Colegio B.V.M. Irlandesas Nuestra Señora de Loreto Informática 4º E.S.O.
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Colegio B.V.M. Irlandesas Nuestra Señora de Loreto
Francisco Suárez Balbuena
Tratamiento de una
Base de Datos
4º E.S.O.
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BASE DE DATOS ACCESS
Microsoft Access es la aplicación de base de datos relacional de Microsoft
Office.
Una base de datos es una colección de información organizada, agrupada
como un todo. En realidad, las bases de datos son herramientas que utilizamos casi todos los días,
muchas veces sin tener conciencia de ello. El ejemplo más típico de uso de las bases de datos es
una agenda telefónica.
Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de
música.
Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están
almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de
los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo
que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría
que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario
modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza
automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único
archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde
Internet o desde una intranet.
Se almacenan los datos una vez en una tabla y se pueden ver desde varios lugares. Cuando se
actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.
Un sistema de gestión de base de datos (SGBD) computerizado es un programa de
ordenador que le ayuda a almacenar, recuperar, ordenar, analizar e imprimir la información
contenida en una base de datos. Microsoft Access es un SGBD relacionales, es decir, permite la
creación de relaciones entre conjuntos de datos semejantes.
En una base de datos la información es almacenada en una tabla, que presenta un aspecto
similar a una hoja de cálculo, distribuida en filas y columnas. En la jerga de las bases de datos, las
filas reciben el nombre de registros, las columnas el de campos y los encabezados de las columnas
se conocen como nombres de campo. Un registro es un conjunto de campos relacionados entre sí.
Un archivo está formado por la unión de varios registros.
Las tablas son estructuras muy sencillas y comprendidas por todos. Se denomina base de
datos simple a la comprendida por una sola tabla de datos. Muchas veces una base de datos simple
solucionará nuestros problemas, como por ejemplo en el caso de la agenda telefónica. Sin
embargo, en otros casos no será suficiente, por ejemplo, en el caso de una empresa cualquiera que
tenga que realizar una facturación, necesitará una tabla para los clientes, otra para los artículos que
venda y en una tercera tendrá las facturas emitidas. Así, si un cliente cambia de domicilio, por
ejemplo, no tendremos que modificar todas sus facturas, sino simplemente modificaremos el
campo correspondiente en la tabla clientes. Estas tablas además deben de estar relacionadas o
enlazadas entre sí, surgen de este modo las bases de datos relacionales.
Microsoft Access no es más que un programa informático con el que podremos gestionar
bases de datos relacionales. La posibilidad de emplear más de una base de datos simultáneamente
y relacionarlas entre ellas, supone una enorme ventaja en el momento de trabajar con bases de
datos.
http://www.aulaclic.es/access-2013/index.htm
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OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS 1. TABLA: Almacena la información en un formato de filas y columnas similar a una hoja de
cálculo.
2. CONSULTA: Extrae los datos de una tabla en base a los criterios especificados por el usuario.
Permite examinar campos de diferentes tablas dentro de un mismo registro.
3. FORMULARIO: Muestra la información de una tabla en un formato personalizado por el usuario.
Permiten examinar, editar e imprimir datos. Puede mostrar información procedente de más de
una tabla o consulta.
4. INFORME: Muestra e imprime los datos de una tabla o consulta en un formato personalizado,
definido por el usuario. No es posible editar los datos de un informe. Pueden contener
información procedente de más de una tabla o consulta.
5. MACRO: Automatiza las acciones comunes de una base de datos en base a una serie de
comandos y acciones especificados por el usuario.
6. MÓDULO: Automatiza operaciones complejas que no pueden ser llevadas a cabo mediante
macros. Son procedimientos escritos en Access Basic (“Visual Basic”).
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MANTENIMIENTO DE UNA BASE DE DATOS
A medida que vayamos utilizando nuestra base de datos, necesitaremos realizar diversas
tareas que nos permitan proteger y mantener actualizada la información de la base de datos. Para
ello es conveniente realizar:
1. COPIAS DE SEGURIDAD.
Podemos evitar la pérdida de información de vital importancia.
2. COMPACTAR Y REPARAR:
Los archivos de base de datos pueden crecer en tamaño rápidamente conforme se utilizan,
lo que puede llegar a afectar al rendimiento. También pueden resultar dañados en algún momento.
Puede utilizar el comando Compactar y reparar base de datos de Microsoft Office Access para
prevenir o solucionar estos problemas.
Los archivos de base datos son cada vez más grandes
A medida que agrega y actualiza los datos y cambia su diseño, aumenta el tamaño del archivo de
base de datos. Este aumento se produce por la incorporación de nuevos datos, pero también por
otros motivos:
Access crea objetos temporales ocultos para realizar diversas tareas. Algunas veces, esos
objetos temporales permanecen en la base de datos cuando Access ya no los necesita.
Cuando elimina un objeto de base de datos, el espacio en disco que ocupaba el objeto no
se recupera automáticamente: el archivo de base de datos sigue utilizando ese espacio en
disco aunque se haya eliminado el objeto.
Cuando el archivo de base de datos se llena con los restos de los objetos temporales y eliminados,
su rendimiento podría verse reducido. Es posible que los objetos se abran más lentamente, que las
consultas tarden más de lo normal en ejecutarse y que las operaciones habituales duren más tiempo.
Nota: Cuando se compacta una base de datos, los datos no se comprimen, sino que se reduce el
tamaño del archivo de base de datos al eliminar el espacio no utilizado.
Los archivos de base de datos pueden resultar dañados
En algunas circunstancias, puede que un archivo de base de datos resulte dañado. Si un archivo de
base de datos se comparte a través de una red y varios usuarios trabajan directamente con el archivo
al mismo tiempo, es muy poco probable que ese archivo resulte dañado. Pero las posibilidades de
que se dañe el archivo aumentan ligeramente si los usuarios modifican frecuentemente los datos
en los campos Memo, y el riesgo cada vez es mayor. Puede mitigar ese riesgo con el comando
Compactar y reparar base de datos.
Considere las siguientes acciones antes de compactar y reparar una base de datos:
Realice siempre una copia de seguridad Durante el proceso de reparación, Access
puede truncar algunos datos de tablas que están dañadas. A veces es posible recuperar estos
datos de una copia de seguridad. Además de la estrategia habitual de copia de seguridad,
debe hacer una copia de seguridad antes de usar el comando Compactar y reparar base
de datos. Para ello, puede usar el comando Realizar copia de seguridad de la base de
datos:
o Haga clic en el botón de Office. Aparece el Espacio de comandos contextuales.
o Elija Guardar y, a continuación, en la categoría Avanzadas, haga clic en Realizar
copia de seguridad de la base de datos.
Compactar y reparar automáticamente. A menos que comparta un archivo de base de
datos determinado con otros usuarios a través de una red, debe configurar la base de datos
para que se compacte y repare automáticamente.
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Registre la tabla de errores de recuperación del sistema Cuando Access no es capaz
de reparar todos los objetos de un archivo de base de datos dañado, los objetos que no se
pueden recuperar se registran en una tabla denominada MSysCompactErrors. Si hay
errores, Access abre la tabla MSysCompactErrors en la vista Hoja de datos.
Si dispone de una copia de seguridad de la base de datos realizada antes de que la base de
datos resultara dañada, puede usar la tabla MSysCompactErrors para determinar los objetos
que desea importar de la copia de seguridad a la base de datos reparada.
Obtenga acceso exclusivo a la base de datos cuando use el comando Compactar y
reparar base de datos Si usted es la única persona que usa la base de datos, puede omitir
el resto de esta sección e ir directamente a Compactar y reparar una base de datos.
Una operación Compactar y reparar requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos,
porque la operación puede interrumpir el trabajo de los demás usuarios. Cuando vaya a
ejecutar una operación Compactar y reparar, deberá notificárselo a los demás usuarios para
que no utilicen la base de datos durante ese tiempo.
