1Servicios de Seguridad - Construyendo un mundo más limpio, más sano y más seguroServicios de Seguridad - Construyendo un mundo más limpio, más sano y más seguro
Taller de Taller de Disciplina Operativa Disciplina Operativa
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Objetivo
Propósito: Definir las acciones que ayudarán a mejorar continuamente el
proceso de Disciplina Operativa en los centros de trabajo.
De manera que: El Equipo de Liderazgo y la Línea de Mando comprendan y
apliquen los conceptos de Disciplina Operativa en las diferentes actividades del centro de trabajo.
El personal aplique correcta y consistentemente las herramientas de Disciplina Operativa en todas las operaciones de los centros de trabajo.
Para que: Se prevengan incidentes y accidentes en los centros de
trabajo.
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DISCIPLINAOPERATIVA
EMPRESA SEGURA, EFICIENTE Y COMPETITIVA
LAS MEJORES PRACTICAS INTERNACIONALES PARA SSPA
AL
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Disciplina Operativa
La Disciplina Operativa incluye conceptos como: reglas, procedimientos y criterios de diseño, que especifican cómo debe hacerse un trabajo bien y a la primera vez. Estos se encuentran por escrito, son razonables, se comunican, se cumplen y son obligatorios. Cuando se carece de estándares escritos, las personas determinan libremente sus propios métodos de trabajo, que pueden no siempre ser seguros y menos aún productivos. Si los empleados desconocen los estándares, no es posible esperar que los cumplan.
La Línea de Mando asegura el seguimiento y cumplimiento de los procedimientos y el personal operario los lleva a cabo al conocer su caracter obligatorio, asimismo el CCSSPA mantiene un seguimiento continuo de los avances y discute proactivamente los resultados obtenidos.
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DISPONIBILIDAD
CALIDAD COMUNICACIÓN
CUMPLIMIENTO
Disciplina Operativa es:
Asegurar que todas las operaciones sean llevadas a cabo correcta y consistentemente a través del proceso de Disciplina Operativa
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DISPONIBILIDAD
CALIDAD COMUNICACIÓN
CUMPLIMIENTO
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Proceso de Mejora ContinuaAplicación del cuestionario para determinar si se requiere o no se requiere un procedimiento de operación en las actividades realizadas en las áreas operativas
Durante la aplicación del cuestionario se debe mantener el equipo de trabajo de supervisores y operadores, llegando a un consenso durante la contestación de cada una de las preguntas.
El criterio establecido es: – Si la mayoría de las contestaciones a las preguntas han sido afirmativas, la Si la mayoría de las contestaciones a las preguntas han sido afirmativas, la
operación / actividad requiere de un procedimiento por escrito.operación / actividad requiere de un procedimiento por escrito.– En la guía se enuncian los puntos más importantes a considerar para En la guía se enuncian los puntos más importantes a considerar para
determinar si se requiere un procedimiento; sin embargo, no es limitativo y determinar si se requiere un procedimiento; sin embargo, no es limitativo y puede ser complementada con información específica de cada centro de puede ser complementada con información específica de cada centro de trabajo.trabajo.
– Existen casos en que no serán contestadas afirmativamente la mayoría de las Existen casos en que no serán contestadas afirmativamente la mayoría de las preguntas, pero si existe un riesgo alto en la operación se requerirá la preguntas, pero si existe un riesgo alto en la operación se requerirá la elaboración de un procedimiento.elaboración de un procedimiento.
Se aplicará el cuestionario a las actividades determinadas al elaborar el listado de actividades para determinar si se requiere procedimiento o no.
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Cuestionario de EvaluaciónLa operación / actividad: SI NO
1. Es repetitiva y se necesita uniformizar.
2. Requiere para su desarrollo de normas estrictas deobservancia.
3. Involucra riesgos / recomendaciones muy específicosque requiere sean conocidos por el personal.
4. Implica un riesgo potencial de contaminación, derrame,fuego, explosión, lesión.
5. Implica un alto impacto en el control interno oadministración del negocio.
6. Tiene antecedentes de desviaciones que pudieron tenerun alto impacto en el negocio.
7. Requiere de un grado de habilidad o especial atenciónpara ejecutarse correctamente.
8. Requiere de cierta secuencia para mantenercontinuidad y con ello alcanzar la productividad.
9. Necesita de controles específicos para cumplir con losparámetros de Seguridad, Salud, Protección Ambiental,Operación, Calidad, Administrativos o de Control Interno
.10. Requiere de la participación y la coordinación dediferentes personas para lograr obtener el resultadodeseado.
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Proceso de Mejora ContinuaElaboración de Listados de Actividades de las Areas Operativas
Para un correcto levantamiento de los Listados de Actividades, la Línea de Mando requiere estar familiarizada con las operaciones realizadas por su personal.
Un grupo formado con Supervisores de Turno y Operadores revisarán en campo el trabajo realizado por ellos, enlistando cada una de las actividades realizadas, incluyendo actividades no rutinarias, con la finalidad de aplicarle el cuestionario para determinar si se necesita o no el procedimiento por escrito.
No se deben eliminar actividades por muy simples que parezcan. El listado de actividades debe ser revisado por todos los operadores del área,
con la finalidad de validar que se consideraron toda las actividades realizadas. Para prácticar la elaboración de los Listados de Activides se irá al campo con
un grupo de operadores y se revisarán las actividades realizadas por ellos, posteriormente se compararán contra los listados disponibles.
