Viajes de Negocio
G U Í A P A R A U N V I A J E C O R P O R A T I V O P R O D U C T I V O
Un monográfico independiente de Mediaplanet, distribuido en Tiempo. Del 19 al 25 de Octubre de 2007
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Las empresas son cada vez másconscientes de que los viajes corpo-
rativos constituyen algo más que ungasto en la cuenta de resultados yempiezan a considerarlos como unainversión necesaria para cumplir susobjetivos. Por eso resulta esencial defi-nir una política eficaz y homogénea queayude a rentabilizar los desplazamien-tos. Esta tendencia está consolidandola figura del travel manager o gestor deviajes dentro de los organigramascomo una de las piedras angulares delstaff, tan importante como la divisióncomercial o la administrativa.
La creciente complejidad de la coordi-nación de los viajes debido a la apari-ción de nuevos canales de comercia-lización y a la multiplicación de losproveedores, está obligando a profe-sionalizar la actividad y dotarla depersonalidad propia, dado que enmuchas compañías aún sigue sola-pándose con otros ámbitos de ges-tión. Ni la oferta formativa oficial ni laprivada, presentan muchas oportuni-dades para adquirir conocimientos eneste campo, un vacío que estáncubriendo las asociaciones sectoriales.
En 1989 un grupo de profesionalesdedicados a la gestión de viajes deempresa decidieron aunar sus esfuer-zos en la Asociación Ibérica de Viajesde Negocio (IBTA), siguiendo los pasosde algunos países europeos. Esta pla-taforma ha servido durante casi 20años para intercambiar experiencias,brindar formación y difundir esta activi-dad en el mundo empresarial. IBTArealiza periódicamente encuentros ydebates con los profesionales, tantonacionales como extranjeros, a la vezque incentiva la creación de nuevasorganizaciones. Además, es el repre-sentante de España y Portugal enParagon Agreement, que aglutina a lasprincipales asociaciones de travelmanagers del mundo.
La Asociación Ibérica de Viajes deNegocio es, desde hace tiempo, unaexcelente herramienta para todos losprofesionales del sector. La organiza-ción permite intercambiar experienciasy conocimientos, estar al día en lasnuevas tendencias del mercado, per-feccionar y actualizar las nuevas tec-nologías, ser un fórum permanente deinformación contrastada, potenciar la
necesidad de la figura del gestor deviajes en la empresa, ser órgano ase-sor e informador para cualquier profe-sional que lo precise, potenciar la for-mación continuada de sus miembros,defender todo aquello que pueda afec-tar al mejor desarrollo de la profesión ymantener permanente contacto conlas directivas comunitarias e interna-cionales.
Sumario
• Las nuevas tendencias en la organización de los viajes de negocio página 4
• Especialización de aerolíneas página 5
• Infraestructuras de transporte página 6
• Alojamientos página 6
• Necesidades del viajero página 8
• Tecnología que evita los viajes de negocio página 9
• Noticias breves página 10
• Viajes de negocio de lujo página 10
• Congresos, conferencias y viajes de incentivo página 12
• Eventos internacionales página 12
• Soluciones de transporte página 13
• Tecnología móvil página 14
• Impacto medioambiental de los viajes de negocio página 15
• Academias de formación para ejecutivos internacionales página 15
• Viajar seguros página 15
INFORMACIÓN ESPECIALIZADA DE AMPLIO ALCANCE
www.mediaplanetgroup.es
VIAJES DE NEGOCIO - UN TITULO DE MEDIAPLANET
Project Manager: Carolina MateoRedacción: Mario Díaz / Pedro Guerra / José María Martín / Luis Sánchez Edición: Pepo MárquezDiseño: Beatriz de MedinaRepro: Javier / Checkmaster
Mediaplanet - información especializada de amplio alcance.
Consultas y sugerencias: Olga Demestres 91 444 55 11 [email protected] Mediaplanet España
Impreso y distribuido por la revista Tiempo
PrólogoLa figura del “travel manager”, en alza
MARÍA LUISA PALETPRESIDENTA DE LA ASOCIACIÓN IBÉRICA DE VIAJES DE NEGOCIO (IBTA)
Mediaplanet no se responsabiliza de la información contenida en sus publicidades ni de la opinión de sus colaboradores.
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Acceder a nuevas oportunidades de negocio acarrea gastos,
en ocasiones elevados, para poder hacer frente a la enorme
competencia generada por la misma globalización de los merca-
dos. Y es que en los últimos años los viajes corporativos se han
ido convirtiendo en el motor del sector turístico.
Este aumento en la importancia, número y gastos derivados de
los viajes de negocios obliga a las empresas a considerarlos más
detenidamente y desde puntos de vista nuevos. Según los últimos
estudios, las empresas gastan el 30% del total de sus costes en
este tipo de viajes y, por tanto, el principal cambio que se ha podi-
do apreciar es una tendencia hacia el ahorro y la disminución de
costes ocasionados por estas actividades. La importancia de la
gestión y planificación de estos viajes aumenta cada día.
Y es que la planificación de un viaje de negocios es una tarea
minuciosa, más aún si lo que pretendemos es optimizar los
costes derivados de esta actividad. Habitualmente, la activi-
dad principal de una empresa no consiste en la organización
de viajes de negocios para sus trabajadores, por lo que resul-
ta más útil contratar los servicios de empresas especializadas
en este floreciente sector empresarial. Desde un punto de
vista muy general, estas gestoras de viajes corporativos ofre-
cen rapidez, optimización de recursos y soluciones individua-
les según las necesidades de cada empresa.
