UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
MODALIDAD A DISTANCIA
TESIS PREVIA A LA OBTENCION DEL TITULO DE
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CON EL
TEMA:
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA LA ESCUELA DE ESPAÑOL “BOLÍVAR
EDUCATION”
XIMENA DEL CARMEN ALMEIDA TRUJILLO
DIRECTOR:
ING FERNANDO BORJA, MSC
2011
APROBACION DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del trabajo de investigación, nombrado por el Honorable
Consejo Superior de Grado de la Universidad Tecnológica Equinoccial.
CERTIFICO:
Que el Proyecto de Investigación presentado por la estudiante Almeida Trujillo
Ximena del Carmen, reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a
la evaluación por parte del jurado examinador
Quito, 26 de enero de 2012
______________________________
Ing. Fernando Borja B. MSC.
DIRECTOR
AUTORIA DE TESIS
Declaro que los contenidos de la presente Tesis, requisito previo a la obtención
del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, son de responsabilidad
exclusiva de la autora
Quito, 26 de enero de 2012
______________________________
Ximena Del Carmen Almeida Trujillo
CC: 1713576088
DEDICATORIA
A Dios mi padre eterno
Porque entiendo que él es el inicio y el final de todas las cosas, el responsable de
mi existencia y el propósito de cada logro obtenido en mi vida.
A mis hijos Alexander, Daniela y Chelsea
Porque en este momento y desde hace catorce años son mi familia primera, me
han enseñado que cualquier sacrificio tiene su recompensa y son el motivo de
este importante paso en mi vida profesional.
A mi madre Marianita
Sin pedirme nada a cambio me han dado el ser y me han enseñado con amor todo
lo que soy como persona; mis valores, principios, perseverancia y paciencia. Me
ha marcado el inicio de una carrera profesional que y estoy a puertas de
obtenerla.
De todo corazón,
Ximena
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios mi padre celestial por haberme dado la oportunidad de
mejorar profesionalmente a pesar de todos los obstáculos que se me han
presentado.
De manera especial le agradezco al tutor y director de mi Tesis Ingeniero
Fernando Borja, por su amistad, apoyo e infinita paciencia durante el desarrollo
de la investigación.
A mi familia por tener la paciencia de esperarme con sincero afecto.
Con mucho cariño y respeto
ÍNDICE: CONTENIDOS
DIRECTOR:..................................................................................................................... 1
ING FERNANDO BORJA, MSC ................................................................................... 1
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................... 1
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN .................................................................................. 2
1.1 Planteamiento del problema .............................................................................................. 2
1.2 Formulación del problema ................................................................................................. 4
1.3 Sistematización del problema ............................................................................................ 4
1.4 Objetivos de investigación .................................................................................................. 5
1.4.1 Objetivo General .................................................................................................. 5
1.4.2 Objetivos Específicos ........................................................................................... 5
1.5 Justificación ........................................................................................................................ 6
1.6 Limitaciones o alcance........................................................................................................ 7
1.7 Hipótesis.............................................................................................................................. 7
1.8 Variables de la investigación .............................................................................................. 7
1.9 Operacionalización de variables ........................................................................................ 8
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ............................................. 9
2.1 La Contabilidad en la empresa .......................................................................................... 9
2.1.1 Tipos de contabilidad ......................................................................................... 10
2.1.2 Objetivos de la contabilidad ............................................................................... 11
2.1.3 Ventajas de la contabilidad ................................................................................. 12
2.1.4 Evolución de la contabilidad y sus principales aportes ........................................ 13
2.1.5 Importancia de la contabilidad ............................................................................ 15
2.1.6 Importancia de la información contable .............................................................. 16
2.2 Los procesos en la organización ....................................................................................... 21
2.2.1 Origen del proceso contable ............................................................................... 23
2.2.2 Los procesos de control financiero ..................................................................... 23
2.2.3 Como llevar el control financiero ....................................................................... 24
2.2.4 Importancia del control financiero ...................................................................... 25
2.2.5 Objetivos del control financiero.......................................................................... 26
2.2.6 Etapas del control financiero .................................................................................... 26
2.3 El cierre contable .............................................................................................................. 27
2.4 El Plan de cuentas ............................................................................................................ 30
2.4.1 Objetivos del plan de cuentas ............................................................................. 31
2.4.2 Funciones del plan de cuentas ............................................................................ 31
2.4.3 Pasos a seguir en la confección ........................................................................... 31
2.5 Los flujos de procesos ....................................................................................................... 34
2.5.1 Simbología Utilizada .......................................................................................... 35
2.6 Marco conceptual ............................................................................................................. 39
CAPÍTULO III: DIAGNOSTICO ................................................................................ 42
3.1. Análisis interno ............................................................................................................ 42
3.1.1 Capacidad Administrativa .................................................................................. 42
3.1.2. Capacidad de Talento Humano ........................................................................... 44
3.1.3. Capacidad Financiera ......................................................................................... 45
3.1.4. Capacidad de Mercado ....................................................................................... 46
3.1.5. Capacidad de servicios ....................................................................................... 47
3.1.6 Investigación de campo de la gestión administrativa y financiera de la Empresa . 48
3.2 Entorno legal .................................................................................................................... 51
3.3. Análisis FODA ............................................................................................................. 57
3.3.1. Matriz de Fortalezas ........................................................................................... 57
3.3.2 Matriz de Oportunidades .................................................................................... 59
3.3.3 Matriz de Debilidades ........................................................................................ 60
3.3.4 Matriz de Amenazas ........................................................................................... 62
3.4 Situación actual ................................................................................................................ 64
3.4.1 Los Estados Financieros ..................................................................................... 64
3.4.2 Análisis Dupont. ................................................................................................ 70
3.4.3 La papelería interna ............................................................................................ 72
CAPÍTULO IV: PROPUESTA ..................................................................................... 75
4.1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,
FINANCIEROS Y CONTABLES DE LA EMPRESA “BOLÍVAR EDUCATION”
......................................................................................................................................... 76
INTRODUCCION ......................................................................................................... 77
OBJETIVOS................................................................................................................... 77
PROCEDIMIENTOS .................................................................................................... 77
ARCHIVO (A-1) ......................................................................................................................... 77
ALCANCE......................................................................................................................... 77
POLÍTICAS ....................................................................................................................... 77
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................... 78
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (A-2) ................................................................... 80
ALCANCE......................................................................................................................... 80
POLÍTICAS ....................................................................................................................... 80
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................... 81
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................... 82
ANEXOS ........................................................................................................................... 83
ENTREGA DE SUMINISTROS DE OFICINA (A-3) ................................................................ 86
ALCANCE......................................................................................................................... 86
POLÍTICAS ....................................................................................................................... 86
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................... 86
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................... 87
ANEXOS ........................................................................................................................... 88
USO DE TELÉFONO Y FAX (A-4) ........................................................................................... 89
ALCANCE......................................................................................................................... 89
POLÍTICAS ....................................................................................................................... 89
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................... 89
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................... 90
ANEXOS ........................................................................................................................... 91
CORREO ELECTRÓNICO (A-5) .............................................................................................. 92
ALCANCE......................................................................................................................... 92
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................... 92
CORRESPONDENCIA (A-6) ..................................................................................................... 94
ALCANCE......................................................................................................................... 94
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................... 94
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................... 95
ANEXOS ........................................................................................................................... 96
FOTOCOPIAS (A-7) .................................................................................................................. 99
ALCANCE......................................................................................................................... 99
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................... 99
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 100
ANEXOS ......................................................................................................................... 101
USO DE EQUIPOS (A-8) ......................................................................................................... 102
ALCANCE....................................................................................................................... 102
POLÍTICAS ..................................................................................................................... 102
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................... 102
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 104
ANEXOS ......................................................................................................................... 105
GUARDIANÍA (A-9) ................................................................................................................ 106
ALCANCE....................................................................................................................... 106
POLÍTICAS ..................................................................................................................... 106
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................... 106
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 107
COMPRA DE ACTIVOS FIJOS (F-1) ..................................................................................... 108
ALCANCE....................................................................................................................... 108
POLÍTICAS ..................................................................................................................... 108
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................... 108
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 109
CONTRATACIÓN DE SEGUROS (F-2) ................................................................................. 110
ALCANCE....................................................................................................................... 110
POLÍTICAS ..................................................................................................................... 110
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................... 110
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 112
FONDOS Y BANCOS (F-3) ..................................................................................................... 113
ALCANCE....................................................................................................................... 113
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................... 113
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 114
EMISIÓN Y PAGO DE CHEQUES (F-4)................................................................................ 115
ALCANCE....................................................................................................................... 115
POLÍTICAS ..................................................................................................................... 115
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................... 116
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 117
CONTROL Y MOVIMIENTOS DE CAJA CHICA (F-5) ........................................................ 118
ALCANCE....................................................................................................................... 118
POLÍTICAS ..................................................................................................................... 118
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................... 118
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 120
ANEXOS ......................................................................................................................... 121
EL PAGO DE IMPUESTOS (F-6) ........................................................................................... 123
ALCANCE....................................................................................................................... 123
POLÍTICAS ..................................................................................................................... 123
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................... 127
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 128
INVERSIONES (F-7) ............................................................................................................... 129
ALCANCE....................................................................................................................... 129
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................... 129
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 130
CUENTAS POR PAGAR (F-8) ................................................................................................ 131
ALCANCE....................................................................................................................... 131
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................... 131
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 134
ANEXOS ......................................................................................................................... 135
ALCANCE....................................................................................................................... 136
PROCESOS ..................................................................................................................... 136
ANEXOS ......................................................................................................................... 137
4.2 ASIENTOS CONTABLES POR PROCESOS .............................................. 139
4.2.1 Asientos Procesos de Administración ............................................................... 139
4.2.2 Asientos Procesos de Ventas ............................................................................ 140
4.2.3 Asientos Proceso de Operación ........................................................................ 142
4.3 PLAN DE CUENTAS ..................................................................................... 144
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................... 153
5.1 CONCLUSIONES .......................................................................................................... 153
5.2 RECOMENDACIONES ................................................................................................ 155
BIBLIOGRAFÍA.......................................................................................................... 157
ÍNDICE: TABLAS
TABLA Nº 1
Estado de Situación Financiera……………….……………………………..66
TABLA Nº 2
Estado de Pérdidas y Ganancias ……………………………………………..69
TABLA Nº 3
Modelo Dupont………….……………………………………………………71
ÍNDICE: GRAFICOS
GRAFICO Nº 1:
Modelo de Flujo de Deposito de Recaudos…………….……………………….36
GRAFICO Nº 2
Modelo de Flujo de Desembolso con cheque ………….……………………….37
GRAFICO Nº
Modelo de Flujo de Proceso de Contabilización……….……………………….38
1
RESUMEN EJECUTIVO
El presente estudio constituye un manual de procedimientos administrativos
contables que se lo implementara en esta Escuela para lo cual se enfatiza en los
procesos que de debe seguir en esta Empresa para buen control de los recursos
económicos y financieros, para que al finalizar el periodo contable y sus
administradores puedan tomar decisiones correctas.
Es de vital importancia que el personal que este laborando en esta Empresa tenga
una guía para el correcto funcionamiento, por lo tanta se describen las funciones y
responsabilidades de los cargos y de los procesos que se tienen que llevar a cabo.
En esta tesis encontraremos modelos de asientos contables, gráficos en los cuales
tenemos todos los procesos que se debe seguir para un buen control en la rama de
adquisiciones, ventas, etc. Este manual se puede adaptar a otros negocios
similares y contribuirá como un material de consulta a los estudiantes y
profesores.
Quito, 26 de enero de 2012
Ximena Almeida Trujillo
2
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN
A nivel mundial la contabilidad es una herramienta fundamental para obtener
excelentes resultados financieros.
En nuestro país, todas las empresas al momento de registrar sus transacciones se
sustentan en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas
Ecuatorianas de Contabilidad, Leyes Tributarias, Código de Trabajo y otras
herramientas legales que facilitara un correcto ciclo contable.
La elaboración de un Manual de Contabilidad es de enorme importancia para la
Empresa, ya que el personal dispondrá de una herramienta única para el óptimo
manejo de los recursos materiales humanos y tecnológicos, al obtener el control y
sistematización de la información para registrar los movimientos y sus actividades
es decir contar con una información confiable y oportuna.
Como lo prescribe la Ley de Régimen Tributario Interna, toda empresa debe llevar
Contabilidad, esta responsabilidad hace que la empresa se vea en la necesidad de
utilizar un sistema contable para realizar sus movimientos comerciales acorde a lo
estipulado en un reglamento de acuerdo a las exigencias legales y técnicas, este
manual contable facilitara esta labor.
1.1 Planteamiento del problema
Las organizaciones empresariales del Ecuador, desde hacen algunas décadas, han
sentido la necesidad de organizarse de mejor manera gracias al impulso de la era
informática y la globalización.
La ciudad de Quito, ha sido una de las pioneras en iniciar la formalización de la
contabilidad y más ahora que existen las nuevas Normas Internacionales de
3
Información Financiera NIIFs que deben aplicarse en las PYMES desde el año
2011.
La Empresa Bolívar Education fue creada el 24 de abril del 2003, con el objeto de
abril una Escuela de Idiomas y a la enseñanza en general. En los últimos años se
ha dedicado a la enseñanza del idioma español a extranjeros, realizando sus ventas
a través del internet, por lo que dispone de una página web, asociada
adicionalmente con otras compañías de turismo.
La Empresa en sí, se ha dedicado a abrir mercado en los nichos extranjeros,
atrayendo a los turistas y encaminándolos a realizar su estudio de español en
Ecuador, pero se ha olvidado de algo muy importante que es su organización
contable, que actualmente se hace a la antigua, registrando en cuadernos las
ventas y los gastos y con ello presentando declaraciones de impuestos mensuales
y la declaración del Impuesto a la Rentas anual.
No existen procedimientos para el manejo y sustento de la contabilidad,
careciendo de formularios óptimos para el control de egresos, de caja chica, de
ingresos entre los más importantes, así como tampoco existen procesos bien
definidos para el manejo contable de los ingresos y gastos.
De seguir esta problemática, la Empresa, como ente que responde a la
Superintendencia de Compañías, podría tener una Auditoría que la lleve a ser
sancionada económicamente, lo cual afectaría fuertemente en sus finanzas y
tambalear su existencia en el mercado.
Es así como, con el fruto de la presente Tesis, se pretende que la Escuela de
Español “Bolívar Education” tenga un Manual de procesos contables que le
permitan mantener un control de sus transacciones diarias, de tal manera que se
pueda sustentar una contabilidad anual ante los medios de control y ante los
propios accionistas.
4
1.2 Formulación del problema
¿Se podrá elaborar un Manual de Procedimientos contables para la escuela de
español Bolívar Education?
1.3 Sistematización del problema
- ¿Se podrá definir la situación administrativa, contable y económica en la
que se encuentra la Empresa al momento?
- ¿Sería posible determinar el mercado el cual se dirige la Empresa en la
ciudad de Quito?
- ¿Se podría saber que opinan de un Manual de Procedimientos contables
los administradores y empleados de la Empresa?
- ¿Será posible realizar un levantamiento de los procesos contables de la
escuela de español “Bolívar Education”?
- ¿Se podrá plantear un Manual de Procesos que permita realizar las
transacciones contables fuentes de acuerdo a las Normas de Contabilidad
Generalmente Aceptadas, las Normas Internacionales de Contabilidad y
las Normas Internacionales de Información Financiera y por tanto tener
resultados en los balances acordes con la realidad de la empresa?
5
1.4 Objetivos de investigación
1.4.1 Objetivo General
Diseñar un Manual de Procedimientos Contables para la Escuela de Español
“Bolívar Education” que sirva de guía para la implementación del sistema de
contabilidad de la Empresa y mantener un registro diario de los movimientos
transaccionales a fin de obtener reportes de fuentes seguras y balances a tiempo.
1.4.2 Objetivos Específicos
- Analizar el estado actual en el que se encuentra la Empresa, tanto en su
administración, economía y contabilidad, determinando su
posicionamiento y mercado meta.
- Realizar un levantamiento de los procesos generales de todo el
movimiento operativo y administrativo de la Escuela de Español “Bolívar
Education” a fin de establecer sus procesos contables.
- Establecer la normativa que se debe seguir para el registro de los procesos
contables de la escuela de español “Bolívar Education” a través de un
Manual de procedimientos, enmarcado en los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, en las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIFs) y las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
- Elaborar el flujo gramas de procesos contables de la Organización.
- Elaborar un Plan General de Cierre contable mensual y anual de las
actividades contables.
6
- Diseñar un Plan de Cuentas de todo el sistema contable que sirva de
soporte para la implementación de un paquete contable.
1.5 Justificación
La escuela de español “Bolívar Education”, que ha crecido en el mercado gracias
a sus innovadores métodos de enseñanza del español a personas extranjeras, así
como el logro de ventajas sobre la competencia, basado en el marketing que
realiza directamente en el cliente extranjero antes de entrar al territorio
ecuatoriano, es una de las pocas empresa de idiomas que ha permanecido estable,
con un crecimiento sostenido reflejado en el aumento del número es estudiantes
promedio que asisten a sus aulas mensualmente.
Actualmente cuenta con 10 personas, entre administrativos y personal operativo
(maestros de español) que es el doble de persona en relación a cuando inició en el
mercado nacional.
El crecimiento se ha encaminado en el área de ventas, mientras que el área
contable administrativa nunca pasó del registro de ventas y gastos en forma muy
elemental, lo que ha ocasionado que la empresa carezca de procedimientos
contables acordes a los recomendados por la Superintendencia de Compañías.
Siendo que en el Ecuador en el año 2006 mediante Resolución No.06.Q.ICI.004,
publicada en el R.O. No. 348, la Superintendencia de Compañías dispuso que las
NIIF’s “sean de aplicación obligatoria por parte de las entidades sujetas a control
y vigilancia de la Superintendente de Compañías, para el registro, preparación y
presentación de estados financieros, a partir del 1 de enero del 2009”,
fundamentado en la recomendación de la Federación de Contadores del Ecuador y
el Instituto de Investigaciones Contables del Ecuador, en el sentido de sustituir las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) por las Normas Internacionales de
7
Información Financiera (NIIF), la Empresa no tiene aún sus básicos procesos
contables.
Es así que, con miras a que la Empresa siga adelante con su actividad económica
y pueda dar trabajo a sus actuales colaboradores, se pretende elaborar un Manual
de Procesos Contables, como inicio del proceso administrativo – contable regular
que debe mantener la entidad, dentro de la normativa legal del Ecuador.
1.6 Limitaciones o alcance
La investigación se realizará en la ciudad de Quito, en las instalaciones de la
Empresa ubicada en la calle Mariscal Foch E -920 y Andrés Xaura, en el segundo
semestre del año 2011.
1.7 Hipótesis
El diseño de un Manual de Procedimientos Contables para la Escuela de Español
“Bolívar Education” permitirá tener información financiera óptima, con el fin de
mejorar la presentación de balances y la toma de decisiones.
1.8 Variables de la investigación
Variable Independiente (causa): Manual de procedimientos contables
Variables Dependientes (efecto):
Organización contable
Control financiero
Resultados sustentados
8
1.9 Operacionalización de variables
VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES ÍNDICE
Manual de procedimientos:
Herramienta en la que se
basarán los empleados y
trabajadores de la Empresa
para general las fuentes
contables para la
información financiera final
o Departamento
administrativo
o Departamento de
ventas
o Departamento de
idiomas
o Manual de
organización
o Manual de políticas
o Manual de
procesos
o Números de
procesos
o Implicados
o Movimientos
contables
Organización contable:
Forma con que se
encuentra procesada y
almacenada la información
de la contabilidad de la
Empresa
o Archivo
o Procesos
o Fidelidad
o Seguridad
o Excelente
o Muy Buena
o Buena
o Regular
Control Financiero: Es la
supervisión de los datos
económicos provenientes de
las ventas u otros ingresos
operacionales y no
operacionales
o Ingresos
operacionales
o Ingresos no
operacionales
o Depósitos
o Inversiones
o Alto
o Medio
o Bajo
o Insuficiente
o Balance de
Resultados
o Balance de
Situación
o Flujo de
efectivo
Resultados sustentados:
Informes de los
movimientos económicos de
la Empresa, sustentados en
datos fuentes y documentos
legalmente soportados
o Principios de
Contabilidad
Generalmente
Aceptados
o Normas
Internacionales de
Información
Financiera
o Utilidades
o Gastos de
Administración
o Gastos de Ventas
o Gastos
operacionales
o Balance de
Situación
o Balance de
Resultados
9
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1 La Contabilidad en la empresa
La contabilidad es una técnica que registra sistemáticamente toda la información
referida a las transacciones económicas de una empresa y de las personas,
clasificando, ordenando, procesando, analizando e interpretando la información,
con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la misma,
previamente registrada, de manera ordenada y útil para las distintas partes
interesadas. Posee además una técnica que produce metódicamente y
estructuradamente información cuantitativa y valiosa, expresada en unidades
monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y
de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con
la finalidad de facilitarla a los diversos públicos interesados.1
A inicios del siglo XXI a la contabilidad se la define como “un sistema adaptado
para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio”2. Es así que los
procesos contables se constituyen en el eje central utilizado para realizar los
diversos procedimientos que terminarán con la obtención de resultados del
rendimiento económico que implica el de mantener una Empresa.
Cabe destacar que el beneficio final de la contabilidad son todos los Estados
Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica
y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores
y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
1 Zapata S. Pedro, (2005) Contabilidad General, Quinta Edición, Punta Santa Fe,
McGraw-Hill Interamericana. Pág. 38 2 MINER A. Javier, (2005), Curso de matemáticas financieras, 1era edición, México,
McGraw-Hill. Pág. 68.
10
Sin embargo, en toda empresa grande o pequeña, de cualquier tipo se encuentran
tres factores necesarios para que pueda realizar su actividad estos son: Personas,
Capital y Trabajo.
- El factor personas está representado en los propietarios, administradores y
todos los empleados que trabajan en la empresa.
- El capital está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la
empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías,
maquinaria, muebles y otros bienes.
- El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo
de la empresa, el cual puede ser la producción de bienes, de compra-venta
de mercancías o de a prestación de un servicio.3
Es importante mencionar que la contabilidad provee datos para convertirlos en
indicadores de actuación, en cierto modo coadyuvan a evaluar la trayectoria de la
empresa, da un parámetro general del valor de la misma en el tiempo que se
precisa dicha información, porque se llevan los registros de las operaciones que se
susciten a lo largo de un determinado tiempo de trabajo, ya sea diario, semanal o
anual, de dinero, mercaderías y/o servicios por muy pequeñas o voluminosas que
estas sean.
