1 Ingeniería de Procesos
UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS
FILIAL AREQUIPA
FACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUITECTURA
EAP DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA
TEMA:
MEJORAMIENTO DE PROCESOS – CASO PRÁCTICO
ASIGNATURA:
INGENIERÍA DE PROCESOS Y ERP
NOMBRES Y APELLIDOS
RONAL CORDOVA YAULI
DOCENTE:
ING. DANIEL AURELIO FEBRES PEÑALVA
AREQUIPA – PERÚ - 2014
2 Ingeniería de Procesos
1. Introducción
El término mejora continua, en lo que va del transcurrir de los últimos años,
se ha constituido en un término clave y de uso general en empresas que
apuestan por mejorar el desempeño de sus procesos para volverse
competitivas dentro de un mercado cada vez más exigente. No existe límite
para su aplicación y uso pues este en sí abarca el estudio sistemático de las
actividades y los flujos de cada proceso a fin de mejorarlo. Como toda
iniciativa dentro de la empresa, el mejoramiento no puede partir sin un
compromiso total de quienes lo promoverán hasta lograr los objetivos,
función que necesariamente deberá ser liderada por la alta dirección.
El mejoramiento continuo, en una empresa en vías de desarrollo como el
nuestro debe entenderse como el mecanismo viable y accesible del cual se
puede hacer uso para disminuir la brecha tecnológica que mantenemos con
respecto a los países desarrollados. El presente documento explora el
estudio desarrollado en la empresa METAL MECANICA SERV. TEMP. SAC
con el objeto de plantear mejoras que aporten beneficios a los procesos que
esta desarrolla.
3 Ingeniería de Procesos
2. Marco teórico
Una aplicación del mejoramiento continuo constituye un uso directo en los procesos
productivos de la empresa. Se define el mejoramiento de procesos como el estudio
sistemático de las actividades y los flujos de cada proceso a fin de mejorarlo. Su
propósito es aprender de los números, entender los procesos y desentrañar los detalles.
Una vez que se ha comprendido realmente un proceso, es posible mejorarlo. La
implacable presión por brindar una mejor calidad a menor precio significa que las
empresas tienen que revisar continuamente todos los aspectos de sus operaciones.
3. Descripción de la Empresa
Nombre de la empresa: METAL MECANCIA SERV. TEMP. SAC.
RUC: 20317600624
Dirección: Calle nueva baja 614 Espinar Cusco
Rubro: Mantenimiento mecánico eléctrico
Sector: Minería
Creación: Enero 2001
Nro. Personal: 150
Antigüedad: 13 años de servicio.
Habiéndose dado a conocer algunas definiciones sobre las operaciones de la empresa se
pasara a dar conocer más detalles sobre la misma. La presencia de la empresa METAL
MECANCIA SERV. TEMP. SAC. En el Perú data desde hace 10 años. En ese entonces se
contaba solo representación en el país y las labores efectuadas por el grupo se contrataban
a las plantas en el extranjero. Debido a la demanda de servicios especializados vinculados a
la generación de servicios en mantenimiento mecánico, METLA MECANICA amplía sus
operaciones industriales en el sector minero construcción de obras civiles y mecano
eléctricas a mantenimiento mecánico.
En la actualidad la empresa viene operando en provincia de Espinar del departamento del
Cusco, brindando los servicios de Mantenimiento mecánico eléctrico, Montajes, Obras
civiles, Obras eléctricas a la compañía minera Antapaccay. La empresa cuenta con tres
áreas operativas.
Área de Operaciones
Área de Seguridad
Área de Administración
Dado que el sector industrial metal mecánico en nuestro país está creciendo ya la calidad de
servicio debe ser de la más alta proporcionan de servicios contando con equipos de
manufactura moderna y procesos bien establecidos, la empresa maneja una ventaja
4 Ingeniería de Procesos
competitiva con relación a la competencia, que si bien es beneficiosa, debe ser mantenida
gracias a la mejora continua.
Es por esto último que resultó particularmente interesante analizar los procesos que esta
desarrolla, encontrándose que el control de lo mismo no resulta muy eficiente y que existían
problemas en la ejecución, lo que motivo a efectuar el estudio para identificar la causa de los
problemas y proponer alternativas de mejora.
Metal Mecánica tiene en la actualidad una homologación en SGI (sistema de gestión
integrado) por SGS del PERU, cada año SGS del Perú realiza una auditoria de todas sus
áreas y sus operaciones.
4. Definición de causas del problema.
Para la determinación de las causas de los problemas, se definió inicialmente que el
estudio tomaría como marco de referencia el análisis por separado de las actividades
señaladas por las cuales se acondicionan al negocio de la empresa.
En la actualidad la empresa tiene varias falencias en el control de proyectos. Porque los
costos de producción son muy altos en comparación a la utilidad esperada contra la
utilidad obtenida. En cada una de las áreas se encuentras bastantes procesos que se
ejecutan con mucha redundancia y poca eficiencia.
4.1 Macro procesos de producción de Metalmecánica
En el macroproceso de Metal Mecánica como se muestra en la imagen es un proceso
en general de producción desde la Licitación o Cotización, ejecución hasta la entrega y
recepción del proyecto. El macro proceso están implicadas las tres áreas de la empresa
Operación, Seguridad y administración.
5 Ingeniería de Procesos
4.2 Especificación del problema área de ALMACEN
Uno de los problemas más frecuente es en el área de administración y sub área de
almacén por las demoras de entrega en los requerimientos y de más falencias
encontradas como:
Diferencias de inventario. La falta de control genera que se incrementen los
errores en el los inventarios.
Demoras en atención y entrega. La demoras en las atenciones de los
requerimientos.
Falta de control de los bienes y la mala administración de almacen.
Al personal (03 operarios) que labora en el almacén se evalúa de forma rápida para
detección de problemas del área del almacén y se hizo una serie de preguntas para
saber de forma general y rápida el estado que se tiene el almacén del manejo y control.
