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Versión Vigente No. 01
Fecha: 30/10/09
Revisión por la Dirección PROCEDIMIENTO
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Procedimiento de Revisión por la Dirección
Oficina de Rectoría Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Versión Vigente No. 01
Fecha: 18/08/09
Versión vigente No. 01 Fecha: 30/10/09
C O N T E N I D O
1. Propósito.
2. Alcance.
3. Responsabilidad y autoridad.
4. Normatividad aplicable.
5. Políticas.
6. Diagrama de bloque del procedimiento.
7. Glosario.
8. Anexos.
Formato 1 “Calendario de Revisión por la Dirección.”
Formato 2 “Revisión por la Dirección”
Formato 3 “Guía para Integrar la Carpeta de Revisión por la Dirección”
9. Revisión Histórica.
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Oficina de Rectoría Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Versión Vigente No. 01
Fecha: 18/08/09
1. Propósito
Llevar a cabo cada cuatro meses la Revisión por la Dirección verificando lo declarado en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) asegurando su conveniencia, eficacia, adecuación y mejora continua.
2. Alcance
El presente documento aplica a los Directivos de Áreas que intervienen en el SGC de la UAEM.
3. Responsabilidad y autoridad
Documento Elabora/Actualiza Revisa Aprueba
Calendario anual de Revisión por la Dirección
Responsable del Procedimiento de Revisión por la Dirección
Jefe del Departamento del
SGC
Director de la DODA
Formato de Revisión por la Dirección
Responsable del Procedimiento de Revisión por la Dirección
Jefe del Departamento del
SGC
Director de la DODA
Guía para la conformación de información necesaria para la Alta Dirección
Responsable del Procedimiento de Revisión por la Dirección
Jefe del Departamento del
SGC
Director de la DODA
REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN DIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
Responsabilidad
Agendar reuniones con la Alta Dirección de acuerdo al calendario anual de Revisión por la Dirección.
Presentar al Colegio de Directores la Revisión por la Dirección de manera cuatrimestral.
Autoridad
Aprobar el Calendario Anual de Revisión por la Dirección.
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JEFE DEL DEPARTAMENTO DEL SGC
Responsabilidad
Revisar el Calendario Anual de Revisión por la Dirección.
Supervisar la generación y análisis de los indicadores del SGC por parte de los administradores de procesos.
Coordinar las asesorías solicitadas por los Directores, Coordinadores o RD de las Áreas que intervienen en el SGC de la UAEM.
Difundir cualquier cambio o mejora que se realice a la Política de la Calidad.
Autoridad
Solicitar ampliación en la información canalizada por los Directores, Coordinadores o RD de las Áreas que intervienen en el SGC de la UAEM.
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Responsabilidad
Elaborar el Calendario Anual de Revisión por la Dirección en el mes de enero.
Publicar en el Portal del SGC el calendario anual con las fechas de recepción de la información cuatrimestral correspondientes a la Revisión por la Dirección
Dar seguimiento al cumplimiento del Calendario de Revisión por la Dirección
Resolver aquellos casos en que no se identifique con precisión algún requisito del formato de Revisión por la Dirección.
Agendar asesorías para el llenado del formato de Revisión por la Dirección.
Solicitar vía telefónica a los RD turnen el documento de Revisión por la Dirección toda vez que el periodo de recepción se haya rebasado.
Recopilar y analizar los indicadores del SGC de la Revisión por la Dirección que integraron los administradores de procesos.
Transmitir la información relevante para el desarrollo de la Revisión por la Dirección.
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Dar seguimiento a las acciones de mejora contenidas dentro del plan de trabajo derivado de la Revisión por la Dirección.
Conservar y resguardar los registros relacionados con la Revisión por la Dirección.
ALTA DIRECCIÓN
Responsabilidad
Dar cumplimiento a la Revisión por la Dirección de acuerdo a las fechas establecidas en el Calendario.
