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PLANEACIÓN
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LA FUNCION DE LAPLANEACIÓN
• La planeación es la función administrativa
básica que implica:
– el establecimiento de objetivos y
– el planteamiento de las acciones necesarias para
cumplirlos,
– apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el
manejo adecuado de los recursosorganizacionales.
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LA FUNCION DE LAPLANEACIÓN
• La administración sin planeación no tiene
razón de ser:
– Sin objetivos específicos que lograr y estrategias
para alcanzarlos, la organización, la dirección y el
control se vuelven innecesarios o carentes de un
sentido práctico.
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PLANEACION
• Es un proceso de decidir de antemano qué sehará y de qué manera.
• Incluye determinar:
– las misiones globales,
– identificar los resultados claves y
– fijar objetivos específicos,
– así como políticas para el desarrollo, programas yprocedimientos para alcanzarlos.
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PLANEACION
• Es un proceso que comienza por los objetivos,
define estrategias, políticas y planes
detallados para alcanzarlos.
• Establece una organización para la
instrumentación de las decisiones e incluye
una revisión del desempeño y mecanismos de
retroalimentación para el inicio de un nuevociclo de planeación.
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PLANEACION
• En conclusión, la planeación es:
el proceso de establecer lo que la organización
quiere lograr en el futuro, por medio de la
misión y los objetivos organizacionales,
definiendo resultados claves y las estrategias,
políticas, programas y procedimientos para
alcanzarlos.
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PLANEACION
• SE OCUPA DE LOS FINES:
¿QUE DEBE HACERSE?
• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:
¿COMO DEBE HACERSE?
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PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE
REFLEJA LOS CAMBIOS DELAMBIENTE ALREDEDOR DE LA
EMPRESA.
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Importancia de la planeación
Planeación
Da sentido de dirección
Facilita el control
Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios
Í
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SUPREMACÍA DE LAPLANEACIÓN
• La planeación y el control son inseparables.
• Los planes establecen los estándares decontrol.
• Cualquier control sin planes carece de
sentido.
Ó
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ESTRECHA RELACIÓNPlaneación y Control
PlaneaciónInstrumentación
de los planesControl
Acción
correctiva
Desviación
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Principales objetivos de laplaneación
• Facilitar el control:
• Al planear se desarrollan objetivos y por su
parte, en la función de control se comparará
el desempeño real contra los objetivos.
• Sin la planeación no puede haber control.
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Principales objetivos de laplaneación
• Reducir la incertidumbre:
• Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar su
impacto y desarrollar las respuestas
adecuadas.
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Principales objetivos de laplaneación
• Reducir la duplicidad de funciones y la
ineficiencia:
• Evita que dos personas realicen la misma
actividad y que el proceso para su realización
sea muy largo, confuso o tardado.
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Principales objetivos de laplaneación
• Establecer el esfuerzo coordinado:
• Cuando todos lo que están involucrados sepan
hacia dónde se dirige la organización y qué es
lo que deben aportar para lograr los objetivos
organizacionales, pueden empezar a
coordinar sus actividades, cooperar unos con
otros y trabajar en equipos.
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FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN:EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS
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PRINCIPIOS DE LAPLANEACIÓN
Principio de contribución al objetivo.
• Todos los planes tiene que ser elaborados en
función de los objetivos organizacionales.
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PRINCIPIOS DE LAPLANEACIÓN
Principio de primacía de la planeación.
• Indica que la planeación precede a todas la
demás funciones administrativas
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PRINCIPIOS DE LAPLANEACIÓN
Principio de eficacia de los planes.
• Indica que todos los planes deberán generar
más beneficios en su relación con los costos.
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PRINCIPIOS DE LAPLANEACIÓN
Principio de adhesión al objetivo.
• Los objetivos deben tener significado y seratractivos por los miembros de la
organización.
PRINCIPIOS DE A
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PRINCIPIOS DE LAPLANEACIÓN
Principio de flexibilidad.
• Con este principio se establecen los márgenes
de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos
inesperados en un plan de trabajo).
PRINCIPIOS DE LA
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PRINCIPIOS DE LAPLANEACIÓN
Principio de cambio de ruta.
• Bajo este principio se establece la revisión de
los planes y su reelaboración en caso de que
así se requiera, para el cumplimiento de
objetivos.
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El proceso básico de planeación: susetapas y pasos
Fines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para
alcanzar los objetivos.
Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursosnecesarios para alcanzar los objetivos.
Realización. Diseñar los procedimientos para la toma dedecisiones
Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores ofallas del plan.
Partes de la planeación
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Tipos de planes
• Planes por su ámbito de influencia
• Planes por su horizonte temporal
Pl á bit d
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Planes por su ámbito deinfluencia
• Planes estratégicos: buscan lograr las metas
generales de la organización, colocándola en
términos de su ambiente y afecta a todas las
áreas funcionales.
• Planes operacionales. Son aquellos que
especifican los detalles respecto a la forma
como se van a alcanzar los objetivos de laorganización. Se derivan de los planes
estratégicos.