Nota. El personal del almacén labora 06 días a la semana con un horario de 07:00 a
18:00 (lunes a sábado).
¿Cuántos Ítem se tiene un en el inventario general?
Respuesta: su respuesta fue 2500 ítems aproximadamente, no muy exacta
porque no tenía un registro de inventarios actualizados.
¿Tiene el stock real y teórico de un artículo en especial (herramientas manuales)?
Respuesta: su respuesta fue que sí, pero se demoró en brindar dicha
información (20 min). No tenía documentación y registros.
¿Tienes control de kardex de artículos de entradas y salidas?
Respuesta: su respuesta fue que si tiene kardex. Solo mostro de los artículo que
tenía más movimientos y falta actualizar información por no contar con tiempo en
el trabajo.
¿Cuentas con un registro de entradas y salidas del almacén?
Respuesta: su respuesta fue que sí, mostro hojas de registro de cada ingresó o
salida que tenía el almacén. Pero si solicitan reportes de entradas o salidas por
fechas o por días que deberías de mostrar. Respondió: que sería necesario con
el apoyo de otra persona en el almacén para dividir los trabajos (ALM-F002 CONTROL
ENTRDAS.xls).
¿Tienes un reporte que muestre cuantos materiales se ha enviado a un proyecto
específico?
Respuesta: Su respuesta fue No, solo cuenta con documentos físicos y salidas
diarias en general.
¿Tienes un reporte que muestre la lista de préstamos de herramientas y/o
Equipos?
Respuesta: Su respuesta fue No, solo cuenta con documentos físicos de
préstamos diarios en general en formatos físicos.
¿Cuánto tiempo demoras en responder a una solicitud de información sobre un
stock real de una lista de artículos?
6 Ingeniería de Procesos
Respuesta: En la solicitud de información dijo que tenía que ver en stock
físicamente que cantidad tiene de dicho artículo y su demora fue unos 8 a 10
min aprox. Pero si es de una lista de más de 30 ítems, la demora es más de 1h.
Pero si es en atención y despacho la demora incrementa en más de 4h.
Detección de problemas según las actividades en el Almacén.
Para un análisis de problemas de forma general se solicitó información a la
personal de almacén para saber cuáles son las actividades que realiza con más
frecuencia. Se encontró estas actividades que se mencionan en esta tabla.
Actividad Descripción del Problema Consecuencia Áreas Afectadas
Control de stock El personal de almacén no tiene un control sistematizado del stock de artículos. Solo tiene control físico en hojas y son más de 2 mil ítem que se tiene en almacén. No se tiene un control de kardex de ningún artículo (se encontró hojas de kardex no llenadas más de 1000 registros sin llenar).
- No se sabe con exactitud el stock de un artículo en específico.
- No cuenta con un registro de entradas y salidas de almacén.
- Retraso en la planificación de recursos por área de operaciones.
- Operaciones - Seguridad - Administració
n Logística.
Ingreso de artículo.
El personal del almacén no tiene un adecuado control de ingreso, cunado un artículo ingresa solo se registra su cantidad y nombre en un formato en físico. El personal solo registra esos datos no contempla la codificación y el precio de cada artículo.
- No hay reporte de ingreso ocasiona mala información a los solicitantes.
- No tiene registro de artículos, descripción o precios para una cotización.
- Operaciones - Administración Logística.
Inventarios. El personal no cuenta con un programa adecuando de inventarios. En la actualidad solo hace inventarios 02 veces al año (según SGI) y con anotación en hojas y no registran las diferencias encontradas en el inventario anterior. No tiene ningún registro en medios digitales.
- No tienes un historial de inventarios.
- No hay registros de movimientos de artículo.
- Operaciones - Seguridad - Administració
n - Logística.
Control de préstamo y devolución de herramientas y equipos a proyectos
El personal sup. Requiere algunas herramientas y/o equipos para la ejecución de una tarea esto lo solicita al almacén y almacén no sabe con exactitud si tiene o no, el personal del ALM tiene que buscar al dicho artículo y esa tarea demanda bastante tiempo. Cuando se hace un préstamo de
- Retrasos en los préstamos y devoluciones.
- Perdida de horas hombre en realizar registros de préstamo.
- Ocasiona desorden y pérdida de
- Operaciones - Administració
n - Seguridad
7 Ingeniería de Procesos
herramientas o equipos el personal de ALM solo registra en un formato valido solo para la compañía minera y este proceso también demanda bastante tiempo porque el almacenero registra ítem por ítem. Cuando se procede a hacer una devolución por parte de un operario o supervisor el almacenero tiene que buscar su registro físico y esa tarea demanda mucho tiempo (15 min aprox). El personal de almacén no puede hacer un reporte de herramientas y equipos por proyecto porque no tiene un registro por préstamos.
herramientas. - Paralización de tareas
y retraso en el proyecto.
Salida de materiales y control de materiales por proyecto
En esta actividad también el personal del ALM tiene bastante perdida de tiempos y re trabajos. Si el sup. Solicita un requerimiento de material, y almacén debe de verificar si hay o no en stock caso contrario se solicita a administración para hacer la compra. Pero en la verificación de stock demanda bastante tiempo en verificar si cuenta o no con stock por no contar una base de información de stocks que se tiene en almacén. Cuando se hace un requerimiento de materiales, el personal de ALM solo registra en un formato valido solo para la compañía minera y este proceso también demanda bastante tiempo porque el almacenero registra ítem por ítem, esto ocasiona que el personal se quede más de las horas de trabajo y los requerimientos solicitado tiene que ser entregado o enviado al día siguiente ocasionado demoras en la ejecución de tareas. El personal de ALM no cuenta con un reporte que indique los materiales consumidos por proyecto.
- Perdida de horas hombre.
- Redundancia en la compra de materiales.
- Redundancia en los requerimientos.
- Falta de reportes para una toma de decisiones.
- Paralización de tareas y retraso en el proyecto.