Llevar a cabo la Revisión por la Dirección retroalimentando al Comité de Calidad sus resultados.
Asistir a la reunión convocada por el Representante de la Alta Dirección para la Revisión por la Dirección en alguna de las Secretarías de la DAC.
Proponer las acciones dirigidas a las áreas de oportunidad definidas como resultado de la Revisión por la Dirección por Secretaría, integrarlas en un plan de trabajo y encargarse de su implantación efectiva.
Autoridad
Nombrar al Representante de la Dirección (RD) para que de seguimiento a la Revisión por la Dirección en su Área interviene en el Sistema de Gestión de la Calidad de la UAEM.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN (RD) DE CADA ÁREA INTERVIENE EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LA UAEM
Responsabilidad
Solicitar a los AD y/o AP la información de Entrada para la Revisión (5.6.2)
a) Los resultados de auditorías
b) La retroalimentación del cliente
c) El desempeño de los procesos y la conformidad del producto
d) El estado de las acciones correctivas y preventivas
e) Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas
f) Los cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, y
g) Las recomendaciones para la mejora
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Oficina de Rectoría Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
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Convocar al Comité de Calidad para verificar los resultados de la Revisión por la Dirección
Conservar los registros generados de la Revisión por la Dirección cuatrimestral
Informar de los resultados de manera oportuna a la DODA y al personal del proceso.
COMITÉ DE CALIDAD
Responsabilidad
Evaluar los Resultados de la revisión (5.6.3)
Los resultados de la Revisión por la Dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con:
a) La mejora de la eficacia del SGC y sus procesos.
b) La mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del usuario, mencionando los mecanismos para su difusión, y
c) Las necesidades de recursos (humanos, económicos o infraestructuras).
Llevar a cabo la generación y análisis de los indicadores establecidos del SGC y participar en la Revisión por la Dirección presentando la información relevante para la misma y en la definición e implantación de las acciones de mejora.
Proponer las acciones dirigidas a las áreas de oportunidad definidas como resultado de la Revisión por la Dirección, integrarlas en un plan de trabajo y encargarse de su implantación efectiva.
ADMINISTRADORES DE PROCESO (AP) y RESPONSABLES DE PROCESOS (RP)
Responsabilidad
Proporcionar la información de entrada para la Revisión.
Implementar las correcciones, acciones correctivas y/o acciones preventivas, que permitan alcanzar los resultados planeados, asignando las responsabilidades y recursos necesarios.
4. Normatividad aplicable
Norma ISO 9001:2008
Norma ISO 9000:2000
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5. Políticas
Para la Alta Dirección
Entregar la información correspondiente de Revisión por la Dirección a la DODA, de manera cuatrimestral dando observancia a las fechas límite emitidas para tal efecto.
Evaluar y difundir internamente las mejoras o cambios de la Política de la Calidad.
Dar seguimiento a las acciones de Revisiones previas por la Dirección que establezcan en las minutas emitidas por el Comité de Calidad.
Canalizar los recursos necesarios para cubrir las necesidades operativas del SGC.
El Representante de la Alta Dirección
Convocar a los Directores dueños de procesos a reuniones para dar seguimiento a la Revisión por la Dirección.
Informar a los Secretarios de los Resultados de Revisión por la Dirección.
Comunicar con oportunidad a la Alta Dirección cualquier cambio o mejora que se realice a la Política de la Calidad.
Informar cuatrimestralmente, en el pleno del Colegio de Directores, los resultados de la Revisión por la Dirección.
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6. Diagrama de bloque del procedimiento
Elaboración y Difusión del Calendario Anual de Revisión por la Dirección
Director DODA Jefe del Departamento del
SGC
Responsable del
Procedimiento de Revisión
por la Dirección
DTIC Jefe del Departamento de
Desarrollo de Sistemas
Se enteran del requerimiento
de difusión de las fechas
establecidas en el calendario
de entrega de revisión por la
dirección, realiza su
publicación en la página
Web del SGC para que sea
consultado por la Alta
Dirección y RD’s. Conecta
con procedimiento Soporte y
Mantenimiento en Sistemas
de Información, Portales y
Sitios Web. Archivan para
su control el oficio (O-1)
junto con el calendario anual
de revisiones por la
dirección.
