INTRODUCCIÓN A LAS INTRODUCCIÓN A LAS ORGANIZACIONESORGANIZACIONES
Introducción a la Ingeniería de procesos
1. Introducción a las organizaciones
Ejemplo: IBM
- 407,000 empleados- 6,000 millones de utilidades
- pérdida de 5,000 millones - 140,000 trabajadores perdieron empleos - Las acciones perdieron un valor mas de 75 millones
FRACASO ORGANIZACIONAL
Introducción a la Ingeniería de procesos
Errores cometidos - IBM
1. Demasiada gente2. Demasiadas reuniones3. El Modo IBM exigía el consenso en las
reuniones4. IBM se ahogaba en la cultura burocrática5. Capacitación obsesiva de los empleados6. El personal subió en 130% - Ventas en 97%
Introducción a la Ingeniería de procesos
Teoría de las organizaciones en acción
1. Las organizaciones grandes y exitosas son vulnerables
2. Las Organizaciones no son estáticas
organizaciones3. El concepto de
organización se halla en evolución
5. El cambio rápido es el principal problema de las
organizaciones
4. El desafío de las Organizaciones es la
COMPETENCIA
Introducción a la Ingeniería de procesos
Renovación organizacional
1. Ventaja estratégica
2. Manejo de Relaciones Humanas
3. La Diversidad
4. Normas éticas
5. Responsabilidad Social
Introducción a la Ingeniería de procesos
Las empresas japonesas
Ven
taja
Com
petit
iva
Calid
adEf
icie
ncia
Introducción a la Ingeniería de procesos
¿Qué es una organización ?
Las organizaciones son:
1. Entidades Sociales
2. Dirigidas a Metas
3. Diseñadas con una estructura deliberada
4. Vinculadas con el ambientes externo
Richard Daft
Introducción a la Ingeniería de procesos
Importancia de las organizaciones
1. Reúne los recursos para alcanzar las metas y resultados deseados
2. Produce bienes y servicios con eficiencia
3. Impulsan la innovación4. Utiliza fabricación moderna y
tecnología5. Se adapta e influye en un ambiente
cambiante6. Crea valor para los propietarios,
clientes y empleados7. Acomoda los desafíos constantes de
diversidad, ética, patrones de desarrollo profesional y la motivación
Introducción a la Ingeniería de procesos
Las organizaciones como sistemas
Sistemas Cerrado Sistemas Abiertos
- No depende de su ambiente- Es autónomo encerrado en si mismo- Sellado ante el mundo exterior
- Interactúa con el ambiente para sobrevivir- Consume recursos y exporta recursos al ambiente- No puede sellarse y aislarse- Se adapta al ambiente en forma continua - Clientes – Proveedores - Competidores
Introducción a la Ingeniería de procesos
Para comprender las organizaciones hay que verlas como sistema
EntradasProceso de Transformación Salidas
Ambiente
- Materia Prima - RR. Financieros - RR. Humanos
Productos y Servicios
Introducción a la Ingeniería de procesos
¿Qué es la organización?
No es una colección de datos.
