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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
TOMO II Congreso de la República de Guatemala
Departamento de Organización y Métodos
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 2 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
AUTORIZACIÓN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
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ÍNDICE
DIRECCION ADMINISTRATIVA
6
Bodega General. 7 Procedimiento Pedidos de Compra 8 Flujograma 10 Procedimiento Bodega General/Requisiciones 12 Flujograma 13 Compras Directas. 14 Procedimiento 15 Plazo para Tramite de Compra 17 Flujograma 18 Cotización. 20 Procedimiento 21 Flujograma 27 Licitación. 32 Procedimiento 33 Flujograma 39 Solicitud Aparatos Telefónicos. 44 Procedimiento 45 Flujograma 46 Solicitud de Llamadas Telefónicas Internacionales. 47 Procedimiento 48 Flujograma 49 Soporte Técnico Telefónico. 50 Procedimiento 51 Flujograma 52 Tramite de Pago de Líneas Telefónicas. 53 Procedimiento 54 Flujograma 55 Trámite Solicitud de Líneas Telefónicas Fijas o
Extensiones. 56
Procedimiento 57 Flujograma 58 Envío de Correspondencia por Correo Nacional. 59 Procedimiento 60 Flujograma 61 Consolidación de Descuentos a Usuarios del Servicio
de Telefonía Celular. 62
Procedimiento 63 Flujograma 64 Pago Factura de Proveedores por Servicio de Telefonía
Celular. 65
Procedimiento 66
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Flujograma 68 DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
70
Clínica Médica. 71 Procedimiento en clínica Paciente – Trabajador 72 Flujograma 74 Procedimiento Suministros de Medicamentos 75 Flujograma 77 Procedimiento Visita Medica Domiciliar 78 Flujograma 79 Descuentos Judiciales. 80 Procedimiento Levantamiento de Embargo 81 Flujograma 83 Procedimiento Retención de Descuentos Judiciales 85 Flujograma 87 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Inducción 88
Procedimiento Inducción 89 Flujograma 90 Reclutamiento y Selección de Personal. 91 Procedimiento Reclutamiento 92 Flujograma 93 Procedimiento Selección del Recurso Humano 94 Flujograma 95 JEFATURA DE PERSONAL
Procesos Administrativos. 96
Procedimiento Acta de Destitución por medio de Juzgado
97
Flujograma 99 Procedimiento Acta por Renuncia o destitución de
Director 101
Flujograma 102 Procedimiento Acta de Entrega de Cargo Personal
022 104
Flujograma 105 Procedimiento Acta de Licencia con/sin goce de
salario 106
Flujograma 107 Procedimiento Acta suspensión por falta leve 108 Flujograma 109 Procedimiento Permiso de estudios con/sin goce de
salario 110
Flujograma 112 NÓMINAS Y SALARIOS
Certificaciones y Constancias. 114
Procedimiento 115 Flujograma 117
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Nómina Pago a Diputados y Personal 011, 022 y 029. 118 Procedimiento Contrato y Nóminas Renglón 0-11 120 Flujograma 122 Procedimiento Contratos y Nóminas pago Renglón
022 124
Flujograma 127 Procedimiento Contratos y Nóminas de Pago
Renglón 029 129
Flujograma 132 Procedimiento Nómina de Pago para Diputados 133 Flujograma 134 Nómina de Pago Para Tiempo Extraordinario. 135 Procedimiento 136 Flujograma 138 Nóminas Laborales Trámites del IGSS. 139 Procedimiento 140 Flujograma 142 Periodo de Vacaciones. 143 Procedimiento Periodo Vacacional 144 Flujograma 145 Procedimiento Días Pendientes de Vacaciones 146 Flujograma 147 Nóminas y Salarios Prestaciones Laborales y Sociales 148 Ayuda por Fallecimiento. 148 Procedimiento 149 Flujograma 151 Liquidación de Prestaciones Laborales Personal 0-11. 152 Procedimiento 153 Flujograma 156 Liquidación de Prestaciones Laborales Personal 0-22. 158 Procedimiento 159 Flujograma 161 Nómina de Pago por Complemento a Subsidios del
IGSS. 163
Procedimiento 164 Flujograma 165 Liquidación de Sueldos dejados de percibir por Orden
Judicial. 167
Procedimiento 168 Flujograma 170
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Dirección Administrativa
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BODEGA GENERAL
1. Definición del procedimiento:
Llevar el control del ingreso y egreso de los productos de la bodega general del
Organismo Legislativo.
2. Objetivo del Procedimiento:
Contar con la suficiente cantidad de productos para satisfacer las demandas de las
unidades de trabajo del Organismo Legislativo.
3. Normas del Procedimiento:
Las requisiciones de suministros, conserjería y tintas se recibirán únicamente del 25
al 30 de cada mes.
Los pedidos de compra se recibirán los primeros 5 días hábiles de cada mes.
Los pedidos de agua, se recibirán los días lunes, miércoles y viernes de cada
semana.
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Dirección Administrativa
Procedimiento
Bodega General/Pedidos de Compra
DA/dbg-01
Pasos
a
seguir
Responsable Actividad
1 Encargado de Bodega ó
Encargado de oficinas
Solicita producto, a través de pedido de compra:
En el caso de bodega, para abastecer y poder contar con el
stock necesario (insumos, productos de limpieza,
misceláneos, agua, tinta y tóner), y
En el caso de las oficinas, para productos de uso exclusivo
(mobiliario y equipo), llenando requisitos solicitados en paso 1
de procedimiento compras directas.
Para los artículos de informática, el pedido de compra debe
llevar firma autorizada del coordinador de informática
previamente.
2 Departamento Bodega
General/
Secretaria
Recibe pedido de compra y verifica:
Si no hay producto, pone el sello de "No existencia" y le
indica al solicitante que lo lleve al departamento de compras,
siguiendo los pasos del 3 al 14 del procedimiento de compras
directas.
3 Analista de Compras Después de haber realizado el proceso de compra, se envía
copia de orden de compra SIGES al proveedor, solicitándole
el despacho del producto y copia de la misma orden a
bodega general para la recepción del producto.
4 Proveedor Despacha el producto a bodega y emite factura, la cual debe
contener:
1. Fecha, detalles del bien (con todas sus especificaciones
como mínimo: modelo, serie, estilo, marca, color, ancho,
largo, alto, fondo, clase de material -madera, hierro, aluminio,
etc.-)
2. La descripción de la factura debe estar escrita en español.
3. El precio del producto recibido debe estar desglosado, ej:
equipo de cómputo, valor: CPU, monitor, teclado, mouse,
UPS; escritorio, valor: escritorio, ala, archivo robot,
esquinera, porta teclado, etc.
5 Departamento Bodega
General/
Auxiliar
Recibe de analista de compras, copia de orden de compra
SIGES para la recepción del producto.
6 Departamento Bodega
General/
Auxiliar
Recibe producto, de acuerdo al detalle de la orden de compra
SIGES y factura original.
Verifica, abriendo los empaques para comprobar que los
datos de la factura coincidan con las especificaciones del
bien, detalladas en el Paso No. 15 del procedimiento de
compras directas.
Firma y sella la factura de recibido y devuelve al proveedor.
7 Proveedor Entrega factura original al departamento de compras para
que se le emita contraseña de pago.
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8 Analista de Compras Recibe factura original del proveedor y solicita lo siguiente:
1. A bodega, la forma 1-H del producto.
2. A la unidad solicitante, razonamiento de la factura.
9 Departamento Bodega
General/
Auxiliar
Emite forma 1-H, la cual consta de cuatro (4) copias, y debe
contemplar los datos requeridos en el procedimiento de
compras directas, paso 19, conjuntamente con el expediente
y los traslada al departamento de inventarios, si el caso lo
amerita.
10 Departamento de Inventarios Si es bien inventariable, llena los datos del paso 20 del
procedimiento de compras directas, verifica información
contenida en ella, firma, sella, quedándose con un registro y
devuelve.
11 Departamento Bodega
General/
Auxiliar
Recibe forma 1-H, traslada a Director Administrativo para
visto bueno.
12 Dirección Administrativa Recibe forma 1-H, la revisa, firma de visto bueno y traslada al
departamento de bodega general.
13 Departamento Bodega
General/
Auxiliar
Recibe autorización de Dirección Administrativa y traslada
forma 1-H original al departamento de compras y copias:
celeste al departamento de contabilidad; amarilla al
departamento de inventarios; rosada a la Contraloría General
de Cuentas; y, la verde para archivo de bodega.
14 Departamento Bodega
General/
Auxiliar
Resguarda el producto en el lugar más adecuado dentro de la
bodega, informándole a la secretaria para el aviso de
recepción.
15 Departamento Bodega
General/
Secretaria
En caso de ser producto solicitado por las diferentes oficinas,
se informa del ingreso del mismo (solicitando la requisición, o
si el caso amerita, la constancia de inventarios).
FIN DEL PROCESO
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PROCEDIMIENTO DE BODEGA GENERAL/PEDIDO DE COMPRA
1/2
BODEGA
GENERAL
SECRETARIA
BODEGA
GENERAL
AUXILIAR
PROVEEDORANALISTA DE
COMPRAS
ENCARGADO DE
BODEGA
U OFICINA
DA/dbg-01
RECIBE PEDIDO DE
COMPRA Y VERIFICA:
· SI NO HAY PRODUCTO,
PONE EL SELLO DE “NO
EXISTENCIA” Y PIDE A
SOLICITANTE LO LLEVE
A COMPRAS.
ENTREGA FACTURA
ORIGINAL A COMPRAS
PARA QUE SE EMITA
CONTRASEÑA DE
PAGO.
RECIBE COPIA DE ORDEN
DE COMPRA SIGES PARA
LA RECEPCIÓN DE
PRODUCTOS.
DESPACHA PRODUCTO Y
EMITE FACTURA,
CONTENIENDO DATOS
QUE SE DETALLAN EN
PASO 4.
· RECIBE PRODUCTO DE
ACUERDO A DETALLES
DE ORDEN DE COMPRA
SIGES, VERIFICANDO
CONTENIDO DE CAJAS;
· FIRMA Y SELLA DE
RECIBIDO LA FACTURA
Y LA DEVUELVE.
· RECIBE FACTURA
ORIGINAL DE
PROVEEDOR.
· SOLICITA A BODEGA
FORMA 1-H.
· RAZONAMIENTO DE
FACTURA, A UNIDAD
SOLICITANTE.EMITE FORMA 1-H, QUE
CONSTA DE 4 COPIAS, LA
CUAL CONTEMPLA LOS
DATOS REQUERIDOS EN
PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS DIRECTAS Y
TRASLADA.
INICIO
SOLICITA PRODUCTO EN
PEDIDO DE COMPRA,
LLENANDO REQUISITOS
DE PASO 1.
DESPUES DE REALIZADO
PROCESO DE COMPRAS:
· SE ENVÍA COPIA DE
ORDEN DE COMPRA
SIGES AL PROVEEDOR
PARA DESPACHO DE
PRODUCTO.
· REMITE COPIA DE ORDEN
SIGES A BODEGA.
RAZONA FACTURA Y
DEVUELVE.
1
2
RECIBE FORMA 1-H Y
TRASLADA A
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA PARA
VISTO BUENO.
3
RECIBE AUTORIZACIÓN Y
TRASLADA FORMA 1-H:
· ORIGINAL, A COMPRAS
Y COPIAS:
· CELESTE A
CONTABILIDAD.
· AMARILLA,INVENTARIOS
· ROSADA,CONTRALORIA
· VERDE, ARCHIVO.
RESGUARDA PRODUCTO
EN BODEGA,
INFORMANDOLE A
SECRETARIA PARA
AVISAR A INTERESADOS
INFORMA A LOS
INTERSADOS DEL
INGRESO DEL PRODUCTO
PARA LA RESPECTIVA
REQUISICIÓN.
FIN
4
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Página 11 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PRODEDIMIENTO DE
BODEGA GENERAL/PEDIDO
DE COMPRA
2/2
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
INVENTARIOS
1
DA/dbg-01
· SI ES BIEN
INVENTARIABLE,
LLENAR DATOS DE
PASO 22 PROCEDI-
MIENTO COMPRAS
DIRECTAS.
· VERIFICA INFORMA-
CION, FIRMA Y SELLA,
QUEDÁNDOSE CON
REGISTRO Y
DEVUELVE.
2
3
RECIBE FORMA 1-H,
REVISA, FIRMA DE VISTO
BUENO Y DEVUELVE.
4
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Dirección Administrativa
Procedimiento
Bodega General/Requisiciones
DA/dbg-02
Pasos a
seguir
Responsable Actividad
1 Departamento Bodega
General/
Secretaria
Informa a unidad solicitante el ingreso de producto;
Si hay en existencia; en ambos casos, se pide requisición a bodega
general.
2 Encargado de Oficina Llena formulario de requisición a bodega en sistema de proveeduría,
firmado por los responsables.
3 Departamento Bodega
General/
Auxiliar
Recibe requisiciones de suministros y productos de limpieza: del 25 al
30 de cada mes.
Recibe requisiciones de agua: los días lunes, miércoles y viernes.
Traslada requisiciones acumuladas para su autorización.
4 Dirección
Administrativa
Autoriza requisiciones de suministros de oficina y de limpieza una vez
al mes.
Autoriza requisiciones de agua tres veces a la semana.
Firma y sella, devolviéndolas a bodega para su despacho.
5 Departamento Bodega
General/
Auxiliar
Despacha producto a las diferentes oficinas por medio de requisición
de bodega:
1. Bodega: de acuerdo a lo autorizado por Director Administrativo
(misceláneos, útiles de oficina, tintas y tóner, productos de limpieza),
2. Si es producto solicitado por las diferentes oficinas: se despacha
según lo autorizado por Dirección General y administrativa. Contando
con un despacho establecido la primera semana de cada mes, según
el orden en que el personal de bodega reciba las requisiones.
Las requisiciones deben ser verificadas en cuanto a lo que se
despacha, y debe ser firmada por lo recibido.
3. Si el producto solicitado es agua: se despacharán los días lunes,
martes y jueves de cada semana.
Traslada requisiciones despachadas.
6 Departamento Bodega
General/
Secretaria
Recibe requisiciones o constancias de inventario y registra el egreso
en el sistema de proveeduría, y devuelve.
7 Departamento Bodega
General/
Auxiliar
Recibe requisiciones o constancias de inventario.
Elabora inventario físico una vez al mes.
8 Encargado de Bodega Confronta el inventario físico con el generado por el sistema de
proveeduría, presentándolo a la Dirección Administrativa.
9 Dirección
Administrativa
Recibe informe de inventario de suministros.
10 Encargado de Bodega Elabora kardex por medio del sistema de proveeduría.
FIN DEL PROCESO
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PROCEDIMIENTO DE BODEGA GENERAL/REQUISICIONES
ENCARGADO
DE OFICINA
BODEGA
GENERAL
AUXILIAR
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
ENCARGADO
BODEGA
BODEGA
GENERAL
SECRETARIA
DA/dbg-02
INICIO
· INFORMA EL INGRESO
DE PRODUCTO SOLI-
CITADO.
· SI HAY EN
EXISTENCIA,
· EN AMBOS CASOS SE
SOLICITA REQUISI-
CIÓN A BODEGA.LLENA FORMULARIO DE
REQUISIÓN A BODEGA
EN SISTEMA DE
PROVEEDURÍA,
FIRMADO POR LOS
RESPONSABLES. RECIBE REQUISICIONES:
· SUMINISTROS DE
OFICINA Y LIMPIEZA,
DEL 25 AL 30 DE CADA
MES.
· AGUA: LUNES,
MIERCOLES Y VIERNES
DE CADA SEMANA.
· TRASLADA REQUISI-
CIONES ACUMULADAS
PARA AUTORIZACIÓN.
AUTORIZA
REQUISICIONES:
· SUMINISTROS DE
OFICINA Y LIMPIEZA:
UNA VEZ AL MES.
· AGUA:TRES VECES A
LA SEMANA,
· FIRMA, SELLA Y
DEVUELVE PARA
DESPACHO.DESPACHA SEGÚN
REQUISICIONES:
· A BODEGA: DE
ACUERDO A LO
AUTORIZADO POR
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO.
· A OFICINAS: SEGÚN LO
AUTORIZADO POR
DIRECCION GENERAL Y
ADMINISTRATIVA, LA
PRIMERA SEMANA DE
CADA MES.
· AGUA: LOS DIAS
LUNES, MARTES Y
JUEVES DE CADA
SEMANA.
RECIBE REQUISICIONES
O CONSTANCIAS DE
INVENTARIO Y
REGISTRA EL EGRESO
EN EL SISTEMA DE
PROVEEDURÍA Y
DEVUELVE.
RECIBE REQUISICIONES
O CONSTANCIA DE
INVENTARIOS, ELABORA
INVENTARIO FÍSICO
UNA VEZ AL MES.
CONFRONTA
INVENTARIO FÍSICO CON
EL GENERADO EN EL
SISTEMA DE
PROVEEDURIA,
PRESENTÁNDOLO A
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA.
RECIBE INFORME DE
INVENTARIO DE
SUMINISTROS.
ELABORA KARDEX POR
MEDIO DEL SISTEMA DE
PROVEEDURÍA.
FIN
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Página 14 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
COMPRAS DIRECTAS
1. Definición del procedimiento:
De conformidad con el decreto No. 57-92, de la Ley de Contrataciones del Estado,
sus reformas y reglamento, acuerdo gubernativo No. 1056-92, artículo 43. Se podrán
efectuar compras directas, las que no sobrepasen la cantidad de Q.90,000.00.
2. Objetivo del procedimiento:
Adquirir y contratar bienes o servicios de calidad y conveniencia para el Organismo
Legislativo.
3. Normas del procedimiento:
Velar porque se cumplan todos los requisitos establecidos en el artículo 43, 44 y 45,
de la Ley de Contrataciones del Estado.
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Página 15 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Administrativa
Procedimiento Compras Directas DA/dc-03
Pasos a
seguir
Responsable Actividad
1 Unidad solicitante Solicita producto, a través de pedido de compra realizado en sistema de proveeduría, detallando claramente las especificaciones del bien o servicio a adquirir.
Firmado por: solicitante y jefe inmediato, detallando el número de ID de la persona que se hará responsable del bien, si fuere inventariable.
2 Departamento Bodega General
Recibe pedido de compra y verifica: 1. Si no hay producto, pone el sello de "No existencia" y le indica
al solicitante que lo lleve al departamento de compras. 2. Si hay producto, solicita la requisición correspondiente.
3 Departamento de Compras/ Recepcionista
Recibe pedido de compra, lo registra en el libro de control y lo traslada al Gerente de compras.
4 Gerencia de Compras Analiza el pedido de compra con el Director Administrativo, quien lo aprueba o lo rechaza. Gerente de compras asigna a analista. Lo devuelve a recepcionista.
5 Departamento de Compras/ Recepcionista
Recibe el pedido, si es autorizado por el Director Administrativo, lo envía para aprobación del Director General, si no es autorizado, se devuelve a la unidad solicitante.
6 Dirección General Revisa y autoriza o rechaza el pedido de compra. Si lo rechaza, deja constancia en el mismo. En ambos casos, lo devuelve al departamento de compras.
7 Departamento de Compras/ Recepcionista
Recibe el pedido y lo entrega por conocimiento a cada analista.
8 Analista de Compras Recibe pedido de compra y realiza el procedimiento siguiente: Solicita cotizaciones a proveedores reconocidos así:
1. Una cotización, si la compra es menor de Q.25,000. 2. Tres cotizaciones, si la compra es mayor de Q.25,000. y
menor de Q.50,000. 3. Lo publica en GUATECOMPRAS, si la compra es mayor
de Q.50.000. y menor de Q.90,000. Al obtener las cotizaciones, procede a efectuar el análisis de
las ofertas, recomienda la adjudicación, tomando en cuenta: calidad, precio y tiempo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Organismo Legislativo y traslada a Gerente de compras.
9 Gerencia de Compras Revisa y autoriza o rechaza. Si es rechazado, ordena que se re-cotice con otros proveedores. En ambos casos lo devuelve al analista.
10 Analista de Compras Elabora la orden de compra SIGES y la traslada a gerente de compras.
11 Gerencia de Compras Autoriza la orden de compra en el sistema SIGES, firma y la envía para visto bueno del Director Administrativo.
12 Dirección Administrativa Revisa y autoriza orden de compra y devuelve a Gerente de compras.
13 Gerencia de Compras Recibe y la devuelve a analista de compras.
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Página 16 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
14 Analista de Compras Envía copia de orden de compra SIGES al proveedor, solicitándole el despacho del producto y copia de la misma orden a bodega general para la recepción del producto.
15 Proveedor Despacha el producto a bodega y emite factura, la cual debe contener:
1. Fecha, detalles del bien (con todas sus especificaciones como mínimo: modelo, serie, estilo, marca, color, ancho, largo, alto, fondo, clase de material -madera, hierro, aluminio, etc.-)
2. La descripción de la factura debe estar escrita en español. 3. El precio del producto recibido debe estar desglosado, ej.:
equipo de cómputo, valor: CPU, monitor, teclado, mouse, UPS; escritorio, valor: escritorio, ala, archivo robot, esquinera, porta teclado, etc.
16 Departamento Bodega General
Recibe producto y factura original de acuerdo al detalle de la
orden de compra SIGES. Verifica: si el producto viene en caja, la abre y comprueba que
los datos de la factura coincidan con las especificaciones del bien, ver pasó No.15.
Firma y sella la factura de recibido y devuelve al proveedor.
17 Proveedor Entrega factura original al departamento de compras para que se le emita contraseña de pago.
18 Analista de Compras Recibe factura original del proveedor y solicita lo siguiente: a) A bodega, la forma 1-H del producto. b) A la unidad solicitante, razonamiento de la factura.
19 Departamento Bodega General
Registra el ingreso del producto al sistema de proveeduría y emite forma 1-H, la cual debe contener los siguientes datos:
Dependencia, programa, proveedor, # de ingreso, fecha, # de factura, # orden de compra y pago, cantidad, descripción del artículo, código del gasto, precio unitario, valor total y firma del encargado de bodega. Si no es inventariable, firma y sella en la casilla de responsable de bodega e inventarios.
Se informa al departamento de inventarios y traslada expediente, si es bien inventariable.
20 Departamento de Inventarios Recibe expediente con los siguientes documentos que quedan en su poder para su registro:
1. Forma 1-H (original y cuatro copias), 2. Fotocopia de orden de compra SIGES, 3. Fotocopia de factura y 4. Fotocopia de pedido. Asigna código de inventarios y graba el código en el bien,
posteriormente le da seguimiento a la asignación de los bienes en la tarjeta de responsabilidad correspondiente.
Verifica información de forma 1-H, firma, sella, quedándose con la copia y devuelve a bodega.
21 Departamento Bodega General
Recibe forma 1-H, traslada a Dirección Administrativa para
visto bueno.
22 Dirección Administrativa Revisa forma 1-H, autoriza y traslada al departamento de
bodega.
23 Departamento Bodega General
Después de autorización en Dirección Administrativa, bodega
traslada la forma 1-H original al departamento de compras.
24 Departamento de Compras Recibe forma 1-H original para su trámite correspondiente y lo
integra al expediente.
Traslada el expediente completo a Dirección Administrativa
para que realice la gestión de pago.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 17 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PLAZO PARA TRÁMITE DE COMPRA
Documento Gestión Plazo
Pedido Revisión y autorización Gerente de compras y Director Administrativo.
1 día
Pedido Autorización Director General.
1 día
Pedido Solicitud de cotizaciones.
2 días
Análisis y Delta Autorización de análisis de compra, e ingreso al sistema delta.
1 día
Orden Siges Emisión y autorización de orden SIGES, por Gerente de compras y Director Administrativo.
1 día
Orden Siges Aprobación de orden SIGES.
1 día
Orden Siges Envío de copia de orden y entrega de producto.
2 días.
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Página 18 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DIRECTAS
1/2
DIRECCIÓN
GENERAL
BODEGA
GENERAL
DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
RECEPCIONISTA
GERENCIA
DE COMPRAS
ANÁLISTA
COMPRAS
UNIDAD
SOLICITANTE
DA/dc-03
INICIO
SOLICITA PRODUCTO CON
PEDIDO DE COMPRA EN
SISTEMA DE
PROVEEDURIA. FIRMA
SOLICITANTE Y JEFE
INMEDIATO
RECIBE PEDIDO DE COM-
PRA Y VERIFICA:
· SI NO HAY PRODUCTO,
SELLA DE “NO
EXISTENCIA” E INDICA
TRASLADARLO A
COMPRAS.
· SI HAY, SOLICITA
REQUISICION.
RECIBE PEDIDO DE
COMPRA, REGISTRA EN
LIBRO DE CONTROL Y
TRASLADA A GERENTE
DE COMPRAS.
CONJUNTA-
MENTE ANALIZAN
CON DIRECTOR
ADMINISTRATIVO,
ALGUNA OBJECIÓN?
EN AMBOS CASOS,
RECEPCIONISTA SE
ENCARGA.
· SI ES AUTORIZADO, LO
ENVIA A DIRECTOR
GENERAL PARA
APROBACION.
· SI NO, DEVUELVE A
UNIDAD SOLICITANTE.
SI PEDIDO LLEVA
AUTORIZACIÓN, LO
ENTREGA POR
CONOCIMIENTO A
ANALISTA.
OBJECIÓN?
RECHAZO,
DEJA CONSTAN-
CIA EN PEDIDO,
EN AMBOS CASOS,
DEVUELVE A
COMPRAS.
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA Y SOLICITA
COTIZACIONES,
SEGÚN DETALLE EN
PASO 8.
· ANALIZA Y
RECOMIENDA
ADJUDICACIÓN.
OBJECIÓN?
SOLICITA RE-
COTIZACIÓN ELABORA ORDEN DE
COMPRA SIGES Y
TRASLADA
AUTORIZA ORDEN DE
COMPRA SIGES, FIRMA
Y ENVIA PARA VISTO
BUENO
1
2
RECIBE Y LA DEVUELVE A
ANALISTA DE COMPRAS.
ENVIA COPIA DE ORDEN
DE COMPRAS SIGES A
PROVEEDOR,
SOLICITÁNDOLE
DESPACHO DE
PRODUCTO, Y COPIA A
BODEGA GENERAL.
3
RECIBE FACTURA ORIGI-
NAL DEL PROVEEDOR Y
SOLICITA:
· A BODEGA FORMA 1-H.
· A UNIDAD SOLICITANTE,
RAZONAMIENTO DE
FACTURA.
4
5
6
FIN
· RECIBE FORMA 1-H
ORIGINAL Y LA
INTEGRA A
EXPEDIENTE.
· TRASLADA
EXPEDIENTE A
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
PARA GESTIÓN DE
PAGO.
SI
NO SI
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Página 19 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DIRECTAS
2/2
DEPARTAMENTO
INVENTARIOS
BODEGA
GENERALPROVEEDOR
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DA/dc-03
1
REVISA Y AUTORIZA
ORDEN DE COMPRA Y
DEVUELVE.
2
RECIBE COPIA DE
ORDEN DE COMPRA
SIGES.
RECIBE COPIA DE
ORDEN DE COMPRA
SIGES, QUE LE SERVIRÁ
PARA RECEPCIÓN DE
PRODUCTO.
3
DESPACHA
PRODUCTO Y EMITE
FACTURA, DEBIENDO
CONTENER DATOS
DETALLADOS EN
PASO 15.
· RECIBE PRODUCTO,
DE ACUERDO A
DETALLE DE ORDEN
DE COMPRA SIGES.
· VERIFICA.
· RECIBE FACTURA
ORIGINAL, LA FIRMA Y
SELLA DE RECIBIDO Y
LA DEVUELVE.
ENTREGA FACTURA
ORIGINAL A COMPRAS
PARA QUE SE LE
EMITA CONTRASEÑA
DE PAGO.
4
5
· REGISTRA INGRESO
DE PRODUCTO A
SISTEMA DE
PROVEEDURÍA.
· EMITE FORMA 1-H.
· INFORMA A
INVENTARIOS SI ES
BIEN INVENTARIABLE.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON DOCUMENTACIÓN
RESPECTIVA.
· ASIGNA Y GRABA
CÓDIGO.
· CARGA A TARJETA DE
RESPONSABILIDAD.
· VERIFICA INFORMACIÓN
DE FORMA 1-H, FIRMA,
SELLA, QUEDANDOSE
CON COPIA Y DEVUELVE
A BODEGA.
6
RECIBE FORMA 1-H,
TRASLADA A
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
PARA VISTO BUENO.
REVISA FORMA 1-H,
AUTORIZA, TRASLADA
A BODEGA GENERAL.
RECIBE FORMA 1-H
AUTORIZADA Y
TRASLADA ORIGINAL
A DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 20 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
COTIZACIÓN
1. Definición del procedimiento:
Proceso de régimen de cotización para la adquisición de bienes y servicios según el
artículo 38, de la Ley de Contrataciones del Estado, decreto 57-92, con su
reglamento, acuerdo gubernativo 1056-92.
2. Objetivo del Procedimiento:
Cumplir con los procedimientos legales y normas establecidas en la Ley de
Contrataciones del Estado.
3. Normas del Procedimiento:
Constatar que se cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 38, de la Ley
de Contrataciones del Estado.
Garantizar que se cumpla el procedimiento de cotización, según el artículo 39, de la
Ley de Contrataciones del Estado.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 21 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Administrativa
Procedimiento
Cotización
DA/dc/ucg(lc)-04
Paso a
seguir
Responsable Actividad
1 Unidad solicitante Solicita producto a través de pedido de compra realizado en
sistema de proveeduría, detallando claramente las
especificaciones del bien o servicio a adquirir.
Firmado por: solicitante y jefe inmediato, detallando el numero
de ID de la persona que se hará responsable del bien, si fuere
inventariable.
2 Departamento
Bodega General
Recibe pedido de compra y verifica:
1. Si no hay producto, pone el sello de "No existencia" y le
indica al solicitante que lo lleve al departamento de compras.
2. Si hay producto, solicita la requisición correspondiente.
3 Departamento de Compras/
Recepcionista
Recibe pedido de compra, lo registra en el libro de control y lo
traslada al Gerente de compras.
4 Gerencia de Compras Recibe pedido de compra y lo traslada para análisis del
Director Administrativo.
5 Dirección Administrativa Recibe el pedido de compra:
Si lo autoriza, lo devuelve firmado al Gerente de compras.
Si lo rechaza, lo devuelve con observaciones necesarias.
6 Gerencia de Compras Recibe pedido de compra:
1. Si es autorizado, lo traslada a la recepcionista para que lo
envíe a Dirección General.
2. Si es rechazado, se comunica con unidad solicitante para
hacer las aclaraciones correspondientes.
7 Departamento de Compras/
Recepcionista
Recibe pedido de compra autorizado y lo envía para
aprobación del Director General.
8 Dirección General Recibe pedido de compra, revisa:
Si es autorizado, lo firma.
Si es rechazado, deja constancia en el mismo.
En ambos casos, lo devuelve al departamento de compras.
9 Departamento de Compras/
Recepcionista
Recibe pedido de compra:
1. Si es autorizado, lo traslada al Gerente de Compras.
2. Si es rechazado, se comunica con unidad solicitante para
hacer las aclaraciones correspondientes.
10 Gerencia de Compras Recibe el pedido autorizado, analiza y -de acuerdo al monto
estimado- se designa el método de compra que se utilizará:
1. Si la cantidad sobrepasa los Q.90,000 y no excede los
Q.900,000, se realizará un evento de cotización.
Si fuere evento de cotización, se pide a la unidad solicitante,
listar por escrito, las especificaciones técnicas del bien o
servicio a adquirir, en un plazo no mayor de cinco días.
Entrega a la unidad de compras globales (licitación y
cotización) para la elaboración del proceso correspondiente.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 22 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
11 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe el pedido de compra autorizado.
Realiza el proyecto de bases de cotización.
Traslada proyecto en formato digital a asesoría de
Presidencia para su revisión.
12 Asesoría de Presidencia Recibe el proyecto de bases de cotización en digital.
Revisa si el contenido esta correcto.
Si autoriza, traslada proyecto en formato digital a unidad de
compras globales (licitación y cotización), y envía una copia
para conocimiento a Dirección Administrativa, Gerencia de
compras y asesoría jurídica.
13 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe el proyecto de bases de cotización en digital.
Si es rechazado, se realizan las correcciones
correspondientes.
Si es autorizado, se publica en el portal de
GUATECOMPRAS, para revisión pública por un espacio de
cinco días calendarios.
Si hubieran observaciones o sugerencias de los aspectos
técnicos y/o legales, se hacen las aclaraciones o las
correcciones que fueran procedentes en coordinación con el
Gerente de compras.
Concluido el plazo de publicación del proyecto de bases, se
integra el expediente con los siguientes documentos:
1. Pedido de compra.
2. Bases de cotización.
3. Especificaciones técnicas.
4. Especificaciones generales.
14 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Atendiendo el articulo no. 3 de la Ley de Contrataciones del
Estado, de igual manera lo regulado en el decreto no. 54-2010
Ley de Presupuesto se solicita por medio de oficio al Director
Financiero la disponibilidad presupuestaria según el renglón
de gasto afectado.
15 Dirección Financiera Recibe oficio.
Prepara y envía información solicitada
Traslada.
16 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe la notificación del Director Financiero la analiza e
interpreta y de existir alguna duda realiza las consultas
necesarias a donde corresponda para resolverlas y aclararlas.
18 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Una vez las bases fueron revisadas por el Gerente de
compras, las mismas se envían a asesoría jurídica y unidad
correspondiente para su revisión final y de existir observancia
estas serán atendidas a la brevedad posible.
19 Asesoría Jurídica y Unidad
correspondiente
Recibe proyecto de bases de cotización.
Revisa y realiza las observaciones correspondientes.
Traslada a unidad de compras globales (licitación y
cotización).
20 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe proyecto de bases de cotización.
Atiende las observaciones y solicita por medio de oficio con
visto bueno del Director Administrativo el dictamen técnico y
proyecto de contrato a donde correspondan.
Traslada.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 23 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
21 Asesoría Jurídica y Unidad
correspondiente
Recibe oficio.
Emiten los dictámenes y modelo de contrato solicitados y los
remiten a unidad de compras globales (licitación y
cotización).
22 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe los dictámenes y modelo de contrato y los integra al
expediente.
Emite oficio dirigido a Presidencia en donde solicita la
aprobación de documentos y nombramiento de la junta de
cotización correspondiente, firmado por el Director
Administrativo con vo.bo. del Director General.
23 Presidencia Recibe expediente.
1. Si todo está correcto, emite resolución donde se aprueba
bases de cotización y junta de cotización.
2. Si es rechazado, regresa expediente para sus correcciones o
se anula el proceso de cotización.
En ambos casos, remite a Director General.
24 Dirección General Recibe expediente y traslada a Director Administrativo.
25 Dirección Administrativa Recibe expediente y traslada a Gerente de compras.
26 Gerencia de Compras Recibe expediente y traslada a unidad de compras globales
(licitación y cotización).
27 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe expediente y escanea los siguientes documentos:
1. Pedido de compra,
2. Bases de cotización,
3. Dictamen técnico,
4. Dictamen jurídico,
5. Proyecto de contrato,
6. Invitación a ofertar,
7. Resolución de aprobación de bases,
8. Formulario de cotización y
9. Especificaciones técnicas.
Sube al Portal de GUATECOMPRAS.
Informa al Gerente de compras para que autorice o no la
publicación.
28 Gerencia de Compras Revisa el contenido de la publicación en GUATECOMPRAS,
si todo está correcto, la autoriza en el sistema, a través de su
clave de usuario padre y la imprime, para que, dentro de los
ocho días calendarios, se puedan recibir las ofertas. La
documentación la traslada a la unidad de compras globales
(licitación y cotización).
Si no, solicita las correcciones correspondientes.
29 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe la publicación impresa y la adjunta al expediente.
Prepara el memorándum de convocatoria a los integrantes de
la junta de cotización para firma del Gerente de compras.
30 Gerencia de Compras Recibe memorándum lo firma y lo traslada a la unidad.
31 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Recibe el memorándum firmado y notifica personalmente a los
integrantes de la junta de cotización, adjuntando copia de la
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 24 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Cotización) resolución y las bases de cotización.
32 Integrantes de Junta de
Cotización
Recibe notificación para el día, hora y lugar señalados para la
recepción de las plicas correspondientes.
