20111014 formulación de proyectos

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Formulación de Proyectos y Propuestas

15 de octubre de 2011

• Introducción• ¿Para qué se hace Formulación de Proyectos?• ¿Cómo se presenta un proyecto?• ¿A quiénes se les puede presentar un proyecto?

¿Qué es un proyecto?

Es una Unidad

• Contiene lo necesario y suficiente para ser planeado, financiado e implementado

Persigue Objetivos

• Está definido por un INICIO y un FIN, en donde se busca llegar a algo específico

Con límites definidos

• Es desarrollado en un espacio geográfico limitado

• Y por una organización de personas específica

Es un conjunto de actividades que buscan generar algún impacto de interés, de manera factible y viable

¿Para qué se hace formulación de proyectos?

• Tener clara la estructura del proyecto• Para tener los insumos para preparar la

presentación del proyecto a 3eros

• Tener clara la estructura del proyecto• Para tener los insumos para preparar la

presentación del proyecto a 3eros

¿Qué es esto?

• Tener clara la estructura es saber:– ¿Qué impacto se desea generar?– ¿Qué estrategia es la adecuada para generar dicho impacto?– ¿Cuál es el plan (actividades) que permiten desarrollar dicha estrategia?– ¿Cuáles son los recursos necesarios para desarrollar dichas actividades?– ¿Cómo los voy a conseguir?– ¿Cómo voy a asegurar que dicho proyecto se está desarrollando

adecuadamente?• Para tener insumos para preparar la presentación de mi proyecto a

Existen herramientas que facilitan responder dichas preguntas

• Tener clara la estructura es saber:– ¿Qué impacto se desea generar?– ¿Qué estrategia es la adecuada para

generar dicho impacto?– ¿Cuál es el plan (actividades) que permiten

desarrollar dicha estrategia?– ¿Cuáles son los recursos necesarios para

desarrollar dichas actividades?– ¿Cómo los voy a conseguir?– ¿Cómo voy a asegurar que dicho proyecto

se está desarrollando adecuadamente?• Para tener insumos para preparar la

presentación de mi proyecto a 3eros

Estudio de Entorno

Análisis de Actores

Marco Lógico

Ana. de Factibilidad

Ana. de Viabilidad

Ana. de Riesgos

Cronograma

Hoja de Ruta

Árbol de Indicadores

Ahora vamos a conocer las herramientas…

Estudio de Entorno

Marco Lógico

Ana. de Viabilidad

Ana. de Riesgos

Cronograma

Hoja de Ruta

Análisis del Entorno• Identificación de comunidades y actores en la zona• Necesidades sentidasSocial• Comprensión de sistema político• Descripción de situación actual y planesPolítico

• Valores culturales, costumbresCultural

• Instituciones presentes, sus actividades y planesInstitucional• Identificación de sectores económicos y relación con la

comunidadEconómico

• Definición de límitesLocal• Descripción de ubicación geográfica• Recursos y nivel de uso/explotaciónGeográfico• Identificación de vecinos• Relación con vecinosRegional• Nivel y tipo de capacitación que tiene comunidad objeto

de estudioTécnico

Estudio de Entorno

Marco Lógico

Ana. de Viabilidad

Ana. de Riesgos

Cronograma

Hoja de Ruta

Análisis de Grupos de Interés (GIs)

Beneficiados / Afectados Clave / Socios

Externos Fichas

Grupo de Interés Intereses Impacto potencial Prioridad relativa

Nombre y definición del grupo de interés (GI)

Descripción de interés o conflicto, ojalá medible

(+, -, ?) acorde con el impacto del interés en el proyecto

Permite definir si el GI es primario, secundario o externo

Influencia (poder)

La idea es clasificar los GI

listados anterior-mente

Cada Segmento merece un

tratamiento diferencial

Estudio de Entorno

Marco Lógico

Ana. de Viabilidad

Ana. de Riesgos

Cronograma

Hoja de Ruta

¿Qué es el Marco Lógico?

Definición del Problema

Definir Objetivos

• General• Específicos

Estrategias

Es un método para definir el proyecto en términos de Objetivos a alcanzar

Definir Objetivos

Estrategias

Árbol del Problema

Problema Central

Causa 1

Causa 2

Causa n

Efecto 1

Efecto 2

Efecto m

Causas Efectos

¿Cómo definir el problema?