- Disminución de utilidades.
- Operaciones - Administració
n - Seguridad
Entrega de EPP(equipo de protección personal)
El área de almacén está en la obligación de entrega estos EPP al personal operativo y supervisión, esto ocasiona formar una cola de más de 25 personas y al personal de almacén debe de estar más de la hora de trabajo (horas extras
- Pérdida del control de stock de EPP.
- No tener reporte de entregas de EPP (para el área de seguridad)
- Control de stock
- Operaciones - Seguridad
8 Ingeniería de Procesos
al personal necesario) porque tiene que entregar los EPP. El personal de almacén controla estos artículos en hojas físicas el cual tiene que ser registrado diariamente.
mínimo. - El personal operativo
realiza sus tareas con EPP no adecuados. Paralización de trabajos por seguridad.
4.2 Diagrama de iconos de proceso de atención en almacén
Almacen
Solicitante
Personal Solicita requerimiento
AdministracionPersonal de Compras
Administración envía lista de compras
aprobadas
Personal ALM verifica stock fisico
ALMACENERO
Personal ALM envía requerimiento a Aprobación para compra a falta de stock
Personal ALM Entrega requerimiento
ProveedorPersonal de solicita información de articulo
Personal de compras envía artículos comprados
Proveedor envía articulo solicitado
Personal ALM ingreso y almacenamiento de artículos comprado y o devoluciones de equipos y herramientas
ALMACENERO
Solicita EPP para cambio
Personal Almacén realiza llenado de formatos.
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4.3 Diagrama de Sub Proceso de la Empresa de Metal Mecánica Actual
4.3.1 Diagrama de flujo de sud proceso atención en almacén.
PROCESOS: ATENCIÓN DE ALMACÉN EN METAL MECANICAAREA:ALMACÉN
Personal Compras Logistica
Administración Abrogación de compra
AlmacenSolicitante Operaciones,
Seguridad, AdministraciónProveedores
Fase
INICIO
Personal solicita requerimiento de
EQP/MAT/HER
Personal ALM recepcióna
requerimiento
Personal ALM procede a verificar
stock fisico
Existe stock
Personal ALM procede adjuntar
articulo a lista
SI
Personal sol. Recibe HER/EQP/MAT
solicitado
Personal ALM procede adjuntar lista de compras a
ser aprobadas
no
Administración recibe lista ser
aprobada para la compra
Aprobación de lista
Envía lista a personal de
compras
Personal de compras recepcióna
listasi
Evalúa compra
Solicita información a proveedores
Proveedores evalúa solicitudes
Existe articulo solicitado
Proveedor envía articulo
si
Personal de compras recepcióna artículos comprado
Envía artículos comprados
Solicitante recibe negación de compra
no
Adiciona información para
aprobación de compra
no
Personal de almacén procede
ingresar artículos y registrarlo en
formatos
Se almacena articulos
FIN
ALM envía requerimiento al área solicitada
Recepcióna requerimiento
ALM: AlmacénEQP: EquiposMAT: MaterialesHER: Herramientas
Diagrama de flujo de manejo de almacén según documento de referencia SGI (PC-ALM-
001 PROCEDIMIENTO GESTION DE ALMACEN)
10 Ingeniería de Procesos
La mejora de procesos se aplicara en el área de administración y a sub área de Alancen
ya que es el área donde se centra las operaciones preliminares e importantes para la
planeación de los proyectos. El almacén es una entidad muy importante de la empresa,
es donde se encuentra los bienes de la empresa y eso es dinero de la empresa.
El almacén tiene procesos donde intervienen las áreas de operaciones y seguridad, con
la solicitud de información necesaria para cada área para su proyección.
4.4 Diagrama de actividades del proceso
La evaluación de la primera situación es cuando en el almacén existe artículo (material,
herramienta, equipo) requerido, Se tiene 6 horas en terminar la atención a la solitud de
un lista de requerimientos de más 35 ítems.
Nota: la recepción de requerimientos en lista es hasta 15:00 horas y entregas de requerimientos a partir
de las 17:00 horas a 18:00.
La evaluación de la primera situación es cuando en el almacén NO existe artículo
requerido, Se tiene 34.54 horas en terminar la atención a la solitud de un lista de
requerimientos de 35 ítems.
Situción: EXISTE ARTICULO EN ALMACEN op ins tras demora de progrmada
Paso Actividad V.A. Control otrosTiempo
(horas)
ACT-1 Personal elabora requerimiento l x 0.30
ACT-2 Envió de requerimiento a ALM l x 0.10
Espera en recepción de requerimiento l x 0.50
ACT-3 Personal ALM revisa requerimiento l x 0.15
ACT-4 ALM procede a verificar stock l x 0.60
espera procede a verificar stock fisico en almacen l x 1.20
ACT-5 ALM procede a adjuntar artículos a la lista de requerimiento l x 0.30
ACT-6 Personal ALM realiza documento de salida de ALM l x 2.30
ACT-7 Personal ALM envía requerimiento al área solicitada l X 0.50
ACT-8 Personal solicitante recibe el requerimiento l x 0.20
ALM: ALMACÉN
Total (hor) 6.15
11 Ingeniería de Procesos
5. Indicadores de gestión de almacén
El éxito de un proceso de mejora continua depende en gran medida de la solidez de su
proceso de retroalimentación, es decir, la capacidad de ajustar lo necesario en marcha. Para
ello es necesario contrastar los resultados en datos numéricos.
Uno de los indicadores es que tiene para la muestra de datos es la cantidad de
requerimientos atendidos contra los todos los requerimientos atendidos.