Resulta fundamental señalar que la contabilidad es manejada por los contadores,
profesionales que deben ser acreditados por los cuerpos profesionales de cada país
para poder ejercer esta tarea. Estos cuerpos a su vez determinar una serie de
principios generalmente aceptados, que cubren las reglas básicas que garantizan la
fiabilidad de la información contable.
2.1.1 Tipos de contabilidad
3 Zapata S. Pedro, (2005) Contabilidad General, Quinta Edición, Punta Santa Fe,
McGraw-Hill Interamericana. Pág. 41
11
Cuando se habla de contabilidad, generalmente se refiere a la Contabilidad
Financiera conocida también como Contabilidad Externa, cuyo propósito es
procesar la información de las transacciones financieras, para generar los Estados
Financieros, utilizados principalmente por entes externos.
Es importante señalar que la principal finalidad de la contabilidad es proporcionar
información útil de una organización para facilitar la toma de decisiones de sus
diferentes usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, gobierno y
administradores), con base en las diferentes necesidades de información en los
distintos segmentos de usuarios, la información total que es generada en una
entidad económica para diversos usuarios existen tres tipos de contabilidad los
mismos que se describen a continuación:
Contabilidad financiera.
Contabilidad fiscal.
Contabilidad administrativa.4
2.1.2 Objetivos de la contabilidad
La contabilidad tiene un objetivo principal que consiste en la preparación de los
estados contables que reflejan en forma concluyente, los verdaderos resultantes de
las actividades comerciales de un período de tiempo definido y la auténtica
situación financiera del negocio en fecha.
Los objetivos básicos de la contabilidad son5:
4 DEL RÍO González, Cristóbal. (2000). El presupuesto. México, Ediciones Contables,
Administrativas y Fiscales, SA de CV. Pág. 62. 5 VÁSCONEZ, José, (2002), Contabilidad intermedia, Quito, Editorial Voluntad. Pág. 57.
12
- Proporcionar información: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con
relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a
terceros, la cosas poseídas por el negocio.
Complementando este primer objetivo se podría decir que el objetivo
primordial de la contabilidad es el de suministrar información razonada,
basada en los registros fuentes de las operaciones realizadas por la
Empresa.
- Cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:
El objetivo Administrativo sería el de ofrecer información a los usuarios
internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la
planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello,
comprende información histórica presente y futura de cada departamento
en que se subdivida la organización de la empresa.
El objetivo Financiero sería el de proporcionar información a usuarios
externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el
pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.
2.1.3 Ventajas de la contabilidad
Seguidamente se señalan las ventajas más destacables entre muchas que la
Contabilidad aporta como una importante fuente de información:
Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la
empresa. Proporciona información y señala las áreas que lograron su
objetivo
Le permite a la empresa informarse de lo que debe y lo que le deben.
Permite controlar los gastos y las inversiones.
Ayuda a diferenciar los gastos de los propietarios con los de su negocio.
13
Le informa cuánto cuesta producir un artículo y en cuanto lo puede
vender.
Permite conocer oportunamente cuánto está ganando o perdiendo la
empresa.
Con una contabilidad organizada será más fácil conseguir préstamos y
asesoría.
Es orientadora, porque permite conocer en un momento dado, la situación
financiera (ESTADO FINANCIERO) y situación económica (ESTADO
DE RESULTADOS) del negocio.6
2.1.4 Evolución de la contabilidad y sus principales aportes
Es importante señalar que la contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos,
cuando el ser humano se ve obligado a llevar registros y controles de sus
propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida,
se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia
o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio
comercial.7
La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades comerciales italianas los
libros de contabilidad más antiguos que se conservan provienen de la ciudad de
Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas
contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros
formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra
era, permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente.
6 TORRECILLA, Ángel S., FERNÁNDEZ, Antonio; GUTIÉRREZ D. Gerardo (2004).
Contabilidad de Costes y Contabilidad de Gestión. 2ª edición Volumen I y II. Editorial Mc-Graw.Hill. España. Pág. 101. 7 VÁSCONEZ, José, (2002), Contabilidad intermedia, Quito, Editorial Voluntad. Pág. 65.
14
Cabe destacar, que la Revolución Industrial provoco la necesidad de adoptar las
técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos,
las operaciones típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y servicios.
Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales,
propiedades de accionistas anónimos, el papel de la contabilidad adquirió aun
mayor importancia. La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha
sido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada
vez más, corresponde a las computadoras la realización de estas tareas, sin
embargo el uso generalizado de los equipos informáticos permitió sacar mayor
provecho de la contabilidad utilizándose a menudo el termino procesamiento de
datos.8
En los actuales momentos, la contabilidad es el producto de toda una gran
cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el
mejorar la calidad de la información financiera en las empresas. La contabilidad
hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables:
Tecnología.
Complejidad y globalización de los negocios.
Formación y educación.
La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la
cual se generan las transacciones financieras, a través del fenómeno INTERNET.
La segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que
la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la
información financiera.
8 MOLINA de P. Olga (2002). Problemario de Contabilidad de Costos II. Ula-Mérida.
Disponible en publicaciones de FACES-ULA. Pág. 76.
15
La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los
futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.9
2.1.5 Importancia de la contabilidad
“La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras”10
.
Bajo este lineamiento, la empresa podrá esperar una mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio, sin dejar a un lado que los servicios agregados
de una buena contabilidad generaran información óptima de carácter legal.
No obstante, la contabilidad registra en forma histórica, exacta, fiel, todas las
operaciones que realiza la empresa, clasificándoles correctamente y registrándolas
en forma metódica y justificada en unos libros especiales llamados de
contabilidad y de acuerdo con las leyes comerciales, permitiendo a su vez obtener
9 MOLINA de P. Olga (2002). Problemario de Contabilidad de Costos II. Ula-Mérida.
Disponible en publicaciones de FACES-ULA. Pág. 78. 10
ZAPATA, Pedro, (2002), Contabilidad general, Cuarta Edición, Editorial McGraw Hill. Pág. 33
16
resúmenes de cifras a través del cual, una vez analizados, permitirá apreciar los
resultados de la empresa en unos cuadros denominados Estados Financieros o
Estados Contables
"Una Contabilidad bien organizada y al día, constituye la brújula que guía a la
empresa, camino al éxito"11
2.1.6 Importancia de la información contable
Resulta fundamental puntualizar que el propósito de la contabilidad es
proporcionar información financiera sobre una entidad económica, ya que quienes
toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la
empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la
organización. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y
comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de
computadores, como también de registros manuales e informes impresos.
No obstante, en un mundo globalizado, la presión en los administradores de una
empresa exige que tengan los conocimientos para el uso de la tecnología, pero
sobre todo el manejo eficiente de información que le permitan tomar decisiones
adecuadas y correctas, para asegurar la permanencia de las empresas en un
mercado tan competitivo.
Dentro de las herramientas con que cuenta un administrador, la contabilidad es
una de sus principales fuentes de información donde se refleja el fruto de la toma
de buenas decisiones, así como una excelente base de datos para proyectar el
futuro de la empresa.
El administrador debe tomar en cuenta que la información que proviene de sus
balances o auxiliares contables se constituyen en una herramienta de competencia
que marca la diferencia en el momento determinado que deba decidir por acciones
11
ZAPATA, Pedro, (2002), Contabilidad general, Cuarta Edición, Editorial McGraw Hill. Pág. 36.
17
que impactaran en la salud financiera de la organización y en su conducción hacia
el éxito.
Hoy en día las empresas y organizaciones necesitan mantener un flujo de datos
constantes y precisos que permitan tomar decisiones correctas y hacer frente a la
intensa competencia nacional e internacional que puede mirar las debilidades del
productor local para invadir su mercado con productos o servicios más
económicos o con mejores valores agregados, llevándose a los clientes y
ocasionando la desaparición de las empresas incompetentes que no estaba listas
para mejorar sus precios o reducir sus costos y pelear por su participación en las
ventas.
Es así que el tener información de primera mano y de sus mismas fuentes, tiene un
valor incalculable, ya que aquellas empresas que cuentan con la mayor cantidad y
calidad de datos, podrán tomar las mejores decisiones.
Dentro de las decisiones importantes que se pueden tomar con una correcta
información contable se tiene12
:
1. Los precios a los cuales se debe vender.
2. Los precios a los cuales les conviene comprar.
3. La capacidad de pago con la que se cuenta en un determinado momento.
4. La situación financiera de la empresa.
5. El costo del dinero que se toma como crédito.
2.1.6.1 Propósito de la información contable
12
STEINER George, (2001), Planificación de alta dirección, Madrid, Siruela ediciones. Pág. 94.
18
El principal propósito que persigue la contabilidad es preparar información
contable de calidad sobre una entidad económica, el papel del sistema contable de
la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos
objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros
manuales e informes impresos. Para que esta calidad se dé, deben estar presentes
unas series de características que le dan valor como son: utilidad, confiabilidad y
provisionalidad13
.
- Utilidad: La característica de utilidad se refiere en que la información
pueda efectivamente ser usada en la toma de decisiones de los usuarios,
dado que es importante y que ha sido presentada en forma oportuna.
- Confiabilidad: La característica de la información contable por la que el
usuario la acepta y la utiliza para tomar decisiones. La confianza que el
usuario de la información contable le otorga, requiere que la operación del
sistema sea: Estable, Objetivo y Verificable.
- Provisionalidad: Esta característica es fundamental tanto para los lectores
de un periódico como para los usuarios de la información financiera. Se
refiere al hecho de que ambos tipos de usuarios deben estar conscientes de
que lo que aparece en un periódico y lo que aparece en un estado
financiero e información provisional; es decir, presenta la información con
todos los elementos y circunstancias.
Es importante mencionar que la contabilidad debe proporcionar información
relacionada con una entidad económica, así la contabilidad se refiere a la
medición, al registro y a la presentación de este tipo de información a varios tipos
de usuarios.
13
SAPOROSI Gerardo, (2005), Principios de la contabilidad financiera empresarial, Madrid, Editorial Universidad. Pág. 112.
19
2.1.6.2 Beneficio de la información contable
Cabe destacar que la contabilidad va más allá del proceso de creación de registros
e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta
información, su análisis e interpretación, no obstante los contadores se preocupan
de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación
que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros, estudian el
efecto de diferentes alternativas.14
La contabilidad también va a proporcionar información para la toma de decisiones
comerciales que le permitan al Administrador guiar a la empresa a cumplir sus
objetivos de los accionistas, esto es conseguir rentabilidad y solvencia.
La gerencia necesita estar segura de que la información contable que recibe es
exacta y confiable. Esto se logra a través del sistema del control interno de la
empresa. Un sistema de control interno comprende todas las medidas que una
organización toma con el fin de: 15
1. Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude y al ineficiencia.
2. Asegurar exactitud y confiabilidad a la información contable y operativa.
3. Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa.
4. Evaluar el nivel de rendimiento en los distintos departamentos de la
empresa.
Cuando se hace una auditoria de los estados financieros, el contador público
siempre estudia y evalúa el sistema de control interno de la empresa. La
14
REVELES L. Ricardo, SÁNCHEZ S. Antonio, (2003), Costos Básicos, Primera Edición, México. Pág. 96 15
SÁNCHEZ Guido, (2006), El proceso contable en las pequeñas empresas, México, Editorial Libertad. Pág. 124.
20
confiabilidad de los datos y registros contables que tiene una empresa estará en
función de un excelente sistema de control interno, el cual tiene como principio
fundamental el que ninguna persona debe manejar todas las fases de una
transacción desde el comienzo hasta el final, ya que la participación de dos o más
empleados en toda transacción, evita la posibilidad de fraudes.
2.1.6.3 Características de un sistema de información contable efectivo.
Cuando un sistema de información está bien diseñado, este ofrece:
Control
Compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
Control: Se refiere a cuando un buen sistema de contabilidad le da a la
administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos
son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las
operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros
contables.
Compatibilidad: Cuando un sistema de información cumple con la pauta de
compatibilidad y opera sin problemas con la estructura, el personal, y las
características especiales de un negocio en particular.16
2.1.6.4 Objetivos de la información contable.
La información contable sirve principalmente para conocer y demostrar los
recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de
transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales
recursos y el resultado obtenido en el periodo.
16
TERÁN Gandarillas Gonzalo J.; (2001) Temas de Contabilidad Básica e Intermedia; 4ta Edición; Editorial Educación y Cultura. Pág. 124.
21
Los principales objetivos de la información contable son los siguientes:
Predecir flujos de efectivo.
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección
de los negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica representa para la comunidad.17
2.2 Los procesos en la organización
Los procesos se los define como “una serie de actividades consecutivas que a
partir de unos recursos (físicos, humanos, financieros, tecnológicos), buscan
producir un resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente interno
y externo.”
En la actualidad los procesos se consideran como la base operativa de un gran
número de organizaciones los cuales de manera progresiva se van convirtiendo
en la base estructural de las mismas, gracias a las técnicas relacionadas con ellos
la sistematización de los procesos reduce errores, desde luego confirmando que
17
AYAVIRI García Daniel; (2003) Contabilidad Básica y Documentos Mercantiles: Edición 1º; Editorial “N-DAG”. Pág. 91.
22
se comporten siempre de la misma manera y dando elementos que permitan
visualizar el estado de los procesos
Es de suma importancia señalar que al implementar procesos en una empresa se
ofrece soporte al modelo de negocio y al de operación de la escuela en donde su
administración mediante procesos constituye un marco de referencia para la
realización y coordinación de sus actividades diarias.
La ventaja de los procesos es como un nuevo modo de vida, ya que su presencia
ha ayudado a modificar y hacer más eficiente el uso y manejo de recursos en las
diferentes organizaciones y con su ejecución se presenta una serie de beneficios
como una cadena de valor mejor soportada, logro de objetivos, evitar el re-
trabajo, mayor claridad en las actividades que corresponden a un rol, incremento
de la calidad de producto/servicio y mayor satisfacción del cliente entre otros,
etc.18
Hacer que una organización opere con base en procesos o mejora de los mismos
no es tarea fácil ya que implica reconocer si la empresa tiene los conocimientos
técnicos, las herramientas y métodos apropiados para ejecutarlos, el apoyo y
autoridad de los directivos para incentivar la rápida implementación, considerar la
posible automatización de un proceso ya existente si es necesario y valorar si hay
apertura para cambiar el enfoque del sistema existente.
No obstante, vale la pena suponer este reto ya que la alineación de procesos es
significativa porque cuando se diseñan, se basan y alinean a los objetivos de cada
organización se garantiza que las mismas dejen de ser departamentos
independientes y se transformen en sistemas integrados
18
POLIMENI Ralph; FABOZZI Frank¨; ADELBERG Arthur; (2004) Contabilidad de Costos Conceptos y Aplicaciones Para La Toma De Decisiones Gerenciales; Edición 3º; Editorial MCGRAW-HILL. Pág. 85.
23
Al mismo tiempo los procesos deberán ser gestionados de manera permanente lo
cual permitirá que se cuide el ritmo en la escuela, cada tipo de proceso se
gestionará por el rol que tenga la responsabilidad correspondiente
Finalmente el conocimiento y mejora de los procesos en la empresa puede ser
fundamental no sólo para la correcta gestión y aprovechamiento sino para poseer
la seguridad real de cómo puede ayudar a crecer y a tener controlada la capacidad
empresarial de los miembros de la organización.
2.2.1 Origen del proceso contable
El Proceso Contable surge en Contabilidad como consecuencia de reconocer una
serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí, que desembocan en el
objetivo de la propia Contabilidad, esto es, la obtención de información
financiera.
Para obtener dicha información, es preciso inicialmente, establecer el sistema por
medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtención hasta su
presentación en términos de información acabada.
2.2.2 Los procesos de control financiero
Estos procesos se encuentran directamente relacionados con el planeamiento
estratégico de una empresa, esto se debe a que tanto el planeamiento como el
control financiero implican que las proyecciones deben tomar de base a las
normas y desarrollos que posee u n proceso de retroalimentación para de esta
manera poder incrementar el desempeño.
Es importante señalar que los resultados obtenidos por dicha proyección suelen
reflejarse en el estado de resultados presupuestario. Es importante que tener en
cuenta que las ventas anticipadas pueden considerarse parte de las diferentes
inversiones destinadas a la producción de más productos.
24
Cabe destacar que estas inversiones representan parte del control financiero de
una empresa, ya que las mismas proporcionan los datos que se necesitan para
poder desarrollar una columna de los activos del balance general, dichos activos
tienen que ser financiados, aunque también requieren de un análisis sobre el flujo
de efectivo. En este caso se debe decir que el flujo de efectivo cumple un rol muy
importante ya que cuando el mismo es neto y a la vez positivo, señalará que la
institución cuenta con un financiamiento que resulta suficiente, de lo contrario, el
mismo requeriría de algún financiamiento complementario.
Para el control financiero esto quiere decir que el flujo de efectivo es la
herramienta más importante para poder realizar algún pronostico financiera que
partiendo del mismo, se llevaran a cabo las proyecciones para lograr el objetivo
que persigue la empresa.19
2.2.3 Como llevar el control financiero
Existen algunos elementos importantes para llevar a cabo el control financiero en
una organización son, por un lado, el balance general. Éste es un informe básico
que refleja la situación financiera que se posee en una fecha determinada.
El balance general posee información sobre el patrimonio, los activos y los
pasivos, quienes deben relacionarse entre ellos para reflejar correctamente dicha
situación financiera. En el control financiero, el balance ayuda a conocer la
situación financiera por la que está pasando la empresa, ya que éste indica cuál es
la cantidad de dinero que la empresa posee, y cuanta es la cantidad de dinero que
debe
El balance general se compone por dos columnas las cuales una representa al
activo (izquierda) y la otra al pasivo (derecha), y en la primera columna es en
donde se recolecta los destinos que tendrán los fondos, mientras que en la
19
REVELES L. Ricardo, (2004), Costos I, Primera Edición, México. Pág. 46.
25
columna de los pasivos, los origines de los mismos. Por otro lado, el control
financiero que debe llevar una empresa cuenta con el estado de resultados.20
2.2.4 Importancia del control financiero
Resulta fundamental mencionar, que el control es función de todos los
administradores, desde el Presidente de una empresa hasta los supervisores,
algunos administradores de manera particular los de niveles inferiores, olvidan
que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en
todos los con el análisis financiero se evalúa la realidad de la situación y
comportamiento de una entidad, más allá de lo netamente contable y de las leyes
financieras, esto tiene carácter relativo, pues no existen dos empresas iguales ni en
actividades, ni en tamaño, cada una tiene las características que la distinguen y lo
positivo en unas puede ser perjudicial para otras.
Por lo que el uso de la información contable para fines de control y planificación
es un procedimiento sumamente necesario para los ejecutivos. Esta información
por lo general muestra los puntos fuertes y débiles deben ser reconocidos para
adoptar acciones correctivas y los fuertes deben ser atendidos para utilizarlos
como fuerzas facilitadoras en la actividad de dirección.21
Esta importancia radica en:
Crear mejor calidad: Consiste en detectar las fallas del proceso y este se
corrige para eliminar los errores.
Enfrentan el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. La función del control sirve a los Gerentes para responder a
las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar
20
MALLO Carlos, Kaplan Robert, Meljem Sylvia, Jiménez Carlos (2000). Contabilidad de Costos y Estrategia de Gestión. Editorial Prentice-Hall. España. Pág. 75 21
REVELES L. Ricardo, (2004), Costos I, Primera Edición, México. Pág. 52.
26
los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.
Producir ciclos más rápidos: Reconocer la demanda de los consumidores
para un diseño, calidad o tiempo de entregas mejorados, y acelerar los
ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios
nuevos a los clientes.
Agregar valor: Obtener ventajas competitivas es agregar valor. Tratar de
igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy
costoso y contraproducente.
2.2.5 Objetivos del control financiero
El control financiero tiene diversos objetivos entre los cuales se mencionan los
siguientes:
Diagnosticar: se aplica cuando existen áreas con problemas y se emplean
medidas de prevención antes que de corrección.
Comunicar: se realiza a través de la información de resultados de las
diversas actividades de la empresa.
Motivar: derivar de todos los logros que tenga la empresa a través de
sistemas de control tendrá beneficios a todos los empleados.
2.2.6 Etapas del control financiero
Para tener un control financiero adecuado en la empresa relacionado con las
finanzas se tienen las siguientes etapas.
Definir Resultados Futuros
27
Determinar Objetivos Futuros.
Determinar Estándares Flexibles
Determinar Flujo de Información
Acción Correctiva
2.3 El cierre contable
Es el proceso que consiste en cerrar o cancelar las cuentas de resultados
(compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de
producción) y trasladar dichas cifras a las cuentas de balance respectivas (activo,
pasivo y patrimonio). Este cierre permite conocer el resultado económico del
periodo y cuantificar las ganancias o las pérdidas.22
El resultado del cierre de las cuentas de resultados se debe incluir en la cuenta de
patrimonio. Esto quiere decir que, si los resultados son positivos, la cuenta de
patrimonio aumentará, mientras que si los resultados son negativos, dicha cuenta
disminuirá.
No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y
gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.
Es importante conocer que antes de proceder a cancelar o cerrar las cuentas de
resultados, es necesario realizar ajustes (depreciación de los activos fijos,
amortización de los activos intangibles, etc.) y conciliaciones (de cuentas
bancarias), debe mencionarse que entre los ajustes más importantes que se deben
hacer está la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos
intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios en los
22
AYAVIRI García Daniel; (2003) Contabilidad Básica y Documentos Mercantiles: Edición 1º; Editorial “N-DAG”. Pág. 133.
28
inventarios, es importante además la conciliación de las cuentas bancarias lo que
le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.23
No obstante, las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se
debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores,
y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo, otro
aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes
necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o
desvalorización, tal como lo establecen los principios de contabilidad.
Es importante tener presente que al hacer el cierre contable se deben tener
presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados
por los socios, esto conlleva de forma implícita a la existencia de una planeación
con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se
quieran lograr.
Por otra parte es necesario tener en cuenta que la depreciación, la provisión de
cartera, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes,
proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados
finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cuál es el
procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados.
Es muy importante realizar una correcta planeación de políticas contables ya que
estas permitirán a la empresa, además de mostrar una situación económica y
financiera real, que pueda también incidir sobre la carga tributaria que se debe
asumir y sobre la estabilidad económica, en especial de la disponibilidad de
capital de trabajo.
Debe tenerse en cuenta que la definición de las políticas y procedimientos
contables no es una tarea que se deba realizar al momento del cierre contable, sino
al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan
23
REVELES L. Ricardo, (2004), Costos I, Primera Edición, México. Pág. 87.