Su principal actividad empresarial consiste en mediar entre los
clientes que contratan el viaje y los proveedores de servicios
que serán utilizados por el viajero en algún momento del viaje,
tales como transportes, hoteles, restaurantes, etc. Su privile-
giada situación en esta actividad económica y el volumen
monetario que las empresas dedican a estos viajes, convierte
a estas empresas en importantes intermediarios con poder de
negociación frente a los proveedores, consiguiendo de esta
manera ser los primeros en acceder a interesantes ofertas
para sus clientes o negociar tarifas especiales favorecidas por
el alto volumen de servicios que estas empresas necesitarán
utilizar. Por otro lado, las empresas que ofrecen los servicios
utilizados durante el viaje -hostelería, transportes, alojamien-
tos-, han decidido unirse en grandes grupos empresariales de
sectores diversos para poder presentar ofertas a precios más
asequibles y en prácticamente cualquier rincón del planeta.
Si bien la función antes reseñada de estas agencias de viaje es
la base de su actividad, cada vez ofrecen más servicios de ges-
tión integral de los viajes de negocios de las empresas. Realizan
estudios personalizados y observan las necesidades de cada
cliente individualmente, reformulando las estrategias de viajes
de las empresas y aportando las herramientas necesarias para
su realización. Si el cliente lo considera oportuno, estas empre-
sas también ofrecen servicios de seguimiento de la estrategia
elaborada, realizando reuniones de control con el cliente y mejo-
rando aspectos de la planificación de los viajes que deban ser
revisados. Muchas de estas empresas utilizan herramientas pro-
pias para la gestión de viajes, herramientas que permiten tener
un control total y una enorme optimización de los recursos. La
tendencia hacia el ahorro y el recorte de gastos no provoca
grandes perjuicios a las empresas de los sectores de servicios
que se encargan de cada uno de los aspectos de estos viajes,
ya que por el mismo motivo, el número de viajes sigue aumen-
tando cada año.
En donde sí podemos observar algunos problemas derivados de
esa búsqueda de disminución de costes es en algunos aspec-
tos del propio servicio. Los viajeros de negocios ya no viajan en
business y sí en clase turista, se hospedan en hoteles más sen-
cillos y en muchas ocasiones realizan el viaje de ida y vuelta en
el mismo día.
Otros servicios de estas empresas de gestión de viajes comer-
ciales se centran en ciertas tareas burocráticas necesarias para
el transcurso del viaje, tales como seguros de viaje, documenta-
ción necesaria a la hora de viajar a países extranjeros, servicios
de asistencia a los viajeros las 24 horas en caso de que aparez-
ca cualquier incidencia y asesoramiento previo al viaje (informa-
ciones y consejos sobre el lugar de destino, planos de la ciudad
y de los transportes públicos, servicios meteorológicos, cambio
de moneda, etc.). También ofrecen la posibilidad de crear perfi-
les de usuarios donde mantener unos ciertos criterios habitua-
les a la hora de viajar, como asientos y comidas preferidas, o
empresas de transporte y alojamiento más utilizadas habitual-
mente.
Por supuesto, hay que tener muy en cuenta la aparición de
nuevas tecnologías que favorecen el acercamiento de las
empresas sin necesidad del contacto cara a cara, como las
videoconferencias. Sin embargo, y en conclusión, la tenden-
cia de este sector es al alza, con empresas cada vez más
preocupadas en economizar, pero cada vez con más activi-
dad en sus manos.
4 Viajes de Negocio
Las nuevas tendencias en la organizaciónde los viajes de negociosLos viajes empresariales son, en la actualidad, cada vez más frecuentes. La imagen del viajero de negociosha cambiado y ya no es una figura claramente identificable en los aeropuertos o los andenes de tren. El número de trabajadores que realizan viajes de negocios, así como la cantidad de viajes, ha aumentadoy no deja de aumentar cada año. La globalización de los mercados ha incrementado las oportunidadesde negocio de las empresas, favorecidas por la internacionalización de la actividad empresarial.
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ALIANZAS AÉREAS: LA UNIÓN HACE LA FUERZA
¿Cómo podía desplazarse un via-
jero de negocios a una ciudad
donde no volaba ninguna aerolínea de
su país? El trayecto se complicaba
enormemente, con largas y costosas
combinaciones hasta llegar por fin a su
destino. La creación de las alianzas
aéreas resolvió enormemente estos
viajes: desde finales del siglo pasado,
cada vez más aerolíneas se asocian
para ofrecer a sus viajeros prestacio-
nes que ninguna podría facilitar por sí
misma.
Oneworld, Star Alliance y Sky Team son
las tres más importantes. Entre ellas
agrupan a más de 40 aerolíneas, que
suman alrededor de 8.000 aviones en
total y que transportan a millones de
pasajeros hasta más de 2.200 destinos
internacionales en prácticamente todo
el mundo. En cada alianza hay una
compañía española.
Su creación ha supuesto un enorme
salto de calidad para muchísimos viaje-
ros, sobre todo por poder llegar antes a
cualquier punto del globo con una
mayor comodidad (especialmente por
la reducción de las escalas) y con un
menor gasto.
Otra de las grandes revoluciones del
sector ha sido, sin duda, la puesta en
marcha de las compañías aeronáuticas
denominadas "de bajo coste". Su varie-
dad de precios, normalmente más eco-
nómicos que los de las aerolíneas tradi-
cionales, ha hecho que el uso del avión
se incremente considerablemente en
muchas empresas poco acostumbradas
a volar en sus viajes de negocios. Poco
a poco, la reducción de los precios se ha
convertido en una irresistible tendencia.
Las aerolíneas que integran las
alianzas, mientras, ofrecen numero-
sos servicios y comodidades extra
para los viajeros corporativos con
sus programas de incentivos. Cuanto
más se viaje, además, más puntos se
acumulan para canjear por vuelos
gratuitos y por ascensos de clase en
cada viaje, así como diversas venta-
jas, incluso para los propios clientes
de la empresa.