# Pedidos Atendidos
# Total de pedidos
Situción: NO EXISTE ARTICULO EN ALMACEN
Paso Actividad V.A. Control otrosTiempo
(horas)
ACT-1 Personal elabora requerimiento l X 0.30
ACT-2 Envió de requerimiento a ALM l X 0.10
Espera en recepción de requerimiento l X 0.30
ACT-3 Persomal ALM revisa requerimiento l X 0.15
ACT-4 ALM procede a verificar stock l X 0.30
espera procede a verificar stock fisico en almacen l X 1.20
ACT-5 ALM procede a enviar solitud a ADM a aprobacion para compra l X 0.10
ACT-6 ADM recibe solicitud y evalua l X X 0.10
ACT-7 ADM aprueba solicitud l X 1.50
espera a aprovacion verificacion con presupuesto de proyecto l X 1.80
ACT-8 ADM enviá lista aprobada a personal de compras l X 0.20
ACT-9 Personal de compras recepciona lista de compras l X 0.10
ACT-10 Persomal de compra solicita informacion a proveedores l X 2.50
espera información de articulos de distintos proveedores l X 5.50
ACT-11 Personal de compas realiza la compra l X 2.20
ACT-12 Personal de compras Envia articulos comprados a ALM l X 1.00
espera de envio trasnporte de material de un lugar a otro l X 12.00
ACT-13 Perosonal de ALM recepciona artiuclos l X 0.30
ACT-14 Personal de ALM realiza documento de entrada a ALM l X 2.10
ACT-15 Personal de ALM envia requerimiento a area solicitada l X 0.30
ACT-16 Perosonal ALM realializa documento de salida de ALM l X 2.30
ACT-17 Personal solicitante recibe el requimiento l X 0.20
ADM:ADMINISTRACION / ALM:ALMACÉN
Total (hor) 34.55
12 Ingeniería de Procesos
INDICADOR DE ACTIVIDAD DE ENTREGA DE EPP (equipo de protección personal)
La muestra tomada fu en plazo de 15 para la verificación de tiempos de atención de pedido de
EPP del personal operativo.
Pedidos
atendidos
Total de
pedidos
% de pedidos
atendidos
Todos los Pedidos
Atendidos
Semana 1 23 35 65.7% 100.0%
Semana 2 22 26 84.6% 100.0%
Semana 3 10 24 41.7% 100.0%
Semana 4 16 24 66.7% 100.0%
Semana 5 8 13 61.5% 100.0%
Semana 6 10 17 58.8% 100.0%
Semana 7 10 14 71.4% 100.0%
Semana 8 8 14 57.1% 100.0%
Semana 9 9 14 64.3% 100.0%
Semana 10 12 20 60.0% 100.0%
Semana 11 11 15 73.3% 100.0%
Semana 12 13 18 72.2% 100.0%
Semana 13 12 19 63.2% 100.0%
Semana 14 12 15 80.0% 100.0%
Semana 15 15 19 78.9% 100.0%
0.0%
20.0%
40.0%
60.0%
80.0%
100.0%
120.0% % DE REQUERIMIENTOS ATENDIDOS
% de pedidos atendidos
Tiempos de
Atención
/Nro. De
entrega de
EPP
Nro de Personas
solicitantes
Tiempo de
Atención
(min)
Día 1 17.0 51.0
Día 2 19.0 57.0
Día 3 24.0 72.0
Día 4 18.0 54.0
Día 5 12.0 36.0
Día 6 16.0 48.0
Día 7 20.0 60.0
Día 8 21.0 63.0
Día 9 15.0 45.0
Día 10 16.0 48.0
Día 11 15.0 45.0
Día 12 13.0 39.0
Día 13 16.0 48.0
Día 14 15.0 45.0
Día 15 18.0 54.0
13 Ingeniería de Procesos
Confiabilidad de StockDiferencias
encontrada
% de confiabilidad en
almacén
Stock Positivas 6 30%
Stock Negativas 11 55%
Stock reales 3 15%
La confiabilidad del almacén se mide en los inventarios que se hace. Se tomó la muestra de 20 tipos de
artículos se tomó inventario contra la relación en hojas físicas y se tuvo el siguiente resultado.
Este indicador de una muestra de toma de inventario se tuvo estas diferencias en los
stock encontrados, muestra que los artículos inventarios son 20 de los cuales se
encontró que el 30% de stock tiene diferencias positivas, 55% de artículos inventariados
tienen diferencias negativas y el 15% de artículos inventariados tienen stock físicos y
documentados iguales.
Cantidad real
Cantidad
teorica según
Inventarios
Diferencias
encontradasum
% de
confiabilidad
de stock
Articulo 1 67 70 3 und 95.7%
Articulo 2 45 45 0 mill 100.0%
Articulo 3 35 90 55 und 38.9%
Articulo 4 78 78 0 und 100.0%
Articulo 5 56 34 -22 und 164.7%
Articulo 6 49 60 11 und 81.7%
Articulo 7 89 100 11 und 89.0%
Articulo 8 78 58 -20 und 134.5%
Articulo 9 56 120 64 und 46.7%
Articulo 10 54 60 6 kg 90.0%
Articulo 11 97 60 -37 und 161.7%
Articulo 12 67 89 22 und 75.3%
Articulo 13 100 100 0 und 100.0%
Articulo 14 190 156 -34 und 121.8%
Articulo 15 200 256 56 und 78.1%
Articulo 16 345 376 31 und 91.8%
Articulo 17 26 45 19 und 57.8%
Articulo 18 19 67 48 und 28.4%
Articulo 19 27 13 -14 und 207.7%
Articulo 20 46 18 -28 und 255.6%
14 Ingeniería de Procesos
Estos datos muestran que en el área del almacén es confiable en sus stocks un 15% y
no solo es la falta de documentación de stock, es también el control de los activos no se
tiene un control adecuado del almacén.