Es una forma de pensar de la organización
La Teoría de la organización es una forma de ver y analizar las organizaciones con mas profundidad
Introducción a la Ingeniería de procesos
Dimensiones contextuales
Elementos fuera de los límites de la organización
Es la magnitud, número de personas
Técnicas que se emplean para transformar
Conjunto subyacente de valores, creencias, normas
clavesDefine el propósito y técnicas competitivas
1. El Tamaño 2. La Tecnología Organizacional
3. El Entorno
4. La Estrategias Organizacional5. La Cultura Organizacional
Introducción a la Ingeniería de procesos
El paradigma de la sociedad moderna
Moderna Variables contextuales PosmodernaEstable Ambiente TurbulentaDinero, Edificios,maquinas Forma de capital InformaciónRutinaria Tecnología No rutinariaGrande Tamaño Pequeña a ModernaCrecimiento, Eficacia Metas Aprendizaje, efectividadSe da por sentado a los Cultura Se delegan facultades a los empleados Empleados
Resultados OrganizacionalesRígida y centralizada Estructura Flexible y descentralizadaAutocrática Liderazgo Liderazgo de servicioFormal, escrita Comunicación Informal, oralBurocrática Control Descentralizada, Gerentes Planeación y Toma de Todo mundo decisiones Patriacal Principios guiadores Igualitaria
Introducción a la Ingeniería de procesos
Contingencia
-Las organizaciones no son todas iguales
- Demasiados problemas suceden cuando todas la organizaciones reciben un tratamiento similar
- La teoría de la contingencia significa “ Todo depende de”
Introducción a la Ingeniería de procesos
Lo que la teoría organizacional puede hacer
Identifica variables y ofrece modelos para que los gerentes sepan diagnosticar y explicar lo que sucede
Permite alcanzar una eficacia mas alta
Permite que los Gerentes sean mas competentes e influyentes
Permite que los gerentes aprendan a reaccionar
El estudio de las organizaciones permite que la gente vea y comprenda cosas que otra gente no puede ver ni comprender
Introducción a la Ingeniería de procesos
Resumen de las organizaciones
17
Son SistemasSon Sistemas Adaptarse al medio para sobrevivir
Adaptarse al medio para sobrevivir
AbiertosAbiertos
Renovación Organizacional
Renovación Organizacional
Atender la diversidad
Atender la diversidad
Altas normas éticas
Altas normas éticas
Competencia Global
Competencia Global
Las Organizaciones El cambio a
reemplazado a la estabilidad
El cambio a reemplazado a la
estabilidad
Productos y servicios deben llegar rápido
Productos y servicios deben llegar rápido
Precios competitivos
Precios competitivos
Introducción a la Ingeniería de procesos
2. El sistema abierto
Ejemplo: Marmot Mountain
- La Entrega a tiempo- Servir en forma adecuada a sus clientes- Se pospusieron reuniones- Se triplicó el presupuesto en mercadotecnia y publicidad- Se contrató un nuevo vicepresidente para ampliar las ventas- Mejoramiento de los sistemas de computación
Crisafulli cree que para que una pequeña compañía tenga éxito es concentrase en uno o dos
objetivos a la vez
Efectividad Organizacional
Introducción a la Ingeniería de procesos
Dirección estratégica de la alta dirección
Las Organizaciones se crean y diseñan para lograr un fin
La Responsabilidad Primaria de la alta dirección es determinar metas y estrategias
La Alta dirección determina las fortalezas y debilidades
Determina la misión global y las metas oficilaes
Introducción a la Ingeniería de procesos
Este es el papel de la teoría de las organizaciones
Ambiente Externo - Oportunidades - Amenazas - Incertidumbre - Disponibilidad de Recursos
Ambiente Interno - Puntos Fuertes - Puntos débiles - Competencia distintiva - Estilo del Líder - Desempeño anteriores
Director
Introducción a la Ingeniería de procesos
Este es el papel de la teoría de las organizaciones
Administración Estratégica
Definir:
- Misión - Objetivos Oficiales
Seleccionar:
- Objetivos Operativos - Estrategias Competitivas
Introducción a la Ingeniería de procesos
Este es el papel de la teoría de las organizaciones
Diseño Organizacional
- Forma estructural- Tecnología de información- Sistemas de control- Tecnología de producción- Políticas de RR.HH- Cultura Organizacional- Vínculos interorganizacionales
Resultados de la Efectividad
Recursos Eficiencia Logro de objetivos Intereses Valores Competitivos
Introducción a la Ingeniería de procesos
Objetivos organizacionales
Objetivos Operativos
Desempeño Global
Mercado
Desarrollo de empleados
Innovación y Productividad
Introducción a la Ingeniería de procesos
Esto es Hallmark
Creemos
Que nuestros productos y servicios deben enriquecer las vidas de las personas y mejorar sus relaciones.Que la Creatividad y Calidad – en nuestros conceptos, productos y servicios son esenciales para nuestro éxitoQue la gente de Hallmark es el recurso mas valioso de nuestra compañía.Que un desempeño financiero distinguido es una necesidad, no un fin en si mismo, sino como medio para desarrollar nuestra misión más amplia
Introducción a la Ingeniería de procesos
Los Valores que nos guían son:
Excelencia en todo lo que hacemos.Conducta ética y moral en todo momento y en todas nuestras relaciones.Innovación en todas las áreas de nuestro negocio como medio para alcanzar y sostener el liderazgoResponsabilidad social corporativa en Kansas City y en cada comunidad en que operamos
Esto es Hallmark
Introducción a la Ingeniería de procesos
Estrategias para la excelencia organizacional
1. Orientación Estratégica
2. Alta Dirección
3. Diseño Organizacional
4. Cultura Corporativa
-Cerca al cliente- Respuesta rápida- Enfoque claro de negocios
- Visión de Liderazgo- Orientación hacia la acción- Cimentación de valores
- Poco Personal- Descentralización- Control
- Clima de Confianza- Productividad- Visión de largo plazo
Introducción a la Ingeniería de procesos
Ejemplo: AT&T
- Recortó costos de operación- Gasto miles de millones en publicidad- Nueva tecnología y adquisiciones- Invierte millones de dólares en desarrollo de redes- Atender nuevos mercados
3. El ambiente externo
Introducción a la Ingeniería de procesos
El ambiente externo
Organización
Sector Industrial
Sector de RR.HH
Sector Internacional
Sector Tecnológico
Sector Gubernamenta
l
Sector de RR.FF
Sector Socio cultural
Sector del mercado
Teoría y diseño organizacional
4. El proceso de diseño de la organización5. Dirección de procesos dinámicos6. Estrategia y estructura para el futuro
Fuente: Teoría y diseño organizacional, Richard Daft.