29
efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo. Al
momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el
periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada
improvisada, además se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar
contables con el objetivo de incidir en los resultados finales. Éstas deben
enmarcarse dentro de una política de prudencia que no comprometa para nada ni
la situación económica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a
tener problemas de carácter legal.
Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le
brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor
importancia a la parte económica de la empresa, algo que se suele descuidar en
especial en las medianas y pequeñas empresas, que son precisamente las que más
lo necesitan.24
En resumen, el cierre contable implica, como primer paso, la regularización de las
cuentas de gastos e ingresos para obtener el resultado del ejercicio. Esto permitirá
saber cuánto se ha ganado o perdido en el periodo. Luego se debe regularizar las
cuentas de patrimonio neto (si aumentó o disminuyó según las ganancias o
pérdidas) y, finalmente, cerrar todas las cuentas con saldo para que el mismo sea
igual a cero.
Es posible que surjan diversos problemas con el cierre contable a partir de errores
en los registros de los movimientos. Entre los más comunes se encuentran las
anotaciones con valores equivocados, las anotaciones en cuentas erróneas (anotar
gastos como ingresos o viceversa) y las operaciones no documentadas (como una
compra sin factura).
24
TERÁN Gandarillas Gonzalo J.; (2001) Temas de Contabilidad Básica e Intermedia; 4ta Edición; Editorial Educación y Cultura. Pág. 145.
30
2.4 El Plan de cuentas
El plan de cuentas se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que
forman parte de un sistema contable, Es un medio auxiliar del sistema de
información contable que indica las cuentas que serán utilizadas en el proceso de
registración de las variaciones patrimoniales que producen los hechos
económicos, a los fines de mostrar la composición y magnitud del patrimonio.
Es importante recordar que para facilitar el reconocimiento de cada una de las
cuentas, el plan de cuentas suele ser codificado. Este proceso implica la
asignación de un símbolo, que puede ser un número, una letra o una combinación
de ambos, a cada cuenta.
Sin embargo, el sistema mnemotécnico más usual para codificar un plan de
cuentas es el numérico decimal, que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la
tarea de agregar e intercalar nuevas cuentas. Por ejemplo: 1 Activo, 1.1 Activo
corriente, 1.2 Activo no corriente, 1.1.1 Caja y bancos, 1.1.2 Inversiones
corrientes.
Generalmente, el plan de cuentas se complementa con un manual de cuentas, que
presenta las instrucciones necesarias para la utilización de las cuentas que forman
parte del sistema contable. El plan de cuentas, en definitiva, brinda una estructura
básica para la organización del sistema contable, por lo que aparece como un
medio para obtener información de manera sencilla. Un plan de cuentas debe
cumplir con varios requisitos, como la homogeneidad, la integridad (tiene que
presentar todas las cuentas necesarias), la sistematicidad (debe seguir un cierto
orden) y la flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas cuentas).25
Por otra parte, es importante que, a la hora de elaborar un plan de cuentas, se
utilice una terminología clara para designar a cada cuenta y se parta desde lo
general hacia lo particular.
25
TERÁN Gandarillas Gonzalo J.; (2001) Temas de Contabilidad Básica e Intermedia; 4ta Edición; Editorial Educación y Cultura. Pág. 147.
31
2.4.1 Objetivos del plan de cuentas
Permitir el establecimiento de las cuentas para
El registro de las operaciones
Estructurar la organización de las cuentas por secciones.
Garantizar la correcta formulación de los estados financieros.
Permitir la realización de cambios que se presenten, tales como la
eliminación o inclusión de cuentas.
2.4.2 Funciones del plan de cuentas
Servir como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora
en el área contable.
Dar a conocer al personal que labora en el área contable la estructura de
cuentas del sistema de contabilidad general
Garantizar de manera consistente y uniforme la correcta presentación de
los reportes financieros.
Proporcionar una guía para el correcto registro de las operaciones a través
de los asientos contables.
2.4.3 Pasos a seguir en la confección
1.- Consiste en determinar el primer grado o nivel de análisis, que siguiendo la
clasificación de cuentas según su naturaleza, implica asignar un número a las
cuentas recompuestas (elementos) o de menor grado de análisis:26
1 ACTIVO
2 PASIVO
3 PATRIMONIO NETO
4 RESULTADOS
26
HORNGREN, Foster y Datar (2002). Contabilidad de Costos. Un enfoque gerencial. Décima edición. Editorial Prentice-Hall. México. Pág. 121.
32
5 CUENTAS DE ORDEN
2.- Consiste en determinar el segundo grado o nivel de análisis, asignando el
segundo dígito a las llamadas cuentas compuestas, en función a un criterio legal:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.2 ACTIVO NO CORRIENTE
2 PASIVO
2.1 PASIVO CORRIENTE
2.2 PASIVO NO CORRIENTE
3.- Consiste en determinar el tercer grado o nivel de análisis, asignando el tercer
dígito a las cuentas colectivas o sintéticas, que son aquellas representativas de los
rubros:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES
1.1.3 CRÉDITOS
1.1.4 BIENES DE CAMBIO
4.- Consiste en determinar el cuarto grado o nivel de análisis, asignando el cuarto
dígito a las cuentas simples o analíticas de primer grado de análisis, que son
aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podrían ser utilizadas para registrar
anotaciones en el libro diario general.
A partir de este grado de análisis se formaliza la apertura analítica que se desee en
función de los requerimientos de información de cada ente en particular:
33
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.1.1 CAJA
1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA
Indiscutiblemente, los siguientes pasos determinarán el quinto o más grado o nivel
de análisis, asignando el quinto o más dígitos a las cuentas simples o analíticas de
segundo o más grado de análisis. En este modelo de plan de cuentas, existen
cuentas analíticas de distintos grados de análisis que cumplen con la función de
anotar o registrar los cambios que se sucedan en los elementos del patrimonio. A
los efectos de contemplar una mayor flexibilidad en la confección del plan de
cuentas, se ha optado por anteponer un cero al último grado de análisis
considerado:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.1.1 CAJA
1.1.1.1.01 CAJA….EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.02 CAJA….EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.03 FONDO FIJO
1.1.1.1.04 CAJA EN MONEDA EXTRANJERA
1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.2.01 BANCO….CTA/CTE.
1.1.1.2.02 BANCO….CTA/CTE.
1.1.1.2.03 BANCO….CAJA DE AHORROS
1.1.1.2.04 BANCO….CAJA DE AHORROS
1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA
1.1.1.3.01 BANCO….CTA/CTE. M/EXTRANJERA
1.1.1.3.02 BANCO….CTA/CTE. M/EXTRANJERA
34
1.1.1.3.03. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5 Los flujos de procesos
Los procesos normalmente se presentan en forma gráfica a través de flujo gramas,
lo cual busca presentar en forma dinámica y lógica la secuencia del trabajo,
permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a través de
elementos como: las actividades, los documentos y las unidades administrativas y
cargos que intervienen en él.
Dentro de las características del flujo gramas de procesos tenemos:
Estandariza la presentación de los procesos de trabajo
Identifica con facilidad los aspectos más relevantes del trabajo
Facilita el análisis y mejoramiento de los procesos, propendiendo por la
eliminación de trámites innecesarios, suprimiendo lo que no es esencial y
simplificando lo que realmente es necesario.
Muestra la dinámica del trabajo y los responsables del mismo.
Facilita la ejecución del trabajo
Impide las improvisaciones y sus consecuencias
Evita el desvío o distorsión de las acciones de la Empresa
Provee elementos que facilitan el control del trabajo.
Además de la secuencia de actividades, el flujo grama muestra lo que se realiza en
cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las
decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas
El flujo grama hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de:
Las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del
proceso.27
27
GÓMEZ Cejas, Guillermo. Sistemas Administrativos, Análisis y Diseños. Editorial Mc Graw Gil. Año 1.997. Pág. 96
35
2.5.1 Simbología Utilizada
El flujo grama utiliza un conjunto de símbolos para representar las etapas del
proceso, las personas o los sectores involucrados, la secuencia de las operaciones
y la circulación de los datos y los documentos.
Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa
gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:
SÍMBOLO
DESCRIPCIÓN
Este símbolo se usa para identificar el
inicio y el fin de un proceso:
Forma utilizada en un Diagrama de
Flujo para representar una tarea o
actividad.
Documento. Representa la información
escrita pertinente al proceso.
Forma utilizada en un Diagrama de
Flujo para representar una actividad de
decisión o de conmutación.
Forma utilizada en un Diagrama de
Flujo para representar una actividad
combinada.
36
Gráfico No. 1 Modelo de flujo de depósito de Recaudos
Administrador
Realizar arqueo diario
Portero deposita en el
banco
Administrador registra
ingreso
Consignación
Portero entrega recibo
de depósito al
administrador
Informe de caja
Archivo
37
Gráfico No. 2 Modelo de flujo de desembolso con cheque
Administración
Otros documentos de
informe de secretaría
Administrador
¿correcto? Solicita revisión
Actualiza o corrige los
respaldos
Auxiliar:
Comprobante diario de
contabilidad
Administrador firma y
aprueba pago
Soporte de respaldo
cheques.
Comprobante de pago
Administrador:
¿concede?
Comprobante de egreso
Archivo
Si
Si
38
Gráfico No. 3 Modelo de flujo de proceso de contabilización
Auxiliar de
contabilidad
Analiza y clasifica
información
Genera comprobantes
contables
Contador:
Firma comprobantes
Contadores revisa
informes
Auxiliar:
Cruza saldos auxiliares
y cuenta de control
Actualiza o corrige los
comprobantes Contador:
¿concede?
Si
Auxiliar:
Registra libros auxiliares
Auxiliar:
Comprobante diario de
contabilidad
Libros mayores
Archivo
39
2.6 Marco conceptual
Contabilidad.- La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar
y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus
resultados.
Manual de Procedimientos.- El manual de procedimientos contiene una
descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa.
Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias
que de los mismos se realizan.
Manual.- Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades
que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas.
Procedimientos.- El Procedimiento es el cauce formal de la serie de actos en que
se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. El
procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo.
Definición de contable.- Es aquello perteneciente o relativo a la contabilidad (la
aptitud de las cosas para poder reducirlas a cálculos o el sistema adoptado para
llevar las cuentas en una oficina pública o particular). El término, que procede del
latín computabĭlis, también permite referirse en general a todo lo que puede ser
contado.
Control financiero.- Permite a los directivos especialistas o no en el área de
controlar las finanzas de una organización ya que brinda las herramientas
necesarias a través del sistema contable para estudiar las estructuras claves para
un buen desarrollo del control financiero y así cerciorarse que las actividades se
desarrollen según lo pautado aunado a las políticas financieras.
40
Control.- Es un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se
desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente.
Organización Administrativa.- Se refiere a los procedimientos o herramientas
utilizadas para optimizar los resultados, es decir una mejora sustancial en los
procesos y procedimientos administrativos relacionados a las industrias o
negocios con la finalidad de obtener una mejor situación para el negocio
Actividad: Serie de operaciones afines que son realizadas por diferentes unidades
administrativas.
Análisis de Gestión: Es un conjunto de procesos que parten de las principales
áreas claves dentro del sistema organizacional, esto con el fin de diseñar
indicadores y estándares basados en los planes y programas estratégicos
intentados por la organización.
Autoridad: Capacidad que se confiere a un órgano para actuar y resolver sobre
determinada materia y en campo especifico.
Capacitación: Actividad del proceso de enseñanza y aprendizaje que tiene como
objeto fundamental ayudar al personal de una organización a adquirir y aplicar los
conocimientos habilidades y aptitudes por medio de los cuales se puede cumplir
satisfactoriamente con los objetivos.
Centralización: Se refiere al grado hasta el cual la toma de decisiones se
concentra en un solo punto de la organización
Departamentalización: Es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones
en conjuntos especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades.
41
Descentralización: Se da cuando hay aportes de personal de nivel inferior o se le
da realmente la oportunidad de ejercer su discrecionalidad en la toma de
decisiones.
Eficacia: Capacidad para determinar los objetivos adecuados "hacer lo indicado".
Eficaz: Se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos.
Eficiencia: Es la capacidad para reducir al minino los recursos usados para
alcanzar los objetivos de la organización "hacer las cosas bien".
Estructura orgánica: Es el esquema de jerarquización y división de las funciones
componentes de una organización.
Meta: Es el fin que trata de alcanzar una organización, las organizaciones suelen
tener más de una meta, las metas son elementos fundamentales de las
organizaciones.
Organización: Son dos más personas que trabajan juntas de manera estructurada,
para alcanzar una meta concreta o un conjunto de metas.
42
CAPÍTULO III: DIAGNOSTICO
3.1. Análisis interno
La importancia de conocer y analizar los factores internos de la empresa, de
manera independiente, sin ser ni excesivamente indulgentes ni extremadamente
estrictos, nos dará una idea de nuestras posibilidades y capacidades, así como de
nuestros puntos fuertes a potenciar y los débiles a cubrir y enmendar. 28
El análisis del entorno interno, que se basa en poner de manifiesto los puntos
fuertes y los puntos débiles de la unidad de negocio en sus distintas áreas
funcionales.
El análisis interno debe de ir orientado a una evaluación del potencial de la
empresa.
3.1.1 Capacidad Administrativa
La administración constituye el proceso sistemático de planificar, organizar,
dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar
los demás recursos de ésta para alcanzar las metas establecidas.
Razón por la cual se debe mencionar que el proceso administrativo dentro de la
escuela de Español, no es una sucesión de funciones separadas que puedan ser
28
Mantilla S., y Cante S. (2005). Auditoría del control interno. Primera Edición. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. p. 11.
43
efectuadas de manera independiente y llevarse a cabo sin incluir a las demás, y
que la capacidad administrativa de todos los miembros de la organización es
además de llevar a cabo su tarea generar un medio ambiente que facilite la
participación coordinada de los mismos. El equilibrio en que se utiliza cada
elemento varía para cada tarea administrativa e inclusive pueden variar a través
del tiempo para el mismo trabajo.
La capacidad administrativa de los miembros de la escuela de Español está
enfocada en lograr los objetivos mediante la utilización de las habilidades,
aptitudes y atributos de los integrantes de la entidad realizando ciertas actividades
interrelacionadas con la finalidad de lograr las metas deseadas, estableciendo
algún método, plan o lógica para realizar el trabajo, coordinando los recursos
materiales y humanos de la escuela, dirigiendo e influenciando a todos sus
integrantes a crear la atmósfera adecuada para que hagan su mejor esfuerzo y de
este modo asegurar que la organización siga la dirección correcta para lograr sus
metas
La efectividad de la escuela de español depende de la capacidad administrativa
para dirigir los recursos que permitirán lograr las metas institucionales. Mientras
más integrado y sistematizado esté el trabajo de la organización, más eficaz será
la misma.
Los administradores poseen muchas maneras de examinar la escuela de español y
las actividades, el desempeño y la satisfacción de sus empleados, son los
responsables de diseñar el trabajo de la organización y de seleccionar el personal
para llevar a cabo de modo exitoso los programas planificados.
La importancia de la capacidad administrativa se puede observar en que está
ofrece efectividad a los esfuerzos humanos, ayudando a obtener mejor personal,
equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las
condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. Su consigna es el
mejoramiento constante.
44
El éxito de la escuela de Español depende, directa e inmediatamente, de su buena
administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc.
con que la misma cuenta.
3.1.2. Capacidad de Talento Humano
En la actualidad se puede valorar los cambios que han tenido la mayoría de las
organizaciones en relación a la de tiempos atrás, las evoluciones que a diario
surgen en el mundo influyen evidentemente en el diario accionar de cada empresa,
con lo cual cada uno de los componentes debe moldearse para ajustarse
perfectamente a los cambios.
Se debe manifestar que la escuela de Español Bolívar Education cuenta con un
excelente clima laboral ya que el talento humano que existe dentro del personal
que la conforma posee un alto grado de humanización, el mismo que se ve
reflejado en la confianza depositada en cada cargo. Todo el personal es tomado en
cuenta en la toma de decisión para el beneficio de la escuela y de cada persona, en
cuanto a la promoción en los diferentes cargos se da más por experiencia en la
labor realizada y en la confianza depositada en cada empleado, y en realidad no se
encuentra establecida una política clara de ascenso.
Todo el personal posee la imagen que la educación es sin duda alguna, el motor
trascendental para el avance de las sociedades, de allí la importancia de la
educación básica, eficaz, eficiente y virtuosa, ya que la misma determinará las
posteriores condiciones de la comunidad. Un sin número de países le han dado
gran capacidad a la educación, pues sostienen que ella precisará su desarrollo, así
como también al talento humano, tomando en cuenta sus virtudes, habilidades y
conocimientos, de ahí su bienestar tanto científico como tecnológico
Grandes autores mantenían que educar es acostumbrar a los hombres al trabajo,
para hacer hombres útiles a la sociedad.
45
Y es que como docentes de la escuela de Español Bolívar Education los
educadores se están desarrollando en las alas de la formación académica,
profesional, intelectual, con la conciencia de que son los capacitadores y
forjadores del recurso humano para el desarrollo de los pueblos
La gestión que se desarrolla dentro de la escuela no está basada únicamente en
elementos como la tecnología y la información, sino que la clave de una gestión
acertada está en la gente que en ella participa.
El talento humano existente en la escuela depende fundamentalmente más no
exclusivamente en la capacitación que poseen sus integrantes para el desarrollo de
cada una de sus responsabilidades, que en gran medida viene dada por la
educación que sus miembros tiene para el desempeño efectivo del buen ejercicio
individual dentro de la escuela de Español Bolívar Education
3.1.3. Capacidad Financiera
En cuanto a la capacidad financiera de la escuela se debe mencionar que la
administración financiera se encuentra más relacionada con el cumplimiento de
mandatos legales que con la generación de aportes para la toma de decisiones
obteniéndose como resultado muchas decisiones claves en la administración
financiera dentro de la misma basándose más en la realidad política presente que
en un análisis cuidadoso de los resultados futuros.
El alcance de las responsabilidades de la administración financiera en la escuela
incluye, entre otros elementos, el financiamiento, la custodia, las funciones
ordenadas y de información como las que se indican a continuación.
Estudiar y evaluar el impacto financiero de las decisiones administrativas,
tanto antes como después de la implementación
Garantizar el flujo de efectivo necesario para financiar actividades y
operaciones planeadas dentro de la escuela
46
Proteger los recursos a través de controles financieros apropiados
Facilitar una estructura financiera para la planeación de actividades y
operaciones futuras.
Poner atención a los conceptos de eficiencia y efectividad
La escuela de Español Bolívar Education posee una gran capacidad financiera,
reflejada en el alto grado de solidez económica, la buena rotación de cartera y el
cumplimiento de sus obligaciones. Sin embargo, tiene algunas dificultades en la
consolidación de estados financieros, proyección de presupuestos, y algunos
errores en sus sistemas contables, además, de que falta control en la vigilancia del
movimiento financiero y el cumplimiento de los objetivos de rentabilidad ya que
no existen el manejo de acuerdo a procesos.
La capacidad financiera se fundamenta en los conocimientos que posee el
administrador de la escuela de Español Bolívar Education el cual se ha visto en la
necesidad de capacitarse de manera constante en este ramo
3.1.4. Capacidad de Mercado
La capacidad competitiva de la escuela de Español Bolívar Education es bastante
notable, pues se la considera como institución líder en el sector, el rol que se
maneja con respecto a educandos ha hecho que la misma crezca y se introduzca en
el mercado de la educación con nuevos servicios educativos demandado por un
mercado que lo constituye la sociedad.
La escuela ofrece a los estudiantes la educación como un proceso de producción
en el alumno que ingresa, y un producto al alumno que egresa aplicándose en
ellos un conjunto de materias, técnicas y secuencias que la demanda la crean los
ciudadanos o las familias
En la perspectiva de la escuela de Español Bolívar Education la enseñanza se
considera como un conjunto de elementos que intervienen en el aula, en donde el
47
docente constituye un elemento más, y el aprendizaje es visto como un resultado
imaginable de la presencia y combinación de todos los elementos que conforman
la escuela.
Desarrollando un programa de fortalecimiento en el alumnado, buscando la
calidad para llevar en primer lugar a aceptar de manera total y definitiva que el
proponer nuevas soluciones es la labor de todos los involucrados en la institución
educativa mediante el buen desempeño de los programas a desarrollar para elevar
la calidad, la escuela no solo ofrece una labor personalizada, que a final de
cuentas no dará ningún resultado, el trabajo que ofrece es de equipo, desde la
más alta autoridad hasta el último empleado de la misma, ya que es la única
manera de poder obtener un buen resultado en nuestros propósitos
3.1.5. Capacidad de servicios
En la escuela de español Bolívar Education, la gestión de la calidad de servicio se
ha convertido en una estrategia prioritaria y cada vez son más los que tratan de
definirla, medirla y, finalmente, mejorarla, Dentro de la capacidad de servicios
existen varios puntos que vale la pena mencionarlos como calidad de servicios los
cuales serán indicados a continuación:
En cuanto a la atención es:
De calidad
Respetuosa
Amable: entre cálida y cordial (evitando ser fría o descortés)
Orientada y Centrada en el cliente
Entusiasta
Positiva
Tolerante
48
Y a los elementos de competitividad de servicio son:
Horarios
Información (disponibilidad y precisión)
Accesibilidad a personal
Competencias del personal
Minimización de colas /esperas
Amabilidad (cordialidad y/o calidez)
Ambientación y decoración
Facilidades para confort
Confianza
Respeto
Rapidez.
3.1.6 Investigación de campo de la gestión administrativa y financiera de la
Empresa
Con el propósito de evaluar el nivel administrativo y financiero de la empresa
Bolívar Education, como de igual forma conocer los factores más significativos
(positivos y negativos) del control contable dentro de la empresa, se diseñó una
encuesta aplicable a los 10 empleados que conforman la totalidad de trabajadores
de la Empresa Bolívar Educatión.
