de los planes estratégicos y operativos de la Universidad.
• Planifica actividades de evaluación de proyectos en ejecución o para la formulación de nuevos proyectos.
• Revisa y adecua a la Institución los instructivos e instrumentos metodológicos, que van a servir de guía para la elaboración, seguimiento y control de los planes estratégicos y operativos institucionales.
• Estudia y analiza la problemática actual de la Universidad, en las áreas de Docencia, Investigación, Extensión, Servicio y Administración, a fin de desarrollar proyectos acorde a las necesidades de la Institución.
• Analiza cualitativamente como cuantitativamente, los indicadores arrojados por la evaluación institucional, con el objeto de verificar el cumplimiento de los planes institucionales.
• Participa en la elaboración de las políticas, programas y metas de los planes operativos, en función de las necesidades de la Universidad.
• Desarrolla conjuntamente con la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria, mecanismos que permitan articular los planes y presupuestos de la Universidad.
• Mantiene contacto con la Oficina de Planificación del Sector Universitario, a fin de ejecutar los lineamientos emanados en el área de planificación y promoción.
• Mantiene relaciones con Universidades Nacionales y Organismos de Planificación y Promoción del País, con el objeto de propiciar intercambios de conocimientos a nivel de planificación.
• Brinda asesoría al personal encargado de la planificación en las diferentes dependencias de la Universidad, en la elaboración y ejecución de planes estratégicos y operativos y a cualquier ente universitario que requiera apoyo en materia de planificación.
• Coordina la publicación de los planes estratégicos y operativos de la Universidad. • Coordina y planifica jornadas, talleres y otros eventos, a fin de propiciar y promover los planes
estratégicos y operativos institucionales. • Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, el presupuesto de la dirección. • Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, las políticas, normas y reglamentos
internos • Elabora informes técnicos, presentando conclusiones y recomendaciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 275
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES
JEFE DE PROYECTOS
ARQUITECTONICOS Y DE INGENIERÍA
• Planifica y coordina la elaboración de proyectos arquitectónicos y de ingeniería: estructura hidráulica, electricidad, aire acondicionado, etc.
• Inspecciona la ejecución de obras internas o contratadas por la Institución. • Planifica los programas a desarrollar. • Coordina la ejecución de obras financiadas, a través de organismos nacionales,
regionales o por convenios interinstitucionales. • Evalúa y hace seguimiento a los proyectos. • Distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo. • Controla los recursos asignados a la unidad. • Asesora técnicamente en materia de su competencia. • Revisa y verifica presupuestos presentados por los contratistas. • Implementa sistemas y procedimientos para la contratación, control y supervisión de
obras. • Coordina, supervisa y dirige equipos interdisciplinarios para la ejecución de proyectos
relativos al área. • Participa y representa a la Institución en reuniones y otros eventos del área. • Participa en comisiones del área. • Redacta y firma las comunicaciones generadas en la unidad. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 276
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
• Asesora técnicamente a la dependencia en el área que le compete. • Participa conjuntamente con el analista de presupuesto en la elaboración y distribución del
presupuesto • Controla la ejecución del presupuesto. • Establece objetivos a lograr por la unidad y determina los recursos/acciones necesarias P/
alcanzarlas. • Administra los recursos económicos y materiales de la dependencia. • Coordina el registro y control de bienes de la Facultad o Unidad. • Dirige las actividades de las unidades de menor jerarquía de su competencia. • Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo. • Coordina la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos de su competencia. • Propone nuevos procedimientos y métodos de trabajo. • Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y Procedimientos y
decisiones de carácter administrativo. • Asigna y supervisa las tareas del personal a su cargo. • Diseña y clasifica las partidas a egresos extraordinarios. • Autoriza cheques y erogaciones presupuestarias. • Verifica los trámites por solicitudes de compras de divisas. • Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos. • Controla las compras, distribución de materiales, registro proveedores, facturas /órdenes de pago. • Asiste y participa en reuniones de comité de compras. • Controla el funcionamiento de caja. • Informa a las Autoridades competentes sobre la situación financiera y administrativa de la unidad. • Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectúa • Ordena y verifica trámites de viáticos. • Vela por el efectivo funcionamiento de los archivos dentro de la dependencia. • Representa a las autoridades de la dependencia en reuniones referentes al área. • Vela por la buena administración de los recursos de la unidad. • Elabora la memoria y cuenta de la unidad. Clasifica, ejecuta y controla el funcionamiento del fondo fijo especial asignado.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 277
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
• Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. • Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. • Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. • Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios,
pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.
• Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. • Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a
proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
• Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. • Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos
beneficios. • Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. • Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo
fijo, avance a justificar, caja chica, etc. • Realiza registro contable.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 278
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES
ABOGADO
• Atiende consultas, asiste y asesora a los usuarios en materia jurídica en las diferentes áreas del Derecho, según lo amerite el caso.
• Instruye, analiza y sustancia los expedientes legales contentivos • Emite opinión acerca de cada caso y elabora informe respectivo.
Redacta las demandas que se presenten y documentos legales en las diversas áreas del derecho, según lo requiera el caso. Elabora poderes especiales, previa autorización del solicitante, para la representación de los mismos en los tribunales.
• Tramita los casos, conjuntamente con el solicitante, en materia jurídica, • Analiza denuncias interpuestas por particulares y prepara respuestas • Elabora dictámenes, contratos, resoluciones, fallos administrativos y legales, etc. • Recopila, selecciona y estudia informaciones jurídicas. • Elabora y presenta informes técnicos, así como también documentos • Tramita documentos y/o recaudos pertinentes a casos jurídicos y legales, ante organismos
jurisdiccionales y autoridades administrativas como: Tribunales, Inspectoría, Notarías, Registros, etc.
• Representa, judicial y extrajudicialmente, a personas naturales o jurídicas. • Elabora y/o analiza los estatutos, reglamentos, convenios, contratos y demás documentos
legales, jurídicos y normativas vigentes en los que intervengan la institución. • Elabora actas de los acuerdos suscritos en reuniones con representantes gremiales. • Revisa expedientes y procesos judiciales de interés para la Institución. • Dicta cursos y charlas informativas al personal de la Institución, pertinentes a aspectos
legales y normativas vigentes. • Participa como ponente en seminarios, foros, conferencias relacionadas con aspectos
legales y jurídicos y otros aspectos de su competencia. • Realiza seguimiento a los casos interpuestos por él, ante los tribunales y/o en los que haya
tenido intervención la dependencia o en lo que ésta tenga interés.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 279
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES PROGRAMADOR
DE SISTEMAS
• Diseña programas de baja y mediana complejidad. • Mantiene programas de baja y mediana complejidad. • Implanta programas de baja y mediana complejidad. • Documenta los programas de computación de acuerdo con las normas establecidas. • Recolecta información del usuario sobre sus necesidades. • Asiste a usuarios finales en el uso de los programas. • Diseña pruebas de validación para los programas. • Ejecuta pruebas de validación para los programas. • Realiza respaldo de la información bajo su responsabilidad. • Documenta los trabajos realizados. • Participa en reuniones técnicas. • Cumple con las normas, lineamientos y estándares establecidos por la unidad para el
desarrollo de programas de computación. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 280
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES SECRETARIA
• Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
• Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
• Opera la máquina fotocopiadora y fax. • Realiza y recibe llamadas telefónicas. • Actualiza la agenda de su superior. • Toma mensajes y los transmite. • Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos. • Convoca a reuniones de la unidad. • Distribuye la correspondencia de la unidad. • Lleva control de caja chica. • Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. • Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior. • Elabora actas de notas. • Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 281
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES RECEPCIONISTA
• Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.
• Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida.
• Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.
• Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado.
• Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad. • Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la
unidad. • Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y
secciones, así como también los mensajes recibidos. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidos por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 282
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES
ASEADOR
• Asear las instalaciones de !a Organización, así corno distribuir material de aseo, utilizando los equipos y materiales correspondientes para mantener en condiciones óptimas de limpieza a las mismas.
• Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baños y otras áreas. • Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales,
escritorios, mesones, muebles y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas
• Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel sanitario, desodorantes y otros.
• Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos. • Moviliza material de oficina y mobiliario. • Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos
de oficina, en horas previamente establecidas. • Llena reportes de las tareas asignadas. • Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. • Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos
por la organización. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. • Es responsable con carácter constante por el uso de materiales, equipos
y herramientas tales como: detergentes, mopas, paños, ceras material de cristalería, pinzas, cloro, pulidora, aspiradora, cepillo, pala, escardilla, escobillón, espátula, hornos de esterilización, entre oíros.
• Es responsable del mantenimiento de los equipos y herramientas de manera Indirecta y con carácter periódico
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 283
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO (PLANDES) ACTOR ROLES ACTIVIDADES
DIRECTOR
− Dirigir − Supervisar − Controlador − Coordinador − Planificar
• Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y técnicos en consecuencia. • Materializar las políticas emanadas de los órganos de gobierno universitario. • Rendir cuenta de las actividades de la Dirección al Vicerrectorado Administrativo y demás
integrantes del Equipo Rectoral, Consejo Universitario y dependencias usuarias. • Presidir las los sesiones del Consejo Asesor en Planificación y Control de Proyectos. • Decidir sobre la implantación de las recomendaciones emanadas del Consejo Asesor. • Presidir del comité de adquisiciones, Materializar las decisiones o recomendaciones emanadas del
comité. • Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades • Establecer programas de capacitación y adiestramiento al personal de la Dirección. • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o
realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o
realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, conjuntamente con los Jefes de las Unidades.
• Establecer programas periódicos de evaluación al personal de la Dirección. • Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misión enmendada a la Dirección.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 284
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES
PLANIFICADOR
• Recopila, clasifica y analiza la información para la elaboración y control de ejecución de planes y programas de la dependencia.
• Realiza estudios para la evaluación de proyectos en ejecución o para la formulación de nuevos proyectos.
• Realiza estudios de planificación en una dependencia de la universidad, definiendo metas, objetivos y variables a estudiar.
• Estudia las interrelaciones entre las variables que inciden en la ejecución de planes y programas, estima el personal requerido y tiempo para la investigación.
• Evalúa proyectos y formula recomendaciones sobre los mismos. • Realiza diagnósticos y pronósticos de mediana complejidad. • Coordina y ejecuta el desarrollo de proyectos y programas que se llevan a cabo en una
dependencia • Diseña, aplica e interpreta encuestas y otros instrumentos. • Planifica y coordina recursos humanos y materiales requeridos para el desarrollo de los planes y • Integra equipos de trabajo multidisciplinario. • Actualiza cuadros estadísticos e información relevante relacionada con los proyectos asignados. • Elabora métodos y procedimientos para la estructuración y presentación de datos estadísticos y
la actualización de las mismas. • Asiste a reuniones, seminarios, conferencias y foros concernientes al área de planificación. • Presta asistencia técnica en materia de su competencia. • Supervisa la elaboración de cuestionarios, la realización de encuestas y el análisis de
información • Discute con directivos de la dependencia, los objetivos y alcances de los programas y proyectos. • Participa en la implantación de políticas definidas para alcanzar las metas previstas en los
planes. • Tramita solicitudes relacionadas con el área. • Lleva y registra los datos concernientes a los empresarios y otros beneficios de crédito. • Realiza gestiones del área ante organismos públicos y privados. • Participa en la elaboración de la memoria y cuenta y demás publicaciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 285
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES
PROGRAMADOR DE
SISTEMAS
• Analiza programas de baja y mediana complejidad. • Diseña programas de baja y mediana complejidad. • Elabora programas de baja y mediana complejidad. • Mantiene programas de baja y mediana complejidad. • Implanta programas de baja y mediana complejidad. • Documenta los programas de computación de acuerdo con las normas
establecidas. • Recolecta información del usuario sobre sus necesidades. • Asiste a usuarios finales en el uso de los programas. • Diseña pruebas de validación para los programas. • Ejecuta pruebas de validación para los programas. • Realiza respaldo de la información bajo su responsabilidad. • Documenta los trabajos realizados. • Participa en reuniones técnicas. • Cumple con las normas, lineamientos y estándares establecidos por la unidad para
el desarrollo de programas de computación. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 286
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO ACTOR ROLES ACTIVIDADES
DIRECTOR
− Dirigir − Supervisar − Controlador − Coordinador − Planificar
• Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y técnicos en consecuencia.