Indicador de Gestión de atención de pedidos por tiempos Tiempos
6. Diagrama de Pareto.
Tabla de frecuencias
CAUSAS Frecuencia(*) Frec. Normaliza(**)
No tener stock suficientes 15 12.7%
Falta de identificación y verificación de artículos
13 11.9%
Demoras en la atención de requerimientos 14 11.0%
Herramientas en mal estado 10 8.5%
Compra de artículos sin certificación 7 5.9%
Compra de materiales a destiempo 6 5.1%
Falta de responsabilidad 3 2.5%
Falta de control de artículos O/C 3 2.5%
No tener artículos documentados 5 4.2%
Falta generación de informes 6 5.1%
Falta controles de kardex 8 6.8%
Falta controles de ingreso y salida de artículos
7 5.9%
Falta controles de préstamo y devolución de herramientas
8 6.8%
No tener historial de inventarios 6 5.1%
Falta mantenimientos de equipos 4 3.4%
No contar con TI para controles en Almacén
3 2.5%
Tiempos de
Atención
/Nro. De
pedidos
Cantidad Pedidos
Tiempo de
Atención
Horas
Día 1 4.0 7.0
Día 2 3.0 6.0
Día 3 2.0 5.0
Día 4 5.0 8.0
Día 5 4.0 7.0
Día 6 2.0 4.0
Día 7 3.0 7.0
Día 8 2.0 6.0
Día 9 3.0 6.0
Día 10 2.0 4.0
Día 11 1.0 3.0
Día 12 6.0 8.0
Día 13 2.0 5.0
Día 14 4.0 4.0
Día 15 5.0 7.0
15 Ingeniería de Procesos
Tabla de frecuencias ordenadas
CAUSAS Frecuencia (*) Frec.
Normaliza(**) Frec. Acumulada
No tener stock suficientes 15 12.7% 12.7%
Demoras en la atención de requerimientos
14 11.9% 24.6%
Falta de identificación y verificación de artículos
13 11.0% 35.6%
Herramientas en mal estado 10 8.5% 44.1%
Falta controles de kardex 8 6.8% 50.8%
Falta controles de préstamo y devolución de herramientas
8 6.8% 57.6%
Compra de artículos sin certificación
7 5.9% 63.6%
Falta controles de ingreso y salida de artículos
7 5.9% 69.5%
Compra de materiales a destiempo
6 5.1% 74.6%
Falta generación de informes 6 5.1% 79.7%
No tener historial de inventarios 6 5.1% 84.7%
No tener artículos documentados
5 4.2% 89.0%
Falta mantenimientos de equipos
4 3.4% 92.4%
Falta de responsabilidad 3 2.5% 94.9%
Falta de control de artículos O/C
3 2.5% 97.5%
No contar con TI para controles en Almacén
3 2.5% 100.0%
*Frecuencia: Es la cantidad numérica de causas que se repite en la elaboración y atención de
requerimientos en almacén.
**Frecuencia Acumulada: es el valor calculado en porcentaje (%). (
∑ )*100
16 Ingeniería de Procesos
El Análisis de este diagrama Pareto es que el 20% de demoras, falta de stock que son las causas en
general para que el 80% de los proyectos no culminen en el tiempo establecido según orden de
compra.
7. Diagrama de causa efecto.
17 Ingeniería de Procesos
8. PROPUESTA DE MEJORA Y REDISEÑO DE PROCESOS EN ALMACEN
Objetivo
El objetivo principal con el rediseño de procesos dela área de almacén es reducir el tiempo
de atención, mejorar el control de los activos y optimizar el trabajo del almacén.
Para logras estos objetivos es implementado y rediseñando el flujo de trabajo y dividiendo
las tareas en 03 procesos que se está implementado, para esto se desarrolló una
aplicación de escritorio. Esto sistema que se desarrolló es con el fin de apoyar y mejorar la
atención en el área del almacén.
8.1 PROPUESTA DE MEJORA CON APOYO DE UN SISTEMA DE INFORMACION.
La propuesta de mejora es el uso de un sistema de información, el cual automatice todo el
flujo de información que se tiene en el almacén.
La tarea principal de la logística de almacén es el mantenimiento de proceso sin
complicaciones de los diversos flujos de información y materiales. Solo mediante la
permanente optimización de los procesos logísticos es posible aprovechar adecuadamente
los potenciales de ahorro de gastos disponibles.
MEMESIS tomó este requerimiento central como una ocasión para incluir una solución
innovadora capaz de asegurar un control eficiente de complejos procesos de flujo de
materiales en todo momento en el sistema de administración de almacén desde el principio
mismo.
Aunque cada producto tiene por naturaleza sus propias características, es necesario
representar y respaldar completamente los procesos comerciales del operador del almacén
en una escala uno a uno.
El sistema de MEMESIS puede emitir estos reportes.
• Informes de stock y kadex de artículos.
• Reporte en el caso de extravío de herramientas o equipos.
• Reporte de entradas a la fecha de artículos
• Reporte de salidas de materiales a la fecha por día, por proyecto.
• Reporte de entrega de EPP por persona (cantidad consumida).
• Reporte de entrega de EPP por proyecto, por día.
• Reporten stocks mínimos.
• Reporte de inventarios.
• Reporte de préstamo de herramientas por fecha
• Reporte de préstamo de herramientas por responsable
• Reporte de préstamo de herramientas por proyecto
18 Ingeniería de Procesos
INFRAESTRUCTURA DE TRABAJO DE SISTEMA DE INFOMACIÓN MEMESIS
INTERNET
USUARIO
Sistema de Almacén MEMESIS
Servidor de Datos MySQL
Usuarios remotos
RED METAL
8.2 PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS EN EL ALMACEN
Se identifica 03 procesos específicos para la mejora y rediseño de sus procesos de
ejecución de actividades.
El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que tiene que
brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y objetivos generales que contempla la
estrategia de la empresa, en aras de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la
misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificación
y organización se encuentran.
INFORMACIÓN
19 Ingeniería de Procesos
8.3 PROCESOS DE RECEPCIÓN, CONTROL E INSPECCIÓN
PROCESO:DE RECEPCIÓN, CONTROL E INSPECCIÓN ÁREA: ALMACÉN
ACTIVIDADES PROCESOS
Recepción de los artículos comprados, enviados al almacén principal de la empresa.