A continuación la encuesta base y la tabla de resultados:
49
ENCUESTA BASE
Califique de 1 hasta 5 los servicios que la Empresa Bolívar Educatión., presta bajo
el siguiente concepto:
Calificación Puntaje
Muy Buena 5
Buena 4
Regular 3
Insuficiente 2
Ineficiente 1
a. Califique usted la organización general de la Empresa ( )
b. Cómo califica los formularios y papeles internos que usa la empresa ( )
c. Considera Ud. que los procesos en el manejo financiero es el apropiado( )
d. Cómo calificaría su ambiente de trabajo ( )
e. Cómo calificaría usted los procesos administrativos/financieros ( )
f. Cómo calificaría usted las herramientas para el trabajo ( )
g. Se lleva a cabo una contabilidad precisa asociada a cada servicio ( )
De la encuesta planteada se obtuvo el siguiente resultado:
50
Tabla Nº1. Respuestas a la encuesta base
No. PREGUNTA Puntaje
a. Califique usted la organización general de la Empresa 4.0
b. Cómo califica los formularios y papeles internos que usa la empresa 3.2
c. Considera Ud. que los procesos en el manejo financiero es el apropiado. 3.1
d. Cómo calificaría su ambiente de trabajo 4.2
e. Cómo calificaría usted los procesos administrativos/financieros 2.7
f. Cómo calificaría usted las herramientas para el trabajo 2.8
g. Se lleva a cabo una contabilidad precisa asociada a cada servicio 2.9
TOTAL PROMEDIO 3.27
Elaborado por: Ximena Almeida
Del análisis de los resultados obtenidos se desprende que la gestión administrativa
es Regular, demostrando una muy baja calificación en las políticas de cada
sección.
Es indispensable entonces que la empresa se fortalezca organizacionalmente a
través de la implementación de un Manual de Procesos administrativo y
financiero-contable, donde se puedan tener políticas y procesos claros, así como
una guía a la cual hay que seguir.
Todo este proceso de mejora ira siempre acompañado de un programa de
capacitación, indispensable para la inducción de todo el personal en la nueva
metodología de procesos, además que un refresco de conocimientos para todo el
Recurso Humano.
51
3.2 Entorno legal
En la mayoría de los países las leyes y reglamentos que fijan la obligación de
llevar contabilidad sufren modificaciones y adiciones conforme van surgiendo
cambios económicos, políticos, sociales y culturales. Por ello es conveniente
consultar las leyes y reglamentos que contengan disposiciones actualizadas en el
país donde se va a implementar el sistema contable.
El régimen legal ecuatoriano contiene varias disposiciones que al tratar sobre los
principios y métodos contables de obligatorio cumplimiento se subordina a la
norma tributaria. En este sentido, el 1er. inciso del Art.36 del RALORTI 29
,
establece que “La contabilidad se llevará…, con sujeción a las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) y a las Normas Internacionales de
Contabilidad (NIC), en los aspectos no contemplados por las primeras; y, luego,
en el 4to. inciso expresa: “El Organismo técnico de la Federación Nacional de
Contadores con la participación de delegados de la Superintendencia de Bancos,
Superintendencia de Compañías y del Servicio de Rentas Internas, elaborará las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad o sus reformas, que serán periódicamente
notificadas a las máximas autoridades de las mencionadas instituciones públicas,
quienes dispondrán su publicación en el Registro Oficial”.
Estas normas, que encontraban su sustento en el 2do. Inciso del Art.20 de la Ley
de Régimen Tributario Interno, exigirían sustituir las NEC’s por las NIIF’s
mediante un procedimiento que involucre no solo a la Superintendencia de
Compañías; y, que tales modificaciones deban necesariamente ser publicadas en
su texto íntegro en el Registro Oficial, con el cual se cumpliría con el principio de
previsión o certeza, por el cual se exige un conocimiento previo de la norma a
aplicar de manera general y obligatoria.
En el caso de Ecuador la finalidad es establecer la continuidad de la utilización de
los documentos fuente, libros contables principales y auxiliares acordes a fin de
29
Reglamento para la Aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
52
tener una información suficiente clara y detallada que sustenten los Estados
Financieros que muestren la situación financiera de cada entidad.
Los organismos de revisión de la información financiera son, el Servicio de
Rentas Internas (SRI), Superintendencia de Compañías, y Banco Central del
Ecuador.
La base legal se basa en el cumplimiento de las siguientes leyes y sus
reglamentos:
Ley de Compañías30
.
La constitución y funcionamiento de las “Compañías de Comercio" en el Ecuador
han estado originalmente reguladas por el Código de Comercio expedido por el
General Eloy Alfaro, mediante Decreto de 30 de julio de 1906; Código que
estableció por primera vez en el país la vigilancia del Estado sobre las compañías
nacionales y extranjeras domiciliadas en el Ecuador. Posteriormente, en el
Registro Oficial No. 1105 de 18 de noviembre de 1909, se publicó el Decreto
mediante el cual toda compañía nacional o extranjera que negociare o contrajere
obligaciones en el Ecuador debía tener en la República un apoderado o
representante que pudiera contestar las demandas y cumplir las obligaciones
respectivas.
La dinamia de la realidad económica que venía experimentando el país, hizo que
se reforme nuevamente la Ley de Compañías, con el fin de actualizarla, de modo
que permita a la Superintendencia de Compañías cumplir sus funciones en mejor
forma; de allí que mediante la Ley No. 25, promulgada en el Registro Oficial No.
450 de 4 de junio de 1986, se introdujeron importantes reformas a la Ley de
Compañías.
30
Plan estratégico de la Superintendencia de Compañías 2009-2013. (2011). Reseña histórica. Disponible en URL: http://www.supercias.gov.ec/documentacion/ley%20transparencia/Plan%20Estrategico%202009-2013.pdf. [Consultado 30 de agosto del 2011]
53
Al expedirse la primera Ley de Mercado de Valores, publicada en el Suplemento
al Registro Oficial No. 199 de 28 de mayo de 1993, en su Art. 74, se introducen
sustanciales reformas a la Ley de Compañías, cuyo análisis sería materia de otro
artículo, pero que sin embargo es conveniente referirse a las siguientes reformas:
a) en cuanto a la inversión extranjera se establece que no requerirá de autorización
previa de ningún organismo del Estado; b) las compañías de responsabilidad
limitada y anónimas podrán subsistir con un solo socio; y, c) se crea, por primera
vez en nuestra Ley de Compañías, la figura de la Escisión y de la Compañía
Holding o Tenedora de Acciones.
La última reforma a la Ley de Compañías está dada por el número 5 del Art. 237
de la vigente Ley de Mercado de Valores, publicada en el Registro Oficial 367 del
23 de julio de 1998, que restableció la vigencia del Art. 10 de la Ley de
Compañías, antes reformado por la de Promoción y Garantía de las Inversiones,
publicadas en el Registro Oficial 219 de 19 de diciembre de 1997.
Con el esquema expuesto, se puede observar que las circunstancias económicas y
las realidades sociales de todos los tiempos han impuesto y obligado al legislador
a realizar una permanente revisión de las normas jurídicas societarias, con el fin
de conciliar el dinamismo empresarial con la necesidad de un adecuado control
por parte de la Superintendencia de Compañías, en beneficio de todos.
Código tributario.
El primer indicio para crear el Código tributario se da el 10 de Abril de 1.974, en
la presidencial del Gral. Guillermo Rodríguez Lara, que tomando en
consideración que era imperativo expedir un cuerpo legal que regule todo lo
atinente a la relación jurídico tributaria; la institución de las reclamaciones
administrativas y acciones contencioso-tributarias, de manera que la aplicación de
las leyes impositivas y la ejecución de los créditos de igual naturaleza se rijan por
las mismas normas; que igualmente debe establecerse en forma precisa el lícito
54
tributario y los procedimientos para reprimirlo decreto la creación del código
tributario.
Las disposiciones de este código y de las demás leyes tributarias, prevalecen sobre
toda otra norma de leyes generales o especiales y sólo pueden ser modificadas o
derogadas por disposición expresa de otra Ley destinada específicamente a tales
fines.
El ámbito de aplicación del código tributario se da en las relaciones jurídicas
provenientes de los tributos, entre los sujetos activos y los contribuyentes o
responsables de aquellos y su aplicación es de forma general a todos los tributos:
nacionales, provinciales, municipales o locales o de otros entes acreedores de los
mismos, así como a las situaciones que se deriven o se relacionen con ellos.
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.
Esta Ley entró en vigencia mediante su publicación en el Registro Oficial No.
341 del 22 de diciembre de 1989, pero según su propio articulo No. 129 es
aplicable a partir del 1º de enero del 1990. Esta ley ha sido reformada en varias
ocasiones, aspecto que dificulta su aplicación.
“En esta ley se incluyen cinco títulos que regulan los impuestos: a la renta, al
valor agregado (IVA), a los consumos especiales (ICE), y el régimen tributario de
las empresas petroleras, minera y turísticas.”31
Normas Internacionales de Información Financiera.
El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC), así como el
Consejo de la Federación Internacional de Contabilidad (IFAC), son
organizaciones relacionadas con la presentación de información financiera a nivel
mundial.
31
Andrade, R. (2008). Legislación económica del Ecuador. 7ª Edición. Quito: Ediciones Abya-Yala. p. 89.
55
En el año 2002 el Comité de Interpretaciones Permanente (SIC por sus siglas en
inglés) cambia su nombre por el de Comité de Interpretaciones de Información
Financiera (IFRIC), con la obligación no sólo de interpretar las NIC y NIIF, sino
además de proporcionar guías de asuntos no tratados en las NIC o NIIF.
El uso de las NIIF deja de ser un mero enunciado técnico en materia contable,
para convertirse en una necesidad urgente de aplicación, habiendo el Ecuador
decidido adoptar estas normas a partir del 1 de enero del 2009, según la
Resolución No. 06.Q.ICI.004 del 21 de agosto del 2006, de la Superintendencia
de Compañías, mencionando que, dicha entidad adopto las Normas
Internacionales de Información Financiera “NIIF” y dispuso que su aplicación sea
obligatoria por parte de las compañías y entidades sujetas a control y vigilancia de
esta Institución, para el registro, preparación y presentación de estados financieros
a partir de la fecha indicada.
De igual forma, mediante Resolución No. 08.G.DSC.010 del 20 de noviembre del
2008, publicada en el Registro Oficial No. 498 del 31 de diciembre del 2008,
entre otros se establece el cronograma de aplicación obligatoria de las Normas
Internacionales de Información Financiera “NIIF” por parte de las compañías y
entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, estas
son:
Partir del 1º de enero del 2010 las compañías y entes sujetos y
regulados por la Ley de Mercado de Valores, así como todas las
compañías que ejercen actividades de auditoría externa.
Se establece el año 2009 como periodo de transición; para tal
efecto este grupo de compañías y entidades deberán elaborar y
presentar sus estados financieros comparativos con observancia de
las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” a
partir del ejercicio económico del año 2009.
56
Como parte del proceso de transición, las compañías que
conforman el primer grupo, elaborarán obligatoriamente hasta
marzo del 2009, un cronograma de implementación de dicha
disposición.
Normas Internacionales de Contabilidad.
En un mundo en el que los avances tecnológicos están produciendo mejoras
asombrosas, los mercados de valores son uno de los de mayor relevancia, por lo
que el uso de los Estados Financieros como un medio de comunicación por las
compañías se ha incrementado constantemente. De aquí surge la necesidad de
estandarizar los procedimientos para una adecuada administración de la
información financiera provista por todo el conglomerado empresarial.
Las NIC constituyen en conjunto de normas, cada una de las cuales se articula en
torno a un tema más o menos concreto pero que no se agota en el texto de cada
una de ellas. La aplicación de cualquiera de esas normas a una operación singular
exige la identificación de la norma principal que regula esa operación como la
conexión que tiene con otra u otras normas.
El origen de las NIC´s, surge con la creación del Comité de Normas
Internacionales de Contabilidad el 29 de junio de 1973 cuyo objetivo era formular
y publicar, normas de contabilidad que debían observarse en la presentación de
estados contables y promover su aceptación y aplicación a nivel mundial. En la
actualidad esta asociación está compuesta por 142 organismos profesionales de
103 países.
De manera general se asuma que la implementación de las Normas
Internacionales de Contabilidad es de vital importancia, ya que en los procesos de
globalización, éstas mejoran los procesos administrativos y de exposición de la
información para el desarrollo y la toma de decisiones acertada.
57
3.3. Análisis FODA
“El análisis FODA resume los aspectos claves de un análisis del entorno de una
actividad empresarial (perspectiva externa) y la capacidad estratégica de una
organización (perspectiva interna).”32
Entonces el F.O.D.A. es un método para analizar lo siguiente:
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
El análisis FODA, surge de los factores internos y externos de la Escuela De
Español “Bolívar Education”, los cuales permiten definir las estrategias para
utilizar eficientemente las fortalezas, y reforzar sus debilidades permitiendo
aprovechar sus oportunidades. También permiten minimizar el impacto de las
amenazas del entorno, a través del uso adecuado de las fortalezas y la reducción
de las debilidades de la entidad. Ello permitirá mantener y mejorar su desempeño
dentro del contexto económico nacional.
3.3.1. Matriz de Fortalezas
Se denominan fortalezas o puntos fuertes aquellas características propias de la
empresa que le facilitan el logro de los objetivos.
El 100% de profesores está consciente de la importancia de elaborar la
planificación, y la mayoría la hacen semanalmente.
La Escuela ha dado algunos modelos de planificación pero cada profesor
lo hace de acuerdo al modelo que más se acomode a sus necesidades.
32
Koenes, A., & Soriano, C. (2000). El plan de negocios. 1ª Edición en español. Madrid, España: Ediciones Díaz de Santos. p. 158.
58
Los aspectos que se consideran en la planificación son en su mayoría los
mismos: entre ellos los más sobresalientes son el nivel del estudiante, el
tiempo de estudio y las razones o necesidades del estudiante.
La planificación se la realiza basada en puntos gramaticales y también en
competencias comunicativas en donde se toma en cuenta la cultura e
intercultural.
Existe el programa general de la escuela, el mismo que está basado en
puntos gramaticales, sin embargo se toma en cuenta también aspectos
comunicativos. Este programa de estudios fue realizado a través de un
consenso general.
El currículo de la institución identifica especialmente aspectos de la
cultura ecuatoriana, tal es así que los estudiantes tienen que participar en
actividades extracurriculares para complementar su educación tal como
son las clases de baile, cocina, fútbol, economía, shamanismo, música etc.
La escuela tiene un libro que ha sido elaborado por los profesores de
acuerdo a las necesidades de los estudiantes y tomando en cuenta aspectos
de la cultura.
La escuela Simón Bolívar tiene identificado claramente los 10 niveles de
español con los que cuenta. El contenido gramatical y comunicativo es
plenamente identificado por cada uno de los profesores.
El currículo de la escuela pone énfasis en el desarrollo de las cuatro
habilidades: leer, escuchar, hablar y escribir.
59
El 65% de los profesores tienen un concepto acertado de lo que es la
evaluación y la importancia de realizarla no solamente a la gramática sino
también a las habilidades de hablar, escuchar, leer y escribir.
La mayoría de profesores hacen la evaluación todo el tiempo durante la
clase y también al final de cada lección.
Existen en la institución instrumentos para evaluar la gramática, la misma
que se suma y se utiliza para promover de nivel al estudiante.
Todos realizan una evaluación de diagnóstico al inicio del curso la misma
que puede ser oral o escrita.
3.3.2 Matriz de Oportunidades
Se denominan debilidades o puntos débiles aquellas características propias de la
empresa que constituyen obstáculos internos al logro de los objetivos.
Se puede usar la experiencia y los conocimientos de cada uno de los
profesores para realizar un buen esquema de planificación institucional.
A través de una adecuada planificación se puede ampliar la visión
panorámica de la cultura e intercultural.
El programa general puede adaptarse a los intereses de los estudiantes, es
decir aquellos estudiantes que además del conocimiento gramatical
buscan enfocar su aprendizaje en áreas de medicina, economía, literatura,
turismo, etc.
60
Para el desarrollo del currículo los profesores pueden aprovechar todo
tipo de material didáctico el mismo que refleja la creatividad y el
profesionalismo del mismo.
El currículo que ofrece la escuela permite que los estudiantes se motiven a
participar en diferentes actividades que enriquecen el aprendizaje de la
cultura.
En el desarrollo de las cuatro habilidades se da la apertura para que el
estudiante se involucre más en la cultura e intercultural.
La creatividad y experiencia de los profesores ha permitido que cada
quien elabore su propio instrumento de evaluación que se ajuste a las
necesidades del estudiante.
La evaluación de diagnóstico y la evaluación sanativa con respecto a la
gramática tiene sus instrumentos perfectamente identificados, los mismos
que son de conocimiento de todos los profesores.
Cada profesor tiene su forma de evaluar constantemente.
Los profesores están conscientes de la importancia de incluir en sus
instrumentos de evaluación a la cultura e intercultural.
3.3.3 Matriz de Debilidades
A las oportunidades se las denomina como aquellas situaciones que se presentan
en el entorno de la empresa y que podrían favorecer el logro de los objetivos.
No hay una planificación o un esquema general para realizar la
planificación, la misma que podría guiar acertadamente la labor del
profesor.
61
Hay libertad con respecto al tiempo y a la forma de realizar la
planificación pero no existe un control permanente porque se confía en
exceso en el profesionalismo del profesor.
No siempre se comparte la planificación con el estudiante.
La escuela no dispone de material didáctico suficiente para todos los
niveles, lo que dificulta el adecuado desempeño del currículo.
Los puntos gramaticales son todavía el eje sobre el cual gira el proceso de
enseñanza aprendizaje, los objetivos comunicativos se cumplen a medias
puesto que el profesor intenta cubrir la gramática de tal o cual nivel para
otorgarle un certificado de promoción de nivel.
A pesar de que el 70% de los profesores ha recibido algún curso de
capacitación con respecto a la enseñanza de español, se advierte una
deficiencia con respecto al cumplimiento de actividades que motiven el
desarrollo de las habilidades de hablar, escuchar, leer y escribir.
La mayoría de profesores realiza la evaluación a la habilidad de hablar y
escuchar en forma subjetiva, puesto que no tiene claramente definidos ni
los parámetros ni los instrumentos.
La escuela no cuenta con un sistema de evaluación ni diagnóstica, ni
sanativa ni permanente a ninguna de las habilidades.
No existen los instrumentos de evaluación que hayan sido elaborados o
consensuados por la institución.
A pesar de que el 65% de profesores admita que en su planificación
incluye rubros para identificar el instrumento de evaluación a las
62
habilidades de hablar y escuchar, el hecho de ser subjetivo y de que no
haya un control permanente de las planificaciones ocasiona que el sistema
de evaluación a dichas habilidades sea deficiente.
El 60% de estudiantes dice que tiene instrumentos para evaluar las
habilidades de escuchar pero jamás han sido consensuadas para saber si
son efectivas o no.
Solo el 50% de profesores dice haber recibido entrenamiento con respecto
a la evaluación y desarrollo de las cuatro habilidades y el conocimiento
recibido ha sido poco.
La institución no ofrece capacitación permanente con respecto al tema.
3.3.4 Matriz de Amenazas
Se denominan amenazas aquellas situaciones que se presentan en el entorno de las
empresas y que podrían afectar negativamente las posibilidades de logro de los
objetivos.
Como no existe un esquema de planificación general, se puede cometer
errores al identificar los objetivos y al incluir actividades que motiven el
aprendizaje de la cultura e intercultural.
Al no haber un control permanente en la elaboración de las
planificaciones, no existirá motivación en los profesores para saber si su
trabajo está siendo cumplido con éxito o si necesita realizar algunos
cambios a tiempo.
Si el estudiante no tiene claro la planificación de su curso de español se
corre el riesgo de que no sepa hacia dónde va y como se está
desarrollando su proceso de enseñanza aprendizaje.
63
Hay profesores que no relacionan las actividades con el tema enfocado,
especialmente con las salidas o excursiones, convirtiendo al estudiante en
un simple receptor.
Si el currículo no brinda ampliamente la oportunidad de desarrollar las
habilidades de hablar, escuchar, leer y escribir con un enfoque
comunicativo, se corre el riesgo de que el estudiante no tenga el nivel
correcto de español o que el estudiante sepa mucha gramática pero no
pueda comunicarse adecuadamente.
Si no existe una evaluación formal a las habilidades, no se puede ofrecer
profesionalismo a los estudiantes y se corre el riesgo de perder el prestigio.
Si no existen parámetros e instrumentos claros y consensuados no se
podrá tener un verdadero instrumento de evaluación.
Si la escuela no pone interés en la elaboración de un modelo de
planificación en donde se evidencie la forma y el instrumento de
evaluación, el proceso de enseñanza-aprendizaje resulta mediocre.
64
3.4 Situación actual
La Empresa Bolívar Education fue creada el 24 de abril del 2003, está ubicada en
la calle Mariscal Foch E -920 y Andres Xaura.
El objeto social de esta compañía es la instalación y operación de academias de
idiomas, y a la enseñanza en general, así como intervenir en negocios
inmobiliarios, para el cumplimiento de sus fines la compañía podrá realizar toda
clase de actos y contratos relacionados con su objeto social, y no prohibidos por
las leyes.
En los últimos años se ha dedicado a la enseñanza del idioma español a
extranjeros, sus ventas las realizan por medio del internet, pose una página web
asociada con otras compañías.
Sus socios son:
Sr. Kjetil Haugan
Sra. Luisa Cordova Pino
Sra. Sandra Quishpe
La representante Legal es la Sra. Sandra Quishpe.
Tiene contratado nueve profesores, y cinco personas en el área administrativa.
3.4.1 Los Estados Financieros
Los Estados financieros son documentos contables que reflejan la situación
patrimonial de una empresa en un momento dado. Consta de activo y pasivo. El
activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo
65
detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen
fiel del estado patrimonial de la empresa.
El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero
incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física de la
empresa, y el segundo la tesorería, los derechos de cobro y las mercaderías. En el
pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo
circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el
pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (empréstitos,
obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo (crédito
comercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balance según el momento y
las finalidades el estado básico demostrativo de la situación financiera de una
empresa, a una fecha determinad.
Estado de Pérdidas y Ganancias
Es un documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad,
pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado.
Presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando
como parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de
la empresa. Generalmente acompaña a la hoja del Balance General. Estado que
muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades;
venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por
costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las
entidades del Sector Paraestatal en un periodo determinado.