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.1. Innovación y cambio4.2. La IT y el control organizacional4.3. Cultura organizacional y valores éticos
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.1. INNOVACIÓN Y CAMBIO• Cambio de tecnología • Productos y servicios nuevos • Cambios de estrategia y estructura • Los cambios en la gente y en la cultura
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.1. INNOVACIÓN Y CAMBIO
Productos y servicios
Estrategia y estructura
La gente y la cultura La tecnología
Mercado El ambiente internacional
Visión de liderazgo
Los cuatro tipos de cambio proporcionan una ventaja competitiva estratégica
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.1. INNOVACIÓN Y CAMBIO
Mediante procesos estructurales y administrativos normales
Nueva tecnología
Mejoramiento del producto
Progreso continuo
Mantenimiento de equilibrio
Se afecta la parte organizacional
Se crea estructura y administración
Tecnología revolucionaria
Productos nuevos crean mercados nuevos
Exposición que rompe el marco de referencia
Se alcanza un equilibrio nuevo
Se transforma toda la organización
El cambio paulatino en comparación con el cambio radical
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.1. INNOVACIÓN Y CAMBIO
Percepción de problemas u oportunidades
1. ideas
2. Necesidades
3. Adopción 4. Implantación
5. Recursos
OrganizaciónEntorno
Secuencia de elementos para un cambio exitoso
Clientes CompetenciaLegislaciónRegulación
Fuerza laboral
Proveedores Asociaciones profesionales
ConsultoresLiteratura de Investigación
Creatividad interna e inventos
4. El proceso de diseño de la organización
4.1. INNOVACIÓN Y CAMBIODivisión del trabajo entre departamentos para lograr cambios en la tecnología
Gerente General
Departamento usuario (estructura mecánica)
Departamento creativo (estructura orgánica)
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.1. INNOVACIÓN Y CAMBIOModelo de enlaces horizontales para innovaciones de nuevos productos
EntornoEntorno Organización
Avances técnicos
Necesidades del cliente
Enlace
Gerente General
Departamento de producción
Departamento de investigación y
desarrollo
Departamento de mercadotecnia
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.1. INNOVACIÓN Y CAMBIOEnfoque de núcleo dual para el cambio organizacional
Tipos de innovación deseada Estructura Administrativa Tecnología
Núcleo administrativo
Núcleo técnico
Estrategia de arriba hacia abajo que reduce la estructura
Técnicas de producción de abajo hacia arriba.Flujo de trabajoIdeas de productos
Mecánica Orgánica
Dirección de cambioEjemplos del cambio
El mejor diseño organizacional para el cambio
4. El proceso de diseño de la organización
4.1. INNOVACIÓN Y CAMBIOEtapas de compromiso con el cambio
Preparación
Aceptación
CompromisoInstitucionalización
Instalación
Decisión de implementación
Comprensión
Concientización
Contacto inicial
Paso del tiempo
Niv
el d
e a
poyo
al c
ambi
o
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.2. LA IT Y EL CONTROL ORGANIZACIONAL • La IT y la organización• Ventaja estratégica de la IT• Control estratégico
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.2. LA IT Y EL CONTROL ORGANIZACIONALLa incertidumbre y ambigüedad influyen en la cantidad y en los canales de procesamiento de información
Entorno
Tecnología no rutinaria
Tareas interdependientes
Incertidumbre para los ejecutivos
Ambigüedad para los ejecutivos
Cantidad de información procesada
Riqueza de los canales de información