Reserva de asientos con antelación,
catering especializado, chek-in on-line
y prioridad para la facturación e incluso
para el equipaje, acceso a las salas
VIP de los aeropuertos de todo el
mundo, equipaje adicional permitido,
prioridad de embarque, diversos des-
cuentos y ofertas, etc., y todo para
aportar la máxima comodidad al cliente
corporativo y al más habitual.
Especialización de aerolíneas
En SWISS Business class disfrute de
un servicio que cuida
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6 Viajes de Negocio
Para cualquier administración es clave la inver-
sión en estas obras públicas, esencial para el
crecimiento económico y el bienestar de sus ciu-
dadanos. España, una potencia europea, no es
ninguna excepción, y aún tiene mucho que hacer
en esta materia.
Actualmente da sus primeros pasos un ambicioso
Plan Estratégico de Infraestructuras y Transporte
(PEIT) que planifica inversiones hasta 2020, con
unos 250.000 millones de euros de inversión total
y que pretenden modernizar la red española de
transporte, mientras genera miles de puestos de
trabajo e incrementa el PIB nacional.
Dentro de este plan cobra especial importancia la
inversión en la red ferroviaria, uno de los puntos fla-
cos del transporte español, previendo dedicar en
torno al 40% del total del presupuesto para exten-
der la red de alta velocidad a menos de 50 kilóme-
tros de la práctica totalidad de las poblaciones.
La inversión en carreteras, puertos, aeropuertos y
otras actuaciones urbanas recibirán el resto de la
inversión, con el objetivo de "alcanzar un sistema
integrado de comunicación mallado que cohesione
el país", destaca el Ministerio de Fomento.
El transporte aéreo resulta clave y el plan prevé
mejoras en todos los aeropuertos españoles, los
auténticos símbolos económicos de las ciudades.
Los de Madrid, Mallorca y Barcelona son los prin-
cipales del país. Según los últimos datos del
Instituto de Estudios Turísticos (IET), del pasado
agosto, el aeropuerto de Madrid se situó a la
cabeza entre los que más entradas registraron en
el primer semestre del año, seguido de Barcelona
y Palma de Mallorca.
Este año el aeropuerto de Madrid se ha situado
como el cuarto mayor aeropuerto europeo en
número de pasajeros, superando al de Ámsterdam
y aspirando a superar al de Frankfurt. Las entra-
das del Charles de Gaulle parisino y del Heathrow
londinense están todavía demasiado lejos.
Este incremento de la actividad de Barajas no
hubiera sido posible sin la ampliación inaugurada
en 2006, una nueva terminal (T-4) que conllevó la
apertura de dos nuevas pistas, y un incremento
progresivo de los viajeros hasta conseguir casi el
doble de flujo que el año anterior.
El Prat de Barcelona también inaugurará próxi-
mamente una nueva terminal, incrementando
la pujanza de los aeropuertos españoles, que
siguen acogiendo nuevas formas de volar
(bajo coste, conexiones regionales, etc.). Una
buena noticia, sin duda, para los viajeros de
negocios.
Encontrar un buen hotel que cumpla
las expectativas del ejecutivo más
exigente es un importante reto a cumplir.
Ellos buscan alejarse de la frialdad y el
aislamiento: quieren alojarse en ambien-
tes en los que se sientan como en su
propia casa, y en los que puedan desco-
nectar disfrutando del relax.
Un alojamiento idóneo para trabajar debe
estar situado en una zona estratégica de
la ciudad -cerca del aeropuerto y de los
centros financieros, comerciales y de
entretenimiento-, y con óptimas posibili-
dades de transporte para desplazarse.
También ha de disponer de espacios
business, con acceso a internet de alta
velocidad y wi-fi. Es necesario contar
con centros de negocios perfectamen-
te equipados con servicios secretaria-
les, salas de reuniones y conferencias,
así como todo tipo de servicios com-
plementarios como fotocopiadora, fax,
servicios de mensajerías o de traduc-
ción.
Algunos hoteles ofrecen también habi-
taciones con amplios escritorios bien
iluminados, conectores protegidos,
marcado directo internacional y siste-
ma de correo de voz personalizado,
además de portátil y conexión por
cable de alta velocidad. Otros disponen
de pisos ejecutivos con check-in inde-
pendiente y todo lo necesario para
continuar trabajando como si fuera una
auténtica oficina.
La última moda en Japón son habitacio-
nes de hotel diseñadas para ejecutivos
sin tiempo, con una estética tipo nicho,
sin baño, sin vistas, sin armarios, incluso
sin posibilidad de ponerse de pie. El
fenómeno de los "hoteles-cápsula" es
todavía exclusivo de Japón, pero todo
apunta a que pronto se podría extender
a otros países desarrollados del mundo.
Una prueba de ello son los easyhotel,con minúsculas habitaciones: ya existen
alojamientos de este tipo en Londres,
París o Bruselas, y se consideran la ver-
sión europea de los hoteles-cápsula de
Japón.
Infraestructuras de transporteLa importancia de las “puertas” de las ciudadesInfraestructuras de transporteLa importancia de las “puertas” de las ciudades
Las infraestructuras de transporte son básicas en el crecimiento de cualquier ciudad,región o país, pese al enorme presupuesto que precisa su puesta en marcha. Puertos,aeropuertos, red de ferrocarriles y carreteras, sus respectivas estaciones, etc. Ninguna ciudad que quiera ser importante debe descuidar este tipo de infraestructuras
Alojamientos En busca del hotel adecuado
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Necesidades del viajeroVIAJANDO SIN DESCUIDAR LA IMAGEN
Viajar limpio y aseado es muy importante. Todo lo que
tiene que ver con la higiene personal debe ser muy teni-
do en cuenta. Los ejecutivos, en sus desplazamientos, no
deben desatender ni el cuidado personal ni el aspecto.