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BOLÍVAR EDUCATION S.A Página 1 de 3
BALANCE GENERAL Fecha: 30/03/2011
Hasta: 31/12/2010
1. ACTIVOS 88.984,70
1.1. ACTIVO CORRIENTE 82.742,34
1.1.1. ACTIVO DISPONIBLE 669,55
1.1.1.01. ACTIVO DISPONIBLE 669,55
1.1.1.01.01. FONDOS DISPONIBLES 669,55
1.1.1.01.01.01. CAJA CHICA 120,19
1.1.1.01.01.03 BANCO PACIFICO 0
1.1.1.01.01.04 PACIFIC NATIONAL BANK 224
1.1.1.01.01.05 BANCO DE GUAYAQUIL 325,36
1.1.2 CUENTAS POR COBRAR 74.064,06
1.1.2.01 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NO RELACIONADOS 5.036,56
1.1.2.01.01 CUENTAS POR COBRAR ESTUDIANTES 3.022,49
1.1.2.01.01.01. FACTURAS POR COBRAR ESTUDIANTES 3.778,21
1.1.2.01.01.02. PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES -755,72
1.1.2.01.02. CUENTAS POR COBRAR PROFESORES 82,07
1.1.2.01.02.08. GUALOTUÑA GERMAN 24,19
1.1.2.01.02.14. HIDALGO ANABEL 16,5
1.1.2.01.02.15. YUCASA GERARDO 21,38
1.1.2.01.02.24. ZULMA GUZMÁN 20
1.1.2.01.03. CUENTAS POR VARIOS 1932
1.1.2.01.03.01. VARIOS 1.932.00
1.1.2.02. CUENTAS POR COBRAR CLIENTES RELACIONADOS 39.027,50
1.1.2.02.01. SOCIOS EMPLEADOS 1.286,22
1.1.2.02.01.01. SOCIOS Y EMPLEADOS ANTICIPO 9,67
1.1.2.02.01.02. SOCIOS Y EMPLEADOS PRESTAMOS 1.276,55
1.1.2.02.02. COMPAÑÍAS RELACIONADAS 67.741,28
1.1.2.02.02.04. CENTRO DE CAPACITACIÓN 37.785,70
1.1.2.02.02.06. FUNDACIÓN BOLÍVAR EDUACATION 19.719,07
1.1.2.02.02.08. SAN CLEMENTE PROPERTIES 9.000,00
1.1.2.02.02.10. CUENCA LANGUAGE SCHOOL/PROFESORES 1.236,51
1.1.6. ACTIVO DIFERIDO 8.008,92
1.1.6.01. IMPUESTOS ANTICIPADOS 5.768,92
1.1.6..01.01 IMPUESTOS ANTICIPADOS 5.768,92
1.1.6..01.01.02. IMPUESTOS A LA RENTA RETENCIÓN DE LA FUENTE 1325,06
1.1.6.01.01.07 CRUDITO TRIBUTARIO IMPUESTO AL VALOR AGREGADO 2.868,32
1.1.6.01.01.08 ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA 1.575,54
1.1.6.02. GARANTÍAS 2.240,00
1.1.6.02.01. GARANTÍAS 2.240,00
1.1.6.02.01.01. GARANTÍAS POR ARRIENDO LOCAL 2.240,00
1.2. ACTIVO FIJO 5.538,33
1.2.1, ACTIVO FIJO TANGIBLE 9.508,49
1.2.1.01. ACTIVO FIJO TANGIBLE 9.508,49
1.2.1.01.01. MUEBLES Y EQUIPOS 9.508,46
1.2.1.01.01.01 MUEBLES Y ENSERES 6.462,23
1.2.1.01.01.02 EQUIPO DE OFICINA 3.046,23
1.2.2. DEPRECIACIÓN ACUMULADA ACTIVO FIJO -3.970,13
1.2.2.01. DEPRECIACIÓN ACUMULADA ACTIVO FIJO -3.970,13
1.2.2.01.01. MUEBLES Y EQUIPOS -3.970,13
1.2.2.01.01.02. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MUEBLES DE OFICINA -3.115,72
1.2.2.01.01.03. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MUEBLES DE OFICINA -854,41
1.4 ACTIVOS LARGO PLAZO 704
1.4.1 ACTIVOS LARGO PLAZO 704
1.4.1.01. ACTIVOS LARGO PLAZO 704
1.4.1.01.01. CLIENTES RELACIONADOS LARGO PLAZO 704
1.4.1.01.01. CUENCA LANGUAGES SCHOOL POR COBRAR L/P 704
TOTAL ACTIVO 88.984,70
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BALANCE GENERAL Fecha: 30/03/2011
Hasta: 31/12/2010
2. PASIVOS -37.896,99
2.1 PASIVO CORRIENTE -32.410,05
2.1.1 PASIVO CORRIENTE -27.053,45
2.1.1.01. CUENTAS POR PAGAR NO RELACIONADOS CORTO PLAZO -15.869,02
2.1.1.01.03. ACCIONISTAS Y RELACIONADOS CORTO PLAZO -3.438,59
2.1.1.01.03.01. KJETIL HAUGAN -3.438,59
2.1.1.01.04. OTRAS CUENTAS POR PAGAR -12.430,59
2.1.1.01.04.07. CUENTAS POR PAGAR BANCOS -12.430,59
2.1.1.02. OBLIGACIONES CON EL IESS POR PAGAR -1.072,44
2.1.1.02.01. IEES POR PAGAR -1.072,44
2.1.1.02.01.01. APORTE PATRONAL -606,05
2.1.1.02.01.02. APORTE PERSONAL -466,39
2.1.1.03. OBLIGACIONES CON EL SRI POR PAGAR -2.295,73
2.1.1.03.01. RETENCIÓN DE LA FUENTE POR PAGAR 0,00
2.1.1.03.01.02. RETENCIÓN 1% 0,00
2.1.1.03.01.03. HONORARIOS Y COMISIONES 8% 0,00
2.1.1.03.01.05. POR SERVICIOS DE TRANSPORTE PRIVADO 1% 0,00
2.1.1.03.01.06. RETENCIONES 2 8% 0,00
2.1.1.03.01.09. HONORARIOS Y COMISIONES 10% 0,00
2.1.1.03.03. IVA RETENIDO POR PAGAR 0,00
2.1.1.03.03.01. POR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES 0,00
2.1.1.03.03.05. IVA POR LA COMPRA DE BIENES 0,00
2.1.1.03.04. IMPUESTOS POR PAGAR -2.295,73
2.1.1.03.04.01. SRI POR PAGAR -421,81
2.1.1.03.04.02. IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR -1.873,92
2.1.1.04. OBLIGACIONES CON EL PERSONAL -7.816,26
2.1.1.04.02. PROVISIONES SOCIALES -7.816,26
2.1.1.04.02.01. DECIMO TERCER SUELDO -1.247,59
2.1.1.04.02.02. DECIMO CUARTO SUELDO -1.197,52
2.1.1.04.02.03. FONDOS DE RESERVA -654,78
2.1.1.04.02.04. PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES -18,94
2.1.1.04.02.05. VACACIONES -4.700,43
2.1.2. OTROS PASIVOS CORRIENTES -5.356,60
2.1.2.01. OTROS PASIVOS CORTO PLAZO -5.356,60
2.1.2.01.01. CUENTAS POR LIQUIDAR -5.356,60
2.1.2.01.01.01. CUENTAS POR LIQUIDAR -5.296,60
2.1.2.01.01.03. DONACIÓN FUNDACIÓN -60,00
2.2. PASIVO NO CORRIENTE -5.486,94
2.2.1 PRESTAMOS Y OBLIGACIONES LARGO PLAZO -5.486,94
2.2.1.01. LARGO PLAZO -5.486,94
2.2.1.01.01. CUENTAS POR PAGAR ACCIONISTAS Y RELACIONADOS -5.486,94
2.2.1.01.01.01. KJETIL HAUGAN -5.486,94
TO TAL PASIVO S -37.896,99
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BO LÍVAR EDUCATIO N S.A Página 3 de 3
BALANCE GENERAL Fecha: 30/03/2011
Hasta: 31/12/2010
3. CAPITAL Y PATRIMONIO -51.087,71
3.1 PATRIMONIO -51.087,71
3.1.1 CAPITAL Y PATRIMONIO -51.087,71
3.1.1.01. CAPITAL SOCIAL -800,00
3.1.1.01.01. CAPITAL SOCIAL -800,00
3.1.1.01.01.01. KJETIL HAUGAN -700,00
3.1.1.01.01.02. SANDRA QUISHPE ALOMOTO -80,00
3.1.1.01.01.03. LUISA CÓRDOVA PINO -20,00
3.1.1.02. FUTURAS CAPITALIZACIONES -13.078,96
3.1.1.02.01. APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES -13.078,96
3.1.1.02.01.01. APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES -13.078,96
3.1.1.03. RESULTADOS EJERCICIOS -36.310,61
3.1.1.03.01. RESULTADOS EJERCICIOS -36.310,61
3.1.1.03.01.01. RESULTADO PRESENTE EJERCICIO -19.976,64
3.1.1.03.01.02. RESULTADO EJERCICIO 2009 -16.333,97
3.1.1.04. RESERVA S -898,14
3.1.1.04.01. RESERVA LEGAL Y ESTATUTARIA -898,14
3.1.1.04.01.01. RESERVA LEGAL -898,14
TO TAL PATRIMO NIO -51.087,71
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BOLÍVAR EDUCATION S.A Página 2 de 2
PERDIDAS Y GANANCIAS Fecha: 30/03/2011
Desde: 01/01/2010
Hasta: 31/12/2010
EGRESO S
5. COSTOS Y GASTOS 269.507,33
5.1. GASTOS DE OPERACIÓN 144.887,93
5.1.1. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 79.695,74
5.1.1.01. SUELDOS Y SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES 79.695,74
5.1.1.01.01. PERSONAL 79.695,74
5.1.1.01.01.01. SUELDO UNIFICADO 57.610,53
5.1.1.01.01.02. APORTE PATRONAL 7.009,41
5.1.1.01.01.03. DECIMO TERCER SUELDO 3.921,86
5.1.1.01.01.04. DECIMO TERCER SUELDO 3.260,00
5.1.1.01.01.05. FONDOS DE RESERVAS 4.157,45
5.1.1.01.01.07. VACACIONES 3.432,81
5.1.1.01.01.10. DESAHUCIO/DESPIDO 303,68
5.1.2. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS 56.573,87
5.1.2.01. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS 56.573,87
5.1.2.01.01. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS UIO Y GYE (OFICINA) 56.573,87
5.1.2.01.01.01. HONORARIOS PROFESIONALES Y SERVICIOS
OCASIONALES 14.785,00
5.1.2.01.01.02. ARRIENDO OFICINAS 14.700,00
5.1.2.01.01.03. MANTENIMIENTO LOCAL 2.645,32
5.1.2.01.01.04. MANTENIMIENTO EQUIPOS 1.518,08
5.1.2.01.01.06. SUMINISTROS Y MATERIALES 3.340,21
5.1.2.01.01.07. ÚTILES DE ASEO 1.523,04
5.1.2.01.01.08. LUZ 2.126,41
5.1.2.01.01.09. TELÉFONO Y FAX 930,16
5.1.2.01.01.10. CORREO 119,45
5.1.2.01.01.11. CUOTAS CONTRIBUCIONES 804,03
5.1.2.01.01.12. SERVICIOS DE INTERNET 2.431,77
5.1.2.01.01.13. GASTOS LEGALES 919,20
5.1.2.01.01.14. GASTOS DE VIAJE 40,00
5.1.2.01.01.15. MOVILIZACIÓN 553,25
5.1.2.01.01.16. IVA QUE SE CARGA AL GASTO 4.394,38
5.1.2.01.01.17. VIGILANCIA / SEGURIDAD 216,00
5.1.2.01.01.18. IMPUESTOS MUNICIPALES 480,94
5.1.2.01.01.19. MEDICINA PREPAGADA 1.025,79
5.1.2.01.01.20. GASTOS NAVIDAD 292,86
5.1.2.01.01.21. REFRIGERIOS 1.726,57
5.1.2.01.01.22. COPIAS 182,80
5.1.2.01.01.23. INCENTIVOS 445,00
5.1.2.01.01.24. DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES 626,18
5.1.2.01.01.25. DEPRECIACIÓN EQUIPO DE OFICINA 299,34
5.1.2.01.01.27. BONO MATERNIDAD 100,00
5.1.2.01.01.31. AFILIACIÓN REFOREST 249,66
5.1.2.01.01.33. SUMINISTROS COCINA 33,43
5.1.2.01.01.34. SERVICIOS PRESTADOS 65,00
70
3.4.2 Análisis Dupont.
El modelo Du-Pont es un método de análisis utilizado para efectuar un estudio
completo de las razones financieras. Su objetivo es encontrar las principales áreas
responsables de la condición financiera de la empresa.
Este método relaciona el rendimiento sobre los activos (RSA) con el rendimiento
sobre el capital contable (RSC) de la empresa con el uso del multiplicador de
apalancamiento financiero (MAF).
5.1.3. GASTOS DE VENTAS 5.867,20
5.1.3.01 GASTOS DE VENTAS 5.867,20
5.1.3.01.01. GASTOS DE VENTAS 5.867,20
5.1.3.01.01.03. PUBLICIDAD Y PROPAGANDA 4.112,54
5.1.3.01.01.04. ATENCIÓN A CLIENTES 1.754,66
5.1.4. NO DEDUCIBLES 798,10
5.1.4.01. GASTOS NO DEDUCIBLES 798,10
5.1.4.01.01. GASTOS NO DEDUCIBLES 798,10
5.1.4.01.01.02. COMPRAS Y GASTOS SIN SOPORTE 798,10
5.1.5. GASTOS FINANCIEROS 1.953,02
5.1.5.01. GASTOS FINANCIEROS 1.953,02
5.1.5.01.01. CARGOS BANCARIOS 1.953,02
5.1.4.01.01.01. NOTAS DE DEBITO 1.953,02
5.2. COSTOS DE VENTAS 124.619,40
5.2.1. COSTOS OPERATIVOS 124.619,40
5.2.1.01. COSTOS OPERATIVOS 124.619,40
5.2.1.01.01. COSTOS OPERATIVOS 124.619,40
5.2.1.01.01.01. GASTO HORAS CLASE (PROFESORES) 48.810,97
5.2.1.01.01.02. GASTO HORAS CLASE (FAMILIA ANFITRIONES) 18.513,36
5.2.1.01.01.03. GASTO SELVA 1.580,00
5.2.1.01.01.04. GASTO COSTA 1.431,60
5.2.1.01.01.05. GASTO ATENCIÓN A ESTUDIANTES 4.543,75
5.2.1.01.01.06. GASTO TRANSPORTACIÓN ESTUDIANTES 16.387,40
5.2.1.01.01.10. BOLETOS AÉREOS 7.833,39
5.2.1.01.01.14. TRANSFER 3.052,20
5.2.1.01.01.14. HOSTAL PLAZA INTERNACIONAL 65,18
5.2.1.01.01.18. HOSPEDAJE 21.178,05
5.2.1.01.01.19. GASTO GUÍAS 1.223,50
TO TAL CO STO S Y GASTO S 269.507,33
CUENTA RESULTADO 19.976,64
71
MODELO DUPONT
VENTAS 289,483.97 100.0%
UTILIDAD
COSTOS Y GASTOS 269,507.33 93.1% 19,976.64
COSTO DE VENTAS 124,619.40 43.0%
GASTOS DE OPERACIÓN144,887.93 50.1% Dividir MARGEN
7%
VENTAS
289,483.97
* RSI/ ROA
ACTIVO CORRIENTE 82742.53 93.0% 22.4%
EFECTIVO Y EQUIVALENTES 669.55 0.8%
CUENTAS POR COBRAR 74,064.06 83.2% Dividir ROTACION
OTROS CORRIENTES 8,008.92 9.0% 3.253 * RSP / ROE
39.1%
ACTIVO NO CORRIENTE 6,242.33 7.0%
ACTIVO FIJO NETO 5,538.33 6.2% INVERSION
OTROS NO CORRIENTES 704 0.8% 88,984.86
TOTAL ACTIVOS 88,984.86 100.0% Dividir APALANCAMIENTO
1.7418056
PATRIMONIO 51087.71 57.4%
CAPITAL 800 0.9% PATRIMONIO
RESERVAS 13,977.10 15.7% 51,087.71
RESULTADOS 36,310.61 40.8%
MARGEN DE VENTAS * ROTACION ACTIVOS * APALANCAMIENTO
Utilidad / Ventas 7% Ventas / Activos 3.25 Activos / Patrimonio 1.74
ROE 39.1%
ES
TA
DO
DE
SIT
UA
CIO
N F
INA
NC
IER
AE
ST
AD
O D
E
RE
SU
LT
AD
OS
OPERACIÓN INVERSION FINANCIAMIENTO
72
Como se pude observar en la tabla, la rentabilidad de la inversión de la empresa
Bolívar Education S.A., una vez realizado en análisis Dupont es de 39.10%
3.4.3 La papelería interna
Esta documentación es utilizada para correspondencia entre las áreas de la escuela
de español Bolívar Education.
Vale de caja chica
Este documento se utiliza para justificar salidas de dinero en los cuales no
tenemos un respaldo de una factura legal.
Nota de crédito
Este documento se utiliza para anular facturas, para realizar devoluciones a
clientes.
73
Liquidación de compra de bienes o prestación de servicios
Documento que permite pagar compra de bienes o servicios a personas que no
tienen facturas
Factura
Documento que sirve para justificar las ventas.
74
Comprobante de retención
Reporte de gastos del fondo de caja chica
75
CAPÍTULO IV: PROPUESTA
Se realizó el levantamiento de procesos existentes en busca de proponer una
mejora y de estructurarlos y plantearlos a través de un manual Procedimientos
contables para cada departamento, tanto para el Administrativo y Financiero.
Luego de realizar este levantamiento se propone el siguiente manual de
procedimientos administrativos contables:
76
4.1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y CONTABLES
DE LA EMPRESA “BOLÍVAR EDUCATION”
77
INTRODUCCION
El presente manual busca normar el manejo de los recursos físicos y financieros
de la Empresa, para esto cada uno de los subprocesos presenta su objetivo
principal y su alcance.
OBJETIVOS
Constituyen objetivos principales:
a. Optimizar de los recursos físicos de la Empresa.
b. Controlar el gasto de los recursos de la Empresa.
c. Optimizar el tiempo de los recursos humanos de la Empresa.
d. Emitir normas respecto de los procesos contables de la Empresa.
e. Normar la contabilización de las diferentes actividades Contables de la
Empresa.
PROCEDIMIENTOS
El proceso contiene Subprocesos que se encuentran detallados a continuación.
ARCHIVO (A-1)
Almacenar información, de tal forma que se pueda disponer de ella rápida y
eficientemente.
ALCANCE
El presente procedimiento aplica para todas las personas de la Empresa que
manejen la información de la Empresa, esto es: secretarias departamentales.
POLÍTICAS
1. La información se clasificará de la siguiente manera:
a. Correspondencia:
i. Interna
ii. Local
78
iii. Internacional
b. Correspondencia enviada
c. Correspondencia recibida
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. La secretaria del departamento de origen procede a enviar la
correspondencia al departamento destino.
2. La secretaria del departamento destino recibe la correspondencia.
3. Es procesada la correspondencia por la persona del departamento a la
que es dirigida la misma.
4. La secretaria procede a archivar la correspondencia según lo indicado
en las políticas.
79
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
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ADMINISTRATIVOS
.
SUBPROCESO: ARCHIVO (A-1)
INICIO
Preparar correspondencia a
enviar.
SECRETARIA
(DEPARTAMENTO
ORIGEN)
SECRETARIA
(DEPARTAMENTO
DESTINO)
Archivar copia de
correspondencia enviada
Envío interno?
Enviar correspondencia al
destino
SI
Enviar correspondencia al
destino
NO
Entregar original al
destinatario para gestión o
trámite.
Archivar copia de
correspondencia recibida.
FIN
FIN
80
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (A-2)
Delimitar los parámetros necesarios para el personal delegado a efectuar las
adquisiciones de la Empresa.
ALCANCE
Todas las personas que tengan la autoridad de comprometer fondos de la empresa.
POLÍTICAS
Las solicitudes y respectivas aprobaciones de las compras procederán de acuerdo
a la siguiente clasificación:
Monto Esquema recomendado
Hasta $100 Orden de cheque con respectiva firma autorizada
(Anexo 1).
De $101 a $1,000 Orden de cheque y requisición con sus respectivas
firmas autorizadas, acompañada de 2 cotizaciones
(Anexo 2).
De $1,001 a $10,000 Orden de cheque, requisición y orden de compra con
sus respectivas firmas autorizadas, acompañadas de 3
cotizaciones (Anexo 3).
Mayor a $10,000 Estar dentro de la Planificación Anual de la Empresa y
aprobado por la Junta Directiva.
81
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. El Departamento solicitante realiza la requisición de compra en cada
área de la organización, según las necesidades de la misma, con las
respectivas firmas de autorización de los responsables dentro de la
división.
2. Entregar la requisición al Departamento de Compras.
3. Según el monto de la compra, el Departamento de Compras obtendrá
las cotizaciones necesarias.
4. Con las cotizaciones en mano se selecciona la mejor propuesta,
basándose en calidad y precio.
5. Se realiza la compra considerando el esquema de montos propuestos.
6. Se elabora la orden de compra, la cual se entrega al proveedor para su
atención.
7. El Departamento de compras realiza la recepción del material
solicitado, previa verificación.
8. El Departamento de compras procede a entregar el material al
Departamento solicitante, recepta firma de aceptación.
9. Se entrega la factura al Departamento de Contabilidad para su ingreso
al sistema (en módulo de proveedores los datos de la factura y
condiciones de pago; en el módulo de contabilidad las retenciones de
impuestos, crédito tributario y cuentas de gastos o activos fijos).
10. Se remite factura al Departamento de Finanzas para la elaboración del
cheque, tomando en cuenta los plazos de crédito.
82
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO Versión: 01
Fecha de aprobación: 2011
FEB.
Página: 1 de 1
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
.
SUBPROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (A-2)
INICIO
Realizar Requisición
DEPARTAMENTO
SOLICITANTE
DEPARTAMENTO
COMPRAS
DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO
FINANZAS
Aprobar requisición
(Jefe Departamento)
Cotizar según políticas
(montos de compra)
Seleccionar mejor opción en
precio y calidad
Generar Orden de Compra, y
enviar a proveedor
Subproceso de entrega
del Proveedor
Recibir y verificar materiales
solicitados
Entregar material al
Departamento Solicitante
Entregar factura al
Departamento de Contabilidad
Ingresar factura en sistema de
pago a proveedores
Generar cheque tomando en
cuenta condiciones de pagoFIN
Registrar condiciones de pago
en el sistema, y remitir para
generación del cheque
83
ANEXOS
ANEXO 1 – ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (MONTO
HASTA $100)
Orden de Cheque
Solicitado por:
______________________________________________
Autorizado por:
_____________________________________________
Concepto:
_________________________________________________
Valor:
____________________________________________________
Proveedor:
________________________________________________
Contabilidad, recibido por:
___________________________________
84
ANEXO 2 – ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (MONTO
HASTA $1,000)
No. ______
Requisición de Compra
Solicitado por:_______________ Fecha pedido: ____________
Autorizado por: _____________ Fecha entrega: ___________
Bien solicitado: ______________ Cantidad: _______________
Justificación:
________________________________________________
Firma solicitante Firma autorizado Firma compra
_______________ ______________ ____________
85
ANEXO 3 – ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (MONTO HASTA
$10,000)
Orden de compra No. Fecha:_________
Requisición No. ___________
Proveedor: ________________
No. Ítem Descripción Cantidad C / U Subtotal
_______ __________ ________ _____ ________
_______ __________ ________ _____ ________
_______ __________ ________ _____ ________
_______ __________ ________ _____ ________
_______ __________ ________ _____ ________
Total US$:
Observaciones:
________________________________________________________
________________________________________________________
______________________________________________________
Firmas:
Solicitante Compras Autorizado
___________ ____________ ______________
86
ENTREGA DE SUMINISTROS DE OFICINA (A-3)
Entregar al empleado herramientas básicas y necesarias para el óptimo
desempeño de sus funciones; así como, regular adquisiciones de estos
materiales y el gasto de los mismos.
