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ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES,TENIENDO EN CUENTA
EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.
Evento
La palabra Evento significa “Acontecimiento o suceso
imprevisto”, “suceso imprevisto o de realización
contingente”. A pesar de su significado, el uso frecuente
hizo que la Real Academia aceptara la palabra “Evento”
cuando alguien se refiere a una reunión de naturaleza
variada, desde una fiesta, un desfile, una convención o una
exposición.
Evento: acontecimiento con previa organización en donde
confluyen que personas con algo en común.
Son planificados porque requieren de un orden y pautas para maximizar recursos y minimizar riesgos.
Un grupo de personas tienen un interés que los une.
Hay objetivos: cada uno desde su lugar tiene metas por alcanzar basadas en cierta necesidad: el expositor, el organizador, el visitante, etc.
Los eventos pueden clasificarse según
diversos criterios
Gubernamentales, no gubernamentales, corporativos y
particulares.
Internos o Externos.
Amplio o limitado.
Temáticas, religiosas, de colectividades, etc.
Carácter formales, informales, etc.
Otro criterios los clasifica: de intercambio(mesa redonda, foro, debate)
de capacitación(seminarios, coloquios y las macroreuniones)
de exposición y/o venta(Ferias y exposiciones)
Gastronómicos (desayunos, brunch, cenas, almuerzos,
cocteles).
Sociales (desfiles, entrega de distinciones, etc.)
Empresarios (Conf. Prensa, worshop, promociones)
de esparcimiento (espectáculos)
Culturales (recitales, festivales de música y danza, etc)
Análisis de cada tipo de evento
Eventos gubernamentales:
convocados por organismos oficiales, que
cuentan en su estructura con áreas que
manejan estos temas en particular.
Análisis de cada tipo de evento No gubernamentales
Dentro de esta categoría podemos ubicar a toda entidad
incluida dentro de las instituciones que no persiguen fines de
lucro como por ejemplo, fundaciones , ONGs, cámaras
profesionales, federaciones, asociaciones, cámaras de
comercio, universidades, etc.
Análisis de cada tipo de evento Los eventos de tipo Corporativo (o mejor dicho los
empresarios)son aquellas múltiples reuniones y
acontecimientos convocados por las empresas con
diferentes finalidades y objetivos, como por ejemplo los
lanzamientos de un producto o servicio al mercado, una
conferencia de prensa, celebraciones,etc.
Otra forma de clasificarlos: Otra manera de clasificar a los eventos acepta una división
básica al distinguirlos en ABIERTOS: en donde existe un
acceso libre abonando arancel de inscripción.
La segunda acepción es distinguirlos como CERRADOS:
donde sólo puede asistir por medio de una invitación.
Objetivos de los eventos Existen Objetivos Generales o Globales: donde hay del tipo
Informativo, Resolutivo (análisis y búsqueda de una solución
al planteo de un problema), de Imagen (institucionales y
comerciales), de optimización de los recursos humanos
(motivación, capacitación, especialización, información,
etc.)
Objetivo general y objetivos
específicos
Objetivo general: optimizar la imagen
institucional.
Objetivos específicos: mejorar las
comunicaciones internas, lograr fidelización
con sus públicos internos y externos.
Posicionar las marcas.etc.
Marketing de Eventos Todo plan de Eventos debe orientarse al cliente.
Un buen organizador debe ser ante todo un buen asesor.
Para asesorar eficientemente para hablar claro se debe
escuchar bien.
Una acción de MKT es lo que ayude a la promoción del
servicio para lograr su contratación.
Plan de Marketing Implicará analizar el proyecto a priori para ver si es viable.
Análisis F.O.D.A.:
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
Ceremonial
Actúa como facilitador de las interrelaciones. Contemplar el
ejercicio de las reglas prácticas del buen tono social revelan
respeto y cortesía.
¿En qué consiste? En actos, recepciones y ceremonias de carácter formal, que
tienen lugar en un ámbito público, institucional o
empresario, dentro y fuera de la sede de la entidad, será
necesario reconocer las normas protocolares que eviten la
provocación de algún incidente grave.
¿en qué ocasiones puede aplicarse? Actos de diversa índole: botaduras, inauguraciones.
Actos patrios.
Entrega de premios, distinciones
Firmas de acuerdo.
Conferencias de Prensa y Congresos.
Comidas y recepciones formales.
Bendición de instalaciones.
Homenajes, conmemoraciones y Honras fúnebres.
Corte de cinta.
Planificación
VENTA: Entrevista al Cliente. Escuchar, Informar -
Guiar y Asesorar.
PLANIFICACIÓN: Asignación y supervisión de tareas
en todas las etapas previas y durante el evento. DESDE
Proyecto – Contacto /Contratación y seguimiento de
personal y proveedores.HASTA:Supervisión del evento.
SERVICIO: Puesta en marcha y desarrollo del evento.
Calendarización Cronograma:es la regulación de los tiempos.
Se traza a partir de los objetivos. Deben enlistarse todas las
actividades fijando el momento justo y la duración fijando
un margen adecuado para imprevistos.
Sobre una plantilla se trasladan las actividades, si hay
simultáneas, enganchadas, etc.
Presupuesto Formular planes para un período a futuro en términos
contables.
Involucra:
- Ingresos.
- Egresos.
- Previsiones.
- Ganancias.
Pasos a seguir: Con la aceptación del presupuesto se deberá concertar
una segunda entrevista para lograr definiciones.
Menú: asentar por escrito cada detalle y/o cambio,
reconfirmar para seguridad del cliente y al vendedor
para transmitir un mensaje y garantizar prolijidad y
eficacia.
Proponer opciones: ambientación, animación, etc.