Selección de la IT (alta tecnología), canales interpersonales (alto contacto) o ambos
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.2. LA IT Y EL CONTROL ORGANIZACIONAL
Evolución de las aplicaciones organizacionales de la IT
Dirección de evolución de los sistemas de información
COMPLEJIDAD DE SISTEMAS
ALTABAJA
NIVEL ADMINISTRATIVO
PRIMERA LÍNEA(Operacional, pasado,
programada)
PARTE SUPERIOR(Estrategia, planes, no
programados) • Sistema de información a ejecutivos• Rediseño del flujo de trabajo• Intercambio electrónico de datos
3. Arma estratégica
• Sistema de información administrativa• Sistema de apoyo a las decisiones
2. Recursos de los negocios
• Sistema de procesamiento de transacciones
1. Eficiencia en el cuarto de máquinas
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.2. LA IT Y EL CONTROL ORGANIZACIONALVentajas estratégicas de la IT
Eficiencia operacional Coordinación interdepartamental Reabastecimiento
LIDERAZGO BAJO EN COSTOS
Aseguramiento de clientes Servicio al cliente Desarrollo del producto, nichos en el mercado
DIFERENCIACIÓN
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.2. LA IT Y EL CONTROL ORGANIZACIONALIntercambio electrónico para transacciones internacionales
FABRICANTEFABRICANTE
Expedidor de flete para la exportación
Aduana de exportación
Agente para el paso de la mercancía
Aduanas de importación
Banco del fabricante Banco del Cliente
ClienteProveedores
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.2. LA IT Y EL CONTROL ORGANIZACIONAL
Un modelo simplificado de control estratégico
Salida de microchipsIngreso de materias primas
Seguimiento a cambios del
entorno
Control: implantación de
cambios
Actividades de producción
Plan estratégico Sistema de medición
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.3. CULTURA ORGANIZACIONAL Y VALORES ÉTICOS • Cultura organizacional• Los valores éticos en las organizaciones
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.3. CULTURA ORGANIZACIONAL Y VALORES ÉTICOS Relación entre la ley gubernamental y las normas éticas
Normas éticas
Requerimientos legales
Introducción a la Ingeniería de procesos
4. El proceso de diseño de la organización
4.3. CULTURA ORGANIZACIONAL Y VALORES ÉTICOS
Fuerzas que modelan la ética administrativa
Cultura organizacionalRitos, ceremoniasAnécdotas, héroesLenguaje, refranes
SímbolosFundador, historia
Interesados externos
Regulaciones gubernamentalesClientes
Grupos de intereses especialesFuerzas del mercado global
Ética Personal
Creencias y valoresDesarrollo moralMarco ético
Sistemas organizacionales
EstructuraPolíticas, reglasCódigo de ética
Sistema de compensaciónSelección, capacitación
La decisión o el comportamiento
muestra responsabilidad ética y social?
Introducción a la Ingeniería de procesos
Teoría y diseño organizacional
4. El proceso de diseño de la organización5. Dirección de procesos dinámicos6. Estrategia y estructura para el futuro
Introducción a la Ingeniería de procesos
5. Dirección de procesos dinámicos
5.1. Procesos de toma de decisiones5.2. El poder y la política5.3. Las relaciones interdepartamentales y el conflicto
Introducción a la Ingeniería de procesos
5. Dirección de procesos dinámicos
5.1. PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES Toma de decisiones en el entorno actual
El entorno actual de negociosExige un cambio mayor escala mediante estrategias, reingeniería, reestructuración, fusiones, adquisiciones, reducción de tamaño, desarrollo de productos o mercados, etc.