INICIO
En el mes de Enero
elabora calendario anual
para la revisión por la
Dirección y canaliza al Jefe
del SGC para su revisión.
2
3
¿Existen
correcciones?
No Si
Aprueba el Calendario
Anual de Revisión por la
Dirección y decide:
Si no existen adecuaciones,
elabora oficio (O-2) y
procede: turna a la DTIC
oficio (O) para la Dirección,
oficio (1) junto con el
calendario anual al
Departamento de Desarrollo
de Sistemas para su
publicación, solicita
verbalmente al
Responsable del
Procedimiento de Revisión
dé a conocer a los RD
sobre la publicación del
calendario y archiva para su
control el oficio (2) con la
firma de recibido.
Si existen adecuaciones,
canaliza al Responsable del
Procedimiento de Revisión
por la Dirección conecta
con paso 1.
4
1
5
Recibe calendario, revisa
y procede: si realiza
correcciones regresa al
responsable del
procedimiento de Revisión
por la Dirección, si no
realiza correcciones, turna
al Director de DODA.
No
Si
Conecta con paso 1
Envía correos a los RD para
que se enteren de la
publicación del Calendario
de Revisión por la Dirección
y avisen a su Director o
Coordinador.
Conecta con procedimiento
Soporte y Mantenimiento en
Sistemas de Información,
Portales y Sitios Web
A
¿Existen
correcciones?
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Procedimiento de Revisión por la Dirección
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Integración del Documento de Revisión por la Dirección por parte del OA o DAC
DODA Responsable del Procedimiento
de Revisión por la Dirección RD
Administrador y/o Responsable de Proceso
Recibe y revisa la documentación,
consulta el procedimiento de revisión
por la dirección, identifica formato
correspondiente y determina:
Si requiere asesoría solicita vía
telefónica una cita con el responsable
del procedimiento.
Si no requiere asesoría realiza el
llenado del formato y convoca
verbalmente a reunión de Comité de
Calidad para la Revisión por la
Dirección.
Cuatrimestralmente, solicita de manera
verbal a los Administradores (AD) o
Responsables de Procesos (RP) la
información de entrada para requisitar el
formato de Revisión por la Dirección.
6
7
8
Se entera del requerimiento, agenda y
ofrece asesoría, elabora minuta de
trabajo (O-1), firma, recaba firma del
asesorado y canaliza (1) al RD;
archiva minuta (O) para su control.
B
9
A
Reúnen la información de entrada para
la Revisión por la Dirección, adjuntan
evidencia y envían al RD.
¿Requiere Asesoría?
No Si
Recibe asesoría y revisa la
documentación. Conecta con paso 8.
10
Conecta con
paso 8
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Procedimiento de Revisión por la Dirección
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DODA
Responsable del
Procedimiento de Revisión
por la Dirección
RD Integrantes del Comité de
Calidad
Jefe del Departamento del
SGC
B
Acuden a reunión, se
enteran de la información
que contiene el formato de
revisión por la Dirección,
otorgan Visto Bueno para
que el RD lo canalice a
DODA, asimismo elaboran
minuta de trabajo y la
archivan para su control.
Elabora oficio de entrega
(O-1) o, en su caso, correo
electrónico con copia para el
interesado y procede, turna
a la DODA el oficio (O) junto
con el formato de revisión
por la dirección
debidamente requisitado.
Archiva para su control, en
su caso, oficio de entrega
(1) con la firma de recibido o
copia del correo electrónico.