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Inventarios de OperacionesNOMBRE DE ¿REQUIERE DE ¿TIENE YA CÓDIGO FECHA DEOPERACIÓN PR OCEDI- PROCEDI- ASIGNADO AL ELABORA-O ACTIVIDAD MIENTO? MIENTO? PROCEDIMIENTO CIÓN
Total de Operaciones / Actividades:
Total de Procedimientos Requeridos:
Total de Procedimientos Elaborados / Disponibles:
Indice de Disponibilidad de Procedimientos: %
Revisado por: Firma Fecha
Aprobado por: Firma Fecha
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Proceso de Mejora Continua
Determinación de Prioridades para Elaboración de Procedimientos
Para determinar la prioridad (Alta, Media, Baja) en la elaboración de procedimientos se deben seguir los criterios establecidos:– Peligro que evita: Peligro que evita: Fuego, Explosión, Impacto Ambiental, Lesión, Fuego, Explosión, Impacto Ambiental, Lesión,
Fuga de Material Tóxico o Derrame.Fuga de Material Tóxico o Derrame.– Severidad del Incidente: Severidad del Incidente: Alta, Media, Baja.Alta, Media, Baja.– Probabilidad de Ocurrencia: Probabilidad de Ocurrencia: Alta, Media, Baja.Alta, Media, Baja.– Riesgo: Riesgo: Alto, Moderado, Bajo.Alto, Moderado, Bajo.
La prioridad será determinada de acuerdo a las calificaciones otorgadas a la Severidad y al Riesgo, considerando la Probabilidad de Ocurrencia.
Se realizará un ejercicio para determinar la prioridad en la elaboración de procedimientos usando los que surgieron durante la aplicación del cuestionario.
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Criterio para definir Prioridades
TITULO DEL PELIGRO QUE SEVERIDAD PROBABILIDAD RIESGO PRIORIDADPROCEDI- EVITA (1) DEL INCI- DE OCURREN- (4) (5)MIENTO DENTE (2) CIA (3)
Revisado por: Firma Fecha
Aprobado por: Firma Fecha
• Fuego
• Explosión
• Impacto ambiental
• Lesión
• Fuga de material tóxico
• Alta• Media• Baja
• Alta• Media• Baja
•Alto•Moderado•Bajo
•Alta•Media•Baja
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Proceso de Mejora ContinuaElaboración de Inventarios de Procedimientos
Los inventarios de los procedimientos deben ser preparados incluyendo: el Número de Procedimientos Requeridos, Número de Procedimientos Disponibles y el Número de Procedimientos Programados para Elaboración. Otra información que puede quedar incluida es: el Area de Aplicación, el Número de Control de los Procedimiento, la Fecha de Elaboración, la Fecha de Revisión y la Fecha de Próxima Revisión.
Cada Jefe de Area tiene la responsabilidad de que sus áreas operativas cuenten con el inventario de procedimientos .
El representante del área ante el Subcomité de D.O. debe mantener estos inventarios actualizados y reportar en base mensual los avances en la elaboración de procedimientos.
El Subcomité de D.O debe contar con los inventarios de toda las área operativas del centro de trabajo, para validar los indices de D.O.
Como parte del taller se deben revisar 2 inventarios de procedimientos de 2 áreas operativas para verificar los formatos.
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Proceso de Mejora ContinuaPreparación del Programa de Elaboración de Procedimientos
El programa debe ser elaborado por la Supervisión de Línea considerando primeramente la elaboración de los procedimientos de prioridad alta, enseguida los de prioridad moderada y al final los de prioridad baja.
El programa debe incluir al responsable de la elaboración y la fecha de cumplimiento, pudiendo ser considerados a los operadores en conjunto con los supervisores de la responsabilidad de elaborarlos.
El programa debe ser comunicado al Subcomité de D.O. y ser publicado en las áreas operativas.
El Jefe del Area debe dar seguimiento al cumplimiento del programa. El Subcomité de D.O deberá notificar al CCSSPA cuando un programa
se encuentre retrazado para que en caso de ser necesario se asignen los recursos necesarios.
El grupo debe preparar su Programa de Elaboración de Procedimientos usando los criterios para determinación de prioridades.
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Programa de Elaboración de Procedimientos
SUPERVISOR TITULO DELRESPONSIBLE CODIGO PROCEDIMIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Carlos Perez CRO-001 Descarga de H2SO4 X
Juan Lopez CRO-002 Descarga de NaOH X
Revisado por:Firma Fecha
Aprobado por:Firma Fecha
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DISPONIBILIDAD
Procedimientos DisponiblesIndice de Disponibilidad x 100 (I D f) No. Total de Procedimientos
DEFINICIONES:
Se entiende por procedimientos disponibles, aquellos que están vigentes y accesibles al personalde acuerdo a sus fechas de revisión.
INTERPRETACIÓN:
El índice de disponibilidad = 100, indica que la planta mantiene sus procedimientosactualizados y vigentes, de acuerdo a sus programas de revisión.
Si se emiten nuevos procedimientos, éstos se sumarán al número total de procedimientos.
El índice puede calcularse por área, y para fines del Reporte Corporativo por planta.