Pl h i t
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Planes por su horizontetemporal
• Planes a corto plazo. Cubren periodo menoresa un año.
• Planes a mediano plazo. Cubren periodos
entre un y tres años.• Planes a largo plazo. Abarcan periodos
mayores de tres años.
• Los planes estratégicos se establecen a largoplazo y los operacionales a mediano y cortoplazo.
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Planes por especificidad
• Planes específicos. Son aquellos que están
claramente definidos y no dan lugar a
interpretaciones.
• Planes direccionales. Son flexibles y se
establecen como patrones generales.
Proporcionan un enfoque, pero dan libertad
de acción.
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HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DELA PLANEACIÓN
• Propósito y misión estratégicos
• Visión
• Premisas
• Objetivos y metas
• Estrategias
• Reglas y Políticas
• Procedimientos
• Programas
• Presupuestos
PROPOSITO Y MISION
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PROPOSITO Y MISIONESTRATÉGICOS
• La misión o propósito identifica la función o
tarea básica de una empresa.
• Es una declaración concisa de en cuál negocio
está la empresa o se quiere estar durante un
período establecido.
PROPOSITO Y MISION
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PROPOSITO Y MISIONESTRATÉGICOS
• El propósito estratégico se enfoca en el
ambiente interno de la organización e implica
identificar sus recursos, valores, capacidades y
aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacerpara aprovecharlos.
PROPOSITO Y MISION
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PROPOSITO Y MISIONESTRATÉGICOS
• La misión se deriva del propósito estratégico,
se enfoca en el exterior e implica la razón de
ser de la organización en términos de
productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
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VISION
• La visión es la orientación que la alta dirección
le da a la empresa; es decir, expresa cómo se
quiere idealmente que sea la empresa en el
futuro.
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VISION
• Debe cubrir ciertas características:
– ser formuladas por la alta dirección,
– conocida y compartida por todos los
colaboradores, – sustentarse en los valores de la organización,
– ser positiva y alentadora y, lo más importante,
– orientar a todos los miembros de la organización
durante la transición de lo que se es a lo que debeser la empresa en un tiempo determinado.
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Premisas
• Las premisas de planeación son las
condiciones previstas en que operan los
planes.
• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las
condiciones futuras que afectarán la
operación de los planes.
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Premisas
• La técnica más conocida para elaborar las
premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
– fortalezas,
– oportunidades,
– debilidades y
– amenazas.
• Esto es parte del análisis del ambiente internoy externo de la organización.
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OBJETIVOS Y METAS
• Metas: Son generales y expresan deseos quela alta dirección busca satisfacer.
– Son fines a los que se quiere llegar.
– Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos delargo plazo.
– Surgen de los objetivos.
– Las metas se fijan basados en el desempeño
pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzasfuturas de la empresa, las tendencias delmercado, los recursos.
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OBJETIVOS Y METAS
• Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las
actividades organizacionales e individuales.
– Deben ser claros, precisos y cuantificables
(verificables).
– Los objetivos son el fin determinado.
– Son los que permiten alcanzar metas.
– Constituyen el plan básico de la empresa.
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ESTRATEGIAS
• La estrategia es la determinación del
propósito, misión y objetivos básicos a largo
plazo de una empresa, así como la adopción
de cursos de acción y de los recursosnecesarios para cumplirla.
– Es una guía de acción para la organización y todos
sus miembros.
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REGLAS Y POLÍTICAS
• Reglas: Emiten acciones u omisiones
especificas no sujetas a discrecionalidad.
– Son normas que dictan la acción o la abstracción y
no permiten la excepción o la elección personal.
– Ejemplo: No fumar.
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REGLAS Y POLÍTICAS
• Políticas: Enunciados o criterios generales que
orientan o encausan el pensamiento durante
la toma de decisiones en la empresa.
– La esencia de las políticas es la existencia de ciertogrado de discrecionalidad (libertad) para guiar las
decisiones.
– Pueden ser escritas o verbales. – Ejemplo: política salarial.
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PROCEDIMIENTOS
• Los procedimientos establecen métodos parael manejo de actividades cotidianas.
– A diferencia de las políticas que son guías de
acción y no de pensamiento. – Son los planes que establecen un método o forma
para llevar a cabo una actividad o serie deactividades.
– Pueden definirse como series cronológicas, pautasa seguir, que indican la forma exacta en que sedebe de realizar una actividad.
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PROGRAMAS
• Los programas son un conjunto de actividades
interrelacionadas y cronológicamente
ordenadas, que describen las actividades que
se tienen que realizar, quiénes las van arealizar y cuándo van a terminarse.
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PROGRAMAS
• Técnicamente los programas se diría que son
el conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear yotros elementos que son necesarios para
ejecutar un determinado curso de acción,
normalmente respaldado por capital yprepuestos de operaciones.
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PRESUPUESTOS
• Un presupuesto es un listado que detalla los
recursos o dinero asignado para la realización
de una actividad o un proyecto.
– Son una expresiones en términos numéricos.
– Obligan a la empresa a prepararse por adelantado
a los recursos que se necesitarán.
– Constituyen medios de control.