Indique a los usuarios durante cuánto tiempo no deben usar la base de datos. Si ejecuta
operaciones Compactar y reparar periódicamente, mantenga un registro de cuánto tarda la
operación. Podrá realizar cálculos más precisos que orienten a los demás usuarios sobre
cuánto tiempo deben evitar usar la base de datos.
Obtenga permisos suficientes para ejecutar una operación Compactar y reparar Si
usa un archivo de base de datos de una versión anterior y trabaja en un grupo de trabajo,
tal vez desee compactar y reparar la base de datos usted mismo. Si no tiene permisos
suficientes y necesita compactar y reparar una base de datos, póngase en contacto con el
administrador del grupo de trabajo para solicitar asistencia.
Más información en el siguiente enlace:
Compactar y reparar bases de datos
3. CIFRAR CON CONTRASEÑA
Se cifra una base de datos de Microsoft Office Access cuando se necesita conciliar los datos y
evitar que usuarios no deseados la abran. Cuando desee evitar el uso no autorizado de una base de
datos de Access, considere cifrar la base de datos mediante una contraseña. Si conoce la contraseña
de una base de datos cifrada, también puede descifrar la base de datos y quitar su contraseña.
La herramienta de cifrado impide que otras herramientas puedan leer los datos y establece una
contraseña que se requiere para usar la base de datos.
1. Abra la base de datos en modo exclusivo.
¿Cómo abro una base de datos en modo exclusivo? a. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.
b. En el cuadro de diálogo Abrir, busque y seleccione el archivo que desee abrir.
c. Haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic
en Abrir en modo exclusivo. La figura siguiente es una representación del menú.
2. En la pestaña Archivo, haga clic en Información y después en Cifrar con contraseña.
Aparece el cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos.
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3. Escriba la contraseña en el cuadro Contraseña, vuelva a escribirla en el cuadro
Comprobar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos.
Más información en el siguiente enlace:
Cifrar una base de datos utilizando una contraseña de base de datos
TABLAS
Una vez que se ha planificado y creado una base de datos Access, el siguiente paso es generar las
tablas que nos permitan almacenar los datos. Son el fundamento de una base de datos. Los demás
objetos de la base de datos (Consultas, Formularios e Informes) dependen de los datos contenidos
en las tablas.
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva
toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla
Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y
los números de teléfono.
Las bases de datos relacionales, como Access, acostumbran a tener varias tablas relacionadas. En
una base de datos bien diseñada, cada tabla conserva datos de un tema en concreto, como
empleados o productos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los
campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.
1. Un registro: contiene datos específicos, al igual que información sobre un empleado en
particular o un producto.
2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de tabla, como el nombre o dirección
de correo electrónico.
3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o
PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO
Las características y comportamiento de las tablas y los campos se definen y controlan mediante
propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla;
así, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para indicar el modo en que
la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del
comportamiento del campo en cuestión. Las propiedades de campo también se pueden establecer
en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo. Cada campo presenta un tipo de
datos, que define la clase de información almacenada. Un tipo de datos pueden ser varias líneas de
texto o una moneda.
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RELACIONES DE TABLA
Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas
de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí.
Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de
cada artículo.
Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.
Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una
conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común.
Claves
Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por
lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de
claves:
Clave principal: una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal
está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla
de forma exclusiva. Access proporciona automáticamente un número de identificación
único (denominado número de Id.), que funciona como la clave principal. Para más
información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla.
Clave externa: una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene
valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo,
puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de
cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador
de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.
La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La
relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo,
suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se
identifica por el campo de clave principal (identificador).
Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos
correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuación, se crea una
relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el
identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información acerca del cliente
de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden
los registros de la tabla Pedidos.
1. Una clave principal se identifica mediante el icono de llave junto al nombre del campo.
2. Una clave externa, observe la ausencia del icono de llave.
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Ventajas de las relaciones
Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:
Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla,
existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el
nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo
en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos
de pedidos.
Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en
disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente
que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes,
especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos,
estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.
Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los
asuntos está separados en tablas de manera apropiada.
AGREGAR UNA TABLA A UNA BASE DE DATOS DE ESCRITORIO DE ACCESO Cree una tabla si tiene un origen de datos nuevo que no pertenezca a ninguna de las tablas
existentes. Son varias las opciones para agregar una tabla a la base de datos de Access, como crear
una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un
vínculo a una tabla de otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos). Cuando se crea una
base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede
introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos.
Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una base de datos de escritorio, vea
el artículo Agregar un campo a una tabla.
CREAR UNA TABLA EN UNA NUEVA BASE DE DATOS DE ESCRITORIO
1. En Archivo, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de
datos.
3. Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta.
4. Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos con una nueva tabla denominada Tabla1. Cambie el nombre de la
tabla en función del tipo de datos que almacena.
CREAR UNA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE
1. Haga clic en Archivo >Abrir y haga clic en la base de datos si figura en Reciente. Si no
aparece, seleccione una de las opciones de exploración para encontrarla.
2. En la pestaña Crear, haga clic en Tabla.
Se añade una nueva tabla y se abre en la vista Hoja de datos.
Más información en los siguientes enlaces:
Introducción a las tablas
Tareas básicas para una base de datos de escritorio de acceso
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CREACIÓN DE UNA NUEVA TABLA (VISTA DISEÑO) – PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Nos aparecerá el panel de la cuadrícula de diseño de tablas, que permite definir los nombres de
campos, tipos y descripción de los mismos.
NOMBRE DEL CAMPO: Pueden contener hasta un total de 64 caracteres (letras, números y
espacios). No puede haber dos campos con el mismo nombre.
DESCRIPCIÓN DE CAMPOS: Proporciona al usuario información acerca del objetivo del campo.
Es opcional y aparecerá en la barra de estado cuando el cursor de edición se encuentra situado
sobre el campo.
TIPO DE DATOS: Determina la clase de información que almacena un campo. Access dispone de
los siguientes tipos de datos:
Texto corto: Caracteres alfanuméricos hasta un total de 255 bytes (1 byte por carácter).
Texto largo: Caracteres alfanuméricos hasta un total de 64.000 bytes.
Número: Cualquier tipo de número.
Fecha/Hora: Datos de fecha y hora (8 bytes)
Moneda: Números redondeados con una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma
decimal y 4 posiciones decimales.
Autonumeración: Número de secuencia que se incrementa de forma automática a medida
que se añaden nuevos registros (es Entero Largo)
Sí/No: Valores lógicos (Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado)
Objeto OLE: Gráficos o cualquier otra información en formato binario.
Hipervículo: Está relacionado con la inclusión de vínculos a archivos y direcciones de
páginas Web. Datos adjuntos Calculado Asistente para búsquedas
CLAVE PRINCIPAL No es obligatoria establecerla, pero es recomendable que cada tabla tenga una clave
principal. La clave principal ayuda a Access a realizar su trabajo de forma más eficiente, ya que
identifica a cada registro de forma inequívoca. Los valores del campo Clave Principal no se pueden
repetir.
Para establecer Clave Principal en más de un campo (por ejemplo en una factura pueden
ser los campos “Nº de Factura” y “Cliente”) hay que usar la tecla Control y el ratón.
Los beneficios de la Clave Principal son:
a) Velocidad: Permite mejorar los procesos de consulta y otras funciones.
b) Ordenación: Access ordena y muestra automáticamente los registros de una tabla según la clave
principal.
c) Prevención de duplicados: Access no permite introducir dos registros con el mismo valor en el
campo clave principal.
d) Vinculación: Access mantiene las relaciones entre tablas vinculadas en base a un campo Clave
Principal común.
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control
adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un
campo seleccionado.
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Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las
características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de
valores válidos para el campo.
Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que
las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber
introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.
A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de
datos.
Tamaño del campo
- Para los campos Texto corto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres
que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 255 caracteres y valor máximo
de 255.
- Para el campo número estas son las opciones:
Byte:
(1 byte) De 0 a 255 (sin fracciones)
Entero:
(2 bytes) De -32.768 a 32.767 (sin fracciones)
Entero largo:
(4 bytes) De -2.147.483.648 a 2.147.483.647 (sin fracciones)
Simple:
(4 bytes) Números de 6 dígitos de precisión.