ALCANCE
Todo el personal.
POLÍTICAS
Existirá una persona encargada del suministro de materiales para
cada división de la organización.
Existirá una lista estándar para la adquisición.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Establecer la necesidad del suministro
2. Realizar requisición de compras para efectuar la adquisición.
3. Efectuar la adquisición.
4. Registrar en Kardex manual o Excel (Formulario 1) la recepción de
suministros.
5. La persona encargada de compras debe proceder a tramitar el proceso
de proveedor de suministro.
6. Contabilidad debe proceder a pagar la factura al proveedor,
considerando los términos de pago negociados.
87
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
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ADMINISTRATIVOS
.
SUBPROCESO: SUMINISTROS DE OFICINA (A-3)
INICIO
Establecer la necesidad de “x”
suministro
DEPARTAMENTO
SOLICITANTE
DEPARTAMENTO
COMPRAS
DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO
FINANZAS
Aprobar requisición
(Jefe Departamento)
Subproceso de Compras
de Bienes y Servicios
Registrar el suministro en
Kardex manual o excel.
Entregar material al
Departamento Solicitante
Entregar factura al
Departamento de Contabilidad
Ingresar factura en sistema de
pago a proveedores
Generar cheque tomando en
cuenta condiciones de pagoFIN
Registrar condiciones de pago
en el sistema, y remitir para
generación del cheque
88
ANEXOS
ANEXO 1 – SUMINISTROS DE OFICINA
89
USO DE TELÉFONO Y FAX (A-4)
Mantener control sobre la utilización de líneas teléfono y fax
ALCANCE
Personal del área de recepción.
POLÍTICAS
Se recomienda que las llamadas internacionales y a celulares sean
centralizadas desde la recepción para control total.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
USO DE TELÉFONO:
1. Solicitar llamada internacional o a celular a la recepcionista.
2. Registrar llamadas de recepcionista en formulario respectivo.
3. La recepcionista realiza la llamada
USO DE FAX:
1. Solicitar a la recepcionista el envío del fax.
2. La recepcionista llevará un control de los faxes enviados, y,
3. Registra los faxes recibidos con igual tratamiento de correspondencia
recibida.
90
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
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ADMINISTRATIVOS
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SUBPROCESO: USO DE TELÉFONO Y FAX (A-4)
INICIOSolicitar llamada internacional
a recepcionista
USUARIO
Registrar datos en formulario
de control de llamadas
Realizar llamada
FIN
USO DE TELEFONO
USO DE FAX
RECEPCIONISTA
USUARIO
RECEPCIONISTA
INICIOSolicitar envío de fax a
recepcionista
Registrar datos en formulario
de control de fax
Enviar documento
FIN
91
ANEXOS
ANEXO 1 – REGISTRO DE LLAMADAS INTERNACIONALES
FECHA HORA TELÉFONO PAÍS PARA EMPRESA CUENTA
CONTABLE PROYECTO
ANEXO 2 – REGISTRO DE LLAMADAS A CELULARES
FECHA HORA TELÉFONO PARA EMPRESA CUENTA
CONTABLE PROYECTO
ANEXO 3 – REGISTRO DE FAXES ENVIADOS
FECHA HORA FAX PAÍS DESTINATARIO EMPRESA DE #
HOJAS
CUENTA /
PROYECTO
92
CORREO ELECTRÓNICO (A-5)
Mejorar la eficiencia en el flujo de información, minimizar costos.
ALCANCE
Establecer las personas que por la naturaleza de su trabajo necesitan contar
con una dirección de correo electrónico personalizada y centralizar en una
dirección específica la información para el resto del personal.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Realizar la conexión a Internet
2. Ingresar al e-mail
3. Enviar y recibir mensajes
4. Archivar electrónicamente todos los mensajes
5. Desconectarse de la red
6. Imprimir los mensajes que se consideran importantes, los otros
desechar, para evitar sobrecargar la computadora
93
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SUBPROCESO: CORREO ELECTRÓNICO (A-5)
INICIO
Iniciar conexión a Internet
USUARIO
Ingresar al email
Enviar/Leer mensajes.
Archivar Electrónicamente
mensajes en email
Desconectarse de la red.
Se requiere
imprimir
mensaje?
Imprimir FIN
SI
NO
94
CORRESPONDENCIA (A-6)
Controlar y hacer seguimiento de toda la correspondencia enviada y
recibida.
ALCANCE
La persona encargada de mantener el registro de entrada y salida de la
correspondencia y la persona responsable de la distribución de la
correspondencia enviada.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL CORRESPONDENCIA ENVIADA:
1. Elaboración de la correspondencia en papel membretado.
2. Numerar correspondencia elaborada de acuerdo a registro de
numeración de correspondencia, tanto cartas como memos. (Formato
1).
3. Entrega de la copia de correspondencia elaborada para archivo y
original para su distribución. Y firmada por la persona que recibe.
4. La persona encargada del manejo de la correspondencia debe organizar
el despacho de la misma usando la Hoja de Ruta y enviarla con el
responsable de su distribución.
REGISTRO DEL INGRESO DE CORRESPONDENCIA:
1. La persona encargada del manejo de la correspondencia debe registrar
los documentos que llegan en el formulario correspondiente.
2. Esa persona debe distribuir la correspondencia a los interesados.
3. La persona que recibe la correspondencia debe clasificarla, y, de ser el
caso, entregar copia a la persona encargada del archivo.
4. La persona del archivo debe considerar Pr-A1
95
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
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SUBPROCESO: CORRESPONDENCIA (A-6)
INICIOElaborar correspondencia en
papel membretado.
Numerar correspondencia.
Coordinar con persona
encargada la entrega de la
correspondencia.
FIN
CORRESPONDENCIA ENVIADA:
INGRESO DE CORRESPONDENCIA:
RECEPCIONISTA
RECEPCIONISTA
INICIO
Registrar documentos que
llegan en formulario
correspondiente
Distribuir correspondencia a
destinatarios.
Considerar normas del
Subproceso A-1
FIN
Entregar correspondencia
para envío y guardar copia en
archivo.
Fotocopiar correspondencia y
archivarla.
ENCARGADO DE
CORRESPONDENCIA
96
ANEXOS
ANEXO 1 – FORMATO 1 DE CORRESPONDENCIA
CONTROL DE MEMOS ENVIADOS
No. Fecha De Para Institución Asunto
97
ANEXO 2 – FORMATO 2 DE CORRESPONDENCIA
98
ANEXO 3 – FORMATO 3 DE CORRESPONDENCIA
99
FOTOCOPIAS (A-7)
Mantener control en el gasto en copias de la oficina y distribuir en proyecto
correspondiente.
ALCANCE
Cada miembro de la organización que tiene acceso a copias, que debe
identificar el proyecto al que pertenece.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. La persona interesada sacará las copias que necesita.
2. Registrar el número de copias y el proyecto al que afecta.
3. A fin de mes la persona responsable pasará un reporte por proyectos a
Contabilidad.
4. Además pasará el reporte de copias personales, para los descuentos de
nómina correspondientes.
5. Contabilidad coteja el reporte presentado con la factura del contrato del
servicio de copiadora y a elaborar los descuentos de nómina
6. En Contabilidad también deberá llevarse el control de vigencia del
contrato de servicio de copiadora
100
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
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ADMINISTRATIVOS
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SUBPROCESO: FOTOCOPIAS (A-7)
INICIO
Fotocopiar documentos
necesarios.
DEPARTAMENTO
USUARIO
DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD
Registrar el número de copias
y el proyecto al que se afecta.
Copias
Proyectos?
Pasar el Departamento de
Recursos Humanos para
descuentos por Nómina.
NO
Realizar el cargo respectivo al
Proyecto indicado.
SI
FIN
Totalizar número de copias
mensuales, y pasar a
Contabilidad.
Verificar cuadro mensual de
control con factura del
proveedor de servicio.
101
ANEXOS
ANEXO 1 – CONTROL DE COPIAS
ANEXO 2 – RESUMEN MENSUAL
102
USO DE EQUIPOS (A-8)
Control y mantenimiento de todos los equipos.
ALCANCE
Todos los miembros de la organización deben usar correctamente los
equipos con los que cuentan para su trabajo, con el fin de mantenerlos en
perfectas condiciones. Sin embargo, es necesario que se delegue la función
de controlar y mantener equipos en una de las posiciones administrativas
para que se encargue específicamente de esto.
POLÍTICAS
La empresa designará a un funcionario para que se responsabilice por
los equipos, su buen funcionamiento y su mantenimiento. La persona
encargada debe contratar una empresa que realice mantenimientos
programados (trimestrales o semestrales) a los equipos de la empresa.
Se requiere de la autorización de la jefatura o gerencia para el
mantenimiento.
En caso de necesidad de reparación de los equipos, el encargado debe
realizar la debida requisición, así como cumplir con Pr. A2,
Adquisición de Bienes y Servicios, en cuanto a montos y
autorizaciones para luego canalizar el pago.
Se recomienda controlar los servicios a través de una sola empresa
tanto para mantenimiento, como para la reparación de los equipos
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. La persona que solicita el equipo debe llenar el formulario y entregar al
administrador de equipos con la correspondiente autorización.
103
2. Se realiza la entrega previa constatación de su buen funcionamiento.
Una vez entregado el equipo, este pasa a ser responsabilidad de la
persona que lo va a usar.
3. El momento de la devolución del equipo, el encargado debe constatar
su buen funcionamiento y firmar el formulario de recepción.
4. En caso de daños, el encargado debe reportar por escrito a Gerencia.
5. La Gerencia es la encargada de delinear las acciones a seguir.
104
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SUBPROCESO: EQUIPOS (A-8)
INICIOLlenar formulario y entregar
autorizado.
Realizar constatación de
bienes a entregar con el
usuario solicitante.
Llevar control del buen estado
y funcionamiento de bienes.
USUARIO
SOLICITANTE
GERENCIA
FIN
Notificar a Gerencia.
ENCARGADO DE
BIENES
Firmar formulario de cargo de
responsabilidad de bienes
Bien necesita
mantenimiento?
SI
Tomar decisiones de
mantenimiento y cargo del
costo
Proceder según instrucciones
de Gerencia
105
ANEXOS
ANEXO 1 – ENTREGA DE EQUIPOS
106
GUARDIANÍA (A-9)
Proteger los recursos físicos y humanos.
ALCANCE
Personal de Recursos Humanos encargado y la empresa de seguridad
contratada.
POLÍTICAS
El personal de guardianía debe controlar el ingreso y salida de
personas y mantiene las instalaciones correspondientes.
Considerar las siguientes recomendaciones:
o Tener un solo sitio de acceso, en donde debe encontrarse el
guardia.
o Tarjetas de Identificación tanto para el personal, como para
los visitantes.
o Rotación del personal de seguridad.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Solicitar autorización de ingreso a persona que va a ser visitada.
2. Solicitar documento de identificación.
3. Registrar el nombre de la persona y la hora de ingreso.
4. Permitir el acceso de la persona a la institución.
5. Devolver el documento de identificación.
6. Registrar hora de salida.
107
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Página: 1 de 1MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
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SUBPROCESO: GUARDIANÍA (A-9)
INICIO
Solicitar autorización de
ingreso de visitante a persona
a ser visitada.
GUARDIA
Solicitar documento de
identificación a visitante.
Registrar nombre y hora de
ingreso de visitante.
Permitir acceso al visitante.
Devolver documento a
visitante.
Registrar hora de salida de
visitante.
FIN
108
COMPRA DE ACTIVOS FIJOS (F-1)
Establecer un procedimiento que permita a todos los empleados conocer los
requisitos y pasos necesarios para la compra de bienes que serán registrados
como Activos Fijos.
ALCANCE
Es responsabilidad de todos los empleados que intervengan en el proceso
de compras cumplir y hacer cumplir este procedimiento.
POLÍTICAS
De acuerdo a los establecido por la ley, el tiempo de vida útil de los
bienes será:
o Edificios: 20 años
o Maquinaria: 10 años
o Muebles y Enseres: 10 años
o Vehículos: 5 años
o Eq. Computación: 5 años
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2. Para poder gestionar la compra de un Activo Fijo, se deberá cumplir
con el procedimiento establecido en el Procedimiento de compras
(A2), y contar con todas las firmas de aprobación necesarias.
3. Una vez efectuada la adquisición, se debe incluir este activo en el
inventario de Activos Fijos, en donde se incluya un código, la fecha de
adquisición, la descripción del activo y su valor de compra.
4. El activo debe ser identificado con un adhesivo en el cual conste su
código.
5. En base al inventario de Activos Fijos se debe efectuar la depreciación
anual de los mismos, de acuerdo a lo establecido por las Normas de
Contabilidad Generalmente Aceptadas.
109
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
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Fecha de aprobación: 2011 FEB.
Página: 1 de 1MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y
CONTABLES
SUBPROCESO: ACTIVOS FIJOS (F-1)
INICIODEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Registrar el activo fijo en el
sistema.
Realizar depreciación de
activos fijos anualmente
según lo estipulado en las
políticas de la organización.
FIN
Subproceso de Compra
de bienes.
Codificar el activo fijo.
110
CONTRATACIÓN DE SEGUROS (F-2)
Mantener asegurados los Activos Fijos ante posibles contingencias.
ALCANCE
Área Administrativa, persona encargada del control de Activos Fijos.
POLÍTICAS
Todos los muebles, equipos de oficina, tanto los electrónicos, de
campo, etc. Deben estar debidamente protegidos por pólizas de
seguro contra robo, incendio, inundaciones y desastres naturales.
Para ello se debe controlar que sean contratados los seguros que se
requieran para cubrir adecuadamente los riesgos implícitos en el
desarrollo de las operaciones de la organización.
Se llevará un registro de los seguros contratados por la entidad que
permita controlar sus vencimientos y cobertura, y facilitar la
oportuna renovación de los mismos.
Las pólizas y documentos relacionados con los seguros contratados
serán adecuadamente archivados y custodiados para evitar
perjuicios en la renovación, reclamos y demás servicios que se
procesen.
Los vehículos, sus extras y herramientas deben estar cubiertos por
una póliza de seguro contra todo riesgo.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
11. La persona encargada de la administración de los seguros debe
verificar y llevar un control de todos los bienes asegurables.
111
12. Una vez verificados los bienes se debe proceder a buscar la empresa
que mejor cotización presente en función de la cobertura y calidad
necesarias.
13. Una vez contratada la compañía aseguradora, se debe llevar un registro
de los seguros contratados que permita controlar sus vencimientos y
coberturas y facilitar la oportuna renovación de los mismos.
14. La persona encargada de los seguros debe llevar un adecuado archivo
de las pólizas y documentos relacionados con los seguros contratados y
debe ser el custodio de los mismos para evitar perjuicios en las
renovaciones, reclamos y demás.
15. En adición a la contratación de seguros, se deben tomar las medidas de
seguridad básicas para el funcionamiento “ordinario” de una oficina.
112
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
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Fecha de aprobación: 2011 FEB.
Página: 1 de 1MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y
CONTABLES
SUBPROCESO: SEGUROS (F-2)
INICIOENCARGADO DE
ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
Cotizar con aseguradoras el
respectivo servicio de
aseguramiento de los bienes
Realizar contrato estipulando
detalles de bienes, coberturas,
etc.
FIN
Contratar a la empresa que
mejores precios y opciones
presente.
Llevar control de todos los
bienes asegurables.
Llevar un control y custodia de
las pólizas respectivas.
Coordinar medidas de
seguridad para el cuidado de
los bienes de la organización.
113
FONDOS Y BANCOS (F-3)
Establecer el adecuado uso y control de los fondos de la Empresa.
ALCANCE
Es responsabilidad de la Administración Financiera el cumplir y hacer
cumplir los procedimientos y límites establecidos.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7. El encargado del manejo de los fondos debe realizar un estudio de
todas las opciones de bancos en las que pueda mantener La Empresa
sus cuentas.
8. El encargado debe mantener un archivo para su control.
9. Para la emisión y pagos de cheques se debe asignar a las personas
encargadas de las firmas y establecer los montos máximos para las
correspondientes firmas.
10. Una vez que es emitido el cheque, las personas encargadas de firmarlo
deben revisar los soportes del mismo y firmar tanto el cheque como su
respectivo comprobante de egreso.
11. Una vez firmado el cheque se lo entrega al beneficiario en el horario de
pagos establecido por la Empresa, y se archivan documentos soporte
en la carpeta respectiva.
12. Al finalizar cada mes el encargado del manejo de los fondos debe
realizar una conciliación bancaria y entregarla a contabilidad para su
revisión y control.
114
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
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Página: 1 de 1MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y
CONTABLES
SUBPROCESO: BANCOS (F-3)
INICIODEPARTAMENTO DE
FINANZAS
Llevar un archivo de control.
Realizar conciliación bancaria
y entregar a Contabilidad.
FIN
Asignar personas
responsables de emisión y
pagos de cheques.
Verificar bancos en los que la
Asociación pueda mantener
cuentas.
Validación de datos del
cheque antes de firmarlo
ENCARGADO DE
CHEQUES
Firmar el cheque
Entregar cheque a beneficiario
y archivar documentos.
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS
115
EMISIÓN Y PAGO DE CHEQUES (F-4)
Establecer un procedimiento para la emisión de cheques.
ALCANCE
Área Administrativa Financiera.
POLÍTICAS
Los pagos deben estar previstos en el presupuesto general.
Todos los pagos deben realizarse contra la presentación de la
factura otorgada por el proveedor, misma que debe estar
debidamente revisada y autorizada por el Departamento de
Contabilidad.
Todas las facturas deben ser originales, claramente detalladas, sin
rasgos de alteración o adulteración y deben contar con todos los
requisitos que exige la Ley de Facturación.
Se debe asignar un día exclusivo para realizar los pagos.
Los cheques únicamente deben ser tramitados mediante orden de
cheque, en la que debe constar las firmas de autorización
correspondientes y las cuentas contables a las que afecta.
Todos los comprobantes, ya sea de ingreso o de egreso, deben
contar con firmas de responsabilidad y la revisión correspondiente.
Una vez realizados los cheques, deben ser revisados y autorizados
para pasar a firma.
116
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4. Las personas que por la naturaleza de su trabajo comprometen los
fondos de la empresa, deben entregar las facturas al encargado dentro
del Área de Contabilidad para su revisión.
5. La persona de Contabilidad ingresa las facturas al sistema: datos de la
factura, retenciones, cuentas a las que afecta.
6. Las facturas son aprobadas por el Supervisor del Departamento de
Contabilidad.
7. Las facturas aprobadas pasan al Área Financiera para la respectiva
emisión de cheques.
8. Al emitir los cheques, éstos deben ser firmados por las personas
autorizadas.
9. Se procede al pago en el horario fijado.
10. Se archivan los documentos firmados por el proveedor en “Recibí
Conforme” del beneficiario.
117
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
ESCUELA DE ESPAÑOL
“BOLÍVAR EDUCATION”
DIAGRAMA DE FLUJOVersión: 01
Fecha de aprobación: 2011 FEB.
Página: 1 de 1MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y
CONTABLES
SUBPROCESO: CHEQUES (F-4)
INICIODEPARTAMENTO
USUARIO
Archivar documentos con el
respectivo “Recibí conforme”
FIN
Ingresa facturas al sistema
(llena todos los datos)
Entregar facturas previamente
verificadas al área de
Contabilidad.
Obtener aprobación del
Supervisor de Contabilidad
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Remitir facturas a Finanzas.
Emitir cheques para pago de
facturas.
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS
Obtener firma de personas
autorizadas.
Entregar cheque a beneficiario
(según horario fijado)
118
CONTROL Y MOVIMIENTOS DE CAJA CHICA (F-5)
Establecer un adecuado uso y control de fondos que sirven para cubrir
gastos cuyo monto y naturaleza de urgente no ameriten la emisión de un
cheque.
ALCANCE
Este procedimiento debe ser acogido por todos los empleados que hacen
uso del fondo. Es responsabilidad de la Administración Financiera el
cumplir y hacer cumplir los procedimientos y límites establecidos.
POLÍTICAS
Se puede escoger tener una sola caja chica o tener una por cada
Departamento, todo depende de la estructura de la Empresa y como
se logra mayor agilidad y eficiencia en su funcionamiento.
Se debe determinar el monto de caja chica en base al movimiento
mensual de gastos previstos como urgentes y de montos bajos.
Todos los vales provisionales deben ser liquidados en un tiempo
máximo de 48 horas.
No se exigirá recibo en casos de movilización local y otros casos
muy excepcionales siempre que vayan autorizados por el Gerente
Departamental.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7. La persona que requiera de efectivo solicitará al responsable o custodio
del fondo un “Vale provisional” de Caja Chica indicando el motivo del
119
gasto. Este documento no sirve como soporte del reporte de Caja
Chica.
8. El solicitante entrega el vale firmado al custodio de la caja y recibe los
fondos requeridos.
9. Al efectuar la compra, entregará al custodio la factura o nota de venta
equivalente al monto solicitado, caso contrario devolverá el excedente
o reclamará el faltante. Todos los vales provisionales deben ser
liquidados en un tiempo máximo de 48 horas.
10. El responsable del fondo debe exigir que la factura cumpla con todos
los requisitos de ley. No se exigirá recibo en casos de movilización
local y otros casos muy excepcionales siempre que vayan autorizados
por el Gerente Departamental.
11. Una vez que el fondo haya sido gastado en un 80%, su custodio
solicitará el reembolso respectivo, a fin de que el fondo no sufra de
iliquidez. Para cumplir este paso, el custodio requiere llenar un
formulario de “Reposición de Caja Chica”.
12. Este reporte será entregado al Departamento de Contabilidad para su
revisión (soportes legales, retenciones)
13. Una vez aceptado por Contabilidad pasa a Finanzas para la elaboración
del cheque por el monto total de los recibos presentados, siempre y
cuando no existan discrepancias.