• Materializar las políticas emanadas de los órganos de gobierno universitario. • Rendir cuenta de las actividades de la Dirección al Vicerrectorado Administrativo y demás
integrantes del Equipo Rectoral, Consejo Universitario y dependencias usuarias. • Presidir las los sesiones del Consejo Asesor en Planificación y Control de Proyectos. • Decidir sobre la implantación de las recomendaciones emanadas del Consejo Asesor. • Presidir del comité de adquisiciones, Materializar las decisiones o recomendaciones
emanadas del comité. • Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades • Establecer programas de capacitación y adiestramiento al personal de la Dirección. • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o
realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o
realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, conjuntamente con los Jefes de las Unidades.
• Establecer programas periódicos de evaluación al personal de la Dirección. • Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misión enmendada a la Dirección.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 287
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES JEFE DE SECCIÓN
- Coordinador - Supervisor - Organizador - Controlador
• Planifica y asigna las actividades del personal a su cargo. • Coordina y supervisa los trabajos bajo su responsabilidad • Ordena y Supervisa el mantenimiento de las instalaciones. • Estima el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de mant/ rep. • Elabora notas de pedidos de materiales y repuestos. • Suministra al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas • Rinde información al jefe inmediato, del mantenimiento y las reparaciones realizadas. • Efectúa inspecciones de las instalaciones. • Planifica, coordina y controla el mantenimiento preventivo / correctivo de los inmuebles. • Controla el mantenimiento y las reparaciones realizadas. • Controla las horas de sobre tiempo de los trabajadores. • Inspecciona el progreso, calidad y cantidad de trabajos ejecutados. • Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo. • Tramita requisiciones de materiales de mantenimiento y reparaciones. • Estima el costo de las reparaciones necesarias. • Prepara órdenes de ejecución de trabajo. • Adiestra al personal a su cargo sobre los trabajos a realizar. • Atiende las solicitudes y reclamos por servicio, mantenimiento y reparaciones, e imparte las • correspondientes órdenes para la solución de éstos problemas. • Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. • Transcribe y accesa información operando un microcomputador. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 288
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES ALMACENISTA
- Distribuidor - Revisor - Recibidor - Registrador - Ordenar - Clasificar - Rotulador - Verificador - Despachador
• Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan al almacén.
• Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor.
• Codifica la mercancía que ingresa al almacén y la registra en el archivo manual (kardex) y/o computarizado.
• Clasifica y organiza el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización. • Recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos. • Elabora guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada • Lleva el control de las salidas de mercancía en el almacén registrándolo en el archivo manual
(kardex) y/o computarizado. • Elabora inventarios parciales y periódicos en el almacén. • Elabora saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su superior • Guarda y custodia la mercancía existente en el almacén. • Realiza trámites ante la Dirección de Transporte a fin de conseguir la asignación de vehículos
para el traslado de la mercancía. • Transcribe y accesa información operando un microcomputador. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 289
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES COMPRADOR
- Ejecutor - Analizador - Recibidor - Verificador - Distribuidor
• Ejecutar los trámites para la adquisición de materiales y equipos requeridos por la Institución, estudiando y analizando cotizaciones y presupuestos y cumpliendo con los procedimientos establecidos; a fin de obtener los bienes en las mejores condiciones de precios, calidad y oportunidad.