33 Integrantes de Junta de
Cotización
Llegado el día y hora señalados, se integran para la recepción
de ofertas.
Pasados los treinta (30) minutos establecidos en ley, se
reúnen y abren las plicas de las ofertas recibidas.
Elabora el acta de recepción y apertura de plicas y envía a la
unidad de compras globales (licitación y cotización).
34 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe en formato digital el acta e imprime en hojas movibles
autorizados por la Contraloría General de Cuentas y
membrete del Congreso de la República, para su publicación
en GUATECOMPRAS, a más tardar el día siguiente de la
recepción de las ofertas.
Traslada la copia del acta y publicación original a los
integrantes de la junta de cotización, para su integración al
expediente.
35 Integrantes de Junta de
Cotización
Recibe copia del acta y publicación original.
Atendiendo el articulo no. 3 de la Ley de Contrataciones del
Estado, de igual manera lo regulado en el decreto no. 54-2010
Ley de Presupuesto se solicita por medio de oficio al Director
Financiero la disponibilidad presupuestaria según el renglón
de gasto afectado.
Traslada.
36 Director Financiero Recibe oficio.
Prepara y envía información solicitada
Traslada.
37 Integrantes Junta de
Cotización
Recibe la notificación del Director Financiero la analiza e
interpreta y de existir alguna duda realiza las consultas
necesarias a donde corresponda para resolverlas y aclararlas.
38 Integrantes Junta de
Cotización
Analiza y califica, considerando los intereses del Congreso de
la República. Si lo establecen las bases, la adjudicación se
puede realizar de forma parcial y/o total, elaborando los
cuadros de calificación que respalde su decisión.
Al adjudicar, se elabora el acta respectiva y se envía en
formato digital a la unidad de compras globales (licitación y
cotización).
39 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe en formato digital el acta de adjudicación e imprime en
hojas movibles autorizadas por la Contraloría General de
Cuentas y membrete del Congreso de la República, para su
publicación en GUATECOMPRAS.
Traslada la copia del acta y publicación original a los
integrantes de la junta de cotización, para su integración al
expediente.
40 Integrantes de Junta de
Cotización
Recibe los documentos e integra al expediente.
Rubrica y folea todas las páginas que conforman el
expediente y envía a Director Administrativo.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 25 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
41 Dirección Administrativa Recibe el expediente y traslada a la unidad de compras
globales (licitación y cotización).
42 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe el expediente y lo revisa.
Emite oficio dirigido al Presidente, con firma del Director
Administrativo y vo.bo. del Director General, solicitando la
aprobación o improbación de lo actuado por los Integrantes de
la junta de cotización.
43 Presidencia Recibe oficio y expediente para su revisión.
Emite resolución para su aprobación o improbación de lo
actuado por los integrantes de la junta de cotización y lo
devuelve al Director General.
44 Dirección
General
Recibe expediente y traslada para continuar con el trámite.
45 Dirección Administrativa Recibe expediente y traslada a unidad de compras globales
(licitación y cotización).
46 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe el expediente con la resolución, escanea y lo pública
en el portal de GUATECOMPRAS.
1. Si no se aprueba y se instruye en la resolución una nueva
revisión, se traslada el expediente a los integrantes de la
junta de cotización.
2. Si no se aprueba lo actuado por inconveniencia del
Congreso, se declara anulado el proceso.
47 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Traslada expediente a asesoría jurídica para elaborar el
contrato administrativo al (los) adjudicatario (s).
48 Asesoría Jurídica Recibe expediente y elabora contrato administrativo.
Traslada.
49 Dirección Administrativa Recibe contrato y traslada a la unidad de compras globales
(licitación y cotización) para solicitar firma del (los)
adjudicatario (s).
50 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe el contrato y cita al (los) adjudicatario (s) para la
revisión y firma del mismo.
1. Si es firmado, se emite oficio con autorización del Director
Administrativo para solicitar firma del representante legal del
Congreso (Director General).
2. Si no es firmado por el (los) adjudicatario (s), se devuelve a
asesoría jurídica para las correcciones pertinentes.
51 Dirección General Recibe el contrato administrativo para su revisión y firma.
1. Si lo firma, lo traslada a Junta Directiva del Congreso de la
República para someterlo a su aprobación.
2. Si no lo firma y existieran observaciones, lo devuelve a
asesoría jurídica para las correcciones pertinentes.
52 Junta Directiva Recibe el contrato administrativo y revisa:
Emite certificación donde establece la aprobación o
improbación y traslada.
53 Dirección General Recibe certificación y traslada a Director Administrativo.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 26 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
54 Dirección Administrativa Recibe certificación y traslada a unidad de compras globales
(licitación y cotización).
55 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe la certificación y juntamente con el contrato lo escanea
y publica en GUATECOMPRAS.
Emite oficio con firma del Director Administrativo y vo.bo. del
Director General, donde propone a los integrantes de la junta
receptora y solicita su aprobación.
56 Presidencia Recibe el oficio y emite resolución para el nombramiento de la
junta receptora.
Devuelve a Director General.
57 Dirección General Recibe la resolución y traslada a Director Administrativo.
58 Dirección Administrativa Recibe la resolución y traslada a unidad de compras globales
(licitación y cotización).
59 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe la resolución y emite memorándum firmado por el
Gerente de compras para convocar a la junta receptora.
60 Junta Receptora Recibe la convocatoria y se apersona para el día, hora y lugar
señalados para la recepción del bien y/o servicio:
Emite acta de recepción, para ambos casos:
1. Si se recibe a entera satisfacción, el representante legal de la
entidad proveedora firma conjuntamente con la junta de
recepción.
2. Continúa con el paso 58.
3. Si no se recibe, se prorroga la recepción.
Traslada en formato digital a la unidad de compras globales
(licitación y cotización).
61 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Imprime el acta de recepción en hojas movibles autorizados
por la Contraloría General de Cuentas y membrete del
Congreso de la República y traslada al analista que se
encarga de darle trámite de pago.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 27 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE COTIZACIÓN
1/5
GERENCIA
COMPRAS
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN
GENERAL
DEPARTAMENTO
BODEGA
GENERAL
DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
RECEPCIONISTA
UNIDAD
SOLICITANTE
DA/dc/ucg(lc)-04
INICIO
· SOLICITA PRODUCTO
A TRAVES DE
PEDIDO DE COMPRA.
· FIRMA SOLICITANTE
Y JEFE INMEDIATO.
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA Y VERIFICA:
· SI NO HAY
PRODUCTO, PONE
SELLO DE NO EXIS-
TENCIA E INDICA A
SOLICITANTE LLE-
VARLO AL DEPTO. DE
COMPRAS.
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA.
· LO REGISTRA.
· TRASLADA.
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA.
· TRASLADA PARA
ANALISIS DE
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO.
OBJECIÓN?
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA FIRMADO.
· TRASLADA A
RECEPCIONISTA
PARA CONTINUAR
CON TRAMITE.
NO
RECIBE PEDIDO DE
COMPRA CON
OBSERVACIONES.
SI
HACE
ACLARACIONES
CORRESPONDIEN-
TES.
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA
AUTORIZADO.
· REMITE PARA
APROBACION.
OBJECIÓN?
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA FIRMADO.
· TRASLADA PARA
CONTINUAR TRÁMITE.
NO
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA RECHAZA-
DO, CONTENIENDO
LAS RAZONES DE LA
DECISIÓN.
SICOMUNICA DECISIÓN
TOMADA.
·RECIBE PEDIDO DE
COMPRA
AUTORIZADO.
·ANALIZA MÉTODO
DE COMPRA.
·SOLICITA
ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS.
·TRASLADA.LISTA POR ESCRITO
ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS DE BIEN O
SERVICIO A ADQUI-
RIR, EN UN PLAZO
NO MAYOR DE CINCO
DÍAS.
A)
1
FIN
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 28 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE COTIZACIÓN
2/5
PRESIDENCIADIRECCIÓN
GENERAL
ASESORÍA JURÍDICA Y
UNIDAD
CORRESPONDIENTE
DIRECCIÓN
FINANCIERA
ASESORÍA DE
PRESIDENCIA
UNIDAD DE COMPRAS
GLOBALES (LICITACIÓN Y
COTIZACIÓN)
1
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA AUTORIZADO.
· REALIZA PROYECTO DE
BASES DE COTIZACION.
· TRASLADA EN DIGITAL
PARA SU REVISIÓN.
RECIBE
PROYECTO
DE BASES DE
COTIZACIÓN.
OBJECIÓN?
REALIZA CORRECCIONES
RESPECTIVAS.SI
· RECIBE PROYECTO EN
FORMATO DIGITAL.
· PUBLICA EN PORTAL DE
GUATECOMPRAS.
· ESPERA REVISIÓN
PÚBLICA POR CINCO DÍAS
CALENDARIO PARA
RESPUESTAS
ACLARACIONES EN
COORDINACIÓN CON
GERENTE DE COMPRAS.
· SE INTEGRA EXPEDIENTE
CON DOCS. EN PASO 13.
NO
REVISADAS LAS BASES
POR EL GERENTE DE
COMPRAS SE ENVÍAN A
ASESORÍA JURÍDICA PARA
REVISIÓN FINAL.
· RECIBE DICTAMENES Y
MODELO DE CONTRATO.
· INTEGRA A EXPEDIENTE.
· EMITE OFICIO PARA
APROBACIÓN DE
DOCUMENTOS Y
NOMBRAMIENTO DE LOS
INTEGRANTES DE LA
JUNTA DE COTIZACIÓN
CON FIRMA DE DIRECTOR
ADMINSITRATIVO Y Vo.
Bo. DE DIRECTOR
GENERAL.
· TRASLADA.
RECIBE EXPEDIENTE
RECHAZADO PARA
CORRECCIONES Y/O
ANULA PROCESO DE
COTIZACION.
SI
· RECIBE EXPEDIENTE
CON RESOLUCIÓN,
DONDE APRUEBA
BASES DE
COTIZACIÓN Y JUNTA
DE COTIZACIÓN.
· TRASLADA.
NO
DA/dc/ucg(lc)-04
RECIBE
EXPEDIENTE.
OBJECIÓN?
· RECIBE OFICIO.
· EMITE
DICTÁMENES Y
MODELO DE
CONTRATO.
· REMITE.
· RECIBE PROYECTO
DE BASES DE
COTIZACIÓN.
· REVISA Y REALIZA
LAS OBSERVACIONES
CORRESPONDIENTES
· TRASLADA.
· RECIBE PROYECTO DE
BASES DE COTIZACIÓN.
· ATIENDE LAS
OBSERVACIONES Y
SOLICITA POR MEDIO DE
OFICIO EL DICTAMEN
TÉCNICO Y PROYECTO
DE CONTRATO.
· RECIBE OFICIO.
· PREPARA Y ENVÍA
INFORMACIÓN
SOLICITADA.
· TRASLADA
· RECIBE NOTIFICACIÓN,
LA ANALIZA E
INTERPRETA, DE EXISTIR
DUDA REALIZA LAS
CONSULTAS A DONDE
CORRESPONDA PARA
ACLARACIÓN.
1
1
· BASADO EN LEY
SOLICITA POR MEDIO DE
OFICIO A DIRECTOR
FINANCIERO LA
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA
SEGÚN EL RENGLÓN DE
GASTO AFECTADO.
· TRASLADA.
2
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 29 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE COTIZACIÓN
3/5
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN
FINANCIERA
INTEGRANTES
JUNTA DE
COTIZACIÓN
GERENCIA
COMPRAS
UNIDAD DE
COMPRAS GLOBALES
(LICITACIÓN Y
COTIZACIÓN)
GERENCIA
COMPRAS
· RECIBE
EXPEDIENTE.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· ESCANEA DOCUMENTOS DETA-
LLADOS EN PASO 27.
· SUBE A PORTAL DE
GUATECOMPRAS.
· INFORMA A GERENTE DE COM-
PRAS PARA SU AUTORIZACIÓN.
REVISA CONTE-
NIDO DE PUBLICACIÓN
EN GUATECOMPRAS.
OBJECIÓN?
REALIZA CORRECCIONES
CORRESPONDIENTES.SI
· RECIBE INFORMACIÓN DE
AUTORIZACIÓN EN SISTEMA, A
TRAVÉS DE CLAVE DE USUARIO
PADRE DE GERENCIA DE
COMPRAS.
· RECIBE IMPRESIÓN DE DOCU-
MENTOS Y ADJUNTA A
EXPEDIENTE.
· ESPERA OCHO DÍAS CALENDA-
RIOS PARA RECIBIR OFERTAS.
· PREPARA MEMO DE
CONVOCATORIA A
INTEGRANTES DE JUNTA DE
COTIZACIÓN Y TRASLADA PARA
FIRMA.
NO
RECIBE MEMORANDUM, LO
FIRMA Y TRASLADA A
UNIDAD DE COMPRAS
GLOBALES (LICITACIÓN Y
COTIZACIÓN.· RECIBE MEMORANDUM
FIRMADO.
· NOTIFICA PERSONALMENTE A
INTEGRANTES DE JUNTA DE
COTIZACIÓN, ADJUNTANDO
COPIA DE RESOLUCIÓN Y BASES
DE COTIZACIÓN.
RECIBE NOTIFICACIÓN
PARA EL DIA, HORA Y
LUGAR SEÑALADOS PARA
RECEPCIÓN DE PLICAS.
· LLEGADO EL TIEMPO
SEÑALADO, SE INTEGRAN
PARA RECEPCIÓN DE
OFERTAS.
· PASADOS TREINTA
MINUTOS ESTABLECIDOS
EN LEY, SE REUNEN Y
ABREN LAS PLICAS DE
LAS OFERTAS RECIBIDAS.
· ELABORA ACTA DE
RECEPCIÓN Y APERTURA
DE PLICAS Y ENVÍA EN
FORMATO DIGITAL A
UNIDAD DE COMPRAS
GLOBALES (LICITACIÓN Y
COTIZACIÓN.
· RECIBE ACTA EN FORMATO
DIGITAL E IMPRIME EN HOJAS
AUTORIZADAS POR
CONTRALORÍA DE CUENTAS Y
MEMBRETE DEL CONGRESO,
· PUBLICA EN GUATECOMPRAS, A
MAS TARDAR EL DIA SIGUIENTE
DE LA RECEPCIÓN DE OFERTAS.
· TRASLADA COPIA DE ACTA Y
PUBLICACIÓN ORIGINAL.
· ANALIZA Y CALIFICA. LA
ADJUDICACIÓN PUEDE
REALIZARSE DE FORMA
PARCIAL, SI LAS BASES LO
ESTABLECEN.
· AL ADJUDICAR, ELABORA
ACTA RESPECTIVA Y
ENVÍA EN FORMATO
DIGITAL A UNIDAD DE
COMPRAS GLOBALES.
· RECIBE EN FORMATO DIGITAL
ACTA DE ADJUDICACIÓN.
· IMPRIME EN HOJAS MOVIBLES
AUTORIZADAS POR
CONTRALORÍA GENERAL DE
CUENTAS Y MEMBRETE DEL
CONGRESO.
· PUBLICA EN GUATECOMPRAS.
· TRASLADA COPIA DE ACTA Y
PUBLICACIÓN ORIGINAL.
· RECIBE COPIA DE ACTA Y
PUBLICACIÓN ORIGINAL E
INTEGRA AL EXPEDIENTE.
· RUBRICA Y FOLEA TODAS
LAS PÁGINAS DEL
EXPEDIENTE.
· TRASLADA.
3
DA/dc/ucg(lc)-04
3
· RECIBE COPIA DE ACTA Y
PUBLICACIÓN ORIGINAL.
· BASADO EN LEY SOLICITA
POR MEDIO DE OFICIO A
DIRECTOR FINANCIERO LA
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA SEGÚN
EL RENGLÓN DE GASTO
AFECTADO.
· TRASLADA.
· RECIBE OFICIO.
· PREPARA Y ENVÍA
INFORMACIÓN
SOLICITADA.
· TRASLADA
· RECIBE NOTIFICACIÓN, LA
ANALIZA E INTERPRETA,
DE EXISTIR DUDA REALIZA
LAS CONSULTAS A DONDE
CORRESPONDA PARA
ACLARACIÓN.
· RECIBE
EXPEDIENTE.
· TRASLADA.
2
2
3
2
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 30 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE COTIZACIÓN
4/5
ASESORÍA
JURÍDICAADJUDICATARIO (S)
DIRECCIÓN
GENERALPRESIDENCIA
UNIDAD DE
COMPRAS GLOBALES
(LICITACIÓN Y
COTIZACIÓN)
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
3
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA A UNIDAD DE
COMPRAS GLOBALES
(LICITACIÓN Y
COTIZACIÓN) PARA SU
REVISIÓN.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· REVISA.
· EMITE OFICIO CON
FIRMA DE DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
Vo.Bo. DE DIRECTOR
GENERAL, SOLICITANDO
APROBACIÓN O
IMPROBACIÓN DE LO
ACTUADO POR LOS
INTEGRANTES DE LA
JUNTA DE COTIZACIÓN.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON RESOLUCIÓN DE
APROBACIÓN O
IMPROBACIÓN.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA A UNIDAD DE
COMPRAS GLOBALES
(LICITACIÓN Y
COTIZACIÓN).
RECIBE EXPEDIENTE Y RE-
SOLUCIÓN, ESCANEA Y LO
PUBLICA EN
GUATECOMPRAS.
1. SI NO SE APRUEBA, SE
TRASLADA A LOS
INTEGRANTES DE LA
JUNTA DE COTIZACIÓN
PARA NUEVA REVISIÓN.
2. SI NO SE APRUEBA LO
ACTUADO POR
INCONVENIENCIA DEL
CONGRESO, SE ANULA
PROCESO.
RECIBE
OFICIO Y
EXPEDIENTE PARA SU
REVISIÓN.
OBJECIÓN? EMITE
RESOLUCIÓN
· TRASLADA EXPEDIENTE
A ASESORÍA JURÍDICA
PARA ELABORACIÓN DE
CONTRATO ADMINISTRA-
TIVO AL (LOS)
ADJUDICATARIO (S).
· RECIBE CONTRATO
ADMINISTRATIVO.
· TRASLADA A UNIDAD DE
COMPRAS GLOBALES
(LICITACIÓN Y
COTIZACIÓN).
· RECIBE CONTRATO
ADMINISTRATIVO.
· CITA A ADJUDICATARIO
(S) PARA REVISIÓN Y
FIRMA DEL MISMO.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· ELABORA CONTRATO
ADMINISTRATIVO.
· TRASLADA.
OBJECIÓN EN
FIRMA DE
CONTRATO?
RECIBE CONTRATO.
ACEPTADO?
REALIZA CORRECCIONES
CORRESPONDIENTES.NO
RECIBE
CONTRATO.
LO FIRMA?
SIREALIZA CORRECCIONES
CORRESPONDIENTES.NO
4
DA/dc/ucg(lc)-04
SI
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 31 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE COTIZACIÓN
5/5
PRESIDENCIA
UNIDAD DE
EVENTOS DE
COMPRAS GLOBALES
JUNTA
RECEPTORA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN
GENERAL
JUNTA
DIRECTIVA
4
RECIBE
CONTRATO.
OBJECIÓN? EMITE
CERTIFICACIÓN.
· RECIBE CERTIFICACIÓN.
· TRASLADA.
· RECIBE CERTIFICACION.
· TRASLADA.
1. RECIBE CERTIFICACION
Y JUNTO CON CONTRA-
TO, SE ESCANEAN.
2. PUBLICA EN
GUATECOMPRAS.
3. EMITE OFICIO CON
FIRMA DE DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y Vo.
Bo. DE DIRECTOR
GENERAL, PROPONIEN-
DO A INTEGRANTES DE
COMISIÓN RECEPTORA
Y SOLICITA SU
APROBACIÓN.
· RECIBE OFICIO.
· EMITE RESOLUCIÓN
PARA NOMBRAMIENTO
DE COMISIÓN
RECEPTORA.
· TRASLADA.
· RECIBE RESOLUCIÓN.
· TRASLADA.
· RECIBE RESOLUCIÓN.
· TRASLADA.
· RECIBE RESOLUCIÓN.
· EMITE MEMORANDUM
FIRMADO POR GERENTE
DE COMPRAS PARA
CONVOCAR A COMISIÓN
RECEPTORA.
· RECIBE CONVOCATORIA.
· SE APERSONA EL DIA.
HORA Y LUGAR
SEÑALADOS PARA LA
RECEPCIÓN DEL BIEN Y/O
SERVICIO.
· EMITE ACTA DE
RECEPCION EN DOS
CASOS:
1. SI SE RECIBE A ENTERA
SATISFACCIÓN.
2. NO SE RECIBE Y SE
PRORROGA LA
RECEPCIÓN.
· TRASLADA EN FORMATO
DIGITAL A UNIDAD DE
EVENTOS DE COMPRAS
GLOBALES.
· IMPRIME ACTA DE
RECEPCIÓN EN HOJAS
MOVIBLES AUTORIZADOS
POR CONTRALORÍA
GENERAL DE CUENTAS Y
MEMBRETE DEL
CONGRESO.
· TRASLADA A ANALISTA
PARA TRÁMITE DE PAGO.
FIN
DA/dc/ucg(lc)-04
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 32 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
.
LICITACIÓN
1. Definición del procedimiento:
Proceso de régimen de licitación para la adquisición de bienes y servicios según el
artículo 38, de la Ley de Contrataciones del Estado, decreto 57-92, con su
reglamento, acuerdo gubernativo 1056-92.
2. Objetivo del Procedimiento:
Cumplir con los procedimientos legales y normas establecidas en la Ley de
Contrataciones del Estado.
3. Normas del Procedimiento:
Elaborar los documentos de licitación, según el artículo 18 de la Ley de
Contrataciones del Estado.
Garantizar que se cumplan los requisitos de las bases de licitación según el artículo
19 de la Ley de Contrataciones del Estado.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 33 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Administrativa Procedimiento
Licitación
DA/dc/ucg(lc)-05
Pasos a
seguir
Responsable Actividad
1 Unidad solicitante Solicita producto a través de pedido de compra realizado en
sistema de proveeduría, detallando claramente las
especificaciones del bien o servicio a adquirir.
Firmado por: solicitante y jefe inmediato, detallando el número
de ID de la persona que se hará responsable del bien, si fuere
inventariable.
2 Departamento
Bodega General
Recibe pedido de compra y verifica:
1. Si no hay producto, pone el sello de "No existencia" y le indica
al solicitante que lo lleve al departamento de compras.
2. Si hay producto, solicita la requisición correspondiente.
3 Departamento de Compras/
Recepcionista
Recibe pedido de compra, lo registra en el libro de control y lo
traslada al Gerente de compras.
4 Gerencia de Compras Recibe pedido de compra y lo traslada para análisis del
Director Administrativo.
5 Dirección Administrativa Recibe el pedido de compra:
Si lo autoriza, lo devuelve firmado al Gerente de compras.
Si lo rechaza, lo devuelve con observaciones necesarias.
6 Gerencia de Compras Recibe pedido de compra:
1. Si es autorizado, lo traslada a la recepcionista para que lo
envíe a Dirección General.
2. Si es rechazado, se comunica con la unidad solicitante para
hacer las aclaraciones correspondientes.
7 Departamento de Compras/
Recepcionista
Recibe pedido de compra autorizado y lo envía para
aprobación del Director General.
8 Dirección General Recibe pedido de compra, revisa:
Si es autorizado, lo firma.
Si es rechazado, deja constancia en el mismo.
En ambos casos, lo devuelve al departamento de compras.
9 Departamento Compras/
Recepcionista
Recibe pedido de compra:
1. Si es autorizado, lo traslada al Gerente de compras.
2. Si es rechazado, se comunica con unidad solicitante para
hacer las aclaraciones correspondientes.
10 Gerencia de Compras Recibe el pedido autorizado, analiza y -de acuerdo al monto
estimado- se designa el método de compra que se utilizará:
1. Si la cantidad sobrepasa los Q.900,000, se realiza un evento
de licitación.
Si fuere evento de licitación, se pide a la unidad solicitante,
listar por escrito, las especificaciones técnicas del bien o
servicio a adquirir, en un plazo no mayor de cinco días.
Entrega a la unidad de compras globales (licitación y
cotización) para la elaboración del proceso correspondiente.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 34 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
11 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe el pedido de compra autorizado.
Realiza el proyecto de bases de licitación.
Traslada proyecto en formato digital a asesoría de
Presidencia para su revisión.
12 Asesoría de Presidencia Recibe el proyecto de bases de licitación en digital.
Revisa si el contenido está correcto.
Si autoriza, traslada proyecto en formato digital a unidad de
compras globales (licitación y cotización), y envía una copia
para conocimiento a Dirección Administrativa, Gerencia de
Compras y asesoría jurídica.
13 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe el proyecto de bases de licitación en digital.
Si es rechazado, se realizan las correcciones
correspondientes.
Si es autorizado, se publica en el portal de GUATECOMPRAS,
para revisión pública por un espacio de cinco días calendarios.
Si hubieran observaciones o sugerencias de los aspectos
técnicos y/o legales, se hacen las aclaraciones o las
correcciones que fueran procedentes en coordinación con el
Gerente de compras.
Concluido el plazo de publicación del proyecto de bases, se
integra el expediente con los siguientes documentos:
1. Pedido de compra.
2. Bases de licitación.
3. Especificaciones técnicas.
4. Especificaciones generales.
14 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Atendiendo el articulo no. 3 de la Ley de Contrataciones del
Estado, de igual manera lo regulado en el decreto no. 54-2010
Ley de Presupuesto se solicita por medio de oficio al Director
Financiero la disponibilidad presupuestaria según el renglón de
gasto afectado.
15 Dirección Financiera Recibe oficio.
Prepara y envía información solicitada
Traslada.
16 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe la notificación del Director Financiero la analiza e
interpreta y de existir alguna duda realiza las consultas
necesarias a donde corresponda para resolverlas y aclararlas.
17 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Una vez las bases fueron revisadas por el Gerente de
compras, las mismas se envían a asesoría jurídica y unidad
correspondiente para su revisión final y de existir observancia
estas serán atendidas a la brevedad posible.
18 Asesoría Jurídica y Unidad
correspondiente
Recibe proyecto de bases de licitación.
Revisa y realiza las observaciones correspondientes.
Traslada a unidad de compras globales (licitación y
cotización).
19 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe proyecto de bases de licitación.
Atiende las observaciones y solicita por medio de oficio con
visto bueno del Director Administrativo el dictamen técnico y
proyecto de contrato a donde correspondan.
Traslada.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 35 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
20 Asesoría Jurídica y Unidad
correspondiente
Recibe oficio.
Emiten los dictámenes y modelo de contrato solicitados y los
remiten a unidad de compras globales (licitación y cotización).
21 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe los dictámenes y modelo de contrato y los integra al
expediente.
Emite oficio dirigido a Junta Directiva en donde solicita la
aprobación de documentos y nombramiento de los Integrantes
de la junta de licitación correspondiente, firmado por el
Director Administrativo con vo.bo. del Director General.
22 Junta Directiva Recibe expediente.
1. Si todo está correcto, emite certificación donde se aprueban
las bases de licitación y a los integrantes de la junta de
licitación.
2. Si es rechazado, regresa expediente para sus correcciones o
se anula el proceso de licitación.
En ambos casos, remite a Director General.
23 Dirección General Recibe expediente y traslada a Director Administrativo.
24 Dirección Administrativa Recibe expediente y traslada a Gerente de compras.
25 Gerencia de Compras Recibe expediente y traslada a unidad de compras globales
(licitación y cotización).
26 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe expediente y escanea los siguientes documentos:
1. Pedido de Compra,
2. Bases de licitación,
3. Dictamen técnico,
4. Dictamen jurídico,
5. Proyecto de contrato,
6. Invitación a ofertar,
7. Certificación de aprobación de bases,
8. Formulario de licitación y
9. Especificaciones técnicas.
Sube al Portal de GUATECOMPRAS.
Informa al Gerente de compras para que autorice o no la
publicación.
27 Gerencia de Compras Revisa el contenido de la publicación en GUATECOMPRAS,
si todo está correcto, la autoriza en el sistema, a través de su
clave de usuario padre y la imprime, para que, dentro de los
cuarenta días calendarios, se reciban las ofertas. La
documentación la traslada a la unidad de compras globales
(licitación y cotización).
Si no, solicita las correcciones correspondientes.
28 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe la publicación impresa y la adjunta al expediente.
Prepara el memorándum de convocatoria a los integrantes de
la junta de licitación para firma del Gerente de compras.
Gestiona la publicación en el diario oficial del proceso de
licitación.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 36 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
29 Gerencia de Compras Recibe memorándum lo firma y lo traslada a la unidad.
30 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe el memorándum firmado y notifica personalmente a los
integrantes de la junta de licitación, adjuntando copia de la
certificación y las bases de licitación.
31 Integrantes de Junta de
Licitación
Recibe notificación para el día, hora y lugar señalados para la
recepción de las plicas correspondientes.
32 Integrantes de Junta de
Licitación
Llegado el día y hora señalados, se integran para la recepción
de ofertas.
Pasados los treinta (30) minutos establecidos en ley, se
reúnen y abren las plicas de las ofertas recibidas.
Elabora el acta de recepción y apertura de plicas y envía a la
unidad de compras globales (licitación y cotización) en
formato digital.
33 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe en formato digital el acta e imprime en hojas movibles
autorizados por la Contraloría General de Cuentas y
membrete del Congreso de la República, para su publicación
en GUATECOMPRAS, a más tardar el día siguiente de la
recepción de las ofertas.
Traslada la copia del acta y publicación original a los
integrantes de la junta de licitación para su integración al
expediente.
34 Integrantes de Junta de
Licitación
Recibe copia del acta y publicación original.
Atendiendo el articulo no. 3 de la Ley de Contrataciones del
Estado, de igual manera lo regulado en el decreto no. 54-2010
Ley de Presupuesto se solicita por medio de oficio al Director
Financiero la disponibilidad Presupuestaria según el renglón de
gasto afectado.
Traslada.
35 Director Financiero Recibe oficio.
Prepara y envía información solicitada
Traslada.
36 Integrantes de Junta de
Licitación
Recibe la notificación del Director Financiero la analiza e
interpreta y de existir alguna duda realiza las consultas
necesarias a donde corresponda para resolverlas y aclararlas.
37 Integrantes de Junta de
Licitación
Analiza y califica, considerando los intereses del Congreso de
la República.
Si lo establecen las bases, la adjudicación se puede realizar
de forma parcial y/o total, elaborando los cuadros de
calificación que respalde su decisión.
Al adjudicar, se elabora el acta respectiva y se envía en
formato digital a la unidad de compras globales (licitación y
cotización).
38 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe en formato digital el acta de adjudicación e imprime en
hojas movibles autorizados por la Contraloría General de
Cuentas y membrete del Congreso de la República, para su
publicación en GUATECOMPRAS.
Traslada la copia del acta y publicación original a los
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 37 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
integrantes de la junta de licitación para su integración al
expediente.
39 Integrantes de Junta de
Licitación
Recibe los documentos e integra al expediente.
Rubrica y folea todas las páginas que conforman el
expediente y envía a Director Administrativo.
40 Dirección Administrativa Recibe el expediente y traslada a la unidad de compras
globales (licitación y cotización) para su revisión.
41 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe el expediente y lo revisa.
Emite oficio dirigido a la Junta Directiva con firma del Director
Administrativo y vo.bo. del Director General, solicitando la
aprobación o improbación de lo actuado por los integrantes de
la junta de licitación.
42 Junta Directiva Recibe oficio y expediente para su revisión.
Emite certificación para su aprobación o improbación de lo
actuado por los integrantes de la junta de licitación y lo
devuelve a Director General.
43 Dirección
General
Recibe expediente y traslada para continuar con el trámite.
44 Dirección Administrativa Recibe expediente y traslada a unidad de compras globales
(licitación y cotización).
45 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe el expediente con la certificación, escanea y lo pública
en el portal de GUATECOMPRAS.
1. Si no se aprueba, se instruye en la certificación una nueva
revisión, se traslada el expediente a los integrantes de la junta
de licitación.
2. Si no se aprueba lo actuado por inconveniencia del Congreso,
se declara anulado el proceso.
46 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Traslada expediente a asesoría jurídica para elaborar el
contrato administrativo al (los) adjudicatario (s).
47 Asesoría Jurídica Recibe expediente y elabora contrato administrativo.
Traslada.
48 Dirección Administrativa Recibe contrato y traslada a la unidad de compras globales
(licitación y cotización) para solicitar la firma del (los)
adjudicatario (s).
49 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe el contrato y cita al (los) adjudicatario (s) para la
revisión y firma del mismo.
1. Si es firmado, se emite oficio con autorización del Director
Administrativo para solicitar firma del representante legal del
Congreso (Director General).
2. Si no es firmado por el (los) adjudicatario (s), se devuelve a
asesoría jurídica para las correcciones pertinentes.
50 Dirección General Recibe el contrato administrativo para su revisión y firma.
1. Si lo firma, lo traslada a Junta Directiva del Congreso de la
República para someterlo a su aprobación.
2. Si no lo firma y existieran observaciones, lo devuelve a
asesoría jurídica para las correcciones pertinentes.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 38 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
51 Junta Directiva Recibe el contrato administrativo y revisa:
Emite certificación donde establece la aprobación o
desaprobación y traslada.
52 Dirección General Recibe certificación y traslada a Director Administrativo.
53 Dirección Administrativa Recibe certificación y traslada a unidad de compras globales
(licitación y cotización).
54 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe la certificación y juntamente con el contrato lo escanea
y publica en GUATECOMPRAS.
Emite oficio con firma del Director Administrativo y vo.bo. del
Director General, donde propone a los integrantes de la junta
receptora y solicita su aprobación.
55 Junta Directiva Recibe el oficio y emite certificación para el nombramiento de
la junta receptora.
Devuelve a Director General.
56 Dirección General Recibe la certificación y traslada a Director Administrativo.
57 Dirección Administrativa Recibe la certificación y traslada a unidad de compras
globales (licitación y cotización).
58 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Recibe la certificación y emite memorándum firmado por el
Gerente de compras para convocar a la junta receptora.
59 Junta Receptora Recibe la convocatoria y se apersona para el día, hora y lugar
señalados para la recepción del bien y/o servicio:
Emite acta de recepción para ambos casos:
1. Si se recibe a entera, el representante legal de la entidad
proveedora firma conjuntamente con la junta de recepción.
Traslada en formato digital a la unidad de compras globales
(licitación y cotización).
60 Unidad de Compras
Globales (Licitación y
Cotización)
Imprime el acta de recepción en hojas movibles autorizados
por la Contraloría General de Cuentas y membrete del
Congreso de la República, y traslada al analista que se
encarga de darle trámite de pago.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 39 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN
1/5
DIRECCIÓN
GENERAL
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
GERENCIA
COMPRAS
DEPARTAMENTO
BODEGA
GENERAL
DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
RECEPCIONISTA
UNIDAD
SOLICITANTE
NO
SI
NO
SI
A)
1
· SOLICITA A TRAVES
DE PEDIDO DE
COMPRA.
· FIRMA SOLICITANTE
Y JEFE INMEDIATO.
COMUNICA DECISIÓN
TOMADA.
DA/dc/ucg(lc)-05
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA Y VERIFICA:
· SI NO HAY
PRODUCTO, PONE
SELLO DE NO EXIS-
TENCIA E INDICA A
SOLICITANTE LLE-
VARLO AL DEPTO. DE
COMPRAS.
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA.
· TRASLADA PARA
ANALISIS DE
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO.
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA FIRMADO.
· TRASLADA PARA
CONTINUAR TRÁMITE.
·RECIBE PEDIDO DE
COMPRA
AUTORIZADO.
·ANALIZA MÉTODO
DE COMPRA.
·SOLICITA
ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS.
·TRASLADA.
RECIBE PEDIDO DE
COMPRA CON
OBSERVACIONES.
OBJECIÓN?
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA FIRMADO.
· TRASLADA A
RECEPCIONISTA
PARA CONTINUAR
CON TRAMITE.
OBJECIÓN?
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA.
· LO REGISTRA.
· TRASLADA.
FIN
LISTA POR ESCRITO
ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS DE BIEN O
SERVICIO A ADQUI-
RIR, EN UN PLAZO
NO MAYOR DE CINCO
DÍAS.
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA
AUTORIZADO.
· REMITE PARA
APROBACION.