Negativos: -3’402823E38 a -1’401298E-45
Positivos: 1’401298E-45 a 3’402823E38
Doble:
(8 bytes) Números con 10 dígitos de precisión.
Neg: 1’79769313486232E308 a 4’94065645841247E-324
Pos: 4’94065645841247E-324 a 1’79769313486232E308
Id. de
replicación se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y
10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números
entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos
.accdb)
- Los campos Autonumeración son Entero Largo.
- A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.
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Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un
informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos e
Hipervínculo.
- Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son:
o Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
o Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo
monetario asignado en Windows como puede ser €.
o Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
o Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
o Estándar: presenta los valores con separador de millares.
o Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
o Científico: presenta el número con notación científica.
- Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
o Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor
es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de
los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93
05:34:00 PM.
o Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo.
Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
o Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-
2000.
o Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:
01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el
1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las
fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años
entre 1930 y 1999.
o Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
o Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
o Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
- Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo
son No, Falso y Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que
en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación
y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar
el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la
propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación.
- Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados anteriormente,
ya que el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores monetarios u
operaciones lógicas de verdadero/falso.
- Los campos Texto corto y Texto largo no disponen de formatos predefinidos, se tendrían
que crear formatos personalizados.
Si deseas más información sobre la personalización de formatos haz clic aquí.
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Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato
Número, Autonumeración o Moneda.
Máscara de entrada
Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que
los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo
Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___)
___-____.
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta
propiedad, y al cual accederemos desde la pestaña General, al hacer clic sobre el botón que
aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Sólo funciona
para los tipos de datos Texto o Fecha.
Si deseas más información sobre la personalización de máscaras de entrada haz clic aquí.
Título
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la
propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no
introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener
la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va
a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los
datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la
provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo
Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor
Valencia y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos
adjuntos, Calculado y Autonumeración.
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Regla de validación
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay
que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido
correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede
especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos
adjuntos, Calculado y Autonumeración.
Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de expresiones que se abre
al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en
ella. Para conocer un poco más sobre él pulsa aquí.
Texto de validación
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en
un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos sepa
el porqué de su error y pueda solucionarlo. Poe ejemplo, "La fecha de nacimiento no puede ser
menor de 1900, ni mayor que la fecha actual".
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumeración.
Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el
valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumeración.
Permitir longitud cero
Los campos Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores
de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.
Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las
consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones
de ordenación y agrupación.
Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un
índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Pero el indexado no es la panacea, tiene sus inconvenientes. No es recomendable crear índices en
tablas que contiene un gran volumen de datos y que además se actualizan constantemente, porque
el proceso interno de actualización de los índices puede ralentizar mucho las consultas sobre la
tabla.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin índice.
Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados
(dos filas con el mismo valor en el campo).
Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.
Si quieres saber más sobre los índices haz clic aquí.
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UTILIZAR VARIAS TABLAS: RELACIONES
Como ya hemos dicho, Access es un gestor de bases de datos relacionales. Veamos ahora
qué tipos de relaciones pueden existir entre tablas, cómo podemos crearlas y cómo modificarlas.
Nuestro objetivo es enlazar la información existente en distintas tablas sin necesidad de
duplicar datos, y, a la vez, disponiendo de toda la información existente en la base de datos.
Una vez que sepamos definir relaciones entre tablas, podremos crear consultas, formularios
e informes de varias tablas. Estos elementos son los que dotan de verdadera potencia a nuestra
base de datos.
Las bases de datos relaciones se caracterizan fundamentalmente por:
- Distribuyen toda la información en varias tablas, en lugar de condensar toda la información
en una sola tabla. Ello tiene la ventaja del ahorro de trabajo que supone no tener que
introducir información repetida.
- Al no duplicar información se ahorra no solo trabajo, sino también espacio.
- Facilitan el mantenimiento de los datos.
CREAR RELACIONES
Para crear relaciones entre dos tablas de una base de datos, ambas tablas deben tener un campo
común, y éste debe cumplir lo siguiente:
- Debe ser del mismo tipo en ambas tablas, aunque no es necesario que se llamen igual.
- Si el campo común es del tipo Numérico, la propiedad Tamaño del campo deberá estar
definida de la misma forma en ambos campos.
- En el caso de que la tabla primaria tenga el campo común del tipo Autonumérico, la tabla
secundaria debe tenerlo definido del tipo Numérico y con la propiedad Tamaño del
campo establecida como Entero largo.
- El campo común que corresponde a la tabla primaria debe ser un campo clave.
Para crear relaciones en Access debemos:
- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base
de datos.
- O bien, desde el botón de Archivo > Información.
En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en:
- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño.
- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de
datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos
indicar qué tablas queremos relacionar.
1. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación
haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.
También puedes seleccionar varias a la vez pulsando
CTRL.
2. Hacer clic sobre el botón Agregar.
3. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las
tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones.
4. Hacer clic sobre el botón Cerrar.
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Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.
Para crear la relación:
Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código de Película de la
tabla Alquiler).
Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo código
de Película de la tabla secundaria (Películas).
Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar
relaciones siguiente:
En la parte superior deben estar los nombres
de las dos tablas relacionadas (Películas y
Alquiler) y debajo de éstos el nombre de los
campos de relación (Código de Película en
ambos casos en este ejemplo, aunque no
tienen por qué llamarse igual). Ojo! La
información de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de
datos. No puedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no
es necesario que el nombre del campo sea el mismo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las
características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios porque una misma
película puede ser alquilada más de una vez).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y
Eliminar en cascada los registros relacionados.
Si quieres saber más sobre integridad referencial y operaciones en cascada haz clic aquí.
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Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.
Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones:
http://www.aulaclic.es/access-2013/t_6_1.htm
TIPOS DE RELACIONES En Access podemos definir tres tipos de relaciones:
- Relación de uno a muchos: Este es el tipo de relación más común. En este tipo de relación,
cada registro de la tabla A (tabla principal) puede tener más de un registro en la tabla B
(tabla secundaria), pero cada registro de la tabla B, sólo puede tener un registro enlazado
en la tabla A. Por ejemplo la tabla A puede ser la de Clientes y la tabla B la de Pedidos, ya
que cada cliente puede hacer varios pedidos.
- Relación de muchos a muchos: Cada registro de la tabla A puede tener más de un registro
enlazado en la tabla B y viceversa. Una película suele tener más de una actor, y, a la vez,
un actor puede interpretar más de una película.
- Relación de uno a uno: Es la más extraña, y en ella cada registro de la tabla A solamente
puede tener un registro enlazado de la tabla B y viceversa.
LA INTEGRIDAD REFERENCIAL Lo normal al crear relaciones de uno a muchos es obligar a que se cumplan en esa relación
las reglas de la integridad referencial. Estas reglas sirven para asegurarse de que los datos se
mantendrán correctamente relacionados una vez establecida la relación y de que no se eliminarán
datos accidentalmente. Estas reglas se pueden resumir en:
- No puede haber registros en una tabla secundaria que no estén enlazados a la tabla primaria.
- No se puede borrar un registro de la tabla principal si tiene enlazados registros en la
secundaria.
ELIMINACIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN CASCADA Una vez pedida integridad referencial, Access nos permite activar estas operaciones, que sirven
para que Access realice de forma automática estas operaciones con registros relacionados.
Activándolas podremos realizar aquellas operaciones que no estarían permitidas en la integridad
referencial, esto se debe a que Access se encargará de mantenerla.
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Actualizar en cascada los campos relacionados: Siempre que modifiquemos un valor
en la clave principal de un registro de la tabla principal, Access cambiará
automáticamente el valor del campo correspondiente al nuevo dato en todos los
registros relacionados de la tabla secundaria.
Eliminar en cascada los campos relacionados: Siempre que eliminemos registros de
la tabla principal, Access eliminará automáticamente los registros relacionados en la
tabla secundaria.