Indice de Disponibilidad
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DISPONIBILIDAD
CALIDAD COMUNICACION
CUMPLIMIENTO
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Proceso de Mejora Continua
Uso de Guía para Elaboración de Procedimientos
Con la finalidad de que los procedimientos permitan realizar el trabajo de manera correcta y consistente y libres de riesgos se debe cumplir con la guía del Manual de D.O.
Dentro de los aspectos importantes se encuentra la definición de los límites de operación y que deben hacer los operadores en caso de salirse de ellos.
Otro punto relevante es la inclusión de los procedimientos de paro de emergencia, con la finalidad que durante una emergencia no se incurra en nuevos y más altos riesgos al parar las operaciones.
Los aspectos relevantes de los procedimientos pueden subrayarse o indicarse en negritas para que los operadores los reconozcan.
El Subcomité de D.O deberá auditar periodicamente la calidad de los procedimientos para asegurar el cumplimiento de la Guía, usando el formato de evaluación de procedimientos.
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Proceso de Mejora Continua
Matrices de Procedimientos / Conocimientos
Las matrices de procedimientos deben incluir el titulo de los procedimientos y los puestos a los que les aplica este procedimiento.
Las matrices de conocimientos consideran el titulo del procedimiento y los operadores (nombres) que los deben de conocer.
Estas matrices deben de incluir quien los preparó, el área operativa, la fecha de elaboración, por quien fueron revisados y por quien fueron autorizados.
Los encargados de revisar y autorizar las matrices deben asegurar que hayan sido considerados todos los procedimientos, todos los puestos y todos los operadores, de acuerdo a Manual D.O.
El Subcomité de D.O deberá auditar periodicamente la calidad de las matrices de procedimientos y conocimientos.
El grupo participante debe revisar la adecuada elaboración de las matrices de conocimientos.
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Guía para Elaboración de Procedimientos
a.) FORMATOA.1. Título.A.2. Código.A.3. Fecha Emisión.A.4. Fecha Revisión.A.5.Clasificación.A.6. Fecha Próxima Revisión.A.7. Página _____ de _____.
b.) CONTENIDO
B.1. Objetivo.
B.2. Alcance.
B.3. Requisitos.
B.4. Definiciones.
B.5. Frecuencias: Ejecución, Revisión, Revisión Ciclo Trabajo.
B.6. Seguridad, Salud y Protección Ambiental.
B.7. Desarrollo Paso a Paso; Notas SSPA.
B.8 Cuestionario.
B.9. Autorización: Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Autorizado por:
C. ANEXOS.
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a) Formato:
Todo procedimiento deberá ser elaborado en un formato establecido que deberá contener lo siguiente:
a.1. Título:Se requiere el nombre del procedimiento, con objeto de facilitar la sistematización de estosdocumentos, el título no deberá exceder de 80 caracteres. Dentro del título, deberá deevitarse el uso de claves, abreviaciones ó claves de identificación de equipo.
a.2. Código:Es la identificación dentro del sistema de control de procedimientos. La identificación deberáincluir un carácter para Dirección, Gerencia / Planta y otro para sección ó Área, seguidos delnúmero secuencial que será manejado en cada planta.Ejemplo:
PR A 001Número de Secuencia
Carácter del Área(Aleación)
Carácter de la Gerencia(Producción)
Guía para Elaborar Procedimientos
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Cada Dirección / Gerencia / Planta ó Función definirá sus respectivoscaracteres para la codificación.
a.3. Fecha de Emisión:Corresponde a la fecha en la cual fue emitido el Procedimiento.
a.4. Fecha de Revisión:Corresponde a la fecha en la cual fue revisado por última vez elprocedimiento.
a.5. Clasificación:Corresponde a la clasificación del Procedimiento sobre la base del riesgoinvolucrado y a la importancia de la correcta ejecución para eldesempeño eficiente y seguro del negocio.El anexo “A” muestra la clasificación, la frecuencia de revisión ydescripción de los diferentes tipos de procedimientos.
a.6. Fecha de Próxima Revisión:Anotar la fecha en que se deberá volver a revisar el procedimiento segúnla frecuencia de revisión.
a.7. Página ________ de _________Indica el número de hojas de Procedimiento y el total de hojas quecontiene el mismo.
Guía para Elaborar Procedimientos
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b) Contenido:
Todo procedimiento deberá de contener la siguiente información:
b.1. Objetivo:Anotar explícitamente el objetivo u objetos que se deseanlograr al aplicar el procedimiento.
b.2. Alcance:Deberá de establecerse claramente los límites delprocedimiento.
b.3. Requisitos:
Deberá de establecerse claramente hacia que personal vadirigido el procedimiento y cuáles son los requisitos deconocimientos previos que son necesarios para facilitar elentrenamiento del mismo.
b.4. Definiciones:En esta sección deberá definirse de una forma clara yconcisa los términos ó palabras especiales que necesitenaclaración, para garantizar el buen entendimiento delprocedimiento.
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b.5. Frecuencias:
De Ejecución:Anotar los períodos ó tiempos en que se debe efectuar laoperación.
De Revisión de Procedimientos:De acuerdo a la clasificación del procedimiento (Ver puntosnúmero a.5.), definir la frecuencia de revisión delprocedimiento (Ver anexo “A”).