Ejemplo: Población de pescadores

Mala administración y poca inversión

Dilapidación de Centros de Cria

Producción limitada de alevinos

Poco conocimiento y malos incentivos

Mal manejo de piscinas

Baja productividad de piscinas

Tecnología inadecuada de procesamiento

Alto nivel de residuos de cosecha

Lugares inadecuados de venta

Poca inversión

Niveles inadecuados de producción de pesacado fresco

Poca ganancia de la venta

Bajos ingresos

Falta de proteina

Altos niveles de desnutrición

proteínica

Complejizan y vuelven sistémico

el problema

Aunque la estructura se mantiene, existen múltiples formas de definir el problema

Definir Objetivos

Estrategias

Finalmente se sintetiza el problema y los objetivos en una Oportunidad y una Solución que captura dicha oportunidad

Definición de Proyecto en términos de Solución - Oportunidad

Oportunidad

• Debe mostrar ó:• Una brecha• Una necesidad

insatisfecha• Oportunidad de mejorar

la calidad de vida• Debe explicar por qué

otros no la han capturado• Debe poderse expresar en

viñetas con frases cortas

Solución

• Debe mostrar cómo cierra la brecha, satisface la necesidad o mejora la calidad de vida

• Debe poderse expresar en una frase (en lo posible)

Definir Objetivos

Estrategias

Definición de ObjetivosProceso de identificación de Resultados e Insumos

Objetivo general del

proyecto

Ob. específico 1

Ob. específico 2

Ob. específico n

Resultado 1 Resultado 2 Resultado n

Insumo 1 Insumo 2 Insumo m

…Insumo 3 Insumo 4

Si el proyecto no está bien definido, es posible alcanzar los resultados

pero no cumplir el Objetivo general

Estudio de Entorno

Marco Lógico

Ana. de Viabilidad

Ana. de Riesgos

Cronograma

Hoja de Ruta

¿Qué significa que un proyecto es factible?

• Actividades necesarias son exhaustivas• Tiempo del proyecto es razonable• Consecución de recursos necesarios para

desarrollar actividades es posible por gestor• Recursos muestran ser los necesarios y

suficientes para realizar actividades• Actividades son realizables

– Legal, tecnológico, operativo, etc.

¿Cómo se verifica que es factible?

• Actividades necesarias son exhaustivas

• Tiempo del proyecto es razonable• Consecución de recursos necesarios

para desarrollar actividades es posible por gestor

• Recursos muestran ser los necesarios y suficientes para realizar actividades

• Actividades son realizables– Legal, tecnológico, operativo,

Lista exhaustiva de actividades

Experiencias anteriores

Red de contactos de gestor

Experiencias anteriores

Resultado del análisis del Entorno

En particular, las actividades se deben agrupar por niveles de detalle

Grupos de Actividades usualmente requeridas en un proyecto productivo (ejemplo)

• Diseño de Producto/servicio• Instalación + Operación de la Producción• Inst. + Op. del equipo comercial• Inst. + Op. Equipo cartera• Inst. + Op. de la Logística• Inst. + Op. Contabilidad• Inst. + Op. Gestión del Talento Humano• Inst. + Op. Relaciones Externas• Inst. + Op. Gestión de la Información• Inst. + Op. Planeación estratégica• Inst. + Op. Planeación financiera• Inst. + Op. Legal• Inst. + Op. De los sistemas de medición de indicadores

Estudio de Entorno

Marco Lógico

Ana. de Viabilidad

Ana. de Riesgos

Cronograma

Hoja de Ruta

¿Qué significa que un proyecto es viable?

• Viabilidad Financiera– Flujo de recursos es adecuado– Proyecto muestra ser sostenible

• Corto• Mediano• Largo plazo

• Viabilidad Social– Impacto social es adecuado

• Viabilidad Ambiental– Impacto ambiental es manejable

¿Cómo se verifica que un proyecto es viable?