11
12
13
Si
No
Recibe, analiza información,
concentra las Revisiones por
la Dirección por Secretaría e
informa al Director de la
DODA y de manera
concertada como
representante de la Alta
Dirección, agendan
reuniones con Secretarios y
sus Directores para la
Revisión por la Dirección.
Recibe, analiza y determina:
Si la información requiere
ser complementada, solicita
vía telefónica los datos
necesarios al RD.
Si no requiere ser
complementada, turna al
Jefe del Departamento del
Sistema de Gestión de la
Calidad y archiva oficio de
entrega (O) o, en su caso,
correo electrónico junto con
el formato de revisión por la
dirección debidamente
requisitado.
15
Requiere mayor información?
Se entera y complementa
vía telefónica los datos.
Conecta con paso 13.
14
Conecta con
paso 13
C
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Oficina de Rectoría Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Versión Vigente No. 01
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Revisión por la Dirección con Secretarios, Directores de DAC y
representación de Directores de EA
Representante de la Alta Dirección
Alta Dirección Secretarios, Directores de DAC y
EA Colegio de Directores
Convoca a Reunión vía oficio (O) a los
Secretario, Directores de DAC y EA
para presentar los resultados de
Revisión por la Dirección y generar un
Plan de trabajo. Archiva para su control
oficio (1) con firma de recibido.
16
18
Genera Revisión por la Dirección.
Elabora presentación para el Colegio de
Directores.
Canaliza vía electrónica archivo de
Revisión por la Dirección a los RD’s a
través del Responsable del
Procedimiento de Revisión por la
Dirección. 19
Reciben los resultados de Revisión por la Dirección correspondiente al cuatrimestre respectivo, verificando lo declarado en el SGC asegurando su conveniencia, eficacia, adecuación y mejora continua y lo archivan en carpeta.
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Analizar los resultados de la Revisión por la Dirección los cuales deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con: a) La mejora de la eficacia del SGC y
sus procesos b) La mejora del producto y/o servicio
en relación con los requisitos del usuario, mencionando los mecanismos para su difusión, y
c) Las necesidades de recursos. (humanos, económicos o infraestructuras)
Generar plan de Trabajo.
Firmar minuta de acuerdos y archivar para su control.
C
FIN
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7. Glosario
Alta Dirección
Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel la UAEM, los cuales son el Rector, Secretarios, Directores Generales, Abogado General, Contralor Universitario, así como, Directores de Espacios Académicos y Dependencias de la Administración Central.
Áreas que forman parte del alcance del SGC
Son los Espacios Académicos y Dependencias de la Administración Central que se encuentran inmersos en el Sistema de Gestión de la Calidad.
Comité de Calidad. Equipo formado por personal de cada área certificada del SGC, liderado e impulsado por el Representante de la Dirección de la Dirección, para apoyar en el diseño, implantación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.
DAC Dependencias de la Administración Central
DODA Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
EA Espacio Académico. Conjunta a las figuras institucionales que desarrollan los tres fines institucionales Planteles de la Escuela Preparatoria (PEP), Organismos Académicos (OA), Centro Universitario (CU) y Unidades Académicas Profesionales (UAP)
Indicador Variable o grupo de variables que sirven para medir el grado de cumplimiento con los objetivos de calidad.
Objetivo de Calidad Es algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad.
RD Representante de la Dirección
Revisión Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar objetivos establecidos
SGC Sistema de Gestión de la Calidad
Verificación Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.
8. Anexos (formatos y registros)
Formato 1 “Calendario de Revisión por la Dirección.”
Formato 2 “Revisión por la Dirección”
Formato 3 “Guía para Integrar la Carpeta de Revisión por la Dirección”
9. Revisión Histórica
Número de revisión
Fecha de revisión
Revisó (Puesto)
Reaprobado (Puesto)
Descripción del cambio
00 03/06/07 Jefe del Departamento
del SGC Director DODA Primera edición
01 30/10/09 Jefe del Departamento
del SGC Director DODA
Propósito, Alcance, Políticas, Glosario y Anexos