De Ciclos de Trabajo:Anotar la frecuencia en que se efectuarán las revisiones deciclo de trabajo, la cual deberá darse en función de los riesgosinvolucrados en el procedimiento.
b.6. Seguridad, Salud y Protección Ambiental:Anotar las medidas específicas mínimas de Seguridad, Saludy Protección Ambiental requeridas, tales como: Peligros y medidas de control. Requisitos de Equipo de Protección Personal Precauciones en manejo y almacenamiento de Materiales. Manejo de Desechos (Neutralización y Disposición). Como actuar en casos de Fugas, Derrames o Emisiones.
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b.7. Desarrollo:Esta sección deberá contener el procedimiento o forma deejecutar el trabajo. El desarrollo del mismo deberá comenzarcon la información particular requerida. Deberá de serescrito en lenguaje claro y sencillo, con el objeto de facilitarel aprendizaje.
Es importante considerar en el desarrollo del procedimientolos siguientes puntos.
Resaltar todos los puntos críticos y los límitesdel proceso ó de las actividades que sedescriben.
Que los planos, dibujos y diagramas incluidos enlos procedimientos estén acordes al diseño y alo que se encuentra en campo.
Hacer uso y referencia en los procedimientos delos estándares y guías corporativas.
Verificar la claridad y calidad de los anexos(Planos, dibujos) al ser usados en losprocedimientos.
Que los cambios sean efectuados por elpersonal calificado.
Verificar la calidad de los procedimientos en suelaboración, aprobación y emisión.
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b.8. Cuestionario:Con el objetivo de facilitar el entrenamiento del personal,todo procedimiento deberá de contar con un cuestionarioque cubra los puntos medulares del mismo.
Este cuestionario será utilizado en el entrenamiento teóricodel personal, completándose el mismo con la aplicación decasos prácticos.
b.9. Autorización:La última hoja del Procedimiento, deberá ser la hoja deautorización del mismo, la cual deberá de contener lasfirmas de:
Elaborado por: Nombre y firma de la personaque elaboró ó actualizó el Procedimiento.
Revisado por: Nombre y firma del Supervisor alque pertenece el Procedimiento.
Aprobado por: Nombre y firma del Jefe oCoordinador de la división al que pertenece elProcedimiento.
Autorizado por: Nombre y firma delSuperintendente de la división a que pertenece elProcedimiento y/o Gerente de Planta ó Función
Guía para Elaborar Procedimientos
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Aprobado por: Nombre y firma del Jefe o Coordinador dela división al que pertenece el Procedimiento.
Autorizado por: Nombre y firma del Superintendente dela división a que pertenece el Procedimiento y/o Gerentede Planta ó Función
Cada Dirección/ Gerencia / Planta ó Función definirá su proceso deautorización, estableciendo claramente quienes deben en cadadepartamento autorizar Procedimientos, siendo la autorización finaldel superintendente y/o del Gerente.
Guía para Elaborar Procedimientos
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PARÁMETRO CALIFICACIÓN
1) Vigencia 0 - Fecha vencida. 1 - Fecha vencida y en revisión. 2 - Vigente en su Manual.
2) Estructura de Acuerdo a 0 - No cumple con formato y fecha Guía Establecida vencida.
1 - No cumple con formato, fecha vencida y en revisión.
2 - Cumple totalmente con lo establecido.
3) Autorizaciones 0 - No cumple con las autorizaciones. 1 - Solo tiene aprobación, falta autorización
(firma superintendente) 2- Cumple totalmente con lo establecido.
Parámetros para verificar la Calidad de los Procedimientos
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4) Claridad de Redacción 0 - El supervisor del área, subordinadoy auditor hacen notar que no se leentiende.
1 - Alguno de los Auditados hace notarque no es entendible.
2 - Todos los auditados dicen que esentendible.
5 ) Puntos Críticos y Límites 0 - No contempla ningún punto crítico del Proceso y/o límites del proceso.
1 - Contempla algunos puntos críticosy/o límites del proceso.
2 - Contempla todos los puntos críticosy/o límites del proceso.
Parámetros para verificar la Calidad de los Procedimientos
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6) Anexos y Dibujos 0 - No cuenta con los anexos y dibujosde referencia.
1 - Los dibujos y anexos de referenciano concuerdan en algunos puntoscon lo que existe en el área.
2 - Los dibujos y anexos de referenciaconcuerdan con lo que existe en elárea.
7 ) Ejecución (ciclos de Trabajo) 0 - Al ejecutarse el procedimiento,detectaron varias desviaciones.
1 - Al ejecutarse el procedimiento, detectaron alguna desviación.2 - Al ejecutarse el procedimiento, no
detectaron desviación alguna.
Parámetros para verificar la Calidad de los Procedimientos
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8 ) Calidad de Revisión 0 - Durante la revisión, solo intervieneel que elabora el procedimiento.
1 - No se define un grupo de revisión,pero participan más de unapersona en la misma conoce yrealiza la operación.
2 - Para la revisión se define un grupode revisión integrado por elpersonal que realmente conoce yrealiza la operación.
9 ) Soporte Técnico 0 – Referencia a Normas ó Estándares deficiente.1 - Requiere de mejora el soporte
técnico.2 - Cuenta con soporte técnico
(Estándares y Guías Corporativas)
Parámetros para verificar la Calidad de los Procedimientos
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10 ) Cambios al Procedimiento 0 - No existen registros de los cambiosen los procedimientos. No losevalúa personal calificado.