• Viabilidad Financiera– Flujo de recursos es adecuado– Proyecto muestra ser sostenible

• Corto• Mediano• Largo plazo

• Viabilidad Social– Impacto social es adecuado

• Viabilidad Ambiental– Impacto ambiental es manejable

Proyección financiera (a partir de actividades)

Proyección de metas de impacto

Planes de manejo ambiental

Estudio de Entorno

Marco Lógico

Ana. de Viabilidad

Ana. de Riesgos

Cronograma

Hoja de Ruta

Análisis y planes de gestión de riesgos debe ser el adecuado

Identificación de Riesg

os•Financieros•Operativos (proveedores)•Operativos (producción)•Políticos•Sociales•Legales•Acciones de competencia

Planes de

gestión de

riesgos

•Monitoreo del entorno•Planes de cambio de estrategia acorde con cambios en el entorno•Planes de Manejo de crisis

Incluir en

actividades

Estudio de Entorno

Marco Lógico

Ana. de Viabilidad

Ana. de Riesgos

Cronograma

Hoja de Ruta

El cronograma es una herramienta de planeación y de gestión del proyecto

Actividades Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8

I. InnovaciónActividad 1 PedroAct 2 Pablo

II. ProducciónAct 2 JorgeAct 4 Ramiro

III. PromociónAct 5 JorgeAct 6 Ana

IV. DistribuciónAct 7 PedroAct 8 Ana

V. OrganizaciónAct 9 Julia

Cronograma – Diagrama de Gantt

Estudio de Entorno

Marco Lógico

Ana. de Viabilidad

Ana. de Riesgos

Cronograma

Hoja de Ruta

Estudio de Entorno

Marco Lógico

Ana. de Viabilidad

Ana. de Riesgos

Cronograma

Hoja de Ruta

Tipos de indicador

• Indicadores de Resultado• Indicadores de Gestión

Medición de indicadores

• Indicadores deben ser objetivamente medibles

• Deben diseñarse Medios de Verificación– Frecuencia de Medición– Metodología de medición– Identificación de supuestos– Definición de capacidad de medición

Equipo del Proyecto

Finalmente, la formulación sigue el Ciclo de un proyecto - Baum

Identifi-cación

Prepa-ración

Recur-sos

Imple-menta-

Evalua-ción

Tip 1: La forma es clave para persuadir

• Es clave que “la forma” asegure que quien recibe la propuesta le quede muy claro:– Qué gana– Qué tiene que entregar a cambio

Tip 2: Construir confianza “entre líneas”

• Ser sintético– Muestra que el gestor “la tiene clara”– Muestra que comunicación es una fortaleza del gestor

• Presentar sólo info relevante– Pirámide invertida– Muestra que gestor valor a quien recibe la propuesta

• Transmitir con detalles– Factibilidad (experiencia)– Viabilidad (cálculos clave)– El proyecto le es relevante (obj del proyecto son los del GI a

quien se le presenta)

Tip 3: Exponer con estructura de propuesta

• Resumen Ejecutivo (es lo último que se hace)• Planteamiento del Problema / Oportunidad

– Como brecha– Con datos, y uno en particular que represente la brecha

• Planteamiento de la solución• Definición del problema en términos de una variable de impacto• Definición de solución en términos de objetivos a alcanzar• Plan Operativo• Presupuesto y estadísticas clave• Árbol de Indicadores y herramientas de medición• Necesidades de recursos• Análisis de riesgos (identificación y mecanismos de control)• Anexos

– Análisis de entorno– Estudios de Gis– Marco lógico

Posibles actores

• Privados– Empresas privadas– Inversionistas– Otras personas naturales

• Público– Entidades con misiones afines a la del proyecto– Entidades que componen el estado

Monitorear….• Portales web de las Alcaldías y Gobernaciones• Entidades estatales

– http://www.contratos.gov.co/– www.accionsocial.gov.co– http://www.senado.gov.co/

• Agencias de Cooperación Internacional– https://colombia.usaid.gov/default.aspx– http://licitaciones.pnud.org.co/– www.nacionesunidas.org.co– http://www.gtz.de/en/weltweit/lateinamerika-karibik/636.htm– http://www.aecid.org.co

• Fundaciones – http://www.saldarriagaconcha.org– http://latinoamerica.forumsyd.org/content/– http://www.chfinternational.org/colombia– http://iaf.gov/grants/apply_grant_sp.asp

• Empresa privada– http://www.monsantofund.org– http://www.fundacionbancolombia.org/

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