HACE
ACLARACIONES
CORRESPONDIEN-
TES.
FIN
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA RECHAZA-
DO, CONTENIENDO
LAS RAZONES DE LA
DECISIÓN.
INICIO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 40 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN
2/5
ASESORIA JURIDICA Y
UNIDAD
CORRESPONDIENTE
DIRECCIÓN
GENERAL
JUNTA
DIRECTIVA
DIRECCIÓN
FINANCIERA
ASESORÍA DE
PRESIDENCIA
UNIDAD DE COMPRAS
GLOBALES (LICITACIÓN Y
COTIZACIÓN)
SI
NO
SI
DA/dc/ucg(lc)-05
· RECIBE EXPEDIENTE
CON CERTIFICACION,
DONDE APRUEBA
BASES DE LICITACIÓN
Y A LOS INTEGRANTES
DE LA JUNTA DE
LICITACIÓN.
· TRASLADA.
· RECIBE PEDIDO DE
COMPRA AUTORIZADO.
· REALIZA PROYECTO DE
BASES DE LICITACION.
· TRASLADA PARA SU
REVISIÓN.
RECIBE
PROYECTO
DE BASES DE
LICITACIÓN.
OBJECIÓN?
· RECIBE DICTÁMENES Y
MODELO DE CONTRATO.
· INTEGRA A EXPEDIENTE.
· EMITE OFICIO PARA
APROBACIÓN DE
DOCUMENTOS Y
NOMBRAMIENTO DE
JUNTA DE LICITACIÓN
CON FIRMA DE
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y Vo.
Bo. DE DIRECTOR
GENERAL.
· TRASLADA.
· RECIBE PROYECTO EN
FORMATO DIGITAL.
· PUBLICA EN PORTAL DE
GUATECOMPRAS.
· ESPERA REVISIÓN
PÚBLICA POR CINCO DÍAS
CALENDARIOS PARA
RESPUESTAS O
ACLARACIONES, EN
COORDINACIÓN CON EL
GERENTE DE COMPRAS.
· INTEGRA EXPEDIENTE
CON DOCS. DEL PASO 13.
RECIBE
EXPEDIENTE.
OBJECIÓN?
1
REALIZA CORRECCIONES
RESPECTIVAS.
RECIBE EXPEDIENTE
RECHAZADO PARA
CORRECCIONES Y/O
ANULA PROCESO DE
LICITACION.
· RECIBE OFICIO.
· EMITE
DICTÁMENES Y
MODELO DE
CONTRATO.
· REMITE.
NO
· RECIBE PROYECTO DE
BASES DE LICITACIÓN.
· ATIENDE LAS
OBSERVACIONES Y
SOLICITA POR MEDIO DE
OFICIO EL DICTAMEN
TÉCNICO Y PROYECTO
DE CONTRATO.
REVISADAS LAS BASES
POR GERENTE DE
COMPRAS SE ENVÍAN A
ASESORÍA JURÍDICA
PARA REVISIÓN FINAL.
· RECIBE PROYECTO
DE BASES DE
LICITACIÓN.
· REVISA Y REALIZA
LAS OBSERVACIONES
CORRESPONDIENTES.
· TRASLADA A UNIDAD
DE EVENTOS DE
COMPRAS GLOBALES.
1
1
· BASADO EN LEY
SOLICITA POR MEDIO DE
OFICIO A DIRECTOR
FINANCIERO LA
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA
SEGÚN EL RENGLÓN DE
GASTO AFECTADO.
· TRASLADA.
· RECIBE OFICIO.
· PREPARA Y ENVÍA
INFORMACIÓN
SOLICITADA.
· TRASLADA
RECIBE NOTIFICACIÓN, LA
ANALIZA E INTERPRETA,
DE EXISTIR DUDA REALIZA
LAS CONSULTAS A DONDE
CORRESPONDA PARA
ACLARACIÓN.
2
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 41 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN
3/5
GERENCIA
COMPRAS
DIRECCIÓN
FINANCIERA
INTEGRANTES DE
JUNTA DE
LICITACIÓN
GERENCIA
COMPRAS
UNIDAD DE
COMPRAS GLOBALES
(LICITACIÓN Y COTIZACIÓN)
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
SI
NO
REVISA CONTE-
NIDO DE PUBLICACIÓN
EN GUATECOMPRAS.
OBJECIÓN?
DA/dc/ucg(lc)-05
· RECIBE ACTA DE MANERA
DIGITAL E IMPRIME EN HOJAS
AUTORIZADAS POR
CONTRALORÍA DE CUENTAS Y
MEMBRETE DEL CONGRESO,
· PUBLICA EN GUATECOMPRAS.
· TRASLADA COPIA DE ACTA Y
PUBLICACIÓN ORIGINAL.
· ANALIZA Y CALIFICA. LA
ADJUDICACION PUEDE
REALIZARSE DE FORMA
PARCIAL, SI LAS BASES LO
ESTABLECEN.
· AL ADJUDICAR, ELABORA
ACTA RESPECTIVA Y
ENVÍA EN FORMATO
DIGITAL A UNIDAD DE
EVENTOS DE COMPRAS
GLOBALES.
· RECIBE INFORMACIÓN DE
AUTORIZACIÓN EN SISTEMA, A
TRAVÉS DE CLAVE DE USUARIO
DE GERENCIA DE COMPRAS.
· RECIBE IMPRESIÓN DE DOCU-
MENTOS Y ADJUNTA A
EXPEDIENTE.
· ESPERA CUARENTA DÍAS
CALENDARIOS PARA RECIBIR
OFERTAS.
· PREPARA MEMORANDUM DE
CONVOCATORIA A INTEGRAN-
TES DE JUNTA DE LICITACIÓN Y
TRASLADA PARA FIRMA.
· GESTIONA PUBLICACIÓN EN
DIARIO OFICIAL.
RECIBE NOTIFICACIÓN
PARA EL DIA, HORA Y
LUGAR SEÑALADOS PARA
RECEPCIÓN DE PLICAS.
· RECIBE
EXPEDIENTE.
· TRASLADA.
· RECIBE COPIA DE ACTA Y
PUBLICACIÓN ORIGINAL E
INTEGRA AL EXPEDIENTE.
· RUBRICA Y FOLEA TODAS
LAS PÁGINAS DEL
EXPEDIENTE.
· TRASLADA.
REALIZA CORRECCIONES
CORRESPONDIENTES.
· RECIBE EN FORMATO DIGITAL
ACTA DE ADJUDICACIÓN.
· IMPRIME EN HOJAS MOVIBLES
AUTORIZADAS POR CONTRALO-
RÍA GENERAL DE CUENTAS Y
MEMBRETE DEL CONGRESO.
· PUBLICA EN GUATECOMPRAS.
· TRASLADA COPIA DE ACTA Y
PUBLICACIÓN ORIGINAL.
· RECIBE MEMORANDUM
FIRMADO.
· NOTIFICA PERSONALMENTE A
INTEGRANTES DE JUNTA DE
LICITACIÓN, ADJUNTANDO COPIA
DE CERTIFICACION Y BASES DE
LICITACIÓN.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· ESCANEA DOCUMENTOS DETA-
LLADOS EN PASO 24.
· SUBE A PORTAL DE
GUATECOMPRAS.
· INFORMA A GERENTE DE COM-
PRAS PARA SU AUTORIZACIÓN.
· LLEGADO EL TIEMPO
SEÑALADO, SE INTEGRAN
PARA RECEPCIÓN DE
OFERTAS.
· PASADOS TREINTA
MINUTOS ESTABLECIDOS
EN LEY, SE REUNEN PARA
ANALIZAR LAS OFERTAS
RECIBIDAS.
· ELABORA ACTA DE
RECEPCIÓN Y APERTURA
DE PLICAS Y ENVÍA EN
FORMATO DIGITAL A
UNIDAD DE EVENTOS DE
COMPRAS GLOBALES.
3
· RECIBE MEMORANDUM,
LO FIRMA Y TRASLADA A
UNIDAD DE EVENTOS DE
COMPRAS GLOBALES.
2
· RECIBE COPIA DE ACTA Y
PUBLICACIÓN ORIGINAL.
· BASADO EN LEY SOLICITA
POR MEDIO DE OFICIO A
DIRECTOR FINANCIERO LA
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA SEGÚN
EL RENGLÓN DE GASTO
AFECTADO.
· TRASLADA.
· RECIBE OFICIO.
· PREPARA Y ENVÍA
INFORMACIÓN
SOLICITADA.
· TRASLADA.
RECIBE NOTIFICACIÓN, LA
ANALIZA E INTERPRETA, DE
EXISTIR DUDA REALIZA LAS
CONSULTAS A DONDE
CORRESPONDA PARA
ACLARACIÓN.
· RECIBE
EXPEDIENTE.
· TRASLADA.
2
2
3
3
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 42 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN
4/5
ADJUDICATARIO (S)ASESORÍA
JURÍDICA
DIRECCIÓN
GENERAL
JUNTA
DIRECTIVA
UNIDAD DE
EVENTOS DE COMPRAS
GLOBALES
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
1
NO
SI NO
SI
RECIBE EXPEDIENTE Y
CERTIFICACIÓN, ESCANEA
Y LO PUBLICA EN
GUATECOMPRAS.
1. SI NO SE APRUEBA,
TRASLADA A LOS
INTEGRANTES DE LA
JUNTA DE LICITACIÓN
PARA NUEVA REVISIÓN.
2. SI NO SE APRUEBA LO
ACTUADO POR
INCONVENIENCIA DEL
CONGRESO, SE ANULA
PROCESO.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· ELABORA CONTRATO
ADMINISTRATIVO.
· TRASLADA.
RECIBE CONTRATO.
ACEPTADO?
OBJECIÓN EN
FIRMA DE
CONTRATO?
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA A UNIDAD DE
EVENTOS PARA SU
REVISIÓN.
REALIZA CORRECCIONES
CORRESPONDIENTES.
4
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA A UNIDAD DE
EVENTOS DE COMPRAS
GLOBALES.
3
· RECIBE CONTRATO
ADMINISTRATIVO.
· TRASLADA A UNIDAD DE
EVENTOS DE COMPRAS
GLOBALES.
TRASLADA EXPEDIENTE A
ASESORÍA JURÍDICA PARA
ELABORACIÓN DE
CONTRATO
ADMINISTRATIVO AL (LOS)
ADJUDICATARIO (S).
· RECIBE EXPEDIENTE.
· REVISA.
· EMITE OFICIO CON
FIRMA DE DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
Vo.Bo. DE DIRECTOR
GENERAL, SOLICITANDO
LA APROBACIÓN O
IMPROBACIÓN DE LO
ACTUADO POR LOS
INTEGRANTES DE LA
JUNTA DE LICITACIÓN.
· RECIBE CONTRATO
ADMINISTRATIVO.
· CITA A ADJUDICATARIO
(S) PARA REVISIÓN Y
FIRMA DEL MISMO.
DA/dc/ucg(lc)-05
RECIBE
CONTRATO.
LO FIRMA?
REALIZA CORRECCIONES
CORRESPONDIENTES.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON CERTIFICACIÓN DE
APROBACIÓN O
IMPROBACIÓN.
· TRASLADA.
RECIBE
OFICIO Y
EXPEDIENTE PARA SU
REVISIÓN.
OBJECIÓN? EMITE
CERTIFICACIÓN.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 43 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN
5/5
COMISIÓN
RECEPTORA
UNIDAD DE
EVENTOS DE
COMPRAS GLOBALES
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN
GENERAL
JUNTA
DIRECTIVA
· RECIBE CERTIFICACIÓN.
· EMITE MEMORANDUM
FIRMADO POR GERENTE
DE COMPRAS PARA
CONVOCAR A COMISIÓN
RECEPTORA.
· RECIBE CONVOCATORIA.
· SE APERSONA EL DIA.
HORA Y LUGAR
SEÑALADOS PARA LA
RECEPCIÓN DEL BIEN Y/O
SERVICIO.
· EMITE ACTA DE
RECEPCION EN DOS
CASOS:
1. SI SE RECIBE A ENTERA
SATISFACCION.
2. NO SE RECIBE Y SE
PRORROGA LA
RECEPCIÓN.
· TRASLADA EN FORMATO
DIGITAL A UNIDAD DE
EVENTOS DE COMPRAS
GLOBALES.
· RECIBE CERTIFICACIÓN.
· TRASLADA.
4
· RECIBE CERTIFICACIÓN.
· TRASLADA.
· RECIBE CERTIFICACIÓN.
· TRASLADA.
· IMPRIME ACTA DE
RECEPCIÓN EN HOJAS
MOVIBLES AUTORIZADOS
POR CONTRALORÍA
GENERAL DE CUENTAS Y
MEMBRETE DEL
CONGRESO.
· TRASLADA A ANALISTA
PARA TRÁMITE DE PAGO.
FIN
· RECIBE CERTIFICACION.
· TRASLADA.
1. RECIBE CERTIFICACION
Y JUNTO CON CONTRA-
TO, SE ESCANEAN.
2. PUBLICA EN
GUATECOMPRAS.
3. EMITE OFICIO CON
FIRMA DE DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y Vo.
Bo. DE DIRECTOR
GENERAL, PROPONIEN-
DO A INTEGRANTES DE
COMISIÓN RECEPTORA
Y SOLICITA SU
APROBACIÓN.
RECIBE
CONTRATO.
OBJECIÓN? EMITE
CERTIFICACIÓN.
· RECIBE OFICIO.
· EMITE CERTIFICACIÓN
DE NOMBRAMIENTO
PARA COMISIÓN
RECEPTORA.
· TRASLADA.
DA/dc/ucg(lc)-05
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Página 44 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SOLICITUD APARATOS TELEFÓNICOS
1. Definición del procedimiento:
Proceso en el que se establecen los lineamientos a seguir para que el usuario
solicitante, pueda adquirir un aparato telefónico.
2. Objetivos del procedimiento:
Proporcionar de manera oportuna y adecuada la asignación de un aparato telefónico
a las áreas que lo soliciten, para ser utilizado como apoyo a las labores diarias
propias del Organismo Legislativo.
3. Normas del procedimiento:
El uso de las líneas telefónicas del Congreso de la República, están destinadas a
cumplir con actividades propias del Organismo Legislativo.
El usuario solicitante deberá elaborar y enviar oficio a Dirección Administrativa,
solicitando aparato telefónico con sus especificaciones: modelo, marca, color,
multifuncional.
La Dirección Administrativa será la única que podrá autorizar a los usuarios se les
proporcione un aparato telefónico.
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Página 45 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Departamento de Telecomunicaciones
Procedimiento Solicitud Aparatos Telefónicos. DA/dt-06
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Unidad Solicitante
Elabora y envía oficio a Dirección Administrativa, solicitando aparato telefónico con sus especificaciones: modelo, marca, color, multifuncional.
2 Dirección Administrativa Aprueba y envía copia del oficio al departamento de telecomunicaciones.
3 Departamento de Telecomunicaciones
Recibe oficio. Envía técnico para verificar el aparato telefónico. 1. Si se puede reparar, lo desarma y limpia. 2. Si no se puede reparar; elabora solicitud de aparato nuevo a
bodega interna.
4 Departamento Telecomunicaciones/ Bodega
Recibe solicitud. Verifica solicitud y entrega el aparato nuevo conjuntamente
con la hoja de traslado, proporcionada por el departamento de inventarios.
5 Departamento Telecomunicaciones/ Técnico
Recibe e instala el aparato telefónico, Proporciona a la unidad solicitante hoja de traslado en donde
hace constar la entrega.
6 Usuario y/o Solicitante Recibe y firma hoja de traslado. Devuelve a técnico hoja de traslado.
7 Departamento Telecomunicaciones/ Técnico
Recibe hoja de traslado firmada para su control interno, Entrega a secretaria del departamento, oficio de solicitud y
hoja de traslado.
8 Departamento Telecomunicaciones/ Secretaria
Recibe documentos. Elabora informe mensual con copias de solicitudes de
instalaciones.
FIN DEL PROCESO
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Página 46 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD APARATOS TELEFONÍCOS.
DEPARTAMENTO
TELECOMUNICACIONES
SECRETARIA
DEPARTAMENTO
TELECOMUNICACIONES
TÉCNICO
DEPARTAMENTO
TELECOMUNICACIONES
BODEGA
DEPARTAMENTO
DE
TELECOMUNICACIONES
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
UNIDAD
SOLICITANTE
DA/dt-06
INICIO
ENVÍA OFICIO A
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA,
SOLICITANDO
APARATO
TELEFONÍCO CON
SUS
ESPECIFICACIONES.
APRUEBA Y ENVÍA COPIA
DEL OFICIO AL
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES.
· RECIBE
SOLICITUD.
· ENVÍA TÉCNICO
PARA VERIFICAR
EL APARATO
TELEFONÍCO.
SE PUEDE
REPARAR?
DESARMA, LIMPIA Y
REPARA APARATO
TELEFÓNICO.
ELABORA
SOLICITUD DE
APARATO A BODEGA
INTERNA.
SI
NO
FIN
VERIFICA SOLICITUD
Y ENTREGA
APARATO
CONJUNTAMENTE
CON HOJA DE
TRASLADO A
TÉCNICO.
· RECIBE E INSTALA
APARATO
TELEFÓNICO.
· PROPORCIONA A
LA UNIDAD
SOLICITANTE
HOJA DE
TRASLADO PARA
CONSTANCIA DE
ENTREGA.
· RECIBE Y FIRMA
HOJA DE
TRASLADO.
· DEVUELVE A
TÉCNICO HOJA DE
TRASLADO.
· RECIBE HOJA DE
TRASLADO FIRMADA
PARA SU CONTROL
INTERNO.
· ENTREGA A
SECRETARIA DEL
DEPARTAMENTO
OFICIO DE SOLICITUD
Y HOJA DE TRASLADO.
· RECIBE
DOCUMENTOS.
· ELABORA INFORME
MENSUAL CON
COPIAS DE
SOLICITUDES DE
INSTALACIONES.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 47 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SOLICITUD DE LLAMADAS TELEFÓNICAS
INTERNACIONALES
1. Definición del procedimiento:
Proceso en el que el personal que opera en la planta telefónica, traslada llamadas de
larga distancia a funcionarios y personal administrativo autorizado que lo requiera.
2. Objetivos del procedimiento:
Registrar las llamadas de larga distancia que efectué el personal autorizado del
Congreso de la República, a efecto de controlar este servicio y recuperar los gastos
que no procedan.
3. Normas del procedimiento:
El uso de las líneas telefónicas del Congreso de la República, están destinadas a
cumplir con actividades propias del Organismo Legislativo.
El operador telefónico será responsable de mantener un registro de todas las
llamadas realizadas, en el “Formulario para control de llamadas internacionales”, el
cual deberá trasladar a la secretaria del departamento, quien será la responsable de
remitir de manera mensual a la Dirección Administrativa, para fines de control,
durante los primeros cinco días hábiles de cada mes.
La Dirección General será la única que podrá autorizar las llamadas internacionales,
solicitadas por medio de la planta telefónica.1
La Dirección Administrativa mensualmente verificara el monto de las llamadas, la cual
determinara si hay exceso en el uso, y de establecer que son llamadas de uso
personal, serán cobradas a través del departamento de nominas y salarios al
funcionario o empleado administrativo que corresponda.
1 Según punto cuarto numeral 6 del acta 7-2009, la comisión permanente resuelve delegar la responsabilidad
de autorización de llamadas internacionales que se efectúan en el organismo legislativo al Director General.
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Página 48 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Departamento de Telecomunicaciones
Procedimiento Solicitud de Llamadas Telefónicas Internacionales. DA/dt-07
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Solicitante Solicita a operador de planta telefónica le transfiera llamada de larga distancia.
2 Operador Planta Telefónica Recibe llamada. Recaba datos de llamada. Se comunica a Dirección General para autorización.
3 Dirección General Recibe llamada. Consulta autorización. Autoriza llamada y se comunica con operador telefónico
indicándole que puede realizar la llamada de larga distancia.
4 Operador Planta Telefónica Recibe llamada de Dirección General. Contacta a usuario solicitante y transfiere llamada solicitada.
5 Operador Planta Telefónica Registra los datos de llamada en “Formulario para control de llamadas internacionales” por cada una de las llamadas que realice durante el mes, el cual debe contener los siguientes datos:
1. Número de teléfono 2. País 3. Persona o entidad a la que se llama 4. Persona que realiza la llamada 5. Puesto 6. Fecha Traslada formulario a secretaria de departamento cuando
está cubierto para control.
6 Departamento de Telecomunicaciones/ Secretaria
Recibe formulario. Elabora informe final con reportes de operadores telefónicos. Envía informe mensual los primeros cinco días hábiles de
cada mes a Dirección Administrativa para fines de control.
7 Dirección Administrativa Recibe informe de llamadas. Revisa y traslada a Dirección Financiera para pago.
FIN DEL PROCESO
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Página 49 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE LLAMADAS TELEFÓNICAS INTERNACIONALES
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
TELEFÓNIA
SECRETARIA
DIRECCIÓN
GENERAL
OPERADOR
PLANTA
TELEFÓNICA
SOLICITANTE
· RECIBE INFORME DE
LLAMADAS.
· REVISA Y TRASLADA A
DIRECCIÓN FINANCIERA
PARA PAGO.
INICIO
FIN
SOLICITA A
OPERADOR SE LE
TRANSFIERA
LLAMADA LARGA
DISTANCIA
· RECIBE LLAMADA.
· RECABA DATOS DE
LLAMADA.
· SE COMUNICA A
DIRECCIÓN GENERAL
PARA
AUTORIZACIÓN.
· REGISTRA DATOS DE
LLAMADA EN
“FORMULARIO PARA
CONTROL DE LLAMADAS
INTERNACIONALES” POR
CADA UNA DE LAS
LLAMADAS QUE
REALICE DURANTE EL
MES.
· TRASLADA FORMULARIO
A SECRETARIA DE
DEPARTAMENTO
CUANDO ESTA
CUBIERTO PARA
CONTROL.
· RECIBE LLAMADA.
· CONTACTA A
USUARIO
SOLICITANTE Y LE
TRANSFIERE
LLAMADA DE LARGA
DISTANCIA.
· RECIBE LLAMADA.
· CONSULTA
AUTORIZACIÓN.
· AUTORIZA LLAMADA Y
SE COMUNICA CON
OPERADOR
TELEFÓNICO
INDICANDOLE QUE
PUEDE REALIZAR
LLAMADA DE LARGA
DISTANCIA.
· RECIBE FORMULARIO.
· ELABORA INFORME
FINAL CON REPORTES
DE OPERADORES
TELEFÓNICOS.
· ENVÍA INFORME
MENSUAL LOS
PRIMEROS CINCO DÍAS
HÁBILES DE CADA MES
PARA FINES DE
CONTROL.
· TRASLADA.
DA/dt-07
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Página 50 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SOPORTE TÉCNICO TELEFÓNICO
1. Definición del procedimiento:
Proceso en el que el personal que opera en la unidad técnica, proporciona el soporte
telefónico de instalación, reparación, programaciones y mantenimiento preventivo y
correctivo a la red de telefonía del Congreso de la República.
2. Objetivos del procedimiento:
Instalar líneas telefónicas.
Atender las demandas de reparaciones telefónicas.
Velar por el buen funcionamiento del servicio telefónico.
3. Normas del procedimiento:
La solicitud del soporte telefónico, se realizara mediante llamada telefónica, donde
deberá especificar el servicio a requerir; únicamente se solicitara oficio si se trata de
una instalación nueva.
El jefe del departamento será el responsable de la autorización del soporte técnico
requerido.
El soporte telefónico se realizara únicamente a la red de telefonía registrada del
Congreso de la República.
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Página 51 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Departamento de Telecomunicaciones
Procedimiento Soporte Técnico Telefónico. DA/dt-08
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Unidad Solicitante
Solicita a través de llamada telefónica, los servicios siguientes:
2
1. Instalación. 2. Reparación. 3. Programación. 4. Mantenimiento.
2 Departamento de Telecomunicaciones/ Secretaria
Recibe llamada telefónica y registra solicitudes. Envía al jefe del departamento las solicitudes.
3 Departamento de Telecomunicaciones/ Jefe
Recibe solicitudes. Analiza y designa a técnico.
4 Departamento Telecomunicaciones/ Técnico
Recibe orden de servicio, Verifica área a trabajar y analiza los siguientes puntos: 1. Área y material existente, 2. Material extra. a. Si no necesita materiales adicionales para realizar el trabajo,
lo ejecuta. b. Si necesita materiales adicionales, elabora solicitud interna
para retirar materiales telefónicos de bodega interna del departamento.
5 Departamento Telecomunicaciones/ Bodega
Recibe solicitud. Verifica existencia de productos. Entrega el material a técnico.
6 Departamento Telecomunicaciones/ Técnico
Realiza el trabajo solicitado, Al finalizar, entrega boleta al solicitante para que firme por el
trabajo realizado.
7 Unidad solicitante Recibe boleta. Firma boleta y la entrega a técnico.
8 Técnico
Recibe boleta. Entrega boleta firmada a secretaria del departamento para
controles internos.
FIN DEL PROCESO
2 Cuando se requieran instalaciones nuevas se deberá solicitar a través de oficio.
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Página 52 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE TÉCNICO TELEFÓNICO.
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES
BODEGA
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES
TÉCNICO
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES
JEFE
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES
SECRETARIA
UNIDAD
SOLICITANTE
DA/dt-08
INICIO
SOLICITA AL
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES,
LOS SERVICIOS
SIGUIENTES:
· INSTALACIÓN.
· REPARACIÓN.
· PROGRAMACIÓN.
· MANTENIMIENTO.
· RECIBE Y REGISTRA
SOLICITUDES.
· ENVÍA AL JEFE DEL
DEPARTAMENTO
LAS SOLICITUDES.
· RECIBE
SOLICITUDES.
· ANALIZA Y
DESIGNA A
TÉCNICO.
· RECIBE ORDEN
DE SERVICIO.
· VERIFICA ÁREA A
TRABAJAR Y
ANALIZA
MATERIAL
EXISTENTE.
NECESITA
MATERIALES
ADICIONALES?
· EJECUTA
TRABAJO.
· ENTREGA BOLETA
AL SOLICITANTE
PARA QUE FIRME
POR TRABAJO
REALIZADO.
· RECIBE BOLETA.
· FIRMA BOLETA Y
LA ENTREGA A
TÉCNICO.
· RECIBE BOLETA.
· ENTREGA BOLETA
FIRMADA A
SECRETARIA DEL
DEPARTAMENTO
PARA CONTROLES
INTERNOS.
FIN
· RECIBE SOLICITUD
DE MATERIALES
TELEFÓNICOS.
· VERIFICA
EXISTENCIA DE
PRODUCTOS.
· ENTREGA MATERIAL
A TÉCNICO.
· ELABORA SOLICITUD
INTERNA PARA
RETIRAR
MATERIALES
TELEFÓNICOS DE
BOGEDA INTERNA
DEL
DEPARTAMENTO.
· ENVÍA SOLICITUD.
SI
NO
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Página 53 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
TRAMITE DE PAGO DE LÍNEAS TELEFÓNICAS
1. Definición del procedimiento:
Proceso en el que se establecen los lineamientos a seguir para gestionar el pago
respectivo de las líneas telefónicas propiedad del Congreso de la República.
2. Objetivos del procedimiento:
Garantizar que todos los usuarios de las líneas telefónicas del Congreso de la
República, reciban en tiempo y forma el servicio de telefonía fija, con la finalidad de
apoyar el desarrollo de sus funciones y actividades encomendadas.
3. Normas del procedimiento:
Los proveedores del servicio de telefonía deben emitir facturas de las líneas
telefónicas propiedad del Congreso de la República, el cual deben enviar a la
Dirección Administrativa, los primeros días mes para gestionar el pago
correspondiente.
La Dirección Administrativa será la encargada de emitir listados de las facturas, los
cuales debe remitir al departamento de telecomunicaciones para revisión.
La unidad de facturación del departamento de telefonía, será la encargada de revisar
los listados de facturas, verificar la ubicación exacta de la línea telefónica y confrontar
que cada factura le corresponda a cada número telefónico, para que se pueda
gestionar el pago correspondiente.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 54 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Departamento de Telecomunicaciones
Procedimiento Tramite de pago de líneas Telefónicas DA/dt-09
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Administrativa
Recibe facturas del proveedor. Efectúa listado de las facturas. Remite listado al departamento de telecomunicaciones.
2 Departamento de Telecomunicaciones
Recibe y revisa listado de facturas. Remite listado a la unidad de facturación del departamento de
telecomunicaciones.
3 Departamento de Telecomunicaciones/ Unidad de Facturación
Recibe y revisa listado de facturas. Verifica ubicación exacta de la línea telefónica y confronta
que cada factura le corresponda a cada número telefónico. Remite informe a jefe del departamento.
4 Departamento de Telecomunicaciones/ Jefe
Recibe y revisa informe. Firma informe y adjunta las facturas para enviar a
Dirección Administrativa. Remite informe y facturas.
5 Dirección Administrativa Recibe informe revisado y facturas. Autoriza y traslada a Dirección Financiera para su pago.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 55 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE TRAMITE DE PAGO DE LÍNEAS TELEFÓNICAS
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES
JEFE
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES
UNIDAD DE
FACTURACIÓN
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES
DA/dt-09
INICIO
FIN
· RECIBE FACTURAS DEL
PROVEEDOR.
· EFECTÚA LISTADO DE
LAS FACTURAS.
· REMITE LISTADO A
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES.
· RECIBE Y REVISA
LISTADO.
· REMITE LISTADO A
LA UNIDAD DE
FACTURACIÓN.
· RECIBE Y REVISA
LISTADO.
· VERIFICA UBICACIÓN
EXACTA DE LA LINEA
TELEFÓNICA Y
CONFRONTA QUE
FACTURA
CORRESPONDA A
CADA NÚMERO
TELEFÓNICO.
· REMITE INFORME A
JEFE DEL
DEPARTAMENTO.
· RECIBE Y REVISA
INFORME.
· FIRMA INFORME Y
ADJUNTA LAS
FACTURAS PARA
ENVIAR A DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA.
· REMITE INFORME Y
FACTURAS.
· RECIBE INFORME
REVISADO Y
FACTURAS.
· AUTORIZA Y
TRASLADA A
DIRECCIÓN
FINANCIERA PARA
SU PAGO.
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Página 56 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
TRAMITE DE SOLICITUD DE LÍNEAS TELEFÓNICAS FIJAS O EXTENSIONES
1. Definición del procedimiento:
Procedimiento en el que se establecen los lineamientos a seguir para la asignación
de líneas telefónicas directas o extensiones a todos aquellos funcionarios, áreas,
departamentos y unidades administrativas del Congreso de la República, que lo
soliciten.
2. Objetivos del procedimiento:
Garantizar que todos los usuarios solicitantes cuenten con el servicio de telefonía,
para ser utilizado como apoyo a las labores diarias propias del Organismo Legislativo.
3. Normas del procedimiento:
La asignación de líneas telefónicas o extensiones, se harán con visto bueno de la
Junta Directiva y el Director General.
La unidad solicitante que desee requerir la instalación de líneas telefónicas fijas o
extensiones, deberán realizarlo por medio de oficio, en el que deberán especificar el
tipo de línea requerida y la razón. Dicho oficio deberá enviarse a la Dirección
Administrativa para autorización.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 57 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Departamento de
Telecomunicaciones
Procedimiento Tramite De Solicitud de líneas Telefónicas Fijas o Extensiones DA/dt-10
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Unidad Solicitante
Solicita línea telefónica, por medio de un oficio, indicando el tipo de línea requerida y la razón.
Envía a Dirección Administrativa para su autorización.
2 Dirección Administrativa Recibe oficio. Autoriza solicitud. Envía oficio autorizado a departamento de
telecomunicaciones.
3 Departamento de Telecomunicaciones
Recibe oficio. Verifica que oficio de solicitud, esté debidamente justificado e
indicando el tipo de línea requerida. Traslada oficio a la unidad de datos del departamento.
4 Departamento Telecomunicaciones/ Unidad de Datos.
Recibe y examina que oficio tenga los datos completos del solicitante.
Firma y sella de autorización, el número y tipo de líneas solicitadas.
Verifica disponibilidad de líneas telefónicas. Remite a jefe del departamento.
5 Departamento de Telecomunicaciones/ Jefe
Recibe oficio. Revisa y autoriza listado de solicitudes de líneas. Remite a técnico del departamento.
6 Departamento Telecomunicaciones/ Técnico
Recibe oficio. Verifica firma de autorización de solicitud de línea o
extensión. Ejecuta el trabajo.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 58 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE TRAMITE DE SOLICITUD DE LINEAS TELEFÓNICAS FIJAS O EXTENSIONES
DEPARTAMENTO
TELECOMUNICACIONES
TÉCNICO
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES
JEFE
DEPARTAMENTO
TELECOMUNICACIONES
UNIDAD DE DATOS
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
UNIDAD
SOLICITANTE
DA/dt-10
INICIO
· SOLICITA LÍNEA
TELEFÓNICA.
· ENVÍA OFICIO A
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
PARA
AUTORIZACIÓN.
· RECIBE OFICIO.
· AUTORIZA SOLICITUD.
· ENVÍA OFICIO
AUTORIZADO A
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES.
· RECIBE OFICIO.
· VERIFICA QUE OFICIO
ESTE DEBIDAMENTE
JUSTIFICADO Y QUE
INDIQUE EL TIPO DE
LINEA REQUERIDA.
· TRASLADA OFICIO A LA
UNIDAD DE DATOS DEL
DEPARTANMENTO DE
TELECOMUNICACIONES.
· RECIBE Y EXAMINA QUE
OFICIO TENGA LOS
DATOS COMPLETOS.
· FIRMA Y SELLA DE
AUTORIZACIÓN.
· VERIFICA
DISPONIBILIDAD DE
LÍNEAS TELEFONÍCAS.
· REMITE A JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
TELECOMUNICACIONES.
· RECIBE OFICIO.
· REVISA Y AUTORIZA
LISTADO DE
SOLICITUDES DE
LÍNEAS.
· REMITE A TÉCNICO
DEL DEPARTAMENTO.
· RECIBE OFICIO.
· VERIFICA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN DE
SOLICITUD DE LÍNEA O
EXTENSIÓN.
· EJECUTA TRABAJO.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 59 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ENVÍO DE CORRESPONDENCIA POR CORREO NACIONAL
1. Definición del procedimiento:
Procedimiento en el que se establecen los lineamientos y las actividades a seguir
para el envió de correspondencia que se realiza a través del correo nacional, por
parte de los Señores Diputados o Directores de áreas.
2. Objetivos del procedimiento:
Garantizar que los usuarios del envío de correspondencia por correo nacional a
través del Congreso de la República, envíen en tiempo y forma su correspondencia,
con la finalidad de apoyar el desarrollo de sus funciones y actividades
encomendadas.
3. Normas del procedimiento:
El envío de correspondencia por correo nacional ser realizara a través de la unidad
de recepción de documentos.
Los usuarios autorizados para que puedan enviar correspondencia a través del correo
nacional son los Señores Diputados y los Directores de áreas.
Por cada correspondencia a enviar, se deberá llenar el “Formulario CO-0703” de
envío para proceso de correspondencia, con los siguientes apartados:
1. Datos para facturación.
2. Tipo de envío.
3. Servicio requerido para entrega.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 60 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Administrativa
Procedimiento Envío de correspondencia por Correo Nacional DA/urd-11
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1
Diputado o Director de Área. Remite a recepción de documentos correspondencia para ser enviada por medio de correo nacional.
2
Recepción de Documentos Recibe correspondencia. Verifica que no se sobrepase el límite asignado. Llena formulario CO-0703 de envío para proceso de
correspondencia, con los siguientes apartados: 1. Datos para facturación 2. Tipo de envío 3. Servicio requerido para entrega.
3
Recepción de Documentos Si la correspondencia sobrepasa el límite autorizado3, informa
al interesado que se le descontará de su salario el monto adicional.
4 Diputado o Director de Área Recibe llamada: Si autoriza, envía oficio firmado y sellado, aceptando la
responsabilidad de los descuentos. Si no autoriza, informa a recepción de documentos que no los
enviará.
5 Recepción de Documentos Recibe oficio firmado por el Diputado o interesado. Envía correspondencia al correo nacional, adjuntado el
formulario CO-0703. Envía copia del oficio del Diputado o interesado a la Dirección
Administrativa.