1 - Los cambios los evalúa personalcalificado, per no hay registros delos mismos.
2 - Los cambios los evalúa personalcalificado y hay registros de los mismos
Parámetros para verificar la Calidad de los Procedimientos
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CLAVEBASE DE
CLASIFICACIÓNFRECUENCIADE REVISIÓN
DESCRIPCIÓN
1 Procedimiento deAlto Riesgo
Deberá serrevisado cada 2años
Su ejecución implica un riesgo potencialde lesión, de contaminación, fuego,derrame de productos químicos,exposición a altas temperaturas ó bienun alto impacto en el control interno óadministración del negocio.
2 Procedimiento deRiesgo Moderadoy Alta importancia
Deberá serrevisado cada 3años.
Su ejecución implica un riesgo potencialmoderado o un impacto medio en elcontrol interno o administrativo delnegocio; estos procedimientos requierende una alta precisión, pues de suadecuada ejecución depende el correctodesempeño de equipos u operacionescríticas.
3 Procedimiento deBajo Riesgo y BajaImportancia
Deberá serrevisado cada 4años.
Su ejecución implica un riesgo potencialbajo o un impacto bajo en el controlinterno o administrativo del negocio; y desu ejecución no dependen equipos uoperaciones críticas. Sin embargo, serequiere de algún grado de habilidad óespecial atención para desempeñarsecorrectamente.
Frecuencia de revision
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Proceso de Mejora Continua
Calidad de los Procedimientos
El Jefe del Area y el Subcomité de D.O. verificarán periodicamente que todos los procedimientos tengan calidad en su contenido, usando la guía de evaluación del Manual de D.O. y que se encuentren vigentes.
Los procedimientos son claros, concretos y entendibles para quienes lo realizan, resaltando los puntos críticos y los límites del proceso.
Los procedimientos reflejan el estado actual de los procesos. Los procedimientos serán técnicamente veraces y cuando sea necesario
se incluirán dibujos o diagramas de proceso. Los procedimientos se actualizan con la frecuencia requerida,
incorporando las modificaciones en equipos, funciones y mejores formas de ejecución.
Cada una de las áreas operativas contará con un adecuado control de los procedimientos, que evite el potencial de pérdida o duplicación de los procedimientos, así como de falta de revisión periódica de los mismos.
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Auditoría de Calidad a Procedimientos
No. de Vigen- Estruc. Auto- Clari- Puntos Anexos Ejecu- Cali- Cam- Soporte Total MáximoProcedi- cia de riza- dad de Críticos y ción dad bios Técnico de Totalmiento Acuerdo ción Redac- y límites Dibujos (C.T.) de la al Puntos (100%)
a Guía ción del pro- Revi- Proc. (20)ceso. sión
Total( )
MáximoTotal
(100%)
Calificación Total Grados: 98 - 100% Excelente95 - 97% Muy Bueno92 - 94% Bueno88 - 91% Regular< 88% Requiere Atención
InmediataAuditoría efectuada por:
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Proceso de Mejora Continua
Elaboración de Procedimientos con la participación de operadores
Para que los procedimientos cuenten con exactitud y veracidad deben ser elaborados con la participación de los operadores.
El contenido de los procedimientos no debe omitir pasos de la operación, ya que estos pueden hacer que los operadores estén incurriendo en riesgos innecesarios al desarrollarlos.
Deben estar escritos usando palabras comunes para todo el personal y deben evitarse palabras en otros idiomas, a menos que sean del dominio de todo el personal.
Para la elaboración de los procedimientos se debe seguir paso a paso la operación realizada en campo por los operadores y posteriormente terminada en el área administrativa.
La participación del personal más experimentado del área es importante para elaborar procedimientos de alta calidad.
Como parte de la práctica en esta actividad se debe elaborar un procedimiento siguiendo la guía.
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DISPONIBILIDAD
CALIDAD COMUNICACION
CUMPLIMIENTO
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Proceso de Mejora ContinuaComunicación de Procedimientos y Aplicación de Exámenes
Los procedimientos serán comunicados a todo el personal operario, así como a la supervisión de línea.
El representante del área ante el Subcomité de D.O. mantendrá los registros de las comunicaciones realizadas, así como de los exámenes aplicados.
Los cuestionarios deben ser calificados para verificar el entendimiento del personal que participó en la comunicación.
Si durante la aplicación de los exámenes son detectados operadores que no contestaron correctamente al menos el 80 % de las preguntas se debe considerar la necesidad que los operadores participen en una nueva comunicación.
Los exámenes se archivarán, ya que esta es una evidencia del proceso de comunicación de los procedimientos.
El grupo revisará los exámenes llenados por el personal para verifica que están siendo calificados y los operadores son aprobados.
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Exámenes de Procedimientos
ÁREA : Mantenimiento: Taller Mecánico. PROCEDIMIENTO No. : PS001
TITULO : Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba.
1. Mencione los tipos de energía que pueden ser controlados por este
procedimiento.