Bien afeitado el hombre y no muy maquillada la mujer. Un
traje no muy llamativo, con camisa y corbata a juego, para
ellos; sencillo pero profesional, con falda a ser posible y con
tacones, para ellas.
Zapatos de tacón, nunca sandalias altas, cabello limpio y, si
es largo, muy bien peinado o recogido; uñas escrupulosa-
mente limpias y limadas; joyería y maquillaje al mínimo;
medias sin roturas y accesorios austeros y apropiados; lle-
var siempre un pañuelo es conveniente. Maquilladas sin
muchas sombras, colorete ni rímel.
Cuando se viaja es más difícil mostrar un aspecto como
el descrito. Las grandes marcas de belleza han lanzado
al mercado los travel kit, unos cómodos y prácticos
neceseres transparentes que incluyen diferentes tipos
de cosméticos en tamaño mini y pensados para los via-
jes en avión. Están ideados tanto para mujeres como
para hombres.
Los hoteles también disponen de servicios para el cuida-
do personal: lavandería para el mismo día, peluquerías,
estilistas y salones de belleza que ofrecen servicios
como la limpieza de cutis, la manicura, la pedicura o la
depilación.
Si el lugar en el que se alojan no contara con estas aten-
ciones, siempre se debe viajar con artículos suficientes
para la higiene y el aseo personal, ya sea en la maleta o
en frascos pequeños, dentro de una bolsa transparente
para conseguir superar el control del aeropuerto.
Por lo tanto, los hombres y mujeres de negocios, aunque
viajen, no tienen excusas para llegar siempre impeca-
bles a reuniones o a citas con sus clientes.
8 Viajes de Negocio
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Viajes de Negocio 9
El mundo empresarial siempre ha
estudiado la forma de reducir
costes en sus viajes de negocios,
implementando nuevas herramientas
tecnológicas que, si bien no sustitu-
yen al cien por cien el resultado de
un tet-a-tet, al menos sí consiguen
una aproximación que compensa el
desembolso económico realizado y
el tiempo invertido en un desplaza-
miento laboral.
Existen diversos sistemas de
interactividad en la actualidad que
permiten una comunicación casi ins-
tantánea. Sin embargo, la bidirec-
cionalidad simultánea desde dife-
rentes puntos geográficos y a tra-
vés tanto de audio como de vídeo,
tiene su mejor y más claro ejem-
plo en el sistema de videoconfe-
rencia.
De este modo, son muchas carac-
terísticas que dejan a esta tecno-
logía en un excelente lugar para
reemplazar a los viajes de nego-
cio:
� Permite una mayor integración
de grupos de trabajo alejados
unos de otros, puesto que el
número de participantes no se
reduce simplemente a un emisor
y un receptor, gracias a la moda-
lidad de multivideoconferencia.
� Existe una referencia visual y otra
auditiva, algo con lo que no pue-
den competir ni el correo electró-
nico ni el teléfono.
� Su funcionalidad, además, es casi
total, ya que permite el intercam-
bio de archivos, fotos, gráficos,
etc.
� El factor económico como siste-
ma de ahorro: evitar un viaje y el
tiempo invertido en él por las
personas que lo realizan puede
ser esencial para la empresa,
pudiendo incluso incrementar su
productividad no sólo de forma
cuantitativa, sino también cuali-
tativamente.
� En cuanto a los costes de trans-
misión de datos, el abaratamien-
to en el flujo de la información
desde la creación, a mediados de
los 60, del primer videoteléfono
-donde el que el coste por minuto
era de más de mil dólares-, ha
sido espectacular. Ahora, y toda-
vía más cuando la tecnología IP
alcance su punto óptimo, las tari-
fas se ven reducidas hasta límites
insospechados, haciéndolas casi
insignificantes para cualquier
empresa.
Con todos estos datos sobre
la mesa, no es de extrañar que un
estudio de la consultora Quocirca
haya revelado recientemente que
la alternativa más fiable y realista
para reemplazar a los viajes de
negocios sea en estos momentos
la videoconferencia. Según la
misma, la mitad de los viajes que
se realizan con fines laborales
podrían evitarse con el uso de
esta tecnología.
Tecnología que evita viajes de negociosMENOS VIAJES GRACIAS A LA TECNOLOGÍA
Para más información llame al teléfono: 935 514 502 o bien 902 995 217
O mande un correo electrónico a [email protected].
Netviewerllega a España
En octubre, Netviewer, el proveedor
líder en Europa de Web Conferencing,inaugura oficinas en España. La nueva
oficina en Barcelona responde al creci-
miento del número de clientes en la
Península Ibérica y Latinoamérica. Víctor
Melendro, (director gerente), y su equipo
esperan con ilusión poder atender las
necesidades y peticiones de sus clientes.
El potencial de las soluciones de colabo-
ración online no se refleja únicamente en
el gran interés por estas tecnologías, sino
también en un reciente estudio de la con-
sultora Frost & Sullivan. Los analistas pro-
nostican que el volumen de negocios en
colaboración online se multiplicará por
seis en Europa hasta el 2013.
Gracias a reuniones online se reducen
drásticamente los costes de viaje y se
ahorra tiempo, a la vez que aumenta la
productividad. Ya son más de 11.000
empresas pequeñas y grandes, en 45
países, las que se benefician de las ven-
tajas de Netviewer.
Netviewer Iberia ofrece una promoción de
lanzamiento: Venga a conocer Netviewer
one2meet, la galardonada solución para
reuniones web, y utilice la versión com-
pleta durante tres meses por sólo 99 €.
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10 Viajes de Negocio
LAS MUJERES GASTAN MENOS EN SUS VIAJES DE NEGOCIOS
Las mujeres gastan menos que
los hombres en sus viajes de
negocios: apenas utilizan r e s -
t a u r a n t e s y, si lo hacen, eligen
establecimientos funcionales.