Cuando queramos ver o modificar las relaciones creadas anteriormente, hay que abrir el
cuadro Relaciones. Para editar una relación existente basta hacer doble clic sobre la línea de la
relación. Para borrarla hay que seleccionarla y pulsar Supr. Para agregar tablas se realiza mediante
el comando Relaciones, Mostrar tabla.
Esto nos servirá a la hora de usar varias tablas en consultas, formularios e informes.
CONSULTAS
Una consulta es una sentencia que le indica a Access qué clase de información necesitamos
extraer de una o más tablas. Son similares a los filtros en las listas de Excel, ya que permiten ver
sólo los datos que cumplen ciertas condiciones.
Antes de crear una consulta hay que planificarla, saber cuál es su objetivo, para ello hay
que identificar la tabla o tablas en la que podemos obtener la información y señalar cuál será la
información exacta que necesitamos (los campos).
CREACIÓN DE UNA NUEVA CONSULTA Hay varios tipos de consultas que se pueden crear en Access. Para crear una consulta
Access proporciona un asistente para crear consultas sencillas, pero
nosotros lo vamos a hacer desde el modo Diseño de consulta (menú
crear):
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Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará
los datos con un cuadro de diálogo parecido al anterior.
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.
Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas
añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE
definimos la consulta. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación:
- Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a
visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo
calculado.
- Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
- Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
- Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta
pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren
sólo los coches vendidos de una determinada marca, no es necesario mostrar el campo
marca, porque sería repetitivo y no aportaría información adicional.
- Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una
condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta.
Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores
Y (AND) y O (OR).
- O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
- Total: En principio no aparece. Para verla, Menú Ver y Totales o pulsar el botón
correspondiente: Σ. Nos sirve para agrupar por un campo determinado y además podemos
aplicarle alguna función: suma, promedio, máximo, mínimo, cuenta, …
Para añadir campos a la cuadrícula podemos:
- Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.
- Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón
del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la
columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.
- Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha
la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la
zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista
seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán
campos de la tabla seleccionada.
- También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vacía de la cuadrícula.
- Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').
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DEFINIR CAMPOS CALCULADOS
Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado también
podemos incluir campos calculados en las consultas.
¿Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una consulta? La respuesta dependerá de
cada caso concreto. Si el resultado de la expresión se va a utilizar frecuentemente en consultas,
listados o estadísticas, puede ser más interesante guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio
se trata de un cálculo más específico puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para
conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta.
Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresión en el
espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis será:
Nombre del campo: expresión
Por ejemplo,
a) Si disponemos de un campo Precio, podríamos realizar la siguiente expresión: Precio con
IVA: Precio * 1,21. Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos
cambios, como encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios
innecesarios, etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,21
b) Otro ejemplo NOM:[NOMBRE]& “ ” &[APELLIDOS] En este caso hemos llamado al
nuevo campo NOM y en el aparecerá el NOMBRE y los APELLIDOS de una misma
persona en el mismo campo y separados por un espacio en blanco, aunque en la tabla
correspondiente los tengamos por separado. Vemos que el carácter & nos sirve para añadir
más cosas a una misma orden.
Puedes ver cómo formar expresiones de forma manual pulsando aquí.
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CRITERIOS DE CONSULTA
La fila “Criterios” y la fila “o” de la cuadrícula QBE permiten especificar los criterios que
deben cumplir los registros que serán incluidos en el resultado de la consulta. Los criterios son
condiciones utilizadas para seleccionar registros. Probablemente esta característica es la más
utilizada con diferencia. Para generar un criterio o expresión podemos utilizar el botón Generar de
la barra de herramientas (o del menú que aparece pulsando el botón derecho del ratón).
Aunque las expresiones se pueden introducir en Access en muy diversos lugares, siempre
siguen las mismas normas:
- Los nombres de campos, tablas, consultas, formularios, informes y controles deben
escribirse entre corchetes ([ ]).
- Las fechas deben escribirse entre almohadillas (#).
- El texto debe escribirse entre comillas (“ ”).
- Las expresiones de los controles calculados deben ir precedidas del signo igual (=).
Las consultas complejas implican el uso de varias condiciones a la vez, estas condiciones
múltiples implican el uso de operadores especiales. Existen las siguientes condiciones:
a) Coincidencia Exacta.
b) Coincidencia con caracteres comodín:
* Cualquier número de caracteres.
? Un carácter individual.
# Un dígito individual.
[ ] Especifica un número de caracteres válidos encerrados entre corchetes.
(Ejemplo: B[AIU])
! Lograr coincidencias con cualquier carácter que no esté en la lista.
(Ejemplo: B[!AIU])
- Buscar un carácter en un rango de caracteres. (Ejemplo: B[A-U])
COMO Busca coincidencia con cualquier número de caracteres.
(Ejemplo: Como “[A-D]*” busca que comiencen por A, B, C, D)
c) Coincidencia por eliminación: NEGADO
d) Coincidencia de fechas (Ejemplo: Ahora(), 19/05/99,…)
e) Valores en blanco: NULO, NEGADO NULO (Hay que tener cuidado con los espacios
en blanco, ya que el ordenador los cuenta como caracteres).
f) Operadores de comparación: <, >, >=, <=, =, <>
g) Valores Sí/No.
h) Criterios Múltiples. Operadores lógicos:
Y: Busca los registros que coinciden con todos los criterios.
O: Busca los registros que coinciden con alguno de los criterios.
NO: Busca los registros que no coinciden con los criterios.
ENTRE: Busca los registros que coinciden con un determinado rango de valores.
EN: Busca los registros con valores en el mismo campo.
AGRUPACIÓN DE REGISTROS Y TOTALES
Para terminar con las consultas veremos un tipo especial de consultas llamadas consultas
de agrupación y de totales.
Implican dos operaciones:
- Agrupar los registros de nuestras tablas por algún concepto (normalmente el valor de un
campo).
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- Realizar alguna operación de tipo estadístico, como contar, sumar, calcular medias,...
Para crear una consulta de agrupación o de totales, basta pulsar el botón Totales Σ de la
barra de herramientas en la ventana de diseño de la consulta (así aparece la fila Total en la
cuadrícula QBE), añadiremos los campos correspondientes a la cuadrícula QBE y utilizaremos las
distintas opciones de la fila Total.
La fila Total mediante un menú desplegable, nos permite seleccionar las siguientes
opciones:
a) Suma: Calcula la suma de un valor numérico.
b) Promedio: Realiza la media aritmética.
c) Min: Localiza el valor mínimo de un campo.
d) Máx: Halla el valor máximo
e) Cuenta: Cuenta el número de registros que no están en blanco.
f) Primero: Muestra el valor del campo de primer registro.
g) Último: Muestra el valor del campo del último registro.
h) DesvEst: Calcula la desviación típica de los valores numéricos.
i) Var: Calcula la varianza de los valores numéricos.
Situaciones que se nos pueden presentar:
- Si deseamos realizar algún cálculo sobre todos los registros de la tabla. Simplemente
tenemos que seleccionar la operación que deseemos realizar sobre todos los registros de la
tabla en la fila Total.
- Si deseamos realizar una operación de subtotales por grupos de registros. Seleccionaremos
la opción Agrupar por en la fila Total correspondiente a los campos que deseemos agrupar
y seleccionaremos la operación de total que queramos en otro campo.
- Que además de calcular un total y de realizar una agrupación, deseemos incluir
condiciones. Para ello simplemente tendremos que usar las filas de criterios para indicar
las condiciones como si se tratara de cualquier otra consulta.
IMPRIMIR Podemos imprimir cualquier consulta con las órdenes habituales de Office: Vista
Preliminar, Configurar Página e Imprimir del menú Archivo.
PROPIEDADES DE UNA CONSULTA
Es posible mostrar y modificar las propiedades de una consulta, de las listas de campos que
utiliza dicha consulta, o de los campos individuales de la hoja de respuestas. Para editar las
propiedades de cualquiera de estos objetos, hay que ejecutar el comando Propiedades del Menú
Ver.