2. Describa el significado de Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba.
3. Describa el orden o secuencia para poner y retirar candados.
CONTESTÓ:
Nombre Trabajador Fecha Firma
REVISÓ:
Nombre Supervisor Fecha Firma
OBSERVACIONES / NOTAS DEL SUPERVISOR:
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Matrices de Procedimientos
TITULO DEL PUESTOSPROCEDIMIENTO A B C D E F G H
Operación del Cubilote X X X XMantenimiento a bombas X X X X X XInspección de Interlocks X X X X
Uso de respiradores X X X X X X X X
REVISÓ : Firma Fecha
APROBÓ : Firma Fecha
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Matrices de Conocimientos
TITULO DEL NOMBRES DE LOS TRABAJADORESPROCEDIMIENTO MARCO CLAUDIO ARMANDO SALVADOR RODOLFO GENARO JORGE
Descarga de H2SO4 X X X XDescarga de NaOH X X X X X
T.C.D.P X X X X
REVISÓ : Firma Fecha
APROBÓ : Firma Fecha
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Proceso de Mejora ContinuaPrograma de Comunicación de Procedimientos
El programa será elaborado por la Supervisión de Línea considerando primeramente la comunicación de los procedimientos de más alto riesgo y así sucesivamente.
Existe una definición clara de cuales procedimientos deben ser conocidos por el personal dependiendo de su área de responsabilidad.
El programa incluirá al responsable de la comunicación y la fecha de cumplimiento, además será comunicado al Subcomité de D.O. y ser publicado en las áreas operativas.
El Jefe del Area dará seguimiento al cumplimiento del programa. El Subcomité de D.O notificará al CCSSPA cuando un programa se
encuentre atrazado para que en caso de ser necesario se asignen los recursos necesarios.
Se revisará y validará el programa de comunicación de procedimientos de las áreas visitadas.
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Programa de Comunicación de Procedimientos
ÁREA :
FECHA : ELABORADO POR:
REVISIÓN No:
TITULO NOMBRE NOMBRE MES
DEL PRO- DEL SUPER- DEL TRA-
CEDIMIENTO VISOR BAJADOR. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Descarga de H2SO4 Juan Claudio X
Descarga de H2SO4 Juan Rodolfo X
Descarga de H2SO4 Juan Jorge X
Descarga de NaOH Pedro Genaro X
Descarga de NaOH Pedro Jorge X
T.C.D.P. Angel Claudio X
T.C.D.P. Angel Salvador X
T.C.D.P. Angel Genaro X
REVISÓ : Firma Fecha
APROBÓ : Firma Fecha
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COMUNICACIÓN / CUMPLIMIENTO
No. de Personas CertificadasIndice de Difusión de x 100Procedimientos (I D f) No. de Personas Evaluadas
DEFINICIONES:
No. de Personas Certificada: Son aquellas a quienes se les aplica un ciclo de trabajo y cumplen con lo establecidoen el procedimiento. Esto se realizará en base al programa para la aplicación de Ciclos de Trabajo.
No. de Personas Evaluadas: Son el total de personas a quienes se les aplican los Ciclos de Trabajo.
INTERPRETACIÓN
I D f = 100, indica que los mecanismos de difusión de procedimientos que se están aplicando en la planta, estánsiendo lo suficientemente efectivos, lo que permite que el personal cumpla con los procedimientos.
I D f < 100, indica que se deberán reforzar los mecanismos de difusión de procedimientos a manera de asegurar queel personal pueda cumplir con ellos en un 100%.
Indice de Difusión
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Proceso de Mejora Continua
Frecuencias para Revisión de los Procedimientos
La frecuencia de revisión es definida de acuerdo al grado de riesgo de las operaciónes o al impacto que tiene una desviación en los resultados del negocio, ver Manual de D.O.
Las revisiones de procedimientos deben ser: Operaciones de alto riesgo al menos cada 2 años. Operaciones de bajo riesgo y alta importancia cada 3 años. Operaciones de bajo riego y baja importancia cada 4 años.
Cada área debe tener definidas las frecuencias de revisión de los procedimientos y considerar cuales serán revisados durante el año siguiente, además planeará la participación del personal del área.
Cuando exista una gran cantidad de procedimientos que tienen fechas de revisión iguales, se adelantarán las revisiones a algunos de los procedimientos, por ningun motivo se deben de retrasar las revisiones.
El grupo revisará y validará las frecuencias asignadas a las revisiones de los procedimientos.
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Proceso de Mejora ContinuaRevisión de los Procedimientos
El Jefe del Area elaborará el programa anual de revisión de procedimientos, asignando responsables y fechas de cumplimiento.
Las oportunidades detectadas durante la revisión de ciclos de trabajo se consideraran en las revisiones de procedimientos y deberán adelantarse si las oportunidades detectadas involucran un riesgo en la operación (esto, aún cuando la revisión sea reciente).
La participación de la supervisión de línea y los operadores es muy importante en la revisión de los procedimientos.
Los responsables de la aprobación y autorización de procedimientos deben de realizar una verificación detallada del procedimiento para poder firmarlos.
Cuando un procedimiento considere aspectos técnicos deberán involucrarse en la revisión a los especialistas en la materia.
Para realizar este ejercicio se requieren de los ciclos de trabajo aplicados a una operación y ser usados para revisar la operación.
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Proceso de Mejora Continua
Exámenes para evaluar el entendimiento de los procedimientos
Los exámenes deben ser parte del procedimiento y deben contener los aspectos más importantes del procedimiento (secuencia de operación y riesgos involucrados).