Inspeccionar cuantitativa y cualitativamente, el artículo comprados para determinar si el artículo cumple o el no con las condiciones negociadas según guía, facturas u orden de compra.
En caso de no cumplir con los requerimientos necesarios para el registro de los artículos comprados se envía a un área de espera de la documentación solicitada o devolución del artículo a proveedor.
Si el artículo comprado cumple con las exigencias de documentos y físicos se procede a registrar en el sistema según información de documentos. -Precios. -Cantidad. -Descripción.
Procede Identificar cada artículo con el código generado al momento de registrar los artículos. (MM-00001)
El personal de almacén debe de guardar una copia de documentos que se adjuntan al artículo, cuando este ingrese al almacén (facturas, boleta de venta, guías de remisión)
Procede a almacenar artículos según corresponda.
PROCESO:RECEPCION, CONTROL E INSPECCIONAREA:ALAMCÉN
Personal Compras Logistica
Almacen ProveedoresSistema
MEMESIS
Fa
se
Inicio
Proveedor envía Artículos
Comprados
Personal Almacén
Recepcióna Artículos
Personal verifica
existencias y documentacion
Es conforme
Verifica envió de artículos comprados
No
Artículos enviados a área
de espera oSe envía a
Devolución
Personal Almacén Solicita documentación
a Logística
Personal Procede a registrar en el
sistema
SI
Datos Guardados
en el Sistema
Personal Procede a identificar los
artículos ingresados
Personal Procede a almacenar
artículos según corresponda
FIN
20 Ingeniería de Procesos
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere
de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. La recepción es el
proceso de planificación de las entradas de unidades, descarga y verificación tal y como se
solicitaron mediante la actualización de los registros.
DIAGRAMA DE ICONOS DEL PROCESO DE RECEPCIÓN, CONTROL E INSPECCIÓN
Llegada de artículos
Control de existencias según Orden de compra, guías o facturas.
No es conformeEs
conforme
Área de no conformidad
No conformidad
Operario Almacén Procede a registrar en el sistema
-Precios-Cantidades-Descripcion
GuíasFacturas
O. de compra
A la espera de documentación por administración
Sistema de Almacén MEMESIS
Personal de almacén procede a Identificar articulo
ingresado. (MM-00001)Herramientas
EquiposMaterial
Procede al almacenar en el lugar adecuado según tipo
Material, herramientas o equipos
GuíasFacturas
O. de compra
Logística verifica envios
21 Ingeniería de Procesos
8.3 PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP
PROCESO: PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP
ÁREA: ALMACÉN
ACTIVIDADES DIGRAMAS Ubicar los artículos en los lugares determinados de almacenamiento según corresponda Herramientas, Equipos y Materiales (eléctricos y mecánicos). Guardar físicamente los productos hasta que sea demandado por el solicitante. El personal de almacén está en constate verificación de control de stock y de kardex según sea solicitadas por otras áreas. Para el control de stock, kardex y de más reportes es solicitado al sistema. Si hay diferencias de stock de cualquier artículo, se solicita aprobación de administración para ingresar o retirar la diferencia encontradas en el sistema previa investigación de stock por el kardex. En caso de que se encuentre equipos o herramientas en mal estado, perdida se realiza la salida en el sistema con previa autorización de administración con un reporte de avería o pérdida. El personal de almacén tiene que verificar la condición física del equipo para su mantenimiento correspondiente según cronograma de SGI (sistema de gestión integrado) El personal de Almacén tiene la labor de entregar EPP cuando es solicitado por el personal operativo. Para esto utiliza el sistema MEMESIS solicitando información al operario por su nro. de DNI.
PROCESO: PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP ÁREA: ALMACÉN
Personal Operativo
AlmacenAdministración
OperacionesSeguridad
Sistema MEMESIS
Fase
Inicio
Personal Almacén ubica
Y adecua los artículos en
almacén según corresponda
El personal Verifica Stock
físico, teórico y kardex
Realiza reporte stock y kardex
Se realiza cambios de stock en el
sistema según
articulo
Hay Diferencias
Solicita aprobación de Administración
SI
Administración recibe solicitud
previo documento (rtp.
Perdida, baja, variación de
stock)
Aprobación
Almacén procede a realizar los
cambios en el Sistema
si
Administración Solicita mas
información a Almacén caso
contrario procede ha
realizar descuentos
NO
Envía información al área solicitada
NO
FIN
22 Ingeniería de Procesos
El personal de almacén tiene la obligación de solicitar a administración la aprobación de compra de artículos de EPP para abastecimiento a proyectos y entrega al personal operativo. Si el área de seguridad solicita información de entregas de EPP al personal, este tiene que solicitar a almacén y solicitar el reporte al sistema. El personal del almacén tiene la obligación de la toma de inventarios programados cada 03 meces según cronograma de SGI (sistema de gestión integrado) para esto se solicita el reporte de inventarios al sistema MEMESIS.
PROCESO: PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP (entrega de
EPP al personal que solicita) ÁREA: ALMACÉN
Personal Operativo
AlmacenAdministración
OperacionesSeguridad
Sistema MEMESIS
Fase
Inicio
FIN
Personal Operativo
solicita cambio de EPPs
Personal Almacén recepciona solicitud
Personal Almacén procede a realizar el cambio
Realiza la entrega de EPP en el sistema
indicando Nro de DNI
del Operario
Personal Almacén Entrega EPP al Operario
Personal Operativo
recibe cambio de EPPs
Personal Almacén verifica stock mínimos de EPP
Administración aprueba compra de EPP
Es necesario
NO
SISe envía requerimiento personal de compras
Solicita reporte de
stock minimos
El almacenamiento o almacén es el subproceso operativo concerniente a la guarda y
conservación de los artículos con los mínimos riesgos para el abastecimiento y producción.