6
Correo Nacional Recibe correspondencia. Firma formulario CO-0703. Envía la correspondencia a su destino. Elabora informe adjuntando copia del formulario CO-0703. Envía a Dirección Administrativa.
7
Dirección Administrativa Recibe de recepción de documento carta original del Diputado o interesado.
8 Dirección Administrativa Recibe y revisa informe del correo nacional. Envía al departamento de nominas y salarios.
9 Departamento de Nóminas y Salarios
Recibe documentos de soporte para los descuentos correspondientes.
FIN DEL PROCESO
3 Punto tercero, numeral 1 del Acta de Sesión de Junta Directiva número 06-2009.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 61 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA POR
CORREO NACIONAL
DEPARTAMENTO
DE NÓMINAS Y
SALARIOS
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
CORREO
NACIONAL
DIPUTADO O
DIRECTOR DE
ÁREA
DA/urd-11
INICIO
PREPARA Y REMITE
CORRESPONDENCIA.
· RECIBE Y VERIFICA
QUE LA
CORRESPONDENCIA
NO SOBREPASE EL
LIMITE.
· LLENA FORMULARIO
CO-0703.
· RECIBIE OFICIO
FIRMADO CON LA
AUTORIZACIÓN DE
LOS DESCUENTOS.
· ENVÍA
CORRRESPONDENCI
A AL CORREO
NACIONAL.
· ENVÍA ORIGINAL DEL
OFICIO DE
AUTORIZACIÓN A
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA.
AUTORIZA?
· RECIBE
CORRESPONDENCIA.
· FIRMA FORMULARIO
CO-0703 Y DEVUELVE.
· ENVÍA
CORRESPONDENCIA
A SU DESTINO.
ENVIA OFICIO
AUTORIZANDO LOS
DESCUENTOS
POSTERIORES.
ADJUNTA CARTA
Y FORMULARIO
C0-0703 PARA LOS
DESCUENTOS.
RECIBE
DOCUMENTACIÓN Y
EJECUTA LOS
DESCUENTOS
CORRESPONDIENTES
.
RECIBE OFICIO CON
AUTORIZACIÓN DE
DESCUENTOS.
SI SBOREPASA EL
LIMITE, INFORMA
AL INTERESADO
VÍA TELEFONICA.
RECIBE LLAMADA.
RECOGE LOS
DOCUMENTOS.
ELABORA Y ENVÍA
INFORME
ADJUNTANDO COPIAS
DE FORMULARIO CO-
0703 A DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA.
RECIBE
FORMULARIOS CO-
0703
SI
NO
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 62 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONSOLIDACIÓN DE DESCUENTOS A USUARIOS DEL
SERVICIO DE TELEFONÍA CELULAR
1. Definición del procedimiento:
Procedimiento en el que se detallan los pasos a seguir para generar el cuadro
consolidado de los descuentos de nómina de las personas que poseen los aparatos
telefónicos y la gestión para ejecutar los descuentos correspondientes.
2. Objetivos del procedimiento:
Garantizar a todos los usuarios de las líneas de telefonía celular del Congreso de la
República, que el descuento en nómina por el consumo de este servicio, será el
correcto; siempre que cuente con el tiempo de aire, con la finalidad de apoyar el
desarrollo de sus funciones y actividades encomendadas.
3. Normas del procedimiento:
El Cuadro consolidado de los descuentos a usuarios del servicio de telefonía celular,
se deberá enviar los primeros diez días del mes, al departamento de nominas y
salarios de la Dirección de Recursos Humanos, para poder establecer el monto a
descontar en nómina por el consumo de dicho servicio.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 63 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Administrativa
Procedimiento Consolidación de Descuentos a usuarios del servicio de Telefonía Celular. DA/usb-12
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Encargado de celulares
Genera cuadro consolidado de los descuentos, con las siguientes especificaciones:
1. Identificación personal (ID) del usuario. 2. Nombre quien tiene asignado el teléfono celular. 3. Número de línea telefónica celular. 4. Total a descontar. Traslada a Director Administrativo.
2 Director Administrativo Revisa y firma de autorizado. Devuelve a encargado de celulares.
3 Encargado de celulares
Recibe autorización. Envía en los primeros diez (10) días de mes al departamento
de nóminas y salarios de Dirección de Recursos Humanos.
4 Departamento Nominas y Salarios de Dirección de Recursos Humanos.
Recibe y verifica. Ejecuta los descuentos correspondientes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 64 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE CONSOLIDACIÓN DE
DESCUENTOS A USUARIOS DEL SERVICIO DE
TELEFONÍA CELULAR.
DEPARTAMENTO
NOMINAS Y SALARIOS DE
RRHH.
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
ENCARGADO
CELULARES
DA/usb-12
INICIO
· GENERA CUADRO
CONSOLIDADO DE
LOS DESCUENTOS.
(VER
ESPECIFICACIONES
PASO No. 1).
· TRASLADA A
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO.
· RECIBE Y FIRMA
DE AUTORIZADO.
· DEVUELVE A
ENCARGADO DE
CELULARES.
· RECIBE
AUTORIZACIÓN.
· ENVÍA EN LOS
PRIMEROS DIEZ (10)
DÍAS DEL MES AL
DEPARTAMENTO DE
NOMINAS Y
SALARIOS DEL
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS
HUMANOS.
· RECIBE Y VERIFICA.
· EJECUTA LOS
DESCUENTOS
CORRESPONDIENTES.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 65 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PAGO FACTURAS DE PROVEEDORES POR SERVICIO
DE TELEFONÍA CELULAR
1. Definición del procedimiento:
Proceso en el que se establecen los lineamientos a seguir, para gestionar el pago
respectivo de las líneas de telefonía celular, propiedad del Congreso de la República.
2. Objetivos del procedimiento:
Garantizar que todos los usuarios de las líneas de telefonía celular del Congreso de
la República, siempre cuenten con tiempo de aire, con la finalidad de apoyar el
desarrollo de sus funciones y actividades encomendadas.
3. Normas del procedimiento:
Los proveedores del servicio, deben emitir facturas de las líneas de telefonía celular
propiedad del Congreso de la República, las cuales deben de enviar a la Dirección
Administrativa, los primeros días del mes para gestionar con tiempo de antelación el
pago correspondiente.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 66 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Administrativa
Procedimiento Pago facturas de Proveedores por servicio de Telefonía Celular. DA/usb-13
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Proveedor del servicio
Envía electrónicamente las facturas por consumo a encargado de servicios básicos.
2 Encargado de Servicios Básicos
Recibe facturas electrónicas por consumo. Imprime. Genera cuadro consolidado con las siguientes
especificaciones: 1. Factura número. 2. Celular número. 3. Anexo (es el número de contrato). 4. Cuota básica. 5. Seguro. 6. Roaming. 7. Total a pagar por el Congreso de la República. Envía consolidado y facturas a asistente administrativo.
3 Asistente Administrativo
Recibe consolidado y facturas impresas. Revisa y comprueba que cada factura corresponda con
el número del celular y el nombre de la persona asignada.
Revisa cobertura o exceso por servicio. Traslada documentos a encargado de celulares para
elaboración de informe.
4 Encargado de celulares
Elabora informe de descuentos de nomina, con las siguientes especificaciones:
1. Identificación personal (ID) del usuario. 2. Nombre quien tiene asignado el teléfono celular. 3. Número de línea telefónica celular. 4. Cantidad que tiene derecho a utilizar. 5. Valor a descontar. Adjunta el informe con el expediente de pagos del
proveedor y traslada a encargado de servicios básicos.
Nota: Si se diera el caso de cambiar número de celular, se notificará.
5 Encargado de Servicios Básicos
Recibe expediente del proveedor con el informe de descuentos de nomina.
Emite orden de pago a proveedor. Traslada a asistente administrativo para autorización.
6 Asistente Administrativo Recibe orden de pago. Revisa y autoriza orden de pago. Traslada a Director Administrativo para autorización.
7 Director Administrativo Recibe orden de pago. Firma y traslada.
8 Encargado de Servicios Básicos
Recibe orden de pago autorizado. Traslada al departamento de presupuesto de Dirección
Financiera.
9 Departamento de Presupuesto Dirección Financiera
Recibe orden de pago. Traslada al departamento de contabilidad de la
Dirección Financiera.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 67 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
10 Departamento de Contabilidad Dirección Financiera
Recibe orden de pago. Remite a Dirección de Auditoría Interna.
11 Dirección de Auditoría Interna Recibe, revisa, autoriza o rechaza, siempre devolviendo a Dirección Financiera:
1. Si lo rechaza, lo devuelve para correcciones. 2. Si lo autoriza, lo devuelve visado.
12 Departamento de Contabilidad Dirección Financiera
Recibe orden de pago visado. Traslada al departamento de tesorería de Dirección
Financiera.
13 Departamento de Tesorería Dirección Financiera
Recibe orden de pago. Emite cheque para pago.
14 FIN DE PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 68 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE PAGO FACTURAS DE PROVEEDORES POR SERVICIO DE
TELEFONÍA CELULAR
1/2
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
ENCARGADO
CELULARES
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DE
SERVICIOS
BÁSICOS
PROVEEDOR DEL
SERVICIO
DA/usb-13
INICIO
ENVÍA FACTURAS
ELECTRÓNICAMENTE· RECIBE FACTURAS
ELECTRÓNICAS POR
CONSUMO.
· IMPRIME.
· GENERA CUADRO
CONSOLIDADO (ver
especificaciones paso No.
2).
· ENVÍA CONSOLIDADO Y
FACTURAS A LA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO.
· RECIBE
CONSOLIDADO Y
FACTURAS
IMPRESAS.
· REVISA Y
COMPRUEBA QUE
CADA FACTURA
CORRESPONDA CON
EL NÚMERO Y
NOMBRE DE LA
PERSONA ASIGNADA.
· REVISA COBERTURA
O EXCESO POR
SERVICIO.
· TRASLADA
DOCUMENTOS A
ENCARGADO DE
CELULARES PARA
ELABORACIÓN DE
INFORME,
· ELABORA INFORME
DE DESCUENTOS DE
NOMINA. (Ver
especificaciones paso
No. 4).
· ADJUNTA INFORME
CON EL EXPEDIENTE
DE PAGOS DEL
PROVEEDOR Y
TRASLADA A
ENCARGADO DE
SERVICIOS BÁSICOS..
· NOTA: SI SE DIERA EL
CASO DE CAMBIAR
NÚMERO DE
CELULAR, SE
NOTIFICARA.
· RECIBE EXPEDIENTE
DEL PROVEEDOR CON
EL INFORME DE
DESCUENTOS DE
NOMINA.
· EMITE ORDEN DE
PAGO A PROVEEDOR.
· TRASLADA.
· RECIBE ORDEN DE
PAGO.
· FIRMA Y
TRASLADA.
· RECIBE ORDEN DE
PAGO AUTORIZADO.
· TRASLADA A
PRESUPUESTO DE
DIRECCIÓN
FINANCIERA.
1
· RECIBE ORDEN DE
PAGO.
· REVISA Y
AUTORIZA ORDEN
DE PAGO.
· TRASLADA.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 69 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE PAGO FACTURAS DE PROVEEDORES POR
SERVICIO DE TELEFONÍA CELULAR
2/2
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
DIRECCIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DA/usb-13
1
· RECIBE ORDEN DE
PAGO.
· TRASLADA A
CONTABILIDAD DE
DIRECCIÓN
FINANCIERA.
· RECIBE ORDEN DE
PAGO.
· REMITE A
DIRECCIÓN
AUDITORÍA
INTERNA.
· RECIBE, REVISA,
AUTORIZA O
RECHAZA:
SIEMPRE
DEVOLVIENDO A
DIRECCIÓN
FINANCIERA.
· A(SI RECHAZA,
DEVUELVE PARA
CORRECCIONES.
· B(SI AUTORIZA, LO
DEVUELVE
VISADO.
· RECIBE ORDEN DE
PAGO VISADO.
· TRASLADA A
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA DE
DIRECCIÓN
FINANCIERA
· RECIBE ORDEN DE
PAGO VISADO.
· EMITE CHEQUE.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 70 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 71 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CLÍNICA MÉDICA
1. Definición de los Procedimientos:
Procesos ejecutados por la Clínica Médica, quien se encarga de dar atención de
primeros auxilios, atención médica preventiva y curativa a los funcionarios y personal
del Organismo Legislativo.
2. Objetivo de los Procedimientos:
Contar con una guía que facilite el cumplimiento de las funciones administrativas
asignadas, con el fin de brindar un servicio médico eficiente a los funcionarios y
personal del Organismo Legislativo.
3. Normas del Procedimiento:
La atención médica se provee dentro del horario de 08:00 a 16:30 horas, sin
excepción.
La Clínica Médica debe poseer un banco de datos con fichas de control de
antecedentes de salud de cada trabajador.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 72 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Atención en clínica al paciente-trabajador. DRH/cm-01
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Paciente-trabajador Se presenta a Clínica Médica para solicitar atención médica.
2 Clínica Médica/ Secretaria Ejecutiva
Atiende al paciente-trabajador.
Elabora ficha con nombre, edad, sexo, ID, entre otros datos,
al presentarse por primera vez.
Si ha asistido con anterioridad, busca expediente del
paciente, quien previamente se ha identificado como
trabajador del Organismo Legislativo.
Traslada.
3 Clínica Médica/ Enfermera
Recibe ficha o expediente para realizar pre-consulta.
1. Llama a paciente, toma signos vitales y anota en ficha o
expediente.
Traslada ficha o expediente para consulta médica.
2. Si el paciente presenta receta médica para realizarle
curaciones y/o aplicación de inyección, se procede, en caso
contrario, se solicita autorización al Médico de la Clínica.
4 Clínica Médica/ Jefe/Médico
Recibe ficha o expediente.
Realiza interrogatorio y anota en hoja de control los síntomas
que el paciente le expone.
Si el tratamiento es por enfermedad común, extiende receta
médica y traslada para su despacho.
5 Clínica Médica/ Enfermera
Despacha la medicina recetada.
Solicita a paciente firmar en listado de despacho de
medicinas.
6 Trabajador-paciente Recibe medicina.
Firma de conformidad el listado.
Finaliza proceso.
7 Clínica Médica/ Jefe/Médico
Si el diagnóstico es por enfermedad infrecuente:
Evalúa, diagnostica y procede:
1. Si es necesario suspensión, se le extiende hoja de
suspensión en Clínica.
2. Si a su criterio es necesario la intervención de un
especialista, se refiere al paciente al IGSS.
Traslada a Secretaria.
8 Clínica Médica/ Secretaria Ejecutiva
Recibe orden médica e informa al paciente:
1. Si es suspendido, con hoja de suspensión en mano, se le
solicita pedir firma del jefe inmediato y se le indica que debe
entregarla a Dirección de Recursos Humanos.
2. Si es referido al IGSS, se le solicita presentarse a la Dirección
de Recursos Humanos con boleta de pago reciente, quien le
elaborará su certificado de trabajo del IGSS.
9 Paciente-trabajador Recibe instrucciones:
1. Solicita firma de jefe inmediato para la suspensión médica y
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 73 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
la entrega a Recursos Humanos.
2. Se presenta a Recursos Humanos con boleta de pago
reciente y solicita certificación de trabajo.
10 Clínica Médica/ Secretaria Ejecutiva
Elabora informe mensual sobre atenciones médicas y
consultas y traslada copia a Dirección de Recursos Humanos.
11 Dirección de Recursos Humanos
Dependiendo del caso, recibe:
1. Suspensión médica avalada con firma de jefe inmediato.
Envía para archivo personal.
2. Solicitud de certificación de trabajo para el IGSS.
12 Dirección de Recursos Humanos
Procede:
1. Elabora certificación de trabajo.
Entrega al interesado la misma, informándole que tiene
tres días de vigencia para presentarlo.
Envía copia de certificación de trabajo u hoja de suspensión a
Administración de Expedientes.
13 Dirección de Recursos Humanos/ Administración de Expedientes
Recibe copia de suspensión o de certificación de trabajo del
IGSS.
Archiva en expediente personal.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 74 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ATENCIÓN EN CLÍNICA AL PACIENTE-TRABAJADOR
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS
PACIENTE-
TRABAJADOR
CLÍNICA MÉDICA/
ENFERMERA
CLÍNICA MÉDICA/
JEFE/MÉDICO
CLÍNICA MÉDICA/
SECRETARIA
EJECUTIVA
DRH/CM-01
INICIO
· ATIENDE A TRABAJADOR.
· ELABORA FICHA CON
DATOS BÁSICOS.
· SI HA ASISTIDO CON
ANTERIORIDAD BUSCA
EXPEDIENTE DE
TRABAJADOR
PREVIAMENTE
IDENTIFICADO.
· TRASLADA.
· RECIBE FICHA O
EXPEDIENTE PARA PRE-
CONSULTA.
· LLAMA A PACIENTE,
TOMA SIGNOS VITALES Y
ANOTA.
· TRASLADA.
· SI PACIENTE PRESENTA
RECETA MÉDICA PARA
CURACIONES Y/O
APLICACIÓN DE
INYECCIÓN, SE
PROCEDE, CASO
CONTRARIO, SE
SOLICITA AUTORIZACIÓN
DEL MÉDICO DE CLÍNICA.
· DESPACHA MEDICINA
RECETADA.
· SOLICITA A PACIENTE
FIRMAR EN LISTADO POR
DESPACHO DE
MEDICINAS.
· RECIBE FICHA O
EXPEDIENTE.
· REALIZA
INTERROGATORIO.
· SI TRATA ENFERMEDAD
COMÚN, EXTIENDE
RECETA.
· TRASLADA.
FIN
· SI EL DIAGNÓSTICO ES
POR ENFERMEDAD
INFRECUENTE:
1. SUSPENDE AL
PACIENTE O
2. REFIERE A PACIENTE AL
IGSS.
· TRASLADA ORDEN A
SECRETARIA.
RECIBE ORDEN MÉDICA Y
PROCEDE:
2. LE COMUNICA A
PACIENTE
PRESENTARSE A
RECURSOS HUMANOS
CON BOLETA DE PAGO
RECIENTE PARA
SOLICITAR
CERTIFICADO DE
TRABAJO.
· ELABORA INFORME
MENSUAL SOBRE
ATENCIONES MÉDICAS Y
CONSULTAS
REALIZADAS.
· TRASLADA.
2. RECIBE SOLICITUD DE
CERTIFICACIÓN DE
TRABAJO.
· ELABORA
CERTIFICACIÓN.
· ENTREGA AL
INTERESADO,
INFORMÁNDOLE QUE
TIENE TRES DÍAS DE
VIGENCIA.
· ENVÍA COPIA PARA
ARCHIVO.
RECIBE ORDEN MÉDICA Y
PROCEDE:
1. CON HOJA DE
SUSPENSIÓN, SE LE
SOLICITA A TRABAJADOR
PEDIR FIRMA DEL JEFE
INMEDIATO, LUEGO
PRESENTARLA A
RECURSOS HUMANOS.
· SE PRESENTA A CLÍNICA
MÉDICA PARA SOLICITAR
ATENCIÓN MÉDICA.
· RECIBE MEDICINA.
· FIRMA DE
CONFORMIDAD EL
LISTADO.
· SE PRESENTA A
RECURSOS HUMANOS
CON BOLETA DE PAGO
RECIENTE Y SOLICITA
CERTIFICACIÓN DE
TRABAJO.
· SOLICITA FIRMA DE JEFE
INMEDIATO EN HOJA DE
SUSPENSIÓN EXTENDIDA
POR CLÍNICA MÉDICA.
· ENTREGA A RECURSOS
HUMANOS.
1. RECIBE SUSPENSIÓN
MÉDICA AVALADA CON
FIRMA DE JEFE
INMEDIATO.
· ENVÍA PARA ARCHIVO
PERSONAL.
1
1
RECIBE:
· COPIA DE
SUSPENSIÓN Ó
· CERTIFICACIÓN.
· ARCHIVA EN
EXPEDIENTE
PERSONAL.
FIN
· RECIBE
INFORME
MENSUAL.
· ARCHIVA.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 75 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Suministro de medicamentos. DRH/cm-02
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Clínica Médica/ Jefe/Médico
Prescribe por medio de talonario enumerado de recetas
médicas y cada receta se compone de original y copia.
1. Original: Entrega a paciente y traslada e Enfermera para su
despacho.
2. Copia: Entrega todas las copias a Encargado del Control de
Medicamentos.
2 Clínica Médica/ Enfermera
Recibe receta médica original.
Solicita a Encargado del Control de Medicamentos lo
recetado.
3 Clínica Médica/ Encargado del Control de Medicamentos
Procede:
1. Si hay medicamento, la entrega.
2. Si no hay, informa a enfermera fecha próxima de existencia.
4 Clínica Médica/ Enfermera
Recibe medicamentos.
1. Entrega a paciente medicina e informa especificaciones, si es
necesario.
2. Si no hay, informa nueva fecha de existencia.
Finaliza.
5 Clínica Médica/ Encargado del Control de Medicamentos
Recibe del Médico las copias de recetas para descargos.
Elabora informe semanal de medicamentos despachados y
confronta con las copias de recetas médicas.
Traslada.
6 Clínica Médica/ Jefe/Médico
Recibe informe.
Verifica con Encargado de Control de Medicamentos la falta
de medicinas.
Autoriza pedido.
7 Clínica Médica/ Encargado del Control de Medicamentos
Elabora pedido de compra.
Solicita firma de autorización.
Traslada a Gerencia de Compras.
8 Dirección Administrativa/ Gerencia de Compras
Recibe y gestiona pedido de compra.
Ejecuta de acuerdo a procedimientos de la Gerencia de
Compras.
Firma y sella pedido de compra, se queda con original y
devuelve copia a Encargado del Control de Medicamentos.
9 Clínica Médica/ Encargado del Control de Medicamentos
Recibe copia de pedido de compra.
Archiva.
Espera aviso de Bodega General para retirar pedido.
10 Dirección Administrativa/ Departamento de Bodega General
Recibe de proveedor pedido de medicamentos.
1. Ingresa al Sistema de Proveeduría del Congreso de la
República, el medicamento recibido.
2. Si recibe equipo médico, informa al Departamento de
Inventarios, por medio de traslado interno, y
Carga al sistema, donde se agregan especificaciones.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 76 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
11 Dirección Administrativa/ Departamento de Inventarios
2. Recibe información.
Envía personal para pirografiar el equipo médico.
Ingresa datos al Sistema de Control de Inventarios.
Elabora constancia de ingreso a Inventario de Bodega
General.
12 Dirección Administrativa/ Departamento de Bodega General
Avisa a Encargado de Control de Medicamentos de Clínica
Médica del equipo recibido y del medicamento.
Solicita elaborar requisición a bodega en Sistema de
Proveeduría, cuando es equipo médico, firmado por los
responsables.
Solicita original y copia de la requisición y tramita.
Para la entrega de medicamentos: elabora hoja de constancia
de despacho por traslado interno, para Clínica Médica.
13 Clínica Médica/ Encargado del Control de Medicamentos
Entrega en recepción de Bodega General lo solicitado:
Requisición en original y copia.
14 Dirección Administrativa/ Departamento de Bodega General
Recibe requisición y gestiona.
Solicita firma de autorización según procedimientos internos.
Entrega copia firmada y sellada a Encargado del Control de
Medicamentos.
15 Clínica Médica/ Encargado del Control de Medicamentos
Con requisición en mano, anota especificaciones del equipo
médico recibido.
Si recibe medicamentos: Firma hoja de despacho por traslado
interno.
16 Clínica Médica/ Encargado del Control de Medicamentos
Abre Sistema de Proveeduría con su contraseña de acceso.
Ingresa a su base de datos la cantidad de medicamentos
recibidos.
Elabora informe de ingreso de medicamentos y notifica a jefe
inmediato.
Almacena.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 77 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA/
DEPARTAMENTO DE
BODEGA GENERAL
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA/
DEPARTAMENTO DE
INVENTARIOS
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA/
GERENCIA DE
COMPRAS
CLÍNICA MÉDICA/
ENFERMERA
CLÍNICA MÉDICA/
ENCARGADO DEL
CONTROL DE
MEDICAMENTOS
CLÍNICA MÉDICA/
JEFE/MÉDICO
DRH/cm-02
INICIO
· PRESCRIBE POR MEDIO
DE TALONARIO RECETA
MÉDICA,
1.ENTREGA ORIGINAL A
PACIENTE Y TRASLADA A
ENFERMERA PARA
DESPACHO.
2.ENTREGA COPIA A
ENCARGADO DEL
CONTROL DE
MEDICAMENTOS.
1. RECIBE RECETA MÉDICA
ORIGINAL.
· SOLICITA A ENCARGADO
LO RECETADO.
· RECIBE MEDICAMENTO.
· ENTREGA A PACIENTE E
INFORMA
ESPECIFICACIONES, SI
ES NECESARIO.
· SI NO HAY, INFORMA
NUEVA FEHCA DE
EXISTENCIA.
· SI HAY MEDICAMENTO,
LO ENTREGA.
· SI NO HAY, INFORMA A
ENFERMERA FECHA
PRÓXIMA EXISTENCIA.
FIN
· RECIBE INFORME.
· VERIFICA CON
ENCARGADO
INEXISTENCIA DE
MEDICINAS.
· AUTORIZA PEDIDO.
· RECIBE COPIA DE
PEDIDO DE COMPRA.
· ARCHIVA.
· ESPERA AVISO DE
BODEGA GENERAL PARA
RETIRAR PEDIDO.
2. RECIBE COPIA DE
RECETAS PARA
DESCARGOS.
· ELABORA INFORME
SEMANAL DE
MEDICAMENTOS
DESPACHADOS.
· TRASLADA.
· ELABORA PEDIDO DE
COMPRA.
· SOLICITA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN.
· TRASLADA.
· RECIBE Y GESTIONA
PEDIDO DE COMPRA.
· EJECUTA DE ACUERDO A
PROCEDIMIENTOS
INTERNOS.
· FIRMA Y SELLA PEDIDO
DE COMPRA, SE QUEDA
CON ORIGINAL.
1. DEVUELVE COPIA A
ENCARGADO DEL
CONTROL DE
MEDICAMENTOS.
· RECIBE INFORMACIÓN.
· ENVÍA PERSONAL PARA
PIROGRAFIAR EQUIPO
MÉDICO.
· INGRESA DATOS AL
SISTEMA DE CONTROL
DE INVENTARIOS.
· ELABORA CONSTANCIA
DE INGRESO A
INVENTAIO DE BODEGA
GENERAL.
· RECIBE DE PROVEEDOR
PEDIDO DE
MEDICAMENTOS.
· INGRESA A SISTEMA DE
PROVEEDURÍA EL
MEDICAMENTO
RECIBIDO.
· SI RECIBE EQUIPO
MÉDICO, INFORMA A
INVENTARIOS.
· CARGA A SISTEMA.
· AVISA A ENCARGADO
RECEPCIÓN DE QUIPO O
MEDICAMENTO.
· SOLICITA REQUISICIÓN A
BODEGA.
· SOLICITA ORIGINAL DE
REQUISICIÓN.
· PARA ENTREGA DE
MEDICAMENTOS SE
ELABORA HOJA DE
CONSTANCIA DE
DESPACHO POR
TRASLADO INTERNO
PARA CLÍNICA MÉDICA.
· ENTREGA EN RECEPCIÓN
DE BODEGA GENERAL
REQUISICIÓN EN
ORIGINAL Y COPIA.
· RECIBE REQUISICIÓN.
· SOLICITA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN.
· ENTREGA COPIA
FIRMADA Y SELLADA.
· CON REQUISICIÓN EN
MANO, ANOTA
ESPECIFICACIONES DEL
EQUIPO MÉDICO
RECIBIDO.
· PARA MEDICAMENTOS,
FIRMA HOJA DE
DESPACHO POR
TRASLADO INTERNO.
· ABRE SISTEMA DE
PROVEEDURÍA CON
CONTRASEÑA.
· ELABORA INFORME DE
INGRESO DE
MEDICAMENTOS.
· NOTIFICA A JEFE
INMEDIATO.
· ALMACENA.
1
1
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 78 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Visita médica domiciliar. DRH/cm-03
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección de Recursos Humanos
Solicita a Clínica Médica efectuar visita domiciliar por las
siguientes razones:
1. Por ausencia del trabajador sin justificación.
2. Para verificar la condición real de salud del trabajador.
2 Dirección de Recursos Humanos
Facilita el acompañamiento de dos Supervisores de la
Jefatura de Personal.
Gestiona el trámite para proveer vehículo para la visita.
Dependiendo del área o zona de la vivienda, proporciona el
acompañamiento de Guardias Parlamentarios.
3 Clínica Médica/ Jefe/Médico
Recibe instrucciones y datos del trabajador a visitar.
Encuentran el domicilio y al trabajador, procede a evaluarlo.
1. Levanta el informe médico correspondiente que contiene los
siguientes datos: Hora de salida y regreso, tiempo de la visita
y diagnóstico.
2. Traslada para su transcripción.
4 Clínica Médica/ Secretaria Ejecutiva
Recibe informe del diagnóstico médico.
Transcribe y
Solicita firma.
5 Clínica Médica/ Jefe/Médico
Recibe informe y firma.
Traslada a Supervisores de la Jefatura de Personal.
6 Jefatura de Personal/ Supervisores
Reciben informe y firman.
En caso no encuentren la dirección o el trabajador: levantan
el informe correspondiente.
En ambos procesos, levantan y entregan informe a jefe
inmediato en Dirección de Recursos Humanos.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 79 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
VISITA MÉDICA DOMICILIAR
JEFATURA DE
PERSONAL/
SUPERVISORES
CLÍNICA MÉDICA/
JEFE/MÉDICO
CLÍNICA MÉDICA/
SECRETARIA
EJECUTIVA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS
DRH/cm-03
INICIO
· SOLICITA A CLÍNICA
MÉDICA EFECTUAR
VISITA DOMICLIAR POR
RAZONES:
· AUSENCIA
INJUSTIFICADA DEL
TRABAJADOR.
· VERIFICACIÓN DE
CONDICIÓN REAL DE
SALUD DEL
TRABAJADOR.
· RECIBE INSTRUCCIONES
Y DATOS DEL
TRABAJADOR.
· ENCUENTRAN DOMICILIO
Y TRABAJADOR,
PROCEDE A EVALUARLO.
· LEVANTA INFORME
MÉDICO.
· TRASLADA PARA SU
TRANSCRIPCIÓN.
· RECIBE INFORME Y
FIRMA.
· TRASLADA A
SUPERVISORES.
· RECIBE INFORME DEL
DIAGNÓSTICO MÉDICO.
· TRANSCRIBE.
· SOLICITA FIRMA.
· RECIBEN INFORME Y
FIRMAN.
· EN CASO NO
ENCUENTREN LA
DIRECCIÓN O EL
TRABAJADOR, LEVANTAN
INFORME
CORRESPONDIENTE.
· EN AMBOS PROCESOS,
LEVANTAN Y ENTREGAN
INFORME A JEFE
INMEDIATO EN
DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS.
· FACILITA
ACOMPAÑAMIENTO DE
DOS SUPERVISORES.
· TRAMITA PROVISIÓN DE
VEHÍCULO.
· DEPENDIENDO DE ÁREA
O ZONA DE VIVIENDA,
PROPORCIONA
ACOMPAÑAMIENTO DE
GUARDIAS
PARLAMENTARIOS.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 80 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DESCUENTOS JUDICIALES
1. Definición de los Procedimientos:
Proceso mediante el cual el Congreso de la República acata las órdenes judiciales
concernientes a la retención o levantamiento “descuentos judiciales” a los
funcionarios o trabajadores.
2. Objetivos de los Procedimientos:
Cumplir las órdenes de Juzgado competente.
Elaborar nóminas de descuentos judiciales recibidos.
Elaborar listado de solicitudes de pago de pensiones alimenticias.
Operar pago parcial o total a demandado, según instrucciones de orden de
levantamiento de embargo.
Gestionar ante la Dirección Financiera, medio de pago para personas individuales o
jurídicas, de conformidad a orden de levantamiento de embargo.
Contar con la documentación de soporte de todas las operaciones ejecutadas, para
respaldo en los procesos de revisión y fiscalización.
3. Normas del Procedimiento:
La retención y o descuento judicial se efectuará conforme lo ordene el Tribunal que
éste conociendo de la materia, según sea el caso, pensiones alimenticias, adeudos a
terceros etc. El embargo a la remuneración que percibe el trabajador se podrá
ordenar al empleador (Congreso) por medio de un oficio del Tribunal. El Congreso
será el depositario de las sumas embargadas hasta que el Tribunal ordene su entrega
a quien corresponda.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 81 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Levantamiento de embargo. DRH/dnyc-04
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Juzgado Emite oficio firmado y sellado en el que ordena el levantamiento de embargo, así como el pago o devolución de lo retenido, y dependiendo de la orden se opera de la siguiente manera: 1. Pago total al demandado. 2. Pago parcial al demandado, debe indicar la cantidad
específica de pago y aclarar que se devuelva el excedente al demandado, si procede.
3. Devolución total de lo retenido al demandado. 4. Cese de descuento.
Envía para su cumplimiento.
2 Dirección de Recursos Humanos/ Recepcionista
Recibe orden de levantamiento de embargo judicial. Procede a revisar, previo a su recepción:
La orden judicial debe estar firmada y sellada en original por el juez competente.
De llenar los requisitos, se procede a su recepción. Traslada para su trámite.
3 Dirección de Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe orden de levantamiento de embargo judicial. Procede al análisis de la orden de levantamiento de embargo
judicial: Si al recibir la orden de levantamiento de embargo indica
que se devuelva el total o el excedente al demandado y hubiere otra u otras órdenes de embargo, el monto a devolver se traslada al juicio siguiente.
Si el monto trasladado no cubre la totalidad de la cantidad ordenada a descontar, se efectúa el cálculo correspondiente para cubrir el total de la cantidad ordenada.
4 Dirección de Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Elabora y firma oficio conjuntamente con el (a) Director (a) de Recursos Humanos, dirigido al Director Financiero en el que se le solicita extender el cheque a la persona individual o jurídica que indique la orden judicial, y se le adjuntan los siguiente documentos: Orden de levantamiento del juicio de embargo. Fotocopia del juicio de embargo. Libro de salarios correspondiente a los descuentos
efectuados por el depositario. Documentación de la representación legal de la empresa o
institución demandante (para persona jurídica). Fotocopia del NIT del demandante (para persona
individual). Nota de solicitud de emisión de cheque dirigida al Director
Financiero, en la que se indica el NIT del trabajador, firmada por Auxiliar y Director (a) de Recursos Humanos.
Traslada expediente a la Dirección de Auditoría Interna para la visa correspondiente.
5 Dirección de Auditoría Interna/ Secretaria
Recibe expediente de levantamiento de embargo judicial. Traslada para la respectiva visa.
6 Dirección de Auditoría Interna/ Auxiliar de Auditoría
Recibe expediente de levantamiento de embargo judicial. Revisa:
Si todo está correcto, firma y visa el expediente.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 82 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
En caso contrario, se devuelve para corrección.
7 Dirección de Auditoría Interna/ Secretaria
Recibe expediente visado o rechazado. En ambos casos, devuelve para seguir con su trámite o
para su corrección.
8 Dirección de Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe expediente visado o rechazado. Si es visado, remite a Dirección General para Visto Bueno. En caso contrario, corrige y vuelve a mandar a Dirección de
Auditoría Interna.
9 Dirección General/ Recepcionista
Recibe expediente de levantamiento de embargo visado por Auditoría Interna.
Traslada para Visto Bueno.
10 Director General Recibe expediente. Firma con Visto Bueno. Devuelve.
11 Dirección General/ Recepcionista
Recibe expediente firmado con Visto Bueno. Devuelve a Dirección de Recursos Humanos para continuar
con el trámite.
12 Dirección de Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe expediente con firmas y sellos correspondientes. Traslada a Dirección Financiera para trámites de pago.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 83 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LEVANTAMIENTO DE EMBARGO
1/2
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA
INTERNA/
AUXILIAR
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
SECRETARIA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
RECEPCIONISTA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
AUXILIAR DE
NÓMINAS
JUZGADO
DRH/dnyc-04
INICIO
· EMITE OFICIO EN EL QUE
ORDENA EL
LEVANTAMIENTO DE
EMBARGO, ASI COMO EL
PAGO O DEVOLUCIÓN DE
LO RETENIDO.
· ENVÍA PARA SU
CUMPLIMIENTO.