Los exámenes serán preparados una vez que son elaborados los procedimientos, incluyendo preguntas sobre: la secuencia de las acciones y los riesgos involucrados al realizar la operación.
Una vez que ya se tienen los procedimientos, los exámenes deben ser incluidos en la siguiente revisión o actualización del procedimiento.
Los exámenes de los procedimientos comunicados serán archivados como evidencia del entendimiento por parte de los operadores.
Los operadores que no aprueben los exámenes, deberán estudiar nuevamente los procedimientos hasta que entiendan claramente el paso a paso de la operación y los riesgos involucrados en la operación.
Se revisarán los procedimientos disponibles de las áreas visitadas para verificar si cuentan con exámenes de entendiemiento.
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DISPONIBILIDAD
CALIDAD COMUNICACION
CUMPLIMIENTO
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Proceso de Mejora ContinuaRevisión de Ciclos de Trabajo
Es un sistema para detectar las desviaciones en el cumplimiento de los procedimientos.
Se analizan las desviaciones para determinar causas y se toma acción, en base a ello se mejoran continuamente los procedimientos.
Los supervisores leen y entienden los procedimientos antes de realizar las revisiones de ciclo de trabajo a sus operadores y exigen el cumplimiento estricto de las reglas y procedimientos, establecen un procedimiento disciplinario para aquellos que no los cumplen.
Las revisiones de ciclo de trabajo establecen un puente de comunicación supervisor - trabajador y fomenta el mutuo aprendizaje.
Incluyen en los procedimientos e instrucciones operativas las medidas de prevención de accidentes e incidentes que se han identificado.
Realizan juntas periódicas para revisar el avance de los programas de elaboración y comunicación de procedimientos, así como el programa de revisiones de ciclos de trabajo.
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Revisiones de Ciclos de Trabajo
ÁREA/DEPARTAMENTO/FUNCIÓN: FECHA: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EVALUADO:
No. DEL PROCEDIMIENTO EVALUADO:
NOMBRE DEL EMPLEADO: NOMBRE DEL EVALUADOR:
1. - ¿SE REALIZÓ LA ACTIVIDAD SIGUIENDO EL PROCEDIMIENTO EN SUTOTALIDAD? SI ________ NO ________
EXPLIQUE SU RESPUESTA AFIRMATIVA________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. - SI LA RESPUESTA A LO ANTERIOR ES NO, CUAL(ES) FUE(RON) LA(S)DESVIACION(ES)? 3. - ¿SI NO COINCIDEN PROCEDIMIENTOS Y FORMA DE REALIZARSE LAACTIVIDAD, CUAL DEBE MODIFICARSE? FAVOR DE EXPLICAR PORQUÉ. 4. - ¿CONSIDERA USTED QUE EL EMPLEADO CONOCE BIEN LAOPERACIÓN O ACTIVIDAD A REALIZAR? SI _____ NO _____ FAVOR DEEXPLICAR PORQUÉ.
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Proceso de Mejora ContinuaPrograma de Revisión de Ciclos de Trabajo
El programa considerará primeramente la revisión de ciclos de trabajo a los procedimientos de más alto riesgo y así sucesivamente.
El programa incluirá al responsable de la revisión y la fecha de cumplimiento.
En operaciones de alto riesgo las revisiones de ciclos de trabajo se llevarán a cabo cada 12 meses, el promedio de la frecuencia de las revisiones de ciclos de trabajo debe ser de 18 meses.
La frecuencia de revisión de ciclos de trabajo puede ser reducida o mpliada de acuerdo al grado de riesgo de las operaciónes, la experiencia del empleado o al impacto que tienen en los resultados del negocio.
El Jefe del Area dará seguimiento al cumplimiento del programa. El programa será comunicado al Subcomité de D.O. y se publicará en las
áreas operativas. El grupo debe revisar la frecuencia establecida en los procedimientos
para las revisiones de ciclos de trabajo.
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Revisiones de Ciclos de Trabajo
5. - ¿QUE COMENTARIOS HIZO EL EMPLEADO DURANTE LA REVISIÓNDEL CICLO DE TRABAJO?
6. - ¿HIZO EL EMPLEADO ALGUNA SUGERENCIA ACERCA DELPROCEDIMIENTO? SI _____ NO _____ SI LA RESPUESTA ES
AFIRMATIVA, LISTAR.
7. - ¿ESTABA EL ÁREA DE TRABAJO Y EL EQUIPO EN CONDICIONES
SATISFACTORIAS? SI _____ NO _____ 8. - COMENTARIOS GENERALES
9. - ACCIÓN TOMADA SOBRE LOS COMENTARIOS GENERALES.
EMPLEADO:
Firma FechaEVALUADO POR:
Firma FechaREVISADO POR:
Firma Fecha
OBSERVACIONES DE QUIEN REVISA
______________________________________________________________
_______________________________
_______________________________
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INDICE DE DISCIPLINA OPERATIVA
No. de incidentes en: Seguridad,Protección Ambiental, Discrepancias enCalidad, Control Interno, Errores Infor-máticos en Inventarios, Etc.
Indice de D.O. = 100 - x 100No. de empleados en el Centro de Trabajo ó Función.