Propiedades de la Consulta:
Debemos hacer clic en la zona de datos de la consulta y presionar el botos de Propiedades.
a) Descripción: Esta opción se utiliza para crear un comentario sobre la operación que
realiza la tabla.
b) Mostrar todos los campos: Permite indicar si tienen que aparecer todos los campos
de la tabla seleccionada en la zona de datos.
c) Valores superiores: Permite indicar los valores más altos o más bajos del campo
situado en la primera columna de la izquierda de la cuadrícula QBE.
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Base de Datos. Microsoft Access. Página 23
d) Valores únicos: Utilizando esta opción se le puede indicar a la consulta que nos
muestre registros cuyos datos de los campos sean iguales. Por defecto toma el valor
NO, indicando que se mostraran los registros duplicados existentes que coincidan con
los criterios de la consulta. Para excluir los valores duplicados hay que introducir el
valor SI.
e) Registros Únicos: Es una opción muy similar a la anterior pero en este caso podemos
omitir los registros que contengan en todos sus campos los mismos datos que en otro
registro.
f) Permiso de Ejecución: Permite asignar autorizaciones de lectura, escritura o
modificación.
g) Base de Datos origen: Podemos seleccionar otra base de datos distinta.
h) Cadena de conexión del origen: Especifica el nombre de la aplicación utilizada para
crear una base de datos externa.
i) Bloqueos del registro: Se utiliza para bloquear registros.
j) Tipo Recordset: Determina qué tipo de tablas se pueden modificar y posee tres
opciones:
- Dynaset: Permite editar controles dependientes basados en una tabla o en
varias tablas con relaciones de uno a uno. No es posible editar campos
vinculados a tablas que tengan el tipo de relación de una a varios.
- Dynaset (Actualizaciones): Con esta opción podemos editar todas las tablas y
controles vinculados de los campos.
- Snapshot: No permite editar las tablas, tampoco los controles dependientes.
k) Intervalo ODBC: Permite cambiar el número de segundos que esperará ACCESS,
antes de que nos muestre un mensaje de error de la consulta.
l) Filtro: Sirve para especificar que se muestren unos registros determinados cuando se
les aplique un filtro.
m) Ordenar por: Permite asignar el tipo de ordenación que deseamos aplicar.
n) Número máximo de registros: Asigna el número máximo de registros que devuelve
el origen de datos ODBC.
Propiedades del Campo:
Hacer clic en uno de los campos de la consulta y Propiedades.
a) Descripción: Podemos añadir un comentario, describiendo la función que realiza el
campo.
b) Formato: Permite especificar un formato idéntico al formato que se utiliza al diseñar
la tabla.
c) Máscara de entrada: Se utiliza para dar un formato determinado basado en la
introducción o visualización de datos.
d) Título: Se utiliza para cambiar el encabezado de la columna y designar otro que no sea
el nombre del campo. Esta opción funciona en el modo Vista Hoja de Datos.
Propiedades de Lista de Campos:
Hacer clic en la tabla correspondiente y pulsar Propiedades.
a) Alias: Esta opción indica el nombre de la tabla.
b) Origen: Permite indicar a qué base de datos pertenece la tabla, ya sean bases de datos
creadas con el propio Access o creadas con otros programas.
http://www.aulaclic.es/access-2013/t_7_1.htm
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Base de Datos. Microsoft Access. Página 24
FORMULARIOS
http://www.aulaclic.es/access-2013/t_11_1.htm
Los formularios proporcionan un método alternativo para examinar las informaciones contenidas
en una o varias tablas. Access permite crear formularios para introducir, mantener, examinar e
imprimir datos.
Dado que los formularios representan un segundo procedimiento para examinar los datos
de una tabla, el primer paso en el diseño de un formulario es la creación de dichas tablas o la
revisión de su diseño. Después de completar el diseño de las tablas (y verificar su correcto
funcionamiento), podremos comenzar a diseñar formularios.
Los formularios ofrecen varias ventajas en comparación con el modo de hoja de datos que
utilizan las tablas:
- Pueden mostrar un único registro cada vez.
- Pueden ser diseñados para simular los formularios de papel de uso habitual.
- Permiten reordenar los campos para facilitar y hacer más segura la entrada de datos.
- Pueden contener campos procedentes de más de una tabla.
- Disponen de funciones especiales para la presentación de campos, tales como listas
desplegables, opciones de alineación de texto y creación de campos calculados.
- Pueden contener imágenes.
- Pueden automatizar tareas y mostrar menús personalizados.
Un formulario bien diseñado debe ser fácil de utilizar. Deben ser diseñados con vistas a facilitar
la entrada de datos. Por ello debería tener en cuenta:
- Simplificar el formulario. Utilizar fuentes y colores fáciles de leer. No saturar el formulario
con demasiados objetos.
- Si va a ser impreso en una impresora en blanco y negro, ajustar los colores y el diseño para
obtener una salida suficientemente clara.
- Ser cuidadoso con los colores que se utilizan en la presentación en pantalla.
- Sea consistente con todos sus formularios. Por ejemplo, utilice el mismo diseño para los
formularios de entrada de clientes y entrada de pedidos.
- Muestre claramente dónde deben ser introducidos los datos y de qué forma debe hacerse.
TIPOS DE FORMULARIOS - Formulario de Columna Simple: Muestra los valores de los registros en una sola
columna, incluyendo cada campo en una línea distinta. Los registros de la base de datos
son presentados individualmente.
- Formulario Tabular: Muestra los valores de los registros utilizando el formato de filas y
columnas, apareciendo en cada fila un registro distinto y en cada columna los distintos
campos de cada registro. En la ventana se muestran varios registros a la vez.
- Formulario Hoja de Datos: Presenta el mismo diseño que el modo “Presentación Hoja
de Datos” de una tabla.
- Formulario Gráfico: Los datos son mostrados en formato gráfico, pudiendo éste estar
representado mediante diagramas de barras, de puntos, de tarta, de tres dimensiones, etc.
- Formulario Principal / Subformulario: Muestra la relación existente entre los registros
del Formulario Principal y los registros del Subformulario. Presenta la relación de Uno a
Varios apareciendo en el formato de una sola columna los registros en el Formulario
Principal y el formato Hoja de Datos los registros pertenecientes al Subformulario.
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Base de Datos. Microsoft Access. Página 25
- Formulario Automático: Es la manera más rápida y sencilla de crear un formulario. El
formato de éste es muy similar al Formulario de columna y presenta todos los datos campo
de los registros de la tabla o consulta en que esté basado.
CREACIÓN DE UN FORMULARIO Access dispone de diferentes procedimientos para la creación de formularios:
- Formulario Automático: Crea un formulario simple basado en la tabla o consulta actual.
El botón Formulario Automático está en la barra de herramientas.
- Vista Diseño: Access permite diseñar un formulario personalizado.
- Asistente para formularios: Se construye el formulario respondiendo a una serie de
preguntas que plantea el asistente, con las que podremos elegir entre distintas opciones.
Este método proporciona un mayor control sobre el formulario creado.
- Autoformulario en columnas, tabular, hoja de datos: Crea automáticamente un
formulario en columnas, tabular o de hoja de datos respectivamente.
- Asistente para gráficos: Crea un formulario gráfico.
- Asistente para tablas dinámicas: Crea un formulario con una tabla dinámica de Excel.
PRESENTACIÓN DE DISEÑO DE FORMULARIOS La modificación de los elementos de un formulario se realiza en la presentación de diseño.
Las secciones disponibles en un formulario son las siguientes:
- Encabezado del formulario: Aparece en el borde superior de la pantalla. Cuando se
imprime el formulario, la información contenida en el encabezado de formulario aparecerá
en el borde superior de la primera página.
- Encabezado de página: Aparece solamente en el borde superior de cada una de las páginas
impresas.
- Detalle: Muestra los datos del formulario.
- Pie de página: Aparece solamente en el borde inferior de cada una de las páginas impresas.
- Pie de formulario: Aparece en el borde inferior de la pantalla. Cuando se imprime el
formulario, la información contenida en el pie de formulario aparecerá en el borde inferior
de la última página.