ZONAS DE UN ALMACÉN
Recepción: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepción
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los artículos almacenados. De
adaptación absoluta a las artículos albergadas, incluye zonas específicas de stock para
artículos, materiales, equipos, herramientas, artículos espéciales, devoluciones, etc.
Preparación de pedidos o CheckList: zona donde son ubicados las artículos tras pasar
por la zona de almacenamiento, para ser preparadas según solicitud del área.
Salida, verificación o consolidación: desde donde se produce la expedición y la
inspección final de los artículos para ser enviados con documento de salida de almacén.
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y máquinas. Diseñados también
para permitir la total maniobrabilidad de las máquinas.
Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones
propias de almacén.
23 Ingeniería de Procesos
Horario de atención de entrega de EPP. Se estableció un horario de entrega de EPPs y
es de 17:30 horas a 18:00 horas.
Horario de atención de entrega de requerimiento. Se estableció un horario de recepción
de lista de requerimiento hasta las 15:00 horas y el recojo de requerimientos de 17:00
horas a 18:00 horas.
DIAGRAMA DE ICONOS PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP
Personal Almacén
Sistema de Almacén MEMESIS
Operaciones
Administración Seguridad
Solicita Información
Verificación de Stock en el sistema
Impresión de reportes
-Almacenero procede a almacenar articulos según corresponda.-Verificación de stock físico. Esta información debe de Ser igual de cantidad que en el sistema
Administración
-Almacén Solicita aprobación de compra EPP*-Almacén Solicita aprobación de Retiros en el sistema (Avería, Perdida, diferencias de stock)
Logística
Envía solicitud de compra de EPP
Reportes
(*)EPP Equipo de Protección personal.
Informes de stock y kadex de artículos.Reporte en el caso de extravío de herramientas o equipos.Reporte de entradas a la fecha de artículosReporte de salidas de materiales a la fecha por día, por proyecto.Reporte de entrega de EPP por persona (cantidad consumida).Reporte de entrega de EPP por proyecto, por día.Reporten stocks mínimos.Reporte de inventarios.Reporte de préstamo de herramientas por fechaReporte de préstamo de herramientas por responsableReporte de préstamo de herramientas equipos por proyecto
Realiza modificación de stock en el sistema
DIAGRAMA DE ICONOS PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP(entrega de EPP)
Personal Operativo
Personal Almacén
Sistema de Almacén MEMESIS
Solicita cambio de EPP
Solicita Nro de DNI
-Hace entrega de EPP en el Sistema-Solicita reporte de entrega de EPP de un personal operativo en especial
Realiza el cambio
Entrega EPP
24 Ingeniería de Procesos
INDICADOR DE TIEMPO DE ATENCIÓN DE CAMBIO DE EPPs
Este indicador nos muestra que el tiempo de cerca disminuye de 3min. a 1.2min. la
espera de atención en el Almacén ha disminuido debido que el personal de Almacén ya
no tiene que buscar su registro y tampoco llenar los datos del personal solicitante. El
nueva actividad solo tiene registrar la entrega en el sistema y este automáticamente
disminuirá el stock de dicho artículo.
8.4 PROCESO DE RECEPCIÓN DE PEDIDOS Y ATENCION.
En eta parte del proceso primeramente se estableció el horario de atención.
Recepción de lista de requerimientos es hasta las 15:00 y el recojo de
requerimientos es a partir de las 17:00 horas a 18:00 horas con esta
modificación de actividades para el personal del almacén tiene como límite de
atención hasta las 18:00 caso contrario caerá en responsabilidad del Almacén
de todas las tareas retrasadas del proyecto en cuestión.
Se redujo la carga de personal de 03 a 02 operarios en almacén con horario de
trabajo de 07:00 a 18:00, de lunes a sábado.
PROCESO: ROCESO DE RECEPCIÓN DE PEDIDOS Y ATENCION ÁREA: ALMACÉN
ACTIVIDAD
El personal de almacén solo tiene que recibir los requerimientos de hasta 15:00 horas caso contrario el requerimiento se atenderá al día siguiente. Verifica la lista de requerimientos, artículos y stock que se tiene en el almacén. Almacén informa al supervisor residente de stock que no tiene para que solicite su requerimiento de compra. Almacenero procede a adjunta los artículos existentes a la lista de requerimientos según el proyecto solicitado. El almacenero procede a enviar los artículos al área de pedidos por recoger según orden de pedido.
Tiempos de
Atención
/Nro. De
entrega de
EPP
Nro de Personas
solicitantes
Tiempo de
Atención
(min)
Tiempo de
Atención
mejorado
(min)
Día 1 17.0 51.0 20.4
Día 2 19.0 57.0 22.8
Día 3 24.0 72.0 28.8
Día 4 18.0 54.0 21.6
Día 5 12.0 36.0 14.4
Día 6 16.0 48.0 19.2
Día 7 20.0 60.0 24.0
Día 8 21.0 63.0 25.2
Día 9 15.0 45.0 18.0
Día 10 16.0 48.0 19.2
Día 11 15.0 45.0 18.0
Día 12 13.0 39.0 15.6
Día 13 16.0 48.0 19.2
Día 14 15.0 45.0 18.0
Día 15 18.0 54.0 21.6
765.0 306.0
25 Ingeniería de Procesos
El Almacenero adjunta a los artículos solicitados los documentos (formatos y documentos de control interno) de salida del almacén, si es de préstamo de herramientas, equipos o material consumible. También se debe de adjunta documento de entrada a la minera como son los doc. ANEXO A (herramientas y/o equipos) y ANEXO B (materiales). Estos documentos se imprimen del sistema MEMESIS en el momento que se realiza la documentación de la salida de materiales de la empresa. Para el caso de las devoluciones de préstamo de herramientas y/o equipos el personal de almacén recepcionara según el código del articulo (MM-00001), esta determinara a quien y cuando fue prestada esta información es brindada por el sistema MEMESIS. Cada artículo prestado debe de ser regresado e ingresado a almacén debe de estas en condiciones operativas caso contrario se deberá hacer el reporte respectivo (según doc. SGI) para su mantenimiento o reemplazo respectivo esto aplica también cuando es por perdida de herramientas o equipos.