• Recibir, estudiar y analizar cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones. • Recibir y verificar requisiciones, órdenes de compra y de servicios y sus correspondientes anexos. • Verificar la disponibilidad presupuestaria para la Realización de las compras. • Velar porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados. • Participar en los comités de compra de la Institución. • Efectuar y distribuir compras menores. • Chequear y verificar materiales y equipos adquiridos.
OBREROS
− Albañil − Carpintero − Herrero − Pintor − Plomero − Jardinero
• Solicita los materiales necesarios para la ejecución de las labores • Opera máquinas especializadas para el mantenimiento • Efectúa reparaciones • Efectúa mantenimiento de las máquinas y herramientas de trabajo para mantenerlas en
condiciones optimas • Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidas por la organización • Mantiene en orden las solicitudes de servicios que le suministra el supervisor. • Traslada de un lugar a otro mobiliario y equipos • Arma y utiliza equipos de elevación, escaleras, andamios y grúa. • Recoge y desecha en los depósitos de basuras los desperdicios localizados en las áreas
correspondientes al sitio de trabajo asignado. • Ayuda a la realización de inventario del área • Coordina operativo de trabajo según instrucciones de supervisor inmediato • Mantiene en buenas condiciones el lugar de trabajo • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada
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Página: 290
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
DIRECCIÓN DE PERSONAL –DEPARTAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL ACTOR ROLES ACTIVIDADES
DIRECTOR
− Dirigir − Supervisar − Controlador − Coordinador − Planificar
• Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y técnicos en consecuencia. • Materializar las políticas emanadas de los órganos de gobierno universitario. • Rendir cuenta de las actividades de la Dirección al Vicerrectorado Administrativo y demás
integrantes del Equipo Rectoral, Consejo Universitario y dependencias usuarias. • Presidir las los sesiones del Consejo Asesor en Planificación y Control de Proyectos. • Decidir sobre la implantación de las recomendaciones emanadas del Consejo Asesor. • Presidir del comité de adquisiciones, Materializar las decisiones o recomendaciones emanadas del
comité. • Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades • Establecer programas de capacitación y adiestramiento al personal de la Dirección. • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o
realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o
realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, conjuntamente con los Jefes de las Unidades.
• Establecer programas periódicos de evaluación al personal de la Dirección. Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misión enmendada a la Dirección.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 291
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Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES
JEFE DEPARTAMENTO
− Coordinador − Supervisor − Organizador − Controlador
• Diseña y participa en el desarrollo de ensayos y proyectos de investigación del área. • Elabora programas para el cálculo de sistemas e instalaciones requeridas así como de
inducción, orientación y otros relacionados con el área. • Recaba, analiza y tabula datos estadísticos de riesgos ocupacionales. • Promueve y controla el cumplimiento de las normas de Higiene y Seguridad Industrial dentro
de la Institución. • Supervisa y evalúa el diseño de planos de ingeniería y obras civiles a ser ejecutadas en la
Institución. • Participa en el diseño, desarrollo y divulgación de información dirigida a la prevención de
accidentes, seguridad y manejo de equipos. • Inspecciona las condiciones de las instalaciones. • Coordina, conjuntamente con otras Instituciones, el desarrollo de programas del área. • Asesora y evalúa consultas técnicas en el área de su competencia. • Participa en la elaboración de normas y procedimientos relacionados con el área. • Participa en comisiones y/o equipos interdisciplinarios relacionados con el área. • Diseña equipos del área requeridos por la Institución. • Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la Unidad. • Participa en eventos relacionados con el área. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por
la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 292
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES ANALISTA E INSPECTOR
− Asesora − Analiza − Supervisa − Recomienda − Evalúa − Investiga
• Inspecciona condiciones de las áreas de trabajo para verificar si son adecuadas o no. • Elabora cronogramas de las inspecciones a realizar en las dependencias de la Universidad. • Recomienda modificaciones de estructuras en ambientes de trabajo con espacio pequeño. • Sugiere recomendaciones a las dependencias inspeccionadas sobre la dotación de materiales
y/o equipos de protección y seguridad, desalojo de los pasillos, existencia de vías de escape, etc.