Las modificaciones que se pueden realizar en cada una de estas secciones se van a ver en
las prácticas correspondientes. Se verá la barra de herramientas del modo diseño de formularios,
la caja de herramientas, la paleta para mejorar el aspecto del formulario, color de texto, fondo y
bordes (En Menú Ver, ejecutar comando Paleta).
Veremos:
- Insertar una imagen (Menú insertar o botón de la barra de herramientas). Modificar su
tamaño (Seleccionar, Botón derecho del ratón, Propiedades, Modo de cambiar tamaño,
Extender).
- Introducir texto: Botón “Aa”(Etiqueta) de la barra de herramientas.
- Introducir un nuevo campo: Botón “ab|” (cuadro de texto) de la barra de herramientas.
- Insertar líneas
- Cambiar el nombre de un campo a la hora de presentarse en pantalla
- Modificar el tipo, tamaño y color de la letra
- Modificar el pie de formulario
- Borrar objetos. (Seleccionar y tecla Supr)
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Base de Datos. Microsoft Access. Página 26
PROPIEDADES DE LOS CONTROLES Cada campo en un formulario tiene asignados dos tipos de controles:
- Control de etiqueta: Sólo define el título que asignamos en el campo.
- Control de campo: En este control se muestran los datos que contiene el campo en la
tabla.
El aspecto final de un formulario depende de cada control por el que está formado. Los
pasos que deberíamos realizar para modificar las propiedades de un control serían los siguientes:
- Seleccionar la opción Vista Diseño
- Hacer clic en el control que tengamos que modificar.
- En el menú Ver, opción Propiedades.
Las propiedades que nos aparecen son las siguientes:
Nombre: Identifica de forma única a cada control. No puede haber dos controles con el
mismo nombre.
Origen del control: Indica de dónde obtiene su valor el control.
Formato: Formato usado para imprimir el contenido de ese control, ya sea numérico,
fecha, hora o texto.
Lugares decimales: Número de posiciones decimales del control en caso de que sea
numérico.
Máscara de entrada: Modelo para todos los datos introducidos en este campo.
Valor predeterminado: Valor introducido automáticamente para nuevos registros.
Regla de validación: Expresión que se evalúa cuando se agregan o cambian datos.
Texto de validación: Mensaje que se imprime si los datos no concuerdan con la propiedad
anterior.
Texto de la barra de estado: Texto que aparece en la barra de estado al seleccionar un
control de campo. Sirve como una pequeña ayuda.
Tabulación automática: Si está activado permite que el cursor salte automáticamente al
siguiente campo cuando el actual se rellena por completo.
Comportamiento de la tecla Entrar: Determina el efecto al pulsar la tecla Retorno
(Intro). Si tiene el valor predeterminado salta a un nuevo campo de la base de datos, en
cambio si tiene el valor Nueva línea de campo, se crea una nueva línea en el cuadro de
texto.
Permitir autocorrección: Se utiliza para especificar si un control de cuadro de texto o de
cuadro combinado corregirá automáticamente las entradas hechas por el usuario.
Visible: Permite seleccionar si deseamos que esta sección sea visible o no.
Mostrar cuando: Permite seleccionar cuando deseamos que esta zona sea visible.
Activado: Determina si se pueden hacer cambios en ese control si está activado. De lo
contrario sólo muestra la información almacenada en él.
Bloqueado: Determina si se pueden editar los datos en un campo haciéndolos de sólo
lectura.
Buscar por filtro: Se utiliza para especificar si los valores deben aparecer en un control
del cuadro de texto dependiente cuando se utilice la ventana Filtro por formulario.
Tabulación automática: Se utiliza para especificar si se produce una tabulación
automáticamente al escribir el último carácter permitido por la máscara de entrada en un
cuadro de texto. Una tabulación automática mueve el enfoque al siguiente control en orden
de tabulación del formulario.
Punto de tabulación: Si está activado se puede cambiar de control con la tecla Tab. De
no ser así hay que hacerlo con el ratón.
Índice de tabulación: Especifica la posición de un control en el orden de tabulación. Los
valores estarán comprendidos entre 0 y una unidad menos que el número de controles del
formulario.
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Base de Datos. Microsoft Access. Página 27
Barras de desplazamiento: Determina si aparecen barras de desplazamiento en un
formulario o cuadro de texto. Los valores que puede tomar son Ninguna, Horizontal,
Vertical o Ambas.
Autoextensible: Determina si el tamaño de una sección o control aumenta para que todos
sus datos se impriman.
Autocomprimible: Determina si el tamaño de una sección o control disminuye
verticalmente para ajustarse a la cantidad de datos.
Izquierda: Posición horizontal relativa a la parte izquierda del formulario o informe.
Superior: Posición vertical relativa a la parte superior del formulario o informe.
Anchura: Determina la anchura del control en cm.
Altura: Determina la altura del control en cm.
Estilo de fondo: Especifica si el control será o no transparente.
Color de fondo: Determina el color de fondo de la sección o control.
Efecto especial: Determina si un control o sección debe presentar un aspecto Normal,
Sobre relieve o Bajo relieve.
Estilo de los bordes: Permite que el borde del control sea Visible o Invisible.
Color de los bordes: Selecciona el color de los bordes.
Color de texto: Determina el color del texto que aparece en el interior del control.
Nombre de la fuente: Tipo de letra en que aparece el texto del control.
Tamaño de la fuente: Tamaño de la letra en que aparece el texto del control.
Espesor de la fuente: Determina el espesor de las líneas del texto en el control.
Fuente en cursiva: Texto en cursiva o no.
Fuente subrayada: Texto subrayado o no.
Alineación del texto: General, Izquierda, Centro o Derecha.
Barra de menús contextuales: Especifica qué macro de barra de menú utiliza para mostrar
un menú de método abreviado cuando se presiona el botón secundario en un formulario o
control.
Texto de ayuda del control: Especifica el texto que aparece en una sugerencia de pantalla
cuando se mantiene el puntero del ratón sobre el control.
ID del contexto del ayuda: Número de identificador para el tópico en el archivo
personalizado de Ayuda.
Información Adicional: Almacena cualquier información adicional que pueda necesitar
la base de datos.
Antes de actualizar: Macro o función que se ejecuta antes de que el campo o registro sea
actualizado.
Después de actualizar: Macro o función que se ejecuta después de que el campo o registro
se ha actualizado.
Al cambiar: Macro o función que se ejecuta cuando se cambian los datos en un cuadro
combinado o cuadro de texto.
Al entrar: Macro o función que se ejecuta en cuanto el control consigue el enfoque.
Al salir: Macro o función que se ejecuta cuando el control pierde el enfoque en el mismo
formulario.
Al recibir enfoque: Macro o función que se ejecuta cuando el control o formulario recibe
el enfoque.
Al perder el enfoque: Macro o función que se ejecuta cuando el control o formulario
pierde el enfoque.
Al hacer clic: Macro o función que se ejecuta al hacer clic con el ratón.
Al bajar el mouse: Macro o función que se ejecuta cuando se presiona el botón del ratón.
Al mover el mouse: Macro o función que se ejecuta al mover el ratón.
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Base de Datos. Microsoft Access. Página 28
Al subir el mouse: Macro o función que se ejecuta al soltar el botón del ratón.
Al bajar una tecla: Macro o función que se ejecuta cuando se comienza a presionar una
tecla.
Al subir una tecla: Macro o función que se ejecuta cuando se suelta una tecla.
Al presionar una tecla: Macro o función que se ejecuta cuando se ha presionado una tecla.
IMPRIMIR Para imprimir un formulario podemos hacerlo desde la orden Imprimir del menú Archivo,
indicándole después al ordenador las páginas del formulario que queremos imprimir. Además
disponemos de las opciones Vista Preliminar y Configurar Página.
INFORMES
Los informes constituyen otro de los objetos esenciales del uso de Access. Ya sabemos que
podemos imprimir cualquiera de nuestros objetos por medio del comando Imprimir del menú
Archivo, pero lo normal es utilizar los informes para imprimir los datos almacenados en nuestras
tablas.