Además, sólo la mitad de ellas uti-
liza hotel porque prefiere regresar
a su casa el mismo día, según se
desprende de la III Radiografía del
Viajero de la compañía Diners Club.
NUEVOS AEROPUERTOS PARA LA AVIACIÓN PRIVADA
Las inmediaciones de Madrid y
Barcelona acogerán en los próximos
años nuevos aeropuertos destinados
a los vuelos ejecutivos.
Al sur de la capital, en Ciudad Real,
la empresa CR Aeropuertos S.L. des-
taca promoviendo el primer aeropuer-
to internacional privado de España.
Mientras, Barcelona también con-
tará con un nuevo aeropuerto para
la creciente aviación ejecutiva,
según anunció la Generalitat, aun-
que sólo avanzó que se construirá
en un municipio cercano a la capi-
tal catalana.
AUMENTARÁ EL VOLUMEN DE LOS VIAJES CORPORATIVOS
Los viajes de negocios se incre-
mentarán frente a los vacaciona-
les, que crecerán a un ritmo más
sostenido. Así se desprende del
informe del Consorcio Europeo de
Agencias de Viajes (GEBTA).
Según su valoración, en los próxi-
mos años más del 50% de las
empresas aumentarán su volumen
de viajes, y más del 20% reducirán
sus gastos en esta partida, dentro
de la tendencia general del sector.
En definitiva, las empresas viaja-
rán más pero de una forma más
barata: los costes aumentarán por
debajo del volumen de viajes.
A juicio de GEBTA, las agencias ase-
guran la mejor tarifa a las empresas.
Noticias breves
Viajes de negocio de lujo
Dar la vuelta al mundo en globo, viajar al
espacio y organizar reuniones de nego-
cios en un yate amarrado a orillas del Nilo,
por ejemplo, son algunas de las nuevas acti-
vidades que algunos empresarios y ejecuti-
vos de alto poder adquisitivo acostumbran a
realizar cada vez con más frecuencia.
Un síntoma claro de este auge es la apari-
ción de empresas dedicadas a organizar via-
jes de este tipo para clientes que apenas ten-
gan límite en sus cuentas corrientes. La ofer-
ta de estas agencias es cada vez más amplia
y variada.
Viajes exóticos y nada convencionales a la
Antártida o a África acompañados de explo-
radores especializados del lugar, compiten
con una nueva tendencia muy extendida
entre los nuevos empresarios multimillona-
rios: los viajes al espacio.
Esta actividad puede oscilar entre los 70.000 y
varios millones de euros, dependiendo de lo
que el viajero desee. Se puede optar por flotar
en gravedad cero, o bien viajar a una estación
espacial, pero si no se desea ser tan arriesga-
do, si lo que queremos es ser la envidia del
resto de los mortales, estas agencias también
ofrecen, al que pueda permitírselo, acudir a
actos muy exclusivos: desde la ceremonia de
entrega de los premios Óscar a las finales de
diferentes acontecimientos deportivos, con
sobrada fama de servir de marco a multitud de
operaciones empresariales.
La oferta es amplia y exclusiva, completada
con servicios añadidos como acudir al even-
to en limusina o, incluso, en helicóptero,
mientras nuestras pertenencias descansan
en habitaciones de hoteles de hasta siete
estrellas. Incluso si el cliente es fan de
Fernando Alonso y su sueño es conducir un
monoplaza de Fórmula 1 existen empresas
que lo pueden conseguir. Sólo hace falta un
requisito: disponer de una cuenta corriente
con muchos, muchos ceros.
Viajes de negociode lujo
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La especialización en los destinos y la excelen-
cia en el servicio se antoja clave en las aerolí-
neas tradicionales para mantener su posición ante
el auge de las de bajo coste. El grupo Austrian
Airlines es todo un referente en la aplicación de
estas máximas.
En la última década, este grupo nacido en 1957 e
integrado por tres compañías aéreas, se ha espe-
cializado en sus conexiones con Europa del Este y
Extremo Oriente, y ha apostado fuerte por las pres-
taciones y las comodidades que ofrece a sus viaje-
ros. Los numerosos premios que ha recibido en los
últimos años confirman que su política está dando
sus frutos.
Este mismo año ha sido considerada la mejor com-
pañía aérea de Europa por la revista Capital, ade-
más de ser la aerolínea que ofrece un mejor cate-ring en clase business de todo el mundo, según los
Sky Awards. El año pasado, además, los lectores
de Capital también estimaron que ofreció el mejor
servicio a bordo de todas las compañías europeas,
y un año antes fue considerada la segunda aerolí-
nea con un mejor catering para los turistas de larga
distancia, entre otros reconocimientos.
La apuesta por la máxima satisfacción del cliente
queda bien reflejado en el lema del nuevo plan de
actuación de la compañía: "Nos preocupamos del
bienestar del pasajero ("We Care")", que completa
su principal declaración de intenciones: "Volamos
por su sonrisa". En ello se esfuerza cada uno de
sus 8.400 empleados.
Desde finales de 2006, por ejemplo, Austrian ha
recuperado el catering gratuito en clase turista en
los vuelos de corta y media distancia. Mientras, el
ofrecido en business de larga distancia se distin-
gue por la asistencia de un chef y un sommelier a
bordo, por variados menús de ocho platos y elec-
ción de variedades asiáticas en sus vuelos a esta
zona, o por la elaboración de una gran variedad de
cafés y repostería vieneses.
En los vuelos de larga distancia, precisamente, los
pasajeros quedan agradablemente sorprendidos, y
no sólo por el trato: la compañía se enorgullece de
sus nuevos asientos, que permiten a los viajeros
contar con dos metros para estirar las piernas y
que disponen de una función de masaje, novísimos
auriculares, 18 canales de vídeo y una nueva pan-
talla que se asemeja a un cine personalizado,
entre otras posibilidades. Un roll-on de aromatera-
pia permite un mayor relax a los viajeros, que ade-
más reciben de regalo una jornada en un spa en
Madrid o Barcelona.