El plan se hace conforme al Brief realizado: Es la manera organizada, consciente y continuada de seleccionar
las mejores alternativas disponibles para lograr metas específicas.
Es un curso de acción propulsado por una cadena de decisiones y responde a la formulación común de “qué hacer, cómo hacerlo, cuando, quién debe hacerlo, qué medios utilizar.
El brief es una herramienta fundamental para armar una archivo completo de trabajos realizados, de datos para potenciales eventos, información.
Algunos datos son imprescindibles mientras que otros son info complementaria.
Ferias y exposiciones evento que consiste en la instalación en un predio abierto o
cerrado mediante el alquiler de espacios, de una cantidad de
stands o lacales, organizada por un ente independiente de
manera periódica en un mismo lugar geográfico. Los
participantes deben cumplir los requisitos y podrían exhibir,
vender o dar a conocer sus productos o servicios.
Servicio: alternativas Los comensales son servidos por el personal del salón.
Autoservicio: los comensales toman un plato colocados
en la mesa del buffet o en una mesa auxiliar y en la
recorrida van sirviendose.
Servicio combinado: se trata de autoservicio de las
ensaladas, terrinas y guarniciones y el personal trincha
carnes y las sirve: Ordena y preserva la imagen de los
platos.
Las Invitaciones CONSTITUYEN LA 1er IMPRESIÓN.
NO DESCUIDAR DETALLES ,NO EXISTE UN MODELO TIPO, DEPENDE DE C/EMPRESA, ANFITRIÓN, EVENTO, MOTIVO, OBJETIVOS.
INVITADOS DE OTRA CIUDAD/PAIS,DE ACUERDO AL EVENTO ,NO MENOS DE 6 MESES.
INVITADOS LOCALES: NO MENOS DE 15 DÍAS.
RESPUESTA: 48 HS. DE RECIBIDA.
CONFIRMADA LA ASISTENCIA NO SE DECLINARÁ SALVO FUERZA MAYOR.
Las invitaciones TARJETONES DE CARTULINA BLANCA DE
DISTINTOS GRAMAJES.
TIPOGRAFÍA SOBRIA, ELEGANTE, HABITUALMENTE EN TINTA NEGRA.
PUEDE O NO COLOCAR EL MOTIVO DE LA REUNIÓN.
TARJETAS PRE-IMPRESAS CON PUNTEADO A COMPLETAR EN FORMA MANUSCRITA CON PLUMA.
Saber más acerca de las
invitaciones INDICAR QUE ESPERA CONFIRMACIÓN:
S.R.C. (SE RUEGA CONTESTAR)
P.R. (PARA RECORDAR)
P.M. (POUR MÉMOIRE)
R.S.V.P (RESPONDEZ S´IL VOUS PLAIT)
CONTESTAR A 48 HS. DE RECIBIDA.
INVITACIÓN POR TELEFONO O PERSONAL + TARJETA POR MEMOIRE, NO REQUIERE RESPUESTA.
SI CONTESTA POR ESCRITO: El Sr. XX y Sra. agradecen y aceptan complacidos su invitación...
Las ferias evento que consiste en la instalación en un predio abierto o
cerrado mediante el alquiler de espacios, de una cantidad de
stands o lacales, organizada por un ente independiente de
manera periódica en un mismo lugar geográfico. Los
participantes deben cumplir los requisitos y podrían exhibir,
vender o dar a conocer sus productos o servicios.
Exposiciones Consiste en la disposición de diversos stands en donde se
muestran productos, servicios o bienes sin que estos puedan
ser vendidos.
Tienen participación abierta similar a la feria, organización
independiente y realizada en forma NO periódica en
diversas ciudades.
Predio / Stands Planificación racional de los espacios.
Contemplar medidas generosas para el paso.
Ubicación: puntos calientes y fríos.
Valores: acorde a las medidas/ubicación.
Servicios: a veces son determinante de valor.
Comunicaciones de eventos
Publicidad.
Promoción.
Prensa
Prensa: principales herramientas Gacetillas
Comunicados de prensa
Conferencias de Prensa
Declaraciones verbales
Entrevistas
Dossiers
Artículos y publirreportajes
Conocer a los medios - Tirada - Difusión - Tasas de audiencia - tasas de
circulación
- Perfil de Lectores o audiencia
- Política empresarial del medio.
- Contenido de las informaciones
- Toma de posiciones en materia política, social o
económica.
Las gacetillas Son breve mensajes escritos que comunican con criterio
periodístico una novedad. Ese criterio está dado por una
redacción objetiva que reporta hechos comprobables.
Es un recurso muy común y mal utilizado por un exceso de
envíos y por los defectos en la redacción
Organización de campañas de
fondos. Organizaciones con
objetivos puntuales, que
suelen disolverse: grupos
de emergencia por
catástrofes, estudiantes y
viajes de egresados,
sociedades de fomento.
Organizaciones religiosas,
gremiales, profesionales,
cámaras de comercio.
Cooperadoras
Instituciones sociales
culturales,fundaciones,
deportivas.
Búsqueda de sponsors Prospectar: categorizar el mercado.
Diseñar carpeta del proyecto: habla por él.
Cuantificación y cualificación del proyecto, argumentar las
intenciones, estadísticas, planes de contingencia, costos,
seguros, etc.
Planteo original y factible.
Abordaje eficaz: capacidad de negociación.
Presentación de un proyecto Marco general: presentación, qué hacemos, cómo,
cuando, quien.
Programa general. Cronograma.
Recursos necesarios.Seguros, soportes.
Comunicación: público que será alcanzado, medios que apoyarán, estimación de resultados, cantidad de audiencia.
Organizadores: antecedentes, respaldo institucional, apoyos (declaración de interés) respaldos, etc.