Los informes tienen la misión de presentar en papel los datos que tenemos almacenados en
las tablas. Un Informe es un conjunto de información organizada, a la que aplicamos un formato
determinado, con la finalidad de poder presentar los datos, como información que se pueda usar y
distribuir.
Las características de un informe son:
- Presenta la información deseada y de la manera como se quiera ver.
- Puede agrupar registros en varios niveles, calculando totales y promedios de los valores
de múltiples registros a la vez.
- Es personalizable, pues podemos controlar el tamaño y la apariencia de todas sus
partes.
Con Access se pueden crear informes para:
Organizar y presentar los datos en grupos.
Calcular:
Totales parciales
Totales de grupos
Sumar totales
Porcentajes de totales
Incluir subformularios, subinformes y Gráficos.
Presentar los datos con un formato profesional mediante líneas y fuentes especiales.
CREAR UN INFORME
Para crear un informe debemos ir a la ficha Informe, pulsando la pestaña correspondiente
en la ventana de la base de datos. Después pulsamos el botón Nuevo para abrir el cuadro de diálogo
Nuevo Informe. A continuación elegiremos la tabla o consulta de donde provendrán los datos.
Hay distintos procedimientos para crear un informe:
Vista Diseño: Permite crear un nuevo informe sin utilizar asistentes.
Asistente para informes: Nos ayuda a crear informes planteando preguntas sobre el
informe que deseamos crear.
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Base de Datos. Microsoft Access. Página 29
De columna simple: Crea un informe que presenta los campos en una columna simple.
Es similar al formulario de columna simple.
Tabular: Crea un informe que presenta cada registro como una fila de campos,
apareciendo cada campo en una columna diferente. Encima de cada columna aparece
una etiqueta.
Gráfico: Crea un informe donde los datos son mostrados en formato gráfico, pudiendo
éste estar representado mediante diagramas de barras, de puntos, de tarta, de tres
dimensiones, …
Etiquetas: Crea etiquetas postales de tipo Avery. Este formato está pensado
principalmente para realizar mailing o cartas personalizadas.
Podemos además crear otros tipos de informes con el asistente:
De Grupos/Totales: Crea un informe que agrupa los registros por grupos y los presenta
utilizando el formato tabular (filas y columnas), mostrando totales por cada grupo.
De Resumen: Crea un informe que presenta totales para grupos de registros. Puede
incluir un subtotal para cada grupo y una suma total para todos los grupos.
Estos asistentes, al igual que en los formularios, crean un informe partiendo de una tabla o
consulta, utilizando todas las opciones por omisión.
VENTANAS DE LOS INFORMES
Para trabajar con los informes disponemos de dos ventanas: la ventana de presentación de
informes (ventana de presentación) y la ventana de diseño.
La ventana de diseño se usa para indicar a Access cómo deseamos que sea el informe, qué
datos ha de presentar, si deseamos objetos incrustados… Tiene un gran parecido con la ventana de
diseño de los formularios, de hecho funciona de una manera muy similar en la mayoría de las
operaciones: usar el cuadro de herramientas, modificar las propiedades de los controles para
establecer su apariencia (color, tamaño,…), etc.
La ventana de presentación nos mostrará cómo quedará el informe según el diseño que
hayamos definido.
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MACROS
Podemos definir el concepto Macro como un conjunto de tareas. A cada una de las tareas
se la denomina acción. Cada acción realiza algo en concreto (como por ejemplo abrir un
formulario o imprimir un informe). Las macros se utilizan para automatizar tareas comunes, lo
cual nos ayudará a trabajar mejor y ahorrar tiempo.
Si realizamos tareas con Access que son repetitivas o rutinarias, es probable que podamos
escribir una macro que las efectúe automáticamente.
Cuando se ejecuta una macro las acciones siguen el mismo orden en que han sido escritas,
es decir, secuencialmente desde la primera a la última.
Las macros permiten:
- Que los formularios e informes funcionen conjuntamente. Por ejemplo podríamos
utilizar un formulario para ver los datos personales de un socio y añadirle un botón de
comando donde hubiese una macro que imprimiese un informe con todas las películas que
ha alquilado ese socio.
- Buscar y filtrar registros automáticamente. Permiten acelerar el proceso de búsqueda
de los registros que cumplan una determinada condición. Por ejemplo añadir en un
formulario un botón con el que listar todos los alquileres de un mes en concreto.
- Establecer valores en controles. Permiten asignar al control de un formulario el valor
resultante de un cálculo procedente de otra tabla o consulta, de forma que éste se actualice
automáticamente al hacer cualquier cambio en la anterior tabla o consulta.
- Asegurar la exactitud de los datos. Son útiles para el manejo de datos y para la validación
de los mismos. Por ejemplo podemos hacer que se ejecute una macro determinada cuando
se introduzca un valor incorrecto.
- Establecer propiedades de formularios, informes y controles. Se puede usar una macro
para ocultar un formulario, cuando no sea necesario visualizarlo en pantalla pero, en
cambio, se utilicen los datos contenidos en él.
- Automatizar transferencia de datos. Es útil para importar o exportar automáticamente
los datos a otros formatos de archivo.
- Crear su propio entorno de trabajo personalizado. Se puede crear una macro para abrir
automáticamente un grupo de consultas, formularios o informes al abrir una base de datos.
También permiten personalizar las barras de menús de los formularios.
CREAR UNA MACRO
Para ello pulsaremos en el botón Nuevo de la pestaña Macros. A continuación nos
aparecerá una pantalla en la que se nos presentarán las siguientes opciones:
Acción: Se utiliza para agregar acciones: AbrirTabla, AbrirConsulta, AbrirFormulario,
AbrirInforme, AgregarMenú, AplicarFiltro, Bip (emitir pitido), …
Comentario: Se utiliza para incluir un comentario sobre lo que realiza la acción que hay
tecleada en la parte izquierda. No es obligatorio.
Argumentos de acción: Proporcionan información adicional sobre cómo realizará una
acción. Como por ejemplo el nombre de la tabla sobre la que actúa la macro.
Descripción: Describe la acción o el argumento de ésta.
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DEFINICIÓN DE LAS ACCIONES AbrirConsulta: Abre una consulta de selección, de tabla de referencias cruzadas o ejecuta una
consulta de acciones. La consulta puede abrirse en el modo presentación Diseño, presentación
Hoja de Datos o Presentación Preliminar.
AbrirFormulario: Abre un formulario en el modo Presentación Formulario, Presentación
Diseño, Presentación Hoja de Datos o Presentación Preliminar.
AbrirInforme: Abre un informe en el modo Presentación Diseño o Presentación Preliminar.
También imprime el informe inmediatamente.
AbrirMódulo: Abre en el modo Presentación Diseño el módulo de Access Basic especificado
en un procedimiento. El procedimiento puede ser un procedimiento Sub, un procedimiento
Function o un procedimiento Evento.
AbrirTabla: Abre una tabla en el modo presentación Diseño, presentación Hoja de Datos o
Presentación Preliminar.
AgregarMenú: Agrega un menú a una barra de menús personalizada para un Formulario o
Informe. Cada menú sobre la barra de menús requiere una acción de AgregarMenú separada.
AplicarFiltro: Aplica un filtro, consulta o una cláusula SQL WHERE, a una tabla, Formulario
o Informe, para limitar u ordenar los registros de una tabla, o los registros de la tabla o consulta
base de un Formulario o Informe.
Bip: Hace que el equipo emita un sonido. Debe usarse esta acción para señalar condiciones de
error o cambios visuales importantes.
BuscarRegistro: Busca el primer registro que coincide con el criterio especificado. Puede
buscar registros en el formulario u Hoja de datos.
BuscarSiguiente: Busca el siguiente registro que coincide con los criterios especificados con
la acción BuscarRegistro más reciente o en el cuadro de diálogo Buscar. Esta acción sirve para
moverse sucesivamente por los registros que coinciden con los mismos criterios.