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PRESUPUESTOS
• Existen varios tipos de presupuestos: – Presupuesto de operación: Es el más importante
se utiliza para planear y controlar los ingresos ygastos de una organización, así como lasutilidades resultantes de la operación de laempresa.
– Presupuesto de gastos: Contempla los recursos
necesarios para la operación de cada una de lasáreas funcionales de la empresa.
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PRESUPUESTOS
– Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas
las entradas de dinero provenientes de las ventas.
– Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de
efectivo, contempla las entradas y salidas dedinero en efectivo producto de la operación
normal de la empresa.
– Presupuesto de capital. Es utilizado para el
control de grandes proyectos o inversionesactualizándose cada año.
JERARQUIA DE LAS
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JERARQUIA DE LASHERRAMIENTAS O ELEMENTOS
DE LA PLANEACIÓN
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Presupuestos
Programas
Procedimientos
Reglas y políticas
Estrategias
Objetivos y metas
Premisas
Visión
Propósito
y misión
ADMINISTRACION POR
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ADMINISTRACION POROBJETIVOS
(APO)
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OBJETIVOS
• Son los fines importantes hacia los que sedirigen las actividades organizacionales eindividuos.
• Existen objetivos: – a largo y corto plazo,
– generales y específicos.
• Los objetivos deben ser verificables: – se debe determinar si se alcanzan o no en unperíodo determinado.
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JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal
Objetivos Departamentales y de unidades
Objetivos Divisionales
Objetivos generales más específicos Áreas claves (Costos-inversión - calidad)
Objetivos generales de la
organización (largo plazo-estrat.)
Misión
Prop. socio-económico
Método
descendente
Método
ascendente
ADMINISTRACION POR
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ADMINISTRACION POROBJETIVOS
• La Administración por Objetivos (APO) es una
técnica de planeación y control que implica
“establecer y comunicar objetivos
organizacionales, identificando los objetivosindividuales relacionados con ellos y
estudiando la actuación del personal en torno
a los mismos”.
ADMINISTRACION POR
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ADMINISTRACION POROBJETIVOS
• En la administración por objetivos: – los gerentes y sus subordinados definen en
conjunto sus metas comunes,
– especifican las áreas principales deresponsabilidad de cada puesto en relación conlos resultados esperados de cada uno, y
– utilizan esas medidas como guías para mejorar la
operación del área, verificando a la vez lacontribución de todos y cada uno de susmiembros.
ADMINISTRACION POR
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ADMINISTRACION POROBJETIVOS
• La mayor aportación de la APO a la TGA es la
conceptualización del trabajo.
• El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el
qué, sino también en el cómo del desempeñoorganizacional.
ADMINISTRACION POR
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ADMINISTRACION POROBJETIVOS
• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no
profundizó en su desarrollo.
• La APO representó un gran avance para el
desarrollo de la ciencia administrativa que susmodelos y técnicas eran muy precisos y
basados en investigaciones de muchos años
en diversas empresas.
ADMINISTRACION POR
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ADMINISTRACION POROBJETIVOS
• Además, su implantación adecuada incide
directamente en la motivación y actitud del
personal, ya que los involucra en su trabajo y
con sus objetivos personales y laborales alhacerlos claros y alcanzables.
ADMINISTRACION POR
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ADMINISTRACION POROBJETIVOS
• La administración por objetivos es unconjunto formal de procedimientos queestablecen y revisan el progreso hacia las
metas comunes por parte de losadministradores y sus colaboradores.
• La APO explica el proceso mediante el cual losobjetivos caen en cascada por medio de los
diversos niveles de la organización.
C OS O
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BENEFICIOS DE LA APO
• Mejora la administración (planeación
orientada a resultados).
• Obliga a los gerentes a clarificar la estructura
de la organización.
• Estímulo del compromiso personal, tanto con
los objetivos propios como los
organizacionales.
DESVENTAJAS DE LA APO
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DESVENTAJAS DE LA APO
• En ocasiones los administradores dejan deexplicar la filosofía basada en el autocontrol yautodirección, y no dan pautas para la fijación
de objetivos.• Los administradores deben conocer los
objetivos de la empresa.
• Hincapié en metas a corto plazo, por encimade la solidez que ofrece una organización en ellargo plazo.
E b D R ó V ldé
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Escobas Don Ramón Valdés
• Señor, primaria, 56 años de edad, casado y
tiene 3 hijos
• Ganó la lotería, $500,000.00
• Escobas• Terreno propio, fabricar y vender sus
escobas
•
Casita propia, montar el negocio, fabricar yvender
• 12 Horas en proceso para fabricar 30
escobas, a un costo unitario de $28.
Negocio de Escobas Don
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Negocio de Escobas DonRamón
• Idea del Negocio
• Descripción del
producto
• Misión• Visión
• Valores
• FODA• Estrategias de ventas
• Cómo lo va a vender?
• A quién lo va a vender?
• Formas de pago
• Quién nos va a ayudar?
• Que va a hacer cada
quién?
• Plan para explicarle a
Don Ramón en palabras
sencillas.