· RECIBE EXPEDIENTE DE
LEVANTAMIENTO DE
EMBARGO JUDICIAL.
· TRASLADA PARA LA
RESPECTIVA VISA.
· RECIBE ORDEN DE
LEVANTAMIENTO DE
EMBARGO JUDICIAL.
· PROCEDE AL ANÁLISIS.
· ELABORA Y FIRMA
OFICIO
CONJUNTAMENTE CON
DIRECTOR DE
RECURSOS HUMANOS,
DIRIGIDO A DIRECTOR
FINANCIERO EN EL QUE
SE SOLICITA EXTENDER
EL CHEQUE A LA
PERSONA INDIVIDUAL O
JURÍDICA QUE INDIQUE
LA ORDEN JUDICIAL Y SE
LE ADJUNTAN LOS
DOCUMENTOS
SEÑALADOS EN EL PASO
4 DEL PROCEDIMIENTO.
· TRASLADA EXPEDIENTE.
ORDEN
FIRMADA Y SELLADA
EN ORIGINAL POR JUEZ
COMPETENTE?
SI
NO
TODO EN ORDEN?
· REMITE A DIRECCIÓN
GENERAL PARA VISTO
BUENO.
EXPEDIENTE VISADO?· FIRMA Y VISA EL
EXPEDIENTE.
SI
NO
NO
SI
· RECIBE EXPEDIENTE
CON FIRMAS Y SELLOS
CORRESPONDIENTES.
· TRASLADA A DIRECCIÓN
FINANCIERA PARA
TRÁMITES DE PAGO.
FIN
1
2
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 84 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LEVANTAMIENTO DE EMBARGO
2/2
DIRECCIÓN
GENERAL/
DIRECTOR
DIRECCIÓN
GENERAL/
RECEPCIONISTA
· RECIBE EXPEDIENTE.
· FIRMA CON VISTO
BUENO.
· DEVUELVE.
1
· RECIBE EXPEDIENTE
FIRMADO CON VISTO
BUENO.
· DEVUELVE PARA
CONTINUAR CON EL
TRÁMITE.
· RECIBE EXPEDIENTE DE
LEVANTAMIENTO DE
EMBARGO VISADO POR
AUDITORÍA INTERNA.
· TRASLADA PARA VISTO
BUENO.
2
DRH/dnyc-04
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 85 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Retención de Descuentos Judiciales. DRH/dnyc-05
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Juzgado Emite orden de embargo judicial por: Juicio Ejecutivo o Pensión Alimenticia.
Envía orden de embargo judicial.
2 Dirección de Recursos Humanos/ Recepcionista
Recibe orden de embargo judicial. Procede a revisar, previo a su recepción:
La orden judicial debe estar firmada y sellada en original por juez competente.
De llenar los requisitos, procede a su recepción. Se traslada para su trámite, al Departamento de Nóminas.
3 Dirección de Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe orden de embargo judicial. Procede al análisis de la orden de embargo judicial.
Por pensión alimenticia, generalmente el juez fija la cantidad exacta a descontar.
Al recibir varios embargos para un mismo trabajador, se ejecutan de conformidad al orden de recepción.
Después del cierre de la Nómina del mes anterior por Auditoría Interna, se inicia la operatoria en el programa DELTA, de conformidad con el porcentaje que el juez asigne.
4 Dirección de Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Elabora nómina, en la cual se consignan los descuentos judiciales recibidos, asimismo se elabora el listado de solicitudes de pago de pensiones alimenticias, los cuales deben especificar: Nombre del beneficiario, Cantidad a pagar al beneficiario, Número de Identificación Tributaria NIT, Juzgado que emite la orden. Observaciones: (se define el nombre y renglón del
trabajador demandado). Y medio de pago a través de: Cheque o Acreditamiento.
Se traslada a la Dirección de Auditoría Interna la nómina y el listado de todos los descuentos judiciales operados en la misma, y fotocopia de cada orden de embargo judicial.
5 Dirección de Auditoría Interna/ Secretaria
Recibe nómina y expediente de respaldo. Traslada para autorización de visa.
6 Dirección de Auditoría Interna/ Auxiliar de Auditoría
Recibe nómina y expediente de respaldo. Revisa:
Si todo está correcto, procede a visar. Caso contrario, devuelve para su corrección.
7 Dirección de Auditoría Interna/ Secretaria
Recibe nómina y expediente de respaldo. En ambos casos, traslada para continuar con el trámite.
8 Dirección de Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe nómina y expediente de respaldo. Su fue visado, traslada a Dirección General para firma de
Visto Bueno. En caso contrario, se corrige y traslada para su visa
correspondiente.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 86 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
9 Dirección Financiera Recibe nómina visada y expediente de respaldo para efectuar el pago respectivo.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 87 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
RETENCIÓN DE DESCUENTOS JUDICIALES
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA
INTERNA/
DIRECTOR
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
SECRETARIA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
RECEPCIONISTA
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS/
AUXILIAR DE
NÓMINAS
JUZGADO
DRH/dnyc-05
INICIO
· EMITE ORDEN DE
EMBARGO JUDICIAL POR:
· JUICIO EJECUTIVO O
· PENSIÓN ALIMENTICIA.
· ENVÍA ORDEN DE
EMBARGO JUDICIAL.
· RECIBE ORDEN DE
EMBARGO JUDICIAL.
· PROCEDE A ANÁLISIS.
· DESPUÉS DEL CIERRE
DE NÓMINA DEL MES
ANTERIOR POR
AUDITORÍA INTERNA,
INICIA OPERATORIA EN
PROGRAMA DELTA, DE
CONFORMIDAD CON
PORCENTAJE QUE EL
JUEZ ASIGNE.
FIRMA Y SELLO
EN ORIGINAL POR JUEZ
COMPETENTE?
· ELABORA NÓMINA EN LA
CUAL SE CONSIGNAN
LOS DESCUENTOS
JUDICIALES, ASÍCOMO
LISTADO DE
SOLICITUDES DE PAGO
DE PENSIONES
ALIMENTICIAS,
CONTENIENDO LOS
DATOS DEL PASO 4 DEL
PROCEDIMIENTO.
· TRASLADA NÓMINA Y
LISTADO DE
DESCUENTOS
JUDICIALES Y
FOTOCOPIA DE CDA
ORDEN DE EMBARGO
JUDICIAL.
SI
NO
· RECIBE NÓMINA Y
EXPEDIENTE DE
RESPALDO.
· TRASLADA PARA
AUTORIZACIÓN DE VISA.
· RECIBE NÓMINA VISADA
Y EXPEDIENTE DE
RESPALDO PARA
EFECTUAR EL PAGO
RESPECTIVO.
TODO EN ORDEN?
· PROCEDE A VISAR.
SI
NÓMINA VISADA?
NO
NO
· RECIBE NÓMINA Y
EXPEDIENTE DE
RESPALDO.
· ENVIA A DIRECCIÓN
GENERAL PARA FIRMA
DE VISTO BUENO.
· TRASLADA PARA
TRÁMITES DE PAGO.
SI
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 88 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS INDUCCIÓN
1. Definición del Procedimiento:
Proceso que inicia desde el primer día de un nuevo colaborador en la institución, en
la cual se le va inducir a su nuevo ambiente de trabajo. El propósito fundamental de
un programa de inducción es lograr que el nuevo colaborador identifique al
Organismo como un sistema dinámico de interacciones internas y externas en
permanente evolución.
2. Objetivos del Procedimiento:
Facilitar el proceso de adaptación e integración del nuevo colaborador, así como
propiciar el desarrollo de un sentido de pertenencia en el Organismo Legislativo.
Esbozar las normas, políticas y procedimientos del Organismo Legislativo.
Dar a los nuevos colaboradores, una visión global de la historia del Organismo
Legislativo y su posición actual.
Identificar la estructura física y administrativa del Organismo Legislativo.
3. Normas del Procedimiento:
Es obligatorio que exista una inducción general.
Debe dársele al nuevo colaborador una visita guiada por todos los edificios que
conforman el Organismo Legislativo.
Se debe efectuar inducción al puesto.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 89 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Inducción del Recurso Humano. DRH/06
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección de Recursos Humanos/ Director
Cita al trabajador de reciente ingreso.
2 Trabajador Se presenta a la Dirección de Recursos Humanos.
3 Encargado de Inducción Da la bienvenida al equipo de trabajo del Organismo
Legislativo.
Imparte la inducción teórica.
Realiza un recorrido por las instalaciones importantes que
debe conocer.
Presenta al nuevo trabajador con el jefe inmediato superior.
4 Jefe Inmediato Recibe al nuevo trabajador.
Asigna atribuciones.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 90 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
INDUCCIÓN DEL RECURSO HUMANO
JEFE INMEDIATOTRABAJADORENCARGADO DE
INDUCCIÓN
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
DIRECTOR (A)
DRH/06
· CITA AL TRABAJADOR DE
RECIENTE INGRESO.
· SE PRESENTA A LA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS.
· DA LA BIENVENIDA AL
EQUIPO DE TRABAJO DEL
ORGANISMO
LEGISLATIVO.
· IMPARTE LA INDUCCIÓN
TEÓRICA.
· REALIZA UN RECORRIDO
POR LAS INSTALACIONES
IMPORTANTES QUE DEBE
CONOCER.
· PRESENTA AL NUEVO
TRABAJADOR CON EL
JEFE INMEDIATO
SUPERIOR.
· RECIBE AL NUEVO
TRABAJADOR.
· ASIGNA ATRIBUCIONES.
INICIO
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 91 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
1. Definición del Procedimiento:
Técnica que se utiliza para escoger o elegir entre un conjunto de candidatos o
postulantes para ocupar los puestos vacantes en la institución.
2. Objetivos del Procedimiento:
Contar con el mayor número de candidatos disponibles, que reúnan los requisitos del
puesto a cubrirse.
Promover el reclutamiento interno.
3. Normas del Procedimiento:
Las plazas se adjudicarán en estricto cumplimiento al orden de méritos de los
postulantes.
La Dirección de Recursos Humanos es la responsable de la conducción del proceso
de reclutamiento y selección.
El reclutamiento y la selección del recurso humano, se efectuará observando el
reglamento de la materia y en un marco de estricta ética.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 92 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Reclutamiento del Recurso Humano. DRH/07
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección General/ Director
Solicita a Dirección de Recursos Humanos lista de plazas
vacantes.
Remite a Junta Directiva lista y observaciones de
conformidad con la ley.
2 Junta Directiva Recibe lista de plazas vacantes y observaciones legales.
Analiza y autoriza la lista de plazas vacantes que estarán a
disposición para reclutamiento.
Traslada acuerdo de aprobación de Junta Directiva al Director
General.
3 Dirección General/ Director
Recibe acuerdo de aprobación de Junta Directiva.
Traslada a Dirección de Recursos Humanos con las
directrices pertinentes.
4 Dirección de Recursos Humanos
Recibe acuerdo de aprobación de Dirección General.
Realiza reclutamiento de candidatos verificando:
Disponibilidad interna y externa del recurso humano.
Genera convocatoria interna o externa, de ser necesario.
5 Candidato Presenta expediente a Dirección de Recursos Humanos, de
conformidad con la convocatoria.
6 Dirección de Recursos Humanos
Recibe y revisa papelería presentada por el candidato.
Remite a Dirección General para el procedimiento
administrativo correspondiente.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 93 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
RECLUTAMIENTO DEL RECURSO HUMANO
DIRECCIÓN
GENERAL/
DIRECTOR
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS
CANDIDATOJUNTA DIRECTIVA
DRH/07
INICIO
· RECIBE LISTA DE PLAZAS
VACANTES Y
OBSERVACIONES
LEGALES.
· ANALIZA Y AUTORIZA
LISTA QUE ESTARÁN A
DISPOSICIÓN PARA
RECLUTAMIENTO.
· TRASLADA ACUERDO DE
APROBACIÓN DE JUNTA
DIRECTIVA.
· RECIBE ACUERDO DE
APROBACIÓN.
· REALIZA
RECLUTAMIENTO DE
CANDIDATOS
VERIFICANDO:
· DISPONIBILIDAD
INTERNA Y EXTERNA
DEL RECURSO
HUMANO.
· GENERA
CONVOCATORIA
INTERNA O EXTERNA, DE
SER NECESARIO.
· PRESENTA EXPEDIENTE,
DE CONFORMIDAD CON
LA CONVOCATORIA.
· RECIBE Y REVISA
PAPELERÍA PRESENTADA
POR EL CANDIDATO.
· REMITE A DIRECCIÓN
GENERAL PARA EL
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO
CORRESPONDIENTE.
· SOLICITA A DIRECCIÓN
DE RECURSOS
HUMANOS LISTA DE
PLAZAS VACANTES.
· REMITE A JUNTA
DIRECTIVA LISTA Y
OBSERVACIONES DE
CONFORMIDAD CON LA
LEY.
· RECIBE ACUERDO DE
APROBACIÓN.
· TRASLADA A DIRECCIÓN
DE RECURSOS
HUMANOS CON LAS
DIRECTRICES
PERTINENTES.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 94 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Selección del Recurso Humano. DRH/08
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección General/ Director
Recibe solicitud de contratación por parte de Diputados y de
las diferentes Direcciones.
Elabora Acuerdo de Contratación, que será firmado por el
Presidente o Junta Directiva.
Traslada a Dirección de Recursos Humanos Acuerdo firmado
para elaboración de contrato o acta.
2 Dirección de Recursos Humanos/ Director (a)
Recibe Acuerdo y traslada a Nóminas y Contratos para el
trámite administrativo correspondiente.
3 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Verifica la naturaleza de la contratación (Acuerdo).
Asigna a Encargado de Renglón que corresponda.
4 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado de Renglón
Revisa expediente y solicita a la instancia correspondiente
(Diputado, área administrativa o interesado) la
documentación legal pertinente.
Cita al interesado.
5 Interesado Complementa la documentación legal pertinente.
Completa información en formularios de Recursos Humanos.
Cumple con la entrevista establecida.
6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado de Renglón
Remite a Director (a) de Recursos Humanos documentación
e información de los formularios, así como los resultados de
la entrevista.
7 Dirección de Recursos Humanos/ Director (a)
Verifica y analiza información consignada en el expediente
presentado.
Autoriza, si corresponde la elaboración del contrato de
trabajo.
Remite a Nóminas y Salarios para trámite administrativo
correspondiente.
8 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Remite expedientes autorizados e Encargado para trámite
administrativo de contratación.
Remite a Secretaria de Nóminas y Contratos, expedientes no
autorizados (no cumplieron con los requisitos, según las
normas internas para que informe al interesado).
9 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado de Renglón
Recibe y continúa el procedimiento administrativo
correspondiente a la elaboración de contrato o acta.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 95 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SELECCIÓN DEL RECURSO HUMANO
INTERESADO
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
SECRETARIA
DIRECCIÓN
GENERAL/
DIRECTOR
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
JEFE
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO DE
RENGLÓN
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
DIRECTOR (A)
DRH/08
INICIO
FIN
· RECIBE ACUERDO Y
TRASLADA PARA
TRÁMITES.
· RECIBE SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN POR
PARTE DE DIPUTADOS Y
DE LAS DIFERENTES
DIRECCIONES.
· ELABORA ACUERDO DE
CONTRATACIÓN,
FIRMADO POR
PRESIDENTE O JUNTA
DIRECTIVA.
· TRASLADA ACUERDO
FIRMADO PARA
ELABORACIÓN DE
CONTRATO O ACTA.
· VERIFICA NATURALEZA
DE CONTRATACIÓN
(ACUERDO).
· ASIGNA A ENCARGADO
DE RENGLÓN QUE
CORRESPONDA.
· REMITE A DIRECTOR (A)
DE RECURSOS HUMANOS
DOCUMENTACIÓN E
INFORMACIÓN DE LOS
FORMULARIOS, ASÍ
COMO LOS RESULTADOS
DE LA ENTREVISTA.
· VERIFICA Y ANALIZA
INFORMACIÓN
CONSIGNADA EN
EXPEDIENTE
PRESENTADO.
· REMITE A SECRETARIA
PARA INFORMAR A
INTERESADO.
· RECIBE INSTRUCCIONES
PARA ELABORACIÓN DE
CONTRATO O ACTA.
· REVISA EXPEDIENTE Y
SOLICITA A INSTANCIA
CORRESPONDIENTE
(DIPUTADO, ÁREA
ADMINISTRATIVA O
INTERESADO) LA
DOCUMENTACIÓN LEGAL
PERTINENTE.
· CITA A INTERESADO.
PROCEDE? NO
FIN
· COMPLEMENTA
DOCUMENTACIÓN LEGAL
PERTINENTE.
· COMPLETA
INFORMACIÓN EN
FORMULARIOS DE
RECURSOS HUMANOS.
· CUMPLE CON
ENTREVISTA
ESTABLECIDA.
· RECIBE AUTORIZACIÓN
PARA ELABORACIÓN DE
CONTRATO DE TRABAJO.
SI
· RECIBE NOTIFICACIÓN
CON RAZONAMIENTO DEL
RECHAZO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 96 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
JEFATURA DE PERSONAL PROCESOS ADMINISTRATIVOS
1. Definición de los Procedimientos:
Procesos ejecutados por la Jefatura de Personal, quien se encarga de validar los
derechos de los trabajadores conforme a la ley, cumplir con las obligaciones
contraídas y aplicar las normas y sanciones administrativas correspondientes.
2. Objetivo de los Procedimientos:
Mantener actualizado y procesado los controles internos del recurso humano del
Organismo Legislativo, para dar cumplimiento a los derechos y obligaciones
adquiridos.
3. Normas del Procedimiento:
Supervisar a los trabajadores,
Controlar el cumplimiento de sus funciones,
Observar su ingreso y egreso a las diferentes instalaciones del Organismo
Legislativo.
Informar sobre conflictos laborales.
Verificar datos en sistemas de control interno,
Velar por los derechos y obligaciones laborales establecidos en la ley, y
Cumplir con los procesos de sanciones y destituciones del recurso humano.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 97 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Acta de destitución por medio de Juzgado (Trabajador 0-11) DRH/jp-09
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Jefe Inmediato, Supervisión ó Jefatura de Personal
Reporta falta grave (de acuerdo a Ley de Servicio Civil del Organismo Legislativo, Artículo 25).
2 Jefatura de Personal y Procesos Administrativos
Redacta oficio para hacerle saber la falta cometida al señalado, informándole que se le corre audiencia para dilucidar su caso en 48 horas máximo, desde el momento en que el Supervisor le entrega el oficio y firma de enterado (Capítulo V, Régimen Disciplinario, Artículo 32).
3 Jefatura de Personal y Procesos Administrativos
Se investiga el caso para determinar lo sucedido y la forma como fueron los hechos. Agotadas las instancias, se reservan como medios de prueba.
4 Trabajador afectado Cuando se le ubica, firma de enterado el oficio. Responde de manera escrita, en el término estipulado,
justificando las razones de la falta cometida, adjuntando los medios de prueba para desvanecer el caso.
5 Jefatura de Personal y Procesos Administrativos
Si no se acepta excusa, se procede a enviar un oficio y se le amonesta verbalmente, por escrito, según el caso (Capítulo V, Régimen Disciplinario, Artículo 31. Medidas Disciplinarias de la Ley de Servicio Civil del Organismo Legislativo).
6 Jefatura de Personal y Procesos Administrativos
Si se sanciona con suspensión sin goce de salario de uno a ocho días, se procede a elaborar oficio e informarle al trabajador, luego se procede a redactar el acta (Capítulo V, Régimen Disciplinario, Artículo 31. Medidas Disciplinarias, inciso c).
7 Jefatura de Personal y Procesos Administrativos
Si el trabajador abandona labores, se informa a Dirección General.
Se solicita corte de salario y se inicie el proceso de destitución ante el Juzgado de Trabajo por medio de la Asesoría Jurídica.
8 Jefatura de Personal y Procesos Administrativos
Si el trabajador reincide en las faltas o comete una falta grave, se enviará informe a Dirección General, solicitando se inicie el proceso de destitución ante el Juzgado de Trabajo por medio de la Asesoría Jurídica.
9 Junta Directiva y/o Dirección General
Recibe solicitud para corte de salario y solicitud de proceso de destitución.
Resuelve. Traslada a Asesoría Jurídica para realizar proceso de
destitución ante el Juzgado de Trabajo y autorización del corte de salario a Recursos Humanos por medio de Dirección General.
10 Jefatura de Personal y Procesos Administrativos
Recibe resolución de solicitud de corte de salario y procede conforme, notificando a Nóminas para operar.
11 Jefatura de Personal y Procesos Administrativos
Cuando se recibe notificación de Juzgado, se procede a esperar resolución de Junta Directiva o Comisión Permanente para que quede en firme la destitución.
Se le notifica a trabajador a través de un oficio y se procede a elaborar el acta de destitución.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 98 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
12 Jefatura de Personal y Procesos Administrativos
Traslada copia de acta de destitución a Administración de Expedientes y al Departamento de Nóminas y Contratos.
13 Administración de Expedientes
Recibe copia de acta de destitución y archiva en expediente personal.
14 Departamento de Nóminas y Contratos
Recibe acta de destitución. Elimina de Nómina a persona destituida. Efectúa trámites para pago de prestaciones.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 99 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ACTA DE DESTITUCION POR MEDIO DE JUZGADO (TRABAJADOR 0-11)
1/2
JEFATURA DE
PERSONAL Y
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
TRABAJADOR
AFECTADO
JUNTA DIRECTIVA Y/O
DIRECCIÓN
GENERAL
JEFE
INMEDIATO O
SUPERVISIÓN
DRH/jp-09
INICIO
REPORTA FALTA
GRAVE (DE ACUERDO
A LEY DE SERVICIO
CIVIL DEL ORGANIS-
MO LEGISLATIVO).
INICIO
REPORTA FALTA
GRAVE (DE ACUERDO
A LEY DE SERVICIO
CIVIL DEL ORGANIS-
MO LEGISLATIVO).
· REDACTA OFICIO
PARA HACERLE
SABER LA FALTA AL
SEÑALADO,
CORRIÉNDOLE
AUDIENCIA PARA
DILUCIDAR SU CASO
EN 48 HORAS
MÁXIMO, DESPUÉS
DE HABER RECIBIDO
NOTIFICACIÓN.
· SE INVESTIGA CASO
PARA DETERMINAR
LOS HECHOS.
· DE TODO LO
INDAGADO, SE
RESERVAN COMO
PRUEBAS.
· CUANDO SE LE
UBICA, FIRMA EL
OFICIO DE
ENTERADO.
· RESPONDE POR
ESCRITO,
ADJUNTANDO LOS
MEDIOS DE PRUEBA.
SE ACEPTA
EXCUSA?
· ENVÍA OFICIOY SE LE
AMONESTA
VERBALMENTE O POR
ESCRITO.
NO
· SI SE SANCIONA CON
SUSPENSIÓN SIN
GOCE DE SALARIO DE
UNO A OCHO DÍAS, SE
ELABORA OFICIO E
INFORMARLE AL
TRABAJADOR.
· PROCEDE A
REDACTAR ACTA.
· RECIBE
AMONESTACIÓN
VERBAL O POR
ESCRITO.
· RECIBE INFORMACIÓN
DE SUSPENSIÓN SIN
GOCE DE SALARIO.
· SI EL TRABAJADOR
ABANDONA LABORES,
· SE INFORMA A
DIRECCIÓN GENERAL.
· SE SOLICITA CORTE
DE SALARIO Y SE
INICIE PROCESO DE
DESTITUCIÓN.
· SI EL TRABAJADOR
REINCIDE EN FALTAS O
COMETE UNA FALTA
GRAVE.
· INFORMARÁ A
DIRECCIÓN GENERAL,
SOLICITANDO SE
INICIE PROCESO DE
DESTITUCIÓN.
FIN
FIN
1
1
· RECIBE:
· SOLICITUD DE
CORTE DE SALARIO.
· SOLICITUD DE
PROCESO DE
DESTITUCIÓN.
· RESUELVE.
· TRASLADA A
ASESORÍA JURÍDICA
PARA TRÁMITES
ANTE JUZGADO DE
TRABAJO.
· AUTORIZA CORTE DE
SALARIO.
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 100 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ACTA DE DESTITUCION POR MEDIO DE JUZGADO (TRABAJADOR 0-
11)
2/2
ADMINISTRACIÓN
EXPEDIENTES
TRABAJADOR
AFECTADO
DEPARTAMENTO
NÓMINAS Y
CONTRATOS
JEFATURA DE
PERSONAL Y
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
1
· RECIBE
RESOLUCIÓN DE
SOLICITUD DE
CORTE DE SALARIO.
· NOTIFICA.
· RECIBE
NOTIFICACIÓN DE
CORTE DE SALARIO.
· OPERA.
FIN· CUANDO SE RECIBE
NOTIFICACIÓN DE
JUZGADO, ESPERA
RESOLUCIÓN DE
JUNTA DIRECTIVA O
COMISIÓN
PERMANENTE PARA
QUE QUEDE EN
FIRME DESTITUCIÓN.
· NOTIFICA A
TRABAJADOR.
· PROCEDE A
ELABORAR ACTA DE
DESTITUCIÓN.
· RECIBE
NOTIFICACIÓN DE
DESTITUCIÓN.
TRASLADA COPIA DE
ACTA DE
DESTITUCIÓN A:
· ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES Y
· DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS.
ARCHIVA EN
EXPEDIENTE
PERSONAL.
FIN· RECIBE ACTA DE
DESTITUCIÓN.
· ELIMINA DE NÓMINA
A PERSONA
DESTITUIDA.
· EFECTÚA TRÁMITES
DE PAGO DE
PRESTACIONES.
FIN
DRH/jp-09
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 101 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Acta por renuncia o destitución de Director. DRH/jp-10
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección General Recibe punto de Acta de Junta Directiva y/o Acuerdo de Presidencia, donde se indica renuncia o destitución de un Director.
Traslada.
2 Dirección de Recursos Humanos
Recibe punto de Acta de Junta Directiva y/o Acuerdo de Presidencia remitido por Dirección General.
Margina. Traslada.
3 Jefatura de Personal Recibe punto de Acta de Junta Directiva y/o Acuerdo de Presidencia.
Coordina con Departamento de Inventarios y Dirección de Auditoría Interna para la entrega de bienes.
4 Jefatura de Personal, Inventarios y Auditoría Interna
En conjunto, se presentan al lugar donde se llevará a cabo la destitución o renuncia.
5 Director destituido Entrega todos los bienes a su cargo ó indica que se le asigne
a una persona encargada.
6 Jefatura de Personal, Inventarios y Auditoría Interna
Redactan el Acta por renuncia o destitución y de conformidad, ambas partes proceden a firmar la misma.
7 Jefatura de Personal Envía el Acta por renuncia o destitución al Departamento de Nóminas y Contratos para lo que corresponda.
Envía copia del Acta a Administración de Expedientes.
8 Departamento de Nóminas y Contratos
Recibe Acta por renuncia o destitución de Director. Procede a registrar en base de datos para los trámites
pertinentes.
9 Administración de Expedientes
Recibe copia del Acta por renuncia o destitución de Director. Archiva copia de Acta en expediente personal.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 102 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ACTA POR RENUNCIA O DESTITUCIÓN DE DIRECTOR
1/2
JEFATURA DE
PERSONAL,
INVENTARIOS Y
AUDITORÍA INTERNA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
JEFATURA
DE PERSONAL
DIRECCIÓN
GENERAL
DRH/jp-10
INICIO
· RECIBE PUNTO DE
ACTA DE JUNTA
DIRECTIVA Y/O
ACUERDO DE
PRESIDENCIA.
· TRASLADA. · RECIBE PUNTO DE
ACTA DE JUNTA
DIRECTIVA Y/O
ACUERDO DE
PRESIDENCIA.
· MARGINA.
· TRASLADA.
· RECIBE PUNTO DE
ACTA DE JUNTA
DIRECTIVA Y/O
ACUERDO DE
PRESIDENCIA.
· COORDINA CON
INVENTARIOS Y
AUDITORÍA
INTERNA PARA
ENTREGA DE
BIENES. EN CONJUNTO, SE
PRESENTAN AL
LUGAR DONDE SE
LLEVARÁ A CABO LA
DESTITUCIÓN O
RENUNCIA.
· REDACTAN ACTA
POR RENUNCIA O
DESTITUCIÓN.
· DE
CONFORMIDAD
AMBAS PARTES
FIRMAN LA MISMA.
1.ENVIA COPIA DE
ACTA A
DEPARTAMENTO
DE NÓMINAS Y
CONTRATOS.
2.COPIA DE ACTA A
ADMINISTRACIÓN
DE EXPEDIENTES.
1
2
3
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 103 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ACTA POR RENUNCIA O DESTITUCIÓN DE DIRECTOR
2/2
ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES
DEPARTAMENTO
NÓMINAS Y CONTRATOS
DIRECTOR
DESTITUIDO
1
· ENTREGA TODOS LOS
BIENES A SU CARGO O
· INDICA QUE SE LE
ASIGNE A UNA PERSONA
ENCARGADA.
1. RECIBE ACTA DE
RENUNCIA O
DESTITUCIÓN DE
DIRECTOR.
· PROCEDE A REGISTRAR
EN BASE DE DATOS
PARA TRÁMITES
PERTINENTES.
DRH/jp-10
2 3 3
2. ARCHIVA COPIA
DE ACTA EN
EXPEDIENTE
PERSONAL.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 104 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Acta de entrega de cargo, personal 022. DRH/jp-11
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Jefatura de Personal Solicita a encargado de contratos 022 el listado de trabajadores bajo ese renglón, a efecto de enviarles oficio para entrega de cargo.
2 Encargado Contratos 022
Recibe solicitud. Extrae de su base de datos el listado de contratos 022. Remite el listado.
3 Jefatura de Personal ó Coordinador de Procesos Administrativos
Recibe listado de contratos 022 vigentes. Durante los meses de octubre o noviembre de cada año, se
envía oficio a trabajador bajo el renglón 022, donde se le recuerda vencimiento de su contrato.
En el mismo, se le indica que debe pasar a firmar el acta de entrega de cargo, por disposición de la Contraloría General de Cuentas.
4 Trabajador Se presenta a firmar acta de entrega de cargo. Firma y devuelve.
5 Dirección de Recursos Humanos/ Director (a)
Recibe acta de entrega de cargo firmada por trabajador bajo renglón 022.
Firma el acta. Devuelve.
6 Jefatura de Personal Entrega copia de acta al trabajador. Envía copia a Administración de Expedientes.
7 Administración de Expedientes
Recibe copia de acta de entrega de cargo. Archiva en expediente personal.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 105 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ACTA DE ENTREGA DE CARGO, PERSONAL 022
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
DIRECTOR
ENCARGADO
CONTRATOS 022TRABAJADOR
ADMINISTRACIÓN
DE EXPEDIENTES
JEFATURA
DE PERSONAL
DRH/jp-11
INICIO
SOLICITA LISTADO
DE TRABAJADORES
BAJO RENGLÓN 022.
· RECIBE
SOLICITUD.
· EXTRAE DE SU
BASE DE DATOS
LISTADO DE
CONTRATOS 022.
· REMITE LISTADO.
· RECIBE LISTADO
DE CONTRATOS
022 VIGENTES.
· DURANTE
OCTUBRE O
NOVIEMBRE, SE
ENVIA OFICIO PARA
RECORDAR
VENCIMIENTO DE
CONTRATO.
· SE LE INDICA QUE
DEBE PASAR A
FIRMAR ACTA DE
ENTREGA DE
CARGO.
· SE PRESENTA A
FIRMAR ACTA DE
ENTREGA DE
CARGO.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
· ENTREGA COPIA
DE ACTA A
TRABAJADOR.
· ENVIA COPIA A
ADMINISTRACION
DE EXPEDIENTES.
RECIBE COPIA DE
ACTA DE ENTREGA
DE CARGO PARA SU
CONOCIMIENTO.
FIN
· RECIBE ACTA
FIRMADA POR
TRABAJADOR
BAJO RENGLÓN
022.
· FIRMA EL ACTA.
· DEVUELVE.
ARCHIVA EN
EXPEDIENTE
PERSONAL.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 106 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Acta de licencia con/sin goce de salario. DRH/jp-12
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Trabajador Envía solicitud de permiso con documentos de soporte a Junta Directiva, para solicitar licencia por un tiempo determinado de conformidad con la Ley de Servicio Civil del Organismo Legislativo, Ley Orgánica del Organismo Legislativo y Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente.
2 Junta Directiva Recibe solicitud de permiso con documentos de soporte. Resuelve. Emite punto de acta. Traslada a Director General.
3 Dirección General Recibe punto de acta. Elabora oficio con instrucciones de Junta Directiva para la
Dirección de Recursos Humanos. Traslada.
4 Jefatura de Personal Recibe documentación para licencia con ó sin goce de salario, según el caso.
Elabora el acta correspondiente. Cita al trabajador.
5 Trabajador Se presenta a Jefatura de Personal y conjuntamente con el Director de Recursos Humanos, para enterarse del contenido del acta y la firma.
6 Jefatura de Personal Sella el acta firmada por el trabajador y Director de Recursos Humanos.
Si se autoriza licencia sin goce de salario, se envía copia al Departamento de Nóminas y Contratos.
7 Departamento de Nóminas y Contratos
Recibe copia de acta de Jefatura de Personal. Procede a programar corte de salario y notifica, según
corresponde.
8 Jefatura de Personal Envía copia de acta a Administración de Expedientes.
9 Administración de Expedientes
Recibe copia del acta. Archiva en expediente personal.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 107 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ACTA DE LICENCIA CON/SIN GOCE DE SALARIO
DEPARTAMENTO
NÓMINAS Y
CONTRATOS
JEFATURA DE
PERSONAL
JUNTA
DIRECTIVADIRECCION GENERAL
ADMINISTRACIÓN
DE EXPEDIENTESTRABAJADOR
DRH/jp-12
INICIO
ENVIA SOLICITUD DE
PERMISO CON
DOCUMENTOS DE
SOPORTE, DE
ACUERDO A LEYES
ESTABLECIDAS.
· RECIBE
SOLICITUD.
· RESUELVE.
· EMITE PUNTO DE
ACTA.
· TRASLADA.
· RECIBE PUNTO DE
ACTA.
· ELABORA OFICIO
CON
INSTRUCCIONES DE
JUNTA DIRECTIVA.
· TRASLADA.
· RECIBE
DOCUMENTACIÓN
PARA LICENCIA
CON O SIN GOCE
DE SALARIO.
· ELABORA ACTA
CORRESPONDIENT
E.
· CITA A
TRABAJADOR.
· SE PRESENTA A
JEFATURA DE
PERSONAL.
· CONJUNTAMENTE
CON DIRECTOR DE
RECURSOS HUMA-
NOS, ENTERADOS
DEL CONTENIDO
DE ACTA, FIRMAN
DE CONFORMIDAD.
· SELLA EL ACTA
FIRMADA.
· SI LICENCIA ES SIN
GOCE DE SALARIO,
SE ENVIA COPIA A
DEPARTAMENTO
DE NOMINAS.
· RECIBE COPIA DE
ACTA.
· PROCEDE A
PROGRAMAR
CORTE DE
SALARIO Y
NOTIFICA, SEGÚN
CORRESPONDE.
· ENVIA COPIA DE
ACTA A
ADMINISTRACION
DE EXPEDIENTES.
FIN
ARCHIVA COPIA
DE ACTA EN
EXPEDIENTE
PERSONAL.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 108 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Acta de suspensión por falta leve. DRH/jp-13
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Jefatura de Personal/ Coordinador de Supervisión
Reporta falta cometida por trabajador a través de relación laboral directa o por medio de controles internos de la Dirección de Recursos Humanos.
2 Jefatura de Personal Redacta oficio para hacerle saber la falta cometida al señalado, informándole que se le corre audiencia para dilucidar su caso en 48 horas máximo, desde el momento que el Supervisor le entrega el oficio y firma de enterado.
3 Jefatura de Personal Inicia trabajo de investigación para determinar lo sucedido y la forma como fueron los hechos.
Agotadas las instancias, se reservan como medios de prueba.
4 Trabajador afectado Si éste es ubicado, firma de enterado el oficio. Responde de manera escrita, indicando la razón de la falta,
adjuntando los medios de prueba para desvanecer el caso.
5 Jefatura de Personal Si acepta excusa, se da por evacuada la audiencia, a través de un oficio que se le remite al afectado.