Los pequeños detalles se completan en todos los
vuelos con un programa para que los niños y jóve-
nes disfruten con concursos on-line o acumulen
millas desde los 2 años para conseguir viajes gra-
tuitos. La tarjeta de embarque de la compañía,
además, se convierte en entrada para algunos
museos o discotecas en Viena, descuentos y otros
beneficios, una iniciativa que destaca por ser pio-
nera.
Austrian Airlines es también miembro de la alianza
Star Alliance, por lo que, además, concede a sus
pasajeros otros beneficios como el programa de
incentivos Miles & More: acumular con la misma
tarjeta millas a través de cualquiera de las compa-
ñías que forman la alianza, y con más de cien
empresas colaboradoras.
Otro programa es el Star Alliance Company Plus,
dirigido a empresas: los clientes obtienen un mayor
rendimiento del dinero que invierten en sus viajes
de negocios, sumando "puntos star" que les permi-
tirá obtener billetes gratuitos para nuevos viajes,
subidas de categoría (de turista a business) en sus
viajes de empresa, o incluso canjear sus puntos
por euros.
En España, actualmente Austrian Airlines opera
dos vuelos diarios desde Barcelona y dos más
desde Madrid en código compartido con
Spanair.
Un serviciode 5 estrellas
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12 Viajes de Negocio
LOS EVENTOS INTERNACIONALES
En los seminarios,
congresos, ferias,
salones, reuniones de
motivación, lanzamiento
de productos, veladas
de empresa y grandes
eventos internaciona-
les, se desarrolla un tipo
de turismo que combina
componentes clásicos
(transporte, alojamien-
to, restauración, etc.), con una actividad
económica para la empresa.
A estos encuentros acuden cientos e
incluso miles de ejecutivos, a menudo
procedentes de muchos países. Estos
viajeros se preocupan menos de los
precios que los turistas convenciona-
les, y gastan al día el doble que éstos.
Sus gastos los deciden en función del
tiempo del que disponen según su pro-
grama de viaje profesional. Siempre
tienen un poco de tiempo libre cuando
están lejos del hogar, y lo más proba-
ble es que participen en propuestas de
ocio sólo con la condición de que éstas
no impliquen demasiados esfuerzos o
riesgos.
Estas actividades suelen originarse en los
hoteles, pues el turista encuentra allí infor-
mación y variedad de ofertas. Los hués-
pedes de los establecimientos de estan-
cia prolongada se interesarán además
por opciones nocturnas y de fin de se-
mana.
La prolongación de los horarios de entra-
da y salida es un aliciente para que los
huéspedes de negocios amplíen su
estancia en los hoteles, ya sea antes o
después de los encuentros profesionales.
La práctica habitual del sector de no
aceptar ingresos antes de las 15.00
horas de la tarde, ni tampoco salidas
después de mediodía, no estimula a los
viajeros a permanecer más tiempo.
Algunas cadenas de hoteles, en todo
caso, ya ofrecen la posibilidad de entrar
incluso a las 7.00 horas de la mañana y
de salir hasta las 18.00 horas de la tarde.
Muchos alojamientos han adoptado tam-
bién un nuevo criterio, que consiste en
permitir la salida de los huéspedes hasta
24 horas después de la hora de entrada.
Otra manera de estimular las estancias
prolongadas consiste en ofrecer instala-
ciones auxiliares propias de la actividad
empresarial, para que el huésped pueda
realizar transacciones 24 horas al día.
Los organizadores de estos aconteci-
mientos suelen prever para los ejecutivos
actividades recreativas suplementarias,
como visitas organizadas a la ciudad,
golf y excursiones, que integran en los
programas regulares. Hay empresarios
que se asocian con los organizadores
de estas convenciones para proponer
paquetes de atracciones a los asisten-
tes.
Es cada vez más frecuente que estos
visitantes se desplacen con sus familia-
res. Surgen así posibilidades de unión
entre hoteles y organizadores, para ofre-
cer alternativas de ocio también para los
cónyuges e hijos de los huéspedes, por
lo que el negocio es aún mayor.
Los congresos y conferencias siem-
pre han estado al orden del día den-
tro de las actividades empresariales
como medio para favorecer las relacio-
nes comerciales con los clientes, o para
aunar esfuerzos con empresas del
mismo sector.
Los factores que intervienen en el éxito
de este tipo de actividades son numero-
sos, como elegir el lugar donde se reali-
za la reunión, el alojamiento de los invi-
tados, la comida que se les ofrecerá o
las actividades que se pueden realizar
en los momentos de esparcimiento.
Este aumento en la complejidad de la
planificación de las reuniones obliga a
las empresas a delegar este trabajo en
otras compañías especializadas, que se
encargan de prácticamente todos los
aspectos: desde la elección del hotel a
la preparación de la sala de congresos
con los últimos sistemas tecnológicos
existentes en materia de iluminación,
sonido y video.
Por otro lado, las empresas han ideado
formas nuevas de recompensar tanto a
sus trabajadores como a los clientes
que más beneficios les reportan. La
recompensa mediante dinero extra,
según algunos estudios, no supone un
incentivo muy duradero, por lo que cada
vez más empresas deciden premiar a su
plantilla mediante viajes, aunque no de
cualquier tipo.
Como el objetivo es recompensar a los
empleados y, de paso, unirles y romper
las barreras con sus superiores, las
empresas planifican cada vez más via-
jes "especiales", divertidos y personali-
zados.
En este sector también han surgido com-
pañías especializadas que organizan
estos viajes con sus consiguientes activi-
dades: senderismo, submarinismo,
paint-ball, escalada, descenso de
barrancos, etc. Las opciones son casi ili-
mitadas.