CambiarNombre: Cambia el nombre del objeto seleccionado en la ventana de la base de
datos.
CancelarEvento: Cancela el evento de Access que causó que se ejecute la macro que contiene
esta acción.
Cerrar: Cierra la ventana especificada o la ventana activa si no se especifica ninguna. Si el
objeto en la ventana no ha sido guardado Access muestra el cuadro de diálogo Guardar.
CopiarObjeto: Copia un objeto de la base de datos especificada a otra base de datos Access
o de la misma base de datos pero con un nuevo nombre.
CuadroMsg: Presenta un cuadro de mensaje que contiene un mensaje de advertencia o de
información.
DesplazarTamaño: Desplaza y/o cambia el tamaño de la ventana activa. Si dejamos un
argumento en blanco, Access usa el valor actual.
DetenerMacro: Detiene la macro que se está ejecutando.
DetenerTodasMacros: Detiene todas las macros que están ejecutándose. Esta acción activa
el Eco nuevamente si éste fue desactivado.
Eco: Oculta o muestra los resultados de una macro mientras se ejecuta. Los mensajes de error
se muestran siempre.
EjecutarAplicación: Inicia otra aplicación para Windows o MS-DOS.
EjecutarCódigo: Ejecuta un procedimiento de función Access Basic. Para ejecutar un
subprocedimiento, debemos crear un procedimiento de función que llame al subprocedimiento.
EjecutarElementoMenú: Ejecuta un comando de Menú de Access. El comando debe ser
adecuado para la presentación que se encuentra activa cuando la macro ejecute el comando.
EjecutarMacro: Ejecuta una macro.
EjecutarSQL: Ejecuta la instrucción SQL especificada para una consulta de acciones.
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EliminarObjeto: Elimina el objeto especificado, o si no se especifica ninguno, el objeto
seleccionado en la ventana de la base de datos.
EnviarObjeto: Incluye el objeto especificado en un mensaje de correo electrónico, donde
puede ser examinado y enviado a otros usuarios.
EnviarTeclas: Envía pulsaciones de teclas a Access o a otra aplicación activa. Estas
pulsaciones se ejecutan como si las presionara en la aplicación.
EstablecerAdvertencias: Activa o desactiva todos los mensajes del sistema. Evita que los
mensajes modales detengan la macro.
EstablecerElementoDelMenú: Establece el estado de los elementos del menú en la barra de
menú personalizada o en la barra de menú general de la ventana activa.
EstablecerValor: Establece un valor para un control, campo o propiedad en un formulario,
formulario de hoja de datos o en un informe.
Guardar: Guarda siempre el objeto especificado activo en la base de datos en que el objeto
fue creado.
Imprimir: Imprime el objeto de la base de datos activa.
IrAControl: Mueve el enfoque a un campo específico o a un control dentro del formulario u
hoja de datos activo.
IrAPágina: Mueve el enfoque al primer control de la página especificada del formulario
activo.
IrARegistro: Hace que el registro especificado se convierta en el registro activo en un
formulario u hoja de datos.
Maximizar: Maximiza la ventana activa y oculta la ventana de Access.
Minimizar: Minimiza la ventana activa y se convierte en un icono en la parte inferior de la
ventana de Access.
MostrarBarraDeHerramientas: Muestra u oculta una barra de herramientas incorporada o
una barra de herramientas personalizada.
MostrarTodosRegistros: Elimina cualquier filtro aplicado a la tabla, consulta o formulario
activo y muestra todos los registros.
NuevaConsulta: Efectúa una nueva consulta de un control especificado en el objeto activo a
una nueva consulta del objeto si no se especifica ningún control.
RelojDeArena: Cambia el puntero del ratón a un reloj de arena mientras se ejecuta la macro.
RepintarObjeto: Completa cualquier actualización de la pantalla pendiente o cálculos de
controles pendientes en el objeto especificado o en el objeto activo si no se especifica ninguno.
Restaurar: Restaura la ventana activa maximizada o minimizada al tamaño anterior.
SalidaHacia: Envía los datos del objeto especificado hacia la salida en formato de Excel
(XLS), Rich Text Format (RTF) o texto de MS-DOS (TXT).
Salir: Sale de Access.
SeleccionarObjeto: Selecciona el objeto de base de datos especificado. Después puede
ejecutar una acción que se aplique sobre ese objeto.
TransferirBaseDatos: Importa datos desde otra base de datos a la base de datos activa,
exporta datos desde la base de datos activa a otra base de datos o adjunta una tabla en otra base
de datos a la base de datos activa.
TransferirHojaCálculo: Importa los datos desde un archivo de hoja de cálculo especificado
hacia la base de datos Access activa, o exporta datos desde la base de datos activa hacia un
archivo de hoja de cálculo.
TransferirTexto: Importa datos desde un archivo de texto hacia la base de datos Access
activa, o exporta datos desde la base de datos Access activa hacia un archivo de texto.
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DETECTAR ERRORES EN LAS MACROS
A veces las macros no se ejecutan de la forma que uno esperaba, esto puede ser debido a
que el orden de las acciones no el correcto, o también a que se haya equivocado al indicar alguna
de las acciones que componen la macro.
Para subsanar estos errores disponemos de dos características:
- Ejecutar paso a paso: Con esta acción la macro se ejecuta paso a paso, es decir, acción por
acción, haciendo una pausa entre cada una de ellas. Para elegir esta opción debemos abrir el
menú Ejecutar y seleccionar la opción Paso a paso. Así nos aparecerán distintos apartados:
- Nombre de la Macro: Muestra el nombre de la macro que se está ejecutando en ese
momento.
- Condición: Muestra si se cumple la condición que actúa sobre la acción. Si se cumple o
no hay ninguna condición muestra el mensaje Verdadero, si no se cumple muestra el
mensaje Falso.
- Nombre de la acción: Muestra el nombre de la acción de la macro que se está ejecutando
en ese momento.
- Argumentos: Muestra la lista de los argumentos relacionados con el Nombre de la acción.
- Además nos aparecen los botones Paso a Paso, Detener y Continuar que sirven para
realizar la acción mostrada en el cuadro de diálogo, detener la acción de la macro y
desactivar el modo paso a paso y ejecutar el resto de las acciones, respectivamente.
- Cuadro de Diálogo Falló la acción: Se muestra cuando se produce un error al ejecutarse una
macro. Este cuadro de diálogo indica la acción que ha causado el error, y los argumentos que
dependen de ella.
Práctica - Vamos a crear una macro muy sencilla, únicamente abrirá una tabla y emitirá un pitido una
vez la haya abierto para indicarnos que ha finalizado dicha tarea. Para ello crearemos una
macro con las acciones AbrirTabla, con la tabla SOCIOS con el comentario “Abre la tabla
Socios”, y la acción Bip, con el comentario “Emite un pitido”. La guardaremos con el
nombre “Abre la tabla Socios”. Para ejecutar la macro podemos hacerlo con el botón !, o
haciendo doble clic sobre su nombre.
- Abrir la macro anterior en vista Diseño, añadir la acción Maximizar, con el comentario
“Maximiza la ventana de la tabla socios”. Ejecútala.
- Abrir la macro anterior y mover la acción Bip a la última fila. Ejecútala.
- Abrir la macro anterior y eliminar la acción Maximizar (tecla Supr o Edición Eliminar). Para recuperar la acción podemos utilizar la orden Deshacer del menú
Edición).
- Ejecutar la macro “Abre la tabla Socios” paso a paso.
- Vamos a crear una nueva macro con errores. Para ello incluiremos las acciones AbrirTabla
con el comentario “Abre la tabla Alquiler”, MostrarBarraDeHerramientas con el
comentario “Muestra la barra de herramientas Macro”, en el apartado Nombre barra de herramientas seleccionar Diseño de macro, y en el apartado Mostrar escoger la opción
Sí. Guardar la macro con el nombre “Macro de error”. Desactivar la acción Paso a Paso y
ejecutar la macro. El error lo solucionaremos añadiendo el nombre de tabla a abrir:
ALQUILER.