DIAGRAMAS
PROCESOS: Recepción de pedidos, atención y devolución de prestamos (DEVOLUCIONES)AREA:ALMACÉN
Personal Compras Logistica
Administración Abrogación de
compraAlmacen
Solicitante Operaciones, Seguridad
ProveedoresSistema MEMESIS
Fase
INICIO
Realiza Solicitud de devolución de
equipos/herramientas
Condición Operativa?
Almacenero realiza
verificación física de las
devoluciones según lista
Verificación de código
SI
Procede a hacer la
devolución en el sistema Almacenero
ingresa artículos según
corresponda
Supervisión realiza reporte
NO
Envía reporte o informe a
Administración para aprobación
Aprobación Reporte
Almacenero procede hacer el
retiroSI
Retira stock del sistema
Se realiza el descuento
correspondiente
NO
Almacenero imprime
documentos para archivo adjunta
reporte o informe
FIN
26 Ingeniería de Procesos
PROCESOS: Recepción de pedidos, atención y devolución de prestamosAREA:ALMACÉN
Personal Compras Logistica
Administración Abrogación de
compraAlmacen
Solicitante Operaciones, Seguridad
ProveedoresSistema MEMESIS
Fase
INICIO
Realiza Solicitud de requerimiento
de material o Prestamos de
equipos/materiales
Recibe lista de requerimietos
Verifica Lista de requerimiento
Informa solicitante de
Stock o material que no tiene en
Almacen
Existe articulo solicitado
NO
Realiza Solicitud de compra
Envía a Administración
para aprobación
Administración verifica lista
Aprueba?
Envía Lista a Logistica
si
Logística evalua solicitud y solicita
información
Recepciona pedido
Envia informacion Logística procede realizar la compra
Proveedor envía requerimiento
Verifica envíos al almacén principal
Almacén procede a adjunta los
artículos según lista
Si
Realiza los movimientos en el sistema
Almacenero realiza la
impresión de documentos de
salida según corresponda
NO
Almacenero envía documentos y
artículos al área de pedidos para
ser entregados al supervisor
Personal Supervisor
recepciona según lista lo solicitado
Artículos enviado al proyecto.
FIN
Verificación de stock en el sistema
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Con la aplicación de este nuevo proceso y la ayuda del sistema MEMESIS se redujo bastante
tiempo en la realización de documentos de salida en 2.55 horas de una lista de más 35 ítems
Situción: EXISTE ARTICULO EN ALMACEN op ins tras demora de progrmada
Paso Actividad V.A. Control otrosTiempo
(horas)
ACT-1 Personal elabora requerimiento l x 0.30
ACT-2 Envió de requerimiento a ALM l x 0.10
Espera en recepción de requerimiento l x 0.20
ACT-3 Personal ALM revisa requerimiento l x 0.15
ACT-4 ALM procede a verificar stock l x 0.10
espera procede a verificar stock fisico en almacen l x 0.10
ACT-5 ALM procede a adjuntar artículos a la lista de requerimiento l x 0.30
ACT-6 Personal ALM realiza documento de salida de ALM l x 0.60
ACT-7 Personal ALM envía requerimiento al área solicitada l X 0.50
ACT-8 Personal solicitante recibe el requerimiento l x 0.20
ALM: ALMACÉNTotal (hor) 2.55
27 Ingeniería de Procesos
INDICADORES DE TIEMPO DE ATENCION DE PEDIDOS EN AALMACEN
Con la ayuda del sistema y el rediseño de los proceso y actividades se redujo con bastante
eficacia el uso del tiempo de atención de pedidos en 3.7 horas aproximadamente por día de
trabajo.
VENTAJA OBTENIDAS DE LA APLICACIÓN Y MEJORA DE LOS PROCESOS EN EL
ALMACEN.
- Reducción de personal de 03 a 02 operarios en almacén
- Reducción de tiempo de atención de pedidos.
- Nuevos controles para la no perdida de herramientas y/equipos.
- Mejor desempeño en la ejecución de proyectos.
- Generación de reporte de control.
- Mejor control de los bienes de la empresa.
- Verificación de status de artículo proporcionado por el sistema MEMESIS.
- Mejor calificación obtenida en el SGI por SGS ( 95.8 pts Julio 2014 Proveedor A+)
CONCLUSIONES
Actualmente la empresa se encuentra en constante cambio para cubrir necesidades y
expectativas de los clientes y para poder anticiparse a los futuros requerimientos del mercado.
Por tanto, las empresas competitivas deben estar en constante cambio innovando y mejorando
sus procesos para hacerlos más eficientes y que generen mucho valor a la empresa.
Al estandarizar los procesos de manejo de almacén se logró que los tiempos de ocio de la
personal en almacén sean más aprovechados y se logró en la reducción de 01 personal
operativo.
Todos estos diagramas se adjuntan al procedimiento interno de Almacén según reglamento de la
empresa y SGI y fueron presentados SGS del Peru en la última auditoría realizada Julio 2014.
Tiempos de
Atención
/Nro. De
pedidos
Cantidad Pedidos
Tiempo de
Atención
Horas
Reduccion
de Tiempo
Día 1 4.0 7.0 3.3
Día 2 3.0 6.0 2.3
Día 3 2.0 5.0 1.3
Día 4 5.0 8.0 4.3
Día 5 4.0 7.0 3.3
Día 6 2.0 4.0 0.3
Día 7 3.0 7.0 3.3
Día 8 2.0 6.0 2.3
Día 9 3.0 6.0 2.3
Día 10 2.0 4.0 0.3
Día 11 1.0 2.0 0.2
Día 12 6.0 8.0 4.3
Día 13 2.0 5.0 1.3
Día 14 4.0 4.0 0.3
Día 15 5.0 7.0 3.3