Si no se acepta excusa, se determina la sanción correspondiente:
· Llamada de atención verbal,
· Llamadas de atención por escrito,
· Si el caso amerita, suspensión (de 1 a 8 días) sin goce de salario, se redacta el acta correspondiente, llamando al afectado a través de oficio para enterarse del contenido y solicitarle que firme el mismo.
6 Trabajador Recibe oficio y se presenta a Jefatura de Personal. Se informa del contenido de acta de suspensión. Firma de conformidad.
7 Jefatura de Personal Traslada copia de acta de suspensión a Nóminas y Contratos.
Traslada copia a Administración de Expedientes.
8 Departamento de Nóminas y Contratos
Recibe acta de suspensión. Se entera de los días suspendidos. Realiza operación de descuentos en salario y Traslada a donde corresponde.
9 Administración de Expedientes
Recibe copia de acta de suspensión. Archiva en expediente personal.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 109 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ACTA DE SUSPENSIÓN POR FALTA LEVE
ADMINISTRACIÓN
DE EXPEDIENTES
JEFATURA
DE PERSONAL
TRABAJADOR
AFECTADO
DEPARTAMENTO
NÓMINAS Y
CONTRATOS
JEFATURA DE
PERSONAL/
COORDINADOR DE
SUPERVISIÓN
DRH/jp-13
INICIO
· REPORTA FALTA
COMETIDA POR
TRABAJADOR, A
TRAVES DE
CONTROLES
INTERNOS.
· REDACTA OFICIO
PARA HACERLE
SABER LA FALTA
COMETIDA.
· SE LE INFORMA
QUE CORRE
AUDIENCIA PARA
DILUCIDAR SU
CASO EN 48 HORAS
MÁXIMO, DESDE EL
MOMENTO DE SER
NOTIFICADO.
· SI SE LE UBICA,
FIRMA DE ENTERA-
DO EL OFICIO.
· RESPONDE DE
MANERA ESCRITA,
LA RAZÓN DE LA
FALTA,
ADJUNTANDO LOS
MEDIOS DE
PRUEBA.
· INICIA TRABAJO DE
INVESTIGACION
PARA DETERMINAR
LO SUCEDIDO.
· AGOTADAS LAS
INSTANCIAS, SE
RESERVAN COMO
MEDIOS DE
PRUEBA.
SE ACEPTA LA
EXCUSA?
· EXCUSA
ACEPTADA, SE LE
INFORMA A
AFECTADO A
TRAVÉS DE
OFICIO.
SI
· EXCUSA
RECHAZADA.
SANCION
RESPECTIVA:
· LLAMADA DE
ATENCIÓN VERBAL.
· LLAMADAS DE ATEN-
CIÓN POR ESCRITO.
· SUSPENSIÓN DE 1 A
8 DÍAS, SIN GOCE DE
SALARIO.
· REMITE A AFECTADO
OFICIO PARA ENTE-
RARSE DEL
CONTENIDO DE ACTA
DE SUSPENSIÓN.
NOFIN
· RECIBE OFICIO.
· SE PRESENTA A
PERSONAL, SE
INFORMA DEL
CONTENIDO DEL
ACTA DE
SUSPENSIÓN.
· FIRMA.
· TRASLADA COPIA
DE ACTA DE
SUSPENSIÓN A
DEPARTAMENTO
DE NÓMINAS Y
CONTRATOS.
· TRASLADA COPIA A
ADMINISTRACIÓN
DE EXPEDIENTES.
· RECIBE ACTA DE
SUSPENSIÓN.
· SE ENTERA DE LOS
DÍAS SUSPENDIDOS.
· REALIZA OPERACIÓN
DE DESCUENTO EN
SALARIO.
FIN
ARCHIVA COPIA
EN EXPEDIENTE
PERSONAL.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 110 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Permiso de estudios con/sin goce de salario. DRH/jp-14
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Trabajador Presenta solicitud de permiso por estudios con la siguiente documentación de soporte:
1. Copia de recibo de pago. 2. Constancia de estudios con los cursos a recibir y los horarios
correspondientes, de conformidad con el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente.
Si el caso es para prepararse para examen privado, deberá solicitarse con tres meses de anticipación mínimo, con la misma documentación del caso anterior, según lo establecido en el Pacto Colectivo.
2 Dirección de Recursos Humanos
Recibe solicitud de permiso por estudios o para examen privado.
Margina. Traslada.
3 Jefatura de Personal Recibe documentación marginada de la Dirección de Recursos Humanos.
Estudia el caso. Elabora dictamen con las recomendaciones respectivas:
1. Si procede, se sugiere permiso con o sin goce de salario y traslada documentación con dictamen y oficio para firma de la Dirección de Recursos Humanos.
2. Si no procede, se notifica por medio de oficio a trabajador.
4 Trabajador Recibe oficio por medio de un supervisor, informándole sobre la negativa de su solicitud.
Firma de enterado y devuelve.
5 Dirección de Recursos Humanos
Si procede permiso, recibe documentación con dictamen y oficio.
Firma. Traslada.
6 Dirección General Recibe documentación, dictamen y oficio. Eleva a Junta Directiva para el acta de aprobación
correspondiente.
7 Junta Directiva Recibe documentación y conoce el caso. Aprueba. Traslada para elaboración de acta.
8 Dirección Legislativa Recibe instrucciones de Junta Directiva. Elabora acta y solicita firmas de miembros de Junta Directiva. Elabora certificación de acta. Traslada.
9 Dirección General Recibe certificación de acta. Elabora oficio para trasladar la certificación de acta.
10 Dirección de Recursos Humanos
Recibe certificación de acta y oficio. Margina. Traslada.
11 Jefatura de Personal Recibe certificación de acta y oficio marginado. Elabora el acta correspondiente y oficio para informar de la
autorización de su permiso. Firma.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 111 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Supervisor entrega oficio.
12 Trabajador Recibe oficio con autorización de permiso. Firma de recibido y devuelve.
13 Jefatura de Personal Traslada copia de permiso a Administración de Expedientes.
14 Administración de Expedientes
Recibe copia de autorización de permiso por estudio o el rechazo del permiso solicitado.
Archiva en expediente personal.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 112 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PERMISO DE ESTUDIOS CON/SIN GOCE DE SALARIO
1/2
DIRECCIÓN
RECURSOS HUMANOS
JEFATURA DE
PERSONALDIRECCIÓN GENERALTRABAJADOR
DRH/jp-14
INICIO
· PRESENTA
SOLICITUD DE
PERMISO POR
ESTUDIOS CON
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE.
· SI EL CASO ES POR
PREPARACIÓN DE
EXAMEN PRIVADO,
DEBERÁ
SOLICITARLO CON
TRES MESES DE
ANTICIPACIÓN
MÍNIMO.
· RECIBE SOLICITUD
DE PERMISO POR
ESTUDIOS O
PARA EXAMEN
PRIVADO.
· MARGINA.
· TRASLADA.
· RECIBE
DOCUMENTACIÓN.
· ESTUDIA EL CASO:
· ELABORA
DICTAMEN:
· SI PROCEDE CON
O SIN GOCE DE
SALARIO.
· TRASLADA
DOCUMENTACIÓN
PARA FIRMA DE
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS.
· SI NO PROCEDE,
SE ELABORA
OFICIO PARA
INFORMARLE A
TRABAJADOR.
· RECIBE
DOCUMENTACIÓN,
FIRMADA POR LA
DIRECCIÓN DE
RR.HH.
· ELEVA A JUNTA
DIRECTIVA PARA
EL ACTA DE
APROBACIÓN COR-
RESPONDIENTE.
· RECIBE
AUTORIZACIÓN DE
PERMISO.
· FIRMA DE
RECIBIDO Y
DEVUELVE.
· RECIBE
DOCUMENTACIÓN,
DICTAMEN Y
OFICIO PARA
FIRMA.
· TRASLADA.
· RECIBE
CERTIFICACION
DE ACTA Y
OFICIO.
· MARGINA.
· TRASLADA.
· RECIBE
CERTIFICACIÓN DE
ACTA Y OFICIO
MARGINADO.
· ELABORA ACTA
CORRESPON-
DIENTE Y OFICIO.
· FIRMA.
· SUPERVISOR
ENTREGA OFICIO.
PROCEDE?
· RECIBE OFICIO
POR MEDIO DE UN
SUPERVISOR,
INFORMÁNDOLE
DE LA NEGATIVA
DE SU SOLICITUD.
· FIRMA DE
ENTERADO Y
DEVUELVE.
NO
FIN
SI
1
2
· RECIBE
CERTIFICACIÓN DE
ACTA.
· ELABORA OFICIO
PARA TRASLADAR
CERTIFICACIÓN.
· TRASLADA COPIA A
ADMINISTRACIÓN
DE DOCUMENTOS.
3
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 113 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PERMISO DE ESTUDIOS CON/SIN GOCE DE SALARIO
2/2
DIRECCIÓN
LEGISLATIVA
JUNTA
DIRECTIVA
ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES
1
· CONOCE EL
CASO.
· APRUEBA.
· TRASLADA PARA
ELABORACIÓN DE
ACTA.· RECIBE
INSTRUCCIONES
DE JUNTA
DIRECTIVA.
· ELABORA ACTA.
· SOLICITA FIRMAS
DE MIEMBROS DE
JUNTA DIRECTIVA.
· ELABORA
CERTIFICACIÓN DE
ACTA.
· TRASLADA.
2 3
ARCHIVA EN
EXPEDIENTE
PERSONAL.
FIN
DRH/jp-14
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 114 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
NÓMINAS Y SALARIOS CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
1. Definición de los Procedimientos:
Procedimientos que se elaboran con la finalidad de documentar e informar interna y
externamente la relación laboral del trabajador con el Organismo Legislativo.
2. Objetivo de los Procedimientos:
Verificar que la información solicitada sea fidedigna.
Extender al trabajador las constancias solicitadas.
3. Normas del Procedimiento:
Descargar y llenar formulario de solicitud de la página web del Congreso
(www.congreso.gob.gt).
La certificación de tiempo de servicio, constancias laborales y certificaciones de
actas, se entregan únicamente al empleado que lo solicitó.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 115 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Certificaciones y constancias. DRH/dnyc-15
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Trabajador Se presenta a la Dirección de Recursos Humanos para solicitar:
1. Certificación de tiempo de servicio. 2. Certificación de acta. 3. Constancia de trabajo, en este caso:
Descarga e imprime formulario de la página web www.congreso.gob.gt,
Llena formulario. Entrega solicitud o formulario.
2 Dirección de Recursos Humanos/ Recepción
Recibe solicitud o formulario. Informa el día de entrega del documento de interés. Traslada a encargado (a) de certificaciones y constancias.
3 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Certificaciones y Constancias
Recibe solicitud o formulario. 1. Verifica en Sistema Delta.
Opera lo que corresponde. Traslada para revisión.
2. Solicita fotocopia del acta a Administración de Expedientes. 3. Verifica información salarial en base de datos y solicita
expediente.
4 Departamento de Nóminas y Contratos/ Verificador Interno
1. Verifica información. Firma y sella. Traslada a Despacho para firma.
5 Administración de Expedientes
2. Recibe solicitud de fotocopia del acta. Envía lo solicitado.
3. Recibe solicitud de expediente. Envía expediente solicitado.
6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Certificaciones y Constancias
2. Recibe fotocopia de acta solicitada. Corrobora datos. Certifica en el reverso lo pertinente. Firma y sella. Traslada a Despacho para firma.
3. Recibe expediente solicitado. Revisa y analiza el expediente, asignando un número
correlativo a la constancia. Procede a elaborar constancia. Firma y sella. Traslada a Despacho para firma.
7 Dirección de Recursos Humanos/ Director (a)
Recibe: 1. Certificación de tiempo de servicio. 2. Certificación de acta. 3. Constancia de trabajo.
Firma y sella. Remite a recepción para entrega.
8 Dirección de Recursos Humanos/ Recepción
Recibe: 1. Certificación de tiempo de servicio. 2. Certificación de acta. 3. Constancia de trabajo.
Entrega a trabajador documento de su interés.
9 Trabajador Recibe documento de su interés. Firma copia. Devuelve.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 116 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
10 Dirección de Recursos Humanos/ Recepción
Recibe documento firmado por trabajador. Traslada para archivo.
11 Administración de Expedientes
Recibe copias. Archiva en expediente personal.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 117 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
DIRECTOR (A)
TRABAJADOR
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO DE
CONSTANCIAS Y
CERTIFICACIONES
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
VERIFICADOR
INTERNO
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
RECEPCIÓN
DRH/dnyc-15
INICIO
1. RECIBE SOLICITUD DE
CERTIFICACIÓN DE
TIEMPO DE SERVICIO.
· VERIFICA EN SISTEMA
DELTA.
· OPERA LO QUE
CORRESPONDE.
· TRASLADA PARA
REVISIÓN.
FIN
· RECIBE SOLICITUD O
FORMULARIO.
· INFORMA DÍA DE
ENTREGA DEL
DOCUMENTO DE
INTERÉS.
· TRASLADA A
ENCARGADO (A) DE
CERTIFICACIONES Y
CONSTANCIAS.
3. RECIBE SOLICITUD DE
CONSTANCIA DE
TRABAJO.
· VERIFICA INFORMACIÓN
SALARIAL EN BASE DE
DATOS.
· SOLICITA EXPEDIENTE.
SE PRESENTA PARA
SOLICITAR:
1. CERTIFICACIÓN DE
TIEMPO DE SERVICIO.
2. CERTIFICACIÓN DE
ACTA.
3. CONSTANCIA DE
TRABAJO, EN ESTE
CASO,
DESCARGA E IMPRIME
FORMULARIO DE LA
PÁGINA WEB.
LLENA FORMULARIO.
ENTREGA SOLICITUD O
FORMULARIO.
· VERIFICA INFORMACIÓN.
· FIRMA Y SELLA.
· TRASLADA PARA FIRMA.
2. RECIBE SOLICITUD DE
CERTIFICACIÓN DE
ACTA.
SOLICITA FOTOCOPIA DEL
ACTA A ADMINISTRACIÓN
DE EXPEDIENTES.
· RECIBE
CERTIFICACIONES O
CONSTANCIAS.
· ENTREGA A TRABAJADOR
DOCUMENTO DE SU
INTERÉS.
· RECIBE:
1. CERTIFICACIÓN DE
TIEMPO DE SERVICIO.
2. CERTIFICACIÓN DE
ACTA.
3. CONSTANCIA DE
TRABAJO.
· FIRMA Y SELLA.
· REMITE A RECEPCIÓN
PARA ENTREGA.
· RECIBE DOCUMENTO DE
SU INTERÉSL
· FIRMA COPIA.
· DEVUELVE.
2. RECIBE SOLICITUD DE
FOTOCOPIA DEL ACTA.
· ENVÍA LO SOLICITADO.
3. RECIBE SOLICITUD DE
EXPEDIENTE.
· ENVÍA EXPEDIENTE.
2. RECIBE FOTOCOPIA DE
ACTA.
· CORROBORA DATOS.
· CERTIFICA EN EL
REVERSO LO
PERTINENTE.
· FIRMA Y SELLA.
· TRASLADA PARA FIRMA.
3. RECIBE EXPEDIENTE.
· REVISA Y ANALIZA EL
EXPEDIENTE,
ASIGNANDO UN NÚMERO
CORRELATIVO A LA
CONSTANCIA.
· ELABORA CONSTANCIA.
· FIRMA Y SELLA.
· TRASLADA PARA FIRMA.
· RECIBE.
· ARCHIVA.
· RECIBE DOCUMENTO
FIRMADO POR
TRABAJADOR.
· TRASLADA PARA
ARCHIVO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 118 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
NÓMINA DE PAGO A DIPUTADOS Y PERSONAL 011, 022 Y 029
1. Definición de los Procedimientos:
Procedimientos ejecutados por la Dirección General a través de la Dirección de
Recursos Humanos para la elaboración de nóminas de los honorables señores
Diputados, personal administrativo de los renglones 011, 022 y 029 y nóminas de
pago.
Además, elabora las nóminas de las prestaciones contenidas en Ley y Pacto
Colectivo de Condiciones de Trabajo del Organismo Legislativo.
2. Objetivo de los Procedimientos:
Contar con personal permanente y eventual dentro del Organismo Legislativo.
Analizar la documentación de soporte para la elaboración de contratos y nóminas de
pagos específicos.
3. Normas del Procedimiento:
Para la elaboración de contratos bajo el renglón 011, se deberá adjuntar oficio y copia
de certificación del punto de acta y expediente con toda la documentación legal
pertinente.
Para la elaboración de contrato bajo el renglón 022, se deberá adjuntar acuerdo de
contratación firmado por el Presidente del Congreso de la República y expediente con
toda la documentación legal pertinente.
Para la elaboración de contrato bajo el renglón 029, se deberá adjuntar certificación
firmada por la Dirección Legislativa y Dirección General, donde se autoriza la
contratación y expediente con toda la documentación legal pertinente.
Toda contratación bajo el renglón 011 y 022, en la que el sueldo sea mayor de Q.8,
000.00, deberá tramitar ante la Contraloría General de Cuentas su Declaración
Jurada Patrimonial y presentar fotocopia a la Dirección de Recursos Humanos.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 119 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
El personal contratado bajo el renglón 029, deberá tramitar una fianza de
cumplimiento y tomar nota de las especificaciones detalladas en la circular que se
le proporcionará, con respecto a las fechas de pago y los requisitos de las facturas
e informes que le serán solicitadas.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 120 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Contratos y Nómina de pago para renglón 011. DRH/dnyc-16
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección General Recibe certificación de punto de acta de contratación por Junta Directiva o Acuerdo Presidencial.
Remite oficio con fotocopia de certificación a Dirección de Recursos Humanos/Nóminas
2 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe copia de punto de acta de autorización para trámites pertinentes.
Inicia gestión con la formación de expediente, solicita: 1. Boleta de datos personales, 2. Curriculum vitae, 3. Fotocopia de cédula de vecindad o DPI, 4. Fotocopia de carné del NIT, 5. Tarjeta de afiliación al IGSS, 6. Cuenta bancaria para acreditar, 7. Boleto de ornato, etc.
Elabora acta y cita al interesado.
3 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 011
Recibe del despacho las diferentes solicitudes de descuentos para operar en nómina.
Opera en sistema contrataciones así como las diferentes deducciones.
Revisa, opera y genera nómina integrada. Opera y genera SIGES. Traslada a Verificador Interno para revisión.
4 Verificador Interno Verifica electrónica y físicamente las operatorias. 1. Si existe algún error, solicita a encargado que lo solucione. 2. Si todo está bien, remite a encargado y solicita impresión
5 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 011
Recibe, genera y folia la nómina. Solicita firma del Jefe de Nóminas y Contratos. Solicita firma de Director (a) de Recursos Humanos. Traslada para la visa respectiva.
6 Dirección de Auditoría Interna/ Director
Recibe y revisa de conformidad con los procedimientos administrativos de su Dirección. Si detecta errores, remite a Dirección de Recursos
Humanos/Nóminas para corrección. Caso contrario, firma y remite a Dirección de Recursos
Humanos/Nóminas para trámite administrativo de pago correspondiente.
7 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 011
Recibe nómina debidamente firmada y documentación de soporte.
Envía nómina a Dirección General para firma de autorización.
8 Dirección General Recibe nómina. Firma. Devuelve.
9 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 011
Recibe nómina firmada. Genera del sistema archivos electrónicos de acreditamiento,
boletas de pago y SIGES.
10 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 011
Elabora conocimiento. Traslada a Dirección Financiera nómina completa, archivos
electrónicos de acreditamientos, boletas de pago, boletas de ISR.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 121 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Si existe alguna contratación, traslada fotocopia de acta y expediente a base de datos.
11 Unidad de Base de Datos Recibe fotocopia de acta y expediente. Ingresa la información del trabajador a su sistema. Traslada a Administración de Expedientes.
12 Administración de Expedientes
Recibe listado y expediente. Archiva.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 122 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONTRATOS Y NÓMINA DE PAGO PARA RENGLÓN 011
1/2
DIRECCIÓN
GENERAL
VERIFICADOR
INTERNO
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
DIRECTOR
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO (A) DE
NÓMINA 011
DRH/dnyc-16
INICIO
· RECIBE COPIA DE PUNTO
DE ACTA DE
AUTORIZACIÓN PARA
TRÁMITES
PERTINENTES.
· INICIA GESTIÓN CON
FORMACIÓN DE
EXPEDIENTES,
REQUISITOS
DETALLADOS EN PASO 2
DEL PROCEDIMIENTO.
· ELABORA ACTA Y
· CITA AL INTERESADO.
· RECIBE DIFERENTES
SOLICITUDES DE
DESCUENTOS.
· OPERA EN SISTEMA
CONTRATACIONES
ASÍCOMO
DEDUCCIONES.
· REVISA, OPERA Y
GENERA NÓMINA
INTEGRADA.
· OPERA Y GENERA SIGES.
· TRASLADA PARA
REVISIÓN.
· VERIFICA ELECTRÓNICA
Y FÍSICAMENTE LAS
OPERATORIAS.
· RECIBE NÓMINA.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
· RECIBE CERTIFICACIÓN
DE PUNTO DE ACTA DE
CONTRATACIÓN POR
JUNTA DIRECTIVA O
ACUERDO
PRESIDENCIAL.
· REMITE OFICIO CON
FOTOCOPIA DE
CERTIFICACIÓN.
· RECIBE SOLICITUD DE
CORRECCIÓN.
· RECIBE Y REVISA DE
CONFORMIDAD CON
PROCEDIMIENTOS.
TODO CORRECTO?
NO
· RECIBE SOLICITUD DE
IMPRESIÓN.
· GENERA Y FOLIA
NÓMINA.
· SOLICITA FIRMA DEL
JEFE DE NÓMINAS Y
CONTRATOS.
· SOLCITA FIRMA DEL
DIRECTOR.
· TRASLADA PARA VISA.
TODO CORRECTO?· RECIBE SOLICITUD DE
CORRECCIÓN.NO
SI
· RECIBE NÓMINA
DEBIDAMENTE FIRMADA
Y DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE.
· ENVÍA PARA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN.
1
SI
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 123 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONTRATOS Y NÓMINA DE PAGO PARA RENGLÓN 011
2/2
ADMINISTRACIÓN
DE EXPEDIENTES
UNIDAD DE
BASE DE DATOS
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO (A) DE
NÓMINA 011
DIRECCIÓN
FINANCIERA
· RECIBE NÓMINA
FIRMADA.
· GENERA DEL SISTEMA
ARCHIVOS ELECTRÓ-
NICOS DE ACREDITA-
MIENTO, BOLETAS DE
PAGO Y SIGES.
1. ELABORA
CONOCIMIENTO.
· TRASLADA A
DIRECCIÓN FINANCIERA
NÓMINA COMPLETA,
ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS DE
ACREDITAMIENTOS,
BOLETAS DE PAGO,
BOLETAS DE ISR.
2.SI EXISTE
CONTRATACIÓN,
TRASLADA FOTOCOPIA
A BASE DE DATOS.
1
DRH/dnyc-16
1. FIRMA CONOCIMIENTO
POR RECIBO DE NÓMINA
Y DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE.
FIN
2. RECIBE FOTOCOPIA DE
ACTA Y EXPEDIENTE.
· INGRESA INFORMACIÓN
DEL TRABAJADOR A
SISTEMA.
· TRASLADA.
· RECIBE
LISTADO Y
EXPEDIENTE.
· ARCHIVA.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 124 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Contratos y Nómina de pago para renglón 022. DRH/dnyc-17
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección General 1. Recibe solicitud de diputado (Artículo 154 Bis.de la LOOL): Elabora memorándum. Traslada a Nóminas y Contratos.
2 Dirección General 2. Otras solicitudes: Recibe solicitud. Remite a Presidente para autorización. Elabora memorándum. Traslada a Nóminas y Contratos.
3 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 022
Recibe instrucciones de jefe inmediato para trámites pertinentes.
Solicita a las instancias correspondientes (diputados, área administrativa o interesado) para formación de expedientes: Si es de nuevo ingreso, solicita:
1. Boleta de datos personales, 2. Curriculum vitae, 3. Fotocopia de cédula de vecindad o DPI, 4. Fotocopia de carné del NIT, 5. Tarjeta de afiliación al IGSS, 6. Boleto de ornato correspondiente al valor del salario
asignado. 7. Cuenta bancaria para acreditar, 8. Fotografía, 9. Antecedentes penales y policiacos en original y 10. Fotocopia de créditos académicos.
Si es re-contratación, se revisa expediente y se completa.
4 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 022
Elabora contrato. Cita a interesado para firma de contrato o para completar
documentación.
5 Interesado Verifica que los datos estén correctos. Firma contrato administrativo individual de trabajo a plazo fijo.
6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 022
Recibe contrato firmado. Elabora lista de contratos. Traslada a Dirección General para formalización de contrato
(firma de Director General).
7 Dirección General Recibe lista con los contratos ya firmados por los interesados. Revisa contratos de conformidad con los procedimientos
internos de la Dirección General. Verifica y remite a Nóminas los contratos debidamente
firmados.
8 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 022
Recibe contratos firmados. Da alta en el sistema. Traslada contratos a Verificador Interno.
9 Verificador Interno Recibe contratos. Verifica los expedientes y las altas operadas en el sistema. Si encuentra algún error, devuelve para su corrección.
10 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de
Recibe contratos. Si hay errores, los corrige. Caso contrario, traslada a Encargado (a) de Nómina 022.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 125 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Contratos 022
11 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 022
Recibe contratos con expedientes completos y documentación de soporte.
Opera cargos de descuentos (IGSS, sindicatos, montepío, ISR, préstamos bancarios, descuentos de celulares y otros).
Opera y genera SIGES. Traslada a visa de nómina para verificar la forma de pago,
programa/actividad y el expediente.
12 Verificador Interno de Nóminas
Recibe contratos con expedientes completos y documentación de soporte.
Verifica información física con nómina electrónica generada. Verifica operación en SIGES.
Si hay errores, devuelve para corrección. Si todo fue operado correctamente, solicita impresión de
nómina completa.
13 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 022
Imprime nómina, reportes de los descuentos, solicitud de acreditamientos a los diferentes bancos, solicitud de emisión de cheques para pago.
Folia. Traslada para firma.
14 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Firma nómina. Requiere firma a Director (a) de Recursos Humanos. Traslada.
15 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 022
Recibe nómina debidamente firmada y genera archivos electrónicos de nómina.
Traslada a Dirección de Auditoría Interna archivos electrónicos y documentos de soporte.
16 Dirección de Auditoría Interna/ Director
Recibe nómina, archivos electrónicos y documentos de soporte.
Revisa de conformidad con procedimientos administrativos. Si detecta errores, devuelve a Dirección de Recursos
Humanos/Nóminas para las correcciones. Si todo está bien, genera cierre de nómina y solicita a
Encargada de Nómina 022, reporte de cierre debidamente firmado.
Revisa reportes de cierre y firma. Remite a Dirección de Recursos Humanos/Nóminas para
trámite de pago correspondiente.
17 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 022
Recibe nómina debidamente firmada y documentación de soporte.
Envía nómina a Dirección General para firma.
18 Dirección General Recibe nómina. Firma. Devuelve.
19 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 022
Recibe nómina firmada. Genera del sistema archivos electrónicos de acreditamiento,
boletas de pago y SIGES.
20 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 022
Elabora conocimiento. Traslada a Dirección Financiera nómina completa, archivos
electrónicos de acreditamientos y boletas de pago. Remite contratos y expedientes a Encargada de Contratos
022.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 126 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
21 Dirección Financiera Firma conocimiento de haber recibido nómina completa, archivos electrónicos de acreditamiento y boletas de pago para continuar con trámites correspondientes.
22 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 022
Recibe contratos. Verifica documentación para adjuntar. Traslada fotocopia de contratos y expedientes originales a
Administración de Expedientes.
23 Administración de Expedientes
Recibe fotocopia de contratos y expedientes originales. Envía información a Contraloría General de Cuentas. Traslada contratos y expedientes a Base de Datos.
24 Unidad de Base de Datos Recibe contratos y expedientes originales. Verifica información. Ingresa datos personales del trabajador al sistema. Devuelve.
25 Administración de Expedientes
Recibe y archiva.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 127 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONTRATOS Y NÓMINA DE PAGO PARA RENGLÓN 022
1/2
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO (A)
DE NÓMINA 022
DIRECCIÓN
GENERALINTERESADO
VERIFICADOR
INTERNO
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO (A)
DE CONTRATOS 022
DRH/dnyc-17
INICIO· RECIBE INSTRUCCIONES
PARA TRÁMITES.
· SOLICITA A INSTANCIAS
(DIPUTADOS, ÁREAS
ADMINISTRATIVAS O
INTERESADO) PARA
FORMACIÓN DE
EXPEDIENTES,
PAPELERÍA DETALLADA
EN PASO 3 DEL
PROCEDIMIENTO.
· VERIFICA QUE LOS
DATOS ESTÉN
CORRECTOS.
· FIRMA CONTRATO
ADMINISTRATIVO
INDIVIDUAL DE TRABAJO
A PLAZO FIJO.
· RECIBE CONTRATOS.
· VERIFICA EXPEDIENTES
Y ALTAS OPERADAS EN
SISTEMA.
· ELABORA CONTRATO.
· CITA A INTERESADO
PARA FIRMA DE
CONTRATO O PARA
COMPLETAR
DOCUMENTACIÓN.
· RECIBE CONTRATOS Y
EXPEDIENTES PARA
CORRECCIONES.
1. RECIBE SOLICITUD DE
DIPUTADO (ARTÍCULO
154 BIS DE LA LOOL).
· ELABORA MEMORÁNDUM.
· TRASLADA.
· RECIBE CONTRATO
FIRMADO.
· ELABORA LISTA DE
CONTRATOS.
· TRASLADA PARA
FORMALIZACIÓN DE
CONTRATO, FIRMA DE
DIRECTOR GENERAL.
· RECIBE CONTRATOS
FIRMADOS.
· DA ALTA EN SISTEMA.
· TRASLADA PARA
VERIFICACIÓN.
2. RECIBE OTRAS
SOLICITUDES.
· REMITE A PRESIDENCIA
PARA AUTORIZACIÓN.
· ELABORA MEMORANDUM.
· TRASLADA.
· RECIBE LISTA CON
CONTRATOS FIRMADOS
POR NOMBRADOS.
· REVISA, VERIFICA Y
FIRMA.
· TRASLADA.
TODO CORRECTO?NO
· RECIBE CONTRATOS Y
EXPEDIENTES.
· TRASLADA PARA
CONTINUAR CON
TRÁMITE.
SI
· RECIBE CONTRATOS,
EXPEDIENTES Y
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE.
· OPERA CARGOS DE
DESCUENTOS.
· OPERA Y GENERA SIGES.
· TRASLADA A VISA DE
NÓMINA.
· RECIBE CONTRATOS,
EXPEDIENTES Y
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE.
· VERIFICA INFORMACIÓN
FÍSICA CON NÓMINA
ELECTRÓNICA.
· VERIFICA OPERACIÓN EN
SIGES.
TODO CORRECTO?· REALIZA
CORRECCIONES.NO
· IMPRIME NÓMINA,
REPORTES DE
DESCUENTOS,
SOLICITUD DE
ACREDITAMIENTOS,
SOLICITUD DE EMISIÓN
DE CHEQUES PARA
PAGO.
· FOLIA.
· TRASLADA PARA FIRMA.
SI
1
2
· RECIBE NÓMINA.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
3
4
· RECIBE CONTRATOS.
· VERIFICA
DOCUMENTACIÓN PARA
ADJUNTAR.
· TRASLADA FOTOCOPIA
DE CONTRATOS Y
EXPEDIENTES
ORIGINALES.
5
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 128 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONTRATOS Y NÓMINA DE PAGO PARA RENGLÓN 022
2/2
ADMINISTRACIÓN
DE EXPEDIENTES
UNIDA DE
BASE DE DATOS
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
DIRECTOR
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO (A)
DE NÓMINA 022
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
JEFE (A)
DRH/dnyc-17
· FIRMA NÓMINA.
· REQUIERE FIRMA A
DIRECTOR (A) DE
RECURSOS HUMANOS.
· TRASLADA.
· RECIBE NÓMINA
DEBIDAMENTE FIRMADA,
· GENERA ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS DE
NÓMINA.
· TRASLADA ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS Y
DOCUMENTOS DE
SOPORTE.
· RECIBE Y REVISA DE
CONFORMIDAD CON
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS.
· FIRMA CONOCIMIENTO
DE HABER RECIBIDO
NÓMINA COMPLETA,
ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS DE
ACREDITAMIENTO Y
BOLETAS DE PAGO PARA
TRÁMITES.
1
TODO CORRECTO?· RECIBE CORRECCIONES
Y LAS REALIZA.NO
· GENERA CIERRE DE
NÓMINA Y SOLICITA
REPORTE DE CIERRE
DEBIDAMENTE
FIRMADOS,
· REVISA REPORTES DE
CIERRE Y FIRMA.
· REMITE PARA TRÁMITE
DE PAGO
CORRESPONDIENTE.
SI
· RECIBE NÓMINA
DEBIDAMENTE FIRMADA
Y DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE.
· ENVÍA NÓMINA PARA
FIRMA.
2
3
· RECIBE NÓMINA
FIRMADA.
· GENERA DEL SISTEMA
ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS DE
ACREDITAMIENTO,
BOLETAS DE PAGO Y
SIGES.
· ELABORA
CONOCIMIENTO.
· TRASLADA A DIRECCIÓN
FINANCIERA NÓMINA
COMPLETA, ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS DE
ACREDITAMIENTOS Y
BOLETAS DE PAGO.
· REMITE CONTRATOS Y
EXPEDIENTES.
4
· RECIBE CONTRATOS Y
EXPEDIENTES
ORIGINALES.
· VERIFICA INFORMACIÓN.
· INGRESA DATOS
PERSONALES DEL
TRABAJADOR AL
SISTEMA.
· DEVUELVE.
· RECIBE FOTOCOPIA DE
CONTRATOS Y
EXPEDIENTES
ORIGINALES.
· ENVÍA INFORMACIÓN A
CONTRALORÍA GENERAL
DE CUENTAS.
· TRASLADA CONTRATOS Y
EXPEDIENTES A BASE DE
DATOS.
5
· RECIBE.
· ARCHIVA.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 129 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Contratos y Nóminas de pago para renglón 029. DRH/dnyc-18
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección General Recibe de Dirección Legislativa certificación de contratación. Traslada a Dirección de Recursos Humanos/Nómina.
2 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 029
Recibe certificación. Solicita a la instancia correspondiente (diputado, área
administrativa o interesado), expediente con la documentación legal pertinente:
1. Completar boleta de datos personales, 2. Curriculum vitae, 3. Fotocopia de cédula de vecindad o DPI, 4. Fotocopia de boleto de ornato, 5. Fotocopia de RTU, 6. Fotocopia de cheque, constancia de cuenta de depósito
monetario (Banco Industrial, Banrural o G&T), 7. Fotografía, 8. Antecedentes penales y policiacos originales, 9. Fotocopia de créditos académicos y 10. Colegiado activo, si corresponde.
3 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 029
Verifica expediente. Elabora contrato. Cita a interesado para firma de contrato.
4 Interesado Verifica sus datos en contrato. Firma. Devuelve.
5 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 029
Recibe contrato firmado. Elabora lista. Traslada a Dirección General contratos ya firmados para
formalización de contratación.
6 Dirección General Recibe contratos y lista. Revisa de conformidad con los procedimientos internos. Firma. Remite a Dirección de Recursos Humanos/Nóminas contratos
debidamente firmados.
7 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 029
Recibe contratos firmados. Entrega fotocopia de contrato a interesado para trámite de
fianza de cumplimiento. Entrega circular en la que se especifican las fechas de pago y
los requisitos de las facturas e informes.
8 Interesado Recibe fotocopia de contrato y circular. Entrega requisitos establecidos para trámite de pago y demás
documentación.
9 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 029
Da alta al contratado. Opera facturas en sistema. Genera reporte. Traslada.
10 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 029
Recibe expedientes y reporte operado en sistema. Crea nómina y opera cargos de descuentos, si corresponde. Crea y genera orden de compra en SIGES. Genera nómina previa. Traslada a Verificador Interno de Nóminas.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 130 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
11 Verificador Interno Recibe expedientes y documentación de soporte. Verifica información física con nómina electrónica generada.