Decisiones tomadas en la organizaciónSe basan en temas más grandes, complejos y con más carga emocional.Se toman con mayor rapidez.E toman en un entorno menos seguro, con menos claridad acerca de los medios y resultadosRequieren mayor cooperación de más personas que participan en la toma e implantación de las decisiones
Un nuevo proceso para la tomas de decisionesEs necesario porque no hay un sólo individuo que tenga la información necesaria para tomar todas las decisiones importantesSe requiere porque no hay un sólo individuo que tenga el tiempo y la credibilidad necesarias para convencer a muchas personas para que implanten la decisión.Descansa menos en datos adjetivos como base para las buenas decisionesEstá dirigida por una poderosa coalición que pueda actuar como equipoPermite que las decisiones evolucionen mediante prueba y error y pasos incrementales según sea necesario
Introducción a la Ingeniería de procesos
5. Dirección de procesos dinámicos
5.1. PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES Pasos en el enfoque racional de la toma de decisiones
1. Vigilar el ambiente de la decisión2. Definir el problema de la decisión3. Especificar los objetivos de la
decisión4. Diagnosticar el problema
Identificación del problema
1. Desarrollar soluciones alternativas2. Evaluar las alternativas3. Seleccionar la mejor opción4. Implantar la selección
Solución del problema
Introducción a la Ingeniería de procesos
5. Dirección de procesos dinámicos
5.2. EL PODER Y LA POLÍTICAFlujo de información para una decisión computarizada en Clark Ltd.
Consejo de administración
KennyDirector de
organización y métodos
ReillyAnalista de sistemas
Fabricantes de computadoras
Turner Programadores
Introducción a la Ingeniería de procesos
5. Dirección de procesos dinámicos
5.3. LAS RR. INTERDEPARTAMENTALES Y EL CONFLICTO
Tipos de conflictos intergrupales
Conflicto Horizontal
MercadotecniaInvestigación & desarrollo
Introducción a la Ingeniería de procesos
5. Dirección de procesos dinámicos
5.3. LAS RR. INTERDEPARTAMENTALES Y EL CONFLICTO
Planta
Oficina matriz
Conflicto Vertical
Tipos de conflictos intergrupales
Introducción a la Ingeniería de procesos
5. Dirección de procesos dinámicos
5.3. LAS RR. INTERDEPARTAMENTALES Y EL CONFLICTOFuentes de conflicto horizontal entre departamentos
Factores contextuales y organizacionales
Atributos de relaciones intergrupales
Ambiente
Tamaño
Tecnología
Objetivos
Estructura
Incompatibilidad de metas operativasDiferenciaciónInterdependencia de tareasEscasez de recursosDistribución de poderIncertidumbreContexto internacionalSistema de premiación
Conflicto grupal
Introducción a la Ingeniería de procesos
Teoría y diseño organizacional
4. El proceso de diseño de la organización5. Dirección de procesos dinámicos6. Estrategia y estructura para el futuro
Introducción a la Ingeniería de procesos
6. Estrategia y estructura para el futuro
6.1. Las relaciones interorganizacionales6.2. Hacia la organización que aprende
Introducción a la Ingeniería de procesos
6. Estrategia y estructura para el futuro
6.1. LAS RELACIONES INTERORGANIZACIONALES
Marco de referencia de las relaciones interorganizacionales
Dependencia de recursos
Ecología de la población
Red de colaboración Institucionalismo
Competitividad
CooperativaRel
ació
n de
la o
rgan
iza
ció
n Tipos de Organización
Introducción a la Ingeniería de procesos
6. Estrategia y estructura para el futuro
6.2. HACIA LA ORGANIZACIÓN QUE APRENDE
La organización efectiva
Emprendedora
ProfesionalMecánica
AdhocraciaDivisionalConflicto /
Política
Cooperación /Cultural
Eficiencia
Concentración
Dirección
Profesional
Innovación
Fuente: The Effective Organization: Orce and orms. Henry Minzberg.
Introducción a la Ingeniería de procesos
6. Estrategia y estructura para el futuro
6.2. HACIA LA ORGANIZACIÓN QUE APRENDE
Evolución de la organización
Organización que aprende
Organización horizontalJerarquía tradicional
Empleados (empowerment)Responsabilidad de el flujo de trabajo decisiones y acciones
Altos directivos(Control central)
Altos directivos(dirigen la estrategia)
Responsabilidad de la Direcciónestratégica
Empleados (estrategia emergente)
Introducción a la Ingeniería de procesos
6. Estrategia y estructura para el futuro
6.2. HACIA LA ORGANIZACIÓN QUE APRENDEElementos que actúan en una organización de aprendizaje
Información compartida
Liderazgo reflexivo
Estrategia emergente
Empleados facultados
Cultura fuerte
Cultura horizontal
Aprendizaje
Organización
Introducción a la Ingeniería de procesos