14. El cheque es entregado al custodio de Caja Chica.
15. El reporte de caja vuelve nuevamente a Contabilidad para su ingreso al
sistema.
16. Un empleado de Contabilidad hará el respectivo arqueo de Caja Chica
al inicio de cada mes, dejando la constancia escrita respectiva.
17. En caso de existir un faltante, será reportado al Gerente de División, y
se procederá al cobro del mismo al empleado custodio del fondo.
120
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
ESCUELA DE ESPAÑOL
“BOLÍVAR EDUCATION”
DIAGRAMA DE FLUJOVersión: 01
Fecha de aprobación: 2011 FEB.
Página: 1 de 1MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y
CONTABLES
SUBPROCESO: CAJA CHICA (F-5)
INICIOUSUARIO
FIN
Recibir vale firmado y entregar
fondos.
Solicitar al Custodio del Fondo
un vale provisional indicando
el motivo de gasto.
Entregar/Recibir diferencia de
efectivo en base a valor de
factura soporte
CUSTODIO DE CAJA
CHICA
Realizar reposición de fondo,
llenar formulario de
“Reposición de caja chica”
Verificar soportes.
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Autorizar reposición
Entregar cheque a custodio.
Realizar compra
(solicitar factura soporte)
Verificar legalidad de
documentos soporte del
gasto.
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS
Registro en el sistema
Recibir cheque y reponer
fondo.
121
ANEXOS
ANEXO 1 – REPORTE DE CAJA CHICA
REPORTE DE CAJA CHICA
Fecha: __________ No. ________
Fecha Concepto Debe Haber
TOTAL: __________ __________
Monto fondo: __________
Saldo: __________
Firma Firma Firma
Responsable Contabilidad Finanzas
____________ ___________ ____________
122
ANEXO 2 – ARQUEO DE CAJA CHICA
ARQUEO DE CAJA CHICA
Fecha: __________ No. ________
Cantidad Monto
Billetes: $10 _______ $ ______
$ 5 _______ $ ______
$ 1 _______ $ ______
Monedas: $ 1 _______ $ ______
$ 0,50 _____ $ ______
$ 0,25 _____ $ ______
$ 0,10 _____ $ ______
$ 0,05 _____ $ ______
$ 0,01 _____ $ ______
TOTAL EFECTIVO: $__________
MONTO EN RECIBOS: $ _________
TOTAL $ _________
Monto fondo: __________
Diferencia: __________
Firma conformidad Firma
Responsable Responsable arqueo
____________ ____________
123
EL PAGO DE IMPUESTOS (F-6)
Establecer procedimientos para el pago oportuno y completo de los
impuestos al Estado (Fisco).
ALCANCE
Área Administrativa Financiera y representante legal de la empresa.
POLÍTICAS
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA): grava al valor de
la transferencia de dominio o la importación de bienes muebles de
naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización, y al
valor de los servicios prestados.
Lo sujetos pasivos del IVA presentarán mensualmente una
declaración por las operaciones gravadas con el impuesto,
realizadas dentro del mes calendario inmediatamente anterior.
Los sujetos pasivos que exclusivamente transfieran bienes o
presten servicios gravados con tarifa cero o no gravados,
presentarán una declaración semestral de dichas transferencias.
IMPUESTO A LA RENTA: Recae sobre la renta que obtengan
las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades
nacionales o extranjeras.
Para efectos de este impuesto se considera renta:
1. Los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título
gratuito u oneroso, bien sea que provengan del trabajo,
del capital o de ambas fuentes, consistentes en dinero,
especies o servicios; y,
2. Los ingresos obtenidos en el exterior por personas
naturales ecuatorianas domiciliadas en el país o por
sociedades nacionales.
124
El sujeto activo de este impuesto es el Estado, que lo administra a
través del SRI. Son sujetos pasivos del impuesto a la Renta, es
decir, los contribuyentes que están obligados a pagarlo, las
personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades
nacionales o extranjeras, domiciliados o no en el país, que
obtengan ingresos gravados.
La base imponible o base de cálculo del impuesto a la renta está
constituida por la totalidad de los ingresos ordinarios y
extraordinarios gravados con el impuesto, menos las devoluciones,
descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales
ingresos.
Ingresos de extranjeros no residentes: Los ingresos obtenidos por
personas naturales extranjeras que no tengan residencia en el país,
por servicios ocasionalmente prestados en el Ecuador, satisfarán la
tarifa única de 25% sobre la totalidad del ingreso percibido. La
retención la efectuará el ente pagador.
La tabla de impuesto a la renta para personas naturales, bajo
relación de dependencia se aplicará a los trabajadores en base a la
actualización anual de la misma que publica el SRI
Para sociedades:
a) Sociedades: Las sociedades calcularán el impuesto causado
aplicando la tarifa del 15% sobre el valor de las utilidades que
reinviertan en el país y la tarifa del 25% sobre el resto de
utilidades. Deberán efectuar el aumento de capital por lo menos
por el valor de las utilidades reinvertidas perfeccionándolo con
la inscripción en el respectivo Registro Mercantil hasta el 31 de
diciembre del ejercicio impositivo posterior a aquel en el que se
generaron las utilidades materia de reinversión. De no
125
cumplirse con esta condición la sociedad deberá proceder a
presentar la declaración sustitutiva en la que constará la
respectiva re liquidación del impuesto, sin perjuicio de su
facultad determinadora. Si en lo posterior la sociedad redujere
el capital, se procederá re liquidar el impuesto
correspondiente.
b) Empresas petroleras: Las utilidades que obtengan los
contratistas de prestación de servicios para la exploración y
explotación de hidrocarburos estarán sujetas al pago del
Impuesto a la Renta de conformidad con la tarifa única del
44,4%. En caso de inversiones de utilidades en el país, esta
tarifa se reducirá al 25% sobre los montos reinvertidos.
Las sucesiones indivisas, es decir, aquellas que no han sido
objeto de partición entre os herederos, deberán el impuesto
aplicando la misma tabla y tarifas que las personas naturales.
c) Herencias, legados y donaciones: Respecto de las herencias,
legales donaciones, cada uno de los beneficiarios de estos
ingresos pagará una tarifa única del 5% sobre el excedente de
la fracción básica no gravada del Impuesto a la Renta de
personas naturales ($6.200.-)
126
RETENCIONES EN LA FUENTE
1%: a) Transferencia de bienes muebles de naturaleza
corporal.
b) Los que realicen las empresas emisoras de tarjetas de
crédito a sus establecimientos afiliados.
c) Arrendamiento mercantil
d) Aquello efectuados por concepto del servicio de
transporte privado de pasajeros o transporte público o
privado de carga, prestado por personas naturales o
sociedades.
e) Los pagos realizados a medios de comunicación.
f) Otras retenciones aplicables el 1%
2% a) Servicios predomina la mano de obra
b) Servicio entre Sociedades
c) Otras retenciones aplicables al 1%
8%: a) Servicios predomina el intelecto
b) Por pagos realizados a notarios y registradores de la
propiedad o mercantiles
c) Honorarios a personas naturales que presten servicios
de docencia
d) Por otras remuneraciones a deportistas, entrenadores,
cuerpo técnico, etc.
e) Arrendamiento de bienes inmuebles
f) Otras retenciones aplicados el 8%
10%: a) Honorarios a personas naturales que presten servicios
relacionados a su profesión
b) Anticipo a dividendos de personas naturales
domiciliadas en el Ecuador
25%: a) Sin convenio de doble tributación intereses y costos
financieros por financiamiento de proveedores externos.
127
b) Sin convenio de tributación por otros conceptos.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. La persona que emite los cheques recibe facturas y cuadro de detalle de las
mismas, ya sea de Excel, o como información que arroja el sistema
2. Al emitir el cheque debe realizarse el correspondiente comprobante de
retención IVA y renta e ingresar el número de comprobante en el cuadro
de detalle.
3. Al cancelar el cheque se debe entregar el comprobante de retención.
4. Al final de cada mes la persona encargada debe cotejar el cuadro de
detalle con los comprobantes físicos.
5. Llenar Formulario correspondiente.
6. Procede a declarar y pagar impuestos.
128
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
ESCUELA DE ESPAÑOL
“BOLÍVAR EDUCATION”
DIAGRAMA DE FLUJOVersión: 01
Fecha de aprobación: 2011 FEB.
Página: 1 de 1MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y
CONTABLES
SUBPROCESO: IMPUESTOS (F-7)
INICIODEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Emitir comprobantes de
retención cada vez que se
registra un pago.
Declarar y pagar impuestos
FIN
Entregar comprobantes de
retención junto con cheques.
Realizar cuadre de facturas y
cheques en el sistema.
Realizar conciliación entre
sistema y documentos de
retención.
Llenar formulario de
Impuestos correspondiente.
129
INVERSIONES (F-7)
Establecer un mecanismo para optimizar la utilización de los excedentes
mensuales de los recursos monetarios.
ALCANCE
Encargado de la gestión de inversiones, en este caso el Contador de la
organización.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Preparar mensualmente un flujo de fondos que tenga en cuenta la
disponibilidad real de recursos y las erogaciones necesarias para
cumplir con la programación y cronograma previstos para el desarrollo
de los planes operativos.
2. Cuando el desenvolvimiento de las operaciones arroje excedentes
temporales de dinero, en lo posible éstos deberán ser invertidos
consultando diversas operaciones financieras.
3. La decisión de inversión será debidamente aprobada siguiendo los
lineamientos trazados en el Manual de Autorizaciones.
4. Se controlará que se acaten las políticas de la entidad en lo que a
inversión de excedentes y protección de sus activos se refiere. La
inversión de los dineros se realizará en papeles y documentos de valor
que estén debidamente respaldados y ofrezcan plena seguridad y
confianza y también deberá tomarse los seguros necesarios para
garantizar el manejo de dichos fondos.
5. Los intereses generados por la inversión financiera de recursos
inactivos deben incorporarse a los presupuestos, flujos, fondos y
registro contable correspondiente.
6. Elaboración de un informe mensual que incluya el movimiento de los
fondos de la empresa y una relación detallada de las inversiones que se
encuentran vigentes y aquellas recuperándose
130
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
ESCUELA DE ESPAÑOL
“BOLÍVAR EDUCATION”
DIAGRAMA DE FLUJOVersión: 01
Fecha de aprobación: 2011 FEB.
Página: 1 de 1MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y
CONTABLES
SUBPROCESO: INVERSIONES (F-7)
INICIODEPARTAMENTO DE
FINANZAS
SI
Realizar informe mensual que
incluya movimiento de los
fondos de la Asociación.
FIN
Investigar opciones de
inversión del excedente.
Preparar mensualmente el
Flujo de fondos.
Obtener aprobación de
inversión del excedente
temporal.
Incluir intereses ganados por
inversión en presupuestos y
Flujos de Efectivo.
Excedentes
temporales de
efectivo?
FINNO
131
CUENTAS POR PAGAR (F-8)
Establecer un procedimiento que permita a todos los empleados conocer el
flujo, requisitos y otros elementos necesarios para el pago de un buen
servicio, optimizando tiempo y recursos.
ALCANCE
Es responsabilidad de todos los empleados que intervengan en el proceso
de compras de bienes y servicios el cumplir y hacer cumplir este
procedimiento.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. Una vez que Contabilidad reciba las facturas con las notas de
recepción respectivas se procede a revisar que:
Los soportes estén completos
Las facturas cumplan con los requisitos de la Ley de
Control Interno (Detalle 1)
Niveles de aprobación
Operaciones aritméticas
Aplicación contable
Si éstos no se cumplen, la factura debe ser devuelta a la
persona que la tramitó.
2. La persona encargada del control de cuentas por pagar debe realizar el
siguiente proceso:
Ingreso de la factura al sistema o registro de facturas en Excel.
Validar lo ingresado
Envío de facturas a la Administración Financiera para emisión de
cheque y retenciones.
132
3. La persona encargada de las cuentas por pagar debe verificar los
siguientes requisitos para proceder a registrar una cuenta por pagar.
Orden de Compra
Nota de Recepción del sistema o escrita
Factura
Orden de cheque
Para tramitar un anticipo se deben cumplir los dos primeros requisitos.
Excepción: No ingresar al sistema o a Excel valores cancelados por
caja chica, porque son contabilizados el momento de contabilizar la
reposición de caja chica.
4. El sistema o archivo en Excel deberá calcular días de vencimiento de
cada factura en base a términos de pago ingresados según proveedor y
fecha de recepción del bien o servicio.
5. Luego de que se ha verificado el cumplimiento de los puntos
anteriores, se entrega todas las facturas a la persona que emite los
cheques para el pago.
6. La persona que emite los cheques selecciona los pagos a realizar en
base a la política de pago. Una vez que se ha emitido el cheque, todos
los soportes deben sellarse con “Cancelado”.
7. Se emitirán los cheques y las retenciones conforme el control de pagos
lo determine.
8. Entregar todos los cheques al personal encargado del control interno
para revisión.
9. Luego, si no ha habido observaciones, se recogerá las firmas
autorizadas de acuerdo a lo estipulado en las “Políticas de firmas
autorizadas”.
10. Una vez que el cheque es entregado a beneficiario, será archivada la
orden de pago con todos los soportes ( a excepción de pagos a
empleados que se sugiere se archive en una carpeta separada de
manera secuencial ).
133
11. El Área Administrativa Financiera emitirá y revisará mensualmente un
reporte de todos los proveedores autorizados y las condiciones de pago
que han sido ingresados al sistema (o Excel) en ese período.
12. En el caso especial de Reembolso de gastos de viaje a empleados, una
vez contabilizada la Relación de Gastos en Contabilidad, ésta pasa a la
persona encargada para su ingreso en el “Cuadro de detalle de cuentas
por pagar” para la respectiva emisión del cheque.
13. El cheque y el pago al empleado se harán en un plazo máximo de 15
días posteriores a la presentación de su relación de gastos de viaje.
134
FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
ESCUELA DE ESPAÑOL
“BOLÍVAR EDUCATION”
DIAGRAMA DE FLUJOVersión: 01
Fecha de aprobación: 2011 FEB.
Página: 1 de 1MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y
CONTABLES
SUBPROCESO: CUENTAS POR PAGAR (F-8)
INICIODEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
SI
Emitir los cheques en base a
políticas de pago.
FIN
Ingresar facturas al sistema.
Verificar facturas, soportes y
aprobaciones.
Calcular días de vencimiento
de cada factura por medio del
sistema.
Entregar facturas a Finanzas
para emisión de cheques.
Correcto?
FIN
NODevolver al Departamento
Usuario.
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS
CONTROL INTERNO
Generar comprobantes de
retención
Revisar cheques y
documentos correctos.
Obtener firma en cheques
Pagar al beneficiario según
política de pagos.
135
ANEXOS
ANEXO 1 – REQUISITOS DE LEY PARA LAS FACTURAS
Nombre y apellidos o Razón social del emisor
Domicilio del emisor
Número de RUC del emisor
Denominación del comprobante de venta
Numeración secuencial pre impresa
Fecha de emisión del documento
Razón social del usuario o comprador.
RUC del comprador
Pie de imprenta del establecimiento gráfico
Descripción del bien transferido
Cantidad del bien transferido y peso en su caso
Precio unitario
Valor total del comprobante
Importe total de los bienes o servicios comprados,
discriminando IVA tarifa 12% ó 0%
Base imponible sobre la que se calcula el IVA
Importe IVA
Sin enmendaduras o borrones
Autorización del SRI otorgado al vendedor para emitir facturas.
136
REGISTROS CONTABLES (F-9)
Establecer un proceso de registros contables para obtener estados
financieros precisos y confiables.
ALCANCE
La persona encargada de la contabilidad y todos los funcionarios que por
la naturaleza de las actividades que realizan deben solicitar y suministrar
información al área contable financiera.
PROCESOS
Registro de Ingresos:
Los fondos recibidos deben ingresar a la cuenta bancaria de la
empresa.
La validación de los ingresos es entregado a Contabilidad con detalle
de fondos recibidos (Formato 1).
Contabilidad verifica información del documento y registrará la
transacción.
Registro de Egresos
Todo desembolso quedará registrado en un comprobante de egreso que
tendrá numeración consecutiva pre impresa (Formato 2)
B1 Pago a proveedores
Comprobar que las cifras presentadas en facturas estén correctas y
documentos soporte debidamente autorizados
Contabilidad registrará la erogación directamente del gasto y otras
cuentas que afecte.
137
ANEXOS
ANEXO 1 – COMPROBANTE DE INGRESO
COMPROBANTE DE INGRESO
Fecha: __________ No.
________
Por US$ __________
Recibimos de:
_________________________________________________
La cantidad de:
________________________________________________
Por concepto de:
_______________________________________________
Efectivo Cheque
Cheque No. Cta. Cte. Banco Valor Fecha
________ ________ _________ ________ ________
________ ________ _________ ________ ________
________ ________ _________ ________ ________
Firma A contabilizar: ___________
Cajero ___________
________ ___________
138
ANEXO 2 – COMPROBANTE DE EGRESO
COMPROBANTE DE EGRESO
Fecha: __________ No.