Si hay errores, devuelve para correcciones. Si todo fue operado correctamente, solicita impresión de
nómina.
12 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 029
Imprime nómina, reportes de descuentos, solicitud de acreditamiento de los diferentes bancos, solicitud de emisión de cheque para pago.
Traslada para firma.
13 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe nómina. Firma. Solicita firma de Director (a) de Recursos Humanos. Devuelve.
14 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 029
Recibe nómina debidamente firmada por Jefe de Departamento y Director (a) de Recursos Humanos.
Folia nómina y documentos de soporte. Traslada nómina y expedientes completos.
15 Dirección de Auditoría Interna/ Director
Recibe nómina y expedientes completos. Revisa de conformidad con procedimientos internos.
Si detecta errores, devuelve para correcciones. Si todo fue operado correctamente, firma y devuelve para
trámite de pago correspondiente.
16 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 029
Recibe nómina debidamente visada y documentación de soporte.
Envía nómina para firma.
17 Dirección General Recibe nómina. Firma. Devuelve.
18 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 029
Recibe nómina firmada. Genera del sistema archivos electrónicos de acreditamiento,
boletas de pago y boletas del ISR.
19 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 029
Elabora conocimiento. Traslada a Dirección Financiera nómina completa, archivos
electrónicos de acreditamientos, boletas de pago, boletas de ISR y expedientes originales (facturas, informes y anexos) para trámites correspondientes.
20 Dirección Financiera Recibe nómina completa, archivos electrónicos de acreditamientos, boletas de pago, boletas de ISR y expedientes originales (facturas, informes y anexos).
Firma conocimiento.
21 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 029
Recibe expedientes. Elabora lista para aprobación por parte de Junta Directiva, a
través de la Dirección General. Traslada fotocopia de contratos y expedientes completos a
Administración de Expedientes.
22 Dirección General Recibe lista de contratos 029 para aprobación de Junta Directiva.
Traslada.
23 Junta Directiva Recibe lista de contratos 029. Revisa y aprueba a través de punto de acta. Remite a Dirección General.
24 Dirección General Recibe punto de acta en el que aprueba listado de contratos 029.
Remite a Dirección de Recursos Humanos/Nómina para su
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 131 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
trámite.
25 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 029
Recibe punto de acta de aprobación de Junta Directiva. Remite a Administración de Expedientes.
26 Administración de Expedientes
Recibe fotocopia de contratos, expedientes y aprobación de Junta Directiva.
Envía información a Contraloría General de Cuentas, con base en la aprobación de Junta Directiva.
Traslada fotocopia de contratos y expedientes a base de datos.
27 Unidad de Base de Datos Recibe contratos y expedientes. Verifica información. Ingresa datos personales del contratado. Devuelve.
28 Administración de Expedientes Recibe y archiva.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 132 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONTRATOS Y NÓMINA DE PAGO PARA RENGLÓN 029
1/2
VERIFICADOR
INTERNO
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
JEFE
DIRECCIÓN
GENERALINTERESADO
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO (A) DE
NÓMINA 029
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO (A) DE
CONTRATOS 029
DRH/dnyc-18
INICIO
· RECIBE CERTIFICACIÓN.
· SOLICITA A DONDE
CORRESPONDE,
REQUISITOS
PERTINENTES, SEGÚN
SE DETALLA EN PASO 2
DEL PROCEDIMIENTO
RESPECTIVO.
· RECIBE EXPEDIENTES Y
REPORTE OPERADO EN
SISTEMA.
· CREA NÓMINA Y OPERA
CARGOS DE DESCUEN-
TOS, SI CORRESPONDE.
· CREA Y GENERA ORDEN
DE COMPRA EN SIGES.
· GENERA NÓMINA
PREVIA.
· TRASLADA.
· DA ALTA AL
CONTRATADO.
· OPERA FACTURAS EN
SISTEMA.
· GENERA REPORTE.
· TRASLADA.
· VERIFICA EXPEDIENTE.
· ELABORA CONTRATO.
· CITA A INTERESADO
PARA FIRMA DE
CONTRATO.· REALIZA
CORRECCIONES.
· RECIBE DE DIRECCIÓN
LEGISLATIVA
CERTIFICACIÓN DE
CONTRATACIÓN.
· TRASLADA.
· RECIBE CONTRATOS Y
LISTA.
· REVISA.
· FIRMA.
· REMITE CONTRATOS
DEBIDAMENTE
FIRMADOS.
· RECIBE FOTOCOPIA DE
CONTRATO Y CIRCULAR.
· ENTREGA REQUISITOS
PARA TRÁMITE DE PAGO.
· RECIBE NÓMINA.
· FIRMA.
· SOLICITA FIRMA DE
DIRECTOR (A) DE
RECURSOS HUMANOS.
· DEVUELVE.
· VERIFICA SUS DATOS EN
CONTRATO.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
· RECIBE CONTRATO
FIRMADO.
· ELABORA LISTA.
· TRASLADA A DIRECCIÓN
GENERAL CONTRATOS
YA FIRMADOS PARA
FORMALIZACIÓN DE
CONTRATACIÓN.
· RECIBE CONTRATOS
FIRMADOS.
· ENTREGA FOTOCOPIA
DE CONTRATO A
INTERESADO PARA
TRÁMITE DE FIANZA DE
CUMPLIMIENTO.
· ENTREGA CIRCULAR EN
LA QUE SE ESPECIFICAN
LAS FEHCAS DE PAGO Y
REQUISITOS DE
FACTURAS E INFORMES.
· IMPRIME NÓMINA,
REPORTES DE DES-
CUENTOS, SOLICITUD DE
ACREDITAMIENTO DE
LOS DIFERENTES
BANCOS, SOLICITUD DE
EMISIÓN DE CHEQUE DE
PAGO.
· TRASLADA PARA FIRMA.
TODO CORRECTO?
· RECIBE EXPEDIENTES Y
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE.
· VERIFICA INFORMACIÓN
FÍSICA CON NÓMINA
ELECTRÓNICA
GENERADA.
NO
SI
· RECIBE NÓMINA.
· FOLIA NÓMINA Y DOCU-
MENTOS DE SOPORTE.
· TRASLADA NÓMINA Y
EXPEDIENTES
COMPLETOS.
1
1
1
2
· RECIBE NÓMINA, DE
HABER CORRECCIONES
LAS REALIZA.
· CASO CONTRARIO,
RECIBE NÓMINA VISADA
Y DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE.
· ENVÍA PARA FIRMA.
· RECIBE NÓMINA.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
· RECIBE NÓMINA.
· GENERA ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS DE
ACREDITAMIENTO,
BOLETAS DE PAGO Y
BOLETAS DE ISR.
· ELABORA
CONOCIMIENTO.
· TRASLADA A DIRECCIÓN
FINANCIERA
DOCUMENTACIÓN.
3
4
· RECIBE LISTA DE
CONTRATOS 029,
· TRASLADA
5
6
2
2
· RECIBE PUNTO DE ACTA
DE APROBACIÓN.
· TRASLADA.
7
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 133 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Nómina de pago para Diputados. DRH/dnyc-19
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección General Remite documentación para operar en nómina (inasistencias, dietas plenarias y asistencia a comisiones), y las diferentes solicitudes de los señores diputados.
2 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina
Recibe documentación de Dirección General, así como de las diferentes direcciones administrativas y señores diputados.
Revisa, opera y genera las deducciones solicitadas. Revisa, opera y genera los cambios de cuenta. Genera nómina. Opera y genera SIGES. Traslada a Verificador Interno.
3 Verificador Interno Verifica electrónica y físicamente las operatorias. 3. Si existe algún error, solicita a encargado que lo solucione. 4. Si todo está bien, remite a encargado y solicita impresión.
4 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina
Recibe, genera y folia la nómina. Solicita firma del Jefe de Nóminas y Contratos. Solicita firma del Director (a) de Recursos Humanos. Traslada para la visa respectiva.
5 Dirección de Auditoría Interna/ Director
Recibe y revisa de conformidad con los procedimientos administrativos de su Dirección. Si detecta errores, remite a Dirección de Recursos
Humanos/Nóminas para corrección. Caso contrario, firma y remite a Dirección de Recursos
Humanos para trámite administrativo de pago correspondiente.
6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina
Recibe nómina debidamente firmada y documentación de soporte.
Envía nómina a Dirección General para firma de autorización.
7 Dirección General Recibe nómina. Firma. Devuelve.
8 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina
Recibe nómina firmada. Genera del sistema archivos electrónicos de acreditamiento,
boletas de pago y SIGES.
9 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina
Elabora conocimiento. Traslada a Dirección Financiera nómina completa, archivos
electrónicos de acreditamientos, boletas de pago, boletas de ISR.
10 Dirección Financiera Recibe nómina y documentación de respaldo. Firma conocimiento.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 134 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
NÓMINA DE PAGO PARA DIPUTADOS
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN
GENERAL
VERIFICADOR
INTERNO
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
DIRECTOR
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO (A) DE
NÓMINA
DRH/dnyc-19
INICIO
· RECIBE
DOCUMENTACIÓN DE
DIRECCIÓN GENERAL Y
DE LAS DIFERENTES
DIRECCIONES
ADMINISTRATIVAS Y
SEÑORES DIPUTADOS.
· REVISA, OPERA Y
GENERA DEDUCCIONES
SOLICITADAS.
· REVISA, OPERA Y
GENERA LOS CAMBIOS
DE CUENTA.
· GENERA NÓMINA.
· OPERA Y GENERA SIGES.
· TRASLADA.
· VERIFICA ELECTRÓNICA
Y FÍSICAMENTE LAS
OPERATORIAS.
FIN
· RECIBE, GENERA Y FOLIA
LA NÓMINA.
· SOLICITA FIRMA DEL
JEFE DE NÓMINAS Y
CONTRATOS.
· SOLICITA FIRMA DEL
DIRECTOR.
· TRASLADA PARA VISA.
· RECIBE NÓMINA Y
DOCUMENTACIÓN DE
RESPALDO.
· FIRMA CONOCIMIENTO.
· RECIBE SOLICITUD DE
CORRECCIÓN.
· CORRIGE.
· REMITE
DOCUMENTACIÓN PARA
OPERAR EN NÓMINA
(INASISTENCIAS, DIETAS
PLENARIAS Y
ASISTENCIA A
COMISIONES), Y LAS
DIFERENTES
SOLICITUDES DE LOS
SEÑORES DIPUTADOS.
· RECIBE SOLICITUD DE
CORRECCIÓN.
· SOLUCIONA.
· RECIBE Y REVISA DE
CONFORMIDAD CON
PROCEDIMIENTOS.
· RECIBE NÓMINA.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
TODO CORRECTO?
NO
TODO CORRECTO?
SI
NO
· RECIBE NÓMINA
FIRMADA DE AUDITORÍA
INTERNA Y
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE.
· ENVÍA NÓMINA PARA
FIRMA DE
AUTORIZACIÓN.
SI
· RECIBE NÓMINA
FIRMADA.
· GENERA DEL SISTEMA
ARCHIVOS
ELECTRÓNCIOS DE
ACREDITAMIENTO,
BOLETAS DE PAGO Y
SIGES.
· ELABORA
CONOCIMIENTO.
· TRASLADA A DIRECCIÓN
FINANCIERA NÓMINA
COMPLETA, ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS DE
ACREDITAMIENTO,
BOLETAS DE PAGO,
BOLETAS DE ISR.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 135 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
NÓMINA DE PAGO PARA TIEMPO EXTRAORDINARIO
1. Definición del Procedimientos:
Procedimiento que se lleva a cabo en el sistema denominado “Programa EnPunto”, el
cual permite la pre-autorización y generación de la nómina de tiempo extraordinario.
2. Objetivo del Procedimiento:
Pagar al empleado la remuneración de tiempo extraordinario laborado, establecido
por la ley de la materia.
3. Normas de Procedimiento:
El Jefe de cada Dirección envía solicitud de horas extraordinarias justificadas,
adjuntando un cuadro de programación cada quince días, con los datos siguientes:
1. Nombre del empleado.
2. Número de ID.
3. Puesto.
4. Cantidad de horas.
5. Días específicos.
Dicha solicitud debe ser entregada en la Dirección General el primer día hábil
siguiente a la finalización de la quincena.
Sólo los nombramientos autorizados por la Dirección General y la Dirección de
Recursos Humanos se operarán en el Programa Delta.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 136 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Nómina de pago para tiempo extraordinario. DRH/dnyc-20
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe de Dirección General nota y cuadros integrados del personal autorizado para tiempo extraordinario, de conformidad con lo establecido por Junta Directiva y Dirección General.
Traslada para trámites.
2 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de tiempo extraordinario
Recibe nota y cuadros integrados. Opera en sistema Delta –control de horas extras- las pre-
autorizaciones individuales de las horas autorizadas, de conformidad con cada nombramiento.
Opera en sistema Delta –control de horas extras- las autorizaciones manuales, individuales de las horas autorizadas de conformidad con cada nombramiento.
Genera reporte de horas extra detallado. Genera reporte de horas extra resumido. Firma y traslada.
3 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe el reporte de horas extra resumido. Realiza cierre mensual de horas extra. Traslada.
4 Verificador Interno Recibe reporte de horas extras resumido firmado, nota y cuadros integrados del personal autorizado.
Revisa la operatoria de las horas extras contra el reporte resumido en el Sistema Delta. Si todo está correcto, Caso contrario, se devuelve para correcciones.
5 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) nómina de tiempo extraordinario
Crea y genera nómina de tiempo extraordinario. Folia nómina. Crea y genera los respectivos SIGES. Traslada para firma.
6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe nómina de tiempo extraordinario. Firma. Solicita firma de Director (a) de Recursos Humanos. Devuelve.
7 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) nómina de tiempo extraordinario
Recibe nómina firmada por Jefe de Nómina y Director (a) de Recursos Humanos.
Traslada nómina y documentos de soporte para visa.
8 Dirección de Auditoría Interna/ Director
Recibe nómina y documentos de soporte. Revisa individualmente cada registro operado en Sistema
Delta –control de horas extras- contra el reporte de horas extra resumido. Si detecta alguna operatoria incorrecta, solicita que se
corrija y vuelva a generar reportes, cierre mensual de horas extra y nómina.
Si todo está correcto, genera cierre de nómina y remite a Dirección de Recursos Humanos/Nóminas.
9 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe nómina debidamente firmada y documentos de soporte.
Traslada para firma de autorización.
10 Dirección General Recibe nómina. Firma. Devuelve.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 137 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
11 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) nómina de tiempo extraordinario
Recibe nómina firmada. Genera del sistema archivos electrónicos de acreditamiento y
boletas de pago.
12 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) nómina de tiempo extraordinario
Elabora conocimiento. Traslada a Dirección Financiera la nómina completa, archivos
electrónicos de acreditamiento y boletas de pago para el trámite correspondiente.
Traslada a encargado de horas extras documentos de soporte para ser archivados.
13 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de tiempo extraordinario
Recibe documentación de soporte para pago de hora extraordinaria.
Archiva.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 138 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONTRATOS Y NÓMINA DE PAGO PARA RENGLÓN 029
2/2
UNIDAD DE
BASE DE DATOS
ADMINISTRACIÓN
DE EXPEDIENTESJUNTA DIRECTIVA
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO (A) DE
CONTRATOS 029
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
DIRECTOR
1
· RECIBE NÓMINA Y
EXPEDIENTES
COMPLETOS.
· REVISA.
DRH/dnyc-20
TODO CORRECTO?
· FIRMA.
· DEVUELVE PARA TRÁMITE
DE PAGO.
SI
2
3
· RECIBE NÓMINA
COMPLETA, ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS DE
ACREDITAMEITNOS,
BOLETAS DE PAGO,
BOLETAS DE ISR Y
EXPEDIENTES ORIGINALES
(FACTURAS, INFORMES Y
ANEXOS) PARA TRÁMITES
DE PAGO.
· FIRMA CONOCIMIENTO.
FIN
3
· RECIBE EXPEDIENTES.
· ELABORA LISTA PARA
APROBACIÓN DE JUNTA
DIRECTIVA A TRAVÉS DE
DURECCIÓN GENERAL.
· TRASLADA FOTOCOPIA DE
CONTRATOS Y
EXPEDIENTES
COMPLETOS A
ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES.
· RECIBE LISTA DE
CONTRATOS 029.
· REVISA Y APRUEBA A
TRAVÉS DE PUNTO DE
ACTA.
· REMITE A DIRECCIÓN
GENERAL.
5
4
· RECIBE PUNTO DE ACTA
DE APROBACIÓN DE
JUNTA DIRECTIVA.
· REMITE A
ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES.
· RECIBE FOTOCOPIA DE
CONTRATOS,
EXPEDIENTES Y
APROBACIÓN DE JUNTA
DIRECTIVA.
· ENVIA INFORMACIÓN A
CONTRALORÍA GENERAL
DE CUENTAS.
· TRASLADA FOTOCOPIA DE
CONTRATOS Y
EXPEDIENTES A BASE DE
DATOS.
· RECIBE CONTRATOS Y
EXPEDIENTES.
· VERIFICA INFORMACIÓN.
· INGRESA DATOS
PERSONALES DEL
CONTRATADO.
· DEVUELVE.
· RECIBE Y ARCHIVA.
FIN
6
7
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 139 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
NÓMINAS LABORALES TRÁMITES DEL IGSS
1. Definición de los Procedimientos:
Procedimientos que facilitan a los empleados la obtención de los servicios y trámites
respectivos que garanticen el goce de los servicios del Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social (IGSS).
2. Objetivo de los Procedimientos:
Reducir el tiempo de emisión y entrega de documentos solicitados.
Garantizar el goce por derecho de los trabajadores.
Brindar atención y asesoría de todo lo correspondiente al seguro social.
3. Normas del Procedimiento:
Verificar que toda la información sea correcta y actualizada.
Las solicitudes se harán personalmente, en caso que lo amerite, se podrá realizar por
medio de una tercera persona, en forma escrita.
Deberá presentar el formulario con anticipación, adjuntando la información requerida
para su trámite.
El tiempo de emisión y entrega de documentos, dependerá del caso.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 140 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Trámites del IGSS. DRH/dnyc-21
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Trabajador Se presenta a la Dirección de Recursos Humanos por las razones siguientes:
4. Solicitud de período de lactancia, entrega informe de alta extendida por el IGSS.
5. Solicitud de certificado de trabajo, entrega boleta de pago reciente.
2 Dirección de Recursos Humanos/ Recepción
1. Por solicitud de período de lactancia, recibe solicitud de la trabajadora en la que especifica el horario que tomará y el informe de alta extendida por el IGSS. Traslada a Secretaria de Despacho para autorización.
2. Por certificado de trabajo, recibe boleta de pago reciente en la que se indica la fecha con la que se debe emitir y el motivo (enfermedad, accidente, maternidad entre otros). Traslada a Encargado (a) de IGSS.
3 Dirección de Recursos Humanos/ Secretaria
Recibe solicitud de período de lactancia e informe de alta extendida por el IGSS.
Traslada para autorización.
4 Dirección de Recursos Humanos/ Director (a)
Recibe solicitud de período de lactancia e informe de alta. Firma autorización. Devuelve.
5 Dirección de Recursos Humanos/ Secretaria
Recibe solicitud de período de lactancia e informe de alta. Traslada a Encargado (a) de IGSS.
6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) del IGSS
Recibe documentos, según el caso. 1. Por lactancia materna, recibe solicitud e informe de alta
(Observar literal l) artículo 23 de la Ley de Servicio Civil del Organismo Legislativo). Redacta nota de autorización, a partir del día siguiente en
que vencieron los cuarenta cinco días de descanso postnatal.
Solicita Visto Bueno de Director (a) de Recursos Humanos. Remite a recepción original y copia.
7 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) del IGSS
2. Por certificado de trabajo, revisa, verifica. Genera certificado en sistema e imprime en formato
autorizado. Firma y sella.
Remite a recepción original y copias.
8 Dirección de Recursos Humanos/ Secretaria
2. Recibe nota de autorización para período de lactancia materna para Visto Bueno de Director (a). Traslada.
9 Dirección de Recursos Humanos/ Director (a)
Recibe nota de autorización para período de lactancia. Firma con Visto Bueno. Devuelve.
10 Dirección de Recursos Humanos/ Secretaria
Recibe nota de autorización para período de lactancia con firma de Visto Bueno.
Traslada.
11 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) del IGSS
Recibe nota con Visto Bueno de Director (a) de Recursos Humanos.
Traslada a recepción original y copia.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 141 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
12 Dirección de Recursos Humanos/ Recepción
Recibe certificado de trabajo de IGSS o nota de autorización para período de lactancia.
Entrega a trabajador el documento de su interés. 1. En el caso de certificado de trabajo, las copias las distribuye
así: Blanco para el IGSS. Rosado para el trabajador. Celeste para expediente del trabajador.
Traslada copias firmadas.
13 Trabajador Recibe documento de su interés. Firma de recibido. Devuelve.
14 Dirección de Recursos Humanos/ Recepción
Recibe documento firmado por trabajador. Traslada copias firmadas.
15 Administración de Expedientes
Recibe copias. Archiva en expediente personal.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 142 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
TRÁMITES DEL IGSS
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
ENCARGADO (A) DEL
IGSS
ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTESTRABAJADOR
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
SECRETARIA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
DIRECTOR (A)
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
RECEPCIÓN
DRH/dnyc-21
INICIO
2. POR CERTIFICADO DE
TRABAJO, RECIBE
BOLETA DE PAGO
RECIENTE, INDICANDO
FECHA DE EMISIÓN Y
MOTIVO DE SOLICITUD
(ENFERMEDAD,
ACCIDENTE,
MATERNIDAD, ENTRE
OTROS.
· TRASLADA A
ENCARGADO (A) DEL
IGSS.
· RECIBE SOLICITUD DE
PERÍODO DE LACTANCIA
E INFORME DE ALTA
EXTENDIDA POR EL
IGSS.
· TRASLADA.
FIN
1. POR PERÍODO DE
LACTANCIA, RECIBE
SOLICITUD DE
TRABAJADORA EN LA
QUE ESPECIFICA EL
HORARIO QUE TOMARÁ
E INFORME DE ALTA DEL
IGSS.
· TRASLADA PARA
AUTORIZACIÓN.
· RECIBE NOTA DE
AUTORIZACIÓN PARA
PERÍODO DE LACTANCIA
MATERNA PARA Vo. Bo.
DE DIRECTOR (A).
· TRASLADA.
SE PRESENTA A
DIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS POR:
1. SOLICITUD DE PERÍODO
DE LACTANCIA.
2. SOLICITUD DE
CERTIFICADO DE
TRABAJO.
· ENTREGA
DOCUMENTACIÓN
RESPECTIVA.
· RECIBE SOLICITUD DE
PERÍODO DE LACTANCIA
E INFORME DE ALTA.
· FIRMA AUTORIZACIÓN.
· DEVUELVE.
· RECIBE SOLICITUD DE
PERÍODO DE LACTANCIA
E INFORME DE ALTA.
· TRASLADA.
· RECIBE NOTA DE
AUTORIZACIÓN PARA
PERÍODO DE LACTANCIA.
· FIRMA CON Vo. Bo.
· DEVUELVE.
· RECIBE NOTA FIRMADA.
· TRASLADA
1
· RECIBE NOTA DE
AUTORIZACIÓN PARA
PERÍODO DE LACTANCIA.
· ENTREGA A
TRABAJADORA.
· RECIBE CERTIFICADO DE
TRABAJO Y DISTRIBUYE
COPIAS ASÍ:
· BLANCO PARA IGSS.
· ROSADO PARA
TRABAJADOR.
· CELESTE PARA
EXPEDIENTE DE
TRABAJADOR.
· RECIBE DOCUMENTO DE
SU INTERÉS.
· FIRMA COPIA.
· DEVUELVE.
· RECIBE COPIA FIRMADA.
· TRASLADA COPIAS
FIRMADAS.
· POR CERTIFICADO DE
TRABAJO, REVISA,
VERIFICA.
· GENERA CERTIFICADO
EN SISTEMA E IMPRIME
EN FORMATO
AUTORIZADO.
· FIRMA SELLA.
· REMITE A RECEPCIÓN
ORIGINAL Y COPIAS.
· POR PERÍODO DE
LACTANCIA MATERNA,
RECIBE SOLICITUD E
INFORME DE ALTA.
· REDACTA NOTA DE
AUTORIZACIÓN, SEGÚN
LITERAL L) ART. 23 DE
LEY DE SERVICIO CIVIL
DEL ORGANISMO
LEGISLATIVO).
· SOLICITA Vo. Bo. A
DIRECTOR (A) DE
RECURSOS HUMANOS.
1
· RECIBE NOTA CON Vo.
Bo. DE DIRECTOR (A) DE
RECURSOS HUMANOS.
· TRASLADA A RECEPCIÓN
ORIGINAL Y COPIA.
· RECIBE.
· ARCHIVA.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 143 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PERÍODO DE VACACIONES
1. Definición de los Procedimientos:
Procedimiento que ejecuta el encargado de vacaciones quien organiza, planifica y
controla el cumplimiento de las vacaciones a que tiene derecho el trabajador, que
esté en los renglones presupuestarios 011 y 022 del Organismo Legislativo.
2. Objetivos de los Procedimientos:
Planificar anualmente las vacaciones.
Dar cumplimiento a lo establecido en la ley de la materia.
Verificar que el personal goce su período de vacaciones.
3. Normas de los Procedimientos:
Llenar el formulario de solicitud de vacaciones, con 48 horas de anticipación.
Presentar el formulario debidamente completado con la información requerida y con
el visto bueno del jefe inmediato.
Interrumpir o suspender el período vacacional solamente por causa justificada.
Avisar el retorno a las labores.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 144 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Período vacacional. DRH/uv-22
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Encargado de Vacaciones A mediados de año, elabora el cuadro de programación de vacaciones completas.
Traslada.
2 Dirección General Recibe cuadro de programación de vacaciones. Aprueba cuadro. Traslada.
3 Encargado de Vacaciones Elabora notas dirigidas a Jefes de Bancadas, Presidentes de Comisiones, Directores y Encargados, para que programen las vacaciones de su personal.
Traslada.
4 Jefe Inmediato Llena cuadro de programación de vacaciones de su personal. Firma y sella cuadro. Traslada.
5 Encargado de Vacaciones Registra en base de datos lo solicitado en formulario digitalizado.
Elabora notificación de vacaciones completas del trabajador, informando que, al terminar el período de vacaciones:
1. Se presente a la Dirección de Recursos Humanos a llenar el formulario de regreso de vacaciones.
2. Si por necesidad del servicio se interrumpen las vacaciones, tiene que manifestarlo por escrito con visto bueno del jefe inmediato.
Entrega a trabajador copia para que firme de enterado.
6 Trabajador Recibe nota. Firma de enterado. Devuelve.
7 Encargado de Vacaciones Recibe copia firmada. Remite al archivo personal.
8 Administración de Expedientes
Recibe copia de notificación de vacaciones. Archiva en expediente personal.
9 Trabajador Llena formulario de regreso de vacaciones, indicando: En el caso de haber quedado días pendientes, lo hace saber
en el formulario y lo entrega. En caso contrario, finaliza el procedimiento.
10 Encargado de Vacaciones Recibe formulario. Registra en base de datos de días pendientes. Envía a Administración de Expedientes para archivo personal
de cada trabajador.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 145 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PERÍODO VACACIONAL
ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES
DIRECCIÓN
GENERALJEFE INMEDIATO TRABAJADOR
ENCARGADO
VACACIONES
DRH/uv-22
INICIO
· A MEDIADOS DE
AÑO, ELABORA
CUADRO DE
PROGRAMACIÓN DE
VACACIONES
COMPLETAS.
· TRASLADA.
· RECIBE CUADRO.
· APRUEBA.
· TRASLADA.
· ELABORA NOTAS
PARA JEFES
INMEDIATOS PARA
PROGRAMAR
VACACIONES DEL
PERSONAL A SU
CARGO.
· TRASLADA.
· LLENA CUADRO DE
PROGRAMACIÓN DE
VACACIONES DE SU
PERSONAL.
· FIRMA Y SELLA
CUADRO.
· TRASLADA.
· REGISTRA LO SOLICI-
TADO EN FORMULARIO
DIGITALIZADO.
· ELABORA
NOTIFICACIÓN PARA
TRABAJADORES DE
VACACIONES
COMPLETAS,
INDICANDO QUE, SI SE
INTERRUMPEN,
NOTIFICARLO POR
ESCRITO.
· ENTREGA CON COPIA
PARA QUE FIRME DE
ENTERADO.
· RECIBE NOTA.
· FIRMA DE
ENTERADO.
· DEVUELVE.
· RECIBE COPIA
FIRMADA.
· REMITE A ARCHIVO
PERSONAL.
· DE REGRESO DE
VACACIONES, LLENA
FORMULARIO,
INDICANDO SI
QUEDAN DÍAS
PENDIENTES.
· EN CASO
CONTRARIO,
FINALIZA EL
PROCEDIMIENTO.
ARCHIVA EN
EXPEDIENTE
PERSONAL.
· RECIBE
FORMULARIO.
· REGISTRA EN BASE
DE DATOS DE DÍAS
PENDIENTES.
· ENVÍA A
ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES PARA
ARCHIVO PERSONAL.
ARCHIVA EN
EXPEDIENTE
PERSONAL.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 146 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Días pendientes de vacaciones. DRH/uv-23
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Trabajador En el transcurso del siguiente año, de los días que quedaron pendientes, solicita permiso a cuenta de vacaciones en original y copia, lo firma y remite a jefe inmediato superior para su autorización.
2 Jefe Inmediato Superior Recibe solicitud de permiso en original y copia y procede así: 1. Si está de acuerdo con la solicitud, firma con visto bueno y
traslada. 2. Si no está de acuerdo, la devuelve al trabajador.
3 Trabajador 1. Si su permiso fue autorizado, sella el formulario y lo remite a la recepción de la Dirección de Recursos Humanos.
2. Si no fue autorizado, lo intentará en oportunidades posteriores.
4 Recepcionista Dirección de Recursos Humanos
Recibe formulario y sella de recibido. Devuelve copia al trabajador y original a Dirección de
Recursos Humanos.
5 Dirección de Recursos Humanos
Recibe formulario para permiso a cuenta de vacaciones. Autoriza. Traslada.
6 Encargado de Vacaciones Recaba información en expediente de trabajador: 1. Si proceden los días solicitados, ingresa a base de datos del
sistema de vacaciones para actualizar la información. Elabora nota donde indica al trabajador que han sido autorizados los días solicitados, así como los días pendientes de gozarlos.
2. Si no es procedente, hace la anotación en el original del formulario de solicitud de permiso.
En ambos casos, se traslada a Dirección de Recursos Humanos para la firma.
7 Dirección de Recursos Humanos
Recibe nota de autorización de permiso a cuenta de vacaciones ó formulario con anotación de no procedente el permiso solicitado.
En ambos casos firma para notificar al interesado de lo resuelto.
Traslada.
8 Encargado de Vacaciones Recibe nota o formulario firmados. Envía a trabajador para comunicarle lo resuelto.
9 Trabajador Recibe resolución. Firma de enterado. Si fue positiva, deberá informar a Encargado de Vacaciones
al regresar a sus labores.
10 Encargado de Vacaciones Recibe copia firmada. Envía a Administración de Expedientes.
11 Administración de Expedientes
Recibe copia firmada. Archiva en expediente personal.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 147 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DÍAS PENDIENTES DE VACACIONES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
RECEPCIONISTA
ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTESJEFE INMEDIATOTRABAJADOR
DIRECCIÓN
RECURSOS
HUMANOS
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
ENCARGADO
VACACIONES
DRH/uv-23
INICIO
· EN EL TRANSCURSO
DEL SIGUIENTE AÑO,
DE LOS DÍAS QUE
QUEDARON PENDIEN-
TES, SOLICITA PERMI-
SO A CUENTA DE
VACACIONES EN
ORIGINAL Y COPIA.
· FIRMA Y REMITE A
JEFE INMEDIATO.
PERMISO
CONCEDIDO?
· RECIBE FORMULARIO Y
SELLA DE RECIBIDO.
· COPIA DEVUELVE A
TRABAJADOR.
· ORIGINAL A DIRECCIÓN
DE RECURSOS
HUMANOS.
· RECIBE
FORMULARIO PARA
PERMISO A CUENTA
DE VACACIONES..
· AUTORIZA.
· TRASLADA.
PROCEDE
PERMISO?
· RECIBE
FORMULARIO CON
ANOTACIÓN DE NO
PROCEDENTE EL
PERMISO.
· FIRMA.
· TRASLADA.
· RECIBE NOTA DE
AUTORIZACIÓN DE
PERMISO A CUENTA
DE VACACIONES.
· FIRMA,
· TRASLADA.
· RECIBE
RESOLUCIÓN.
· FIRMA DE
ENTERADO.
· SI FUE POSITIVA,
DEBERÁ INFORMAR
A ENCARGADO DE
VACACIONES AL
REGRESAR A SUS
LABORES. · RECIBE COPIA
FIRMADA.
· ENVIA A ADMINISTRA
· CION DE
EXPEDIENTES
ARCHIVO PERSONAL.
FIN
SI
· RECIBE
RESPUESTA
NEGATIVA DE JEFE
INMEDIATO.
· INTENTARÁ EN
OPORTUNIDADES
POSTERIORES.
NO
FIN
NO
SI
· RECIBE NOTA O
FORMULARIO
FIRMADOS.
· ENVÍA A
TRABAJADOR PARA
COMUNICARLE LA
RESOLUCIÓN.
ARCHIVA EN
EXPEDIENTE
PERSONAL.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 148 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
NÓMINAS Y SALARIOS
PRESTACIONES LABORALES Y SOCIALES
AYUDA POR FALLECIMIENTO
1. Definición del Procedimiento:
Proceso que permite el pago de ayuda por fallecimiento al trabajador o beneficiario,
cobertura social y económica obtenida mediante el Pacto Colectivo de Condiciones
de Trabajo, artículo 26.
Para el efecto, se requiere de la presentación de documentación que evidencie
legalmente el parentesco y del registro realizado por el mismo trabajador, en
formulario de beneficiarios debidamente autenticado.
2. Objetivos del Procedimiento:
Apoyar de manera económica a los deudos en un momento de consternación.
Agilizar el trámite del pago de esta cobertura social, debido al apremio en la
utilización de los recursos.
Contar con la documentación de respaldo para los procedimientos de verificación,
revisión y fiscalización.
3. Normas del Procedimiento:
Cada trabajador debe actualizar anualmente, durante los meses de enero y febrero,
el formulario de datos personales, para la asignación inmediata de los beneficiarios.
En caso de fallecimiento de beneficiario o trabajador, los sindicatos pueden asesorar
en la presentación del formulario para el pago de ayuda por fallecimiento.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 149 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Ayuda por fallecimiento DRH/dnyc-25
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección de Recursos Humanos/ Recepción
Recibe solicitud: a) Del trabajador (puede ser por medio de los Sindicatos), la
que debe acompañar los siguientes documentos: 1. Fotocopia autenticada del Documento Personal de
Identificación (DPI) del fallecido 2. Fotocopia autenticada de la certificación de partida de
nacimiento del trabajador. 3. Fotocopia autenticada de la Certificación de defunción 4. Fotocopia autenticada del Documento de Identificación
Personal (DPI) del trabajador. 5. Fotocopia autenticada de certificación de matrimonio y/o
unión de hecho declarada judicial o notarialmente. b) Del beneficiario en caso de fallecimiento del trabajador, la
que debe acompañar los siguientes documentos: 1. Fotocopia autenticada de la certificación de defunción del
trabajador 2. Fotocopia autenticada del Documento de Identificación
Personal (DPI) del trabajador. 3. Fotocopia autenticada del Documento de Identificación
Personal (DPI) del beneficiario. 4. Fotocopia autenticada de la certificación de matrimonio
y/o unión de hecho declarada judicial o notarialmente. 5. Otros documentos que comprueben el parentesco,
debidamente autenticados por Notario. Traslada a Nóminas y Contratos.
2 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe documentación respectiva. Opera en el sistema de nóminas la ayuda por fallecimiento
por valor de Q.2,500.00, de conformidad con el artículo 26 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo.
Realiza registro en Sistema de Gestión SIGES para impresión de la Orden de Compra.