Parámetros de Medición
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El índice de Disciplina Operativa refleja el desempeño que el Centro de Trabajoestá teniendo en un área determinada, de acuerdo a la siguiente escala:
Excelente 98 - 100 %
Muy Bueno 95 - 97 %
Bueno 92 - 94 %
Regular 88 - 91 %
Requiere Atención Inmediata < 88 %
Interpretación
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Calidad
La evaluación de la calidad de los procedimientos, se puede
realizar mediante Auditorías de Calidad llevadas a cabo bajo
lineamientos específicos
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Comité Central de SSPA
Área Operativa del Centro de Trabajo
Área Operativa del Centro de Trabajo
Área Operativa del Centro de Trabajo
• Coordina el esfuerzo• Da Soporte• Seguimiento• Promueve
• Define: Políticas, Normas y Lineamientos.• Mide Avances del C.T.• Reconocen y Disciplinan
• Capacitan al personal en D.O.• Elaboran programas de D.O.• Desarrollan procedimientos.• Comunican procedimientos.
• Cumplen con requerimientos de D.O.• Auditan cumplimiento.• Reconocen y Disciplinan.• Reportan avances al CCSSPA.
Subcomité de Disciplina Operativa
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Comité Central de SSPA
Responsabilidades
Establece políticas y procedimientos para cumplir con el PROSSPA.
Cuenta con una organización, donde estén representadas todas las áreas
operativas de la planta.
Promueve el entrenamiento en los conceptos de Disciplina Operativa.
Difunde el concepto de D.O. reforzando que la principal causa de los accidentes
es la falta de D.O.
Proporciona Recursos para el buen funcionamiento de los Subcomités del
CCSSPA y para el cumplimiento completo de los programas.
Mantiene un seguimiento estrecho a los avances y documenta los compromisos
de los Subcomités.
Publica y difunde la información de SSPA a toda la organización.
Evalúa el Desempeño de Subcomités y de sus programas de trabajo.
Define nuevas estrategias para mantener la mejora continua del PROSSPA.
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Subcomité de Disciplina Operativa
Responsabilidades
Mantiene conformado el Subcomité de Disciplina Operativa con personal de
las diferentes áreas operativas, asegurando una cobertura total en el centro
de trabajo.
Provee la capacitación necesaria a la Línea de Mando para la continuidad de
las acciones de Disciplina Operativa, asegurando la cobertura de todo el
personal, incluyendo al de nuevo ingreso.
Define las responsabilidades de los miembros del Subcomité y de cada una
de las áreas operativas en lo referente a la implantación del proceso de
Disciplina Operativa.
Establece los lineamientos necesarios, para que sean desarrollados por
escrito, por parte de todos los departamentos las reglas y procedimientos
que deberá cumplir cada uno de los operadores, contratistas y visitantes
dentro de la instalación, así como para manejar u operar cualquier equipo,
maquinaria ó herramienta.
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Subcomité de Disciplina Operativa
Responsabilidades
Se asegura que todas las áreas operativas cuentan con los procedimientos
completos, estandarizados y que cumplen con los requisitos establecidos en el
manual de Disciplina Operativa.
Mantiene el control de todos los procedimientos del centro de trabajo.
Realizar auditorías periódicas a los procedimientos en cada uno de los
departamentos para verificar que cumplen con los requisitos establecidos dentro
del Manual de Disciplina Operativa.
Realiza juntas periódicas con los miembros del Subcomité para revisar el
avance de su programa anual.
Reporta mensualmente los avances del programa del subcomité, así como el
estado que guardan cada uno de los índices de Disciplina Operativa
(Disponibilidad, Calidad, Comunicación y Cumplimiento).
Audita cada 3 meses la CALIDAD de la ejecución de los ciclos de trabajo
realizados por la Línea de Mando.
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Elaboran Listado de las Actividades (en conjunto con operadores).
Aplican el cuestionario para determinar sí se requiere o no se requiere
procedimiento de operación.
Determinan prioridades para elaboración de procedimientos de acuerdo a
criterios de riesgo de las operaciones.
Preparan programa para elaborar los procedimientos.
Usan Guía para Elaborar Procedimientos.
Elaboran inventarios de procedimientos.
Elaboran los procedimientos con la participación de los operadores.
Se verifica la calidad de los procedimientos existentes.
Area Operativa Area Operativa Area Operativa
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Elaboran Matrices de Procedimientos y Conocimientos.
Se determinan las frecuencias para revisión de los procedimientos.
Revisión de los Procedimientos.
Se elaboran cuestionarios para evaluar el entendimiento durante la
comunicación de los procedimientos.
Se desarrolla programa de de comunicación de procedimientos.
Se registra la comunicación de los procedimientos y los exámenes
aplicados.
Se elabora programa de revisión de ciclos de trabajo, incluyendo a todos
los operadores y supervisores de línea, dándole prioridad a los de más
alto riesgo.
Area Operativa Area Operativa Area Operativa
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Los supervisores leen y entienden los procedimientos antes de realizar
las revisiones de ciclo de trabajo a sus operadores.
Exigen el cumplimiento estricto de las reglas y procedimientos y
establecen un procedimiento disciplinario para aquellos que no los
cumplen.
Incluyen en los procedimientos e instrucciones operativas las medidas
de prevención de accidentes e incidentes que se han identificado.
Realizan juntas periódicas para revisar el avance de los programas de
elaboración y comunicación de procedimientos, así como el programa
de revisiones de ciclos de trabajo.
Area Operativa Area Operativa Area Operativa