________
Por US$ __________
Beneficiario:
___________________________________________________
La suma de:
____________________________________________________
Por concepto de:
_______________________________________________
Cheque No._______ Cta. Cte.______
Banco_____________
Firma Firma
Cajero Beneficiario
________ ___________
139
4.2 ASIENTOS CONTABLES POR PROCESOS
4.2.1 Asientos Procesos de Administración
El formato que se presenta a continuación será utilizado para realizar todos los procesos de administración en lo referente a las
transferencias que se lleven a cabo dentro de la empresa
Cuenta Descripción Debe Haber Cotización Debe MNE Haber MNE
1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 XXX
1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 XXX
TOTAL XXX XXX XXX XXX
Es Conforme: Visto Bueno Recibí
Conforme
____________
______
CONTADOR GERENTE C.I.:
Elaborado por:
BOLÍVAR EDUCATION S.A.MARISCAL FOCH E9-20 Y 6 DE DICIEMBRE
COMPROBANTE DE DIARIO 1791878906001 Fecha: 24/06/2011 Cotización 1,00
NOMBRE: Nº RET.:
N° DOCUMENTO: CONCEPTO:
140
4.2.2 Asientos Procesos de Ventas
Para realizar el proceso de venta para la cancelación y abono de factura dentro de la empresa se utilizara el siguiente formato
CeCo. Cuenta Descripción Debe Haber Cotización Debe MNE Haber MNE
1 0.0.0.00.00.00 XXXXX XXX 1,00 448,82
1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 448,82
TOTAL XXX XXX 448,82 448,82
Es Conforme: Visto Bueno Recibí
Conforme
____________
______
CONTADOR GERENTE C.I.:
BOLÍVAR EDUCATION S.A.MARISCAL FOCH E9-20 Y 6 DE DICIEMBRE
COMPROBANTE DE INGRESO1791878906001 Fecha:
Cotización 1,00
NOMBRE: Nº RET.:
N° DOCUMENTO: CONCEPTO:
Elaborado por:
141
Para realizar el proceso de venta para los depósitos dentro de la empresa se utilizara el siguiente formato
CeCo. Cuenta Descripción Debe Haber Cotización Debe MNE Haber MNE
1 0.0.0.00.00.00 XXXXX XXX 1,00 XXX
1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 XXX
TOTAL XXX XXX XXX XXX
Es Conforme: Visto Bueno Recibí
Conforme
____________
______
CONTADOR GERENTE C.I.:
Elaborado por:
BOLÍVAR EDUCATION S.A.MARISCAL FOCH E9-20 Y 6 DE DICIEMBRE
COMPROBANTE DE INGRESO1791878906001 Fecha:
Cotización 1,00
NOMBRE: Nº RET.:
N° DOCUMENTO: CONCEPTO:
142
4.2.3 Asientos Proceso de Operación
Para realizar el proceso de operación para el pago de haberes y demás gastos dentro de la empresa se utilizara el siguiente formato
CeCo. Cuenta Descripción Debe Haber Cotización Debe MNE Haber MNE
1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 XXX
1 0.0.0.00.00.00 PUBLICIDAD XXX 1,00 XXX
1 0.0.0.00.00.00 HONORARIOS XXX XXX
TOTAL XXX XXX XXX XXX
Es Conforme: Visto Bueno Recibí
Conforme
____________
______
CONTADOR GERENTE C.I.:
CONCEPTO:
Elaborado por:
BOLÍVAR EDUCATION S.A.MARISCAL FOCH E9-20 Y 6 DE DICIEMBRE
COMPROBANTE DE EGRESO1791878906001 Fecha:
Cotización 1,00
NOMBRE: Nº RET.:
N° DOCUMENTO:
143
CeCo. Cuenta Descripción Debe Haber Cotización Debe MNE Haber MNE
1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 XXX
1 0.0.0.00.00.00 SUELDOS POR
PAGAR
XXX 1,00 XXX
XXX
TOTAL XXX XXX XXX XXX
Es Conforme: Visto Bueno Recibí
Conforme
____________
______
CONTADOR GERENTE C.I.:
NOMBRE: Nº RET.:
N° DOCUMENTO: CONCEPTO: SUELDO MES 7 2011
Elaborado por:
BOLÍVAR EDUCATION S.A.MARISCAL FOCH E9-20 Y 6 DE DICIEMBRE
COMPROBANTE DE EGRESO1791878906001 Fecha:
Cotización 1,00
144
4.3 PLAN DE CUENTAS
El plan de cuentas es sin lugar a dudas un medio auxiliar del sistema de
información contable que indica las cuentas que serán utilizadas en el proceso de
registración de las variaciones patrimoniales que producen los hechos
económicos, a los fines de mostrar la composición y magnitud del patrimonio,
seguidamente se describe el plan de cuenta de la empresa Bolívar Education S.A
Nº CÓDIGO CUENTA
1 1. ACTIVOS 2 1.1. ACTIVO CORRIENTE
3 1.1.1. INSTRUMENOS FINANCIEROS CORTO PLAZO
4 1.1.1.01 EFECTIVO Y EQUIVALENTES
5 1.1.1.01.01. FONDOS DISPONIBLES
6 1.1.1.01.01.01 CAJA CHICA
7 1.1.1.01.01.02 CAJA
8 1.1.1.01.01.03 BANCO PACIFICO
9 1.1.1.01.01.04 PACIFIC NATIONAL BANK
10 1.1.1.01.01.05 BANCO DE GUAYAQUIL
11 1.1.1.02 CUENTAS POR COBRAR
12 1.1.1.01.01 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NO RELACIÓN
13 1.1.1.01.01.01 CUENTAS POR COBRAR ESTUDIANTES
14 1.1.1.01.01.01.01 FACTURAS POR COBRAR ESTUDIANTES
15 1.1.1.01.01.01.02 PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES
16 1.1.1.01.01.02 CUENTAS POR COBRAR PROFESORES
17 1.1.1.01.01.02.01 REVELO SAYA
18 1.1.1.01.01.02.02 GUSTAVO GÓMEZ
19 1.1.1.01.01.02.03 CHASI MARIBEL
20 1.1.1.01.01.02.04 CELIN JENNY
21 1.1.1.01.01.02.05 PAREDES CARLOS
22 1.1.1.01.01.02.06 GUALOTUÑA GERMAN
23 1.1.1.01.01.02.07 SIGUENZA MERCEDES
24 1.1.1.01.01.02.13 CELIN EDITH
25 1.1.1.01.01.02.14 HIDALGO ANABEL
26 1.1.1.01.01.02.15 YUCAZA GERARDO
27 1.1.1.01.01.02.18 SANTIAGO CAIZA
28 1.1.1.01.01.02.22 EVELYN VERA
29 1.1.1.01.01.02.23 SARA TAPIA
30 1.1.1.01.01.02.24 ZULMA GUZMÁN
31 1.1.1.01.01.02.25 MARÍA NARCISA MOROCHO
145
32 1.1.1.01.01.02.26 PATRICIA JIMÉNEZ
33 1.1.1.01.03. CUENTAS POR VARIOS
34 1.1.1.01.03.01 VARIOS
35 1.1.1.02. CUENTAS POR COBRAR CLIENTES RELACIONADOS
36 1.1.1.02.01. SOCIOS Y EMPLEADOS
37 1.1.1.02.01.01 SOCIOS Y EMPLEADOS ANTICIPOS
38 1.1.1.02.01.02 SOCIOS Y EMPLEADOS PRESTAMOS
39 1.1.1.02.01.08 VERÓNICA VÉLEZ
40 1.1.1.02.02. COMPAÑÍAS RELACIONADAS
41 1.1.1.02.02.01 COLUMBUSTRAVEL POR COBRAR
42 1.1.1.02.02.02 HAUGAN CRUISES POR COBRAR LARGO PLAZO
43 1.1.1.02.02.04 CENTRO DE CAPACITACIÓN
44 1.1.1.02.02.06 FUNDACIÓN BOLÍVAR EDUCATION
45 1.1.1.02.02.07 PALMAZUL SCC POR COBRAR
46 1.1.1.02.02.08 SAN CLEMENTE PROPERTIES
47 1.1.1.02.02.09 CUENCA LANGUAGE SCHOOL
48 1.1.1.02.02.10 CUENCA LANGUAGE SCHOOL /PROFESORES
49 1.1.1.02.02.11 LUISA CÓRDOVA
55 1.1.2 IMPUESTOS
56 1.1.6.01.01. IMPUESTOS ANTICIPADOS
57 1.1.6.01.01.01 IMPUESTO A LA RENTA RETENCIÓN EN LA FUENTE
58 1.1.6.01.01.02 IMPUESTO A LA RENTA RETENCIÓN EN LA FUENTE
59 1.1.6.01.01.03 RETENCIÓN IVA 70%
60 1.1.6.01.01.04 IVA EN COMPRA DE BIENES / SERVICIOS
61 1.1.6.01.01.06 IVA EN COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
62 1.1.6.01.01.07 CRÉDITO TRIBUTARIO IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
63 1.1.6.01.01.08 ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA
64 1.1.6.01.01.09 SRI POR COBRAR
68 1.2. ACTIVO NO CORRIENTE
69 1.2.1. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
70 1.2.1.01. ACTIVO FIJO TANGIBLE
71 1.2.1.01.01 MUEBLES Y EQUIPOS
72 1.2.1.01.02 MUEBLES Y ENSERES
73 1.2.1.01.03 EQUIPO DE OFICINA
74 1.2.1.01.04 EQUIPO DE COMPUTACIÓN
75 1.2.2. DEPRECIACIÓN ACUMULADA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
76 1.2.2.01. DEPRECIACIÓN ACUMULADA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
77 1.2.2.01.01 MUEBLES Y EQUIPOS
1.2.2.01.02 MUEBLES Y ENSERES
78 1.2.2.01.03 EQUIPO DE OFICINA
79 1.2.2.01.04 EQUIPO DE COMPUTACION
146
80 1.2.3. DETERIORO ACUMULADO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
81 1.2.3.01 DETERIORO ACUMULADO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1.2.3.01.01 MUEBLES Y EQUIPOS
1.2.3.01.02 MUEBLES Y ENSERES
1.2.3.01.03 EQUIPO DE OFICINA
1.2.3.01.04 EQUIPO DE COMPUTACION
83 1.2.4 INSTRUMENTOS FINANCIEROS DE LARGO PLAZO
84 1.2.4.01 CUENTAS POR COBRAR DE LARGO PLAZO
85 1.2.4.01.01. CLIENTES RELACIONADOS LARGO PLAZO
86 1.2.4.01.01.01 CUENCA LANGUAGES SCHOOL POR COBRAR L/P
87 1.2.4.01.01.02 CLIENTES NO RELACIONADOS LARGO PLAZO
88 1.2.4.01.01.03 VARIOS
65 1.2.5 OTROS ACTIVOS LARGO PLAZO
66 1.1.6.02.01. GARANTÍAS
67 1.1.6.02.01.01 GARANTÍA POR ARRIENDO LOCAL
90 2. PASIVOS 91 2.1. PASIVO CORRIENTE
92 2.1.1. PASIVO CORRIENTE
93 2.1.1.01. CUENTAS POR PAGAR NO RELACIONADOS CORTO PLAZO
94 2.1.1.01.01. FAMILIAS ANFITRIONAS POR PAGAR
95 2.1.1.01.01.01 FAMILIA PAREDES
96 2.1.1.01.02. PROFESORES POR PAGAR
97 2.1.1.01.02.01 ALEXANDRA DEL PILAR NÚÑEZ GALLARDO
98 2.1.1.01.02.02 MARIANA DE JESÚS PALAQUIBAY LIVIRUMBAY
99 2.1.1.01.02.03 ANA MERCEDES SIGUENZA ARMIJOS
100 2.1.1.01.02.04 JULIO CESAR PICO ROMO
101 2.1.1.01.02.05 CARLOS AUGUSTO PAREDES QUEVEDO
102 2.1.1.01.03 ACCIONISTAS Y RELACIONADOS CORTO PLAZO
103 2.1.1.01.03.01 KJETIL HAUGAN
104 2.1.1.01.03.02 COLUMBUS TRAVEL POR PAGAR LARGO PLAZO
105 2.1.1.01.03.03 HAUGAN CRUISES POR PAGAR LARGO PLAZO
106 2.1.1.01.03.04 CUENCA LANGUAGES SCHOOL
107 2.1.1.01.04. OTRAS CUENTAS X PAGAR
108 2.1.1.01.04.01 VARIOS
109 2.1.1.01.04.02 CUENTAS POR PAGAR BANCOS
110 2.1.1.02. OBLIGACIONES CON EL IESS POR PAGAR
111 2.1.1.02.01. IESS POR PAGAR
112 2.1.1.02.01.01 APORTE PATRONAL
113 2.1.1.02.01.02 APORTE PERSONAL
114 2.1.1.03. OBLIGACIONES CON EL SRI POR PAGAR
115 2.1.1.03.01. RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGAR
116 2.1.1.03.01.01 IMPTO. A LA RENTA EN RELACIÓN DE DEPENDENCIA
147
117 2.1.1.03.01.02 RETENCIONES 1%
118 2.1.1.03.01.03 HONORARIOS Y COMISIONES 8%
119 2.1.1.03.01.04 POR SERVICIO DE TRANSPORTE PRIVADO 1%
120 2.1.1.03.01.05 RETENCIONES 2%
121 2.1.1.03.01.06 OTRAS RETENCIONES 8%
122 2.1.1.03.01.07 RETENCIÓN FUENTE 0% BIENES Y SERVICIOS
123 2.1.1.03.01.08 HONORARIOS Y COMISIONES 10%
124 2.1.1.03.02. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO POR PAGAR
125 2.1.1.03.02.01 12% IVA POR PAGAR
126 2.1.1.03.03. IVA RETENIDO POR PAGAR
127 2.1.1.03.03.01 POR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
128 2.1.1.03.03.02 ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES PERSONAS NATURALES
129 2.1.1.03.03.03 IVA COMPRAS Y SERVICIOS CON LIQUIDACIÓN DE EMPRESAS
130 2.1.1.03.03.04 IVA POR LA PRESTACIÓN DE OTROS SERVICIOS
131 2.1.1.03.03.05 IVA POR LA COMPRA DE BIENES
132 2.1.1.03.03.06 IVA COMPRA DE SERVICIOS
133 2.1.1.03.04. IMPUESTOS POR PAGAR
134 2.1.1.03.04.01 SRI POR PAGAR
135 2.1.1.03.04.02 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR
136 2.1.1.04. OBLIGACIONES CON EL PERSONAL
137 2.1.1.04.01. SUELDOS POR PAGAR
138 2.1.1.04.01.01 SUELDOS POR PAGAR
139 2.1.1.04.02. PROVISIONES SOCIALES
140 2.1.1.04.02.01 DECIMO TERCER SUELDO
141 2.1.1.04.02.02 DECIMO CUARTO SUELDO
142 2.1.1.04.02.03 FONDOS DE RESERVA
143 2.1.1.04.02.04 PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES
144 2.1.1.04.02.05 VACACIONES
145 2.1.2. OTROS PASIVOS CORRIENTES
146 2.1.2.01. OTROS PASIVOS CORTO PLAZO
147 2.1.2.01.01. CUENTAS POR LIQUIDAR
148 2.1.2.01.01.01 CUENTAS POR LIQUIDAR
149 2.1.2.01.01.02 DEPÓSITOS NO ASIGNADOS
150 2.2. PASIVO NO CORRIENTE
151 2.2.1. PRESTAMOS Y OBLIGACIONES LARGO PLAZO
152 2.2.1.01. LARGO PLAZO
153 2.2.1.01.01. CUENTAS POR PAGAR ACCIONISTAS Y RELACIONADOS
154 2.2.1.01.01.01 KJETIL HAUGAN
155 2.2.1.01.01.02 COLUMBUS TRAVEL POR PAGAR LARGO PLAZO
156 2.2.1.01.01.03 HAUGAN CRUISESS POR PAGAR LARGO PLAZO
157 2.2.1.01.01.04 CUENCA LANGUAGES SCHOOL
158 2.2.1.01.01.05 FUNDACIÓN BOLÍVAR EDUCATION
159 2.2.1.01.01.06 PALMAZUL POR PAGAR
148
164 2.2.1.01.02. CUENTAS POR PAGAR NO RELACIONADOS
165 2.2.1.01.02.01 OTROS
166 2.2.1.01.02.02 LUISA CÓRDOVA TC
167 2.2.1.01.02.03 ANTICIPO CLIENTES
168 2.2.1.01.02.04 PRESTAMOS BANCARIOS POR PAGAR
169 3. CAPITAL Y PATRIMONIO NETO
170 3.1. PATRIMONIO 171 3.1.1. CAPITAL Y PATRIMONIO
172 3.1.1.01. CAPITAL SOCIAL
173 3.1.1.01.01. CAPITAL SOCIAL
174 3.1.1.01.01.01 KJETIL HAUGAN
175 3.1.1.01.01.02 SANDRA QUISHPE ALOMOTO
176 3.1.1.01.01.03 LUISA CÓRDOVA PINO
177 3.1.1.02. FUTURAS CAPITALIZACIONES
178 3.1.1.02.01. APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES
179 3.1.1.02.01.01 APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES
180 3.1.1.03. RESULTADOS EJERCICIOS
181 3.1.1.03.01. RESULTADOS EJERCICIOS
182 3.1.1.03.01.01 RESULTADO PRESENTE EJERCICIO
183 3.1.1.03.01.02 RESULTADO EJERCICIO 2009
184 3.1.1.03.01.04 UTILIDADES RETENIDAS
185 3.1.1.04. RESERVAS
186 3.1.1.04.01. RESERVA LEGAL Y ESTATUTARIA
187 3.1.1.04.01.01 RESERVA LEGAL
188 4. INGRESOS 189 4.1. INGRESOS CORRIENTES
190 4.1.1. INGRESOS OPERACIONALES
191 4.1.1.01. INGRESOS OPERACIONALES
192 4.1.1.01.01. INGRESOS GRAVADOS TARIFA 12%
193 4.1.1.01.01.01 INGRESOS TARIFA 12%
194 4.1.1.01.01.02 INGRESOS HOSPEDAJE
195 4.1.1.02. POR OTROS SERVICIOS
196 4.1.1.02.01. INGRESOS GRAVADOS TARIFA 0%
197 4.1.1.02.01.01 CLASES ESCUELA
198 4.1.1.02.01.02 CLASES FAMILIA
199 4.1.1.02.01.03 CLASES COSTA
200 4.1.1.02.01.04 CLASES SELVA
201 4.1.1.02.01.05 BOLETOS AÉREOS
202 4.1.1.02.01.06 OTROS INGRESOS
203 5. COSTOS Y GASTOS
204 5.1. GASTOS DE OPERACIÓN
149
205 5.1.1. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
206 5.1.1.01. SUELDOS SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES
207 5.1.1.01.01. PERSONAL
208 5.1.1.01.01.01 SUELDO UNIFICADO
209 5.1.1.01.01.02 APORTE PATRONAL
210 5.1.1.01.01.03 DECIMO TERCER SUELDO
211 5.1.1.01.01.04 DECIMO CUARTO SUELDO
212 5.1.1.01.01.05 FONDOS DE RESERVA
213 5.1.1.01.01.07 VACACIONES
214 5.1.1.01.01.10 DESAHUCIO/DESPIDO
215 5.1.1.01.01.11 BONO MATERNIDAD
216 5.1.2. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS
217 5.1.2.01. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS
218 5.1.2.01.01. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS UIO Y GYE (OFICINA)
219 5.1.2.01.01.01 HONORARIOS PROFESIONALES Y SERVICIOS OCASIONALES
220 5.1.2.01.01.02 ARRIENDO OFICINAS
221 5.1.2.01.01.03 MANTENIMIENTO LOCAL
222 5.1.2.01.01.04 MANTENIMIENTO EQUIPOS
223 5.1.2.01.01.05 GASTO TELÉFONOS OTECEL
224 5.1.2.01.01.06 SUMINISTROS Y MATERIALES
225 5.1.2.01.01.07 ÚTILES DE ASEO
226 5.1.2.01.01.08 LUZ
227 5.1.2.01.01.09 TELÉFONO Y FAX
228 5.1.2.01.01.10 CORREO
229 5.1.2.01.01.11 CUOTAS CONTRIBUCIONES
230 5.1.2.01.01.12 SERVICIO DE INTERNET
231 5.1.2.01.01.13 GASTOS LEGALES
232 5.1.2.01.01.14 GASTOS DE VIAJE
233 5.1.2.01.01.15 MOVILIZACIÓN
234 5.1.2.01.01.16 IVA QUE SE CARGA AL GASTO
235 5.1.2.01.01.17 VIGILANCIA / SEGURIDAD
236 5.1.2.01.01.18 IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y TASAS
237 5.1.2.01.01.19 MEDICINA PREPAGADA
238 5.1.2.01.01.20 GASTOS NAVIDAD
239 5.1.2.01.01.21 REFRIGERIOS
240 5.1.2.01.01.22 COPIAS
241 5.1.2.01.01.23 INCENTIVOS
242 5.1.2.01.01.24 DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES
243 5.1.2.01.01.25 DEPRECIACIÓN EQUIPO DE OFICINA
244 5.1.2.01.01.26 DEPRECIACIÓN EQUIPO DE COMPUTACIÓN
245 5.1.2.01.01.27 BONO MATERNIDAD
246 5.1.2.01.01.29 GASTO PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES
247 5.1.2.01.01.30 GASTOS AGUA
150
248 5.1.2.01.01.31 AFILIACIÓN REFOREST
249 5.1.2.01.01.32 CURSOS Y SEMINARIOS
250 5.1.2.01.01.33 SUMINISTROS COCINA
251 5.1.2.01.01.34 SERVICIOS PRESTADOS
252 5.1.3. GASTOS DE VENTAS
253 5.1.3.01. GASTOS DE VENTAS
254 5.1.3.01.01. GASTOS DE VENTAS
255 5.1.3.01.01.03 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA
256 5.1.3.01.01.04 ATENCIÓN A CLIENTES
257 5.1.3.01.01.05 PUBLICIDAD GOOGLE
258 5.1.4. NO DEDUCIBLES
259 5.1.4.01. GASTOS NO DEDUCIBLES
260 5.1.4.01.01. GASTOS NO DEDUCIBLES
261 5.1.4.01.01.01 INTERESES Y MULTAS
262 5.1.4.01.01.02 COMPRAS Y GASTOS SIN SOPORTE
263 5.1.4.01.01.03 DONACIONES
264 5.1.5. GASTOS FINANCIEROS
265 5.1.5.01. GASTOS FINANCIEROS
266 5.1.5.01.01. CARGOS BANCARIOS
267 5.1.5.01.01.01 NOTAS DE DEBITO
268 5.1.5.01.01.02 COMISIÓN RECEPCIÓN GIROS EXTERIOR
269 5.1.5.01.01.03 INTERESES POR PRESTAMOS BANCARIOS
270 5.2. COSTOS DE VENTAS
271 5.2.1. COSTOS OPERATIVOS
272 5.2.1.01. COSTOS OPERATIVOS
273 5.2.1.01.01. COSTOS OPERATIVOS
274 5.2.1.01.01.01 GASTO HORAS CLASE ( PROFESORES )
275 5.2.1.01.01.02 GASTO HORAS CLASE ( FAMILIAS ANFITRIONAS)
276 5.2.1.01.01.03 GASTOS SELVA
277 5.2.1.01.01.04 GASTO COSTA
278 5.2.1.01.01.05 GASTO ATENCIÓN A ESTUDIANTES
279 5.2.1.01.01.06 GASTO TRANSPORTACIÓN ESTUDIANTES
280 5.2.1.01.01.10 BOLETOS AÉREOS
281 5.2.1.01.01.14 TRANSFER
282 5.2.1.01.01.17 HOSTAL PLAZA INTERNACIONAL
283 5.2.1.01.01.18 HOSPEDAJE
284 5.2.1.01.01.19 GASTOS GUÍAS
151
4.4 PLAN DE CIERRE CONTABLE
152
Este plan permitirá mantener un adecuado control de todas las actividades
tendientes a la presentación de la información financiera para los impuestos y para
la toma de decisiones, cumpliendo las fechas y parámetros establecidos en este
plan.
Los objetivos planteados en este plan son la base para el establecimiento de
índices de cumplimiento de la entrega de la información contable. A través de los
mismos se evaluara a los funcionarios del departamento contable, y también se
establecen las observaciones que retroalimentaran las causas del no cumplimiento,
también este plan da la apertura para el incremento de actividades, que bajo el
mismo esquema nos ayudan a controlar, evaluar, y retroalimentar.
153
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
El desempeño exitoso de las personas es el lograr cumplir con los
objetivos y metas establecidos, para lo cual en el ámbito laboral es
esencial que conozcan la importancia de su rol en la empresa. Para un
buen funcionamiento requieren contar con las herramientas necesarias, una
de las cuales es el presente trabajo que permite tanto a directivos como a
empleados conocer los procesos que se manejan en la empresa y la
importancia de su cumplimiento.
Un manual de procedimientos no debe ser utilizado desde un punto de
vista burocrático, sino como un material de apoyo para la mejor obtención
de resultados.
Toda institución de negocios busca brindar un servicio con la mayor
eficiencia y efectividad para lograr su posicionamiento en el mercado y la
mayor rentabilidad posible con el mínimo desperdicio posible de recursos.
Es por ello imprescindible para la Gerencia y los altos mandos, el
planificar, establecer objetivos y metas a alcanzar a mediano y largo plazo,
para lo cual debe contar con herramientas importantes como son los
presupuestos, retroalimentarse continuamente con información actualizada
y veraz, en base a la cual tomar las decisiones o correctivos necesarios
para la buena marcha de la entidad.
Un manual es una herramienta básica de control interno para toda
organización, es por ello que se recomienda un proceso de adaptación o de
implantación de forma paulatina a través de la capacitación del personal de
154
la empresa, no solo para la correcta implantación, sino también para la
aceptación del mismo al entender los beneficios que ofrece a nivel macro,
es decir empresarial y, micro, en función de cada una de las plazas de
trabajo.
El resultado de este proyecto de investigación sirve de premisa para la
ejecución y el respaldo de nuevos proyectos en diferentes temas; que por
su característica de amplia recolección de datos se hace menester
manejarlos en grupos de investigadores que abarquen un sector completo
de indagación, además de la consabida experiencia por parte de los
estudiantes o ex estudiantes a cargo.
155
5.2 RECOMENDACIONES
Este manual contiene procedimientos que están sujetos a actualización,
siempre que se lo requiera, de una manera ágil y periódica, ya que como
material de apoyo es flexible y deberá estar siempre abierto a cambios y
sugerencias.
La Gerencia de la empresa es la responsable por el diseño y la aplicación
del sistema de control interno y administrativo, es por ello que debe
compartir criterios, efectuar estimaciones y formular juicios para
determinar los beneficios esperados de los procedimientos sugeridos, con
todo el personal de la Empresa.
El Manual de Procedimientos propuesto, está adaptado a los
requerimientos de la Empresa, por lo que es necesario que quien lo
implemente tenga muy claros las metas y los objetivos que se desea
alcanzar. Recomendándose entonces que sea el Gerente el responsable de
su implementación y modificaciones, por ser el líder de la Empresa.
Para cada cambio o actualización de los procedimientos es recomendable
que conste fecha y firma de la persona que lo autoriza.
Es recomendable realizar revisión del Manual de Procedimientos por los
menos una vez al año.
Se deben realizar actualizaciones en base a cambios en la legislación en
los aspectos laboral y tributario principalmente.
Se recomienda identificar un líder para el manejo del área administrativo-
financiera para fortalecer su estructura interna.
156
Todo funcionario de la empresa debe conocer el Manual de
Procedimientos en su totalidad, el buen funcionamiento y la aplicación
exitosa del mismo depende del nivel de conocimiento que lleguen a tener,
así como del grado de compromiso y convencimiento de que estos
procesos son los más adecuados dentro de la realidad de la empresa, es
imprescindible entonces que exista una difusión adecuada a través del
mejor voceador que debe ser previamente capacitado y debidamente
elegido.
157
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