Consigna firmas y sellos correspondientes. Procede a foliar el expediente. Traslada a la Dirección de Auditoría Interna para la visa
correspondiente.
3 Dirección de Auditoría Interna/ Recepción
Recibe expediente. Traslada.
4 Dirección de Auditoría Interna/ Director
Recibe expediente. Genera nombramiento de auditor dentro del Sistema de
Auditoría Gubernamental –SAG UDAI-. Traslada.
5 Dirección de Auditoría Interna/ Auditor nombrado
Recibe expediente. Evalúa el procedimiento, veracidad y legalidad de la
documentación que acompaña la Orden de Pago. Si todo está correcto, la documentación adjunta al
expediente procede a visar y remite a Dirección de Recursos Humanos para continuar con el trámite.
En caso contrario, elabora informe de rechazo y devuelve a Dirección de Recursos Humanos para consideración de las recomendaciones respectivas.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 150 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe expediente visado. Traslada a Dirección Financiera para efectuar pago de ayuda
por fallecimiento.
7 Dirección Financiera/ Recibe expediente para efectuar pago de ayuda por
fallecimiento.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 151 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
AYUDA POR FALLECIMIENTO
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA
INTERNA/
AUDITOR
NOMBRADO
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
RECEPCIÓN
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
RECEPCIÓN
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
DIRECTOR
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
AUXILIAR DE
NÓMINAS
DRH/dnyc-25
INICIO
FIN
· RECIBE SOLICITUD DEL
TRABAJADOR O DEL
BENEFICIARIO EN CASO
DE FALLECIMIENTO,
ACOMPAÑANDO LA
DOCUMENTACIÓN
DETALLADA EN PASO 1
DE PROCEDIMIENTO.
PROCEDE?
· RECIBE
DOCUMENTACIÓN
RESPECTIVA.
· OPERA EN EL SISTEMA
DE NÓMINAS LA AYUDA
DE Q.2,500.00.
· REALIZA REGISTRO EN
SIGES PARA IMPRESIÓN
DE ORDEN DE COMPRA.
· CONSIGNA FIRMAS Y
SELLOS.
· PROCEDE A FOLIAR EL
EXPEDIENTE.
· TRASLADA PARA VISA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· GENERA NOMBRAMIENTO
DE AUDITOR DENTRO
DEL SISTEMA DE
AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL -SAG
UDAI-.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· EVALÚA
PROCEDIMIENTO,
VERACIDAD Y LEGALIDAD
DE LA DOCUMENTACIÓN
QUE ACOMPAÑA LA
ORDEN DE PAGO:
· RECIBE INFORME DE
RECHAZO Y CORRIGE.NO
· RECIBE EXPEDIENTE
VISADO.
· TRASLADA A DIRECCIÓN
FINANCIERA PARA
EFECTUAR PAGO DE
AYUDA POR
FALLECIMIENTO.
SI
· RECIBE EXPEDIENTE
PARA EFECTUAR PAGO
DE AYUDA POR
FALLECIMIENTO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 152 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES LABORALES PERSONAL 011
1. Definición del Procedimiento:
Proceso mediante el cual, el Congreso de la República cumple con la legislación
laboral al proporcionar al trabajador o sus beneficiarios, en caso de terminación de la
relación laboral por motivo de renuncia, destitución o muerte, el pago de las
prestaciones laborales.
2. Objetivos del Procedimiento:
Computar conforme normas legales establecidas, indemnización por tiempo de
servicio, ventajas económicas, salario pendiente de pago, vacaciones por retiro,
aguinaldo, bono 14 y bono vacacional.
Agilizar el trámite del pago de las prestaciones laborales.
Contar con la documentación de respaldo para los procedimientos de verificación,
revisión y fiscalización.
3. Normas del Procedimiento:
Se inicia con el proceso de pago de prestaciones laborales desde el momento de la
solicitud del interesado cumpliendo con la presentación de los requisitos previamente
determinados.
Las fotocopias que consten en la documentación presentada, deben estar
autenticadas por Notario.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 153 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Liquidación de prestaciones laborales para personal 011. DRH/dnyc-26
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Ex-Trabajador o Beneficiario Solicita formulario a la Dirección de Recursos Humanos para liquidación de prestaciones laborales.
Llena formulario de solicitud de prestaciones laborales. Entrega formulario, adjuntando la siguiente documentación:
1. Por renuncia, retiro voluntario o destitución del trabajador:
Si es por plan de retiro voluntario, la disposición legal.
2. Por muerte del trabajador, el beneficiario deberá presentar los siguientes documentos, además del formulario: Fotocopia autenticada de la certificación de defunción del
trabajador. Fotocopia autenticada de certificación de partida de
nacimiento del trabajador. Fotocopia autenticada de la certificación de
matrimonio/unión de hecho. Fotocopia autenticada de Documento de Identificación
Personal (DPI) del cónyuge. Fotocopia autenticada del Carné de Identificación
Tributaria (NIT) de beneficiario. Fotocopia autenticada de certificación de partida de
nacimiento de menores de edad. Gafete de identificación del trabajador. En el caso de haber Tutor constituido, deberá presentarse
el documento que acredite la declaratoria de la tutela debidamente inscrita en Renap.
Certificación de la Resolución del Juzgado correspondiente donde se establece el (los) beneficiarios de la indemnización post-mortem, en la que conste que no existen resolución ni notificación pendientes.
2 Dirección de Recursos Humanos/ Recepción
Recibe formulario de solicitud de prestaciones laborales con la documentación correspondiente.
Traslada documentación para continuar con trámites.
3 Dirección de Recursos Humanos/ Director (a)
Recibe formulario con documentación correspondiente. Traslada para elaboración de Acta de entrega de Cargo
(Jefatura de Personal) y operación de liquidación de prestaciones laborales (Departamento de Nóminas y Contratos).
4 Dirección de Recursos Humanos/ Jefatura de Personal
Recibe fotocopia de formulario, y cita al ex trabajador para elaboración del acta correspondiente y firma.
Remite al Departamento de Nóminas y Contratos acta de entrega de cargo y nota de entrega de gafete.
5 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe expediente, acta de entrega de cargo debidamente firmada y sellada y nota de entrega de gafete.
Traslada a Auxiliar.
6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
Solicita a Administración de Expedientes certificación
de fotocopias de acta de toma de posesión y certificación de beneficiarios (en caso de prestaciones post-mortem).
Solicita al encargado, constancia de vacaciones
pendientes de gozar de los últimos cinco años.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 154 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Solicita al Departamento de Inventarios, certificación de
solvencia de bienes. Solicita a la Dirección Administrativa, constancia,
certificación o acta en donde conste que el trabajador no tiene a su cargo teléfono celular, saldo pendiente de descontar en concepto de uso de celular, tarjeta de parqueo o algún otro bien propiedad del Congreso de la República que tenga que entregar.
Traslada para firmas en solicitudes.
7 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe solicitudes para: Administración de Expedientes, Encargado de Vacaciones, Departamento de Inventarios y Dirección Administrativa.
Firma. Devuelve.
8 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
Remite solicitudes y queda en espera de completar expediente.
Transcurridos dos (2) días máximo, recibe respuesta a solicitudes.
Procede a verificar en sistema y opera el proceso de liquidación de prestaciones laborales.
Revisa y genera liquidación. Opera en SIGES. Firma quien lo elabora. Traslada para visa correspondiente.
9 Dirección de Auditoría Interna/ Recepción
Recibe expediente completo para liquidación de prestaciones laborales.
Traslada.
10 Dirección de Auditoría Interna/ Director
Recibe expediente. Genera nombramiento de Auditor dentro del Sistema de
Auditoría Gubernamental –SAG UDAI-. Traslada.
11 Dirección de Auditoría Interna/ Auditor nombrado
Recibe expediente. Evalúa el procedimiento, veracidad y legalidad de la
documentación. Si todo está correcto, procede a visar y remite a la
Dirección de Recursos Humanos para continuar con el trámite respectivo.
En caso contrario, elabora informe de rechazo y devuelve para consideración de las recomendaciones respectivas.
12 Dirección de Auditoría Interna/ Auditor nombrado
Elabora informe final. Efectúa registro dentro del Sistema de Auditoría
Gubernamental –SAG UDAI-.
13 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
En caso de rechazo de expediente, realiza correcciones y remite nuevamente.
En caso afirmativo, recibe visa correspondiente. Traslada para firma de visto bueno.
14 Dirección General Recibe expediente para liquidación de prestaciones laborales. Autoriza. Devuelve.
15 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
Recibe expediente para liquidación de prestaciones laborales. Traslada expediente a Dirección Financiera con
conocimiento.
16 Dirección Financiera Recibe expediente de liquidación de prestaciones laborales. Firma conocimiento.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 155 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
17 Dirección Financiera Al efectuar el pago de las prestaciones laborales y obtener el finiquito debidamente firmado por el trabajador o beneficiario, remitirá copia a Dirección de Recursos Humanos para archivo en el expediente del ex trabajador.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 156 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES LABORALES PARA PERSONAL 011
1/2
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
JEFE
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
DIRECTOR (A)
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
JEFATURA DE
PERSONAL
EXTRABAJADOR O
BENEFICIARIO
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
RECEPCIÓN
DRH/dnyc-26
INICIO
· SOLICITA FORMULARIO A
LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
PARA LIQUIDACIÓN DE
PRESTACIONES
LABORALES.
· LLENA FORMULARIO.
· ENTREGA FORMULARIO
CON DOCUMENTACIÓN
DETALLADA EN PASO 1
DE PROCEDIMIENTO.
· RECIBE FORMULARIO DE
SOLICITUD DE
PRESTACIONES CON
DOCUMENTACIÓN
CORRESPONDIENTE.
· TRASLADA.
· RECIBE FOTOCOPIA DE
FORMULARIO.
· CITA A EXTRABAJADOR
PARA ELABORACIÓN DEL
ACTA Y FIRMA.
· REMITE A NÓMINAS Y
CONTRATOS ACTA DE
ENTREGA DE CARGO Y
NOTA DE ENTREGA DE
GAFETE.
· RECIBE FORMULARIO
CON DOCUMENTACIÓN
CORRESPONDIENTE.
· TRASLADA PARA
ELABORACIÓN DE ACTA
DE ENTREGA DE CARGO
Y OPERACIÓN DE
LIQUIDACIÓN DE
PRESTACIONES
LABORALES.
2
· RECIBE SOLICITUDES
PARA: ADMINISTRACIÓN
DE EXPEDIENTES,
ENCARGADO DE
VACACIONES,
DEPARTAMENTO DE
INVENTARIOS Y
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
· RECIBE EXPEDIENTE,
ACTA DE ENTREGA DE
CARGO DEBIDAMENTE
FIRMADA Y SELLADA Y
NOTA DE ENTREGA DE
GAFETE.
· TRASLADA A AUXILIAR.
3
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 157 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES LABORALES PARA PERSONAL 011
2/2
DIRECCIÓN
GENERAL
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
AUDITOR
NOMBRADO
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
DIRECTOR
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
AUXILIAR
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
RECEPCIÓN
· SOLICITA CONSTANCIAS
O CERTIFICACIONES A
ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES,
ENCARGADO DE
VACACIONES,
DEPARTAMENTO DE
INVENTARIOS Y
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA.
· TRASLADA PARA FIRMA
EN SOLICITUDES.
DRH/dnyc26
· REMITE SOLICITUDES.
· TRANSCURRIDOS DOS
DÍAS MÁXIMO, RECIBE
RESPUESTA A
SOLICITUDES.
· PROCEDE A VERIFICAR
EN SISTEMA Y OPERA
PROCESO DE
LIQUIDACIÓN.
· REVISA Y GENERAL
LIQUIDACIÓN.
· OPERA EN SIGES.
· FIRMA QUIEN LO
ELABORA.
· TRASLADA PARA VISA.
· RECIBE EXPEDIENTE
COMPLETO PARA
LIQUIDACIÓN DE
PRESTACIONES
LABORALES.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· GENERA NOMBRAMIENTO
DE AUDITOR DENTRO
DEL SISTEMA -SAG UDAI-.
· TRASLADA.
· RECIBE INFORME DE
RECHAZO.
· CORRIGE Y
· DEVUELVE.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· EVALÚA EL
PROCEDIMIENTO,
VERACIDAD Y LEGALIDAD
DE LA DOCUMENTACIÓN:
PROCEDE?NO
· RECIBE VISA
RESPECTIVA.
· TRASLADA PARA FIRMA
DE VISTO BUENO.
· ELABORA INFORME
FINAL.
· EFECTÚA REGISTRO
DENTRO DEL SISTEMA DE
AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL -SAG
UDAI-.
SI
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA EXPEDIENTE
CON CONOCIMIENTO.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· FIRMA CONOCIMIENTO.
· AL EFECTUAR PAGO Y
OBTENER FINIQUITO,
REMITE COPIA A
RECURSOS HUMANOS
PARA ARCHIVO EN
EXPEDIENTE DEL
EXTRABAJADOR.
FIN
FIN
1
2
3
· RECIBE EXPEDIENTE.
· AUTORIZA.
· DEVUELVE.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 158 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES LABORALES
PERSONAL 022
1. Definición del Procedimiento:
Proceso mediante el cual, el Congreso de la República cumple con la legislación laboral al
proporcionar al trabajador temporal contratado con cargo al renglón presupuestario cero
veintidós (R-022) “Personal por Contrato”, prestaciones de carácter laboral que la ley
otorga, excepto el pago de indemnización por vencimiento del plazo del contrato y que se
solicite cuando el contrato haya sido rescindido antes de la fecha del vencimiento, siempre
que el período de prueba haya concluido.
2. Objetivos del Procedimiento:
Computar conforme normas legales establecidas aguinaldo proporcional, bono 14
proporcional y bono vacacional proporcional.
Agilizar el trámite del pago de las prestaciones laborales.
Contar con la documentación de respaldo para los procedimientos de verificación, revisión
y fiscalización.
3. Normas del Procedimiento:
El proceso inicia con la recepción de la solicitud del pago de prestaciones laborales del ex-
trabajador.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 159 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Liquidación de prestaciones laborales para personal 022. DRH/dnyc-27
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Diputado o Jefe Inmediato Envía solicitud de cancelación de contrato de su subalterno a Dirección General.
2 Dirección General/ Director
Remite a Recursos Humanos la solicitud de cancelación de contrato.
3 Ex -trabajador Solicita a la Dirección de Recursos Humanos, a través de formulario determinado, pago de prestaciones laborales correspondientes.
Entrega solicitud de descuento de saldo bancario en concepto de préstamo (Bantrab y Banrural), con firma autenticada por Notario, si es el caso.
4 Dirección de Recursos Humanos/ Director (a)
Recibe: Formulario de solicitud de prestaciones laborales, en caso de
destitución. Expediente judicial, en caso de destitución judicial. Documento de Junta Directiva o Comisión Permanente en el
que se autoriza la liquidación de prestaciones laborales, si es orden judicial.
5 Dirección de Recursos Humanos/ Jefatura de Personal
Recibe expediente. Elabora Acta de Entrega de Cargo con fecha exacta de la
terminación de la relación laboral en base a la documentación recibida y solicita devolución de gafete de identificación personal, lo cual se hace constar en la misma.
Firma y sella. Remite al Departamento de Nóminas y Contratos.
6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe expediente juntamente con acta de entrega de cargo debidamente firmada y sellada.
Traslada a Auxiliar.
7 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
Recibe expediente juntamente con acta de entrega de cargo debidamente firmada y sellada. Solicita al Archivo de Recursos Humanos copia de
contrato. Solicita al encargado, constancia de vacaciones
pendientes de gozar. Solicita al Departamento de Inventarios, certificación de
solvencia de bienes. Solicita a la Dirección Administrativa, constancia,
certificación o acta en donde conste que el trabajador no tiene a su cargo teléfono celular, saldo pendiente de descontar en concepto de uso de celular, tarjeta de parqueo o algún otro bien propiedad del Congreso de la República que tenga que entregar.
Traslada para firmas en solicitudes.
8 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe solicitudes para: Encargado de Vacaciones, Departamento de Inventarios y Dirección Administrativa.
Firma. Devuelve.
9 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
Remite solicitudes y queda en espera de completar expediente.
Transcurridos dos (2) días máximo, recibe respuesta a
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 160 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
solicitudes. Procede a verificar en sistema y opera el proceso de
liquidación de prestaciones laborales. Revisa y genera liquidación. Opera en SIGES. Firma quien lo elabora. Traslada para visa correspondiente.
10 Dirección de Auditoría Interna/ Recepción
Recibe expediente completo para liquidación de prestaciones laborales.
Traslada.
11 Dirección de Auditoría Interna/ Director
Recibe expediente. Genera nombramiento de Auditor dentro del Sistema de
Auditoría Gubernamental –SAG UDAI-. Traslada.
12 Dirección de Auditoría Interna/ Auditor nombrado
Recibe expediente. Evalúa el procedimiento, veracidad y legalidad de la
documentación. Si todo está correcto, procede a visar y remite a la
Dirección de Recursos Humanos para continuar con el trámite respectivo.
En caso contrario, elabora informe de rechazo y devuelve para consideración de las recomendaciones respectivas.
13 Dirección de Auditoría Interna/ Auditor nombrado
Elabora informe final. Efectúa registro dentro del Sistema de Auditoría
Gubernamental –SAG UDAI-.
14 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
En caso de rechazo de expediente, realiza correcciones y remite nuevamente.
En caso afirmativo, recibe visa correspondiente. Traslada para firma de visto bueno.
15 Dirección General Recibe expediente para liquidación de prestaciones laborales. Firma. Devuelve.
16 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
Recibe expediente para liquidación de prestaciones laborales. Traslada expediente a Dirección Financiera con
conocimiento.
17 Dirección Financiera Recibe expediente de liquidación de prestaciones laborales. Firma conocimiento.
18 Dirección Financiera Al efectuar el pago de las prestaciones laborales y obtener el finiquito debidamente firmado por el trabajador, remitirá copia a Dirección de Recursos Humanos para archivo del ex- trabajador.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 161 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES LABORALES PARA PERSONAL 022
1/2
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
JEFATURA DE
PERSONAL
DIPUTADO O JEFE
INMEDIATOEX-TRABAJADOR
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
DIRECTOR (A)
DIRECCIÓN
GENERAL/
DIRECTOR
DRH/dnyc-27
INICIO
· ENVÍA SOLICITUD DE
CANCELACIÓN DE
CONTRATO DE
SUBALTERNO A
DIRECCIÓN GENERAL.· REMITE A RECURSOS
HUMANOS LA SOLICITUD
DE CANCELACIÓN DE
CONTRATO.
· SOLICITA A DIRECCIÓN
DE RECURSOS
HUMANOS, A TRAVÉS DE
FORMULARIO, PAGO DE
PRESTACIONES
LABORALES
CORRESPONDIENTES.
· ENTREGA SOLICITUD DE
DESCUENTO DE SALDO
BANCARIO EN
CONCEPTO DE
PRÉSTAMO (BANTRAB Y
BANRURAL), CON FIRMA
AUTENTICADA POR
NOTARIO, SI ES EL CASO.
· RECIBE:
· FORMULARIO DE
SOLICITUD DE
PRESTACIONES
LABORALES, EN CASO DE
DESTITUCIÓN.
· EXPEDIENTE JUDICIAL, SI
ES EL CASO.
· DOCUMENTO DE JUNTA
DIRECTIVA O COMISIÓN
PERMANENTE, SI ES
ORDEN JUDICIAL.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· ELABORA ACTA DE
ENTREGA DE CARGO
CON FECHA EXACTA DE
LA TERMINACIÓN DE LA
RELACIÓN LABORAL EN
BASE A
DOCUMENTACIÓN
RECIBIDA Y SOLICITA
DEVOLUCIÓN DE GAFETE
DE IDENTIFICACIÓN
PERSONAL.
· FIRMA Y SELLA.
· REMITE.
1
2
· RECIBE EXPEDIENTE
PARA LIQUIDACIÓN DE
PRESTACIONES
LABORALES.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
3
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 162 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES LABORALES PARA PERSONAL 022
2/2
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
DIRECTOR
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
AUDITOR
NOMBRADO
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
RECEPCIÓN
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
AUXILIAR
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
JEFE
1
· RECIBE EXPEDIENTE
JUNTAMENTE CON ACTA
DE ENTREGA DE CARGO
DEBIDAMENTE FIRMADA
Y SELLADA.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· SOLICITA: COPIA DE
CONTRATO, VACACIONES
PENDIENTES,
CERTIFICACIÓN DE
SOLVENCIA DE BIENES Y
CONSTANCIA,
CERTIFICACIÓN O ACTA
EN DONDE CONSTA QUE
EL TRABAJADOR NO
TIENE A SU CARGO
TELÉFONO CELULAR O
EN CONCEPTO DE USO,
SALDO PENDIENTE DE
PARQUEO O ALGÚN
OTRO BIEN PROPIEDAD
DEL CONGRESO.
· TRASLADA PARA FIRMA
EN SOLICITUDES.
· RECIBE SOLICITUDES
PARA: ENCARGADO DE
VACACIONES,
DEPARTAMENTO DE
INVENTARIOS Y
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
· REMITE SOLICITUDES.
· TRANSCURRIDOS DOS
DÍAS MÁXIMO, RECIBE
RESPUESTA A
SOLICITUDES Y
PROCEDE:
· VERIFICA EN SISTEMA Y
OPERA PROCESO DE
LIQUIDACIÓN DE
PRESTACIONES
LABORALES.
· REVISA Y GENERA
LIQUIDACIÓN.
· OPERA EN SIGES.
· FIRMA QUIEN LO
ELABORA.
· TRASLADA PARA VISA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· GENERA NOMBRAMIENTO
DE AUDITOR DENTRO
DEL SISTEMA DE
AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL -SAG
UDAI-.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· EVALÚA
PROCEDIMIENTO,
VERACIDAD Y LEGALIDAD
DE DOCUMENTACIÓN:
PROCEDE?· RECIBE INFORME DE
RECHAZO Y CORRIGE.NO
· RECIBE VISA
CORRESPONDIENTE.
· TRASLADA PARA FIRMA
DE VISTO BUENO.
SI
· ELABORA INFORME
FINAL.
· EFECTÚA REGISTRO
DENTRO DEL SISTEMA DE
AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL -SAG
UDAI-.
FIN
2
3
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA EXPEDIENTE
CON CONOCIMIENTO.
DRH/dnyc-27
· RECIBE EXPEDIENTE.
· FIRMA CONOCIMIENTO.
· AL EFECTUAR EL PAGO Y
OBTENER EL FINIQUITO,
REMITIRÁ COPIA A
RECURSOS HUMANOS
PARA ARCHIVO DE EX-
TRABAJADOR.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 163 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
NÓMINA DE PAGO POR COMPLEMENTO A SUBSIDIOS DEL IGSS
1. Definición del Procedimiento:
Proceso mediante el cual, se le reconoce al trabajador del Congreso de la República
licencia con goce de salario por enfermedad y accidente y se le concede sobre el
subsidio del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-, el complemento del
salario que devenga, mientras permanece en suspensión.
2. Objetivos del Procedimiento:
Cumplir con un derecho establecido constitucionalmente.
Apoyar al trabajador mientras recupera su estado de salud.
Contar con la documentación de respaldo para los procedimientos de verificación,
revisión y fiscalización.
3. Normas del Procedimiento:
El Congreso de la República recorta el salario del trabajador suspendido por el
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS- después de los treinta días
calendario.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 164 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Nómina de pago por complemento a subsidios del IGSS. DRH/ dnyc-28
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Trabajador Se presenta a la recepción de Recursos Humanos. Entrega:
Boleta de pago del IGSS en la que se determina el período reconocido por el IGSS y la cantidad recibida por motivo de: 1. Enfermedad común o 2. Accidente.
2 Dirección de Recursos Humanos/ Recepción
Recibe copia de boleta de pago del IGSS. Traslada para su trámite.
3 Dirección de Recursos Humanos/ Director (a)
Recibe copia de boleta de pago del IGSS. Margina copia de boleta de pago. Traslada para su trámite.
4 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe boleta de pago del IGSS. Revisa y remite a Auxiliar.
5 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
Recibe copia de boleta de pago del IGSS y procede: Verifica el sueldo del subsidiado por el IGSS. Elabora formulario de cálculo para complementar el salario a
través de sistema interno Delta, mientras está suspendido por el Seguro Social, de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 36 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil del Organismo Legislativo.
Realiza registro en Sistema de Gestión SIGES para impresión de la Orden de Compra.
Consigna firmas y sellos correspondientes. Traslada a la Dirección de Auditoría Interna para la visa
correspondiente.
6 Dirección de Auditoría Interna/ Recepción
Recibe expediente. Traslada.
7 Dirección de Auditoría Interna/ Director
Recibe expediente. Genera nombramiento de auditor dentro del Sistema de
Auditoría Gubernamental –SAG UDAI-. Traslada.
8 Dirección de Auditoría Interna/ Auditor nombrado
Recibe expediente. Evalúa el procedimiento, veracidad y legalidad de la
documentación que acompaña la Orden de Pago. Si todo está correcto, visa el expediente adjunto y lo
remite a Dirección de Recursos Humanos. En caso contrario, elabora informe de rechazo y devuelve
a Dirección de Recursos Humanos para consideración de las recomendaciones respectivas.
9 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
Recibe expediente visado. Traslada a Dirección Financiera para efectuar pago de
complemento a subsidio del IGSS.
FIN DEL PROCESO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 165 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
NÓMINA DE PAGO POR COMPLEMENTO A
SUBSIDIOS DEL IGSS
1/2
TRABAJADOR
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
DIRECTOR (A)
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
JEFE
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
RECEPCIÓN
DRH/dnyc-28
INICIO
· SE PRESENTA A
RECEPCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS Y
ENTREGA:
· BOLETA DE PAGO DEL
IGSS EN LA QUE SE
DETERMINA EL PERÍODO
RECONOCIDO POR EL
IGSS Y LA CANTIDAD
RECIBIDA POR MOTIVO
DE ENFERMEDAD COMÚN
O ACCIDENTE.· RECIBE COPIA DE
BOLETA DE PAGO DEL
IGSS.
· TRASLADA PARA SU
TRÁMITE.· RECIBE COPIA DE
BOLETA DE PAGO DEL
IGSS.
· MARGINA COPIA.
· TRASLADA.
· RECIBE BOLETA DE PAGO
DEL IGSS.
· REVISA Y REMITE A
AUXILIAR.
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 166 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
NÓMINA DE PAGO POR COMPLEMENTO A
SUBSIDIOS DEL IGSS
2/2
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
AUDITOR NOMBRADO
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
DIRECTOR
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
RECEPCIÓN
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
AUXILIAR
1
DRH/dnyc-28
· RECIBE COPIA DE
BOLETA DE PAGO DEL
IGSS Y PROCEDE:
· VERIFICA SUELDO DE
SUBSIDIADO.
· ELABORA FORMULARIO
DE CÁLCULO PARA
COMPLEMENTAR EL
SALARIO.
· REALIZA REGISTRO EN
SIGES PARA IMPRESIÓN
DE ORDEN DE COMPRA.
· CONSIGNA FIRMAS Y
SELLOS.
· TRASLADA PARA VISA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA.· RECIBE EXPEDIENTE.
· GENERA NOMBRAMIENTO
DE AUDITOR DENTRO
DEL SISTEMA DE
AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL -SAG
UDAI-.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· EVALÚA
PROCEDIMIENTO,
VERACIDAD Y LEGALIDAD
DE DOCUMENTACIÓN
QUE ACOMPAÑA ORDEN
DE PAGO:
PROCEDE?· RECIBE INFORME DE
RECHAZO Y CORRIGE.NO
· RECIBE EXPEDIENTE
VISADO.
· TRASLADA A DIRECCIÓN
FINANCIERA PARA
EFECTUAR PAGO DE
COMPLEMENTO A
SUBSIDIOS DEL IGGS.
SI
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 167 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LIQUIDACIÓN DE SUELDOS DEJADOS DE PERCIBIR POR ORDEN JUDICIAL
1. Definición del Procedimiento:
Proceso mediante el cual se atiende al requerimiento de orden judicial para reconocer
los sueldos dejados de percibir juntamente con las prestaciones laborales, a los
trabajadores reinstalados.
2. Objetivo del Procedimiento:
Acatar una orden judicial.
Normar el procedimiento que permita agilizar el pago correspondiente.
Contar con la documentación de respaldo para los procedimientos de verificación,
revisión y fiscalización.
3. Normas del Procedimiento:
Se inicia con el proceso únicamente al contar con la documentación requerida.
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Dirección de Recursos Humanos
Procedimiento Liquidación de sueldos dejados de percibir. DRH/dnyc-29
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección de Recursos Humanos
Recibe la orden de pago de Dirección General. Remite a Jefatura de Personal.
2 Dirección de Recursos Humanos/ Jefatura de Personal
Elabora el acta de procesos administrativos y traslada al Departamento de Nóminas y Contratos la siguiente documentación: 1. Orden del Juzgado pertinente. 2. Documento de autoridad superior. 3. Acta de procesos administrativos.
3 Departamento de Nóminas y Contratos/
Recibe expediente. Solicita al Departamento de Inventarios, certificación de
solvencia de bienes. Solicita a Dirección Administrativa, constancia, certificación o
acta en donde conste que el trabajador no tiene a su cargo teléfono celular, saldo pendiente de descontar en concepto de uso de celular, tarjeta de parqueo o algún otro bien propiedad del Congreso de la República que tenga que entregar.
Solicita constancia de vacaciones pendientes. Traslada para firmas.
4 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe solicitudes a: Departamento de Inventarios, Dirección Administrativa y Encargado de Vacaciones.
Firma. Devuelve.
5 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
Recibe solicitudes firmadas por Jefe del Departamento.
6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Elabora proyecto de sueldos dejados de percibir que incluye finiquito y prestaciones laborales correspondientes.
Procede a verificar en sistema interno Delta y opera el proceso de liquidación.
Revisa y genera liquidación. Opera en SIGES. Firma. Traslada para visa correspondiente.
7 Dirección de Auditoría Interna/ Recepción
Recibe expediente completo para liquidación de sueldos dejados de percibir con sus respectivas prestaciones laborales.
Traslada.
8 Dirección de Auditoría Interna/ Director
Recibe expediente completo para liquidación de sueldos dejados de percibir con sus respectivas prestaciones laborales.
Genera nombramiento de Auditor dentro del Sistema de Auditoría Gubernamental –SAG UDAI-.
Traslada.
9 Dirección de Auditoría Interna/ Auditor nombrado
Recibe expediente. Evalúa el procedimiento, veracidad y legalidad de la
documentación. Si todo está correcto, procede a visar y remite a la
Dirección de Recursos Humanos para continuar con el trámite de pago.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
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En caso contrario, elabora informe de rechazo y devuelve para consideración de las recomendaciones respectivas.
10 Dirección de Auditoría Interna/ Auditor nombrado
Elabora informe final. Efectúa registro dentro del Sistema de Auditoría
Gubernamental –SAG UDAI-.
11 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
En caso de rechazo de expediente, realiza correcciones y remite nuevamente.
En caso afirmativo, recibe visa correspondiente. Traslada para firma de visto bueno.
12 Dirección General Recibe expediente para liquidación de sueldos dejados de percibir.
Firma. Devuelve.
13 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe
Recibe expediente para liquidación de sueldos dejados de percibir.
Traslada expediente a Dirección Financiera con conocimiento.
14 Dirección Financiera Recibe expediente de liquidación de sueldos dejados de percibir.
Firma conocimiento.
15 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar
Recibe conocimiento firmado por Dirección Financiera.
16 Dirección Financiera Remite copia de expediente ya pagado a Administración de Expedientes de la Dirección de Recursos Humanos para el archivo en expediente personal.
FIN DEL PROCESO
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LIQUIDACIÓN DE SUELDOS DEJADOS DE PERCIBIR
1/2
JEFATURA DE
PERSONAL/
JEFE
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS/
DIRECTOR (A)
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
JEFE
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
RECEPCIÓN
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y
CONTRATOS/
AUXILIAR
DRH/dnyc-29
INICIO
· RECIBE EXPEDIENTE.
· SOLICITA:
CERTIFICACIÓN DE
SOLVENCIA DE BIENES,
CONSTANCIA,
CERTIFICACIÓN O ACTA
EN DONDE CONSTE QUE
EL TRABAJADOR NO
TIENE A SU CARGO
TELÉFONO CELULAR,
SALDO PENDIENTE DE
DESCONTAR EN
CONCEPTO DE USO DE
CELULAR, TARJETA DE
PARQUEO O ALGÚN
OTRO BIEN PROPIEDAD
DEL CONGRESO,
CONSTANCIA DE
VACACIONES
PENDIENTES.
· TRASLADA PARA FIRMAS.
1
· RECIBE SOLICITUDES DE:
DEPARTAMENTO DE
INVENTARIOS,
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA Y
ENCARGADO DE
VACACIONES.
· FIRMA Y DEVUELVE.
· RECIBE SOLICITUDES
FIRMADAS POR JEFE DEL
DEPARTAMENTO.
· ELABORA PROYECTO DE
SUELDOS DEJADOS DE
PERCIBIR QUE INCLUYE
FINIQUITO Y
PRESTACIONES
LABORALES.
· PROCEDE A VERIFICAR
EN SISTEMA INTERNO
DELTA Y OPERA EL
PROCESO DE
LIQUIDACIÓN.
· REVISA Y GENERA
LIQUIDACIÓN.
· OPERA EN SIGES.
· FIRMA.
· TRASLADA PARA VISA
CORRESPONDIENTE.
· RECIBE EXPEDIENTE
COMPLETO PARA
LIQUIDACIÓN DE
SUELDOS DEJADOS DE
PERCIBIR CON
PRESTACIONES
LABORALES
RESPECTIVAS.
· TRASLADA.
· RECIBE RESPUESTA:
· SI TIENE
RECOMENDACIONES DE
AUDITORÍA INTERNA,
REALIZA CORRECCIONES
Y REMITE NUEVAMENTE
A LA DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA,
· SI RECIBE EXPEDIENTE
VISADO, TRASLADA PARA
FIRMA DE VISTO BUENO
A DIRECCIÓN GENERAL.
· RECIBE LA ORDEN DE
PAGO DE DIRECCIÓN
GENERAL.
· REMITE A JEFATURA DE
PERSONAL.
· ELABORA ACTA DE
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y
TRASLADA A
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS Y CONTRATOS
LA SIGUIENTE
DOCUMENTACIÓN:
· ORDEN DE JUZGADO
PERTINENTE.
· DOCUMENTO DE
AUTORIDAD SUPERIOR.
· ACTA DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS.
2
3 4
· RECIBE EXPEDIENTE
PARA LIQUIDACIÓN DE
SUELDOS DEJADOS DE
PERCIBIR.
· TRASLADA CON
CONOCIMIENTO.
5
· RECIBE CONOCIMIENTO
FIRMADO POR
DIRECCIÓN FINANCIERA.
6
7
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LIQUIDACIÓN DE SUELDOS DEJADOS DE PERCIBIR
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DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
AUDITOR NOMBRADO
DIRECCIÓN
FINANCIERADIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
DIRECTOR
1
· RECIBE EXPEDIENTE
PARA LIQUIDACIÓN DE
SUELDOS DEJADOS DE
PERCIBIR.
· FIRMA.
· DEVUELVE.· RECIBE EXPEDIENTE DE
LIQUIDACIÓN DE
SUELDOS DEJADOS DE
PERCIBIR.
· FIRMA CONOCIMIENTO.
· REMITE COPIA DE
EXPEDIENTE YA PAGADO
A ADMINISTRACIÓN DE
EXPEDIENTES PARA
ARCHIVO EN
EXPEDIENTE PERSONAL.
FIN
DRH/dnyc-29
· RECIBE EXPEDIENTE
COMPLETO PARA
LIQUIDACIÓN DE
SUELDOS DEJADOS DE
PERCIBIR CON
PRESTACIONES
LABORALES
RESPECTIVAS.
· GENERA NOMBRAMIENTO
DE AUDITOR DENTRO
DEL SISTEMA DE
AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL -SAG
UDAI-.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· EVALÚA
PROCEDIMIENTO,
VERACIDAD Y LEGALIDAD
DE LA DOCUMENTACIÓN:
PROCEDE?
· ELABORA INFORME
FINAL.
· EFECTÚA REGISTRO
DENTRO DEL SISTEMA DE
AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL -SAG
UDAI-.
2
FIN
3
4
5
6
7