En muchas ocasiones, además, estos
viajes también suelen ser utilizados
para plantear a los empleados nuevos
planes estratégicos de la empresa, aun-
que en un ambiente relajado y divertido
que asegura una mejor recepción.
Congresos, conferencias y viajes de incentivoCongresos, conferencias y viajes de incentivo
Eventos internacionales
Viajes de Negocio.qxp:Gestion Patrimonial5.qxd 15/10/07 21:34 Página 12
Desde siempre, las empresas se
han visto obligadas a desplazar-
se por diferentes motivos: visitas a
proveedores y clientes, compromisos,
cierre de acuerdos... Los viajes de
negocios siguen proliferando y, según
el tipo de desplazamiento, se van
encontrando nuevas soluciones para
realizar viajes con un presupuesto y
tiempo menores.
El sector de transportes sigue ideando
soluciones para lograrlo, ofreciendo un
variado abanico de posibilidades según
las necesidades y los presupuestos de
cada empresa, y con mejores condicio-
nes para las que más viajan.
Muchas pequeñas o medianas empre-
sas optan por el tren para cumplir con
su trabajo. La red ferroviaria destaca
por su puntualidad, seguridad y ecolo-
gía, y las administraciones apuestan
fuerte por la alta velocidad, que cada
año tendrá mayor impacto. La red de
metro, además, también es una solu-
ción para desplazarse desde y a los
aeropuertos, grandes centros de traba-
jo e intercambiadores de transporte.
Desplazarse por carretera es otra de las
posibilidades ampliamente empleadas
por las empresas, y los coches de alqui-
ler son cada vez más requeridos por la
flexibilidad y autonomía que conceden,
unidos a la competitividad de sus precios
y a que puedan dar cabida hasta a cinco
personas.
En muchas ocasiones también se
emplean para completar el viaje:
Europcar, por ejemplo, una de las líderes
del sector, tiene un acuerdo con las prin-
cipales líneas aéreas para aunar sus
respectivos servicios.
En su última radiografía del sector, el
Consorcio de Agencias de Viajes de
Negocios de España (GEBTA) pronosti-
caba nuevas oportunidades de creci-
miento "a pesar de la tendencia al alza en
las empresas de ajustar cada vez más
sus presupuestos para los viajes de
negocios".
Soluciones de transporte Cómo viajar más por menos
Europcar pone a su disposición un amplio equipamiento extra:� Navegador GPS: para facilitarle
su viaje al completo.
� Baby Pack: pensado para la
segu-ridad de los más pequeños.
Un nuevo servicio que incluye
un cochecito de paseo y una silla
de seguridad.
� Para la nieve: pone a su disposi-
ción portaesquíes y cadenas.
� Portaequipajes: para que el
maletero nunca se le quede
pequeño.
� Vehículos adaptados: vehículos
especialmente concebidos para
personas con discapacidades:
transmisión automática, acele-
rador y freno mediante palan-
cas junto al volante.
� Además de mapas gratuitos
para todos los clientes.
Viajes de Negocio.qxp:Gestion Patrimonial5.qxd 15/10/07 21:34 Página 13
EQUIPAMIENTO BÁSICO PARA UN VIAJE DE NEGOCIOS
La tecnología juega un papel vital en el
desarrollo empresarial. Las compleji-
dades del mercado, de hecho, propician
que sean las propias empresas las que
requieran sistemas cada vez más com-
plejos para optimizar sus resultados.
El concepto de movilidad empresarial,
siempre va a jugar un papel clave que
presente nuevos retos al gremio de los
fabricantes tecnológicos, que cada vez
necesitan una adaptación más inminente
dentro de un entorno enfocado al propio
cliente.
De la misma forma, aquellas empresas
que no participen y no se integren en la
rueda tecnológica, estarán en clara des-
ventaja con respecto a sus competidores.
Y es que, si reducimos todo al ámbito de
la movilidad, y más concretamente a los
viajes de negocios, no es difícil darse
cuenta de que la aplicación de las nuevas
tecnologías es básica para facilitar el tra-
bajo y permitir una disposición de toda la
información en cualquier momento y
lugar. Las aplicaciones y los dispositivos
móviles, de hecho, propician una mayor
celeridad en la toma de decisiones y tam-
bién ayudan a mejorar el servicio con el
cliente, además de proporcionarle un
ahorro a la empresa.
El hardware está sufriendo continuas
innovaciones actualmente para que la
movilidad no sea un problema. Así, es
frecuente observar ordenadores cada
vez más compactos y con mayor número
de funciones que permiten, a su vez, no
sólo ser transportados con facilidad, sino
también ser capaces de acceder a cual-
quier punto de información desde cual-
quier zona geográfica.
Las memory sticks, por otro lado, tam-
bién están duplicando constantemente
su capacidad para poder transportar la
mayor cantidad de información en el
espacio más reducido posible. Tanto es
así que los discos duros, hasta ahora
grandes y toscos, también se empiezan
a ver afectados por el aumento de
memoria de las tarjetas, por lo que nue-
vos modelos sin necesidad de cable de
alimentación, a través de fireware o
mucho más compactos, ya están a la
venta hoy día.
La conectividad, la localización perma-
nente y una buena planificación, son tres
factores muy a tener en cuenta en lo que
a tecnología se refiere cuando se habla
de movilidad laboral. Los dispositivos de
voz y datos llevan revolucionando el mer-
cado desde hace años y, por el momen-
to, no parecen tener un techo a corto o
medio plazo.
Así, para todo viaje de negocios, es
necesario un equipamiento que cumpla
las funciones básicas de comunicación
con su propia empresa y con los clientes.
La telefonía ha supuesto un avance tec-
nológico muy importante en este sector.