• Verifica el cumplimiento de las medidas correctivas en los centros de trabajo donde se detectaron anomalías.
• Evalúa los posibles daños que puedan ocasionar a los trabajadores, las infraestructuras de la Institución.
• Realiza inspecciones en laboratorios y comedores y determina las fuentes de contaminación. • Elabora informes técnicos de los resultados de las investigaciones y recomendaciones
planteadas. • Participa en el diseño y adecuación de planes y programas en materia de seguridad integral
según normas COVENIN. • Prevé los programas de seguridad integral requeridos en el área de investigación. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 293
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
DIRECCIÓN DE VIGILANCIA ACTOR ROLES ACTIVIDADES
DIRECTOR
− Dirigir − Supervisar − Controlador − Coordinador − Planificar
• Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y técnicos en consecuencia. • Materializar las políticas emanadas de los órganos de gobierno universitario. • Rendir cuenta de las actividades de la Dirección al Vicerrectorado Administrativo y demás
integrantes del Equipo Rectoral, Consejo Universitario y dependencias usuarias. • Presidir las los sesiones del Consejo Asesor en Planificación y Control de Proyectos. • Decidir sobre la implantación de las recomendaciones emanadas del Consejo Asesor. • Presidir del comité de adquisiciones, Materializar las decisiones o recomendaciones emanadas del
comité. • Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades • Establecer programas de capacitación y adiestramiento al personal de la Dirección. • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o
realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, • Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o
realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, conjuntamente con los Jefes de las Unidades.
• Establecer programas periódicos de evaluación al personal de la Dirección. • Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misión enmendada a la Dirección.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 294
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES
JEFE DE DEPARTAMENTO
− Coordinador − Planificar − Ejecutar − Asesorar
• Ejecutar planes o programas de prevención y reducción de riesgo que afecten a los miembros de la comunidad universitaria
• Ejecutar planes y programas correspondientes a los servicios de supervisión, vigilancia, comunicaciones y transporte
• Interactuar con los Grupos de Atención de Emergencia y Socorro de la Universidad de Los Andes y Los Organismos oficiales del Estado relacionados con el área de auxilio en situación de desastre.
• Realizar labores de investigación y seguimiento que permitan determinar la generación de riesgo y siniestro
• Coordinar con el Grupo de Bomberos de la Universidad de Los Andes las políticas, programas y proyectos de prevención, control de riesgo, daños y desastre que pudieren sucederse o que ocurran en el entorno universitario y sus áreas adyacentes.
• Elaborar expedientes relacionados con la información de hechos punibles que tengan lugar dentro de los recintos, el campus y las zonas adyacentes a la Universidad.
