Diego Gómez

diegog@productivitycenter.org

# Correos Electrónicos Diarios:

•Menos de 50•Entre 50 y 100•Entre 100 y 150•Más de 150

Tiempo incurrido para contestar los correos electrónicos

¿Son importantes todos los correos electrónicos?

¿Necesidad de viajar?

¿Tiempo en convocar una reunión?

99,6%

80%

33% de los trabajadores estresados

por la cantidad de correo electrónico

recibido

28% cree que el volumen de correo

electrónico es fuente de presión

Solamente el 38% se manifestó

despreocupado (1)

(1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley

Un 50% de los empleados lo

revisa una vez cada hora

Otro 35% cada cuarto de hora

Algunos trabajadores entre 40 –

60 veces cada hora (1)

□ 4 de cada diez empleados consultan el correoelectrónico corporativo durante sus vacaciones (2)

(1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley(2) Estudio Visto Corporation

Barra Tareas Pendientes:-Calendario que marca en negrita los días con citas

-Próximas citas en el calendario-Tareas y mensajes marcados como tareas

Haciendo clic sobre la ‘bandera’ de un mensaje lo convierte en tarea y se muestra en la Barra de Tareas Pendientes.

Opciones de Fecha de Vencimiento realizando clic con el botón derecho

Arrastrando el correo hacia el calendario de la Barra de Tareas Pendientes se generará una cita para ese día con el texto del correo electrónico. Si se arrastra con el botón derecho aparecerán opciones para generar la cita.

Arrastrando el correo hacia la cinta de Tareas se generará una nueva tarea con el texto del correo electrónico. Si se arrastra con el botón derecho aparecerán opciones para generar la tarea.

Permite visualizar las tareas con su fecha de finalización en los días de las semana.

Arrastrando desde la lista de tareas hacia el calendariose genera una cita en el calendariocon la misma información que tenía la tarea.

Clic con el botón derecho sobre la zona horaria del calendario.

Visualización de las mejores horas para mantener una cita con todos los asistentes.

Clic con el botón derecho sobre el calendario.

Se indica el grado de información a enviar.

Se genera automáticamente un correo electrónico formateado con la información seleccionada.

Clic con el botón derecho en el correo electrónico a partir del cual queremos generar la regla para mover correos de la misma fuente a una carpeta.

Se selecciona el correo de la persona a partir de la cual se desean ver sus correos de un color determinado y en el menú Herramientas se selecciona Organizar

En la cabecera que aparece se selecciona Mediante Colores.

Escribe las palabras que desees buscar

Se remarcan las palabras de búsqueda en todos los elementos del correo

Criterios de búsqueda avanzada para filtrar más resultados

Expandir la búsquedaavanzada

Arrastrando las carpetas al área de “Carpetas favoritas” te permitirá tener a mano las carpetas que más utilices.

Las carpetas de búsqueda permiten tener previamente los filtros que más utilices. Haciendo ‘clic’ con el botón derecho sobre “Carpetas de Búsqueda” se abre el asistente.

Aunque ya existen filtros preestablecidos podrás especificar los criterios y las fuentes de correo electrónico a mostrar en la “Carpeta de Búsqueda”

Puedes indicar el intervalo de fechas entre las que se enviará el mensaje de fuera de la oficina.

Tienes la posibilidad de enviar mensajes diferentes a personas de dentro de tu organización y fuera de tu organización.

Empezar a leer los correos desde los más nuevos a los

más antiguos

De esta forma

habrá correos

que no tendrás

que leer de

nuevo al estar

enlazados.

Regla de los minutos.

Si puedes procesar una acción en menos de 2 minutos hazlo. Si no, priorízalo.

4 D’s Bórralo

Házlo (2 min)

Delégalo

Planifícalo

¿Necesitan estar en copia todos estos contactos? Ellos también gestionan muchos correos.

Intenta dar información de la acción que debe realizar el contacto que reciba el correo electrónico:- FYI- URGENT- READ ONLY

El título es importante, ayudará a la persona que lo recibe a saber el tema del mensaje y podrá priorizarlo.

El “Para:” es lo último que hay que escribir

No utilices emoticonos en tus mensajes corporativos.

Pregunta antes de enviar un

archivo adjunto pesado

Revisa el correo electrónico antes de enviarlo

Sé breve en tus correos electrónicos: ten en cuenta que el destinatario no podrá dedicar mucho tiempo a leerlo.

No utilices acrónimos si no estás seguro de que todos los destinatarios son capaces de entenderlos.

No olvides poner un texto ‘fuera de la oficina’

Deja que el gestor de correo te ayuda a organizar

No olvides el teléfono

No escribas nada que no dirías cara a cara

Relee lo que… …has escrito

Reducción de un 32% del tiempo en el

correo electrónico

Reducción de un 33% buscando

información

Reducción del número de interrupciones

de hasta un 61%

Skydrive: http://skydrive.live.com

Yousendit: http://www.yousendit.com

Office Labs: http://www.officelabs.com

“Organízate con eficacia”, David Allen

Ediciones Urano, ISBN: 8495787164

Diego Gómez

diegog@productivitycenter.org