Con la llegada de los móviles, un miem-
bro de una empresa que se encuentra
lejos de la oficina contempla posibilida-
des antes imposibles y consideradas,
en aquel entonces, como de ciencia
ficción.
Ya no se trata sólo de hacer una llamada
sin cables en un momento determinado o
de estar localizable en gran parte de la
geografía mundial gracias al sistema de
roaming, sino de la posibilidad de enviar
correos electrónicos, transferir archivos,
recibir o iniciar videoconferencias desde
el propio teléfono, algo que ha permitido
la tecnología 3G y que, en ocasiones,
puede resultar básico en un viaje de
negocios.
El GPS o Sistema de Posicionamiento
Global (de su traducción del inglés) es
otro de los avances tecnológicos más
importantes para la movilidad.
Pero el mayor número de funciones, sin
duda, se encuentra en el mundo de las
PDA y los smartphones. Pese a que
comenzaron siendo meras agendas elec-
trónicas con ciertas funciones, las PDA
de hoy son un “todo en uno”. De hecho,
esta genial evolución de lo que fueran
agendas electrónicas disponen ya de
conexiones bluetooth, wi-fi, IrDA, GPS,etc., convirtiéndose en miniordenadores
con una capacidad de comunicación
inalámbrica que cumple, siendo un único
dispositivo, con gran parte de las funcio-
nes necesarias a la hora de realizar un
viaje de negocios.
Tecnología móvil
Viajes de Negocio.qxp:Gestion Patrimonial5.qxd 15/10/07 21:35 Página 14
Viajes de Negocio 15
Un estudio revela que sólo el 15%
de las empresas establecidas en
España contratan una póliza de viajes
apropiada para sus ejecutivos, frente al
80% de los países del norte de Europa,
que tienen una mayor cultura de pre-
vención, y el 48% de media en Europa
central.
Los desplazamientos de ejecutivos figu-
ran entre los más dinámicos del sector
de viajes. En nuestro país han movido
en el último año 2.000 millones de euros
y crecen a un ritmo del 10% anual.
España se posiciona como el cuarto país
donde el sector de viajes de ejecutivos
aumenta más deprisa, sólo por detrás de
Alemania, Reino Unido y Francia. El cre-
cimiento en el resto de Europa se sitúa
en una media del 5%.
En pleno siglo XXI no se concibe que el
viajero de negocios se desplace sin
estar provisto de tarjetas de crédito
para sufragar sus gastos y enfrentarse
a cualquier imprevisto. Algunas tarjetas
disponen de servicios financieros
adjuntos como seguro de robo, de falsi-
ficación o fraude, y son toda una garantía
para los países con altas cotas de inse-
guridad.
Para que el personal de las empresas
viaje más tranquilo y protegido, lo
mejor es contratar un seguro. Una buena
póliza para un ejecutivo que viaje
debe incluir asistencia sanitaria,
cobertura por la pérdida del pasapor-
te, indemnización en caso de pérdi-
da, robo o destrucción total o parcial
del conjunto del equipaje y efectos
personales facturados, asistencia jurí-
dica y protección de tarjetas.
Además de todo esto, muchas compa-
ñías suelen ofrecer servicios profesio-
nales como traductores e intérpretes,
envío de prensa al extranjero, secretaría,
tramitación y localización de documen-
tos robados o extraviados y automó-
viles con conductor.
La mayoría de las aseguradoras facili-
tan información turística general previa
al viaje sobre los requisitos legales
necesarios para la entrada y salida del
país de destino, la meteorología, emba-
jadas, cambio de moneda, cambios de
huso horario, alojamientos, restauran-
tes y establecimientos de ocio, medios
de transporte, rutas de viaje y recomen-
daciones sanitarias.
Viajar seguros
Cada vez es más importante y nece-
saria una visión global que permita
dominar los distintos sectores y canales
de acción de una empresa, así como
aquellas con las que se relaciona. Por
ello, son cada vez más prolíficas las aca-
demias formativas de estudios de
postgrado a nivel internacional.
Los diversos centros de éxito en el
panorama internacional, buscan benefi-
cios no sólo para el alumno, sino tam-
bién para las empresas. Desde ese
punto de vista, persiguen en sus MBA
(Máster en Administración de Negocios)
objetivos tales como dotar a los partici-
pantes de la capacidad de desarrollo
continuo en las competencias directivas
más relevantes, impulsar una actitud de
iniciativa y gestión activa de competen-
cia y colaboración, proporcionar una
visión integrada y global de la dirección
general y el rol de la empresa en su
entorno más amplio, entre otras cuestio-
nes.
Academias de formación para ejecutivosinternacionales
VIAJES MÁS ECOLÓGICOS
La concienciación medioambiental de la sociedad
va a más y con ella, el esfuerzo de las compañías
de transporte en lograr unos trayectos menos conta-
minantes. Cada vez son más las aerolíneas, por
ejemplo, que detallan a los pasajeros interesados
cuánta emisión de CO2 ha producido su viaje.
British Airways lo hizo recientemente y cada vez son
más las que muestran las cantidades de CO2 genera-
das por viajero, todo a un golpe de click para que el
interesado pueda compensarlo posteriormente.
La tendencia va a más y los viajes corporativos pue-
den jugar un importante papel por parte de las
empresas medioambientalmente más concienciadas:
algunas adquieren un importante número de viajes
para sus empleados, y podrían tener en cuenta esta
circunstancia para contratar, o no, una u otra compa-
ñía o medio de transporte.
Las emisiones de CO2 por parte de las líneas aéreas
representan el 3% de la contaminación total -el 12%
de las que produce el sector del transporte-, aunque
aumentan mucho más rápidamente que en otros sec-
tores. En este sentido, las aerolíneas tratan de ser
medioambientalmente menos dañinas.
Impacto medioambiental de los viajes de negocios
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