• Las demás funciones que le asigne la Dirección de acuerdo con la naturaleza del Departamento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 295
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES SUPERVISOR DE VIGILANCIA
− Supervisa − Controla − Distribuye − Coordina − Programa
• Supervisa, distribuye y controla el grupo de vigilantes a su cargo. • Recorre con vehículo automotor todas las vías de acceso de las áreas bajo su
responsabilidad en las horas nocturnas. • Realiza recorrido a pie durante el día por las diferentes instalaciones de las áreas bajo su
responsabilidad. • Coordina a los vigilantes a su cargo en los operativos de seguridad. • Coordina al personal a su cargo en colaboración con los cuerpos de seguridad
especializados del estado, en investigaciones asignadas dentro de su ámbito de acción. • Coordina acciones a tomar por el personal de vigilantes en los operativos en caso de emergencias. • Utiliza claves para comunicarse con el personal de vigilancia a través de radio contactos. • Realiza detección y reconocimiento de artefactos explosivos, en caso de sospecharse su
existencia. • Recibe información del personal a su cargo sobre cualquier irregularidad en el servicio. • Guarda las llaves de la dependencia bajo su responsabilidad. • Programa guardias del personal a su cargo. • Implementa operativos de seguridad. • Vela por el cumplimiento de las tareas del personal a su cargo. • Ayuda al personal a su cargo en sus funciones. • Atiende y orienta al público, en general, que solicita información sobre el personal, edificios, oficinas
y demás instalaciones de la Organización. • Suministra material de trabajo al personal bajo su cargo. • Hace revisar periódicamente el vehículo automotor que utiliza. • Coordina el traslado de dinero de la organización. • Atiende y canaliza las soluciones de los incidentes y accidentes de tránsito que puedan
ocurrir en el área Universitaria. • Lleva el control de asistencia del personal a su cargo, reportando ausencias y solicitando los
suplentes respectivos. • Adiestra al personal bajo su cargo. • Elabora reportes periódicos sobre las tareas asignadas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS
Página: 296
Materia:
Modelos de Actores Asunto: Modelo de Actores y Unidades Organizacionales
ACTOR ROLES ACTIVIDADES VIGILANTES
− Verifica − Controla − Revisa − Reporta
• Efectúa recorridos continuos por las instalaciones de la organización y sus adyacencias. • Controla la entrada y salida de vehículos, personas, materiales y equipos de la organización. • Verifica que los seriales de materiales, equipos, herramientas y mobiliario que salen de la
organización coincidan con la orden de salida respectiva. • Revisa el estado físico de las unidades autobuseras, una vez que estas llegan a
la organización después de haber sido utilizadas para algún recorrido extraordinario. • Traslada dinero al sitio indicado. • Reporta ante la Unidad de Transporte anormalidades detectadas en los autobuses. • Efectúa llamadas telefónicas a los Cuerpos de Seguridad en caso de ser necesario. • Facilita las llaves de los salones y departamentos a profesores y estudiantes que las
requieren. • Utiliza radio contacto para comunicarse por claves con el personal de vigilancia. • Impide el estacionamiento de vehículos en zonas prohibidas. • Impide desórdenes o alteraciones del orden público. • Participa activamente (con vehículo de ser necesario) en los operativos de seguridad y
vigilancia. • Realiza mantenimiento básico preventivo al vehículo utilizado. • Realiza detección y reconocimiento de explosivos en caso de sospecharse su
existencia en alguna de las instalaciones de la organización. • Conduce vehículo automotor a solicitud del superior inmediato en caso de presentarse la
necesidad o alguna emergencia.
Artículo I. Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 297
Materia: GLOSARIO DE TÉRMINOS Asunto GLOSARIO DE TÉRMINOS
GLOSARIO DE TERMINOS
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 298
Materia: GLOSARIO DE TÉRMINOS Asunto GLOSARIO DE TÉRMINOS
ACTOR
Miembro que tiene bajo su responsabilidad la ejecución de un rol.
ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Muestra la composición de la oficina desde el punto de vista de sistema, así como cada uno de los
procedimientos fundamentales y de apoyo, desarrollado en la oficina.
CADENA DE VALOR
Representa la relación entre los procesos fundamentales y los procesos de apoyo.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Expresan que acciones se requieren, qué hacen estas acciones, cuándo tienen lugar, por quienes son
ejecutadas y la secuencia de las mismas.
DIAGRAMA DE PROCESO
Describe la oficina desde el punto de vista de los procesos que éste ejecuta, de sus actores y
responsabilidades, de los recursos que están involucrados en cada uno de estos procesos.
LENGUAJE UML (UNIFIED MODELING LANGUAGE) LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO DE NEGOCIOS Lenguaje utilizado para realizar modelos empresariales o de negocios, sus aplicaciones y
potencialidades, información necesaria para la apropiada toma de decisiones por parte de los miembros
que dirigen una organización, empresa o departamento y, que deciden cuál es la mejor manera de
adaptarse a los cambios exigidos por el ambiente sin perder de vista sus objetivos.
MATRIZ ACTORES – PROCESOS
Ilustra los diferentes actores que intervienen en el proceso, sub-procesos y procedimientos
responsabilidad de cada actor.
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 299
Materia: GLOSARIO DE TÉRMINOS Asunto: GLOSARIO DE TÉRMINOS
MODELADO
Proceso en el cual un sujeto (modelador) representa, a través de un modelo, ciertas características o
cualidades de un objeto (cosa, fenómeno, hecho ó sistema).
MODELO ACTOR – ROL Ilustra los actores que participan en los procesos, así como las actividades que cada actor hace en los
procesos. Define los tipos de actores y define los roles que éstos ejecutan según sus aptitudes,
formación y ubicación en la estructura organizativa.
MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS
Representa gráficamente, la interacción del sistema con su entorno, así como las relaciones entre el
sistema de interés, sus sub-sistemas y suprasistema.
MODELO DE NEGOCIOS Conceptualización de un negocio, empresa u organización, que contiene los elementos de la empresa y
sus características, las relaciones entre elementos y el agrupamiento ó clasificación de los mismos.
MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
Representa la intención de la oficina (Misión – Visión – Objetivos), es decir, el estado actual o potencial
de la oficina.
MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
Ilustra las reglas que controlan, restringen o condicionan la ejecución de los procesos de la oficina.
MODELO ROL – ACTIVIDAD Muestra los diferentes roles ejecutados en la oficina así como el conjunto de actividades que comprende
cada rol.
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 300
Materia: GLOSARIO DE TÉRMINOS Asunto: GLOSARIO DE TÉRMINOS
MODELO Representación de un proceso, producto u otro elemento que interviene en el desarrollo de un sistema.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL Ilustra a la Oficina de Control de Bienes y el conjunto de unidades organizativas relacionadas entre sí
que lo conforman, formando una jerarquía que establece: la División del Trabajo y la Distribución del
Poder – Toma de Decisiones. Esto quiere decir, se representa gráficamente las responsabilidades de
cada actor (exigencias que tienen los miembros de la oficina de dar cumplimiento a las actividades
encomendadas y rendición de cuentas de su ejecución a la autoridad correspondiente) y la ubicación
que los mismos tienen dentro de la estructura organizativa con lo cual se visualiza claramente las líneas
de mando.
PROCEDIMIENTO
Descripción detallada de las acciones secuenciales ejecutadas en el desarrollo de una actividad,
además muestra los responsables de la ejecución de las mismas.
PROCESO DE APOYO
Procesos administrativos y técnicos básicos de la oficina, requeridos por los procesos fundamentales.
PROCESO FUNDAMENTAL
Razón de ser de la oficina, según su organización.
PROCESO
Es un conjunto de actividades inter-relacionadas que permiten alcanzar un objetivo de la oficina.
ROL
Conjunto de actividades que tienen un objetivo bien definido dentro de la oficina.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSITARIA ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS Página: 301
Materia: GLOSARIO DE TÉRMINOS Asunto: GLOSARIO DE TÉRMINOS
SISTEMA
Un conjunto de partes complementarias que interactúan y que poseen propiedades, capacidades y
comportamientos que emergen de las partes y de sus interacciones.
SUB-PROCESO Descomposición del proceso.